Документирование - это главный принцип ведения бухгалтерского учета. Документы бывают первичными и учетными, то есть такими, которые создает сам бухгалтер и на основе которых он составляет финансовую отчетность. Регистры бухгалтерского учета - это именно такие документы. Что они собой представляют, какими законами и нормативными актами регулируются и на что обращать внимание при их ведении, подскажет этот материал.
О том, что показатель документа в бухгалтерском учете называется регистром, начинающим бухгалтерам рассказывают еще на первом курсе института. Ведь документы — это альфа и омега любой бухгалтерии. Все учетные регистры бухгалтерского учета должны соответствовать требованиям статьи 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ , а также Положений по бухгалтерскому учету (ПБУ) и быть прописаны в учетной политике организации. Применяемый в компании перечень регистров бухгалтерского учета зависит от того, какие счета бухучета она применяет и какую деятельность ведет. Ведь порядок регистрации, систематизации и накопления данных напрямую связан с первичными документами, участвующими в процессе хозяйственной деятельности. Сперва в бухгалтерию поступают первичные документы, на основании данных из них заполняются регистры бухучета, которые, в свою очередь, позволяют отразить сводную информацию на счетах. В конечном итоге полученные данные используются для составления финансовой отчетности.
Виды регистров
Фактически бухгалтерские регистры — это журналы-ордера и различные карточки, справки и ведомости, например, самая главная — оборотно-сальдовая («шахматная»), на основании данных которой составляют баланс. Поэтому логично, что ре-ги-стры бух-гал-тер-ско-го учета по на-зна-че-нию под-раз-де-ля-ют-ся на:
- систематические;
- хронологические;
- комбинированные (синхронистические).
Первые ведутся по определенным учетным счетам и их примером можно назвать как раз оборотно-сальдовую ведомость или главную книгу. Также к систематическим документам относятся карточки, в которые бухгалтер записывает какие-либо события хозяйственной жизни. Хронологические служат для регистрации событий хозяйственной деятельности за определенный период времени, чаще всего за месяц. Именно так ведутся большинство журналов-ордеров. Эти два типа регистров бухучета дополняют друг друга, существует даже так называемое правило Мендеса:
Сумма оборотов в хронологических регистрах равна оборотам по дебету или кредиту систематических регистров.
Поэтому на практике для удобства бухгалтеров часто используются регистрирующие документы комбинированного типа. Например, журнал — главная книга, распространенная в небольших компаниях.
По сте-пе-ни обоб-ще-ния ин-фор-ма-ции бывают регистры аналитического учета и синтетического. Ярким примером син-те-ти-че-ских учетных документов яв-ля-ет-ся все та же обо-рот-но-саль-до-вая ве-до-мость. В ней бухгалтер фиксирует информацию по каж-до-му син-те-ти-че-ско-му счету за определенный период об остат-ках на на-ча-ло и конец пе-ри-о-да, а также об обо-ро-тах за пе-ри-од. Выглядит этот документ так:
Аналитическую информацию, то есть не только реквизиты операции, но и краткое ее содержание, бухгалтер записывает в специальные ведомости или карточки. Например, это может быть бухучет материалов, товаров, основных средств или расчетов с контрагентами. Покажет, что такое регистры бухгалтерского учета, пример аналитической унифицированной инвентарной карточки основных средств:
Формы
Поскольку учетные регистры в бухгалтерском учете используются для записи информации обо всех текущих операциях, их можно вести как в бумажной, так и в электронной форме. Электронные документы можно распечатывать по мере необходимости. Для их оформления обычно используются специализированные бухгалтерские программы, которые позволяют автоматизировать процесс разнесения информации по счетам, а значит, и по журналам-ордерам и ведомостям непосредственно из первичного документа.
В настоящее время организации могут применять как унифицированные бланки любых учетных документов, так и разрабатывать их самостоятельно. Никаких ограничений в этом вопросе нет. Главное — закрепить используемую форму в учетной политике. Перечень регистров бухгалтерского учета для учетной политики по внешнему виду можно разделить на:
- книги — состоят из нескольких сшитых между собой страниц, которые обязательно должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью ответственного лица и печатью организации, если она применяется;
- карточки — отдельные листы по наименованиям единиц учета (товарам, контрагентам, подотчетным лицам, основным средствам и т. д.), выполненные в виде таблицы и содержащие максимально полную информацию об объекте;
- журналы — похожи на книги, но содержат меньше листов и не должны быть прошнурованы;
- листы или ведомости — отдельные документы, выполненные как в виде таблицы, так и в виде текста (бухгалтерская справка, например);
- электронные носители — любые документы, которые созданы с помощью специальных компьютерных программ в электронном формате. Могут быть заверены электронными квалифицированными подписями уполномоченных лиц, а могут быть просто готовы к распечатке по итогам отчетного периода или для проверки ФНС.
Надо отметить, что отдельные листы необходимо подшивать в папки, а также их данные вносятся в специальные реестры. Аналогичное правило действует и для карточек.
Реквизиты и правила ведения
Хотя обязательности применения хозяйствующими субъектами унифицированных бланков в настоящее время законодательство не предусматривает, существует перечень обязательных реквизитов, который должна содержать бухгалтерская документация:
- наименование самого документа;
- название организации, которая ведет учет;
- период ведения документа;
- порядок классификации объектов учета;
- валюта и единицы измерения;
- Ф.И.О. и должность лица, ответственного за ведение.
Всю информацию, отраженную в документации, обязательно заверяет своей подписью уполномоченное лицо, которое и сделало эти записи. В отличие от первичных документов, в учетных регистрах допускаются исправления выявленных ошибок и недочетов. Для этого нужно зачеркнуть неверно написанные сведения одной чертой, написать верные сверху и заверить исправление подписью. Кроме того, можно применить метод сторно, то есть исправить данные путем внесения еще одной записи красными чернилами. Применять корректор или стирать ошибки не рекомендуется.
Порядок хранения
Хранить бухгалтерскую документацию необходимо в специально отведенном для этого помещении на стеллажах или в шкафах. О сроках хранения сказано сразу в двух основных нормативно-правовых актах:
- В статье 29 «О бухгалтерском учете» — хранение в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года.
- В пп. 8 п. 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ — налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учетов и других данных, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе учетных регистров, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено НК РФ.
При этом срок в 4 года, установленный НК РФ, начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документация использовалась в последний раз для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов. Кроме того, для отдельных видов регистров может быть установлен более длительный срок хранения. Например, ведомости по зарплате нужно хранить в течение 75 лет.
Поэтому обеспечивать сохранность некоторых регистров организация обязана на протяжении всего периода деятельности, а после передать их на хранение в архив.
Образцы форм регистров бухгалтерского учета — 2019 можно скачать ниже.
Учетные регистры являются бланками или счетными таблицами определенной формы, предназначенными для группировки и регистрации данных бухучета о наличии средств и проводимых с ними операциях. Они построены в соответствии с принципом бухгалтерской группировки данных и отражают сведения о находящемся в собственности предприятия имуществе и источниках его формирования. Предприятия, уплачивающие налог на прибыль, должны также вести налоговые регистры.
Данные этих документов необходимы для получения информации о ведении предприятием своей хозяйственной деятельности. Именно регистры обеспечивают эту задачу наилучшим образом, поскольку в них все сведения экономического характера сгруппированы по содержанию.
Учетные регистры различают по многим признакам.
По внешнему виду делят учетные регистры на карточки (учета средств, инвентарные), книги (главная, кассовая), ведомости (по учету амортизации средств), машинные и цифровые носители (диски, дискеты).
Карточки - это бланки, разделенные на графы; необходимы для создания картотеки. Они удобны для группировки учетных данных. Бывают контокоррентные (например, о дебиторской задолженности), многографные (например, производственных расходов), инвентарные (учета основных средств), количественно-суммовые (учета материальных ценностей),
Ведомости (или свободные листы) применяются для учета всех видов записей, они являются основой современного бухучета.
Бухгалтерские книги - пронумерованные и прошнурованные одноформатные листы с подписью главного бухгалтера. Они имеют двусторонне строение (дебет/кредит).
По объему информации бывают аналитическими, в которых записи ведутся по счетам, с кратким описанием содержания операций (учет активов, карточки, ведомости, книги); синтетическими, в которых учет ведут в денежном выражении, не поясняя текстом (главная книга); комбинированными.
По строению разделяют учетные регистры на параллельные графы последовательные графы журналы-ордера), комбинированные (ордера, журналы).
По порядку записи документы бывают ручными (карточки) и машинными (компьютерными).
По характеру записи регистры бухгалтерского учета выделяют хронологические (фиксируют операции по времени их совершения, без группировки по счетам), систематические (группируются по определенной системе, отражают однородные по характеру операции: главная книга, ведомость учета складских остатков) и комбинированные (журналы-ордера).
По строению бывают односторонними, двусторонними, многографными, шахматными и линейными. В односторонних объединены графы дебетовых записей и кредитовых (учетные карточки). Двусторонние имеют две развернутые страницы (слева - дебет, справа - кредит), они используются для учета в книгах. Многографные регистры необходимы для возможности отражения дополнительных показателей при ведении (по предприятию в целом, подразделениям и т.д.). Шахматные - отражают дебет одного счета, кредит - другого (журналы, Главная книга). Линейные - показывают каждый аналитический счет на одной строке.
Вестись учетные регистры должны аккуратно, без исправлений и подчисток. Записи, вносимые в них, должны перепроверяться сравнением данных аналитических и синтетических учетных регистров, поскольку по ним составляется отчетность.
Сверка данных может проводиться сплошным или выборочным методом. Все выявленные ошибки должны исправляться до составления итоговой бухгалтерской отчетности. Обнаруженные ошибки допускается исправлять такими способами: корректурным, дополнительной записи и отрицательных чисел. Исправления можно делать как до подсчёта итогов, так и после него, обязательно составляя специальные справки с занесением данных в Главную книгу.
О регистрах синтетического и аналитического учета мы рассказывали в . В этом материале приведем перечень учетных регистров бухгалтерского учета.
Регистры бухучета
Напомним, что регистры бухгалтерского учета - это вид , предназначенных для регистрации, систематизации и накопления информации, которая содержится в первичных документах, принятых к бухучету (ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Бухгалтерские регистры - это не только основа для сводного отражения информации на счетах учета. Учетные регистры в бухгалтерском учете используются для составления бухгалтерской отчетности.
Регистры бухгалтерского учета по назначению подразделяются на хронологические и систематические регистры, а по степени обобщения информации на синтетические регистры и регистры аналитического учета. К примеру, в отличие от хронологических систематические регистры бухгалтерского учета предназначены для обобщения информации об учетных объектах за определенный период, представляя сводные данные об оборотах и остатках в разрезе синтетических счетов.
Покажем, что такое регистры бухгалтерского учета на примере. Одним из наиболее распространенных регистров синтетического учета, широко применяемых бухгалтерами при составлении бухгалтерского баланса, является оборотно-сальдовая ведомость. В этом регистре за определенный период по каждому синтетическому счету приводится информация об остатке на начало периода, оборотах за период и сальдо на конец периода. Естественно, информация о сальдо и оборотах представляется раздельно по дебету и кредиту соответствующих счетов:
Счет | Сальдо на начало периода | Обороты за период | Сальдо на конец периода | |||
---|---|---|---|---|---|---|
Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | |
01 | ||||||
… | ||||||
99 | ||||||
Итого |
Состав бухгалтерских регистров
Бухгалтерское законодательство предоставляет организации право самостоятельно разрабатывать формы и виды регистров бухгалтерского учета (ч. 5 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Вопросы ведения регистров бухгалтерского учета также отданы на усмотрение организации. Так, регистры бухгалтерского учета могут вестись на бумажном носителе или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 6 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Выбор организация делает сама.
Перечень регистров бухгалтерского учета для является обязательным разделом. Виды учетных регистров бухгалтерского учета при наряду с ведомостями могут быть применены, в частности, следующие (Письмо Минфина СССР от 08.03.1960 № 63 , Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н):
Наименование регистра бухгалтерского учета | Кредитуемый счет бухгалтерского учета |
---|---|
50 «Касса» | |
51 «Расчетные счета» | |
55 «Специальные счета в банках» | |
66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»; 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам» |
|
60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» | |
71 «Расчеты с подотчетными лицами» | |
60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», субсчет «Авансы выданные»; 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», субсчет «Авансы полученные»; 68 «Расчеты по налогам и сборам»; 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»; 79 «Внутрихозяйственные расчеты» |
|
20 «Основное производство»; 21 «Полуфабрикаты собственного производства»; 23 «Вспомогательные производства»; 25 «Общепроизводственные расходы»; 26 «Общехозяйственные расходы»; 29 «Обслуживающие производства и хозяйства»; 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»; 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»; 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»; 96 «Резервы предстоящих расходов»; 97 «Расходы будущих периодов» |
|
40 «Выпуск продукции (работ, услуг); 41 «Товары»; 43 «Готовая продукция»; 45 «Товары отгруженные»; 46 «Выполненные этапы по незавершенным работам»; 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»; 90 «Продажи» |
|
86 «Целевое финансирование» | |
01 «Основные средства»; 02 «Амортизация основных средств»; 80 «Уставный капитал» |
|
84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)»; 98 «Доходы будущих периодов»; 99 «Прибыли и убытки» |
|
07 «Оборудование к установке»; 08 «Вложения во внеоборотные активы» |
При ведении бухгалтерского учета в специализированных бухгалтерских программах в учетной политике может предусматриваться, что регистры бухгалтерского учета ведутся в виде специальных форм в электронном виде и на бумажных носителях, в основе которых лежат регистры, предусмотренные программой. Такими регистрами, формируемыми в бумажном виде или на компьютере (с электронной подписью), могут быть Главная книга, оборотно-сальдовая ведомость.
В соответствии с графиком документооборота первичные учетные документы поступают в бухгалтерию, где подвергаются последующей обработке. Прежде всего, документы проверяют. Если к оформлению документов нет претензий, приступают к группировке содержащейся в них информации.
Группировочные записи производятся в специальных бухгалтерских документах, которые называются учетными регистрами. Регистры бухгалтерского учета - это носители учетно-экономической информации, полученные на основе первичных или сводных учетных документов. Они предназначены для систематизации и накопления информации, для отражения ее на счетах бухгалтерского учета и в отчетности. Учетные регистры представляют собой специальные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе организации, источниках его образования и т. п.
С помощью регистров бухгалтерского учета осуществляют:
· накопление и группировку информации по экономическим объектам учета;
· контроль за сохранностью первичных и сводных учетных документов;
· оперативный анализ движения имущества и обязательств организации.
Особенность накопления информации в бухгалтерских регистрах заключается в том, что записи производятся последовательно и еще до выведения общего итога хозяйственных операций за отчетный период в них можно определять промежуточные итоги, что технически гораздо менее трудоемко, чем выведение итогов из нескольких сводных, а тем более первичных учетных документов. Однородность группировки накапливаемой экономической ин формации обеспечивается строением регистров, которые специально для этого предназначены.
Контрольная функция проявляется в следующем. Обработанные первичные или сводные документы, подготовленные для группировки, сначала регистрируются в учетных регистрах, после этого ни один документ не может быть незаметно изъят. Контролируются нумерация документов и даты их оформления, не может быть отражен в регистре документ более ранней даты, чем последняя запись, под одним номером не могут значиться два документа и т. д.
Возможен оперативный анализ информации, так как после ее группировки видны направления движения имущества и обязательств, а также структура этого движения.
При формировании учетной политики организация самостоятельно решает, какие учетные регистры целесообразно использовать. Их выбор зависит от объема бухгалтерской работы, размера предприятия, видов хозяйственных операций, а также от уровня механизации бухгалтерского учета.
Классификация бухгалтерских регистров.
1. По назначению бухгалтерские регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные.
Хронологическими являются учетные регистры, в которых факты хозяйственной деятельности записываются по мере их возникновения и последовательного совершения, т. е. в хронологическом порядке. К ним относятся журнал регистрации хозяйственных операций, различные журналы регистрации первичных документов, книги продаж и покупок, реестры и др. В хронологических регистрах не производится группировка документов по счетам. В них регистрируются документы по мере их выписки или поступления.
К систематическим относятся регистры, предназначенные для отражения записей в системе объектов бухгалтерского учета - счетов, субсчетов, шифров аналитического учета. К ним относятся журналы-ордера, ведомости и др. Они используются для записей и получения итогов по отдельным счетам бухгалтерского учета. Систематическим учетным регистром синтетического учета является Главная книга.
Комбинированными называются регистры, которые сочетают хронологические и систематические записи. В них хозяйственные операции регистрируются по времени и одновременно систематизируются по счетам. К таким регистрам относится, например журнал-Главная книга и др.
Синтетическими называются регистры, предназначенные для обобщения записей по синтетическим бухгалтерским счетам, например журналы-ордера, мемориальные ордера и др. В этих регистрах показатели хозяйственных процессов формируются в денежном (стоимостном) выражении. Применение конкретных синтетических регистров зависит от формы учета, принятой на предприятии.
Аналитические регистры предназначены для ведения учета по субсчетам и шифрам аналитического учета (изделиям, номенклатурным номерам материалов, поставщикам, покупателям и т. п.). Они детализируют записи синтетических регистров. При этом данные аналитических и синтетических регистров должны быть тождественны. Это разнообразные карточки, ведомости и книги.
Универсальными являются регистры, которые позволяют совмещать в одном документе данные аналитического и синтетической учета (журнал-ордер № 6-АПК).
3. По форме бухгалтерские регистры делятся на книги, карточки, свободные листы (ведомости).
Книги (или журналы) – это сброшюрованные листы бумаги, имеющие определенное графление. Они применяются в основном при ручной технике ведения учета. В книге все станицы должны быть пронумерованы. При большом объеме книги и значительном количестве учитываемых объектов для удобства пользования составляется оглавление. На обложке книги проставляются название регистра, год использования, название предприятия и другие необходимые данные.
Карточки - это плотные листы бумаги небольшого формата, разграфленные специальным образом. Карточки удобны для ведения аналитического учета (по табельным номерам, номенклатурным номерам материалов и готовой продукции и др.). При открытии карточек их регистрируют в специальном реестре, что обеспечивает контроль за их сохранностью.
Наибольшее распространение получили три вида карточек - контокоррентные, материальные и многоколончатые. Каждый вид карточек имеет конкретное назначение.
Контокоррентные карточки используются для аналитического учета расчетов. Это могут быть расчеты с разными дебиторами и кредиторами, банками, с работниками предприятия и др.
Материальные карточки (количественного учета) предназначены для учета материальных ценностей и готовой продукции на складах. Они заполняются материально ответственными лицами на основании первичных документов по движению материала определенного наименования. В карточках имеются графы прихода, расхода и остатка, ведется только количественный учет, на каждое наименование материала открывается отдельная карточка. После каждой записи о поступлении или выдаче материалов исчисляется новый остаток.
Для обеспечения сохранности их регистрируют в специальном реестре, который ведется в бухгалтерии. Сами карточки находятся в местах их использования (на складах). Если на складе хранится много разнообразных материалов, то и количество карточек будет большим. Для удобства пользования их размещают в картотеке. Порядок расположения карточек зависит от специфики учитываемых материалов: обычно карточки однородных видов (сортов) материалов располагают рядом, но при этом в картотеке ставятся разграничители, показывающие номенклатурные номера. При таком расположении значительно облегчается поиск карточки конкретного материала.
Многоколончатые карточки используются для учета затрат по производству продукции, выполнению работ, оказанию услуг. Учет в этих карточках ведется по статьям затрат. Многоколончатые карточки содержат несколько колонок (граф). Количество заполняемых граф соответствует количеству используемых статей затрат. Положительным в использовании этих карточек является то, что в них постепенно собираются данные по каждой статье затрат, что удобно для составления калькуляции.
Ведомости (свободные листы) - это отдельные несброшюрованные листы определенного графления. Они используются для регистрации и накопления однородной учетной информации, например расчетно-платежная ведомость содержит только информацию, связанную с оплатой труда работников. Ведомости являются сводными учетными регистрами, которые накапливают много однородной информации.
Ведомости, по существу, являются карточками, но несколько большего формата и из менее плотной бумаги. Их хранят в папках-накопителях и по окончании заполнения сшивают (брошюруют) в книги или журналы.
Машинограммы - это ведомости, полученные после машинной обработки информации. Они могут повторять внешний вид типовых ведомостей, отражающих аналогичные хозяйственные операции, а могут и отличаться. Это важно учитывать, если на одном предприятии используется и ручная, и машинная обработка информации, например, на головном предприятии и в филиале.
4. По способу графления бумажные регистры делятся на однопозиционные, двухпозиционные, многопозиционные, линейные, шахматные и др.
В однопозиционных (односторонних) регистрах графы для отражения хозяйственных операций, например по приходу и расходу располагаются на одной стороне. Односторонними регистрами являются различные карточки по учету материальных ценностей
Двухпозиционными (двусторонними) называются регистры, и которых графы для отражения хозяйственных операций расположены на разных сторонах развернутого листа, обычно дебетовая часть находится на левой стороне листа, а кредитовая - на правой. Данные учетные регистры используются для учета материальных ценностей.
Многопозиционными (многографными) называются регистры, в которых одна сторона (обычно дебетовая) содержит несколько колонок, данные записываются в подробном виде. В многографных карточках учитываются затраты по статьям.
Шахматные регистры разграфлены на клетки, напоминающие шахматную доску. Записи делают на пересечении колонок и строк. таким образом, запись одновременно проходит по дебету и по кредиту. Такое строение имеют многие журналы-ордера.
В линейных регистрах однородная информация записывается одной строкой, т. е. в одну линию. Например, учет расчетов с под отчетными лицами ведется в ведомости, где на расчеты с одним подотчетным лицом отводится одна строка. В графах указываются все расчеты - выдано, списано, возвращено, остаток и т. п.
5. По способу заполнения (используемым техническим средствам для заполнения) бухгалтерские регистры подразделяются на заполняемые вручную, с использованием пишущих машинок (или их аналогов) и с использованием печатающих устройств ЭВМ (заполнение производится автоматически).
Вручную заполняют регистры с помощью чернил, пасты шариковых ручек или химического карандаша. Ряд учетных регистров целесообразно заполнять вручную, например карточки, редко используемые регистры (инвентарные карточки по учету основных средств).
В качестве простейших печатающих устройств используют пишущие машинки. Это уменьшает время заполнения, обеспечивает аккуратность и четкость записей.
Наиболее эффективно изготовление бухгалтерских регистров с помощью печатающих устройств ЭВМ. Информация переносится на машинные (машиночитаемые) носители, что позволяет при необходимости повторить печать регистров, а также использовать информацию на этих носителях в качестве архива. С помощью персональных компьютеров можно печатать не только содержание данных в регистрах, но и сами формы.
Формы бухгалтерского учета
Для сбора, регистрации и обработки учетной информации используются различные виды учетных регистров. Форма бухгалтерского учета - это совокупность учетных регистров и техника (способ) отражения в них хозяйственных операций.
Формы бухгалтерского учета постоянно развиваются и совершенствуются. Однако в течение отчетного года должна использоваться только одна выбранная форма. В настоящее время основными формами бухгалтерского учета являются: мемориально-ордерная, журнально-ордерная, диалого-автоматизированная.
Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета. Данная форма рекомендуется для организаций с небольшими потоками информации. Ее особенностью является то, что синтетический учет ведется в книгах или многографных ведомостях, а для аналитического учета используются в основном карточки, хотя могут применяться также ведомости и книги.
Сущность данной формы учета заключается в том, что на каждую хозяйственную операцию, т. е. на каждый первичный учетный документ или группу хозяйственных операций, объединенных в сводные документы (накопительные и группировочные ведомости), выписывается специальный документ, который называется мемориальный ордер.
В этом документе делают бухгалтерские записи на основании первичных бухгалтерских документов в виде проводок. Следовательно, в мемориальном ордере отражены корреспонденция счетов, суммы и дата составления проводок.
Для накопления информации используют вспомогательные накопительные ведомости. В конце учетного периода на их основе составляют мемориальный ордер. Такой вариант записей является наиболее рациональным, так как сокращает количество выписываемых мемориальных ордеров.
При данной форме учета каждая хозяйственная операция записывается только в одном мемориальном ордере. Например, если операция отражена в мемориальном ордере “Касса”, то в мемориальном ордере “Расчетный счет” она уже не записывается.
Мемориальный ордер – промежуточное звено между первичными документами и учетными регистрами.
После оформления мемориальные ордера регистрируют в хронологическом порядке в регистрационном журнале, где им присваивают порядковые номера. Правильность записей подтверждается равенством итоговой суммы в регистрационном журнале и оборота за учетный период по синтетическим счетам. После записей в регистрационном журнале информация из мемориальных ордеров переносится в Главную книгу, где она группируется по каждому синтетическому счету, причем раздельно по дебету и кредиту корреспондирующих счетов. В конце месяца по данным Главной книги составляют оборотную ведомость по синтетическим счетам. Ее итоги используют при составлении баланса.
Аналитический учет при мемориально-ордерной форме ведется в карточках. В них делают записи на основании первичных документов. По данным аналитических счетов составляют оборотные ведомости аналитического учета. Для контроля правильности записей проводят сверку оборотных аналитических ведомостей и оборотной ведомости по соответствующему синтетическому счету. После этого оборот по дебету и кредиту синтетических счетов сверяется с оборотами в журнале регистрации мемориальных ордеров.
После сверки данных аналитического и синтетического учета на основании оборотной ведомости по синтетическим счетам составляют бухгалтерский баланс.
Мемориально-ордерная форма учета является несложной и наглядной. Но при этом ей присущ ряд недостатков, которые ограничивают ее применение. Основными из них являются: многократность записей одних и тех же данных, разрыв во времени синтетического и аналитического учета, перенесение большей части нагрузки работников на последние дни учетного периода, недостаточная приспособленность для составления бухгалтерской финансовой и производственной (управленческой) отчетности.
Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета. Основная особенность журнально-ордерной формы - это накопление информации первичных учетных документов и последующая ее систематизация в накопительных и группировочных ведомостях.
Сначала осуществляют регистрацию учетной информации. Для этого однородные хозяйственные операции записывают в хронологическом порядке в специальных накопительных ведомостях, которые называются журналами.
Запись производят на основании или первичного учетного документа, или предварительно составленной вспомогательной ведомости (при большом количестве первичных документов). Итоговые записи журналов являются оборотами за месяц соответствующих синтетических счетов Журналы одновременно служат ордерами, в которых содержатся однородные бухгалтерские записи за текущий месяц, поэтому накопительные регистры называются журналы-ордера, а форма учета - журнально-ордерная.
При этой форме учета в одном регистре совмещены накопительный журнал и хронологическая запись. По ряду синтетических счетов ведутся отдельные журналы-ордера. В групповых журналах-ордерах отражаются операции по нескольким экономически однородным счетам.
Основными учетными регистрами при данной форме бухгалтерского учета являются журналы-ордера и ведомости. Журналы-ордера построены по кредитовому признаку, т. е. хозяйственные операции регистрируются в журнале-ордере по кредиту одного счета в колонке (по вертикали) в корреспонденции с дебетом другого в строке (по горизонтали). Ведомости ведутся по дебетовому признаку, т. е. хозяйственные операции регистрируются в ведомостях по дебету в корреспонденции с кредитом другого счета.
В журналах-ордерах и ведомостях заранее указывается корреспонденция счетов, что ускоряет процедуру отражения хозяйственной операции и позволяет контролировать правильность составления бухгалтерской проводки.
В ряде журналов-ордеров совмещается ведение синтетического и аналитического учета путем применения линейной (позиционной) записи. Такая форма отражения хозяйственных операций позволяет сократить время заполнения регистров и обеспечивает соответствие данных аналитического и синтетического учета.
При использовании журнально-ордерной формы журнал хронологической регистрации хозяйственных операций не ведется. Хронологическая и систематическая записи операций осуществляются одновременно как единый процесс.
Записи в журналах-ордерах производятся в течение месяца в хронологическом порядке по мере поступления первичных документов. В конце месяца все журналы-ордера закрываются, а их итоги переносятся в Главную книгу, которая является обобщающим регистром синтетического учета.
Главная книга ведется по дебетовому признаку. Порядок записи данных из журналов-ордеров таков. Для каждого счета в Главной книге предусмотрен отдельный развернутый лист. Итог по дебету счета набирается с кредита нескольких счетов различных журналов-ордеров, а итог по кредиту данного счета записывается одной суммой из соответствующего журнала-ордера за отчетный месяц. Следовательно, обороты за месяц по дебету всех счетов, записанных в Главную книгу, должны быть равны итогу оборота по кредиту этих счетов, исходя из сущности двойной записи.
Техника записи в Главную книгу контролирует правильность и полноту разноски информации по счетам. Строение Главной книги позволяет отказаться от составления оборотной ведомости по синтетическим счетам, которая характерна для мемориально-ордерной формы учета. Главная книга открывается на год и содержит начальные и конечные остатки по каждому счету и обороты за месяц. Информация, содержащаяся в Главной книге и ряде других учетных регистрах, в дальнейшем используется для составления бухгалтерского баланса и других форм отчетности.
К недостаткам журнально-ордерного учета можно отнести различное строение журналов-ордеров и ведомостей и ориентацию этой формы на ручной способ ведения учета, хотя основные принципы журнально-ордерной формы согласуются с возможностями вычислительной техники и автоматизации учетного процесса.
Применение компьютеров в учетном процессе с охватом всех участков учетных работ в бухгалтерии практически приводит к развитию новой машинно-ориентированной формы учета. Ее называют компьютерной, или диалого-автоматизированной формой учета.
Автоматизированные формы учета могут строиться на применении машин разных классов. В последние годы наиболее перспективным направлением развития автоматизированных форм учета стало применение в учетном процессе персональных ЭВМ, компьютеров непосредственно на рабочих местах в бухгалтерии на основе создания автоматизированных рабочих мест - бухгалтеров, оснащенных компьютерами.
Принципиальное отличием данного направления развития автоматизированных форм учета состоит в том, что информация обрабатывается не на вычислительной установке, а непосредственно у пользователя, т.е. в хозяйстве, и, следовательно, отпадают все неудобства, связанные с обработкой информации за пределами хозяйства. В связи со сравнительно невысокой стоимостью компьютеров, технической надежностью, простотой в эксплуатации, массовым выпуском применение их на рабочих местах в бухгалтерии становится вполне реальным уже в течение ближайших лет для большого числа сельскохозяйственных предприятий.
Автоматизированные программы – это комплексные системы оперативного и бухгалтерского учета на предприятии, пользователями которых являются предприятия и организации различных форм собственности и специализаций.
Программные комплексы представляют собой полнофункциональную многопользовательскую и многовалютную систему оперативного и бухгалтерского учета, организованную на едином информационном пространстве, с базовым принципом пополнения данных – «от первичного документа».
Ввод данных в ЭВМ осуществляется либо с первичных документов, составляемых в подразделениях и поступающих в бухгалтерию, либо путем прямого ввода информации в компьютер по специально разработанным макетам ввода с составлением в этом случае машинным способом и распечаткой аналогов первичных документов. В сельском хозяйстве, где большинство операций совершается в производственных подразделениях, предпочтительным является первый путь.
Ввод данных с первичных документов в компьютер может осуществляться по-разному.
Первый способ - с использованием машинного макета документа. В этом случае на экране воспроизводится таблица в виде макета формы документа с реквизитами, которые нужно заполнить. В эту таблицу по каждому реквизиту с документа вводится необходимая информация. При этом реквизиты общего характера (код предприятия, дата и др.) набираются только один раз.
Второй способ - без использования макета документа. В этом случае на экране вместо макета документа в определенной последовательности отражаются реквизиты, которые необходимо заполнить при переносе информации с документов. При этом на экране реквизиты документов размещаются один за другим в виде столбца. По мере заполнения они перемещаются и постепенно высвечиваются новые незаполненные реквизиты. Постоянные реквизиты, как и при первом способе, заполняются только один раз в первой записи.
Третий способ - комбинированный. В этом случае, как и в первом, на экране воспроизводится макет документа. Внизу дается запись с реквизитами, которые необходимо ввести, и их значностью. Заполненные данные по установленной команде (например, "перенос в макет") переносятся в макет документа и высвечиваются в нем на своих местах против соответствующих реквизитов.
В автоматизированной системе ведется многоуровневый аналитический учет с поддержкой двух разновидностей аналитик, первая из которых позволяет контролировать расчеты с любыми дебиторами и кредиторами, а вторая, организованная в локальных подсистемах учета – отслеживать движение материальных ресурсов по группам, номенклатуре, местам хранения и материально-ответственным лицам.
В настоящее время на рынке компьютерных технологий разработаны и применяются следующие программы по автоматизации бухгалтерского учета: «1С: Предприятие 8.0», «Инфобухгалтер», «Турбобухгалтер», «Бэст», «Галактика» и др.
В системе программ «1С: Предприятие 8.0» существует конфигурации для сельскохозяйственных предприятий и фермеров.
Для начала, давайте рассмотрим бухгалтерские регистры и сопоставим его с законом о бухгалтерском учете № 402-ФЗ. Любая хозяйственная операция должна быть зарегистрирована с использованием принципа двойной записи (с помощью бухгалтерской проводки). Первичные документы служат основанием для регистрации хозяйственной операции. Информацию, которая накоплена на счетах учета, необходимо отразить в учетных регистрах.
Учетные регистры это такие таблицы, в которых группируется учетная информация об имуществе и обязательствах организации. Она может отражаться в хронологическом или в каком-либо другом систематизированном порядке.
Главное - не путать учетные регистры с объектами платформы «1С:Предприятие 8» -регистрами бухгалтерии, накопления, сведений, расчетов. Объекты платформы используются программистами для реализации алгоритмов. А учетные регистры – это отчетная форма бухгалтерского учета, которая содержит информацию о хозяйственной деятельности организации.
В существуют различные виды учетных регистров. Некоторые из них приведены на рисунке. Также каждая организация может разрабатывать и свои учетные регистры. Если учетные регистры разрабатываются самостоятельно, они должны быть утверждены руководителем.
Итак, в учетных регистрах определенным образом группируется информация о хозяйственных операциях на основании принципа двойной записи. Затем, на основании данных регистров, формируется отчетность, которую можно предоставить в контролирующий орган. Контролирующий орган может запросить какие-либо пояснения по отчетности, а организация, в свою очередь, должна предоставить учетные регистры по запрашиваемой информации. Учетные регистры могут храниться в бумажном виде и в электронном виде. Если учетные регистры хранятся в электронном виде, они должны быть подписаны электронно-цифровой подписью. Если необходимо будет предоставить такие учетные регистры в контролирующий орган, то следует приложить и бумажные копии этих электронных регистров.
Закон № 402-ФЗ устанавливает обязательные реквизиты регистров бухгалтерского учета (ч.4, статья 10):
● название регистра, например, Оборотно-сальдовая ведомость или «Анализ счета»
● название экономического субъекта, составившего регистр, например, название организации
● дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр
● хронологическая или систематическая группировка объектов бухгалтерского учета (например, информация может быть представлена по счетам учета)
● величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения
● название должностей лиц, ответственных за ведение регистра
● подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов, либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
В учетном регистре исправления могут вноситься только лицами, ответственными за ведение данных регистров. Если вносится исправление, необходимо указать дату исправления и поставить подпись и инициалы ответственного лица.
Нами наглядно был рассмотрен «ручной» способ ведения бухгалтерского учета. В реализован автоматизированный способ ведения учета. Задача пользователя – корректно внести первичные документы, а учетные регистры сформируются автоматически. А на основании данных учетных регистров сформируется отчетность. При использовании автоматизированного способа ведения учета не важно, в какой последовательности будут заполнены учетные регистры.