Целью аудиторской проверки кассовых операций является установление соответствия применяемой в организации методики учета и налогообложения операций по движению наличных денежных средств действующим в Российской Федерации в проверяемом периоде нормативным документам для формирования мнения о достоверности бухгалтерской отчетности во всех существенных аспектах. Кассовые операции целесообразно проверять сплошным методом. Аудиторская проверка кассовых операций может быть организована в такой последовательности:* инвентаризация кассы и обследование условий хранения денежных средств:* проверка правильности документального оформления операций;* проверка полноты и своевременности оприходования денежных средств;* аудиторская проверка правильности списания денег в расход;* проверка соблюдения кассовой и финансовой дисциплины;* проверка правильности отражения операций на счетах бухгалтерского учета;* оформление результатов проверки. При составлении программы проверки следует оценить эффективность внутреннего контроля за движением и сохранностью денежных средств и других ценностей в кассе организации, выявляет наиболее уязвимые участки, планирует состав основных контрольных процедур, определяет особенности ведения учета в организации. Прибыв на место проверки, аудитор может сразу провести инвентаризацию денежных средств, хранящихся в кассе. Ее проводят в присутствии кассира и главного бухгалтера организации. Результаты инвентаризации оформляют актом, который подписывают кассир и главный бухгалтер организации. Акт является письменным аудиторским доказательством, и его данные необходимы аудитору для дальнейшей проверки. Одновременно с инвентаризацией проводится проверка условий хранения денежных средств, в ходе которой, аудитору необходимо выяснить:
* обеспечена ли сохранность денег при доставке из банка;* имеется ли для хранения денег и других ценностей в кассе сейф или несгораемый шкаф;* застрахована ли касса организации;* соблюдаются ли правила хранения ключей от сейфа;* соблюдается ли установленный лимит хранения денежной наличности по отдельным датам.
Деньги могут поступать в кассу из банков, от работников организации в оплату каких-либо услуг, как остатки неиспользованных авансов и др. Аудитор проверяет полноту и своевременность оприходования денег, полученных по каждому чеку из банка, путем сверки идентичных сумм, записанных в корешках чеков, и выписок банка. Чековые книжки, корешки использованных чеков, а также неиспользованные чеки должны храниться у главного бухгалтера. Аудитор должен тщательно проверить полноту оприходования выручки от реализации продукции основного производства, услуг вспомогательных и обслуживающих производств, жилищно-коммунального хозяйства. При этом следует сверить записи в кассовой книге, приходных кассовых ордерах с отчетами, накладными и счетами по реализации продукции (работ, услуг). К основным документам, которые аудитор должен проверить при аудите кассовых операций, относятся следующие: приходные и расходные кассовые ордера; кассовая книга, отчеты кассира; журналы регистрации приходных кассовых ордеров, расходных кассовых ордеров, выданных доверенностей, депонированных сумм; платежные (расчетно-платежные) ведомости; и др. Однако только первичных документов недостаточно для подтверждения отчетности, поэтому целесообразность использования денежных средств и их отражение необходимо сопоставлять со следующими учетными регистрами и отчетностью:
- · журналом-ордером № 1 и ведомостью № 1 по учету операций по кассе;
- · Главной книгой;
- · балансом предприятия (форма № 1), 2-й раздел актива;
- · движением денежных средств (форма № 4 приложения к балансу)
Проверка регистров и форм отчетности
При проверке правильности отражения в бухгалтерском балансе денежных средств аудитор сопоставляет остатки по денежным счетам в Главной книге с балансовыми данными, а затем с регистрами бухгалтерского учета в форме журналов-ордеров или заменяющих их машинограмм. Записи же в регистрах учета должны сверяться с кассовой книгой и первичными документами.
Следует учесть, что данные бухгалтерской отчетности должны включать показатели деятельности всех филиалов и иных подразделений организации.
В Отчете о движении денежных средств справочно должны быть приведены данные о их поступлениях в отчетном периоде по наличному расчету с выделением:
- - расчетов с юридическими лицами;
- - расчетов с физическими лицами;
- - поступлений денежных средств с применением контрольно-кассовых машин или бланков строгой отчетности;
- - сумм денежных средств, сданных организацией в кредитную организацию;
- - сумм денежных средств, полученных в кассу организации из кредитной организации.
В Отчете о движении денежных средств используются их записи на счетах бухгалтерского учета (50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках», 57 «Переводы в пути»).
Статья бухгалтерского баланса «Денежные средства» должна отражать остатки денежных средств по счетам 50, 51, 52, 55, 57.
К счету 50 могут быть открыты субсчета:
- - 50-1 «Касса организации»;
- - 50-2 «Операционная касса»;
- - 50-3 «Денежные документы»; и др.
На субсчете 50-1 учитывают денежные средства в кассе организации. Если организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 должны быть открыты субсчета для обособленного учета движения наличной иностранной валюты по каждому наименованию. Операции в кассовой книге отражаются как в валюте платежа, так и в ее рублевом эквиваленте по курсу ЦБР на дату совершения операции. Субсчет 50-2 открывается организациями для учета наличия и движения денежных средств при необходимости. На субсчете 50-3 учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы отражаются на счете 50 в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов должен быть организован по их видам.
Проверка оформления первичных документов
При проведении аудита для достижения цели «достоверность» необходимо уделить особое внимание правильному заполнению первичных документов, наличию и подлинности подписей получателей денег на расходных кассовых ордерах. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или уполномоченными на это лицами. Документы должны быть четко и правильно оформлены: наличие расписок получателей, погашение документов штампом «Оплачено» с указанием даты, отсутствие подчисток и исправлений. Проверяются наличие и подлинность на кассовых ордерах и других денежных документах подписей должностных лиц и получателей денег, законность произведенных из кассы выплат денежных средств. Аудитор может самостоятельно сопоставить подписи на кассовых документах с образцами подписей руководителей организации или запросить образцы в порядке получения подтверждений.
Кроме того, выявляются факты, когда расходные кассовые документы подписаны только одним руководителем или главным бухгалтером, а также случаи подписи ими незаполненных чеков и выдачи этих чеков кассиру для самостоятельного заполнения при получении денег в банке. При этом большое значение имеет корректность записей в бухгалтерском учете и особенно факты исправления ошибок, связанных с неправомерным отражением хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета и приводящих к занижению или завышению выручки от реализации.
В соответствии с Порядком ведения кассовых операций выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание расхода наличных денег по кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и подлежит взысканию с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, определяются как излишки кассы и записываются в доход предприятия. Они могут также свидетельствовать о фактах неполного зачисления выручки от контрагентов.
Кассир в соответствии с действующим законодательством несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный организации. Договор о полной материальной ответственности должен быть подписан после издания руководителем приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу. Однако на малых предприятиях обязанности кассира может выполнять главный бухгалтер по письменному распоряжению руководителя и при условии заключения с ним договора.
Необходимо обратить внимание на правильность ведения кассовой книги и порядок составления отчетов кассира. Кассовая книга должна быть типовой формы, прошита, отпечатана с указанием количества листов. При ручном учете нумерация листов в каждой книге может начинаться заново.
В условиях автоматизированного ведения учета кассовой книги нумерация должна быть сплошной с начала года. Кроме того, необходимо производить проверку правильности работы программных средств обработки кассовых документов. Следует отметить, что в договоре на аудиторские услуги предусматривается согласие экономического субъекта на использование базы данных. Наличие системы компьютерной обработки данных не освобождает экономический субъект от обязанности документировать в установленном порядке факты хозяйственной жизни в целом и операции с кассовой наличностью в частности. Однако проведение аудитором процедур возможно и по копиям компьютерных файлов, если есть уверенность в том, что они совпадают с оригиналами.
Инвентаризация кассы
Одним из источников получения аудиторских доказательств являются результаты инвентаризации имущества экономического субъекта, проводимой его сотрудниками. Инвентаризация средств в кассе должна осуществляться периодически по распоряжению руководителя организации и перед составлением годового отчета не ранее 31 октября.
При проверке аудитором инвентаризации может выявляться хищение денежных средств. Он может сразу провести инвентаризацию денежных средств, хранящихся в кассе. Ее осуществляют в присутствии кассира и главного бухгалтера организации. При наличии нескольких касс аудитор опечатывает их, чтобы нельзя было покрыть недостачу денег из других источников, изменить остаток денег, выведенный в кассовой книге. Кассир предоставляет для проверки последний кассовый отчет и документы по операциям последнего дня, а также дает расписку в том, что все приходные и расходные документы включены им в отчет и к моменту инвентаризации в кассе нет не оприходованных или несписанных в расход денег.
При выявлении фактов хищения имущества организация на основании п.2 ст.12 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» обязана провести инвентаризацию. Результаты инвентаризации денежных средств оформляются Актом инвентаризации наличных денежных средств, который составляется по унифицированной форме (форма № ИНВ-15).
В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н, выявленная недостача денежных средств отражается по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции с кредитом счета 50 «Касса».
Согласно п. 3 ст. 12 Закона о бухгалтерском учете выявленная при инвентаризации недостача имущества, по которому не утверждены нормы естественной убыли, относится на счет виновных лиц (если таковые установлены). В случае отказа кассира погасить недостачу организация имеет право подать исковое заявление в судебные органы. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации.
Сумма выявленной недостачи иностранной валюты на основании п. 2, 12, 16 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» (ПБУ 10/99), утвержденного приказом Минфина России от 06.05.1999 № ЗЗн, может быть признана вне реализационным расходом только тогда, когда она не подлежит возмещению виновным лицом, в противном случае в учете отражается дебиторская задолженность виновного лица.
Таким образом, до момента подтверждения отсутствия виновных лиц и соответственно невозможности возмещения суммы выявленной недостачи в учете организации она будет числиться по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Поскольку сумма выявленной недостачи выражена в иностранной валюте, то у организации возникает необходимость ее регулярного пересчета на дату составления бухгалтерской отчетности, т.е. ежемесячно по состоянию на конец месяца, а также на дату списания этой недостачи (п. 7 Положения по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (ПБУ 3/2000), утвержденного приказом Минфина России от 01.01.2000 № 2н, п. 29 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н). Возникающие курсовые разницы будут отражаться в составе вне реализационных доходов или расходов (п. 13 ПБУ 3/2000).
При получении протокола о закрытии уголовного дела на основании подп. 3 п. 1 ст. 24 УПК в связи с истечением сроков давности уголовного преследования (при отсутствии подозреваемого) в учете организации признается вне реализационный расход, что отражается по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-2 «Прочие расходы», в корреспонденции с кредитом счета 94. Для исчисления налога на прибыль сумма выявленной недостачи учитывается в составе вне реализационных расходов на основании подп. 5 п. 2 ст. 265 НК.
Проверка соблюдения лимита остатка наличных средств в кассе
В кассе организаций могут храниться наличные деньги в пределах лимитов, устанавливаемых обслуживающими их учреждениями банков по согласованию с руководителями этих организаций. Лимит остатка наличных денег в кассе определяется учреждениями банков ежегодно для всех организаций независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности, имеющих кассу и осуществляющих налично-денежные расчеты.
При наличии у предприятия нескольких счетов в различных учреждениях банков организация по своему усмотрению обращается в одно из них с расчетом для определения лимита остатка наличных денег в кассе. После установления такого лимита в одном из учреждений банка организация направляет уведомление об определенном ей лимите остатка кассы в другие учреждения банков, в которых ей открыты соответствующие счета.
Организации, имеющие постоянную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать ее на оплату труда, социально-трудовых льгот, закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения. При проверке таких организаций учреждения банков руководствуются этим лимитом остатка наличных денег в кассе. По организации, не представившей расчет на установление лимита остатка наличных денег в кассе ни в одно из обслуживающих учреждений банка, лимит остатка кассы считается нулевым, а вся не сданная в учреждения банков денежная наличность -- сверхлимитной.
К началу аудиторской проверки должна быть представлена справка банка об установлении лимита остатка наличных денежных средств в кассе. Превышение установленных лимитов в кассе допускается лишь в течение трех рабочих дней в период выплаты заработной платы, премий, пособий по временной нетрудоспособности работникам организации.
Для проверки соблюдения лимита остатка денежных средств в кассе организации, установленного банком, необходимо провести сплошную проверку кассы, выявить отклонения от лимита и оформить все выводы.
Если отсутствует справка банка об установлении лимита остатка кассы или выявлены случаи его превышения, аудитор предупреждает клиента о возможных штрафных санкциях, установленных Указом Президента РФ от 23.05.1994 № 1006 «Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей».
Проверка правильности, своевременности и полноты оприходования наличных денежных средств
Денежные средства могут поступать в кассу из банков, от работников организации в оплату каких-либо услуг, как остатки неиспользованных авансов и др.
Аудитор проверяет полноту и своевременность оприходования денег, полученных по каждому чеку из банка, путем сверки идентичных сумм, записанных в корешках чеков, и выписок банка (по шифру, соответствующему получению наличных денег). Чековые книжки, корешки использованных чеков, а также неиспользованные чеки должны храниться у главного бухгалтера в условиях, исключающих возможность их утери. Испорченные чеки погашаются надписью «аннулировано» и хранятся подклеенными к корешкам чеков.
Аудитор должен тщательно проверить полноту оприходования выручки от реализации продукции, товаров, работ, услуг. При этом следует сверить записи в кассовой книге и приходных кассовых ордерах с отчетами, накладными и счетами (счетами-фактурами) по реализации продукции, товаров, работ, услуг, а также актами сверки расчетов.
Грубейшим нарушением расчетов наличными деньгами являются не оприходование или неполное оприходование и присвоение денежных средств, поступивших от различных физических, юридических лиц по приходным ордерам, а также денежных сумм из банков. Для выявления случаев присвоения денежных средств производится взаимная проверка операций по кассе и банку, а также встречные проверки контрагентов. Однако аудиторы не в состоянии проверить и получить доказательства от всех связанных сторон, он может косвенно проконтролировать расчеты, исходя из сопутствующих документов. Документами, подтверждающими движение (оприходование) денежных средств, являются приходные кассовые ордера, отражающие факт поступления денежных средств в кассу с расчетного счета, а также чековые книжки, корешки чековых книжек и выписки банка.
Для оформления выводов аудитору необходимо последовательно просмотреть чековые книжки предприятия, проверяя в них количество корешков и незаполненных чеков.
Проверка правильности и своевременности оприходования денег, получаемых по денежным чекам из банка, является целью выявления не оприходования денег в кассу предприятия. Для этого просматривается кассовая книга. В случаях, когда встречается надпись «Получено из банка по чеку__», сверяются суммы, указанные в кассовой книге,
на корешке чековой книжки и в выписке банка. Кроме того, сличаются номера чеков, проставленные в приходном ордере и на корешке чека.
В соответствии с п. 21 Порядка ведения кассовых операций приходные кассовые ордера до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных кассовых ордеров. Кассовые приходные и расходные ордера должны иметь раздельную нумерацию. Если по выписанному приходному ордеру деньги в кассу не поступили, то кассир обязан вернуть его в бухгалтерию, о чем должна быть сделана отметка в журнале регистрации приходных кассовых ордеров. При обнаружении пропуска в нумерации ордеров следует проверить, не вызвано ли это уничтожением документов или другими злоупотреблениями.
Проверка расходования наличных денег из кассы
Расход средств из кассы производится:
- - на выдачу средств в подотчет;
- - выплату заработной платы;
- - выплату депонированной заработной платы;
- - оплату контрагентам по договорам.
Аудиторская практика показывает, что наибольшее число нарушений при расходовании средств из кассы связано с денежными выплатами работникам по подотчетным суммам. Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом наличные денежные средства из кассы на предстоящие командировочные, представительские и хозяйственные расходы. В бухгалтерском учете подотчетные суммы отражаются на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, предусмотренных для этих целей. Получение денег подотчетным лицом возможно только при условии его полного отчета по ранее выданному авансу. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. При этом переоформление ранее выданных подотчетных сумм в новый аванс может рассматриваться как сокрытие превышения лимита остатка кассы.
Документами для проведения проверки служат приходные кассовые ордера и журнал регистрации приходных кассовых ордеров, журнал-ордер № 7 «Расчеты с подотчетными лицами».
Если в кассовом ордере по строке «Основание» будет значиться «Остаток подотчетных сумм», в соответствии с которым производится возврат денежных средств, то просматриваются приложенные к авансовому отчету документы и командировочные удостоверения или авансовый отчет с приложенными документами (хозяйственные расходы). Устанавливая, является ли дата составления авансового отчета рабочим днем для данного предприятия, сверяется дата составления авансового отчета с номером приходного ордера, указанным в авансовом отчете, по которому вносится остаток неизрасходованных сумм, и с номером, датой и суммой по приходному ордеру, а также с журналом-ордером «Расчеты с подотчетными лицами».
При проверке аудитору следует проанализировать движение денежной наличности, выявить расхождение между суммами фактически произведенных оплат в погашение дебиторской задолженности и суммами, зачисленными в кассу, а также проконтролировать своевременность сдачи выручки в банк и выявить случаи ее расхода на различные цели.
Если задолженность сотрудника или стороннего лица погашена, т.е. деньги были внесены в кассу предприятия, то этот сотрудник должником не считается. Но если деньги в кассу не оприходованы, за ним будет числиться задолженность. При увольнении работник должен погашать свою задолженность.
Аудитор проводит соответствующие процедуры, чтобы выяснить, своевременно ли в организации закрываются подотчетные суммы. Если во время проверки будет выявлено, что подотчетные суммы числятся за получившими их работниками дольше установленного срока, то аудитору нужно получить письменные объяснения от соответствующих должностных лиц. Следует также предупредить и работников бухгалтерии, и подотчетное лицо о необходимости включить непогашенную подотчетную сумму в совокупный налогооблагаемый доход гражданина.
Заработная плата, пособия по временной нетрудоспособности, премии выдаются из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным и расчетно-платежным ведомостям, которые подписывают руководитель организации и главный бухгалтер. Все выплаты должны быть персонифицированы и содержать подпись получателя денег. Выдача денег возможна по доверенности, в этом случае кассир делает запись «по доверенности», а саму доверенность прикрепляет к ведомости.
При проверке правильности выплаты денег по платежным ведомостям следует установить, все ли внесенные в них лица являются работниками данной организации. Для предупреждения подобных нарушений отдел кадров должен визировать платежные ведомости до выплаты денег по ним.
При проверке сверяют табели учета рабочего времени, приказы о зачислении на работу и увольнении, первичные документы о начислении заработной платы с данными платежных ведомостей и карточек лицевых счетов. Особое внимание обращают на номер или наименование подразделения (цеха, отдела), а также на период, за который производится выплата, период работы лица на данном предприятии.
Если в расчетно-платежной ведомости будет завышена сумма начисленной заработной платы, то этот подлог можно установить путем сравнения данных синтетического и аналитического учета по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Сомнения в подлинности документов могут появиться в связи с наличием подчисток и помарок в ведомостях. Проверяются: Главная книга, журналы-ордера (по кредиту счетов 70 и 50), журнал регистрации платежных ведомостей. Также проводится выборка дебетовых оборотов по счету 70 в корреспонденции со счетами 68 «Расчеты по налогам и сборам», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» и т.д.
Сознательные арифметические ошибки в ведомостях и кассовых отчетах приводят к образованию искусственного излишка денег в кассе, которые затем могут быть присвоены. Пересчет итогов всех кассовых отчетов и всех платежных ведомостей осуществляется с целью выявления таких злоупотреблений.
В соответствии с п. 18 Порядка ведения кассовых операций по истечении трех рабочих дней, включая день получения денег в банке для выплаты средств на оплату труда и социально-трудовые льготы, кассир должен:
- * в платежной или расчетно-платежной ведомости напротив фамилий лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать надпись от руки «Депонировано»;
- * составить реестр депонированных сумм;
- * в конце платежной или расчетно-платежной ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надписью.
В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов в настоящее время учет расчетов с депонентами ведется на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по депонентам». Кредитовый оборот по указанному субсчету за период -- невыплаченные в течение периода в установленный срок суммы, дебетовый оборот -- погашенная в течение периода задолженность по депонированным суммам. Сальдо по субсчету представляет собой депонированные суммы на конец проверяемого периода. Аналитический учет таких сумм ведется в журнале регистрации депонированных сумм.
Проверка соблюдения порядка применения контрольно-кассовых машин
В соответствии с Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» контрольно-кассовая техника (ККТ), включенная в Государственный реестр, применяется на территории РФ в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг.
Аудитору необходимо учитывать, что организации и индивидуальные предприниматели в соответствии с порядком, определяемым Правительством РФ, могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники в случае оказания услуг населению при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности.
Следовательно, организация может иметь только одну главную кассу и в зависимости от количества ККТ несколько операционных. Для каждого ККТ должна вестись отдельная книга кассира-операциониста, в которой отражаются только данные по выручке, полученной через конкретную контрольно-кассовую машину (ККМ). Фактическое количество ККМ должно соответствовать данным бухгалтерского учета. При проверке книги кассира-операциониста нужно смотреть на записи показателей кассовых счетчиков не только действующих, но и бездействующих машин, а также находящихся в запасе. Пристальное внимание следует обращать на показатели счетчиков, с которыми ККМ поступили после ремонта.
Аудит кассовых операций необходим для обеспечения безопасности денежных средств при работе с аппаратом, улучшения условий транспортировки и хранения. Кроме этого проверка позволяет определить порядки и сроки внутренних ревизий предприятий. Любое предприятие должно внимательно относиться к ведению кассовых аппаратов, так как любое нарушение повлечет за собой штраф и административную ответственность.
Каждый предприниматель должен понимать, что проверка кассовых операций подразумевает под собой целый перечень процедур . О прибытии службы могут предупредить заранее соответствующие органы, либо провести проверку без оповещения. Процедура должна проводиться не только внешними проверяющими, но и внутренними подразделениями, созданными специально для личного аудита компании.
Если собственник или руководитель заподозрил лиц, работающих с наличностью, в нечестности, то он вправе направить прошение о проверке во внешние службы аудита, либо провести операцию собственными силами. Если организация выкладывает ценные бумаги на открытый рынок, то такие операции также попадают под аудит кассовых операций.
Этапы проводения
Методика аудита заключается в трех основных этапах , которые не могу существовать по отдельности. Вместе они позволяют организовать полноценную проверку . Методика, применяемая для аудита, наилучшим образом показывается достоверность выводов и отчетов, которые строятся по результатам проводимой процедуры.
Первый
Первый этап – планирование
. Это самый важный шаг в аудите, так как он заключает в себе то, как будет проходить проверка в целом. Каждый последующий этап напрямую зависит от планирования, и если здесь была допущена ошибка, то весь аудит придется проводить заново.
Все начинается с определения стратегии контроля, создания аудиторской программы и оценивания объема предстоящей операции.
Аудитор, который будет заниматься проверкой, должен разработать и правильно оформить план , на основе которого будет строиться программа в целом. В этап будут входить множество процедур, необходимых для помощи в проведении эффективного аудита. Согласно собранной информации можно будет определить ошибки, после чего начинаются основные действия.
Второй
Второй этап – сбор и анализ информации , когда необходимо оценить все аспекты работы бухгалтеров, учесть риски и произвести мониторинг средств контроля. Вся полученная информация на этом этапе должна помочь получить целостный результат, согласно которому уже будет понятно, что необходимо предпринимать для решения возникших проблем.
Третий
Третий этап – заключение аудитора . По итогам двух предыдущих пунктов будет получена информация, которую нужно структурировать. В Российской Федерации акт проверки будет создаваться на русском языке. Документ должен содержать информацию об аудиторе и его профессиональном мнении по итогам.
Различные методики
Процедуру можно провести, основываясь на нескольких различных методиках аудита
:
- отраслевая.
- специальная;
- традиционная;
- юридическая.
Отраслевая методика проверки применяется в соответствии с отраслевой принадлежностью субъекта.
Традиционная подразумевает под собой схему, которая основывается на различных разделах бухгалтерии. Проверка полностью соответствует юридическому законодательству. Именно она даст самые точные результаты. Для ее проведения необходимо разрабатывать специальную методику определения экономических групп, которые сортируются по общим чертам. Но для такой глубокой проверки метод используется только при особых налоговых режимах
Юридический подход основывается только на соответствующих пунктах законодательства.
К основным видам нарушений относят следующие :
- излишки или недостача денег в кассе;
- деньги, пришедшие в кассу, были несвоевременно оприходованы;
- выдача денег была проведена без доверенности;
- выплаты работникам проводятся без оформления авансовых отчетностей;
- учетные регистры некорректно отображают кассовые операции.
Согласно практике аудита, существует ряд фактических нарушений , которые являются самыми частыми на предприятиях.
- Инвентаризация кассы не проводилась в требуемых случаях:
- Перед составлением бухгалтерской годовой отчетности.
- Если поменялось лицо, ответственное за финансы.
- Если были замечены факты хищения или порчи ценностей, а также при злоупотреблении собственным положением.
- Если имущество было передано во владение другому лицу (продажа, аренда, выкуп, передача в муниципальное или государственное владение).
- После ситуаций, которые были вызваны экстремальными условиями (пожар, стихийные бедствия, аварии и так далее).
- Если предприятие было ликвидировано, реорганизовано или в любых других случаях, которые прописаны в законодательстве Российской Федерации.
- Несоблюдение сроков денежной инвентаризации, которые устанавливаются в каждой компании личной учетной политикой.
- Документы, подтверждающие результаты инвентаризации, имеют помарки, ошибки, неточности, подчистки, незаполненные строки.
- Акт инвентаризации был составлен в несоответствии действующему законодательству страны.
- Инвентаризационные описи подписаны не всеми членами комиссии и материально-ответственными лицами.
- При обнаружении излишек в ходе инвентаризации средства не были оприходованы, после чего их отправили на увеличение финансовых результатов организации.
- Кассовая книга имеет записи о выплате заработной платы, но отсутствуют подписи работников, которые должны были получить денежные средства.
- Расходные ордеры не имеют информации о документах, которые могли бы удостоверить личность получателя.
- Работа проводится с использованием неисправных кассовых аппаратов.
- Книга кассира-операциониста не ведется должным образом.
Цели, задачи, планирование
Главная цель – установить, есть ли в отдельно взятой организации проблемы с кассовыми операциями, движением денежных средств в пределах Российской Федерации, ведением бухгалтерии.
Задачи аудитора – проверить все хозяйственные операции и документы, которые регулируются законодательством страны. Вся процедура проводится в соответствии с Федеральными стандартами аудита.
Нормативная база и процесс организации
Нормативная база аудита кассовых операций:
- ФЗ №54 «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных расчетов и (или) расчетов с использование платежных карт» ;
- Порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации;
- Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств ;
- Указание Банка России №3073-У «Об осуществлении наличных расчетов» ;
- Постановление Госкомстата РФ №88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» .
Согласно этой базе проводится любая проверка кассовых операций.
Ознакомительный этап поможет аудитору понять, какой деятельностью занимается данный экономический субъект, какие возможности существуют для проведения проверки. После определения заключается договор , который должен соответствовать всем требованиям ГК РФ.
Проведение инвентаризации
Сразу же комиссия переходит к проверке самого ценного источника информации – кассе . При инвентаризации обязаны присутствовать кассир и главный бухгалтер. Если предприятие имеет несколько касс, то перед операцией каждый аппарат опечатывается, что поможет избежать попыток перекрытия недостач путем переноса денег или изменения данных в кассовой книге.
Работник, ответственный за ККТ, должен дать расписку, что все документы включены в отчет и в кассе нет лишних или несписанных средств.
Соблюдение лимита остатка наличных средств
Кассы предприятий могут хранить в себе наличные средства в том размере, который разрешает им их обслуживающий банк. Каждый год лимит обновляется всеми банками для предприятий, при этом неважно, насколько различаются между собой организации
(по правовой форме, сфере деятельности, наличию касс и так далее).
Если организация имеет в кассе сумму, превышающую лимит, то средства сверх остатка должны передаваться в банк. Сдаются средства вечером или днем в кассу банка. Каждое предприятие может договориться с банком, чтобы выручка могла напрямую идти на оплату труда, льготы, закупку продукции и так далее.
К аудиторской проверке необходимо представить справки из банка , которые показывают установленный лимит, его превышение разрешается в течение трех рабочих дней.
Регистры отчетности
Для проверки правдивости и правильности отражения денежных средств в бухгалтерском балансе, аудитор обращается к регистрам и формам отчетности. Все данные в этих бумагах должны отражать деятельность не только по месту проведения, но и по всем филиалам и подразделеням фирмы.
Оформление первичной документации
При проверке нужно предоставить и первичные документы , которые должны быть правильно заполнены, иметь все необходимые подписи. Чтобы документы, необходимые для выдачи денежных средств, имели юридический вес, они должны иметь подписи руководителя и главного бухгалтера или уполномоченных лиц.
Документы нельзя исправлять, должны быть в наличии подписи получателей, штампы «Оплачено» и даты. Все должно вестись в соответствии с законодательством.
Правильность, своевременность и полнота оприходования
Деньги, которыми обладает касса предприятия, приходят в виде выручки от покупателей и работников для оплаты услуг по заявлениям и так далее. Аудитор проводит проверку на полноту и своевременность оприходования денег. Для этого сверяются все суммы из корешков чеков, выписок банка и так далее. Любая сумма, которая была «пропущена», будет считаться грубейшим нарушением правил.
Соблюдение предельного размера расчетов наличными средствами
Все предприниматели будут проверяться на соблюдение правил предельного размера расчетов наличными средствами. То есть, при услугах купли-продажи нельзя принимать суммы, превышающие размер, установленный законом, в независимости от количества платежей за один товар или услугу одним лицом или организацией. Если необходимо принять сумму сверх ограничения, то операцию нужно провести через банки .
Расход и инкассирование денежных сумм
Сдаваться средства могут через инкассаторские службы , имеющие соответствующую лицензию. Деньги, отправленные таким путем, максимально защищены, так как предпринимаются все средства для обеспечения безопасности. К каждой сумке выписывается денежная ведомость.
Порядок применения ККМ
Чтобы поставить аппарат на учет, необходимо зарегистрировать личный кабинет на сайте nalog.ru , откуда можно заключить договор на ОФД. После получения и проверки всех данных налоговая служба определяет регистрационный номер ККТ , который должен быть введен в аппарат в течение одного дня .
Система ККМ позволяет отправлять данные в налоговую службу сразу же после выдачи чека без дополнительных действий.
Заключительный этап
В конце аудитор составляет заключение , которое может иметь два варианта :
- безоговорочно положительное;
- модифицированное.
Ответственность за проведение
Любой экономический субъект будет нести ответственность за систему контроля внутри организации. Аудитор обязан убедиться в том, что система работает. Руководитель организации обязан:
- Оборудовать кассу и обеспечить сохранность денежных средств не только в пределах организации, но и при транспортировке в банк. В кассе не могут хранить ценные вещи и деньги, которые не принадлежат организации.
- Должна существовать одна кассовая книга.
- Прием наличных должен осуществляться только с применением ККМ.
Если аудитор найдет случаи нарушения дисциплины, то будут применяться финансовые санкции в зависимости от обстоятельств .
Из данного видео можно узнать подробности по бухгалтерскому учету кассовых операций.
В статье будет идти речь об аудиторской проверке. Каковы ее цели, как правильно осуществить проверку, и какую методику применять – далее.
В рыночной экономике аудиторская деятельность занимает одно из главных мест. От правильной проверки зависит многое. Как правильно произвести учет?
Важные аспекты
Любое предприятие желает иметь безупречную бухгалтерию. В этих целях проводятся специальные проверки. Одной из таких форм является аудит.
Проверка может осуществляться в добровольном или принудительном порядке. Субъектами являются физические лица и их предприятия.
Во время проверки кассовых операций главными документами, которые необходимо изучить, являются – кассовая книга, журналы и ведомости, и .
Варианты проведения аудита бывают такими:
Проведение аудита кассовых операций осуществляется по таким направлениям:
- правильно ли оформлены документы по операциям кассы;
- своевременно ли и полностью ли оприходуются денежные средства;
- правильно ли списываются финансы;
- происходит проверка кассовых операций;
- правильно ли отражаются проведенные операции в кассе.
Проверка документального оформления кассовых операций предполагает исследование следующих аспектов:
- правильно ли заполнены реквизиты;
- зарегистрированы ли приходные и расходные ордеры;
- имеются ли в документах подписи руководящих лиц организации;
- нет ли исправлений.
Аудитор вправе проводить сплошную проверку или по отдельной документации – выборочную. Чтобы проверка прошла правильно, необходимо ознакомиться с кассовой книгой учреждения и отчетностями, сопоставить данные.
Как только проверка закончится, аудитор должен оценить размеры штрафных санкций (при обнаружении нарушений).
По оформляется документ в письменном виде с требованиями внести изменения в документацию бухгалтерии.
Руководящие должности предприятия обязаны подготовить ответ. В письме необходимо указать на результаты проверки и дать оценку следующему:
- состоянию отчетности бухгалтерии;
- системе внутреннего контроля;
- обнаруженным нарушениям и способам их решения;
- соблюдается ли законодательство при осуществлении хозяйственных операций.
Аудиторское заключение имеет 3 части – водную, описывающую объемы аудита и итоговую.
В вводной необходимо указать следующее – список отчетности, которая попала под проверку, и заявление о том, что ответственность несет лицо, которое проверяется.
В основной части указывается следующая информация:
В заключительном разделе указывается, есть ли соответствия между порядком ведения учета и принципами, которые устанавливает законодательство. В конце ставится дата составления документа – после этого вносить изменения в него нельзя.
Основные понятия
| Аудит | Независимая экспертная оценка деятельности организации |
| Аудиторское заключение | Документ, который носит официальный характер и предназначен для потребителей отчетности бухгалтерии. Составляется по итогам аудита |
| Кассовая операция | Действия с наличными финансовыми средствами, которые осуществляет предприятие с лицами физического и юридического типа |
| Учреждение бюджетного типа | Организация непроизводственной сферы, которая получает средства на ведение своей деятельности и расходы из бюджета державы. Такими учреждениями являются суд, прокуратура, организации сферы образования и прочие |
Назначение процедуры
Целью проверки является установление соответствий методики учета, которая применяет организация, и налогообложения операций по движению наличных финансов.
Задачи аудита учета следующие:
- проверить своевременное и полное отражение финансовых операций в бухгалтерском учете;
- установить, правильно ли оформлена документация;
- осуществить контроль по сохранности наличных средств и документации в кассе;
- провести инвентаризацию денег, выявить ее результаты.
Аудит проводится с целью:
- выявить недостатки в бухгалтерской отчетности;
- выявить проблемы в осуществлении хозяйственной работы организации;
- решить проблемы;
- подобрать индивидуальную стратегию для вывода бизнеса на новый уровень.
Действующие нормативы
При проведении проверки необходимо руководствоваться следующими нормативными актами:
Порядок проведения аудиторской проверки кассовых операций
Во время проверки кассовых операций необходимо придерживаться такого порядка действий:
- Провести инвентаризацию кассы.
- Обследовать помещение.
- Провести опрос.
- Проверить соблюдение правил осуществления операций.
- Непосредственно проверка.
- Сравнение документации.
- Оформление итогов проверки.
Во время проведения проверки необходимо удостовериться в соответствии порядка учета операций нормативным актам. Также следует установить, соблюдает ли организация установленное ограничение хранения наличных средств.
Аудитор имеет право провести инвентаризацию. В этом случае проверяется следующее:
- есть ли кассира;
- заключено лис ним ;
- отвечает ли помещение кассы требованиям – обеспечение сохранности финансов, освещенность и прочее.
Кем осуществляется
Контроль и ревизия кассовых операций осуществляется аудиторской организацией или индивидуально аудитором. В такой организации должно быть не меньше трех сотрудников.
Чтобы заниматься подобным родом деятельности, необходимо сдать экзамен и получить аттестат. Чтобы стать аудитором, необходимо отвечать требованиям:
- иметь экономическое или юридическое высшее образование;
- стаж работы в данной сфере должен быть не менее 3 лет;
- иметь определенные личные качества характера;
- сдать экзамен для получения аттестата аудитора.
Применяемая методика
Методика аудита основывается на трех этапах, которые связаны между собой. Они дают возможность осуществить проверку наилучшим образом – спланировать, собрать и обобщить информацию, сделать выводы.
Методика обеспечивает достоверность отчета. Первый этап методики – планирование. Это наиболее важный этап. На этой стадии определяется стратегия контроля, создается аудиторская программа и оценивается объем контроля.
Задача состоит в разработке и оформлении плана, определении ошибок. После этого можно приступать к проверке.
План должен охватывать все детали, чтобы на его основе можно было составить аудиторскую программу. В данный этап могут входить процедуры, которые помогают понять проверяющему вопросы для эффективного проведения проверки.
Следующий этап методики – сбор и анализ данных. На этом этапе оцениваются аспекты бухгалтерской системы, сферы учета с возможным риском, проводится мониторинг контролирующих средств.
Последний этап – аудиторское заключение. Составляется акт проверки на русском языке. В документе указывается название организации, высвечивается информация об аудиторе и его мнение о результатах проверки.
При проведении аудита применяется несколько методов – традиционный, юридический, специальный и отраслевой. Традиционным является бухгалтерский подход.
При таком методе предполагается разработка способов проверки в соответствии с различными разделами бухгалтерии и ее учета. На основании юридического метода проверка основывается на юридических законах.
Данный способ предполагает наиболее углубленную проверку. При специальном подходе разрабатывается методика контроля определенных экономических групп, имеющих общие черты.
Такими признаками являются структура капитала, численность работников и прочие. Этот метод применяется для тех организаций, которые осуществляют деятельность на особых налоговых режимах.
Отраслевой подход применяют во время разработки методики проверки экономических субъектов на основании их отраслевой принадлежности.
Проверяемые объекты
На объекты аудита направлены действия проверяющего. Объекты отличаются по составу, целевым ориентациями прочим направлениям. Могут также являться лица юридического и физического типа, экономические процессы.
Объекты аудиторской проверки являются многогранными, поэтому полностью их перечислить невозможно. Объектами аудиторской проверки являются:
- хозяйственная деятельность в общем;
- финансовые операции или отдельные ее типы;
- отчетности;
- управление организации и другие.
Типы объектов – ресурсы (средства трудовой деятельности, предметы труда, финансовые ресурсы) и процессы хозяйственного типа (внедрение новых технологий, основное производство и другие).
Объекты могут быть простыми и сложными. К первым относятся те, которые состоят из нескольких элементов.
Сложные имеют неопределенную структуру. Исходя из этого, проверки подразделяются на несколько типов – общая, банковская, государственная, биржевая.
Поэтапная программа аудита (таблица)
Проверка аудита должна соответствовать определенным требованиям и осуществляться в четко установленном порядке.
| Этап | Характеристика |
| Знакомство с клиентом | На данном этапе аудитор осуществляет следующее:
|
| Планирование | На основном этапе аудитором составляется план и разрабатывается программа |
| Аудит | Происходит сбор доказательств |
| Завершение аудита | Обязанности проверяющего заключаются в следующем:
|
Особенности при проведении в казенном учреждении
Аудит в бюджетном учреждении – проведение независимой проверки состояния учета бухгалтерии и финансовых отчетов. Цель такой проверки – осуществить контроль за правильностью ведения деятельности и соблюдением нормативных актов и законов.
Проводится регулярно, в обязательном порядке. Для бюджетных предприятий порядок предоставления услуг в сфере аудита следующий:
- Оценка документации и финансовых коэффициентов.
- Согласование срока и цены.
- Заключение соглашения.
- Проверка.
- Оформление заключительного отчета.
Во время проверки решаются следующие задачи:
Проверку необходимо проводить не менее 1 раза за год.
Таким образом, аудиторская проверка организаций обязательна. Она проводится в соответствии с требованиями законодательства. Цель ее – проверить правильность осуществления деятельности хозяйственной и финансовой части.
Проводит ее специально назначенное лицо – аудитор. По окончании проверки он обязан составить заключение, которое направляется руководителю организации с целью исправления ошибок.
Аудит кассовых операций
Основным нормативным актом, регулирующим порядок осуществления операций по приему, хранению и выдаче наличных денег в кассе предприятия, является Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации. Этот документ устанавливает единый порядок хранения наличных денег, их приема и выдачи, оформления кассовых документов и ведения кассовой книги, ревизии кассы и контроля за соблюдением кассовой дисциплины.
Проверка правильности ведения кассовых операций производится сплошным образом. Начиная со дня окончания предыдущей ревизии (аудиторской проверки), все кассовые документы подвергаются сплошной проверке.
Целью аудита кассовых операций является установление соответствия применяемой в организации методики бухгалтерского учета, действующей в проверяемом периоде, нормативным документам для того, чтобы сформировать мнение о достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности во всех существенных аспектах.
В задачи аудита кассовых операций входят:
проверка своевременного и полного отражения в бухгалтерском учете операций с денежными средствами при соблюдении требований законодательства Российской Федерации;
правильное документальное оформление операций с денежными средствами в соответствии с установленными правилами ведения кассовых операций;
контроль за сохранностью денежных средств, документов в кассе и их целевым использованием;
своевременное проведение инвентаризации денежных средств в кассе, выявление ее результатов и отражение на счетах бухгалтерского учета.
Последовательность работ при проведении аудита денежных средств можно разделить на три этапа: ознакомительный, основной и заключительный. На каждом этапе должны быть выполнены определенные процедуры проверки, позволяющие достигнуть цели и решить задачи аудита денежных средств.
На ознакомительном этапе изучаются открытые организацией расчетные и специальные счета.
Основной этап заключается в проведении анализа операций, совершенных в отчетном периоде и осуществленных на основании выписок банка с расчетных счетов за проверяемые месяцы, предоставляемых к проверке в полном объеме. Производится сверка суммы остатка денежных средств с данными журнала ордера счета 51.
При проверке операций по расчетному счету необходимо ответить на следующие основные вопросы:
в полном ли объеме имеются договоры банковского обслуживания;
ведутся ли регистры синтетического учета по каждому расчетному счету;
своевременно ли отражаются операции по движению денежных средств на расчетном счете в регистрах синтетического учета;
производятся ли записи в учетные регистры по каждой выписке банка;
тождественны ли записи в учетных регистрах и в выписках банка.
Типичными ошибками, которые выявляются в ходе проверки банковских операций, являются:
отсутствие платежных документов, подтверждающих факт совершения операций, или оформление их ненадлежащим образом;
отсутствие приложений к платежным документам, послуживших основанием для совершения операций;
перечисление авансов по бестоварным счетам, без предварительного оформления договора и по другим сомнительным операциям;
несоответствие данных в платежных поручениях данным выписки банка;
некорректная корреспонденция счетов по учету банковских операций.
Аудит кассовых операций осуществляется на основании следующих нормативных документов:
Федеральный закон от 21.11.96 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (с изменениями и дополнениями);
Федеральный закон от 22.05.03 г. N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт";
письмо Минфина России от 30.08.93 г. N 104 "Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением";
Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный решением совета директоров Банка России от 22.09.93 г. N 40;
положение Банка России от 5.01.98 г. N 14-П "О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации", утвержденное Банком России 19.12.97 г. (с изменениями и дополнениями);
указания Банка России от 14.11.01 г. N 1050-У "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке";
постановление Госкомстата России от 18.08.98 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" (с изменениями и дополнениями);
постановление Госкомстата России от 25.12.98 г. N 132 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций".
При аудите кассовых операций последовательно проверяются:
правильность документального оформления кассовых операций;
сохранность наличных денежных средств в кассе;
соблюдение установленного лимита остатка денежных средств в кассе;
правильность применения контрольно-кассовой техники (ККТ) при осуществлении расчетов с населением;
полнота и своевременность оприходования денежных средств и отражение данных хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета;
правильность списания денег в расход и отражение данных хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета;
организация хранения свободных денежных средств в кассах организации.
Ознакомительный этап
Для проверки правильности документального оформления кассовых операций используется определенный перечень вопросов, который может быть рабочим документом аудитора.
Основной и заключительный этапы
На данном этапе производится проверка сохранности наличных денежных средств в кассе. Аудитор должен установить, проводится ли инвентаризация кассы перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, при смене материально ответственных лиц, при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества, в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями, при реорганизации или ликвидации организации и в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
При проверке соблюдения установленного лимита остатка денежных средств в кассе организации необходимо запросить расчет на установление организации лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающих в ее кассу за аудируемый период, утвержденный банком. Далее согласно представленному расчету выборочно проводится соблюдение установленного банком лимита остатка наличных денежных средств.
Проверка соблюдения установленного размера проведения наличных расчетов между юридическими лицами состоит в том, чтобы установить соответствие указанию N 1050-У.
При проверке кассовых операций особое внимание уделяется выяснению полноты, своевременности и правильности оприходования денежной наличности в результате поступлений из банка, возврата подотчетных сумм, выручки, взносов арендной платы и других операционных и внереализационных доходов. Поступления из банка проверяются путем сверки идентичных сумм, записанных в корешках чеков, выписках банка и приходных кассовых ордерах. Поступление выручки изучается путем сверки сумм в приходных кассовых ордерах, накладных и счетах-фактурах, лентах кассового аппарата и т.п. Возврат неиспользованных авансов анализируется по приходным кассовым ордерам.
Проверяя расходование наличных денежных средств из кассы, аудитор должен обратить внимание на юридическую обоснованность выдачи денег, т.е. на наличие приказов и распоряжений на премирование сотрудников, на оказание материальной помощи, на командировки, на выдачу средств на представительские расходы; доверенностей от сторонних организаций; исполнительных листов и др. Устанавливается также целевое использование средств, полученных из банка по чеку.
При проверке организации хранения свободных денежных средств в кассах организации устанавливается соответствие Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации, согласно которому:
касса организации должна находиться в изолированном помещении, предназначенном для приема, выдачи и временного хранения наличных денег;
обеспечена сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк;
все наличные деньги и ценные бумаги хранятся в несгораемых металлических шкафах или в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании работы кассы закрываются ключом и опечатываются печатью кассира.
Опыт аудиторских проверок свидетельствует, что наиболее распространенными нарушениями, которые выявляются в ходе проверки кассовых операций, являются:
отсутствие первичных кассовых документов или оформление их с нарушением установленных требований;
выплаты подотчетным лицам на основании документов, подтверждающих расходы, без оформления авансовых отчетов;
несоблюдение установленного лимита расчетов наличными деньгами между юридическими лицами;
арифметические ошибки при подсчете оборотов и остатков в учетных регистрах при ручном ведении учета;
неполное оприходование денежной выручки, выразившееся в том, что кассиры оставляют в кассах организации небольшой размер денежных средств на "размен".
На заключительном этапе аудита денежных средств организации формируется пакет рабочих документов аудитора и составляется аудиторский отчет, который представляется вместе с рабочей документацией руководителю проверки.
Основные этапы проверки кассовых операций:
1. Инвентаризация фактического остатка наличных денег в кассе и соответствие его учетным данным по кассовой книге.
2. Проверка по приходным и расходным ордерам полноты и своевременности оприходования и списания наличных денег по кассовой книге.
3. Проверка наличия оправдательных документов к приходным и расходным ордерам, на основании которых они оформлены.
4. Проверка законности совершенных хозяйственных операций.
5. Проверка фактического наличия других ценностей, хранящихся в кассе (ценных бумаг, ценных подарков, драгоценных вещей и других ценностей), которые в соответствии с действующими нормативными документами надлежит хранить в кассе.
6. Проверка итогов в кассовой книге и других учетных регистрах (журналах-ордерах, ведомостях).
7. Обеспечение сохранности денежных средств при их получении, доставке из банка (предприятия), хранении и выдаче на предприятии.
8. Проверка полноты оприходования по местам хранения закупленных материальных ценностей и отражение прихода по соответствующим книгам учета.
9. Проверка наличия письменного договора о полной материальной ответственности с кассиром.
Тщательно проверяются:
в платежных ведомостях - достоверность подписи получателей денег. Имеют место случаи, когда один получатель в ведомости расписывается за несколько человек;
в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма № КО-3) - соответствие дат, порядковой нумерации и сумм, с аналогичными показателями в приходных и расходных ордерах и кассовой книге;
в расходных ордерах - правильность записи полученных сумм (прописью) и самой подписи получателем денег, а также заполнение паспортных данных получателей, не состоящих в штатной численности организации;
во всех документах - наличие подписей распорядителей денежных средств. Обращается внимание на то, что руководитель подписывает лично все расходные кассовые документы. Исключение составляют только периоды, когда руководитель временно отсутствует в организации и свои функции он приказом передает другому лицу. В соответствии с Гражданским кодексом РФ нарушение порядка подписи документов за руководителей (первых лиц) влечет за собой не признание юридической силы таких документов (и других тоже);
в кассовой книге - оформление и ее ведение, правильность внесенных исправлений. Особенное внимание обращается на правильность подсчета итоговых оборотов и выведение остатков наличных денег по окончании дня.
При проверке полноты оприходования наличных денег, полученных по чекам из банка, необходимо проверить наличие всех корешков чековой книжки.
При наличии в организации нескольких кассиров, необходимо проверить правильность ведения книг учета принятых и выданных денег (форма № КО-5), которые открываются на каждого кассира.
К типовым нарушениям в ведении кассовых операции можно отнести:
неоприходование или не полное оприходование наличных денег, полученных в банке по чекам или принятых по приходным ордерам;
излишнее списание денег по кассе (кассовой книге) путем занижения итоговых оборотов по приходу кассовой книги или завышения оборотов по расходу. Повторное списание сумм по одним и тем же документам;
нарушения действующего порядка расчета наличными денежными средствами, в том числе: превышение установленного лимита расчета личными деньгами с юридическими лицами и предпринимателями;
отсутствие в документах необходимых подписей должностных лиц;
несвоевременное отражение приходно-расходных кассовых документов в учетных регистрах;
отсутствие документов, послуживших основанием для совершения в учетных регистрах записей хозяйственных операций;
списание денег по кассе без оснований или по подложным (фиктивным) документам;
ошибки в написании сумм получателями денег в расходных ордерах;
несовпадение дат или сумм приходных или расходных ордеров с аналогичными их показателями в журнале регистрации;
прямое хищение денежных средств (встречается крайне редко).
Аудит кассовых операций нужен для того, чтобы обеспечить безопасность при работе с деньгами, а также улучшения условий по их транспортировке и хранению. Помимо этого с помощью аудита можно определить сроки и порядок проведения ревизий внутри компании. Организациям и предпринимателям следует очень тщательно относиться к порядку ведения кассовых операций, так как в случае нарушений им будет грозить административная ответственность и штрафы.
Что такое аудит кассовых операций
Проверка или аудит кассовых операций подразумевает проведение целого ряда процедур. О проведении проверки специальной службой компанию могут оповестить заранее, либо проводиться она может и без оповещения. Аудит может проводиться как внешними специалистами, так и внутренними, специально созданными для аудита подразделениями.
Важно! При возникновении подозрений у руководителя компании в том, что при работе с наличными допускаются нарушения, он может запросить проведения проверки у аудиторских служб. Если в привлечении специалистов со стороны компания не нуждается, то провести проверку она может и своими силами.
Этапы аудиторской проверки кассовых операций
Любая аудиторская проверка состоит из определенных этапов, следующих друг за другом:
Планирование аудита
Важно! Одним из главных шагов в проведении аудита является планирование. Именно на этом этапе определяется как именно будет проводиться проверка. От этого этапа будут зависеть все последующие этапы, а если при планировании будет допущена ошибка, то аудит нужно будет проводить вновь.
На данном этапе происходит определение стратегии проверки, создание программы аудита, а также оценка объемов проверки. Аудиторами составляется план, согласно которого будет выстаиваться общая программа. Данный этап включает в себя большое число процедур, которые необходимы для проведения эффективной проверки . На основании подготовленной информации можно будет выделить ошибки и приступить к основным действиям.
Сбор и анализ информации
Заключение аудитора
Методики проведения аудита
Проведение такой процедуры, как аудиторская проверка происходит на основании одной из методик, к которым относятся:
- Отраслевая методика, применяемая в соответствии с отраслью, в которой занят проверяемый объект.
- Специальная
- Традиционная, схема проверки которой основана на определенных разделах бухгалтерии. Она соответствует юридическому законодательству и дает наиболее точные результаты. Для такого аудита следует разработать специальную методику, при которой по определенным чертам создаются экономические группы.
- Юридическая основан на соответствующих нормах законодательства.
Нарушения, которые могут быть выявлены при аудите кассовых операций
При аудиторской проверке кассовых операций могут быть выявлены следующие виды нарушений:
- излишки денежных средств в кассе или их недостача;
- несвоевременное оприходование денежных средств, поступивших в кассу;
- выдача денежных средств без соответствующей доверенности;
- выдача денег сотрудникам без оформления авансовых отчетов;
- некорректное отображение кассовых операций.
Кроме того, одним из наиболее частных нарушений является непроведение инвентаризации в следующих случаях:
- перед тем, как составить годовую бухгалтерскую отчетность;
- при смене лица, ответственного за финансы компании;
- в случае обнаружения фактов хищения или порчи материальных ценностей;
- при передаче имущества иному лицу во владение;
- после экстремальных ситуаций (пожар, авария, стихийное бедствие и др.);
- при ликвидации или реорганизации компании.
Если привести более конкретные примеры нарушений при ведении кассовых операций, то к ним можно отнести:
- Несоблюдение сроков инвентаризации денежной наличности, установленных учетной политикой организации.
- В документах об инвентаризации содержатся помарки, ошибки, неточности или незаполненные строки.
- Акт инвентаризации составлен без соблюдения требований законодательства.
- Инвентаризационные ведомости подписали не все члены комиссии и материально-ответственные сотрудники.
- Излишки, выявленные при инвентаризации не оприходованы и направлены на увеличение дохода компании.
- В кассовой книге есть записи о выдаче сотрудникам зарплаты, но отсутствуют их подписи.
- В расходных кассовых документах не указана информация о документах, удостоверяющих личность получателя денежных средств.
- Работа с наличностью ведется при неисправном кассовом аппарате.
- Книгу кассира-операциониста в компании заполняют не должным образом.
Законодательная база
Важно! Целью аудиторской проверки кассовых операций является установление в конкретной компании проблем, связанных с кассовыми операциями, движением денег и ведением бухгалтерии.
Задачей аудита является проверка всех документов и хозяйственных операций компании, регламентируемых законодательством РФ. Данная процедура должна проводиться по Федеральным стандартам аудита, которые содержат требования, указания, положения к данной процедуре, а также примеры из практики.
Порядок ведения кассовых операций регламентируется законом №54-ЗФ. Кроме того, при проведении аудита следует обращать внимание на следующие нормативные акты:
- Методические указания по инвентаризации и финансовых обязательств;
- Указания Банка РФ «Об осуществлении наличных расчетов»;
- Постановление Госкомстата №88 «Об утверждении унифицированных форм первичной документации по учету кассовых операций, по учету инвентаризации».
Ответственность за проведение
Любая компания несет определенную ответственность за осуществление контроля внутри компании. Аудитор же должен удостовериться в том, что данная система контроля работает исправно и без нарушений. Задачами руководителя компании будут являться:
- Оборудование кассы должным образом, а также обеспечение сохранности денежных средств как при хранении внутри компании, так и в случае транспортировки в банк.
- Обеспечить наличие кассовой книги (при этом должна быть только одна книга).
- Следить за тем, что бы в кассе хранились только денежные средства компании, а не личные ценности и деньги сотрудников.
- Осуществлять прием наличности только с применением ККТ.
| Что проверяется при аудите кассовых операций | Особенности проверки |
| Первичная документация | Вся первичка должна быть заполнена должным образом и содержать необходимые подписи. Наличие исправлений в документах не допускается. |
| Правильность оприходования денежных средств | С этой целью проводится сверка сумм из корешков пробитых чеков, банковских выписок и т.д. Если какая-либо сумма будет пропущена, то это будет считаться грубым нарушением. |
| Соблюдение лимитов при расчетах наличными | При проведении сделок купли-продажи запрещено принимать наличными денежные средства в суммах, превышающих установленный законодательством лимит. Если такая необходимость есть, то операция должна проводиться через банк. |
| Инкассация наличных | Компании и предприниматели вправе сдавать денежные средства через инкассаторские службы. В этом случае денежные средства будут защищены. При оформлении каждой сумке должна составляться денежная ведомость. |
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос: Как проводится инвентаризация кассы при аудите кассовых операций?
Ответ: При проведении инвентаризации должны присутствовать главбух и кассир. Если в компании несколько кассовых аппаратов, то опечатывается каждый из них. Это необходимо для того, чтобы избежать переноса денежных средств или изменения информации в кассовой книге.