С 19.08.2017 изменился порядок выдачи денежных средств под отчет. Поправки внесены в Указание от 11.03.2014 N 3210-У, которое регламентирует правила ведения кассовых операций и выдачи денег. Руководитель бюджетной организации по-прежнему должен создать и утвердить правила расчетов с подотчетными лицами. Для этого необходимо создать единый документ, в котором будут прописаны все тонкости и нюансы работы с подотчетниками - Положение о расчетах с подотчетными лицами 2019 года.
Требования к содержанию
Нормативная документация по бюджетному учету не содержит требования о составлении такого документа. Но практика доказывает, что лучше это сделать, поскольку он позволяет упорядочить все взаиморасчеты с подотчетниками. Ниже вы сможете скачать образец положения о подотчетных лицах 2019 года.
При составлении следует пользоваться нормативной базой:
- Указом ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У;
- Законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ;
- Приказом Минфина РФ «Об утверждении Плана бухгалтерских счетов» от 31.10.2000 № 94н;
- Трудовым кодексом РФ.
Также важно учитывать нормы Положения об организации наличного денежного обращения на территории РФ (от 05.01.1998 N 14-П).
Документ должен содержать:
- Цели, на которые выдаются суммы под отчет. Организация имеет право выдавать денежные средства под отчет либо на хозяйственно-операционные расходы, либо на расходы, связанные со служебными командировками.
- Список сотрудников, которые имеют право получать денежные средства под отчет. Наличные на оплату хозяйственных расходов выдаются не всем работникам учреждения, а только тем, кто включен в Приказ о подотчетниках.
- Условия и сроки расчетов с сотрудниками. Если сотрудник добровольно не погашает задолженность, то организация вправе удержать нужную сумму из его заработной платы.
- Подотчетные суммы в безналичном порядке. В положении о расчетах с подотчетниками можно прописать, что организация выдает деньги как наличными, так и на банковскую карту.
- Отчет по израсходованным суммам и окончательный расчет.
Образец Положения о расчетах с подотчетными лицами
Как утвердить
Это не обязательный документ, но он снимет большое количество вопросов со стороны бухгалтерии и подотчетников. Его можно оформить приложением к учетной политике.
Создать и утвердить его должен руководитель бюджетной организации.
Сотрудники должны с ним ознакомиться и поставить подпись.
Утверждается документ с помощью приказа.
Сегодня все лица в организации, которые имеют право на получение денежных средств, должны быть вписаны в специальный приказ о подотчетных лицах.
Именно это является основанием, на котором можно будет осуществлять выдачу наличных через кассу конкретным сотрудникам. Подобного рода документ должен быть сформирован обязательно.
Он будет использован для формирования бухгалтерской и налоговой отчетности, а также для осуществления проверки камерального типа.
Отсутствие приказа о подотчетных лицах (положения) является серьезным основанием для наложения штрафа на юридическое лицо.
Что нужно знать
Следует помнить о большом количестве самых разных нюансов, так или же иначе связанных непосредственно с выдачей денег через кассу работникам.
Подобного рода операции должны соответствующим образом отражаться в документации – бухгалтерской и налоговой. В противном случае велика вероятность возникновения вопросов со стороны налоговой службы.
Особенно когда дело касается приказа подотчета наоборот. Подобные явления могут восприниматься ФНС:
- как заем;
- как процедура .
Но в любом случае необходимо будет соответствующим образом уплачивать налоги. Во избежание возникновения различного рода спорных и конфликтных ситуаций стоит формировать внутреннее положение о расчетах с подотчетными лицами.
Именно на основании данного документа допускается получение наличных. РКО также имеет свои особенности.
Назначение документа
Основное назначение документа рассматриваемого типа – законное обоснование выдачи наличных средств через кассу физическим лицам, которые являются работниками конкретной организации.
При отсутствии подотчетного приказа передача наличных средств сотруднику предприятия будет попросту незаконна .
Если же подобное действие все же обнаружено налоговой службой при проверке, будет наложен достаточно существенный штраф. Вторая функция документа рассматриваемого типа – учетная.
Приказ позволяет при необходимости стребовать с сотрудника определенную сумму денег. Благодаря подотчетности работнику не позволят попросту «забыть» о полученных на какие-либо цели деньгах.
Потому составление подобного рода бумаг выгодно, прежде всего, самому предприятию. Таким образом, можно будет упорядочить хозяйственную часть, бухгалтерский учет.
Нормативная база
Формат подотчетного приказа регламентируется внутренними актами конкретной организации, являющейся юридическим лицом.
Но при этом необходимо помнить, что не допускается наличие каких-либо противоречий с действующим по этому поводу законодательством. Если оно имеет место, то данный приказ будет считаться попросту недействительным.
В нормативную базу по поводу данного вопроса на сегодняшний день можно включить следующее:
| Единый план расчетов | |
| Приказ Министерства финансов РФ №157н от 01.12.10 г. | — |
| — | |
| Регламентируется порядок и сама возможность перечисления подотчетных денег непосредственно на банковскую карту работника | |
| Обозначается порядок обеспечения сотрудников | |
| Регламентируется отсутствие необходимости присутствия собственноручной подписи руководителя в документе, подтверждающем возможность выдачи аванса |
Изучив максимально подробно действующую по поводу рассматриваемого вопроса нормативную базу, можно избежать допущения различных ошибок.
Следует помнить о возможности наложения достаточно серьезных штрафов при наличии правонарушений.
Как составить образец положения о подотчетных лицах
Сама процедура составления приказа о подотчетных лицах имеет очень большое количество самых разных особенностей.
Видео: кассовые операции — работа с подотчетными лицами
Если у сотрудника, обязанного осуществлять формирование подобного рода документов, по какой-то причине отсутствует опыт в данной сфере, ему стоит ознакомиться с образцом.
Помимо этого, необходимо в обязательном порядке разобраться предварительно со следующими важными вопросами:
- необходимые данные;
- порядок формирования.
Необходимые данные
Для составления документа рассматриваемого типа необходимо будет знать достоверно следующие данные:
Перечень всех обозначенных данных является желательным. Но при этом работодатель имеет право добавлять к нему неограниченное количество дополнительных пунктов.
Причем количество их ничем не ограничивается. Например, допускается обозначить несколько периодов, когда допускается выдача средств.
Но следует помнить о необходимости соблюдения законодательства. В противном случае приказ подотчетного типа попросту может быть признан ничтожным в судебном порядке.
Порядок формирования
Порядок формирования приказа подобного рода также не закреплен в законодательстве. Его составление должно быть регламентировано внутренними нормативными актами предприятия.
При этом оптимальный формат документа, используемый во всевозможных государственных учреждениях, выглядит следующим образом:
- полное наименование документа;
- дата составления и срок действия;
- полный перечень всех работников, которые имеют право на получение средств подотчет – Ф.И.О., должности и иное;
- обозначается длительность времени, в течение которого допускается пользование выданными средствами;
- перечисляются цели, на которые выданы обозначенные в приказе средства;
- сумма;
- подписи ответственных лиц с расшифровкой.
Заполненный пример
Несмотря на относительно простую структуру документа рассматриваемого типа все же стоит обзавестись уже заполненным образцом данного документа.
При возможности также желательно заранее распечатать достаточное количество пустых бланков. Таким образом, можно будет существенно сократить время, необходимое на составление приказа.
Документ о подотчетных лицах – приказ, имеющий большую важность. Потому к его составлению следует относиться максимально ответственно, не следует допускать какие-либо ошибки, недочеты. Это может привести к штрафам.
Спрашивает Татьяна ПЕТРЕНКО, главный бухгалтер (Воронежская обл.): По новым правилам выдавать деньги под отчет нужно по заявлениям работников. А нужен ли приказ с перечнем подотчетников? И в каком документе установить сроки проверки авансового отчета и окончательного расчета с сотрудником?
Если компания на «упрощенке»
Правила расчетов с подотчетными лицами распространяются в том числе и на компании, которые применяют упрощенную систему.
Перечень подотчетников и все самые важные сроки для них можно прописать в специальном Положении
Действительно, с 1 января 2012 года порядок выдачи денег под отчет изменился. Он прописан в пункте 4.4 нового Положения о кассовых операциях (утверждено Банком России 12 октября 2011 г. № 373-П).
Теперь прежде, чем получить деньги, работник должен написать заявление в произвольной форме. Руководитель (или уполномоченный им сотрудник) собственноручно указывает в заявлении сумму выделяемых средств и срок, на который она выдается. А также ставит свою подпись и дату.
Бланк заявления вы можете разработать самостоятельно и утвердить его в качестве приложения к Положению о расчетах с подотчетными лицами (см. образец ниже). В этом же документе вы можете прописать перечень подотчетников, сроки проверки авансовых отчетов (1 ) и окончательного расчета с сотрудниками (2 ). О том, что эти сроки руководитель компании устанавливает на свое усмотрение, сказано в пункте 4.4 нового Положения о кассовых операциях.
Также в Положении о подотчетниках обычно прописывают срок, в который работники должны передавать в бухгалтерию авансовые отчеты и оправдательные документы (3 ). Но устанавливать его на свое усмотрение нельзя: он четко регламентирован законом. Как и раньше, это три рабочих дня. Причем отсчитывают их со дня, когда истек период, на который были выданы наличные. Либо со дня выхода на работу (например, после командировки, отпуска, болезни и т. п.). Раньше продлевать срок сдачи авансового отчета разрешалось только в связи с командировкой.
Обратите внимание: Положение о подотчетных лицах не является обязательным документом. Но практика показывает, что иметь его полезно: у сотрудников возникает меньше вопросов, они реже опаздывают с авансовыми отчетами. Вы можете утвердить Положение приказом руководителя, а затем ознакомить с ним работников под роспись.
Помимо различных сроков в Положении нужно указать основные требования к подотчетным сотрудникам
Обязательно пропишите в Положении правило о том, что работник может получить деньги, только если полностью погасил задолженность по предыдущему подотчету (4 ).
Отметим, что похожее требование было и раньше (в Порядке ведения кассовых операций, утвержденном решением совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40). Но оно формулировалось по-другому. Чтобы получить деньги под отчет, работник должен был отчитаться по ранее полученному авансу. То есть сдать авансовый отчет и все оправдательные документы. При этом неизрасходованные деньги могли переходить на следующий подотчет.
Теперь же, прежде чем взять новую сумму, нужно вернуть остаток предыдущей.
Осторожно!
Если работник не вернул остаток средств по предыдущему авансу, выдавать ему под отчет новую сумму нельзя.
Если налоговые инспекторы обнаружат, что это правило не выполняется, они могут попытаться оштрафовать компанию по статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях (хотя ответственность за это нарушение там на самом деле не предусмотрена).
И еще один важный пункт — о подтверждающих документах. В зависимости от ситуации они могут быть разными (5 ). Прописав в Положении четкие требования к их составу и оформлению, вы уменьшите количество проблем с учетом расходов при расчете налога на прибыль и вычетами НДС.
Если подотчетник вовремя не вернул остаток средств, удержите их из зарплаты
Предположим, подотчетный сотрудник потратил остаток выданных средств на свои нужды и обещает отдать с зарплаты. Конечно, таких ситуаций лучше не допускать. Для этого за подобный проступок можно предусмотреть дисциплинарное взыскание. Но если неприятная ситуация все же произошла, действуйте так.
Издайте приказ руководителя об удержании соответствующей суммы из зарплаты сотрудника (в произвольной форме). Сделать это надо не позднее одного месяца со дня, когда истек срок возврата подотчета (ст. 137 Трудового кодекса РФ). Пусть работник распишется на приказе о своем согласии (письмо Роструда от 9 августа 2007 г. № 3044-6-0). Взыскивая долг, не забудьте, что из месячной зарплаты можно вычесть не более 20 процентов от начисленной суммы (ст. 138 Трудового кодекса РФ). Порядок удержания также пропишите в Положении о подотчетных лицах (см. п. 10 Положения, приведенного нами выше).
И еще. Проводите ревизию счета 71 на наличие просроченных подотчетов ежемесячно. Иначе возможны проблемы при проверке НДФЛ. Если выяснится, что к ее началу компания не предприняла никаких действий по взысканию долга, инспекторы могут переквалифицировать его в доход работника и, соответственно, доначислить НДФЛ, а также штраф и пени. Конечно, такие действия назвать законными нельзя. Ведь выданные под отчет деньги налоговую базу по НДФЛ не увеличивают. Однако если вы не хотите доказывать это в суде, старайтесь таких ситуаций избегать.
Главное в Положении о расчетах с подотчетными лицами
Эти пункты стоит включить в Положение.
1. Сроки проверки и утверждения авансовых отчетов.
2. Сроки окончательных расчетов с сотрудниками.
3. Срок, в который работники должны передавать авансовые отчеты и оправдательные документы.
4. Правило о том, что работник может получить деньги, только если погасил долг по предыдущему подотчету.
5. Перечень документов, подтверждающих затраты.
Расчеты с подотчетными лицами: изменения с 19.08.2017
С 19.08.2017 меняется порядок работы с подотчетными лицами при выдаче им наличных денег. Утвержденные изменения упрощают работу бухгалтеров. Как применять новый порядок расчетов на практике, какие вопросы возникают у бухгалтеров при работе с подотчетниками, расскажем в статье.
Соответствующие изменения внесены в Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства». Как и прежде, в данном документе содержатся правила работы с подотчетными лицами при выдаче им наличных средств.
Изменения внесены Указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У .
Нововведения затрагивают порядок выдачи денег подотчетному лицу:
1. Для получения новой суммы сдавать предыдущий остаток необязательно.
2. Заявление на выдачу денег можно не писать.
Для получения новой суммы сдавать предыдущий остаток необязательно
Ранее порядок ведения кассовых операций содержал обязательное требование: подотчетное лицо имело право получить новый аванс только при условии возврата ранее выданных средств (абз. 3 пп. 6.3 п.6 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Теперь абзац с таким требованием полностью исключен из документа.
Компания может выдавать подотчетным лицам авансы, не дожидаясь полного погашения предыдущей задолженности.
Такой порядок удобен, если одному подотчетному лицу нужно выдать деньги на разные цели. Также может возникнуть ситуация, когда подотчетнику не хватает первоначально полученной суммы для осуществления покупки.
Например, 21.08.2017 завхозу компании выдали деньги для покупки инвентаря. Завхоз узнал стоимость и понял, что ему не хватает средств на приобретение инвентаря. На следующий день, 22.08.2017, кассир компании на законных основаниях может выдать завхозу недостающую сумму.
До 19.08.2017 в данной ситуации пришлось бы сначала вернуть полученные деньги, а затем получить нужную сумму. Также завхоз мог доплатить за инвентарь из своих личных средств, а после утверждения авансового отчета ему бы выдали перерасход.
Заявление на выдачу денег можно не писать
Чтобы получить деньги в подотчет, работник обычно пишет заявление. Далее руководитель ставит разрешающую визу на заявлении или издает соответствующий приказ. Только после этого кассир выдает деньги.
До 19.08.2017 заявление на выдачу средств было обязательным документом. Сейчас деньги можно выдать без заявления на основании распорядительного документа руководителя организации или ИП. Таким образом ЦБ РФ скорректировал первый абзац пп. 6.3 п. 6 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У (Указание ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У).
Если руководитель примет решение выдавать деньги сотрудникам без заявления, такой порядок лучше закрепить в локальном нормативном акте.
Чеки старого образца можно принять
С введением онлайн-касс у бухгалтеров постоянно возникают различные вопросы. Многих волнует вопрос, можно ли принять к учету от подотчетного лица кассовые чеки старого образца, пробитые не на онлайн-кассе.
Обратите внимание, что при перечислении денежных средств на личные банковские карты сотрудников для оплаты хозяйственных нужд (товаров, материалов) в приказе об учетной политике организации следует предусмотреть положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами посредством их личных банковских карт (письмо Минфина РФ от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).
В графе «Покупатель» написано «Частное лицо»
Если подотчетное лицо не попросит продавца оформить документы на организацию, продавец в графе «Покупатель» напишет «Частное лицо». Можно ли учесть такую накладную в расходах?
В целях уменьшения облагаемой базы по налогу на прибыль налогоплательщики вправе учесть подобные накладные.
Расходы в целях налогообложения принимаются при соблюдении условий п. 1 ст. НК РФ: расходы должны быть обоснованы и документально подтверждены.
Подтвердить расходы могут правильно оформленные первичные документы (накладные, акты).
1.1. Настоящее положение о расчетах с подотчетными лицами в [наименование организации] (далее - Положение, организация) устанавливает единый порядок выдачи наличных денежных средств из кассы организации.
1.2. Настоящее Положение регулирует отношения уполномоченных лиц организации по работе с денежной наличностью и работников (лиц, с которыми заключены трудовые договоры или договоры гражданско-правового характера), получающих наличные денежные средства под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности организации (далее - подотчетные лица).
1.3. Кассовые операции ведутся в кассе кассовым или иным работником, определенным руководителем организации из числа своих работников (далее - кассир), с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми кассир должен ознакомиться под роспись.
Кассовые операции могут проводиться руководителем.
2. Порядок выдачи наличных денежных средств под отчет
2.1. Выдача наличных денежных средств работникам из кассы организации под отчет производится на следующие цели: [вписать нужное].
2.2. Перечень лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет, устанавливается приказом руководителя организации.
2.3. Выдача наличных денежных средств под отчет производится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.
2.4. Выдача наличных денежных средств под отчет осуществляется по расходному кассовому ордеру 0310002, оформленному согласно письменному заявлению подотчетного лица.
Заявление подотчетного лица составляется в произвольной форме и должно содержать запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.
2.5. Работники, получившие денежные средства под отчет, обязаны в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который они выданы, или со дня выхода на работу, предъявить [главному бухгалтеру/бухгалтеру/при их отсутствии - руководителю организации] авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.
2.6. В авансовом отчете работник, получивший денежные средства под отчет, должен отразить все произведенные расходы.
2.7. Проверка авансового отчета [главным бухгалтером/бухгалтером/при их отсутствии - руководителем организации], его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются [срок, установленный руководителем].
2.8. При получении авансового отчета [главным бухгалтером/бухгалтером/при их отсутствии - руководителем организации] проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм.
2.9. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации и принимается к учету.
2.10. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке.
2.11. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.
2.12. На основании данных утвержденного авансового отчета производится списание подотчетных денежных сумм.
3. Порядок действий кассира при приеме и выдаче денежных средств под отчет
3.1. При получении расходного кассового ордера 0310002 кассир проверяет:
Наличие подписи [главного бухгалтера/бухгалтера/при их отсутствии - руководителя] и ее соответствие образцу;
Соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью;
Наличие подтверждающих документов, перечисленных в расходном кассовом ордере 0310002.
3.2. Кассир выдает наличные деньги после проведения идентификации получателя наличных денег по предъявленному им паспорту или другому документу, удостоверяющему личность в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации (далее - документ, удостоверяющий личность), либо по предъявленным получателем наличных денег доверенности и документу, удостоверяющему личность.
3.3. Выдача наличных денег осуществляется кассиром непосредственно получателю наличных денег, указанному в расходном кассовом ордере 0310002 или в доверенности.
3.4. При выдаче наличных денег по доверенности кассир проверяет соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег, указанных в расходном кассовом ордере 0310002, фамилии, имени, отчеству (при наличии) доверителя, указанным в доверенности; соответствие указанных в доверенности и расходном кассовом ордере 0310002 фамилии, имени, отчества (при наличии) доверенного лица, данных документа, удостоверяющего личность, данным предъявленного доверенным лицом документа, удостоверяющего личность.
3.5. В случае выдачи наличных денег по доверенности, оформленной на несколько выплат или на получение наличных денег у разных юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, делаются ее заверенные копии. Заверенная копия доверенности прилагается к расходному кассовому ордеру 0310002. Оригинал доверенности (при наличии) хранится у кассира и при последней выдаче наличных денег прилагается к расходному кассовому ордеру 0310002.
3.6. При выдаче наличных денег кассир подготавливает сумму наличных денег, подлежащую выдаче, и передает расходный кассовый ордер 0310002 получателю наличных денег для проставления подписи.
3.7. Кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму наличных денег таким образом, чтобы получатель наличных денег мог наблюдать за его действиями, и выдает получателю наличные деньги полистным, поштучным пересчетом в сумме, указанной в расходном кассовом ордере 0310002.
3.8. Кассир не принимает от получателя наличных денег претензии по сумме наличных денег, если получатель наличных денег не сверил в расходном кассовом ордере 0310002 соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью, и не пересчитал под наблюдением кассира полистно, поштучно полученные им наличные деньги.
3.9. После выдачи наличных денег по расходному кассовому ордеру 0310002 кассир подписывает его.
3.10. Прием остатка наличных денег, полученных под отчет, проводится кассиром по приходному кассовому ордеру 0310001.
3.11. При получении приходного кассового ордера 0310001 кассир проверяет:
Наличие подписи [главного бухгалтера/бухгалтера/при их отсутствии - руководителя организации] и ее соответствие образцу;
Соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью;
Наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере 0310001.
Примечание. В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, не оформляются.
3.12. Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом.
3.13. Наличные деньги принимаются кассиром таким образом, чтобы вноситель наличных денег мог наблюдать за действиями кассира.
3.14. После приема наличных денег кассир сверяет сумму, указанную в приходном кассовом ордере 0310001, с суммой фактически принятых наличных денег.
3.15. При соответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в приходном кассовом ордере 0310001, кассир подписывает приходный кассовый ордер 0310001, проставляет на квитанции к приходному кассовому ордеру 0310001, выдаваемой вносителю наличных денег, оттиск печати (штампа) и выдает ему указанную квитанцию к приходному кассовому ордеру 0310001.
3.16. При несоответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в приходном кассовом ордере 0310001, кассир предлагает вносителю наличных денег довнести недостающую сумму наличных денег или возвращает излишне вносимую сумму наличных денег. Если вноситель наличных денег отказался довнести недостающую сумму наличных денег, кассир возвращает ему вносимую сумму наличных денег. Приходный кассовый ордер 0310001 кассир перечеркивает и передает [главному бухгалтеру/бухгалтеру/при их отсутствии - руководителю] для переоформления приходного кассового ордера 0310001 на фактически вносимую сумму наличных денег.