Применяется для оформления и учета перемещения объектов основных средств внутри организации из одного структурного подразделения (цеха, отдела, участка и др.) в другой.
Выписывается передающей стороной (сдатчиком) в трех экземплярах, подписывается ответственными лицами структурных подразделений получателя и сдатчика. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй - остается у лица, ответственного за сохранность объекта(ов) основных средств сдатчика, третий экземпляр передается получателю. Данные о перемещении объектов основных средств вносятся в инвентарную карточку (книгу) учета объектов основных средств (формы № ОС-6, № ОС-6а, № ОС-6б).
Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (форма № ос-3)
Применяется для оформления и учета приема-сдачи объектов основных средств из ремонта, реконструкции, модернизации.
Подписывается членами приемочной комиссии или лицом, уполномоченным на приемку объектов основных средств, а также представителем организации (структурного подразделения), проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию. Утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и сдается в бухгалтерию.
Если ремонт, реконструкцию и модернизацию выполняет сторонняя организация, акт составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, второй экземпляр передается организации, проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию.
Данные ремонта, реконструкции, модернизации вносятся в инвентарную карточку учета объекта основных средств (форма № ОС-6).
Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (форма № ОС-4)
Акт о списании автотранспортных средств (форма № ОС-4а)
Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) (форма № ОС-4б)
Применяются для оформления и учета списания пришедших в негодность:
объекта основных средств - по форме № ОС-4;
автотранспортных средств - по форме № ОС-4а;
групп объектов основных средств - по форме № ОС-4б.
Составляются в двух экземплярах, подписываются членами комиссии, назначенной руководителем организации, утверждаются руководителем или уполномоченным им лицом.
Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй - остается у лица, ответственного за сохранность объектов основных средств, и является основанием для сдачи на склад и реализации материальных ценностей и металлолома, оставшихся в результате списания.
В случае списания автотранспортного средства в бухгалтерию вместе с актом также передается документ, подтверждающий снятие его с учета в Государственной инспекции безопасности дорожного движения Министерства внутренних дел Российской Федерации (Госавтоинспекции).
В показателях граф "Первоначальная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету или восстановительная стоимость":
по объектам основных средств, проходившим переоценку, указывается восстановительная стоимость по итогам последней проведенной переоценки;
по объектам, не проходившим переоценку, - первоначальная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету.
Затраты по списанию объектов основных средств, а также стоимость материальных ценностей, поступивших от разборки объектов основных средств, отражаются:
в разделе 3 "Сведения о затратах, связанных со списанием объекта основных средств с бухгалтерского учета, и о поступлении материальных ценностей от их списания" (форма № ОС-4);
в разделе 5 "Сведения о затратах, связанных со списанием автотранспортных средств с бухгалтерского учета, и о поступлении материальных ценностей от их списания" (форма № ОС-4а);
в разделе 2 "Сведения о поступлении материальных ценностей от списания объектов основных средств" (форма № ОС-4б).
Данные результатов списания вносятся в инвентарную карточку (книгу) учета объекта, объектов и группового учета объектов основных средств (формы № ОС-6, № ОС-6а, № ОС-6б).
Инвентарная карточка учета объекта основных средств (форма № ОС-6)
Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств (форма № ОС-6а)
Инвентарная книга учета объектов основных средств (форма № ОС-6б)
Применяются для учета наличия объекта основных средств, а также учета движения его внутри организации. Ведутся в бухгалтерии в одном экземпляре: на каждый объект - по форме № ОС-6, на группу объектов - по форме № ОС-6а, для объектов основных средств малых предприятий - по форме № ОС-6б.
Записи при приеме-передаче производятся на основании актов о приеме-передаче объектов основных средств (формы № ОС-1, № ОС-1а, № ОС-1б) и сопроводительных документов (технических паспортов заводов-изготовителей и др.). Прием, перемещение объектов основных средств внутри организации, включая проведение реконструкции, модернизации, капитального ремонта, а также их выбытие или списание отражаются в инвентарной карточке (книге) на основании соответствующих документов.
В показателях граф "Сумма начисленной амортизации (износа)" указывается сумма начисленной амортизации (износа) с начала эксплуатации.
Всего Постановлением N 7 утверждено 14 форм первичных документов, среди которых Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств (форма N ОС-2).
Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по форма N ОС-2 применяется для оформления и учета перемещения объектов основных средств внутри организации из одного структурного подразделения (цеха, отдела, участка и так далее) в другое
.
Выписывается накладная структурным подразделением, которое передает основное средство, то есть является сдатчиком. Составляется три экземпляра накладной: первый экземпляр передается в бухгалтерию организации, второй экземпляр остается у лица, ответственного за сохранность объектов основных средств подразделения-сдатчика, а третий экземпляр предназначен для подразделения, получающего основное средство. Каждый из трех экземпляров должен быть подписан ответственными лицами подразделения-сдатчика и подразделения-получателя.
Единицей бухгалтерского учета основных средств, как вы знаете, является инвентарный объект
. В соответствии с п. 11 Методических указаний N 91н каждому инвентарному объекту присваивается соответствующий инвентарный номер
. В течение периода нахождения основного средства в организации инвентарный номер, присвоенный объекту, сохраняется.
При поступлении основных средств в организацию на каждый инвентарный объект открывается инвентарная карточка
(книга). Основанием для заполнения карточки являются, в частности, акты о приеме-передаче объектов основных средств (формы N N ОС-1, ОС-1а, ОС-1б).
Перемещение объектов основных средств внутри организации также отражается в инвентарной карточке (книге) учета объектов основных средств (формы N N ОС-6, ОС-6а, ОС-6б).
В инвентарной карточке учета объекта основных средств (форма N ОС-6) внутреннее перемещение отражается в разд. 4 "Сведения о приемке, внутренних перемещениях, выбытии (списании) объекта основных средств". В табличной части разд. 4 указываются дата и номер документа, на основании которого вносится запись, вид операции, наименование структурного подразделения, остаточная стоимость объекта, а также фамилия и инициалы лица, ответственного за хранение.
Итак, рассмотрим, в каком порядке следует заполнять Накладную на внутреннее перемещение объектов основных средств (форма N ОС-2).
В накладной указывается код формы по ОКУД. Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации ОК 011-93, утвержденному Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 г. N 299, форме N ОС-2 соответствует код 0306032.
Затем указываются наименование организации, ее код по ОКПО, присвоенный территориальным органом государственной статистики, а также наименование структурного подразделения-сдатчика и получателя.
Обратите внимание, что Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. N 20, определено, что все реквизиты унифицированных форм должны оставаться без изменения (включая коды). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.
Далее следует указать номер документа и дату его составления. Документы должны быть пронумерованы в хронологическом порядке, и в течение отчетного года номера повторяться не должны. Если организация ведет учет с применением средств компьютерной техники, то номер документу присваивается при его составлении, что позволяет избежать повторений. При наличии в организации большого количества подразделений, можно предусмотреть нумерацию документов отдельно каждым таким подразделением. В этом случае всем подразделениям следует присвоить цифровой или буквенный код, который будет указываться в документе.
Согласно п. 4 ст. 9 Закона "О бухгалтерском учете" первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции. Если же это не представляется возможным, то документ составляется непосредственно после ее окончания. Лица, составляющие и подписывающие первичные документы, должны обеспечить своевременное и качественное оформление документов, достоверность содержащихся в документах данных, а также их передачу в установленные сроки в бухгалтерию для отражения операций в учете.
После заполнения уже названных реквизитов можно приступать к заполнению табличной формы накладной. В ней указываются наименование передаваемого объекта основных средств, дата его приобретения (год выпуска, постройки), а также инвентарный номер, присвоенный объекту. Указываются также количество передаваемых объектов, стоимость единицы и общая стоимость.
В случае одновременной передачи нескольких наименований объектов основных средств информация о каждом объекте заносится в отдельную строку с указанием ее номера. В незаполненных сроках накладной следует поставить прочерки.
На оборотной стороне формы N ОС-2 в разделе "Примечание" указываются краткая характеристика технического состояния объекта основных средств, а также должности и табельные номера лиц, сдающего и принимающего ценности. Там же содержатся расшифровки подписей этих лиц с указанием даты подписания документа.
Главбух делает отметку о том, что перемещение объекта основных средств отмечено в инвентарной карточке (книге).
Итак, накладная должна быть надлежащим образом оформлена, то есть в документе должны быть заполнены все необходимые реквизиты и документ должен иметь соответствующие подписи, что установлено п. 7 Методических указаний N 91н.
Обратите внимание! Согласно п. 82 Методических указаний N 91н перемещение объекта основных средств между структурными подразделениями организации выбытием объекта основных средств не признается.
Затраты организации, связанные с перемещением объекта внутри организации, то есть транспортные и иные расходы, согласно п. 74 Методических указаний N 91н относятся на затраты на производство (расходы на продажу).
Необходимо напомнить о том, что активы, в отношении которых выполняются условия, предусмотренные п. 4 ПБУ 6/01, и стоимостью в пределах лимита, установленного учетной политикой организации, но не более 20 000 руб. за единицу, могут отражаться в бухгалтерском учете и отчетности в составе материально-производственных запасов. Для обеспечения сохранности этих объектов в организации следует организовать контроль движения таких объектов.
В Письме Минфина России от 30 мая 2006 г. N 03-03-04/4/98 отмечено, что если организация примет решение учитывать такие объекты в составе материально-производственных запасов, она должна вести по ним соответствующие карточки учета - приходный ордер по форме N М-4, требование-накладную по форме N М-11, карточку учета материалов по форме N М-17 и другие первичные документы
. Названные формы первичных учетных документов утверждены Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве".
Несколько слов следует сказать о том, как отражается в бухгалтерском учете организации передача имущества из одного подразделения в другое. Помимо того что организация может иметь в своей структуре различные цеха, отделы, участки, производства и иные подразделения, она также может иметь представительства и филиалы.
Представительством согласно ст. 55 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее - ГК РФ) является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения, которое представляет интересы юридического лица и осуществляет их защиту. Филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства.
Пунктом 3 ст. 55 ГК РФ установлено, что представительства и филиалы не являются юридическими лицами, и наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом.
Учет в организации, передающей основные средства своим филиалам, будет зависеть от того, выделен или нет филиал на отдельный баланс.
Если филиал на отдельный баланс не выделен, то операции, осуществляемые филиалом, а также его имущество и обязательства учитываются основной организацией на соответствующих субсчетах, открываемых к счетам бухгалтерского учета.
Согласно Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению, утвержденным Приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. N 94н (далее - План счетов бухгалтерского учета), для обобщения информации о наличии и движении основных средств в организации предназначен счет 01 "Основные средства". На счете 01 "Основные средства" следует вести аналитический учет по отдельным инвентарным объектам, при этом построение аналитического учета должно обеспечивать возможность получения данных о наличии и движении основных средств, необходимых для составления бухгалтерской отчетности (по видам, местам нахождения и так далее).
К счету 01 "Основные средства" можно открыть, например, такие субсчета:
01-1 "Основные средства в эксплуатации головной организации";
01-2 "Основные средства в эксплуатации филиала".
Тогда передача объекта основных средств филиалу будет отражена в учете записью по дебету счета 01-2 "Основные средства в эксплуатации филиала" в корреспонденции с кредитом счета 01-1 "Основные средства в эксплуатации головной организации".
Соответствующие субсчета необходимо открыть и к счету начисления амортизации основных средств (счет 02 "Амортизация основных средств"), а также к другим счетам.
Если же филиал организации выделен на отдельный баланс, учет в основной организации будет несколько иным.
Планом счетов бухгалтерского учета для обобщения информации обо всех видах расчетов с филиалами, представительствами, отделениями и другими обособленными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы, предназначен счет 79 "Внутрихозяйственные расчеты".
К счету 79 "Внутрихозяйственные расчеты" рекомендуется открыть субсчет 79-1 "Расчеты по выделенному имуществу". На этом субсчете учитывается состояние расчетов с филиалами, представительствами, отделениями и другими обособленными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы, по переданным им внеоборотным и оборотным активам.
Выделенное подразделениям имущество списывается организацией со счета 01 "Основные средства" в дебет счета 79 "Внутрихозяйственные расчеты". Соответственно, принятие имущества на учет обособленным подразделением отражается по кредиту счета 79 "Внутрихозяйственные расчеты" в корреспонденции с дебетом счета 01 "Основные средства".
Аналитический учет объектов основных средств (ОС) ведется на счете 01 «Основные средства» по отдельным инвентарным объектам ОС. При этом Планом счетов бухгалтерского учета и Инструкцией по его применению предусмотрено, что построение аналитического учета объектов ОС должно обеспечивать информацией о наличии и движении основных средств, необходимой для составления бухгалтерской отчетности. Речь, в частности, идет о данных по местам нахождения объектов ОС (Приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н). А если место нахождения объекта ОС меняется, каким первичным документом подтвердить такое перемещение?
Накладная на перемещение ОС-2
Конечно, использовать именно эту форму для документального оформления и учета перемещения ОС вовсе не обязательно (Информация Минфина № ПЗ-10/2012). Организация может разработать и иную форму первички, обеспечив наличие в ней следующих обязательных реквизитов (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ):
- наименование первичного документа;
- дата его составления;
- наименование организации, составившей документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни (с указанием единиц измерения);
- наименование должностей лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за ее оформление, либо наименование должностей лиц, ответственных за оформление свершившегося события;
- подписи указанных выше лиц, их фамилии и инициалы либо иные реквизиты, необходимые для идентификации таких лиц.
Какой бы бланк для оформления внутреннего перемещения объектов ОС организация ни выбрала, используемый первичный документ ей необходимо закрепить в своей .
Если организация решит применять унифицированную форму № ОС-2, она может воспользоваться краткими указаниями по ее заполнению, которые приведены в утвердившем ее Постановлении Госкомстата от 21.01.2003 № 7.
Так, указывается, что форму № ОС-2 выписывает передающая сторона (сдатчик) в 3-х экземплярах. Затем накладную подписывают ответственные лица структурных подразделений получателя и сдатчика. Экземпляры подписанной накладной распределяются так: первый экземпляр сдается в бухгалтерию, второй остается у лица, которое является ответственным за сохранность объектов ОС сдатчика, а третий экземпляр вместе с объектом ОС передается получателю.
Сведения о том, что объект перемещен, вносятся, к примеру, в инвентарную карточку учета объекта основных средств по форме № ОС-6 или в иной аналогичный первичный учетный документ, в котором организация ведет учета наличия и движения объектов ОС внутри организации.
Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств формы ОС-2 предназначена для документального подтверждения фактического перемещения каких-либо объектов основных средств организации. Это может быть взаимодействие между цехами, участками, отделами. Главное, чтобы обе стороны процесса (принимающее и получающее подразделения) относились к одной компании.
ФАЙЛЫ
К организации могут относиться здания, разнообразное оборудование, машины, приборы, вычислительная техника, инвентарь, разнообразный инструмент, скот и т.д. Все это вполне может передаваться от одного цеха или участка другому.
Если срок полезного использования разных частей одного здания различен, то стоит разделить его на два независимых объекта и описывать отдельно.
Важные особенности применения
Накладная на перемещение не является документом, подтверждающем безвозмездную передачу. Для последней существует , которая подразумевает безвременное нахождение объекта основных средств в ведении получающего подразделения.
Важно! Форма ОС-2 подразумевает временное перемещение. Оно может быть связано с проведением ремонтных работ, временной эксплуатацией и пр.
Алгоритм заполнения
Накладная заполняется с двух сторон. Она представляет собой шапку на титульной стороне, таблицу из семи столбцов, продолжающуюся на оборотной стороне, а также место для краткой характеристики передаваемого объекта и подписей ответственных лиц.
В верхнем правом углу титульной части документа находится ссылка на Постановление Госкомстата 2003 года, которое утверждало эту форму в качестве обязательной. Через 10 лет она стала рекомендательной, но ее применение продолжается.
В верхней части накладной указываются формы по ОКУД и ОКПО, наименование компании, внутри которой происходит перемещение. Первым указывается подразделение, из которого изымается объект (оно называется «сдатчиком»). Ниже указывается подразделение-получатель.
Внимание! Накладная должна заполняться подразделением-сдатчиком.
После наименований подразделений написано название документа, дата составления бумаги и присваиваемый номер.
Ниже находится таблица с:
- номером;
- описанием, которое включает дату выпуска (либо постройки), полное наименование, инвентарный номер;
- количеством передаваемых объектов в штуках;
- стоимостью;
- итогами.
После таблицы оставлено пространство для описания объекта, его технических и иных характеристик. При заполнении эти строки нельзя оставлять пустыми.
Можно упомянуть о состоянии (хорошее, отличное, удовлетворительное), имеющихся дефектах (потертости, сколы и пр.), охарактеризовать упаковку. Если прилагаются гарантийные талоны или инструкции, то прописываются и они.
В конце должны стоять подписи (расшифрованные) лиц, которые произвели сдачу и прием. Факт того, что информация о перемещении была занесена в книгу учета, подтверждается главным бухгалтером (либо просто бухгалтером, который осуществлял перенос данных).
Важно! При постановке подписей упоминание должностей лиц обязательно.
Нюансы заполнения
Строки в таблице не должны оставаться пустыми. Если документ формируется в электронном виде, то незаполненные участки документа просто удаляют. Если же заполняется уже распечатанная бумага, то их перечеркивают. Исправления в накладной нежелательны. Но если была допущена ошибка, то она исправляется продольным зачеркиванием и надписью «Исправленному верить». Причем рядом с этой надписью должны стоять подписи всех лиц, которые также подписываются в конце документа: главного бухгалтера, сдающего и принимающего лиц.
Можно ли изменять графы
Все эти данные необходимы для ведения полноценного бухгалтерского и складского учета в организации. С 2013 эта форма перестала быть обязательной. Она стала лишь рекомендательной, согласно вышедшему закону «О бухгалтерском учете» от 06.122011 № 402-ФЗ.
По своему желанию организация вправе отказаться от некоторых граф первичного документа или добавить новые. Однако все эти изменения должны находить документальные подтверждения и иметь веские основания.
Словом, форма широко используется на сегодняшний день, так как она удобна, иллюстрирует максимальное количество информации и не вводит в замешательство контролирующие органы при проведении проверок и ревизий.
Сколько экземпляров потребуется
Накладная заполняется минимум в 3-х одинаковых экземплярах. Это делается для того, чтобы одна накладная оставалась у бухгалтера (или исполняющего его обязанности сотрудника) для формирования дальнейшей отчетности. Вторая бумага обязана храниться у ответственного за него сотрудника на конкретный объект. А третий вариант обязательно нужно предоставить принимающей стороне в качестве подтверждения сверившегося факта. В идеале, на всех 3-х накладных стоят 3 подписи сотрудников, несущих материальную ответственность.
Какие документы заполняются на основе
Информация, которая имеется в заполненном бланке, используется для формирования инвентарной книги учета объектов основных средств. Предполагается индивидуальный либо групповой учет.
Контроль
Если при проверке обнаружится, что объект находится в ведении одного подразделения, а числится за другим, то организацию ждет административная ответственность в виде штрафа.
Если нарушение выявлено впервые и оно не привело к занижению суммы налогов, то компания может отделаться штрафом в 5 тыс. руб.
Если же в ходе проверки обнаружится отсутствие накладной на перемещение объектов основных средств формы ОС-2, при этом сей факт будет занижать причитающиеся с организации налоги, то менее чем 15 тыс. руб. штрафа за такое нарушение не предусмотрено. Более того, может быть назначена сумма в 10% от всего налога, не уплаченного по этой причине (но эта сумма все равно не будет менее 15 тыс. руб.).
По форме ОС-2 заполняется накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств – например, из одного подразделения компании в другое. Унифицированная форма бланка ОС-2 утверждена постановлением Госкомстата от 21.01.2003 №7. Вы не обязаны применять только унифицированные формы бланков – с 2013 года предприятия имеют право разрабатывать собственные формы документов. Главное, чтобы разработанные вами документы содержали все обязательные реквизиты. Если вы решите разработать форму самостоятельно – вы можете использовать форму ОС-2 в качестве образца для заполнения, сократив форму или наоборот, дополнив ее необходимыми реквизитами.
Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств
В каком случае вам может понадобится оформить перемещение основного средства ? Например, вы решили произвести ремонт или реконструкцию объекта основных средств самостоятельно и для этого вам необходимо переместить объект в другое помещение.
В таком случае вам необходимо будет оформить следующие документы:
- составить акт о неисправностях, которые были выявлены у основных средств;
- руководитель должен издать приказ об устранении обнаруженных неисправностей;
- для оформления перемещения заполнить накладную на внутреннее перемещение.
Некоторые ошибочно полагают, что безвозмездную передачу основного средства можно оформить накладной по форме ОС-2, но это не так. В данному случае передача основного средства должна быть оформлена актом приема-передачи объекта по форме ОС-1 , накладная по форме ОС-2 заполняется предприятиями только при внутреннем перемещении.
Сведения о том, что объект основных средств перемещен в другое подразделение организации также нужно внести в документы, которые заполняются в компании для учета наличия и движения основных средств. В роли такого документа может выступать, например, инвентарная карточка учета объекта основных средств по унифицированной форме № ОС-6 , если речь идет о группе объектов - карточка группового учета объектов ОС (форма № ОС-6а), инвентарная книга учета объектов основных средств (форма № ОС-6б).
Унифицированная форма ОС-2. Образец заполнения.
Накладная на внутреннее перемещение ОС-2 заполняется в 3 экземплярах, один из которых находится у лица, оформившего перемещение, второй предназначен для принимающей стороны, а третий необходимо передать в бухгалтерию.
В шапке бланка на лицевой стороне накладной на внутреннее перемещение заполните название организации, сдатчика и приемщика основных средств, код формы по ОКУД, код по ОКПО, номер документа и дату его составления.
Основная часть акта ОС-2 состоит из таблицы, которая содержит 7 граф:
- номер ОС по порядку;
- название объекта ОС;
- дата покупки;
- инвентарный номер;
- количество объектов;
- стоимость единицы;
- стоимость всего.
Под таблицей предусмотрены строки для характеристики технического состояния объекта. Далее идут подписи сдающего и принимающего объект: должность, подпись и расшифровка подписи, табельный номер, дата. Унифицированную форму ОС- 2 подписывает главный бухгалтер.
Для того, чтобы быстро и без ошибок заполнить накладную по форме ОС-2, скачайте и изучите образец заполнения.