Бухгалтерия. Должностные обязанности и функции бухгалтера. Функции главного бухгалтера

Е.П. Столбов
ведущий аудитор компании ООО «Эстра-Аудит»

Проблемы бухгалтерии

В последние годы при проведении аудиторских проверок различных организаций, в которых мне довелось участвовать, не встречалось ни одной организации, в которой бы ведение бухгалтерского и налогового учета и представляемая отчетность в полной мере соответствовали бы предъявляемым руководящими документами требованиям. Замечу, что раньше при проведении ревизий финансово-хозяйственной деятельности организации, в которых нарушений не было, встречались, и не редко.Наличие значительных недостатков в представляемой бухгалтерской и налоговой отчетности подтверждается и данными налоговых органов. Например, по данным камеральных налоговых проверок за 2004 г. (т.е., практически, при проверке только по формальным признакам) деклараций по НДС, представленных организациями, только у 10 - 15% не имелось недостатков по заполнению.В большинстве случаев такое, прямо скажем, ненормальное положение с учетом объясняется, прежде всего, перегруженностью работников бухгалтерии, на которых возлагается ведение различных видов учета, правила по которым не всегда совпадают, нестабильностью и неоднозначностью правил учета и составления отчетности, регулярными (нередко по нескольку раз в год) изменениями, вносимыми в руководящие документы, и др.Но, наряду с такими «объективными» причинами появления недостатков в учете, есть еще и «субъективные», появление которых зависит только от организации работы бухгалтерии и ее работников.

Решение проблем «своими силами»

Приведем некоторые «субъективные» условия возникновения недостатков в учете и пути их недопущения.

Двойная проверка документов

Это, прежде всего, невыполнение в большинстве организаций старого (но никогда не теряющего своего значения!) правила проверки документов (сводных, платежных, отчетности и др.), подготавливаемых бухгалтерией, самими работниками бухгалтерии, т.е. отсутствует проверка «во вторую руку».Проверка «во вторую руку» заключается в том, что после составления документа одним работником бухгалтерии другой проверяет полностью этот документ, расписывается за проведенную проверку и несет ответственность за правильность данных наряду с сотрудником, составившим документ.Внутренняя проверка документов обязательна, ведь, как известно, не ошибается лишь тот, кто ничего не делает.Для проверки документа требуется значительно меньше времени (порядка 10%), чем для его составления. Но качество подготовки и достоверность документов после проверки значительно возрастает.Кроме того, при этом повышается взаимозаменяемость работников бухгалтерии и значительно сокращается время на последующее исправление недостатков, которые могут быть выявлены сторонними проверяющими в уже представленных им отчетных документах.

Дисциплина и «комендантский час»

Другой распространенной причиной появления ошибок и нарушений в учете является то, что во многих организациях бухгалтерия представляет собой, образно выражаясь, «проходной двор». В бухгалтерию в любое время являются «все кому не лень», причем, во многих случаях, «просто поболтать». При этом работники бухгалтерии все время отвлекаются от своих бухгалтерских дел, требующих особой внимательности, четкости, абсолютного сосредоточения, а в результате появляются ошибки. Часто такие праздные посещения даже прикрыты благовидными предлогами (вопросами к бухгалтерам), в результате чего приходится откладывать текущую работу и заниматься вопросом или проблемой посетителя. Таким образом, основная работа часто откладывается на вечер, когда внимательность уже снижена, либо делается второпях. Поэтому с целью обеспечения нормальных, благоприятных условий работы сотрудников бухгалтерии необходимо обязательное утверждение приказом руководителя фирмы распорядка работы бухгалтерии, в том числе времени приема в бухгалтерии работников фирмы (по производственным вопросам). Целесообразно время приема устанавливать - 1 час до обеда и 1,5 часа после обеденного времени. В другое время прием посетителей бухгалтерией возможен только с разрешения руководителя фирмы.

Должностные обязанности бухгалтеров

Также в организации должны быть четко прописаны и утверждены руководителем фирмы функции бухгалтерии и должностные обязанности каждого работника бухгалтерии.При этом следует исключать навязывание функций, не свойственных бухгалтерии. Например, таких, как: - оформление и заключение договоров со сторонними организациями (но должно быть установлено обязательное визирование главным бухгалтером проектов договоров, обязательное доведение до бухгалтерии заверенных соответствующими лицами копий заключенных договоров); - составление табелей учета рабочего времени (которые должны вести начальники соответствующих подразделений); - ведение материального учета (которое должно быть возложено на соответствующую службу (подразделение, должностное лицо), а бухгалтерия должна осуществлять лишь контроль за этим участком учета) и др.

Организация документооборота

Большое значение для устранения недостатков в учете имеет правильная организация внутреннего документооборота в фирме, который должен быть установлен приказом ее руководителя. В приказе должны быть четко определены формы представления в бухгалтерию документов, сроки их представления, ответственные за это лица. Также должны быть установлены жесткие санкции за несвоевременную и некачественную обработку документов.При этом необходимо четко и наглядно наладить учет поступления в бухгалтерию документов. При выявлении несвоевременности представления документов или их некачественного составления главный бухгалтер должен (возможно, после одного-двух предупреждений) подавать руководителю докладную записку и добиваться наложения соответствующих санкций на виновных с объявлением их в приказе по фирме. Кроме того, важно, по возможности, возложить обязанность по получению исправленных документов на тех же виновных лиц. Это убедит последних в том, что гораздо лучше сразу же проследить за правильностью получаемого от контрагентов или же от своих подчиненных документа, чем потом принудить их составить еще один документ, устранив ошибки.

Наглядные пособия для бухгалтеров

Не будет лишней и организация в бухгалтерии наглядного учета подготовки и своевременности представления работниками бухгалтерии отчетных документов в налоговые органы с указанием сроков и ответственных за составление и проверку.С целью повышения профессионализма и компетентности работников бухгалтерии необходимо постоянное повышение их квалификации на специальных курсах, участие в специализированных семинарах и др., регулярное получение и изучение специальной литературы. Также целесообразно регулярно (не реже одного раза в месяц) проводить в бухгалтерии коллективное (возможно, по группам) изучение действующих руководящих документов, а также своевременное обновление применяемого программного обеспечения.
Новые правила учета необходимо сразу же доводить до исполнителей под роспись и оставлять им копию руководящего документа. Копии руководящих документов по соответствующим направлениям учета должны быть в отдельных папках.В случае неясности каких-либо положений по учету надо сразу же определять учетную политику по спорному вопросу с привлечением аудиторов, юристов и др., возможно, с направлением запроса в соответствующий контролирующий орган. Нельзя оставлять неясности «на потом».

Инвентаризация не должна быть формальностью

Комплексным способом определения правильности ведения бухгалтерского учета в организации является сравнение результатов инвентаризации с данными бухгалтерского учета на соответствующую дату. Как известно, инвентаризация должна охватывать не только проверку материально-производственных запасов, но и всех активов, обязательств и др. При инвентаризации должно быть осуществлено установление реальных данных по всем счетам бухгалтерского учета (статьям баланса) на соответствующую дату.Если результаты (данные), полученные как при инвентаризации на начало периода, так и при инвентаризации на конец отчетного периода, совпадают с данными соответствующих счетов бухгалтерского учета (статей бухгалтерского баланса), то имеется в определенной степени уверенность в том, что и в течение этого периода ведение бухгалтерского учета охватывало в полном объеме деятельность организации. В случае же расхождения каких-либо показателей проверку работникам бухгалтерии следует начать с данных бухгалтерии, и только после установления правильности бухгалтерских данных предъявлять претензии к другим подразделениям фирмы.

Когда проводить аудит?

Наиболее продуктивным, по нашему мнению, способом выявления и устранения недостатков и нарушений в деятельности организаций является проведение аудиторских проверок. Такие проверки могут принимать форму внутреннего и внешнего аудита. Последний проводится специализированными аудиторскими фирмами.При этом проведение внешней аудиторской проверки целесообразно предусмотреть в договоре в несколько этапов. Например, вначале (в июле - сентябре) аудиторской фирмой проверяется первое полугодие. По результатам проверки в течение сентября-октября в организации устраняются выявленные аудиторской проверкой недостатки и нарушения в периоде за девять месяцев, и, следовательно, в четвертом квартале подобные недостатки в организации уже не должны допускаться. Затем, по завершении года, проводится аудиторская проверка годовой отчетности, по результатам которой устраняются нарушения и недостатки, объем которых будет уже значительно меньше.

Как усовершенствовать работу бухгалтерии

Возможны и другие направления совершенствования организации работы бухгалтерии с целью недопущения недостатков в бухгалтерском и налоговом учете, которые должен определять и добиваться их осуществления, прежде всего, главный бухгалтер. Основным правилом при этом должно быть следующее. При выявлении какого-либо нарушения необходимо определить виновного, установить причину появления выявленного недостатка, разработать и принять меры (в том числе с оформлением приказами, распоряжениями и т.д.), позволяющие избежать таких (и подобных) нарушений впредь.

Пример

В настоящее время наиболее часто встречающимся нарушением, выявляемым налоговыми органами (с предъявлением организациям значительных санкций), являются недостатки, связанные с неправильным (неполным) заполнением счетов-фактур на приобретенные товары (работы, услуги). Какие меры должны быть разработаны и приняты в организации для недопущения таких нарушений в дальнейшем? По нашему мнению, сделать необходимо следующее.

Во-первых, обязать работников бухгалтерии ужесточить проверку счетов-фактур и не включать в книгу покупок сведения о покупках, по которым счета-фактуры недооформлены или в них имеются ошибки.

Во-вторых, приказом по фирме обязать соответствующие подразделения (должностных лиц) при заключении договоров по приобретению товаров (работ, услуг) включать условие, что поставщик возмещает покупателю все материальные потери, которые появятся у покупателя вследствие несвоевременного представления или неправильного оформления продавцом счетов-фактур.

В-третьих, приказом по фирме установить, что ответственность (с указанием санкций) за своевременность представления поставщиками и правильность оформления ими документации (в том числе по счетам-фактурам) по заключенным с поставщиками сделкам несут должностные лица, на которых руководителем фирмы возлагается заключение и оформление соответствующих сделок.

В-четвертых, бухгалтерией до этих должностных лиц доводятся образцы оформления соответствующей документации (в том числе образцы правильно заполненных счетов-фактур).

В-пятых, о случае несвоевременности представления или неправильного оформления счетов-фактур поставщиками главный бухгалтер должен докладывать (после предупреждения ответственных лиц) руководителю фирмы.

В-шестых, установление санкций к должностным лицам фирмы должно быть внесено в действующие на фирме соответствующие положения по оплате труда, премированию и др.

В-седьмых, предусмотреть внесение соответствующих изменений в Учетную политику фирмы на следующий год.

При организации деятельности бухгалтерии и, следовательно, всей финансово-хозяйственной деятельности фирмы, главному бухгалтеру следует учитывать то, что, как показывает практика, реальную административную и уголовную ответственность за недостатки в финансовой и хозяйственной деятельности организации, которые выявляют сторонние контролирующие органы, несут не заместители, не финансовый директор, не юристы и не прочие «руководители», а только руководитель фирмы и главный бухгалтер фирмы. Однако это не означает, что внутри фирмы не могут применяться санкции к другим лицам, ответственным за представление документов в бухгалтерию.

Главный критерий работы отдела – эффективность. Просчитать ее непросто, но возможно. А потом легко выяснить, сколько сотрудников на самом деле требуется в бухгалтерии и как их правильно загрузить. На встряску устоявшихся схем работы уйдет много сил и времени, но грамотно проведенная оптимизация поможет всей компании.

Отбросьте эмоции

Первое, что нужно сделать, приступая к оценке подчиненных, – отбросить эмоции. Оценка должна быть беспристрастной и, если хотите, по-хорошему механизированной. Проявления личного отношения к сотруднику сгубят начинание на корню. Ведь не так-то просто признать, что Олечка, с которой вы уже десять лет ходите обедать вместе, неделями сидит без дела.

Конечно, налаженные в коллективе взаимосвязи резко рвать не надо. Но и поддерживать беспорядок, если он появился, тоже нельзя. Поэтому попробуйте взглянуть на коллег со стороны. Представьте, что вы проверяющий и ваша задача – разобраться, как здесь все работает и насколько эффективно. Расплывчатые определения отбросьте раз и навсегда. «Хорошо работает», «неплохо справляется» – формулировки для разговора с соседкой по этажу. Но они не годятся для серьезного анализа, тем более такой точной сферы, как бухгалтерия. Только четкие цифры, только конкретные понятия.

Каждую оценку четко аргументируйте. Во-первых, так вам проще понять, насколько качественно сотрудник работает. Во-вторых, обоснования пригодятся для подчиненных, когда вы потребуете исправить ошибки. Каждый промах следует серьезно разъяснить. В-третьих, это нужно начальству, если встанет вопрос о коренных изменениях в отделе. Часто руководство считает: бухгалтерия работает – и ладно. А при анализе оказывается, что схему труда нужно перестраивать с основания. Понадобится открыть новые вакансии или, наоборот, встанет вопрос об увольнениях. И если в последнем случае убеждать директора не придется, то расширение штата вызовет тысячу вопросов и контраргументов. Поэтому держите наготове тысячу ответов и причин.

Оцените эффективность сотрудников

Эффективный и простой алгоритм – определить период и подсчитать объем выполненной работы.

Выбор способа нормирования. Интерпретировать результаты, которые вы получите по итогам расчета, помогут нормативы труда. С их помощью вы определите, насколько в реальности, а не по разговорам загружен тот или иной сотрудник, отрабатывает ли он свою зарплату и какой у него уровень профессионализма.

Раз и навсегда установленных нормативов, универсальных для всех, не существует. Ввести норматив можно самому исходя из личного опыта. Если стаж и знания позволяют, почему бы и нет, можно установить приблизительное значение норматива. Главное не допустить здесь грубую ошибку – тогда вся работа по расчету эффективности пойдет насмарку. Если сомневаетесь в точности норматива, лучше сесть и детально его проработать.

Можно воспользоваться и нормами, которые действуют на других предприятиях. Главное, чтобы специфика и объемы работы у вас и в организации-примере совпадали. Бухгалтерии ИП бессмысленно равняться на финансовый отдел крупной корпорации.

Расчет норматива. При расчете нормативов отталкиваться лучше от элементарных операций и трудозатрат на них. Например, составить платежное поручение – простейшая задача. Определите, сколько времени уходит на это у бухгалтера. Затем подсчитайте, сколько поручений в день сотрудник должен составить. Дальше простая арифметика. Умножаем количество платежек на время, которое тратится на каждую, и получаем ежедневную норму. И так по каждой операции. Конечно, расчеты потребуют кропотливой работы, но оно того стоит, поверьте.

Отмечу, что если вы берете чужие нормативы, то их тоже нужно обязательно проверить. Во-первых, на наличие элементарных ошибок. Во-вторых, на соответствие вашей работе.

Система контроля. Следующий этап – установить жесткий контроль. Звучит угрожающе, но это необходимость. Иначе качественно оценить сотрудников не получится. Продержаться в режиме постоянного контроля придется хотя бы время, необходимое для оценки труда. Хотя некоторые вещи полезно ввести в привычку, чтобы поддерживать порядок в бухгалтерии.

Чтобы иметь полную картину состояния дел ваших подчиненных, достаточно делать «фотографии рабочего дня». Для этого каждый работник должен сдавать подробные отчеты о том, чем он занимался. Собирать отчеты можно в течение любого периода от одного дня до года – на ваше усмотрение. Я рекомендую не мучить сильно ни себя, ни своих сотрудников и начать с малого. За неделю вы получите столько информации для анализа эффективности работы бухгалтерии, что мало не покажется. Хотя если есть необходимость рассчитать полную загрузку того или иного сотрудника, то к ежедневным задачам необходимо добавить ежемесячные, ежеквартальные и ежегодные. Например, ежедневно сотрудник формирует накладные, ежемесячно участвует в формировании актов-сверок, ежеквартально – помогает составить декларацию по НДС, а ежегодно – подготовить годовую отчетность.

Как убедить руководителя в том, что нужно расширить штат

Доказывать руководству, что бухгалтерии необходимы дополнительные силы, можно исключительно цифрами. Если вы придете с просьбой о подмоге и единственным аргументом будет фраза «я не справляюсь», начальник справедливо предположит, что это вы некомпетентны. И тут уж будет не до новых сотрудников, свою бы зарплату сберечь. Эмоции вряд ли убедят директора тратить деньги на нового человека, если его необходимость неочевидна.

А если вместо длинных речей вы положите на стол руководителя папку с подсчетами выгоды от нового сотрудника, разъясните емко и понятно, чем сейчас занята бухгалтерия и что внутренние резервы повышения эффективности уже исчерпаны, то и разговоров особых не понадобится.

Распределите нагрузку, учитывая квалификацию работников

В бухгалтерии работает пять типов специалистов. Количество людей варьируется в зависимости от оборотов компании, но иерархия обычно одинакова. Итак, в каждой бухгалтерии есть операционисты – начальная бухгалтерская ступень. На них простейшие задачи. Более квалифицированные сотрудники – младшие бухгалтеры. Они отвечают за участки, которые не требуют углубленных знаний. Младшие бухгалтеры помогают ведущим бухгалтерам. Это специалисты с обширными знаниями и внушительным опытом.

Заместитель главбуха – это либо высококвалифицированный специалист в какой-то области (например, ВЭД или НДС), либо сотрудник, который помогает главному бухгалтеру руководить отделом, курируя те или иные подразделения в структуре бухгалтерии.

И главный бухгалтер – специалист высшей категории с огромным опытом. Главбух в целом определяет налоговую политику компании и несет ответственность за работу бухгалтерии.

Количество специалистов на каждой ступени обратно пропорционально рангу. То есть главный бухгалтер один, а операционистов, как правило, больше всех.

Сравните штат вашей бухгалтерии с классической иерархией. Возможно, из пяти бухгалтеров у вас нет ни одного, кто мог бы называться старшим. Зато операционистов трое. Тогда логично повышать квалификацию кого-то из сотрудников, если работы на троих операционистов уже не хватает. Либо просить новую единицу, если трое справляются со своими обязанностями впритык.

Главный принцип распределения нагрузки – каждый должен заниматься своими обязанностями. Теми, что соответствуют его квалификации и опыту. Операционисту никто не доверит руководство финансовыми потоками компании. Но главбухи зачастую погрязают в рутинной работе, которая в компетенции младших сотрудников. Таким образом, высококвалифицированный специалист растрачивает драгоценное (и хорошо оплачиваемое!) время на простейшие типовые задачи. От этого страдает его основная работа, а значит, и компания.

Не бойтесь делегировать полномочия! Принцип «проще сделать самому» и работа до полуночи вовсе не делают вас героем, а лишь провоцируют низкое качество. Множество мелких заданий наряду с крупными и сложными рано или поздно приводят к тому, что у вас рассеивается внимание. К тому же такие жертвы никак не отражаются на зарплате. А те, кто должен выполнять эту работу, сидят без дела. Налицо дисбаланс сил. Если его восстановить, эффективность бухгалтерии сразу возрастет.

Решите, сколько бухгалтеров вам надо

Разобрались с составом подчиненных и с нагрузкой сотрудников – реальной и желаемой. Пора разобраться с бухгалтерией как подразделением. Выясните, какой объем работы требует компания от вашего отдела и в какие сроки. Затем оцените специфику требований и распишите, какие функции должна выполнять бухгалтерия. Определив задачи подразделения, рассчитайте время, которое на них уйдет.

Дальше опять деление. Распределите задачи между исполнителями в зависимости от квалификации. Учтите отведенное время. После этих несложных подсчетов получаем число работников каждой категории, которые требуются вашей бухгалтерии.

Затем обратитесь к тем же нормативам и разделите нагрузку на количество человек, которые работают у вас на данный момент. В итоге вы увидите либо лишние штатные единицы, либо недостающие. Здесь стоит сказать, что объем средств, которые проходят через компанию, или сфера деятельности определяют численность сотрудников бухгалтерии лишь косвенно. Напрямую ее определяет исключительно перечень функций, возложенных на работников. Чтобы вы не запутались в описании, приведу пример.

ОБ АВТОРЕ МАСТЕР-КЛАССА

Павел Владимирович Меньшиков – эксперт по повышению эффективности работы бухгалтерских служб, автор бестселлера «Бухгалтерия без авралов и проблем. Как наладить эффективную работу бухгалтерии», имеет многолетний опыт работы главным бухгалтером.

Пример. В бухгалтерии П АО «Свет очей» работают три человека: главбух, старший бухгалтер и операционист. Главный бухгалтер требует расширить штат. По его мнению, трое сотрудников с объемом работы не справляются.
Для начала определим задачи, которые стоят перед бухгалтерией П АО «Свет очей» . Это: ведение бухгалтерского и налогового учета, ведение кассы, расчет и выдача зарплаты и других выплат, выдача справок и разъяснение вопросов сотрудникам, работа с первичной документацией, подготовка отчетности, минимизация налогов и общая оптимизация расходов и доходов компании, общение с контролирующими органами и другими структурами – банками и т. д. Кроме того, директор возложил на бухгалтерию ведение кадрового учета и подготовку типовых договоров.
Теперь нужно понять, сколько времени на все это тратится. Например, на обработку такого объема первички уходит четыре часа в день. В 2015 году 247 рабочих дней, соответственно, 247 × 4 = 988 часов в год.
По этой схеме рассчитываем и время на другие задачи. Получаем: начисление и выдача зарплаты и прочих выплат – 494 ч, налоговый учет – 1482 ч, справки сотрудникам – 123,5 ч, отчетность – 494 ч, касса – 988 ч, оптимизация расходов и доходов – 494 ч, поездки в банк и налоговую – 494 ч. На кадровый учет эта бухгалтерия тратит 494 ч, на подготовку юридических документов – 494 ч.
Разберемся, кто из сотрудников какие задачи выполняет. Главбух – налоговый учет (1482 ч), оптимизация доходов и расходов (494 ч), поездки в банк и налоговую (494 ч). Старший бухгалтер – начисление и выдача зарплаты и прочих выплат (494 ч), справки сотрудникам (123, 5 ч), отчетность (494 ч), кадровый учет (494 ч). Операционист – касса (988 ч), подготовка договоров (494 ч).
И наконец, годовая часовая нагрузка на каждого сотрудника. Главбух – 2470 ч в год, старший бухгалтер – 1605 ч, операционист – 1482 ч. Норма рабочего времени на 2015 год при 40-часовой неделе – 1971 ч. Операционист недорабатывает 489 ч, старший бухгалтер – 366 ч. При этом нагрузка главного бухгалтера сильно превышена – 252 ч.
Выход из этой ситуации – вовсе не расширение штата. Как видим, у двоих сотрудников свободного времени даже больше, чем недостает главбуху. Чтобы оптимизировать работу, достаточно пересмотреть обязанности каждого сотрудника, а главбуху делегировать часть полномочий подчиненным.

Немаловажен и уровень автоматизации бухгалтерии. Если в компании используют современные программы, если в отделе есть умная техника, то персонала потребуется куда меньше. Зачем нужен отряд операционистов, если платежки формируются автоматически? Поэтому проблему расширения штата (если речь идет о людях с невысокой квалификацией) можно решить через модернизацию оснащения. Это единовременное вложение не идет ни в какое сравнение с постоянными расходами на зарплату, организацию рабочего времени и прочие затраты, связанные с введением нового человека в штат.

Бухгалтерия - это штатно - структурное подразделение организации, предназначенное для сбора данных об имуществе и обязательствах предприятия.

Основные задачи, стоящие перед бухгалтерской службой организации

Основные задачи, стоящие перед бухгалтерской службой организации заключаются в следующем:

формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности - руководителям, учредителям и собственникам имущества организации, а также внешним - инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности;

обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства РФ при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.

Организационная структура бухгалтерии

Структура бухгалтерской службы зависит от вида деятельности, размеров организации и т.д.

В современных условиях сложились три основных типа организации структуры бухгалтерской службы: линейная (иерархическая), вертикальная (линейно-штабная) и функциональная (комбинированная).

При линейной (иерархической) организации структуры бухгалтерии все работники бухгалтерии получают задания и отчитываются непосредственно перед главным бухгалтером. Такая структура бухгалтерии применяется в небольших организациях.

При вертикальной (линейно-штабной) организации аппарата бухгалтерии создаются промежуточные звенья управления (отделы, секторы, группы), возглавляемые старшими бухгалтерами. Работники бухгалтерии получают задания от старших бухгалтеров соответствующих звеньев управления и отчитываются непосредственно перед старшими бухгалтерами.

Данная модель структуры бухгалтерии применяется в средних и крупных организациях. При этом в структуре бухгалтерии могут создаваться отделы:

расчетный, который осуществляет учет расчетов с персоналом по оплате труда, органами социального страхования, поставщиками, покупателями и заказчиками и др.;

материальный, который ведет учет поступления и расходования материально-производственных запасов;

кассовый, который учитывает кассовые операции, операции по счетам в банках;

производственный, который осуществляет учет затрат и выпуск продукции, калькулирует продукции, составляет отчетность о затратах и выпуске продукции;

учета готовой продукции, который осуществляет учет готовой продукции на складах и ее реализации;

налогообложения, который ведет учет налоговых платежей и составляет налоговые декларации;

общий, который осуществляет остальные операции и отражает их в Главной книге, составляет бухгалтерскую и статистическую отчетность.

В крупных организациях кроме перечисленных отделов могут выделяться отделы учета капитальных вложений, учета основных средств и др. Кроме того, в структуру бухгалтерии могут быть включены секторы внутреннего аудита, управленческого учета, налогового учета.

При функциональной (комбинированной) организации специальные структурные подразделения бухгалтерии создаются по участкам учетной работы, которые выполняют замкнутый цикл работ.

Права главного бухгалтера в этом случае передаются руководителям подразделений бухгалтерий в пределах установленной компетенции.

Такая структура аппарата бухгалтерии применяется в крупных организациях и организациях, в которых созданы центры ответственности на базе организации внутрихозяйственных финансово-экономических отношений.

При использовании любого типа организации структуры бухгалтерии только хорошо налаженные взаимоотношения с другими службами и подразделениями дают возможность получать необходимую информацию для управления и обеспечения контроля за хозяйственно-финансовой деятельностью организации.

При необходимости (большом объеме работ) в штат бухгалтерии может вводиться должность заместителя главного бухгалтера, через которого осуществляется взаимодействие главного бухгалтера с работниками и их группами.

При наличии более двух бухгалтеров бухгалтерская служба должна оформляться как структурное подразделение организации, возглавляемое главным бухгалтером, который руководит бухгалтерией.

Варианты организации бухгалтерии

В зависимости от уровня сосредоточения учетных функций в бухгалтерской службе организации различают централизованный и децентрализованный варианты организации бухгалтерского дела.

При централизации учетного процесса аппарат бухгалтерской службы сосредоточен в главной бухгалтерии, где ведется синтетический и аналитический учет на основании первичных и сводных документов, поступающих из подразделений организации.

В самих подразделениях происходит лишь первичная регистрация фактов хозяйственной деятельности.

В случае децентрализации учетного процесса персонал бухгалтерской службы рассредоточен по производственным подразделениям организации, где ведется аналитический и синтетический учет, составляются отдельные балансы и отчетность цехов, филиалов, структурных подразделений.

Главная бухгалтерия в этом случае сводит балансы подразделений, выполняет консолидацию баланса и отчетности по организации, контролирует постановку учета в подразделениях организации.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме .

Бухгалтерия: подробности для бухгалтера

• Новый профстандарт для бухгалтера

  Стандартом предусмотрено прохождение главным бухгалтером дополнительных профессиональных программ повышения... наименования должностей – бухгалтер; – бухгалтер II категории; – бухгалтер I категории Требования... подразделения Возможные наименования должностей – главный бухгалтер; – начальник (руководитель, директор) ... квалификации) Возможные наименования должностей – главный бухгалтер; – начальник (руководитель, директор) ... частности, кроме должности бухгалтера появились должности бухгалтера I и II ...

• Передача дел главному бухгалтеру: пошаговая инструкция

  Дел от прежнего главного бухгалтера новому главному бухгалтеру происходит в несколько этапов... дел от прежнего главного бухгалтера новому главному бухгалтеру происходит в несколько этапов... дел от прежнего главного бухгалтера новому главному бухгалтеру следует следовать следующему алгоритму... документов от прежнего главного бухгалтера новому главному бухгалтеру Шаг 6 . Получение пояснений... документов от прежнего главного бухгалтера новому главному бухгалтеру Главный бухгалтер должен получить следующие...

• Отсутствие главного бухгалтера на рабочем месте

  Книжку Организация работы бухгалтерии в отсутствие главного бухгалтера. Выполнение должностных обязанностей... должность заместителя главного бухгалтера, данный сотрудник замещает главного бухгалтера, например, во... сотрудника на должность главного бухгалтера руководитель должен составить дополнительное... отсутствия штатного сотрудника. Ответственность главного бухгалтера за недобросовестные действия. Бывает, ... организации, главным бухгалтером. В этом случае главный бухгалтер обязан возместить реальный...

• Когда за долги компании ответит бухгалтер?

  Дисциплинарная ответственность Такая ответственность бухгалтера наступает при неисполнении или ненадлежащем... 127-ФЗ. изменения присваивают главному бухгалтеру статус «контролирующее должника лицо». ... ответственность «заработала». Чтобы привлечь бухгалтера к субсидиарной ответственности, необходимо доказать... от совершенного административного правонарушения на бухгалтера накладываются различные штрафные санкции, ... все равно главный бухгалтер. Уволившегося главного бухгалтера можно привлечь к...

• Обязательно ли применение профессиональных стандартов в отношении главного бухгалтера?

  Аттестата профессионального бухгалтера "Института профессиональных бухгалтеров и аудиторов... соответствие профессиональному стандарту главного бухгалтера? Главный бухгалтер трудоустроен в ООО. ... аттестата профессионального бухгалтера "Института профессиональных бухгалтеров и аудиторов... положениями профессионального стандарта "Бухгалтер", утвержденного приказом... у главного бухгалтера аттестата профессионального бухгалтера, выданного Институтом профессиональных бухгалтеров, то...

• Организация работы бухгалтерии оператора связи

  В отделе следующие: главный бухгалтер; заместитель главного бухгалтера; бухгалтер (три человека). Как организовать... в отделе следующие: главный бухгалтер; заместитель главного бухгалтера; бухгалтер (три человека). Общие правила... из возможных вариантов). Обязанности бухгалтеров. В обязанности бухгалтеров (три человека) можно вменить... отчетный период. Обязанности главного бухгалтера. Главному бухгалтеру предлагаем вменить в обязанности: составление...

• Обязательно ли применение профессионального стандарта "Бухгалтер" к работникам муниципального казенного учреждения?

  Применение профессионального стандарта "Бухгалтер", утвержденного приказом Минтруда... а также в отношении специалистов бухгалтерии? Обязательно ли применение профессионального... по должностям главного бухгалтера или иных работников бухгалтерии. Следовательно, учитывая... квалификации работников бухгалтерии, включая главного бухгалтера, требованиям профессионального стандарта "Бухгалтер", ... оплаты труда главного бухгалтера и иных работников бухгалтерии муниципального казенного...

• Впервые – публикация сведений о среднемесячной зарплате руководителей, их заместителей и главных бухгалтеров в Интернете

  Платы руководителей, заместителей руководителей, главных бухгалтеров государственных внебюджетных фондов РФ, территориальных... отработанных руководителем, заместителем руководителя, главным бухгалтером полных календарных месяцев; расчет среднемесячной... соответствующего руководителя, его заместителей, главного бухгалтера), который определяется государственным органом, ... зарплата руководителя (его заместителей, главного бухгалтера) / Среднемесячная зарплата работников Среднемесячная зарплата...

• Синхронизируем «1С:Бухгалтерию 8» и «1С:ЗУП»

  ... ;», значит, в настройках «1С:Бухгалтерии 8», с которой вы собираетесь... переносятся при синхронизации в «1С:Бухгалтерию 8». Это « Отражение зарплаты... Документы ведомостей переносятся в «1С:Бухгалтерию 8» в один документ « ... выдача и погашение)». Также с бухгалтерией синхронизируются следующие виды справочников: « Организации... синхронизации все настройки базы «1С:Бухгалтерия 8» основаны на « Параметрах... легкостью перенесется в информационную базу бухгалтерии. При синхронизации данных необходимо...

• Аудиторы нашли нарушения. Грозит ли увольнение главному бухгалтеру в связи с утратой доверия?

  Руководством генерального директора и главного бухгалтера велась с нарушением законодательных актов... . Аудиторы указали на неисполнение главным бухгалтером обязанностей представлять полную и достоверную... были квалифицированы как нарушение главным бухгалтером условий заключенного с ней трудового... , хранение, транспортировка, распределение). Должность главного бухгалтера не поименована в Перечне должностей... сменой руководства и увольнением главного бухгалтера были скорректированы сведения по заработной...

• Обязательно ли применять профстандарты, в частности, в отношении бухгалтера?

  Каменщик, электросварщик ручной сварки и бухгалтер? Обязательно ли применение профессиональных стандартов... в отношении лица, замещающего должность бухгалтера, работодатель не обязан применять... "О профессиональных стандартах"). Бухгалтер Анализ законодательства показывает, что обязательные... центральном контрагенте") и главных бухгалтеров ряда других организаций. Аналогичное... кооператива не является обязательным. Соответственно, бухгалтер производственного кооператива не должен в...

• Независимая оценка квалификации: что ждет бухгалтеров бюджетных организаций?

  Профстандартов содержится и профстандарт «Бухгалтер», утвержденный приказом Минтруда РФ... законодательства. Вынесение объективной оценки даст бухгалтерам возможность переобучиться, доучиться, либо... выполняют работу одного бухгалтера. Обучив одного бухгалтера пользованию компьютерными программами... двух полноценно работающих бухгалтеров. Соответственно, обязанности бухгалтерии будут выполняться более... обязательной проверки соответствия профстандартам, бухгалтерам нужно проверить свои документы об...

• «1С:Документооборот 8» для бухгалтера

  Оценил удобство этой программы. Тем бухгалтерам, которые только привыкают к... «1С:Управление торговлей 8», «1С:Бухгалтерия предприятия 8», «1С:Зарплата и... требование-накладная из программы «1С:Бухгалтерия предприятия 8» был перемещен в... :Документооборот 8» поможет бухгалтеру, Ольга Михайловна – главный бухгалтер компании. В этой... требуют вмешательства. Затем главный бухгалтер просматривает информацию от юридической службы... . Поэтому в программе «1С:Бухгалтерия предприятия 8» Ольга отправляет документы...

• Периодичность повышения квалификации бухгалтера учреждения

  Проходить ежегодное повышение квалификации бухгалтеру казенного, бюджетного, автономного учреждения... ли проходить ежегодное повышение квалификации бухгалтеру казенного, бюджетного, автономного учреждения... о ежегодном повышении квалификации бухгалтеров казенных, бюджетных, автономных учреждений... . Требование о прохождении бухгалтером программы повышения квалификации установлено профессиональным... стандартом «Бухгалтер» , однако периодичности...

• Вправе ли руководитель взыскать с главного бухгалтера не принятую ФСС к зачету сумму пособий?

  Нет оснований считать, что главный бухгалтер причинил организации ущерб. Отсутствие листков... вопросе, можно утверждать: действия главного бухгалтера, не обеспечившего сохранность листков нетрудоспособности... выплате пособий. О привлечении главного бухгалтера к материальной ответственности В соответствии... трудовым договором, заключаемым с главным бухгалтером. Соответственно, если трудовым договором не... о полной материальной ответственности, главный бухгалтер может нести ответственность только в...

1. Не покупайте мультимедийные компьютеры последней модели. Приобретайте машины с небольшим запасом в расчете на требуемое программное обеспечение. Не слушайте доводов, что необходимы компьютеры нового поколения, что без колонок работается неэффективно. Это все ерунда. Да и в тишине ошибок меньше.

2. Все отчеты и балансы отправляйте по почте. Не нужно терять время и ездить в государственные организации, чтобы лично сдать отчеты в канцелярию. Исключение составляют отчеты в Фонд социального страхования и годовой отчет в Пенсионный фонд. Они идут с дискетой.

3. Если у бухгалтеров хватает времени, чтобы попить чая с утра, поболтать в обед, спокойно собраться с работы вечером, то их слишком много на отдел (подходит для всех отделов).

4. Не подключайте бухгалтерию к Интернету. Постоянно он им не нужен. Вообще Интернет желательно ограничить для всей организации. Определите круг лиц, которым он нужен непрерывно, для остальных поставьте одну машину, которая имеет выход в Сеть. Кому надо, тот подошел, поработал, ушел. На первое время может оказаться достаточно, потом подключите всех. Не слушайте доводов, что продвинутые организации обеспечивают всем сотрудникам выход в Интернет, что без него развитие невозможно и что именно его отсутствие не позволяет отделу (организации, сотруднику и пр.) развиваться и идти вперед семимильными шагами. Если хочется, объясняйте, что ваша организация самая продвинутая, что сейчас так делают действительно передовые организации. Но лучше ничего никому не объяснять. Приказали, и все. На объяснения последуют контрдоводы, могут убедить, а это лишнее. Можно действовать по п. 5.

5. Требуйте письменного обоснования тех или иных запросов. Например, Интернета, новых, более производительных компьютеров, сотрудников и т. п. После изучения письменного запроса всегда спрашивайте, что произойдет, если вы выполните поставленное условие? Что произойдет, если не выполните? Какую выгоду это даст? Как будет компенсирована потеря денег, если заявленная выгода не будет достигнута? Кто это оплатит? Пусть ваш любимый вопрос будет: «А зачем?» Учтите, если организация маленькая и общение достаточно близкое, то могут попытаться объяснить все устно. Не слушайте. Сразу приучайте к письменному общению. Записку уже можно будет обсуждать. Не бойтесь осуждения. Вы - директор. Хорошим для всех уже не быть, а нужная традиция появится. Потом уже никто не будет задавать лишних вопросов. Сразу будут либо писать, либо получать выговоры. Учитывайте, что вопрос о компенсации неудачного эксперимента не должен нервировать вашего сотрудника. В противном случае загубите на корню желание улучшить что-то в организации.

Подбор главного бухгалтера, как и любого ведущего высокооплачиваемого специалиста, всегда проблема и повышенный риск. Поэтому, если вы знаете, что объем работы на обозримое время небольшой, есть смысл не брать сразу главного бухгалтера или бухгалтера на полный рабочий день. Иначе он станет получать зарплату за небольшой объем работы и расхолаживать своим бездельем других сотрудников.

Как определить объем работ в бухгалтерии при отсутствии опыта? Необходимо с кем-нибудь поговорить, посоветоваться со знающим специалистом. Если вы боитесь, что вашу бизнес-идею украдут, то попробуйте объяснить свои проблемы, не вдаваясь в бизнес-идею. Для этого заранее спланируйте разговор - как вы будете отвечать на конкретные вопросы о характере деятельности, необходимом количестве сотрудников. Учтите, чем опытнее человек, тем конкретнее его вопросы. Не скрывайте основного вида деятельности - оптовая торговля, розничная торговля, рекламный бизнес, полиграфическая деятельность, производство химических реактивов и др. В любой отрасли есть детали, которые вы можете не уточнять. Именно они могут быть вашей бизнес-идеей. При подготовке разговора проще всего оттолкнуться от бизнес-плана. Когда будете готовы к беседе, желательно проконсультироваться не только с бухгалтером, но и с кем-нибудь из успешных бизнесменов, руководителей бизнеса. Кроме материальных достижений у них есть опыт - то, что получаешь лишь со временем и ошибками. Успехи тоже хороши, но они приносят радость и помнятся хуже, ошибки болезненны и потому эффективнее. Но желательны действительно успешные бизнесмены. Те, кто, потеряв один, два, три (достаточно) бизнеса, управляет хорошим устойчивым делом. Толковый человек (а лучше два-три) поможет вам понять объем работ для бухгалтера. Да и ваш объем работ гоже. Есть, правда, проблема. Иногда дирекция смутно представляет действительный объем бухгалтерской работы. У директора в памяти откладывается количество подписанных им документов. А они представляют собой завершение обработки документации - вершину юры бумаг. По собственному опыту знаю, что у бухгалтера очень много времени уходит на персонал, расчет зарплаты - дело сложное.

Почему же я рекомендую искать консультации не только у бухгалтеров? Во-первых, подчиненный всегда рассматривает работу с позиции «сказать больше, сделать меньше». Даже из самых лучших побуждений вам все равно могут выдать неверную информацию по объему работ. Во-вторых, если такого специалиста ограничить в ресурсах (дать меньше персонала, времени), то может оказаться, что он все равно справляется, хотя говорил, что это невозможно. А ограничения накладывает именно руководство.

Кроме всего прочего, необходимо понимать, что даже маленькая организация имеет основные проблемы большого предприятия. Поэтому вам в любом случае нужен главный бухгалтер, который знает и умеет все. Просто масштабы деятельности другие, объем работ другой. Соответственно проблем и затрачиваемого времени меньше. Дополнительного персонала не нужно, и уровень зарплаты может быть ниже, чем в большой организации. Ведь с меньшими объемами работ справляться легче, ошибок и переделок меньше. Но специалист все равно нужен опытный и знающий.

При ведении упрощенной системы налогообложения (УСН) объем бухгалтерской работы меньше. Стоит такая услуга дешевле, чем ведение классического бухгалтерского учета.

Если понятно, что для одного бухгалтера, тем более главного, какое-то время будет мало работы, то рассмотрите возможность взять бухгалтера по совместительству или встать на обслуживание в специализированной организации. Если все же берете бухгалтера при не очень большом объеме работ, то назовите его просто бухгалтером или старшим бухгалтером. Меньше будет проблем с амбициями. Повысить сотрудника в должности никогда не поздно. При этом главным бухгалтером совершенно спокойно можете числиться вы, в том числе и при совмещении с функциями генерального директора. Для этого необходимо издать соответствующий приказ.

При поиске бухгалтера, естественно, поинтересуйтесь сперва у знакомых. Желательно, чтобы эти знакомые представляли действительный уровень квалификации рекомендуемого специалиста. Это важно. Человека могут рекомендовать из самых лучших побуждений, чтобы помочь ему. Ему, а не вам. Поэтому попытайтесь выяснить и почему его рекомендуют ваши знакомые, и чем занимается и занимался рекомендуемый бухгалтер.

Можно искать по объявлениям в газете. Предложений по ведению бухучета по совместительству предостаточно. Проблема одна - как определить квалификацию соискателя? Мне попадались бухгалтеры, которые сводили и сдавали балансы, путаясь в счетах бухгалтерского учета. Это все равно, что буквы в алфавите путать. И такой человек вам может попасться. Конечно, если бухгалтер работает в должности главного бухгалтера, риск резко снижается. Особенно при длительном стаже работы на этой должности. Желательно выбирать такого. Спрашивайте на просмотр трудовую книжку. На слово верить не обязательно. Не стесняйтесь и не бойтесь этого. Еще вариант - это способная молодежь, которой нужен опыт, запись в трудовой книжке и которая работает за гораздо меньшие деньги, чем бухгалтер с большим стажем. Таких молодых да ранних необходимо экзаменовать и контролировать, но можно получить хорошего, способного и перспективного специалиста. При приеме на работу молодого сотрудника планируйте увеличение зарплаты по мере роста его квалификации.

Альтернативой главному бухгалтеру в штате предприятия являются центры бухгалтерского обслуживания, аудиторские и консалтинговые компании. Открываете справочник или газету в разделе «Бухгалтерские услуги» и начинаете звонить. Цены меняются в зависимости от объема работ и амбиций данных центров. Но обычно это все равно в полтора-два раза дешевле, чем содержание собственного персонала. Отрицательной чертой такого обслуживания является то, что вашей организацией занимаются только в отчетный период. Как в поговорке: «От сессии до сессии живут студенты весело». То же относится и к бухгалтерам. От отчета до отчета бухгалтеры тоже живут относительно спокойно. Следовательно, и дела вашей организации больше будут волновать сторонних специалистов в период подготовки к отчетам, расчета заработной платы и уплаты налогов. Ошибки при таком подходе конечно, возможны. Но также их может допустить и ваш штатный бухгалтер. При работе с обслуживающими организациями хорошо держать в штате обычного бухгалтера невысокой квалификации, который будет обрабатывать всю первичную документацию, а сведение баланса поручить фирме.

Если главный бухгалтер будет приходящим (совместитель) либо это будет обслуживающая организация, заранее решите с ними вопрос о консультациях, возникающих у вас в текущей работе. Простые вопросы можно задавать по телефону. Узнайте, кому можно звонить, в какое время. Желательно в рабочее, когда актуален вопрос. Вопросы будут самые неожиданные. Предугадать их трудно. Лучше отправлять вопросы по факсу, получать ответы также по факсу в письменном виде. Можно пользоваться электронной почтой, но тогда у вас не будет папки с перепиской. Хорошим подспорьем бухгалтеру служит справочно-правовая компьютерная система (СПС), такая как «Консультант Плюс», «Гарант», «Кодекс». Желательно приобрести. Много информации есть в Интернете. Более подробно о программах смотрите в разделе «Выбор программного обеспечения».

Радует то, что основные вопросы обычно возникают на начальном этапе деятельности организации. Месяц, два, максимум три. Потом все входит в колею. Бухгалтерия вообще вещь весьма формализованная. Изобретать там ничего не приходится. Необходимо просто знать, как что делается.

Приходящий бухгалтер (совместитель) или обслуживающая организация обязательно должны сдавать вам кроме готовых документов (балансов, ведомостей на зарплату) еще и оборотные ведомости по счетам бухгалтерского учета. Если главный бухгалтер в штате, он тоже должен их вести. Они будут необходимы в случае смены бухгалтера. Данные ведомости являются основой для составления баланса. На основании их новый бухгалтер быстрее разберется, откуда какие цифры возникли в том или ином документе. Об этом требовании скажите заранее. Хранят их не все.

Если спустя два-три месяца ваша бухгалтерия все еще находится в стадии становления - необходимо провести анализ ее деятельности. Как и любой другой анализ, лучше всего производить его письменно. Вам необходимо понять, меняется ли характер задач, стоящих перед бухгалтерией, появляются ли новые задачи или происходит простое увеличение объемов прежних работ.

Перед бухгалтерией каждый месяц могут появляться новые проблемы. Например, ввод в эксплуатацию кассового аппарата, появление внешнеэкономической деятельности, появление лицензированной деятельности и пр. В этом случае бухгалтер вынужден непрерывно добавлять новые схемы работы. Подчеркиваю, схемы работы. Это по-прежнему типовые операции. Введя и освоив их один раз, далее бухгалтер все делает по-накатанной. Объем работ, конечно, возрастает. Бухгалтерию может лихорадить от этого. В любом случае, в обозримом будущем становление бухгалтерского учета в организации все равно должно закончиться, и будет возрастать только количество работы.

Учтите, что отсутствие новых проблем не означает уменьшения объема работ. Меньше бухгалтерии работать не приходится. Мне встречался подход, когда руководство решало, что если все налажено, то бухгалтеру делать уже нечего и можно снизить зарплату. Это далеко не всегда так. Бухгалтерия - нудный, монотонный, кропотливый и объемный труд, требующий внимательности и системности. Хорошая организация труда - не повод для снижения зарплаты. Вот для увольнения какого-либо сотрудника бухгалтерии и повышения зарплаты оставшимся - повод, для премии - повод, а для снижения зарплаты - нет.

Также учитывайте, что даже если в каком-либо месяце или квартале организация сработала меньше, чем обычно (например, в январе), то это не значит, что у бухгалтера значительно уменьшился объем работ. Все равно остаются зарплата, ведомости, кассовая книга и пр.

Если новых проблем в организации не появляется, а бухгалтер все равно рассказывает о трудностях, не успевает, работает допоздна, выходит в выходные, необходимо понять, почему это происходит. Причин несколько:

1) недостаточная квалификация специалиста;

2) плохая организованность, как личная, так и коллективная. Главный бухгалтер, как и любой руководитель отдела, должен быть в первую очередь хорошим организатором труда, своего и подчиненных;

3) действительное несоответствие объема работ количеству бухгалтеров.

Если вы находитесь на обслуживании в организации, то проблемы будут примерно те же, причины - эти же.

Естественно, возможно наличие не одной, а одновременно двух и всех трех причин сразу. Как их определить и что делать? Неплохой вариант - это метод исключений. Если две из трех причин отбрасываются, то остается одна.

Попробуйте аккуратно, вежливо и доброжелательно побеседовать с бухгалтерами, почему они не справляются. Пожалеть их, выразить сочувствие тому, как много они работают. Не переборщите, начнут жаловаться и требовать прибавления к зарплате. Постепенно выясните, в чем дело: знают или не знают свою работу. Путь длинный и требует наблюдательности, умения задавать незаметно необходимые вопросы и слушать. С первого раза может не получиться.

Недостаточная квалификация специалиста. Вопрос трудный. Если вы не являетесь профессиональным бухгалтером, то понять самому невозможно. Хорошо ввести аудит как меру контроля. Не обязательно сразу привлекать аудиторскую фирму, можно пригласить знакомого бухгалтера. Предварительно ему необходимо объяснить причину и что вы желаете узнать. Своего бухгалтера тоже необходимо подготовить к визиту проверяющего. При правильной подаче целей аудита бухгалтерия эту меру только приветствует.

Ошибки никому не нужны. Если ваш бухгалтер слишком амбициозен, то возможны обиды со стороны состава бухгалтерии. Такие сотрудники вам не нужны. Меняйте.

Плохая организованность. Естественно, определить тоже трудно, но можно, причем легче, чем низкую квалификацию. Необходимо просто наблюдать за сотрудником. Как у него с трудовой дисциплиной. Как человек организует свое рабочее место. Как у него все разложено. Может ли он сразу, без промедления найти необходимую бумажку и информацию. Подкалывает ли он сразу все документы. Есть ли у него вообще система в работе. Доводит ли он до конца одно дело, прежде чем взяться за другое. Если у него есть подчиненные, посмотрите, какая дисциплина в отделе. Кто когда приходит и уходит с работы. Распределены ли обязанности по подчиненным либо каждый делает, что скажут, или еще хуже, что захочет. Неорганизованность на самом деле видна. Если вы начнете смотреть на все организации критически, то со временем начнете видеть примеры хорошей и плохой организации труда сразу. Правда, это иногда утомляет.

Большой объем работы. Посмотрите, насколько возросло количество персонала в вашей организации за последние три месяца, как возрос объем первичных документов. Не сравнивайте увеличение объемов денег. Они нужны вам, а бухгалтеру нужны бумаги, т. е. первичные документы. Можно в десять раз увеличить объем продаж, а накладных добавить всего две. У грузчиков работы прибавилось, а бухгалтерия при этом ничего не почувствовала. Если увеличение бумаг весьма существенное, товарных позиций в накладных много и при этом вы уверены в профессионализме своей бухгалтерии, то они могут просто не успевать обрабатывать документы.

Что после всего этого делать? Делать выбор и принимать решение. Если у вашего бухгалтера и/или главного бухгалтера недостаточная квалификация, но он быстро учится, старается, то, возможно, есть смысл подождать какое-то время, особенно если не предвидится увеличения количества новых задач. Если он плохой организатор, можно попытаться учить, заставлять. Не верьте, что хорошим организатором стать нельзя. Можно. Заставлять надо. Если возрос объем работы и отдел не справляется, то либо оптимизировать работу бухгалтерии, либо добавлять людей. Оптимизацию в рамках этой книги рассматривать не будем. Вопрос большой, интересный, но мы сейчас рассматриваем начальную стадию организации бизнеса, в это время оптимизация обычно не требуется.

Так вот, необходимо решить, что же делать с бухгалтерией. Поиск новых сотрудников не дает гарантии, что вы наберёте тех, кого надо. Оставлять старых - опять проблема. Думайте, решайте сами. Выбирайте, что вам больше подходит. Подходит не только сейчас, но прежде всего в долгосрочном плане.

Ну и, конечно, не постесняйтесь задать самой бухгалтерии вопрос: «А что, собственно, происходит с бухгалтерией? Почему она задерживается, запаздывает, почему горы бумаг на столе?» Задавайте вопрос в лоб, желательно не на их рабочем месте, а на своем. Посторонние в этот момент присутствовать не должны, а времени пусть будет достаточно, обстановка - спокойная, доброжелательная, располагающая к искренности (со стороны сотрудников). Дождитесь ответа, не откладывайте его получение на завтра. Хорошо, если получится нормальная дискуссия. Для этого постарайтесь задать вопрос как можно доброжелательнее. Персонал должен считать, что вы хотите ему помочь. И это на самом деле так. Если проблемы в бухгалтерском учете создала обслуживающая организация, то встретьтесь с директором и задайте ему те же вопросы, но опять же не в ультимативной и не в конфликтной форме. Пусть ответит прямо сейчас. Ответы вроде: «Я дам задание начальнику отдела, он подготовит служебную записку, и затем я вас ознакомлю с ее содержанием» вас устроить не должны. Хотя ознакомиться все же интересно. Так, для общего развития. Хоть какие-то причины директор обслуживающей организации должен назвать сразу. Иначе он не владеет ситуацией внутри своей фирмы и не знает узких мест.

Напоследок. Никто не застрахован он пени и штрафов. Государство часто трактует законы по-своему. Многие законы написаны так, что в них есть внутренние противоречия. Возможны просто ошибки, можно что-то забыть. Все случается. Не стоит сразу уничтожать своего бухгалтера. Главное, чтобы он понимал, что он сделал, и не повторял ошибок. Но эти ошибки у хороших бухгалтеров редкость. Если у вас после сдачи каждого баланса есть проблемы, то бухгалтер точно не справляется.

Типовые должностные обязанности работников бухгалтерии приведены в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. №37.

Основные требования к должности главного бухгалтера определены в ст. 7 Закона "О бухгалтерском учете ". В частности, главный бухгалтер или иное должностное лицо, на которое возлагается ведение бухгалтерского учета , должны отвечать следующим требованиям:

• иметь высшее профессиональное образование;
• иметь стаж работы, связанной с ведением бухгалтерского учета, составлением бухгалтерской (финансовой) отчетности либо с аудиторской деятельностью , не менее трех лет из последних пяти календарных лет, а при отсутствии высшего профессионального образования по специальностям бухгалтерского учета и аудита - не менее пяти лет из последних семи календарных лет;
• не иметь неснятой или непогашенной судимости за преступления в сфере экономики .

В случае возникновения разногласий в отношении ведения бухгалтерского учета между руководителем экономического субъекта и главным бухгалтером или иным должностным лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицом, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета:

1) данные, содержащиеся в первичном учетном документе, принимаются (не принимаются) к регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета по письменному распоряжению руководителя, который единолично несет ответственность за созданную в результате этого информацию;

2) объект бухгалтерского учета отражается (не отражается) главным бухгалтером в бухгалтерской (финансовой отчетности) на основании письменного распоряжения руководителя экономического субъекта, который единолично несет ответственность за достоверность представления финансового положения экономического субъекта на отчетную дату, финансового результата его деятельности и движения денежных средств за отчетный период.

Должностная инструкция главного бухгалтера

1. Общие положения

4.3. За причинение материального ущерба организации - в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.

Порядок приема-передачи дел главного бухгалтера

Приемо-сдаточный акт составляется в двух экземплярах, из которых первый остается на предприятии, второй - у передающего дела.

Акт приема-сдачи дел главным бухгалтером рекомендуется составлять по следующей схеме, представленной на рис. 9.

1. Состояние организации работы бухгалтерии

В этом разделе указывается:

• установленный штат бухгалтерии, его укомплектованность;
• наличие у работников бухгалтерии должностных инструкций;
• состояние работы по повышению квалификации работников бухгалтерии;
• наличие основных инструктивных материалов по бухгалтерскому учету и отчетности;
• обеспеченность бухгалтерскими регистрами и бланками первичного учета и формами отчетности.

2. Общая характеристика состояния бухгалтерского учета

В этом разделе указывается:

• по какой программе ведется бухгалтерский учет (фирмы "1С", "Бэст", "Инфин", корпорации "Галактика" и др.);
• состояние ведения всех регистров синтетического и аналитического учета: остаток (если имеется) по отдельным балансовым счетам (указать каким);
• состояние правильности оформления первичной документации;
• применение утвержденных типовых и специализированных форм бланков.
• правильное формирование учетной политики организации.

3. Состояние кассы и учета денежных средств

В этом разделе указывается:

• правильность зачисления на должность кассира;
• соответствие установленным требованиям оборудования комнаты кассы;
• состояние записей в кассовой книге;
• остаток наличных денег в кассе (составить отдельный акт);
• наличие других ценностей, хранящихся в кассе организации и соответствие их бухгалтерским записям;
• перечень всех счетов денежных средств организации с указанием их номеров, открытых в банках;
• остатки денежных средств на каждом счету согласно выпискам банка, сверенным с данными учета;
• наличие чековых книжек, номера использованных чеков .

4. Состояние учета расчетных операций

В этом разделе указывается:

• реальность дебиторской и кредиторской задолженностей;
• наличие просроченной и безнадежной дебиторской задолженности с указанием виновных лиц;
• наличие задолженности по перечислению налогов в бюджет ;
• просроченной кредиторской задолженности;
• наличие актов сверки взаимных расчетов, с указанием на какую дату урегулированы расхождения;
• состояние задолженности по ссудам банка по срокам погашения;
• наличие утвержденного штатного расписания;
• допущенные отклонения по должностям и окладам от утвержденного штатного расписания;
• наличие суммы задолженности по оплате труда работникам штатного и нештатного персонала.

5. Состояние учета основных средств

В этом разделе указывается:

• срок проведения последней годовой инвентаризации имущества;
• полнота и качество проведения инвентаризации;
• наличие инвентаризационных описей, в каком виде и у кого они хранятся;
• наличие договоров о полной материальной ответственности у материально ответственных лиц.

6. Состояние материального учета

В этом разделе указывается:

• состояние ведения складского учета (наличие количественно-суммовых карточек по каждой позиции материальных ценностей);
• соответствие суммы по счету 10 "Материалы" суммам по оборотным ведомостям и разрезе отдельных субъектов.

7. Состояние отчетности

В этом разделе указывается:

• были ли нарушения сроков сдачи бухгалтерской и налоговой отчетности. Какие начислялись штрафные санкции по этим нарушениям;
• какие применяются формы отчетности (типовые или разработанные в организации).

8. Состояние сохранности документов

В этом разделе указывается:

• наличие номенклатуры дел;
• соблюдение сроков хранения документов;
• было ли списание документов сроком хранения менее 5 лет;
• наличие архивной комнаты в организации и приказа по ответственному лицу за правильность ведения учета документов, сданных в архивную комнату.

Должностная инструкция заместителя главного бухгалтера

1. Общие положения

3.3. Участвовать в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины и рациональное использование ресурсов.

3.4. По согласованию с главным бухгалтером и с разрешения руководителя предоставлять кредиторам, инвесторам, аудиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности сопоставимую и достоверную бухгалтерскую информацию о состоянии расчетов с дебиторами и кредиторами. Осуществлять переписку с партнерами, готовить необходимую информацию по вопросам, касающимся взаиморасчетов.

3.5. Осуществлять учет расчетов по возвратному налогу .

3.6. Участвовать в определении содержания основных приемов и методов ведения учета и технологии обработки бухгалтерской информации.

3.7. Готовить данные по соответствующим участкам бухгалтерского учета для составления отчетности.

3.8. Следить за сохранностью бухгалтерских документов, оформлять их в соответствии с установленным порядком для передачи в архив.

3.9. Участвовать в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности организации по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, осуществления режима экономии и мероприятий по совершенствованию документооборота, в разработке и внедрении прогрессивных форм и методов бухгалтерского учета на основе применения современных средств вычислительной техники, в проведении инвентаризаций денежных средств и товарно-материальных ценностей.

3.10. Выполнять работы по формированию, ведению и хранению базы данных бухгалтерской информации, вносить изменения в справочную и нормативную информацию, используемую при обработке данных.

3.11. Участвовать в формировании постановки задач либо отдельных их этапов, решаемых с помощью вычислительной техники, определять возможность использования готовых проектов, алгоритмов, пакетов прикладных программ, позволяющих создавать обоснованные системы обработки бухгалтерской информации.

Заместитель главного бухгалтера имеет право:

4.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

4.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

4.3. Получать от руководителей отделов, специалистов предприятия информацию и документы по вопросам, входящим в его компетенцию.

4.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия при исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4.5. Привлекать специалистов организации для решения возложенных на него обязанностей (если это предусмотрено положениями об отделах, если нет - с разрешения начальника отдела).

4.6. Докладывать главному бухгалтеру обо всех выявленных недостатках в пределах своей компетенции.

5. Ответственность

Заместитель главного бухгалтера несет ответственность:

5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения - в пределах, определенных действующими административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.

5.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ.

6. Взаимоотношения, связи по должности

Примечание. Данный раздел представляется дополнительно к настоящей инструкции для применения пользователями по своему усмотрению.

Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящей инструкцией, заместитель главного бухгалтера взаимодействует:

6.1. С руководителем, с заместителем руководителя по финансовым вопросам и персоналу, главным бухгалтером по вопросам:

• получения: приказов, распоряжений, указаний, должностной инструкции, нормативных документов, корреспонденции, относящейся к бухгалтерскому учету;
• представления: справок, сведений, информации по финансовым вопросам организации по требованию, служебных записок, отчетов и любой другой информации, вытекающей из бухгалтерского учета.

6.2. С руководителями отделов предприятия по согласованию с главным бухгалтером по вопросам:

• получения: информации, сведений, справок, служебных записок, и других документов, необходимых для осуществления бухгалтерского учета;
• представления: сведений, справок, служебных записок и другой информации, вытекающей из бухгалтерского учета.

6.3. С подчиненными работниками отдела бухгалтерского учета по вопросам:

• получения: справок, проводок, расчетов, журналов- операций и любых других документов, необходимых для составления бухгалтерской отчетности;
• представления: служебных записок с указанием произвести бухгалтерские записи, справочной информации и методической помощи по осуществлению бухгалтерского учета,

6.4. С аудиторскими фирмами, с налоговыми органами по вопросам:

• получения: аудиторских отчетов по проверке состояния бухгалтерского учета, консультаций по вопросам отражения финансово-хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета, актов выездных и камеральных проверок налоговых органов, решений по ним, требований по встречным проверкам;
• представления: всех бухгалтерских документов, необходимых для проверок, разъяснений по отражению в учете финансово-хозяйственных операций.

Должностная инструкция старшего бухгалтера

1. Общие положения

1.6. Старший бухгалтер должен знать:

• законодательные акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие, методические и нормативные материалы по организации бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций и составлению отчетности;
• формы и методы бухгалтерского учета на предприятии ;
• план и корреспонденцию счетов бухгалтерского учета;
• организацию документооборота по участкам бухгалтерского учета;
• порядок документального оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движением основных средств , товарно-материальных ценностей и де нежных средств.

1.7. Старший бухгалтер руководствуется в своей деятельности:

• законодательными актами РФ;
• нормативными актами организации;
• положением о бухгалтерии организации;

2. Должностные обязанности старшего бухгалтера

Старший бухгалтер выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Выполняет работу по ведению бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций (учет основных средств, товарно-материальных ценностей, затрат на производство, реализации продукции, результатов хозяйственно-финансовой деятельности; расчеты с поставщиками и заказчиками, за предоставленные услуги и т. п.).

2.2. Участвует в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины и рациональное использование ресурсов.

2.5. Составляет отчетные калькуляции себестоимости продукции (работ, услуг), выявляет источники образования потерь и непроизводительных расходов , подготавливает предложения по их предупреждению.

2.6. Производит начисление и перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты , страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения, средств на финансирование капитальных вложений, заработной платы рабочих и служащих, других выплат и платежей, а также отчисление средств на материальное стимулирование работников организации.

2.7. Участвует в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности организации по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, осуществления режима экономии и мероприятий по совершенствованию документооборота.

1.3. Бухгалтер-кассир непосредственно подчиняется глав ному бухгалтеру.

1.4. На время отсутствия бухгалтера-кассира его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.

1.5. На должность бухгалтера-кассира назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование - высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода.

1.6. Бухгалтер-кассир должен знать:

• законодательные акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие, методические и нормативные материалы по организации учета денежных средств и заработной платы ;
• порядок ведения кассовых операций, принятый в РФ;
• специальные компьютерные программ, предназначенных для работы, включая электронную систему "банк-клиент".

1.7. Бухгалтер-кассир руководствуется в своей деятельности:

• законодательными актами РФ;
• уставом, правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами организации;
• положением о бухгалтерии организации;
• приказами и распоряжениями руководства;
• настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности бухгалтера-кассира Бухгалтер-кассир выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Осуществляет прием наличных денежных средств в кассу организации с одновременным занесением информации в компьютерную базу данных.

2.2. Выдает наличные денежные средства подотчетным лицам на основании расходных кассовых ордеров, подписанных главным бухгалтером и руководителем организации с одновременным занесением информации в компьютерную базу данных.

2.3. Контролирует соблюдение лимита остатка денежных средств в кассе.

2.4. Сдает наличную выручку в банк.

2.5. Получает наличные денежные средства по чеку в банке.

2.6. Ежедневно ведет кассовую книгу и оформляет первичные кассовые документы в соответствии с порядком ведения кассовых операций в РФ.

2.7. Готовит платежные поручения и отправляет их в банки по системе "банк-клиент",

2.8. Обменивается корреспонденцией с банками: предоставляет в банки информацию, предусмотренную законодательством (кассовые планы, заявления на утверждение лимита остатка наличных средств в кассе, подтверждение остатков на расчетных счетах и т. п.); получает необходимые предприятию справки, письма, подтверждения.

3. Права бухгалтера-кассира

Бухгалтер-кассир имеет право:

3.1. Принимать решения в рамках своей компетенции.

3.2. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.

3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать своему непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.

3.4. Запрашивать лично или по поручению главного бухгалтера от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4. Ответственность бухгалтера-кассира

Бухгалтер-кассир несет ответственность:

4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.

4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.

4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины , правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

4.4. За правонарушения , совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.5. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Порядок временного замещения бухгалтера-кассира

Если в организации есть в штате сотрудник, с которым еще при приеме его на работу имелась договоренность о том, что он будет замещать кассира по мере необходимости, и заранее обговорили это условие в его трудовом контракте, тогда на него издается приказ о совмещении.

Если же заранее не предусмотрели, на кого перекладывать обязанности кассира, нужно определиться с такой кандидатурой в момент подачи от кассира заявления на уход в отпуск. Это может быть кто-то из бухгалтерии , в том числе и сам главный бухгалтер . При желании временно заменить бухгалтера-кассира может и руководитель; с 2012 г. это разрешено п. 1.6 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации от 12 октября 2011 г № 373-П (далее - Положение № 373-П).

В этом случае необходимо оформить совмещение должностей.

Оформление дополнительного соглашения с замещающим кассира работником. Сотрудник, который будет временно выполнять обязанности кассира, должен на это письменно согласиться. Таковы требования ч. 3 ст. 151 ТК РФ). Подобный бонус может составлять какой-то процент от оклада уходящего в отпуск кассира, либо можно назначить за время замещения фиксированную сумму.

Составление приказа о совмещении должностей

При наличии письменного согласия работника на временное замещение кассира, составляется приказ о совмещении должности, в котором отражается, кто и на какой срок будет замещать штатного кассира, размер доплаты, порядок приема-передачи дел и ревизии кассы. На приказе должны быть подписи, удостоверяющие ознакомление с данным документом самого кассира и того> кто будет временно исполнять его функции, а также главного бухгалтера (приложение 8).

Заключение договора , о материальной ответственности с временным кассиром. Необходимо заметить, что в новом Положении № 373-П заключать договор о полной индивидуальной материальной ответственности как с кассиром, так и с замещающим его работником необязательно. Однако в случае передачи кассы без этого документа организация не сможет взыскать с них полную сумму ущерба. Возместить удастся лишь в пределах среднемесячного заработка провинившегося (ст. 241 ТК РФ). Договор о полной материальной ответственности с временным кассиром заключается на тот срок, пока кассир будет в отпуске (приложение 9).

Передачи дел уходящим в отпуск кассиром. Передача дел уходящим в отпуск кассиром замещающему лицу происходит на основании Акта о приеме-передачи кассы (приложение 10).

Кассиру в присутствии своего временного замещающего необходимо пересчитать наличные деньги и прочие ценности в кассе. Желательно, чтобы при этом был еще сторонний наблюдательt кто-то из бухгалтерии или, например, руководитель. Результаты подобной ревизии надо зафиксировать в Акте приема-передачи дел.

Кроме того, по тому же акту кассир должен передать своему временному преемнику Журнал кассира-операциониста, Кассовую книгу, банковскую чековую книжку, а также печать, ключи от сейфа и кассовой комнаты.

Проверив рабочее состояние кассового аппарата, машинки для счета денег, сейфа и различных электрических приборов, отметку об этом надо сделать в акте, затем поставить подписи кассира и замещающего его работника. Главный бухгалтер должен утвердить данный документ.

К акту приема-передачи дел можно приложить Акт об инвентаризации денежных средств по форме № ИНВ-15. Такой документ зафиксирует, что на момент сдачи кассы преемнику недостачи не было, но тогда ревизию кассы надо провести по всем правилам и создать для этого специальную инвентаризационную комиссию. Хотя в случае замены кассира на время его отпуска инвентаризация необязательна, а согласно пункту 1.11 Положения № 373-П организация сама для себя определяет, когда проводить ревизию кассы.