Организация и ведение бюджетного учета материальных запасов. Учет тмц в бюджетных организациях. Как списать материальные запасы в бюджетном учреждении: порядок списания

Материальные запасы - это важнейший актив предприятия. Какими именно ресурсами они могут быть представлены и какими могут быть основные направления деятельности на предприятии, связанные с управлением данными запасами?

Что относится к товарно-материальным запасам и на какие разновидности они классифицируются в бухгалтерском учете

В соответствии с п. 2 ПБУ 5/01, материальный запас - это активы, которые:

  • используются как сырье или материалы в целях выпуска продукции на продажу, выполнения работ, услуг;
  • подлежат продаже без дальнейшей переработки;
  • используются для решения управленческих задач внутри организации.

Выпущенная предприятием готовая продукция из исходных материальных запасов - это актив, который также относится к материально-производственным запасам (МПЗ).

Чем отличаются основные средства от МПЗ — по существу и строкам в балансе

Рассматриваемые активы следует отличать от основных средств. Вторые представлены следующими активами (п. 4 ПБУ 6/01):

  • предназначенными для использования в производстве товаров, работ, услуг, для управленческих нужд фирмы или для сдачи фирмой в аренду;
  • предназначенными для использования в течение срока, превышающего 12 месяцев;
  • не предназначенными изначально для последующей перепродажи;
  • способными приносить фирме экономические выгоды в будущем.

В целом основные средства — это ценности, которые используются как средства труда, которые применяются в целях переработки материальных запасов или их задействования в качестве готового прибавочного продукта.

МПЗ и основные средства отражаются в разных строках бухгалтерского баланса. Актив первого типа — в строке 1210, второго — в строке 1150.

Как материальные запасы учитываются на счете 10

Все юрлица обязаны вести бухгалтерский учет материальных запасов - это обязательное требование к их хозяйственной деятельности (п. 1 ст. 2 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ). При этом хозяйственные операции, отражающие оборот материальных запасов, регистрируются на счете 10 Плана счетов бухучета. К нему открываются различные субсчета (для сырья и материалов, топлива, тары и т. д.). Соответствующие хозоперации регистрируются с использованием оправдательных документов (накладных, ордеров, актов и т. д.).

Прочие МПЗ — что к ним относится

Термин «прочие МПЗ» главным образом характеризует бухучет бюджетных учреждений. В бюджетном учете — осуществляемом государственными и муниципальными организациями — к прочим материально-производственным запасам относятся (п. 118 приказа Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н):

  • специальное оборудование для исследований,
  • посадочные материалы,
  • реактивы,
  • посуда,
  • канцелярские принадлежности,
  • средства гигиены,
  • электрические лампочки,
  • тара,
  • корма,
  • книги,
  • иные подобные активы.

Классифицируемые как прочий материальный запас ресурсы - это активы бюджетных учреждений, которые, как и в случае с запасами коммерческих организаций, учитываются на отдельных счетах бухучета. По Единому плану счетов (общему для всех бюджетных организаций) используется счет 105 06.

При этом он во многих случаях дополняется 3-значным аналитическим кодом КОСГУ. Например, отражающим увеличение стоимости материальных запасов.

В коммерческом учете к «прочим» в порядке, определенном локальными нормативами, как правило, относятся запасы с наименьшей степенью существенности с точки зрения применения в производственном процессе (исходя из критериев, установленных ответственными специалистами фирмы).

Увеличение стоимости материальных запасов (что входит в них по счету 340 бюджетного учета)

Термин «увеличение стоимости материальных запасов» может рассматриваться в нескольких аспектах. Так, в бюджетном учете под ним понимается факт отнесения на статью кода КОСГУ 340 расходов по оплате договоров на приобретение материальных запасов (приказ Минфина России от 01.07.2013 № 65н).

Соответствующий код по КОСГУ применяется казенными, бюджетными учреждениями, а также организациями, что имеют полномочия по получению бюджетных средств. На нем регистрируются расходы государственной или муниципальной организации на покупку или изготовление МПЗ. Они могут быть представлены такими объектами, как:

  • медикаменты и медицинская техника,
  • продукты питания,
  • топливо,
  • стройматериалы,
  • мебель,
  • запчасти,
  • спецоборудование для исследований,
  • корма.

В коммерческом учете под увеличением стоимости МПЗ понимается факт списания тех или иных расходов, связанных с закупкой запасов, на увеличение их стоимости. Каждое подобное списание регистрируется отдельной проводкой.

Для чего применяется методика анализа состояния складских материальных ресурсов

Анализ состояния материальных запасов - это одно из важнейших направлений деятельности сотрудников предприятия, ответственных за работу с данными ресурсами. Он может осуществляться, к примеру, в целях определения потребности фирмы в этих запасах.

Узнать больше об анализе материальных запасов вы можете в статье .

Оптимизация размера заказа предполагает определение потребности в материальных запасах

Данное направление анализа занимается расчетом нормативного показателя потребности фирмы в тех или иных материальных запасах — так, чтобы оптимизировать их закупки в нужном объеме при заказе у поставщиков. При этом задача ответственных специалистов сводится к нахождению такого количества запасов, которого, с одной стороны, достаточно для поддержания производственного процесса, с другой — не слишком много с точки зрения величины расходов на их приобретение и содержание.

Таким образом, на большинстве предприятий определение нормы по материальным запасам - это необходимая часть анализа состояния МПЗ вкупе с определением факторов, влияющих на их объем.

Нормирование расхода запасов материальных ресурсов и факторы, влияющие на величину МПЗ

Запасы с точки зрения оценки потребности в них могут быть классифицированы по различным основаниям. Так, распространен подход, по которому запасы делятся:

  • на те, что необходимы для обеспечения ассортимента товаров или стабильной отгрузки готовой продукции по контрактам (их, как правило, меньше всего по объему);
  • на те, что необходимы для поддержания полного цикла производства (обычно они вторые по объему);
  • на те, что нужны для поддержания производства между поставками запасов от поставщиков (предполагается, что их будет больше всего);
  • на страховые — которые применяются в случае перебоя с поставками или не предусмотренного расчетами увеличения потребности в запасах (как правило, их порядка 10% от тех, что относятся к предыдущей категории).

Для каждого из указанных запасов считается оптимальный и, как следствие, нормативный показатель длительности или объема исходя из таких факторов, как:

  • динамика расходования МПЗ (в соотнесении, к примеру, с динамикой спроса на производимые товары);
  • периодичность завозов МПЗ от поставщика, комплектность завозов;
  • ассортимент выпускаемой продукции.

Итоги

Материальный запас - это ресурсы организации, на основе которых создается прибавочный продукт, или же используемые в качестве прибавочного продукта. Все организации, включая бюджетные, должны вести учет запасов. Работа с МПЗ, как правило, предполагает определение потребности хозяйствующего субъекта в них, а также осуществление анализа эффективности управления материальными запасами.

Узнать больше об управлении материальными запасами на предприятии вы можете в статьях:

"Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение", 2008, N 6

Деятельность бюджетного учреждения невозможна без использования канцелярских, хозяйственных товаров, запасных частей к оргтехнике и т.д. Поэтому нелишним будет напомнить об особенностях бюджетного учета материальных запасов.

Согласно п. 48 Инструкции по бюджетному учету, утвержденной Приказом Минфина России от 10.02.2006 N 25н (далее - Инструкция N 25н), к материальным запасам относятся:

  • предметы, используемые в деятельности учреждения в течение периода, не превышающего 12 месяцев, независимо от их стоимости;
  • предметы, используемые в деятельности учреждения в течение периода, превышающего 12 месяцев, но не относящиеся к основным средствам в соответствии с ОКОФ (Общероссийский классификатор основных средств);
  • готовая продукция.

Учет операций по расходу материальных запасов, их выбытию из эксплуатации, перемещению внутри учреждения ведется в Журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов (ф. 0504071).

Аналитический учет материальных запасов ведется на карточках количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041).

Аналитический учет продуктов питания ведется в Оборотной ведомости по нефинансовым активам (ф. 0504035). Записи в ведомости производятся на основании данных Накопительной ведомости по приходу продуктов питания (ф. 0504037) и Накопительной ведомости по расходу продуктов питания (ф. 0504038).

Операции по перемещению материальных запасов внутри учреждения, передаче их в эксплуатацию осуществляются в регистрах аналитического учета материальных запасов на основании:

  • Требования-накладной (ф. 0315006);
  • Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210).

Списание материалов и продуктов питания производится на основании:

  • Меню-требования на выдачу продуктов питания (ф. 0504202);
  • Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210);
  • Путевого листа (ф. 0340002, 0345001, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007) для списания всех видов топлива;
  • Акта о списании материальных запасов (ф. 0504230);
  • Акта о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143).

Учет поступления материальных запасов

Материальные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической стоимости с учетом сумм НДС, предъявленных учреждению поставщиками и подрядчиками (кроме их приобретения (изготовления) в рамках деятельности, приносящей доход, облагаемой НДС, если иное не предусмотрено налоговым законодательством РФ).

В фактическую стоимость материальных запасов включаются:

  • суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику (продавцу);
  • суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, вознаграждения посреднической организации, связанные с приобретением материальных ценностей;
  • таможенные пошлины и иные платежи;
  • суммы, уплачиваемые за заготовку и доставку (транспортные услуги) материальных запасов до места их использования, включая страхование доставки;
  • суммы, уплачиваемые за доведение материальных запасов до состояния, в котором они пригодны к использованию в запланированных целях (доработка, сортировка, фасовка и улучшение технических характеристик полученных запасов, не связанные с их использованием);
  • иные платежи, непосредственно связанные с приобретением материальных запасов.

Фактическая стоимость материальных запасов, полученных учреждением по договору дарения, а также остающихся от выбытия основных средств и другого имущества, определяется исходя из их текущей рыночной стоимости на дату принятия к бухгалтерскому учету, а также сумм, уплачиваемых учреждением за доставку материальных запасов и приведение их в состояние, пригодное для использования.

Под текущей рыночной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи указанных активов на дату принятия к бухгалтерскому учету.

Примечание. Основные принципы определения рыночной цены прописаны в ст. 40 НК РФ:

  • рыночной ценой товара (работы, услуги) признается цена, сложившаяся при взаимодействии спроса и предложения на рынке идентичных (а при их отсутствии - однородных) товаров (работ, услуг) в сопоставимых экономических (коммерческих) условиях;
  • рынком товаров (работ, услуг) признается сфера обращения этих товаров (работ, услуг), определяемая исходя из возможности покупателя (продавца) реально и без значительных дополнительных затрат приобрести (реализовать) товар (работу, услугу) на ближайшей по отношению к покупателю (продавцу) территории РФ или за ее пределами;
  • идентичными признаются товары, имеющие одинаковые характерные для них основные признаки. При определении идентичности товаров учитываются, в частности, их физические характеристики, качество и репутация на рынке, а также страна происхождения и производитель. При определении идентичности товаров незначительные различия в их внешнем виде могут не приниматься во внимание.

Материальные запасы, не принадлежащие учреждению, но находящиеся в его пользовании или распоряжении в соответствии с условиями договора, учитываются в размере стоимости, предусмотренной в договоре (п. 53 Инструкции N 25н).

Оценка материальных запасов, стоимость которых при приобретении определена в иностранной валюте, производится в валюте РФ путем пересчета суммы в иностранной валюте по курсу Центрального банка, действующему на дату принятия запасов к бухгалтерскому учету (п. 54 Инструкции N 25н).

Фактическая стоимость приобретенных материальных запасов формируется на соответствующих счетах аналитического учета, открываемых к счету 0 105 00 000 "Материальные запасы" в случаях, когда поставщиком является одно юридическое лицо. Например , если закупка материальных запасов производится на основании одного договора, объектом которого являются и покупка, и доставка товаров. В случае если поставщиками материальных запасов и затрат, связанных с их приобретением, является более чем одно юридическое лицо, расходы отражаются на счете 0 106 04 340 "Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)". Например , при закупке материалов заключены два отдельных договора: на покупку и доставку товара.

Фактическая стоимость материальных запасов при их изготовлении хозяйственным способом и (или) безвозмездном получении формируется на счете 0 106 04 340 "Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)". При оприходовании таких материальных запасов оформляется запись по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 0 105 00 000 "Материальные запасы" (0 105 05 340, 0 105 06 340, 0 105 02 340, 0 105 03 340, 0 105 04 340) и кредиту счета 0 106 04 440 "Уменьшение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)".

Суммы НДС, уплаченные при приобретении материальных запасов, не включаются в их фактическую себестоимость, если они не только оплачиваются за счет средств от предпринимательской деятельности, но и используются при изготовлении продукции, выполнении работ или оказании услуг, которые подлежат налогообложению. В остальных случаях, когда материальные запасы приобретены за счет средств, полученных от предпринимательской деятельности, не подлежащей обложению НДС, суммы данного налога включаются в фактическую стоимость приобретенных материальных запасов.

В состав расходов на приобретение материальных запасов включаются:

  • расходы по заготовке и доставке материальных ценностей;
  • расходы по содержанию заготовительно-складского подразделения учреждения (если материалы приобретаются за счет средств от предпринимательской деятельности);
  • расходы на услуги транспорта по доставке материалов до места их использования, если они не включены в цену материалов, установленную договором.

При приобретении запасов для предпринимательской деятельности за счет заемных средств (по разрешению главного распорядителя) в фактическую стоимость материальных запасов включаются начисленные проценты по заемным средствам, если они привлечены для приобретения этих материальных запасов.

В соответствии с п. 236 Инструкции N 25н материалы, не принадлежащие учреждению, но находящиеся в его пользовании или распоряжении, учитываются на забалансовых счетах в оценке, предусмотренной в договоре, или в оценке, согласованной с собственником этих материалов. Такие материалы подлежат использованию только в целях, определенных собственником. Если материалы передаются учреждению для выполнения работ за счет средств целевого назначения, они учитываются на балансовых счетах бюджетного учета и подлежат использованию в установленных целях. Учреждение должно обеспечить раздельный учет подобных материалов и материалов, используемых в основной деятельности.

В случае если имеются расхождения с данными документов поставщика, составляется Акт о приемке материалов (ф. 0315004). При этом по дебету соответствующего счета учета материальных запасов отражают стоимость фактически поступивших материалов, разница (если производилась предварительная оплата) относится на счета учета расчетов.

Излишки материальных запасов, выявленные при инвентаризации, приходуются по рыночной стоимости в дебет соответствующих счетов счета 0 105 00 000 "Материальные запасы" и кредит счета 0 401 01 180 "Прочие доходы".

Фактическая стоимость материалов, изготавливаемых собственными силами, формируется на счете 0 106 04 000 "Изготовление материалов, готовой продукции (работ, услуг)". При оприходовании этих материалов счет учета материалов по дебету корреспондируется со счетом 0 106 04 440 "Уменьшение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)".

Материалы, полученные от ликвидации основных средств, оцениваются по рыночной стоимости с учетом их фактического состояния. Например , материалы от разборки основных средств приходуются в качестве запасных частей для ремонта и учитываются по рыночной стоимости. Оприходование этих материальных запасов следует производить на соответствующие счета аналитического учета счета 0 105 00 000 "Материальные запасы" на основании акта о списании объекта основных средств, в котором отражается поступление материальных ценностей от списания основных средств (Письмо Минфина России от 20.06.2007 N 02-14-10а/1535).

Учет выбытия материальных запасов

Материальные запасы списываются по фактической стоимости каждой единицы материалов или по средней фактической стоимости. Оценка по средней фактической стоимости производится по каждой группе (виду) материалов путем деления общей фактической стоимости группы (вида) запасов на их количество, которая складывается соответственно из средней фактической стоимости и количества остатка на начало месяца и поступивших материальных запасов за текущий месяц (п. 55 Инструкции N 25н). Бюджетному учреждению необходимо выбрать один из этих методов списания и регламентировать его в своей учетной политике.

Списание материальных запасов, израсходованных на нужды учреждения, отражается по дебету счета 0 401 01 272 "Расходование материальных запасов" и кредиту соответствующих счетов счета 0 105 00 000 "Материальные запасы", например списание стоимости израсходованных продуктов питания:

Дебет 0 401 01 272 "Расходование материальных запасов"

Кредит 0 105 02 440 "Уменьшение стоимости продуктов питания".

Аналогично в бюджетном учете списывается недостача материальных запасов в пределах норм естественной убыли. Убыль в размерах, превышающих указанные нормы, а также недостача материальных запасов списываются в дебет счета 0 401 01 172 "Доходы от реализации активов". Одновременно производится запись на сумму по рыночной стоимости к возмещению за счет виновных лиц. При наличии оснований и документально оформленного решения органа, уполномоченного принимать решения о списании, производится списание таких материальных запасов за счет соответствующих источников учреждения. Такой же порядок применяется в отношении горюче-смазочных материалов, которые подлежат списанию на расходы только в пределах установленных норм.

Внутреннее перемещение

Внутреннее перемещение материальных запасов между материально ответственными лицами в учреждении отражается по дебету счета 0 105 00 340 "Материальные запасы" в аналитике соответствующих счетов и кредиту счета 0 105 00 340 "Материальные запасы" в аналитике соответствующих счетов. Отражение в учете операций по перемещению материальных запасов внутри учреждения, их передаче в эксплуатацию ведется в журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов. При внутреннем перемещении материальных запасов их стоимость не меняется.

Виды материальных запасов

На счете 0 105 01 000 "Медикаменты и перевязочные средства" учитываются бюджетными учреждениями медикаменты, компоненты, эндопротезы, бактерийные препараты, сыворотки, вакцины, кровь, перевязочные средства и др. при их наличии или приобретении. Независимо от отраслевой принадлежности учреждения или структурного подразделения на этом счете учитываются спирт и дорогостоящие медикаменты (п. 61 Инструкции N 25н).

На счете 0 105 02 000 "Продукты питания" учитываются продукты питания, продовольственные пайки, молочные смеси, лечебно-профилактическое питание и т.д. (п. 62 Инструкции N 25н).

Специфика бухгалтерского учета продуктов питания определяется особенностями деятельности соответствующего бюджетного учреждения или структурного подразделения. Как правило, продукты питания передаются со склада (кладовой) в производство на основании Меню-требования на выдачу продуктов питания (ф. 0504202). При этом кредитуется счет 0 105 02 440 "Уменьшение стоимости продуктов питания" и дебетуется счет 0 106 04 340 "Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)".

На счете 0 105 03 000 "Горюче-смазочные материалы" учитываются все виды топлива, горюче-смазочных материалов (ГСМ): дрова, уголь, торф, бензин, керосин, мазут, автол и пр. (п. 63 Инструкции N 25н).

В учреждениях, использующих различные виды ГСМ, должен быть организован их раздельный учет в зависимости от направлений использования (для нужд транспортного обеспечения, обеспечения работы машин и механизмов, отопления и т.п.).

На счете 0 105 04 000 "Строительные материалы" учитываются все виды строительных материалов. Перечень материалов, отнесенных к строительным, приведен в п. 64 Инструкции N 25н:

  • силикатные материалы (цемент, песок, гравий, известь, камень, кирпич, черепица), лесные материалы (лес круглый, пиломатериалы, фанера и т.п.), строительный металл (железо, жесть, сталь, цинк листовой и т.п.);
  • металлоизделия (гвозди, гайки, болты, скобяные изделия и т.п.), санитарно-технические материалы (краны, муфты, тройники и т.п.), электротехнические материалы (кабель, лампы, патроны, ролики, шнур, провод, предохранители, изоляторы), химико-москательные (краска, олифа, толь и т.п.) и другие аналогичные материалы;
  • готовые к установке строительные конструкции и детали (металлические, железобетонные и деревянные конструкции, блоки и сборные части зданий и сооружений, сборные элементы, оборудование для отопительной, вентиляционной, санитарно-технической системы (отопительные котлы, радиаторы и т.п.));
  • оборудование, требующее монтажа и предназначенное для установки. К оборудованию, требующему монтажа, относится оборудование, которое может быть введено в действие только после сборки его частей и прикрепления к фундаменту или опорам зданий и сооружений, а также комплекты запасных частей такого оборудования. При этом в состав оборудования включается и контрольно-измерительная аппаратура или другие приборы, предназначенные для монтажа в составе установленного оборудования, а также другие материальные ценности, необходимые для строительства.

Поступление строительных материалов в бюджетных учреждениях отражается аналогично поступлению материалов общего назначения - по дебету счета 0 105 04 340 "Увеличение стоимости строительных материалов" и кредиту счетов учета расчетов и расходов.

При строительстве или реконструкции, осуществляемой хозяйственным способом, израсходованные материалы списываются непосредственно на счета учета капитальных вложений.

Согласно п. 65 Инструкции N 25н на счете 0 105 05 000 "Мягкий инвентарь" учитываются следующие виды мягкого инвентаря:

  • белье (рубашки, сорочки, халаты и т.п.);
  • постельное белье и принадлежности;
  • одежда и обмундирование, включая спецодежду;
  • обувь, включая специальную;
  • спортивная одежда и обувь;
  • прочий мягкий инвентарь.

Предметы мягкого инвентаря при поступлении их в учреждение маркируются материально ответственным лицом в присутствии руководителя учреждения или его заместителя и работника бухгалтерии специальным штампом несмываемой краской без порчи внешнего вида предмета с указанием наименования учреждения, а при выдаче предметов в эксплуатацию производится дополнительная маркировка с указанием года и месяца выдачи их со склада. Маркировочные штампы должны храниться у руководителя учреждения или его заместителя.

Мягкий инвентарь выдается в эксплуатацию по Требованию-накладной (ф. 0315006).

Пришедшие в негодность предметы мягкого инвентаря списываются с баланса учреждения с учетом сроков и норм износа по Акту о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143). Списанные предметы мягкого инвентаря после утверждения акта подлежат утилизации и оприходованию ветоши.

В соответствии с п. 66 Инструкции N 25н на счете 0 105 06 000 "Прочие материальные запасы" учитываются материалы, не нашедшие отражения на других счетах, в том числе те, которые учитывались ранее на отдельных субсчетах, например:

  • хозяйственные материалы (электрические лампочки, мыло, щетки и др.), используемые для текущих нужд учреждений, канцелярские принадлежности (бумага, карандаши, ручки, стержни и др.);
  • посуда;
  • возвратная или обменная тара (бочки, бидоны, ящики, банки стеклянные, бутылки и т.п.), как свободная (порожняя), так и находящаяся с материальными ценностями;
  • книжная, иная печатная продукция, в том числе печатная сувенирная продукция, предназначенная для продажи, кроме библиотечного фонда и бланочной продукции;
  • запасные части, предназначенные для ремонта и замены изношенных частей в машинах и оборудовании, транспортных средствах, объектах производственного и хозяйственного инвентаря;
  • материалы специального назначения;
  • иные материальные запасы.

При организации и ведении бухгалтерского учета материалов для хозяйственных нужд следует иметь в виду, что выданные со склада в эксплуатацию канцелярские принадлежности, хозяйственные материалы по Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210) списываются по бюджетному учету на расходы в дебет счетов 0 401 01 272 "Расходование материальных запасов", 0 106 04 340 (272) "Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)", при этом в бюджетном учреждении должны быть установлены внутренние нормы расходов материалов.

В составе прочих материальных запасов учитывается книжная и иная печатная продукция, которая согласно требованиям нормативных документов не подлежит учету в составе библиотечного фонда. Объекты библиотечного фонда учитываются в составе основных средств (Письмо Минфина России от 16.04.2007 N 02-14-10а/890).

В настоящее время порядок организации и ведения учета библиотечного фонда регулируется Инструкцией об учете библиотечного фонда, утвержденной Приказом Минкультуры России от 02.12.1998 N 590 "Об утверждении Инструкции об учете библиотечного фонда".

В соответствии с п. 4.1 данной Инструкции объектами учета библиотечного фонда являются документы, поступающие в библиотеку и выбывающие из нее, независимо от вида документов и их материальной основы. Таким образом, по общему правилу не подлежат учету в составе библиотечного фонда книжные издания и прочая печатная продукция, поступающие в учреждения, в которых нет библиотеки.

Также не подлежат учету и не включаются в фонд библиотеки материалы служебного назначения (программные продукты, являющиеся рабочим инструментом библиотечных работников и программистов, и материалы, приобретаемые для оформления библиотеки, других подсобных работ, не связанных с комплектованием библиотечного фонда).

Пример 1 . Бюджетное учреждение за счет средств бюджета приобрело канцелярские товары:

  • карандаши, ручки, бумагу (срок полезного использования менее 12 месяцев) на сумму 1000 руб.;
  • калькулятор, дыроколы (срок полезного использования более 12 месяцев) на сумму 800 руб.

Стоимость доставки - 200 руб. Заключены два отдельных договора: на покупку и доставку товаров.

В бухгалтерском учете будут сделаны следующие проводки:

Отражена стоимость канцелярских

товаров, отнесенная к материальным

Отражена стоимость доставки

Оприходованы канцелярские товары

Оплачены материальные запасы

Оплачена доставка

Приняты к бухгалтерскому учету

канцелярские товары, отнесенные к

основным средствам

Оплачены канцтовары, отнесенные к

основным средствам

Списаны канцтовары, отнесенные к

основным средствам

Примечание. При оприходовании материальных запасов стоимость транспортной доставки пропорционально включена в стоимость материальных запасов и основных средств. Такой способ распределения транспортных затрат следует отразить в учетной политике учреждения.

Пример 2 . Подотчетным лицом приобретены товары за счет приносящей доход деятельности, облагаемой НДС, на сумму 2000 руб., в том числе НДС - 305,08 руб.

Порядок отражения операций в бухгалтерском учете следующий:

О.Фурагина

Эксперт журнала

"Силовые министерства и ведомства:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение", 2009, N 8

БЮДЖЕТНЫЙ УЧЕТ МАТЕРИАЛЬНЫХ ЗАПАСОВ

Как известно, приобретение материальных запасов бюджетными учреждениями может осуществляться за счет бюджетных и внебюджетных средств. При этом в зависимости от источника финансирования применяются как бюджетный, так и налоговый учет материальных запасов. Бюджетный учет осуществляется на основании Инструкции по бюджетному учету, утвержденной Приказом Минфина России от 30.12.2008 N 148н (далее - Инструкция N 148н), налоговый - на основании Налогового кодекса. Объекты материальных запасов являются неотъемлемой частью финансово-хозяйственной деятельности бюджетных учреждений, в том числе и силовых ведомств.

В целях сокращения времени бухгалтеров, отводимого на изучение нормативных материалов, разберем в статье основные вопросы организации бюджетного учета материальных запасов и операций, связанных с их использованием.

Перечень объектов, относимых к материальным запасам, приведен в п. 51 Инструкции N 148н. При этом стоит отметить, что по сравнению с перечнем, представленным в Инструкции по бюджетному учету, утвержденной Приказом Минфина России от 10.02.2006 N 25н (далее - Инструкция N 25н), новый перечень более масштабный за счет детализации предметов, используемых в деятельности учреждения в течение периода, превышающего 12 месяцев, но не относящихся к основным средствам в соответствии с ОКОФ. К таким предметам отнесены:

Орудия лова (тралы, неводы, сети, мережи и прочие) независимо от их стоимости и срока службы;

Бензомоторные пилы, сучкорезки, сплавной трос, сезонные дороги, усы и временные ветки лесовозных дорог, временные здания в лесу сроком эксплуатации до двух лет (передвижные обогревательные домики, котлопункты, пилоточные мастерские, бензозаправки и прочее) независимо от их стоимости;

Специальные инструменты и специальные приспособления (инструменты и приспособления целевого назначения, предназначенные для серийного и массового производства определенных изделий или для изготовления индивидуального заказа) независимо от их стоимости; сменное оборудование, многократно используемые в производстве приспособления к основным средствам и другие вызываемые специфическими условиями изготовления устройства - изложницы и принадлежности к ним, прокатные валки, воздушные фурмы, челноки, катализаторы и сорбенты твердого агрегатного состояния и т.п. независимо от их стоимости и срока службы;

Специальная одежда, специальная обувь, а также постельные принадлежности независимо от их стоимости и срока службы;

Форменная одежда, вещевое имущество, одежда и обувь в учреждениях здравоохранения, просвещения, социального обеспечения и других учреждениях, состоящих на бюджете, независимо от стоимости и срока службы;

Временные сооружения, приспособления и устройства, затраты по возведению которых относятся на стоимость строительно-монтажных работ в составе накладных расходов;

Тара для хранения товарно-материальных ценностей;

Предметы, предназначенные для выдачи напрокат, независимо от их стоимости;

Молодняк животных и животные на откорме, птица, кролики, пушные звери, семьи пчел, подопытные животные;

Многолетние насаждения, выращиваемые в питомниках в качестве посадочного материала.

Кроме того, как и ранее, в Инструкции N 25н к материальным запасам относятся также:

Предметы, используемые в деятельности учреждения в течение периода, не превышающего 12 месяцев, независимо от их стоимости;

Готовая продукция.

В соответствии с п. 50 Инструкции N 148н учет материальных запасов ведется на счете 105 00 000 "Материальные запасы" в разрезе счетов:

105 01 000 "Медикаменты и перевязочные средства";

105 02 000 "Продукты питания":

105 03 000 "Горюче-смазочные материалы";

105 04 000 "Строительные материалы";

105 05 000 "Мягкий инвентарь";

105 06 000 "Прочие материальные запасы";

105 07 000 "Готовая продукция".

Принятие материальных запасов к учету

Как и ранее, материальные запасы принимаются к бюджетному учету по фактической стоимости с учетом сумм НДС, предъявленных учреждению поставщиками и подрядчиками (кроме их приобретения (изготовления) в рамках деятельности, облагаемой НДС, если иное не предусмотрено налоговым законодательством РФ).

При этом фактическая стоимость отлична от условий приобретения материальных запасов. Так, если материальные запасы приобретаются за плату, фактической стоимостью признаются суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику (продавцу); суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением материальных ценностей; таможенные пошлины и иные платежи, связанные с приобретением материальных запасов; вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретены материальные запасы, в соответствии с условиями договора; суммы, уплачиваемые за заготовку и доставку (транспортные услуги) материальных запасов до места их использования, включая страхование доставки; суммы, уплачиваемые за доведение материальных запасов до состояния, в котором они пригодны к использованию в запланированных целях (подработка, сортировка, фасовка и улучшение технических характеристик полученных запасов, не связанные с их использованием), и иные платежи (п. 52 Инструкции N 148н).

Если оплата осуществляется в валюте РФ в сумме, эквивалентной иностранной валюте, то фактическая стоимость определяется с учетом суммовой разницы, под которой понимается разница между рублевой оценкой фактически произведенной оплаты, выраженной в иностранной валюте, кредиторской задолженности по оплате запасов, исчисленной по официальному или иному согласованному курсу на дату принятия ее к бюджетному учету, и рублевой оценкой этой кредиторской задолженности, исчисленной по официальному или иному согласованному курсу на дату ее погашения.

Никто не запрещает учреждению изготавливать материальные запасы самому. В таком случае фактическая стоимость будет определена исходя из затрат, связанных с изготовлением данных активов.

В случае получения бюджетным учреждением материальных запасов в виде дарения, излишков при инвентаризации фактическая стоимость будет определяться исходя из рыночных цен на дату принятия к бюджетному учету, а также сумм, уплачиваемых учреждением за доставку материальных запасов и приведение их в состояние, пригодное для использования.

Фактическая стоимость материальных запасов при их приобретении, изготовлении хозяйственным способом, безвозмездном получении в рамках нескольких договоров формируется на счете 106 04 440 "Увеличение стоимости изготовления материальных запасов, готовой продукции (работ, услуг)" и лишь потом приходуется по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 105 00 340 "Материальные запасы".

Рассмотрим на примере приобретение учреждением силового ведомства канцтоваров за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности.

Пример 1. Учреждение исполнения наказаний за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, облагаемой НДС, приобрело 472 пары обуви по цене 300 руб. на общую сумму 141 600 руб. (в том числе НДС - 21 600 руб.). Транспортная доставка оплачена по отдельному договору и составила 3000 руб. (без НДС). Произведена предоплата за обувь в размере 30% (42 480 руб.).

В бухгалтерском учете данные операции будут отражены таким образом:

Сумма, руб.

Оплачен аванс поставщику обуви

Поступила в учреждение обувь

Выделен НДС

Зачтен ранее оплаченный аванс

Предъявлен к вычету НДС по приобретенной обуви

Оплачена транспортная доставка

Обувь поставлена на учет

Произведен окончательный расчет с поставщиком

Если учреждение приобретает материальные запасы без дополнительных расходов, их приобретение отражается проводкой:

Дебет счета 105 06 340 "Увеличение стоимости прочих материальных запасов"

Кредит счета 302 22 730 "Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов".

При приобретении материальных запасов бухгалтерам бюджетных учреждений в целях недопущения нецелевого использования средств следует принимать во внимание перечень активов, учитываемых в составе прочих материальных запасов. Так, например, приобретая монитор для компьютера взамен вышедшего из строя, расходы следует производить не по статье 310 "Увеличение стоимости основных средств" КОСГУ, а по статье 340 "Увеличение стоимости материальных запасов" КОСГУ, как запасные части, предназначенные для ремонта.

Аналогичным образом следует проводить расходы при приобретении книжной продукции, а именно - учитывать дальнейшее ее использование в деятельности учреждения. Если она приобретается для библиотечного фонда, расходы следует производить по статье 310 КОСГУ, если нет - по статье 340 КОСГУ.

В случае установления фактов нецелевого использования бюджетных средств к нарушителям могут применяться меры бюджетного, административного и уголовного законодательства РФ (ст. 289 БК РФ).

К мерам бюджетного законодательства относятся изъятие в бесспорном порядке средств, используемых не по целевому назначению, а также блокировка расходов. Под блокировкой расходов понимаются сокращение лимитов бюджетных обязательств по сравнению с бюджетными ассигнованиями либо отказ в подтверждении принятых бюджетных обязательств, если бюджетные ассигнования в соответствии с законом (решением) о бюджете выделялись главному распорядителю бюджетных средств (субъекту РФ, муниципальному образованию или другому получателю бюджетных средств) на выполнение определенных условий, однако к моменту составления лимитов бюджетных обязательств либо подтверждения принятых бюджетных обязательств эти условия оказались невыполненными (ст. 231 БК РФ).

К мерам административного воздействия относится наложение административного штрафа как на должностных, так и на юридических лиц (ст. 15.14 КоАП РФ):

На должностных лиц - от 4000 до 5000 руб.;

На юридических лиц - от 40 000 до 50 000 руб.

К уголовной ответственности привлекают при нецелевом расходовании средств, совершенном в крупном и особо крупном размере (от 1 500 000 до 7 500 000 руб.), и наказывают штрафом в размере от 100 000 до 300 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от одного года до двух лет, либо арестом на срок от четырех до шести месяцев, либо лишением свободы на срок до двух лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет или без такового (ст. 285.1 УК РФ).

В случае выявления нецелевого использования бюджетных средств, совершенного группой лиц по предварительному сговору или в особо крупном размере (свыше 7 500 000 руб.), наказание назначается в виде штрафа в размере от 200 000 до 500 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от одного года до трех лет либо лишения свободы на срок до пяти лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет или без такового.

Также много вопросов у бухгалтеров бюджетных учреждений вызывает принятие на учет материальных запасов, остающихся после выбытия основных средств, а также по договору дарения.

Как было указано выше, такие материальные запасы стоит учитывать по рыночной стоимости. Согласно п. 13 Инструкции N 148н под рыночной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи указанных активов на дату принятия к бюджетному учету. Из каких источников можно определить рыночные цены? Для решения данного вопроса можно воспользоваться положениями ст. 40 НК РФ. Согласно п. 11 этой статьи при определении и признании рыночной цены товара, работы или услуги используются официальные источники информации о рыночных ценах на товары, работы или услуги и биржевых котировках.

Пример 2. Военное образовательное учреждение получило по договору дарения мониторы для компьютеров. Текущая рыночная стоимость мониторов составляет 59 000 руб., в том числе НДС - 9000 руб. С передающей стороной был заключен договор дарения, согласно которому мониторы должны использоваться для ремонта компьютеров. За доставку мониторов транспортной организации уплачено 3540 руб., в том числе НДС - 540 руб.

В бюджетном учете операции по приему дара отразятся следующим образом:

Фактическая стоимость материалов (запасных частей), полученных от ликвидации основных средств, также определяется исходя из их текущей рыночной стоимости на дату принятия материалов к учету.

Стоит обратить внимание бухгалтеров на новое положение, отраженное в Инструкции N 148н, касающееся правил принятия к бюджетному учету материальных запасов (материалов, комплектующих, запасных частей, ветоши, дров и т.п.), остающихся в распоряжении учреждения по результатам проведения демонтажных и (или) ремонтных работ, в том числе работ по разукомплектации объектов нефинансовых активов. В Инструкции N 25н об этом не говорилось. В новой Инструкции указанные операции отражаются проводкой (п. 60 Инструкции N 148н):

Дебет счетов 105 04 340 "Увеличение стоимости строительных материалов", 105 06 340 "Увеличение стоимости прочих материальных запасов"

Кредит счета 401 01 180 "Прочие доходы".

Еще одно нововведение касается отражения в бюджетном учете поступления материальных запасов в натуральной форме при возмещении ущерба, причиненного виновным лицом. В этом случае в бухгалтерском учете возмещение ущерба будет отражено проводкой:

Дебет счетов аналитического учета счета 105 00 000 "Материальные запасы"

Кредит счета 401 01 172 "Доходы от реализации активов".

Аналитический учет материальных запасов ведется на карточках количественно-суммового учета материальных ценностей.

Аналитический учет продуктов питания ведется в оборотной ведомости по нефинансовым активам. Записи в оборотную ведомость по нефинансовым активам производятся на основании данных накопительной ведомости по приходу продуктов питания и накопительной ведомости по расходу продуктов питания. Ежемесячно в оборотной ведомости по нефинансовым активам подсчитываются обороты и выводятся остатки на конец месяца.

Материально ответственные лица ведут учет материальных запасов в книге (карточке) учета материальных ценностей по наименованиям, сортам и количеству.

Оприходование материальных запасов отражается в регистрах бюджетного учета на основании первичных учетных документов (накладных поставщика и т.п.).

В тех случаях, когда имеются расхождения с данными документов поставщика, составляется акт о приемке материалов (ф. 0315004).

Перемещение материальных запасов

Как определено п. 61 Инструкции N 148н, отражение в учете операций по перемещению материальных запасов внутри учреждения, передаче их в эксплуатацию осуществляется в регистрах аналитического учета материальных запасов путем изменения материально ответственного лица на основании таких первичных документов, как:

Требование-накладная (ф. 0315006);

Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210).

Внутреннее перемещение материальных запасов между материально ответственными лицами в учреждении отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 105 00 000 "Материальные запасы" и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 105 00 000 "Материальные запасы".

Списание материальных запасов

Списание материалов производится одним из следующих способов (п. 58 Инструкции N 148н):

По фактической стоимости каждой единицы;

По средней фактической стоимости.

Оценка материальных запасов по средней фактической стоимости осуществляется по каждой группе (виду) запасов путем деления общей фактической стоимости группы (вида) запасов на их количество, складывающееся соответственно из средней фактической стоимости и количества остатка на начало месяца, а также поступивших запасов в текущем месяце на дату списания (отпуска). При этом Инструкция N 148н не обязывает применять только один способ списания. Отсюда следует, что учреждение вправе выбрать наиболее приемлемый для той или иной группы материалов вариант списания и отразить его в учетной политике.

Списание израсходованных материальных запасов, потерь в объеме норм естественной убыли материальных запасов, а также пришедших в негодность предметов мягкого инвентаря и посуды на основании оправдательных документов отражается по дебету счетов 401 01 272 "Расходование материальных запасов", 106 04 340 "Увеличение стоимости изготовления материальных запасов" и кредиту счетов аналитического учета счета 0 105 00 440.

Списание материальных запасов при их реализации, выявленных недостач, хищений отражается по дебету счета 401 01 172 "Доходы от реализации активов" и кредиту счетов аналитического учета счета 105 00 440 "Материальные запасы".

Списание материалов и продуктов питания производится на основании таких документов, как:

Меню-требование на выдачу продуктов питания (ф. 0504202);

Ведомость на выдачу кормов и фуража (ф. 0504203);

Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210);

Путевой лист (ф. 0340002, 0345001, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007) применяется для списания в расход всех видов топлива;

Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230);

Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143). Применяется для списания мягкого инвентаря и посуды. При этом списание посуды производится на основании данных книги регистрации боя посуды (ф. 0504044).

Рассмотрим для начала списание мягкого инвентаря.

Как установлено п. 68 Инструкции N 148н, объекты мягкого инвентаря учитываются в составе материальных запасов на счете 105 05 000 "Мягкий инвентарь". На данном счете учитываются следующие виды мягкого инвентаря:

Белье (рубашки, сорочки, халаты и т.п.);

Постельное белье и принадлежности (матрацы, подушки, одеяла, простыни, пододеяльники, наволочки, покрывала, мешки спальные и т.п.);

Одежда и обмундирование, включая спецодежду (костюмы, пальто, плащи, полушубки, платья, кофты, юбки, куртки, брюки и т.п.);

Обувь, включая специальную (ботинки, сапоги, сандалии, валенки и т.п.);

Спортивная одежда и обувь (костюмы, ботинки и т.п.);

Прочий мягкий инвентарь.

Их списание производится на основании акта о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143). Он составляется материально ответственным лицом и подписывается комиссией, назначаемой руководителем учреждения. Указанный документ оформляется в двух экземплярах: один экземпляр сдается в бухгалтерию, а другой остается у материально ответственного лица.

Пример 3. Военный госпиталь за счет средств федерального бюджета приобрел 100 комплектов медицинских халатов по цене 300 руб. за комплект. Халаты были доставлены на склад. В этом же месяце в количестве 20 шт. они были переданы материально-ответственному лицу для дальнейшей выдачи медицинских халатов в отделении.

На возвращенные, пришедшие в негодность халаты составлен акт на списание.

В бухгалтерском учете данные операции будут отражены следующим образом:

Сумма, руб.

Поступили на склад госпиталя медицинские халаты

Оплачены поставщику медицинские халаты

Переданы халаты материально- ответственному лицу

Списаны медицинские халаты по истечении срока их полезного использования

Эта операция характерна для бюджетных учреждений, имеющих на балансе или в аренде транспортные средства. Основными документами, подтверждающими расход ГСМ, являются путевой лист, контрольно-кассовый чек с заправочной станции, талоны или топливные карты. В путевом листе указываются данные о пробеге автомобиля на момент выезда из гаража и на момент приезда обратно, место отправления и место назначения, пройденный за день километраж, марка автомобиля, Ф.И.О. водителя, норма расхода топлива.

Списание ГСМ осуществляется по нормам, утвержденным Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р "О введении в действие Методических рекомендаций "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте". В этом Распоряжении приведены значения базовых, транспортных и эксплуатационных норм расхода топлива для автомобильного подвижного состава общего назначения, нормы расхода топлива на работу специальных автомобилей, порядок их применения, формулы и методы расчета нормативного расхода топлива при эксплуатации, справочные нормативные данные по расходу смазочных материалов, значения зимних надбавок и другая информация.

Базовая норма расхода топлива зависит от конструкции автомобиля, его агрегатов и систем, категории, типа и назначения автомобильного подвижного состава (легковые, автобусы, грузовые), вида используемого топлива. При расчете базовой нормы учитывают массу автомобиля в снаряженном состоянии, типизированный маршрут и режим движения в условиях эксплуатации в пределах правил дорожного движения. Нормы расхода топлива на 100 км пробега автомобиля определены в литрах бензина или дизтоплива для бензиновых и дизельных автомобилей. Транспортная норма (норма на транспортную работу) включает в себя базовую норму и зависит или от грузоподъемности, или от нормируемой загрузки пассажиров, или от конкретной массы перевозимого груза. Эксплуатационная норма устанавливается на основе базовой или транспортной нормы с использованием поправочных коэффициентов (надбавок). Базовая норма также зависит от грузоподъемности, или от нормируемой загрузки пассажиров, или от массы перевозимого груза.

Нормы расхода топлива могут повышаться или понижаться в зависимости от условий, при которых эксплуатируется транспортное средство. В случае применения нескольких надбавок норма расхода топлива определяется с учетом их суммы или разности. В частности, нормы могут увеличиваться с учетом следующих обстоятельств:

1) времени года. Норма расхода топлива и смазочных материалов в зимнее время (в зависимости от климатических районов страны) увеличивается с 5 до 20%;

2) работы автотранспорта на дорогах общего пользования (I, II и III категорий) со сложным планом, вне пределов городов и пригородных зон, где в среднем на 1 км пути имеется более пяти закруглений (поворотов) радиусом менее 40 м (то есть на 100 км пути не менее 500 м), надбавка может составлять до 10%, на дорогах общего пользования IV и V категорий - до 30%;

3) работы автотранспорта в городах с определенной плотностью населения. Чем выше плотность населения, тем больше надбавка к норме расхода топлива. Так, если плотность населения превышает 3 млн человек, размер надбавки, которую может установить организация, составляет до 25%, от 1 до 3 млн человек - до 20% и т.д.;

4) обкатки новых автомобилей. При пробеге первой тысячи километров новыми автомобилями (обкатке) и автомобилями, вышедшими из капитального ремонта, а также при централизованном перегоне таких автомобилей своим ходом в одиночном состоянии предполагается надбавка в размере до 10%; при перегоне автомобилей в спаренном состоянии - до 15%, в строенном - до 20%.

Материальные запасы бюджетного учреждения – это сырье, материалы, готовая продукция и товары. Материалы организация может использовать как для собственных нужд, так и направлять на продажу. Рассмотрим таблицы проводок по материальным запасам.

К материальным запасам бюджетные организации в первую очередь относят имущество, которое служит меньше 12 месяцев. При этом стоимость этого имущества значения не имеет.

Перечень объектов, которые можно классифицировать как материалы приведен в пункте 98 . А перечень материалов вы найдете в пункте 99 Инструкции № 157н.

Счет 105 материальные запасы в бюджетном учреждении

Материальные запасы учитывайте на счете 105.00 «Материальные запасы». Его аналитика зависит от вида ценностей:

Конкретный перечень материалов, которые учитываются на том или ином аналитическом счете, можно посмотреть в пункте 118 Инструкции № 157н.

Последние изменения в учете материалов произошли с 1 января 2018 года. Они связаны с вступлением в силу Федеральных стандартов бухгалтерского учета. Так, пунктами 54–56 Стандарта «Концептуальные основы бухучета и отчетности» установлен порядок определения стоимости безвозмездно полученных материалов, не учтенных ранее объектов, а также материалов, которые получили при разборе, утилизации и ликвидации имущества. Такие МЗ нужно учитывать по справедливой стоимости. Рассчитать ее можно методом рыночных цен.

Учет поступления материалов в бюджетном учреждении

Материальные запасы можно приобрести за плату или получить безвозмездно от других организаций. Кроме того, материалы могут образоваться в процессе деятельности учреждения. Например, при ликвидации . Рассмотрим, как учесть поступление МЗ во всех трех случаях.

Случай № 1. Приобретение материалов договорам за плату у поставщиков

Основание для оприходования материалов в первом случае – первичные документы, которые предоставит поставщик. Это могут быть счета, счет-фактуры, накладные, а также документы, подтверждающие качество товаров.

Материалы, которые приобрели у поставщиков, нужно отражать в бухучете по фактической стоимости. В дальнейшем эта стоимость не меняется. Исключение – переоценка МЗ.

В таблице ниже приведены типовые проводки для первого случая поступления материальных запасов.

№ Операция Дебет Кредит
Расходы понесены в рамках одного договора
1. Поступили материальные запасы по фактической стоимости:
– от поставщика по безналичному расчету; 0.105.XX.340 0.302.34.730
– от подотчетника 0.208.34.660
Расходы понесены в рамках нескольких договоров
1. Отражены расходы, связанные с приобретением материальных запасов:
1.1 при безналичном расчете:
– расходы по договору поставки; 0.106.X4.340 0.302.34.730
0.302.XX.730
– пошлины 0.303.05.730
1.2 при расчетах через подотчетника:
– расходы на приобретение материальных запасов; 0.106.X4.340 0.208.34.660
– другие расходы, связанные с приобретением материалов (например, на доставку, упаковку) 0.208.XX.660
2. Приняты к учету материальные запасы по сформированной фактической стоимости 0.105.XX.340 0.106.X4.340

Случай № 2. Материалы поступили по договору дарения безвозмездно

Во втором случае поступление МЗ оформляют также, как и в первом. Но при отсутствии первичных документов необходимо составить . Этот документ подтвердит, что учреждение получило материалы.

При поступлении материалов от организаций госсектора, они должны предоставить . На основании данного документа можно принять МЗ к учету.

Ниже приведены типовые проводки по безвозмездному получению материалов.

№ Операция Дебет Кредит
1 Отражено безвозмездное поступление материальных запасов:
– в рамках движения объектов между головным учреждением, обособленным подразделением (на основании извещения ф. 0504805 и первички); 0.105.XX.340 0.304.04.340
– при закреплении права оперативного управления в случае получения от органов власти и госучреждений (на основании извещения ф. 0504805 и первички); 4.401.10.189
– от организаций и граждан (кроме случаев закрепления права оперативного управления); 2.401.10.189
– от наднациональных организаций и правительств иностранных государств; 2.401.10.152
– от международных финансовых организаций 2.401.10.153

Случай № 3. Поступление материалов, образовавшихся в результате деятельности учреждения

Ниже приведены основные случаи, когда в учреждении могут образоваться материалы и типовые проводки, по их отражению в бухучете.

В процессе деятельности учреждения МЗ могут образоваться в результате:

  • выявления излишков:
  • ликвидации ОС:
  • демонтажа и ремонта имущества:
  • воpмещения ущерба виновным лицом:
  • от собственного производства:

Учет списания материалов в бюджетном учреждении

Списывать материалы в бухучете учреждение может по разным причинам. Например, при выдаче МЗ в эксплуатацию или производство, при выявлении недостачи или в случае порчи имущества. В зависимости от причин списания бухгалтер определяет форму документа, на основании которого будет произведено списание материалов в бухучете.

В таблице ниже приведен перечень документов, которые могут быть использованы при списании МЗ.

Причина списания материалов Какими документами оформить
МЗ передаются от одного МОЛ другому с целью выдачи имущества в эксплуатацию

Операцию можно оформить одним из следующих документов в зависимости от вида передаваемых в эксплуатацию материалов:
- требование-накладная (ф. 0504204);
- ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения ();
- ведомость на выдачу кормов и фуража (ф. 0504203).
МЗ списываются с баланса при выдаче в эксплуатацию или производство

Выбор формы первичного документа зависит от вида списываемых МЗ:
- ведомость на выдачу кормов и фуража (ф. 0504203);
- меню-требование на выдачу продуктов питания (ф. 0504202);
- акт о списании материальных запасов (ф. 0504230);
- ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210);
- путевой лист для списания в расход всех видов топлива.
МЗ списываются при выявлении недостачи - акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143);
- акт о списании материальных запасов (ф. 0504230).

Существуют два способа определения стоимости, по которой можно списать материалы:

Способы определения стоимости списания МЗ Описание способа
1. Фактическая стоимость каждой единицы материалов При списании нужно взять фактическую стоимость единицы МЗ. Для этого бухгалтеру должно быть известна поставка той или иной единицы
2. Средняя стоимость Чтобы определить среднюю стоимость списания МЗ (на дату списания) нужно: к стоимости остатка материальных запасов на начало месяца прибавить стоимость материальных запасов, поступивших за месяц, эту сумму разделить на количество материальных запасов на начало месяца и прибавить количество материальных запасов, поступивших за месяц

При списании материалов используйте типовые проводки, которые приведены в таблице ниже.

Учреждение может выдавать материалы в пользование своим сотрудникам. Например, это может быть форменная одежда. В этом случае материалы после списания с баланса нужно отразить на забалансовом счете 27. Н забалансовом счете материалы нужно отражать в разрезе МОЛ. В бухучете при этом нужно сделать проводки:

Внутреннее перемещение материальных запасов в бюджетных учреждениях

При выдаче материалов в эксплуатацию в бухучете нужно отразить внутренне перемещение между материально-ответственными лицами. Обычно основанием для отражения в учете подобных ситуаций является требование-накладная (ф. 0504204). Образец данного документа приведен ниже.

Скачать пустой бланк формы 0504204 Требование-накладная

Скачать заполненный образец 0504204 Требование-накладная

Внутреннее перемещение отражается в бухучете следующей проводкой:

Передача материальных запасов между учреждениями

Порядок и проводки безвозмездного поступления материалов мы уже рассмотрели выше. Теперь разберемся, как отразить в бухучете передачу материалов безвозмездно другим учреждениям и организациям.

В таблице ниже приведены типовые проводки по безвозмездной передаче материалов другим организациям.

Наименование операции Основание
Безвозмездная передача материальных запасов в порядке, предусмотренном законодательством

п. 36, 37 Инструкции № 174н, Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н
– государственным и муниципальным организациям Дебет 2.401.20.241 Кредит 2.105.21.440 – 2.105.26.440, 2.105.31.440 – 2.105.36.440, 2.105.44.440, 2.105.46.440 Основание: Извещение (ф. 0504805), первичные документы, подтверждающие передачу материальных ценностей (например, акт о приеме-передаче)
– иным организациям (за исключением государственных (муниципальных)) Дебет 2.401.20.242
– наднациональным организациям и иностранным государствам Дебет 2.401.20.252
– международным организациям Дебет 2.401.20.253
Вложение материальных запасов в уставный капитал организаций при создании некоммерческих организаций (в соответствии с действующим законодательством) Дебет 0.215.00.530 Кредит 0.105.21.440 – 0.105.26.440,
0.105.31.440 – 0.105.36.440 		Основание: Первичные документы, подтверждающие передачу материальных ценностей (например, акт о приеме-передаче) п. 36, 37

Инвентаризация материальных запасов в бюджетных учреждениях

Для того, чтобы выявить излишки или недостачи материалов, учреждения проводят инвентаризацию. Она бывает обязательная и добровольная. Например, обязательно нужно проводить инвентаризацию перед годовой отчетностью.

Все выявленные при инвентаризации излишки и недостачи нужно отразить в бухучете. В таблице ниже приведены типовые проводки, как это сделать.

Содержание операции Бухгалтерская запись Документальное оформление Примечание
дебет кредит
Оприходование неучтенных материальных запасов, выявленных при инвентаризации, по текущей оценочной стоимости 0.105.21.340 – 0.105.26.340, 0.105.31.340 – 0.105.36.340 0.401.10.180 Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092), акт о приемке материалов (материальных ценностей) (ф. 0504220) п. 34 Инструкции № 174н, п. 25 Инструкции к Единому плану счетов № 157н
Выбытие материальных запасов при принятии решения об их списании комиссией о поступлении и выбытии активов: п. 37 Инструкции № 174н
– пришедших в негодность вследствие физического износа 0.401.10.172 0.105.21.440 – 0.105.26.440, 0.105.31.440 – 0.105.36.440 Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230), акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143)
– вследствие выбытия помимо воли бюджетного учреждения (при выявленных недостачах, хищениях, уничтожениях при террористических актах)
– пришедших в негодность вследствие стихийных и иных бедствий, опасного природного явления, катастрофы 0.401.20.273 0.105.21.440 – 0.105.26.440, 0.105.31.440 – 0.105.36.440, 0.105.44.440, 0.105.46.440

Под материальными запасами понимаются различные вещественные элементы, используемые в процессе хозяйствования деятельности в качестве предметов труда. Они целиком потребляются в каждом хозяйственном и производственном цикле и полностью переносят свою стоимость на расходы бюджетных организаций и стоимость производимой ими продукции.

Классификация материалов в бюджетных организациях положена в основу учета по синтетическим счетам. Для учета МЗ предназначены счета:

  • 105.01. - « медикаменты»
  • 105.02. - « продукты питания»
  • 105.03. - «ГСМ»
  • 105.04. - « строительные материалы»
  • 105.05. - «мягкий инвентарь»
  • 105.06. - «прочие МЗ»

Бюджетные учреждения имеют определенные нормы запасов МЗ в минимальных размерах, обеспечивающих бесперебойную работу учреждения.

Нормы запасов материалов устанавливаются в днях или процентах к их годовому расходу. Так, нормы запасов могут устанавливаться для следующих групп материалов: материалы для учебных, научных и других специальных целей, продукты питания, медикаменты, перевязочные средства и аптекарские запасы, топливо. Превышение установленных норм является нарушением бюджетной дисциплины, и вышестоящая организация имеет право уменьшить финансирование по соответствующим статьям на сумму превышения фактического остатка материалов против норм.

Для учета материальных запасов необходимы правильная организация складского хозяйства, классификация и оценка материалов.

Систематизированный перечень всех материалов, используемых в учреждении, с точным их наименованием представляет собой единую номенклатуру.

Каждому наименованию материалов в этом перечне присваивается постоянный номенклатурный номер, устанавливается единица измерения и проставляется цена.

Материалы оцениваются в учете и бухгалтерском балансе по ценам их приобретения. Транспортные расходы по доставке материалов списываются на соответствующие статьи расходов в зависимости от ассигнований, за счет которых они приобретались.

В каждом бюджетном учреждении должен быть установлен четкий порядок, обеспечивающий своевременный контроль за фактическим поступлением материалов. Принимая материальные запасы, заведующий складом (кладовщик) обязан проверить соответствие качества, сорта, качества поступивших материалов данным, указанным в документах (счет-фактура, накладная).

Материальные запасы отражаются на синтетических счетах по фактической себестоимости их приобретения или учетным ценам. Фактическая себестоимость материальных ресурсов определяется исходя из затрат на их приобретение, включая оплату процентов за приобретение в кредит, предоставленный поставщиком этих ресурсов, наценки (надбавки), комиссионные вознаграждения, уплаченные снабженческим, внешэкономическим организациям, стоимость услуг товарных бирж, таможенные пошлины, расходы на транспортировку и доставку, осуществляемые силами сторонних организаций.

В большей части организаций текущий учет материальных запасов ведут по твердым учетным ценам- по средним покупным ценам, по плановой себестоимости и др., т.к. исчисление фактической себестоимости заготовления каждого вида сырья и материалов требует значительных затрат труда и времени. Отклонение фактической себестоимости материалов от средней покупной цены или от плановой себестоимости учитывают на отдельных аналитических счетах по группам материалов.

Определение фактической себестоимости материальных запасов списываемых на производство разрешается производить следующими методами оценки запасов:

  • - по себестоимости единицы запасов
  • - по средней себестоимости
  • - по себестоимости первых по времени приобретений (метод ФИФО)

Метод ФИФО независимо от того, какая партия материалов отпущена в производство, сначала списываются материалы по цене (себестоимости) первой закупленной партии, затем по цене второй партии и т.д. в порядке очередности, пока не будет получен общий расход материалов за месяц.

По себестоимости последних по времени приобретений(метод ЛИФО)

При методе ЛИФО применяют другое правило: вначале списываются материалы по себестоимости последней партии, затем по себестоимости предыдущей и т.д.

Единицей учета материальных запасов является каждый вид, сорт, марка, размер материалов, т.е. каждый номенклатурный номер.

Первичные документы по поступлению и расходу производственных запасов играют важную роль в организации материального учета, так как являются его основой. Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием материальных ресурсов.

Первичные документы по движению материалов должны тщательно оформляться, обязательно содержать подписи лиц, совершивших операции, и коды соответствующих объектов учета. Контроль за соблюдением правил оформления движения материальных запасов возложен на главного бухгалтера и руководителей соответствующих подразделений.

Поступающие в организацию материалы оформляются бухгалтерскими документами в следующем порядке. Вместе с отгрузкой продукции поставщик высылает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы- платежное требование (в 2-х экземплярах- один непосредственно покупателю, другой через банк), товарно-транспортные накладные, квитанцию к железнодорожной накладной и др. Документы поступают в бухгалтерию, где проверяется правильность их оформления. После этого они передаются ответственному исполнителю по снабжению.

В отделе снабжения поступающие документы проходят проверку на соответствие объема, ассортимента, сроков поставки, цен, качества материалов и прочих указанных в них данных договорным условиям. Кроме этого, для контроля за поступлением грузов в отделе снабжения ведут журнал учета поступивших грузов. В нем указываются: регистрационный номер, дату записи, наименование поставщика, дату и номер транспортного документа, номер, дату и сумму счета, род груза, номер и дату приходного ордера или акта о приемке запроса о розыске груза. В примечаниях делают отметку об оплате счета.

Экспедитор принимает на станции прибывшие материалы по количеству мест и массе. В случае обнаружения недостачи мест или массы, повреждение тары, порчи материалов составляют коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации или поставщику.

Принятые грузы экспедитор доставляет на склад организации и сдает их заведующему склада, который проверяет соответствие количества и качества материалов данным счета поставщика. Поступление материалов оформляется распиской материально-ответственного лица на документах поставщика (счете, акте, накладной, товарно-транспортной накладной). При централизованной доставке материальных ценностей приемка их подтверждается не только распиской материально- ответственного лица в сопроводительном документе поставщика, но и печатью бюджетного учреждения.

Учет материалов на складах ведется в книге складского учета материалов. До начала записей в книге нумеруются все страницы, на обороте последней страницы подписывается главный бухгалтер. На каждый вид материалов открывается отдельная страница; после каждой записи по приходу и расходу выводятся остатки. Такие записи на основе первичных документов материально-ответственные лица делают в тот же день.

В случае расхождения фактических данных о поступивших материалах с данными поставщика комиссией составляется акт приемки в 2-х экземплярах с обязательным участием заведующего складом и представителя от поставщика или незаинтересованной организации.

Отпуск материалов со склада учреждения осуществляется на основании документов, утвержденных руководителем учреждения. Расходные документы по содержанию и назначению можно объединить в две группы: разовые требования и накопительные документы. К первой группе относятся: накладная(требование), применяющаяся при выдаче материалов со склада и при перемещении материалов внутри учреждения; меню-требование ф.№ 45-МЗ, использующиеся для выдачи продуктов питания со склада; путевой лист для списания в расход автомобильного бензина. Вторая группа включает ведомость выдачи материалов на нужды учреждения ф.№410.

Бензин списывается по фактическому расходу, но не свыше норм, утвержденных для отдельных марок автомобилей.

Списание материалов или продуктов питания производится по ценам их приобретения или средним ценам, если они приобретались по разным ценам.

В установленные дни документы по приходу и расходу материалов сдают в бухгалтерию организации по реестру приемки-сдачи документов, составленному в 2-х экземплярах. Первый из них сдается в бухгалтерию под расписку бухгалтера на втором экземпляре, второй остается на складе. В подтверждение проверки бухгалтер расписывается в книге(карточке) против каждой проверенной записи. Обнаруженные ошибки исправляют непосредственно на месте.

К материальным запасам относятся предметы, используемые в деятельности учреждения в течение периода, не превышающего 12 месяцев, независимо от их стоимости, предметы, используемые в деятельности учреждения в течение периода, превышающего 12 месяцев, но не относящиеся к основным средствам в соответствии с ОКОФ, и готовая продукция.

Материальные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической стоимости с учетом сумм налога на добавленную стоимость, предъявленных учреждению поставщиками и подрядчиками (кроме их приобретения (изготовления) в рамках деятельности, приносящей доход, облагаемой НДС, если иное не предусмотрено налоговым законодательством Российской Федерации), в соответствии с Инструкцией по бюджетному учету от 10.02.2006 № 25н.

В фактическую стоимость материальных запасов входят те же самые элементы, что и в первоначальную стоимость основных средств, за исключением регистрационных сборов, так как регистрации подлежит только движимое и недвижимое имущество в соответствии с ГК РФ.

При учете материальных запасов разница понятий фактической стоимости для целей бухгалтерского учета и для целей налогообложения существенной роли не играет. Тем не менее необходимо владеть этой информацией.

Материальные запасы, приобретенные за счет бюджетных и целевых средств и внебюджетных средств, не облагаемых НДС, принимаются к учету вместе с НДС. А материальные запасы, приобретенные за счет внебюджетных средств, облагаемых НДС, принимаются к учету без НДС. Сумма НДС в таком случае относится в дебет счета 2 21001 560 «Расчеты по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам и услугам».

Пример 1. Бюджетным учреждением приобретены строительные материалы для текущего ремонта за счет бюджетных средств безналичным путем. В бюджетном учете отражены следующие операции (таблица № 1 и 2).

Таблица 1. Приобретение материалов за счет средств бюджета

Таблица 2. Оплата за доставку произведена поставщику отдельно

Проводка

Сумма, руб.

Перечислен аванс в счет поставки стройматериалов

Оприходованы строительные, материалы (для последующего формирования учетной стоимости материалов)

Перечислено поставщику за строительные материалы

Зачет аванса (предоплаты) за поставку стройматериалов

Акцептован счет за доставку строительных материалов

Оплачен счет за доставку строительных материалов

Сформирована стоимость строительных материалов

Необходимо обратить внимание на то, что доставка включается в фактическую стоимость материальных запасов, формирование учетной стоимости проводится с применением счета 1 10604 340, если оплата производится по разным договорам (как во второй части примера).

Пример 2. Подотчетным лицом приобретены канцелярские принадлежности за счет приносящей доход деятельности, облагаемой НДС и имеющей право на вычет НДС, на сумму 3 599 руб., в том числе НДС - 549 руб. Порядок отражения операций по приказу № 25н приведен в таблице № 3.

Таблица 3. Приобретение материалов подотчетными лицами за счет предпринимательской деятельности, облагаемой НДС

Если материальные запасы поступают в бюджетное учреждение безвозмездно от вышестоящей организации или от другого бюджетного учреждения, то тогда они приходуются по фактической стоимости с учетом сумм, уплачиваемых учреждением за доставку материальных запасов и приведение их в состояние, пригодное для использования (п. 52 приказа №25н).

Если материальные запасы поступают в бюджетное учреждение по договору дарения, то тогда они приходуются по текущей рыночной стоимости с учетом сумм, уплачиваемых учреждением за доставку материальных запасов и приведение их в состояние, пригодное для использования (пример 3).

Пример 3. В бюджетное учреждение по договору дарения (безвозмездно) поступили от бюджетного учреждения, подведомственного разным главным распорядителям по подчиненности одного уровня бюджета (от государственных и муниципальных учреждений), хозяйственные материалы на сумму 5 712 руб., в том числе НДС - 756 руб. Отражение операций по поступлению хозяйственных материалов приведено в таблице 4 и 5.

Таблица 4. Поступление прочих материалов по договору дарения, если больше никаких дополнительных расходов нет

Если материалы поступают по договору дарения (безвозмездно) и производится доставка по отдельному счету (договору), то записи будут иными.

Таблица 5.

  • - при поступлении материалов в рамках движения объектов между учреждениями, подведомственными одному главному распорядителю (распорядителю) средств бюджетов, в том числе по централизованному снабжению: Дебет О 10506 340 Кредит О 30404 340;
  • - при поступлении материалов в рамках движения объектов между учреждениями бюджетов разных уровней:

Дебет О 10506 340 Кредит О 40101 151

При инвентаризации в бюджетном учреждении обнаружены излишки материальных запасов у материально ответственного лица Иванова И.И. (таблица № 6). Определяем наименование материалов, количество и оцениваем излишки по текущей рыночной стоимости. Под текущей стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи активов на дату принятия к учету (табл.6).

Таблица 6. Оприходование излишков материалов

Аналитический учет МПЗ ведется на основании оборотно-сальдовых ведомостей.Они распечатываются ежемесячно в разрезе номеров счетов, материально-ответственных лиц и структурных подразделений (прилож. 1).