В данной статье мы рассмотрим: организация проведения ревизии. Разберемся чем отличается ревизия от инвентаризации. Поговорим о понятиях и видах ревизии.
Для чего проводится ревизия, как ее организовать, какие документы следует оформить – сегодня мы ответим на эти и многие другие вопросы, касающиеся ревизии хозяйственной деятельности коммерческой компании.
Ревизия: понятие и виды
Под понятием ревизии подразумевают проверку финансово-экономических и хозяйственных показателей деятельности предприятия. В зависимости от цели проведения проверки ревизия может быть:
- комплексной. В таком случае проверке подлежат все показатели деятельности организации (доходы, расходы, остатки ТМЦ и ОС, наличность в кассе и т.п.);
- тематической. Такие проверки проводятся в направлении какой-либо деятельности (например, ревизия наличности в кассе, проверка наличия ТМЦ на складе и т.п.). Тематические ревизии проводятся, как правило, в случае необходимости проверки достоверности фактов хищения, укрытия доходов, фальсификации расходов и т.п.;
- плановой. Компания вправе проводить регулярные ревизии (как комплексные, так и тематические). Регламент проведения проверок, их периодичность и порядок документирования должен быть закреплен в учетной политике компании;
- внеплановой. Как правило, внеплановые ревизий проводятся с целью проверки одного из направлений деятельности. В данном случае ревизор не обязан уведомлять проверяемого о ревизии заранее.
Отличие ревизии от инвентаризации
Начинающие бухгалтера часто путают понятия ревизии и инвентаризации. Читайте также статью: → “ ” Для прояснения ситуации разберемся в этих двух понятиях.
| Ревизия | Инвентаризация | |
| Понятие | Проверка, осуществляемая с целью получения достоверной информации о показателях деятельности компании | Проверка наличия имущества компании и его состояния, а также активов и обязательств фирмы на определенную дату. |
| Периодичность осуществления | По необходимости. Дата и период проведения ревизии утверждается приказом. | Ежегодно на определенную дату, зафиксированную в учетной политике (например, на 01 ноября каждого года), а также в случаях, предусмотренных законодательством (смена МОЛа, главного бухгалтера, руководителя и т.п.). |
| Оформления результатов | По факту проведения проверки оформляется акт с результатами, в качестве дополнения – рекомендации по устранению существующих проблем, улучшению основных показателей и т.п. | По завершению инвентаризации оформляется ведомость с полным перечнем проверяемого имущества, активов, суммами остатков на счетах и т.п. Ведомость утверждается актом инвентаризации. |
Как видим, основным отличием между инвентаризацией и ревизией является цель проведения мероприятий. Инвентаризация проводится для контроля наличия и состояния ОС, НМА, прочих активов и обязательств на определенную дату, в то время как цель ревизии – проверка основных показателей компании, а также достоверности фактов хищений и злоупотреблений для дальнейшего их устранения. Кроме того, организации обязаны проводить инвентаризацию не реже 1 раза в год. Периодичность проведения ревизий коммерческими фирмами, их частота не закреплена в положениях законодательных актов, поэтому субъекты хозяйствования вправе проводить контрольные проверки по необходимости или не проводить вообще.
Организация проведения ревизии: пошаговая инструкция и документы
Законодательством не закреплены нормы, согласно которых необходимо проводить ревизии на коммерческих предприятиях. Регламент ревизионной проверки каждая компания разрабатывает самостоятельно, после чего утверждает его в учетной политике, либо издает его отдельным документом в виде Порядка, Положения, Инструкции и т.п. При оформлении Порядка проведения ревизии коммерческие компании, как правило, берут за основы инструкции, применяемые государственными учреждениями, модифицируя документ в соответствие с собственными требованиями и возможностями.
Внутренний документ, регламентирующий порядок проведения ревизии, должен содержать положения, касающиеся:
- целей и задач проводимых проверок (обеспечение сохранности наличности, контроль состояния учета и достоверности отчетности и т.п.);
- подготовительных этапов ревизии (составление плана, утверждение ревизионной группы, сбор и анализ данных, касающихся проверяемых показателей);
- методов, используемых при проведении проверки (документальные, встречные и прочие проверки, их оформление);
- обязанности и права членов ревизионной группы;
- подведение итогов ревизии, утверждение ее результатов (формы, используемые для описания результатов проверки, порядок составление ревизионного акта, оформление предложений по устранению нарушений и т.п.).
Если речь идет о Порядке проведения ревизии на коммерческом предприятии, то в данном случае ответственность за составление документа целесообразно возложить на главного бухгалтера, с последующим утверждением Порядка руководителем.
Этап 1. Подготовка к проведению проверки
Проверка деятельности предприятия начинается с ответа на вопрос: «Как подготовить ревизию?». Любая ревизия начинается с издания приказа о ее проведении. В тексте приказа следует указать:
- график проведения проверки. В данном пункте необходимо указать дату начала проведения ревизии, день ее окончания, а также подробный график ревизионных мероприятий;
- состав ревизионной комиссии. Если на предприятии имеется специальное подразделение, занимающиеся проверкой деятельности компании (внутренний аудит, мониторинговый отдел и т.п.), то членами ревизионной группы могут быть сотрудники данного подразделения (см. → ). В случае, если на фирме нет специального «проверяющего» отдела, то в ревизионную комиссию могут входить сотрудники других подразделений. Важно соблюдать следующее условия: не могут проводить ревизии сотрудники, которые работают в проверяемом отделе или подразделениях, взаимозависимых с тем, в котором проводится ревизия. Например, сотрудники бухгалтерии не могут проводить ревизию ведения учета и контролировать достоверность отчетности, сотрудники склада не вправе проводить ревизию наличия и состоянию материальных ценностей на кладе, и т.п.;
- порядок утверждения результатов проверки. В приказе следует указать документы, обязательные для оформления результатов ревизии. Основным документом в данном случае выступает акт результатов ревизии. В приказе также можно предусмотреть дополнительные документы, такие как отчеты с показателями деятельности, в которых обнаружены отклонения или нарушения, а также приложение, в котором ревизор рекомендует действия в целях устранения обнаруженных нарушений.
После издания приказа о проведении ревизии, проверяющие могут приступать к подготовительной работе, которая может содержать следующие действия:
- Запрос документов для анализа. В зависимости от задач проверки данными документами могут быть отчетность (бухгалтерская или налоговая), результаты предыдущей инвентаризации, ведомости начисления амортизации, отчеты о независимой оценке ОС и НМА, ведомость переоценки, данные об обязательствах компании и т.п.;
- Анализ документов. Получив необходимые бумаги, ревизоры консолидируют информацию и проводят предварительный анализ деятельности проверяемого подразделения или направления, в котором проводится проверка;
- Составления плана ревизии . После предварительного анализа документов ревизоры принимают решения о конкретных действиях, которые будут проводиться во время проверки. Данные действия включаются в программу ревизии, которая утверждается руководителем проверяющей группы.
Этап 2. Ревизионные процедуры
После утверждения плана действий проверяющие переходят непосредственно к ревизионным процедурам. Проверка и порядок ее проведения зависит от того, что именно подлежит ревизии. Если речь идет о контроле состояния имущества на складе, то в ходе ревизии проверяющие запрашивают отчетные документы (ведомости инвентаризации, приходные накладные и т.п.). После анализа документов наступает черед непосредственной проверки имущества: член ревизионной группы в присутствии завкладом проверяет наличие имущества, его состояние. Если проверке подлежит большое количество ТМЦ, то ревизор проводит проверку выборочно. Данные о состоянии имущества и его наличии фиксируются в ревизионном акте.
При ревизии наличности в кассе проверяющий предварительно анализирует документы о движении средств и остатках за предыдущие периоды. В день проверки ревизор запрашивает у заведующего кассой:
- ведомость о движении и остатках денежных средств;
- кассовую книгу и первичные документы, на основании которых делались записи в книге;
- приходные и расходные ордера.
В ходе проверки записи в книге сверяются с первичными документами и ордерами, наличность в кассе пересчитывается на соответствие сумме, указанной в ведомости об остатках. Ревизором в организации может выступать бухгалтер (см. → ).
Ревизия хозяйственной деятельности
Отдельно стоит поговорить о ревизии хозяйственной деятельности предприятия. Данное мероприятия может включать себя как комплексную проверку всех финансовых показателей фирмы, так и быть направленной на контроль одного из направлений деятельности компании, в частности::
- контроль за поступлением и расходованием наличности в кассе, а также безналичных средств на банковских счетах;
- анализ наличия ОС и ТМЦ, его состояния;
- ревизия сделок, заключенных с контрагентами.
Пример №1 . В приказе на проведение ревизии хоздеятельности АО «Спартак» указаны следующие мероприятия по сплошной ревизия сделок «Спартака» за прошедший год.
На подготовительном этапе ревизоры проанализировали финансовую отчетность «Спартака» за последние 2 года (отчет о финрезультатах, баланс). На основании проведенного анализа была составлена программа ревизии, в ходе которой проверяющие:
- запросили копии договоров, заключенных «Спартаком» с контрагентами в течение года, предшествующего ревизии. В пакет запрашиваемых документов также входили копии первичных документов в рамках соглашений (акты, накладные, счета);
- провели анализ корректности оформления документов (наличие всех необходимых реквизитов, подписей и т.п.);
- сверили данные, отраженные в учете, с первичными документами;
- провели контроль лимитов договоров. Сумма оборотов, проведенных в рамках каждого из договоров, была сверена с лимитом, указанном в соглашении;
- проанализировали цену договоров на предмет соответствия рыночным показателям.
По результатам проведенной проверки не было выявлено каких-либо нарушений, о чем и было указано в акте ревизии.
Этап 3. Оформление результатов
Завершающий этап проведения ревизии – составление акта о ее результатах. В документ следует включить:
- Общую информацию о целях ревизии, данные об ответственных лицах проверяемого подразделения;
- Список документов, которые были предварительно обработаны ревизионной группой, также бумаги, которые были запрошены и проверены в ходе ревизии;
- Описание результатов проверки. В данном пункте необходимо указать выявленные нарушения и злоупотребления, а также ошибки, влияющие на проверяемые показатели и деятельность фирмы в целом. Если в ходе ревизии подлежало несколько направлений деятельности, то результат проверки следует оформлять отдельным пунктом по каждому из направлений (например, отдельно результаты ревизии наличности в кассе, отдельно – проверка сохранности ТМЦ на складе);
- Заключение. При отсутствии нарушений, ревизионная группа, в зависимости от направления проверки, подтверждает достоверность данных отчетности, корректность ведения учета, отсутствие злоупотреблений в части подписания контрактов, невыявление фактов растрат денежных средств и т.п. Если нарушения все же были выявлены и описаны в основной части ревизионного акта, то в заключении документа следует сделать выводы о результатах нарушений и злоупотреблений, их влиянии на финансовые показатели компании.
После подписания акта проверки членами ревизионной группы, его подают на ознакомление и подпись начальнику проверяемого подразделений, после чего передают главному бухгалтеру и руководителю компании.
Особенная часть
Обычная документальная ревизия это один из методов финансового контроля. Основные задачи, которые решаются при ее проведении:
1. Проверка законности операций, произведенных даны учреждением или организацией и соблюдение финансовой дисциплины
2. Выявление фактов ущерба организации от незаконного расходования денежных средств, материалов и иного имущества
3. Проверка правильности постановки бухгалтерского учета, доброкачественности документов, которыми оформляются отдельные операции и правильности бухгалтерских записей
4. Проверка правильности материального учета складского хозяйства
Классификация документальных ревизий:
1. По основаниям назначения:
· Плановые, проводятся в соответствии с заранее составленным планом ревизионной работы
· Внеплановые, они проводятся внезапно в связи с чрезвычайными обстоятельствами, п инициативе следственных органов
2. В зависимости от органов производящих ревизию:
· Ведомственные осуществляются вышестоящими ведомственными организациями
· Вневедомственные, осуществляются по инициативе государственных контролирующих органов
3. По составу ревизионной группы:
· Бухгалтерские проводятся специалистом в области бухгалтерского учета и контроля – бухгалтер-ревизор
· Комплексные проводятся группой ревизоров, которую кроме бухгалтера входят специалисты других отраслей знаний (экономисты, товароведы, технологи)
4. По объему проверяемой деятельности:
· Полные охватывают все стороны хозяйственной деятельности ревизуемого объекта
· Частичные охватывают одну или несколько сторон деятельности проверяемого объекта
5. По методу проведения:
· Сплошные проверяется вся документация, относящаяся к проверяемому объекту
· Выборочные проверяются отдельные, наиболее важные документы
· Комбинированные отдельные операции проверяются сплошным методом, другие выборочным
6. По повторяемости контрольных действий:
· Первичные проводиться в первый раз. Основания для проведения первичной ревизии по инициативе ПО:
v Наличие информации о конкретных фактов хищений и злоупотреблений, которые требуют проверки и документального подтверждения
v Задержание с поличным материально-ответственного или должностного лица при хищении товарно-материальных ценностей и денежных средств
v Сообщение эксперта-бухгалтера о невозможности дать заключение по конкретно поставленным вопросам без предварительного проведения ревизии
v Ходатайство обвиняемого о проверке его показаний, опровергающих обвинение путем исследования в первичных документах и учетных регистрах
v Необходимость документального подтверждения признания обвиняемого в совершении хищения путем фальсификации бухгалтерских документов
v Обнаружение преступных связей проверяемого лица с другими организациями, включенными в сферу проверки либо его работы на аналогичной должности в другой организации
· Дополнительная. Основания проведения по инициативе ПО:
v Наличие обоснованных возражений по результатам ревизии со стороны заинтересованных лиц (подозреваемых, обвиняемых)
v Ревизором проверена лишь часть хозяйственных операций по которым могли совершаться преступления
v Наличие проверенных сведений о совершении преступления лицами, деятельность которых не проверялась
v Необходимость исследования отдельных операций, которые не проверялись
v Проведение первичной ревизии без участия специалистов других областей знаний, когда их участие было необходимо
v Не применение ревизором тех приемов и методов исследования, которые по мнению исследователя могут способствовать выявлению следов преступной деятельности
Дополнительную ревизию проводят как правило те же ревизоры.
· Повторная. Основания для проведения по инициативе ПО:
v Выявлена недобросовестность, необъективность ревизора, умышленное искажение им данных учета при проведении первичной ревизии
v Неполнота выводов ранее проведенной ревизии, противоречие документам и другим материалам проверки
v Противоречие между выводами первичной ревизии и материалами уголовного дела устранение которых возможно путем проведения повторной ревизии
v Установлен низкий методический уровень первично ревизии (в акте ревизии отсутствуют ссылки на нормативные акты, описание методов, которые использовались в ходе проведения ревизии). Повторную ревизию проводят другие ревизоры.
Оформление результатов документальной ревизии:
После окончания ревизии составляется акт ревизии, который состоит из трех частей:
1. Вводная, в ней указывается:
v Кум проводилась ревизия
v Основания проведения ревизии
v Место, время начала и окончания ревизии
v Какие документы были подвергнуты проверке
v Лица, присутствующие при проведении ревизии (руководитель, главный бухгалтер, их заместители)
2. Основная часть, указывается:
v Описываются имеющиеся данные по поставленному вопросу, заданию
v Какими методами осуществлялась ревизия, метод описывается
v Указываются фактические данные установленные ревизором с указание состояния бухгалтерского учета и его соответствия требованиям нормативных актов
3. Результативная:
v Выводы ревизора, которые дают ответы на поставленные задачи
v Подписи (ревизора, руководителя и главного бухгалтера)
v Приложение, составная часть акта ревизии (схемы, расчеты, таблицы, изъятые документы, объяснения материально ответственных и должностных лиц)
Требования, предъявляемые к акту ревизии:
2. Акт должен основывать не только на учетных, сводных данных, но и на первичных документах с обязательной ссылкой на е и на другие
3. Акт должен быть написан грамотно, четко, полно, в нем должны быть полно и объективно отражены результаты ревизии
4. Каждый факт нарушения, установленный ревизией, должен быть проверен и всесторонне охарактеризован с позиции правильности оформления учета, законности и целесообразности хозяйственной операции
Обстоятельства, которые устанавливаются следователем в ходе изучения материалов совершения преступления ревизии, по возбужденному уголовному делу.
1. Какие эпизод (факты) преступлений выявлены ревизией, есть ил еще обнаруженные факты
2. Определенный размер материального ущерба, причиненного преступлением, нуждается ли он в уточнении, возмещенный ущерб
3. Какие собраны сведения о способах и обстоятельствах, все ли они известны
4. Какие лица совершили преступление, есть и сведения, дающие основания полагать, что имеются еще необнаруженные сведения
5. Выяснены ли мотивы преступления, что еще стоит в этом отношении выяснить
6. Обоснованы ли выводы ревизии, каким образом выявлены и чем подтверждаются конкретные факты, какие из них требуют дополнительной поверки
7. Какие имеются сведения о личности преступников
8. Выяснены ли обстоятельства, которые способствовали совершению преступления, что в этом направлении требуется установить
9. Имеются ли данные, которые ставят под сомнение доброкачественность ревизионных материалов, допущены какие – либо нарушения
10. Все ли документы приложены к акту ревизии, каких документов нет, и где они могут находиться.
Оценка материалов документальной ревизии следователем:
1. В полном ли объему выполнена задача, поставленная перед ревизией
2. Насколько полно осуществлена документальная проверка по каждому вопросу задания и применил ли ревизор рекомендуемые приемы и методы проверки
3. Достаточно ли полно установлены и документально подтверждены факты нарушений, какие из этих фактов требуют дополнительной проверки и каким путем
4. На каком этапе привлекались к участию в ревизии должностные лица, учтены ли ревизором их объяснения
5. Правильно ли оформлены отдельные ревизионные действия (промежуточные акты, например акт контрольных обмеров) и все ли документы приложены к акту ревизии
6. Обоснованы ли выводы ревизора о наличии выявленных им нарушений, подтверждаются ли эти выводы документами, расчетами и объяснениями, приложенными к актам, и имеются ли в акте противоречия
7. Сделаны ли ревизором общие выводы и предложения, направленные на устранение выявленных нарушений, и в каком объеме реализованы эти предложения
8. Есть ли необходимость проведения дополнительной или повторной ревизии, возможно ли восполнение недостатков ревизии путем получения дополнительного заключения ревизора
9. Есть ли необходимость назначения судебно – бухгалтерской экспертизы
10. Какие организационные, оперативно – розыскные мероприятия и следственные действия необходимо провести с целью дополнительной проверки фактов нарушений, выявленных ревизией.
После изучения акта первичной ревизии следователь принимает одно из решений:
1. Признать проведенную ревизию доброкачественной и ее материалы приобщить к делу
2. При наличии существенных недостатков в материалах ревизии возвратить их органу, который проводил ревизию, для доработки
3. Признать первичную ревизию недостаточной по различным мотивам и потребовать ее повторного производства
На основе анализа материалов проведенной ревизии, а также с учетом новых данных, которые появились в уголовном деле, следователь может придти к выводу о назначении дополнительной или повторной ревизии.
Ревизор, который проводил ревизию, не является процессуальной фигурой, поэтому он может быть допрошен в качестве свидетеля по делу. Показания ревизора могут быть отражены в протоколе допроса, с которым следователь обязан ознакомить подозреваемых лиц.
Акты документальной ревизии относятся к иным документам, согласно УПК РФ и допускается в качестве доказательств, если они имеют значение для установления обстоятельств, которые подлежат доказыванию.
По результатам проверок и ревизии сотрудниками милиции принимается одно из следующих решений:
1. Составляется рапорт об обнаружении признаков преступления статья 143. В дальнейшем на основании статей 144, 145 решается вопрос:
· О возбуждении уголовного дела, так как сведения, сообщенные в рапорте, о совершенном или готовящемся преступлении в соответствии со статьей 140 являются поводом для возбуждения уголовного дела
· Об отказе в возбуждении уголовного дела
· О передаче сообщения по подследственности на основании статьи 151
2. Материалы передаются по подведомственности, в том числе о рассмотрении материалов в рамках производства по делам об административных правонарушениях. Материалы также могут быть переданы в налоговые органы при выявлении обстоятельств, которые требуют совершения действий, отнесенных к полномочиям налоговых органов для принятия по ним решения статья 116-122 НК.
3. О возбуждении дела об административном правонарушении и рассмотрении материалов в рамках производства по делам об административных правонарушениях (например, сотрудником милиции может быть составлен протокол об административном правонарушении)
4. Завершение проверки в связи с тем, что нарушения законодательством РФ не установлены.
По принятым решениям в 3 дневный срок извещается организация или физическое лицо, в отношении которого она проводилась.
Проведение ревизии на предприятии - это последовательный процесс, который начинается с подготовки к проведению и заканчивается проверкой устранения нарушений и недостатков, выявленных во время предыдущей ревизии.
Ревизионная работа состоит из следующих этапов: *
подготовка к проведению ревизии; *
проведение ревизии в соответствии с программой; *
подготовка и оформление результатов ревизии; *
реализация материалов ревизии; *
контроль за выполнением решений по результатам ревизии.
При необходимости ревизии проводятся по постановлениям органов предварительного следствия или определениям судов. Конкретный перечень подлежащих проверке вопросов в этих случаях согласовывается с органом, назначившим ревизию.
В соответствии со сроками, предусмотренными планом, руководитель ревизующего органа за 3 - 5 дней до начала ревизии назначает своим приказом ревизию проверки финансово-хозяйственной деятельности. В приказе указываются полное наименование ревизуемого предприятия, вид ревизии, период, за который проводится ревизия, срок проведения ревизии, состав ревизионной группы, в том числе руководитель группы, цель проверки и сроки ее проведения. На проведение ревизии ее членам выдается удостоверение, в котором указываются наименование органа, выдавшего удостоверение, фамилия, имя, отчество и должность удостоверяемого.
До проведения проверки ревизор (члены ревизионной группы) проводят подготовительную работу, связанную с изучением данного предприятия, подготовкой плана и программы проведения ревизии (приложение 5 и 6). При этом изучаются нормативные акты, касающиеся особенностей деятельности проверяемого объекта.
Изучение деятельности предприятия осуществляется по данным годовой и промежуточной бухгалтерской и статистической отчетности, актам ревизий, проведенных в предыдущие периоды, приказам и постановлениям вышестоящих органов, докладным запискам, объяснениям и заявлениям должностных и других лиц ревизуемого предприятия и вышестоящего органа. В ходе изучения указанных материалов работники контрольно-ревизионных служб получают определенное представление о размере и характере деятельности проверяемого предприятия, устанавливают недостатки в его производственной и финансово-хозяйственной деятельности, которые впоследствии проверяются в ходе ревизии.
План ревизии утверждается руководителем контрольно-ревизионного аппарата организации, назначившей ревизию. Один экземпляр документов вручается руководителю ревизионной группы (ревизору), а второй остается в делах организации.
На основании плана, задач, поставленных перед ревизией и изучения материалов, характеризующих хозяйственно-финансовую деятельность проверяемого предприятия, руководитель ревизионной группы (ревизор) составляет программу ревизии. Программа включает перечень основных вопросов, подлежащих проверке, период, за который должна быть проведена ревизия, и используемые способы и приемы контроля. Она составляется при проведении комплексных, тематических и внеплановых ревизий.
Руководитель ревизионной группы должен ознакомить всех ее членов с содержанием плана и программы и распределить задания между ними. На основании полученных заданий члены ревизионной группы составляют рабочие планы (графики) проведения ревизии, порученных им участков деятельности предприятия, которые утверждаются руководителем ревизионной группы.
В рабочем плане указываются перечень работ, подлежащих выполнению во время поведения ревизии, сроки их выполнения и способ проверки. После приезда на ревизуемое предприятие и ознакомления с конкретными условиями работы в рабочий план могут быть внесены соответствующие дополнения и изменения.
При проведении некомплексной ревизии и отсутствии данных о недостатках в работе ревизуемого предприятия осуществляется проверка всей его финансовой и хозяйственной деятельности. В таких случаях программа ревизии не составляется, а ревизор руководствуется типовой программой. Вопросы, подлежащие проверке, определяются и конкретизируются им самостоятельно исходя из данных, полученных в ходе ревизии. Однако рабочий план проведения ревизии должен быть составлен, так как он обеспечивает более рациональное использование времени, вносит в работу ревизора четкость и организованность.
Ревизор должен оповестить работников ревизуемого предприятия о начавшейся ревизии и ее сроках.
По прибытии на ревизуемое предприятие руководитель ревизионной группы (ревизор) предъявляет руководителю этого предприятия приказ или распоряжение о проведении ревизии. После этого производится проверка кассовой наличности (инвентаризация кассы). При отсутствии кассира помещение кассы опечатывается.
Руководитель ревизуемого предприятия предоставляет рабочее помещение, транспорт.
Когда имеются сведения, сигналы о хищении материальных ценностей или нарушении правил их отпуска, ревизию следует начинать с инвентаризации товарно-материальных ценностей.
Руководитель ревизуемого предприятия издает распоряжение, согласно которому работники обязаны предъявлять по требованию ревизора денежные средства и товарно-материальные ценности для их фактической проверки, а также первичные документы, учетные регистры, отчеты, сметы, служебную переписку и другие документы; давать в устной и письменной форме необходимые объяснения и справки; своевременно принимать необходимые меры для устранения выявленных недостатков и нарушений и т.д. При проведении комплексной ревизии руководитель предприятия обязан созвать совещание с руководителями отделов, служб и структурных подразделений, на котором руководитель ревизионной группы представляет всех ее членов, сообщает о цели, задачах и программе ревизии.
Проведению документальной ревизии должно предшествовать обследование ревизуемого предприятия.
Для этого ревизионная группа (ревизор) изучает размещение аппарата управления, отдельных служб, цехов и других структурных подразделений, места хранения оборудования и товарно-материальных ценностей, подъездные пути и т.п.
Ревизионное обследование является первым этапом проверки непосредственно на месте, и оно позволяет членам ревизионной группы (ревизору) установить недостатки в работе предприятия и отдельных его служб, в хранении и использовании оборудования, техники, материальных ценностей и других объектов контроля.
Во время обследования предприятия руководитель ревизионной группы (ревизор) должен решить, где и какие товарно-материальные ценности следует подвергнуть контрольной инвентаризации.
Контрольные инвентаризации проводятся, как правило, в начале ревизии. Вместе с тем они широко применяются и в ходе ее осуществления, когда выявляются те или иные нарушения, недостатки или расхождения в документальных данных и возникает необходимость в использовании данного приема фактического контроля.
До начала проведения документальной ревизии следует ознакомиться с состоянием бухгалтерского учета. Если имеется отставание в учете, то руководитель ревизионной группы (ревизор) совместно с руководителем и главным бухгалтером ревизуемого предприятия должен наметить мероприятия по его ликвидации. Одновременно с этим следует выслать всем поставщикам и покупателям, прочим дебиторам и кредиторам извещения о проводимой ревизии с просьбой сообщить о состоянии расчетов и имеющихся претензиях к ревизуемому предприятию.
После проведения подготовительной организационной работы на предприятии ревизор приступает к непосредственной ревизии, в ходе которой используются способы и приемы документального и фактического контроля.
Ревизия финансово-хозяйственной деятельности предприятия проводится посредством: *
изучения действующей на проверяемом предприятии системы внутрихозяйственного учета, контроля и экономического анализа; *
проверки документов в целях установления законности и целесообразности произведенных хозяйственных и финансовых операций; *
проверки действительности совершения сделок, получения или выдачи в указанных документах денежных средств и материальных ценностей, оказания услуг; *
сопоставления бухгалтерских записей по учету с оправдательными документами, данных бухгалтерского учета с данными отчетности, данных учета и отчетности с соответствующими плановыми данными (сметой, балансом доходов и расходов и другими); *
проведения встречных проверок, т.е. сличения имеющихся на ревизуемом предприятии записей, документов и данных с соответствующими записями, документами и данными, находящимися в тех организациях, от которых получены или которым выданы денежные средства, материальные ценности и документы; *
сличения в необходимых случаях и в установленном законодательством порядке имеющихся на ревизуемом предприятии выписок банка по расчетным, валютным и другим счетам с подлинными записями по этим счетам в банке, а также путем ознакомления с документами, являющимися основанием для производства указанных записей; *
сличения в установленных законодательством случаях и порядке копий платежных документов, имеющихся в ревизуемой организации, с платежными документами, хранящимися в банке; *
контрольных обмеров объемов выполненных работ; *
взвешивания и обмера сырья, материалов, полуфабрикатов и готовых изделий; *
контрольных запусков сырья и материалов в производство, контрольных анализов сырья, материалов и готовой продукции для установления действительных расходов сырья и материалов и соответствия продукции государственным стандартам, правильности списания на производство сырья и материалов, а также установления норм их расходов; *
проверки полноты оприходования готовой продукции, соблюдения норм естественной убыли при хранении и транспортировке материальных ценностей; *
проверки соблюдения установленного порядка ведения бухгалтерского учета денежных средств и материальных ценностей, организации их охраны, состояния пропускной системы.
Для систематизации материалов ревизии ревизор должен регистрировать вскрытые факты нарушений, злоупотреблений и другие недостатки в работе предприятия в своих рабочих документах. Регистрация установленных фактов в документах должна производиться по отдельным разделам ревизии в соответствии со структурой (содержанием) основного акта документальной ревизии. Такой порядок накапливания материалов ревизии позволяет быстрее и логичнее оформить основной акт ревизии, полнее изложить недостатки, нарушения и злоупотребления, установленные ревизией.
На последующих этапах ревизионного процесса оформляются материалы ревизии, реализуются материалы ревизии и организуется контроль за выполнением решений, принятых по результатам ревизии.
Изъятия ревизорами необходимых подлинных документов, когда сохранность их в ревизуемом предприятии не гарантируется, а также в случаях выявления фиктивных документов, совершения подделок и подлогов производится на основании письменного распоряжения судебно-следственных и других органов, имеющих на это право. Взамен изъятых документов в делах ревизуемого предприятия представляются копии или описи изъятых документов, заверенные подписями ревизующего и главного бухгалтера или другого ответственного лица ревизуемого предприятия.
Документальная ревизия проводится на основе первичных документов, регистров бухгалтерского учета, смет расходов и другой документации.
К основным приемам документальной ревизии относятся:
· формальная и арифметическая проверка документов;
· встречная проверка документов или записей;
· юридическая, экономическая и финансовая оценка совершенных хозяйственных операций;
· нормативная проверка;
· сплошное и выборочное наблюдение;
· способ обратного счета;
· приемы экономического анализа (сравнения, сопоставления, балансовый и пр.);
· технико-экономические расчеты.
Формальная и арифметическая проверка документов является ведущим приемом документальной ревизии, при которой выясняют точность заполнения бланков и регистров учета, наличие всех необходимых реквизитов, а также подсчитываются суммы и итоги, т.е. определяется правильность документов и отражаемых ими хозяйственных операций. Встречаются случаи, когда после формально-арифметической проверки возникают неточности и сомнения в правильности или законности операций. Тогда применяют встречные проверки документов путем сверки и сличения данных, отраженных в документах и записях, имеющихся в ревизуемой организации, с данными второго экземпляра этих документов или с записями во взаимосвязанных документах.
Сущность нормативной проверки в бюджетном контроле заключается в сопоставлении фактических расходов с нормативными (плановыми). Этот прием используют при проверке правильности применения материальных и денежных норм и нормативов при составлении сметы расходов бюджетных учреждений и при сметно-бюджетном финансировании, обоснованности составления расчетов к смете и расходной части бюджета, правильности списания расходов по статьям затрат.
Способ обратного счета основан на экспертной оценке материальных и финансовых затрат с целью последующего определения величины необоснованных списаний в расход средств, имеющихся по ревизуемому периоду в наличии на складах и счетах.
Оценка совершенных финансово-хозяйственных операций с различных точек зрения охватывает комплекс приемов анализа и оценки в целях выявления законности, целесообразности, рациональности и эффективности проведенных операций и деятельности ревизуемого предприятия за проверяемый период. Этот прием ревизии является сложным, трудоемким, но важным и необходимым не только для ревизующего органа, но в первую очередь для самого предприятия, учреждения и организации.
К приемам фактической ревизии относятся:
· обследование и инвентаризация материальных ценностей и денежных средств;
· экспертная оценка специалистами фактического объема и качества выполненных работ и услуг, правильности списания сырья, материалов и денежных средств, полноты оприходования материальных и денежных средств и пр.;
· визуальное наблюдение путем обследования помещений и производственных подразделений, например, контрольный обмер отапливаемой площади в школе, установление налогового поста на ликеро-водочном заводе;
· проверка соблюдения трудовой и финансовой дисциплины.
Для проведения фактической ревизии привлекаются специалисты узкого профиля. Фактор внезапности проведения ревизии позволяет получить объективные данные, например, при инвентаризации складских помещений или кассы. Еще лучших результатов можно достичь, сочетая фактический и документальный контроль.
Организация и проведение ревизии представляют сложный, последовательный процесс, начинающийся с планирования и подготовки к ее проведению и заканчивающийся контролем выполнения предложений по акту ревизии.
Весь ревизионный процесс обычно принято разделять на четыре самостоятельных этапа:
1) подготовка к проведению ревизии;
2) проведение ревизии;
3) систематизация и подготовка материалов ревизии;
4) реализация материалов ревизии.
Важным этапом ревизионного процесса по праву считается составление акта ревизии. Основные требования, предъявляемые к акту — правдивость и объективность. Акт ревизии — это официальный документ, по которому делаются выводы о деятельности предприятия и принимаются соответствующие административно-правовые, финансовые и экономико-хозяйственные решения. Поэтому акт не должен содержать субъективных предположений и личных выводов ревизора. Ревизор несет полную ответственность за точность и правдивость составленного акта ревизии, а ошибки и неточности в материалах ревизии недопустимы. Акт ревизии отражает недостатки и нарушения, выявленные в ходе ревизии, он характеризует качество проведения ревизии, уровень подготовленности, образованности, объективности и честности ревизора.
К акту ревизии прилагаются разовые и промежуточные акты и справки проверок, составленные членами ревизионной бригады по результатам контрольной работы на своих участках. В качестве приложений также оформляются акты инвентаризации материальных ценностей и денежных (валютных) средств, контрольных обмеров, экспертизы и лабораторного анализа, обследований и наблюдений, встречных и других разовых документальных и фактических проверок, справки информационного характера, расчеты по налогам и сборам и другие документы.
Акт ревизии состоит из трех частей: вступительной (вводной), описательной (основной) и результативной (заключительной). Каждый факт выявленного нарушения должен быть всесторонне проверен и отражен в акте ревизии полностью с указанием времени совершения данного неправомерного действия или операции, сделанных бухгалтерских проводок, стоимостной оценки нарушений, их причин, а также фамилии, инициалов и должности виновных лиц. Эти факты должны иметь строгую объективность и точность, исключающие двоякое толкование их смысла, они излагаются со ссылкой на соответствующие первичные документы.
Проведение ревизионной работы завершается принятием решения по акту проверки и контролем его исполнения. После ознакомления с материалами ревизии руководитель учреждения, назначивший ревизию, в двухнедельный срок с момента подписания акта или завершения ревизии должен вынести необходимое решение по устранению вскрытых нарушений и недостатков, применению финансовых санкций к нарушителям бюджетно-налогового законодательства. Материалы ревизий и проверок могут направляться соответствующим министерствам, ведомствам и другим вышестоящим инстанциям, отделам администрации, что ускоряет процесс ликвидации нарушений и недостатков. В случае вскрытия серьезных нарушений или установления хищения денежных средств и материальных ценностей в крупных и в особо крупных размерах материалы ревизии могут также быть направленны следственным органам для возмещения ущерба и привлечения виновных лиц к ответственности.
Контроль реализации материалов ревизии проводится путем выезда в обревизованное предприятие и получения от них к установленному сроку информации о проведенной работе по устранению отмеченных недостатков и нарушений, а также при проведении следующей ревизии.