«Внутренний контроль»

1. Этапы внутреннего контроля

2. Принципы системы внутреннего контроля

3. Составляющие системы внутреннего контроля

4. Классификация системы внутреннего контроля

5. Цели и организация внутреннего контроля

6. Внутренний финансовый контроль и внутрихозяйственный расчет коммерческих организаций (предприятий)

1. Этапы внутреннего контроля

Организация эффективно функционирующей системы внутреннего контроля - это сложный многоступенчатый процесс, включающий следующие этапы.

Критический анализ и сопоставление определенных для прежних условий хозяйствования целей функционирования организации, принятого ранее курса действий, стратегии и тактики с видами деятельности, размерами, оргструктурой, а также с ее возможностями.

Разработка и документальное закрепление новой (соответствующей изменившимся условиям хозяйствования) деловой концепции организации (что собой представляет организация, каковы ее цели, что она может, в какой области имеет конкурентные преимущества, каково желаемое место на рынке), а также комплекса мероприятий, способного привести эту деловую концепцию к развитию и совершенствованию организации, успешной реализации еецелей, укреплению ее позиций на рынке. Такими документами должны быть положения о финансовой, производственно-технологической, инновационной, снабженческой, сбытовой, инвестиционной, учетной и кадровой политике. Данные положения должны разрабатываться на основе глубокого анализа каждого элемента политики и выбора из имеющихся альтернатив наиболее приемлемых для данной организации. Документальное закрепление политики организации в различных сферах ее финансово-хозяйственной деятельности позволит осуществлять предварительный, текущий и последующий контроль всех аспектов ее функционирования.

Анализ эффективности существующей структуры управления, ее корректировка. Необходимо разработать положение об организационной структуре, в котором должны быть описаны все организационные звенья с указанием административной, функциональной, методической подчиненности, направления их деятельности, функции, которые они выполняют, установлен регламент их взаимоотношений, права и ответственность, показано распределение видов продуктов, ресурсов, функций управления по этим звеньям. То же относится и к положениям о различных структурных подразделениях (отделах, бюро, группах и т. д.), к планам организации труда их работников. Необходимо разработать (уточнить) план документации и документооборота, штатное расписание, должностные инструкции с указанием прав, обязанностей и ответственности каждой структурной единицы. Без такого строгого подхода невозможно осуществлять четкую координацию функционирования всех звеньев системы внутреннего контроля организации.

Разработка формальных типовых процедур контроля конкретных финансовых и хозяйственных операций. Это позволит упорядочить взаимоотношения работников по поводу контроля финансово-хозяйственной деятельности, эффективно управлять ресурсами, оценивать уровень достоверности (качества) информации для принятия управленческих решений.

Организация отдела внутреннего аудита (или другого специализированного контрольного подразделения).

При организации такого отдела необходимо учитывать основные требования к эффективности его функционирования.

Может быть и большее количество этапов оценки системы контроля в зависимости от индивидуальных особенностей экономического субъекта, подвергнутого проверке.

Общее знакомство с системой внутреннего контроля включает получение информации о специфике и масштабах деятельности субъекта, представление о системе его бухгалтерского учета. Итоги первоначального знакомства позволяют принять решение о возможности использования в проверке системы внутреннего контроля. Если контролер-ревизор не может полагаться на систему внутреннего контроля, он должен спланировать свою проверку, таким образом, чтоб выводы его не основывались на доверии к этой системе. Низкая эффективность системы внутреннего контроля должна быть отражена в заключении о проверке субъекта.

2. Принципы системы внутреннего контроля

Критерием эффективности системы внутреннего контроля служит соблюдение принципов внутреннего контроля организации.

1. Принцип ответственности.

2. Принцип сбалансированности (сбалансированность означает, что субъекту нельзя предписывать контрольные функции, не обеспеченные средствами для их выполнения).

3. Принцип подконтрольности каждого субъекта внутреннего контроля, работающего в организации.

4. Принцип своевременного сообщения об отклонениях.

5. Принцип ущемления интересов (необходимо создавать специальные условия, при которых любые отклонения ставят какого-либо работника или подразделение организации в невыгодное положение и побуждают их к урегулированию проблем).

6. Принцип интеграции (при решении задач, связанных с контролем, должны создаваться надлежащие условия для тесного взаимодействия работников функциональных различных направлений).

7. Принцип заинтересованности администрации.

8. Принцип компетентности, добросовестности и честности субъектов внутреннего контроля. Принцип компетентности состоит в проявлении контролером высокого уровня знаний при контроле финансово-хозяйственной деятельности, а также предполагает обязательное пополнение багажа знаний через курсы повышения квалификации, семинары, тренинги, необходимо постоянно быть в курсе всех последних изменений в законодательстве, изучать опыт и новые методы контроля, стремиться к повышению профессионализма.

9. Принцип соответствия (степень сложности системы внутреннего контроля должна соответствовать степени сложности подконтрольной системы).

10. Принцип постоянства (адекватное постоянное функционирование системы внутреннего контроля позволит вовремя предупреждать о возможности возникновения отклонений).

11. Принцип приемлемости методологии внутреннего контроля (означает целесообразное распределение контрольных функций, целесообразность программ внутреннего контроля, а также применяемых методов).

12. Принцип непрерывности развития и совершенствования (со временем даже самые прогрессивные методы управления устаревают).

13. Принцип приоритетности (абсолютный контроль над обычными незначительными операциями не имеет смысла и будет только отвлекать силы от более важных задач).

14. Принцип комплексности (нельзя добиться общей эффективности, сосредоточив контроль только над относительно узким кругом объектов).

15. Принцип согласованности пропускных способностей различных звеньев системы внутреннего контроля.

16. Принцип оптимальной централизации (динамичность, устойчивость, непрерывность функционирования системы обусловливаются единством и оптимальным уровнем централизации оргструктуры организации).

17. Принцип единичной ответственности (во избежание безответственности недопустимо закрепление отдельной функции за двумя или несколькими центрами ответственности).

18. Принцип функциональных потенциальных имитаций (временное выбытие отдельных субъектов внутреннего контроля не должно прерывать контрольных процессов).

19. Принцип регламента (эффективность функционирования системы внутреннего контроля прямо связана с тем, насколько подчинена регламенту контрольная деятельность в организации).

20. Принцип разделения обязанностей.

21. Принцип разрешения и одобрения.

22. Принцип взаимодействия и координации. Важным аспектом функционирования системы внутреннего контроля является выполнение принципов данной системы, соблюдение которых повысит доверие к ней как внешних пользователей и ревизоров, так и внутренних пользователей данными контроля.

Контроль необходимо осуществлять на основе четкого взаимодействия всех подразделений и служб организации.

Совокупность указанных принципов является основанием эффективности системы внутреннего контроля.

3. Составляющие системы внутреннего контроля

Система внутреннего контроля состоит непосредственно из органов контроля, т. е. органов, учрежденных в организации в целях осуществления внутренних проверок, ревизий. Это могут быть службы внутреннего аудита, контрольно-ревизионный отдел, инвентаризационное бюро или даже сторонняя организация, призванная осуществлять постоянный внутренний контроль на фирме на договорных началах.

Объекты внутреннего контроля - это предметы контроля, т. е. активы и обязательства, источники средств, капиталы, резервы, виды проводимых операций (по заготовке, снабжению, сбыту, инвестициям, производству и т. д.), центры ответственности по затратам, прибыли, финансовым вложениям, доходам и т. д.

Контроль должен осуществляться набором средств, в первую очередь это технические средства в виде помещений, наборов измерительных, контрольных инструментов, систем обработки полученной информации (ЭВМ); финансовые средства - это зарплата, к ней система штрафов и надбавок, финансовые ресурсы; процедуры и методы (приемы) контроля - это те мероприятия, с помощью которых обеспечивается надежный и эффективный контроль (тесты, прослеживание, инвентаризация, опрос, наблюдение, анализ, сверка и т. д.). Одна из важных составляющих системы внутреннего контроля - база показателей, это могут быть нормативные, статистические, справочные данные, плановые показатели, отраслевые показатели прошлых периодов. Также должны быть положения о службе внутреннего контроля с описанием порядка взаимодействия между подразделениями и отделами субъекта, по обмену информацией. Еще одна составляющая системы - документация. Разрабатывается самостоятельно экономическим субъектом. Система внутреннего контроля экономического субъекта должна включать в себя:

надлежащую систему бухгалтерского учета;

контрольную среду;

отдельные средства контроля.

Система внутреннего контроля может с определенной степенью вероятности подтвердить, что цели, ради которых она была создана, достигнуты. Причиной этого являются следующие неизбежные ограничения системы внутреннего контроля:

естественное требование руководством экономического субъекта того, чтобы затраты на осуществление контрольных мероприятий были меньше тех экономических выгод, которые дает применение таких мероприятий;

тот факт, что большинство средств контроля имеет своей целью выявление нежелательных хозяйственных операций, а не тех, которые являются необычными;

свойство человека делать ошибки по небрежности, из-за рассеянности, неверных суждений или недопонимания инструктивных материалов;

умышленное нарушение системы контроля в результате сговора сотрудников экономического субъекта как с другими сотрудниками данного экономического субъекта, так и с третьими лицами;

нарушение системы контроля вследствие злоупотреблений со стороны представителей руководства, ответственных за функционирование данных аспектов контроля;

распространенная практика существенного изменения условий ведения хозяйственной деятельности, в результате чего принятые контрольные процедуры могут перестать выполнять свои функции.

Средства контроля экономического субъекта должны использоваться с учетом следующего:

хозяйственные операции выполняются с одобрения руководства как в целом, так и в конкретных случаях;

все операции фиксируются в бухгалтерском учете в правильных суммах, на надлежащих счетах бухгалтерского учета, в правильном периоде времени;

доступ к активам возможен только с разрешения соответствующего руководства;

соответствие зафиксированных в бухгалтерском учете и фактически имеющихся в наличии активов определяется руководством с установленной периодичностью.

4. Классификация системы внутреннего контроля

Поскольку система контроля является важной составляющей управленческого контроля в целом, для раскрытия механизмов функционирования данной системы необходимо изучить особенности ее составных элементов, а для этого необходимо ее классифицировать по разным признаками.

Систему внутреннего контроля классифицируют по форме внутреннего контроля, который зависит от особенностей организационной и правовой структуры субъекта; видов и масштабов финансово-хозяйственной деятельности субъекта; рациональности и целесообразности охвата контролем сфер деятельности субъекта; отношения руководства организации и ведению контроля.

Также различают внутренний контроль в зависимости от применяемых методов и приемов контроля (общие методы контроля - индукция, дедукция, анализ, синтез, обобщение и другие, самостоятельно разработанные методы - замеры, взвешивание, пересчет, инвентаризация, наблюдение, экспертиза, сверка, обратная калькуляция, логическая и экономическая проверка, тестирование, анкетирование, опрос и т. д., специальные методы - методы экономической статистики, анализа, прогнозирования, моделирования и т. д.). Одна из наиболее развитых форм внутреннего контроля - внутренний аудит.

Организация внутреннего контроля в форме внутреннего аудита присуща крупным и некоторым средним организациям, для которых характерны:

усложненная оргструктура;

многочисленность филиалов, дочерних компаний;

разнообразие видов деятельности и возможность их кооперирования;

стремление органов управления получать достаточно

объективную и независимую оценку действий менеджеров

всех уровней управления.

Кроме задач чисто контрольного характера, внутренние аудиторы могут выполнять экономическую диагностику, разрабатывать финансовую стратегию, вести маркетинговые исследования, управленческое консультирование. К институтам внутреннего аудита относят и ревизионные комиссии, деятельность которых регламентирована действующим законодательством.

В зависимости от времени контроль подразделяют на оперативный, тактический и стратегический.

В зависимости от данных, которые используются при контрольных мероприятиях, различают фактический, документальный контроль и контроль показателей, полученных с помощью обработки средствами ЭВМ.

По этапам проведения контрольных мероприятий различают предварительный, текущий и последующий контроль. Контроль может быть плановым и внеплановым, разовым, постоянным и периодическим. По степени охвата данных может быть сплошным и выборочным.

В зависимости от типа системы внутреннего контроля он может осуществляться с помощью систем ЭВМ или вручную, либо возможна частичная автоматизация отдельных стадий контроля.

Неавтоматизированный внутренний контроль осуществляется контролером-ревизором без применения средств ЭВМ.

Частично автоматизированный внутренний контроль осуществляется его контролерами с применением средств автоматизации в сочетании с обработкой данных вручную. Контроль, осуществляемый с помощью средств автоматизации, ведется под руководством контролера-ревизора, что облегчает ему работу с большими массивами данных, экономит время, позволяет делать всесторонний анализ, задавая параметры выборки.

Следующий признак классификации - значимость субъектов контроля в процессе осуществления контрольных операций.

По данному признаку разделяют:

1) контролеров-ревизоров, непосредственно осуществляющих контроль;

2) участников, в обязанности которых входят функции контроля, - это различные специалисты предприятия. Данная классификация не исчерпывающая, но в ней приведены основные классификационные признаки, необходимые для правильного понимания системы внутреннего контроля.

5. Цели и организация внутреннего контроля

Цель внутреннего контроля - обеспечение соблюдения всеми сотрудниками предприятия своих должностных обязанностей в соответствии с целями организации. Цель внутреннего контроля во времени непрерывна, перманентна и достигается только на короткое время. Внутренний контроль организуется исходя из целей и задач управления предприятием. Государством регламентируются только основные направления внутреннего контроля - порядок проведения инвентаризаций, правила организации документооборота, рекомендации по организации аналитического учета, определение должностных обязанностей управленческого персонала и некоторые другие. При организации и осуществлении внутреннего контроля используются как денежные, так и неденежные измерители.

Успешно применяются натуральные показатели: штуки, метры, тонны, литры - в зависимости от отраслевой принадлежности предприятия. Для измерения рабочего времени применяются такие показатели, как часы, машино-часы. При осуществлении внутреннего контроля объектами организации контроля и, соответственно, объектами проверки являются циклы деятельности предприятия: снабжения, производства, реализации.

Внутренний контроль осуществляется непрерывно. Отдельные контрольные мероприятия проводятся по мере надобности.

Руководство предприятия самостоятельно устанавливает состав, сроки, периодичность контрольных процедур. Главный принцип организации внутреннего контроля - целесообразность и экономичность. Аудиторское заключение по результатам обязательной аудиторской проверки в составе своей первой и третьей частей (вводной и итоговой) является открытым документом. Каждый заинтересованный пользователь бухгалтерской отчетности экономического субъекта может ознакомиться с аудиторским заключением по данной отчетности. Конфиденциальной информацией предприятия является только аналитическая часть аудиторского заключения и письменная информация аудитора руководству проверяемого экономического субъекта по результатам проведения аудита.

При публикации бухгалтерской отчетности указываются и результаты аудиторской проверки. Все документы внутреннего контроля носят сугубо конфиденциальный характер. Внутренний контроль призван организовывать его структуру, а также поддерживать ее в таком состоянии, чтобы в каждый момент времени она соответствовала целям предприятия. Если предприятие имеет только один вид деятельности и реализует свою продукцию только по договору поставки, ему соответствует одна структура внешнего контроля, если это же предприятие организует реализацию своей продукции в розницу через торговый павильон, структура внутреннего контроля должна быть изменена. Таким образом, основной целью внутреннего контроля является ведение деятельности в соответствии с установленными правилами.

Внутренний аудит решает следующие задачи:

контроль над состоянием активов и недопущение убытков;

подтверждение выполнения внутрисистемных контрольных процедур;

анализ эффективности функционирования системы внутреннего контроля и обработки информации;

оценка качества информации, выдаваемой управленческой информационной системой. Таким образом, в рамках внутреннего аудита осуществляется

не только детальный контроль над политикой и качеством менеджмента.

Внутренний аудитор выполняет следующие функции:

проверка систем контроля в целях выработки политики компании в рамках законодательства;

оценка экономичности и эффективности операций компании;

проверка уровня достижений программных целей;

подтверждение точности информации, используемой руководством при принятии решений. Ответственность за выполнение своих обязанностей аудитор

несет только перед руководством предприятия.

6. Внутренний финансовый контроль и внутрихозяйственный расчет коммерческих организаций (предприятий)

Внутрихозяйственный коммерческий расчет предполагает выделение внутри структурной организации предприятия подразделений, которые призваны самостоятельно решать свои организационно-технические задачи. Они могут взять в аренду активы организации. Эти подразделения условно покупают у предприятия ресурсы по учетной стоимости (по согласованию между администрацией и трудовым коллективом подразделения). Внутренний контроль организуется руководством предприятия и определяет законность совершения хозяйственных операций, их экономическую целесообразность.

Продукцию или услуги такие подразделения условно продают предприятию по учетным ценам, вычитая условную прибыль, т. е. в основе внутрихозяйственного коммерческого расчета лежат принципы такой системы, как директ-костинг, с элементами нормативного учета, который может, однако, и не применяться.

Исходя из функций внутреннего контроля выделяют такой вид контроля, как управленческий контроль.

Управленческий контроль - это процесс влияния менеджеров на работников предприятия для эффективной реализации организационной стратегии. При этом его главной задачей является контроль по центрам ответственности. Другими словами, необходима система отражения, обработки и контроля плановой и фактической информации на входе и выходе центра ответственности.

Важно организовать действенную систему управленческого контроля, что позволит руководству предприятия делегировать свои полномочия по управлению затратами подчиненным, которые могут более детально ориентироваться в обстановке на местах. Эти функции возможно осуществлять с помощью не только управленческого, но и управленческо-финансового контроля. Внутренний финансовый контроль в данных условиях сводится к изучению хозяйственно-технологических связей, потоков ресурсов от предприятия к подразделению и наоборот, отслеживанию оценки этих ресурсов и продукции от подразделения к предприятию, контролю нормативных показателей, отслеживанию отклонений от норм с выяснением причин, влияющих на эти отклонения, анализу номенклатуры затрат, которая не должна противоречить действующему законодательству.

Финансовому контролю подвергается документооборот между подразделениями и предприятием, проверке подвергается определение валового дохода подразделения исходя из стоимости произведенной продукции, работ, услуг в оценке по учетным ценам за вычетом стоимости ресурсов, отчислений в фонды, обязательных платежей. Остаток дохода и есть хозрасчетный доход, который направляется на выплату зарплаты.

Для того чтобы правильно, тщательно проконтролировать, необходимо понять специфику подразделения, т. е. прежде чем приступить к осуществлению финансового контроля, нужно проработать всю документацию, регламентирующую деятельность такого подразделения, это могут быть решения, распоряжения, положения, внутренние локальные нормативные акты.

С помощью финансового контроля руководство предприятия может осуществлять эффективное финансово-хозяйственное управление, а собственники - следить за управляющими их капиталов, что позволяет предоставить определенные гарантии для привлечения в экономику частных инвестиций и личных средств граждан. Осуществление финансового контроля на предприятии также связано с обнаружением отклонений от принятых стандартов и нарушений принципов законности, эффективности и экономии расходования материальных ресурсов на возможно более ранней стадии. Это позволяет принять корректирующие меры, привлечь виновных к ответственности, получить компенсацию за причиненный ущерб, осуществить мероприятия, направленные на предотвращение таких нарушений в будущем.

Репетиторство

Нужна помощь по изучению какой-либы темы?

Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.

Л.В. Чхутиашвили, канд. экон. наук, аудитор, член ИПБ Московского региона

Внутренний контроль – важнейшая часть системы управления, позволяющая предупреждать, выявлять недостатки и нарушения, а также своевременно устранять их последствия. Он способствует достижению целей деятельности организации, но не гарантирует их достижение.

Варианты организации внутреннего контроля

Порядок организации внутреннего контроля, в том числе обязанности и полномочия подразделений и персонала, определяются руководителем. При этом в расчет принимаются характер и масштаб деятельности компании, особенности его системы управления. Польза внутреннего контроля должна быть сопоставима с затратами на его организацию и осуществление.

Конечно, организация может обойтись без создания отдельного подразделения внутреннего контроля. Только высшее руководство способно оценить его необходимость. Однако практика дает однозначную оценку значению системы внутреннего контроля – это наиболее эффективный инструмент управления организацией.

Внутренний контроль может осуществлять собственная служба внутреннего контроля (внутреннего аудита), представленная специальными отделами, службами, комиссиями или так называемыми ревизорами – высококвалифицированными сотрудниками. Создание собственной службы целесообразно, если риски высоки, необходим контроль на постоянной основе.

Для его осуществления требуются специальные знания, навыки и опыт, существуют требования законодательства или регулятора финансового рынка о создании такой службы. Структура, состав, штатная численность не являются строго заданными. Вариант организации службы внутреннего контроля во многом зависит от правовой формы, организационной структуры, вида деятельности, а также необходимости контроля за теми или иными процессами.

Например, служба внутреннего контроля чаще всего создается организациями, чьи ценные бумаги допущены к организованным торгам. В этом случае полномочия и функции по организации и осуществлению внутреннего контроля должны быть распределены между руководителями различного уровня (советом директоров, комитетом по аудиту, генеральным и финансовым директорами, руководителями подразделений и персоналом отдела внутреннего контроля).

Для малого бизнеса часть контрольных функций возлагается на менеджеров. Если численность персонала не позволяет осуществить разграничение полномочий и ротацию обязанностей, руководитель может принять на себя все функции по организации и осуществлению внутреннего контроля и использовать сверку, надзор.

Для эффективной организации внутреннего контроля руководству хозяйствующего субъекта следует руководствоваться такими принципами, как:

• рациональная организация рабочих процессов;
• разделение функциональных обязанностей между работниками;
• информационное обеспечение работников;
• обязательный, систематизированный контроль за выполнением операций.

Оценка внутренних потребностей

Внутренний контроль в каждом конкретном случае организуется исходя из целей и задач управления организацией, поэтому пакет отчетности по работе внутреннего контролера устанавливается индивидуально. В него могут быть включены следующие разделы:

1) соответствие учета и отчетности действующему бухгалтерскому законодательству, в том числе:

• отражение в учете всех фактов хозяйственной деятельности в различных характеристиках;
• уровень систематизации хозяйственных операций и фактов хозяйственной деятельности в первичных документах;
• соответствие оценочных показателей стоимости активов, обязательств и хозяйственных операций в денежном выражении требованиям законодательства по оценке учредителей, рыночной стоимости и т.д.;
• отражение фактов хозяйственной деятельности в периоды их совершения;
• своевременное, правильное и оперативное формирование внешней и внутренней отчетности;

2) состояние первичной документации, ее сохранность и достоверность для отражения в учете;

3) соответствие квалификации работников бухгалтерии или соответствие их должностных обязанностей фактически выполняемой работе, а также распределение обязанностей между работниками бухгалтерии.

Внутренний контроль с точки зрения руководителя может осуществляться по таким основным критериям, как:

• соотношение выгод и потерь для предприятия в целом;
• соответствие предусмотренных законом действий устоявшимся принципам и традициям;
• соблюдение конфиденциальности и уважения к работникам бухгалтерии, работа которых будет подвергаться дополнительной проверке на предмет соблюдения бухгалтерского законодательства.

Результатом осуществления внутреннего контроля является отчетная информация, готовящаяся по результатам проверки внутренним контролером для руководителей организации, где должны быть зафиксированы выявленные факты нарушений или зоны риска, к которым, в частности, могут быть отнесены:

• выявленные факты нарушений законодательства Российской Федерации;
• факты неправильного ведения бухгалтерского учета и составления отчетности в контексте внутренних регламентов;
• выявленные факты недостач и хищений денежных средств и материальных ценностей;
• размеры причиненного материального ущерба и другие последствия допущенных нарушений (с указанием фамилий и должностей лиц, по вине которых они были допущены).

В результате анализа причин отклонений, отступлений от требований законодательства внутренним контролером должны формироваться предложения по устранению выявленных нарушений и корректировке. На основании материалов обобщения результатов проверок должны быть разработаны мероприятия по предотвращению нарушений в будущем, могут быть подготовлены рекомендации по новым методам и способам бухгалтерского (управленческого и финансового) учета.

Напомним, что недостачи и хищения денежных средств и материальных ценностей выявляются также в ходе обязательных годовых инвентаризаций имущества организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств и регулярных (в том числе внезапных) проверок отдельных видов ценностей организации – денежных средств, МПЗ и т.п.

Для проведения инвентаризаций в организации создаются инвентаризационные комиссии. Это могут быть постоянно действующая инвентаризационная комиссия, рабочая комиссия, разовая комиссия.

Постоянно действующая инвентаризационная комиссия создается в составе руководителя организации или его заместителя, главного бухгалтера, начальников структурных подразделений, представителей общественности.

Для непосредственного проведения инвентаризации имущества рабочие комиссии создаются в составе представителя руководителя предприятия, назначившего инвентаризацию, и специалистов (экономиста, работника бухгалтерии, товароведов и т.п.).

В организационно-контрольные функции постоянно действующей комиссии входит проведение плановых, а также выборочных инвентаризаций и контрольных проверок всех видов имущества в межинвентаризационный период. В течение года в организациях с большой номенклатурой учитываемых ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки.

Кроме того, постоянно действующие инвентаризационные комиссии решают вопросы об отнесении возможных убытков, выявленных в процессе проведения инвентаризаций, на виновных лиц, а также решают множество других вопросов.

Рабочие комиссии, которые непосредственно проводят плановые инвентаризации материальных ценностей и денежных средств в местах их хранения, участвуют в определении результатов инвентаризации. Они обычно создаются при большом объеме работ или территориальной разобщенности имущества организации для одновременного проведения инвентаризации. Как правило, рабочие комиссии утверждаются на весь отчетный год с возложением на них обязанностей по проведению разовых инвентаризаций.

Состав разовых комиссий в каждом конкретном случае утверждается руководителем организации при проведении инвентаризации по мере необходимости – по проверке и выборочной инвентаризации. Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждается руководителем организации в приказе об инвентаризации.

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители службы внутреннего контроля (внутреннего аудита) организации, независимых аудиторских организаций.

Сфера деятельности и задачи внутреннего контроля

Сферой деятельности внутреннего контролера (аудитора) является:

• подотчетность одних работников другим;
• внутренние проверки финансово-хозяйственной деятельности;
• участие в инвентаризации денежных средств, ценных бумаг, товарно-материальных ценностей;
• проведение сверок расчетов с контрагентами организации;
• осуществление контроля за информационными системами бухгалтерского и управленческого учета;
• ограничение доступа к активам, бухгалтерским первичным документам, файлам данных;
• сравнение и анализ полученных финансовых результатов с плановыми показателями и т.д.

Основная задача внутреннего контролера (аудитора) – участие в независимой проверке бухгалтерской (финансовой) отчетности организации в целях выражения мнения о достоверности такой отчетности, а также осуществление внутреннего контроля составления бухгалтерской (финансовой) отчетности, которая формируется по данным бухгалтерского учета. Внутренний контролер (аудитор) своими своевременными действиями может сократить время присутствия в организации налоговых инспекторов и внешних аудиторов.

Элементы внутреннего контроля

В Информации Минфина России № ПЗ-11/2013 «Организация и осуществление экономическим субъектом внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни, ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности» приводятся общие подходы к организации внутреннего контроля, а также описаны элементы внутреннего контроля и необходимые процедуры внутреннего контроля. Основными элементами внут­реннего контроля Минфин России называет: контрольную среду, оценку рис­ков, процедуры внутреннего контроля, информацию и коммуникации, оценку внутреннего контроля .

Контрольная среда

Контрольная среда – это комплекс принципов и стандартов работы компании, который говорит о важности внутреннего контроля и определяет требования к нему. Это система этических ценностей, стиля управления, процесса принятия решений, делегирования полномочий и принятия ответственности, политика в отношении персонала, компетентность сотрудников и отношение управленческого аппарата организации к внутреннему контролю.

Контрольная среда должна создавать надлежащее отношение персонала к тому, что в компании осуществляется внутренний контроль. Обычно правила и принципы фиксируются во внутренних нормативных документах, предусматривающих разделение функций и ответственности работников с целью недопущения злоупотребления использованием тех или иных активов, исключения возможных случайных или умышленных искажений фактов хозяйственной жизни в бухгалтерском учете и финансовой отчетности.

Оценка рисков

Процесс оценки рисков направлен на анализ, выявление и устранение рисков, а также минимизацию их возможных последствий. При оценке рисков вне зависимости от того, будет ли проводиться аудит бухгалтерской (финансовой) отчетности, руководство должно оценивать вероятность искажения отчетных данных. При этом исходят из следующих допущений:

• возникновение и существование – активы, обязательства и капитал фактически существуют на отчетную дату. Факты хозяйственной жизни, отраженные в бухгалтерском учете, имели место в течение отчетного периода и относятся к деятельности экономического субъекта;
• полнота – факты хозяйственной жизни, имевшие место в отчетном периоде, фактически отражены в бухгалтерском учете в нужном периоде;
• права и обязательства – компания имеет права на отраженные в бухгалтерском учете активы и несет ответственность по существующим обязательствам;
• оценка и распределение – активы, обязательства, доходы и расходы правильно оценены и отражены в стоимостном и количественном измерении на соответствующих счетах и в соответствующих регистрах бухгалтерского учета;
• представление и раскрытие – данные бухгалтерского учета корректно представлены и раскрыты в бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Минфин России обращает внимание на то, что этим принципам должна соответствовать также и информационная система субъекта, которая обеспечивает ведение бухгалтерского учета и составление бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Персонал организации должен быть осведомлен о рисках, относящихся к сфере его ответственности, об отведенной ему роли и задачах по осуществлению внутреннего контроля и информированию руководства о различных фактах.

Все эти допущения хорошо известны внешним аудиторам, и в своих рабочих документах они их детально отражают и производят тестирование бухгалтерских операций именно с учетом этих допущений.

С целью минимизации всех известных рисков организация должна разрабатывать адекватные контрольные процедуры. Состав и содержание контрольных процедур зависят от элементов системы бухгалтерского учета, например средств и способов обработки информации, объема хозяйственных операций, уровня автоматизации и т.п. Поэтому все документы, отчеты службы (работника) внутреннего контроля будут носить сугубо конфиденциальный характер.

Процедуры внутреннего контроля

Процедуры внутреннего контроля – это действия, направленные на минимизацию рисков. Такими действиями могут быть:

• документальное оформление операций и фактов хозяйственной жизни. Например, записи в регистрах бухгалтерского учета должны осуществляться на основе первичных учетных документов, в том числе бухгалтерских справок. Существенные оценочные значения, включенные в бухгалтерскую (финансовую) отчетность, должны основываться на расчетах;
• подтверждение соответствия объектов (документов) установленным требованиям. Например, при принятии первичных учетных документов к бухгалтерскому учету должна производиться проверка их оформления на соответствие требованиям, установленным в компании, Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и Налоговом кодексе РФ. К этим контрольным процедурам относится и контроль связанных операций, например соотнесение выданных авансов на закупку материальных ценностей с получением и оприходованием этих ценностей. Аналогично осуществляется контроль выданных подотчетных сумм на предмет своевременности составления авансовых отчетов;
• санкционирование (авторизация) хозяйственных операций. Как правило, разрешение на совершение операций их инициатором дается персоналом более высокого уровня. Например, авансовый отчет сотрудника должен быть утвержден руководителем (уполномоченным на это лицом).
• сверка данных. Например, для подтверждения сумм дебиторской и кредиторской задолженности должна проводиться сверка расчетов с поставщиками и покупателями. Остатки по счетам учета наличных денежных средств должны сверяться с остатками денежных средств по данным кассовой книги. Остатки по счетам учета материальных запасов должны сверяться с данными склада и др.;
• разграничение полномочий и ротация обязанностей. С целью уменьшения рисков возникновения ошибок и злоупотреблений подготовка первичных учетных документов, санкционирование (авторизация) хозяйственных операций и отражение их результатов в бухгалтерском учете, как правило, должны возлагаться на разных лиц;
• физический контроль. Сюда относятся вопросы надежности охраны ценностей, ограничение доступа, инвентаризация объектов учета и др.;
• надзор. Предполагает оценку достижения поставленных целей или показателей. Например, оценку правильности выполнения хозяйственных и учетных операций, точности составления бюджетов (смет), соблюдения установленных сроков составления бухгалтерской (финансовой) отчетности;
• процедуры, связанные с компьютерной обработкой информации и информационными системами. Выделяют процедуры общего компьютерного контроля и контроля уровня приложений. Общий компьютерный контроль включает правила и процедуры, регламентирующие доступ к информационным системам, данным и справочникам, правила внедрения и поддержки информационных систем, процедуры восстановления данных и др. Они должны обеспечивать бесперебойное и надежное использование программного обеспечения. Процедуры контроля уровня приложений включают, в частности, логическую и арифметическую проверку данных в ходе обработки информации о фактах хозяйственной жизни (проверку правильности заполнения полей документов, контроль введенных сумм, автоматическую сверку данных, отчеты об операциях и ошибках и др.).

Из перечисленных процедур для целей противодействия злоупотреблениям и мошенничеству наиболее эффективными являются санкционирование (авторизация) хозяйственных операций, разграничение полномочий и ротация обязанностей, физический контроль.

Процедуры контроля могут быть предварительные и последующие. Предварительные направлены на предупреждение появления ошибок и нарушений (физический контроль, санкционирование (авторизация) хозяйственных операций и др.). Последующие процедуры направлены на выявление уже свершившихся ошибок и нарушений установленного порядка (сверка, надзор и др.).

Процедуры можно разделить по степени автоматизации их выполнения на автоматические, полуавтоматические и ручные.

Автоматические процедуры выполняются информационной системой без участия персонала. Например, автоматически в программном обеспечении осуществляется контроль доступа.

Полуавтоматические процедуры выполняются информационной системой, но должны быть инициированы или завершены вручную. Пример: отчеты о выполненных в программе исправлениях данных бухгалтерского учета должны быть проверены исполнителем.

Ручные процедуры внутреннего контроля выполняются персоналом экономического субъекта вне информационных систем. Например, инвентаризация производится вне программного обеспечения, но затем ее результаты сравниваются с данными учета, и корректировки производятся вручную.

Оценка внутреннего контроля

Не реже одного раза в год принятая система внутреннего контроля должна оцениваться. Объем, характер способов и методов оценки определяются руководителем соответствующего уровня.

Минфин России рекомендует составлять матрицу рисков и проверять достаточность процедур внутреннего контроля, направленных на минимизацию их последствий, формировать методом случайного отбора выборку операций для тестирования эффективности контроля. При определении выборки следует учитывать особенности функционирования системы внутреннего контроля.

В ходе повседневной жизни организация должна проводить непрерывный мониторинг работы системы внутреннего контроля. Это делается путем регулярного анализа результатов деятельности, поверки результатов выполнения отдельных хозяйственных операций, регулярной оценки и уточнения применимой организационно-распорядительной документации и т.д.

Комбинация непрерывного мониторинга и периодической оценки внутреннего контроля позволяет удостовериться в том, что внутренний контроль обеспечивает достаточную уверенность в достижении заявленных компанией целей. При необходимости в систему внутреннего контроля вносятся изменения, но не реже одного раза в год по итогам оценки ее работы.

Документальное оформление

Порядок организации и осуществления внутреннего контроля в компании должен быть оформлен документально. Для разных элементов контроля должны быть оформлены разные документы.

Например, контрольная среда может быть оформлена:

• положением о стратегии, целях и ценностях компании, определяющим поведение ее на рынке и методы управления;
• кодексом деловой этики, описывающим правила поведения руководства и сотрудников при наступлении различных событий, процедуры рассмотрения жалоб;
• организационной структурой организации, определяющей место и роль ее подразделений, уровни принятия решений, штатным расписанием;
• положениями об отдельных подразделениях организации, определяющими функции подразделений, полномочия и ответственность их руководителей;
• внутренними распорядительными документами, определяющими правила принятия решений и осуществления отдельных хозяйственных операций, в том числе учетной политикой;
• кадровой политикой, устанавливающей подходы к найму, обучению и развитию персонала, критерии оценки результатов деятельности, систему оплаты труда.

Применительно к ведению бухгалтерского учета и составлению бухгалтерской (финансовой) отчетности контрольную среду могут описывать такие документы, как положение о бухгалтерской службе, учетная политика организации, требования к квалификации бухгалтерского персонала и другие документы, устанавливающие общие требования к среде, в которой организуется и ведется бухгалтерский учет, порядку взаимодействия подразделений и персонала экономического субъекта и принятия решений по вопросам бухгалтерского учета.

Документирование рисков начинается с описания бизнес-процессов и процедур работы. Описание может производиться в текстовой и графической форме, по направлениям деятельности, юридической или организационной структуры.

Непосредственно описание риска должно включать в себя указание на потенциальное неблагоприятное внутреннее и (или) внешнее событие (факт, обстоятельство), порождающее риск; причину и вероятность его возникновения; возможные негативные последствия (ущерб), их количественную и (или) качественную оценку.

По результатам оценки рисков определяются наиболее существенные. Для минимизации их последствий разрабатывается конкретный перечень процедур внутреннего контроля. Процедура должна описывать риск; область или процесс, подверженный риску; наименование и краткое описание процедур внутреннего контроля, посредством осуществления которых минимизируются последствия риска.

Может быть приведена ссылка на регламент осуществления процедуры. Устанавливают исполнителя (сотрудник или информационная система); частоту (периодичность) осуществления процедуры внутреннего контроля; входящие документы, на основании которых осуществляется процедура внутреннего контроля, а также исходящие документы, которые свидетельствовали бы об осуществлении процедуры. По возможности указывается ожидаемый результат контроля.

Риски и соответствующие им процедуры внутреннего контроля могут быть описаны матрицей рисков и процедур внутреннего контроля. Такая форма описания позволяет оценить полноту покрытия внутренним контролем выявленных рисков.

Документами, устанавливающими правила коммуникации, могут являться политика в области внешних и внутренних коммуникаций, графики предоставления данных и составления отчетности, должностные инструкции.

Вся документация по правилам и осуществлению внутреннего контроля подлежит регулярному обновлению не реже одного раза в год после оценки необходимости ее обновления. В основу решения об обновлении документов могут быть положены результаты периодической оценки и непрерывного мониторинга внутреннего контроля, организационные изменения, изменения процессов и процедур работы экономического субъекта.

Права и обязанности внутреннего контролера можно разработать по аналогии с аудиторской деятельностью в соответствии со статьей 13 Федерального закона № 307-ФЗ «Об аудиторской деятельности», несколько изменив приоритеты проверки. Внутренние контролеры вправе:

1) самостоятельно определять формы и методы проведения внутреннего контроля (аудита) с использованием положений федеральных стандартов аудиторской деятельности;

2) исследовать в полном объеме документацию, связанную с финансово-хозяйственной деятельностью проверяемого лица, а также проверять фактическое наличие любого имущества, отраженного в этой документации;

3) получать у должностных лиц проверяемого лица разъяснения и подтверждения в устной и письменной форме по возникшим в ходе аудита вопросам;

4) отказаться от проведения контрольных процедур или от выражения своего мнения о достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности в выдаваемом заключении в случаях:

• непредставления проверяемым лицом всей необходимой документации;
• выявления в ходе проверки обстоятельств, оказывающих либо способных оказать существенное влияние на мнение аудиторской организации, индивидуального аудитора о достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности проверяемого лица;

5) осуществлять иные права, вытекающие из трудового договора.

Формы и методы проведения контроля внутренним контролером строятся на основании собственных стандартов организации и регламентов службы внутреннего контроля конкретной организации.

Поскольку внутреннему контролю подвергается только бухгалтерский учет, соответственно первичные документы и бухгалтерские регистры должны сшиваться, нумероваться и храниться в организации в соответствии с порядком архивирования в самой бухгалтерии, а внутреннему контролеру останется хранить только свои собственные отчеты и комментарии к ним. В обязанности внутреннего контролера может входить и умение работать с электронной документацией, передавать ее, хранить, разархивировать и т.д.

Для выполнения поставленных перед внутренним контролером задач он должен будет уметь проверить:

1) полноту, законность и экономическую целесообразность отраженных в бухгалтерском учете операций. Другими словами, контролер будет проверять объекты учета на предмет правильности классификации и оценки;

2) соответствие отраженных финансово-хозяйственных операций в бухгалтерском учете принятым в организации внутренним регламентам: учетной политике по бухгалтерскому учету, стандарту формирования себестоимости, кадровой политике и пр.;

3) наличие лишних данных в бухгалтерской (финансовой) отчетности;

4) объективность бухгалтерской (финансовой) отчетности, что будет соответствовать верному представлению о предприятии в целом;

5) компьютерные программы, обслуживающие функционирование учетной системы и включающие формирование первичных документов. Контролер должен уметь проводить их анализ, разноску по счетам, чтобы программы не могли быть сфальсифицированы.

Для таких целей можно использовать и специальные программные разработки для аудита информационных систем, которые автоматически проверяют положения учетной политики, заложенные в бухгалтерскую программу для автоматического исполнения; бухгалтерские итоги и бухгалтерские записи на отсутствие сальдо по количеству или по сумме у соответствующих счетов; ошибки переоценки валютных средств на конец отчетного периода; сомнительные бухгалтерские записи или бухгалтерские записи, которые недопустимы; постоянных и временных разниц; данных по расчетам с поставщиками.

Таким образом, главные бухгалтеры и внутренние контролеры (аудиторы) могут использовать для подготовки правил внутреннего контроля международные и национальные стандарты аудиторской деятельности и рекомендации финансового ведомства.

Внутренний контролер (аудитор) должен документально оформить все сведения, которые важны с точки зрения предоставления доказательств о каждом из элементов системы внутреннего контроля. Форма, содержание и объем рабочих документов являются предметом профессионального суждения внутреннего контролера (аудитора).

Кроме того, внутренний контролер (аудитор) должен своевременно доводить до своего руководителя и представителей собственника полученную информацию о недостатках в организации и применении системы внутреннего контроля. Здесь возможно либо провести совещание с работниками организации, либо направить руководству письмо с изложением своих замечаний и предложениями по их устранению. При этом сведения о выявленных недостатках системы внутреннего контроля в любом случае будут включены в письменную информацию, полученную по результатам проведения внутреннего контроля и доведенную до руководства, а также представителей собственника.

Примерно те же положения содержатся и в международных стандартах аудита, в частности, в Федеральном правиле (стандарте) № 8 «Понимание деятельности аудируемого лица, среды, в которой она осуществляется, и оценка рисков существенного искажения аудируемой финансовой (бухгалтерской) отчетности» и в МСА 400 «Оценка рисков и внутренний контроль».

Система внутреннего контроля - это система мер, направленных на выявление и устранение финансовых, правовых, производственных и прочих рисков, а также на выявление фактов хозяйственной деятельности, связанных с преднамеренным или непреднамеренным нарушением сотрудниками своих обязанностей, повлекшим за собой ухудшение финансового состояния предприятия или его деловой репутации.

Система внутреннего контроля может включать в себя:

· контроль соответствия деятельности предприятия российскому законодательству;

· контроль сохранности активов предприятия;

· контроль процесса материально-технического снабжения;

· контроль процесса производства(продажи) продукции(услуг);

· контроль рационального и экономного расходования ресурсов;

· контроль исполнения приказов и распоряжений;

· контроль эффективности и исполнения отдельных договоров/групп договоров;

· внутренний аудит;

· мониторинг внешней и внутренней среды предприятия на предмет выявления угроз безопасности;

· другие направления исходя из потребностей предприятия.

Сколько и какие органы контроля иметь в компании - определяется, в первую очередь, требованиями законодательства. Например, для акционерных обществ законодательством предусмотрено наличие совета директоров (наблюдательного совета) и ревизионной комиссии.

Собственники и менеджмент компании, исходя из своих потребностей, могут создавать и другие органы контроля. Выбор богатый: контрольно-ревизионная служба, служба внутреннего контроля, служба внутреннего аудита, служба безопасности, отдел контроля качества . Другое дело, что, подчас, по-разному называющиеся органы контроля в значительной мере дублируют работу друг друга. Это, как правило, приводит к экономической неэффективности их деятельности.

Немалую роль в принятии решения о структуре органов контроля играет состояние контрольной среды в компании и, если говорить более широко, уровень развития ее корпоративной культуры.

Поскольку построение системы внутреннего контроля есть процесс трудоемкий и длительный, наличие в компании отдельного контрольно-ревизионного подразделения (контрольно-ревизионной службы) является объективной необходимостью на определенном этапе. Данное подразделение приобретает особую значимость, если у руководства компании нет возможности и/или желания строить эффективную систему контроля и создавать высокоразвитую корпоративную культуру. В данном случае контрольно-ревизионное подразделение будет фокусироваться на выявлении ошибок и злоупотреблений, исполняя роль корпоративного полицейского в «чистом виде». Но следует помнить, что ревизионная деятельность, по своей сути, направлена на ретроспективу, т. е. на уже произошедшие события и их последствия. Внутренний аудит ориентирован на перспективу, т. е. на анализ будущих событий, которые могут неблагоприятным образом сказаться на деятельности отдельных подразделений и/или компании в целом.

Иначе говоря, ревизия оценивает последствия уже материализовавшихся рисков, в то время как внутренний аудит оценивает возможность и предлагает пути снижения рисков и/или негативных эффектов их воздействия. Наличие в компании контрольно-ревизионного подразделения ни в коей мере не означает ненадобности во внутреннем аудите и других формах контроля. Все определяется тем, на каком этапе своего развития находится компания и в каком направлении, с точки зрения внутренней корпоративной культуры, она будет двигаться.

Кроме того, контрольно-ревизионная деятельность и внутренний аудит не охватывают остальных направлений контроля, в частности: технологический контроль, управленческий контроль, контроль угроз безопасности и т.д. Следовательно, подход к организации системы внутреннего контроля предприятия должен носить комплексный характер.

Согласно методологии COSO , существуют три основных цели внутреннего контроля:

· проверка эффективности хозяйственных операций;

· проверка соответствия операций и учета требованиям законов;

· проверка обеспечение достоверности финансовой отчетности.

Соответственно, задача построения эффективной системы внутреннего контроля состоит в том, чтобы структурировать все контрольные процедуры для всех важных бизнес-процессов, дабы выполнить три этих "сверхзадачи". В качестве примера покажем методологию организацию системы внутреннего контроля на основе модели COSO.

Модель COSO состоит из пяти ключевых компонентов:

· контрольной среды;

· оценки рисков;

· контролирующих мероприятий;

· внутренних коммуникаций;

· мониторинга.

1. Эффективная внутренняя контрольная среда - это фундамент системы внутреннего контроля. Она включает: корпоративную культуру, управленческий стиль высшего менеджмента, кадровую политику, корпоративный кодекс, организационную форму и полномочия структур внутреннего контроля, содержание программ по противодействию внутреннему мошенничеству, хищениям, системы бюджетирования, политики в сфере ИТ, закупок, сбыта и т.п. Весь свод внутренних писаных и неписаных правил формирует контрольную среду и в конечном счете предопределяет качество отчетности и эффективность хозяйственных процессов.

2. Рациональный риск-менеджмент . Система контроля должна начинаться с зон повышенного риска, с тех участков деятельности компании, где существует наибольшая угроза финансовых потерь: хищения, порча сырья или готовой продукции, нерациональное расходование средств, значительные убытки из-за налоговых штрафов и так далее. Поэтому важной составляющей систем внутреннего контроля является риск-менеджмент. Его задача - идентифицировать риски и составить "карту рисков", выделить наиболее критичные риски с точки зрения потенциального ущерба (при отсутствии должного контроля), разработать пути их минимизации, и, наконец, проводить ежегодную переоценку рисков. Процесс анализа должен быть осмысленным, например риск хищений в столовой путем подписания фальшивых платежек имеет высокую вероятность наступления, но небольшой ущерб. Если затраты на устранение риска превышают размер потенциального ущерба, не имеет смысла им заниматься.

3. Разработка контрольных процедур "на все случаи жизни". Когда приоритеты системы внутреннего контроля благодаря риск-менеджменту расставлены и выявлены бреши в системе контроля, наступает черед конкретных мер по усилению контроля. Модель COSO предусматривает девять видов контролирующих воздействий, то есть способов реагирования на недостатки. Вот несколько примеров. Неясно, кто за что отвечает - нужно четко разграничить сферы ответственности; трудно определить виновников ущерба - нужно придумать способы авторизации операций, контрактов, изменений в документах. Если слишком много лиц имеют доступ к конфиденциальным данным или ценным активам - следует ограничить доступ; а когда намечаются расхождения между реальными и отчетными запасами на складах - провести инвентаризацию складских остатков.

4. Система внутренней коммуникации. Речь идет о том, чтобы в компании были созданы условия для получения полных и достоверных данных, их хранения и обработки, а главное - для полноценного информационного обмена между подразделениями и различными уровнями руководства.

5. Мониторинг. Сюда относятся способы контроля высших уровней управления за работой низших. Часто мониторинг проводится для того, чтобы найти какие-либо отклонения от стандартных показателей или правил. Поэтому основой мониторинга являются различные корпоративные нормативы, например, по складским остаткам или же срокам закрытия бухгалтерских книг.

Рис.1. Структура системы внутреннего контроля предприятия

Из предложенной методологии логически складывается система внутреннего контроля предприятия, структурная схема представлена на рис.1. Субъекты и объекты внутреннего контроля включают: структурные подразделения предприятия, которые предназначены для организации и проведения контрольных мероприятий, контролируемые подразделения и бизнес-процессы. Политика предприятия в сфере внутреннего контроля формулирует цели и задачи, достижения которых должна обеспечить система внутреннего контроля распределение функций между участниками контроля и методы контроля. Формулировка политики внутреннего контроля - является основополагающим аспектом в организации системы, т.к. именно в ней определяется отношений к ней собственника.

Следует отметить, что политика предприятия в сфере внутреннего контроля отражает и отношение к нему собственников.

СВК на предприятии является важнейшей частью современной системы управления, позволяющей достичь целей, поставленных собственниками с минимальными затратами.

Основная задача СВК состоит в обеспечении наблюдения и (или) проверки функционирования любого объекта внутреннего контроля (предприятия в целом, его подразделений и филиалов, иных объектов внутреннего контроля) на предмет соответствия их деятельности законам, стандартам, планам, нормам, правилам, приказам, принимаемым управленческим решениям. Устанавливая отклонения от требований этих документов и выявляя причины их возникновения, СВК способствует своевременной разработке собственниками и/или исполнительными органами управления предприятием мероприятий по их устранению. На рис. 2. показано место СВК в системе управления предприятием.

Рис.2. Место СВК в системе управления

Наличие эффективно работающей СВК является важнейшим фактором роста конкурентоспособности предприятия. Как показывает международная практика, наличие СВК создает реальные предпосылки успешного развития бизнеса, в связи с:

· появлением возможности на выгодных условиях привлекать инвестиции путем повышения качества финансовой (бухгалтерской) отчетности хозяйствующего субъекта;

· появлением возможности эффективно управлять использованием материальных и трудовых ресурсов хозяйствующего субъекта и проводить эффективную ценовую политику.

· появлением у собственников возможности контролировать деятельность топ-менеджмента на соответствие его действий целям бизнеса хозяйствующего субъекта, а у топ менеджмента - эффективности работы филиалов и структурных подразделений хозяйствующего субъекта.

Рассмотрим сущность этих предпосылок.

Привлечения инвестиций. Невозможно получить на льготных условиях кредиты в международных и транснациональных банках и фондах без наличия СВК. Это требование международных финансовых организаций, таких как Международный банк реконструкции и развития или Международный валютный фонд вытекает из положений Закона Сарбейнса - Оксли» (раздел 404 «Оценка руководства и внутренний контроль»). В нем определено, что годовые отчеты публичных компаний, подписанные ее руководством, должны в обязательном порядке содержать проверенный внешним аудитором отчет о внутреннем контроле, в котором должна содержаться следующая информация:

1) о деятельности руководства компании по созданию и обеспечению функционирования адекватной бизнесу структуры внутреннего контроля, а также процедур формирования финансовой отчетности;

2) об оценке эффективности (по состоянию на конец последнего финансового года компании) структуры внутреннего контроля и процедур, применяемых ею по отношению к финансовой отчетности.

Совершенствование системы управления. СВК путем выявления резервов повышения эффективности использования материальных и трудовых ресурсов стимулирует разработку мероприятий по снижению себестоимости выпускаемой продукции, т.е. повышает финансовую устойчивость хозяйствующего субъекта и его конкурентоспособность..

Усиление контрольных функций позволяет собственникам хозяйствующего субъекта своевременно принимать меры по дальнейшему развитию бизнеса в направлении достижения намеченных программных целей, а самому топ менеджменту своевременно выявлять зоны максимального риска.

Конечная цель организации СВК - выполнение контрольных функций непосредственно на предприятии и обеспечение готовности к ревизиям и проверкам, проводимыми внешними контрольными органами. Для этого необходимо создать гибкую систему контрревизионных мероприятий, внутреннего финансового и хозяйственного контроля, которая предусматривает и регламентирует следующие стратегически важные функций контроля и контрревизионных мероприятий :

• Организация и осуществление постоянного контроля за производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью предприятия на всех участках, а также за своевременностью и полнотой реализации продукции, выполненных работ и оказанных услуг.
• Своевременное предоставление руководству и другим должностным лицам предприятия всей необходимой информации для руководства, координации и осуществления производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельности предприятия.
• Организация и обеспечение сохранности материальных и денежных средств на всех этапах деятельности предприятия.
• Организация и проведение в полном объеме требований руководящих документов плановых и внеплановых инвентаризаций имущества и финансовых обязательств предприятия.
• Организация контроля за полным выполнением своих функций структурными подразделениями и службами предприятия.
• Разработка и оптимизация документооборота с учетом особенностей производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельности предприятия.
• Достижение взаимосвязанности на предприятии управленческого, бухгалтерского и налогового учета, а также адаптация форм управленческой, бухгалтерской и налоговой отчетности.
• Организация и своевременное проведение мониторинга всех сторон деятельности предприятия, а также результатов проведенных ревизий и проверок внешними контрольными органами и внутренними контрольными органами предприятия.
• Своевременное представление достоверной информации о состоянии производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельности предприятия внешним пользователям.
• Планомерная подготовка предприятия к проведению ревизий и проверок, эффективное взаимодействие с внешними аудиторами, предупреждение санкций со стороны налоговых и других внешних контрольных органов.
• Разработка предложений по улучшению производственной, финансово-экономической и хозяйственной деятельности предприятия.
• Создание службы внутреннего аудита или других контрольных органов на предприятии.

Выше было сказано, что в структуру СВК входят пять составляющих. Рассмотрим подробнее первые три:

1. Контрольная среда.

2.Механизмы и средства внутреннего контроля.

3.Система оценки рисков.

Рассмотрим основные характеристики каждой из этих частей.

Контрольная среда в соответствии с международными стандартами внутреннего аудита - это общее отношение высших органов управления хозяйствующим субъектом к необходимости осуществления внутреннего контроля и предпринимаемые в связи с этим действия. Правильно сформированная контрольная среда позволяет обеспечить необходимую процедуру и предпосылки для эффективной работы СВК с помощью комплекса внутренних нормативных документов в обязательном порядке предусматривающих разделение несовместимых функций, позволяющих руководителям хозяйствующих субъектов всех уровней принимать комплексные управленческие решения, касающиеся, в первую очередь, использования его активов, в том числе, через систему визирования документов.

Под вышеупомянутыми несовместимыми функциями понимаются те из них, сосредоточение которых у одного лица в любых комбинациях может способствовать совершению им случайных или умышленных ошибок, а также затруднять их обнаружение.

Сюда следует отнести:

1) непосредственный доступ к активам;

2) разрешение на осуществление операций с активами;

3)непосредственное осуществление хозяйственных операций;

4) отражение хозяйственных операций в бухгалтерском учете.

Контрольная среда включает в себя следующие элементы:

1) этические ценности;

2) философию и стиль управления;

3) организационная структура;

4) процесс распределения полномочий и ответственности;

5) политику и практику управления персоналом;

6) компетентность персонала.

Механизмы внутреннего контроля, главным из которых является система бухгалтерского учета, должны обеспечивать достижение следующих целей:

1)финансово-хозяйственные операции выполняются с разрешения уполномоченных на то руководителей;

2) все операции фиксируются в бухгалтерском учете в правильных суммах, на надлежащих счетах бухгалтерского учета, в правильном периоде времени, в соответствии с принятой хозяйствующим субъектом учетной политикой, что обеспечивает возможность подготовки достоверной финансовой (бухгалтерской) отчетности;

3)непосредственный доступ к активам разрешен регламентирующими документами строго определенному кругу сотрудников хозяйствующего субъекта;

4)соответствие зафиксированных в бухгалтерском учете и фактически имеющихся в наличии активов методами инвентаризации определяется руководством с установленной нормативными документами периодичностью и, в случае расхождения, оно предпринимает надлежащие действия.

Правильное применение хозяйствующим субъектом механизмов контроля призвано обеспечить удержание рисков потерь в допустимых пределах, установленных в рамках действующей системы управления рисками.

Система оценки рисков должна выявлять и предупреждать возможность появления финансовых или иных потерь связанных с внутренними и внешними факторами. Оценка рисков в рамках СВК осуществляется с помощью проверок эффективности работы бухгалтерии, наличия контрольной среды, механизмов и системы средств внутреннего контроля, результативности их деятельности. Цель этой системы - выявлять потенциальные объекты внутреннего контроля, отклонения в работе которых от регламентированных параметров могут существенным образом негативно отразиться на финансово-хозяйственной деятельности предприятия в целом.

Функционирование СВК, сформированной в соответствии с вышеприведенной структурой, будет приносить предприятию реальную пользу, если в процессе ее работы будут соблюдаться следующие основные принципы:

1. Принцип ответственности состоит в том, что каждый субъект внутреннего контроля, т.е. внутренний аудитор или внутренний контролер, за ненадлежащее выполнение контрольных функций, предусмотренных должностными обязанностями, должен нести экономическую и \ или дисциплинарную ответственность. В противном случае этот субъект не будет в должной мере выполнять возложенные на него функции.

2. Принцип сбалансированности означает, что субъекту внутреннего контроля нельзя поручать выполнение функций, не обеспеченных соответствующими организационными (приказ, распоряжение) и техническими (программами, счетными и мерными устройствами) средствами для их надлежащего исполнения.

3. Принцип своевременного сообщения о выявленных существенных отклонениях гласит, что информация о них должна быть оперативно доведена до лиц, непосредственно принимающих решения по данным отклонениям.

4. Принцип соответствия контролирующей и контролируемой систем гласит, что степень сложности СВК хозяйствующего субъекта должна в каждый конкретный момент времени соответствовать степени сложности его бизнеса.

5. Принцип постоянства определяет, что СВК действует на постоянной основе. Это позволит своевременно выявлять отклонения от плановых заданий и норм.

6. Принцип комплексности определяет, что весь комплекс объектов внутреннего контроля в хозяйствующем субъекте должен быть им охвачен его различными формами в зависимости от уровня риска.

7. Принцип распределения обязанностей гласит, что функции работников аппарата управления распределяются между ними таким образом, чтобы выполнялись требования к формированию контрольной среды.

С учетом указанных принципов разработчики СВК разрабатывают конкретные требования к участникам процесса внутреннего контроля и аудита. Они могут выглядеть следующим образом:

1. Требование подконтрольности каждого субъекта внутреннего контроля, работающего в хозяйствующем субъекте. Выполнение одним субъектом контрольных функций должно быть в обязательном порядке подконтрольно на предмет качества другому субъекту внутреннего контроля.

2. Требование ущемления интересов.

С помощью нормативных документов создаются условия, при которых любые отрицательные отклонения ставят конкретного работника в экономически невыгодное положение. Это стимулирует его к устранению отрицательных отклонений и вызвавших их причин.

3. Недопущение сосредоточения прав контроля на всех его объектах в руках одного лица.

В СВК могут действовать независимо различные субъекты контроля. Несоблюдение этого требования создает условия для необъективного отражения в отчетных материалах результатов проверок.

4. Требование заинтересованности руководства хозяйствующего субъекта.

Эффективное функционирование СВК невозможно без должной заинтересованности и участия в ее работе представителей собственников и топ менеджмента хозяйствующего субъекта.

5. Требование компетентности, добросовестности и честности внутренних аудиторов и внутренних контролеров хозяйствующего субъекта.

Если сотрудники хозяйствующего субъекта, в служебные функции которых входит осуществление внутреннего контроля, не обладают вышеуказанными характеристиками, то даже идеально организованная СВК не сможет работать эффективно.

6. Требование пригодности методик и программ, применяемых в работе СВК.

Методики и программы должны быть целесообразны и рациональны. В результате их применения в минимальной степени будет снижаться эффективность работы объектов внутреннего контроля, а сам внутренний контроль будет рационален, т.е. и не вызывает излишних затрат труда и средств.

7. Требование единичной ответственности.

Недопустимо закрепление одной и той же контрольной функции за несколькими субъектами контроля, так как это неизбежно приведет к безответственности, затрате излишних сил и средств.

8. Требование функционального потенциального замещения.

Временное выбытие отдельных субъектов контроля (например, в отпуск) не должно прерывать контрольные процедуры или затруднять их выполнение. Для снижения влияния этого фактора необходимо добиться, чтобы каждый субъект контроля умел выполнять в должной степени контрольную работу вышестоящего и одного - двух работников своего уровня.

9. Требование регламентации.

Эффективность функционирования СВК напрямую зависит от наличия, качества и уровня утверждения регламентов (правил, стандартов), которыми она руководствуется, а также от их точного выполнения субъектами контроля.

10. Требование взаимодействия и координации.

СВК должна функционировать на основе четкого взаимодействия всех подразделений и служб хозяйствующего субъекта. Такого взаимодействия можно добиться путем разработки комплекса нормативных документов, регламентирующих контрольную деятельность структурных подразделений и руководителей хозяйствующего субъекта.

Как показывает практика на российских предприятиях в СВК применяются следующие организационные структуры. Это:

1. Служба внутреннего аудита (СВА).

2. Наблюдательный совет.

3. Ревизионная комиссия и контрольно-ревизионная служба (КРС);

4. Службы и отделы предприятия (включая службу безопасности).

Следует подчеркнуть, что вышеуказанные формы могут применяться в хозяйствующих субъектах в различных комбинациях. При выборе из возможных альтернатив следует оценить преимущества и недостатки каждой из них.

СВА обладает следующими преимуществами:

· сотрудники СВА хорошо знакомы с внутренней культурой и особенностями хозяйствующего субъекта, его подразделений и филиалов;

· навыки и опыт внутренних аудиторов остаются внутри хозяйствующего субъекта.

Как недостаток следует отметить сравнительно высокий уровень затрат на формирование СВА, что, в конечном счете приводит к возникновению дополнительных общезаводских затрат, распределяемых между видами производимой продукции (работ, услуг).

СВА, как показала практика, организуется, в основном, хозяйствующими субъектами крупного и среднего бизнеса, при наличии следующих условий:

· стремления собственников и высшего руководства получить достоверную информацию и оценку действий руководителей всех уровней управления;

· усложненной структуры;

· наличия филиалов и дочерних компаний;

· разнообразия видов деятельности.

Результативность работы СВА будет во многом определяться ее подчиненностью, которая, безусловно, определяется собственником предприятия. Однако, как показывает практика, деятельность СВА наиболее эффективна, если она подчиняется функционально Комитету по аудиту Совета директоров или другому органу, представляющему интересы собственника при их наличии, а административно - представителю высшего исполнительного руководства хозяйствующего субъекта, определенному собственником.

Это утверждение справедливо, так как указанный Комитет использует результаты деятельности СВА для того, чтобы:

· увеличивать общественное доверие к надежности и объективности публикуемой финансовой (бухгалтерской) отчетности хозяйствующего субъекта, т.е. повысить его инвестиционную привлекательность;

· усиливать независимую позицию внешних аудиторов путем представления им дополнительного канала получения достоверной информации;

· содействовать взаимодействию СВА и руководителей всех уровней управления хозяйствующего субъекта.

В предприятиях среднего и малого бизнеса наиболее часто используется структурно-функциональная форма СВК. Ее преимущество перед СВА в меньшей затратности. Эта форма внутреннего контроля предусматривает разработку специалистами хозяйствующего субъекта, как правило, совместно с внешними аудиторами или консультантами комплекса нормативных документов, регламентирующих порядок взаимодействия его структурных единиц и руководителей в части проведения внутреннего контроля, оформления его результатов, а также подготовки рекомендаций по устранению выявленных недостатков и осуществление последующего контроля над их устранением.

Недостаток этой формы в том, что, она недостаточно эффективна на стадии формирования планов проверок и последующего контроля над устранением выявленных недостатков.

Весьма перспективным, как показывает практика, является сочетание СВА со структурно-функциональной формой внутреннего контроля. Такой гибрид весьма полезен с точки зрения экономии затрат при обеспечении достаточно высокой степени эффективности СВК, поскольку небольшая СВА играет роль разработчика, организатора и методолога контрольной работы, проводимой, в основном, силами внутренних контролеров.

В этом случае СВА выполняет следующие организационные функции:

1. Выбор объектов проверки и их предварительное изучение.

2. Разработка общих планов и программ проведения проверки.

3. Формирование команды проверяющих из внутренних аудиторов и внутренних контролеров.

4. Согласование направления и цели проверки с ее заказчиком.

5. Подготовка заключительных материалов по результатам проверки.

6. Составление плана последующего контроля над устранением выявленных недостатков и проверка хода его выполнения, информирования об этом заказчика.

продолжение в ближайших выпусках

Введение

Система внутреннего контроля - это совокупность организационных структур, политик, процедур и действий сотрудников организации, направленных на минимизацию рисков и обеспечение достижения ее целей.

Каждая из этих категорий риска подчеркивает необходимость выработки эффективной системы внутреннего контроля. При проверке различных сфер деятельности банка контролирующие органы оценивают систему внутреннего контроля с точки зрения каждой категории риска. Недостатки в системе внутреннего контроля, имеющиеся в одной сфере деятельности, могут оказать неблагоприятное воздействие на финансовое учреждение в целом.

Несмотря на то, что метод постановки системы внутреннего контроля может быть разработан не в соответствии с категориями риска, данные категории риска следует учитывать при рассмотрении системы внутреннего контроля. Банк может разработать систему внутреннего контроля учета по функциональному признаку, подразделениям или смешанному принципу. Независимо от используемого подхода системы внутреннего контроля охватывают каждую из этих категорий риска.

В данной контрольной работе рассмотрены вопросы: система внутреннего контроля и понятие «бизнес-риска», определения величины риска.

Система внутреннего контроля

Внутренний контроль - это совокупность организационной структуры, методик и процедур, принятых руководителями экономического субъекта в качестве средств для обеспечения эффективного ведения хозяйственной деятельности.

Система внутреннего контроля включает организованные внутри экономического субъекта надзор и проверку: соблюдения требований законодательства: точности и полноты охвата документами фактов хозяйственной жизни; своевременности становления достоверной бухгалтерской отчетности; мероприятий по предотвращению ошибок и искажений; исполнения приказов и распоряжений; обеспечения сохранности имущества организации. Система внутреннего контроля делится на три блока: внутриведомственный финансовый контроль; внутренний контроль фирмы (компании); деятельность ревизионных комиссий (ревизий). Активные меры по укреплению системы внутреннего контроля принимают в финансово-кредитных организациях, в первую очередь в коммерческих банках. Специальные подразделения внутреннего контроля осуществляют планомерный контроль за соблюдением установленных регламентов работы, разрабатывают планы взаимных проверок кооперирующихся и взаимосвязанных подразделений и обсуждения результатов их деятельности. Важная задача руководителей организаций в условиях рыночной экономики - создание контрольной среды, т.е. таких методов работы, при которых осуществляется постоянный взаимный контроль на основных участках работы. Это реализуется через организацию и управление документооборотом, сочетание единоначалия и коллегиального руководства и четкое определение полномочий и ответственности каждого сотрудника, коллективное обсуждение принимаемых решений. Оценка системы внутреннего контроля - самостоятельный объект аудиторской проверки.

Организация эффективно функционирующей системы внутреннего контроля - это сложный многоступенчатый процесс, включающий следующие этапы.

Критический анализ и сопоставление определенных для прежних условий хозяйствования целей функционирования организации, принятого ранее курса действий, стратегии и тактики с видами деятельности, размерами, организационной структурой, а также с ее возможностями.

Разработка и документальное закрепление новой (соответствующей изменившимся условиям хозяйствования) деловой концепции организации (что собой представляет организация, каковы ее цели, что она может, в какой области имеет конкурентные преимущества, каково желаемое место на рынке), а также комплекса мероприятий, способного привести эту деловую концепцию к развитию и совершенствованию организации, успешной реализации ее целей, укреплению ее позиций на рынке. Такими документами должны быть положения о финансовой, производственно-технологической, инновационной, снабженческой, сбытовой, инвестиционной, учетной и кадровой политике. Данные положения должны разрабатываться на основе глубокого анализа каждого элемента политики и выбора из имеющихся альтернатив наиболее приемлемых для данной организации. Документальное закрепление политики организации в различных сферах ее финансово-хозяйственной деятельности позволит осуществлять предварительный, текущий и последующий контроль всех аспектов ее функционирования.

Анализ эффективности существующей структуры управления, ее корректировка. Необходимо разработать положение об организационной структуре, в котором должны быть описаны все организационные звенья с указанием административной, функциональной, методической подчиненности, направления их деятельности, функции, которые они выполняют, установлен регламент их взаимоотношений, права и ответственность, показано распределение видов продуктов, ресурсов, функций управления по этим звеньям. То же относится и к положениям о различных структурных подразделениях (отделах, бюро, группах и т.д.), к планам организации труда их работников. Необходимо разработать (уточнить) план документации и документооборота, штатное расписание, должностные инструкции с указанием прав, обязанностей и ответственности каждой структурной единицы. Без такого строгого подхода невозможно осуществлять четкую координацию функционирования всех звеньев системы внутреннего контроля организации.

Разработка формальных типовых процедур контроля конкретных финансовых и хозяйственных операций. Это позволит упорядочить взаимоотношения работников по поводу контроля финансово-хозяйственной деятельности, эффективно управлять ресурсами, оценивать уровень достоверности (качества) информации для принятия управленческих решений.

Целями внутреннего контроля на предприятии являются:

1) осуществление эффективной деятельности предприятия;

2) обеспечение соблюдения требований руководства каждым работником предприятия;

3) обеспечение сохранности имущества предприятия.

Для достижения вышеперечисленных целей необходимым условием является согласованность системы бухгалтерского учета и системы внутреннего контроля, так как система двойной записи, лежащая в основе любой системы бухгалтерского учета (в том числе автоматизированных систем бухгалтерского учета), определяет порядок регистрации хозяйственных операций и обеспечивает определенный контроль.

Критерием эффективности системы внутреннего контроля служит соблюдение принципов внутреннего контроля организации.

1. Принцип ответственности.

2. Принцип сбалансированности (сбалансированность означает, что субъекту нельзя предписывать контрольные функции, не обеспеченные средствами для их выполнения).

3. Принцип подконтрольности каждого субъекта внутреннего контроля, работающего в организации.

4. Принцип своевременного сообщения об отклонениях.

5. Принцип ущемления интересов (необходимо создавать специальные условия, при которых любые отклонения ставят какого-либо работника или подразделение организации в невыгодное положение и побуждают их к урегулированию проблем).

6. Принцип интеграции (при решении задач, связанных с контролем, должны создаваться надлежащие условия для тесного взаимодействия работников функциональных различных направлений).

7. Принцип заинтересованности администрации.

8. Принцип компетентности, добросовестности и честности субъектов внутреннего контроля. Принцип компетентности состоит в проявлении контролером высокого уровня знаний при контроле финансово-хозяйственной деятельности, а также предполагает обязательное пополнение багажа знаний через курсы повышения квалификации, семинары, тренинги, необходимо постоянно быть в курсе всех последних изменений в законодательстве, изучать опыт и новые методы контроля, стремиться к повышению профессионализма.

9. Принцип соответствия (степень сложности системы внутреннего контроля должна соответствовать степени сложности подконтрольной системы).

10. Принцип постоянства (адекватное постоянное функционирование системы внутреннего контроля позволит вовремя предупреждать о возможности возникновения отклонений).

11. Принцип приемлемости методологии внутреннего контроля (означает целесообразное распределение контрольных функций, целесообразность программ внутреннего контроля, а также применяемых методов).

12. Принцип непрерывности развития и совершенствования (со временем даже самые прогрессивные методы управления устаревают).

13. Принцип приоритетности (абсолютный контроль над обычными незначительными операциями не имеет смысла и будет только отвлекать силы от более важных задач).

14. Принцип комплексности (нельзя добиться общей эффективности, сосредоточив контроль только над относительно узким кругом объектов).

15. Принцип согласованности пропускных способностей различных звеньев системы внутреннего контроля.

16. Принцип оптимальной централизации (динамичность, устойчивость, непрерывность функционирования системы обусловливаются единством и оптимальным уровнем централизации оргструктуры организации).

17. Принцип единичной ответственности (во избежание безответственности недопустимо закрепление отдельной функции за двумя или несколькими центрами ответственности).

18. Принцип функциональных потенциальных имитаций (временное выбытие отдельных субъектов внутреннего контроля не должно прерывать контрольных процессов).

19. Принцип регламента (эффективность функционирования системы внутреннего контроля прямо связана с тем, насколько подчинена регламенту контрольная деятельность в организации).

20. Принцип разделения обязанностей.

21. Принцип разрешения и одобрения.

22. Принцип взаимодействия и координации. Важным аспектом функционирования системы внутреннего контроля является выполнение принципов данной системы, соблюдение которых повысит доверие к ней как внешних пользователей и ревизоров, так и внутренних пользователей данными контроля.

Контроль необходимо осуществлять на основе четкого взаимодействия всех подразделений и служб организации.

Совокупность указанных принципов является основанием эффективности системы внутреннего контроля.

При осуществлении внутреннего контроля используются различные методы, они включают в себя такие элементы, как:

1) бухгалтерский финансовый учет (инвентаризация и документация, счета и двойная запись);

2) бухгалтерский управленческий учет (распределение обязанностей, нормирование издержек);

3) аудит, контроль, ревизия (проверка документов, проверка верности арифме­тических расчетов, проверка соблюдения правил учета отдельных хозяйственных операций, инвентаризация, устный опрос персонала, подтверждение и прослеживание);

4) теория управления.

Все вышеперечисленные методы составляют единую систему и используются в целях управления предприятием.

Общее знакомство с системой внутреннего контроля включает получение информации о специфике и масштабах деятельности субъекта, представление о системе его бухгалтерского учета. Итоги первоначального знакомства позволяют принять решение о возможности использования в проверке системы внутреннего контроля. Если контролер-ревизор не может полагаться на систему внутреннего контроля, он должен спланировать свою проверку, таким образом, чтоб выводы его не основывались на доверии к этой системе. Низкая эффективность системы внутреннего контроля должна быть отражена в заключении о проверке субъекта.

Система контроля должна быть экономически оправданной, то есть затраты на ее функционирование должны быть меньше потерь предприятия из-за ее отсутствия. Если система внутрихозяйственного контроля службой бухгалтерского учета будет эффективно функционировать, это позволит сократить расходы как на проведение ревизий, так и на проведение внешнего аудита.

Система внутрихозяйственного контроля бухгалтерией организации включает три основных элемента: среду контроля, учетную систему и процедуры контроля. В сочетании все элементы системы контроля обеспечивают предприятию снижение риска в деловой и финансовой деятельности, а также в бухгалтерском учете

Среда контроля - это действия, мероприятия и процедуры, которые отражают общее отношение администрации и собственников предприятия к контролю, степень значимости контроля для предприятия. При оценке среды контроля выделяются следующие элементы: стиль и основные принципы управления, организационная структура, распределение полномочий и ответственности, управленческие методы контроля, работа с персоналом, влияние внешних факторов.

Стиль и основные принципы управления выражаются в отношении администрации ко многим элементам деятельности, например в степени готовности администрации идти на риск при осуществлении хозяйственных операций либо стремление избегать любых форм риска, соблюдении высшими руководителями этнических норм поведения либо нарушении финансовой дисциплины.

Схема организации работы бухгалтерии довольно простая - главному бухгалтеру непосредственно подчиняются отделы бухгалтерии. А бухгалтерия проверяет работу соответствующих служб и структурных подразделений. Чем меньше количество уровней управления тем выше эффективность проверок.

Организационная структура определяет существующие формы власти и подчинения на предприятии, регламентирует области полномочий и ответственности сотрудников, порядок составления отчетов.

Отметим, что использовать бухгалтерию в качестве ревизионного органа можно тогда, когда:

1) не пересекаются интересы владельцев бизнеса, руководителей и бухгалтерских работников (то есть работникам бухгалтерии не придется выявлять ошибки других работников предприятия);

2) процедуры проверки довольно стандартны, выполняются планово;

3) высокий уровень доверия к контролю со стороны бухгалтерии.

Распределение полномочий и ответственности между персоналом предприятия призвано гарантировать правильное ведение хозяйственных операций. С этой целью разрабатываются и доводятся до сотрудников в письменном виде должностные инструкции, планы мероприятий, рекомендации и указания.

Для контроля за работой организации администрация использует различные управленческие методы, включая определение квалификации сотрудников, оценку системы обработки информации и составления отчетов, анализ достигнутых результатов финансовой деятельности и сравнение их с запланированными, изучение деятельности отдельных подразделений и др.

Важное значение имеет порядок осуществления внутреннего управленческого учета и подготовки отчетности для внутренних целей.

Целью работы с персоналом является наличие на предприятии необходимого количества сотрудников, обладающих достаточными знаниями и опытом для выполнения своих обязанностей. Система отбора, найма, продвижение по службе, обучения и подготовки кадров должна обеспечивать высокую квалификацию и честность персонала.

Особенностью такой организации внутреннего контроля является то, что ревизоры - это сотрудники предприятия, но не работники бухгалтерии. Ревизионные комиссии собираются по распоряжению руководителя, проводят проверки и после выполнения проверок работники выполняют на предприятиях основную работу.

Работа ревизионной комиссии имеет для руководства и (или) собственников экономического субъекта информационное и консультационное значение; она призвана содействовать оптимизации деятельности экономического субъекта и выполнению обязанностей его руководства.

Обычно формирование контроля за счет ревизионных комиссий происходит в следующих случаях:

1) необходимы единовременные или внеплановые проверки отдельных подразделений, лиц или выполнения работ;

2) загруженность бухгалтерии не позволяет отвлекать работников бухгалтерии на проведение ревизий, а формировать отдельно службу контроля нет необходимости;

3) при проведении ревизии возможны выявления ошибок бухгалтерии, поэтому ревизии необходимо поручить другим лицам (не работникам бухгалтерии).

Объекты ревизии могут быть различными в зависимости от особенностей экономического субъекта и требовании его руководства и (или) собственников.

Так же существует вариант, когда службу внутреннего контроля выполняем служба внутреннего аудита.

В практической работе служба внутреннего аудита руководствуется законодательными и нормативными актами РФ, министерств и ведомств, органов местного самоуправления, правилами (стандартами) аудита, а также учредительными документами, приказами и распоряжениями руководителя предприятия, инструкциями, положениями и т.п.

Практика аудита свидетельствует, что на тех предприятиях, где созданы и эффективно функционируют службы внутреннего аудита, значительно выше уровень сохранности имущества, использования ресурсов, организации бухгалтерского учета и достоверности отчетности.

Собственник любого экономического объекта всегда заботится о качестве организации его хозяйственной деятельности. Любое рентабельное предприятие несет собой потенциальную прибыль для своего владельца. Какой же грамотный предприниматель не будет интересоваться условиями функционирования собственного детища, приносящего ему такие серьезные доходы? Наверное, нужно быть глупцом, чтобы пустить все на самотек и предполагать, что так будет всегда, что работа в организации будет протекать так же планомерно и будет приносить такие же положительные финансовые результаты вечно, не вникая и не вмешиваясь в трудовой процесс своих подчиненных. Именно потому, что каждый бизнесмен в здравом уме и с объективным отношением к управлению своей компанией боится потерять свою прибыль и стать однажды банкротом, им вводится система внутреннего контроля деятельности организации. Что это такое? Что эта система дает? Как она организовывается? И какие цели преследует? Обо всем по порядку.

Что такое система внутреннего контроля в организации

Образцом любого показательного субъекта хозяйствования является то предприятие, которое бесперебойно осуществляет свою экономическую деятельность и выполняет главное условие своего существования - приносит прибыль, регулярно ее увеличивая. Все усилия и капиталовложения владелец компании всегда направляет только в то, что делает его организацию еще более сильнее и мощнее, расширяя источники отдачи в виде дохода. Конечно же, любой собственник желает, чтобы его фирма функционировала бесперебойно. И он понимает, что для этого нужно предпринимать соответствующие действия. Вот здесь и возникает глобальная потребность в организации системы внутреннего контроля организации. Здесь четко просматривается необходимость формирования внутри предприятия такого аппарата наблюдения и выявления недочетов в процессе хозяйствования, который будет сигнализировать собственнику о любых нарушениях и несоответствиях. Что должен представлять собой подобного рода аппарат?

Система внутреннего контроля в управлении организацией - это совокупность методов слежения, наблюдения, проверки, оценки и анализа всех происходящих на предприятии процедур и процессов хозяйствования, которые имеют непосредственное отношение к результатам экономической деятельности компании в целом. Иными словами, это специальные сотрудники, конкретные методики исследования, перечень аналитического оборудования и соответствующих технологий, которые в совокупности дают тот самый эффект контроллинга, которым хочет быть обеспечен бизнесмен-собственник. Такой контроллинг нужен ему для того, чтобы обезопасить себя от недобросовестных подчиненных или некачественного выполнения ими обязанностей, что в итоге может повлиять на финансовый результат деятельности предприятия в целом. Но каким образом этот процесс организовывается?

Внутреннего контроля в компании - это формирование такой благоприятной почвы для функционирования контролирующих органов во взаимосвязи с их доступом к техническому оборудованию и всей необходимой информации субъекта хозяйствования, которая может обеспечить качественный контроль в наблюдении за работой трудящихся и выполнением ими непосредственных задач в соответствии с их должностными инструкциями. Проще говоря, создание на предприятии аппарата контроллинга предполагает собой выполнение специалистами-аудиторами проверок на всех функциональных участках фирмы.

Цели

Грамотный бизнесмен никогда ничего не делает бесцельно, поэтому любое свое действие, нововведение, распоряжение или приказ, отдаваемый через директора, он обдумывает до мелочей и внедряет в хозяйственную деятельность своего предприятия для достижения конкретного результата. Соответственно, так же и с контролирующим аппаратом. Существует четыре основные цели системы в организации, которыми руководствуется любой собственник во избежание появления проблем:

1. Проверка эффективности хозяйственной деятельности. Подразумевает необходимость наблюдения и слежения за осуществляемыми на предприятии экономическими операциями с целью выявления возможных отклонений и пресечения таковых.
2. Информационная безопасность. Предполагает собой организацию прозрачного функционирования бухгалтерского отдела в предоставлении достоверной, объективной, полной и своевременной отчетности для руководства и высших инстанций.
3. Пресечение хищений и противоправных действий сотрудников. Имеется в виду ужесточенный контроль за возможными инцидентами «отмывания денег» и проведения афер сотрудниками внутри предприятия.
4. Соблюдение регламента. Каждая единица штата в кадровом аппарате должна неукоснительно следовать внутреннему нормативному распорядку трудовой деятельности.

Пытаясь обезопасить себя и плоды функционирования своей компании в виде выручки, ее владелец ставит перед собой конкретные цели. Эти цели успешно реализовываются благодаря эффективной организации системы внутреннего контроля в организации.

Структура

Механизм контроллинга на любом предприятии осуществляется посредством иерархической подчиненности контролирующих органов. На каждом участке есть ответственные за проведение наблюдательных и проверочных мероприятий органы. Как выглядит образец системы внутреннего контроля в организации с точки зрения структурно-иерархического подчинения?

Конечно же, многое зависит от формы правления на предприятии. С маленькой фирмой и кадровым штатом в три-четыре человека все понятно, там и контролировать особо нечего, этим занимается непосредственный руководитель. Но в крупных предприятиях все иначе: чем больше компания, тем больше соответствующих мероприятий внутреннего контроля должно распространяться по ее структурным отделам. К примеру, организация внутреннего контроля в корпоративных системах осуществляется в разрезе нескольких структурных блоков:

• Первый блок - совет директоров, основной и непоколебимый управленческий аппарат, которым централизованно осуществляется управление и контроль.
• Второй блок - предполагает разветвление контроля от совета директоров на два основные органа в виде аппарата правления и комитета по аудиту.
• Третий блок - предусматривает разделение контроля от аппарата правления на руководителей всех существующих на фирме отделений, которые контролируют, в свою очередь, непосредственную деятельность своих подчиненных в каждом отделе.
• Четвертый блок - подразумевает рассредоточение контроллинговых обязанностей комитета по аудиту на подразделение по управлению рисками и подразделение внутреннего контроля.

Исходя из блочного структурирования органов контроля в компании, можно сделать вывод о том, что в корпоративных формах правления предусмотрено два направления: это отдельные структурные органы внутри предприятия и начальники отделов, которые ведут наблюдение за своими подчиненными. Зачастую именно так и происходит организация системы внутреннего контроля на предприятии.

Немного иначе выглядит структура надзора финансовых учреждений. Система внутреннего контроля кредитной организации предусматривает шесть основных источников распространения соответствующих мероприятий на определенных уровнях иерархии:

• органы управления кредитной организацией;
• руководитель и его заместители;
• главный бухгалтер и его заместитель;
• ревизионная комиссия или ревизор в одном лице;
• специальные контролирующие подразделения;
• иные структурные подразделения органов контроля кредитной организации.

Виды

Классификация разновидностей внутреннего надзора довольно многогранна ввиду большого количества признаков подразделения. Так, создание системы внутреннего контроля организации предусматривает несколько разветвлений по главным направлениям.

По порядку осуществления:

• административный;
• управленческий;
• финансовый;
• технологический;
• правовой;
• бухгалтерский.

По форме предоставления:

• фактический;
• компьютерный;
• документальный.

По временному признаку:

• предварительный;
• текущий;
• последующий.

По полноте охвата:

• полный и частичный;
• сплошной или выборочный;
• комплексный или тематический.

Методы

Помимо перечисленных видов надзора, ревизионные процедуры, производимые на предприятии, могут проявляться в осуществлении различных методологических подходов к проверке. Поэтому организация системы внутреннего контроля на предприятии предполагает применение набора трех основных методических направлений.

Общеметодические приемы:

• Аудит - предполагает контроль бухгалтерской деятельности и финансовой отчетности.
• Мониторинг - предполагает штудирование корректности произведенных процедур по конкретным направлениям в конкретных отделах предприятия.
• Ревизия - осуществляется посредством проведения проверочных манипуляций с документацией.
• Анализ - производит расчет конкретных экономических показателей и сверяет их со значениями нормы.
• Тематическая проверка - производится на предмет чего-то конкретного, к примеру, проверка кассы и наличных денежных средств.
• Служебное расследование - возникает в случае, когда выявлено какое-то несоответствие регламенту или правонарушение материально-ответственного лица.

Приемы документального контроля:

• Юридическая оценка - относится непосредственно к полномочиям юротдела на предприятии с проверочными мероприятиями по части договоров и прочей документации.
• Логический контроль - выполняется с целью проверки рентабельности осуществляемых хозяйственных операций, отраженных в соответствующих документах.
• Арифметическая проверка - проявляется в конкретном просчете и сравнении показателей в документах с реальными данными.
• Встречная проверка - предполагает поднятие первички за конкретный период и ее анализ: сюда относятся товарно-транспортные накладные, налоговые накладные, корректировки к налоговым накладным и другое.
• Формальная проверка - предусматривает контроль за наличием обязательных документов, на основании которых осуществлялись те или иные операции.
• Сравнительная проверка - выявляет неточности и несоответствия в цифровых, суммарных, эквивалентных данных.

Приемы фактического контроля:

• Инвентаризация - предусматривает проверку системой внутреннего контроля бухгалтерского учета в организации наличия и пересчета такого имущества, как основные средства, материальные и нематериальные активы, денежные средства в кассе, безналичные финансы на счетах в банке и прочее.
• Экспертиза - проводится методом привлечения эксперта или состоящего в штате специалиста в конкретном вопросе определенной направленности.
• Визуальное наблюдение - предполагает контроль за сотрудником и его трудовой деятельностью со стороны. Например, так может наблюдать старший бухгалтер за выполнением своих обязанностей рядовым бухгалтером.
• Контрольный замер - отличается внезапным решением осуществить проверку на предмет количественного или качественного воспроизводства той или иной операции на предприятии с целью ее сравнения с нормой.
• Анализ управленческой информации - предопределяет изучение приказов, распоряжений, указов внутреннего характера и проверку результатов их выполнения.

Функции

Организация системы внутреннего надзора в организации любой формы собственности предусматривает выполнение соответствующими органами конкретных функций. Ведь каждая контроллинговая операция предполагает достижение определенного результата. Глобальным результатом должна стать бесперебойная работа предприятия с регулярным и стабильным объемом дохода. А достичь его представляется возможным только при выполнении совокупности стратегических функций. Вот некоторые из них:

• Мониторинг хозяйственной деятельности компании и ее внешней среды - включает в себя отслеживание тенденций рынка, изменений в потребностях спроса, а также конкурентные объекты и политику их деятельности.
• Разработка стратегических направлений деятельности предприятия - предусматривает достижение главной цели компании за счет тактических шагов в операционно-экономической деятельности.
• Создание системы оценки рисков и управления ими - контролирующие органы любого предприятия должны иметь представление о том, какие ему угрожают неблагоприятные факторы внутри его деятельности.
• Оценивание проектов инвестирования и капиталовложения - внутренним контролем должны проводиться работы по оценке продуктивности, рациональности и доходности инвестируемых им проектов.

Переходя от общего к частному, можно выделить текущие функции системы внутреннего контроля бухгалтерского учета в организации, как основополагающие информационные данные для проведения качественного внутреннего инспектирования на предприятии:

• изучение действующих систем бухучета;
• оценка продуктивности и рентабельности этих систем;
• финансовый анализ и контроль бухгалтерского учета;
• мониторинг методов контроллинга;
• соответствие законодательству на глобальном уровне;
• соблюдение внутреннего регламента сотрудниками;
• оценка уровня надежности предоставляемых информационных данных;
• консультирование в бухгалтерских, налоговых, правовых вопросах;
• участие в непосредственной автоматизации бухгалтерского, управленческого и налогового учета;
• проверка выполнения плановых показателей.

Этапы

Как и любая другая хозяйственная или процессуальная процедура, проведение контролирующих мероприятия предусматривает поэтапную очередность выполнения конкретных задач. Вот какими основными этапами организации системы внутреннего контроля характеризуется подобного рода процессия:

1. Инициирование проверки. Любая контрольная акция проводится либо по распоряжению руководства компании, либо в качестве запланированных мероприятий. Осуществляется проверка на основании приказа директора или в плановом расписании контроллинговых процедур.
2. Планирование контроля. Каждой проверке предшествует выявление какого-то несоответствия в функционале предприятия или желание руководящих лиц оценить положение вещей внутри персонала и выполняемой им работы. Поэтому перед непосредственными контрольными процедурами осуществляется плановое обследование подлежащего проверке участка и разработка тактических направлений в воспроизведении предстоящих мероприятий.
3. Непосредственное проведение проверки. На конкретно заданном участке за конкретно обозначенный период времени берутся к обследованию определенные документы и анализируются хозяйственные операции в их взаимосвязи со смежными процессами экономической деятельности на предприятии.
4. Подготовка результатов проверки. По итогам всех проверочных операций результаты контроллинга подлежат обязательному документированию для предоставления итоговых показателей руководству компании.
5. Проведение соответствующих работ после изучения результатов проверки. В ходе проведения контролирующих операций выявляются правонарушения, совершенные материально-ответственными лицами, обнаруживаются отклонения от норм, просматриваются случаи халатного отношения некоторых сотрудников к работе, влекущие за собой в каком-то смысле урон для экономики предприятия в целом. Поэтому подобные ситуативные прецеденты дают реакцию со стороны руководящего аппарата в виде выговора, депремирования или увольнения нерадивых подчиненных. Помимо этого, в обязательном порядке проводится анализ полученных данных и делаются выводы касательно возможной модернизации трудового процесса, требуемой на данном этапе в целях повышения эффективности деятельности компании в целом.

Анализ

Анализ системы внутреннего контроля в организации имеет немаловажное значение в поддержании качества и корректности проведения внутреннего аудита на предприятии. Почему он так важен в системе современного предпринимательства? Потому что анализ и оценка системы внутреннего контроля организации являются толчком для разработки рекомендаций по его совершенствованию и модернизации хозяйственного процесса в целом. Не только сама по себе проверка процессуальных операций экономической деятельности предприятия важна, но и уровень эффективности ее проведения может повлиять на процветание и рентабельное функционирование фирмы как таковой.

Анализ системы внутреннего организации осуществляется соответствующими органами централизованной подчиненности компании по следующим направлениям:

• разбор контроллинговых процессий как объекта аналитического исследования;
• обследование квалификационного потенциала и профессионализма выполняющих контролирующие мероприятия сотрудников;
• рассмотрение качества организации плановых работ, проведенных проверяющими в виде подготовки к самому процессу ревизии;
• проверка законспектированного плана стратегических действий в ходе проведения внутреннего аудита на уровне предприятия;
• исследование наличия планов проверок на перспективу, а также анализ их актуальности и глубины рассматриваемой контролирующим аппаратом проблематики.

Оценка

Понятие анализа неразрывно связывают с понятием оценки. В обширном понимании этот термин предполагает установление абсолютной или относительной ценности исследуемого объекта, предмета, явления. В плане экономического подтекста оценка системы внутреннего контроля организации подразумевает сопоставление с нормой проведенных ревизорами в ходе проверки действий, а также рассмотрение качества составленных ими мероприятий, направленных на выявление несоответствий, неточностей, ошибок в процессе хозяйственной деятельности. Попросту говоря, это проверка качества работы самих проверяющих.

Совокупность двух смежных понятий - оценки и анализа - предопределяет необходимость проведения дополнительных мероприятий после проверки. Ведь по итогам анализа системы внутреннего контроля бухгалтерского учета в организации оценивается необходимость ужесточения, к примеру, трудового регламента касательно оформления и хранения документооборота, или же принимаются решения о более тщательных и более частых инвентаризациях основных средств предприятия, поскольку в этой части бухучета зачастую встречаются несоответствия с предыдущими показателями, и так далее. И это касается не только конкретно бухгалтерии предприятия. То есть, иными словами, оценка результатов, полученных в ходе проверки, дает возможность судить о необходимости совершенствования системы внутреннего контроля организации или, наоборот, сделать выводы о ее качественном функционировании на данном конкретном этапе. Оценивая приобретенные в ходе проверки итоговые показатели, можно также оценить работу самих контролирующих органов, исходя из глубины и содержательности их доклада по окончании контрольных мероприятий.

Требования

При всем при этом не стоит забывать, что применяемая организацией система внутреннего контроля должна соответствовать установленным нормам и регламенту. Причем осуществляться данное соответствие должно как на уровне предприятия, так в плане соблюдения действующего законодательства. Федеральной налоговой службой предусмотрено следование всех существующих организаций как субъектов хозяйствования приказу от 16 июня 2017 года «Об утверждении Требований к организации системы внутреннего контроля». Вот что эти требования собой представляют:

• Создание такого контролирующего аппарата в компании, который будет обеспечивать упорядоченное и эффективное ведение хозяйственной деятельности, достижение положительных финансовых результатов, сохранность активов и имущества предприятия.
• Формирование адаптированной для проведения качественного контроллинга среды внутри компании.
• Разработка системы управления возможными рисками.
• Возможность проверки существующих фактов уклонения от уплаты налогов, сборов, взносов по страхованию.
• Раскрытие необходимой информации о возможных рисках и предоставление ее руководству в должной форме.
• Выполнение контрольных процедур, направленных на минимизацию и снижение уровня рисков.

Исходя из требований к организации системы внутреннего контроля, можно сделать выводы о серьезной доле значения, которая отведена именно рискам - существующим возможным угрозам, которые являются неотъемлемым элементом потенциальных страхов предпринимателей.

Риски

Модель внутреннего контроля, ориентированного на риск, - это модель, которая позволяет анализировать угрозы предприятия, обусловленные необходимостью овладения достоверной информацией об активах и обязательствах данного экономического субъекта. Ориентирование на риски в организации системы внутреннего контроля подразумевает цель руководства компании получать разумную степень уверенности в том, что компания будет достигать поставленных целей наиболее эффективным образом. И в этом ключе главное предназначение контроля - это обеспечение своевременного выявления и анализа рисков надежности бухгалтерской отчетности, соответствия деятельности сотрудников регламенту и предусмотренным учетной политикой предприятия нормам регламентирования рабочего трудового процесса, а также выполнение финансово-хозяйственных планов, эффективное использование ресурсов, правдивость финансовой и управленческой информации. Поэтому главным щитом для осуществляющего хозяйственную деятельность субъекта предпринимательства в борьбе с угрозами и рисками, мешающими ему функционировать в нормальных условиях, является качественно построенный и правильно организованный контроль.