Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Министерство образования и науки Российской Федерации
НОВОСИБИРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ЭКОНОМИКИ И УПРАВЛЕНИЯ «НИНХ»
Бизнес-колледж
о прохождении производственной практики
по ПМ.01 Документирование хозяйственных операций и ведение бухгалтерского учета имущества организации
г. Новосибирск 2015г.
Введение
1.1 Учетная политика организации
1.3 Разработка и согласование с руководством организации рабочий план счетов бухгалтерского учета организации
2. Ведение бухгалтерского учета имущества организаций
Заключение
Приложение
денежный кассовый учет
Введение
Актуальность производственной практики.
Целями производственной практики являются:
Формирование практических профессиональных умений по документированию хозяйственных операций и ведению бухгалтерского учета имущества организации;
Приобретение первоначального практического опыта по виду профессиональной деятельности документирование хозяйственных операций и ведение бухгалтерского учета имущества организации для последующего освоения общих и формирования профессиональных компетенций.
Задачами производственной практики являются:
Расширение, углубление и систематизация знаний и умений, полученных при изучении мдк 01.01 практические основы бухгалтерского учета имущества организации;
Получение первоначального практического опыта по документированию хозяйственных операций и ведению бухгалтерского учета имущества организации;
Ознакомление с особенностями документирования хозяйственных операций и ведения бухгалтерского учета имущества организации;
Обработка первичных бухгалтерских документов;
Разработка и согласование с руководством организации рабочий план счетов бухгалтерского учета организации;
Проведение учета денежных средств, оформление денежных и кассовых документов;
Формирование бухгалтерских проводок по учету имущества организации на основе рабочего плана счетов бухгалтерского учета;
Автоматизированная обработка учетной информации;
Оформление и защита отчета по учебной практике.
Производственная практика проводится в камеральной форме, на базе учебной лаборатории автоматизации бухгалтерского учета Бизнес - колледжа НГУЭУ.
Объектом производственной практики является организация документирования бухгалтерского учета и практические основы бухгалтерского учета имущества организации ОАО «Завод «Экран»
Предмет - документирование хозяйственных операций и документооборот, организация бухгалтерского учета имущества организации
1. Документирование хозяйственных операций
1.1 Учетная политика экономического субъекта ОАО «Завод «Экран»
Учетная политика - совокупность способов ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской отчетности, избранных организацией в соответствии с условиями хозяйствования.
Ведение бухгалтерского учета в Обществе осуществляется специализированной учетной службой (бухгалтерией), возглавляемой главным бухгалтером, в которую передаются все первичные документы в сроки, указанные в графике документооборота.
Должностные обязанности участников учетного процесса определяются в соответствии с должностными инструкциями учетных работников.
Система бухгалтерского учета
Общество применяет автоматизированную систему бухгалтерского учета - программный продукт 1С «Предприятие 8.0».
Бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций Общества ведется в рублях и копейках.
1.2 Обработка первичных бухгалтерских документов
В качестве форм первичных учетных документов используются унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом России, а также формы разработанные Обществом. В унифицированных формах заполняются реквизиты, обязательные по Федеральному закону от 06.12.11г. №402-ФЗ. Иные реквизиты могут заполняться по необходимости. Перечень форм разработанных Обществом (за исключением форм, согласованных с контрагентами в договорах) приведены в приложении к настоящей учетной политике.
Документооборот совершается по утвержденному графику документооборота.
Право подписи первичных учетных документов устанавливается внутренними организационно-распорядительными документами Общества.
Правила и порядок организации документооборота, график документооборота, технология обработки первичных учетных документов регламентируется Правилами документооборота (Приложение 1), в том числе:
* порядок создания первичных документов;
* порядок проверки первичных документов;
* порядок и сроки их передачи для отражения в бухгалтерском учете;
* порядок передачи документов в архив.
Ответственный за организацию и осуществление внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни, внутреннего контроля ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности является главный бухгалтер. Осуществление внутреннего контроля регламентируется положением о внутреннем контроле и управлению рисками.
Служба внутреннего контроля не создается в связи с нецелесообразностью.
Внешний контроль за состоянием бухгалтерского учета в Обществе осуществляет ревизионная комиссия, утвержденная годовым собранием акционеров.
1.3 Разработка и согласование с руководителем организации рабочий план счетов бухгалтерского учета организации
При ведении бухгалтерского учета Обществом используется Рабочий план счетов, разработанный на основе Плана счетов бухгалтерского учета, утв. приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н с учетом специфических требований применяемого программного продукта.
Общество применяет журнально-ордерную систему бухгалтерского учета. В качестве регистров бухгалтерского учета используются формы, предусмотренные в программе для ведения бухучета 1С «Предприятие 8.0». Образцы применяемых форм приведены в приложении к настоящей учетной политике. Регистры бухучета в течение отчетного периода формируются в электронном виде в программе для ведения бухучета 1С «Предприятие 8.0», в срок не позднее трех месяцев по окончании календарного года распечатываются на бумажный носитель и подписываются бухгалтером.
Регистры бухгалтерского учета содержат следующие обязательные реквизиты:
1) наименование регистра;
2) наименование экономического субъекта, составившего регистр;
3) даты начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;
4) хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
5) величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
6) наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
7) подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
2. Ведение бухгалтерского учета имущества организации
2.1 Проведение учета денежных средств, оформление денежных и кассовых документов
Бухгалтерская отчетность Общества составляется в порядке и в сроки, предусмотренные Федеральным Законом от 06.12.11г. №402-ФЗ “О бухгалтерском учете” и другими нормативными актами Российской Федерации, регламентирующими ведение бухгалтерского учета и отчетности.
Общество представляет бухгалтерскую отчетность заинтересованным пользователям:
годовую - в сроки, установленные законодательством, но не позднее трех месяцев после окончании отчетного года.
Бухгалтерская отчетность составляется в тысячах рублях.
Общество представляет бухгалтерскую отчетность по формам отчетности, рекомендованным к применению Минфином РФ.
2.2 Формирование бухгалтерских проводок по учету имущества организации на основе рабочего плана счетов бухгалтерского учета
Бухгалтерская проводка- двойная одновременная запись суммы операции в дебет и кредит разных счетов и будет называться проводкой в бухгалтерском учете.
Проводки формируются на основании существующих документов (например “Расходной накладной”)
Проводки формируются для проведенных документов более не подверженных изменению, т.е. документов находящихся в состоянии “Заблокирован” - данный тезис не является по настоящему справедливым, поскольку проводки можно сформировать для документа в любом состоянии, но для обеспечения целостности данных примем это за правило.
Проводки можно сформировать:
в виде итоговых сумм за определенный период;
в виде итоговым сумм по документам по дням;
в детализированном виде (товар, цена, количество, сумма) по документам.
Каждый документ в системе создан на основании “шаблона”, что позволяет указать для шаблона метод формирования проводок. Для любого документа можно указать собственный метод формирования проводок. Для каждого документа можно указать признак “Формировать бухгалтерские проводки”.
Таким образом были сформированы бухгалтерские проводоки по учету имущества организации ОАО завод «Экран» на основе рабочего плана счетов бухгалтерского учета.
2.3 Автоматизированная обработка учетной информации в организации
Системы Автоматизированной Обработки Информации (САОИ) представляют собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в цифровом выражении об имуществе, обязательствах ОАО завод «Экран» и их движении путем сплошного, непрерывного документального учета всех операций.
Перед системами автоматизированной обработки информации стоят следующие задачи:
Формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении;
Обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразности; наличием и движением имущества; использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;
предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.
В данном курсе будут рассмотрены следующие программные продукты:
Текстовый редактор MS Word.
Табличный процессор MS Excel.
Квартальный отчет 1ДФ.
Персонифицированный учет
Автоматизированная обработка информации позволяет оперативно получать в режиме запроса (в реальном времени) различного рода справки, сводные ведомости, личностные и профессиональные характеристики, сведения о служебных перемещениях и многое другое, что позволит поднять на более высокую ступень всю работу с кадрами руководителей.
Автоматизированная обработка информации по учету основных средств создает предпосылки для отказа от ручного ведения картотеки, освобождения работников бухгалтерии от выполнения ручных операций по учету поступления и выбытия основных средств, расчета амортизационных отчислений, составления вручную бухгалтерских записей и отчетных форм.
Автоматизированная обработка информации по сводному синтетическому учету предполагает в качестве обязательного условия перевод на автоматизированную обработку всех участков бухгалтерского учета. Обработка информации на данном участке имеет свои особенности.
Автоматизированная обработка информации предъявляет повышенные требования к качеству работы канала связи, которое определяется скоростью передачи информации и ее достоверностью.
Особенностью автоматизированной обработки информации по учету производственных запасов является необходимость оперативной обработки многих документов.
Для автоматизированной обработки информации о надежности данные с первичных форм учета переносятся на специальные карты учета неисправностей, разработанные с учетом автоматизированной обработки.
Предприятия, осуществляющие автоматизированную обработку информации, имеют большое количество персонала, ведущего сбор и проверку данных, составление и ведение различного рода классификаторов и шифраторов. Достаточно сказать, что на заводах, добившихся определенных успехов во внедрении АСУП, такие подразделения достигают по численности 50 и более человек.
Создание автоматизированных систем управления и обработки информации. Индустриальный подход к автоматизированной обработке информации определяет и вид цены на нее - оптовая. Это касается в первую очередь отчетной информации, индивидуальные затраты на сбор и обработку которой близки к общественно необходимым затратам. К аналитической информации, потребительские свойства которой увеличиваются и процесс формирования которой носит индивидуальный характер, что отражается в более высоких затратах, применим договорный подход в ценообразовании. В уровне цены отражается и временной аспект предоставления информации, поскольку ее обработка в пакетном режиме более длительная, но дешевле, чем в диалоговом режиме.
Если в организации применяется автоматизированная обработка информации, то напротив каждой строки в специально отведенном поле могут быть проставлены соответствующие коды. Система кодирования должна быть разработана самой организацией или предусмотрена в используемом ею программном обеспечении.
Разработка и внедрение системы автоматизированной обработки информации осуществляются в очередности, установленной техническим заданием. Содержание первой очереди системы определяется составом задач учета, анализа, планирования и оперативного управления, наиболее поддающихся автоматизации и имеющих существенное значение для принятия управленческих решений в предприятии. В процессе разработки последующих очередей системы происходят наращивание исходного комплекса функциональных задач, расширение и интеграция информационного и математического обеспечения, модернизация комплекса технических средств. При создании первой очереди ЭИС техническое задание разрабатывается на всю систему, а технический и рабочий проекты - на задачи и подсистемы, входящие в состав первой очереди системы.
Заключение
Производственная практика по бухгалтерскому учету, является важным этапом подготовки студента. Передо мною была поставлена цель научиться самостоятельно изучать данные, характеризующие деятельность предприятия ОАО завода «Экран», а также научиться подбирать, изучать и обобщать материалы действующих предприятий. В процессе прохождения преддипломной практики я не только закрепил, но и углубил полученный теоретический объем знаний. Также я изучил механизм функционирования предприятия, получить необходимые практические данные.
В процессе прохождения учебной практики я:
Ознакомилась с организацией предприятия, его структурой, технологией, основными функциями производственных и управленческих подразделений, учредительными документами, составить краткую экономико-организационную характеристику предприятия.
Научилась заполнять такие документы как: Счет фактура, расходный кассовый ордер, авансовый отчет, журнал регистрации, приходный кассовый ордер, и т.д.
Ознакомилась с учетной политикой предприятия и внутренними нормативными документами, изучить организацию бухгалтерского учета: построение учетного аппарата; формы бухгалтерского учета; первичный учет и документооборот; взаимосвязь аналитического и синтетического учета.
Ознакомилась с формами контроля, существующими на предприятии, и оценить систему внутреннего контроля, с целью выявления достоверности бухгалтерской информации и бухгалтерской отчетности.
Изучила степень автоматизации учетно-аналитической работы на предприятие и ее организацию.
Список использованных источников
1. Бабаев Б.А. Теория бухгалтерского учета: Учебник для вузов. - М.: Проспект, 2010.
2. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебник. - М.: ИНФРА-М, 2009.
3. Палий В.Ф., Палий В.В. Финансовый учет: Учебное пособие. - М.: ИД ФБК-ПРЕСС, 2010.
4. Терентьева Т.В. Теория бухгалтерского учета: Учебное пособие. - М.: Вузовский учебник, 2008.
5. Широбоков В.Г., Грибанова З.М. Бухгалтерский финансовый учет: Учебное пособие. - М.: КНОРУС, 2010.
6. Гражданский кодекс РФ, части I - III.
7. Федеральный закон от 21. 11. 1996 г. № 129-фз «О бухгалтерском учете».
8. Приказ Минфина РФ от 29. 07. 1998 г. № 34н об утверждении положения по ведению бухгалтерского учета в Российской Федерации.
9. Приказ Минфина РФ от 09. 12. 1998 г. № 60н об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008)».
10. Приказ Минфина РФ от 20. 12. 1994 г. № 167 об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Учет договоров (контрактов) на капитальное строительство» (ПБУ 2/94)».
11. Приказ Минфина РФ от 10. 01. 2000 г. № 2н об утверждении положения по Бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (ПБУ 3/2000)».
12. Приказ Минфина РФ от 06. 06. 1999 г. № 43н об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» (ПБУ 4/99)».
13. Приказ Минфина РФ от 09. 06. 2001 г. № 44н об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» (ПБУ 5/01)».
14. Приказ Минфина РФ от 30. 03. 2001 г. № 26н об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» (ПБУ 6/01)».
15. Приказ Минфина РФ от 25. 11. 1998 г. № 56н об утверждении положения по бухгалтерскому учету «События после отчетной даты» (ПБУ 7/98)». 7
16. Приказ Минфина РФ от 28. 11. 2001 г. № 96н об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Условные факты хозяйственной деятельности» (ПБУ 8/01)».
17. Приказ Минфина РФ от 06. 05. 1999 г. № 32н об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Доходы организации» (ПБУ 9/99)».
18. Приказ Минфина РФ от 06. 05. 1999 г. № 33н об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» (ПБУ 10/99)».
19. Приказ Минфина РФ от 13. 01. 2000 г. № 5н об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Информация об аффилированных лицах» (ПБУ 11/2000)».
20. Приказ Минфина РФ от 27. 01. 2000 г. № 11н об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Информация по сегментам» (ПБУ 12/2000)».
21. Приказ Минфина РФ от 16. 10. 2000 г. № 92н об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Учет государственной помощи» (ПБУ 13/2000)».
22. Приказ Минфина РФ от 16. 10. 2000 г. № 91н об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Учет нематериальных активов» (ПБУ 14/2007)».
23. Приказ Минфина РФ от 02. 08. 2001 г. № 60н об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Учет займов и кредитов и затрат по их обслуживанию» (ПБУ 15/01)».
24. Приказ Минфина РФ от 02. 02. 2002 г. № 66н об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Информация по прекращаемой деятельности» (ПБУ 16/02)».
25. Приказ Минфина РФ от 19. 11. 2002 г. № 115н об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Учет расходов на научно-исследовательские, опытно-конструкторские и технологические работы» (ПБУ 17/02)».
26. Приказ Минфина РФ от 19. 11. 2002 г. № 114н об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль» (ПБУ 18/02)».
27. Приказ Минфина РФ от 10. 12. 2002 г. № 126н об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Учет финансовых вложений» (ПБУ 19/02)».
28. Приказ Минфина РФ от 24. 11. 2003 г. № 105н об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Информация об участии в совместной деятельности» (ПБУ 20/03)».
29. Приказ Минфина РФ от 31. 11. 2000 г. № 67н об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и инструкции по его применению.
30. Приказ Минфина РФ от 26. 12. 2002 г. № 135н об утверждении методических указаний по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды.
31. Приказ Минфина РФ от 13. 11. 2003 г. № 91н об утверждении методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств.
б) дополнительная литература:
32. Астахов В.П. Теория бухгалтерского учета. - М.: Март, 2006.
33. Безруких П.С., Комисарова И.П. Бухгалтерское дело: Учебное пособие. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007.
34. Бухгалтерский учет. Практикум: Учебное пособие / под ред. Ларионова А.Д. - М.: Проспект, 2010.
35. Вещунова Н.Л. Налоги Российской Федерации. - СПб.: Питер, 2009.
36. Вещунова Н.Л., Фомина Л.Ф. Самоучитель по бухгалтерскому и налоговому учету. - М.: Проспект, 2010.
37. Ворожбит О.Ю. Бухгалтерский учет: Учебное пособие. - Владивосток: ВГУЭС, 2009.
38. Ивасенко К.В. Основы теории бухгалтерского учета: Учебное пособие. - Тюмень: ТГУ, 2006.
39. Новодворский В.Д., Пономарева Л.В. Составление бухгалтерской отчетности. - М.: 8 Бухучет, 2004.
40. Пашук Н.К. Бухгалтерская (финансовая) отчетность (учебное пособие) - Тюмень, ТГУ, ИДПО, 2004. - 289 с.
41. Соколов Я.В. Основы теории бухгалтерского учета. - Финансы и статистика, 2006.
Размещено на Allbest.ru
...Подобные документы
Организация работы аппарата бухгалтерии. Анализ учета денежных средств организации и наличие видов счетов в банке. Оформление и учет кассовых операций, денежных документов и переводов в пути организации. Цели, порядок и периодичность инвентаризации.
отчет по практике , добавлен 16.03.2017
Формирование учетной политики. Формы первичных учетных и кассовых документов. Регистры бухгалтерского учета, организация документооборота. Рабочий план счетов. Порядок проведения инвентаризации. Бухгалтерская отчетность, изменение учетной политики.
курсовая работа , добавлен 27.05.2016
Рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий синтетические и аналитические счета. Формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций. Порядок проведения инвентаризации и методы оценки видов имущества.
контрольная работа , добавлен 29.10.2006
Понятие первичных документов. Регистры бухгалтерского учета. Реквизиты и классификация первичных учетных документов. Документирование хозяйственных операций. Этапы создания системы управления документооборотом. Стандартизация первичных документов.
курсовая работа , добавлен 12.12.2012
Реформирование бухгалтерского учета в России. Значение первичного наблюдения. Классификация бухгалтерских документов. Требования, предъявляемые к заполнению первичных документов. Проверка, унификация, хранение, порядок изъятия у организации документов.
курсовая работа , добавлен 13.07.2011
Правила организации кассы на предприятии. Основные виды документов, являющихся основанием для совершения кассовых операций. Порядок учета движения денежных средств в бухгалтерии организации. Правила проведения инвентаризации денежных средств в кассе.
курсовая работа , добавлен 17.07.2013
Принципы организации учета денежных средств на предприятии, его нормативное обоснование. Ведение кассовых операций и операций по банковским счетам, денежных документов организациями, пути их совершенствования в ООО "Региональная Сырьевая Компания".
курсовая работа , добавлен 19.11.2009
Источники собственных средств и заемных средств. Уставный капитал. Ведение счетов бухгалтерского учета. Бухгалтерский учет на предприятии. План организации бухгалтерского учета. Бланки форм первичных документов.
реферат , добавлен 20.09.2007
Характеристика учетной политики организации, которой закреплена совокупность способов бухгалтерского учета, используемых обществом. Особенности и методы ведения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, журнала хозяйственных операций.
курсовая работа , добавлен 12.05.2010
Организация работы бухгалтерской службы. Документирование хозяйственных операций. Первичные документы. Регистры бухгалтерского учета. Учет кассовых операций. Учет запасов. Учет основных средств. Инвентаризация. Хранение документов бухгалтерского учета.
Начальным этапом бухгалтерского учета является документирование всех хозяйственных операций путем составления первичных учетных документов. Малые предприятия применяют для документирования хозяйственных операций формы, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, ведомственные формы, а также самостоятельно разработанные бланки, содержащие соответствующие обязательные реквизиты, предусмотренные Федеральным законом «О бухгалтерском учете». Форма такого документа должна быть утверждена в приказе об учетной политике. Записи о совершенных хозяйственных операциях производятся в регистрах бухгалтерского учета строго на документальной основе.
Документирование в бухгалтерском учете используется как способ первичной регистрации и юридического оформления наблюдаемых объектов, т.е. способ первичного отражения влияния свершившихся фактов хозяйственной жизни на состояние объектов бухгалтерского наблюдения. На этой стадии учетной работы, представляющей собой начальную стадию системного восприятия и регистрации отдельных операций (фактов), сведения в первичных документах должны отражаться достоверно, иметь доказательность. Учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным, то его составление обязательно сразу после окончания хозяйственной операции.
Документы различаются как по форме, так и по показателям, определяющим содержание регистрируемых в них операций. Основные показатели документов, характеризующие сущность операций, называются реквизитами.
Реквизиты представляют собой информационный элемент, несущий самостоятельную содержательную нагрузку (вид материала, единица измерения и т.д.). Реквизиты подразделяются на качественные реквизиты (признаки) и содержательные (показатели). Качественные (признаки) реквизиты отображают объекты учета (наименование материала и пр.); содержательные реквизиты -- характеристику объекта учета (сорт, типоразмер материала и т.д.).
При группировке учетных документов по назначению их подразделяют на распределительные, исполнительные (оправдательные), документы бухгалтерского оформления и комбинированные.
Распорядительными называют документы, которые содержат приказ или распоряжение на свершение какой-либо хозяйственной операции. К ним относятся различные приказы и письменные распоряжения руководителя организации и руководителей структурных подразделений, доверенности на получение материальных ценностей для организации, чеки на получение денег из банка и т.п. Распорядительные документы служат основанием для выполнения определенного хозяйственного действия и не содержат в себе подтверждения фактов совершения хозяйственных операций.
Исполнительные (оправдательные) документы подтверждают совершившийся факт. К таким документам относятся приходные ордера для оформления приема материалов на склад, приемо-сдаточные накладные, различные квитанции, свидетельствующие о приеме ценностей, и т.п. Исполнительные документы составляются в момент совершения операций и являются основанием учетных записей.
Документы бухгалтерского оформления самостоятельного значения не имеют. Они составляются на основании распорядительных и исполнительных (оправдательных) документов и являются техническим средством для систематизации учетных записей.
Документами бухгалтерского оформления являются также документы, составленные бухгалтером для подготовки и упрощения учетных записей с целью дальнейшего использования в учетном процессе (бухгалтерские справки, расчеты и т.п.). Такие документы используются только в бухгалтерии данной организации. Содержание и формы этих документов зависят от технических средств, используемых в учетной работе, сущности и перечня показателей синтетического и аналитического учета.
Комбинированными называются документы, которые сочетают в себе признаки нескольких видов документов -- предположим, признаки распорядительных документов на совершение хозяйственных операций и исполнительных, удостоверяющих факт выполнения операции, например требования на отпуск материалов со склада, рабочий наряд. Кассовый расходный ордер является одновременно распорядительным, исполнительным и документом бухгалтерского оформления. Применение комбинированных документов в практике бухгалтерского учета весьма распространено.
При группировке учетных документов по объему отражаемых хозяйственных операции (порядку формирования) различают первичные и сводные документы.
Первичными называются документы, которыми оформляют факты хозяйственной жизни в момент их свершения. Эти документы находятся в самом начале технологической цепочки учетного процесса. Они составляют основу первичного учета, ибо в первичном документе регистрируется факт хозяйственной жизни путем предварительного наблюдения и измерения. К первичным относится большая часть учетных документов, оформляющих хозяйственные операции (например, приходные и расходные кассовые ордера, приемные акты, накладные и др.).
Сводные документы фиксируют данные о фактах хозяйственной жизни из нескольких первичных документов. Применение сводных документов связано с необходимостью обобщения данных первичных документов и получения укрупненных показателей либо получения дополнительных сведений об учитываемых хозяйственных операциях и отражения их в бухгалтерском учете в соответствующих разделах. Примером сводного документа могут быть отчеты кассира (кассовые отчеты), которые обобщают сведения приходных и расходных кассовых ордеров и приложенных к ним документов; товарные отчеты, составляемые на основе первичных документов по приходу и расходу материальных ценностей, и др.
По способу использования документы делятся на разовые и накопительные.
Разовыми считаются документы, которые применяются только для однократного оформления и отражения хозяйственных операций: приходные и расходные кассовые ордера, требования на отпуск материалов со склада. (Приложение 1)
Накопительными называются документы, которые используются для многократного оформления и отражения в них однородных хозяйственных операций на протяжении какого-либо периода (за неделю. декаду, месяц): лимитные карты; лимитно-заборные карты, используемые для оформления отпуска материалов со склада одному и тому же получателю -- цеху, производственному участку; двухнедельные рапорты о выработке и др. Использование накопительных документов способствует значительному сокращению документации.
По месту составления документы делятся на внешние и внутренние.
Внешними считают документы, которые составлены за пределами данной организации, т.е. документы, поступающие от других организаций: счета -- платежные требования поставщиков; выписки банка по расчетным и валютным счетам; исполнительные листы суда и т.п.
Внутренними являются документы, которые независимо от их назначения составляются внутри данной организации.
К учету принимаются только правильно оформленные документы (унифицированные или разработанные в организации).
Унифицированными являются типовые документы, утвержденные в установленном порядке и предназначенные для оформления одноименных (однородных) хозяйственных операций во всех хозяйствующих субъектах: приходные и расходные ордера, авансовые отчеты, счета -- платежные требования и др. Они обязательны для применения всеми организациями независимо от форм собственности и видов деятельности организаций.
Унификация форм первичной учетной документации имеет большое значение для совершенствования постановки учета, так как устанавливает и закрепляет единые требования к документированию хозяйственной деятельности организаций. Унифицированные формы первичной учетной документации могут составляться на бумажных или машинных носителях информации. Правительство Российской Федерации постановлением от 08.07.97 г. № 835 «О первичных учетных документах» возложило на Госкомстат Российской Федерации функции по разработке, утверждению и распространению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий. Документы, составленные автоматизированным способом, требуют специального подтверждения полученных данных, что достигается распечаткой копий документов на бумажных носителях, и оформления подписями должностных лиц, предусмотренными соответствующими формами документов. Юридическая доказательность документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться и электронной цифровой (кодовой) подписью в соответствии с действующим порядком. Во всех других случаях, когда документы, форма которых не представлена в альбомах унифицированных форм, приобретают правовую юридическую доказательность при наличии обязательных реквизитов, установленных Федеральным законом «О бухгалтерском учете».
При документировании хозяйственных операций документы должны быть составлены доброкачественно, содержать достоверные данные об объеме и сроках совершения хозяйственных операций. За достоверность данных несут ответственность должностные лица, подписавшие документ.
Документы должны заполняться четко, ясно, чернилами или при помощи технических средств. В них не допускаются подчистки и неразрешенные способы исправления написанных данных. Допущенные в документах ошибки необходимо исправлять путем зачеркивания неправильного текста или цифры одной чертой так, чтобы можно было прочесть исправленное и написанные сверху правильные данные. Исправление ошибки должно быть оговорено и подтверждено подписью лиц, подписавших документ, с указанием даты внесения исправления. В ряде документов (банковских, кассовых) никакие исправления не допускаются. Их оформление регламентируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации. утвержденным Центральным банком Российской Федерации (ЦБ РФ). Так, в учетных документах на прием и выдачу денег сумма указывается не только цифрами, но и прописью, при этом запись начинается с заглавной буквы, чтобы не допускать приписок. Такой порядок распространяется и на учетные документы по отпуску материальных ценностей.
За выпиской некоторых учетных документов устанавливается специальный контроль путем заполнения корешков чеков, квитанций ордеров, выписки документов под копирку. Этот контроль осуществляется с целью не допустить совершения неправильных и незаконных операций, предотвратить по возможности случаи растрат, хищений и других злоупотреблений должностными лицами.
Чтобы одни и те же документы не могли быть использованы дважды, некоторые из них подлежат гашению, например кассовые ордера, доверенности и др. Гашение производится штампом или надписью «Получено» или «Оплачено» с указанием даты. Штампом «Погашено» прекращается действие всех банковских документов, а также учетных документов, связанных с начислением и выплатой заработной платы.
Учетные документы, составленные в установленном порядке, передаются в бухгалтерию для дальнейшей их обработки и отражения в учете оформленных ими операций. После использования документы передаются на хранение в архив.
Процесс движения учетных документов от момента их выписки (составления, возникновения), оперативного использования, бухгалтерской обработки, записи в учетные регистры и до сдачи их в архив на хранение называют документооборотом.
Организация документооборота предусматривает разработку схем и графиков движения учетных документов. В графиках устанавливается перечень документов с указанием, кто и какие документы составляет, кому и куда передает для контроля, обработки и группировки.
Документ есть закодированное определенным образом и зафиксированное на специальном носителе информационное сообщение (свидетельство), удостоверяющее, что факт хозяйственной жизни или существует, или совершен, или должен быть совершен.
Первичные бухгалтерские документы - письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции или дающее право на ее совершение. Согласно Закону «О бухгалтерском учете» от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, все хозяйственные операции должны отражаться в учете на основании оправдательных документов.
С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (информация Минфина России N ПЗ-10/2012).
Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.
Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:
1) наименование документа;
2) дата составления документа;
3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
7) подписи лиц, ответственных за проведение операций, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни.
Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.
В соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (ред. от 02.07.2013) в случаях, если федеральными законами и иными нормативными правовыми актами, вступившими в силу до 1 июля 2013 года, предусмотрено использование электронной цифровой подписи, используется усиленная квалифицированная электронная подпись.
Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.
В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель предприятия по согласованию с главным бухгалтером.
Виды проверок бухгалтерских документов. Все первичные документы, поступившие в бухгалтерию, должны проверяться по форме, арифметически и по существу - это является одним из этапов бухгалтерской обработки. При формальной проверке выявляют, был ли использован бланк соответствующей формы, все ли необходимые реквизиты указаны, содержит ли документ необходимые подписи, нет ли в нем подчисток, помарок и не оговоренных исправлений. Счетная проверка позволяет установить правильность арифметических расчетов, результатов таксировки. Цель проверки по существу - выявить законность и целесообразность зафиксированной в документе хозяйственной операции. При этом проверяется также, была ли на самом деле выполнена эта операция и в указанном ли объеме. При обнаружении ошибок в кассовых и банковских документах их следует переписывать заново, исправление в них не допускается. Не допускается оформлять операции, противоречащие законодательству и установленному порядку обращения с денежными средствами и другими ценностями.
Методы проверки:
· сплошной
· выборочный
Сплошной, понятно, это вся первичка за проверяемый период. Во время ревизий под него попадают, как правило касса, банк, зарплата руководства и главного бухгалтера.
Выборочный метод - проверка определенной части массива документов, если, например, это авансовые отчеты, то на усмотрение проверяющего могут быть выбраны документы за четные месяцы, за определенный квартал или отчеты с такого-то номера по такой-то, в общем, все зависит от фантазии проверяющего и от того, насколько он допускает, что у Вас на данном участке могут быть ошибки и нарушения (т. н. степень аудиторских рисков).
Что касается способов.
1. Проверка сосбственно документа:
ü наличие обязательных реквизитов - дата, подписи ответственных лиц, содержание операции и т. д.
ü логический контроль - сопоставление содержания операции и стоимости; отраженных физических характеристик с суммой документа; даты документа и периода, к которому он приобщен;
ü законность операции или ее экономическая обоснованность;
ü арифметическая проверка - идут ли итоги с суммой по позициям, обороты по журналам с оборотами в главной книге и т.п.
2. Инвентаризации - сопоставление данных учета с фактическим наличием.
3. Аналитические процедуры - множество различных приемов, например, сопоставление объёмов выпуска продукции и потребления ресурсов: электроэнергии, материалов и др.
4. Использование внешних источников информации - встречная проверка (запрашиваются документы и (или) информация у контрагентов, контролирующих органов).
Документооборот – это система создания, интерпретации, передачи, приёма и архивирования документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Система электронного документооборота контролирует выполнение работ с документами и защищает документацию от несанкционированного доступа.
Документооборот - это один из инструментов управления предприятием, служащий для обмена электронной информацией как внутри предприятия (между сотрудниками предприятия), так и с внешними контрагентами. Существует также такое понятие, как "делопроизводство", которое часто используют как синоним термина "документооборот", однако их следует разделять. Делопроизводство - это комплекс мероприятий в организации по документационному обеспечению управления. Термином "документооборот" же, в свою очередь, описывается движение документов в рамках документационного обеспечения управления.
Документооборот в организации может быть как централизованным, так и представленным на уровне конкретных подразделений. В централизованном документообороте рассматривают три основных типа документов: входящие (от внешних контрагентов), исходящие (из подразделений) и внутренние (для рассылки внутри организации).
Выделяют ряд основных этапов документооборота:
ü Составление документа (при совершении хозяйственной операции)
ü Передача в бухгалтерию
ü Проверка принятых документов бухгалтером
ü Таксировка, группировка и систематизация документа в бухгалтерии
ü Сдача на хранение в архив (последняя стадия жизненного цикла документа в рамках документооборота)
Основной коммуникативной проблемой предприятия среднего уровня является проблема, связанная с документооборотом . Документооборот может быть некачественным, недостоверным, неформализованным и т.д. Эти проблемы являются источником потери информации, непроизводительных затрат ресурсов предприятия, которые выражаются в конечном счете в финансовых потерях. Средством регуляции (нормализации) взаимодействия на таком предприятии является оптимизация документооборота и его последующая автоматизация, т.е. создание системы электронного документооборота (или СЭД) . При этом часто автоматизация документооборота происходит параллельно с постановкой и автоматизацией учета на предприятии.
Системы автоматизации документооборота вошли в широкий обиход за рубежом раньше, чем в России, соответственно, сложилась и своя терминология, описывающая различные области электронного документооборота. Существует целый класс продуктов для автоматизации документооборота, так называемые системы электронного документооборота, или СЭД.
На самой распространенной в России платформе "1С:Предприятие 8.2." Полноценный документооборот на 1С появился вместе с созданием платформы "1С:Предприятие 8", когда распространение семейства программ 1С было переориентировано с мелкого на средний и корпоративный сегменты предприятий. Электронный документооборот является атрибутом полноценной информационной системы.
Программные продукты на платформе 1С традиционно сильны в сфере учета и управления. В связи с этим документооборот на 1С обладает рядом дополнительных преимуществ. К их числу можно отнести полноценную интеграцию с учетными данными - документами и справочниками, без чего невозможно построить систему комплексной автоматизации бизнес-процессов.
Существует ряд стандартных применений системы электронного документооборота на 1С, например, автоматизация договорной работы. Но решение таких задач, как кадровый документооборот, работа с командировками и авансовыми отчетами, заявки на денежные средства, процессы сопровождения продаж, закупок, производства и складской документооборот могут быть решены только в единой информационной системе с программой учета. Например, на платформе 1С 8.2. система электронного документооборота ": Управление процессами" может работать в единой базе с продуктом "1С: Зарплата и управление персоналом" или "1С: Управление производственным предприятием", что позволяет комплексно решать и функциональные задачи (например, набор персонала), и учетные (начисление оклада) и управленческие (принятие мотивационного решения о повышении оклада или штрафе), и задачи взаимодействия и передачи информации (прохождения документа по маршруту, связанное со своевременным оповещением всех заинтересованных участников процесса согласно ранее утвержденному порядку). Функционал программных продуктов, решающий задачи взаимодействия, также является стандартным для систем электронного документооборота.
Контроль ресурсов предприятия, управление и организация правильной работы подразделений, оптимизация и совершенствование работы предприятия решаются с помощью применения системы электронного документооборота.
Бланки форм первичных документов, отнесенные к бланкам строгой отчетности, должны быть пронумерованы в порядке, установленном министерствами и ведомствами (нумератором, типографским способом).
Ответственность за своевременное и правильное составление документов, за достоверность данных, а также за своевременную передачу документов в бухгалтерию несут лица, составившие и подписавшие эти документы.
Правила документооборота, и технология обработки учетной информации утверждаются в составе принятой предприятием учетной политики. Для рациональной организации документооборота на предприятии должен быть утвержден приказом (распоряжением) руководителя график документооборота. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота осуществляет главный бухгалтер предприятия.
Регистры бухгалтерского учета. Данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета.
Учетные регистры - книги, карточки, журналы или отдельные листы, полученные при использовании вычислительной техники, магнитные ленты, диски, дискеты и иные машинные носители, предназначенные для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности. При ведении регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации должна быть предусмотрена возможность их вывода на бумажные носители информации.
Не допускаются пропуски или изъятия при регистрации объектов бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета, регистрация мнимых и притворных объектов бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета. Под мнимым объектом бухгалтерского учета понимается несуществующий объект, отраженный в бухгалтерском учете лишь для вида (в том числе неосуществленные расходы, несуществующие обязательства, не имевшие места факты хозяйственной жизни), под притворным объектом бухгалтерского учета понимается объект, отраженный в бухгалтерском учете вместо другого объекта с целью прикрыть его (в том числе притворные сделки). Не являются мнимыми объектами бухгалтерского учета резервы, фонды, предусмотренные законодательством Российской Федерации, и расходы на их создание.
Бухгалтерский учет ведется посредством двойной записи на счетах бухгалтерского учета, если иное не установлено федеральными стандартами. Не допускается ведение счетов бухгалтерского учета вне применяемых экономическим субъектом регистров бухгалтерского учета.
Обязательными реквизитами регистра бухгалтерского учета являются:
1) наименование регистра;
2) наименование экономического субъекта, составившего регистр;
3) дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;
4) хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
5) величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
6) наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
7) подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Формы регистров бухгалтерского учета утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы регистров бухгалтерского учета для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.
В соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 02.07.2013) в случаях, если федеральными законами и иными нормативными правовыми актами, вступившими в силу до 1 июля 2013 года, предусмотрено использование электронной цифровой подписи, используется усиленная квалифицированная электронная подпись.
Регистр бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление регистра бухгалтерского учета другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа изготавливать за свой счет на бумажном носителе копии регистра бухгалтерского учета, составленного в виде электронного документа.
В регистре бухгалтерского учета не допускаются исправления, не санкционированные лицами, ответственными за ведение указанного регистра. Исправление в регистре бухгалтерского учета должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, ответственных за ведение данного регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации изымаются регистры бухгалтерского учета, в том числе в виде электронного документа, копии изъятых регистров, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в состав документов бухгалтерского учета.
Независимо от способа ведения учета в его основу положена документация, где документы выполняют роль первичных носителей учетной информации (совершенных хозяйственных операций). Группировку, обобщение и накопление ежедневно происходящих операций производят в учетных регистрах, разработанных предприятиями при соблюдении общих методологических принципов. Регистры по внешнему виду подразделяются на карточки, свободные листы и книги, по содержанию - на регистры аналитического, синтетического учета и комбинированные, т. е. сочетающие эти два вида учета.
Классификация документов. Состав и анализ структуры документов по этому признаку позволяют оценить соотношение объемов внутреннего и внешнего документооборота в организации, проанализировать степень автономности деятельности предприятия (рассчитав соотношение единиц входящей информации и внутренней), оценить активность обращения организации во внешней среде (по удельному весу исходящих документов).
По назначению документы подразделяются на распорядительные, исполнительные, комбинированные и документы бухгалтерского оформления.
Распорядительные документы содержат распоряжения, указания о производстве, выполнении тех или иных хозяйственных операций (распоряжения руководителя предприятия и уполномоченных им лиц на совершение хозяйственных операций).
Исполнительные документы удостоверяют факт совершения хозяйственных операций. К ним относятся приходные ордера (акты приемки) материалов; акты приемки-выбытия основных средств; документы о приемке от рабочих выработанной продукции и т. п. Исполнительные документы подписывают лица, ответственные за выполнение хозяйственных операций и за правильность их оформления в документах, например начальники цехов, заведующие складами (кладовщики), мастера и т. п.
Комбинированные документы одновременно являются и распорядительными, и исполнительными. К ним относятся: приходные и расходные кассовые ордера; расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы работникам предприятия; авансовые отчеты подотчетных (командированных) лиц и др.
Документы бухгалтерского оформления составляются в том случае, когда для записей хозяйственных операций нет других документов, или при обобщении и обработке исполнительных и распорядительных документов. К ним относятся справки, ведомости распределения, расчеты резервов, бухгалтерская отчетность и др.
Применяемые в бухгалтерском учете документы делятся также на разовые и накопительные .
Разовые первичные документы оформляют каждую хозяйственную операцию и составляются в один прием.
Накопительные документы составляются в течение определенного периода путем постепенного накапливания однородных хозяйственных операций. В конце периода в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям. Примерами накопительных документов являются двухнедельные, месячные наряды на работу, лимитные карты на отпуск материалов со складов предприятия и т. п. Накопительные документы являются элементом первого этапа систематизации и обобщения учетной информации.
Унификация и стандартизация документов. В настоящее время используют унифицированные, специализированные и индивидуальные формы первичных документов. Унифицированные документы - это типовые документы, утвержденные в установленном порядке и предназначенные для оформления однородных операций в организациях с различной формой собственности и различными отраслевыми особенностями.
В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций) организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. Исключение отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.
Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации. Типовые унифицированные первичные документы выпускаются в альбомах, в которых формируются в разрезе однородных разделов бухгалтерского учета и имеют свой отличительный номер.
Унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств распространяются на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации (за исключением кредитных организаций и бюджетных учреждений).
В формах предусмотрены зоны кодирования информации, которые заполняются в соответствии с общероссийскими классификаторами:
управленческой документации - ОКУД;
предприятий и организаций - ОКПО;
основных фондов - ОКОФ.
В случае необходимости с целью дополнительной систематизации показателей для автоматизированной обработки данных можно вводить дополнительные коды по системе кодирования, принятой в организации.
При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и добавления строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации. Материальным носителем документа могут выступать учетный бланк или магнитный диск в зависимости от того, на бумажном или магнитном носителе зафиксирована учетная информация.
Введение унифицированных форм первичной учетной документации в организациях на территории Российской Федерации как элемент учетной политики производится с начала финансового года и должно быть оформлено соответствующими организационно-распорядительным документом организации.
Межотраслевые унифицированные типовые формы носят межотраслевой характер и используются всеми организациями. Они утверждаются постановлениями Госкомстата Российской Федерации.
Типовые унифицированные отраслевые формы являются специализированными формами документов, предназначенными для использования организациями определенных отраслей. Так, в настоящее время разработаны и утверждены Госкомстатом типовые бланки для учета: торговых операций;
операций в организациях общественного питания; денежных расчетов с населением с применением ККМ;
капитального строительства и ремонтно-строительных работ;
работы строительных машин и механизмов;
операций на автомобильном транспорте;
сельскохозяйственной продукции и сырья.
Индивидуальные формы первичных учетных документов разрабатываются и используются в организации, имеющей специфические операции, присущие только единичному случаю. Такие формы документов должны также содержать обязательные реквизиты и быть утверждены в приказе об учетной политике организации.
Стандартизация документов - это установление единых размеров бланков однотипных документов в соответствии с постановлением Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 г. № 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации».
Требования к оформлению документов в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации» введены в действие 1 июля 2003 года.
С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).
Состояние и перспективы внедрения «безбумажной бухгалтерии». Попытки автоматизировать бухгалтерию были всегда – счеты, арифмометры, калькуляторы и, наконец, компьютеры с программами, предназначенными исключительно для бухгалтерского учета. Если использовать современные компьютерные технологии правильно и эффективно, бухгалтерию в организации можно вывести на качественно новый уровень: хранить бумажные документы в архиве, а работать исключительно с их электронными копиями.
По закону «О бухгалтерском учете» первичные документы нужно хранить как минимум в течение пяти лет. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению организациями в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.
Полностью перевести бухгалтерию на безбумажную технологию со сканированием всей первичной документации пока вряд ли возможно, так как должно быть оцифровано множество документов за прошлые годы, подготовлены электронные подписи лиц, которые могут подтвердить подлинность документов, специальные программы электронного документооборота, и другое. Поэтому, переход на «безбумажную бухгалтерию» будет постепенным, по мере окончания сроков хранения бумажных документов.
В направлении уменьшения бумажного обращения документов уже многое сделано. Например, передача четов и накладных поставщикам и покупателям. Действующая учётная практика предполагает изготовление документов сначала на складе (накладная), затем в бухгалтерии (счета, счета-фактуры), сбор подписей, пересылка по почте или курьером.
Компьютерные технологии позволяют значительно ускорить весь процесс. Кладовщик заполнит документ (накладную, акт передачи или акт приёмки) электронным способом, внесёт его в программу, бухгалтер составит счёт-фактуру, поставит на нём электронно-цифровую подпись и отправит получателю. Компьютерная программа документооборота может быть настроена на контроль платежей, как по срокам, так и по объёму.
Все это позволяет снизить объем бумажных документов и облегчить поиск нужной информации.
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ
Документом в бухгалтерии называют письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции со всеми вытекающими отсюда последствиями – правовыми и материальными.
Бухгалтерский документ – это любой носитель информации, с помощью которого в данной организации на любом участке производства регистрируются хозяйственные операции.
Бухгалтерскими документами регистрируются все хозяйственные операции и в той последовательности, в которой они совершаются на производстве. Именно так обеспечивается сплошной и непрерывный учет всех объектов учета предприятия. Эти бухгалтерские записи используются для текущего контроля и оперативного руководства хозяйственной деятельностью организации, контроля за сохранностью собственности (документы подтверждают материальную ответственность работников за доверенные им ценности). Кроме того, эти бухгалтерские документы служат для контроля правильности и законности хозяйственных операций при ревизиях.
Форма документа определяется совокупностью показателей, а число показателей зависит от содержания хозяйственной операции. Выделяют реквизиты основные, т. е. обязательные для каждого бухгалтерского документа. Они придают документу доказательную силу.
К основным реквизитам относят наименование документа и наименование организации, от имени которой составлен документ; дату составления документа; содержание операции, которую документ отражает; измерители в натуральном и денежном выражении; наименование должностей работников, которые отвечают за конкретную хозяйственную операцию, и их личные подписи. Перечень лиц, имеющих право производить хозяйственные операции с оформлением первичных учетных документов, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается руководителем организации.
Первичные документы составляются в момент совершения хозяйственной операции, либо, если такой возможности нет, сразу же по окончании операции. Ответственность за своевременное и правильное оформление документов, за достоверность данных, содержащихся в них, несут лица, оформившие и подписавшие эти документы.
На предприятии должен быть график документооборота, в котором нормируется своевременное и достоверное создание первичных документов, а также передача их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете.
Формы учетных бухгалтерских документов разрабатываются централизованно. У нас в стране унифицированы все формы кассовых документов, банковские документы и др. Унифицированные формы первичных документов должны применяться без каких-либо изменений.
Важное значение имеет также стандартизация документов (стандартные размеры бланков).
Документы составляют на бланках установленной формы, заполнять надо реквизиты. Если какие-то реквизиты не заполняются, то место, отведенное для них, перечеркивают.
Документы заполняют чернилами, шариковой ручкой, на пишущих и счетных машинах, принтерах. Документы должны быть оформлены аккуратно, текст и цифры написаны четко, разборчиво, денежную сумму указывают цифрами и прописью.
Ошибки в бухгалтерских записях нельзя исправлять с помощью подчисток. Неправильная запись зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, затем сверху дописывается правильная информация. При этом исправление специально оговаривается. Текст оговорки таков: «Написанному во исправление ошибки (новый текст или сумма) верить.» Затем следует подпись лица, производившего исправление, и указывается дата исправления.
В денежных документах (например, приходных и расходных кассовых ордерах) исправления не допускаются.
Документы, поступившие в бухгалтерию, обязательно проверяют: по форме, устанавливают необходимое количество заполненных реквизитов, наличие подписей, четкость заполнения документа. Затем проводится арифметическая проверка: определяют правильность подсчетов. Далее проверяют документ по существу: проверяют законность хозяйственной операции.
После этих проверок документы подвергают бухгалтерской обработке, под которой понимают их расценку, группировку и разметку.
Расценка (таксировка) документов – это денежная оценка указанных в документе материальных ценностей. Группировка документов – это подбор однородных документов, чтобы делать записи общими итогами. Разметка (контировка) – это определение и запись корреспондирующих счетов по каждой хозяйственной операции.
После разметки данные о хозяйственных операциях записывают в синтетических и аналитических счетах, а сами документы сдают в архив. Этот процесс прохождения документов от момента выписки до сдачи на хранение называют документооборотом .
Все бухгалтерские документы подлежат обязательному хранению, срок которого устанавливается Главным архивным управлением. В соответствии с существующими в настоящее время правилами большинство первичных документов и вспомогательные учетные регистры (счета, ведомости, журналы) хранятся 3 года, отчеты и Главная книга – 5 лет, лицевые счета работников предприятия – 75 лет.
Во время хранения изъятие первичных документов у организации разрешается только органам дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судам и налоговым инспекциям в соответствии с действующим законодательством. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку руководителю организации или главному бухгалтеру. Главный бухгалтер (другое должностное лицо) с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, может снять копии с изымаемых документов с указанием основания и даты.
Если первичные документы пропали, руководитель организации назначает комиссию по расследованию причин пропажи. Результаты работы комиссии оформляют актом с утверждением руководителем предприятия.
В Российской Федерации все первичные документы, учетные документы и отчетность должны составляться на русском языке. (На совместных предприятиях по требованию иностранного вкладчика можно составлять и на иностранном языке, но при этом обязателен подстрочный перевод.)
Из книги Контроль и ревизия: конспект лекций автора Иванова Елена Леонидовна10. Документирование аудита Вопросы, связанные с документированием аудита, регулируются следующими стандартами: «Документирование аудита», «Планирование аудита», «Порядок составления аудиторского заключения о бухгалтерской отчетности».Аудиторская организация и
Из книги Контроль и ревизия автора Иванова Елена Леонидовна27. Документирование ревизии Материалы ревизии состоят из акта ревизии и надлежаще оформленных приложений к нему.Записи в акте необходимо излагать на основе проверенных фактов, вытекающих из имеющихся документов, материалов встречных проверок, инвентаризаций и других
Из книги Теория бухгалтерского учета автора Дараева Юлия Анатольевна37. Документирование аудита Аудиторская организация и индивидуальный аудитор должны документально оформлять все сведения, которые важны с точки зрения представления доказательств, подтверждающих аудиторское мнение, а также доказательств того, что аудиторская
Из книги Изменение учетной политики и оценочных значений автора Сотникова Л В56. Изменения в бухгалтерском балансе под влиянием хозяйственных операций Между синтетическими и аналитическими счетами существует связь. Сальдо одного синтетического счета должно быть равно сумме сальдо всех аналитических счетов, к нему относящихся.Оборот по дебету
Из книги Бухгалтерский учет автора Мельников Илья2. Способы оценки имущества, обязательств и хозяйственных операций 2.1. Основные средства 2.1.1. Методологический аспект 2.1.1.1. Определение основных средств (п. 46 Положения, раздел I ПБУ 6/01).2.1.1.2. Правила формирования первоначальной стоимости основных средств (раздел II ПБУ
Из книги 1С: Предприятие 8.0. Универсальный самоучитель автора Бойко Эльвира ВикторовнаДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ Документом в бухгалтерии называют письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции со всеми вытекающими отсюда последствиями – правовыми и материальными.Бухгалтерский документ – это любой носитель информации, с
Из книги Бухгалтерское дело автора Бортник Николай Николаевич12.8. Регистрация хозяйственных операций. После ввода в программу начальных данных и входящих остатков можно приступать к ведению учета. В хронологическом порядке в базу вводятся операции, регистрирующие произошедшие факты хозяйственной деятельности (получение денег от
Из книги Международные стандарты аудита: Шпаргалка автора Автор неизвестен3.1. Документирование хозяйственных операций Основными задачами, стоящими перед бухгалтерской службой любой организации, являются: формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности организации, необходимой
Из книги Учетная политика организаций на 2012 год: в целях бухгалтерского, финансового, управленческого и налогового учета автора Кондраков Николай Петрович18. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ АУДИТА Документирование является одним из важнейших аспектов в работе аудитора. От тщательности, своевременности и систематичности записей во многом зависит качество и результаты проверки. В МСА вопросам документирования посвящен МСА 230
Из книги Теория бухгалтерского учета. Шпаргалки автора Ольшевская Наталья2.8. Порядок контроля хозяйственных операций Эффективность бухгалтерского финансового учета во многом зависит от организации текущего контроля хозяйственных операций, эффективности использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов.Контроль хозяйственных
Из книги 1С: Бухгалтерия 8.2. Понятный самоучитель для начинающих автора Гладкий Алексей Анатольевич55. Изменения в балансе под влиянием хозяйственных операций В зависимости от влияния на баланс все хозяйственные операции обычно делят на четыре типа.Первый тип хозяйственных операций. Хозяйственные операции первого типа вызывают изменения только в активе баланса,
Из книги Типичные ошибки в бухгалтерском учете и отчетности автора57. Двойная запись хозяйственных операций по счетам Любая хозяйственная операция обязательно обладает двойственностью и взаимностью. Для сохранения этих свойств и контроля за записями хозяйственных операций на счетах в бухгалтерском учете используется способ двойной
Из книги Восстановление бухгалтерского учета, или Как «реанимировать» фирму автора Уткина Светлана АнатольевнаЖурнал хозяйственных операций Независимо от вида и способа формирования, все без исключения хозяйственные операции содержатся в журнале операций, который представляет собой удобный инструмент для их просмотра, редактирования и вывода на печать. Чтобы открыть журнал
Из книги автора1.2. Ошибки, связанные с документированием хозяйственных операций В соответствии с п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете первичные учетные документы могут приниматься к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной
Из книги автора1.3. Ошибки, возникающие при отражении хозяйственных операций в учетных регистрах Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации о хозяйственных операциях предприятия. Данные, отраженные в первичных учетных документах,
Из книги автора4.4. Порядок выявления и исправления ошибок, выявленных при отражении операций по отражению хозяйственных операций по учету финансовых вложений При проверке правильности отражения операций по учету финансовых вложений рекомендуется проверить производится ли
Основными задачами, стоящими перед бухгалтерской службой любой организации, являются:
Формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности организации, необходимой для оперативного управления, а также для ее использования инвесторами, кредиторами, налоговыми и финансовыми органами, банками и иными заинтересованными лицами;
Обеспечение контроля за наличием и движением имущества, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;
Своевременное предупреждение негативных явлений в финансово-хозяйственной деятельности, выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов.
Выполнение этих задач напрямую зависит от полноты и своевременности отражения на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций, осуществляемых организацией в процессе своей деятельности, что, в свою очередь, является следствием документального оформления совершенных операций.
От правильности его выполнения зависит достоверность учетной информации, представляемой бухгалтерией организации ее пользователям. Поэтому в организациях процессу документирования хозяйственных операций должно уделяться большое внимание со стороны не только работников бухгалтерских служб, но и работников других структурных подразделений, поскольку эффективность ведения бухгалтерского учета в организациях зависит от правильной организации работы с документами, являющимися письменным подтверждением факта совершения хозяйственной операции (их юридическая доказательность).
Если в организации не создана система организации и ведения первичного учета, то не будет эффективно работать система управления при принятии необходимых управленческих решений.
Одним из основных принципов ведения бухгалтерского учета является то, что хозяйственная операция, не оформленная надлежащим образом, как правовое экономическое событие места не имеет (нет объекта бухгалтерского учета).
Кроме того, следует обратить внимание на то обстоятельство, что налоговые органы вправе привлекать к административной ответственности должностных лиц организации, виновных в ведении бухгалтерского учета с нарушением установленного законом порядка.
Основанием для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы. Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции. К основным требованиям, предъявляемым к первичной учетной документации, относятся:
1) к учету принимаются только те документы, которые составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации.
В процессе осуществления финансово-хозяйственной деятельности для оформления совершенных хозяйственных операций организациям необходимо применять типовые межведомственные формы первичных документов, утверждаемые Государственным комитетом РФ по статистике в установленном порядке. При необходимости организациям дано право самостоятельно разрабатывать отдельные формы первичных документов и учетных регистров, которых нет в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации и альбомах отраслевых специализированных форм документов (например, торгово-закупочные акты на приобретение материалов у физических лиц). Кроме того, допускается внесение в действующие формы изменений, детализирующих и уточняющих их, а также дополняющих реквизиты форм при условии сохранения основных реквизитов без изменений;
2) первичные документы для придания им юридической силы должны иметь следующие обязательные реквизиты: наименование документа, дату составления документа, наименование организации, от имени которой составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении, наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи указанных лиц.
Кроме перечисленных обязательных реквизитов, в первичной учетной документации могут указываться и дополнительные реквизиты, характер которых определяется содержанием той или иной операции и назначение которых состоит в усилении контрольного, познавательного и оперативного значения документов:
Первичные учетные документы должны быть составлены в момент совершения операции, в исключительных случаях - непосредственно после его окончания;
В первичных документах должны быть отражены все необходимые сведения, позволяющие точно установить содержание и условие совершения операций, т. е. возникает необходимость заполнения всех реквизитов, предусмотренных формой документов;
Исправления, имеющиеся в первичной документации, должны быть подтверждены подписями лиц, подписавших документы, с указанием даты внесения исправлений;
Заполнение первичных документов должно обеспечивать сохранность записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.
Все документы, применяемые в настоящее время в хозяйственной деятельности, можно классифицировать по следующим основным признакам:
1) по назначению:
распорядительные - документы, содержащие разрешение на совершение определенной хозяйственной операции (распоряжение руководителя о выдаче денежных средств под отчет);
оправдательные - документы, содержащие информацию об исполнении распоряжения (авансированный отчет);
бухгалтерского оформления - документы, которые служат для оформления бухгалтерских записей с целью дальнейшего использования в учетном процессе (расчет начислений с оплаты труда);
комбинированные - документы, сочетающие в себе признаки распорядительных, исполнительных и документов бухгалтерского оформления (расчетно-платежная ведомость на оплату труда);
материальные - документы, служащие для оформления операций по движению товарно-материальных ценностей (приходный ордер);
денежные - документы, предназначенные для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами предприятия (платежное поручение);
расчетные - используемые для оформления расчетных взаимоотношений предприятия со своими контрагентами по возникшим обязательствам (счет-фактура);
3) по объему отраженных операций:
первичные - документы, содержащие информацию об одной хозяйственной операции (приходные и расходные кассовые ордера);
сводные - документы, предназначенные для обобщения информации о всей совокупности однотипных хозяйствен-
ных операций за определенный промежуток времени (отчет кассира);
4) по способу использования:
разовые - документы, используемые для оформления однократной хозяйственной операции (накладная-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов);
накопительные - используются для многократного совершения одноразовых хозяйственных операций (лимитно-заборная карта);
5) по числу учитываемых позиций:
однострочные - документы, содержащие одну учетную позицию;
многострочные - документы, содержащие две или более учетные позиции (расчетно-платежная ведомость);
6) по месту составления:
внутренние - документы, составленные в самой организации для оформления внутренних хозяйственных операций (доверенность на получение товарно-материальных ценностей);
внешние - документы, поступающие от сторонних организаций и отражающие взаимоотношения организации со своими контрагентами (платежные требования-поручения);
7) по способу заполнения:
Заполняемые вручную;
Заполняемые при помощи средств вычислительной техники.
Кроме того, все перечисленные виды учетной документации можно условно сгруппировать по следующим признакам:
организационно-распорядительные - документы, отражающие вопросы общего руководства организацией и ее производственно-эксплуатационной деятельностью. Данные документы составляются органами управления организации;
финансово-расчетные - документы, способствующие рациональному использованию денежных средств и обобщающие информацию о финансовом состоянии организации и рас-
четах с другими участниками рыночных отношений. Данный вид документов составляется бухгалтерской службой организации;
документы по снабжению и сбыту - материальные документы.
Основным этапом бухгалтерской обработки документов в организации является проверка поступивших первичных документов по форме, арифметическая проверка и проверка по существу.
Проверка по форме позволяет убедиться, что для оформления конкретной хозяйственной операции был использован бланк соответствующей формы и все реквизиты документа заполнены.
Арифметическая проверка предназначена для выявления ошибок, которые могли возникнуть при заполнении документа. Если ошибки допущены в документах, служащих для оформления кассовых операций (приходные и расходные кассовые ордера), и банковских документах (чеках, платежных поручениях и др.), то данные документы к учету не должны приниматься, а подлежат составлению заново независимо от характера ошибки, поскольку исправления в кассовых и банковских документах запрещены.
Проверка по существу необходима для того, чтобы установить законность и целесообразность совершаемой хозяйственной операции.
Согласно действующему порядку ведения бухгалтерского учета первичные документы по хозяйственным операциям, противоречащим законодательству и установленному порядку приема, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, к исполнению приниматься не должны. В случае поступления в бухгалтерию таких первичных документов главный бухгалтер должен поставить в известность руководителя организации о незаконности конкретной хозяйственной операции. В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером при осуществлении отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, на которого в связи с этим возлагается вся полнота ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.
Документы, прилагаемые к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).
Первичные документы изымаются на основании мотивированного постановления должностного лица. Изъятие документов в обязательном порядке производится в присутствии понятых лиц и оформляется протоколом выемки, копия которого вручается под расписку руководителю или главному бухгалтеру организации. Изъятые документы перечисляются и описываются в протоколе либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования, количества изымаемых документов.
Любым предприятиям (будь то маленький магазин или солидная корпорация со множеством подразделений) невозможно управлять, если там не налажен учет - бухгалтерский, оперативный, статистический. У любого вида учета есть своя основа - документ. Как не бывает дома без фундамента, так не бывает и учета без документов, а грамотное и эффективное управление невозможно без всестороннего анализа информации, полученной посредством бухгалтерского, оперативного и статистического учета.
Первичные документы по своей сути различны, однако их можно разделить на два вида. Первый - документы-основания (договоры, счета, счета-фактуры, заявки на обслуживание), регламентирующие операции с контрагентами (клиентами). Эти документы создаются в системе для увязки сопроводительных документов на движение товаров, услуг и платежных документов, а поэтому не требуют разноски по счетам. Второй вид документов - сопроводительные документы (накладные, акты, складские ордера, платежные поручения, кассовые ордера и т. д.), сопровождающие движение товаров (услуг) и денежных средств. К такого рода документам могут быть отнесены проводки, отражающие в стоимостном выражении суть операции.
Документы-основания в большинстве своем относятся к оперативному учету, в то время как сопроводительные документы имеют отношение ко всем видам учета. Документы-основания могут находиться в одном из трех состояний: оформляемые, исполняемые и закрытые. Оформляемые используются только для планирования закупок и продаж и не включаются в хозяйственный оборот, по ним не производится контроль регламента выполнения. Исполняемые документы используются для формирования на их основе накладных и актов на работу (услуги), а также включаются в контроль сроков исполнения и расчета штрафов. Над документом в состоянии «Исполняемый» можно проводить любые действия: вводить даты фактической оплаты и поставки товара; формировать накладные и акты на услуги, связанные с данным документом, а также платежные документы; выписывать складские ордера, связанные с накладными. Документ в таком состоянии можно назвать рабочим, так как он является основой создания цепочки связанных с ним сопроводительных документов.
После выполнения регламента (оплаты и проведения товара со складов) документ может быть переведен в состояние «Закрытый». В этом качестве он системой не обрабатывается (хранится в архиве). Закрытие документа-основания производится на основании данных отчета по исполняемым договорам только в том случае, если по нему нет задолженности.
Проверить использование документов-оснований можно автоматически. Документы, по которым после указанной даты не было никаких операций, после подтверждения пользователя удаляются из системы.
Создание сопроводительных документов по исполняемому документу-основанию может быть осуществлено одновременно с помощью специальной функции. В любом из сопроводительных документов по желанию пользователя существует возможность создания счета-фактуры (практически вся информация о ней заполняется автоматически из предшествующего документа), а из счета-фактуры проведенная операция может быть зарегистрирована в книге закупок или продаж.
В управлении продажами вся цепочка документов «счет; накладная; складской ордер» может быть создана при выписке счета без дополнительных переходов.
Накладные и акты, сформированные автоматически, доступны для последующего редактирования, необходимость в котором может возникнуть в случае неполной поставки либо поставки по нескольким сопроводительным документам. При формировании очередного сопроводительного документа по документу-основанию система автоматически учитывает ранее произведенные поставки. При создании накладных на отпуск осуществляется контроль наличия отпускаемых товаров по разрезам хранения: склад - материально-ответственное лицо - партия. Для облегчения работы при большом потоке документов существует возможность формирования складских ордеров как по отдельной накладной, так и по группе накладных.
В случае обнаружения несоответствия характеристик товара указанным в накладной, например брака, истечения срока годности и т. д., предусмотрено формирование возвратной накладной и складского ордера.
В связи с тем, что оформление первичных документов, регламентирующих сделку, может выполняться в разное время и разными сотрудниками, полезно периодически проверять их соответствие. Система предлагает ряд возможностей для всестороннего контроля.
Реализованы функции контроля соответствия документов-оснований и накладных, накладных и складских ордеров. В результате их выполнения формируются отчеты разной степени подробности. По запросу программы можно включать в отчеты только документы, по которым выявлены несоответствия.
Если по документу-основанию на продажу суммы платежа были разнесены по позициям накладных, то в отчете присутствует графа «Оплата», где приводятся суммы оплаты по каждой накладной.
При автоматическом формировании платежных документов из модулей контура оперативного управления предоставляется возможность выбрать вид платежного документа (рублевый или валютный), задать дату, откорректировать сумму (по умолчанию принимается неоплаченный остаток от общей суммы документов-оснований), сформировать платежные документы по группе выбранных документов.
Дальнейшая работа с платежным документом - ввод даты оплаты и выполнение проводок - осуществляется в контуре бухгалтерского учета. Безусловно, платежные документы можно вводить непосредственно в контуре бухгалтерского учета и при этом устанавливать их связь с документами-основаниями. Во всех случаях возможен как один платеж по нескольким документам, так и несколько платежей по одному документу.
Более того, реализован учет взаиморасчетов товарами (услугами), причем несколькими способами. Во-первых, можно оформить бартерный договор, включив в него два ранее оформленных исполняемых договора: на закупку и на продажу. На основании установленной связи между договорами осуществляется погашение взаимной задолженности по платежам. Во-вторых, можно связывать накладную на отдых с договором на закупку, и наоборот, тогда и в дебетовой, и в кредитовой части отчета по исполняемым договорам будут присутствовать товарно-сопроводительные документы.
Общую картину взаиморасчетов можно получить в модуле Поставщики, Получатели.
Итак, вся хозяйственная деятельность предприятия описывается стройной цепочкой взаимосвязанных документов, знакомых и привычных работникам. Информация вводится один раз, на любом этапе обеспечивается контроль соответствия документов, в любой момент времени можно получить данные о состоянии взаиморасчетов.