Первичные учетные документы или первичка, как их называют бухгалтера, это - основа основ ведения учета, как бухгалтерского, так и налогового. Без правильного оформления, ведения и первичных документов вести легальную предпринимательскую деятельность невозможно.
Закон "О бухгалтерском учете" от 06.12.2011 № 402-ФЗ указывает, что «каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом».
Чтобы удостовериться в наличии всех необходимых документов, стоит регулярно проверять свою бухгалтерию, а для тех, у кого нет на это времени, рекомендуем услугу бесплатного бухгалтерского аудита.
Первичка письменно доказывает факт совершения хозяйственной операции, подтверждает совершение предпринимательских расходов при расчете налоговой базы, устанавливает ответственность исполнителей за выполнение ими хозяйственных операций. Первичные документы запрашивают налоговые инспекторы при проверке деклараций и отчетов, и они необходимы при прохождении проверок.
Учитывая, что заполняют и оформляют первичные документы не только бухгалтеры, но и руководители, ИП, менеджеры по продажам и другие работники, предлагаем вам ознакомиться с требованиями к этим документам.
Кто разрабатывает формы первичных документов?
Первичные учетные документы бывают унифицированные (форма которых разработана Росстатом (бывший Госкомстат РФ) или Центробанком) и самостоятельно разработанные налогоплательщиками.
Статья 9 закона № 402-ФЗ содержит следующий перечень обязательных реквизитов первичных документов (унифицированных или самостоятельно разработанных):
- наименование документа;
- дата составления документа;
- наименование экономического субъекта, составившего документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
- наименование должности лица совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление;
- подписи этих лиц.
Что касается печати, то хотя она не указана в числе обязательных реквизитов, но при наличии поля «М.П.» (место для печати) ее оттиск обязателен.
Если налогоплательщика устраивают унифицированные формы от Госкомстата (благо, перечень их огромен), то разрабатывать свои формы необязательно. Есть также понятие «модернизированной первички», т.е. унифицированных первичных документов, в которые налогоплательщиком внесены свои дополнения.
Обратите внимание, нельзя самостоятельно разрабатывать и утверждать формы следующих первичных документов:
- кассовые документы;
- платежное поручение и другие расчетные банковские документы;
- унифицированные формы по расчетам с применением кассового аппарата;
- транспортная накладная;
- расчетно-платежная ведомость и платежная ведомости.
Такие первичные документы могут быть только унифицированными.
Где найти образцы унифицированных первичных документов?
Разработка и утверждение форм первичных документов находится в ведении Госкомстата (теперь Росстат). На сегодняшний день продолжают применяться унифицированные формы, разработанные в 90-х годах прошлого века. Только расчетные (платежные) документы, разработанные Банком России, имеют сравнительно новую редакцию - от 2012 года.
Называются такие документы по-разному: акты, журналы, накладные, ведомости, ордера, книги, поручения, расчеты, доверенности, приказы и др. С помощью этой таблицы вы найдете, в каком именно Постановлении Госкомстата опубликованы нужные вам унифицированные формы первичных документов.
Назначение первичных документов | Нормативно-правовой акт |
Учет кадров, рабочего времени и расчетов по оплате труда | Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 |
Учет кассовых операций | Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88; |
Учет расчетов с применением ККТ | |
Расчетные (платежные) документы | Положение о правилах осуществления перевода денежных средств (утв. Банком России 19.06.2012 N 383-П в ред. от 29.04.2014) |
Учет торговых операций и операций в общепите | Постановление Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132 |
Учет работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ | Постановление Госкомстата РФ от 11.11.1999 N 100 |
Учет работ в автомобильном транспорте | |
Учет работы строительных машин и механизмов | Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78 |
Учет основных средств и НМА | Постановление Госкомстата РФ от 21.01.2003 N 7 |
Учет малоценных предметов | |
Учет продукции и товарно-материальных ценностей | Постановление Росстата от 09.08.1999 N 66 |
Учет материалов | Постановление Госкомстата РФ от 30.10.1997 N 71а |
Учет результатов инвентаризации | Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 |
На нашем сайте вы можете скачать бланки унифицированных первичных документов и по .
Бланк строгой отчетности (БСО) — это тоже первичный документ, но требования к нему особые. Перечень обязательных реквизитов БСО шире, чем перечень обычных первичных документов, в частности, обязательно указание ИНН и наличие оттиска печати.
В статье « » вы можете узнать, в каких случаях надо применять унифицированную форму этого документа, а когда его можно разработать самостоятельно.
Ошибки в первичных документах
В первую очередь, первичные документы должны содержать правильно указанные обязательные реквизиты. По мнению Минфина, налогоплательщик может учесть расходы по первичке, если она содержит только несущественные ошибки.
Такие ошибки не должны препятствовать точному установлению продавца и покупателя, наименованию товаров и их стоимости, других обстоятельств документируемого факта хозяйственной жизни (из письма Минфина от 4 февраля 2015 года № 03-03-10/4547).
К сожалению, типичная обтекаемая формулировка объяснения чиновников часто не дает возможности четко понять, какие именно неточности или ошибки в первичных документах будут признаны несущественными.
Например, является ли несущественной ошибкой, если в наименовании налогоплательщика указаны строчные буквы вместо заглавных? В другом своем письме - от 02.05.2012 № 03-07-11/130 Минфин указал, что такие ошибки, как замена заглавных букв строчными и наоборот; перемена букв местами; неверное указание организационно-правовой формы не являются препятствием для идентификации налогоплательщика (при верно указанном ИНН и других реквизитах).
А вот существенными для первичных документов могут быть признаны следующие ошибки:
- арифметические ошибки (неправильно указана стоимость/ количество товара или сумма налога);
- разные наименования одного и того же товара (например, в спецификации к договору поставки конфеты названы «Конфеты вафельные в шоколаде», а в накладной - «Мишка на севере»);
- неточные названия должностей тех, кто подписывает первичные документы (к примеру, в доверенности указано «Заместитель генерального директора», а в акте приемки - «Заместитель директора»);
- суммы в цифрах не совпадают с теми же, но указанными прописью (вместо 155 000 руб. (сто пятьдесят пять тысяч рублей) написано 155 000 руб. (пятьдесят пять тысяч рублей).
Налоговая инспекция может не принять расходы по таким первичным документам, проблемы возможны и у контрагента при вычете НДС.
Исправлять первичные документы можно только корректурным способом (неправильный текст зачеркивается одной тонкой чертой, а сверху надписывается правильный текст). Исправления сопровождаются надписью «Исправлено», датой и подписями ответственных лиц. Недопустимы исправления приходных и расходных ордеров, банковских документов и БСО. Их надо составлять заново.
Обращайте внимание на то, чтобы первичные документы подписывались в период действия выданной на их подписание доверенности, иначе проверяющие посчитают, что документы подписал неуполномоченный на то сотрудник. То же самое надо отслеживать и относительно подписей на вашей первичке представителей контрагентов: выданные им доверенности должны быть актуальными.
При оформлении первичных документов надо быть внимательным не только к их заполнению, но и к соответствию их дат и других реквизитов другим документам, например, договорам и счет-фактурам. Так, спорным будет вычет НДС по счет-фактуре, составленной раньше товарной накладной.
Вопросы у налоговых органов вызовут накладные или акты, подписанные раньше договора, исполнение которого подтверждают первичные документы. Из этой ситуации есть выход, предусмотренный пунктом 2 ст. 425 ГК РФ: указать в тексте договора такую оговорку «Условия настоящего договора применяются также к отношениям сторон, возникшим до его заключения».
Или, например, в акте указано, что работы выполнены в период с 10 по 30 марта, в то время как в договоре срок работ установлен как с 10 по 30 апреля. В этом случае можно составить дополнительное соглашение к договору, где указать фактический срок выполнения работ или в самом акте указать, что работы были выполнены досрочно.
Подрядчикам надо быть внимательным при подписании заказчиком актов о выполнении работ. Если по договору подряда привлекались субподрядчики, то акты с ними подрядчик должен подписать до того, как работы будут сданы заказчику. При несоответствии этих дат налоговики могут посчитать расходы на субподрядчика необоснованными и не признать их при расчете налоговой базы.
Документооборот первичных документов
Документооборот первичных документов включает в себя следующие этапы:
- оформление первичного документа;
- передача документа в бухгалтерию, где он проверяется и вносится в регистры;
- текущее хранение и последующая передача документа в архив.
Далеко не праздный вопрос - когда должны оформляться первичные документы? Ответ на это есть в статье 9 закона № 402-ФЗ «Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни , а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания».
Недопустимо оформлять первичные документы через несколько дней после проведения хозяйственной операции. Все работники, имеющие право оформлять первичку, должны соблюдать график документооборота, в котором можно установить, например, такие сроки сдачи документов в бухгалтерию:
- приходные и расходные кассовые ордера - в день составления;
- документы, связанные с оформлением продаж - не позднее следующего рабочего дня;
- авансовые отчеты - не позднее трех рабочих дней после расходования средств;
- листки нетрудоспособности - не позднее следующего рабочего дня после выхода на работу и т.д.
Что касается документов, подписанных контрагентами, то обязанность передавать их своевременно можно предусмотреть в тексте договора, например, так: «Покупатель обязуется передавать Поставщику оригиналы подписанных товарных накладных, актов и счетов-фактур не позднее двух рабочих дней со дня их подписания».
При передаче подписанной первички в бухгалтерии проверяют форму документа; наличие обязательных реквизитов; законность проведенной хозяйственной операции; арифметические расчеты. Данные проверенных первичных документов вносятся в бухгалтерские регистры.
Текущее хранение первички осуществляется обычно в бухгалтерии, а по окончании года документы группируются по датам, комплектуются в пачки и передаются в архив. Хранить первичные документы надо не менее пяти лет.
На сегодняшний день в бухгалтерском учете важное место занимает правильное оформление первичной документации. Поэтому каждый бухгалтер обязан знать, как правильно оформить данный вид документов. Именно этому вопросу и будет посвящена данная статья.
Основанием для осуществления записи в бухгалтерском учете и внесении его в регистр считаются первичные документы. Эти документы, которые применяются в бухгалтерском учете, считаются частью системы управленческой документации.
В бухгалтерии к учету в реестр первичной документации допускаются документы только тогда, когда они оформлены по структуре, которая находится в определенных альбомах, содержащих унифицированные формы. Они специально созданы для первичной документации. В этих формах можно найти образец оформления необходимых документов. Данная форма определена законодательством Российской Федерации. Форма была подтверждена в России Приказом Минфина.
Классифицируются они согласно Общероссийской классификации управленческой документации, аббревиатура ОКУД. Согласно этой классификации каждому первичному документу присваивается код по ОКУД.
В бухгалтерии, в случае надобности, для оформления таких сведений, существует типовой бланк. В него возможно включение дополнительных и новых строк. Эти новые реквизиты, которые были предусмотрены ранее узаконенной формой, должны в обязательном порядке быть сохранены в неизменном виде. Новые изменения, которые были внесены, оформляются в соответствии с существующим распоряжением (приказом). Данные изменения бланков, связанных с учетом, кассовых операций не касаются.
Формы, которые были утверждены Госкомстатом России, содержат определенные зоны с кодированной информацией. Они заполняются в полном согласии с классификаторами, принятыми в РФ. Следует помнить, что коды, не имеющие ссылок в соответствии с принятым классификатором (это касается графы с наименованием «Вид процедур» и другие), используются для обобщения и классификации полученной информации, при обрабатывании данных с помощью вычислительной аппаратуры. Они проставляются в строгом соответствии с выбранной системой кодирования, которая была узаконена данной организацией.
Помимо этого, к учету пропускается бухгалтерская документация, которая была разработана предприятием самостоятельно. Это спецформы в бухгалтерии, которые имеют требуемые реквизиты. Они предусмотрены российским законодательством. Бухгалтерия допускает ведение самостоятельной разработки, но только тех сведений, которые не содержат унифицированные образцы в альбомах.
Сегодня в бухгалтерии обязательными реквизитами для оформления первичных сведений считаются:
- дата оформления документации;
- название;
- название организации. Указывается та организация, от имени которой были составлены эти сведения;
- наименование должности лица/лиц, которые были ответственны за осуществление хозяйственных процедур и правильности оформления;
- содержание хозяйственной процедуры выражается в указании стоимостного, а также натурального выражения;
- обязательно должны быть личные подписи всех указанных в документе лиц.
Качественное, своевременное оформление всей первичной документации (не стоит забывать о достоверности данных, указанных в них), а также дальнейшая передача в бухгалтерию должна проводиться в строго указанные законодательством сроки.
Это делается для отражения даты в учете. Данные процедуры оформляются людьми, которые составили и подписывали документы.
Необходимо знать, что в бухгалтерии перечень этих людей, обладающими правом подписи на первичном документе, может устанавливать только руководитель данной организации (с предварительной договоренностью с главным бухгалтером). Только эти люди могут определять перечень должностных лиц, обладающих правом подписи. Документация, по которой происходит оформление различных хозяйственных процедур, связанных с денежными средствами, может подписываться только руководителем и главным бухгалтером. Кроме вышеуказанных лиц допускаются подписи и других людей. При этом необходимо помнить, что все они обязаны предварительно быть утвержденными руководителем и главным бухгалтером.
Следовательно, в бухгалтерском учете первичные документы – это прямые свидетельства осуществления следующих типов хозяйственных процедур: выдачи наличных денег, оплата товара и другие. Они составляются прямо в момент свершения процедуры либо после ее завершения (в случае невозможности составления в момент самой процедуры).
Согласно существующей классификации, бухгалтерские первичные документы делятся на следующие виды:
- бухгалтерского оформления;
- оправдательные;
- организационно-распорядительные.
Рассмотрим две последние группы более детально:
Чтобы правильно вести перечень первичной документации в бухгалтерии, был разработан, а затем утвержден определенный документооборотный график. Он определяет сроки движения, порядок передачи первичной документации внутри предприятия и дальнейшее поступление в бухгалтерию.
Все эти документы, поступающие к бухгалтеру, обязательно проверяются по следующим пунктам:
- арифметический пункт. Подразумевает под собой осуществление подсчета суммы;
- по смысловому содержимому. В документе должна прослеживаться связь отдельных его показателей. Он не должен содержать внутренних противоречий;
- по формату. Проверяется правильность, полнота документа, а также правильность заполнения в нем реквизитов.
При обнаружении несоответствий в документе по любым параметрам, их необходимо исправить. Править должен тот человек, который занимался его оформлением. Иногда нужно провести реконструкцию всего документа.
Только после проверки проводится передача документации в бухгалтерию. Информация с них переносится в учетные регистры. Сам документ получает отметку, которая позволяет исключить возможность его повторного применения. Эта отметка может представлять собой дату записи и внесения его в учетный регистр.
В бухгалтерии разрешается составление первичной документации на машинных или бумажных носителях. Когда был применен машинный носитель, обязательно должна быть изготовлена копия на бумаге.
Все сведения сдаются в архив только по хронологии. Она комплектуется, потом переплетается и подшивается по папкам. Данная процедура сопровождается выдачей справки. Во время хранения в здании архива, сведения должны обязательно защищаться от несанкционированных внесений исправлений. Осуществление процесса исправления возможно только при подтверждении обоснованности причины. Внесенные исправления подтверждаются подписью должностного человека. Обязательно вносится дата исправления.
Сроки хранения
Хранение первичной документации происходит по определенным срокам, которые прописаны в законодательстве РФ. Согласно нему, организация должна сохранять все первичные документы, а также регистры бухгалтерской учета и отчетности на протяжении периода, не меньше 5 лет. При этом сведения, нужные для уплаты и вычисления налогов, должны храниться на протяжении 4 лет. Также документация, подтверждающая убыток, хранится на протяжении всего периода уменьшения у предприятия налогооблагаемой прибыли на сумму убытка, который был получен ранее. Документация, осуществляющая учет кадров, лицевых счетов всех работников, хранится в архиве на протяжении 75 лет.
Необходимо помнить, что срок для хранения начинает начисляться с 1 января года, который следует за годом оформления документации.
В законодательство не прописаны четкие правила, касательно осуществления процедуры восстановления таких документов. Данный аспект важен в ситуации повреждения или потери нужного.
Определенные нормативные акты содержат четкие предписания по срокам хранения бухгалтерской документации первичного назначения. Но поэтапность процедуры, которую следует провести в случае потери не определена. В данной ситуации необходимо приказом назначить комиссию, которая проводит расследование для определения причин повреждения, пропажи, нарушения целостности документа. Возможно подключение к исследованию представителей следственных органов, представителей охраны и пожарной службы. После этого следует проведение восстановительных мероприятий.
Исправление ошибок
Об исправлении ошибок в первичной документации мы говорили вкратце выше. Исправление имеющихся ошибок в документах и учетных регистрах прописано в законодательстве России.
Согласно данным законодательным нормам категорически запрещается внесение любых исправлений в документацию, относящуюся к банковским и кассовым сведениям. В других ситуациях внесение исправлений проводится только тогда, когда имеется договоренность со всеми участниками хозяйственных процедуры. Эта договоренность обязательно засвидетельствована подписями всех участников исправления. Также обязательно указывают дату занесения всех исправлений.
Помните, что в бухгалтерии реквизит документа, который нужно исправить, следует перечеркивать тонкой и четкой чертой, чтобы осталось ясно видно перечеркнутое первоначальное содержание/значение произведенного исправления. Вблизи реквизита следует сделать пометку «Исправленному верить». После этого исправление необходимо заверить подписью должностного лица, который и осуществил данное исправление. На документе должны быть указаны его инициалы и фамилия.
Знание вышеперечисленных положений поможет правильно и быстро оформить первичную документацию для бухгалтерии.
Видео «Что такое первичные бухгалтерские документы»
Посмотрев запись вы узнаете как подавать первичную документацию в налоговую на территории России.
Какие документы принадлежат к первичным, должен знать каждый бухгалтер. Это связано с тем, что именно эта документация и является основанием для ведения бухгалтерского учета. Они доказывают факт осуществления операций хозяйственного характера. Начинающему специалисту в сфере бухучета нужно разобраться, что это такое, для чего нужны первичные документы, как их составлять и хранить. В противном случае проблем с контролирующими органами избежать не удастся.
Юридические лица и частные предприниматели могут перечислить друг другу средства только на основании определенной первичной документации. Предполагается, что первичка составляется еще до того, как прошла хозяйственная операция, однако законодательство не исключает возможность ее составления завершения сделки, однако, для этого должны быть веские причины.
Как первичные, так и сводные документы учета, должны включать реквизиты: наименование бланка; дата и место, где он был составлен; полное название компании, которая его подготовила; какие счета используются для перечисления средств; полное имя ответственного должностного лица и т.д.
Зачем они нужны
Первичные документы (ПД) являются обязательным компонентом бухгалтерского учета. Составляются они в ходе осуществления хозяйственных операций и служат доказательством того, что такие операции были завершены. При проведении сделки может быть задействовано различное число первичных документов: зависит оно от специфики ее проведения.
Перечень операций, которые обязательно должны быть проведены в ходе сделки:
- Подписание контракта с получателем. Если он является постоянным, можно подписать один договор на несколько сделок, однако, в таком случае стоит сразу обговорить сроки выполнения работ, последовательность расчетных операций и прочие нюансы.
- Выставление счетов для оплаты.
- Непосредственно оплата, подтверждением которой является кассовый чек (или товарный), если речь идет о наличной оплате, или же платежки, если деньги перечисляются по безналу.
- Когда отгружается товар, исполнитель передает клиенту накладную.
- После предоставления услуг в полном объеме, исполнитель должен получить от клиента акт выполненных работ
Существующие виды
Существует 6 основных видов ПД бухучета, которые используются чаще всего при проведении различных сделок:
| Контракт | В контракте закрепляются права и обязанности сторон сделки. Договор может быть составлен на оказание услуг или продажу товаров.
Гражданский кодекс не исключает возможности заключения устного договора, но нужно помнить, что только документ, подписанный двумя сторонами, может защитить права и интересы пострадавшей стороны в судебном органе в случае возникновения каких-либо проблем, включая невыполнение обязательств другой стороной. |
| Счет-оферта |
|
| Платежная документация | Это подтверждение того факта, что клиентом был оплачен счет, выставленный производителем. Существуют различные виды таких документов: платежные требования, поручения и чеки, бланки строгой отчетности. |
| Товарная накладная |
|
| Акт про выполнение работ или оказание услуг | Двусторонний документ. Он подтверждает не только факт выполненных работ, но и цену, которая была заплачена за товар или услугу. Данная бумага служит также доказательством того, что стороны полностью выполнили обязательства друг перед другом и не имеют взаимных претензий. |
| Счет-фактура | Важным документом является , при помощи которой закладывается основа для акцептования сумм НДС, поданных к вычету. Очевидно, что это документ очень важен для тех структур, которые являются плательщиками НДС. |
Список первичных документов бухгалтерского учета
Итак, список первичной документации бухгалтерского учета выглядит таким образом:
| Договор | Заключается с клиентом в письменной форме. Важно сказать, что закон не запрещает устную форму такого контракта, однако, стороны чаще предпочитают зафиксировать права и обязанности, предусмотренные соглашением, на бумаге. |
| Счет | В нем содержатся реквизиты для произведения оплаты и наименование товаров, которые приобретаются. |
| Чек (товарный или кассовый) или же бланк строгой отчетности | Выдаются в случае оплаты наличными. В случае безналичного расчета у покупателя товара или услуги в качестве подтверждения оплаты остается платежный документ, который заверен банковской структурой. |
| Накладная | Выдается в момент произведения отгрузки товара. |
| Акт оказания услуг или выполнения работ | Предоставляется после того, как услуги оказаны в полном объеме. |
Определение понятия «первичный учетный документ» дает статья 60-1 Российского Налогового кодекса: первичные документы – это задокументированное свидетельство того, что операция была совершена или присутствует событие, которое дает право на ее совершение. Такие документы могут быть в бумажном виде или на электронном носителе. Ведение бухучета происходит на основе подобной документации.
В статье 60-2 приведены формы таких документов и требования, которые выдвигаются к их оформлению.
Еще один нормативный акт, в котором дается определение первичной документации, а также определяются ее формы – закон про бухучет и финотчетность.
Россия – страна, в которой законодательство по бухучету и оплате налогов периодически меняется. Учитывая тот факт, что формы могут быть изменены или дополнены, нужно отслеживать, какие изменения утверждаются различными госструктурами, в том числе Министерством Финансов. Так, например, в начале 2019 года была утверждена форма бухгалтерской справки, которая раньше имела произвольную форму.
КоАП предусматривает ряд санкций за отсутствие в организации первичных документов, они определены в статье 276 Кодекса.
Общие инструкции по применению
ПД являются основой для начала ведения бухучета определенных операций и внесения записей в регистр учета. Такой документ выступает в качестве письменного свидетельства того факта, что была совершена хозяйственная операция.
Те первичные учётные документы, формы которых не утверждены официально, утверждает руководитель организации, издавая соответствующий приказ. В них должны быть закреплены все обязательные реквизиты, которые предусмотрены законодательством.
Такая документация должны быть подготовлена на бумаге и подкреплена подписью лица, которое составило документ. В случае применения электронного документа, его нужно подписать электронной подписью.
Унифицированные формы ПД не являются неукоснительными для использования. Исключение составляют кассовые документы, которые утверждены уполномоченными структурами.
Бланк ПД должен содержать такие обязательные данные:
- наименование документа;
- точная дата проведения операции;
- в чем состоит хозоперация в натуральном и стоимостном выражении;
- название структуры, которая составляет документ;
- сведения о лицах, которые ответственны за то, чтобы документ был оформлен правильно.
Такие документы разделяют на следующие группы:
- учет оплаты труда;
- учет произведенных кассовых операций;
- учет основных средств;
- учет строительных и ремонтных работ.
Правила заполнения
Отчётные документы следует оформлять аккуратно и четко.
Основные правила:
- разрешено пользоваться шариковыми, а также чернильными ручками, можно применять вычислительную технику и пишущую машинку;
- составлять такую документацию нужно в тот момент, когда совершение сделки только планируется;
- допускается составление документов после осуществления операции, если для этого есть объективные причины;
- в документе отражаются все возможные реквизиты;
- при отсутствии любых сведений можно ставить прочерки.
В 2019 году для подготовки ПД используются типовые формы. Документы разделяются на внешние и внутренние.
Первая организация получает со стороны: от госучреждений, вышестоящих организаций, банковских структур, налоговиков и т.д. Примеры внешних документов: счет-фактуры, платежные поручения или требования. Что касается внутренних документов, то они составляются непосредственно в организации.
В случае некорректного заполнения документа организация будет испытывать затруднения с определением налоговой базы, а это может привести к тому, что возникнут разногласия с налоговой службой.
Исправление содержания
Случается, что даже опытный бухгалтер, который оформлял документ ни один раз, допускает ошибку. Исправить ее возможно только тогда, когда не произошло отражение документа в бухучете, то есть он не был проведен. Нужно помнить, что делать исправления при помощи штриха — недопустимо.
Можно использовать только три следующих способа:
- дополнительная запись;
- способ сторнировочный;
- способ корректурный.
Последний применяется в случае, когда ошибка была допущена в учетном регистре, при этом она не касается корреспонденции счетов. Этот способ уместно использовать до того, как составлен баланс. При этом неправильную цифру или иной знак нужно перечеркнуть тонкой линией, рядом же указать верное значение. Сбоку указать — «исправленному верить», и поставить дату и подпись.
Дополнительная запись будет уместна, если сумма операции, которая проводится, была занижена.
Сторнировочный способ предполагает корректировку неверной записи при помощи отрицательного числа. Неправильную цифру указывают красными чернилами, тут же составляется верная запись, которая делается обычным цветом.
Уточнения об акте сверки
Акты сверки законодательно не относятся к первичным документам, поэтому не регламентируются нормативными документами. В них отображаются произведенные взаиморасчеты за определенный период между компаниями, которые имеют статус юрлица, или же индивидуальными предпринимателями.
Данный вид документов используется по инициативе бухгалтеров, поскольку с его помощью реально решить ряд спорных вопросов, что защищает интересы организации.
В каких случаях важно составление акта сверки:
- когда у продавца представлен широкий выбор товаров;
- в случае предоставления отсрочки по платежам;
- если цена на товар высока;
- в случае наличия между сторонами взаимоотношений, которые носят регулярный характер.
Данный документ может использоваться в суде в случае возникновения спорной ситуации между сторонами.
Сроки хранения
Положение про хранение первичной документации закреплено на законодательном уровне.
Для разных видов документов предусмотрены различные термины хранения:
| На протяжении одного года | Нужно хранить корреспонденцию с контролирующими органами про термины подачи отчетной документации. |
| Не менее 5 лет | Хранится кассовая документация и такие бумаги, как баланс за квартал, отчет организации с объяснительной запиской за квартал; протокол заседания о принятии квартального баланса; первичная документация и кассовая книга; документы по системному и внесистемному учету и другие. |
| Не менее 10 лет | Должны сохраняться годовой баланс, инвентарная опись, баланс передаточный, разделительный, ликвидационный и прочие документы. |
| Не менее 75 лет | Сохраняется лицевой счет каждого работника и зарплатные ведомости. |
Документы является исходным пунктом бухгалтерского учета.
Бухгалтерская документация это часть системы управленческой документации организации в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документацией (ОКУД), утвержденной постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 года №299.
Документы бухгалтерского учета можно разделить на три уровня: первичная учетная документация, регистры бухгалтерского учета и отчетная бухгалтерская документация.
Остановимся на первичной бухгалтерской документации. Это документы, фиксирующие факты совершения хозяйственной операции. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не предоставляется возможным – непосредственно после её окончания.
Образцы форм документов утверждаются правительственными органами. Такие формы документов называются типовыми или унифицированными.
Бухгалтерские документы классифицируют по нескольким признакам:
По назначению:
Распорядительные. Например: Приказы об учетной политике, о предоставлении отпуска, о проведении инвентаризации и т. д.
Оправдательные (исполнительные). Например: приходные и расходные кассовые ордера, товарно-транспортные, счет-фактуры, накладные, акты, накладные и т.д. счет фактуры – это приложения к товарно – транспортным накладным. Составляются в интересах налоговой инспекции
Документы бухгалтерского оформления. Например: расчетно-платежные ведомости, расчет отпускных, расчет пособия по временной нетрудоспособности, расчет амортизации и другие.
Комбинированные документы – содержат те и другие элементы. Например, расходные кассовые ордера.
По месту составления:
внутренние. Например: накладная на внутреннее перемещение, ПКО, РКО, акты.
внешние. Например: ТТН, счет - фактуры
По степени обобщения хозяйственных операций;
первичные. Например: ПКО, РКО, ТТН, акты, накладные.
сводные. Например: Кассовый отчет, товарный отчет, авансовый отчет, материальный отчет.
По порядку использования;
разовые. Например: ПКО, РКО, акты.
накопительные. Например: дневной заборный лист, лимитно-заборная карта.
2.2. Реквизиты бухгалтерских документов
Документы состоят из отдельных показателей, которые называются реквизиты (от латинского слова «требуемое, необходимое»).
Совокупность реквизитов документа определяют его форму.
Чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов.
Но в любом случае документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:
Наименование документа (формы)
Код формы
Дата составления
Наименование организации составившей документ
Измерители хозяйственной операции
Фамилии и должности ответственных лиц, их личные подписи.
Если документ является внешним документом, то помимо личных подписей на документе должна быть проставлена круглая печать организации.
Электронный документ содержит ту же самую информацию, что и бумажный Содержание электронного документа можно просмотреть на экране компьютера. Электронный документ можно распечатать в бумажном виде. Электронный документ можно размножить в огромном количестве совершенно идентичных экземпляров, можно мгновенно переслать на другой компьютер в другой точке земного шара с помощью электронной почты.
Но электронный документ проще подделать, чем бумажный, если, конечно, не предпринимать специальных мер защиты.
Проблемы защиты от подделки электронных документов решаема. В России, как во многих других странах мира, принят Закон об электронной подписи, направленный на решение указанной проблемы.
Электронные документы уже широко используются в общении предприятий с банками и с налоговыми органами.
Все документы в бухгалтерии тщательно проверяют с трех сторон: юридической, с точки зрения оформления, арифметической.
Проверенные документы регистрируют в журнале регистрации документа.
Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.
В настоящее время особое внимание уделяется унификации и стандартизации документов. Унификация документов – это разработка единой формы документов России для оформления однородных хозяйственных операций в различных организациях. В России унифицированы формы кассовых документов, банковских документов и др.
Они обязательны для всех сфер деятельности. Наряду с унификацией важное значение имеет стандартизация документов. Стандартизация- это установление одинаковых стандартных размеров бланков типовых документов. При ведении бухгалтерского учета важно наладить рациональный документооборот, т.е. оптимальную систему формирования бухгалтерских документов, принятие их к учету, перемещения по предприятию, их текущего хранения и передачи в архив. Это обеспечивает высокую степень надежности учета при минимальных затратах времени и средств.
Без бумажки ты — никто! А с бумажкой — добросовестно и профессионально ведущий свои дела бизнесмен. Или грамотный бухгалтер, который ему помогает. Правильное оформление документов в бухгалтерском учете важно и для формирования данных бухгалтерского учета, и для определения налоговых обязательств организации. И если вы хотите обезопасить самое дорогое — не относитесь к документам снисходительно, и тщательно изучите, каким требованиям они должны отвечать. Хотя бы почитайте эту статью, для начала!
Специалистам бухгалтерских служб, представителям малого бизнеса, которые ведут учет самостоятельно, необходимо знать основные требования к порядку создания, оформления, движения и хранения документов.
1. Понятие документа
2. Виды первичных бухгалтерских документов
3. Формы первичных учетных документов
4. Утверждение первичных учетных документов
5. Обязательные реквизиты учетных документов
6. Оформление документов в бухгалтерском учете
7. Доверенность на подпись первичных документов
8. График документооборота бухгалтерских документов
9. Журнал учета первичных документов
10. Исправление бухгалтерских документов
11. Хранение бухгалтерских документов
12. Ответственность за хранение первичных документов
Итак, идем по порядку.
1. Понятие документа
Понятие «документ» в нормативных актах по бухгалтерскому учету не раскрывается. Воспользуемся определением, установленным ГОСТом Р ИСО 15489-1-2007:
Документ : зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности (п. 3.3 ГОСТ).
Какие документы являются первичными? Первичные документы – это документы, содержащие исходные сведения об операциях, процессах. Это документы, на основании которых делаются бухгалтерские проводки.
Первичные учетные документы - это документы, которыми оформляются факты хозяйственной жизни (п. 1 статьи 9 закона № 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете»).
Основное требование при их составлении - первичные документы должны быть составлены при совершении фактов хозяйственной жизни, либо сразу после их окончания (при наличии такой возможности).
Примеры первичных документов:
- приходные и расходные кассовые ордера,
- товарная накладная (по форме ТОРГ-12),
- авансовый отчет,
- бухгалтерская справка.
2. Виды первичных бухгалтерских документов
Стройной классификации, группировки бухгалтерских документов нет ни в одном нормативном акте.
Можно выделить следующие виды первичных бухгалтерских документов в зависимости от:
- места составления:
- внутренние,
- внешние,
- используемых форм документов:
- унифицированные (созданные по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм),
- неунифицированные (созданные по формам, разработанным организацией самостоятельно),
- вида носителя информации:
- бумажные,
- электронные,
- объема сведений:
- первичные,
- сводные,
- вида активов и обязательств, участков бухгалтерского учета:
- по учету основных средств,
- по учету МПЗ,
- по учету начислений и выплате заработной платы,
- по учету кассовых операций,
- другие аналогичные.
3. Формы первичных учетных документов
Оформление документов в бухгалтерском учете подразумевает использование как самостоятельно разработанных, так и унифицированных форм. С 2013 года применение большинства унифицированных форм не является обязательным.
Все формы первичных документов утверждает руководитель организации. В настоящее время обязательны к применению следующие виды унифицированных форм :
- по учету кассовых операций (Постановление Госкомстата от 18.08.1998 № 88, Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У),
- по учету труда и его оплаты (Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1),
- по учету услуг по перевозке грузов (Постановление Правительства от 15.04.2011 № 272, Уставы различных видов транспорта).
Также стандартную форму имеет платежное поручение, все его поля мы .
При оформлении унифицированных форм заполняются все предусмотренные строки (графы). В случае отсутствие каких-либо показателей в них ставится прочерк.
Пример 1.
Поставщик поставил материалы, предоставил ТОРГ-12 и счет-фактуру, последние строки которых заполнены как «услуги по доставке», других документов нет.
Возможные последствия — непринятие вычетов по НДС и расходов по налогу на прибыль, признание сделки фиктивной (мнимой), так как реальность сделки (факт доставки материалов, а возможно и само приобретение материалов) не подтверждены. Необходимо оформление транспортной накладной.
Унифицированные формы, не обязательные к применению, по-прежнему используются в организациях. Исходя из внутренних потребностей компании, такие формы можно доработать, сделать их более удобными, подходящими для отражения конкретных хозяйственных фактов.
Например, можно убрать реквизит «место печати», отказать от использования пометки «лицевая/оборотная сторона».
4. Утверждение первичных учетных документов
Организация обязана утвердить используемые формы первичных учетных документов, в своей учетной политике (пункт 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»). При этом необходимо помнить, что просто ссылки на один из альбомов унифицированных форм документов не достаточно.
В учетной политике (в приложении к учетной политике) должны быть перечислены конкретные документы из альбомов унифицированных форм, которые компания будет применять, а также перечень лиц, имеющих право подписывать первичные документы (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012).
Пример оформления приложения к учетной политике можно посмотреть в нашей статье « ». Образцы самостоятельно разработанных форм прилагаются к учетной политике с пояснениями по их заполнению.
Утвердить формы можно и другим локальным нормативным актом. Например, Приказом об утверждении первичных документов. Ссылка на такой приказ должна содержаться в учетной политике.
5. Обязательные реквизиты учетных документов
Требования к обязательным реквизитам первичных учетных документов установлены Федеральным законом «О бухгалтерском учете». Таких реквизитов всего 7:
- наименование документа,
- дата составления документа,
- наименование экономического субъекта, составившего документ,
- содержание факта хозяйственной жизни,
- величина натурального и (или) денежного измерения с указанием единиц измерения,
- наименование должностей ответственных за сделку лиц,
- подписи ответственных лиц с расшифровкой подписи.
Некоторые документы, не являющиеся первичными учетными документами, могут использоваться в качестве таковых.
При отражении в расходах арендной платы, такими документами служат договора и акты по аренде. В соответствии со статьями 611 и 622 ГК РФ в таком случае обязательно оформление двухсторонних актов приема-передачи объектов учета.
Пример 4.
Компания арендует офисное помещение. Документами, на основании которых будет начисляется ежемесячная арендная плата, служат договор аренды и акт приема-передачи арендованного имущества.
В соответствии со статьей 753 ГК РФ в качестве первичных документов могут использоваться односторонние акты.
6. Оформление документов в бухгалтерском учете
Рассмотрим частные случаи, часто встречающиеся при оформлении документов.
Отказ от печатей
Назначение печати - удостоверение подписи ответственного лица.
С 07.04.2015 организации не обязаны иметь печать. Сведения о печати должны быть указаны в Уставе компании (Федеральный закон № 82-ФЗ от 06.04.2015).
Печать нужна только в установленных федеральным законодательством случаях.
- Доверенность на представление интересов юридического лица в суде (статья 53 ГПК РФ, статья 61 АПК РФ),
- документы, представляемые в таможенные органы (311-ФЗ от 27.11.2010),
- акт о несчастном случае на производстве (статья 230 ТК РФ),
- двойное складское свидетельство (статья 913 ГК РФ).
Печать не является обязательным реквизитом, но ее наличие может быть предусмотрено формой первичного документа, утвержденной руководителем организации (Письмо Минфина РФ от 06.08.2015 № 03-01-10/45390).
Документы на иностранных языках
К учету принимаются только документы на русском языке (п.9 Приказа Минфина РФ № 34н).
Должен быть перевод на русский язык, причем перевод построчный. Заверять перевод не требуется (Письмо Минфина РФ от 20.04.2012 № 03-03-06/1/202). Случаи, когда требуется нотариальный перевод, оговорены Гаагской конвенцией 1961 года.
Нерублевые измерители в первичных документах
Стоимостные данные в бухгалтерских документах допустимо отражать в рублях, валюте, условных единицах.
Для сравнения - в налоговом учете требование заполнять счета-фактуры при расчетах в рублях только в рублях установлено Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137 (п.1 Порядка заполнения счетов-фактур).
Электронные первичные документы
Федеральный закон «О бухгалтерском учете» позволяет оформлять первичные документы как в бумажном, так и в электронном виде.
Электронный документ должен содержать все обязательные реквизиты учетных документов и электронную подпись (ЭП).
Электронная подпись бывает трех видов - простая, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная. Минфин РФ считает возможным использование любой электронной подписи (Письмо Минфина РФ от 12.09.2016 № 03-03-06/2/53176).
7. Доверенность на подпись первичных документов
Сотрудник организации имеет право подписи, когда оформлен один из документов:
- приказ о праве подписи,
- доверенность на подпись первичных документов (статьи 185 – 189 ГК РФ).
В отличие от приказа о праве подписи, доверенность на подпись первичных документов может быть выдана и гражданину, не являющемуся сотрудником организации.
Для подписи по соглашению сторон может использоваться факсимиле (статья 160 ГК РФ, определение ВАС РФ от 17.12.2009 № ВАС-16259/09).
8. График документооборота бухгалтерских документов
График документооборота - это описание в виде схемы или таблицы процедуры создания, движения, обработки и хранения документов. График может утверждаться как приложение к учетной политике, так и в виде локального нормативного акта. В последнем случае в учетной политике должна быть ссылка на такой акт.
В графике документооборота обязательно должны быть указаны:
- сроки оформления, передачи, обработки и хранения документов,
- должности лиц, которые ответственны за операции, указанные в графике документооборота (п. п. 5.4, 5.6 Приказа Минфина от 29.07.1983 № 105).
9. Журнал учета первичных документов
Ведение журнала учета первичных документов - это скорее правило рационального документооборота, а не бухгалтерского учета.
Для регистрации входящих/исходящих документов такой журнал учета первичных документов необходим. Советуем вести такой журнал и в том случае, когда бухгалтерский учет ведется без использования бухгалтерской программы.
При использовании, например, программы 1С, журнал учета документов можно сформировать и распечатать в любой момент. Так журнал учета документов поставщиков будет сформирован как «Реестр документов «Поступление (акт, накладная)», журнал учета кассовых документов как «Реестр кассовых документов».
В бухгалтерском учете, в отличии от налогового, возможно отражение факта хозяйственной жизни при отсутствии первичных документов , при условии, что они поступят позже.
В таком случае факт хозяйственной жизни отражается в учете в оценочном значении . При поступлении документа ранее сделанная проводка не сторнируется, а лишь корректируется на дату поступления документа.
Такой подход подтвержден в следующих документах:
- ПБУ 21/2008
- Приказ Минфина от 28.12.2001 № 119н «Методические указания по учету МПЗ» (подраздел 5 раздела 1)
- Решение ВС РФ от 08.07.2016 № АКПИ16-443.
Исключение из такого порядка - документы по посредническим сделкам. Посредник должен передать все документы по сделке. Если отчет по сделке оформлен с ошибками, либо неточностями, возражение доверитель может предъявить лишь в течение 30 дней со дня получения отчета (статьи 999, 1008 ГК РФ).
10. Исправление бухгалтерских документов
Оформление документов в бухгалтерском учете сопровождается иногда ошибками и неточностями. В таком случае потребуются исправления.
Исправления запрещены только в кассовых и банковских документах (например, бумажных платежных поручениях). Во все остальные документы можно вносить изменения.
Исправление бухгалтерских документов проводится следующим образом:
- зачеркивается неверная запись одной чертой так, чтобы можно было прочитать перечеркнутое,
- рядом указывается верное значение,
- проставляется запись «Исправлено»,
- ставится дата исправления и подпись лица, составившего документ с расшифровкой его подписи.
Такие правила установлены Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ (п.7 статьи 9) и Приказом Минфина от 29.07.1983 № 105.
Печать ставить не нужно. Исключение - исправления на листке нетрудоспособности, которые заверяются печатью.
Вносить исправление должен сотрудник, составивший документ. Если это не возможно, например, человек уволился, тогда исправление производит вновь принятый на должность сотрудник, либо его непосредственный руководитель.
11. Как хранить и уничтожить бухгалтерские документы
Порядок хранения документа определен Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Общий срок хранения документов в соответствии по статье 29 Федерального закона «О бухгалтерском учете» - 5 лет. Ответственным за организацию хранения документов является руководитель.
Для многих документов установлены повышенные сроки хранения:
Бухгалтерские документы можно уничтожить, если истек их срок хранения (п. п. 2.3, 4.11 Приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526). Решение об уничтожение принимает экспертная комиссия, которая может создавать ежегодно, а может действовать на постоянной основе.
На основании экспертизы документов сначала составляются предложения о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, а затем непосредственно акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. В акт включаются документы, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором составляется акт.
Акт должен быть утвержден руководителем.
Уничтожить документы можно:
- самостоятельно . При этом необходимо составить акт об уничтожении документов. В таком акте должно быть указано, какие именно документы, в каком количестве и каким способом были уничтожены,
- путем передачи на уничтожение в специализированную организацию . При этом составляется накладная, в которой указывается количество переданных документов и их вес (п. 2.4.7 Правил Росархива, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). В этом случае акт об уничтожении документов оформляет специализированная организация.
12. Ответственность за хранение первичных документов
Штрафные санкции по работе с первичными документами установлены статьей 15.11 КоАП РФ.
Санкции предусмотрены за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности.
Одним из грубых нарушений ведения бухгалтерского учета является:
«отсутствие у экономического субъекта первичных учетных документов, и (или) регистров бухгалтерского учета, и (или) бухгалтерской (финансовой) отчетности, и (или) аудиторского заключения о бухгалтерской (финансовой) отчетности (в случае, если проведение аудита бухгалтерской (финансовой) отчетности является обязательным) в течение установленных сроков хранения таких документов».
Суммы штрафов:
- на должностных лиц в размере от пяти тысяч до десяти тысяч рублей,
- за повторное совершение — на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей или дисквалификацию на срок от одного года до двух лет.
При этом необходимо учесть тот факт, что при проверке под отсутствием первичных документов будет пониматься и тот случай, когда документы есть, их достаточное количество, но они оформлены по формам, которые не утверждены.
Налоговая ответственность за не обеспечение сохранности первичных документов установлены и НК РФ (статья 120):
- В течение одного отчетного периода - до 10 тыс.руб.,
- В течение более одного налогового периода - до 30 тыс.руб.,
- При занижении налоговой базы — 200 % от величины неуплаченного налога (взноса), но не менее 40 тыс. руб.
Если у вас еще остались вопросы по оформлению первичных документов в бухгалтерском учете, задайте их в комментариях ниже.
Оформление документов в бухгалтерском учете: самое важное