Индивидуальные предприниматели и организации, которые используют наемный труд, сдают отчетность в Фонд соц. страха (ФСС). Далее пойдет речь о том, как сдать данный отчет.
Отчет называется «Расчет по начисленным, уплаченным страховым взносам обязательного соц. страхования на случай временной утраты трудоспособности, также по поводу материнства, по обязательному соц. страхованию на производстве от несчастных случаев, проф. заболеваний, по расходам на уплату страхового обеспечения». Он заполняется по стандартной форме 4-ФСС. Отчет сдается ежеквартально в отделение ФСС (территориальное) до 15 числа того месяца, который следует за отчетным (за 1-й кв. – до 15 апреля включительно, за 2-й – до 15 июля, за 3-й – до 15 октября, за весь год – до 15 января). Номер филиала ФСС, в который необходимо сдавать отчет, можно посмотреть в карточке, полученной при регистрации. Адрес легко найти на сайте . Сдать отчетность можно лично (силами бухгалтера, помощника бухгалтера), посетив ФСС . Так вы сможете ответить на все вопросы инспектора, если таковые возникнут. После принятия отчета инспектор ставит штамп на экземпляре клиента. Можно отправить форму в электронном виде, используя телекоммуникационные каналы связи (следует заключить договор с самим филиалом ФСС или с оператором). Этот вариант выручит тех, кто сдает отчет в самые последние сроки, ведь отправить его можно даже без 1 минуты в полночь.
- взносы по травматизму (0,2 – 8,5% от фонда зарплаты);
- взносы по поводу материнства, по временной потере трудоспособности (2,9% от зарплаты).
Расчет формы 4-ФСС представляется по взносам, начисленным и уплаченным на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на производстве (НС и ПЗ). Обязанность по представлению отчетности возникает у организаций и ИП, имеющих принятых по трудовым договорам наемных работников и выплачивающих им вознаграждения.
Сроки представления расчета
Расчет в ФСС по отчислениям на страхование от НС и ПЗ представляется как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Критерием вида формы является численность работников предприятия. При среднесписочной численности сотрудников выше 25 человек отчетность представляется только в электронной форме. Остальные предприятия имеют право выбора формы представления отчетности.
Показатель среднесписочной численности рассчитывается с начала года по окончание отчетного периода. Критерий среднесписочной численности равнозначно применяется для периодов деятельности предприятий:
- Действующих в течение длительного периода.
- Вновь созданных, с момента достижения предельной численности.
- Реорганизованных, если после преобразований среднесписочный показатель превысил 25 человек.
Срок представления расчета зависит от выбранной предприятием формы. Для расчетов, поданных в бумажном формате, срок сдачи установлен по 20 числа месяца, следующего за отчетным периодом. При использовании электронной формы отчетности предельная дата представления установлена на 25 число следующего месяца.
Форма представления расчета
Начиная с 9 месяцев 2017 года расчет в ФСС представляется на новом бланке. Допускается сдача расчета нового образца за полугодие. Корректирующие расчеты предшествующих периодов, несмотря на указание показателей нарастающим итогом, предприятия представляют на бланках, по которых была сдана первоначальная отчетность. В форме отчетности произведены изменения:
- На титуле дополнены данные о принадлежности организации бюджету определенного уровня.
- Дополнены строки расчета пунктами 1.1 и 14.1 относительно расчетов по обособленным подразделениям, снятым с учета.
- Уточнен порядок расчета численности, указываемой на титуле. Данные определяются с начала налогового периода – календарного года.
Формат отчетности, представляемой в электронном виде, также изменился с отчетности за 9 месяцев – периода действия нового бланка. Изменения внесены Приказами ФСС России от 09.03.2017 № 83, от 11.09.2017 № 416.
Предприятия, у которых в отчетном периоде отсутствует деятельность, должны представлять нулевую отчетность – расчет с отсутствием показателей. ИП, не имеющие работников, не несут обязанности по представлению расчета. Расчет содержит таблицы, обязательные к представлению. Предприятия обязаны подать титульный лист, таблицы 1, 2, 5. Остальные данные в табличной форме представляются по необходимости. Например, данные таблицы 4 потребуется включить в составе расчета при возникновении несчастных случаев на предприятии.
Использование услуг операторов электронного документооборота
Передача отчетности может быть произведена при участии ОЭД – операторов, осуществляющих электронный обмен данными с Фондом или ИФНС. Изменения, внесенные приказами в Технологию приема расчетов (утверждена приказом ФСС от 12.02.2010 № 19), предназначены для защиты электронного оборота. Для отправки отчетности в электронном виде через ОЭД необходимо обновить сертификаты ключей.
| Элемент защиты | Особенности |
| Электронная форма подписи | Действия по электронному обмену документами предприятия заверяют ЭЦП. Сертификат ключа, действующий до 15.09.2017, подлежит замене в программе, которая используется для формирования отчетности |
| Сертификат | Для обмена данными применяется открытый ключ для подписи квитанции. Сертификат предназначен для удостоверения подписи должностным лицом ФСС. Подробнее о форме ключа поясняет информация, размещенная на официальном сайте Фонда в разделе об удостоверяющем центре |
| Формат | Изменены требования к формату передачи информации, логическому контролю и процедуре шифрования. При прохождении контроля проверяются содержание строк, наличие требуемых реквизитов, отсутствие лишних пробелов, соблюдение контрольных соотношений |
Использование сайта ФСС для передачи отчетности
Налогоплательщикам предоставляется возможность воспользоваться официальным сайтом ФСС. Пользователи имеют право использовать 2 варианта представления отчетности.
| Порядок использования сервиса | Особенности |
| Сервис для передачи формы без прохождения процедуры регистрации | В составе предложений сервиса – проверка верности данных на предмет прохождения форматно-логического контроля. Проверке подвергается наличие общих данных о предприятии, территориальном отделении и отсутствие ошибок в соблюдении формата при занесении информации |
| Сервис для заполнения бланка при наличии регистрации на сайте | Программа производит обязательную проверку на отсутствие ошибок для прохождение форматного контроля и сопоставление данных с ранее представленной отчетностью |
Обособленные подразделения предприятий самостоятельно отчитываются в филиал, расположенный по месту территориального нахождения организации. Отчетность представляется структурными отделениями при наличии у подразделения расчетного счета, баланса, созданных отдельно от головного предприятия рабочих мест. Подразделение должно быть поставлено на учет в ФСС, иметь присвоенный уникальный номер.
Процедура отправки отчетности в электронном виде через сайт ФСС
При использовании сайта ФСС для передачи расчета необходимо иметь сертификат ключа проверки квалифицированной ЭЦП, выданный страхователю специализированным центром и сертификата ключа должностного лица ФСС, полученного на сайте. Реализация электронной формы отправки отчетности осуществляется в несколько действий:
- Составление расчета по взносам. Для создания файла используются онлайн-сервисы сайта ФСС или специализированные программы по формированию отчетности.
- Проверка верности показателей расчета в соответствии с контрольными соотношениями.
- Печать документа.
- Формировании расчета в формате XML.
- Подпись файла и шифрование.
- Передача файла через официальный сайт ФСС. На странице http://f4.fss.ru необходимо зайти на вкладку «отправить документ», после чего выбрать файл и произвести действие передачи документа.
Обработка документа производится в течение суток. На вкладке «проверка и контроль» можно проследить за обработкой файла. Проверку состояния обработки можно просмотреть по истечении времени, имея данные идентификатора.
Какие сроки сдачи 4-ФСС в 2018 году? Различаются ли требования в зависимости от формата представления отчета – бумажного или электронного?
Несмотря на то, что страховые взносы с 2017 г. переданы под контроль налоговых органов, работодатели-юрлица обязаны представлять в соцстрах ф. 4-ФСС по «травматизму». Разберемся, до какого числа сдается такой отчет – таблица, где отражены сроки отчетности в ФСС в 2018 году, приведена ниже.
Какой срок сдачи отчета в ФСС?
В соответствии с п. 1 стат. 24 Закона № 125-ФЗ от 24.07.98 г. срок сдачи отчета в ФСС установлен для квартального представления документа в территориальное подразделение фонда. Актуальный бланк утвержден в приказе ФСС № 381 от 26.09.16 г. Эта форма применяется с 9 мес. 2017 г. Как ее заполнить, вы можете прочитать здесь, и там же скачать новый бланк формы 4-ФСС. Нормативный срок сдачи 4-ФСС зависит от способа подачи отчета:
- Не позже 20-го числа – при представлении бумажного документа.
- Не позже 25-го числа – при представлении данных в электронном формате.
В свою очередь способ подачи различается в зависимости от численности персонала. Среднесписочный показатель рассчитывается за прошлый расчетный период. Если значение превысило 25 чел., ф. 4-ФСС подается только электронно. Это же требование верно в отношении вновь созданных или реорганизованных компаний. Учитывая сказанное, легко самостоятельно определить сроки сдачи отчетности ФСС в 2018 году – точные даты далее.
4-ФСС: до какого числа сдавать в 2018 году
Чтобы своевременно сдать отчет в ФСС, сроки сдачи в 2018 году необходимо определять с учетом переноса выходных дней и праздников. Во внимание при этом принимаются только официальные праздники, регулируемые Правительством РФ. Нижеприведенная табличка содержит актуальные сроки представления ф. 4-ФСС на 2018 год по отчетам за 4 кв. 2017 г. (2017 год); 1 кв. 2018 г.; 2 кв. 2018 г. (полугодие 2018 г.); 3 кв. 2018 г. (9 мес. 2018 г.) и 4 кв. 2018 г. (2018 год).
Сроки подачи отчета ф. 4-ФСС на 2018 год:
Обратите внимание! Срок сдачи 4-ФСС за 1 квартал 2018 г. соответствует нормативному, равно как и срок сдачи 4-ФСС за 2 квартал 2018 г. А срок сдачи 4-ФСС за 9 месяцев 2018 г. немного продлен по причине попадания крайней даты на воскресенье. Но в данном случае это касается только отчета «на бумаге», при представлении формы электронно ничего не меняется.
Штрафные санкции за нарушение сроков подачи 4-ФСС
В ситуации, когда страхователем нарушены нормативные сроки подачи ф. 4-ФСС, какое наказание предусмотрено? Ответственность регулируется в ст. 26.30 Закона № 125-ФЗ. Размер штрафных санкций равен 5 % от совокупной величины взносов на «травматизм», начисленных за 3 последних месяца периода (полных или неполных). Максимальный предел штрафа ограничен в 30 % от суммы взносов, минимальный равен 1000 руб.
Пример
Страхователь опоздал со сдачей бумажной формы за 9 мес. 2018 г. Законодательный срок сдачи 4-ФСС за 3 квартал 2018 г. установлен до 22.10.18 г., а общество предоставило данные только 17.12.18 г. Величина взносов к начислению за 3 кв. 2018 г. равна 2100 руб. Компании придется заплатить штраф, равный:
- 2100 руб. х 5 % х 3 мес. = 315 руб.
Т.к. данная сумма меньше минимального штрафа, страхователю придется уплатить 1000 руб. штрафа.
Кроме того, если нарушен электронный формат подачи отчета, по п. 2 стат. 26.30 установлен дополнительный штраф в 200 руб. за несоблюдение регламента предоставления сведений.
Отчетность в фонд социального страхования обязаны сдавать все работодатели вне зависимости от системы налогообложения или вида деятельности. Если же коммерсант взял на работу сотрудников, значит, они обязаны быть зарегистрированы в ФСС, и работодатель должен уплачивать фиксированные взносы и сдавать отчетность.
На основании отчетности инспекторы соц. защиты сверяют правильность выплаченных взносов и своевременность оплаты.
Кто же сдаёт отчеты в фонд социальной защиты? Сдают все налогоплательщики, которые имеют сотрудников, оформленных по трудовому законодательству РФ. К ним относятся:
- Индивидуальные предприниматели, принявшие сотрудника и ставшие работодателем.
- Крупные и мелкие организации.
- Индивидуальный предприниматель, решивший на добровольной основе зарегистрироваться в соц. защите.
Суть отчета в том, чтобы работодатель своевременно уплачивал страховые взносы на разные виды заболеваний. Это может быть временная потеря нетрудоспособности, профессиональное заболевание, декретный отпуск, травма на рабочем месте. Документ имеет установленную форму (4-ФСС), которая разделена на ряд таблиц.
Содержит две части (раздела), в каждом разделе несколько приложений в табличном варианте. Первый лист (титульный) отражает сведения о страховщике. В нем указаны регистрационный номер (10 цифр) и код подчиненности (5 цифр).
Сдавать отчетность в ФСС можно как в электронном виде, так и на бумажном бланке. Сдача отчетности зависит от штатного расписания компании или ИП.
Сроки сдачи отчетности
Любой отчетный документ в гос. структуры имеет свои сроки, установленные законом. За нарушение сроков сдачи организация подвергается штрафу.
Когда сдавать отчёт в соц. защиту?
- Если организация имеет в своем штате до 24 человек, то отчет сдается на бумажном бланке до 20-го числа месяца после отчётного квартала.
- Если в штате более человек, нужен электронный ключ (подпись), предоставить отчетный документ в этом случае нужно до 25-го числа первого месяца после отчетного квартала.
Как правильно заполнить отчет в ФСС
Пустой бланк отчета 4-ФСС можно скачать по . А подробное его заполнение смотрите в видео:
Порядок предоставления отчетности в ФСС
Коммерсанты, осуществляющие предпринимательскую деятельность и имеющие сотрудников на всей территории РФ, сдают в фонд соц. страха отчет по форме 4-ФСС.
Сдавать отчетность можно в трех вариантах:
- Отправиться лично в фонд соц. страхования и сдать инспектору, получив штамп и подпись, что отчет принят.
- Отправить по электронной почте, если сотрудников больше человек. В этом случае если отчет принят, на электронный адрес будет выслан отчет в автоматическом режиме, что документ принят.
- Сходить на почту и отправить письмом. Это способ не всегда удобен, но иногда бывает палочкой-выручалочкой. Сотрудник почты ставит отметку о принятии письма, и это считается днем сдачи отчетности. Письмо обязательно отправлять заказное, с описью вложений.
Как перечислить взносы
Коммерсант-работодатель обязан перечислять страховые взносы на сотрудника. Они, как правило, фиксированные. Для каждого предпринимателя рассчитывается свой тариф и в зависимости от степени опасности на работе. Коммерсанты перечисляют взносы по двум видам:
- Временная нетрудоспособность сотрудника или декретный отпуск женщины.
- Травматизм на рабочем месте.
Сумма взносов отличается в каждой организации.
К примеру, по нетрудоспособности и с материнством взнос составляет 2,9 процентов от заработной платы. Если сотрудник получает зарплату 7 000 рублей, отчислять каждый месяц нужно 203 рубля. (7 000*2,9%).
По травматизму величина взносов колеблется от 0,2% до 8,5%. После регистрации компании соц. защита определяет степень риска (класс) новой компании и определяет тариф, по которому нужно рассчитывать взнос.
При несвоевременной сдаче отчетов в фонд страхования штраф составляет 5% от суммы взносов, к нему еще идут пени. Если страховщик не полностью уплатил страховые взносы, то штраф налагается от 20% от страховой суммы, которая не оплачена в фонд.
Нулевая отчётность ФСС
Осуществляя коммерческую деятельность, некоторые коммерсанты не всегда сразу могут получить желаемую прибыль. Это может занять некоторое время, особенно если компания только начала работать. Вне зависимости от того, есть ли прибыль или нет, необходимо уплачивать взносы и заполнять отчет в ФСС.
Если фирма бездействовала и толком не работала, коммерсант заполняет нулевую отчетность и сдает в социальный орган. Для нулевой отчетности сроки сдачи такие же, как и для обычного документа.
Что должен заполнить предприниматель в документе, какие разделы и строки? Заполняется полностью титульный лист, вносятся все реквизиты организации. Дальше заполняются разделы:
- Раздел 1 — заполняются таблицы 1, 3, 6, 7, 10.
- В остальных разделах ставятся прочерки.
На каждой странице отчета обязательна подпись руководителя или уполномоченного лица.
Сдавать отчёт желательно непосредственно в сам фонд, где инспектор распишется о принятии документа, также можно и через почту с описью вложения.
Независимо от режима налогообложения, все предприниматели обязаны сдавать в Фонд социального страхования ежеквартальный отчёт по установленной форме (4-ФСС). Отчёт сдаётся, даже если деятельность не велась и работникам не выплачивалась заработная плата. Такая отчётность называется нулевой и является обязательной. За просрочку сдачи отчёта фонд выставляет предприятию штраф. Чтобы этого избежать, необходимо точно соблюдать сроки, установленные законодательством.
Кто должен отчитаться по форме ФСС
Фондом социального страхования утверждена официальная форма 4-ФСС, по которой должны отчитываться предприниматели. В зависимости от численности наёмных работников, отчётность нужно сдавать либо на бумажном носителе (предприятия с численностью до 25 человек), либо в электронном виде по специализированным каналам связи. Юридические лица и индивидуальные предприниматели с численностью работников меньше 25 человек по желанию могут сдавать отчёт электронно. Следует помнить, что сроки сдачи электронной и бумажной отчётности разные, поэтому во избежание штрафа нужно заранее их изучить.
Для индивидуальных предпринимателей, не имеющих наёмных работников, предусмотрена возможность добровольного перечисления страховых взносов, а для отчётности специальная форма 4а-ФСС. Если предприниматель выплачивает заработную плату работникам, то он сдаёт форму на общих основаниях.
Отчётность ФСС отражает все платежи организации, связанные с начислением заработной платы и любого другого дохода работников. Ведомость сдаётся в территориальные органы фондов по месту нахождения организации (ИП по месту жительства).
Способы сдачи отчётности в ФСС
Существует несколько вариантов сдачи расчёта в соцстрах. Например, можно отнести отчёт на почту и отправить его заказным письмом с объявленной ценностью и описью вложения, или отвезти документ лично в филиал. Также можно предоставить ведомость по электронным каналам связи через специализированного оператора, подписав документ электронно-цифровой подписью.
Особое внимание стоит обратить на электронную отчетность, так как с каждым годом круг фирм, сдающих распечатанную отчётность ФСС вручную, сужается. С 1 января 2015 года электронный отчёт обязаны сдавать фирмы со среднесписочной численностью более 25 человек.
Для сдачи отчёта юридическое лицо должно получить электронно-цифровую подпись, которую выдают специальные удостоверяющие центры. В отличие от обычного росчерка, её очень трудно подделать. Отсутствие цифровой подписи делает сдачу отчётности невозможной, поэтому её получением нужно заниматься заранее.
Ежеквартальные в ФСС
Отчёт в фонд социального страхования считается предоставленным в день, когда документ был отправлен по почте или предоставлен в фонд. Подтверждением сдачи по почте считаются отметка на описи и распечатанная квитанция почтового отделения. Электронную сдачу подтверждает уникальный номер, присваиваемый оператором. Сроки отчётности в ФСС для всех едины. Поэтому нулевая отчётность сдаётся по общим правилам, несмотря на отсутствие начислений.
Все организации обязаны сдавать 4-ФСС четыре раза в год. Новые сроки сдачи вступили в силу с 2015 года. Согласно постановлению, расчёт на бумаге сдаётся до 20 числа месяца, следующего за прошедшим кварталом, а электронная версия − до 25 числа.
- первый квартал - 20 апреля;
- полугодие - 20 июля;
- девять месяцев - 20 октября;
- отчётность за год в ФСС - 20 января.
Установленные сроки являются обязательными, но в случае, если отчётная дата выпадает на праздничный или выходной день, то дата отодвигается на ближайший рабочий день.
Какие штрафы грозят предприятиям, если просрочить отчётность ФСС
Штрафные санкции фонда социального страхования не являются редкостью. Некоторые компании относятся к сдаче нулевой отчётности не очень серьёзно, ошибочно полагая, что отсутствие начислений не повлечёт за собой наказание.
Если сроки сдачи отчётности в ФСС пропущены, то на фирму налагаются следующие взыскания:
- 1000 рублей - не предоставление нулевой отчётности;
- 5% от начисленных платежей за последние три месяца - в случае наличия начислений;
- 30% от начисленных платежей - в случае злостного нарушения срока;
- 300-500 руб. - административный штраф на должностное лицо, отвечающее за своевременную сдачу документа.
Распространённые ошибки
Если в фонде по каким-либо причинам возникла переплата по взносам, то она не станет поводом для отмены штрафа. При подаче заведомо ложных сведений, в результате которых отчёт не был принят, компанию также могут оштрафовать.
Очень часто компании ошибочно занижают суммы взносов, и в результате платят меньше налогов. В таком случае существует своя линейка штрафов. Взыскание будет рассчитано от суммы недоплаты и составит 20%. Если фонд обнаружит, что это было сделано преднамеренно, то наказание увеличится до 40%. Такой же порядок выставления штрафов относится к взносам по травматизму.
Компании, которые согласно Федеральному закону 212-ФЗ, в зависимости от численности работников, обязаны отчитываться только в электронном виде, также будут оштрафованы на 200 рублей при подаче документации на бумажном носителе.
Как оспорить штрафные санкции
Когда отчётность сдаётся в электронном виде, часто возникают различные спорные моменты, которые можно опротестовать. Если нарушение сроков отчётности произошло по вине оператора, то такую ситуацию можно попробовать отстоять. Но при этом у компании должны быть неоспоримые факты, подтверждающие невиновность налогоплательщика. Оспаривать такие моменты нужно будет в судебном порядке.
Также на сумму штрафа могут повлиять суммы начислений в фонд. Очень часто взыскание рассчитывается от суммы налога за вычетом произведённых расходов. Штрафные санкции всегда исчисляются соразмерно степени виновности ответчика.
Правила оформления отчётности в ФСС
Несмотря на то, что форма отчётности периодически изменяется, и в её разделы вносятся корректировки, основные принципы заполнения всегда остаются постоянными.
Отчётность ФСС имеет титульный лист, содержащий обязательную информацию о страхователе, по которой его идентифицируют в филиале фонда. Важными реквизитами считаются: наименование фирмы и регистрационный номер, присвоенные фондом. Кроме этих данных, на титульном листе формы указываются: ОГРН, адрес компании, шифр плательщика.
Сдавать в соцстрах нужно только те разделы, которые содержат цифровую информацию. Пустые таблицы можно не предоставлять. В некоторых случаях фонд требует представить дополнительные документы для подтверждения произведённых расходов.
Нововведения, вступающие в силу с 2017
В настоящее время действует форма 4-ФСС в редакции приказа фонда от 04.07.2016 №260. Отчётность в ФСС за 3 квартал 2016 года нужно сдавать именно на этом бланке. В ближайшее время, а именно с 2017 года, расчёт по начислениям ждут новые перемены.
Администрирование социального налога переходит в руки налоговой инспекции. Это сделано с целью улучшить контроль над поступающими начислениями и снизить нагрузку страхователя. Сдача отчётности в ФСС с нового года будет отменена. Вместо старого документа, планируется применять Единый расчёт, который ежеквартально будет сдаваться в налоговую. В нём также будут объединены взносы в пенсионный фонд и фонд медицинского страхования (ФФОМС). Сдавать новый расчёт положено до 30 числа следующего за отчётным кварталом месяца.
И всё же формы отчётности ФСС по обязательному придётся сдавать в фонд. Для этого будет разработан новый специализированный расчёт.
При переходе на новый формат начисления взносов и сдачи Единого расчёта фондом будут проведены организационно-разъяснительные мероприятия. Со всеми налогоплательщиками будет проведена сверка платежей и предоставленной отчётности.