Практически в ходе каждой проверки инспектор ГИТ запрашивает у организации штатное расписание. Поэтому каждому работодателю необходимо внимательно отнестись к составлению и утверждению этого документа. О том, на что обращает внимание инспектор ГИТ при проверке штатного расписания, читайте в статье.
Из этой статьи вы узнаете:
- обязательно ли каждому работодателю иметь штатное расписание;
- каков порядок утверждения штатного расписания;
- можно ли устанавливать вилки окладов в штатном расписании.
Штатное расписание — обязательный документ
По мнению Роструда, штатное расписание является локальным нормативным актом организации (письмо Роструда от 21 января 2014 г. № ПГ/13229-6-1). Отметим, что трудовое законодательство не содержит понятия локального нормативного акта, поэтому на практике нередко возникают вопросы относительно принадлежности того или иного документа к локальным нормативным актам организации.
По нашему мнению, штатное расписание относится к организационно-распорядительным документам организации, поскольку оно не содержит определенных правил поведения.
Однако, независимо от квалификации штатного расписания, этот документ должен быть в наличии у каждого работодателя.
Отметим, что трудовым законодательством прямо не устанавливается обязанность иметь штатное расписание для всех работодателей. Между тем в трудовом договоре необходимо указывать трудовую функцию сотрудника в соответствии со штатным расписанием (ч. вторая ст. 57 ТК РФ). Из этого можно сделать вывод об обязательности для работодателей штатного расписания.
Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. Оно содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.
Утверждение штатного расписания
Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 утверждена унифицированная форма штатного расписания (форма № Т-3). В настоящее время организации вправе воспользоваться как унифицированной формой, так и самостоятельно разработанной и утвержденной формой штатного расписания. Отметим, что подавляющее большинство работодателей использует унифицированные формы документов по учету кадров, поскольку применение их довольно привычно и удобно.
Штатное расписание утверждается приказом руководителя организации (или уполномоченным лицом). Поэтому помимо самого штатного расписания в организации должен иметься приказ руководителя о его утверждении. Наличие этого приказа часто проверяют инспекторы ГИТ.
Реквизиты приказа об утверждении документа указываются в «шапке» штатного расписания .
Отметим, что трудовое законодательство не устанавливает какие-либо сроки для утверждения штатного расписания. Поэтому у работодателей нет обязанности, например, ежегодно утверждать данный документ.
Внесение изменений в штатное расписание
После утверждения штатного расписания дальнейшие изменения в него вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им лица.
При необходимости работодатель может откорректировать штатное расписание путем внесения изменений в действующий документ или утвердить новое штатное расписание.
Особое внимание надо обратить на ситуации, когда изменение штатного расписания вызвано сокращением штата или численности работников. Надо учитывать, что о предстоящем сокращении работников надо предупредить не менее чем за два месяца до увольнения (ч. вторая ст. 180 ТК РФ). Соответственно, приказ о внесении изменений в штатное расписание должен быть издан как минимум за два месяца до введения в действие изменений.
Например, работодатель принял решение о сокращении штата и 9 сентября 2015 года издал приказ об исключении из штатного расписания штатных единиц. В данной ситуации изменения должны вводиться в действие не ранее 10 ноября 2015 года.
Аналогично следует действовать при понижении оклада или изменении других условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (ч. вторая ст. 74 ТК РФ).
Указание количества штатных единиц
Нередко при составлении штатного расписания возникают вопросы о том, как заполнять графу 4, в которой указывается количество штатных единиц. Например, организация может принимать работников на половину ставки, на четверть ставки и т. д.
Так, если в организации предусматривается содержание неполной штатной единицы, при заполнении этой графы количество неполных штатных единиц указывается в соответствующих долях, например 0,25, 0,5 и т. д.
Или возможна такая ситуация: по одной должности работают три специалиста на полную ставку и один — на половину ставки. В этом случае в графе 4 надо указать 3,5 штатные единицы. Таким образом, количество сотрудников, работающих по определенной должности, и количество штатных единиц, указанных в штатном расписании, может не совпадать.
Указание оклада в штатном расписании
В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и проч.» указывается месячная зарплата в рублях по окладу, тарифной сетке в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации.
Отметим, что работодатели довольно часто в отношении определенных должностей указывают в штатном расписании так называемые вилки окладов. При проверке штатного расписания инспекторы ГИТ обязательно обратят на это внимание и, скорее всего, оштрафуют за нарушение требований трудового законодательства.
По мнению инспекторов ГИТ, работники, занимающие одинаковые должности, должны получать равную оплату за выполнение одинаковой трудовой функции. В противном случае будет иметь место дискриминация. Роструд поясняет, что при установлении в штатном расписании окладов по одноименным должностям размеры окладов следует устанавливать одинаковые. При этом дифференциацию оплаты труда в зависимости от квалификации, сложности работы, количества и качества труда Роструд рекомендует производить путем введения надбавок и доплат (письмо Роструда от 27 апреля 2011 г. № 1111-6-1).
Поэтому во избежание споров с трудовой инспекцией рекомендуем воспользоваться позицией Роструда и не предусматривать при составлении штатного расписания вилки окладов.
Прием на работу сотрудника при отсутствии должности в штатном расписании
Напомним, что штатное расписание используется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. По мнению Роструда, должность в трудовом договоре с работником следует указывать в строгом соответствии со штатным расписанием, а принятие работника на должность, не включенную в штатное расписание, недопустимо (письмо Роструда от 21 января 2014 г. № ПГ/13229-6-1).
Таким образом, если в штатном расписании отсутствуют вакантные должности, работодатель не может принять на работу новых сотрудников. В данной ситуации первоначально следует издать приказ об изменении штатного расписания (введении новой должности или увеличении численности по определенной должности). И только после этого уже заключать трудовой договор с работником.
Срок хранения штатного расписания
Сроки хранения документов по учету кадров установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.
Обращаем внимание: штатные расписания имеют постоянный срок хранения (ст. 71 Перечня).
Положение о структурном подразделении – документ, в котором определяются: порядок создания (образования) подразделения; правовое положение подразделения в организационной структуре предприятия; структура подразделения; задачи; функции, права и ответственность подразделения; порядок взаимодействия подразделения с иными подразделениями. Положения о структурных подразделениях можно классифицировать следующим образом: 1) положения о структурных подразделениях; 2) положения о коллегиальных совещательных органах: руководящих (совет директоров, совет акционеров, правление) и специализированных (ученый совет, научно-технический совет и др.);3) положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах).
Положения о структурных подразделениях могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений, и на их основе разрабатываются конкретные (индивидуальные) положения. Целью разработки данного организационного документа (положения) является рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и их работниками.
Положение о подразделении оформляют на общем бланке организации. Обязательными реквизитами этого документа являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, текст документа, подпись, гриф утверждения. Положения о подразделениях подписывают руководители подразделений и утверждаются вышестоящими органами управления (руководителем или коллегиальным совещательным органом).
Основная часть положения о структурном подразделении должна включать в себя следующие разделы:
1. Общие положения. В данном разделе указывают полное официальное наименование подразделения, дату, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется подразделение в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати. Помимо вышеуказанного, в данном разделе определяют, является ли данное подразделение самостоятельным (наличие и учет имущества на отдельном балансе), обособленным (со стационарными рабочими местами на отдельной территории).
2. Основные задачи подразделения. В этом разделе перечисляют задачи, которые должны быть решены в процессе деятельности структурного подразделения, характер и направления этой деятельности.
3. Функции подразделения. Данный раздел отражает перечень действий или работ, которые должны быть выполнены подразделением в процессе осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью соответствовать специфике деятельности подразделения.
4. Организационная структура подразделения. Наименование этого раздела может быть и другим (например, «Структура» или «Структура и штатная численность»). В данном разделе отражают организационную структуру подразделения, которая может быть представлена в виде схемы или отражена в виде текста путем перечисления, например: «В состав подразделения входят: отдел маркетинга, отдел сертификации качества, отдел по работе с клиентами и др.». Структура подразделения в ходе деятельности может меняться, в этом случае в положение должны быть внесены изменения. Также в этом разделе может быть приведен порядок утверждения положения, штатная численность.
5. Права подразделения. В данном разделе определяют полномочия работников структурных подразделений по выполнению возложенных на них обязанностей: право принимать определенные решения; давать указания по конкретным вопросам; самостоятельно подписывать документы в рамках предоставленной им компетенции; обращаться с предложениями к руководителю; представительствовать от имени подразделения или учреждения в других организациях; участвовать в совещаниях; запрашивать необходимую для работы информацию; требовать выполнения определенных действий от других работников и др.
6. Ответственность. Данный раздел положения предусматривает критерии оценки работы и меры персональной ответственности работников подразделения. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работ. Ответственность работников определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной. Отдельно может быть предусмотрена ответственность руководителя структурного подразделения в случае невыполнения подразделением или его работниками своих обязанностей.
7. Взаимоотношения (служебные связи) подразделения с другими подразделениями. В этом разделе должна быть отражена информация о формировании, получении и обработке документов структурным подразделением. Указывают, с какими именно подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение; устанавливают периодичность и сроки представления информации; порядок ее представления и рассмотрения возникающих разногласий.
Порядок оформления положений о структурных подразделениях аналогичен порядку оформления положения об организации (учреждении).
Штатное расписание – внутренний организационно-правовой документ предприятия (учреждения, организации), в котором отражается его структура, штатный, численный и должностной состав, а также указываются должностные оклады работников.
Этот документ дает право на укомплектование предприятия и его структурных подразделений работниками. Штатное расписание имеет большое значение, поскольку с его помощью происходит обоснование расходования денежных средств, предназначенных для выплаты заработной платы. Для работодателя данный документ выполняет следующие функции :
1. Позволяет четко проследить организационную структуру (наличие структурных подразделений).
2. Закрепляет штатную численность структурных подразделений и количество штатных единиц по каждой должности (профессии).
3. Позволяет проследить систему оплаты труда работников в подразделениях.
4. Устанавливает и закрепляет размеры надбавок.
5. Облегчает отслеживание вакансий при осуществлении подбора персонала на данные вакансии.
На основании штатного расписания определяется плановый фонд оплаты труда сотрудников, трудовыми договорами которых предусмотрена повременная форма оплаты труда, производится начисление и выплата заработной платы.
Штатное расписание оформляется на общем бланке формата А4 организации с нанесением всех обязательных реквизитов документа (наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, визы согласования, печать). Бланк данного вида документа унифицирован (форма Т-3, код по ОКУД 0301017).
В заголовке к тексту указывают год, на который составляется штатное расписание. Печать организации проставляется на грифе утверждения.
Текст штатного расписания оформляют в виде таблицы, графы которой должны содержать коды и наименования должностей, количество штатных единиц, размер должностного оклада работников, надбавки к должностному окладу (персональные и прочие), должностные оклады работников, формирующие месячный фонд заработной платы и примечания.
Как правило, штатное расписание оформляют в начале каждого финансового года на будущий календарный год, либо после первоначальной государственной регистрации предприятия перед началом деятельности. Подготовка штатного расписания проходит в два этапа:
1. Составление проекта штатного расписания. Ответственность за подготовку штатного расписания возлагается на финансово-экономические службы и службы по управлению персоналом. В небольших коммерческих фирмах этим, как правило, занимается руководитель предприятия. В крупных организациях (на предприятиях и в бюджетных учреждениях, если за ними закреплено право самостоятельно определять свою структуру и штаты) данным вопросом занимаются отделы кадров, отделы по нормированию и оплате труда, иные подразделения с аналогичными функциями.
2.Утверждение штатного расписания. После одобрения руководителем или вышестоящим органом управления организации (предприятия, учреждения) проекта штатного расписания издается приказ о его утверждении за подписью руководителя или уполномоченного им лица. Непосредственно штатное расписание проходит процедуру визирования (согласования) руководителями структурных подразделений. Штатное расписание также подписывают руководитель кадровой службы и главный бухгалтер. В практической деятельности, зачастую, руководитель учреждения также проставляет подпись на форме штатного расписания в верхнем правом углу рядом с грифом «УТВЕРЖДЕНО».
В процессе экономической деятельности в штатное расписание периодически вносят изменения. Причинами изменений могут быть:
1. Индексация (увеличение) должностных окладов в связи с инфляцией и ростом прожиточного минимума.
2. Реорганизация предприятия в связи с изменениями структуры, дополнительным вводом новых должностей, сокращением штата и др.
Изменения в штатное расписание вносят отдельно издаваемым приказом руководителя. Данный вид приказа входит в группу приказов по основной деятельности. Текст приказа состоит из констатирующей части (излагают факты, послужившие основанием для издания данного приказа: совершенствование организационной структуры предприятия; реорганизация; изменение законодательства и пр.) и распорядительной части (содержит непосредственное распоряжение руководителя в части изменений текста штатного расписания).
В случаях, если изменения в штатном расписании влекут сокращение штатов, в приказе должно быть указано должностное лицо, которое должно обеспечить увольнение высвобождающихся по сокращению штатов работников и выплату им компенсации. Заголовок данного вида приказа может быть следующих видов:
1. «О внесении изменений в штатное расписание».
2. «Об изменении штатного расписания» и др.
После внесения изменений в штатное расписание или составления новой штатной расстановки утратившие силу документы хранятся в архиве работодателя. В соответствии с «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций» от 6 октября 2000 г. (утвержден Росархивом), в котором предусмотрены сроки хранения управленческих документов, штатные расписания подлежат хранению в организациях в течение трех лет , а штатные расстановки – хранению в межведомственных архивах в течение семидесяти пяти лет , начиная с года, следующего за тем, в котором указанные документы были изменены.
Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (например , исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2010 году, начинается с 1 января 2011 г.).
Штатные расписания допускается вести на магнитных носителях, однако, с обязательным резервным копированием информации на бумажном носителе.
В практической деятельности предприятий и их руководителей можно встретить самые различные подходы к составлению, утверждению и использованию штатных расписаний.
Есть руководители предприятий, которые считают, что им штатные расписания не нужны, что они вправе набирать любое количество работающих, не связывая себя никакими обязательствами по их должностному, профессиональному или квалификационному составу, равно как и по оплате работников, занимающих те или иные должности. Такая точка зрения и практика нередки на предприятиях, созданных в ходе реформирования экономики, особенно на малых предприятиях, принадлежащих частным лицам или обществам с ограниченной ответственностью.
Есть и другая практика, когда штатные расписания охватывают полностью весь персонал предприятия и переутверждаются при каждом изменении его численности или структуры, т. е. штатное расписание подгоняется под фактическую численность персонала.
Между этими полярными подходами существует множество промежуточных вариантов. Такая ситуация нередко вызывает споры, особенно между специалистами предприятий и различных контролирующих их организаций. И далеко не всегда эти споры разрешаются на справедливой основе, даже если какая-либо из сторон права.
В практике работы со штатными расписаниями многое сохранилось от прежней экономической системы, хотя, как известно, этой системы уже не существует. В то же время новая система не оформила в каком-либо четком виде свое отношение к такому документу предприятия, как штатное расписание. В связи с этим следует, опираясь прежде всего на потребности практики, рассмотреть с различных позиций (юридической, экономической, организационной, социальной) вопрос о штатном расписании как нормативном документе предприятия.
Прежде всего для этого необходимо дать штатному расписанию определенную терминологическую трактовку, т. е. охарактеризовать то, о чем идет речь, кому и для чего нужно штатное расписание.
В прежней экономической системе весь персонал предприятия делился на две неравные группы: штатный и нештатный. Штатный персонал преобладал, он предназначался для того, чтобы обеспечить функционирование предприятия как основного производственного звена. Зачисляемые в штат работники выполняли постоянно существующие на предприятии работы. Нештатный персонал всегда выполнял работы, случайно возникающие на предприятии, как правило, весьма кратковременного характера, которые не входили и не могли входить в обязанности штатных работников. В совокупности штатный и нештатный состав работников на каждый данный момент определяли личный персонал предприятия.
Соответственно разделялся и фонд заработной платы. Из фонда заработной платы штатного персонала производились выплаты штатным работникам, а из фонда заработной платы нештатного состава – нештатному персоналу. Для каждой группы персонала устанавливались свои требования к системам оплаты, контролю за расходованием выделенных фондов заработной платы, оформлению документов на оплату и многое другое.
Как экономический нормативный документ предприятия штатное расписание отражало противоречия прежней экономической системы: с одной стороны, преследовалась цель рационализировать расход трудовых и денежных ресурсов, используемых на оплату труда, а с другой – преследовалась цель закрепить в штатном расписании излишнюю численность, чтобы можно было легче работать в рамках планового задания. Штатное расписание было одним из важнейших документов, с которым работали специалисты кадровых служб предприятий. Численность вакансий на предприятии определялась по незанятым должностям (профессионально-квалификационным группам) штатного расписания. На основе вакансий строилась работа по подбору новых работников, их подготовке и переподготовке, осуществлялось продвижение специалистов с одной должности на другую при росте их квалификации. Важная роль штатного расписания в экономической жизни предприятия привлекала к нему внимание всех организаций, контролирующих деятельность предприятия, а их было (да и остается) немало. Штатные расписания по подразделениям (когда их руководителем делегировались права утверждения соответствующих штатных расписаний) были предметом внутреннего контроля и проверок.
На уровне предприятия вышестоящие организации более всего контролировали количественный и должностной состав административно-управленческого аппарата (АУП), именно в нем находили излишества и давали задания по его сокращению и высвобождению. Минимизации расходов на АУП добивались с помощью различных методических приемов. В частности, поскольку для руководителей и специалистов условия оплаты предусматривали определенный диапазон окладов, так называемую “вилку окладов”, то долгое время действовало правило, что фонд должностных окладов АУП в штатном расписании не должен превышать фонда окладов, исчисляемого по средним окладам “вилки” для соответствующих должностей. В штатном расписании АУП контролировалось соблюдение “норм управляемости”. Например, нельзя было вводить должность старшего специалиста, если в его подчинении не находилось, по крайней мере, двух рядовых специалистов. Длительное незаполнение той или иной вакансии могло быть расценено как наличие в штатном расписании необоснованной производственной необходимостью должности.
Теперь рассмотрим, каково же место и роль штатного расписания предприятия в новой экономической системе, в многоукладной экономике, когда взаимодействуют между собой предприятия различных форм собственности с иным набором прав, как юридических, так и экономических. И нужно ли оно как нормативный документ предприятия вообще?
Строго говоря, юридических документов, обязывающих предприятия иметь штатные расписания, сегодня нет. Однако нет и документов, отменяющих практику составления штатных расписаний . Нужно или не нужно иметь на предприятии штатное расписание должен решить его собственник или руководитель предприятия, если собственник четко не выразил своего решения. Чем же следует руководствоваться, решая вопрос о штатном расписании как нормативном документе предприятия? Есть небольшие предприятия с численностью 10–12 человек, включая самого руководителя (который нередко является его собственником и учредителем или одним из собственников, учредителей). На этих предприятиях руководитель сам загружает сотрудников работой, лично следит за тем, чтобы они не сидели без дела, контролирует исполнение и оперативно меняет их состав, нанимая работников на определенный небольшой период. При этом трудовые обязанности за работником не закрепляются на длительное время, а могут часто меняться в зависимости от складывающейся ситуации, и если эта гибкая система находит отражение в заключенных с работниками трудовых договорах (контрактах), то необходимости составлять штатное расписание нет. Замыкая на себе решение всех вопросов, связанных с загрузкой работников, их приемом и увольнением, переподготовкой с отрывом или без отрыва от производства, взаимодействием в производственном процессе, оплатой труда в увязке с их результатами, руководитель предприятия не нуждается ни в каком штатном расписании. Оно заменяется другими документами: трудовыми договорами, распоряжениями (письменными или устными), нарядами на выполнение работ, заданиями, положениями об оплате, приказами, документами на выплату заработной платы и др.
Однако ситуация, о которой сказано выше, встречается очень редко. Большинство наемных работников хотят иметь четкий круг очерченных обязанностей по выполнению работы и взаимодействию с другими сотрудниками в процессе их исполнения. Этого же в большинстве случаев хотят и все руководители подразделений предприятия: как линейные, так и функциональные; как прямые, так и стоящие на более высоких ступенях управления. Без такого четкого определения круга обязанностей, закрепляемого, как правило, надолго за тем или иным рабочим местом (или должностью), невозможно обеспечить эффективную деятельность предприятия. Этот круг обязанностей излагается достаточно подробно в должностных инструкциях (инструкции на рабочее место) и фиксируется как должность или рабочее место определенной группы.
Штатное расписание как нормативный документ предприятия фиксирует в сводном виде сложившееся на предприятии разделение труда между работниками, описанное в должностных (рабочих) инструкциях.
Но штатное расписание – не просто документ, производный от должностных инструкций. Будучи составленным, оно начинает играть весьма активную роль в эффективном использовании работников. Штатное расписание – не алфавитный указатель имеющихся на предприятии должностей, а, как правило, оно группирует должности по подразделениям и позволяет сравнивать эти подразделения по численности занятых в них работников, набору должностей и квалификационных групп (т. е. по их квалификационному составу), уровню оплаты одноименных должностей и квалификационных групп. Такое сравнение заставляет вернуться к анализу загрузки работников, объема и качества выполняемых ими работ, целесообразности разделения и кооперации труда и к уточнению должностных (рабочих) инструкций, а от них – к структурному делению предприятия на те или иные подразделения, вопросам нормирования и качества труда. Особенно полезно для руководителей предприятий соотносить фактическую численность работающих (по подразделениям, в разрезе должностей) с тем, что предусмотрено по штатному расписанию.
Длительное наличие вакансии по той или иной должности может быть следствием различных причин, например:
- на рынке труда нет специалистов соответствующей специальности;
- предусмотренная для данной должности оплата не соответствует притязаниям работников;
- предусмотренная по данной должности работа перераспределена между работниками подразделения, они к ней уже привыкли и не требуют нового работника;
- должность вообще была предусмотрена необоснованно и без нее вполне можно обойтись.
Определив причины, руководитель должен принять соответствующее решение:
- подготовить работника на предприятии;
- увеличить оплату по данной должности;
- ликвидировать соответствующую должность или пересмотреть должностные обязанности групп работников и, если необходимо, их оплату.
Штатное расписание в сочетании с должностными инструкциями может служить важным подспорьем руководителю при проведении аттестации специалистов.
Для работников служб персонала штатное расписание, как и ранее, – документ для подбора кадров на вакантные места. Таким образом, не будучи обязательным законодательно требуемым документом, штатное расписание является внутренне необходимым документом, организующим работу руководства с персоналом. Разумеется, никто не может обязать руководителя (кроме собственника предприятия) составлять штатное расписание, но без него ему будет не так удобно решать производственные вопросы.
Признание штатного расписания как документа, необходимого для нормальной деятельности предприятия, а также обязательного при прямом указании на это собственника предприятия, ни в коем случае не означает, что штатное расписание относится к документам, которые внешние по отношению к предприятию органы (особенно проверяющие его деятельность) вправе потребовать от руководителя, а он обязан его им предоставить. Разумеется, речь идет не об органах, представляющих интересы собственника предприятия, а о внешних по отношению к собственнику или предприятию органах (налоговая инспекция, налоговая полиция, представители негосударственных фондов и т. п.).
Статус документа внутреннего пользования позволяет руководителю предприятия самому принимать решение о том, предъявлять или не предъявлять его в том или ином случае. Воспользоваться правом не предъявлять проверяющим штатное расписание ни в коем случае не означает, что руководитель хочет скрыть что-то незаконное. Часто это связано с тем, что внутренняя информация может быть не правильно использована проверяющими и вызвать излишние затруднения у руководителей предприятия. В качестве доказательства можно сослаться на следующий конкретный пример.
Не затрагивая здесь вопрос о правильности источника доплаты за совмещение должностей (профессий), не предусмотренное штатным расписанием, имеет смысл рассмотреть, как штатное расписание соотносится с нормами труда. Ответ на этот вопрос предполагает предварительное рассмотрение соотношения нормы труда и должностной инструкции (инструкции на рабочее место или рабочей инструкции).
Каждая должность предполагает определенное количество и качество труда, требуемого от работника, который эту должность будет занимать. Они могут превышать норму труда, и тогда в штатном расписании может быть предусмотрена повышенная оплата. Повышение оплаты зависит от того, какова степень превышения норм труда на том или ином рабочем месте (или на той или иной должности).
Штатное расписание фиксирует должности, а не степень соответствия или несоответствия их нормам труда. Нет необходимости фиксировать в нем должности (рабочие места), соответствующие только нормативной загрузке. На момент составления штатное расписание фиксирует фактически необходимые предприятию должности с их действительной загрузкой. Применительно к совмещению профессий или должностей это означает, что, как только совмещение должностей (профессий) становится постоянным, совмещаемая должность должна исключаться из штатного расписания. Приказ о доплате за совмещение с этого момента становится основанием для производства соответствующих выплат работнику до тех пор, пока он продолжает совмещение, хотя сама совмещаемая должность уже исключена из штатного расписания.
Штатное расписание пишется для внутреннего использования, а не для оправдания тех или иных выплат, особенно если проверяющая организация стремится использовать ту или иную ситуацию в свою пользу.
Подчеркивая необходимость отражения в штатном расписании фактической загрузки работников и фактических выплат, следует все же подвергнуть сомнению целесообразность немедленного внесения в него любых отклонений, что нередко наблюдается на предприятиях.
Штатное расписание, фиксируя ситуацию в численности профессионально-квалификационного состава на определенный момент, должно быть документом определенного периода действия. Практика показывает, что таким наиболее оптимальным периодом может быть год. Конечно, если в течение этого периода происходят резкие, как правило, не предусмотренные изменения, необходим и пересмотр штатного расписания, как и всех планов работы предприятия. В противном случае лучше, если штатное расписание будет стабильным документом, а все отклонения от него будут накапливаться. Таким образом, не связывая руководителя в принятии конкретных решений, штатное расписание будет являться документом, направляющим руководителя, ориентирующим его при принятии того или иного конкретного решения. В конце года накопившиеся отклонения рассматриваются, анализируются; на их основании вносятся изменения в должностные (рабочие) инструкции, положения об оплате, нормы труда и другие документы (по необходимости), а затем составляется и утверждается новое штатное расписание.
Для утверждения штатного расписания нет необходимости согласовывать его с профсоюзами или иными представителями интересов работников, поскольку оно не рассматривается как документ, определяющий условия оплаты. К документам, определяющим условия оплаты работников на предприятии, относятся: тарифные ставки для рабочих; схемы должностных окладов специалистов, руководителей и служащих; Единая тарифная сетка; положения об оплате, премировании, доплатах и надбавках и т. п.
В штатном расписании проставляется размер оплаты по конкретной должности (профессионально-квалификационной группе), который работодатель считает необходимым установить исходя из уже согласованных с профсоюзами условий оплаты. Поэтому намерения некоторых профсоюзных руководителей установить практику согласования с ними штатных расписаний предприятия нельзя признать обоснованной. Это не значит, что руководитель не должен учитывать мнение профсоюзов по тому или иному аспекту штатного расписания, но решение остается за ним, как и утверждение этого важного для предприятия документа.
В заключение имеет смысл привести типовые схемы построения штатного расписания для работников предприятия. Приведенные схемы рассчитаны исключительно на основное функциональное назначение штатного расписания, рассмотренное выше. Вместе с тем в них могут включаться и другие колонки, сроки и разряды, например: всего сумма окладов (ставок) по строке; фонд оплаты по должностным (по тарифным) ставкам; фактически получаемый оклад; “вилка” окладов для соответствующих должностей и др.