Любой предприниматель стремится свести к минимуму организационные расходы, связанные с деятельностью его компании. Поэтому, если закон позволяет отказаться от использования в работе кассового аппарата и применять в расчётах с клиентами бланки строгой отчётности, имеет смысл воспользоваться этой возможностью. Но нужно помнить, что эти документы, как и следует из их названия, нуждаются в тщательном учёте, регистрации в специальной книге и контроле их использования.
Бланки строгой отчётности и их виды
В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 различные организации, в том числе коммерческие, и индивидуальные предприниматели имеют право при оказании широкого перечня услуг населению (физическим лицам) выдавать вместо кассовых чеков бланки строгой отчётности (БСО). Для разных видов услуг они выглядят и называются по-разному. Это могут быть:
- квитанции;
- билеты;
- путёвки;
- абонементы и др.
Для большинства видов деятельности единого образца БСО не существует, и каждая организация или ИП имеет свой стандарт этих документов. Однако Постановление устанавливает ряд обязательных для всех реквизитов, включая название и организационно-правовую форму для компаний и Ф. И. О. для индивидуальных предпринимателей.
Порядок изготовления бланков
Изготовление БСО допускается двумя способами:
- заказ в типографии;
- печать с помощью автоматизированной системы.
Прежде чем заказывать бланки, нужно удостовериться, что у типографии имеется разрешение на их выпуск. Печатать их самостоятельно на принтере закон не позволяет.
Вместо этого можно приобрести специальное устройство для их изготовления. Хотя по внешнему виду оно напоминает кассовый аппарат и продаётся в тех же магазинах, официально оно не относится к ККМ и не требует постановки на учёт в ФНС.
Порядок учёта БСО
Процедура учёта бланков строгой отчётности зависит от способа их производства. Она одинакова для ИП и организаций. Если бланки печатаются в типографии, принимать их должен работник, назначенный ответственным за их хранение (обязательно являющийся материально ответственным лицом), или руководитель лично.
Принимающий должен убедиться, что серии и порядковые номера полученных бланков, а также их общее количество соответствуют заявленному в сопроводительных документах. В завершение составляется акт приёмки БСО. Он подписывается руководителем организации или ИП совместно с членами комиссии по приёмке БСО, состав которой перед этим утверждается специальным приказом. Получение и выдача бланков фиксируются в книге учёта БСО.
Если бланки изготавливаются с помощью специального устройства, в ведении книги учёта нет необходимости, так как в памяти аппарата сохраняются данные обо всех когда-либо напечатанных документах.
Сейчас существует много интернет-сайтов, заявляющих, что они имеют статус автоматизированной системы. Это позволяет их клиентам печатать БСО на своём принтере, не нарушая закон. Можно ли доверять таким сайтам? На этот счёт можно услышать разные мнения экспертов. По общему мнению, использовать БСО можно, соблюдая следующие условия.
Формирование бланков документов может производиться с использованием автоматизированной системы. При этом для одновременного заполнения бланка документа и выпуска документа должно обеспечиваться выполнение следующих требований. Во-первых, автоматизированная система должна иметь защиту от несанкционированного доступа, идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с бланком документа в течение не менее 5 лет. Во-вторых, при заполнении бланка документа и выпуске документа автоматизированной системой должны сохраняться уникальный номер и серия его бланка.
https://pravoved.ru/question/871377/
То есть, при выборе такого способа формирования и учёта БСО следует обратить особое внимание на надёжность системы и убедиться, что учёт на сайте ведётся надлежащим образом и вся информация может быть предоставлена по первому требованию проверяющих из ФНС.
Особенности нумерации бланков строгой отчётности
Любой БСО должен иметь уникальный порядковый номер, состоящий из шести цифр, а также серию, обозначающуюся двумя буквами. При использовании автоматизированных систем нумерация бланков осуществляется автоматически. При заказе в типографии первой партии обычно присваивается серия АА, нумерация ведётся с 000001. При последующих заказах нумерацию нужно продолжать, а не начинать заново.
Как вести книгу учёта БСО
Вести этот документ обязаны как организации, так и индивидуальные предприниматели, если они не пользуются автоматизированной системой печати и учёта БСО. Единого стандарта книги для коммерческих структур, какими являются ООО и ИП, не предусмотрено, поэтому возможно использовать бланк книги учёта БСО для государственных и муниципальных учреждений. Его можно скачать здесь или разработать свой дизайн документа.
При этом должны соблюдаться следующие требования:
- все листы пронумерованы;
- книга прошита;
- подписана руководителем организации и главным бухгалтером либо индивидуальным предпринимателем.
Делать записи в книге уполномочено только лицо, ответственное за приёмку и выдачу бланков строгой отчётности.
В книгу вносятся данные о следующих событиях:
- получении бланков БСО из типографии;
- выдаче бланков лицам, работающим с клиентами;
- количестве оставшихся бланков;
- списании БСО.
Важно: запись в книгу учёта нужно вносить при передаче бланка БСО сотруднику, работающему с клиентами, а не при принятии оплаты от клиента.
В книге должны быть отражена информация о каждом экземпляре БСО, полученном организацией или ИП, в том числе бракованным, заполненным с ошибками и испорченным. Они не выбрасываются, а перечёркиваются и прикладываются к книге учёта.
Как заполнять книгу учёта
Это инструкция по заполнению типовой формы книги учёта БСО. Как уже было сказано ранее, закон допускает отступления от неё. Если для конкретной фирмы какие-то из элементов неактуальны, их можно не включать в документ.
Шапка книги содержит следующие элементы:
- «Учреждение» (строка 1);
- «Структурное подразделение» (строка 2);
- «Дата открытия» (поле 1);
- «Дата закрытия» (поле 2);
- «Код по ОКПО» (поле 3);
- «Номер счёта» (поле 4);
- «Наименование формы строгой отчётности» (поле 5);
- «Код формы» (поле 6).
Столбцы таблицы:
- «Дата» (столбец 1);
- «От кого получено (кому отпущено)» (столбец 2);
- «Основание» (столбец 3);
- «Приход» (столбец 4);
- «Расход» (столбец 5);
- «Остаток» (столбец 6).
Оформление шапки документа
- В строке 1 необходимо указать полное наименование компании в соответствии с её уставом. Для индивидуального предпринимателя указываются фамилия и инициалы согласно паспорту, например: «Индивидуальный предприниматель Васильев М.Н.»
- В строку 2 заносится название структурного подразделения. Если фирма не имеет таковых, можно поставить прочерк или просто не писать эту строку.
- В полях 1 и 2 указываются соответственно даты начала и завершения ведения книги.
- В поле 3 нужно вписать соответствующий код, а если он не был присвоен, то просто поставить прочерк.
- Поле 4 необходимо заполнять только для тех фирм, которые ведут бухучёт.
- В поле 5 указывается название БСО (например, квитанция или путёвка).
- В поле 6 записывается соответствующий код, который присутствует на самих бланках БСО. Если его нет, можно поставить прочерк.
Заполнение таблицы
- В столбец 1 заносятся даты проводимых с БСО операций: получения, выдачи или списания.
- В столбце 2 указывается название организации, печатавшей бланки (при получении) или Ф. И. О. МОЛ (материально ответственного лица), кому они выдаются (при выдаче).
- В столбце 3 нужно указать документ (его название, дату и номер), на основании которого производится приёмка или выдача БСО.
- Столбец 4 заполняется каждый раз после получения новой партии напечатанных БСО из типографии. Нужно указать: общее количество принятых бланков, их серию и номера первого и заключительного документов в серии. Работник, в чьи обязанности входит хранение принадлежащих компании БСО и ведение книги, подтверждает получение бланков своей подписью.
- Аналогично при выдаче БСО сотруднику фиксируется их количество, серия, номера первого и заключительного бланка в столбце 5. Тогда подпись ставит принимающий сотрудник.
- В столбце 6 указывается число бланков, находящихся в организации или у ИП после каждой операции.
Образцы заполненной книги учёта БСО для организации и ИП
Для наглядности при заполнении книги можно пользоваться готовыми образцами, представленными ниже.
Инвентаризация и списание БСО
Инвентаризация бланков строгой отчётности совпадает по времени с инвентаризацией кассы. При этом проверяется, все ли находящиеся в бухгалтерии организации или у ИП корешки или копии БСО отражены в Книге учёта и нет ли потерянных бланков. Для проведения этой процедуры создаётся специальная комиссия. Результаты проверки фиксируются в форме ИВН-16, заполнять которую нужно в двух экземплярах.
Списание БСО производится после окончания нормативного срока их хранения, который составляет 5 лет. При этом членами специально созданной комиссии составляется Акт о списании БСО. В нём учитываются не только корешки и копии бланков, переданных клиентам, но и испорченные экземпляры. Неиспользованные бланки, потерявшие актуальность (например, при изменении реквизитов организации или ИП), можно списывать и уничтожать в любое время, при этом также составляется акт.
При использовании организацией или ИП бланков строгой отчётности нужно уделить максимум внимания их учёту, регулярно проводить инвентаризацию и правильно заполнять книгу учёта БСО. Информация обо всех бланках, прошедших через фирму, должна быть отражена в книге или автоматизированной системе. Грамотное ведение учёта БСО поможет обезопасить компанию от претензий со стороны налоговых органов.
Очень часто в своей деятельности индивидуальные предприниматели и организации используют кассовый аппарат или бланки строгой отчетности в работе с физическими лицами. В сегодняшнем материале мы расскажем, как вести учет бланков строгой отчетности. Также из этой публикации читатель узнает, что такое БСО, каковы правила их разработки и печати.
Бланк строгой отчетности (БСО) — документ, который используют для оформления расчетов наличными деньгами. Можно приобрести в готовом печатном виде в типографии или создать собственные бланки. Если применяются бланки, созданные самостоятельно, то они должны иметь ряд обязательных реквизитов, которые содержатся в Положении, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 06 мая 2008 г. № 359 (пункт 3).
Использование самостоятельно разработанных бланков строгой отчетности должно быть утверждено приказом руководителя.
Также важно знать, что БСО применяются только теми ООО и ИП, которые занимаются оказанием услуг населению.
Таким образом, получив денежные средства за предоставленную услугу, индивидуальный предприниматель или организация выдают покупателю документ, который является подтверждением оплаты. Как правило, это квитанции, билеты или талоны. Вышеперечисленные документы оформляются на БСО, которые приравниваются к кассовому чеку.
В Положении, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 06 мая 2008 г. № 359, есть все правила создания, а также хранения и учета бланков строгой отчетности.
Формы БСО
Как уже отмечалось выше, существуют такие БСО, форма которых разработана органами исполнительной власти. К таким БСО относятся отраслевые бланки, а именно:
- железнодорожные билеты;
- экскурсионные путевки.
Данные бланки строгой отчетности утверждены Министерством транспорта и Министерством культуры РФ.
Чаще всего и индивидуальные предприниматели, и организации самостоятельно разрабатывают форму БСО, содержащую все необходимые, в соответствии с нормами действующего законодательства, реквизиты, перечисленные в Постановлении Правительства РФ от 06 мая 2008 г. № 359 (пункт 3).
Вот некоторые из этих требований к БСО:
1. Наименование (ИП или ООО).
2. Номер (шестизначный) и серия.
3. Вид и стоимость предоставленной услуги.
4. ИНН (ИП или ООО).
Кроме того, законом не запрещается воспользоваться заимствованной формой бланков строгой отчетности, которая была разработана другим налогоплательщиком (сообщение УФНС России по г. Москве в Письме от 01.03.2010 № 17-15/020721).
Обратите внимание, что регистрировать в госорганах выбранный вами вариант БСО нет необходимости. Об этом идет речь в Письме от 29.01.2013 № 03-01-15 /1-14.
Бланк строгой отчетности нужно утвердить внутренним документом своей организации.
Способы печати бланков строгой отчетности
Напечатать БСО можно 2 способами:
1. В типографии (которая вправе выпускать данные бланки).
2. Самостоятельно (с помощью автоматизированной системы).
Такой автоматизированной системой может стать доработанный контрольно-кассовый аппарат. Этот аппарат, в отличие от обычной ККТ, не нужно регистрировать в налоговой службе (Письмо ФНС России от 24.08.2012 № АС-4-2 /14038).
Отметим, что обычный компьютер с принтером для печати БСО не подойдет. Такая точка зрения была не раз высказана чиновниками Министерства финансов РФ (например, Письмо от 25.11.2010 № 03-01-15 /8-250).
Бухгалтерский и налоговый учет БСО
Для учета наличия (выдачи) бланков строгой отчетности используется забалансовый счет 006 «Бланки строгой отчетности». На этом счете ведется учет бланков строгой отчетности по условной стоимости. Она утверждается в учетной политике организации или индивидуального предпринимателя.
Учет БСО, изготовленных типографским способом
Затраты на изготовление или приобретение бланков строгой отчетности в типографии учитывают в составе расходов по обычным видам деятельности. Расходы списывают на следующие затратные счета 20, 25, 26 и 44, отраженные такой проводкой:
Дебет 60 Кредит 51 — Оплачены услуги типографии за изготовление БСО (перечислены денежные средства для покупки БСО).
БСО, которые были изготовлены в типографии, учитывают так: поступление бланков заносят в акт приемки, а дальнейшее их продвижение фиксируют в журнале учета бланков строгой отчетности.
Какой-либо унифицированной формы такого журнала нет. ИП или ООО самостоятельно разрабатывают форму журнала и ведут его.
В журнал учета БСО обычно включают такие графы, как:
1. Дата поступления бланков.
2. Количество поступивших бланков.
3. Лицо, передавшее бланки.
4. Реквизиты документа.
В журнале выводится текущий остаток по каждому наименованию, включая серию и номер БСО. Остаток должен быть подтвержден актом инвентаризации бланков строгой отчетности.
Листы должны быть пронумерованы и прошнурованы. Журнал заверяется подписью и печатью руководителя. Ведение учета БСО аналогично ведению кассовой книги.
В момент приема денег у клиента, работник организации (или ИП) заполняет бланк и указывает в нем полученную денежную сумму. После этого основная часть заполненного БСО передается клиенту. Отрывная часть (корешок) бланка остается у работника организации (ИП). В случае отсутствия у бланка отрывной части, делается копия БСО.
Сумма, полученная от клиента, заносится в приходный кассовый ордер и записывается в кассовой книге. Корешок или копия бланка строгой отчетности является документом, который подтверждает поступление наличных денежных средств.
В случае налоговой проверки, работники инспекции пересчитывают корешки или копии БСО и удостоверятся, что их количество совпадает с тем, что было отражено в журнале учета бланков строгой отчетности. После этого, работники налоговой складывают суммы, которые указаны в корешках (копиях) бланков строгой отчетности и сравнивают их с размером выручки, проведенной по кассе.
Учет БСО, изготовленных самостоятельно
Когда БСО были изготовлены при помощи автоматизированной системы, учет бланков строгой отчетности осуществляется данной системой. Таким образом, система фиксирует и одновременно сохраняет сведения обо всех бланках, которые были выпущены, включая их номера и серии. При наличии такой системы вести учет БСО нет необходимости.
При самостоятельном изготовлении БСО расходы списываются на счета 20, 25, 26, 44:
Дебет 20, 25, 26, 44 Кредит 60 — Списаны затраты на покупку, изготовление БСО.
В ходе проверки налоговые инспекторы могут потребовать предоставить им данные относительно выпущенных бланков, которые хранятся в системе. Согласно п. 12 Положения № 359, налогоплательщик обязан предоставить эту информацию сотрудникам налоговой службы.
Инспекторы сверяют количество БСО, которое зафиксировано системой с числом корешков (копий) бланков строгой отчетности. После этого проверяется соответствие суммы по корешкам с суммами, указанными по дебету счета 50.
Учет БСО для перепродажи
Может возникнуть ситуация, когда бухгалтер на момент приобретения бланков не уверен в том, как именно будут использованы БСО в дальнейшем. То есть, их необходимо отразить на счете 10 «Материалы».
В случае продажи БСО, их сначала переводят на счет 41 «Товары». После этого, продажа отражается таким проводками:
1. Дебет 62 Кредит 91 — выручка от реализации БСО.
2. Дебет 91 Кредит 68 — НДС, начисленный при реализации БСО.
3. Дебет 91 Кредит 41 — закупочная стоимость / стоимость создания реализованных БСО.
Книга учета бланков строгой отчетности (журнал учета БСО)
Как было сказано выше, если БСО изготавливаются типографским способом, должна вестись книга учета БСО.
При этом согласно действующему законодательству, хозяйствующий субъект имеет право самостоятельно разработать подходящий журнал учета бланков строгой отчетности. Изготовленная книга должна быть пронумерована и прошита. После этого руководитель, бухгалтер организации и ответственное лицо подписывают книгу и скрепляют ее печатью.
После этого создается регламент ведения книги, который закрепляется изданием соответствующего акта с указанием ответственного за ведение книги лица. После этого ответственное лицо и руководитель организации (ИП) подписывают договор о материальной ответственности.
Учет бланков ведется по их номеру, серии, наименованию, дате поступления.
Как говорилось выше, БСО, изготовленные с использованием автоматизированных систем, не требуют ведения книги.
Книга учета БСО — образец заполнения
Нажав на кнопку ниже, читатель может скачать образец заполнения журнала учета БСО.
Книга учета бланков строгой отчетности обязательна для использования юрлицами и физлицами-предпринимателями, которые осуществляют расчеты с покупателями/заказчиками в рознице без применения кассового аппарата. В эту книгу вносятся сведения о приходе/возврате/списании БСО (бланков строгой отчетности).
Может ли использоваться форма 0504045 книги учета бланков строгой отчетности
Для применения юрлицами и предпринимателями, осуществляющими коммерческую деятельность в своих интересах, нет утвержденной формы такого документа, как книга по учету бланков строгой отчетности.
Однако для использования в государственных/муниципальных организациях и учреждениях существует бланк такой книги (форма 0504045), утвержденный приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52-н.
Организациям иной собственности и ИП ничто не мешает ни воспользоваться для составления книги учета БСО бланком формы 0504045, ни взять ее за основу при разработке собственного варианта книги.
Бланк формы 0504045 можно скачать на нашем сайте:
Для работы с ней книгу удобнее всего распечатать на бумажном носителе и сшить в виде брошюры.
Срок хранения книги не может быть меньше срока хранения корешков бланков или испорченных БСО. Это значит, что книгу учета бланков строгой отчетности надлежит сохранять в течение 5 лет после внесения последней записи в нее.
О том, кто после введения онлайн-касс вправе продолжать работу с БСО по старым правилам, читайте в статье «Бланк строгой отчетности вместо кассового чека (нюансы)» .
Что еще взять за пример журнала учета бланков строгой отчетности
Любая организация или ИП может разработать собственный журнал учета бланков строгой отчетности, придерживаясь требований о наличии в этом документе всех обязательных реквизитов. В связи с тем, что в данном реестре накапливаются и систематизируются сведения о кассовой первичке, книгу учета бланков строгой отчетности можно отнести к регистрам, подчиняющимся требованиям закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Обязательные реквизиты таких регистров перечислены в п. 4 ст. 10 закона № 402-ФЗ. Среди них:
- наименование регистра и предприятия;
- даты начала и окончания ведения регистра;
- единицы измерения и величина объектов учета;
- хронологическая запись сгруппированных объектов учета;
- Ф. И. О. и должности лиц, заполняющих регистр, с подписями.
О требованиях к заполнению первички читайте в материале «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения» .
Порядок заполнения книги учета БСО
Книга бланков строгой отчетности должна содержать записи о приходе, выдаче, возврате и списании бланковых первичных документов. К регистру прикладываются корешки выданных БСО, а также неправильно заполненные их бланки и те, которые уже не будут выданы по какой-либо причине.
В шапке книги учета БСО либо на ее отдельной странице, которая будет служить титульной, необходимо привести название документа и период, охватывающий все сделанные в нем записи. Под названием регистра указывается название юрлица (или Ф. И. О. предпринимателя), код по ОКПО, также потребуется указать отдел, ведущий данный хронологический список (чаще это бухгалтерия) и наименование формы БСО.
В табличной части документа предусматриваются графы:
- для даты;
- названия получателя или поставщика бланков;
- реквизитов документа-основания, свидетельствующего о факте приема-передачи каждого регистрируемого бланка;
- данных о поступлении, использовании и остатке бланков с указанием серии и номера бланка, а также количества бланков, если фиксируется прием/передача пачки документов (например, приход из типографии — в этом случае указываются серийные номера с первого по последний бланков из пачки, сложенных по порядку);
- итогового количества бланков, пришедших/выданных/оставшихся в конце периода, на который была заведена книга.
Все сведения о том, как заполнять книгу учета бланков строгой отчетности, должны быть отражены в локальном акте, издаваемом руководителем предприятия. В этом же приказе (или в отдельно изданном) должно быть названо лицо, ответственное за сохранность БСО и соблюдение правил обращения с ними. С этим сотрудником также должно быть заключено соглашение о матответственности. Это лицо и будет делать записи в книге учета БСО.
Где скачать образец заполнения книги учета бланков строгой отчетности
Образец заполнения книги учета бланков строгой отчетности есть на нашем сайте.
Главным условием ведения такого регистра является соблюдение хронологического порядка записей и отражение информации о каждом без исключения бланке строгой отчетности, который был принят на учет и использован.
В части оформления книги следует также учитывать правило, указанное в п. 13 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359. Речь идет о том, что все страницы этого документа должны быть пронумерованы и сшиты, а саму сшивку надлежит заверить подписями директора / главного бухгалтера и печатью.
Итоги
Книга, предназначенная для учета БСО, ведется госучреждениями на специально установленном бланке (форма 0504045). Иные юрлица и ИП вправе воспользоваться этой формой или создать свою собственную при условии соблюдения обязательных требований к реквизитам такого документа.
Сотрудник, осуществляющий внесение записей в книгу учета БСО, назначается приказом руководителя и является материально-ответственным лицом. Записи в книге ведутся в хронологическом порядке. Приложением к ней служат корешки БСО и их испорченные/неиспользованные бланки. Общие правила оформления книги учета БСО сходны с правилами оформления кассовой книги.
Организации или ИП при расчетах с физическими лицами могут использовать бланки строгой отчетности (БСО). Операции предприятий по договорам с юридическими лицами или ИП таким образом не оформляются. Используют БСО преимущественно в сфере услуг, оказываемых населению. Бланки выдают при оплате туристических путевок, билетов на транспортные перевозки, квитанций ломбарда, иных квитанций, при оформлении которых законодательно разрешено не применять ККТ.
Документ заменяет кассовый чек и оформляется в строгом соответствии с требованиями законодательства. Заполненная форма должна содержать обязательные реквизиты, позволяющие идентифицировать компанию, вид услуги, ее стоимость, ответственное лицо и дату составления.
Учет БСО осуществляется с применением книги специальной формы. Предприятия могут использовать форму 0504045 , утвержденную для бюджетных учреждений. Бланк принят приказом Минфина РФ от 15.12.2010г. за № 173н. Допускается самостоятельная разработка книги с обязательным утверждением ее формы в учетной политике. В ИФНС заверять журнал не требуется.
Для чего нужна данная книга на предприятии
Обязанность по ведению книги учета БСО установлена законодательством. Требование утверждено Постановлением Правительства от 06.05.2008г. за № 359. В п. 13 Постановления четко указано, что обязанность распространяется только на формы, изготовленные типографским способом.
Журнал подлежит постраничной нумерации. Форма прошивается и подписывается руководителем с последующим заверением печатью. Начиная с 07 апреля 2015 года печать в организации может не использоваться . При внесении соответствующих изменений в Устав об отказе от применения печати компания может удостоверять книгу только подписью. Для ИП обязанность применения печати на документах всегда реализовывалась на усмотрение предпринимателя.
Предприятие может применять БСО:
- Заказанные в типографии. Книга учета ведется в обязательном порядке.
- Самостоятельно разработанные компанией. Требование по ведению журнала отсутствует.
Предприятие, самостоятельно разрабатывающее БСО, ведет учет движения документов в автоматическом режиме. Документооборот формируется в разрезе аналитики. В случае самостоятельной разработки формы бланка организацией учет ведется по номерам, принятым в компании для БСО. Собственные бланки необходимо утвердить в учетной политике. Учет ведется в автоматическом режиме. Обязанности по ведению книги в данном случае не возникает.
Внутренний контроль за ведением учета осуществляется в период инвентаризации одновременно с проверкой кассовых остатков. Внешняя проверка инициируется ИФНС. Результат отражается в акте. Отказ от обязанности по ведению книги предусматривает наложение штрафа в соответствии со ст. 120 НК РФ и ст. 15.11 КоАП.
Кто ее ведет
Ведение книги учета поручается назначенному руководителем работнику компании. Порядок внесения записи и ответственное лицо закрепляются в учетной политике предприятия, утвержденной приказом руководителя. Традиционно ведение формы поручается работнику бухгалтерии – кассиру . Ответственный работник включается в состав подотчетных лиц. ИП при отсутствии сотрудников ведет книгу самостоятельно.
Руководитель предприятия заключает с сотрудником договор материальной ответственности. Он предусматривает:
- оприходование, хранение БСО;
- прием наличных денег от населения и выдачу бланка;
- внесение записей в книгу учета.
При автоматическом режиме обработки самостоятельно разработанных БСО руководитель аналогично назначает ответственное лицо. Обязанность закрепляется за конкретным сотрудником с одновременным ограничением доступа иных работников к документообороту.
Утеря незаполненных бланков строгого учета не влечет наказания ответственному сотруднику. Руководитель может применить меры дисциплинарного характера и взыскать с работника стоимость бланков. Если нарушение выявит инспектор ИФНС при проверке, на ответственное лицо может быть наложен штраф за нарушение правил хранения документов.
Порядок заполнения
Систематизация данных осуществляется по наименованию, номерам, сериям бланков, присвоенных им при заказе в типографии или полученных от отраслевого ведомства. Записи в БСО и журнале при ручном способе заполнения ведутся без помарок и подчисток.
В журнале отражаются данные о приеме БСО и выдаче их ответственному лицу . Записи о приеме денежных средств в форму не вносятся. Операции ведутся в разрезе движения документов:
- Поступления . Указывается дата приема бланков, их наименование, номер, серия и количество, а также данные и подпись ответственного лица.
- Выбытия . Операция имеет документооборот, аналогичный приему.
- Списания . Заносятся сведения о причинах списания, документе (акте), на основании которого осуществляется операция.
Операция списания производится в отношении бракованных бумаг, числящихся на приходе. Ошибочно составленные бланки не выбрасываются, а прилагаются к книге учета. Списанию подлежат также формы, не используемые в деятельности, и копии БСО с истекшим сроком архивации. По окончании срока хранения бракованные документы уничтожаются по акту. Для процедуры выбирается комиссия, состав которой утверждается приказом по предприятию.
Процесс формирования книги в программе 1С вы можете посмотреть на следующем видео:
Сколько она хранится
Порядок хранения неиспользованных БСО и журнала учета соответствует форме сохранности кассовой наличности или ценных бумаг. Для защиты от хищения выделяется специальная комната или сейф, опечатываемый по окончании рабочего дня. Копии использованных бланков подлежат архивации в течение срока, установленного для первичных документов.
Срок хранения журнала законодательством четко не установлен. Предприятие может самостоятельно определить период хранения и закрепить его в учетной политике. Время архивации не может быть меньше срока, установленного для БСО. Первичные документы бухгалтерского учета подлежат сохранности не менее 5-ти лет .
Оказывающие услуги компании и предприниматели могут использовать при получении оплаты от клиентов бланки строгой отчетности. Чтобы фиксировать их движение, заводится специальный журнал. Он не имеет единого образца. За основу при разработке документа можно взять форму ОКУД 0504045, которая применяется в государственных и муниципальных организациях. В конце статьи бесплатно доступен для скачивания журнала учета бланков строгой отчетности образец заполнения.
В Книге учета содержатся данные о движении бланков строгой отчетности. Там отражается получение листков в типографии, их передача ответственным лицам, списание и прочее.
Всю вносимую в нее информацию можно разбить на две категории:
- приход бланков;
- расход.
Книга учета бланков строгой отчетности не включает поля для отражения денежных сумм, полученных в результате операций. Она предназначена лишь для показа их перемещений. В документ вносится точное количество поступивших или списанных бланков.
Порядок оформления журнала
Закон не предусматривает единую форму, по которой должен оформляться журнал учета бланков строгой отчетности. Организации могут либо воспользоваться прежде установленным шаблоном, либо разработать свой собственный регистр.
Рассматривая форму 0504045 Книги учета бланков строгой отчетности, можно выделить две основные части: вводный раздел и таблица, в которой собраны данные о движении документов. Во вводном разделе отражается следующая информация:
- Дата открытия (закрытия) Книги.
- Название организации.
- Код ОКПО.
- Применяемый вид бланка строгой отчетности (билет, квитанция и так далее).
- Условная цена единицы (указывается в рублях).
- Номер счета.
- Код формы.
После «шапки» следует основная часть, выполненная в виде таблицы. Учетный журнал на примере формы 0504045 содержит:
- Дату внесения записи.
- Данные второй стороны (ФИО индивидуального предпринимателя или название организации).
- Документ, служащий основанием.
- Приход. Отражают количество поступивших листков, их номер и серию.
- Расход (списание). Также указывают количество и реквизиты бланков, которые были использованы либо списаны. В отдельном столбце ставится подпись сотрудника, получившего эти бумаги.
- Остаток. Количество и реквизиты оставшихся листков.
В конце подводится итог по каждой графе. Эта строка озаглавлена «Итого». Она имеется на каждой странице.
Важно! В Книге учета должны содержаться наименование организации, дата открытия журнала, единицы измерения, количество объектов учета, перечень категорий в хронологическом порядке и данные ответственных за ведение учета лиц.
Удобно пользоваться готовой формой документа. Вместе с тем Книга учета бланков строгой отчетности может быть составлена самим предпринимателем. Ключевое требование - она должна содержать все предписанные законом данные. Ведение Книги поручается бухгалтерскому работнику. ИП может заняться этим самостоятельно.
В большинстве случаев Книга учета готовится в печатном виде. Отдельные листы нумеруются и сшиваются в журнал. Документ заверяется подписью директора и главного бухгалтера (для организаций) или ИП. При наличии ставится печать.
Важно! В журнале учета содержится информация только о перемещении бланков. Денежные суммы отражаются в Книге учета доходов и расходов.
Порядок заполнения журнала нужно зафиксировать, подготовив постановление руководителя предприятия. Также директор назначает сотрудника, ответственного за заполнение документа и его сохранность. С этим работником заключается договор о материальной ответственности.
В случае с организациями заполнение журнала чаще всего поручается работнику бухгалтерского отдела. Если речь об индивидуальном предпринимателе, работающем без сотрудников, оформлять документ он будет самостоятельно.
Ответственный за ведение регистра будет прикладывать к Книге учета:
- отрывные части выданных клиентам бланков;
- испорченные листки;
- экземпляры, которые в силу каких-либо причин не будут применяться по назначению.
Как бланки, так и журнал заполняются без помарок и исправлений. Когда допущена ошибка, листок перечеркивается. Испорченный экземпляр не выбрасывается. Его прикладывают к журналу, при необходимости пишут объяснительную. По истечении срока хранения в присутствии назначенной комиссии составляется акт, и списанные бумаги уничтожаются.
На какой срок заводится регистр
Стоит учесть, что Книга учета БСО заводится лишь на определенный срок. Дату закрытия обязательно указывать в специально отведенной графе. Регистр может применяться:
- на протяжении отчетного периода;
- в течение года.
Продолжительность использования журнала определяется руководителем. Соответствующее положение закрепляется в учетной политике организации. После закрытия регистра заводится новый экземпляр.
Что касается срока хранения журнала, законодательство не устанавливает определенных сроков. Нужно учесть, что квитанции и подобные бланки хранятся на протяжении 5 лет. Срок хранения Книги учета не может быть меньше этого периода. Значит, составляет он минимум 5 лет.
Как правильно хранить учетные документы
Журнал учета БСО, как и другие ценные бумаги, нужно хранить в отдельном кабинете или сейфе, которые по завершении рабочего дня опечатываются. Такой подход защитит документацию от утери или хищения.
Если организация или ИП использует бланки строгой отчетности, ведение регистра обязательно. В противном случае после проверки налоговым инспектором может быть назначен штраф.
Когда теряются незаполненные листки, налоговая служба также может наложить взыскание за неправильное хранение первичной документации. Если подобный факт обнаружен руководителем предприятия, он вправе запросить у работника их стоимость.
Книга учета ведется организациями и ИП, которые используют при расчетах с клиентами квитанции и прочие бланки строгой отчетности. На данный момент не существует образца, обязательного к применению. Можно взять ранее предписанную форму 0504045, которая предусматривалась для бюджетных учреждений. Она отражает информацию о движении первичных документов на предприятии. Далее можно скачать образец по ссылке.