Чтобы предприятие вовремя могло выполнять взятые на себя финансовые обязательства, следует избегать кассовых разрывов - недостатка денежных средств, необходимых для финансирования очередных расходов. Начиная с версии 3.0.43.152 в программе «1С:Бухгалтерия 8» появился «Платежный календарь», который не только помогает бороться с кассовыми разрывами, но и способствует оперативному управлению финансовыми потоками. В календаре могут отражаться сведения о поступлениях от покупателей и о запланированных оплатах поставщикам; о платежах в бюджет; о просроченных платежах; о денежных средствах, находящихся в пути между банком и кассой (например, при инкассации), и планируемых к поступлению по договорам эквайринга. Новая функциональность особенно полезна для малых и средних компаний, у которых отсутствует финансовый отдел или в штате нет финансового менеджера.
| Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени:
1. Начиная с версии 3.0.43.152 в программе «1С:Бухгалтерия 8» появился «Платежный календарь» - функционал, помогающий бороться с кассовыми разрывами и способствующий оперативному управлению финансовыми потоками. 2. Доступ к Платежному календарю осуществляется по одноименной гиперссылке из раздела Руководителю в группе Планирование. 3. Платежный календарь - это отчет, в котором по дням отражается план поступления и расходования денежных средств, а также информация об остатках денежных средств на начало и конец каждого дня. 4. Отчет Платежный календарь в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 может включать в себя следующие разделы (при наличии соответствующих ситуаций): оплата от покупателей, прочие поступления, налоги и взносы, платежи поставщикам, зарплата, периодические платежи. |
Новый функционал по планированию финансовых потоков
Для стабильной работы предприятия необходимо своевременное осуществление всех запланированных платежей контрагентам. Для этого на момент выполнения платежа в кассе или на расчетных счетах организации в банке должно быть достаточно средств. Ситуация, когда денежных средств временно не хватает, называется кассовым разрывом. В программе «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0 для предотвращения кассовых разрывов предусмотрена новая функциональная возможность - Платежный календарь (см. рис. 1).Рис. 1. Форма платежного календаря
Доступ к Платежному календарю осуществляется по одноименной гиперссылке из раздела Руководителю в группе Планирование . В настройках командной панели указывается организация, для которой формируются сведения о планируемых платежах, и период составления прогноза, включая текущую дату. Платежный календарь - это отчет, в котором по дням отражается план поступления и расходования денежных средств, а также информация об остатках денежных средств на начало и конец каждого дня.
Отрицательные значения на конец дня обозначают кассовые разрывы. Они выделяются в отчете красным цветом. Для исключения кассовых разрывов необходимо следить, чтобы сумма платежей не превышала сумму поступлений с учетом остатка на начало дня. Используя Платежный календарь , бухгалтер видит, где намечается недостаток средств, и может вовремя принять меры для его устранения.
Разделы Платежного календаря
Отчет Платежный календарь в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 может включать в себя следующие разделы (при наличии соответствующих ситуаций):- Оплата от покупателей;
- Прочие поступления;
- Налоги и взносы;
- Платежи поставщикам;
- Зарплата;
- Периодические платежи.
Оплата от покупателей
В разделе Оплата от покупателей отображаются платежи, запланированные согласно документам учетной системы Счет покупателю, Реализация (акты, накладные), Оказание производственных услуг, Передача ОС, Передача НМА .Напоминаем, что возможность указывать сроки уплаты в этих документах устанавливается в настройках функциональности. Для того чтобы пользователь мог отслеживать сроки ожидаемых оплат от покупателей, в разделе Главное -> Функциональность на закладке Расчеты необходимо установить флаг Планирование платежей от покупателей .
Информацию о просроченных платежах можно получить, если перейти по соответствующей гиперссылке в форму помощника Ожидаемая оплата от покупателей (рис. 2).
Рис. 2. Помощник «Ожидаемая оплата от покупателей»
В форме помощника можно изменить срок оплаты одного или нескольких документов, предварительно выделив их курсором. По кнопке Изменить срок оплаты открывается форма ввода нового срока оплаты. Также срок оплаты документа можно изменить непосредственно в колонке Срок оплаты . Выделив строки в списке, можно отправить электронное письмо контрагенту с напоминанием об оплате. Письмо сформируется автоматически по кнопке Напомнить .
Прочие поступления
В разделе Прочие поступления отображается информация о денежных средствах, внесенных в кассу кредитных организаций, сберегательные кассы или кассы почтовых отделений для зачисления на счет организации, но еще не зачисленные по назначению (остатки по счету 57.01 «Переводы в пути»). Также в разделе отображается планируемое поступление денежных средств по договорам эквайринга (остатки по счету 57.03 «Продажи по платежным картам»).Налоги и взносы
В разделе Налоги и взносы отображаются задачи по уплате платежей в бюджет (налоги, сборы, страховые взносы). Суммы налогов, сборов и взносов к уплате рассчитываются по данным информационной базы - это либо начисленные суммы налогов, либо данные из подготовленных деклараций или отчетов. Если по платежу не было возможности определить сумму (например, нет ни декларации, ни начислений), то в поле вместо суммы отображается прочерк.Для платежей в бюджет доступны действия, аналогичные соответствующим задачам в Списке задач . По клику на ячейке открывается меню, в котором можно выбрать нужное действие - например, Оплатить или Свериться с ФНС . В случае, когда сумма платежа не определена, программа «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0 подскажет, какое действие нужно выполнить - например, подготовить декларацию по соответствующему налогу.
Платежи поставщикам
В разделе Платежи поставщикам отображаются платежи, запланированные согласно документам Счет от поставщика, Поступление (акты, накладные), Поступление доп. расходов, Поступление НМА . По клику на ячейку открывается документ, на основании которого запланирован платеж. Для того чтобы пользователю была доступна возможность указывать сроки оплаты в документах поставщика, необходимо в настройках функциональности программы на закладке Расчеты установить флаг Планирование платежей поставщикам .Информация о просроченных платежах доступна по соответствующей гиперссылке. При нажатии на нее открывается форма помощника Оплата поставщикам , с помощью которого можно автоматически сформировать список платежных поручений на оплату поставщикам. Для этого нужно отметить флагом строки, по которым нужно сформировать платежные поручения. Платежные документы формируются автоматически по кнопке Создать платежные поручения .
Зарплата
В раздел Зарплата включены платежи по выплате сотрудникам заработной платы. По клику на ячейке открывается меню, в котором можно выбрать нужное действие, например Выплатить или Свериться с ФНС по НДФЛ (рис. 3).
Рис. 3. Разделы «Налоги и взносы» и «Зарплата»
Периодические платежи
В разделе Периодические платежи отображается информация о регулярных платежах - например, за коммунальные услуги, связь, аренду, интернет и др. Дату напоминания об очередном платеже и регулярность напоминаний можно установить в форме платежного поручения по гиперссылке Повторять платеж ? Информация о просроченных платежах доступна по соответствующей гиперссылке.В форме Платежного календаря можно скорректировать планы по приходу/расходу денег с помощью команды Перенести на другой день . Для этого нужно выделить область, содержащую информацию о платеже. Также команда доступна в контекстном меню ячейки платежа. Перенос доступен только для платежей поставщикам и для оплаты от покупателей.
В простом и наглядном виде Платежный календарь представляет информацию о прогнозном движении денежных средств с возможными кассовыми разрывами и способствует оперативному принятию мер по недопущению этой ситуации. Результатом оптимизации платежного календаря является упорядоченный план (прогноз) движения денежных средств организации, в котором кассовые разрывы отсутствуют.
Эффективное управление денежными потоками предприятия – обязательное условие его стабильной работы. Один из важных моментов в этой связи – балансировка расходов и поступлений денежных средств во времени. Без этого велика вероятность возникновения проблем при оплате счетов поставщиков, что в конечном итоге приводит к недогрузке мощностей или оплате штрафных санкций.
С другой стороны, правильный учет и анализ денежных потоков может позволить выявить незадействованные источники получения предприятием дополнительного дохода, не связанного с основными направлениями его деятельности (самый простой пример – проценты по краткосрочным депозитам), также это необходимо для грамотного управления кредиторской и дебиторской задолженностью.
Платежный календарь – способ контроля ликвидности компании. Он представляет собой краткосрочный график движения денежных средств, связанный со всеми видами деятельности фирмы. Платежный календарь в обязательном порядке увязывается с бюджетами предприятия и чаще всего предполагает подневную детализацию. Для грамотного использования этого инструмента сначала должна быть проанализирована вся система бюджетирования (особенно тщательно в части ) и четко определены центры финансовой ответственности (ЦФО).
Если Вас интересует автоматизация бюджетирования, внедрения казначейства или учета по МСФО, ознакомьтесь с нашим .
Платежный календарь может реализовываться в различных формах, но перечень обязательных элементов неизменен:
Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:
- информация о поступлениях;
- данные о выбытиях;
- данные об остатках.
Именно эта информация дает возможность использовать платежный календарь как аналитический инструмент.
Этапы составления платежного календаря
Процедуру составления бюджетного календаря можно разделить на три основных этапа:
- бюджетирование в рамках БДДС;
- формирование правил осуществления выплат;
- автоматизация процедуры составления платежного календаря.
На этапе создания БДДС осуществляется разработка структуры бюджета, выявляются объемы и даты денежных поступлений и необходимых расходов. Эта процедура проводится в тесном взаимодействии с представителями ЦФО. Возможно применение сценарного планирования. По каждому виду деятельности проводится расчет чистого денежного потока (ЧДП).
Один из обязательных результатов этого этапа – сбалансированный график поступлений и выплат, исключающий возникновение «кассовых разрывов». На этом же этапе нужно выявить резервы незадействованных денежных средств и принять решение об их использовании (на основе имеющихся возможностей и оценки рисков деятельности предприятия).
При формировании правил осуществления выплат необходимо точно определить полномочия и компетенции инициаторов платежей, механизм подачи заявок, их утверждения или отклонения. В этот момент регламентируется процедура составления реестра платежей на день и неделю, закрепляется перечень «защищенных» статей, а также процедура согласования сверхлимитных затрат.
Как правило, используется следующий алгоритм осуществления платежа:
- внесение соответствующей заявки инициатором;
- проверка соответствия платежа утвержденному платежному календарю (руководителем ЦФО или финансовой службой);
- согласование отклонений от бюджета при возникновении таковых;
- согласование платежа с финансовой службой;
- передача указания на осуществление платежа в бухгалтерию.
На третьем этапе нужно автоматизировать прохождение информационных потоков, связанных с составлением платежного календаря, осуществлением платежей и приходом поступлений денежных средств. В данном случае нужно изучить используемые базы данных 1С, регламентировать внутренние аналитические формы и режимы доступа к информации. При небольших масштабах деятельности удается ограничиться использованием корпоративной электронной почты и Excel.
Пример формирования платежного календаря в Excel
Библиографическое описание:
Нестеров А.К. Платежный календарь [Электронный ресурс] // Образовательная энциклопедия сайт
Платежный календарь детализирует на определенный период текущий финансовый план и представляет информацию о движении денежных средств организации.
Составление платежного календаря
В целях повышения эффективности внутренней финансовой дисциплины платежный календарь используется в табличной форме, в нем содержаться все поступления и платежи предприятия за период. Период определяется внутренней политикой предприятия в зависимости от поставленных задач. Возможные периоды: 1 год, 6 месяцев, 3 месяца.
Годовой период применяется в тех случаях, когда полугодовая детализация не представляется необходимой по причине относительно небольшого количества хозяйственных операций. Трехмесячный период более подходит для целевых проектов и краткосрочных программ. Наиболее распространенной практикой в современных условиях является применение полугодовой детализации.
Платежный календарь составляется на заданный период с разбивкой данных по месяцам. В качестве исходных данных используются внутренние графики оплаты договоров, в которых отражены сроки платежей, а также графики периодических выплат.
Платежный календарь должен составляться таким образом, чтобы сумма поступлений не была меньше ожидаемых расходов. Общее правило при этом соблюдается следующее: Если поступления превышают платежи, показывается остаток денег, что означает платежеспособность компании, в противном случае организация не сможет рассчитаться по своим обязательствам.
По своей природе, платежный календарь является основным инструментом бюджетирования расходов предприятия. Рассмотрим общий порядок составления платежного календаря. В первую очередь, в календарь, заносятся все регулярные выплаты и поступления: расчеты по кредитам, уплата авансов, регулярные расчеты с контрагентами. Остальные планируемые платежи распределяются с учетом планируемых поступлений. В рамках этого в организации используется простая форма заявки на нерегулярные платежи. Подобные заявки подписывают руководители подразделений предприятие, после чего передают их в финансовый отдел. Финансовый отдел согласовывает все заявки на платежи таким образом, чтобы перед компанией не встал объем платежей больший, чем предприятие может заплатить в конкретном месяце.
Таким способом не допускается нарушение баланса доходов и расходов: если сумма платежей по заявкам не превышает поступлений, то суммы включаются в платежный календарь; если нет, то заявки передаются на утверждение начальнику финансового отдела, который принимает решение, будет ли проводиться данный платеж или нет. При необходимости финансовый отдел может запрашивать документальное обоснование необходимости проведения платежа, если он относится к незапланированным заявкам или проводится сверх установленного лимита расходов.
Таким образом, общий порядок составления платежного календаря сводится к следующим операциям:
- составляется проект платежного календаря,
- проводится сравнение планируемых расходов и поступлений,
- в случае выявления несоответствий платежный календарь оптимизируется для соблюдения принципа превышения поступлений над расходами.
Пример проекта платежного календаря
Пример проекта платежного календаря на полугодовой период представлен в таблице
|
Наименование статей |
сентябрь |
||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
Проценты по кредитам |
|||||||
|
Расходы на оплату труда |
|||||||
|
Погашение кредита |
|||||||
|
Итого платежей |
|||||||
|
ПОСТУПЛЕНИЯ |
|||||||
|
За реализованную продукцию |
|||||||
|
Возврат денег с депозитов |
|||||||
|
Ссуды полученные |
|||||||
|
Итого поступлений |
|||||||
По итогам сопоставления сумм поступлений и расходований денежных средств превышение платежей над поступлениями должно иметь отрицательные значения на протяжении всего периода, а превышение поступлений над платежами – положительные. Чаще всего, за период в целом предприятие сохраняет свою платежеспособность, но в отдельные месяцы оно не в состоянии рассчитаться по своим обязательствам, а несбалансированность платежного календаря вызывается превышением сумм возможных расходов. Именно такую ситуацию иллюстрирует пример платежного календаря.
Проект платежного календаря, являясь первоначальным вариантом документа, довольно часто оказывается несбалансирован.
Основной проблемой является отсутствие сбалансированного соотношения между поступлениями от реализуемых партий продукции и сроками оплаты по счетам от поставщиков. Для ликвидации данного дисбаланса проводится работа по оптимизации платежного календаря предприятия.
На практике наиболее распространенным случаем является ситуация, когда темпы поставок, опережая темп объемов реализации, приводят к росту суммы расходов, которая превышает сумму поступлений от основной деятельности компании.
В общем случае поддержание финансовой дисциплины сводится к пересмотру платежного календаря, чтобы исключить из него даты, в которых расходы превышают поступления. Причина заключается в том, что нужно планировать и некоторые обстоятельства, например, нельзя полностью полагаться на своевременность оплаты счетов контрагентами компании, поскольку может возникнуть неудовлетворительное положение, а на расчетном счете компании на начало месяца не окажется нужной суммы.
Оптимизация платежного календаря
Оптимизация платежного календаря опирается на несколько основных приемов:
- заложить часть расходов в бюджете на более поздний период;
- разделить крупный платеж на несколько частей, чтобы распределить его между несколькими периодами;
- добиться льготных условий поставок, например, воспользоваться коммерческим кредитом;
- расчет с помощью альтернативных способов, например, товарным векселем;
- конвертация платежных средств, например, продажа векселя позволяет получить денежные средства на расчетный счет для погашения платежей;
- провести дополнительное краткосрочное банковское кредитование компании, при этом, однако, следует учесть увеличение выплат по процентам и погашение кредита в будущих периодах.
Рассматривая указанные способы, к которым предприятия прибегают в практике хозяйственной деятельности, следует отметить, что наименее болезненны для компании первые три приема, так как они не ведут к увеличению объемов платежей и вызывают рост расходов компании. Четвертый и пятый прием связаны в первую очередь с организационными сложностями, поэтому они менее привлекательны при оптимизации платежного календаря. Наконец, краткосрочное банковское кредитование ведет к росту расходов компании и является нежелательным для предприятия, ведущего успешную хозяйственную деятельность. Поэтому прибегать к последнему приему следует только в самых крайних случаях.
Рассматривая приведенный выше пример проекта платежного календаря, можно сделать вывод о необходимости его оптимизации, для чего воспользуемся первым приемом. Для этого следует перенести с июля, августа и октября на сентябрь и ноябрь часть платежей поставщикам. В результате проведенной оптимизации составим новый платежный календарь.
Пример оптимизированного проекта платежного календаря на полугодовой период представлен в таблице
|
Наименование статей |
сентябрь |
||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
За материалы, топливо, электроэнергию, товары, услуги |
|||||||
|
Платежи в бюджет и социальные фонды |
|||||||
|
Проценты по кредитам |
|||||||
|
Расходы на оплату труда |
|||||||
|
Перечисление средств на депозиты |
|||||||
|
Погашение кредита |
|||||||
|
Итого платежей |
|||||||
|
ПОСТУПЛЕНИЯ |
|||||||
|
За реализованную продукцию |
|||||||
|
Возврат денег с депозитов |
|||||||
|
Ссуды полученные |
|||||||
|
Итого поступлений |
|||||||
|
Превышение платежей над поступлениями |
|||||||
|
Превышение поступлений над платежами |
|||||||
Если после оптимизации платежного календаря на протяжении всего периода превышение платежей над поступлениями имеет отрицательные значения, а превышение поступлений над платежами – положительные, это позволяет сделать вывод об удовлетворительном положении компании в плане эффективности хозяйственной деятельности. Такая ситуация означает, что в любой период предприятие сможет рассчитаться по своим обязательствам за счет поступлений от основного вида деятельности.
Управление расходами в рамках запланированного бюджета расходов в соответствии с платежным календарем должно осуществляться посредством ежедневного контроля финансовым отделом перечня и сумм планируемых на очередную дату расходов.
В случае если компания не имеет достаточно средств для оплаты всех счетов в определенный день, часть запланированных платежей следует переносить на другие дни. В соответствии с этим при необходимости должен пересчитываться и платежный календарь. В случае появления несоответствия в пересчитанном платежном календаре, он должен быть оптимизирован с помощью рассмотренных выше приемов.
В целях поддержания эффективности внутренней финансовой дисциплины рекомендуется также, чтобы окончательный вариант платежного календаря утверждался начальником финансового отдела с руководством предприятия.
Задачи платежного календаря
1. Не допускать кассовых разрывов и невыполнения обязательств компании перед контрагентами. Основная цель формирования платежного календаря -- борьба с кассовыми разрывами, при которых денег в кассе и на расчетном счете нет. Являясь фактически плановым «расписанием» потока ДДС предприятия, платежный календарь позволяет прогнозировать кассовые разрывы, заблаговременно принимать меры, чтобы исключить ситуации необходимости осуществления платежей при отсутствии достаточных средств на счете компании. Следуя принципу «предупрежден -- значит вооружен», можно оперативно изменить планы расходования ДС, тем самым предотвратив кассовый разрыв.
Можно делать предварительные «прикидки», изменять даты поступлений и платежей, согласовывать их с контрагентами -- и отражать все это непосредственно в платежном календаре.
2. Не допускать расходования средств свыше утвержденных сумм. Даже если денег у компании много, это не значит, что их можно расходовать бездумно. Траты допустимы только в рамках принятых бюджетов. Непредвиденные ситуации, требующие выйти за рамки бюджета, являются, скорее, исключениями из общего правила. Платежный календарь позволяет контролировать, находится ли платеж в рамках бюджета.
3. Управлять ликвидностью компании. Одним из основных критериев правильности управленческих решений, принимаемых в финансовой сфере, является положительность совокупного потока ДС в любой момент времени.
4. Предоставлять достоверную информацию в on-line режиме. Финансовую информацию важно получать оперативно. Недостатком платежного календаря, реализованного в Excel, является расход времени на перепостроение отчетности. Платежный календарь должен быть интегрирован в систему оперативного учета так, чтобы для получения достоверных данных не требовалось двойного ввода.
5. Обеспечить надлежащее соблюдение процедур согласования оплаты расходов. Процедура согласования должна включать в себя определенное делегирование ответственности, в зависимости от важности того или иного платежа.
6. Максимально исключить человеческий фактор.
Главная цель использования платежного календаря - борьба с кассовыми разрывами. Представление графика платежей в простой, наглядной форме позволяет наглядно увидеть картину движения денежных средств, сформированную данными оперативного планирования на основании информации о плановых поступлениях и списаниях денежных средств.
Рис. 1
платежный календарь денежный поток
Основные этапы разработки системы платежного календаря
1. Формирование плановых данных (этот процесс реализуется в рамках бюджетирования и является обязательным подготовительным этапом, т.к. проверка возможности оплат осуществляется по плановым данным).
Предполагается, что компания имеет финансовую структуру с выделенными ЦФО, бюджетирование как инструмент управления внедрен и работает. Этот этап является основой для платежного календаря, т.к. проверка возможности оплаты/поступления происходит в разрезе определенных плановых данных.
Важно составить БДДС относительно денежных потоков по основной, инвестиционной и финансовой деятельности, для чего необходимо иметь бюджеты как основной деятельности, так и инвестиционных проектов. За каждой статьей целесообразно закрепить ответственного (т.е. работника, который принимает решения и несет ответственность как за плановые, так и за фактические показатели, отклонения факт-плана)
2. Определение перечня аналитик (статья ДДС, контрагенты, договоры, источник ДС), в контексте которых будет проводиться проверка возможности выплат и поступлений.
Перечень аналитик позволяет создать инструмент для проверки выплат/ поступлений на возможность реализации.
Можно использовать следующие аналитики: ЦФО, источник ДС, контрагент (получатель ДС), договор с контрагентом (в рамках которого будут осуществлены выплаты), статья ДДС (по которой пройдут выплаты ДС), проект (по которому идут инвестиционные выплаты), приоритет платежа.
Выделяя аналитики в учетной системе, необходимо помнить о принципе экономической целесообразности -- завышенные требования к перечню аналитик делают систему трудоемкой и немобильной. Поэтому следует остановиться на перечне, минимально необходимом для решения задач, поставленных компанией перед учетной системой.
3. Построение механизма формирования реестров платежей, заявок.
После определения аналитик и реквизитов платежа формируется инструментарий оплаты/поступления ДС. Система оперативного управления финансами предприятия, реализуемая через бизнес-процесс «Платежный календарь», включает в себя несколько участников (сотрудник, отдел, служба), и каждому необходим инструмент, с которым он будет работать в данной системе. Сотрудники отделов и служб подают заявки на выплату/поступление ДС, а руководство или сотрудники, уполномоченные принимать решения, реализуют их через реестры заявок. Заявка представляет собой документ-запрос на поступления или выплаты ДС, содержащий описательную информацию о данной операции. В заявке отражаются все утвержденные аналитики, вспомогательные реквизиты, приоритетность, если необходимо, и поле для комментариев каждого из участников будущего процесса платежного календаря.
Реестр заявок -- это перечень заявок, консолидированных по определенному признаку (дата, ответственный, источник ДС, вид статей).
И заявка, и реестр заявок на выплату ДС должны содержать полный и достаточный объем информации для принятия решения о выплате/поступлении денег.
4. Описание бизнес-процесса «Платежный календарь», определение в его рамках ответственных лиц по процедурам, задачам.
После проверки и одобрения оплаты предоставленных заявок считается, что платежный календарь как бизнес-процесс реализован в реестрах, утвержденных заявках.
Далее нужно ответить на вопросы: кто, что, когда и в какие сроки. Именно на данном этапе важен процесс разработки платежного календаря, который устанавливает порядок взаимодействия работников и, следовательно, определяет результат платежной дисциплины предприятия и его репутацию добросовестного партнера. Вариантов взаимодействия работников в процессе согласования заявок множество, и каждое предприятие вырабатывает схему, целесообразную и удобную для него.
5. Регламентация и документарное оформление бизнес-процесса «Платежный календарь».
На заключительном этапе бизнес-процесс управления денежными потоками закрепляется в регламентных документах, которые утверждаются внутренним приказом и являются обязательными для исполнения всеми подразделениями и работниками компании. Внутренний документ, определяющий правила функционирования платежной системы компании, должен содержать информацию о порядке прохождения заявок на оплату, сроках, лицах, ответственных за согласование и утверждение, обязанностях и полномочиях сотрудников, последовательности действий.
6. Автоматизация бизнес-процесса «Платежный календарь».
Для поддержания оперативного управления денежными потоками потребуется автоматизация соответствующих бизнес-процессов. Программное обеспечение должно позволять:
· создавать электронные учетные документы платежной системы (например заявки на оплату или реестры);
· формировать электронную отчетность, необходимую для контроля исполнения платежей, выполнения регламентов платежной системы, БДЦС (к примеру, платежного календаря);
· реализовывать поддержку процедур контроля и согласования (бюджетов, заявок на оплату и пр.).
· разграничивать права доступа к финансовой информации для разных уровней ответственности в компании.
Некоторые предприятия для автоматизации бизнес-процессов управления денежными потоками используют Excel и прочие непрофильные программы, хотя такой способ имеет ряд недостатков: низкую оперативность в отражении информации и формировании отчетности, незащищенность от сбоев, проблему двойного ввода данных, необходимость затрат времени на перепостроение отчетности. Поэтому все больше компаний склоняется к выбору специализированного программного обеспечения.
Одной из особенностей платежного календаря является его постоянная актуализация. В случае недостатка денежных средств для удовлетворения всех поступивших заявок используются правила ранжирования платежей в зависимости от их вида и уровня приоритета.
Сегодня возникновение у компании кассовых разрывов во многом зависит от того, насколько точно финансовый директор компании может составить платежный календарь. Есть несколько проверенных на практике рецептов. Какие разделы платежного календаря предприятия важно предусмотреть мы расскажем в статье и приведем образец платежного календаря.
Реестр платежей в платежном календаре
Важная составляющая рабочего платежного календаря – реестр запланированных выплат. Как правило, именно этот документ отдается на подпись финансовому или генеральному директору. Причем в идеале в реестре платежей присутствуют не только такие стандартные колонки, как дата составления заявки на платеж, номера счета и договора, наименование контрагента и сумма к оплате, но и ряд дополнительных полей, которые помогут руководителю департамента казначейства (или финансовому директору, если как таковая казначейская функция не выделена) сформировать платежный календарь, а именно:
- наименование статьи бюджета , в рамках которой будет осуществлен платеж. Одна из классических процедур, выполняемых при согласовании заявок на платеж, – проверка на соответствие бюджету. Такую проверку будет намного проще проводить не по отдельной заявке, а по реестру платежей. Для этого по каждому заявленному платежу будет оправдано указать наименование статьи бюджета;
- источник оплаты – указывается, с какого расчетного счета (из какой кассы) планируется выплатить деньги по заявке. Без этого при составлении платежного календаря сложно будет спланировать остатки на начало и конец дня в разрезе расчетных счетов компании;
- авторизация – дополнительный признак, отражающий состояние заявки: согласована или не согласована. Кстати, это поле можно разбить на несколько составляющих, например по должностям ответственных лиц, принимающих участие в согласовании. В итоге финансовый директор, получивший на подпись в начале недели (или в конце предыдущей) реестр платежей, будет четко видеть, какие заявки получили одобрение на предыдущих этапах, а какие еще лежат на согласовании и у кого;
- факт исполнения заявки – поле, которое будет содержать пометку о том, оплачена заявка или нет, а также дату платежа. В случае необходимости инициатор сможет быстро получить информацию о состоянии своей заявки, а финансовый директор – быстро актуализировать платежный календарь, внеся в него те оплаты, которые уже прошли на текущей неделе.
Правила сбора и прохождения заявок
Можно смело утверждать, что составление платежного календаря , сколько-нибудь достоверного, на ближайшую неделю не получится, если в компании нет регламента платежей. Всегда найдутся руководители подразделений, которые будут требовать немедленно оплатить тот или иной счет. И это при том, что на практике крайне редко возникают ситуации, когда предвидеть необходимость тех или иных выплат хотя бы за неделю невозможно. Чаще всего «срочность» – причина забывчивости и халатности отдельных сотрудников, которая в отношении денег сегодня просто недопустима. Регламент платежей определяет правила заполнения заявок, порядок согласования, а также сроки, в которые может быть подана заявка, и время, когда она будет исполнена. Например, формирование инициатором платежа заявки и ее акцепт руководителем подразделения – каждый понедельник до 16.00, выдача наличных средств по согласованным заявкам – среда, четверг, пятница после 11.00; безналичная оплата по заявкам первого приоритета – каждый четверг до 14.00 и т. д.
Регламент проведения платежей утверждается приказом генерального директора по предприятию и доводится до сведения всех сотрудников. Кстати, самое главное в регламенте платежей – уделить особое внимание тому, как будет проходить заявка, если нарушены сроки ее предоставления, превышен лимит по бюджетной статье. Это не только определит порядок действий в непредвиденной ситуации, но и будет мотивировать людей жестче следовать регламенту. Например, если нарушен срок формирования заявки, а в регламенте на этот случай предусмотрено общение с финансовым или генеральным директором, для подавляющего большинства сотрудников это серьезный стимул впредь заблаговременно информировать о любых платежах финансовую службу. Скачать регламент проведения платежей можно внизу под статьей.
Планируем поступления средств при составлении платежного календаря
Как это ни парадоксально, самое сложное – спланировать в платежном календаре сумму поступающих средств за день. Чаще всего действуют следующим образом. Поступления, запланированные в бюджете движения денежных средств, делят на количество рабочих дней в месяце и полученную цифру заносят в платежный календарь как входящий денежный поток одного дня. Собственно, другого решения и нет, особенно если речь идет о компании, работающей с розничными покупателями без заключения предварительных договоров. Но это необходимо учитывать, планируя выплаты. Например, у компании остатки на счетах на начало дня составляют 150 тыс. рублей, к поступлению ожидается 300 тыс. рублей. На основании этих данных запланировано оплатить счета на сумму 450 тыс. рублей. В итоге выяснится, что из запланированных 300 тыс. рублей до конца банковского дня поступило лишь 200 тыс. рублей. А весь платежный календарь надо переделывать. Более того, остатки на расчетных счетах были спланированы в ноль, а у предприятия на руках договор с банком, по которому оно обязуется поддерживать на счете неснижаемый остаток – 10 тыс. рублей. Ниже мы привели пример платежного календаря .
Лучше заранее определить, какую долю из запланированных к поступлению средств можно направить на оплату тех или иных счетов. Чаще всего это делается экспертным путем, исходя из опыта компании или же на основании анализа движения средств. Более того, в регламенте платежей лучше заранее определить размер страхового остатка средств на конец каждого рабочего дня, который будет приниматься в расчет при составлении платежного календаря.
А в дополнение ко всему не лишним будет в платежный календарь включить данные о существующих у компании невыбранных лимитах в рамках кредитных линий. Например, эту информацию можно указывать там же, где и сведения о входящих остатках. В таком случае сведения о финансовых возможностях предприятия в платежном календаре будут представлены максимально полно, и финансовый директор сможет эффективнее распоряжаться доступными ресурсами.
Определение приоритетов, если денег для оплаты всех счетов нет
Сегодня для многих компаний вполне характерна ситуация, когда доступных средств не хватает для оплаты всех акцептованных заявок. Как правило, это приводит к тому, что собирается совещание со всеми руководителями подразделений, в ходе которого обсуждается, какие платежи можно отложить. На подобную процедуру тратится немало времени и сил. Более оперативно управлять деньгами можно, если в каждой заявке будут указаны приоритет платежа и срок оплаты по договору. Располагая этими данными, финансовый директор сможет самостоятельно принимать решение о переносе тех или иных выплат на более поздние сроки. Как правило, в первую очередь погашается задолженность по заработной плате, перед бюджетом, банками. Вторая очередь – ключевые контрагенты, разрыв взаимоотношений с которыми грозит компании остановкой производства или существенными пенями. Третья очередь – все остальные платежи.
Кстати, для того, чтобы удобнее было отслеживать неоплаченные заявки, лучше не только указывать факт исполнения (или неисполнения заявки), но и предусмотреть в платежном календаре помимо классического деления платежей по статьям затрат также аналитику по контрагентам. Проще всего сформировать платежный календарь в Excel. Если создается платежный календарь в Excel , достаточно будет ввести дополнительный столбец, в котором указывать получателя. В итоге можно будет достаточно быстро вывести список дебиторов, которым нужно заплатить в ближайшее время.
Исполнение платежного календаря
После того как платежный календарь составлен, остается его актуализировать. Как правило, это делается в конце дня на основании выписки из системы «банк-клиент». Вместо плановых данных в платежный календарь вносятся сведения о фактически осуществленных оплатах, поступлениях и самое главное – остатках. При необходимости можно предусмотреть возможность ежедневного анализа отклонений плановых значений от фактических. Но, как правило, подобный анализ оправдан по итогам недели.
Еще один нюанс, который стоит учесть при составлении платежного календаря предприятия, – сделать укрупненный план поступлений и выплат с делением по неделям (а не по дням) на ближайший месяц. Это поможет лучше ориентироваться в предстоящих платежах, особенно если какие-то из них уже переносилось из-за нехватки средств.
Еще о том, как составить платежный календарь и как с ним работать, смотрите на видео. Рассказывает Елена Митрофанова, руководитель проектов ОФЭР компании IBS. Она также привела образец платежного календаря.