Порядок и сроки проведения инвентаризации. Под инвентаризацию подпадают. Частые ошибки по проведению

Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности в обязательном порядке проводится инвентаризация. Что именно, в какие сроки и как проверяют, вы узнаете далее в статье. А также увидите пошаговую инструкцию по проведению годовой инвентаризации: от начала и до оформления результатов.

Обоснование обязательности инвентаризации

Указание на обязательность проведения инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности содержат 2 основных нормативных для бухучета документа:

  • закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (п. 3 ст. 11);
  • ПБУ по бухучету и бухотчетности, утвержденное приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н (п. 27).

Проведение инвентаризации обязательно для всех организаций независимо от их организационно-правовой формы и применяемого налогового режима.

Цель этого мероприятия - обеспечить достоверность данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности (п. 26 ПБУ по бухучету и бухотчетности). Порядок ее проведения определен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утверждены приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49).

Что инвентаризировать

Инвентаризации подлежат (п. 1 ст. 11 закона № 402-ФЗ, пп. 1.2, 1.3 Методических указаний):

О необходимости проведения имущества, учитываемого за балансом, читайте в материале «Предусмотрено ли для забалансовых счетов проведение инвентаризации» .

Срок проведения инвентаризации

Провести инвентаризацию следует до составления годовой отчетности. Конкретные сроки ее проведения могут быть закреплены в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», утвержденного приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н).

При этом возможно:

  • не инвентаризировать имущество, по которому инвентаризация проводилась в октябре - декабре отчетного года;
  • инвентаризировать основные средства один раз в 3 года, а библиотечные фонды - один раз в 5 лет;
  • организациям Крайнего Севера - проводить инвентаризацию товаров, сырья и материалов в период их наименьших остатков.

Такие правила установлены п. 1.5 Методических указаний.

Процедура инвентаризации требует соблюдения определенной последовательности действий.

Шаг 1 . Создать инвентаризационную комиссию.

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, а при большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств - рабочие инвентаризационные комиссии (п. 2.2 Методических указаний).

В комиссию должны входить представители администрации, работники бухгалтерии, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники), а также могут включаться представители службы внутреннего аудита или независимых аудиторских организаций.

Ее персональный состав утверждает руководитель организации (п. 2.3 Методических указаний).

Шаг 2 . Издать приказ о проведении инвентаризации.

В приказе о проведении инвентаризации указываются:

  • конкретные сроки проведения инвентаризации;
  • причина проведения (в данном случае - составление годовой бухгалтерской отчетности);
  • состав инвентаризационной комиссии.

Данный приказ регистрируется в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (п. 2.3 Методических указаний).

Пример приказа об инвентаризации, посвященного отдельной составляющей инвентаризируемых объектов, смотрите в статье «Приказ о проведении инвентаризации дебиторской задолженности - образец» .

Шаг 3 . Определить остатки имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

До начала проверки инвентаризационная комиссия должна получить последние к моменту инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств (п. 2.4 Методических указаний). Их визирует председатель комиссии с указанием: «До инвентаризации на "__________" (дата)». На основании этих документов бухгалтерия определяет остатки имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

С материально ответственных лиц берутся расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество они сдали в бухгалтерию или передали комиссии, все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки нужно взять с лиц, имеющих подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Шаг 4 . Собственно инвентаризация.

В ходе инвентаризации комиссия выявляет фактическое наличие имущества, а также реальность учтенных финансовых обязательств, сведения о которых записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации, составляемые не менее чем в 2 экземплярах (пп. 2.5-2.7 Методических указаний).. Оформление результатов инвентаризации.

Результаты проведенной инвентаризации обобщаются в ведомости результатов , выявленных инвентаризацией (п. 5.6 Методических указаний). Их необходимо учесть в годовой бухгалтерской отчетности (п. 5.5 Методических указаний).

При этом выявленные излишки имущества принимаются к бухгалтерскому учету с признанием прочего дохода, а недостающее имущество списывается, как недостача.

О формируемых корректирующих проводках читайте в статье «Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете» .

Итоги

Инвентаризация имущества и обязательств перед составлением годовой отчетности -процедура обязательная, поскольку позволяет проверить правильность учетных данных и внести необходимые коррективы в учет при выявлении несоответствий. Проводится она в определенные сроки и с соблюдением определенных правил, в т. ч. с учетом особенностей, присущих процессам инвентаризации каждой из составных частей инвентаризируемой массы.

Перед составлением годовых отчетных форм казенные учреждения должны провести инвентаризацию активов и обязательств. В рамках статьи рассмотрены вопросы, касающиеся оформления результатов инвентаризации и их отражения в бюджетном учете.

Это требование установлено п. 7 Инструкции № 191н . Порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств устанавливается субъектом в учетной политике (п. 6 Инструкции № 157н). Казенные учреждения, входящие в систему силовых министерств и ведомств, в большинстве своем прописывают в учетной политике порядок проведения инвентаризации, руководствуясь ведомственным нормативным актом, регулирующим его. В рамках этой статьи мы не будем акцентировать внимание на том, в каком порядке проходит , а поговорим об оформлении результатов инвентаризации и их отражении в бюджетном учете.

Итак, учреждение готовится к составлению годовых отчетных бухгалтерских форм. Приказом (распоряжением) руководителя учреждения утверждаются период проведения инвентаризации, объекты проверки, члены и председатель инвентаризационной группы. Инвентаризация проводится в установленные приказом (распоряжением) руководителя учреждения сроки. На момент составления годовых отчетных бухгалтерских форм необходимо:

1) наличие надлежащим образом оформленных инвентаризационных описей;

2) наличие надлежащим образом оформленного акта о результатах инвентаризации (ф. 0504835);

3) наличие оформленной в соответствии с требованиями законодательства РФ ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092) (при наличии расхождений между фактическими данными и данными бухгалтерского учета);

4) наличие протокола собрания комиссии по инвентаризации;

5) отражение результатов инвентаризации на счетах бюджетного учета и в отчетности.

Для справки:

На сайте Минфина размещен проект, который вносит изменения в Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49. После того, как проект приобретет статус нормативного акта, данные методические указания не будут применяться казенными учреждениями.

Инвентаризационные описи.

Формы инвентаризационных описей и порядок их заполнения утверждены Приказом Минфина РФ № 52н . Казенные учреждения при проведении инвентаризации чаще всего используют следующие инвентаризационные описи.

Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0504082). В этой описи указываются наименование подразделения ЦБ РФ, номер счета, код валюты по ОКВ, остаток денежных средств на дату инвентаризации. В случае если у учреждения имеется счет, открытый в кредитной организации в иностранной валюте, фиксируется курс ЦБ РФ на дату инвентаризации и приводится остаток на счете на дату инвентаризации в рублях. В инвентаризационной описи должны быть:

    запись о подтверждении к началу инвентаризации данных о наличии денежных средств банковскими выписками;

    подписи всех членов комиссии учреждения, осуществляющих инвентаризацию.

Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086). В описи путем сопоставления фактического наличия объекта учета с данными бухгалтерского учета выявляются расхождения. В ней отражаются:

    наименование и код бланков строгой отчетности;

    единица измерения;

    сведения о фактическом наличии (цена, количество);

    подписи председателя и членов комиссии, проводящих инвентаризацию;

    расписка (оформляется до начала проведения инвентаризации) о том, что к началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на денежные средства сданы в бухгалтерию и все денежные средства, поступающие под ответственность МОЛ, оприходованы.

Инвентаризационная опись по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087). В описи путем сопоставления фактического наличия объекта учета с данными бухгалтерского учета выявляются расхождения. Инвентаризационная опись (ф. 0504087) составляется комиссией учреждения по материально ответственным лицам. В ней указываются:

    место проведения инвентаризации;

    расписка (оформляется до начала проведения инвентаризации) о том, что к началу проведения инвентаризации все документы, относящиеся к приходу или расходу ценностей, сданы в бухгалтерию и никаких неоприходованных или списанных в расход ценностей не имеется;

    наименование и код объекта учета;

    инвентарный номер;

    единица измерения;

    сведения о фактическом наличии объекта учета (цена, количество);

    сведения по данным бухгалтерского учета (количество, сумма);

    сведения о результатах инвентаризации (по недостаче и излишкам – количество и сумма);

Инвентаризационная опись наличных денежных средств (ф. 0504088). Данная опись формируется комиссией учреждения и отражает:

    сведения о наличии денежных средств в кассе учреждения фактически и по учетным данным (цифрами и прописью);

    сведения по недостаче и излишкам, выявленным по результатам инвентаризации;

    номера последних приходного и расходного кассовых ордеров;

    подписи председателя и членов комиссии, проводящих инвентаризацию.

Инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089). Эта инвентаризационная опись формируется комиссией учреждения и включает:

    сведения по дебиторской (кредиторской) задолженности;

    наименование дебитора (кредитора);

    данные о сумме задолженности учреждения по платежам (переплатам по платежам в бюджеты) (отражаются по видам платежей в разрезе соответствующих бюджетов бюджетной системы РФ, в которые подлежит перечислению задолженность);

    номер счета бюджетного учета;

    общую сумму задолженности по данным бюджетного учета (в том числе подтвержденную и не подтвержденную дебиторами (кредиторами), а также сумму задолженности с истекшим сроком исковой давности);

    подписи председателя и членов комиссии, осуществляющих инвентаризацию.

Акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835).

После того, как члены комиссии провели инвентаризацию активов и обязательств на основании оформленных надлежащим образом инвентаризационных описей, составляется акт о результатах инвентаризации. В нем отражается, что было установлено по результатам инвентаризации:

    соответствие данных бюджетного учета и фактических данных;

    расхождение между данными бюджетного учета и фактическими данными (недостачи или излишки объектов нефинансовых активов, денежных средств, денежных документов, бланков строгой отчетности).

В случае если в ходе инвентаризации были выявлены отклонения между фактическими показателями и данными бюджетного учета, составляется ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092). В этом документе фиксируются установленные расхождения с данными бюджетного учета.

Протокол заседания инвентаризационной комиссии.

По результатам инвентаризации проводится заседание инвентаризационной комиссии, итоги которого оформляются протоколом. Его форма не установлена, поэтому он составляется в произвольном виде. В протоколе указываются все данные о проведенной инвентаризации. В частности, в нем фиксируются выводы, решения и предложения по результатам проведенной проверки активов и обязательств учреждения. Составление протокола не является обязательным (за исключением случаев, когда составление протокола установлено ведомственным нормативным актом).

Отражение результатов инвентаризации.

Расхождения между фактическими данными и данными бюджетного учета, выявленные в ходе проведения инвентаризации, подлежат отражению в учете.

Излишки, выявленные в ходе проведения инвентаризации. Пунктом 31 Инструкции № 157н определено, что неучтенные объекты нефинансовых активов, выявленные при проведении проверок и (или) инвентаризации активов, принимаются к бухгалтерскому учету по их текущей оценочной стоимости, установленной для целей ведения бухгалтерского учета на дату принятия к бухгалтерскому учету. Неучтенные объекты финансовых активов (например, излишки денег, обнаруженные в кассе учреждения) принимаются к учету по фактическому номиналу.

Соответственно, перед составлением годовых отчетных форм необходимо:

    правильно определить текущую оценочную стоимость объектов нефинансовых активов, выявленных в ходе инвентаризации (излишков);

    верно отразить в учете факты неучтенных объектов нефинансовых и финансовых активов.

Напомним, что понятие «текущая оценочная стоимость» установлено п. 25 Инструкции № 157н. Так, под текущей оценочной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи указанных активов на дату их принятия к учету. Способы определения такой стоимости предусмотрены тем же пунктом. В нем сказано, что текущая оценочная стоимость в целях принятия к бухгалтерскому учету объекта нефинансовых активов определяется на основе цены, действующей на дату принятия к учету (оприходования) имущества, полученного безвозмездно, на этот или аналогичный вид имущества. Данные о действующей цене должны быть подтверждены документально, а в случае невозможности документального подтверждения – экспертным путем.

При определении текущей оценочной стоимости в целях принятия к бухгалтерскому учету объекта нефинансовых активов комиссией по поступлению и выбытию активов, созданной в учреждении на постоянной основе, используются данные о ценах на аналогичные материальные ценности, полученные в письменной форме от организаций-изготовителей, сведения об уровне цен, имеющиеся у органов государственной статистики, а также в средствах массовой информации и специальной литературе, экспертные заключения (в том числе заключения экспертов, привлеченных на добровольных началах к работе в комиссии по поступлению и выбытию активов) о стоимости отдельных (аналогичных) объектов нефинансовых активов.

По активам учреждения, не имеющим аналогов и не являющимся предметами договоров купли-продажи, по которым информация о стоимости изготовления отсутствует, следует применять (Письмо Минфина РФ от 11.02.2016 № 02-07-10/7458):

На счетах бухгалтерского учета выявленные при проведении инвентаризации неучтенные объекты нефинансовых активов, а также излишки денежных средств и денежных документов отражаются следующим образом:

Оприходованы неучтенные объекты в составе нефинансовых активов:

– основных средств

– нематериальных активов

– непроизведенных активов

– материальных запасов

Оприходованы в кассу учреждения излишки:

– денежной наличности

– денежных документов

Недостачи, выявленные в ходе проведения инвентаризации. В процессе проведения инвентаризации могут быть выявлены недостачи объектов нефинансовых и финансовых активов. При определении размера ущерба, причиненного недостачами, хищениями, следует исходить из текущей восстановительной стоимости материальных ценностей на день обнаружения ущерба согласно положениям п. 220 Инструкции № 157н. Под текущей восстановительной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая необходима для восстановления указанных активов.

На суммы недостач, хищений, потерь от порчи, иного ущерба, не признанного виновными лицами к возмещению, оформленные в установленном порядке материалы передаются для предъявления гражданского иска либо возбуждения в установленном порядке уголовного дела. При получении решения суда суммы предъявленного к возмещению ущерба уточняются в соответствии с решением суда, исполнительным листом либо по иным основаниям согласно законодательству РФ.

Учет задолженности дебиторов по ущербу и иным доходам в иностранной валюте одновременно ведется в соответствующей иностранной валюте и рублевом эквиваленте на дату начисления задолженности (признания доходов).

Недостача имущества отражается в бюджетном учете на соответствующих аналитических счетах счета 0 209 00 000 «Расчеты по ущербу и иным доходам», при этом совершаются следующие записи:

Начислена сумма ущерба, причиненного учреждению недостачей объектов нефинансовых активов, в том числе:

– основных средств

– нематериальных активов

– материальных запасов

Начислена сумма ущерба, причиненного учреждению недостачей финансовых активов в кассе, в том числе:

– денежных средств

– денежных документов и иных финансовых активов

Списаны объекты нефинансовых активов по причине их утраты (хищения), выявленной в ходе проведения инвентаризации, в том числе:

– основных средств

– нематериальных активов

– материальных запасов

Списаны потери продуктов в объеме норм естественной убыли

Списаны потери, недостачи материальных запасов в пределах установленных норм естественной убыли

Списаны денежные документы, иные финансовые активы, недостача которых обнаружена в ходе инвентаризации

Списание сумм дебиторской и кредиторской задолженности. При проведении инвентаризации расчетов нередко выявляются факты дебиторской и кредиторской задолженности. При этом в ходе инвентаризации важно выявить причины образования такой задолженности и возможность ее погашения. Поэтому в ходе проведения инвентаризации:

    составляются акты сверки расчетов с контрагентами и выверяются расчеты с ними;

    делается анализ сумм дебиторской и (или) кредиторской задолженности, выявленной в учреждении на отчетную дату;

    проверяется правильность оформления операций по списанию сумм задолженности со счетов бухгалтерского учета, забалансовых счетов;

    проверяется соблюдение учреждением методологии учета при совершении операций по списанию сумм задолженности.

Напомним, что по правилам бюджетного учета списанию с баланса учреждения подлежат нереальная к взысканию задолженность неплатежеспособных дебиторов и задолженность, по которой отсутствуют требования кредиторов. Списание задолженности со счетов бюджетного учета производится при наличии фактов, подтверждающих невозможность погашения задолженности, истечение срока исковой давности.

По мнению Минфина, изложенному в Письме от 14.07.2017 № 02-08-10/45171, если в отношении дебиторской задолженности не выполняются критерии отнесения ее к активам , в соответствии с решением комиссии о списании данной задолженности с балансового учета ее учет осуществляется на забалансовом счете. Указанное решение принимается с учетом:

    сведений, выявленных в ходе инвентаризации, в отношении дебиторской задолженности, обладающей признаками нереальной к взысканию;

    документов, подтверждающих наличие рисков невозможности взыскания дебиторской задолженности.

Если по итогам проведения инвентаризации будет выявлена , нереальная к взысканию, такая задолженность списывается со счетов бухгалтерского учета следующими записями:

Дальнейший учет такой задолженности ведется на забалансвом счете (п. 339 Инструкции № 157н). На этом счете она учитывается в течение срока возможного возобновления согласно законодательству РФ процедуры взыскания задолженности, в том числе в случае изменения имущественного положения должников, либо до поступления в указанный срок в погашение задолженности неплатежеспособных дебиторов денежных средств, до исполнения (прекращения) задолженности иным не противоречащим законодательству РФ способом.

Также по результатам проведения инвентаризации может быть выявлена , подлежащая списанию со счетов бюджетного учета. Основаниями для списания такой задолженности являются:

    истечение срока исковой давности (ст. 196 ГК РФ);

    прекращение обязательства в связи с невозможностью его исполнения (ст. 416 ГК РФ);

    прекращение обязательства по акту государственного органа (ст. 417 ГК РФ).

Операции по списанию кредиторской задолженности, не востребованной кредиторами, отражаются так:

Списана кредиторская задолженность по доходам, не востребованная кредиторами

Списана с балансового учета задолженность по принятым к бюджетному учету суммам произведенных подотчетным лицом расходов, не востребованным подотчетными лицами

Списана с балансового учета задолженность по принятым обязательствам, не востребованная кредиторами

Учет сумм не предъявленных кредиторами требований, вытекающих из условий договора, контракта, в том числе сумм кредиторской задолженности, не подтвержденных по результатам инвентаризации кредитором (далее – задолженность учреждения, не востребованная кредиторами), ведется на забалансовом счете 20 (п. 371 Инструкции № 157н). Списание задолженности, не востребованной кредиторами, с забалансового учета осуществляется на основании решения комиссии (инвентаризационной комиссии) учреждения в порядке, установленном для бюджетных учреждений, если иное не предусмотрено бюджетным законодательством РФ, актом учреждения в рамках формирования учетной политики.

В завершение статьи отметим, что со следующего года начинает применяться Федеральный стандарт «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора», утвержденный Приказом Минфина РФ от 31.12.2016 № 256н. В разделе VIII данного стандарта установлены основные требования к инвентаризации активов и обязательств. Из положений этого раздела следует, что инвентаризация проводится для обеспечения достоверности данных учета и составления отчетности. Инвентаризация активов и обязательств осуществляется по основаниям, в сроки и порядке, которые предусмотрены субъектом учета в рамках формирования учетной политики, а также в случаях, когда проведение инвентаризации является обязательным. Такие случаи обозначены в п. 81 данного стандарта.

Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того периода, в котором она была закончена. Результаты инвентаризации, проведенной перед составлением годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности, показываются в данной отчетности.

Инструкция о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной отчетности об исполнении бюджетов бюджетной системы РФ, утв. Приказом Минфина РФ от 28.12.2010 № 191н.

Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».

Понятие актива дано в Федеральном стандарте «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора», утв. Приказом Минфина РФ от 31.12.2016 № 256н.

Организация планирует начать проведение годовой инвентаризации после остановки производства в последний рабочий день года, т.е. 28 декабря. Приказ составлен следующим образом: Провести в период с 28.12.2016г. по 06.01.2017г. инвентаризацию запасов в производстве и на складе по состоянию на 28.12.2016г. Для проведения ревизии назначить комиссию в следующем составе: На производстве - Иванов, Петров, Сидоров. На складе - Иванов, Петров, Краснов. Вопросы: Нет ли запрета проводить ревизию по состоянию на 28 декабря? Может ли один и тот же сотрудник быть членом нескольких комиссий?

1.Проводить годовую инвентаризацию по состоянию на 28.12.16г. не запрещается. Однако подвести итоги инвентаризации нужно до 31.12.2016г. Если инвентаризационные описи будут датированы 28 декабря, а сличительные ведомости – январем 2017 года, то вам придется учитывать временные разницы по ПБУ 18/02 . В бухучете результаты инвентаризации отражаются в конце года (), а в налоговом учете излишки и недостачи можно показать только на ту дату, когда выявлены расхождения и подписаны сличительные ведомости. В данной ситуации целесообразней перенести сроки инвентаризации на блее ранние сроки. 2. Если инвентаризации проводятся в разное время, то один и тот же сотрудник может быть членом нескольких инвентаризационных комиссий. Если инвентаризации проводятся одновременно, то отсутствие хотя бы одного члена комиссии служит основанием для признания ее результатов недействительными.

Как провести инвентаризацию

Обязательная инвентаризация

Инвентаризацию активов и обязательств перед составлением годовой бухгалтерской отчетности проведите по состоянию на 31 декабря отчетного года. Ведь отчетным годом является календарный год – с 1 января по 31 декабря включительно*. Это следует из части 1 статьи 15 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, приложения к письму Минфина России от 9 января 2013 г. № 07-02-18/01 .

Если инвентаризация проведена после 1 октября отчетного года, то перед составлением годовой отчетности ее проводить не надо*. Об этом сказано в пункте 1.5 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 .

Документы по инвентаризации оформите 31 декабря. Минфин настаивает – ревизию нужно проводить именно в конце года, а не в начале*. Такие рекомендации аудиторам ведомство дает в приложении к письму от 9 января 2013 г. № 07-02-18/01 (раздел II, пункт «Инвентаризация обязательств»).

Организация может проводить инвентаризацию в любой удобный для себя день. Но для целей учета лучше назначить инвентаризацию на 1-е число месяца, например 1 декабря*. На эту дату можно проверить основные средства и нематериальные активы, незавершенное производство, материально-производственные запасы. Инвентаризацию расчетов проведите на 31 декабря, чтобы подтвердить соответствующие статьи баланса. Итоги инвентаризации отразите в бухучете декабрем. Это касается и случаев, когда ведомость учета результатов инвентаризации подписана лишь в январе следующего года.

Если инвентаризационные описи будут датированы 31 декабря, а сличительные ведомости – январем следующего года, то вам придется учитывать временные разницы по ПБУ 18/02 . Потому как в бухучете результаты инвентаризации в любом случае отражаются в конце года (ч. 4 ст. 11 Закона о бухучете от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). А вот в налоговом учете излишки и недостачи можно показать только на ту дату, когда выявлены расхождения и подписаны сличительные ведомости*.

Из статьи журнала «Бухучет и налогообложение в строительстве: от А до Я»

Общие положения

В состав инвентаризационной комиссии нужно включить представителей администрации, бухгалтеров, других специалистов (инженеров, экономистов, техников и т. д.). Возможно привлечение представителей службы внутреннего аудита (при ее наличии) и независимых аудиторских фирм.

Учтите, что отсутствие при проведении инвентаризации хотя бы одного члена комиссии служит основанием для признания ее результатов недействительными*. Поэтому не стоит привлекать работников, которые постоянно находятся в разъездах и командировках.

Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности организации проводят инвентаризацию своих активов и обязательств . Как правило, в ней можно выделить 3 основных этапа: подготовка, ее фактическое проведение и подведение итогов. Каждый этап имеет свои особенности.

Этап 1. Готовимся к проведению годовой инвентаризации

Основанием для проведения инвентаризации является приказ руководителя. Примерная форма такого документа закреплена в законодательстве. Однако организация может применять самостоятельно разработанную форму. В данном документе указывается причина проведения инвентаризации. В рассматриваемом случае — инвентаризация перед составлением годовой отчетности <*> .

Также в приказе необходимо предусмотреть следующие основные моменты:

  • перечень активов и обязательств, подлежащих инвентаризации;
  • сроки проведения инвентаризации (даты начала и окончания);
  • состав инвентаризационных комиссий;
  • сдачи материалов по инвентаризации в бухгалтерию.

После издания приказа в организации начинается индивидуальная подготовка к инвентаризации, а именно:

— соответствующие работники организации сдают в бухгалтерию приходные и расходные документы, отчеты о движении активов и обязательств, денежных средств, бланков строгой отчетности. При этом МОЛ дают расписку о том, что все документы по приходу и расходу активов, поступивших на их ответственность, сданы в бухгалтерию, неоприходованных активов нет, а выбывшие списаны в расход. Такие расписки можно не оформлять отдельным документом, поскольку их текст приведен на титульной стороне инвентаризационных описей. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение активов или доверенности на получение активов <*> ;

— председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам);

— в бухгалтерии завершают обработку всех документов о поступлении и выдаче материальных ценностей, делают соответствующие записи в бухучете и определяют остатки на дату начала инвентаризации;

— руководитель создает условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки <*> . В частности, заблаговременно обеспечивает комиссию измерительными и контрольными приборами, рабочей силой для перемещения и перевешивания грузов;

— члены инвентаризационной комиссии получают бланки инвентаризационных описей, актов инвентаризации. Организации могут применять как типовые формы <*> , так и самостоятельно разработанные и утвержденные описи, акты. Составляются данные документы не менее чем в двух экземплярах. При их заполнении могут применяться технические средства. Также их можно заполнять от руки чернилами или шариковой ручкой <*> .

Этап 2. Проводим инвентаризацию

На данном этапе осуществляется непосредственная проверка фактического наличия всех инвентаризируемых активов и имеющихся на дату проведения инвентаризации обязательств. Она проводится в сроки и по графику, которые установлены руководителем, и длится, как правило, не один день.

Сведения о фактическом наличии активов записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации. Заполнять описи (акты) следует четко и ясно. Подчистки и помарки не допускаются. Вместе с тем исправлять ошибки и описки в данных документах можно. Неверные записи во всех экземплярах описей (актов) зачеркиваются, и над ними пишутся правильные. Потом такие правки оговаривают и заверяют все члены инвентаризационной комиссии и МОЛ <*> .

Для оформления инвентаризации не принадлежащих организации активов, которые числятся за балансом (арендованных, принятых на ответственное хранение, полученных во временное пользование активов и др.), составляются отдельные описи <*> .

Инвентаризация расчетов заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах учета расчетов, и наличия документов, которые служат основанием для начисления и списания соответствующих сумм <*> .

Отметим, что расчеты с поставщиками, покупателями, подрядчиками, заказчиками, прочими дебиторами и кредиторами инвентаризируют путем сверки расчетов с указанными контрагентами. Инвентаризация производится не ранее 1 декабря, но по состоянию на 1 ноября путем направления им актов сверки расчетов <*> . Акт сверки расчетов оформляется по форме, которую организация может разработать самостоятельно. Как правило, он подписывается главным бухгалтером, руководителем и заверяется печатью. Помимо составления актов сверки проверяются документы, подтверждающие возникновение и погашение задолженности (договоры, накладные, акты и др.) <*> .

При инвентаризации расчетов с работниками и подотчетными лицами составлять двухсторонний акт сверки с указанными лицами не надо. В таком случае проверяются ведомости начисления заработной платы, данные бухгалтерского учета по счетам 70 и 71, лицевые счета работников, авансовые отчеты и т.д. <*> .

Этап 3. Анализируем результаты, подводим итоги и оформляем соответствующие документы

На этом этапе выявляются расхождения между значениями показателей по данным учета и фактическими значениями, отраженными в инвентаризационных описях (актах), полученными в ходе инвентаризации активов . Отклонения фиксируются в сличительных ведомостях , которые заполняются с использованием средств вычислительной техники и от руки. На активы, числящиеся в бухгалтерском учете за балансом, составляются отдельные сличительные ведомости <*> .

По итогам проверки расчетов оформляются акт инвентаризации расчетов , а также справка к этому акту <*> . В нем отражается информация о сумме задолженности, согласованной и не согласованной с дебиторами (кредиторами). Указанная информация берется из актов сверки расчетов. Если акт сверки подписан без замечаний, сумма по акту инвентаризации отражается в графе 3. Когда сумма задолженности подтверждена частично, подтвержденная сумма указывается в графе 3, а неподтвержденная — в графе 4. Если же акт сверки не подписан контрагентом, вся сумма по акту заносится в графу 4. Помимо подтверждения сумм задолженности в ходе инвентаризации выявляются суммы задолженности с истекшими сроками исковой давности. Они отражаются в графе 5 акта инвентаризации и подлежат списанию после принятия руководителем организации соответствующего решения <*> .

Далее инвентаризационная комиссия (центральная инвентаризационная комиссия (в случае ее наличия)) рассматривает результаты инвентаризации и выносит предложения о регулировании выявленных расхождений. Данные предложения отражают в соответствующем протоколе . Затем протокол вместе с материалами инвентаризации представляют руководителю организации для вынесения окончательного решения. Как правило, решение руководителя отражается в протоколе путем наложения резолюции либо оформляется отдельным приказом <*> .

Данные результатов годовой инвентаризации обобщаются в ведомости результатов, выявленных инвентаризацией <*> . В этот документ вносятся сведения обо всех выявленных излишках и недостачах, установленной порче ценностей. В нем также указывается порядок регулирования инвентаризационных разниц согласно принятому руководителем решению. Например, если результатом инвентаризации явилась недостача товара, в ведомости оговаривается, сколько товара можно зачесть по пересортице <*> , сколько отнести на виновное лицо.

Далее к работе приступает бухгалтерия. Она отражает результаты инвентаризации в бухучете. Результаты инвентаризации (излишки, недостачи, пересортица) показывают в учете в месяце принятия руководителем решения, но не позднее 31 декабря отчетного года <*> .

В любой организации хотя бы раз в год проводится инвентаризация материальных ценностей. Для этого необходимо назначить специальную комиссию из числа уполномоченных работников и издать приказ о проведении инвентаризации. Порядок и график проведения инвентаризации в организации должен быть закреплен в учетной политике для целей бухучета (п. 4 ПБУ 1/2008). Однако инвентаризационная комиссия создается для каждого конкретного случая. Ее состав, полномочия, а также сроки проведения инвентаризации должны быть закреплены в отдельном внутреннем акте организации.

В бюджетных организациях посредством инвентаризации становится возможным проверить наличие и состояние имущества. Сличить данные об имуществе со времени последней проверки с результатами на текущую дату, выявить характер и причины возможных несоответствий. И уже на основании полученных данных оценить правильность и соответствие бухгалтерского учета, осуществляемого на предприятии. В целом причины и процедура инвентаризации в бюджетной и коммерческой организации примерно одинаковы.

Когда нужна инвентаризация

Образец приказа о проведении инвентаризации обычно требуется в некоторых случаях, перечисленных в п. 27 Приказа Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н, в частности:

  • перед составлением годового отчета;
  • при назначении новых материально ответственных лиц, в том числе в связи с передачей имущества третьим лицам;
  • после краж или чрезвычайных ситуаций природного или техногенного характера (пожары, наводнения, взрывы и т. п.).

Обычно распоряжение о начале проверки издает руководитель организации в плановом или внеплановом порядке. Ответственным за такое мероприятие обычно является главный бухгалтер или другой работник бухгалтерии. Занимается подсчетом материальных ценностей специальная комиссия, члены которой должны быть ознакомлены с соответствующим локальным актом под подпись.

Бланк приказа о проведении инвентаризации

Основным документом инвентаризационного процесса является приказ. Поэтому рассмотрим его подробнее и научимся составлять этот документ правильно. Унифицированный образец приказа на инвентаризацию 2019 г. можно найти в Постановлении Госкомстата России от 18.08.1998 № 88. Форма № ИНВ-22 представляет собой универсальный бланк, который могут использовать организации всех форм собственности. Форму можно применять как при проведении плановых, так и при назначении внеплановых проверок материальных ценностей.

Образец заполнения приказа о проведении инвентаризации 2019 г. в бюджетных учреждениях

Бланк приказа о проведении инвентаризации по форме № ИНВ-22

Если по каким-либо причинам эта форма не подходит, можно разработать собственную. Главное, чтобы она была закреплена в учетной политике компании. Выглядеть произвольный образец приказа на инвентаризацию материальных ценностей 2019 может примерно так:

В любом случае в документе должны быть следующие обязательные реквизиты и сведения:

  • наименование фирмы;
  • дата составления и номер документа;
  • цель проведения проверки и то, чего она будет касаться: товары, основные средства, материальные активы, дебиторская задолженность, все имущество компании;
  • подразделения и отделы компании, в которых будет проведена проверка: склад, магазин, бухгалтерия либо вся фирма в целом;
  • период и длительность мероприятия — с какой по какую дату проходит, когда предоставить результаты проверочных действий;
  • состав комиссии и Ф.И.О. ее председателя (в комиссию, кроме работников фирмы, можно включать сторонних аудиторов);
  • данные руководителя, подписавшего документ.

После издания локальный акт необходимо зарегистрировать в специальном журнале для учета контроля исполнения таких решений. Его рекомендуемую форму можно взять из Постановления Госкомстата № 88 (форма № ИНВ-23) или разработать самостоятельно. С приказом следует обязательно ознакомить всех перечисленных в нем работников. Подписи об ознакомлении они могут поставить непосредственно на бланке либо на отдельном листе ознакомления с документом, который подшивается к распоряжению.

Пошаговая инструкция по составлению приказа

Шаг 1. Указываем название документа.

Шаг 2. В соответствующие поля вписываем наименование организации (ИП), указываем ОКПО, пишем дату составления.

Шаг 3. Заполняем основную часть распоряжения. Здесь следует уточнить тип проверки и ее цели, а также перечислить участвующих в мероприятии членов инвентаризационной комиссии и ее председателя. Их имена и отчества можно сокращать.

Шаг 4. Указываем, какие именно материальные ценности и в каких отделах и обособленных подразделениях фирмы надлежит проверить.

Шаг 5. Указываем точные сроки проведения проверки с датой ее начала и окончания.

Шаг 6. Сообщаем о причинах необходимости инвентаризировать ценности.

Шаг 7. Указываем сроки сдачи итогов проверки в бухгалтерию.

Шаг 8. Заверяем документ у руководителя.

Шаг 9. Присваиваем номер и регистрируем в специальном журнале.

Шаг 10. Знакомим с ним всех заинтересованных лиц, включая работников отделов и подразделений, где будет проходить проверка.

Итоги проверки ТМЦ и еще один приказ

По окончании процедуры подсчета и сопоставления результатов члены комиссии должны надлежащим образом оформить результаты проверки. Все выявленные расхождения необходимо зафиксировать в ведомости учета результатов (форма № ИНВ-26) из Постановления Госкомстата от 27.03.2000 № 26. А после обсуждения результатов и вынесения инвентаризационной комиссией вердикта, который записывается в специальном протоколе, руководитель должен издать еще один приказ, на этот раз об итогах проверочных мероприятий и результатах, которые были достигнуты. Следует привести реакцию руководителя фирмы на предложения членов комиссии и распоряжения о необходимых действиях. Это могут быть: дополнительная проверка, санкции для виновных лиц, введение дополнительных мер безопасности. Этим же локальным актом назначаются ответственные за его исполнение работники, которых также следует ознакомить с документом под подпись. Контроль за исполнением распоряжения обычно оставляет за собой директор фирмы.