Проверяя фирмы и предпринимателей, Фонд социального страхования РФ (ФСС) руководствуется Методическими рекомендациями, утвержденными им 4 декабря 2003 г. № 134 и 17 марта 2004 г. № 24. Первые посвящены проверкам уплаты взносов на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний, а вторые – проверкам расходования денег фонда.

Кого проверяет ФСС

Работники фонда могут проверить любую фирму. Каждый квартал они составляют план проверок. Как сказано в Методических указаниях, в первую очередь туда попадают фирмы, которые потратили значительные суммы на выплату пособий или резко поменяли размер страховых выплат при неизменном количестве работников, ну и, конечно, те, кто частенько не представлял в фонд расчетную ведомость. Кроме того, готовиться к выездной проверке придется должникам по взносам в ФСС и фирмам, получившим в ходе камеральной проверки замечания.

Ревизоры должны проверять каждую фирму не реже чем раз в три года. Так что, если за последние пару лет контролеры из ФСС ни разу не приходили, ждите их в этом году.

Что проверяет ФСС

Сотрудники ФСС проверяют, как фирма или предприниматель расходуют средства фонда на выплату пособий (по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком и др.) и приобретение путевок. Кроме того, ФСС контролирует, как вы исчисляете и платите взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

Помните: проверки исчисления и уплаты единого социального налога (ЕСН), перечисляемого в ФСС, – это прерогатива налоговиков.

Проверяемый период и продолжительность проверки

Длительность проверки не может превышать двух месяцев. Еще по месяцу прибавляется на проверку каждого филиала (представительства).

Количество дней, необходимых на проверку конкретной фирмы, устанавливает руководитель отделения фонда.

Проверкой могут быть охвачены три предыдущих года. Кроме того, контролеры вправе посмотреть документы законченного отчетного периода текущего года, но только в одном случае: если фирма попала в план выездных проверок по рекомендации камеральщиков, которым что-то не понравилось в сданных с начала года расчетных ведомостях.

ФСС не вправе дважды проверять фирму по одним и тем же вопросам за один и тот же период.

Исключения – ликвидация или реорганизация предприятия или проверки в порядке контроля отделения фонда за деятельностью своего филиала.

Как проходит проверка

Перед началом проверки сотрудники фонда должны предъявить вам решение о ее проведении и свои служебные удостоверения. Без этих документов проводить проверку они не вправе.

Обратите внимание: в решении должны быть указаны период проверки, Ф.И.О. проверяющих и вопросы проверки («расходы страхователя по государственному социальному страхованию» или «начисление и уплата страхователем взносов на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний и расходование этих средств»).

Решение о проведении проверки принимает и подписывает руководитель филиала ФСС (или его зам). Если вам предъявили решение, подписанное другим сотрудником, а на самом решении нет печати фонда, вежливо откажите проверяющим в доступе на свою территорию.

Проверка уплаты взносов

Представителей ФСС будут интересовать:

Перечисления в фонд;

Использование средств, предназначенных на выплаты по несчастным случаям на производстве и профзаболеваниям.

Методичка предписывает контролерам начинать проверку с изучения устава и документов, имеющих отношение к выплатам в пользу работника. Поэтому бухгалтеру лучше заранее проверить правильность составления:

Штатного расписания;

Приказов о выплате заработной платы, материальной помощи и других вознаграждений;

Коллективных, трудовых и гражданско-правовых договоров;

Положений о системе оплаты труда, премировании и т. д.

Чтобы проверить, правильно ли установлен тариф, по которому фирма начисляет страховые взносы, ревизоры изучат показатели расшифровки к строке 010 формы № 2 Отчета о прибылях и убытках.

Затем контролеры проанализируют первичные бухгалтерские документы и сверят их с записями в регистрах бухгалтерского учета (журналах-ордерах, Главной книге), расчетных ведомостях по средствам фонда и расчетно-платежных ведомостях по начислению заработной платы.

Если обнаружат расхождения данных расчетной ведомости и данных по кредиту счета «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», а также дебету счетов учета затрат на производство, то будут выяснять, на все ли выплаты в пользу работников начислены страховые взносы. Для этого ревизоры посмотрят:

Приказы о приеме на работу;

Табели учета использования рабочего времени и расчета заработной платы;

Договоры гражданско-правового характера, по условиям которых на выплачиваемые вознаграждения начисляются страховые взносы;

Расчетно-платежные ведомости, платежные ведомости;

Лицевые счета.

Следующий шаг контролеров – проверка выплат работнику, пострадавшему в результате несчастного случая на производстве или получившему профзаболевание. К таким выплатам относятся:

Пособие по временной нетрудоспособности;

Страховые выплаты;

Расходы на реабилитацию работника (затраты на дополнительное питание, медицинские препараты, санаторно-курортное лечение, протезирование и т. д.).

И последнее, на что обратят внимание проверяющие, – это правильность финансирования предупредительных мер по сокращению несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

К ним относятся:

Периодические медицинские осмотры работников в медицинских учреждениях, находящихся в собственности фирмы;

Профилактическое санаторное лечение работников в санаториях-профилакториях, находящихся в собственности фирмы.

Проверка расходования денег фонда

Проверяющие могут потребовать любые документы, касающиеся выплаты пособий и приобретения путевок.

Пособие по временной нетрудоспособности можно выдавать только по основному месту работы. Поэтому трудовая книжка сотрудника, которому выдано пособие, должна храниться у вас. Если человек уволился, проверяющим нужно показать приказы о приеме его на работу и увольнении. Это пособие начисляется на основании листка нетрудоспособности. Листок должен храниться в бухгалтерии. Если он потерян, то вам нужно получить его дубликат.

Контролеры обратят внимание на правильность реквизитов больничного листа.

Обратите внимание: с 1 августа 2005 года фирмы могут оплачивать больничные своим сотрудникам только на основании листков нетрудоспособности нового образца. Его форма утверждена приказом Министерства здравоохранения и социального развития от 6 июня 2005 года № 384. Если работнику после 31 июля все же выдадут старый бланк больничного, его нужно будет поменять. Иначе компания не сможет вернуть из ФСС пособие, выплаченное по нему. Решение о замене принимает врачебная комиссия медицинского учреждения на основании справки с места работы о том, что пособие по данному листку не выплачено. Об этом, кстати, ФСС сообщило в письме от 20 июля 2005 г. № 02-18/11-6502.

Больничный лист должен иметь разборчивые записи медицинских работников, четкие печати и название лечебного учреждения. Любые исправления должны быть заверены печатями поликлиники.

Листок нетрудоспособности должен соответствовать инструкции о порядке выдачи документов, удостоверяющих временную нетрудоспособность граждан. В противном случае инспекторы его не примут и расходы на его оплату фирме не возместят. В частности, это произойдет, когда:

Не указан вид нетрудоспособности или место работы заболевшего;

Врач выдал больничный лист на срок более 10 дней;

Лист нетрудоспособности выдан частником, у которого нет лицензии на проведение экспертизы временной нетрудоспособности.

При проверке оплаты больничных листов ревизоры в первую очередь поинтересуются системой оплаты труда: штатным расписанием, трудовыми договорами и т. д. Далее проверяющие посмотрят, правильно ли исчислен трудовой стаж и рассчитана сумма пособия.

Напомним: первые два дня болезни сотрудника оплачивает работодатель. А ФСС начинает платить только с третьего дня. Однако это касается лишь компаний, которые применяют общеустановленную систему налогообложения. Для тех же, кто перешел на «упрощенку» или ЕНВД, действует совершенно другой порядок. А именно: если фирма не перечисляет взносы в ФСС добровольно, то фонд компенсирует больничные в пределах 1 МРОТ в месяц на человека (статья 2 Федерального закона от 31 декабря 2002 г. № 190-ФЗ). Поэтому контролеры будут проверять, не поставил ли «упрощенец» или «вмененщик» к возмещению сумму пособия больше этого ограничения.

«Спецрежимникам», которые уплачивают добровольные взносы (в размере 3 % от выплат, начисленных работникам), фонд возмещает больничные полностью: ограничение в 1 МРОТ на них не распространяется.

Сотруднице, у которой родился ребенок, положен отпуск по беременности и родам на 140 дней: 70 дней – до даты предполагаемых родов и 70 дней – после. Так сказано в статье 255 Трудового кодекса РФ. На все время такого отпуска выписывается больничный лист.

Пособие по беременности и родам предоставляется по больничному листу и оплачивается ФСС (не более 12 480 рублей в месяц).

Чтобы подтвердить обоснованность расхода средств фонда, контролерам нужно показать:

Заявление сотрудницы о предоставлении отпуска;

Больничный лист;

Приказ о предоставлении отпуска;

Кроме того, выдается единовременное пособие при рождении или усыновлении ребенка в возрасте до трех месяцев (6000 рублей). Это пособие также компенсирует ФСС.

Если вы выдавали это пособие, то в бухгалтерии должны быть:

На выплату пособия;

Заявление о выплате пособия, составленное сотрудником;

Справка о рождении ребенка. Ее работнику должны выдать в загсе вместе со свидетельством о рождении ребенка;

Справка с места работы другого родителя о том, что ему такое пособие не выплачивалось.

Обратите внимание: единовременное пособие при рождении ребенка не облагается налогом на доходы физлиц, ЕСН, а также взносами на обязательное пенсионное страхование и на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

Такое пособие назначается работнику, который ухаживает за ребенком (мать, отец, бабушка, дедушка, опекун и т. д.).

Помимо перечисленного, сотрудникам выплачивают ежемесячное младше полутора лет (500 руб.) – также за счет средств ФСС.

Бухгалтеру нужно иметь:

Заявление сотрудницы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком и выплате пособия;

Копию приказа о предоставлении отпуска;

Копию свидетельства о рождении ребенка.

Обратите внимание: пособие по уходу за ребенком в возрасте до полутора лет не облагается налогом на доходы физлиц, ЕСН, а также взносами на обязательное пенсионное страхование и на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

Пособие на погребение выдается в случае:

Смерти сотрудника. Пособие выплачивается супругу (супруге) иди другим лицам, которые хоронят умершего;

Смерти несовершеннолетнего ребенка сотрудника.

Если вы выдавали такое пособие, то проверяющим нужно показать:

Заявление сотрудника (его родственника) о выплате пособия;

Справку загса о смерти;

Или квитанцию к приходному ордеру на оплату похоронных услуг.

По желанию родственников умершего сотрудника фирма может оплатить услуги похоронных агентств.

В этом случае в бухгалтерии должны храниться:

Справка загса о смерти;

Счет на оплату похоронных услуг;

Платежное поручение или квитанция к приходному ордеру на оплату похоронных услуг.

За счет средств фонда фирма может приобрести путевки:

В детские оздоровительные лагеря;

На долечивание своих работников после стационарного лечения по заболеваниям, указанным в постановлении Правительства РФ от 21 апреля 2001 г. № 309.

Стоимость путевки в детские оздоровительные лагеря оплачивается только в пределах норм, установленных федеральным законом о бюджете Фонда социального страхования. Такой закон принимается ежегодно.

Каких-либо ограничений по оплате путевок на долечивание не установлено, поэтому ФСС компенсирует стоимость таких путевок полностью.

Санаторно-курортное лечение других сотрудников может быть оплачено только за счет средств обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Однако должно быть выполнено одно условие: фирме предоставлена скидка или надбавка к страховому тарифу.

Если вы оплачивали путевки, то работникам ФСС надо представить:

Заявление сотрудников фирмы о предоставлении путевки;

Договор на ее приобретение;

Счет на оплату;

Платежное поручение или квитанцию к приходному кассовому ордеру на оплату путевок;

Приходную накладную;

Отрывной талон к путевке (его должен представить работник, вернувшийся с отдыха);

Список работников, получивших путевки, с их подписями. Он составляется в произвольной форме;

Расчетную ведомость по средствам Фонда.

Как оформляют результаты проверки

По окончании проверки работники фонда выдают бухгалтеру справку о ее проведении.

Затем в течение двух месяцев со дня окончания проверки (либо во время проверки) составляют акт. Страницы акта должны быть пронумерованы, в нем не должно быть никаких исправлений.

Акт подписывают проверяющие и руководитель фирмы. Вы можете отказаться подписать документ или подписать его с оговоркой: «С актом не согласен».

Закон предоставляет вам две недели, чтобы представить в отделение фонда свои возражения по акту проверки. Если в ходе проверки соцстраховцы не выявили никаких нарушений, то составлением акта все и ограничится. В противном случае руководитель территориального отделения фонда в течение 10 дней выносит решение по итогам проверки.

Если проверяющие выявили нарушения расходования средств фонда, то его руководитель решает не принимать к зачету расходы страхователя на цели соцстраха. При этом страхователь должен скорректировать суммы не принятых к зачету расходов в бухгалтерском учете и расчетной ведомости и сдать уточненный расчет по авансовым платежам по ЕСН в налоговую инспекцию.

Все данные о выявленных нарушениях ФСС передает в налоговую инспекцию.

Если ревизоры обнаружили недоимку по взносам на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний, то руководитель фонда принимает решение о взыскании недоимки и пеней.

Кроме того, он может наложить штраф.

На сумму недоимки и пеней фонд выставит инкассовое поручение, а за взысканием штрафа обратится в суд (если фирма не заплатит его добровольно).

За что могут оштрафовать

Штрафы, которые может назначить фирме ФСС, установлены в Федеральном законе от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний». Вот они:

ШТРАФЫ

Кроме того, мировой судья на основании протоколов, составленных сотрудниками фонда, может оштрафовать должностных лиц фирмы (руководителя, главного бухгалтера) за непредставление расчетной ведомости.

Размер штрафа – от 300 до 500 рублей (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

"Фармацевтические ведомости", 2006, N 6

ВЫЕЗДНАЯ ДОКУМЕНТАЛЬНАЯ ПРОВЕРКА ФСС

Как проводятся выездные проверки

ФСС РФ устанавливает единые требования к проведению таких проверок во всех организациях (в том числе в медицинских и фармацевтических). В этих целях фонд разработал Методические указания о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей:

По обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (утверждены постановлением ФСС России от 04.12.2003 N 134);

По обязательному социальному страхованию (утверждены постановлением ФСС России от 17.03.2004 N 24).

Как отбирают аптеки для проведения документальных

выездных проверок

Выездные проверки страхователей проводятся в плановом порядке, причем одновременно по двум видам обязательного социального страхования.

В план проверок попадают, прежде всего, следующие аптечные учреждения:

Имеющие значительные расходы на цели обязательного социального страхования (этот критерий территориальное отделение фонда определяет самостоятельно: например, расходы сравнивают с суммой начисленного ЕСН, а также с расходами предыдущих периодов или средними показателями по региону);

Имеющие значительную численность работающих.

От последнего показателя зависит объем проверяемой документации. Поэтому аптеки с небольшой численностью работающих, особенно применяющие "упрощенку" или уплачивающие ЕНВД, включаются в план выездных проверок, если только какие-либо нарушения будут выявлены в результате проверки камеральной. Такие нарушения могут служить и основанием для проведения внеочередной документальной проверки.

Помните: универсальных критериев отбора фирм для проведения выездных проверок у ревизоров нет. Они используют разные источники информации, чтобы выявить подозрительные, на их взгляд, организации. Чем меньше ваша аптека выделяется на фоне других, тем меньше вероятность проверки.

Начало проверки: на что обратить внимание

в первую очередь

Выездная проверка назначается и проводится на основании решения руководителя территориального отделения фонда.

Обратите внимание: проверке подлежат только три календарных года деятельности аптеки, непосредственно предшествовавшие году проведения проверки. Если же по результатам камеральной проверки аптечное учреждение включено в план проведения выездных проверок, проверке подлежит законченный отчетный период года, в котором имела место камеральная проверка.

Срок документальной выездной проверки исчисляется в календарных днях и не может превышать двух месяцев. Следует отметить, что исполнительный орган фонда не вправе проводить повторные проверки одного и того же аптечного учреждения по одним и тем же вопросам за уже проверенный период.

Однако у запрета на повторные проверки по одним и тем же налогам за один и тот же период есть два исключения. Выездная проверка может проводиться независимо от времени предыдущей проверки:

Если она вызвана ликвидацией или реорганизацией фирмы;

Если ее проводит вышестоящий орган фонда для проверки работы подчиненных из регионального отделения.

Придя на фирму, инспекторы обязаны предъявить свои служебные удостоверения и распоряжение о проведении проверки, подписанное руководителем территориального отделения ФСС России или его заместителем. Если эти документы вам не предъявили, проверяющих вы вправе не впустить.

Как правило, проверку проводит один инспектор. Однако если к вам пришли несколько человек, посмотрите, все ли их фамилии указаны в распоряжении. Проводить проверку вправе только тот чиновник, фамилия которого есть в предъявленном документе.

Если же с предъявленными документами все в порядке, но вы не пустили инспектора на территорию аптеки, он может составить протокол об этом нарушении и направить его районному или мировому судье. Судья вправе оштрафовать:

Руководителя аптечного учреждения - на сумму от 1000 до 2000 руб.;

Других сотрудников, виновных в этом нарушении, - на сумму от 500 до 1000 руб. (ч. 1 ст. 19.4. КоАП РФ).

Процедура проведения выездной проверки

Как уже отмечалось, страхователи проверяются одновременно по двум видам страхового обеспечения. Ревизоры из ФСС России, наделены правом проверять документы, связанные с выплатой страхового обеспечения, а также не принимать к зачету расходы на обязательное социальное страхование, произведенные с нарушением требований законодательства.

В ходе документальных выездных проверок проверяется правильность расходования средств на выплату:

Пособий по временной нетрудоспособности;

По беременности и родам;

Единовременного пособия при рождении ребенка;

Социальное пособие на погребение;

Ежемесячного пособия на период отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет, а также иных видов пособий;

Расходов на оплату путевок на оздоровление детей работников.

Выплата каждого пособия должна быть подтверждена соответствующими документами: листком временной нетрудоспособности, копией свидетельства о рождении ребенка и т.п. Проверяющие могут потребовать любые документы, касающиеся выплаты пособий и приобретения путевок.

Так, например, если ваше аптечное учреждение выплачивало единовременные пособия при рождении ребенка, то вместе с расходным кассовым ордером в бухгалтерии должны храниться:

Заявление о выплате пособия, подписанное работником;

Копия свидетельства о рождении ребенка;

Справка с места работы другого родителя о том, что ему такое пособие не выплачивалось.

Обратите внимание: если кто-нибудь из родителей берет отпуск по уходу за ребенком до трехлетнего возраста, ему начисляются не пособия за счет соцстраха, а компенсации за счет средств аптечного учреждения. Тратить на эти цели средства социального страхования нельзя.

Особо проверяющие уделяют внимание правомерности выплат пособий по временной нетрудоспособности. Такие пособия можно выдавать только по основному месту работы. Поэтому трудовая книжка работника, которому выдано пособие, должна храниться в аптечном учреждении. Если работник уволился, проверяющим нужно показать приказы о приеме его на работу и увольнении.

Пособие начисляется на основании листка нетрудоспособности. Листок должен храниться в бухгалтерии. Если он потерян, необходимо получить его дубликат.

Контролеры проверят и правильность реквизитов больничного листа.

Обратите внимание: с 1 августа 2005 года организации и предприниматели могут оплачивать больничные своим сотрудникам только на основании листков нетрудоспособности нового образца. Его форма утверждена приказом Министерства здравоохранения и социального развития от 6 июня 2005 г. N 384.

Больничный лист должен иметь разборчивые записи медицинских работников, четкие печати и название лечебного учреждения. Любые исправления должны быть заверены печатями поликлиники.

Если при проведении проверки выявлены расходы, произведенные аптекой - плательщиком ЕСН с нарушением требований законодательства либо не подтвержденные в установленном порядке документами, ревизоры выносят решение не принимать такие расходы к зачету. Копия решения вручается должностному лицу аптечного учреждения под расписку или направляется по почте на адрес аптеки.

На основании решения о непринятии к зачету расходов аптечному учреждению - плательщику ЕСН предлагается произвести в бухгалтерском учете корректировку суммы расходов. Величина расходов, не принятых к зачету, отражается в строке 5 раздела I расчетной ведомости по форме 4-ФСС РФ.

Кроме того, аптека должна представить в свою налоговую инспекцию уточненный расчет по авансовым платежам по ЕСН или уточненную декларацию по ЕСН. В уточненной отчетности нужно скорректировать сумму произведенных расходов и сумму ЕСН (авансовых платежей по нему), подлежащую уплате в бюджет.

Уточненный расчет или декларация представляются за тот период, в котором осуществлены не принятые к зачету расходы. Если такие расходы были произведены, например, в I квартале 2005 года, аптеке придется сдать уточненный расчет за этот отчетный период, за полугодие и 9 месяцев того же года, а также уточненную декларацию за 2005 год.

Обратите внимание: решение о непринятии к зачету произведенных страхователем расходов в течение 10 дней со дня его вынесения фонд передает в налоговую инспекцию, где аптека стоит на учете. Если же аптека не представит уточненные декларации и не доплатит сумму ЕСН, налоговая инспекция при проведении выездной налоговой проверки доначислит сумму налога самостоятельно.

Оформление результатов проверки

По результатам выездной проверки по каждому виду обязательного социального страхования составляется акт, в котором излагаются факты нарушений. Его подписывают проверяющие, руководитель проверяемого аптечного учреждения (его обособленного подразделения) либо индивидуальный предприниматель - владелец аптечного киоска. Один экземпляр акта остается у вас, второй инспекторы заберут себе.

Однако обратите внимание: ваша подпись на акте - это формальность. Она не означает, что вы согласны с выводами, изложенными в акте. Если вы откажитесь подписывать акт, ревизоры просто поставят на нем соответствующую отметку - на дальнейшее развитие событий это никак не повлияет.

Поэтому, если вы не согласны с выводами, изложенными в акте, вы можете не подписывать его или подписать, но сделать оговорку о своем несогласии.

Кроме того, вы вправе в двухнедельный срок со дня получения акта представить в территориальное отделение фонда письменные возражения. К ним нужно приложить заверенные копии документов, подтверждающих обоснованность ваших возражений.

Материалы проверки рассматриваются в присутствии должностных лиц аптеки (или их представителей). О времени и месте такого рассмотрения аптечное учреждение обязаны известить заблаговременно. Если должностные лица организации в назначенное время не явились, материалы проверки, а также представленные возражения, объяснения и другие документы рассматриваются в их отсутствие.

По результатам рассмотрения материалов выездной проверки руководитель территориального органа фонда выносит соответствующее решение. Его копия вручается должностным лицам аптеки под расписку либо направляется по почте заказным письмом.

Директор аудиторской фирмы

"АКАДЕМИЯ АУДИТА"

А.ЕЛИН

Подписано в печать

30.05.2006

Ассоциация содействует в оказании услуги в продаже лесоматериалов: по выгодным ценам на постоянной основе. Лесопродукция отличного качества.

Штраф неизбежен

Деятельность индивидуального предпринимателя или юридического лица постоянно находится под контролем государственных учреждений, куда необходимо сдавать отчеты и платить взносы. Обстоятельства могут складываться таким образом, что бухгалтерия отчиталась с нарушениями или не перечислила вовремя начисленные суммы. При любой проверке такие недочеты будут выявлены, и каждое учреждение предъявит свои требования к нарушениям. Сегодня рассмотрим, за что могут быть наложены штрафы ФСС, в каком размере и как их оплатить правильно, чтобы не увеличить задолженность.

За что не пощадят предпринимателей

Если юридическое или физическое лицо имеет в штате хотя бы одного сотрудника, оформленного по трудовому договору, за него необходимо платить налоги и делать взносы в фонды. Платежи в фонд социального страхования (ФСС) обязательны и должны вноситься в соответствии с правилами, установленными федеральным законодательством (№ 212-ФЗ).

1. Бухгалтер обязан начислить страховые взносы исходя из фонда зарплаты и перечислить в ФСС.
2. Обязательные платежи перечисляются ежемесячно, а в определенный период бухгалтерия передает в ФСС отчетность по форме 4-ФСС в бумажном или электронном виде для камеральной проверки правильности начисления сумм, их выдачи работникам или перечислению в фонд работодателем.
3. При проверке инспектор может найти ошибки и запросить дополнительные документы или пояснения по произошедшему факту. В установленные сроки работодатель делает уточнения, и решается вопрос о принятии мер наказания или снятии всех претензий.

Это стандартные рабочие отношения между контролирующими органами и деловыми людьми. Но некоторые предприниматели нарушают сроки уплаты взносов и представления отчетов в ФСС по забывчивости, незнанию или умышленно. Тогда нарушителю грозит ответственность в виде штрафов или пеней, которые начисляются за следующие проступки:

1. Не сдана вовремя отчетность по начислениям и взносам за определенный период. Просрочка даже в один день без уважительной причины грозит организации штрафом – 5% от начисленной за три предыдущих месяца суммы выплат, но не меньше 1000 рублей при первом случае (ст. 46 № 212-ФЗ). Также штрафуется директор или ответственный по отчетности в размере от 300 до 500 рублей за каждый пропущенный или не сданный вовремя отчет.
2. Занижена сумма страховых взносов, возникла недоимка. Из-за неправильных начислений ФСС получил меньше денег, чем положено. Ошибка могла быть допущена по невнимательности бухгалтера, в результате сбоя в программе или умышленно. Размеры штрафов могут составить от 20 до 40 процентов от задолженности. Наибольший коэффициент устанавливается, если при проверке будет доказано умышленное занижение .
3. По запросу сотрудников ФСС работодатель обязан предъявить запрашиваемые документы. Если требование не выполнено, на организацию накладывается штраф 200 рублей за каждый отсутствующий экземпляр (ст. 48 № 212-ФЗ). Материальное наказание может быть применено и к директору.
4. С 2015 года приняты два формата отчетности предпринимателей в ФСС – электронная, бумажная. Организации, в которых среднесписочная численность от 25 человек, отчитываются только в электронной форме. За пренебрежение этим требованием – штраф 200 рублей (ст. 46 № 212-ФЗ).
5. Помимо штрафов ФСС, неплательщикам взносов начисляются пени за каждый просроченный день. Поэтому не стоит нарушать сроки, чтобы не создавать лишних проблем. Поводов у инспекторов много, особенно если нарушения происходят систематически. Работодатель может быть оштрафован даже за неправильные начисления и выплаты работникам по больничным листам и различным пособиям.

Нарушили? Заплатите!

Ответственность работодателя при несоблюдении условий внесения страховых взносов в ФСС выражается в материальном виде. Получив уведомление о наложении штрафов, необходимо оплатить их в установленные сроки, чтобы избежать пеней. Оплату производят двумя способами:

• Безналично через расчетный счет – заполнить платежное поручение.
• Наличными в банке – заполнить квитанцию на оплату.

Индивидуальные предприниматели могут сделать платеж через сервисы Сбербанка. Физическому лицу также предоставляется возможность оплатить через почту. Юридическое лицо делает взносы только через свой расчетный счет. Штрафы организации не могут быть оплачены гражданами. Платеж будет признан недействительным, что может создать дополнительные проблемы.

Образец платежного поручения можно найти на региональном сайте ФСС. Для каждого вида штрафа или пени необходимо выбирать отдельный бланк. Заполнение поручения – это важный момент. Если будут допущены ошибки в реквизитах, платеж может вернуться или сотрудники ФСС наложат новое взыскание.

С 1 января 2017 года в силу вступает новый федеральный закон (№ 250-ФЗ), который будет регулировать правила внесения взносов в ФСС и отчетности по этим начислениям. Поэтому стоит быть внимательнее, чтобы не привлечь к себе лишних претензий и штрафов.

Чтобы не допустить ошибок перед оформлением платежки, лучше обратиться в региональное отделение ФСС и уточнить детали. Неточное заполнение реквизитов, назначения платежа (штраф за нарушение срока отчетности, пени по просрочке взносов, штраф за занижение базы) может привести к увеличению задолженности. Деньги не поступят в фонд вовремя и будут приняты новые меры.

Подведем итоги

Проверки деятельности физического или юридического лица фондом социального страхования могут назначаться в разное время, если для этого есть основание. Это создает стрессовое состояние как бухгалтеру, так и руководителю. При серьезном подходе к делу и внимательности в составлении ведомостей и заполнении формы 4-ФСС проблем возникать не должно.

Уважительные причины при нарушении сроков сдачи отчетности исключат начисление штрафов, но не стоит этим злоупотреблять. Если штраф или пени неизбежны, стоит оплатить их в кратчайшие сроки и в дальнейшем не допускать серьезных нарушений. Это сохранит ваш бюджет и нервы.

• На что будут обращать внимание проверяющие из ФСС?

Какие документы оформляются в ходе проверки?

Смогут ли контролеры проверить начисление взносов на страхование от несчастных случаев?

Михаил Кочкин, эксперт журнала

Проверки ФСС

Новые методические указания

ФСС России своим постановлением от 7 апреля 2008 г. № 81 утвердил Методические указания о порядке проведения проверок (далее - Указания) взамен прежних, утвержденных постановлением ФСС России от 17 марта 2004 г. № 24. Указания вступают в силу через 10 дней после опубликования. На момент выхода журнала официальной публикации не было.

По сути, новая методичка от соцстраха – справочник, где собрана вся информация о правильном начислении пособий и выплат, финансируемых ФСС

По сути новая методичка - справочник, где собрана информация о правильном начислении выплат, источником которых является соцстрах. Исключение - пособия пострадавшим от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Контролируя эти суммы, сотрудники фонда должны руководствоваться указаниями, утвержденными постановлением ФСС России от 4 декабря 2003 г. № 134.

Указания будут интересны не только обычным страхователям-плательщикам ЕСН, но и бизнесменам на спецрежимах (УСН, ЕНВД), кому фонд возмещает расходы на пособия сотрудникам. Зная о том, как поведет себя инспектор и где он станет искать нарушения, предприниматель сможет подготовиться к проверке: восстановить недостающие документы, исправить ошибки, переоформить бумаги, составленные небрежно.

К вам едет контролер

Сотрудники фонда должны проверять коммерсанта не реже одного раза в три года. План выездов утверждается ежеквартально. Критерии для отбора кандидатов на выездную проверку практически не изменились.

Наибольшее внимание уделяется тем коммерсантам, кто выплачивает значительные суммы пособий и систематически обращается в фонд за возмещением своих расходов по обязательному социальному страхованию. Рекомендации о проведении выездного контроля могут быть составлены и по результатам камеральной проверки отчетности (форм № 4-ФСС РФ и № 4а-ФСС РФ).

Как и раньше, инспекторы вправе изучать документацию за три календарных года, предшествующих году проверки. Но если ревизия назначена по результатам камеральной проверки, контролю подлежит также законченный отчетный период года, в котором проведена «камералка». Предположим, рекомендации по контролю ИП были даны в ходе проверки его отчетности в 2004 году, но инспекторы пришли в 2008 году. Получается, они смогут изучить не только три предшествующих года (2005, 2006, 2007), но и рассмотреть данные 2004 года.

Наибольшее внимание контролеры уделят предпринимателям, кто выплачивает значительные суммы пособий и систематически обращается в фонд за возмещением расходов по обязательному соцстрахованию

С двух до одного месяца сокращен период проверки, впрочем, по решению руководителя отделения ФСС допускается проведение контроля в течение двух, в исключительных случаях - трех месяцев. Правда, руководитель отделения вправе приостановить ревизию. Приостановление, как и возобновление, должно быть четко оформлено соответствующими решениями (приложения 2, 3 к Указаниям).

Пришедшие контролеры обязаны предъявить ИП решение о проверке, подписанное руководителем отделения ФСС, и свои служебные удостоверения. Без этих документов проводить проверку они не вправе, а коммерсант может не допускать ревизоров на свою территорию. С момента предъявления решения начинается исчисление периода проверки. Оканчивается она в день составления итоговой справки о проверке (приложение 8 к Указаниям). Не позднее двух месяцев после составления справки оформляется акт о результатах проверки (приложение 9 к Указаниям). В случае несогласия с фактами, изложенными в акте, выводами и предложениями проверяющих в течение 15 рабочих дней со дня получения акта его можно оспорить. К письменному объяснению целесообразно приложить документы (их заверенные копии), подтверждающие обоснованность возражений или мотивы неподписания акта. После этого в течение 10 дней руководитель (заместитель руководителя) отделения (филиала отделения) ФСС РФ выносит решение по результатам рассмотрения акта и других материалов проверки. Отметим, материалы проверки должны рассматриваться в присутствии индивидуального предпринимателя или его представителей. О времени и месте рассмотрения проверяющие обязаны заблаговременно известить ИП. Если же он не явится, материалы контроля, включая представленные страхователем возражения, объяснения, будут рассмотрены без него.

В качестве повода для повторной проверки ИП теперь помимо контроля со стороны вышестоящего отделения за деятельностью филиала соцстраха названо представление уточненной расчетной ведомости по средствам ФСС РФ с корректировкой данных. Причем не имеет значения, в большую или меньшую сторону изменились показатели отчетности. Для инспекторов важен сам факт корректировки данных.

Что и как проверят

Проверять правильность начисления и уплаты единого социального налога работникам ФСС РФ запрещено. Это прерогатива налоговой инспекции. К компетенции соцстраха относятся только суммы, касающиеся бюджета фонда.

В разделе II Указаний (п. 39-92) собрана информация о видах социальных пособий и выплатах, которые финансирует соцстрах, отмечены вопросы, которым рекомендуется уделить внимание. Вкратце рассмотрим их.

Период проверки сокращен с двух до одного месяца, правда, у инспекторов есть право продлить ревизию, но не больше чем на два месяца

Порядок начисления пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам раскрывается в пунктах 45-61 Указаний. Сейчас при работе у нескольких работодателей пособия можно получать по каждому месту. Размер выплаты не зависит от непрерывного трудового стажа, на сумму влияет страховой стаж. Напомним, что страховой стаж - это суммарная продолжительность периода уплаты страховых взносов. Правила подсчета и подтверждения страхового стажа утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 6 февраля 2007 г. № 91. Размер пособия определяется исходя из количества календарных дней, приходящихся на период нетрудоспособности или отпуска по беременности и родам. Если первые два дня нетрудоспособности попадут на выходные, они тоже должны оплачиваться. Первые два дня оплачивает ИП, остальной период болезни - соцстрах. Ранее деньги выплачивались только за пропущенные рабочие дни. В пункте 60 Указаний приводится перечень недостатков в оформлении бюллетеней, на которые контролерам рекомендуется обращать внимание (таблица).

Таблица. Нарушения в заполнении листка нетрудоспособности, на которые проверяющим рекомендовано обращать внимание

№ п/п	Нарушение
	Не указано место работы
	Отсутствует причина нетрудоспособности
	Больничный лист выдан медицинской организацией, врачом, занимающимся частной практикой, не имеющим лицензии на проведение экспертизы временной нетрудоспособности
	Листок выдан (продлен) гражданам, находящимся вне места регистрации по месту жительства, без разрешения главного врача медицинского учреждения, либо его заместителя
	Документы, подтверждающие временную нетрудоспособность граждан в период их пребывания за границей (после легализированного перевода), без решения врачебной комиссии медицинской организации заменены листком нетрудоспособности образца, установленного в Российской Федерации
	Листок выдан единовременно на срок, превышающий 10 календарных дней, и без решения врачебной комиссии продлен на срок свыше 30 дней
	Листок нетрудоспособности выдан за прошедшее время без решения врачебной комиссии. Напомним, по правилам при заболеваниях (травмах), когда лечение осуществляется в амбулаторно-поликлинических условиях, листок выдается в день установления временной нетрудоспособности на весь период болезни, включая нерабочие праздничные и выходные дни
	Листок выдан по месту регистрации (месту жительства) гражданина, а продлен медицинской организацией за пределами административного района без разрешения главного врача медицинской организации либо его заместителя
	При выписке гражданина после стационарного лечения (после даты выписки) больничный продлен на срок свыше 10 дней
	Отсутствует решение врачебной комиссии при прерывистом лечении. В отдельных случаях (сложные урологические, гинекологические, проктологические и другие исследования, манипуляции, процедуры) при амбулаторном лечении по прерывистому методу листок нетрудоспособности может быть выдан по решению врачебной комиссии на дни проведения исследования (п. 22 Порядка, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития России от 1 августа 2007 г. № 514)
	Врачи клиники научно-исследовательских учреждений (института) курортологии, физиотерапии и реабилитации, куда гражданин может быть направлен на лечение, листки нетрудоспособности не выдают. Больничный выдается медицинским работником, направившим гражданина на лечение, на основании решения врачебной комиссии. Листок выписывается на время лечения и проезда к месту лечения и обратно
	Больничный продлен на срок свыше 10 месяцев
	Больничный продлен после даты регистрации документов об установлении инвалидности со степенью ограничения способности к трудовой деятельности. Временная нетрудоспособность прекращается со дня установления инвалидности со степенью ограничения способности к трудовой деятельности
	Больничный продлен на срок более 24 календарных дней при направлении больного на долечивание в санаторно-курортные учреждения после стационарного лечения
	Больничный выдан медицинским работником по уходу за больным членом семьи старше 15 лет – при амбулаторном лечении на срок более 3 дней или по решению врачебной комиссии на срок более 7 дней
	Больничный выдан на срок свыше 15 дней по уходу за ребенком в возрасте от 7 до 15 лет – при амбулаторном лечении или совместном пребывании одного из членов семьи (опекуна) с ребенком в стационарном лечебно-профилактическом учреждении
	Больничный лист выдан гражданину, протезирующемуся в амбулаторно-поликлинических условиях. В подобных случаях листок не выдается

Сумма единовременного пособия при рождении ребенка сегодня составляет 8 тыс. рублей (ст. 12 Федерального закона от 19 мая 1995 г. № 81-ФЗ). Оно выдается одному из родителей либо лицу, его заменяющему, по месту работы, службы, учебы (положение, утвержденное постановлением Правительства РФ от 30 декабря 2006 г. № 865). В пункте 64 Указаний говорится, что при выплате данного пособия вместе с расходным кассовым ордером у ИП должны храниться заявление от сотрудника о выплате пособия, справка загса о рождении ребенка, справка с места работы другого родителя о том, что ему такое пособие не выплачивалось.

Правильность начисления и уплаты единого социального налога сотрудникам ФСС проверять запрещено. ЕСН – прерогатива налоговой инспекции

Помимо разовых пособий при рождении ребенка выплачиваются ежемесячные пособия по уходу за ребенком до полутора лет. Сумма составляет 40 процентов среднего заработка по месту работы за последние 12 календарных месяцев, предшествовавших месяцу наступления отпуска по уходу за ребенком. При этом оно не может быть менее 1,5 тыс. рублей при уходе за первым ребенком и 3 тыс. рублей при уходе за вторым и последующими детьми. Максимальный размер пособия не может превышать 6 тыс. рублей за полный календарный месяц. Средний заработок при назначении рассматриваемого пособия рассчитывается в том же порядке, что и для пособий по временной нетрудоспособности и по беременности и родам (постановление Правительства РФ от 30 декабря 2006 г. № 870).

Добровольные взносы

Пункты 90-92 Указаний важны для предпринимателей на УСН, ЕНВД или ЕСХН. У таких бизнесменов есть два варианта оплаты больничных листов.

Если ИП начисляет только единый налог, фонд выплатит минимальное пособие исходя из МРОТ (2300 рублей) в расчете на полностью отработанный месяц. Иными словами, 2300 рублей выплачиваются, только когда сотрудник болел целый месяц. Разницу между минимальным и «нормальным» размером пособия, то есть рассчитанным на основе среднего заработка, бизнесмен может выплатить за свой счет. Когда помимо единого налога ИП платит в ФСС добровольные страховые взносы, то фонд оплатит больничный лист в сумме, не превышающей в 2008 году 17 250 рублей. Правила добровольной уплаты взносов утверждены постановлением Правительства РФ от 5 марта 2003 г. № 144. Ставка добровольных отчислений составляет 3,5 процента от величины, с которой рассчитывается ЕСН.

Контролеры из ФСС обязаны предъявить решение о проверке, подписанное руководителем, и свои служебные удостоверения. Без этих документов коммерсант вправе не допускать ревизоров на свою территорию

«Спецрежимники», добровольно уплачивающие в ФСС РФ страховые взносы, выплачивают работникам пособие из собственных средств, уменьшая начисленные страховые взносы так же, как плательщики ЕСН. Если величина пособия превышает сумму взносов, соцстрах возместит разницу: средства перечисляются на расчетный счет коммерсанта. Но для этого у предпринимателя должны быть отчет по добровольно уплачиваемым взносам по форме № 4а-ФСС РФ за квартал, в котором выплачено пособие, либо промежуточная расчетная ведомость за календарный месяц, в котором выплачено пособие, а также платежки о перечислении взносов.

Нужно помнить, что фонд возместит пособие лишь за те месяцы, за которые перечислялись добровольные взносы. К примеру, сотрудник заболел в июле, но добровольные взносы за июль ИП не перечислил, значит, фонд возместит работнику лишь пособие исходя из МРОТ.

Остальные пособия по обязательному социальному страхованию (в частности, по беременности и родам, единовременная выплата при рождении ребенка, ежемесячное пособие на период отпуска по уходу за ребенком до достижения им полутора лет) коммерсантами на спецрежимах выплачиваются по общим правилам.

Методичка предписывает инспекторам проводить контроль сплошным методом: анализировать первичку по всем сотрудникам, сверять данные с показателями отчетности и ведомостей на выдачу зарплаты

Указания предписывают инспекторам проверять правильность начисления пособий сплошным методом: проводить анализ первичных документов, сверять записи в них с данными отчетов по страховым взносам, а также со сведениями, указанными в расчетно-платежных ведомостях по начислению зарплаты. У предпринимателей они в первую очередь будут проверять кассовые документы, книгу учета доходов и расходов.

Путевки

Вся информация о проверках и правильном оформлении расходов на покупку путевок сведена в разделы III и IV Указаний. В ходе ревизии сотрудники фонда установят, соответствуют ли установленным нормативам суммы расходов, предъявленные коммерсантом к возмещению из фонда. В частности, оплата путевки осуществляется из расчета до 600 рублей в сутки на одного работника на общий срок отдыха до 21 дня (ст. 11 Федерального закона от 22 декабря 2005 г. № 173-ФЗ). В Указаниях (п. 110) приводится перечень лимитов на возмещение стоимости путевок по оздоровлению детей в разные годы начиная с 2004-го, а также плановые суммы на 2009 и 2010 годы. Эти суммы зависят от срока путевки, а также учреждения, в которое направлялся ребенок.

Помимо соблюдения ограничений на компенсацию путевок проверяющие изучат, ведется ли учет приобретенных путевок, как оформляется их выдача, в частности имел ли право тот или иной работник на санаторно-курортное лечение за счет фонда.