Составление и оформление документов должно производиться по определенным правилам. Государственными стандартами в области делопроизводства и документационного обеспечения управления предусмотрены унифицированные формы для ряда документов. Помимо этого, документы, предназначенные для использования внутри предприятия, должны отвечать принятым корпоративным стандартам.
Все документы принято классифицировать как организационно-распорядительные или учетные документы. К организационно-распорядительным документам относятся приказы, протоколы, справки, письма, распоряжения. ГОСТ Р 6.30-2003 («Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации») определяет состав и расположение реквизитов организационно-распорядительных документов.
Организационно-распорядительные документы - документы, в которых фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, предприятий. Организаций и должностных лиц.
Организационно-распорядительная документация подразделяется на основные группы документов:
1. организационные (уставы, положения, правила, инструкции, определяющие статус предприятия, его структурных подразделений и порядок их работы);
2. распорядительные (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);
3. информационно-справочные (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные и служебные записки и др.);
4. документы по личному составу (приказы по л/с, трудовые договоры, трудовые книжки, личные карточки ф. № Т-2, лицевые счета по зарплате, личные дела).
5. коммерческие документы (коммерческие контракты (договоры));
6. документы по обращениям граждан (предложения, заявления, жалобы и документы по их рассмотрению).
Учетные документы - это счета, накладные, кассовые, платежные документы, без заполнения предусмотренных законом реквизитов они не могут являться основанием для совершения операций.
Главная особенность организационно-распорядительных документов состоит в том, что они являются внутренними документами. Иными словами, для того, чтобы разработать и ввести их в действие, не требуется участия сторонних организаций или представителей каких-либо других предприятий. Достаточно решения руководства или других должностных лиц того предприятия, деятельности которого эти документы касаются.
Внутренний документ, выпускаемый на предприятии, может считаться обязательным для исполнения сотрудниками лишь в том случае, если он имеет юридическую силу.
Чтобы документ имел такую силу, необходимо следующее:
ь положения, содержащиеся в документе, должны строго соответствовать требованиям законодательства;
ь документ должен быть издан должностным лицом управления, отдела предприятия, обладающим необходимыми для этого полномочиями;
ь реквизиты документа должны соответствовать принятым нормам.
Если эти условия не соблюдены, документ может быть признан судом недействительным.
При оформлении организационно-распорядительных документов выполняются типовые управленческие действия, связанные с согласованием, подписанием, утверждением этих документов, с доведением их до сведения работников под расписку. При этом на документах проставляются стандартные надписи: подпись, гриф утверждения, визы согласования и ознакомления. Важно подчеркнуть, что правила оформления отдельных реквизитов, являются общими для разных видов организационно-распорядительных документов.
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает состав следующих реквизитов ОРД (см. Приложение 2).
Схемы расположения реквизитов документов согласно ГОСТу Р 6.30-2003 приведены в Приложение 3. Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, отражающий его особенности и назначение в управленческом процессе. В то же время отдельные реквизиты являются абсолютно обязательными для каждого документа независимо от его вида и разновидности. Отсутствие таких реквизитов в документе лишает его юридической силы. К обязательным для всех ОРД реквизитам относятся: наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текст, подпись.
Формуляр-образец - модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей и основные реквизиты.
Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов строится по формуляру-образцу. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационного обеспечения управления), 4-е издание испр. и дополн. - М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2003,- 176с. Различаются только заголовочные части внутренних и внешних документов предприятия. Во внешних документах обязательно следует указывать справочные данные об организации, на внутренних документах они не указываются. Формуляр-образец служит целям унификации и стандартизации документов.
В рамках данного исследования наибольший интерес представляет инструкция. Инструкции бывают типовые и индивидуальные.
Отдельную группу составляют должностные инструкции, которые также бывают типовыми, отраслевыми и индивидуальными.
Инструкция должна включать:
ь наименование организации;
ь наименование вида документа;
ь заголовок к тексту;
ь гриф утверждения;
ь подписи составителей;
ь печать (при необходимости);
Инструкция утверждается и вводится в действие руководителем организации или распорядительным документом (приказом). При введении приказом инструкция оформляется как приложение к тому приказу.
Если функции документирования выполняются автоматизированной системой, то процесс создания и регистрации документов существенно упрощается, поскольку исключаются ошибки в оформлении документа заданного типа, при создании нового документа система автоматически присваивает ему необходимые реквизиты или заполняет реквизиты нового документа информацией, скопированной из документа-основания, каждый документ регистрируется в системе и сохраняется в единой базе данных. Создание нового документа может происходить по инициативе пользователя либо автоматически на определенном этапе выполнения бизнес-процесса.
Главными функциями организационных документов являются: управленческая и правовая. В управленческой функции документы выступают как средство управленческой деятельности. Организационные документы обеспечивают стабильное, нормальное функционирование государственной системы в целом и каждого государственного учреждения в отдельности. Правовая функция сводится к фиксации, закреплению и изменению правовых норм и правоотношений.
При прохождении производственной практики в ГОУ Гимназия №227 Фрунзенского района СПб автором исследования был сделан вывод - основным учредительным документом учреждения, на основании которого разработаны организационно-правовые документы, является Устав Государственного общеобразовательного учреждения гимназии №227.
Устав - это свод правил, регулирующий правовой статус государственного образования и организацию определенной сферы деятельности. Согласно гл.1, п.11. Устава «Образовательное учреждение в своей деятельности руководствуется: Конституцией Российской Федерации; Законом Российской Федерации «Об образовании» и другими федеральными законами; указами и распоряжениями президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации; Типовым положением об общеобразовательном учреждении (утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 марта 2001 года N 196); Уставом Санкт-Петербурга, законодательными и нормативными актами Санкт-Петербурга и органов управления образованием всех уровней; а также настоящим Уставом и локальными актами Образовательного учреждения».
В организации разработано и утверждено также «Положение о персонале», в котором прописаны основные принципы трудовой деятельности, права и обязанности администрации и сотрудников, взаимоотношения между ними, правила приема и увольнения, рабочее время и время отдыха, гарантии и компенсации, поощрение персонала за успехи в работе, ответственность за нарушение трудовой дисциплины.
В связи с тем, что в Гимназии №227 нет отдельного «Положения о материальном и моральном поощрении», то «Положение о персонале» включает это положение отдельным пунктом. Согласно «Положению о персонале» трудовая деятельность сотрудников Организации регулируется Трудовым Кодексом Российской Федерации, Уставом Организации, а также внутренними нормативными документами.
Правила внутреннего трудового распорядка для работников ГОУ Гимназия №227 Фрунзенского административного района определяют внутренний трудовой распорядок в ГОУ Гимназия №227 и включают в основном пункты из «Положения о персонале»: порядок приема на работу и увольнения работников, основные обязанности работников и администрации, режим рабочего времени, а также меры поощрения и ответственность за нарушение трудовой дисциплины.
Штатное расписание государственного общеобразовательного учреждения составляется на начало учебного года, подписывается руководителем учреждения и главным бухгалтером и утверждается главой администрации района.
Одновременно, на основании распоряжения директора создается комиссия по проведению работы по тарификации и с учетом образования, категории, стажа работы рассчитывается должностной оклад или тарифная ставка работникам учреждения. На основании приказа об утверждении штатного расписания и тарификации сотрудников производятся выплаты сотрудникам учреждения.
Должностные инструкции в гимназии разработаны для работников всех специальностей и профессий:
ь Должностная инструкция педагога дополнительного образования;
ь Должностная инструкция председателя Методического объединения классных руководителей 1-4 классов.
ь Должностная инструкция главного бухгалтера;
ь Должностная инструкция бухгалтера;
ь Классного руководителя;
ь Должностная инструкция заведующего канцелярией;
ь Должностная инструкция заместителя директора по АХР;
ь Должностная инструкция уборщика помещений;
ь Должностная инструкция дворника и др.
В связи с тем, что согласно штатному расписанию в учреждении нет специалиста «заведующий канцелярией», то должностная инструкция не соответствует фактическим должностным обязанностям секретаря. Вариант разработанной автором исследования должностной инструкции секретаря ГОУ см. в Приложении 4.
В связи с тем, что ГОУ Гимназия №227 с 1992 года находится на самостоятельном балансе и осуществляет бухгалтерский учет, то размещение заказов на поставку товаров, оказание услуг и проведение работ осуществляет самостоятельно (согласно Федеральному закону №94-ФЗ), т.е. готовит сопроводительные документы для поведения процедуры закупки в администрацию Фрунзенского района. Для подготовки сопроводительных документов применяется документ «Извещение о проведении мониторинга цен на оказание услуг для государственных нужд Санкт-Петербурга». Остальные документы: сопроводительное письмо, протокол и заключение оформляются по образцам, которые были разработаны отделом городского заказа администрации Фрунзенского района.
Таким образом, главная особенность организационно-распорядительных документов состоит в том, что они являются внутренними документами. Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов строится по формуляру-образцу. Определяет состав и расположение реквизитов организационно-распорядительных документов ГОСТ Р 6.30-2003 («Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации»).
В результате эволюции понятие «документ» претерпело определенные изменения. Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам.
В период ХШ -- XV вв. складывались традиции русской системы делопроизводства, накапливался опыт документирования.
В период приказного делопроизводства (XVI -- XVII вв.) постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и примеры их составления.
В период коллежского делопроизводства (XVIII в.) появились новые названия документов, Екатерина II завершила реформы Петра I, издав «Учреждения для управления губерний» 7 ноября 1775 г., определившие порядок отношений между высшими, центральными и местными учреждениями. Этот иерархический порядок взаимоотношений сохранялся в течении всего XIX в.
В период министерского делопроизводства (XIX -- начала ХХ вв.) организацию работы с документами следует рассматривать как четкую систему, обеспечивавшую движение, учет, контроль и хранение управленческих документов, в основе, которой лежали «универсальные» возможности человека.
Делопроизводство в советскую эпоху отмечено развитием системы документации: плановая, статистическая, бухгалтерского учета, материально-технического снабжения и др. Утверждается новая редакция Государственной системы документационного обеспечения управления (ГС ДОУ), создаются новые ГОСТы на управленческие документы и на унифицированные системы документации. Следует констатировать, что остается еще большое количество вопросов в области правового регулирования ДОУ и архивного дела. В значительной степени это связано с продолжающимися административными реформами, незавершенностью процедуры разграничения полномочий между органами государственной власти и местного самоуправления.
Правовое регулирование ДОУ и архивного дела, как на федеральном, так и на региональном уровне не входит в число первоочередных задач, в результате задержка с разработкой и принятием соответствующих законодательных и нормативно-правовых актов приводит к негативным последствиям в сфере управления в целом.
В действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста. Специалист в области делопроизводства обязан знать действующее законодательство страны и следить за его изменениями, так как эти знания составляют одно из важнейших профессиональных качеств, без которого невозможно заниматься делопроизводством на современном уровне.
Главная особенность организационно-распорядительных документов состоит в том, что они являются внутренними документами. Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов строится по формуляру-образцу. Определяет состав и расположение реквизитов организационно-распорядительных документов ГОСТ Р 6.30-2003 («Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации»).
Введение……………………………………………………………………………….…3
1 Организационно-распорядительная документация………………………….…… 4
1.1 Стандарт на организационно-распорядительные документы…………….…….. 4
1.2 Состав реквизитов документов………………………………………………….…5
2. Основные документы управления (ОРД) и их составление……………………….6
2.1 Организационные документы…………………………………………………..….6
2.2 Распорядительные документы………………………………………………..……8
2.2.1 Стадии подготовки распорядительного документа……………………………10
Заключение……………………………………………………………………………..13
Список использованных источников…………………………………………………14
Приложения…………………………………………………………………………….15
ВВЕДЕНИЕ
Значение документа для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любой производственной деятельности. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними уходит в среднем 60% рабочего времени.
Современное управление государственным предприятием или негосударственной организацией – это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Осуществляются проекты, заключаются и расторгаются договоры, покупаются и продаются ценные бумаги, предприятия, недвижимость. За всем этим стоят документы.
Документы закрепляют производственные отношения как внутри предприятия, так и с другими организациями. Они служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.
Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия.
Основными задачами делопроизводства являются: отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах и обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия.
В данной работе рассмотрены документы, связанные с управленческой деятельностью, а именно организационно – распорядительные документы (ОРД), их составление и оформление.
1. ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ
Управленческая деятельность фиксируется в основном организационно-распорядительными документами. Организационно-распорядительная документация классифицируется на три группы: организационные, распорядительные и справочно-информационные.
Комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы. Права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия, называется организационными документами.К ним относятся: уставы, положения, договор учредителей, инструкции, правила, штатные расписания. Распорядительные документы носят административный характер и должны строго соответствовать закону. К распорядительным документам: постановления, решения, распоряжения, указания, приказы. Группа справочно-информационных документов включает письма, телеграммы, телефонограммы, докладные и объяснительные записки, договоры, акты, справки, заключения, обзоры. К ОРД относится также и документация по личному составу. Это характеристики, справки, личные карточки, заявления.
Другие формы управленческой деятельности отражаются в других документах. Например, учет отражается в статистической, бухгалтерской документации, материально – техническое снабжение в договорах, актах, нарядах, письмах и так далее.
1.1 Стандарт на организационно-распорядительные документы
Существуют единые требования к оформлению документов управления, установленные стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 и применяемые независимо от того:
Государственное предприятие или негосударственное;
Как ведется делопроизводство (традиционным способом или на основе современной информационной технологии);
Каким видом деятельности занимается предприятие.
Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:
Качественное и своевременное составление и исполнение документов;
Юридическую силу документов;
Организацию оперативного поиска документов.
Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи), которые называются реквизитами.
Каждый вид документа (приказ, письмо, акт) имеет определенный набор реквизитов. Максимальный набор реквизитов, используемых в документах управления, - 30. В документе конкретного вида их будет гораздо меньше.
1.2 Состав реквизитов документов
При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
1 - Государственный герб Российской Федерации;
2 - герб субъекта Российской Федерации;
3 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
4 - код организации;
5 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
6 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
7 - код формы документа;
8 - наименование организации;
9 - справочные данные об организации;
10- наименование вида документа;
11- дата документа;
12- регистрационный номер документа;
14- место составления или издания документа;
15- адресат;
16- гриф утверждения документа;
17-резолюция;
18- заголовок к тексту;
19- отметка о контроле;
20- текст документа;
21- отметка о наличии приложения;
22- подпись;
23- гриф согласования документа;
24- визы согласования документа;
25- оттиск печати;
26- отметка о заверении копии;
27- отметка об исполнителе;
28- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29- отметка о поступлении документа в организацию;
30- идентификатор электронной копии документа.
2. ОСНОВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ (ОРД) И ИХ СОСТОВЛЕНИЕ
2.1 Организационные документы
Устав ООО - учредительный документ, который необходим при регистрации ООО и его открытии. От устава ООО во многом зависит правовая регламентация взаимоотношений Общества с участниками, а также отношений участников между собой.
Устав ООО должен быть оформлен в соответствии с п.2 ст.12 закона РФ «Об ООО». Т.е. должен содержать:
Полное и сокращенное фирменное наименование общества;
Сведения о месте нахождения общества;
Сведения о составе и компетенции органов общества, в том числе о вопросах, составляющих исключительную компетенцию общего собрания участников общества, о порядке принятия органами общества решений, в том числе о вопросах, решения по которым принимаются единогласно или квалифицированным большинством голосов;
Сведения о размере уставного капитала общества;
Сведения о размере и номинальной стоимости доли каждого участника общества;
Права и обязанности участников общества;
Сведения о порядке и последствиях выхода участника общества из общества;
Сведения о порядке перехода доли (части доли) в уставном капитале общества к другому лицу;
Сведения о порядке хранения документов общества и о порядке предоставления обществом информации участникам общества и другим лицам.
Устав общества может также содержать иные положения, не противоречащие настоящему Федеральному закону и иным федеральным законам.
Этот документ является обязательным для всех участников общества и третьих лиц (например, контрагентов общества).
Существует много способов написания устава ООО. Наиболее распространенным является способ, когда из соответствующего Закона автор убирает всё на его взгляд лишнее. Т.о. устав ООО будет повторять структуру Закона. Устав ООО для предприятия из одного участника будет несколько отличаться от устава ООО с двумя или более Участниками.
Положение - 1)правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности государственных органов, структурных подразделений, а также нижестоящих учреждений, организаций или предприятий; 2) свод правил, регулирующих определенную отрасль государственного управления.
В учредительном договоре учредители общества обязуются создать общество и определяют порядок совместной деятельности по его созданию. Учредительным договором определяются также состав учредителей (участников) общества, размер уставного капитала общества и размер доли каждого из учредителей (участников) общества, размер и состав вкладов, порядок и сроки их внесения в уставный капитал общества при его учреждении, ответственность учредителей (участников) общества за нарушение обязанности по внесению вкладов, условия и порядок распределения между учредителями (участниками) общества прибыли, состав органов общества и порядок выхода участников общества из общества.
Правила внутреннего трудового распорядка (далее - Правила) - локальный нормативный акт организации, регламентирующий в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации (ст. 189 ТК РФ).
Правила должны быть разработаны в соответствии с Кодексом и распространяться на всех работников предприятия (ст. ст. 15, 56 ТК РФ).
Необходимо также отметить, что законы, которые устанавливают специфические требования к определенным видам деятельности, а также уставы предприятий оказывают специфическое влияние на формирование локальных актов (в том числе и на правила внутреннего трудового распорядка).
1. Организационно-распорядительные документы. Деление ОРД.
2. Составление и оформление приказов, распоряжений, решений.
3. Составление и оформление протоколов.
4. Составление и оформление актов.
Организационно-распорядительная документация – это письменная документация в которой фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также взаимодействие и регулирование органов власти, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.
Система ОРД имеет большое значение для документирования управленческой деятельности. ОРД делится на следующие группы:
1) организационные документы, определяют статус, правовое положение учреждения (уставы, инструкции, положения);
2) распорядительные документы (приказы, решения, постановления) характеризуют административную деятельность организации. Подготовка распорядительных документов осуществляется в несколько этапов:
Изучение управленческого вопроса;
Подготовка проекта документа
Согласование документа;
Подписание документа
3) информационно-справочные документы (акты, справки, протоколы) предназначены для фиксации каких-либо сведений. В отличии от распорядительных документов эти документы могут не требовать исполнения.
В состав распорядительных документов входят приказы, решения, указания, распоряжения и постановления.
Выбор вида документа предназначенного для документирования распорядительного действия определяется уровнем управления или власти, компетенцией должностного лица, порядком принятия решения (единоначально или коллегиально).
Распорядительные документы издаются на основе законов, постановлений и распоряжений правительства, а также вышестоящих органов власти и управления.
Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем организации на основе принципа едино-началия, в целях решения оперативных задач, стоящих перед руководством.
Приказы по общей деятельности
Приказы по личному составу
Формуляр приказа содержит следующие реквизиты:
1) наименование вида документа;
2) наименование организации;
3) дата, индекс;
4) место составления;
5) заголовок к тексту;
7) подпись, печать;
8) отметки о согласовании.
Текст приказа состоит из двух частей;
1. констатирующая, где отражаются основные факты и события, явившиеся основанием для издания приказа.
2. распорядительная, в которой перечисляются распорядительные действия.
Если приказ издается на основании указания вышестоящего органа, то в констатирующей части приводится наименование этого документа, его дата, индекс и заголовок.
Распорядительная часть начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое пишется с отдельной строки прописными буквами.
При необходимости текст приказа делят на пункты. Действия однородного характера объединяются в одном пункте. Каждый пункт распорядительной части приказа должен содержать исполнителя (им могут быть организации, структурные подразделения и отдельные должностные лица) затем указывается предписываемые действия и сроки исполнения, которые должны быть реальными и соответствовать объему выполняемых работ. В последнем пункте приказа указывают должностное лицо на которое возложен контроль за исполнением. При необходимости проект приказа согласовывается с заинтересованными службами. Визирует проект приказа руководитель этих служб. Датой приказа является дата его подписания.
Распоряжение – это распорядительный документ, издаваемый руководителем коллегиального органа для решения оперативных вопросов.
По составу и расположению реквизитов распоряжение не отличается от приказа, однако, часто не содержит констатирующей части. Текс распорядительной части начинается словом «Предлагаю», «ОБЯЗЫВАЮ».
Решение – это распорядительный документ, издаваемый органами действующими на основе коллегиальных принципов управления. Распорядительная часть решения начинается с названия органа его принимающего и словом «РЕШЕНИЕ».
Протокол – документ, в котором фиксируются последовательность и содержание обсуждаемых коллегиальным органом (соглашением, конференцией, советом и т.д.) поставленных вопросов и принятых решений.
Протокол ведется специально назначенным лицом. В состав реквизитов протокола входят:
Наименование организации (согласно ГОСТ Р.30-2003 такого реквизита нет);
Номер протокола;
Место составления документа;
Гриф утверждения документа (если протокол утверждается);
Заголовок к тексту (н-р, Отчет о работе кафедры ФиК за ноябрь 2009 года);
Подписи (председатель, секретарь)
Если заседание длится несколько дней, то дата оформляется следующим образом: 09-12.11.2009 г.
Номер протокола – порядковый номер протокола в течении года.
Текст протокола состоит из двух частей:
1. Вводная часть – приводятся данные о председателе, секретаре и присутствующих членах коллегиального органа и излагается повестка дня.
2. Основная часть фиксирует ход заседания. СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Протоколы бывают краткими, полными или стенографическими.
Краткий протокол фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол рекомендуется вести только в тех случаях, когда доклады и тексты выступлений будут представлены секретарем или когда заседание носит оперативный характер.
Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений, все высказанные мнения, вопросы, замечания и критики.
Стенографический протокол дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработки решения по нему. Полный и стенографический протоколы составляют на основе рукописных стенографических или магнитофонных записей, которые ведутся во время заседаний.
Оформляет протокол секретарь, подписывает председатель и секретарь.
Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста документа, относящегося к тому вопросу повестки дня по которому готовят выписку. При этом воспроизводят реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому делается выписка, а также текст, описывающий обсуждение вопроса и принятое решение.
Выписку из протокола подписывает секретарь, он же составляет заверительную надпись. Если выписка предоставляется в другую организацию, то она заверяется печатью.
Акт – документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающей установленные ими факты или события. Актами фиксируются результаты ревизий, инвентаризаций, приема-передачи или списания товарно-материальных ценностей, прием законченных работ и т. д.
Реквизиты акта:
Наименование организации - структурного подразделения (в соотв.с ГОСТ Р.30-2003 нет такого реквизита);
Наименование вида документа;
Место составления;
Заголовок к тексту;
Подписи;
Указание на количество экземпляров и их местонахождение.
Текст акта состоит из двух частей - вводной и констатирующей.
В вводной части указывается основание для составления акта - указывается номер и дата приказа, на основании которого была создана комиссия и перечисляются составители акта - присутствовавшие члены комиссии с указанием их должностей, а также перечисляются другие лица, присутствовавшие при работе комиссии, но не являющиеся ее членами.
В констатирующей части излагаются цели и задачи составления акта и существо проведенной комиссией работы, а также установленные факты и выводы.
Количество оформляемых экземпляров акта определяется числом заинтересованных сторон, то есть оформляется столько экземпляров, сколько человек изъявили желание получить экземпляр акта. При этом акте указывается кому передан каждый экземпляры акта. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. При оформлении подписей членов комиссии их должности не указываются. Акт вступает в силу со дня его утверждения руководителем предприятия.
Тема 5 «Система документации по личному составу»
1. Состав документов по личному составу
2. Первичные учетные документы (карточки формы Т2)
3. Приказы по личному составу. Виды приказа.
4. Личные документы, оформление трудовой книжки.
Ведение кадровой документации предусмотрено российским законодательством для предприятий и организаций всех форм собственности и регулируется трудовым кодексом РФ.
К документам по личному составу относятся:
Заявления о приеме, увольнении, переводе, трудовые договоры;
Приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе);
Трудовые книжки;
Личные дела;
Личные карточки формы Т-2;
Лицевые счета по заработной плате и др.
Основанием для приема на работу является заключенный договор или контракт, который составляется в двух экземплярах. Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме.
Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы Т-2, которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу
Личная карточка – основной документ по учету личного состава организации. Все записи в личной карточке должны быть документально обоснованы. На основании паспорта записываются его данные (Ф.И.О., дата и место рождения и т.д.). На карточке ставится дата ее оформления и подпись лица, на которого она заведена.
При увольнении работника в карточке проставляются дата и номер приказа, указываются причины увольнения. Эти сведения должны заполняться с особой тщательностью, так как они нередко служат основанием для Подтверждения трудового стажа работника.
Заполняются личные карточки рукописным или машинописным способом лицом, ответственным за работу с персоналом фирмы, или секретарем-референтом. Все записи должны быть без сокращений. Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту.
На многих предприятиях личные карточки работников ведут с помощью ПК.
Приказы по личному составу ведутся отдельно от приказов по общей деятельности. Текст приказов по личному составу отличается от текста приказов по общей деятельности.
Во-первых, большинство приказов по личному составу не имеют констатирующей части;
Во-вторых, приказы по личному составу не имеют глагола «ПРИКАЗЫВАЮ», а распорядительные действия начинаются с глагола «ПРИНЯТЬ», «УВОЛИТЬ».
Приказы по личному составу делятся на:
Простые (индивидуальные) содержат информацию только на одного работника;
Сложные (сводные) содержат информацию о нескольких работниках, независимо от того под какие они управленческие действия попадают.
Постоянной информацией для любого кадрового приказа является:
1. указание распорядительного действия;
2. Ф.И.О. и должность работника, на которого составлен приказ;
3. структурное подразделение;
4. дата вступления в силу данного приказа.
При приеме на работу – з/пл., образование.
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих. Прием на работу без трудовой книжки не допускается. Трудовая книжка не предъявляется лишь при оформлении на работу по совместительству и по трудовому соглашению (договору подряда).
Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. В трудовую книжку вносят:
Сведения о работнике: Ф.И.О., дата рождения, образование, профессия, специальность;
Сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение;
Сведения о награждениях и поощрениях в соответствии с действующим законодательством (ордена, медали, почетные звания, поощрения за успехи в работе и т.д.);
Сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.
Взыскания в трудовую книжку не записываются.
С каждой записью в трудовой книжке необходимо ознакомить ее владельца.
Тема 6 «Служебные письма»
1. Понятие и классификация служебных писем
2. Правила оформления и составления служебных писем
3. Контроль качества подготовки служебных писем
Для осуществления управленческой деятельности предприятие, в соответствии с Устава, издает распоряжения и принимает постановления, которые обязательны к исполнению во всех подразделениях, а так же всеми должностными лицами.
В соответствии с Регламентом работы компании правом представления Генеральному директору Управляющей компании (далее УК) постановлений и распоряжений обладают директора обособленных подразделений. Подготовка проектов постановлений и распоряжений директора обособленных подразделений (далее ОП), а также иных распорядительных документов (приказы, указания, поручения, инструкции) может быть поручена руководителям структурных подразделений ОП, а также осуществлена ими самостоятельно по собственной инициативе. Постановления издаются по вопросам нормативного характера и вопросам, рассчитанным на постоянное и многократное действие, назначения и освобождения от должности заместителей директоров структурных подразделений.
Распоряжения издаются по всем остальным вопросам, в том числе оперативным, организационным и кадровым.
При оформлении и составлении распорядительных и иных служебных документов должны соблюдаться требования, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники.
Распорядительные документы администрации города: постановления, распоряжения, приказы и служебные письма оформляются на бланках, соответствующих ГОСТу Р.6.30-2003.
Бланки указанных документов изготавливаются типографским способом на бумаге белого цвета высшего качества форматов А4 (210 х 297 мм) или А5 (210 х 148 мм) в соответствии с ГОСТом Р.6.30-2003.
Основные требования к составлению организационно-распорядительных документов
Название документа должно присутствовать на любом документе, кроме письма; оно определяется составителем документа, исходя из назначения и содержания последнего, и должно соответствовать виду данного документа (постановление, распоряжение, приказ, акт, инструкция и т.д.). В зависимости от названия документа выбирается нужная форма изложения текста, определяются характер и степень обязательности реализации его содержания.
Название документа служит целям удобства классификации, контроля и хранения документов. Исходя из названия документа, устанавливается и перечень необходимых для его оформления других реквизитов.
Заголовок документа составляется к любому документу формата А4 (210 х 297 мм), независимо от его назначения. Заголовок отражает содержание документа и должен быть максимально точным, согласовываться с видом документа. Раскрывающий содержание документа заголовок позволяет экономить время при его рассмотрении, а главное - устраняет возможность ошибки или вариантности его толкования при вводе сведений о документах в информационно - поисковую систему, облегчает поиск и прохождение документов.
Заголовок к текстам постановлений, распоряжений, приказов, положений, актов, справок, отчетов и др. строится на основе существительного в форме предложного падежа, например:
«О поощрении…»,
«О выплате…»,
Правила, Устав, список, реестр и другие документы требуют родительного падежа стержневого существительного в заголовке к тексту, например:
Правила «оформления документов»
(с ответом на вопрос «чего?»)
Заголовок к тексту Инструкции формируется на основе существительного в дательном падеже, например:
Инструкция «по эксплуатации…»
«О мерах…»,
в этом случае наряду с заголовком
составляются подзаголовки. Их пишут
в левой части листа, не прерывая текста.
Датирование документа обязательно для придания ему юридической силы. Датой документа является дата его подписания или утверждения:
Датой издания (принятия) постановления, распоряжения, приказа является дата их подписания Главой города, руководителем структурного подразделения;
Датой протокола является дата заседания (принятие решения);
Датой акта - дата события;
Датой отчета, плана и других требующих утверждения - дата их утверждения;
Датой вступления в силу распорядительного документа считается дата его подписания, если иное не указано в самом документе.
В состав даты входит указание числа, месяца, года.
например:
Все служебные отметки на документе, связанные с его созданием, прохождением и исполнением (визирование, согласование, регистрация) и т.д. в обязательном порядке датируются.
Дата должна проставляться лицом, подписывающим или утверждающим документ. На документах, составленных совместно несколькими организациями или юридическими лицами, проставляется единая дата подписания. Место размещения даты зависит от вида документа и определено в форме бланков.
Индекс придает документу юридическую силу, подтверждая факт составления и отправки документа, и предназначен для учета, контроля за своевременным исполнением и организации системы поиска поступающих или создаваемых документов. Индекс документа должен состоять из порядкового номера, который при необходимости дополняется буквенными обозначениями, индексом по номенклатуре дел или другому классификатору - названий документов, вопросов деятельности, корреспондентов, исполнителей и др. Составные части индексов отделяются косой чертой, например:
где: 148 - порядковый номер корреспонденции,
Текстом документа является выраженное средствами делового языка содержание каких-либо действий или событий. Его содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами и отражать точное и правильное освещение событий. Текст документа составляется на основе унифицированных форм, унифицированных сборников текстов, типовых нормативных документов, определяющих содержание конкретных документов. Тексты документов оформляются в виде связного текста, анкеты, таблицы или соединения этих форм.
Рекомендуется разделять тексты на две основные части. В первой части указывается основание составления документа. Во второй части излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы. Если документ состоит из одной фразы, то в первой части также рекомендуется сообщать основания или причины создания документа, а во второй - решение, распоряжение, просьбу.
При подготовке распорядительных документов нормативно - правового характера (положений, правил, порядка, инструкций) руководствоваться следующими требованиями в структурном оформлении текста данных документов.
Структурное оформление текста положений, порядка, правил, инструкций
Наименование (положения, порядка, правил, инструкций)
1. Общие положения
1.1. Нормативно-правовое обеспечение, дающее основание для принятия данного документа.
1.2. Цели и задачи документа.
1.3. Основные понятия (термины), используемые в документе.
2.1. Разделы по направлениям с четким изложением.
2.2. Пункты, подпункты в разделах.
3. Приложение
3.1. В приложения выносить договоры, акты, справки, таблицы и т.п.
3.2. К нормативному документу прилагается краткая пояснительная записка, отражающая краткий обзор или разъяснение существующего положения, по которому разрабатывается документ. Характеристика проблем.
Структура текста постановлений (распоряжений) нормативно-правового документа.
1. Точное, юридически правильное название документа.
2. Краткая преамбула, при необходимости со ссылкой на нормативно-правовые акты.
3. Определение конкретной цели принимаемого документа.
4. При необходимости указывать признание утративших силу ранее принятых по этому вопросу документов.
5. Если в документе содержатся указания о выделении финансовых средств - источник финансирования.
7. Определение должностных лиц, органов, на которых возложен контроль за исполнением, и сроки исполнения.
Примечание. В отдельных случаях текст документа может содержать одну заключительную часть: распоряжения, приказы - распорядительную часть без преамбулы, письма - без пояснений и т.д.
В распорядительных документах, действующих на принципах единоначалия или адресованных руководству или органам власти, суда и прокуратуры, используются формы изложения текста от первого лица единственного числа, например:
«Постановляю», «предлагаю»,
«прошу», «обязываю».
В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности, форма изложения текста от третьего лица единственного числа, например:
«постановляет», «решил».
В совместных документах используется форма изложения текста от первого лица множественного числа, например:
«предлагаем», «решили» и т.д.
Документы, содержащие информацию по различным вопросам деятельности учреждений, организаций и в ней несколько решений, выводов (в докладах, положениях, обзорах), делятся на разделы, главы, пункты, подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами. Разделы должны иметь заголовки, выражающие существо содержания документа.
Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа, например:
«Слушали», «Выступили»,
«Постановили».
В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, должностные обязанности, инструкция), а также содержащих описание или оценку фактов (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа, например:
«отдел осуществляет функции»,
«в состав объединения входят»,
«комиссия установила».
Документы - приложения могут быть трех видов:
Утверждаемые или вводимые в действие соответствующим документом (приложение к правовым актам);
Поясняющие содержание другого документа;
Направляемые с сопроводительным документом адресату.
В организационно-распорядительных документах, содержание которых дополняется или поясняется приложениями, сведения о наличии приложений указываются в тексте, например:
«Утвердить инструкцию по учету
и хранению документов
(приложение №1)
либо (согласно приложению)»
На самом документе - приложении должна быть сделана отметка, соединяющая его с основным документом и придающая ему юридическую силу. Размещается отметка в правом верхнем углу первого листа приложения и включает наименование нормативного акта (постановления, распоряжения и т.д.), его дату и номер, например:
Приложение №1
к постановлению Главы города
В приложениях должны быть все необходимые для документа элементы: наименование, заголовок, подпись управляющего делами администрации города. Если документ имеет приложения, названные в тексте, после текста делается отметка, которая включает в себя сведения о количестве листов приложения и количестве прилагаемых экземпляров. Если в документе приложения информационно - справочного характера не названы, то их наименования необходимо перечислить после текста с указанием количества листов каждого приложения и количества экземпляров. При наличии нескольких приложений к распорядительному документу, на них проставляется порядковый номер.
Согласование является способом предварительного рассмотрения и оценки проекта документа. Согласование проектов документов проводится при необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам. Согласование может проводиться как в УК, ее структурных подразделениях, так и вне ее с подведомственными и неподведомственными организациями, учреждениями.
Внутреннее согласование проектов распорядительных документов называется визированием.
Визирование производится в следующей последовательности:
С функциональными подразделениями;
С совещательными органами;
С общественными организациями;
С юридической службой;
С финансовой службой;
С заместителями Главы города, ведающими вопросами, содержащимися в проекте документа.
Первым проект документа визирует его исполнитель в подтверждение того, что он несет ответственность за его качество. Виза включает в себя личную подпись визирующего и дату согласования. При необходимости могут быть указаны должность визирующего, дата и расшифровка его подписи (инициалы и фамилия) и располагается слева направо во всю ширину листа. Виза проставляется на первом экземпляре и располагается на последнем листе подлинника распорядительного документа ниже реквизита «подпись». Отказ должностного лица от визирования не допускается. При наличии разногласий точка зрения визирующего излагается перед визой или на отдельном листе с указанием об этом в форме: «замечания прилагаются».
Внешнее согласование можно оформлять грифом согласования, справкой согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа.
Гриф согласования включает в себя следующие элементы:
Слово Согласовано (печатается прописными буквами);
Полное наименование должности и название учреждения;
Личную подпись;
Инициалы и фамилию лица, с которым документ согласовывается;
Дату согласования.
Гриф согласования располагают ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, то согласование может быть на отдельном «листе согласования». На документе делается запись «Лист согласования прилагается». При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:
«Замечания прилагаются»
(личная подпись) С.И. Иванов
Удостоверение документов является формой выражения ответственности за их содержание и законность. Основными способами удостоверения документов являются подписание, утверждение и проставление печати. Подпись - обязательный реквизит документа. В состав подписи входит: наименование должности подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка. Подлинники постановлений и распоряжений подписывает генеральным директором УК (директором ОП), а в его отсутствие - должностное лицо, исполняющее его обязанности. Документы, направляемые в вышестоящие законодательные и исполнительные органы власти и управления, подписывает только генеральным директором УК, в его отсутствие - или его первый заместитель, или исполняющий его обязанности. Подписывается, как правило, один первый экземпляр документа.
Утверждение документа - особый способ удостоверения документа после его подписания, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг учреждений, должностных лиц и граждан. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения. Документы утверждаются органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в документе.
Утверждение производится двумя способами:
Грифом утверждения и утверждается либо генеральным директором, либо должностными лицами, в компетенцию которых входят решение вопросов, изложенных в документах;
Утверждается изданием соответствующего распорядительного документа (постановления, распоряжения, приказа).
Оба способа имеют одинаковую юридическую силу.
Утверждаются следующие документы: положения, правила, порядок, Уставы структурных подразделений, отчеты, планы, штаты и штатные расписания, акты приема и передачи дел и контрольно - ревизионного порядка, акты приема в эксплуатацию законченных строительством или реконструкцией зданий и сооружений, отдельные разновидности протоколов и т.д.
Печать заверяет подлинность подписи должного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. Простые круглые печати (без изображения государственной символики) с наименованием структурных подразделений администрации города изготавливаются также в одном экземпляре, хранятся у руководителей соответствующих подразделений администрации города. Простая печать ставится на документах структурных подразделений, требующих подтверждения подлинности факта трудовой деятельности, копиях документов и т.д.
Оттиск печати должен проставляться так, чтобы им были захвачены части наименования должности подписавшего документ лица и часть его личной подписи.
Организационно-распорядительные документы систематизированы по следующим функциям:
— Создание организации, предприятия;
— Реорганизация организации, предприятия;
— Ликвидация организации, предприятия;
— Приватизация государственных и муниципальных организаций, предприятий;
— Распорядительная деятельность организации, предприятия;
— Организационно-нормативное регулирование деятельности организации, предприятия;
— Оперативно-информационное регулирование деятельности организации, предприятия;
Виды
Административная система документирования по видам документов делится на три группы документов.
1. Организационно-распорядительная документация (ОРД) – положения, уставы, инструкции, приказы, решения, протоколы, штатное расписание, регламент и т.п.
2. Справочно-информационная документация (СИД) – письма, телеграммы, телефонограммы, докладные, служебные, пояснительные, объяснительные записки, справки, акты и т.п.
3. Документы по личному составу (ДЛС) – приказы, личные дела, заявления, трудовые книжки, характеристики, анкеты, резюме, договоры и т.п.
Функции
Основная функция распорядительных документов — регулятивная; целевое назначение — регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать ю аксимальний эффект от деятельности предприятийа.
Решение, зафиксированы в распорядительных документах, направлены на совершенствование организационной структуры, характера, содержания, средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности учреждений, обеспечь ния организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и другими ресурсам.
Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от вышестоящей организации в подведомственной, от руководителя организации к руководителю тока уктурного подразделения и работников данной организации и т.д. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертиі.
В юридическом плане значительная часть распорядительных документов относится к нормативно-правовых актов В них содержатся конкретные, юридически властные предписания субъектов исполнительной власти Конкретность таких пре исив проявляется в том, что их адресатом выступают конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, которые влекут возникновение конкретных административных тивно-правовых относиин.
Составление
Стилю служебных документов должна быть присуща стилистическая строгость, нейтральность изложения. Управленческие документы организации связаны с правовыми нормами, поэтому объективность в стиле изложения характеризуется эмпирическим и предписывающим характером документа. В официально-деловом стиле не должно быть эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности. Официально-деловой стиль документов должен отвечать требованиям:
краткость и компактность изложения официального документа;
точность и определенность формулировок;
однозначность и единообразие терминов;
последовательность.
Обязательно в распорядительных документах указание конкретных лиц ответственных за исполнение, а также лица контролирующего ход исполнения. Наличие даты, к которой распоряжение должно быть исполнено.
Правила оформления
Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от лат. requisitum - требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлении, событий.
Постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1997 г. № 273 принят и введен в действие с 1 июля 1998 г. ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации». Постановлением Госстандарта РФ от 21 января 2000 г. №9 в настоящий стандарт внесены изменения вводящиеся в действие с 1 апреля 2000 г. Этот стандарт определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления и место расположения на документах, требования к изготовлению бланков и к учету бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов РФ.
В новом государственном стандарте, по сравнению с о стандартом действовавшим до 1997, года определено 29 реквизитов вместо 31. (Расположение их показано на схемах в прил. 1)
Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов. Например, обязательные реквизиты для письма - наименование организации, почтовый адрес, адресат, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, подписи, фамилия исполнителя и номер его телефона.
В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требуют назначение документа, его обработка и т.д.
Следует отметить, что часто документы оформляются на бланках трех видов: бланке служебного письма, бланке для конкретного вида документа и общем бланке для всех других документов. Эти бланки имеют установленный комплекс постоянных реквизитов с продольным или угловым расположением. Изготавливаются они в основном на бумаге форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Допускаются бланки форматов A3 и А6.
Документы, составленные от имени двух или более организаций, оформляются без бланка.
По пожарной безопасности
Перечень документации по пожарной безопасности
Приказы пожарной безопасности
1. Приказ по организации «О назначении лица, ответственного за пожарную безопасность»;
2. Приказ по организации «Об определении мест для курения»;
3. Приказ по организации «О порядке обесточивания электрооборудования в случае пожара и по окончании рабочего дня»;
4. Приказ по организации «О назначении ответственного за электрохозяйство»;
5. Приказ по организации «Об определении порядка и сроков прохождения противопожарного инструктажа и занятий по пожарно-техническому минимуму, а также назначение ответственных за их проведение»;
6. Приказ по организации «О назначении ответственного лица за сохранность и готовность к действию первичных средств пожаротушения и пожарного инвентаря»;
7. Приказ по организации «Об утверждении Инструкции по пожарной безопасности и по действиям персонала организации в случае пожара»;
8. Приказ по организации «Об утверждении добровольной пожарной дружины»;
9. Приказ по организации «Об организации обучения пожарно-техническому минимуму».
Журналы пожарной безопасности
10. Журнал объектовый «Отработка плана эвакуации при пожаре»;
11. Журнал объектовый «Техническое обслуживание огнетушителей»;
12. Журнал объектовый «Проведение испытаний и перезарядки огнетушителей»;
13. Журнал объектовый «Регистрация нарядов-допусков на производство газоопасных работ»;
14. Журнал объектовый «Техническое обслуживание пожарной автоматики»;
15. Журнал объектовый «Учет проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля».
Инструкции пожарной безопасности
16. Инструкция объектовая «О порядке действия персонала при срабатывании пожарной автоматики»;
17. Инструкция объектовая «О закрытии производственных и вспомогательных помещений после окончания работы»;
18. Инструкция объектовая «По оказанию помощи пострадавшему»;
19. Инструкция объектовая «По электробезопасности»;
20. Инструкция объектовая «По ревизии (очистке) воздуховодов вентиляционных систем»;
21. Инструкция объектовая «О мерах пожарной безопасности на объекте»;
22. Инструкция объектовая «О мерах пожарной безопасности при проведении мероприятий на объектах с массовым пребыванием людей»;
23. Инструкция объектовая «Ответственному за пожарную безопасность»;
24. Инструкция объектовая «По эксплуатации внутреннего противопожарного водопровода»;
25. Инструкция объектовая «По требованиям к выбору и эксплуатации огнетушителей»;
26. Инструкция объектовая «По применению работниками (гражданами) бытовых пиротехнических изделий».
27. Положение о проведении противопожарных инструктажей;
28. Билеты для проведения зачета по пожарно-техническому минимуму;
29. Комплект лекций для проведения пожарно-технического минимума;
30. Тестовые задания по ПТМ;
31. План противопожарных мероприятий на год;
32. Программа вводного противопожарного инструктажа.
Для защиты персональных данных
Организационные меры защиты персональных данных включают в себя разработку организационно-распорядительных документов, а также реализацию мероприятий по защите персональных данных.
В соответствии с п. 1 ст. 23 Федерального закона от 27.07.2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных» и п. 1 Положения о Федеральной службе по надзору в сфере связи и массовых коммуникаций, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 16.03.2009 года № 228, уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, на который возлагается обеспечение контроля и надзора за соответствием обработки персональных данных требованиям настоящего Федерального закона, является федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по контролю и надзору в сфере связи и массовых коммуникаций (Роскомнадзор).
Организационные меры осуществляются на предприятии независимо от того, подавалось уведомление в Роскомнадзор или нет, осуществляется обработка ПДн с использованием средств автоматизации или без их использования.
Перечень мероприятий и необходимых документов может меняться в зависимости от специфики обработки персональных данных, орг.структуры и других особенностей каждого отдельно взятого предприятия.