Как у крупных предприятий, так и у представителей малого и среднего бизнеса зачастую возникают расходы, связанные с предпринимательской деятельностью, ведь без них нормальное функционирование бизнеса просто невозможно. Причем все расходные и приходные операции должны тщательно отслеживаться бухгалтерами и отражаться в отчетных документах. А, например, в крупных предприятиях его руководителю приходится финансировать несколько отделов, которые производит оплату за те или иные товары и услуги. Именно для удобства расчетов банки предлагают корпоративные карты. Далее, пойдет речь о том, что такое корпоративная карта для юридических лиц.
Что это такое
Корпоративная банковская карта юридического лица – это, простыми словами, банковский пластик, привязанный к расчетному счету предпринимателя. По сути, он физически мало чем отличается от привычных для нас пластиковых карт, но тем не менее, имеет несколько своих особенностей, а также свое особое назначение. С помощью корпоративной карты сотрудники имеют возможность оплачивать товары и услуги для нужд предприятия в России или за ее пределами.
Обратите внимание, что корпоративная карта не предназначена для перечисления заработной платы и социальных выплат.
Зачем предприятию оформлять банковский платежный инструмент? На самом деле, это неотъемлемый платежный инструмент, ведь любая компания практически каждый день производит какие-либо расходные операции, причем каждая из них сопровождается большим документооборотом, что затрудняет работу бухгалтера. Платежная банковская карта, привязанная к расчетному счету юридического лица, позволяет упростить систему расчетов и более эффективно отслеживать все расходы.
Кстати, нельзя не отметить тот факт, что предприниматель может выпустить несколько неименных банковских карт для нескольких сотрудников, при этом каждая карточка будет привязана к одному главному счету, а при осуществлении расходных операций средства будут списаны с общего расчетного счета юридического лица. Кроме того, руководитель может установить на каждую отдельную карточку определенный лимит.
Сто такое корпоративная карта: определение
Для чего используют платежный пластик юридические лица
Причина для оформления платежных карт у каждого предприятия, несомненно, своя. Но все же использование корпоративных банковских карт может потребоваться в следующих случаях:
- расходы командированных сотрудников;
- представительские траты;
- оплата услуг коммунальных служб;
- расчет с поставщиками;
- оплата канцтоваров;
- оплаты иных услуг, связанных с хозяйственной деятельностью.
Как видно, корпоративная карточка – универсальный инструмент, с помощью которого можно оплачивать товары и услуги. То есть, по сути, это тот же платежный инструмент, которым пользуется большинство физических лиц, но только корпоративные карты предназначены для оплаты не личных нужд сотрудников, а хозяйственных нужд предприятия.
Корпоративная кредитная карта: особенности обслуживания
Спектр финансовых услуг банков довольно широкий, причем как для физических, так и для юридических лиц, соответственно, каждый предприниматель по собственному желанию может оформить дебетовую карточку или кредитную. Соответственно, дебетовая более простая в оформление ведь на ней не предусмотрен кредитный лимит соответственно все расходы будут осуществляться в рамках баланса расчетного счета предпринимателя.
Корпоративная кредитная карта оформляется по личному заявлению юридического лица. Карточка с кредитным лимитом позволяет оплачивать текущие расходы предприятия за счет кредитных средств банка. Кредитный лимит устанавливается финансовым учреждением для каждого клиента индивидуально, в расчет берется средний оборот за расчетный период. Соответственно кредитный лимит не может превышать размер ежемесячных поступлений насчет карты.
Кстати, юридические лица так же, как и физически за пользование кредитным лимитом обязуется уплатить банку процент.
Оформление корпоративной карточки
Итак, если ваше предприятие нуждается в пластиковом платежном инструменте, то вы без труда можете открыть его в коммерческом банке. В качестве эмитента стоит выбрать ту кредитно-финансовую организацию, где у вас открыт расчетный счет. Кстати, стоит сразу определить круг должностных лиц, которые получат платежный пластик, то есть те сотрудники компании, в должностные обязанности которых связаны с расходными операциями. Например, карта, как правило, нужна директору и его заместителю, главному бухгалтеру и прочим должностным лицам.
Итак, в первую очередь, чтобы получить пластик нужно обратиться в банк и написать заявление на выпуск карточки. Кстати, для корпоративных клиентов банк предлагает несколько продуктов, в том числе и различные виды пластиковых карт. Прежде чем сделать правильный выбор нужно внимательно изучить тарифы на обслуживание, способы пополнения счета, лимиты, процентные ставки для кредиток, условия конвертации валюты, срок действия и другие нюансы.
Кстати, если представитель правления предприятия выпускает несколько карт, привязанных к одному счету, то ему нужно собрать данные всех сотрудников, которые в будущем будут использовать пластик. То есть в банк нужно предоставить паспортные данные сотрудников.
Обратите внимание, что не позднее чем через 7 дней после получения пластика нужно сообщить об открытии счета в налоговую инспекцию.
Особенности использования
Порядок использования корпоративных карт должен быть утвержден руководством компании. Поэтому рекомендуется создать положение о порядке использование корпоративных карт. Данные положения должны содержать несколько сведений:
- список разрешенных операций по пластиковой карте;
- лимит на ежемесячные расходы для каждого отдельного сотрудника, в зависимости от его должностных обязанностей;
- сроки, в течение которых сотрудник использует платежный инструмент;
- порядок и сроки предоставления отчета за расходные операции;
- список документов, которые сотрудник обязан предоставить в качестве отчета за расходы;
- предоставление расписки о защите данных доступа карточному счету (сохранение ПИН-кода в тайне);
- ответственность за нарушение правил положения.
Обратите внимание, что правила открытия и использования карточных счетов юридических лиц регламентированы законом, а именно Трудовым кодексом, Налоговым кодексом, Федеральным Законом и положениями Центробанка.
Приведем пример, при открытии карточного счета на предприятии представитель правления должен издать приказ, на основании которого определенный перечень должностных лиц будет пользоваться платежной картой по долгу службы. С данным приказом должны ознакомиться сотрудники компании, которые, в свою очередь, должны подать на имя руководства заявление на выдачу пластиковые карты для осуществления тех или иных расходов. Кроме того, бухгалтер должен вести журнал, в котором будет вести учет по приему и выдачи платежных карт тем или иным сотрудникам с указанием суммы расходов и назначением платежей.
Нельзя не отметить тот факт, что банк по итогам месяца обязан предоставлять держателям карточек отчет по движению средств, то есть по приходным и расходным операциям.
И, наконец, особое внимание обратить на то, что сотрудники компании обязаны предоставлять полный отчет о произведенных расходах. К учетным документам можно отнести накладные, кассовые чеки, товарные чеки, документы, которые будут свидетельствовать о целевом использовании денежных средств. Кстати, с платежной карты не запрещено снимать наличные единственный нюанс в том, что за использование этих средств также нужно предоставить полный отчет в виде платежных поручений, кассовых и товарных чеков. Те сотрудники, который ненадлежащим образом использовали денежные средства должны быть наказаны следующим образом, сумма средств, за которые не поступил отчет в бухгалтерию будет удержана из заработной платы сотрудника.
Использование корпоративных карт
Бухгалтерские проводки
Бухгалтер должен тщательно отслеживать все приходные и расходные операции в компании. Сегодня бухгалтерский учет ведется в специализированной программе 1С. Согласно установленным правилам бухгалтерские проводки по корпоративным картам учитываются в специализированном счете номер 55. По пластиковым картам проводки будут выглядеть следующим образом:
- Д-т 55.04, К-т 51 – поступление денежных средств на карте счет;
- Д-т 71.01, К-т 55.04 – расходная операция;
- Дт 91.02, К-т 55.04 – комиссионный сбор в кредитно-финансовой организации.
Преимущества платежных корпоративных карт
В первую очередь нужно отметить тот факт, что платежная карта – это универсальный платежный инструмент, который можно использовать на территории России и за ее пределами. Особенно это актуально для предприятий, которые часто командируют своих сотрудников за границу. Ведь в данном случае им нет необходимости производить обмен валюты для оплаты товаров и услуг в иностранной валюте, конвертация осуществляется автоматически.
Также у пластиковых корпоративных карт есть и другие явные преимущества:
- Руководство или должностному лицу компании нет необходимости каждый раз обращаться в банк для того, чтобы получить необходимую сумму для тех или иных расходов, в том числе при оформлении командировки для сотрудников.
- Обслуживание корпоративных карт обходится дешевле, нежели комиссия за получение денежных средств в банке.
- Достаточно в банке открыть один карточный счет и получить несколько платежных карт для сотрудников, которые по долгу службы выполняют расходные операции на нужды компании.
- Благодаря пластиковым картам легко отследить расходы сотрудников.
- Произвести пополнение карточного счета можно несколькими способами, в том числе и удаленно с помощью интернет-сервисов.
- С помощью банковских карт получать наличные можно в любое время суток, так как банкоматы работают круглосуточно, а вот банковские отделения по определенному графику.
- При наличии корпоративной карты процедура получения денежных средств сотрудниками значительно упрощают работу бухгалтерии, для получения наличных достаточно под расписку получить пластиковую карту, процедура оформления выдачи наличных средств более длительная.
- Наконец, последнее преимущество – это безопасность, ведь средства на карточном счету надежно защищены от мошеннических действий со стороны третьих лиц, их практически невозможно украсть, даже при утере карты и ей легко заблокировать и перевыпустить.
Кстати, основное преимущество карты в том, что достаточно один раз обратиться в банк и написать заявление на выпуск в будущем в течение 3 лет можно ей пользоваться без дополнительного посещения кредитно-финансовых организаций. Затем, по истечении срока действия можно заказать новый пластик.
Таким образом, для каждого предпринимателя будет очевидным для чего нужны корпоративные карты. Они позволяют тщательно отслеживать траты сотрудников, сократить время на процедуру выдачи наличных для осуществления расходных операций. Кроме того, получить банковский пластик будет просто и быстро в любом коммерческом банке.
Сегодня поговорим о юридической карте проекта. Она помогает предвидеть юридические ошибки до того, как они произойдут. В практике есть куча историй, когда из-за отсутствия знаний проект «убивал себя», провоцируя разорительные иски. Карта спасает от такого и бьет по рукам всякий раз, когда вы тянетесь к юридически непродуманным действиям.
Готовимся
Прежде чем делать юридическую карту, нужна карта дорожная. Это такая штука, на которой наглядно видно, когда и что мы делаем в течение всей жизни проекта — распределяем задачи до старта, назначаем ответственных и готовимся к старту.
Как и на обычной дорожной карте, нужно определить точку старта, где находится проект сейчас, и точку финиша, где финальная форма проекта. Между этими точками нужно выстроить маршрут: за какое время и каким образом проект будет двигаться к финишу.
Формат дорожной карты может выполнен быть в mindmap, или на любой шкале, где есть временная шкала.
Когда дорожная карта готова, несем ее к юристу, и он по ней разрабатывает план документов — что и когда нужно делать, где и какие уязвимости могут появиться, какой бюджет на это выделить, и прочее.
С юридической картой мы точно знаем:
· Насколько законен проект в принципе;
· Его юрисдикцию;
· На какие нематериальные активы закрепить право;
· Как, когда и какие составить договора.
Теперь мы не попадём в ситуацию, когда на нас подали 100 исков за один день.
Учимся на чужих ошибках
Без юридической карты проекта рано или поздно случится ситуация:
Компания по производству климат-систем запустила собственный интернет-магазин. Ранее компания продавала продукцию через сеть реселлеров. На сайте клиент оставляет свой адрес для доставки заказа, который является персональными данными. Без согласия пользователя на хранение и обработку персональных данных, мы нарушаем закон каждый раз, когда оформляется заказ. Продакт-менеджер, из-за незнания, сгенерировал нам гору потенциальных исков.
С юридической картой ситуация будет выглядеть иначе:
Продакт-менеджер перед запуском интернет-магазина сверяется с юридической картой — там он видит, что в случае запуска этого функционала требуется создать оферту и получить от пользователя согласие с ней.
Остальное детали, но важен факт — юрист спрогнозировал решение ситуации ещё до её появления, сразу указав на уязвимость. Конечно, пример азбучный, но если покрутить в голове подобные сценарии, не очевидных будет много. Итог — карту нужно делать.
Гордость и предубеждение
Хороший стратег понимает, что юридические уязвимости нужно закрывать превентивно. Планирование и прогнозирование в этой ситуации куда важнее хаотичных действий, или полного невнимания к правовой стороне бизнеса.
Подробнее методология составления юридических карт будет разбираться на курсе для предпринимателей и стартаперов, чей бизнес связан с интернетом.
Главная миссия любой коммерческой организации (компании, предприятия, ООО) или частного предпринимателя, оформившего ИП, - получение прибыли. А в соответствии с парадигмой современного рынка, единственный способ добиться поставленной цели - взаимодействие с контрагентами, в роли которых выступают государственные структуры, юридические и физические лица. Само собой разумеется, что чем прочнее и дружественнее будет связь между деловыми партнёрами, тем более плодотворным окажется сотрудничество.
Существует множество способов укрепить коммерческие отношения: от составления до совместного проведения фуршетов, показов и других торжественных мероприятий. Однако всякое знакомство начинается со взаимных представлений, а лучший способ сразу получить полную информацию о потенциальном клиенте или партнёре - посмотреть его карточку. Что такое карточка предприятия, как она оформляется и где можно ознакомиться с образцом - смотрите далее.
Что такое карточка предприятия?
Карточка, или карта предприятия - это составленная в относительно свободной форме таблица, содержащая информацию, которая поможет потенциальному контрагенту получить представление о компании.
Важно : как следует из положений статьи 52 Гражданского кодекса Российской Федерации, карточка предприятия (ООО или ИП) не относится к обязательным документам, и, следовательно, её отсутствие не станет причиной для наложения взыскания или приостановки деятельности компании, не говоря уже о её принудительном расформировании. Однако в настоящее время, когда информация может передаваться не только из рук в руки, но и по Интернету, наличие такой карты - признак хорошего тона. А раз оформить документ несложно (не сложнее, чем соглашение о сотрудничестве между юридическими лицами), то почему бы это не сделать?
В пользу составления карточки можно привести пример и от обратного: заключение договора о сотрудничестве в большинстве случаев не происходит на основании публичной оферты, а следовательно, контрагент, запросивший, основываясь на общей практике, карточку предприятия и не получивший её, имеет полное право отказаться от так и не начавшегося сотрудничества.
Кроме того, наличие карты предприятия - это просто удобно. В ней содержатся сведения, необходимые для работы бухгалтерского и юридического отдела контрагента а также, по мере необходимости, дальнейшего решения спорных вопросов через обращение в суд.
Совет : не помешает проверить достоверность содержащихся в карте предприятия сведений. Даже если контрагент исключительно порядочен, в документ (по вине составителя или в ходе последующих редакций) может вкрасться ошибка. В частности, можно получить или проверить каждый приведённый в документе код в Интернете; способов множество, и какой предпочесть, решать проверяющему.
Как уже было указано, не существует законодательно закреплённой формы карточки предприятия. Теоретически её можно составлять как угодно; основная задача - сделать для второй стороны (клиента или партнёра) максимально комфортной работу с предоставленными сведениями. Оформитель карты ООО или ИП может действовать по своему усмотрению, опираясь на общую практику и следуя желаниям начальства; при необходимости структура документа, образец которого в виде документа Word можно скачать по приведённым в последующих параграфах ссылкам, легко меняется. Кроме того, существует редко используемая по сей день возможность составить карточку автоматически в программе «1С: Предприятие».
Важно : хотя и этот совет законодательно не подкреплён, крайне рекомендуется при смене данных организации (ООО, компании, фирмы) или ИП направлять всем контрагентам карточки со скорректированными данными: это поможет в будущем избежать досадных недоразумений, связанных с использованием деловыми партнёрами устаревшей информации.
Как заполнить карточку предприятия?
Карточка предприятия или индивидуального предпринимателя составляется обычно в виде таблицы на листе формата А4: так её в дальнейшем легче будет распечатать. Формальных ограничений по размеру листа не существует; но поскольку он задан по умолчанию, не имеет смысла его менять.
В самом общем случае карточка, неважно, ООО или ИП, может содержать следующие сведения:
- Логотип, эмблему или характерное узнаваемое изображение. Они размещаются в самом верху листа, а не в таблице. Если логотип сам по себе является товарной маркой, возле него должен стоять соответствующий значок; если нет, лучше не вводить контрагента в заблуждение, уже на начальном этапе сотрудничества подвергая свою репутацию удару.
- Полное официальное название фирмы. Несмотря на кажущуюся очевидность, это одно из важнейших полей таблицы; нужно крайне внимательно вычитать внесённые данные, искоренив все вкравшиеся ошибки. Разумеется, опечатка не станет поводом для обращения в суд (а если и станет, истец не выиграет дела), однако вряд ли солидный предприниматель захочет иметь дело с ООО или ИП, даже не умеющим без ошибки «представиться».
- Сокращённое официальное наименование организации. Как и полное, оно должно быть указано в документе без ошибок - именно так, как в уставных документах (без неожиданностей и нововведений).
- Название ООО, АО или ИП на иностранном языке (если таковое имеется). Эта графа в первую очередь необходима, если компания или частный предприниматель работает с иностранными контрагентами - для них будет значительно легче получить готовую информацию, а не пытаться перевести русское наименование. Впрочем, присутствие такой строчки в любом случае добавляет организации солидности, а перевод нескольких слов не станет серьёзной проблемой - поэтому рекомендуется название на другом языке в любом случае, вне зависимости от международных амбиций компании. Если организация не ориентирована строго на определённую страну или регион, следует предпочесть международный английский; в обратном случае идеальным вариантом будет совмещение двух языков - местного и английского.
- Информация о руководителе.
Необязательно приводить подробные данные и описывать биографию; достаточно привести фамилию, имя и отчество, опционально - ИНН и название документа, на основании которого указанное лицо наделено полномочиями (например, Устав компании). Кроме директора, в этой графе могут быть названы:
- главный бухгалтер;
- исполняющий директор;
- начальники отделений;
- другие уполномоченные лица.
- Адрес ООО или ИП - тот, по которому предприятие зарегистрировано. В соответствии с общей практикой начинать в этом случае следует с индекса, однако если планируется исключительно внутрирегиональная деятельность, достаточно начать перечисление (в нисходящем порядке) с названия субъекта Федерации.
- Почтовый адрес организации - собственно тот, где расположены офисы (здания, цеха) юридического лица.
- Телефон и, если есть, факс. Здесь нет ничего сложного: достаточно привести имеющиеся номера, не забыв при этом указать внутрироссийские коды.
- Адрес электронной почты. В современном мире виртуальный почтовый ящик есть практически у каждого предприятия или ИП - его адрес и следует вписать в этой графе таблицы.
- Основные коды и номера по российским классификаторам.
Чем более подробную информацию приведёт составитель карточки предприятия, тем лучше; обычно указывают:
- ОГРН;
- ОКАТО;
- ОКПО;
- ОКТМО;
- ОКВЭД и другие коды.
- Банковские реквизиты:
- расчётный счёт;
- корреспондентский счёт;
- название банка или филиала;
- Крайне желательно рассказать в отдельном поле об основных видах деятельности компании и, если таковые есть, наградах и знаках отличия.
Совет: перед регистрацией ООО или ИП будет очень неплохо изучить - чем эффектнее будет смотреться самая верхняя строка таблицы, тем лучше.
Карточка предприятия — скачать бланк
Как уже говорилось, не существует единого бланка для карточки предприятия. По ссылкам ниже можно скачать образцы заполнения карт для ООО и ИП; их же, предварительно изучив, можно использовать как бланки , вписав в соответствующие поля свою информацию.
Образец карточки предприятия для ИП
Образец карточки предприятия для ООО
Подводим итоги
Карточка предприятия позволяет сразу ознакомить контрагента (клиента или партнёра) с миссией компании и предоставить ему данные, необходимые для работы бухгалтерского и юридического отделов. Единой законодательно утверждённой формы бланка не существует: составитель может действовать по своему усмотрению, самостоятельно разрабатывая структуру или воспользовавшись готовыми образцами.
Чем больше в карте компании будет приведено полезной информации, тем лучше. Тем не менее не стоит слишком перегружать документ: детальные сведения контрагент может получить после предварительного ознакомления, запросив Устав и другие открытые документы.
Современная деловая жизнь задает высокий ритм ведения бизнеса. Одним из главных факторов успешности является умение распорядиться своим временем. В этом предпринимателю помогают финансовые организации, разрабатывающие выгодные карточные продукты. К ним относится корпоративная пластиковая карта. Она подразумевает две формы: дебетовую и кредитную. Вторая не только является инструментом экономии времени и сокращения финансовых издержек, но и предоставляет держателю возможность использовать банковские средства вместо своих.
У каждой компании есть расчетный счет. «Пластик», привязанный к нему – это корпоративная банковская карта юридического лица (далее – ЮЛ), или бизнес-карта. Она может быть кредитным инструментом и в этом случае имеет лимит – максимальную сумму, которую конкретный банк готов предоставить организации в качестве заемных средств. Ее размер, как правило, оговаривается индивидуально и зависит от финансовых возможностей компании-заявителя. Карточный счет может быть открыт как в рублях, так и в иностранной валюте.
Статьи по теме Как взять кредит в мтс банке Кредитная карта за 1 день по паспорту Как узнать свой расчетный счет в сбербанке
Для чего нужна
Корпоративная кредитная карта оформляется организацией для оплаты расходов, которые относятся к ведению хозяйственной деятельности, получения денег. Карта может заменять чековую книжку, с которой наличные средства выдаются под отчет – это сильно экономит время. Этот кредитно-финансовый инструмент – универсальное средство расчета за товары и услуги.
Карта позволяет направлять банковские заемные средства на нужды предприятия, если того требует ситуация – так компания может снизить коммерческие риски и оставаться на плаву в трудные времена. Основные причины, по которым компанией оформляется корпоративная банковская карта – это упрощение оплаты:
- командировочных трат сотрудников;
- услуг ЖКХ;
- представительских расходов;
- продукции поставщиков;
- канцтоваров;
- прочих услуг и/или расходов, связанных с ведением хозяйственной деятельности.
Нормативно-правовая база
Правила открытия карточного счета ЮЛ и использования находящихся на нем денежных средств регламентированы законодательством Российской Федерации (далее – РФ). Утвержденное Центральным Банком РФ (далее – ЦБ РФ) Положение 09.04.1998 г. №23-П (далее – Положение №23-П) утратило силу. Актуальные законы:
|
Положение об эмиссии банковских карт и операций, утвержденное ЦБ РФ 24.12.2004 №266-П. |
Уточняет определения, указывает и регламентирует правила и порядок операций с использованием корпоративного «пластика» |
|
п. 1 ст. 847 Гражданского кодекса РФ, абз. 2, 7 |
Предписывает организации утвердить список должностей (далее – Список), трудовые обязанности которых подразумевают использование бизнес-карт |
|
п. 1.12 Инструкции ЦБ РФ от 14.09.2006 г. №28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)» |
|
|
Обязывает компанию разработать положение о порядке использования корпоративных кредиток (далее – Положение) |
|
|
ч. 2 ст. 22 ТК РФ |
Указывает, что организация обязана под расписку ознакомить с Положением всех своих сотрудников, чьи должности перечислены в Списке |
|
Предписывает компании организовать учет приема и выдачи корпоративных банковских карт |
|
|
Обязывает организацию прописать в учетной политике способ отражения подотчетных сумм на специальном счету |
|
|
ФЗ РФ от 02.04.2014 г. №52-ФЗ |
Отменяет обязательные информирование об оформлении и регистрацию компанией бизнес-карты в надзорном налоговом органе и внебюджетных фондах |
Операции с использованием корпоративной кредитки
Используя банковскую корпоративную кредитку, уполномоченный компанией сотрудник – держатель – может совершать операции в пределах предоставленного эмитентом лимита займа, установленного согласно условиям договора с ЮЛ. Их перечень включает снятие наличных средств и безналичный расчет в российских рублях и иностранной валюте за пределами РФ, связанные со следующими целями:
- оплаты командировочных расходов;
- ведения хозяйственной деятельности;
- оплаты представительских расходов.
Не допускается использование в целях:
- выплаты сотрудникам:
- заработных плат;
- пособий и компенсаций;
- приобретения товаров и/или оплаты услуг для личных нужд, не связанных с ведением деятельности ЮЛ.
Где оформить
Любой крупный банк предоставляет ЮЛ возможность оформить корпоративную кредитную карту. Финансовые продукты будут иметь некоторые различия по функционалу и варьироваться в стоимости годового обслуживания. Стандартные опции продукта:
- перечисление на карточку командировочных и представительских расходов;
- безналичная оплата товаров и/или услуг (в том числе и через интернет);
- использование бизнес-карты как на территории РФ, так и за границей;
- безопасные платежи с функцией 3D-Secure – это особый протокол шифрования данных для автоматизации виртуальных покупок, снижающий риски пострадать от сетевого мошенничества;
- установление индивидуального лимита займа;
- смс-информирование.
Таблица с указанием популярнейших банков РФ, предлагающих кредитные бизнес-карточки:
|
Наименование |
Дополнительные особенности продукта |
Стоимость обслуживания (р./год) |
|
Visa/MasterCard:
|
|
|
Альфа-Банк |
|
|
|
Сбербанк |
|
Visa Business (пакет услуг):
|
|
Россельхозбанк |
Visa Business/MasterCard Business – 2000 |
|
|
Visa/MasterCard:
|
|
|
||
|
Авангард |
|
Visa/MasterCard:
|
|
MasterCard Business с дисплеем для представителей ЮЛ – 1000 |
||
|
Тинькофф |
|
Visa Platinum (пакет услуг):
|
Стоимость обслуживания
В среднем банковские организации предлагают обслуживать одну корпоративную кредитную карточку в пределах 2000 рублей в год. Подключение дополнительных программ для удобства использования продукта – пакетов услуг – повышает его стоимость. Таблица примерных расценок на обслуживание:
Условия предоставления
Выдавая ЮЛ корпоративную кредитку, банк-эмитент фактически предоставляет предприятию займ – его сумма зачисляется на карт-счет. Как правило, финансовое учреждение разрабатывает для компании-клиента индивидуальную программу использования продукта. К общим условиям можно отнести следующие:
- у организации должен быть открыт действующий банковский счет – без него получить корпоративную карточку невозможно, потому что сама по себе бизнес-карта им не является;
- финансовое учреждение самостоятельно и на своих условиях устанавливает лимит займа, но ограничение на списание средств с «пластика» предлагает установить уполномоченному сотруднику организации – они могут быть индивидуальными для каждой карты (если их несколько), постоянными или временными;
- у ЮЛ должна быть хорошая кредитная история.
Какие документы необходимы
Чтобы получить корпоративную кредитку, организация-заявитель должна подписать соответствующий договор с финансовым учреждением. Карточка выпускается на имя сотрудника ЮЛ, при условии, что банку-эмитенту предоставлен пакет документов. К ним относятся:
- доверенность от компании на получение этого кредитного инструмента работником-претендентом;
- заявление на оформление;
- гражданский паспорт сотрудника, на чье имя будет выпускаться карта, и/или его копии.
Порядок оформления
Прежде чем начинать оформление бизнес-карты, руководитель или уполномоченный сотрудник предприятия должен внимательно изучить условия продукта:
- способы перечисления денежных средств на счет;
- правила его пополнения;
- график погашения займа;
- годовую ставку процента кредитования;
- размер комиссионных за снятие наличных и конвертацию;
- лимит долга;
- срок действия;
- тарифы на обслуживание и выпуск.
После этого, сделав выбор в рамках индивидуальных потребностей и возможностей ЮЛ, следует приступать к процедуре оформления. Нужно собрать паспортные данные всех сотрудников, которые в будущем получат право использования бизнес-карты. Информацию следует предоставить в отделение банка вместе с заявлениями от каждого работника и доверенностями на них.
Особенности использования
Оформив карт-счет, руководитель или уполномоченный представить ЮЛ обязан создать приказ, определяющий перечень должностных лиц, которые получат право пользоваться корпоративной кредиткой. С документом следует ознакомить всех причастных сотрудников компании, со своей стороны они должны подать официальные заявления на имя непосредственного руководителя на выдачу пластиковых карточек. Бухгалтер ЮЛ ведет их учет в журнале, указывая:
- сумму расходов;
- назначения платежей;
- паспортные данные сотрудника-держателя корпоративной кредитки.
Положение о порядке использования корпоративных кредитных карт
Руководителем ЮЛ утверждается порядок использования бизнес-карт. Для этого ему следует создать соответствующее положение. Документ должен включать следующие данные:
- список операций, которые можно совершать с использованием пластиковой карты;
- информацию о лимите ежемесячных расходов для каждого работника в соответствии с его должностным назначением;
- период использования сотрудником платежного инструмента;
- порядок и сроки предоставления работником отчета за расходные операции;
- список документов, которые подчиненный обязан предоставить в качестве подтверждения целевого использования денежных средств (в соответствии с его работой на нужды трудоустроившего его ЮЛ для осуществления ведения хозяйственной деятельности);
- расписку о защите данных доступа к реквизитам карточного счета (например, обязательство сохранять PIN-код в тайне);
- формы ответственности за нарушение пунктов положения.
Документальное оформление расходных операций по карте
Согласно Положению №266-П все расчетные операции по бизнес-карте определяются действующей практикой оформления и должны фиксироваться документально. Сотрудник-держатель предоставляет бухгалтеру или руководителю ЮЛ полный и подробный отчет об использовании денежных средств с приложением подтверждений (например, чеков, платежек, ордеров). После проверки этот документ утверждается начальством компании.
Постановлением Федеральной службы государственной статистики РФ (далее – Госкомстат) от 01.09.2001 г. №55 установлена Унифицированная форма (далее – УФ) АО-1 «Авансовый отчет». В бланке нет строк, которые отражают операции по корпоративной карточке, поэтому проблема решается одним из следующих способов:
- типовая форма дополняется (согласно Положению №266-П);
- бланк разрабатывается и утверждается самостоятельно – УФ не считается обязательной с 01.01.2013 г. в соответствии с №402-ФЗ.
Сотруднику выдают расписку о принятии отчета. Если у ЮЛ нет специально разработанной для нее формы, бумага составляется в произвольной форме. Согласно ФЗ РФ №402-ФЗ создавать и утверждать бланк расписки должен руководитель организации. Это же требование действует, если компания использует унифицированную форму. Образцы бланков для первичных документов ЮЛ прикрепляются к приказу об утверждении учетной политики организации в качестве приложений.
Бухгалтерский учет операций по корпоративной банковской карте
Проводки по корпоративным пластиковым карточкам учитываются бухгалтером в специальном счете 55. Записи операций будут иметь следующий вид: дебет, кредит, назначение платежа, документальное подтверждение. К основному открывается субсчет 55.4. Если на счете предусмотрен неснижаемый остаток, создается субсчет второго порядка:
- «Неснижаемый остаток».
- «Платежный лимит».
В случае открытия ЮЛ более одного счета (например, по нескольким карточкам), субсчет 55.4 создается по каждому из них. Таблица примера отражения операций, учет расчетов:
|
Назначение |
Подтверждение |
||
|
Сумма, снятая с карты на покупку товаров и/или услуг согласно дате, указанной в документе |
Банковская выписка с приложением расшифровки по корпоративной карте |
||
|
10,15,20,25,26,40,44 |
Отражение оплаченных материалов и/или работ в соответствии с авансовым отчетом, предъявленным сотрудником с приложением подтверждающих бумаг на дату предоставления отчета |
Счета, квитанции, билеты, чеки, оригинал слипа |
Таблица примера учета операций, правила отражения:
|
Назначение |
Подтверждение |
||
|
Перечисление суммы платежного лимита и неснижаемого остатка (в руб.) с р/с предприятия на карточный рублевый счет |
Банковская выписка, платежное поручение |
||
|
Оплата банковских комиссий за оформление, выпуск и обслуживание бизнес-карты |
Банковская и бухгалтерская выписки |
||
|
Начисление процентов по кредиту, предоставленному по корпоративному «пластику» |
|||
|
Перевод средств в счет погашения займа, полученного в связи с использованием счета бизнес-карты |
Платежное поручение, банковская выписка |
Таблица примера отражения сумм ущерба:
|
Назначение |
Подтверждение |
||
|
Отражение суммы материального вреда, возникшего в результате непредоставления работником документальных доказательств расходных операций либо в связи использования средств карт-счета на личные нужды (растраты) |
Банковская выписка, бухгалтерская справка |
||
|
Компенсация ущерба сотрудником через кассу организации или вычетом из заработной платы |
Приходный ордер |
Преимущества и недостатки
Корпоративная кредитная карта, как и любой финансовый продукт, имеет свои преимущества и недостатки. Плюсов у продукта очень много. К ним можно отнести:
- Сокращение операционных расходов и времени, связанного с выдачей подотчетных сумм – ЮЛ не нужно идти за получением наличных денежных средств, предназначенных для ведения хозяйственной деятельности, в банк и осуществлять их доставку и хранение.
- Не требуется покупка иностранной валюты для оплаты командировок сотрудникам (и/или открытие в ней счета), оформление деклараций при пересечении границ. Денежные средства будут списаны с карточки компании с автоматической конвертацией в валюту страны пребывания сотрудника-держателя.
- Возможность контролировать расходы компании. Подключение смс-информирования помогают осуществлять управление денежными средствами ЮЛ его руководителю или уполномоченному сотруднику в режиме реального времени. Банк предоставляет компании детальную выписку по всем операциям с использованием пластиковой карточки. Бухгалтерия предприятия, получив удаленный доступ к счету через интернет-банкинг, может отслеживать движение денег, баланс, остаток и контролировать целевое расходование средств работниками.
- Возможность совершать платежи на сумму более 100 тысяч рублей. Согласно указанию ЦБ РФ от 20.07.2007 г. №1843-У наличные расчеты между ЮЛ и ИП, связанные с ведением предпринимательской деятельности, в рамках одного договора не могут осуществляться в размере, который превышает 100 000 р. Кредитная бизнес-карта – инструмент совершения безналичных платежей, поэтому данное ограничение на нее не распространяется.
- Возможность делать покупки через интернет-сервисы.
- В любое время можно снять наличные в банкомате.
- Директор или уполномоченный сотрудник предприятия имеет возможность прикрепить все корпоративные карты к одному счету для всех работников ЮЛ с единым расходным лимитом или сделать свой для каждой кредитки, разделив их на группы.
- Понижение рисков, связанных с потерей или кражей наличных денег. Если клиент утратил карточку, он может заблокировать ее, сохранив средства.
- Возможность пользоваться кредитными деньгами банка вместо своих.
- Банковские учреждения могут предложить программы льгот (кэшбэк, скидки и бонусы) в зависимости от типа карточки и пакета сопутствующих мероприятий по обслуживанию.
Предназначена для оплаты расходов, связанных с хозяйственной или основной деятельностью компании, в том числе накладных, представительских, транспортных и командировочных расходов, а также получения наличных денежных средств. Карта не может быть использована для расчетов по оплате труда и выплат социального характера. По своей сути корпоративная карта представляет собой аналог денежных средств, выданных под отчет. Может быть как дебетовой , так и кредитной .
Для оформления карточки юрлицу необходимо заключить с банком договор о выпуске и обслуживании корпоративных карт, где отображаются сведения о сотрудниках, которые будут пользоваться этими картами. К договору следует приложить заявления сотрудников на выпуск карт и доверенности на них от компании. А также для открытия карточного расчетного счета необходимо предоставить в банк соответствующие документы.
Возможное количество открываемых карт к счету определяется каждым банком по своему усмотрению.
Плюсы использования корпоративных карт для организации:
Сокращение операционных расходов и времени, связанных с выдачей подотчетных сумм. Компании не надо получать в банке наличные денежные средства на хозяйственные расходы, а также осуществлять их доставку и хранение;
Не надо покупать инвалюту для заграничных командировок или открывать валютный счет, а также не требуется оформления деклараций при пересечении границ. Денежные средства будут списываться с карточного счета компании с автоматической конвертацией в валюту той страны, в которой находится держатель карты;
Управление и контроль за расходами компании. Возможность установления лимитов по картам и подключение СМС-информирования позволяют в режиме реального времени контролировать расход денежных средств уполномоченным сотрудником. Например, организация может в любое время пополнить карту или увеличить лимит по операциям командированного сотрудника. Также банк предоставляет компании детальную выписку по операциям с использованием карт. За счет этого бухгалтерия компании может контролировать целевое расходование средств сотрудниками;
Возможность совершать платежи на сумму свыше 100 тыс. рублей. В соответствии с указанием ЦБ РФ от 20 июля 2007 года № 1843-У , расчеты наличными деньгами в РФ между организациями, в том числе индивидуальными предпринимателями, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, в рамках одного договора могут производиться в размере, не превышающем 100 тыс. рублей. Расчеты с помощью корпоративной карты относятся к безналичным платежам – таким образом, данное ограничение на операции с корпоративными картами не распространяется;
С помощью карты можно совершать покупки в сети Интернет;
Круглосуточный доступ к денежным средствам на счете организации. Возможность в любое время получать наличные в банкоматах ;
Возможность прикрепить все корпоративные карты к одному карточному счету с единым расходным лимитом для всех сотрудников организации или все корпоративные карты разделить на группы со своим расходным лимитом;
Снижение риска потери или кражи наличных денежных средств. При утрате карты клиент может ее заблокировать, сохранив средства;
Также, в зависимости от типа карты и программы банка, корпоративные карты имеют определенные виды скидок и льгот.
Годовое обслуживание одной корпоративной карты в российских банках в среднем стоит от 1 тыс. рублей. Например, в банке «Авангард» годовое обслуживание карты MasterCard Business стоит 900 рублей, а MasterCard Gold – 2 тыс. В Санкт-Петербургском Индустриальном Акционерном Банке (СИАБ) годовое обслуживание карты Visa Business будет стоить 1 тыс. рублей.
Банки могут устанавливать по карте неснижаемый остаток по счету. Так, в банке «Авангард» он равен 10 тыс. рублей.