, Статьи для бухгалтеров , Статьи по бухучету
- Категории:
- Все новости
- С документами
В таблице работник укажет, каким образом он получил подотчетные средства - наличными либо на платежную карту. Дальше наконец-то запишет, какую сумму ему выдали под отчет и сколько он издержал. Не для кого не секрет то, что соответственно, подотчетник выводит перерасход либо остаток средств. Суммы в рублях и копейках.
К авансовому отчету работник приложит подлинники документов, которые как бы подтверждают расходы: БСО, квитанции, кассовые и товарные чеки и т. д. Необходимо подчеркнуть то, что список этих документов по порядку должен быть вписан на оборотной стороне авансового отчета в таблице. По каждому документу сотрудник укажет:
Дату и номер - графы 2 и 3 таблицы;
- наименование документа либо расхода, которые подтверждает бумага (к примеру, проезд, проживание в командировке, стоимость обретенных канцтоваров), - графа 4;
- сумму в рублях и копейках либо в инвалюте - графа 5 либо 6.
Количество приложенных документов сотрудник укажет на лицевой стороне отчета под таблицей (пометка 2 в образце выше).
Дальше подотчетник подпишет авансовый, вообщем то, отчет и проставит расшифровку подписи - лишь в одном месте (пометка 3 в образце выше).
Когда работник принесет для вас авансовый так сказать отчет, пронумеруйте его и выдайте расписку. И даже не надо и говорить о том, что это, как многие выражаются, отрезная часть формы № АО-1. Всем известно о том, что в ней укажите реквизиты авансового отчета и сумму, которую издержал сотрудник. Необходимо подчеркнуть то, что не забудьте также подписать расписку (пометка 4 в образце выше).
Работникам выдают новейшие подотчеты, хотя они еще не отчитались за старенькые. Угрожает ли компании за это штраф?
Нет, не угрожает. В таковой ситуации инспекторы пробуют выписать штраф по статье 15.1 КоАП РФ. Все знают то, что в норме предусмотрены санкции за ошибки в кассовых операциях: для компаний - от 40 тыс. до 50 тыс. руб., для управляющего - от 4000 до 5000 руб.
Но компания несет ответственность только в, как всем известно, ограниченных вариантах. Они все названы в части 1 статьи 15.1 КоАП РФ. Вообразите себе один факт о том, что в этом перечне нет нарушений при расчетах с подотчетниками, так что штраф не угрожает. Это также подтверждает и арбитражная практика. Для примера приведу постановление ФАС Дальневосточного округа от 16 июля 2010 г. № Ф03-4472/2010.
Какие реквизиты заполняет бухгалтер
Проверьте авансовый отчет. Всем известно о том, что срок для этого ограниченный. Его устанавливают в локальном акте компании. Все давно знают то, что к примеру, в положении о документообороте.
По итогам проверки заполните до конца отчет. В нем укажите заглавие организации, код структурного подразделения, в каком трудится подотчетник, и его табельный номер. Потом сверьте с первичкой суммы, которые работник указал в таблице на оборотной стороне отчета. Всем известно о том, что подтвержденные суммы вчеркните в эту же таблицу в графу «Сумма расхода, принятая к учету» (пометка 5 в образце выше). В данной нам же таблице поставьте номер счета, на который относите издержки.
ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 71
- оприходовали продукты;
ДЕБЕТ 20 (26) КРЕДИТ 71
- отразили расходы на сервисы либо работы;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71
- учли входной НДС по подотчетным расходам.
Ежели сотрудник растерял справку из, как большинство из нас привыкло говорить, обменного пт, то пересчитайте валюту в рубли по официальному курсу на ту дату, когда выдали подотчет. Такие объяснения привел Минфин в письме от 3 сентября 2015 г. № 03-03-07/50836.
Подведите результат: может быть, образовались перерасход либо задолженность по как бы подотчетным суммам. Несомненно, стоит упомянуть то, что перерасход выдайте сотруднику из кассы. В авансовом отчете укажите номер и дату расходника.
Остаток подотчетной суммы работник должен внести в кассу. Мало кто знает то, что когда он это сделает, в авансовом отчете вы пропишете реквизиты приходника (пометка 7 в образце выше).
В учете запишите:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
- выплатили работнику из кассы перерасход по авансовому отчету;
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71
- получили от работника в кассу остаток неизрасходованных, как все говорят, подотчетных средств.
Ежели подотчетник не возвращает остаток в кассу, средства удержите из его зарплаты. Все давно знают то, что проводки такие:
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 71
- отразили подотчетные суммы, не возвращенные в установленный срок;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 94
- удержали из зарплаты работника подотчетные суммы, не возвращенные в установленный срок.
Проверенный авансовый отчет в 2016 году подпишите у управляющего компании. Конечно же, все мы очень хорошо знаем то, что пусть он также укажет в нем сумму, на которую подтвердил отчет, поставит дату и так сказать подпись (пометка 8 в образце выше).
Когда не получится списать расходы по авансовому отчету в 2016 году
Разберем нередкие ошибки, которые не дозволят компании списать расходы по подотчетным суммам. Подотчетник не подтвердил платежи с банковской карты.
Перевести подотчетные суммы вы сможете на корпоративную, как все знают, банковскую карту либо на личную. Чиновники не против - письмо Минфина от 25 августа 2014 г. № 03-11-11/42288. Все знают то, что во 2-м случае к авансовому отчету сотрудник должен приложить оригиналы всех документов на банковскую карту. Также квитанции банкоматов и слипов, в каких указана фамилия обладателя карты.
Всем известно о том, что такие объяснения финансисты привели в письме от 6 апреля 2015 г. № 03-03-06/2/19106. Ежели слипов нет, учитывать расходы не получится.
А ежели подотчетник рассчитывался чужой, как большая часть из нас постоянно говорит, банковской картой, к примеру супруги либо супруга? Тогда пригодится расписка обладателя карты о том, что подотчетник вернул ему средства. На этом настаивают налоговики в письме от 22 июня 2011 г. № ЕД-74-3/9876.
Торговец не расшифровал покупку в товарном чеке
Наименование и количество купленных продуктов - это неотклонимые реквизиты первичного документа (подп. 4, 5 п. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Очень хочется подчеркнуть то, что ежели в товарном чеке записали общее наименование продуктов (к примеру, канцелярские принадлежности), учесть расходы рискованно.
Хотя судьи подтверждают такие издержки - постановление ФАС Поволжского округа от 3 февраля 2006 г. № А55-14012/05-32. Было бы плохо, если бы мы не отметили то, что но сомневаюсь, что вы захотите каждый раз судиться с налоговиками из-за незначимых расходов. Мало кто знает то, что потому заблаговременно проинформируйте подотчетника, чтоб он просил у торговца подробный товарный чек.
Иностранные документы не перевели на российский язык
Работник ездил в командировку за границу, большая часть подтверждающих документов на иностранном языке. Как бы это было не странно, но их непременно нужно перевести на российский. Даже, как большая часть из нас постоянно говорит, электронные. Такое требование прописано в пт 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.
Обратите внимание: нужен построчный перевод всего документа. Было бы плохо, если бы мы не отметили то, что сделать его, вообщем то, может как проф переводчик, так и спец вашей компании. Минфин не категоричен в этом вопросце - письмо от 20 апреля 2012 г. № 03-03-06/1/202.
Подотчетник не подкрепил расходы документами
Ежели работник не принес документы, подтверждающие расходы, подотчет включите в его доход. Мало кто знает то, что с данной для нас суммы придется удержать НДФЛ - письмо УФНС по г. Москве от 27 марта 2006 г. № 28-11/23487.
Хотя в суде компаниям удается, вообщем то, оспорить НДФЛ по подотчетам без подтверждающих бумаг. В качестве примера приведу постановление ФАС Волго-Вятского округа от 3 февраля 2012 г. № А82-3116/2011.
Работник фирмы может получить в кассе предприятия в подотчет денежные средства, которые он должен тратить на цели, указанные в заявлении на выдачу. В трехдневный срок после окончания периода осуществления расходов (он указывается в заявлении) сотрудник должен отчитаться. С этой целью он оформляет авансовый отчет, данные которого нужно подтвердить соответствующими документами.
Авансовый отчет представляет собой документ, который оформляет подотчетное лицо для того, чтобы отчитаться за ранее полученные на строго определенные цели средства предприятия.
Подотчетными лицами могут быть только работники предприятия. Их перечень , в котором также указывается: на какие цели могут выдаваться денежные средства, максимальный период произведения расходов, время, в течение которого необходимо представить отчет в бухгалтерию.
Новым порядком ведения операций по кассе определен перечень расходов, на которые выдаются в подотчет наличные деньги. Это покупка канцелярских, хозяйственных товаров, ГСМ, командировочные, общехозяйственные, представительские расходы и др.
Средства могут быть получены подотчетным лицом безналичным путем на его карточку. В этом случае он также должен представлять в установленные сроки в бухгалтерию авансовый отчет.
После осуществления расходов сотруднику нужно прийти в бухгалтерию и составить данный документ. Он это может сделать вручную, заполнив типографский бланк, либо отдать все подтверждающие документы бухгалтеру, который в его присутствии оформит авансовый документ в специализированной программе. В последнем случае, после выписки документа подотчетное лицо проверяет соответствие отчета предъявленным документа и подписывает его.
На предприятии используется унифицированная форма авансового отчета АО-1 или разработанный на ее основе собственный бланк компании.
Если расходование средств осуществлялось с целью приобретения материальных ценностей, к подтверждающим документам должна быть приложены приходные накладные (приходный ордер) на материалы, с отметкой о сдаче их на склад.
Авансовый отчет проверяется главным бухгалтером фирмы и утверждается директором.
После отчета остаток неизрасходованных средств должен быть внесен в кассу по , а утвержденный руководителем перерасход денег – компенсирован работнику по .
Авансовый отчет образец заполнения
Рассмотрим подробнее как заполнить авансовый отчет.
Вверху документа записывается название предприятия, на котором оформлено подотчетное лицо, его код , ниже наименование структурного подразделения. Работник должен обязательно указать свои личные данные, должность, табельный номер. Также здесь же необходимо заполнить строку, которая содержит информацию о назначение ранее полученного аванса.
В табличной части указывается остаток или перерасход по подотчету, если таковые есть у данного сотрудника. Однако, необходимо помнить, что выдавать наличные в подотчет не разрешается, если работник ранее не отчитался за выданные средства. То есть наличие остатка денежных средств в подотчете у этого лица говорит о нарушении порядка ведения операций по кассе.
Ниже работник заполняет информацию о получившемся остатке или перерасходе подотчетных средств. Он должен указать количество подтверждающих документов и число листов, на которых они находятся.
На оборотной стороне сотрудник должен записать информацию о каждом подтверждающем документе с указанием его номера, даты составления, наименования и общей суммы.
Затем подотчетное лицо подписывает свой отчет.
В бухгалтерии авансовому отчету присваивается номер по порядку, и проставляется дата его составления.
Раздел «Бухгалтерские записи» оформляется бухгалтером, который распределяет произведенные расходы между счетами бухгалтерского учета. Эта информация должна соответствовать данным с оборотной стороны.
Сзади документа сотрудник бухгалтерии заполняет свою сторону отчета («Принятая к учету»), и данные аналитического учета по каждому подтверждающему документу.
После проверки счетный работник должен сделать запись о его проведении и указать прописью сумму к утверждению.
Авансовый отчет подписывается главным бухгалтером компании, который осуществляет контроль за правильностью оформления и целенаправленностью расходования средств.
Если по итогам данного отчета возвращались или выдавались денежные средства, кассир также расписывается в нем, заполняя данные по кассовым ордерам.
Нижняя часть документа содержит расписку, которую бухгалтер должен отделить и вручить работнику при приеме его на проверку. Она включает реквизиты авансового отчета, его сумму, количество предоставленных подтверждающих бланков.
При утверждении авансового отчета руководитель должен в верхней правой части документа сделать соответствующую запись, расписав прописью общую сумму документа.
Нюансы
Денежные средства в подотчет могут выдаваться в иностранной валюте. В этом случае в авансовом отчете заполняется справочно действующий курс, а на оборотной стороне нужно оформлять записи по суммовым показателям в иностранной валюте и ее рублевом эквиваленте, который рассчитывается по курсу, указанному на первой странице.
Выдавать деньги под отчет можно не только штатным сотрудникам, но и лицам, с которыми у вас заключены гражданско-правовые договоры. Дальше мы подробно поговорим о том, как выдать деньги под отчет штатным и внештатным работникам в 2016 году.
Из этой статьи вы узнаете:
- Кому, кроме штатных работников можно выдать наличные под отчет
- Как составить заявление на выдачу денег под отчет 2016
- Как заполнить авансовый отчет 2016
Правило № 1. Можно выдавать деньги под отчет подрядчикам, работающим по гражданско-правовым договорам
До 1 июня 2014 года выдавать наличные под отчет можно было исключительно штатным сотрудникам. Дело в том, что по общему правилу работником принято считать человека, с которым у фирмы заключен трудовой договор (ч. 2 ст. 20 ТК РФ).
Однако в новом порядке ведения кассовых операций появилось более широкое определение работника. Теперь, «работник»- это лицо, с которым заключен трудовой или гражданско-правовой договор (). Это значит, что сейчас вы можете выдать деньги под отчет не только человеку, принятому по трудовому договору. А, к примеру, подрядчику для покупки материалов, необходимых для выполнения работ по гражданко-правовому договору.
Правило № 2. Выдавать деньги в подотчет можно только на основании заявления
Каждый раз, когда вы выдаете работнику деньги под отчет, просите у него написать заявление на выдачу денег под отчет. Это же касается и директора, для него никаких исключений на этот счет не предусмотрено. Поскольку на все суммы наличных, которые вы выдаете, необходимо составлять отдельный расходный кассовый ордер на основании как раз такого заявления (п. 6.3 Указаний № 3210-У).
Текст заявления составьте в произвольной форме с обязательным указанием следующих реквизитов:
- сумма денег под отчет;
- срок, на который выдается подотчет;
- подпись руководителя;
- дата написания заявления.
Отметим, что до 1 июня 2014 года руководителю нужно было от руки писать на каждом заявлении сумму наличных денег и срок, на который они выдаются (п. 4.4 Положения Банка России от 12.10.2011 № 373-П). Сейчас можно вписать все эти данные в форму заявления на компьютере, а директор просто поставит на документе свою подпись (абз. 1 п. 6.3 Указаний № 3210-У). Образец заявления на выдачу подотчетных сумм смотрите ниже.
Образец заявления на выдачу денег под отчет 2016
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу выдать под отчет наличные денежные средства в сумме 4000 (Четыре тысячи) руб. на срок пять календарных дней для покупки дизельного топлива для рабочего автомобиля «Газель».
02.02.2016 Иванов Е.В. Иванов
Состояние расчетов с работником по ранее выданным суммам:
задолженность работника по ранее выданным подотчетным суммам отсутствует.
Бухгалтер Прохорова А.С. Прохорова
Директор Морозов В.П. Морозов
02.02.2016
Правило № 3. Проверьте, нет ли у работника старых подотчетных сумм
Выдать любому сотруднику деньги под отчет вы можете только при условии, что он отчитался по всем ранее выданным суммам (абз. 3 п. 6.3 Указаний № 3210-У). То есть два раза подряд выдать одному человеку деньги нельзя, нужно чтобы он сначала полностью погасил задолженность по старому подотчету, и только после этого выдавать новый. Как выявить задолженность сотрудника, читайте в статье .
Правило № 4. Можно перечислять деньги под отчет на карту сотрудника с расчетного счета
Вы можете выдавать деньги под отчет не только наличными, но и на зарплатную карту сотрудника с расчетного счета. Это подтверждает письмо Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42288 .
Чтобы перечислить подотчет на карту, сделайте следующее:
- закрепите в бухгалтерской учетной политике, а так же в локальных нормативных актах (например, в положении о расчетах с подотчетными лицами), что деньги под отчет могут быть выданы из кассы или путем перечисления с расчетного счета на личную карту сотрудника;
- попросите работника, чтобы он написал в заявлении, что просит перечислить подотчетную сумму ему на карту и указал реквизиты своего счета;
- в платежном поручении в поле «Назначение платежа» укажите, что перечисленные средства являются подотчетными;
- разработайте и закрепите в бухгалтерской учетной политике свой бланк авансового отчета, в котором предусмотрите строку для выдачи денег под отчет на карту;
- попросите подотчетника сохранять слипы при оплате товаров (услуг) банковской картой и приложить их к авансовому отчету вместе с чеками или иными подтверждающими документами.
Сколько денег можно выдать под отчет вы узнаете из статьи.
Правило № 5. Отразите выдачу наличных под отчет в бухгалтерском и налоговом учете
Как отразить выдачу денег под отчет из кассы (с расчетного счета на личную карту работника)
Для начала, на дату выдачи денег оформите расходный кассовый ордер. Посмотреть, как оформлять кассовые операции вы можете в статье .
В бухгалтерском учете на момент выдачи денег сделайте проводку:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50 (51)
– выданы сотруднику деньги под отчет.
Если человек израсходовал не всю сумму, и часть вернул в кассу. Возврат оформите приходным кассовым ордером. И сделайте обратную проводку:
ДЕБЕТ 50 (51) КРЕДИТ 71
– возвращена неизрасходованная сумма подотчетных средств.
Пример. Выдача денег под отчет из кассы
Секретарю ООО «Век» Е.П. Ковалевой 24 марта 2016 года было выдано 5000 руб. на пять дней на покупку канцтоваров. Бухгалтер выдал Е.П. Ковалевой деньги на основании ее заявления, подписанного директором.
Секретарь 27 марта купила канцтовары на сумму 4000 руб. и принесла в бухгалтерию авансовый отчет и чеки. Неиспользованные 1000 руб. секретарь сдала обратно в кассу. Бухгалтер сделал следующие проводки.
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
– 5000 руб. – выданы деньги под отчет из кассы.
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71
– 1000 руб. – внесен в кассу остаток неизрасходованных подотчетных средств;
ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 71
– 4000 руб. – приняты к учету канцтовары.
Как отразить выдачу подотчетных сумм на корпоративную карту
Вы можете завести специальную корпоративную карту, на которую будете класть деньги и выдавать такую карту подотчетным лицам. Чтобы получить карту, сотрудник должен написать заявление в свободной форме. Например, с таким текстом: «Прошу выдать мне корпоративную карту для закупки канцелярских принадлежностей».
Зачислите деньги на карту на основании приказа руководителя. Так же рекомендуем утвердить порядок использования корпоративных карт (образец смотрите ниже). Как организовать использование корпоративных карт, читайте в статье.
Обратите внимание! Передача корпоративной карты работнику – это еще не выдача денег под отчет. Делайте записи в бухгалтерском учете на момент снятия денег с такой карты. Узнать, когда подотчетное лицо сняло деньги вы можете из банковской выписки.
Учет операций по корпоративной карте ведите на счете 55 на отдельном субсчете. Субсчет вы можете назвать, например, «Специальный карточный счет».
На дату списания денег с карты сделайте проводку:
– выданы сотруднику деньги под отчет на корпоративную карту.
Пример. Выдача денег под отчет на корпоративную карту
Менеджеру ООО «Салют» М.И. Банных 14 марта 2016 года выдали корпоративную карту для покупки хозтоваров. 16 марта Банных снял со счета 2000 руб. Что подтверждает банковская выписка за этот день.
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Специальный карточный счет»
– 2000 руб. – выданы Банных деньги под отчет на корпоративную карту.
Как отразить выдачу денег под отчет в налоговом учете
Выдачу подотчетных сумм рассматривайте как выдачу аванса. То есть до момента пока сотрудник не принесет авансовый отчет с подтверждающими документами, в расходы по налогу на прибыль (единому налогу по УСН) ничего не списывайте. Выданные подотчетные суммы не уменьшают налоговую базу (п. 14 ст. 270, п. 3 ст. 273, п 2 ст. 346.17 НК РФ).
Так же страховые взносы на суммы подотчета не начисляйте и НДФЛ не удерживайте (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ , письмо УМНС России по г. Москве от 22.12.2003 № 27-08-70659).
Правило № 6. Следите за сроками предоставления авансового отчета
Чтобы отчитаться о потраченных деньгах, сотрудник должен принести в бухгалтерию авансовый отчет вместе с документами, подтверждающими расходы (кассовый чек, квитанция и т.п.). Сделать это нужно не позднее, чем через три рабочих дня с даты окончания срока, на который деньги были выданы. Конкретный срок выдачи средств под отчет указывается в заявлении.
Несоблюдение сроков сдачи отчета может привести к доначислению НДФЛ. Налоговики могут посчитать, что подотчетные суммы, по которым работник не отчитался, являются его доходом (п. 8 письма ФНС России от 24.12.2013 № СА-4-7/23263).
Правило № 7. Возьмите у работника авансовый отчет
Форму авансового отчета вы можете разработать самостоятельно. Например, взяв за основу форму АО-1 (утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55) и убрать из нее все лишнее. А можете использовать стандартный бланк по форме АО-1.
Образец авансового отчета 2016. Собственная форма
Отметим, что каких-либо ограничений по сроку, на который подотчетные суммы могут быть вы даты, закон не содержит. Выдать деньги вы можете хоть на год, если директору так захочется (это правило не относится к командировочным расходам). Руководитель может самостоятельно ввести ограничение сроков, чтобы проконтролировать движение денег. Для этого нужно издать приказ об утверждении сроков выдачи подотчетных сумм.
Образец приказа об утверждении сроков выдачи подотчетных сумм
|
Общество с ограниченной ответственностью «Миг» Приказ № 18 В целях контроля за расходом подотчетных сумм утверждаю следующие правила: 1. Сотрудники, получившие деньги, должны представить отчет по ним в следующие сроки: – по хозяйственным расходам – не позднее 15 рабочих дней с даты получения денег; – по командировочным расходам – в течение 3 рабочих дней после возвращения из командировки; 2. Деньги, выданные под отчет, должны расходоваться строго по назначению. 3. На хозяйственно-операционные расходы и на приобретение товаров деньги могут 4. Ответственность за выполнение приказа по контролю за сроками и правилами составления и представления отчетности подотчетными лицами возлагается на главного бухгалтера Генеральный директор Савин М.В. Савин |
Сотрудники, отправляющиеся в командировку, имеют право написать заявление с просьбой выдать некоторую сумму для покрытия возможных расходов. Отчёт о денежных средствах, выданных работнику предприятия в виде аванса для возмещения понесённых затрат, должен оформляться по установленной форме в соответствии с нормативными требованиями. Выясним, когда сдача авансового отчёта обязательна, а также какими бухгалтерскими проводками следует отразить расходы по этому документу.
Общие положения о порядке составления авансового отчёта
Главным документом, устанавливающим и подтверждающим командировочные расходы, является авансовый отчёт. На сегодняшний день он остаётся единственным документом, подтверждающим расход средств физического лица за время командировки.
Прикладывать ли к отчёту командировочное удостоверение
Документ, который составлялся на протяжении десятилетий, с 2016 года отменили. Согласно постановлению Правительства России № 1595 от 29.12.2014 с 1 января 2016 года оформлять командировочные удостоверения нет необходимости. Теперь выдача удостоверений действующим государственным законодательством не регламентируется и является сугубо личным делом компании.
При желании предприятие вправе выдать своему работнику такой документ на бланке старого образца. Можно также оформить его в виде письма произвольной формы, написанного в адрес организации, куда направляется сотрудник.
Обязательно ли заполнять авансовый отчёт
Существуют по меньшей мере три ситуации, в которых отчёт можно не составлять:
- Если в командировке работник расходовал исключительно собственные средства. На практике сотрудник компании, обладающий подтверждающими его затраты документами, пользуется своим правом на их компенсацию, предоставляя в организацию авансовый отчёт. Однако это делается только на добровольной основе с целью возврата потраченных средств. Никто не обладает правом заставить работника оформить авансовый отчёт, если он не настаивает на возврате средств.
- Когда никакого денежного аванса перед отбытием в командировку физическое лицо не получало. Заявку на выплату израсходованных в командировке средств в этом случае разрешается подавать в произвольной форме, и в том числе, чтобы не придумывать новые формы документов, на утверждённом бланке авансового отчёта.
- Когда расходы в командировке несёт индивидуальный предприниматель. Авансовый отчёт сам на себя ИП может не заполнять.
В письме ФНС № АС-42/14504@ от 31.08.2012 указано на недопустимость применения штрафных санкций в отношении индивидуального предпринимателя за не составление им авансового отчёта.
В этом случае для оформления понесённых расходов вместо авансового отчёта ИП может использовать расходный кассовый ордер, в котором отображаются потраченные суммы с указанием на номера соответствующих расходных накладных или иных финансовых документов.
Особенности оформления документа
Оформление авансового отчёта на специальном бланке начиная с 2012 года не регламентируется (закон правительства РФ № 402 от 06.12.2011). Фирмы вправе разрабатывать для составления этого документа свои, ведомственные, формы бланков. Однако фактически в деловой практике везде для составления авансового отчёта применяют форму бланка АО-1.
Образец заполнения формы №АО-1
В основной части авансового отчёта указываются следующие суммы: остаток или задолженность по предыдущим авансовым отчётам, фактические расходы, подтверждённые чеками или другими платёжными документами, а также конечный остаток средств, вычисляемый как разница между величиной остатков и суммой фактических расходов.
Как составить
Авансовый отчёт заполняется после командировки и предъявляется в бухгалтерию предприятия не позднее чем через три дня по окончании командировки.
В авансовом отчёте выделяются как минимум четыре компонента:
- Центральная часть бланка - главная часть отчёта, в которой отражаются суммы произведённых расходов.
- Фиксация проверки авансового отчёта в бухгалтерии, где указывается размер суточных и итоговая сумма для расчёта, проверенная бухгалтером.
- Все документы, согласно которым указываются расходы, с указанием вида затрат, названия документа, номера и даты получения. В конце списка этих документов обязана стоять подпись подотчётного лица.
- Оригиналы всех документов, находящихся в списке, на которые ссылается командировочный в своём авансовом отчёте.
Пример заполнения авансового отчёта по командировке
Подписание и согласование документа
Авансовый отчёт о командировочных расходах подписывает подотчётное лицо - сотрудник, вернувшийся из командировки.
Авансовый отчёт проверяется на ошибки в бухгалтерии предприятия. После проверки документа и исправления возможных ошибок бухгалтер делает правильный расчёт сумм и составляет расписку о принятии отчёта с сопровождающими документами.
После этого бухгалтер выдаёт подотчётному лицу отрывную часть авансового отчёта. В ней указываются следующие сведения:
- фамилия, имя и отчество командировочного;
- номер отчёта;
- дата составления отчёта;
- сумма прописью командировочных расходов, вычисленная в строгом соответствии с имеющимися документами;
- количество принятых документов, составляющих авансовый отчёт;
- число листов в принятых документах.
После проверки авансовый отчёт подписывается бухгалтером и главным бухгалтером предприятия.
Проверенный отчёт предоставляется руководителю компании на утверждение. Для этого начальник ставит на лицевой стороне авансового отчёта подпись и указывает фамилию.
Только после прохождения всех перечисленных процедур авансовый отчёт о командировочных расходах принимается к учёту с последующей оплатой в кассе предприятия.
Можно ли оформить документ в электронном виде
В настоящее время, согласно с положениями статьи 6 закона № 63-РФ «Об электронной подписи» от 06.04.2011, авансовый отчёт разрешается составлять в электронном виде. И также в этом законе прописано, что такой «документ, составленный в электронном виде, подписывается простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью». Причём подготовленный в электронном виде авансовый отчёт равносилен документу на бумаге, подписанному собственноручной подписью.
Составление авансового отчёта в электронном виде подразумевает присутствие у причастных к оформлению служебных лиц (подотчётного сотрудника, бухгалтера и главного бухгалтера), личных простых или усиленных неквалифицированных электронных подписей.
Штрафные санкции за нарушения срока предоставления документа
Авансовый отчёт предоставляется в бухгалтерию предприятия не позднее чем через 3 суток после окончания командировки. Если эти сроки нарушены, то, полученные сотрудником на командировочные расходы деньги считаются его задолженностью. Таким образом, при несвоевременном отчёте о выданных авансом средствах они могут быть удержаны работодателем из зарплаты работника (ст.137 ТК РФ).
Возможна ситуация, когда предприятие не удержало со своего работника выданные на командировку под отчёт средства, за которые он вовремя не отчитался. В таком случае эти деньги включаются в общую сумму, из которой высчитываются страховые взносы.
Такое требование указано в приложении к письму ФСС РФ № 02–09–11/06–5250 от 14.04.2014, где говорится об обложении страховыми взносами некоторых выплат. В этом письме неподтверждённые документально, а поэтому подлежащие возвращению, суммы командировочных расходов приравниваются к выплатам в пользу работников, иначе говоря, к доходам физических лиц.
Бухгалтерские проводки сумм авансовых отчётов на командировку
Обычно командировочные расходы отражаются в дебетовом счёте 20(26) и кредитном счёте 71. В определённых обстоятельствах при выдаче аванса в бухгалтерии применяются другие проводки по счетам. Чтобы заполнить отчёт правильно, следует воспользоваться данными приведёнными ниже.
Таблица: бухгалтерские проводки в зависимости от целей выдачи аванса
| Дебет | Кредит | Содержание операции |
| 71 | 50 | Выданы денежные средства сотруднику под отчёт из кассы |
| 71 | 51 | На карту сотрудника перечислены подотчётные средства со счёта компании |
| 20 (26) | 71 | Отражены расходы на командировку |
| 10 | 71 | Отражены расходы на закупку ТМЦ |
| 19 | 71 | Отражён НДС по подотчётным расходам |
| 71 | 50 | Сотруднику возмещён из кассы перерасход по авансовому отчёту |
| 71 | 51 | На карту сотрудника перечислен перерасход со счёта компании |
Предъявление авансового отчёта по командировке относится к непременным условиям работы практически каждого предприятия. Составление этого важного документа регулируется трудовым и налоговым законодательством. Чтобы сделать корректный авансовый отчёт, работник должен приложить все оправдательные документы.
В 2015 году порядок оформления служебных командировок менялся не один раз. Новые правила значительно упростили список обязательных документов и облегчили работу учреждения. Теперь отпала необходимость оформлять командировочное удостоверение, служебное задание, отчет о командировке, журналы учета командировок. О том, какие документы необходимо оформить при направлении работника в служебную командировку в 2016 году, какие подтвердят срок его поездки и что еще нужно предоставить работнику по возвращении – в статье.
Приказ на командировку
Правила направления работников в служебные командировки установлены Положением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 (далее – Положение № 749). Так согласно пункту 7 Положения № 749 основанием для направления сотрудника в командировку является письменное решение работодателя. То, в каком виде оно должно быть оформлено в Положении № 749, не прописано. Большинство учреждений используют для этого приказ (распоряжение).
Что касается формы такого приказа, то можно использовать:
– либо унифицированную форму № Т-9 (при направлении в командировку одного работника) или № Т-9а (при направлении в командировку нескольких работников), утвержденные приказом Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1;
– либо самостоятельно разработанную и утвержденную.
В приказе укажите следующую информацию:
– наименование учреждения;
– наименование документа и дату его составления;
– Ф. И. О. работника, его должность и структурное подразделение, в котором он трудится;
– место, в которое направляется сотрудник (страна, город, организация);
– срок командировки, в том числе даты начала и окончания поездки;
– цель командировки;
– вид транспорта, на котором работник направляется в командировку (личный, служебный, транспорт, находящийся в собственности третьих лиц);
– основание издания приказа;
– организацию, которая оплатит работнику .
Напомню, что в общем случае при направлении сотрудника в командировку ему возмещаются следующие расходы (ч. 1 ст. 168 Трудового кодекса РФ, абз. 1 п. 11 Положения № 749):
– на проезд;
– на наем жилого помещения;
– связанные с проживанием вне места постоянного жительства – суточные (дополнительные расходы);
– произведенные сотрудником с разрешения работодателя (иные расходы).
Что касается суточных, они не выплачиваются при командировках в местность, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства исходя из условий транспортного сообщения, а также характера выполняемой в командировке работы.
Приказ о направлении работника в служебную поездку подписывает руководитель учреждение (уполномоченное им на это лицо). Рекомендую ознакомить с ним сотрудника под подпись. Поскольку в случае его привлечения его к дисциплинарной ответственности за неисполнение данного приказа, нужны будут соответствующие доказательства. Иначе такое привлечение может быть признано неправомерным. Так как оно возможно только за неисполнение или ненадлежащее исполнение сотрудником по собственной вине возложенных на него трудовых обязанностей (ч. 1 ст. 192 Трудового кодекса РФ).
Хранить приказы о направлении в служебные командировки нужно 75 лет. Основание – пункт «б» статьи 19 раздела II Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г № 558.
Документы, подтверждающие срок командировки
По возвращении из служебной поездки работник должен составить служебную записку, указав в ней фактический срок пребывания в месте командирования (п. 7 Положения № 749). Она необходима в трех случаях:
– при использовании служебного транспорта;
– при использовании личного транспорта;
– при использовании транспорта, которым работник управляет по доверенности.
Форма такой записки свободная. Для удобства ее составления сотрудниками, рекомендую приказом руководителя учреждения утвердить образец бланка.
К служебной записке должны быть приложены документы, подтверждающие использование работником указанного транспорта для проезда к месту командирования (обратно к месту работы). Какие именно, зависит от вида используемого транспорта.
Если работник передвигался на общественном транспорте
Срок проезда на поезде или ином общественном транспорте подтвердят проездные билеты. В случае утери документов на проезд, сроки командировки обоснуют документы на наем жилого помещения.
Обратите внимание: с 21 октября 2015 года действуют новые правила предоставления гостиничных услуг в РФ. Они утверждены постановлением Правительства РФ от 9 октября 2015 г. № 1085 (далее – Правила № 1085). При предоставлении человеку временного жилья с ним заключается договор. Основание – паспорт, а также иные документы, предусмотренные пунктом 19 Правил № 1085.
Такой договор заключается путем составления документа, который должен содержать, в том числе:
– цену номера (места в номере);
– период проживания в гостинице.
Об этом сказано в пункте 20 Правил № 1085.
Кроме того за проживание в гостинице работнику выдается кассовый чек или документ, оформленный на бланке строгой отчетности (п. 28 Правил № 1085).
Но командированный работник с ведома работодателя может самостоятельно снять комнату у собственника - физического лица. Тогда снованием для проживания и подтверждением произведенных расходов будет договор найма жилого помещения. Заключен он должен быть в соответствии со статьей 671 Гражданского кодекса РФ и статьей 30 Жилищного кодекса РФ. При этом к договору найма необходимо приложить документ, подтверждающий получение наймодателем платы. Таким документом может быть, например, расписка.
Если же указанные документы потеряны, для подтверждения срока пребывания работник представляет служебную записку и (или) иной документ. Он должно содержать подтверждение принимающей сотрудника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) к месту командирования (из места служебной поездки). Такой порядок предусмотрен абзацем 4 пункта 7 Положения № 749.
А можно ли подтвердить расходы на проезд в период командировки проездными документами, оформленными в электронном виде? Ответить на этот вопрос поможет приказ Минтранса России от 21 августа 2012 г. № 322. В соответствии с пунктом 2 этого документа расходы на приобретение железнодорожного билета можно подтвердить контрольным купоном электронного проездного документа, направляемым пассажиру в электронном виде в обязательном порядке.
Теперь поговорим об авиатранспорте. Если к месту командировки и обратно работник добирается авиатранспортом, то произведенные расходы подтвердят:
– маршрут/квитанция электронного билета;
– багажная квитанция на бумажном носителе;
– посадочный талон.
При потере посадочного талона, сотруднику нужно обратиться к авиаперевозчику (его представителю) за подтверждающим документом. Таким документом может быть, например, справка, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию. Таково мнение Минфина России (письма от 7 июня 2013 г. № 03-03-07/21187, от 6 июня 2012 г. № 03-03-06/4/61).
Если сотрудник ездил на машине
В этом случае к служебной записке должны быть приложены документы, подтверждающие использование работником автомобиля (служебного, находящегося в его собственности или в собственности третьих лиц (по доверенности)):
– путевой или маршрутный лист;
– квитанции;
– иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта (например, накладные с адресами поставщика, распечатки данных тахографа).
Авансовый отчет
По возвращении из командировки работник обязан представить работодателю об израсходованных в связи с командировкой суммах. Сделать это он должен в течение трех рабочих дней.
К авансовому отчету сотрудник должен приложить все имеющиеся у него документы о расходах, произведенных в служебной поездке (п. 26 Положения № 749).
В соответствии с этим документом производится окончательный расчет по выданному работнику перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 10 Положения № 749).
Если сотрудник потратил денег меньше, чем ему было выдано, то он должен вернуть в кассу неизрасходованные подотчетные деньги. Но возможет и иной вариант - работник потратил денег больше, чем ему было выдано. То есть по авансовому отчету имеется перерасход. В этом случае сотруднику возвращают собственно потраченные суммы. Но сделать это нужно только после утверждения авансового отчета руководителем учреждения. Основании выдачи денег - (п. 6 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами…»). Не забудьте внести реквизиты кассового ордера в авансовый отчет.
Журналы учета командировок
Учреждению больше не надо вести два журнала:
– учета работников, выбывающих в служебные командировки;
– учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы.
Это связано с тем, что из Положения № 749 исключили пункт 8 (постановление Правительства РФ от 29 июля 2014 г. № 771), где говорилось о необходимости такого учета. Действуют новшества с 8 августа 2015 года.
С 19 октября 2015 года утратил силу и приказ Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н, которым были утверждены формы таких журналов. Но, несмотря на это журналы учета командировок все же могут пригодиться учреждению. Чтобы продолжать вести такой учет работников установите соответствующий порядок учета в локальном нормативном акте (ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 22 Трудового кодекса РФ). Причем можно предусмотреть порядок, как аналогичный ранее применявшемуся, так и иной удобный для учреждения.
Выводы
При направлении работника в служебную командировку нужно оформить всего лишь один документ – приказ (распоряжение). К документам, которые должен предоставить именно работник по возвращении из служебной поездки относятся:
– служебная записка (выше рассмотрены случаи ее составления);
– документы, подтверждающие произведенные в командировке расходы (их список зависит от того, на чем ездил сотрудник);
– авансовый отчет.