Штатное расписание не относится к первичным документам. Это местный нормативный акт с перечнем должностей сотрудников организации и указанием численности работников в штате. Также в документе отражается размер должностного оклада.
Образец штатного расписания представлен на фото ниже.
Унифицированная форма
Бланк заполняется кадровиком организации, экономистом или бухгалтером. Документ устанавливается руководителем предприятия. Образец штатного расписания отражает моменты: период действия бумаги - год, номер.
Унифицированный бланк Т-3 - штатное расписание. Форма утверждена Постановлением Госкомстата. Документ составляют по структурным подразделениям, соблюдается порядок подчиненности работников.
Статьи 15 и 57 ТК РФ не обязуют работодателя вести расписание, но налоговые и трудовые службы в первую очередь спрашивают этот бланк. И отсутствие у компании штатного расписания инспекторы приравнивают к нарушению закона, они вправе оштрафовать организацию до 50 тысяч рублей, должностное лицо - от 1000 до 5000, статья 5, 27 КоАП РФ.
Можно использовать образец штатного расписания или составить собственный бланк, утвержденный директором.
Заполнение «шапки»
Составлять документ предприятие вправе по рекомендательной или утвержденной форме, но чаще применяется бланк Т-3.
Как происходит заполнение штатного расписания? Пример содержит основные моменты оформления документа:
- наименование организации проставляется в соответствии с учредительными бумагами;
- указывается код ОКПО, если их несколько, то проставляется только основное значение;
- графа «Утверждено» содержит дату, номер положения об утверждении штатного документа, указывается общее число сотрудников в штате.
Заполнение таблицы формы
Таблица бланка состоит из 10 граф, по необходимости добавляются новые строки. Если в графу не заносится значение, то строка остается пустой.
Заполнение штатного расписания (образец оформления таблицы) подразумевает:
- Графа «Структурное подразделение» - пункты 1 и 2, «Наименование» и «Коды». Государственные организации или предприятия с вредными условиями труда обязаны вводить наименование подразделений, для коммерческих компаний этот пункт необязателен.
- Пункт 3 - должность сотрудника. Госкомпании ориентируются по принятому классификатору специальностей, коммерческие структуры могут применять свои названия. Название профессии должно совпадать с ее наименованием в трудовой книжке.
- В графе 4 проставляется число работников в штате напротив каждой должности.
- В строке 5 указывается ставка по тарифу (оклад).
- Пункты 6, 7, 8 - различные надбавки: выслуга лет, разъездная работа, вредные условия труда и другие нюансы.
- В графе 9 проставляют общую сумму для каждого сотрудника с надбавками.
Образец штатного расписания также содержит графу «Примечание», строка заполняется в случаях:
- «северные» надбавки и выслуга за ученую степень, указывается ссылка на закон РФ № 4520-1 или ФЗ №125;
- для сотрудников на сдельной оплате труда.
Строка «Итого» - суммарное значение всех должностей (заработной платы работников). Расписание подписывается сотрудником-кадровиком и главным бухгалтером.
Изменение документа
Расписание - плановый документ, и составляется он на год. Но невозможно за этот период предусмотреть переустановки в организации: изменение окладов, повышение, принятие или увольнение работников. Поэтому форма Т-3 часто корректируется. Для этого издается приказ о поправках в штатном расписании (незначительные перемены) или утверждается новый документ при значительных изменениях на предприятии.
При сокращении сотрудников, переименовании должностей, изменениях ставки приказ о коррективах в расписании утверждается не менее чем за два месяца - статья 74, 180 ТК РФ.
Штатное расписание для ИП
В ТК РФ упоминается положение о штатном расписании для ИП, статья 57. Если индивидуальный предприниматель заключил с сотрудником договор о найме, где указаны должностные функции, то у ИП должен составляться штатный документ.
Если работодатель заключает трудовой договор, где прописаны конкретная сфера деятельности и точная работа сотрудника, то расписание необязательно.
Образец штатного расписания для ИП содержит такие же графы, как и для коммерческих организаций, заполнение документа происходит в том же порядке. Для оформления бланка предприниматель может использовать унифицированную или собственную форму.
ИП единолично устанавливает все наименования в расписании. Исключение - выполнение работы с ограничениями или предоставленными льготами. В этом случае работодатель ориентируется на общепринятые справочники профессий:
- ЕТКС - единый справочник по квалификациям и тарифам.
- ЕКС - справочник должностей.
- ОКПДТР - общероссийский классификатор должностей и тарифов.
ИП самостоятельно устанавливает расписание, издав приказ. Работодатель вправе дополнять, изменять документ любое количество раз по своему усмотрению.
Сотрудники кадровой службы оформляют немало документов — всевозможные приказы, соглашения с работниками, графики, локальные нормативные акты и пр. Одним из документов, сильно отражающихся на деятельности учреждения, является штатное расписание. Именно в соответствии с ним планируется фонд оплаты труда (расписание относится к документам, устанавливающим систему оплаты труда), оно же может стать доказательством сокращения численности или штата работников учреждения и его обязательно запросят при проведении контрольно-надзорных мероприятий и в случае возникновения трудового спора. О штатном расписании и поговорим сегодня.
Обязательность штатного расписания
В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (далее — Указания), утвержденными Постановлением N 1 , штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением о ней). Оно содержит перечень структурных подразделений, наименования должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.
Сразу скажем, что норма, обязывающая работодателя разрабатывать и утверждать штатное расписание, в Трудовом кодексе отсутствует, однако упоминание все же есть. В частности, согласно ст. 57 ТК РФ обязательным для включения в трудовой договор условием является в том числе трудовая функция — работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы… Если в соответствии с ТК РФ, иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации.
Кроме Трудового кодекса, штатное расписание упоминается в иных нормативных актах. В частности, п. 91 Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятия мер по их результатам, утвержденных Постановлением ФСС РФ от 07.04.2008 N 81, предусмотрено, что ФСС для подтверждения правильности начисления страховых взносов на обязательное социальное страхование затребует у работодателя учредительные и организационно-распорядительные документы, в том числе штатное расписание. Также ФСС его затребует при проверке правильности начисления страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Наличие штатного расписания необходимо и для Пенсионного фонда, который при сборе сведений о трудовом стаже застрахованных работников обращается к данному документу для установления наименований структурных подразделений учреждения и соответствия наименований должностей.
Упоминается штатное расписание и в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69. В частности, в п. 3.1 инструкции отмечается, что записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации.
Исходя из вышеприведенных нормативных актов наличие в учреждении штатного расписания просто необходимо. Отметим, что для некоторых учреждений обязательность штатного расписания прямо установлена нормативными актами:
— Приказом МЧС РФ от 24.09.2008 N 563 утверждены правила и сроки составления, согласования, утверждения и регистрации штатных расписаний работников бюджетных и казенных учреждений МЧС и гражданского персонала спасательных воинских формирований МЧС;
— Приказом Спецстроя РФ от 03.12.2010 N 540 определены порядок и сроки составления, рассмотрения, утверждения и регистрации штатных расписаний гражданского персонала воинских формирований и организаций при Спецстрое, содержащегося за счет бюджетных ассигнований.
Форма штатного расписания и правила составления
Форма штатного расписания Т-3 утверждена Постановлением N 1. В этой форме предусмотрено 10 граф, причем в силу Постановления Госкомстата РФ от 24.03.1999 N 20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» добавлять новые можно, а удалять существующие нельзя.
Отметим: хотя формы, утвержденные данным постановлением, распространяются на организации независимо от формы собственности, некоторые бюджетные и казенные учреждения составляют их по форме, утвержденной ведомственным нормативным актом. Например, бюджетные и казенные учреждения МЧС должны составлять штатное расписание по форме приложения 2 к Приказу МЧС РФ от 24.09.2008 N 563.
В любом случае затруднения при заполнении шапки документа возникнут вряд ли, поэтому перейдем сразу к табличной части формы.
Графы 1 «Наименование» и 2 «Код» определяют структурное подразделение организации. Большинство организаций, финансируемых из различного уровня бюджетов, как правило, наименования структурных подразделений выбирают самостоятельно, руководствуясь общепринятыми понятиями. Как правило, сначала указываются структурные подразделения администрации (дирекция, бухгалтерия, отдел кадров, организационно-правовой отдел и др.), затем производственные подразделения и в конце обслуживающие и вспомогательные подразделения (административно-хозяйственный отдел, ремонтные службы и др.). Каждому подразделению присваивается код, который поможет определить место этого отдела или группы в общей структуре организации (проставляют в графе 2).
В графу 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации» необходимо внести наименование должности (специальности, профессии). Отметим, что на основании ст. 57 ТК РФ, если с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках. В частности, в настоящее время все еще пользуются Общероссийским классификатором рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 и Списком производств, цехов, профессий и должностей, утвержденным Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 25.10.1974 N 298/П-22, занятость в которых дает право на пенсию по возрасту (по старости) на льготных условиях.
К сведению. Если, например, в штатном расписании предусмотрена должность «машинист», а работник выполняет функции машиниста-регулировщика, то он теряет право на пенсию по возрасту (по старости) на льготных условиях.
Кроме этого, следует учитывать иные нормативные акты, содержащие правила установления наименований должностей, специальностей и профессий. Например, на основании Приказа Минздравсоцразвития РФ от 28.03.2012 N 278н наименование должности руководителя (заведующего) плазмоцентра может быть дополнено наименованием врачебной должности «врач-трансфузиолог» с учетом профиля структурного подразделения и специальности, предусмотренной номенклатурой специальностей специалистов с высшим и послевузовским медицинским и фармацевтическим образованием в сфере здравоохранения.
При составлении и утверждении штатного расписания органа местного самоуправления, аппарата избирательной комиссии муниципального образования следует использовать наименования должностей муниципальной службы, предусмотренные реестром должностей муниципальной службы в субъекте РФ (п. 3 ст. 6 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»).
Обратите внимание! Если в учреждении возникла необходимость принять сотрудника на определенное время, его должность также закрепляется в штатном расписании. Для этого нужно внести изменения в действующее штатное расписание, указав информацию о сроке, на который вводится должность, в графе 10 «Примечание» формы Т-3.
Последовательность заполнения графы 3 по каждому структурному подразделению является индивидуальной с учетом специфики конкретной организации. Однако считаем, что удобнее заполнять ее в иерархическом порядке: руководитель структурного подразделения, заместители, главные специалисты, ведущие специалисты и т.д.
Число штатных единиц по должностям, профессиям или специальностям указывается в графе 4. Эта графа может содержать как целые числа — 1 (для работников на полной ставке), так и неполные — 0,25, 0,5 и т.д. (для совместителей). Рекомендуем в данной графе отражать не только существующие, но и вакантные должности, ведь принимать новых сотрудников можно только на открытые позиции, указанные в штатном расписании.
Отметим, что количество штатных единиц организаций, финансируемых из различного уровня бюджетов, определяется вышестоящими организациями. Так, нормативы штатной численности:
— персонала учреждений, исполняющих уголовные наказания в виде лишения свободы (кроме тюрем), и учреждений, исполняющих уголовные наказания в виде лишения свободы, с особыми условиями хозяйственной деятельности в процентах от среднегодовой численности содержащихся в них осужденных — утверждены Постановлением Правительства РФ от 12.08.1994 N 922;
— работников государственных и муниципальных учреждений культурно-досугового типа и библиотек — утверждены Приказом Минкультуры РФ от 01.09.2011 N 906;
— медицинского и другого персонала бригады анестезиологии и реанимации, отделения анестезиологии-реанимации медицинской организации — приведены в приложениях 2 и 5 к Порядку оказания анестезиолого-реанимационной помощи взрослому населению, утвержденному Приказом Минздравсоцразвития РФ от 13.04.2011 N 315н;
— психоневрологического диспансера (диспансерного отделения психиатрической больницы), кабинета участкового врача-психиатра, кабинета активного диспансерного наблюдения и проведения амбулаторного принудительного лечения — утверждены Приказом Минздравсоцразвития РФ от 17.05.2012 N 566н.
Некоторые ведомства утверждают методики расчета штатной численности. Например, так поступила Федеральная архивная служба, утвердившая Приказом от 14.01.2004 N 9 соответствующую методику для государственных архивных учреждений.
Некоторые учреждения, определяя как наименования должностей, так и их количество, должны ориентироваться на типовые штатные расписания, утвержденные ведомственными нормативными актами. В частности, приложением 2 к Приказу ФСИН РФ от 23.01.2012 N 24 утверждено типовое штатное расписание уголовно-исполнительной инспекции (содержится за счет сметы уголовно-исполнительной системы), в соответствие с которым территориальные органы ФСИН должны привести штатные расписания подведомственных уголовно-исполнительных инспекций.
В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.» указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации (разд. 1 Указаний).
Наиболее часто встречающейся ошибкой при заполнении данной графы является установление вилки окладов, то есть разной заработной платы для сотрудников одной квалификации. Это неверно: каждой должности должен соответствовать только один размер оклада. Исключение составляет лишь ситуация, когда должности находятся в разных структурных подразделениях. Установление же заработной платы в большем размере одному из работников может быть реализовано путем установления ему надбавок или иных доплат (Письмо Роструда от 27.04.2011 N 1111-6-1).
Отметим, что, устанавливая размер оплаты труда, следует учитывать нормативные и ведомственные акты. Например, размеры окладов по профессиям рабочих и должностных окладов по должностям служащих территориальных органов и подведомственных организаций государственной фельдъегерской службы установлены Приказом ГФС РФ от 29.08.2008 N 262.
В графах 6-8 отражаются надбавки, стимулирующие и компенсационные выплаты: доплаты и надбавки компенсационного характера, премии и иные поощрительные выплаты. То есть если сотрудники выполняют свою работу во вредных условиях труда, одну из этих граф необходимо назвать «Надбавка за работу во вредных условиях труда», а ниже указать конкретный размер этой надбавки.
К сведению. На основании Постановления Правительства РФ от 20.11.2008 N 870 «Об установлении сокращенной продолжительности рабочего времени, ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, повышенной оплаты труда работникам, занятым на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда» лицам, выполняющим работу в таких условиях по итогам аттестации рабочих мест, гарантировано повышение оплаты труда не менее чем на 4% тарифной ставки (оклада), установленной для различных видов работ с нормальными условиями труда.
Надбавки в штатном расписании можно устанавливать в рублях, процентах или коэффициентах. В случае изменения размера последних можно поставить в соответствующих графах прочерки, а в графе 10 «Примечание» сделать ссылку на документ, который регулирует это изменение. Например, процентная надбавка работникам Крайнего Севера меняется в зависимости от продолжительности «северного» стажа. Поэтому при заполнении штатного расписания в графе «Доплаты» можно поставить прочерк (при отсутствии других надбавок), а в графе 10 сделать ссылку на соответствующий нормативный правовой акт, которым регулируется установление работникам Крайнего Севера процентных надбавок к заработной плате. Это позволит не менять штатное расписание каждый раз при ее изменении.
В графе 9 указывается сумма должностного оклада и надбавок по каждой должности. А графа 10 «Примечание» в большинстве случаев останется пустой, однако есть случаи, когда ее придется заполнить. Это касается работников, у которых нет как такового фиксированного размера оплаты труда, — сдельщиков, повременщиков и др.
Как правильно указать размер почасовой оплаты труда работника в штатном расписании? Условие о ее размере указывается в графе 5 «С тарифной ставкой (окладом) и пр.», в которой отражается почасовая ставка (___ руб./ч). При этом в столбце с примечанием указывается: «Повременная система оплаты труда», — а в графе «Всего в месяц, руб.» следует указать число, которое получается при умножении установленной работодателем ставки (___ руб./ч) на среднемесячное число рабочих часов.
Если у работника сдельная оплата труда, полагаем, что в графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» нужно проставить прочерк, а в графе 10 «Примечания» указать «Сдельная оплата труда/Сдельно-премиальная оплата труда» (в зависимости от того, по какой схеме оплаты труда работает сотрудник) и дать ссылку на внутренний документ, регулирующий размер оплаты труда (например, положение об оплате труда или положение об оплате труда и материальном стимулировании).
Внизу таблицы есть строка «Итого». Она заполняется по графе 4 «Количество штатных единиц» и графе 9 «Всего в месяц, руб.». Итоговое число штатных единиц нужно указать в верхней части штатного расписания в строке «Штат в количестве». Итог по графе 9 является фондом оплаты труда в организации и может изменяться в большую (в случае работы в выходные дни или сверхурочно) или меньшую сторону (когда сотрудники находятся на больничном, в отпуске за свой счет и т.д.).
Штатное расписание может состоять из нескольких листов. Лица, подписывающие его, расписываются только на последнем листе в соответствующей строке. При необходимости подписания каждого листа форма дополняется строками для проставления подписи. Данная процедура может применяться и в случае подписания штатного расписания филиала перед его утверждением отдельно от головной организации.
Порядок утверждения и внесения изменений в штатное расписание
По общему правилу штатное расписание утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Об этом говорится в Указаниях. Реквизиты приказа — дата и номер — заносятся в шапку документа в специально предусмотренные для этого строчки. Отметим, что нормативно-правовыми актами может быть установлен особый порядок утверждения штатного расписания. Так, на основании п. 10 Порядка утверждения штатных расписаний работников бюджетных и казенных учреждений и гражданского персонала спасательных воинских формирований МЧС РФ разработанные штатные расписания представляются на утверждение и регистрацию:
— казенными учреждениями (за исключением казенных учреждений центрального подчинения, территориальных подразделений ГПС МЧС и Государственной инспекции по маломерным судам МЧС) — начальникам региональных центров по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий;
— казенными учреждениями центрального подчинения — соответствующему заместителю Министра РФ по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий по подчиненности через Организационно-мобилизационный департамент МЧС;
— территориальными подразделениями ГПС МЧС и Государственной инспекции по маломерным судам МЧС — начальникам главных управлений МЧС по субъектам РФ.
При этом если установлено, что в представленных на утверждение и регистрацию штатных расписаниях введены не предусмотренные штатным перечнем или штатным нормативом должности и профессии, неправильно установлены должностные оклады (тарифные ставки) или выявлены другие недостатки, регистрация штатных расписаний проводится только после устранения указанных нарушений (п. 22 Порядка утверждения штатных расписаний работников бюджетных и казенных учреждений и гражданского персонала спасательных воинских формирований МЧС РФ).
Отметим, что регистрация штатных расписаний производится путем нанесения на них в верхнем правом углу сведений о номере, под которым данное расписание зарегистрировано в журнале учета регистрации штатных расписаний, о штатной численности зарегистрированных должностей и фонде должностных окладов. После регистрации и занесения в журнал учета регистрации штатных расписаний зарегистрированные расписания (первые экземпляры) возвращаются по принадлежности.
Что касается изменений штатного расписания, они также вносятся приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им на это лица. При внесении изменений может возникнуть вопрос: надо ли согласовывать их с профсоюзным органом? Давайте разберемся. На основании ст. 8 ТК РФ работодатели могут принимать локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством. Однако в определенных случаях, установленных Трудовым кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, коллективным договором, соглашениями, работодатель при принятии локальных нормативных актов должен учитывать мнение представительного органа работников (при наличии такового).
Штатное расписание является локальным нормативным актом, в котором отражаются не только структурные подразделения, наименования должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц, но и размеры окладов (тарифных ставок), доплат и надбавок. А в силу ст. 135 ТК РФ системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок устанавливаются, в том числе, локальными нормативными актами. Поскольку штатное расписание отображает основные положения заключенного в установленном порядке коллективного договора или положения об оплате труда, принятого с учетом мнения представительного органа работников, то при утверждении штатного расписания нет необходимости учитывать мнение профсоюза.
Однако, если коллективным договором или соглашениями предусмотрено принятие локальных нормативных актов по согласованию с представительным органом работников, то согласование штатного расписания с профсоюзом обязательно (ч. 3 ст. 8 ТК РФ).
После утверждения штатных расписаний для некоторых учреждений установлена необходимость их регистрации. Регистрация оформляется путем нанесения в верхнем правом углу титульного листа надписи о номере, под которым данное штатное расписание зарегистрировано в журнале учета регистрации штатных расписаний, штатной численности зарегистрированных должностей и фонде должностных окладов (тарифных ставок).
Нужно ли ставить печать учреждения на форме Т-3? Нет, унифицированная форма не предусматривает проставления печати на утвержденном штатном расписании.
Штатное расписание в филиалах
Начнем с того, что филиал не является юридическим лицом, а значит, и не будет работодателем для работников. Поскольку филиалы так же, как отделы, секторы или иные подразделения, являются структурными частями учреждения, составление штатного расписания по частям (отдельно по должностям головной организации и филиалов) неверно, ведь штатным расписанием оформляется структура всей организации.
Однако все же руководителям филиалов может быть предоставлено право утверждения штатного расписания филиала и тогда у них будет свое расписание. Если такое право предоставлено, в графе «Наименование организации» необходимо указать наименование не филиала, а головной организации в соответствии с уставными документами. Наименование филиала будет указано в графе «Структурное подразделение», чем он, по сути, и является. А в локальных нормативных актах рекомендуется прописать процедуру передачи информации (например, путем передачи заверенной копии штатного расписания филиала или выписки из него в головную организацию).
Сроки хранения
Сроки хранения документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и других организаций, установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558. Подпунктом «а» п. 71 названного перечня установлено, что штатные расписания организации и изменения к ним хранятся по месту разработки и утверждения постоянно.
Иногда в учреждениях составляются проекты штатных расписаний по структурным подразделениям, которые затем сводятся в одно штатное расписание учреждения. Такие проекты тоже необходимо хранить, но всего пять лет (п. 72 Перечня типовых управленческих архивных документов).
Помимо разработки проектов возможно ведение переписки по вопросам включения той или иной должности в структуру подразделения и пр. Срок хранения такой переписки еще меньше и составляет три года — п. 73 Перечня типовых управленческих архивных документов.
Штатное расписание – документ, которым устанавливается состав и численность персонала компании с учетом ее организационной структуры. Порядок его разработки и частоту составления работодатель вправе регламентировать своими внутренними нормативными актами. При этом он должен знать как составить штатное расписание, чтобы он имел законную силу.
Из этой статьи вы узнаете:
- как выглядит шаблон штатного расписания;
- чем отличается документ от штатной расстановки;
- как составить штатное расписание;
- как утвердить и изменить штатное расписание;
- каковы сроки хранения этого документа.
Что представляет собой штатное расписание 2017
Штатное расписание представляет собой документ, отражающий структуру предприятия, в котором для каждого из подразделений устанавливается состав и численность специалистов определенных должностей, профессий, специальностей.
Кроме того, типовое штатное расписание обязательно содержит сведения об окладах или тарифных ставках , а также надбавках и их размерах, установленных для каждой упоминаемой в документе должности.
Обратите внимание!
Штатное расписание с фамилиями сотрудников не составляется - это обезличенный документ, содержащий сведения о качественном и количественном кадровом составе предприятия, его ежемесячном фонде оплаты труда. При этом фактическая численность работников компании не может быть больше той, что установлена этим управленческим документом.
Читайте также:
Таким образом, утверждение штатного расписания, как правильно замечено экспертами, позволяет:
- наглядно представить организационную структуру компании;
- контролировать систему и фонд оплаты труда ;
- устанавливать и отслеживать сотрудникам надбавки и определять их размеры;
- вести учет вакантных рабочих мест и своевременно подбирать персонал для замещения имеющихся вакансий;
- устанавливать фиксированные значения для численности штатов по каждому из структурных подразделений организации и количество единиц работников по каждой из упомянутых в этом документе должностей.
Трудовым законодательством не устанавливается обязательное наличие штатного расписания во всех организациях. Оно является внутренним нормативным актом, и работодатель вправе самостоятельно определять, насколько необходимо его составление.
Как часто нужно составлять документ?
Штатное расписание может составляться и утверждаться в компании ежегодно или с установленной периодичностью. Необходимость составления штатного расписания, как часто составлять его и в какой форме - все эти вопросы работодатель должен решить самостоятельно, учитывая численность, организационную и управленческую структуру компании.
Читайте также:
Порядок и периодичность составления, правила оформления штатного расписания целесообразно оговорить отдельным локальным нормативным актом. В данном акте имеет смысл установить порядок выдачи и требования к оформлению выписок из этого документа, которые могут , в том числе, и по заявлениям сотрудников.
Обратите внимание!
Организациям, имеющим филиалы, не нужно разрабатывать штатное расписание для каждого из них, поскольку филиалы являются подразделениями основного предприятия-работодателя.
Порядок разработки штатного расписания
Решая вопрос о разработке штатного расписания, как правильно составить этот документ, лучше не «изобретать велосипед», а воспользоваться уже имеющимися практическими наработками.
При составлении удобно использовать унифицированную форму № Т-3, предложенную Госстатом.
Обязательное использование таких форм отменено уже несколько лет назад, но многие предприятия предпочитают заполнять штатное расписание 2017 в предусмотренном ими порядке и объемах. При необходимости, работодатель вправе дополнить или изменить форму Т-3 в соответствии с потребностями, особенностями своей производственной деятельности и организационной структуры.
Так, например, если предприятие использует , форма № Т-3 может быть дополнена графой «Период выполнения работ». В ней нужно будет указать количество должностей, предусмотренных штатом, и сроки, в границах которых которые они будут действительны.
Читайте также:
Пошаговая инструкция составления документа
Чтобы получить представление о том, как выглядит штатное расписание, достаточно ознакомиться с бланком формы № Т-3, представленной ниже.
Порядок разработки данного документа предполагает последовательное заполнение трех основных разделов бланка формы № Т-3:
- шапки или заголовочной части;
- основной части;
- заключительной части.
Независимо от того, будет ли использоваться бланк формы № Т-3 или та форма, которую работодатель разработает самостоятельно, в шапке необходимо указать следующие сведения:
- полное наименование компании с указанием организационно-правовой формы;
- коды по ОКПО и ОКУД ;
- регистрационный номер, присвоенный данному документу в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной на предприятии;
- дату составления документа и дату его утверждения (они могут различаться), а также дату его вступления в законную силу и срок действия;
- наименование документа.
Кроме того, шапка содержит такой реквизит, как гриф утверждения, который должен быть заполнен в соответствии с требованиями действующих государственных стандартов по оформлению документов . Нередко возникает вопрос: кто утверждает штатное расписание? Это делает руководитель организации.
Пошаговый алгоритм заполнения основной части штатного расписания 2017 с использованием формы № Т-3, содержащей десять граф, таков:
Шаг 1. В графе 1 укажите наименование подразделения. Наименования структурных подразделений пишутся с большой буквы.
Шаг 2. В графе 2 проставьте код структурного подразделения, в штатном расписании он указывается в соответствии с утвержденной руководителем предприятия структурой.
Шаг 3. В графе 3 укажите наименование или код должности в штатном расписании. Кроме наименования профессии, специальности или должности также необходимо указать соответствующий им разряд , квалификацию. Как правило, располагаются наименования должностей в иерархическом порядке, начиная с руководящих и заканчивая линейными исполнителями.
Шаг 4. В графу 4 нужно проставить количество единиц, предусматриваемых штатом компании для каждой должности. Оно определяется спецификой производственной деятельности организации, ее потребностью в отдельных видах работ с учетом экономической целесообразности и оптимальности. На предприятиях государственного сектора потребность в специалистах определяется в централизованном порядке.
Шаг 5. В графе 5 укажите оклад или тарифную ставку в рублях, соответствующую данной должности. При заполнении этой графы необходимо руководствоваться «Положением об оплате труда», коллективным договором или иными локальными нормативными актами работодателя, которыми устанавливается система оплаты труда на предприятии.
Шаг 6. Графы 6,7 и 8 предназначены для указания полагающихся специалистам по должности надбавок или иных выплат, имеющих компенсационный или стимулирующий характер. Эти графы заполните, основываясь на положениях коллективного договора и внутренних регламентов, устанавливающих систему оплаты труда работников предприятия.
Шаг 7. В графу 9 внесите итоговую сумму заработной платы, установленной для данной должности и квалификации. Для этого необходимо просуммировать те показатели, которые проставлены в графах 5-8 и умножить полученное значение на количество единиц данной должности, эти данные содержатся в графе 4.
Шаг 8. Графа 10 предусмотрена для внесения примечаний. Если они есть, укажите их.
При заполнении заключительной части необходимо предусмотреть место для размещения реквизитов тех должностных лиц, кто подписывает штатное расписание. Обычно это руководитель кадровой службы и главный бухгалтер предприятия.
Вопрос о том, нужна ли печать на штатном расписании, работодатель вправе решать самостоятельно. Форма № Т-3 не предусматривает такой реквизит, как «Место для печати».
Читайте также:
На что обратить внимание при составлении штатного расписания 2017
Правила оформления довольно строги, особенно когда речь идет о должностях, связанных с выполнением трудовых обязанностей во вредных и опасных условиях , а также должностях государственных служащих. В этих случаях наименования должностей должны полностью соответствовать тем, которые перечислены в отраслевых и общероссийских классификаторах, справочниках и других нормативных документах.
Наименование должности, указанной в штатном расписании 2017 и трудовом договоре с сотрудником,должно быть идентично.
При заполнении формы № Т-3 нужно учесть совместителей , работающих на часть ставки - в графе 3 нужно будет проставить суммарное количество единиц штата, выполняющих данные должностные обязанности. Если два сотрудника работают в этой должности на полставки, а один - на полную, в графе 3 нужно поставить цифру «2».
Графа 9 должна быть заполнена в любом случае, даже если в организации применяется бестарифная или смешанная система оплаты труда. В таком случае могут использоваться другие системы измерения - проценты, коэффициенты и пр.
Читайте также:
Утверждение документа
Говорить о юридической значимости этого документа можно только после утверждения штатного расписания, как правильно сделать это – знают специалисты-делопроизводители. Особых сложностей процедура не предполагает.
Хранение штатного расписания
Все кадровые, распорядительные и организационные документы имеют свои . Это же касается и штатного расписания в организации. В данном вопросе руководствоваться следует Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (ред. от 16.02.2016), далее – Перечень.
Сколько лет нужно хранить штатное расписание
В соответствии с Перечнем, сроки хранения этих документов, а также иных, созданных на их основе и используемых при планировании и разработке состава и численности штата компании, представлены в таблице.
Как следует из таблицы, вопрос, сколько хранится штатное расписание в организации, зависит от того, где был разработан документ. Если в этой же организации, то он должен храниться постоянно. Если он был разработан на другом предприятии, хранят его всего три года. Уничтожение проектов расстановки штатов производится по окончании сроков хранения только по решению, принимаемому экспертной комиссией (ЭПК).
Чем отличается штатное расписание от штатной расстановки
Расстановка, по сути, это выписка из расписания, в которой даны сведения по какому-то одному из структурных подразделений . Если сравнивать информацию, которая содержится в штатной расстановке и штатном расписании, отличие между ними заключается еще и в указании фамилий конкретных сотрудников.
В расстановке отражен списочный состав подразделения, поэтому фамилии сотрудников могут быть указаны. Это делается для удобства работы кадровой службы, чтобы иметь объективное представление о поименном составе сотрудников, работающих в каждом из структурных подразделений.
Официальная форма Т3 — штатное расписание. В нем отображено основная зарплата и дополнительные выплаты. Организация имеет право пользоваться своей формой документа или готовой Т3.
Заполнение его — обязанность сотрудника отдела кадров. В небольшой организации эта функция возлагается на бухгалтера или руководителя.
Зачем нужно штатное расписание
Документ используется для утверждения структуры, штатного состава, его численности в соответствии с Уставом предприятия.
Руководитель или уполномоченное им лицо устанавливает штатное расписание. Бумага содержит информацию:
- Существующие должности в организации.
- Количество работников.
- Месячный фонд оплаты труда.
- Сумма окладов и надбавок.
- Структурные подразделения, их перечень.
Вакансия работника при занесении в расписание прописывается без сокращения. Запись производится в убывающем порядке начиная с главной должности.
Изменения в документе возможны в случаях:
- Смена отдела предприятия или наименования должности.
- Изменение оклада.
- Реорганизация фирмы.
- Штатное сокращение.
- Сотрудники, которых затронули изменения, должны ознакомиться с ними и подтвердить это своей подписью в документе.
Составление штатного расписания
При составлении опираются принципы трудовой организации и управлением ресурсами работников.
Утверждается годовой бизнес-план. В нем определяются задачи на рабочий год, виды деятельности и объем выполняемой работы.
Разрабатываются организационные структуры. Указываются: как происходит взаимодействие, и какие подразделения реализовывают план.
Планирование количества единиц штата по каждому направлению работы происходит в соответствии с видами и нормами труда.
Размер оклада определяют по средним показателям денежного вознаграждения в регионе за месяц. Система премирования разрабатывается за счет ресурсов и возможностей предприятия. Или основываясь на законодательные акты для государственных учреждений.
При вхождении в силу нового чтения штатного расписания, изучаются изменения, происходившие в течение года. На их основе выполняется корректировка документа.
Образец заполнения
Штатное расписание — 10 граф. Их заполняют согласно унифицированной на законодательном уровне форме Т-3 или принятом бланке на предприятии.
Графа 1 — структурное подразделение. В строку вписываются все отделения, действующие в организации. Обязателен административный и производственный блок.
Графа 2 — код. Каждому подразделению присваивают код. Ориентир — Положение о номенклатуре дел в документообороте предприятия. Бумаги архивируются и хранятся в соответствии с кодами.
Графа 3 — должность. В подразделении должен быть руководитель и желательно заместитель. Бизнес-план, определяет специалистов, выполняющих работу. Название должностей и разряд квалификации определяется по общероссийскому классификатору профессий.
Графа 4 — штатная единица. Сколько человек работает в определенной профессии.
Графа 5 — ставка по тарифу (оклад). Ее определяют объемы запланированных работ и нормы труда. Учитывается выработка по каждой профессии за временную единицу. Выясняется двумя методами:
Экспертный — группа от трех до пяти человек, заполняющих оценочные листы. Показатель усредняется и выявляется объем труда за единицу времени.
«Полевые» замеры" — вычисляются, сколько и каких видов деятельности выполняет сотрудник. На этой основе вычисляется тарифная ставка.
Графа 6 — надбавки. Вписываются все надбавки (выслуга, характер работы, знание иностранного языка и другие), положенные трудовым законодательством и локальными нормативами предприятия. Строка делится на три столбца. Включены графы 7, 8.
Графа 9 — всего. Предельное вознаграждение за месяц или за год и фонд оплаты труда.
Графа 10 — примечание. Указываются определенные условия . Например, если установлен оклад в иностранной валюте.
Образец заполнения штатного расписания можно бесплатно скачать здесь:
Составление расписания для сдельной оплаты труда
Штатное расписание для сдельной оплаты заполняется:
- С графы 1 по 4 по стандартам.
- Графа 5 — прочерк.
- Графа 10 — указывается «Сдельно-премиальная заработная плата». Дается ссылка на документ организации, регулирующий размер денежного вознаграждения (положение об трудовой оплате или материальном стимулирование).
Выписка из штатного расписания
Выписка — необходимая бумага, если требуется предоставить информацию ограниченного объема третьим лицам.
Оригинал расписания не подлежит выдаче, но отдельная его часть может быть доведена до другого лица. Выписка составляется после вступления оригинала в юридическую силу. Документ может быть изготовлен ксерокопией отдельной части основной бумаги.
Решение принимает руководитель или уполномоченное лицо.
При необходимости у инициатора выписки может потребоваться письменный документ (заявление) о выдаче информации. Ставится подпись руководителя и требование передается исполнителю, выполняющему выписку.
Документ изготавливается так же как и подлинник, вверху, после наименования организации, прописывается «Выписка из штатного расписания». Графы расписываются, как и в оригинале, но на одного человека.
Соответствие документа подтверждается печатью, подписью директора, главного бухгалтера и кадровым специалистом предприятия.
Информация о запросе и выдаче заносится в журнал учета.
Образец выписки из штатного расписания:
Основные положения штатного расписания:
Документ составляется:
- Бухгалтером — маленькая фирма.
- Кадровой службой — крупная компания.
- Финансистами.
Утверждение расписания и его подпись осуществляется руководителем или исполняющим его обязанности. Ответственность составления и соблюдения бумаги ложится на директора.
Руководителем издается в конце календарного года приказ об утверждение штатного расписания на следующие 12 месяцев.
Статьи по теме:
Образец заполнения трудового договора организации с работником
Прошаговая процедура увольнения работника за прогулы
Инструкция по заполнению трудовой книжки: образец