Как и любая другая банковская карта, открывается на конкретное физическое лицо. Но особенность в том, что это лицо должно быть сотрудником компании, заключившим договор на выпуск такой карты.
Банки могут выпускать дебетовые и кредитовые корпоративные карты (п. 1.5 Положения об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденного Банком России 24 декабря 2004 г. № 266-П).
Держатель дебетовой (расчетной) карты может совершать операции в пределах установленной банком суммы . Данные расчеты совершаются за счет денег компании, находящихся на ее счете. С использованием кредитной карты держатель может совершать операции за счет денег, предоставленных банком в установленном лимите в соответствии с условиями кредитного договора.
И те и другие корпоративные карты могут быть как именными, так и неименными. Именные карты выпускаются на конкретного сотрудника компании. Неименные выпускаются на компанию. Такой картой может пользоваться любое из . Как показывает практика, организации в основном используют дебетовые карты с установлением лимита для каждой карты на разные категории трат и овердрафтом.
Как получить карту
Чтобы , фирма должна заключить договор с банком. К нему необходимо приложить:
- список сотрудников, которые будут пользоваться картой. Их подписи должны быть заверены печатью фирмы;
- копии паспортов сотрудников, на имена которых выпускаются карты;
- договоры об использовании карт установленной банком формы, заполненные и подписанные лично сотрудниками.
Корпоративная банковская карта выдается непосредственно держателю, указанному компанией в заявлении о выдаче банковской карты, или представителю компании, действующему на основании доверенности.
Порядок использования корпоративных карт
Чтобы сотрудники могли свободно оперировать корпоративными картами, организации необходимо разработать положение о порядке их использования (ч. 1 ст. 8 Трудового кодекса РФ). В нем рекомендуем установить:
- перечень расходов и операций, которые могут быть совершены сотрудником по корпоративной карте;
- лимиты расчетов по корпоративным картам;
- срок, по истечении которого сотрудник должен вернуть карту;
- порядок представления отчета держателями карт по израсходованным суммам;
- срок, в течение которого сотрудник должен представить в компанию авансовый отчет с приложением подтверждающих документов;
- перечень документов, которые принимаются в качестве подтверждения произведенных расходов.
Кроме того, необходимо утвердить список должностей лиц, трудовые обязанности которых предполагают использование корпоративных карт (п. 1 ст. 847 Гражданского кодекса РФ). Сотрудники, должности которых перечислены в списке, должны быть ознакомлены с положением под подпись (ч. 2 ст. 22 Трудового кодекса РФ).
Чтобы исключить случаи утери корпоративных карт, а также нецелевое использование или хищение денежных средств, необходимо организовать в компании учет приема и выдачи корпоративных банковских карт (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Для этого целесообразно разработать регистр, в котором отражаются следующие данные: номера карт, Ф. И. О. их держателей, даты передачи и возврата карт. Факт выдачи и возврата корпоративной карты будет подтвержден сотрудником, ее получившим, и тем, кто ведет учет данных карт.
Именные корпоративные банковские карты могут находиться на руках у держателей при условии соблюдения ими требований безопасности. Все неименные корпоративные карты хранятся в сейфе компании. Как правило, неименные карты выдают сотруднику для выполнения определенного задания - оплаты командировочных, представительских или других расходов.
Какие расходы можно производить по карте
Согласно пункту 2.5 Положения № 266-П, юридическое лицо может осуществлять с использованием банковских карт, в частности, следующие операции:
- получать наличные для расчетов в России, связанных с деятельностью юрлица, в том числе с оплатой командировочных и представительских расходов;
- производить оплату в рублях, связанную с деятельностью юрлица, в том числе оплачивать командировочные и представительские расходы в РФ;
- получать наличную инвалюту за границей для оплаты командировочных и представительских расходов;
- оплачивать командировочные и представительские расходы в иностранной валюте за пределами РФ.
У бухгалтера компании часто возникает вопрос: может ли командированный сотрудник использовать за рубежом корпоративную карту для оплаты услуг от имени самой организации? А если может, каким образом уполномоченный банк осуществляет валютный контроль таких операций?
Федеральным законом от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» не установлены ограничения на проведение валютных операций между резидентами и нерезидентами.
Следовательно, командированный за границу сотрудник, действующий от имени и по поручению своей организации, теоретически может использовать корпоративную карту для оплаты услуг.
Ранее действовавшее Положение о порядке эмиссии кредитными организациями банковских карт (утверждено Банком России 9 апреля 1998 г. № 23-П) содержало норму, согласно которой при совершении валютных операций с использованием корпоративных карт юридическое лицо было обязано в течение одного месяца с даты совершения операции представить в уполномоченный банк обоснование операции, в том числе отчет о расходах. В действующем в настоящее время Положении № 266-П подобного требования нет.
При этом пунктом 2.5 Инструкции Банка России от 4 июня 2012 г. № 138-И определено, что при списании иностранной валюты с расчетного счета с использованием банковской карты справка о валютной операции в уполномоченный банк не представляется. Кроме случая осуществления валютных операций, требующих оформления паспорта сделки. Напомним, что при совершении валютных операций паспорт сделки можно не оформлять, если общая сумма контракта не превышает в эквиваленте 50 тыс. долл. США по официальному курсу на дату заключения контракта (п. 5.2 Инструкции № 138И).
Таким образом, организация вправе оплачивать корпоративной банковской картой услуги за рубежом в иностранной валюте.
Отчет о расходовании денег по корпоративной карте
В настоящее время нет нормативных актов, устанавливающих, какой документ должен составить сотрудник компании, чтобы подтвердить расходование денежных средств по корпоративной карте. Поэтому организация может использовать унифицированную форму авансового отчета № АО-1.
Примечание. Форма авансового отчета утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.
Также компания вправе разработать собственную форму отчета (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ), которую надо привести в приложении к бухгалтерской учетной политике (подп. 4 п. 3 ст. 21 Закона № 402-ФЗ, п. 4 ПБУ 1/2008).
Когда у сотрудника возникает облагаемый НДФЛ доход
Производя выплаты на корпоративные карты, надо помнить, что сотрудник должен отчитаться за полученные денежные средства: представить авансовый отчет с подтверждающими документами.
Если сотрудник своевременно не отчитался о расходовании денежных средств или не вернул снятые денежные средства с карты, у него возникает доход, облагаемый НДФЛ (постановления Президиума ВАС РФ от 5 марта 2013 г. № 14376/12, ФАС Западно-Сибирского округа от 19 февраля 2014 г. № А45-25321/2012). Хотя, по мнению некоторых судей, отсутствие подтверждающих документов о расходовании выданных под отчет денежных средств или возврате их в кассу не является доказательством того, что такие суммы можно отнести к доходам работников (постановление Первого арбитражного апелляционного суда от 11 апреля 2013 г. № А43-14173/2012, решение Арбитражного суда Нижегородской области от 31 января 2013 г. № А43-14173/2012).
Надо ли соблюдать лимит расчетов
Пунктом 6 Указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У ограничены расчеты между юридическими лицами, юридическими лицами и предпринимателями наличными денежными средствами. Лимит составляет 100 000 руб. по одному договору.
Использование корпоративной банковской карты - это безналичный расчет. Поэтому сумма платежа может превышать 100 000 руб., если сотрудник оплачивает товары (работы, услуги) посредством карты.
Однако снятие наличных денег сотрудником с карты означает получение денежных средств под отчет. И поскольку подотчетное лицо осуществляет дальнейшие платежи от лица фирмы, такие наличные денежные средства в расчетах должны использоваться с учетом лимита.
Штраф за нарушение лимита расчетов для компании составляет от 40 000 до 50 000 руб., для должностного лица - от 4000 до 5000 руб. (ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях).
Бухучет операций с корпоративными картами
Бухгалтерский учет операций с применением корпоративных карт необходимо вести на счете 55 «Специальные счета в банках». Для более удобного учета операций по корпоративным картам к этому счету открывают субсчет «Корпоративные карты». Аналитический учет по данному субсчету целесообразно вести по каждой полученной корпоративной карте.
Примечание. Наличие и движение денежных средств в инвалюте учитываются обособленно.
Пример 1. Фирма направила сотрудника в командировку. При этом ему выдали корпоративную карту, зачислив на нее с расчетного счета 45 000 руб. По возвращении из командировки сотрудник представил авансовый отчет.
Расходы составили:
- 16 000 руб. - на проезд;
- 30 000 руб. - на проживание;
- 6300 руб. - суточные;
- 3500 руб. - представительские расходы.
ДЕБЕТ 55 субсчет «Корпоративная карта»
КРЕДИТ 51
- 45 000 руб. - зачислены средства на карту;
ДЕБЕТ 71
КРЕДИТ 55 субсчет «Корпоративная карта»
- 45 000 руб. - списаны средства с карты при оплате сотрудником в безналичной форме или в случае снятия наличных средств;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71
- 52 300 руб. - отражены командировочные расходы;
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71
- 3500 руб. - списаны представительские расходы;
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
- 10 800 руб. - произведен окончательный расчет с сотрудником.
С помощью корпоративной карты можно осуществлять расчеты в инвалюте. Тогда будет использоваться счет 57.
Пример 2. Изменим данные предыдущего примера. Предположим, что сотрудник был направлен в загранкомандировку.
На покупку валюты с расчетного счета было перечислено 36 900 руб., на карту было зачислено 900 долл. США. Курс валюты на дату покупки составил 40 руб/USD. Расходы:
- 24 000 руб. (600 USD х 40 руб/USD) - затраты на проживание;
- 12 000 руб. (50 USD х 40 руб/USD х 6 дн.) - суточные.
В учете сделаны следующие проводки:
ДЕБЕТ 57 субсчет «Корпоративная карта в рублях»
КРЕДИТ 51
- 36 900 руб. - перечислены денежные средства на покупку валюты;
ДЕБЕТ 55 субсчет «Корпоративная карта в валюте»
КРЕДИТ 57
- 36 000 руб. ((600 USD + 50 USD х 6 дн.) х 40 руб/USD) - зачислена валюта;
ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы»
КРЕДИТ 57
- 900 руб. (36 900 - 36 000) - отражены расходы на конвертацию рублей в доллары США;
ДЕБЕТ 71
- 12 000 руб. (50 USD х 40 руб/USD х 6 дн.) - сняты с карты денежные средства для оплаты суточных;
ДЕБЕТ 71
КРЕДИТ 55 субсчет «Корпоративная карта в валюте»
- 24 000 руб. (600 USD х 40 руб/USD) - списаны с карты средства в инвалюте на оплату отеля;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71
- 36 700 руб. (36 700 + 700) - отражены командировочные расходы подотчетного лица на основании авансового отчета.
Примечание. За день проезда по России суточные положены по нормам, установленным для командировок в РФ (700 руб.).
Так как денежные средства компании конвертировались в иностранную валюту в размере командировочных расходов сотрудника и перечислялись на корпоративную карту на дату расчетов по карте, курсовые разницы в учете не возникают (п. 4, 5, 9 ПБУ 3/2006, приложение к ПБУ 3/2006).
Обратите внимание! Расходы по карте должны быть документально подтверждены. Иначе проверяющие сочтут средства, истраченные работниками фирмы, их налогооблагаемым доходом.
За услуги через подотчетных лиц турфирмы могут оформить корпоративную карту. Расскажем о нюансах таких расчетов.
Какими бывают корпоративные карты
Корпоративная карта - это карта, держателем которой является сотрудник компании, на выпуск такой карты. Банки могут выпускать дебетовые и корпоративные карты (п. 1.5 Положения об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденного Банком России 24 декабря 2004 г. № 266-П).
Держатель дебетовой (расчетной) карты может совершать операции в пределах банком суммы денежных средств. Данные расчеты совершаются за счет денег компании, находящихся на ее счете. С использованием кредитной карты держатель может совершать операции за счет денег, предоставленных банком в установленном лимите в соответствии с условиями кредитного договора.
И те и другие корпоративные карты могут быть как именными, так и неименными. Именные карты выпускаются на конкретного сотрудника туристической компании. Неименные выпускаются на компанию. Такой картой может пользоваться любое из подотчетных лиц.
Как показывает практика, турфирмы в основном используют дебетовые карты с установлением лимита для каждой карты на разные категории трат и овердрафтом.
Как оформить корпоративную карту
Чтобы оформить корпоративную карту, турфирма должна заключить договор с банком. К нему необходимо приложить:
- список сотрудников, которые будут пользоваться картой. Их подписи должны быть заверены печатью фирмы;
- копии паспортов сотрудников, на имена которых выпускаются карты;
- договоры об использовании карт установленной банком формы, заполненные и подписанные лично сотрудниками.
Корпоративная банковская карта выдается непосредственно держателю, указанному туристической компанией в заявлении о выдаче банковской карты, или компании, действующему на основании доверенности.
Как регламентировать использование корпоративной карты
Чтобы сотрудники могли свободно оперировать корпоративными картами, турфирме необходимо разработать положение о порядке их использования (ч. 1 ст. 8 Трудового кодекса РФ). В нем рекомендуем установить:
- перечень расходов и операций, которые могут быть совершены сотрудником по корпоративной карте;
- лимиты расчетов по корпоративным картам;
- срок, по истечении которого сотрудник должен вернуть карту;
- порядок держателями карт по израсходованным суммам;
- срок, в течение которого сотрудник должен представить в компанию авансовый отчет с приложением подтверждающих документов;
- перечень документов, которые принимаются в качестве подтверждения произведенных расходов.
Кроме того, необходимо утвердить список должностей лиц, трудовые обязанности которых предполагают использование корпоративных карт (п. 1 ст. 847 Гражданского кодекса РФ). Сотрудники, должности которых перечислены в списке, должны быть ознакомлены с положением под подпись (ч. 2 ст. 22 Трудового кодекса РФ).
Чтобы исключить случаи утери корпоративных карт, а также нецелевое использование или хищение денежных средств, необходимо организовать в компании учет приема и выдачи корпоративных банковских карт (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Для этого целесообразно разработать регистр, в котором отражаются следующие данные: номера карт, Ф. И. О. их держателей, даты передачи и возврата карт. Факт выдачи и возврата корпоративной карты будет подтвержден сотрудником, ее получившим, и тем, кто ведет учет данных карт.
Именные корпоративные банковские карты могут находиться на руках у держателей при условии соблюдения ими требований безопасности. Все неименные корпоративные карты хранятся в сейфе компании. Как правило, неименные карты выдают сотруднику для выполнения определенного задания - оплаты командировочных, представительских или других расходов.
Какие расходы можно оплачивать по карте
Согласно пункту 2.5 Положения № 266-П, юридическое лицо может осуществлять с использованием банковских карт, в частности, следующие операции:
- получать наличные для расчетов в России, связанных с деятельностью юрлица, в том числе с оплатой командировочных и представительских расходов;
- производить оплату в рублях, связанную с деятельностью юрлица, в том числе оплачивать командировочные и представительские расходы в РФ;
- получать наличную инвалюту за границей для оплаты командировочных и представительских расходов;
- оплачивать командировочные и представительские расходы в за пределами РФ.
У бухгалтера турфирмы часто возникает вопрос: может ли командированный сотрудник использовать за рубежом корпоративную карту для оплаты туристских услуг от имени самой организации? А если может, каким образом уполномоченный банк осуществляет валютный контроль таких операций?
Федеральным законом от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» не установлены ограничения на проведение валютных операций между резидентами и нерезидентами. Следовательно, командированный за границу сотрудник, действующий от имени и по поручению своей организации, теоретически может использовать корпоративную карту для оплаты туристских услуг.
Ранее действовавшее Положение о порядке эмиссии кредитными организациями банковских карт (утверждено Банком России 9 апреля 1998 г. № 23-П) содержало норму, согласно которой при совершении валютных операций с использованием корпоративных карт юридическое лицо было обязано в течение одного месяца с даты совершения операции представить в уполномоченный банк обоснование операции, в том числе отчет о расходах. В действующем в настоящее время Положении № 266-П подобного требования нет.
При этом пунктом 2.5 Инструкции Банка России от 4 июня 2012 г. № 138-И определено, что при списании иностранной валюты с расчетного счета с использованием банковской карты справка о валютной операции в уполномоченный банк не представляется. Кроме случая осуществления валютных операций, требующих оформления паспорта сделки. Напомним, что при совершении валютных операций паспорт сделки можно не оформлять, если общая сумма контракта не превышает в эквиваленте 50 тыс. долл. США по официальному курсу на дату заключения контракта (п. 5.2 Инструкции № 138-И).
Таким образом, организация вправе оплачивать корпоративной банковской картой туристские услуги за рубежом в иностранной валюте.
Как отчитаться о расходовании денег по корпоративной карте
В настоящее время нет нормативных актов, устанавливающих, какой документ должен составить сотрудник компании, чтобы подтвердить расходование денежных средств по корпоративной карте. Поэтому турфирма может использовать унифицированную форму авансового отчета № АО-1 утвержденную постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.
Также компания вправе разработать собственную (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ), которую надо привести в приложении к бухгалтерской учетной (подп. 4 п. 3 ст. 21 Закона № 402-ФЗ, п. 4 ПБУ 1/2008).
Когда у сотрудника возникает облагаемый НДФЛ доход
Производя выплаты на корпоративные карты, надо помнить, что сотрудник должен отчитаться за полученные денежные средства: представить авансовый отчет с подтверждающими документами.
Если сотрудник своевременно не отчитался о расходовании денежных средств или не вернул снятые денежные средства с карты, у него возникает доход, облагаемый НДФЛ (постановления Президиума ВАС РФ от 5 марта 2013 г. № 14376/12, ФАС Западно-Сибирского округа от 19 февраля 2014 г. № А45-25321/2012). Хотя, по мнению некоторых судей, отсутствие подтверждающих документов о расходовании выданных под отчет денежных средств или возврате их в кассу не является доказательством того, что такие суммы можно отнести к доходам работников (постановление Первого арбитражного апелляционного суда от 11 апреля 2013 г. № А43-14173/2012, решение Арбитражного суда от 31 января 2013 г. № А43-14173/2012).
Надо ли соблюдать лимит расчетов при использовании карты
Пунктом 6 Указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У ограничены расчеты между юридическими лицами, юридическими лицами и предпринимателями наличными денежными средствами. Лимит составляет 100 000 руб. по одному договору.
Использование корпоративной банковской карты - это безналичный расчет. Поэтому сумма платежа может превышать 100 000 руб., если сотрудник оплачивает товары (работы, услуги) посредством карты.
Однако снятие наличных денег сотрудником с карты означает получение денежных средств под отчет. И поскольку подотчетное лицо осуществляет дальнейшие платежи от лица турфирмы, такие наличные денежные средства в расчетах должны использоваться с учетом лимита.
Штраф за нарушение лимита расчетов для туристической компании составляет от 40 000 до 50 000 руб., для должностного лица - от 4000 до 5000 руб. (ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях).
Как вести бухгалтерский учет операций с корпоративными картами
Бухгалтерский учет операций с корпоративными картами необходимо вести на счете 55 «Специальные счета в банках». Для более удобного учета операций по корпоративным картам к этому счету открывают субсчет «Корпоративные карты». Аналитический учет по данному субсчету целесообразно вести по каждой полученной корпоративной карте. Наличие и движение денежных средств в инвалюте учитываются обособленно.
Пример 1
Турфирма направила сотрудника в командировку. При этом ему выдали корпоративную карту, зачислив на нее с расчетного счета 45 000 руб. По возвращении из командировки сотрудник представил авансовый отчет.
Расходы составили:
- 16 000 руб. - на проезд;
- 30 000 руб. - на проживание;
- 6300 руб. - суточные;
- 3500 руб. - представительские расходы.
ДЕБЕТ 55 субсчет «Корпоративная карта» КРЕДИТ 51
- 45 000 руб. - зачислены средства на карту;
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Корпоративная карта»
- 45 000 руб. - списаны средства с карты при оплате сотрудником в безналичной форме или в случае снятия наличных средств;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71
- 52 300 руб. - отражены командировочные расходы;
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71
- 3500 руб. - списаны представительские расходы;
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
- 10 800 руб. - произведен окончательный расчет с сотрудником.
С помощью корпоративной карты можно осуществлять расчеты в инвалюте. Тогда будет использоваться счет 57.
Пример 2
Изменим данные предыдущего примера. Предположим, что сотрудник был направлен в загранкомандировку.
На покупку валюты с расчетного счета было перечислено 45 900 руб., на карту было зачислено 900 долл. США. Курс валюты на дату покупки составил 50 руб/USD (условно).
Расходы составили:
- 30 000 руб. (600 USD х 50 руб/USD) - затраты на проживание;
- 15 000 руб. ((50 USD х 50 руб/USD х 6 дн.) - суточные за время за границей (российские суточные в примере опустим).
В учете сделаны следующие проводки:
ДЕБЕТ 57 субсчет «Корпоративная карта в рублях» КРЕДИТ 51
- 45 900 руб. - перечислены денежные средства на покупку валюты;
ДЕБЕТ 55 субсчет «Корпоративная карта в валюте» КРЕДИТ 57
- 45 000 руб. ((900 USD + 50 USD) - зачислена валюта;
ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 57
- 900 руб. (45 900 - 45 000) - отражены расходы на конвертацию рублей в доллары США;
- 15 000 руб. - сняты с карты денежные средства для оплаты суточных;
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Корпоративная карта в валюте»
- 30 000 руб. - списаны с карты средства в инвалюте на оплату отеля;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71
- 45 000 руб. - отражены командировочные расходы подотчетного лица на основании авансового отчета.
Так как денежные средства компании конвертировались в иностранную валюту в размере командировочных расходов сотрудника и перечислялись на корпоративную карту на дату расчетов по карте, курсовые разницы в учете не возникают (п. 4, 5, 9 ПБУ 3/2006, приложение к ПБУ 3/2006).
Корпоративная карта - бухгалтерский учет по ней связан с некоторыми нюансами, вызывающими вопросы у бухгалтеров, впервые сталкивающихся с этим финансовым инструментом. В этой статье дадим ответы на частые вопросы, возникающие, когда начинают использовать корпоративные карты.
Какую карту лучше завести — дебетовую или кредитную?
Для корпоративных целей возможен выпуск различных вариантов банковских карт:
- только дебетовой (карта будет пополняться средствами прежде, чем их можно будет расходовать);
- кредитной (средства на карте предоставляются банком в пределах лимита);
- дебетовой с овердрафтом (существует возможность расхода средств сверх дебетового остатка — как правило, тоже лимитированная).
Какую карту выбрать — зависит от целей, для которых она выдается, а также от определенной степени доверия сотруднику, который будет ею пользоваться. К примеру, если карту оформляет на себя руководитель для использования в командировках, в т. ч. зарубежных, целесообразно предусмотреть возможность расходования средств по кредиту или овердрафту («лишние» деньги могут оказаться кстати). Если же карта выдается хозяйственнику для регулярных мелких закупок в пределах бюджета, оптимальным вариантом может стать дебетовая карта с ежемесячным фиксированным пополнением.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если по кредитной карте установлен период беспроцентного пользования кредитными средствами, экономическую выгоду от такого пользования для целей налогообложения вычислять не нужно (см. письмо Минфина от 18.04.2012 № 03-03-10/38).
Как в бухучете оформить выдачу карты сотруднику?
Сама карта является собственностью банка, ее выдавшего. Поэтому на счетах бухучета предприятия, для которого она выпущена, факт выдачи карты сотруднику не отражается. Предприятие может вести учет таких карт в специальном журнале либо формировать перечень доверенностей, выданных сотрудникам на получение карты в банке. В случае необходимости подтвердить получение сотрудниками карт документ (например, реестр на выпуск карт) может быть запрошен у банка.
Как следует регламентировать операции с картой?
Если корпоративные карты применяются в организации, целесообразно утвердить локальным нормативным актом порядок использования карт и представления отчетов по израсходованным средствам.
Подобный регламент в том числе поможет в случаях:
- Урегулирования возможных претензий налоговых органов по порядку отражения израсходованных средств по корпоративным картам в бухгалтерском учете. Например, если во внутренних регламентах не установлен четкий порядок отчета сотрудника по средствам, снятым с карты через банкомат, налоговики могут посчитать, что в таком случае следовало все снятые с карты суммы проводить через кассу организации (оприходовать по ПКО и сразу же оформлять РКО на выдачу под отчет). Разумеется, подобная претензия имеет под собой достаточно слабые основания, ведь фактически деньги в кассу предприятия не попадали. Но во избежание таких нюансов лучше все варианты расходования средств с карты и отчетов по ним прописать во внутреннем регламенте.
- Предъявления претензий сотруднику в случае нецелевого использования карточных средств или выявления недостач и злоупотреблений. При правильном оформлении внутреннего регламента возможно будет не только удержать из зарплаты виновного сотрудника убытки от нецелевого использования средств, но и применить к сотруднику дисциплинарное взыскание по ст. 192 и ч. 1 ст. 81 ТК РФ (за нарушение положений о дисциплине в организации).
Нужно ли представлять сведения о корпоративных картах в налоговую?
Законом «О внесении изменений…» от 02.04.2014 № 52-ФЗ с мая 2014 года отменена обязанность налогоплательщиков представлять в налоговые органы сведения об открытии (закрытии) счетов в банках.
Как уже отмечалось выше, сама выдача банковских карт тоже относится к операциям выдающего банка, а не предприятия.
Таким образом, сообщать налоговой о том, что вы выпустили корпоративную карту, не требуется.
Как сотрудник отчитывается за израсходованные с карты средства?
Деньги на карте принадлежат компании и находятся в ее распоряжении. Следовательно, обязанность отчитываться у сотрудника возникает только тогда, когда он расплатился картой или снял наличные в банкомате.
По общему правилу использованные сотрудником средства с корпоративной карты рассматриваются как подотчетные суммы. Соответственно, порядок отчета за них аналогичный. Сотруднику следует:
- Составить авансовый отчет об израсходованных суммах. Можно сделать это по стандартной форме АО-1, но можно и по форме, утвержденной внутри организации (например, внутренний регламент по использованию корпоративных карт может содержать и специальную форму отчета).
- Приложить к отчету подтверждающие документы: чеки ККМ, накладные, акты и т. п.
- Представить отчет в бухгалтерию предприятия в порядке и в сроки, предусмотренные положением об использовании корпоративных карт.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Банки периодически (обычно ежемесячно) составляют и направляют клиентам отчеты-выписки по своим карточным продуктам. Таким образом, отчеты сотрудников, использующих карты, достаточно легко проверить в части безналичных расчетов и снятия средств через банкоматы.
Можно ли удержать ущерб с сотрудника за расходование средств не по назначению?
Да, можно. При соблюдении ряда условий:
- размер ущерба может быть оценен;
- вина работника в ущербе доказана (например, подтверждено приобретение товаров для личных нужд выпиской банка по именной карте и копиями расчетных документов продавца);
- оформлено распоряжение (приказ) руководителя предприятия об удержании сумм ущерба из зарплаты сотрудника в срок не позднее 1 месяца с момента установления факта ущерба и вины (ст. 137 ТК РФ);
- размер производимого удержания соответствует нормам, установленным в ст. 138 ТК РФ;
- работник не оспаривает удержание (ст. 137 ТК РФ).
Подробнее с условиями удержаний из зарплаты .
Какие типовые проводки по операциям с корпоративными картами?
В бухучете операции по картам отражаются с применением счетов 55 «Специальные счета в банках» и 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Типовые операции представлены в таблице:
|
Примечание |
|||
|
Пополнение корпоративной карты |
Счет 55 ведется в аналитике по каждому карточному счету |
||
|
Использование кредитных средств банка |
Для кредитной карты и овердрафта |
||
|
Списана оплата услуг или комиссия банка по карте |
|||
|
Проводка выполняется в том случае, если у бухгалтерии есть средства оперативного контроля за движениями по карте, например интернет-банк |
||
|
25, 26, 44, 60, 76 |
Отражен отчет сотрудника по израсходованным суммам |
Проводка делается на дату принятия отчета |
|
|
Отражен факт использования сотрудником карты для оплаты расходов |
|
||
|
Отражено использование картсредств по отчету банка и отчету работника |
На дату получения отчета банка |
||
|
Начислены проценты за пользование кредитными средствами |
Для кредитных карт и овердрафта |
||
|
Погашен кредит по кредитной карте |
Обычно в сумме предъявляемого банком обязательного платежа по карте |
О видах мошенничества, связанных с банковскими картами, читайте в статье « Мошенничество с использованием платежных банковских карт » .
Итоги
Бухгалтерский учет корпоративных карт ведется по общим правилам. При этом для целей учета открываемые в банках карточные счета классифицируются как специальные счета в банках, а израсходованные сотрудниками средства с карт — как подотчетные суммы. Порядок применения карт рекомендуется утвердить отдельным внутренним документом, в котором зафиксировать все аспекты их использования, обратив особое внимание на процедуру отчета по расходованию средств.
В последнее время расчеты по корпоративным картам стали обычным делом для большинства предприятий. Эти платежные инструменты удобны в обращении.
Бухучет по корпоративным картам довольно прост. У опытных бухгалтеров, как правило, не возникает никаких проблем при отражении операций. Сложности могут появиться при составлении работником, которому она была выдана. Далее рассмотрим особенности отражения операций.
Общие сведения
Корпоративными картами называют банковские карты, денежные средства на которых принадлежат организации. С их помощью осуществляется оплата расходов, осуществляемых работниками в рамках их профессиональной деятельности.
Может осуществляться оплата корпоративной картой командировочных, хозяйственных, представительских затрат. Этот платежный инструмент не используется в личных целях сотрудника, зачисления на нее заработка, а также социальных выплат.
Виды
Существуют кредитные и расчетные (дебетовые) карты. С помощью последних оплата производится за счет средств, находящихся на р/с предприятия, или овердрафта.
По кредитным картам, соответственно, расчеты осуществляются за счет заемных средств, предоставленных банковской структурой.
Особенности операции
Пополнение производится безналичным расчетом. Для этого в банковскую организацию направляется платежное поручение.
Расходуются средства только с использованием карты. Это может быть как обычные безналичные операции, так и выдача наличных.
На корпоративные карты не распространяются лимиты расчетов, установленных ЦБ для расчетов наличными. Между тем банковские организации, руководствуясь рекомендациями Центробанка, могут устанавливать предел выдачи. К примеру, по корпоративной карте Сбербанка максимальная сумма 100 тыс. руб./сутки.
Преимущества платежных инструментов
Можно отметить следующие достоинства использования корпоративных карт:
- Контроль расходования средств работником. Во-первых, все операции будут отражены на счету предприятия. Во-вторых, формируется , в котором отражаются все расходы, произведенные за конкретный период.
- Возможность использовать средства в любое время. Доступ к деньгам на счете круглосуточный.
- Оперативная блокировка карты в случае возникновения проблем.
- Возможность использовать средства в заграничных командировках. Нет необходимости приобретать инвалюту при выезде за пределы РФ. При этом из России можно оперативно работника, находящегося за границей.
- Существенная экономия времени при бронировании и оплате билетов, номеров в гостиницах.
Извещение ИФНС и фондов
Сведения об открытом счете должны быть направлены в ПФР, ВСС и налоговую службу. В настоящее время уведомление направляет сама банковская организация, обслуживающая р/с.
Извещение осуществляется в течение 7 дней (рабочих).
Важные нюансы
Корпоративные карты для юридических лиц выпускаются для конкретных работников предприятия, т. е. являются именными.
Отражение операций в бухучете по корпоративным картам осуществляется, как правило, на отдельном счете.
Счет в банке может открываться как в рублях, так и в инвалюте. При этом в первом случае открывать дополнительно валютный счет нет необходимости. Согласно Положению ЦБ № 266-П, оплата по корпоративной карте может осуществляться и в валюте, отличающейся от валюты счета. При получении, к примеру, долларов, система банка сконвертирует нужную сумму (переведет автоматически рубли в доллары).
Цели расходования
Нормативными актами установлен перечень операций, которые могут осуществляться в инвалюте с использованием корпоративной карты:
- Получение наличной инвалюты за границей РФ для оплаты представительских, командировочных затрат.
- Оплаты расходов (представительских/командировочных) в торговых/обслуживающих организациях в инвалюте за пределами России.
Другие операции считаются незаконными. Контроль соблюдения перечня осуществляется банковской структурой.
Локальный документ организации
На предприятии должен быть разработан акт, определяющий основные правила использования корпоративных карт. В этом документе необходимо установить:
- Перечень операций и затрат, которые допускается совершать сотрудником.
- Лимиты по расчетам.
- Порядок предоставления отчета по корпоративной карте .
- Сведения о недопустимости разглашения ПИН-кода сторонним лицам.
- Срок, в который служащий обязан предоставить авансовый отчет по корпоративной карте. В этом же пункте целесообразно перечислить документы, которыми будут подтверждаться сведения.
Кроме того:
- Приказом руководителя определяется круг сотрудников, имеющих право получить корпоративные карты.
- Заключаются договора о материальной ответственности с соответствующими работниками.
- Сотрудники-держатели карт должны быть ознакомлены с порядком использования карт под подпись.
Возврат и выдача платежных инструментов ведется в специальной учетной книге.
Особенности отражения
Бухгалтерский учет по расчетному счету ведется на предприятии на сч. 55. К нему открывается субсчет 55.4.
Если на счете предусмотрен неснижаемый остаток, целесообразно создать субсчета второго порядка: и "Платежный лимит".
Если организация открыла несколько счетов (по каждой карте), то субсчет 55.4 создается по каждому из них. Если к одному р/с оформлено несколько карт разных работников, которые осуществляют платежи в рамках общего лимита, необходимость вести аналитический учет в разрезе держателей определяется предприятием самостоятельно.
В тех случаях, когда к единственному расчетному счету привязана корпоративная карта, целесообразно создать субсчет к сч. 51 или 52.
Учет операций
Правила отражения операций для удобства представлены в таблице:
Назначение | Подтверждение |
||
Перечисление суммы платежного лимита и неснижаемого остатка (в руб.) с р/с предприятия на карточный счет (рублевый) | Выписка. |
||
Перечисление платежного лимита и неснижаемого остатка в инвалюте с валютного счета на корпоративный. | Платежный документ, банковская выписка. |
||
Поступление кредитных средств на счет карт на дату разового зачисления, если с банковской структурой заключен соответствующий договор | Ордер банка, банковская выписка. |
||
Поступление кредитных средств на карточный счет в день оплаты кредитными средствами банковской организации в случае отсутствия собственных денег предприятия, если с банком подписан договор овердрафта | Банковская выписка, ордер. |
||
Оплата банковских комиссий за оформление, выпуск, обслуживание карты | |||
Начисление процентов по кредиту, предоставленному по корпоративной карте | Банковская выписка, бухгалтерская выписка. |
||
Перечисление средств в счет погашения кредита или процентов по займу, полученному в связи с использованием карты | Платежное поручение (документ), банковская выписка. |
Для отражения пополнения корпоративной карты в "1С " используется документ "Списание с р/с". Он находится в разделе "Банк и касса".
Учет расчетов
Существует два варианта отражения операций: упрощенный и академический. Их особенности показаны в таблицах.
Назначение | Подтверждение |
||
Отражение сумм оплаченных картой работ, услуг, товаров, а также наличных, снятых с карты в разрезе держателей (подотчетных сотрудников) на дату, указанную в банковской выписке | Банковская выписка с приложением расшифровки по корпоративным картам. |
||
10, 15, 25, 20, 26, 44, 40 и пр. | Отражение оплаченных материалов, работ, услуг, в соответствии с авансовым отчетом, предъявленным сотрудником с приложением подтверждающих документов, на дату предоставления отчета. | Счета, билеты, оригиналы слипов, чеков банкоматов и пр. |
Назначение | Подтверждение |
||
10, 20, 26, 44 и пр. | Отражение материалов, работ, услуг, оплаченных корпоративной картой, в соответствии с отчетом с подтверждающей документацией на дату его предоставления | Билеты, чеки, оригиналы слипов, чеков терминалов и пр. |
|
Отражение операции, совершенной по карте, но не учтенной по счету в банке | Бухгалтерская справка. |
||
Отражение суммы оплаченных товаров, работ, услуг, наличности, снятой с карты, в разрезе подотчетных лиц в день отражения их по банковской выписке | Выписка банка с расшифровкой по картам. |
Если дата отчета по корпоративной карте совпадает с днем отражения операции в выписке банка, проводки осуществляются по первому варианту.
Дополнительно для обоих вариантов следует учесть суммы ущерба:
Назначение | Подтверждение |
||
Отражение размера материального ущерба, возникшего вследствие непредъявления сотрудником подтверждающих документов либо в связи с использованием средств карты на личные нужды | Банковская выписка, бухгалтерская справка. |
||
Компенсация вреда сотрудником через кассу предприятия или вычетом из заработка | Бухгалтерская справка, приходный ордер. |
Отчет по корпоративной карте: пример
Сотрудник, получивший средства под отчет, должен предоставить документ, в котором расписаны все произведенные затраты. К нему прилагаются подтверждающие бумаги. Соответствующие предписания установлены в Порядке, утвержденном указанием ЦБ.
Приказом Госкомстата от 2001 г. утверждена типовая форма отчета АО-1.
В бланке, однако, отсутствуют строки, в которых можно отразить операции по корпоративным картам. Исправить ситуацию можно, двумя способами:
- Дополнить типовую форму. Как установлено в Порядке, организация вправе вносить в унифицированную форму дополнительные строки.
- Разработать бланк самостоятельно. Унифицированные формы с 01.01.2013 г. не считаются обязательными для предприятий. Соответствующее положение вытекает из ФЗ №402.
Рассмотрим пример. Сотруднику была выдана корпоративная карта Сбербанка , на которой доступно 50 тыс. руб. Ему было поручено купить многофункциональное устройство, стоимость которого 110 тыс. руб. В соответствии с платежным поручением, на карту было перечислено 65 тыс. руб. После приобретения устройства в остатке оказалось 5 000 руб.
Бухгалтер предприятия дополняет типовую форму отчета несколькими строками. В первую очередь, предусматриваются графы для отражения сумм средств на дату начала пользования картой:
- "Остаток по карте". Эта строка заполняется, если работник платежный инструмент не сдавал.
- "Выдача карты №…". В этой строке указываются сведения, если платежный инструмент выдан перед исполнением задания.
Остаток по карте признается по условиям примера равным 0, так как сотруднику карту выдали перед выполнением поручения. В строке "Выдана карта" указывается ее номер и доступная сумма.
Для отражения пополнения средств в отчет добавлена графа "Платежное поручение". Здесь указывается дата, номер документа.
В строке "Итого" должна содержаться сумма остатка по выданной карте и размер дополнительного перечисления. По условиям примера, общий итог 115 тыс. руб.
На обратной стороне отчета должны быть перечислены документы, которыми сотрудник подтверждает произведенные траты. Работник должен указать дату расходов и сумму.
Снятие наличности
При разработке формы отчета необходимо предусмотреть ситуацию, когда у работника не будет возможности расплатиться за услуги или товары безналичным расчетом. Соответственно, сотруднику придется обналичить требуемую сумму.
Для отражения таких операций добавляются следующие строки:
- "Снято с карты".
- "Израсходовано наличности".
- "Внесено на карту через терминал".
- "Остаток наличности".
Все операции со средствами отражаются на лицевой части отчета.
Расписка о получении документа
Подотчетный работник должен предоставить отчет бухгалтеру или руководителю предприятия. После этого документ проверяется, затем утверждается директором организации.
Товары, услуги, приобретенные сотрудником, приходуются. Работник получает расписку о принятии отчета - нижнюю часть бланка. Если в форме, разработанной предприятием, она не предусмотрена, расписка составляется в произвольном виде.
Утверждение бланка
По общим правилам, утвердить форму, разработанную предприятием самостоятельно, должен руководитель. Такое предписание устанавливается в ФЗ № 402. Это же требование действует и в случае, если организация использует унифицированную форму.
Обычно образцы бланков первичных документов приводятся в приложениях к приказу об утверждении учетной политики.
Открытие счета
Для создания счета с корпоративными картами от предприятия потребуются в первую очередь документы, необходимые для открытия обычного р/с. Кроме этого, необходимо написать заявление, форма которого предоставляется банком. Оно пишется на каждого сотрудника-держателя карты. Также прилагаются документы, по которым соответствующие работники идентифицируются. Речь, в частности, о паспорте, а также документах, подтверждающих трудовые правоотношения с предприятием (копия договора). Банк может затребовать и иные бумаги при необходимости.