Как восстановить трудовую книжку ,если она потерялась по вашей или чьей-то еще вине? К кому обратиться, и в какой срок? Как восстановить трудовую книжку при содействии государственных органов? На эти и многие другие вопросы вы найдете ответы в настоящей статье.
Утеряна трудовая книжка - как восстановить? Первые шаги
Прежде чем понять, как восстановить трудовую книжку при утере, нужно разрешить вопрос: по чьей вине трудовая книжка была утеряна. От этого зависит, на ком лежит прямая ответственность за восстановление трудового документа.
Вариантов здесь не может быть много, поскольку трудовая книжка находится либо у нанимателя (с момента официального устройства на работу), либо у трудящегося (который в настоящий момент нигде официально не трудоустроен). Соответственно, потеряться трудовая книжка может у нанимателя или работника.
В первом случае, когда виновен наниматель, восстановить трудовую книжку при утере должен именно он (наниматель). Трудовая книжка в данной ситуации может быть утеряна по беспечности самого нанимателя или его сотрудников. Напомним, что ответственность за хранение трудовых книжек полностью лежит на организации-работодателе (или индивидуальном предпринимателе) с момента трудоустройства сотрудника. Кроме того, наниматель может массово потерять трудовые книжки в случае, например, чрезвычайных ситуаций.
В случае же, когда в утере виновен сам трудящийся, то и восстанавливать трудовой документ он должен самостоятельно. А подробно, как восстановить трудовую книжку, мы рассмотрим далее.
Как восстановить утерянную трудовую книжку. План действий
- Первым шагом, как уже указывалось выше, определяется виновный в утере.
- Далее пишем заявление о восстановлении трудовой книжки (выдаче дубликата) последнему нанимателю по причине ее потери. Последний наниматель в срок до 15 дней с момента предъявления такого заявления должен выдать дубликат трудовой книжки.
Важно: чтобы зафиксировать дату написания и предъявления заявления нанимателю, подавать его нужно лично и под роспись о принятии, либо посредством заказной корреспонденции с уведомлением о вручении.
Если в утере трудовой книжки виновен сам сотрудник, то и восстанавливать недостающую информацию о трудовом стаже он будет сам. Однако работодатель может оказать содействие своему бывшему работнику. В случае вины в утере работодателя это содействие станет его обязанностью.
При массовой утере трудовых книжек информация о трудовом стаже работников восстанавливается специально созданной комиссией, которая созывается из числа работодателей, членов профсоюзных организаций, государственных органов и иных заинтересованных лиц.
- Процедура восстановления книжки одинакова для всех организаций и происходит путем направления запросов предыдущим работодателям, которые в ответ на запрос представляют справку о периоде работы, должности, трудовом стаже заявителю.
Если утеряна трудовая книжка, а работодатель ликвидирован, как восстановить книжку?
Бывают ситуации, когда предыдущий работодатель ликвидирован, т. е. прекратил свое существование, и никаких органов, отвечающих в этой организации за трудовую деятельность сотрудников, уже нет.
Безвыходная на первый взгляд ситуация решаема посредством нескольких вариантов:
- обращение за восстановлением в Пенсионный фонд РФ;
- обращение за восстановлением в Государственный архив;
- обращение за восстановлением в суд.
Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд России
Для восстановления своего трудового стажа трудящийся может обратиться в территориальное отделение Пенсионного фонда России. Запрос необходимо подать в письменном виде лично или отправить почтой, заказным письмом с уведомлением о вручении.
В течение 10 дней с момента получения запроса органы ПФР выдают справку о трудовом стаже, периодах и местах работы заявителю. Услуга предоставляется бесплатно.
Этот способ удобен, если необходимо восстановить данные за последние годы работы, поскольку персонифицированный учет введен недавно, и в органах ПФР могут содержаться неполные данные о работнике.
Восстановление трудовой книжки через государственный архив
Более надежный способ, но и более трудоемкий - это обращение в государственный архив по месту регистрации предыдущих работодателей.
В государственном архиве на запрос (также письменный) выдадут справку с информацией - где, когда и сколько работал заявитель.
Как восстановить трудовую книжку через суд
Самый длительный, но и самый верный вариант восстановления трудовой книжки - это обращение в суд для установления юридического факта, а именно трудовой деятельности.
Суд в пределах своей компетентности сам направит предыдущим нанимателям запросы, ответы на которые, как показывает практика, приходят быстрее, чем при обращении организации или физического лица.
Также для доказывания могут быть использованы свидетельские показания.
Таким образом, предаваться панике в случае утери трудовой книжки не нужно. Данные из нее можно восстановить и получить дубликат, который будет полностью заменять основной документ.
Иногда в жизни человека случаются такие ситуации, когда надо решить вопрос о том, как восстановить трудовую книжку – утраченную либо испорченную. Первый вопрос, который возникает в этой ситуации – кто должен восстанавливать? Безусловно, сам процесс оформления, т.е. выписывания дубликата лежит на предыдущем или нынешнем работодателе, а вот собирать документы по восстановлению информации будет тот, кто виноват.
Порядок действий зависит от того, по чьей вине произошла :
- Виновником является работодатель. Если утеря или порча произошли по вине работодателя либо его представителя, то и восстановлением занимается он. Данных факт мог иметь как частный характер, т.е. утеря или порча произошла одной книжки либо это событие имело массовый характер - произошла утеря или порча всех документов или большей их части, вследствие стихийного бедствия (пожар, затопление и т.п.) либо нарушения .
В первом случае работодатель, восстанавливая книгу, сам отправляет необходимые запросы в соответствующие организации, во втором – создается комиссия по восстановлению документов. В обоих случаях работодатель обязан восстановить формуляр своего сотрудника сам, а не перекладывать на него часть обязанностей.
- Виновником является владелец документа. Если утеря или порча произошла по вине собственника данного документа, то и сбор документов для восстановления утерянной информации, будет проводить он сам.
Как восстановить трудовую книжку при утере - порядок действий
Если книжка испорчена (обгорела, промокла, порвалась), восстанавливать придется только ту информацию, которая уничтожена. Читаемая информация (если она полная) просто переносится в новую книжку.
Образец справкиКак восстановить книжку при утере? Для этого надо собрать все информацию, подтверждающую вашу деятельность с обозначением предприятий и периодов работы. Для начала нужно:
- Успокоиться, собраться с мыслями и вспомнить все предыдущие места работы, отраженные в трудовой книжке, с названиями организаций и их месторасположением. Все зафиксировать на бумаге.
- Если организация находится недалеко от места вашего нынешнего проживания, съездить туда и написать заявления о предоставлении вам справки о времени и характере вашей работы в данной организации, а так же обо всех поощрениях (если таковы имели место быть), которые были отражены в утерянной трудовой книжке. В ответ на ваш запрос, специалист по кадрам предоставляет вам полную информацию, заверенную печатью и подписью руководителя предприятия.
- Если же организация, в которой вы работали, находится достаточно далеко (в другом города, области, республике), тогда данный запрос необходимо послать почтой с уведомлением о вручении. Ответная информация будет вам также передана посредством почтовой связи.
Где восстановить трудовую книжку, если организация прекратила свое существование?
Ничего не исчезает бесследно. Начнем искать следы затерянной организации и восстанавливать информацию о своей трудовой судьбе:
- Восстановление трудовой книжки в Пенсионном Фонде . Один из путей восстановления информации, это восстановление трудовой книжки через Пенсионный фонд. Вы обращаетесь в Пенсионный фонд по месту жительства с запросом, о предоставлении справки о вашем трудовом стаже. В течение десяти дней с момента получения запроса, сотрудники данной структуры выдают вам необходимый документ с указанием мест и периодов вашей работы. И все бы хорошо, но есть один нюанс: в пенсионном фонде имеется информация о трудовой деятельности только за последнее время, т.к. персонифицированный учет работников ведется недавно. Если же ваш стаж большой, то, скорее всего, информация, предоставленная вам, будет неполной.
- Восстановление через государственную архивную службу . Следующая организация, способная помочь в восстановлении вашей трудовой книжки – это государственный архив. Данная контора хранит гораздо больше сведений о трудовых доблестях граждан, нежели ПФРФ. Но и хлопот с запросами в эту инстанцию будет больше. Для того чтобы получить необходимые вам сведения, надо обратиться в архивную службу по месту регистрации ликвидированной организации. А мест этих может быть несколько, в зависимости от количества организаций-работодателей.
- Восстановление трудовой книжки в суде . В случае, если с восстановлением трудовой книжки вам не помогли предыдущие государственные органы, процесс восстановление придется доверить суду. Для этого необходимо составить иск в суд по месту жительства. Обязательно к заявлению желательно приложить какие-либо документы, хотя бы косвенно подтверждающие вашу трудовую деятельность в той или иной организации. Нелишним будет и свидетельские показания бывших сослуживцев и коллег. Посчитав необходимым, суд сам сделает часть запросов. Решение суда будет также являться подтверждающей информацией для восстановления трудовой книжки.
- Восстановление трудовой книжки по копии . Если у вас сохранилась копия утерянной трудовой книжки, то все описанные выше похождения вам не грозят. Работодатель, при оформлении дубликата просто перенесет информацию с копии в новый документ. Однако есть один важный момент – копия должна быть заверенная, и не просто заверенная, а заверенная правильно. На каждом листе копии должна стоять печать (синяя) заверяющей организации, надпись «Копия верна», должность, фамилия, имя, отчество, подпись руководителя предприятия, дата заверения. В конце, к данным пометкам добавляется фраза «Работает по настоящее время». Либо копия должна быть прошита, пронумерована и также заверена с указанием количества листов.
Завершающий этап восстановления книжки
Заявление на восстановление трудовой книжки образец Закончились ваши мытарства по сбору необходимой информации, и остался последний этап – написать заявления. Заявление на восстановление трудовой книжки гражданин пишет в свободной форме и вместе с собранными документами передает работодателю, который будет заниматься оформлением дубликата трудовой книжки. По российскому законодательству, после подачи заявления на оформления трудовой книжки, работодатель обязан в течение 15 дней выдать данный документ.
Анализируя полученную информацию, понимаешь – не так страшен черт как его малюют. Но, тем не менее, в следующий раз делайте со своих документов заверенные копии. Это, возможно, когда-нибудь облегчит вам жизнь.
Утрата или порча документов всегда доставляет неприятности. Некоторые из них восстанавливаются сравнительно просто и быстро, а другие напротив. Многие из нас даже не имеют понятия что делать, если потерял трудовую книжку. Как быть в этой ситуации? Каким образом восстанавливается трудовая книжка: самостоятельно либо через работодателя?
Причины утраты
Гласит о том, что во время приеме на работу новоиспеченный соискатель должен предоставить трудовую книжку. Этот документ содержит как биографические данные физического лица, так и информацию о предыдущих работодателях, период трудоустройства и причины увольнения. Довольно часто возникают ситуации, когда новый сотрудник не может предоставить трудовую книжку по причине ее утраты. Если потерял трудовую книжку, что делать?
Прежде всего, трудовая книжка - документ, имеющий юридическую силу. Причины утраты могут быть следующими:
- Работник потерял документ.
- Работодатель потерял документ.
- Документ был украден.
- Книжка была утеряна из-за стихийного бедствия, природных катаклизмов и прочих форс-мажорных обстоятельств.
Вина работника
В ситуациях, когда трудовая книжка выдается работникам на руки, он несет непосредственную ответственность за ее сохранность. При этом утрата книжки может быть случайной, так и преднамеренной (к примеру, при увольнении по статье). Если работник потерял трудовую книжку, что делать? В любом случае необходимо ее восстанавливать либо заводить новую.
Большинство трудоустроенных граждан наивно полагают, что при утрате книжки можно купить новую и передать ее в отдел кадров. Однако такие действия могут привести к потере стажа, что может оказать влияние на принятие решения работодателем о приеме нового сотрудника в штат. Вопрос о восстановлении документа важен и для лиц с минимальным стажем.
Вина работодателя
Даже работодатели не застрахованы от утери трудовых книжек своих сотрудников. Если работодатель потерял трудовую книжку, что делать работнику? Однозначно книжку необходимо восстанавливать, но заниматься этим вопросом будет уже непосредственно работодатель. При этом организация берет на себя ответственность только в случаях, когда работник числился в штате на момент утраты документа. Также по требованию сотрудников может быть выдана копия или оригинал книжки под расписку.
Иные причины
Довольно часто утрата этого документа вызвана причинами, не зависящими от сотрудника и работодателя. К примеру, это может быть кража, пожар, природные катаклизмы, правонарушения со стороны третьего лица. При этом восстановить книжку должна та сторона трудовых отношений, у которой документ находился в момент утраты.
Сотрудник потерял трудовую книжку: что делать?
Алгоритм если она была утрачена по вине работника, следующий:
- Работник обращается в организацию, где он был трудоустроен последний раз или состоит в штате на сегодняшний день, и пишет заявление о выдаче дубликата книжки.
- В течение 2 недель работодатель рассматривает заявление, а после выдает дубликат. Именно за этот период просьба бывшего сотрудника должна быть удовлетворена.
В новый документ работодатель не обязан заносить данные о прошлых местах работы бывшего сотрудника. В трудовой книжке он указывает общий стаж работы в других фирмах без уточнения их названий и контактных данных на основании ранее предоставленных работником приказов, трудовых соглашений и прочих бумаг. Владелец же книжки не может самостоятельно заполнять книжку. Отметки делаются сотрудником отдела кадров. Помимо этого, если работник ранее получал награды и поощрения за свой труд, эти сведения также должны быть внесены.
К заявлению необходимо приложить следующую документацию:
- приказы о зачислении в штат или об увольнении,
- старые трудовые соглашения либо их нотариально заверенные ксерокопии,
- копии ведомостей о начислении зарплаты,
- выписку со счета системы пенсионного страхования.
Заявление должно быть адресовано непосредственному руководителю отдела кадров. В нем должна быть указана просьба о восстановлении документа, а также причины его утраты.
Если организация ликвидирована
Если потерял трудовую книжку, что делать, когда фактически организации уже не существует? В этом случае работнику следует обратиться в отделение Пенсионного фонда или в государственный архив. Помимо этого, восстановить документ можно через суд.
Однако сам процесс восстановления информации о стаже у ликвидированного работодателя довольно сложный. Для того чтобы получить справку о стаже, необходимо для начала направить письменный запрос либо лично явиться в отделение государственного архива, где осуществляется хранение документов ранее существовавшего предприятия. Если же архив отказывает в предоставлении информации, работник может подать судебный иск.
Если имеется копия
Если потерял трудовую книжку, что делать при наличии ее копии? Во-первых, следует помнить, что юридическую силу имеют только заверенные копии. Поэтому восстановить книжку можно, когда имеется заверенная копия. Существенно упрощается процедура получения новой трудовой книжки, когда у работника имеется копия старого документа, заверенная организацией. Чтобы получить новую книжку, необходимо представить работодателю заявление о выдаче дубликата и копии. Однако при наличии у работодателя сомнений в достоверности документа он может запросить дополнительную информацию у организаций, в которых сотрудник ранее трудился.
Что делать, если книжку невозможно восстановить через работодателя
Если потерял трудовую книжку, что делать при невозможности ее восстановления через работодателя? Для этого можно обратиться в те же инстанции, что и при ликвидации организации, а именно:
- в отделение пенсионного фонда,
- в государственных архив,
- в суд.
В отделении ПФРФ необходимо написать лично заявление на восстановление трудовой книжки. Также можно отправить его заказным письмом по почте с уведомлением. Процедура занимает около 2 недель.
Процесс через госархив происходит дольше. Для этого нужно направить письменный запрос в местное отделение государственного архива.
Самым долгим способом восстановления трудовой книжки является обращение в суд. В процессе рассмотрения дела бывшим работодателям направляются запросы. Когда предприятие ликвидировано или проверить подлинность информации не удается, используются показания свидетелей.
Работодатель потерял трудовую книжку: что делать?
Потерять трудовую книжку организация может по многим причинам.
Что же делать, если утрата документа произошла по независящим от работодателя обстоятельствам, к примеру, во время природного катаклизма. В данной ситуации организация создает специальную комиссию для расследования факта утраты трудовой книжки. В ее состав должны войти непосредственный руководитель предприятия либо его законный представитель, а также работник одного из органов исполнительной власти. После того как расследование причин будет проведено, составляется акт, на основании которого выдается дубликат документа.
А если по причине неуважения или халатности к сотруднику организация потеряла трудовую книжку, что делать? В этом случае работодателю грозит административная ответственность в виде штрафа. При этом ответственными за утрату будут те сотрудники, по вине которых она произошла. Для восстановления трудовой книжки необходимо в письменной форме запросить у организации:
- приказы о зачислении в штат,
- копию трудового соглашения,
- номер лицевого счета, куда направляется заработная плата либо справку 2-НДФЛ.
Помимо этого, нужно направить запрос в пенсионный фонд для получения выписки по произведенным отчислениям.
Если же организация виновна в утрате этого документа, но при этом отказывается его восстанавливать, работник может обратиться в трудовую инспекцию или прокуратуру. Но если эти действия не имели результата, необходимо подать исковое заявление в суд.
Материальная ответственность организации
Как уже было сказано выше, работодатель при преднамеренной утрате книжки несет административную ответственность. Размер штрафных санкций составляет от 1000 до 5000 рублей для ИП и от 30000 до 50000 для юрлиц. Также деятельность организации может быть приостановлена на срок до 3 месяцев. Административный штраф может быть наложен только при судебном разбирательстве. Работник вправе взыскать за дни просрочки выдачи трудовой книжки часть среднего заработка, о чем гласит 234 статья ТК РФ. Также может быть взыскан и моральный ущерб.
Ситуации с потерей документов возникают довольно часто. Если вы потеряли трудовую книжку на работе, что делать? Однозначно ее необходимо восстанавливать. Бремя ответственности за восстановление книжки ложится на ту сторону трудовых отношений, по вине которой произошла ее утрата.
2018-09-06T10:05:50+00:00
https://сайт/kak-vosstanovit-trudovuyu-knizhku/Потеря трудовой книжки- неприятная новость, особенно для тех, кто за годы работы накопил существенный трудовой стаж. Как восстановить трудовую книжку при утере, порче. Что делать, если работодателя уже не существует. К кому обратиться, и в какой срок? Как восстановить трудовую книжку при содействии государственных органов?
Потеря некоторых вещей нас огорчает, расстраивает и приводит в уныние. Но вот потеря трудовой книжки способна любого ввергнуть в панику. Ведь это не просто документ, в нем отражена вся трудовая деятельность, продвижение по службе, производственные награды и так далее.
И ничего особенно страшного, если человек всю жизнь проработал на одном месте, но что делать, если таких мест были десятки. Как восстановить трудовую книжку при утере, и в каких случаях это возможно.
Ответы на эти и другие вопросы представлены ниже.
Что говорится в законе о восстановлении трудовой книжки
Начнем с того, что понятие «восстановление» в отношении трудовой книжки закон не употребляет, оно используется только на практике. Закон применяет термин «дубликат», и порядок его выдачи детально регламентирован.
Случаям и порядку выдачи дубликата посвящены пункты 31 - 32 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила), а также пункты 7.1. – 7.2. Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 (ниже по тексту – Инструкция).
Рассмотрим, как можно восстановить утраченную трудовую книжку.
Значение книжки
Этот документ представляет собой строго установленную форму книжки. В настоящее время действительными признаются несколько ее образцов, так как раньше они выпускались Советским союзом, а теперь Российской Федерацией. Последнее изменение было произведено в 2003 году. Книжка отражает следующие сведения о человеке:
- Его образование, оно указывается на первой странице документа.
- Количество отработанных лет. Каждый рабочий период записан в книжке. Согласно этим сведениям работодатель производит подсчет общего стажа человека. От этой суммы зависит расчет отпускных и больничных дней.
- Должности, занимаемые человеком. При оформлении человека на работу, в книжке обязательно прописывается назначенная должность. Если впоследствии она изменяется, об этом также делается соответствующая запись.
- Причины увольнения. Сотрудника нельзя уволить просто так, потому что его права защищены Трудовым законодательством. По этому причине существует несколько основных причин, которыми могут стать основаниями для увольнения. Они обязательно указываются в этом документе.
- Название работодателя. Обязательно указывается полное наименование организации, в которой был устроен на работу ее владелец.
- Поощрения и взыскания. В случае присуждения каких-либо наград, делается запись в этом документе. Все выговоры также обязательно записываются, так как при нарушении дисциплины и прочих нарушениях работодатель имеет право расторгнуть трудовой контракт с сотрудником.
Все эти сведения могут потребоваться в различных жизненных ситуациях. Трудовую книжку запрашивают при обращении в банк за кредитом, при оформлении различных пособий, льгот, пенсий. А также она обязательно пригодится при новом трудоустройстве. Зачастую на собеседованиях руководители принимают решение по поводу выбора кандидата, исходя из его опыта. А его подтверждает в большинстве случаев этот документ.
Что предпринять при утере трудовой книжки в первую очередь
Если вы не собираетесь в ближайшее время менять место работы, то и торопиться с оформлением нового документа не стоит.
К тому же, если у вас было всего одна-две отметки, которые не существенны для построения дальнейшей карьеры, то и восстанавливать их не обязательно. В данном случае стоит купить пустой бланк трудовой книжки, когда пойдете к новому работодателю.
Прежде, чем обращаться в госорганы за восстановлением книжки, нужно заранее собрать необходимые документы, которые существенно ускорят процесс изготовления дубликата:
- Документ удостоверяющий личность (паспорт);
- Пустая трудовая книжка;
- Ксерокопия утерянного документа (при наличии);
- Контракты с организациями, которые вы подписывали при устройстве на должность;
- Сведения о переводах и новых назначениях;
- Данные от ПФР о трудовом стаже.
Как восстановить трудовую книжку самостоятельно
Восстановление утерянной трудовой книжки зависит от многих факторов. Важно кто утерял документ, если это был работодатель, то не стоит волноваться, все заботы по ее восстановлению и выдаче дубликата, лягут на него. Но если утеря произошла по вине работника, то придется побегать для восстановления данных.
Большое значение имеет также возраст работника, утерявшего документ. Если это человек молодой, а работа была не слишком важной для него в плане нарабатывания стажа, то можно просто заводить новую книжку. При этом в общем трудовом стаже данные будут все равно присутствовать, так как информация об отчислениях занесена в персонифицированный учет. Более взрослым людям все равно придется восстанавливать трудовую книжку, путем получения дубликата.
При утере документа следует обращаться с заявлением о выдаче дубликата по последнему месту трудоустройства. В 15-дневный срок предприятие обязано выдать дубликат трудовой книжки. Кстати это возможно и при замене книжки, которая подлежала порче или стала слишком старой.
Следует понимать, что работодатель не сможет обеспечить заполнение данных о работе на других предприятиях самостоятельно просто по памяти. Для этого нужно представить справки о времени и месте работы в других местах.
Как восстановить утерянную трудовую книжку. План действий
- Первым шагом, как уже указывалось выше, определяется виновный в утере.
- Далее пишем заявление о восстановлении трудовой книжки (выдаче дубликата) последнему нанимателю по причине ее потери. Последний наниматель в срок до 15 дней с момента предъявления такого заявления должен выдать дубликат трудовой книжки.Важно: чтобы зафиксировать дату написания и предъявления заявления нанимателю, подавать его нужно лично и под роспись о принятии, либо посредством заказной корреспонденции с уведомлением о вручении.Если в утере трудовой книжки виновен сам сотрудник, то и восстанавливать недостающую информацию о трудовом стаже он будет сам. Однако работодатель может оказать содействие своему бывшему работнику. В случае вины в утере работодателя это содействие станет его обязанностью.При массовой утере трудовых книжек информация о трудовом стаже работников восстанавливается специально созданной комиссией, которая созывается из числа работодателей, членов профсоюзных организаций, государственных органов и иных заинтересованных лиц.
- Процедура восстановления книжки одинакова для всех организаций и происходит путем направления запросов предыдущим работодателям, которые в ответ на запрос представляют справку о периоде работы, должности, трудовом стаже заявителю.
Когда может выдаваться дубликат утраченной трудовой книжки
С трудовыми книжками могут произойти такие неприятности, как:
- потеря ее самим работником;
- утрата ее работодателем, у которого она хранилась;
- ее негодность вследствие механического и тому подобного повреждения (порвалась, обгорела полностью или частично, залита жидкостью и пр.);
- массовая утрата из-за чрезвычайных происшествий (закон отдельно выделяет такой случай).
Во всех этих случаях Правила предписывают оформлять дубликат (фактически они регламентируют, как правильно восстановить трудовую книжку).
Отметим, что если трудоустраивается работник, не имеющий трудовой книжки и утверждающий о ее утрате, ему разрешается завести новую, а не выписывать дубликат.
Аналогично и в ситуации приема на работу гражданина с поврежденной трудовой книжкой можно оформить дубликат, а можно и завести новую.
В остальных ситуациях порядок действия работодателя имеет некоторые отличия.
Можно ли восстановить трудовую книжку по ксерокопии?
Если работник потерял трудовую книжку, основанием для восстановления книжки являются следующие документы:
- заявление работника;
- документы, которые могут быть подтверждением работы у предыдущих работодателей (приказы, справки и т.д.).
Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна, по ксерокопии? Несмотря на то, что ксерокопия, казалось бы, является документом, который может значительно облегчить восстановление книжки, необходимо знать, что ксерокопии не признаются законодательством документами, подтверждающими трудовые отношения. Как восстановить трудовую книжку, если есть ксерокопия? В данной ситуации ксерокопия может использоваться только как источник информации: она содержит полный список компаний в хронологической последовательности, его должности.
Какие документы потребуются
Еще до обращения в госорганы вы можете начать собирать пакет требуемых документов для восстановления трудовой книжки.
- Паспорт – нужен для идентификации вашей личности.
- Пустая трудовая книжка – ее заполнят в месте обращения. Купить ее можно в канцелярском магазине. Проверьте наличие водяных знаков, чтобы не приобрести подделку.
- Копия старой трудовой – если имеется. Возможно, ксерокопия была нужна для получения каких-либо услуг государства, и вы сделали лишнюю копию.
- Контракты с работодателями –если не найдете документы, постарайтесь вспомнить названия юридических лиц, на которых вы работали. Попробуйте связаться с ними в интернете или по телефону и попросите выслать копии документов.
- Сведения о переводах и назначениях – эти документы подтверждают ваше движение по карьерной лестнице в пределах одной фирмы.
- Сведения о трудовом стаже – можно получить в ПФР.
Если в старой трудовой книжке было всего пара записей, не имеющих особого значения для вашей будущей карьеры, можно трудовую книжку и не восстанавливать. Просто при устройстве на новое место работы попросите оформить новую трудовую книжку.
Есть еще один вариант, при котором необязательно собирать документы. Обратитесь с просьбой восстановить трудовую книжку к последнему работодателю. При этом в новой трудовой будет указан общий стаж работы и только последняя занимаемая должность. Для этого напишите заявление об оформлении дубликата документа взамен утерянного. В обращении укажите основание обращения (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек), проставьте дату и подпись с расшифровкой. В течение двух недель вам выдадут новый документ без пометок о прошлых трудовых заслугах. Если эти сведения вам необходимы, придется лично посетить прошлые места работы.
Порча трудовой книжки
Часто случается, что книжка работника испорчена. Это происходит по различным причинам. В основном документ пачкается, обжигается или рвется. Если такое произошло, то сотрудник может сделать дубликат своей трудовой с соответствующими записями. В данный документ переносится информация, которую можно прочитать без проблем (не поврежденная внешними факторами). Надписи, которые невозможно прочесть, необходимо подтвердить указанными документами. Рабочая книжка (испорченная) при этом будет являться документом, указывающим на подтверждение законности сделанного дубликата. Ее сохраняют, предварительно сделав запись на титульнике о том, что была произведена выдача нового документа (с указанием номера и серии). Испорченную книжку необходимо заменить в обязательном порядке, так как впоследствии Пенсионный фонд или другие организации, где нужно предъявлять трудовую, не примут документ ненадлежащего вида.
Восстановление через многофункциональный центр
В случае обращения в МФЦ вам необходимо посетить учреждение лично, можно предварительно записаться на прием. Обязательно возьмите с собой документ, удостоверяющий вашу личность - паспорт.
Обратитесь к специалисту центра с просьбой предоставить бланк заполнения заявления о восстановлении трудовой книжки. Запишите всю необходимую информацию разборчивым почерком и отдайте заявление специалисту центра.
Преимущества такого метода в том, что вам не придется самому обращаться ко всем прежним работодателям.
Однако сотрудники центра будут направлять запрос в государственный архив. Если там нет сведений о вашем трудовом стаже, то и в книжке они не будут отображены.
Восстановление через Пенсионный фонд России
Для выдачи дубликата трудовой книжки в ПФР вам потребуется подготовить паспорт и СНИЛС. Лично посетите филиал данного учреждения, к которому вы относитесь по прописке или же по месту фактического проживания.
Там вам выдадут бланк заявления, в котором нужно будет указать ваши контактные данные и причину обращения. После его заполнения вы отдаете его сотруднику пенсионного фонда. Если все заполнено правильно, то специалист сообщит вам, когда документ будет готов.
Данная процедура бесплатна, вам не потребуется дополнительно оплачивать государственную пошлину. Следует учесть, что если ваш общий трудовой стаж превышает 15 лет, то данные о местах работы могли не сохраниться в архиве, что значительно затруднит выдачу нового документа.
Восстановление через портал Госуслуг
Портал государственных услуг в данном случае может помочь только как консультант. При введении соответствующего запроса ресурс предоставит полную информацию о способах восстановления потерянного документа. В любом случае, потребуется обращение в ПФР или же к предыдущему нанимателю.
Восстановление через суд
Это один из наиболее надежных вариантов получения дубликата. Для инициации разбирательства требуется предоставить заполненное заявление в суд.
Там вы отмечаете причины потери документа и указываете все имеющиеся у вас сведения касаемо общего трудового стажа.
Судебная инстанция сама проводит разбирательство и связывается со всеми заинтересованными лицами. Если компания, в которой вы ранее трудились, была обанкрочена или ликвидирована, то для восстановления документа применяются показания свидетелей, в качестве которых могут выступать бывшие коллеги или начальство.
При всей своей надежности у такого метода существуют и недостатки. За судебные разбирательства вам придется заплатить. Сумма определяется в судебной инстанции в зависимости от всех нюансов дела. Еще одним минусом будет считаться негативное впечатление у заинтересованных лиц от повестки в суд.
Как восстановить трудовую через архив
Та часть данных, которая отсутствует в пенсионном фонде, может оказаться доступной в государственном архиве по месту регистрации организаций, в который вы раньше работали. Это более трудоемкий процесс, однако на ваш письменный запрос, который подается по таким же правилам, как и обращения во все государственные инстанции, вам также выдадут справку с искомой информацией о месте и сроке работы заявителя.
Если трудовая книжка утеряна по вине работодателя
В соответствии с постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №223 «О трудовых книжках», в ситуации, когда трудовая книжка была утеряна работодателем (к примеру, при переезде компании или пожаре) , восстановлением документа будет заниматься организация.
Для того чтобы процесс был официальным, работнику необходимо составить заявление об утере документа (находится в открытых источниках) и передать его в отдел кадров по последнему месту работылично или по почте с уведомлением о вручении.
Если у сотрудника имеется копия трудовой книжки (или сам документ, в случае если он испорчен) , ее также необходимо приложить к заявлению.
Время получения дубликата составляет 15 дней с момента обращения (31 статья постановления «О трудовых книжках») , поэтому рекомендуется составить 2 экземпляра заявления, на одном из которых впоследствии ставится отметка о вручении (при отправке почтой первым будет считаться день получения письма) .
Важно : финансовые затраты при восстановлении трудовой книжки ложатся на плечи работодателя.
В случае отказа, сотрудник может подать на предприятие в суд.
Если утеряна трудовая книжка, а работодатель ликвидирован, как восстановить книжку?
Бывают ситуации, когда предыдущий работодатель ликвидирован, т. е. прекратил свое существование, и никаких органов, отвечающих в этой организации за трудовую деятельность сотрудников, уже нет.
Безвыходная на первый взгляд ситуация решаема посредством нескольких вариантов:
- обращение за восстановлением в Пенсионный фонд РФ;
- обращение за восстановлением в Государственный архив;
- обращение за восстановлением в суд.
Восстановление трудовой книжки при утере, порче, если сотрудник ранее работал в нескольких организациях
Нередко сотрудники приносят испорченный документ и спрашивают, как восстановить трудовую книжку. Если из-за разрыва отсутствуют части страниц, записи неполные, их трудно прочесть, книжка недействительна. В нее нельзя вносить новые записи. Если продолжите вести такую трудовую книжку, инспектор ГИТ может вас оштрафовать. А у работника возможны трудности при назначении пенсии.
В этом случае дубликат оформляет последний работодатель. Раздел «Сведения о работе» заполняйте следующим образом. Сначала вносите информацию об общем стаже за период, предшествующий поступлению в вашу организацию, если имеются подтверждающие бумаги. Наименование компании не вносите.
После сделайте записи о работе в компании. Вносите и информацию о переводах, увольнении на основании имеющихся документов: трудового договора, соглашений, личной карточки и прочих. Сведения о награждениях вписывайте в соответствующий раздел.
Обратите внимание! Просите сотрудника принести документы, на основании которых внесете сведения в дубликат.
Учитывайте, что они должны быть заверены, так как восстановить трудовую книжку иначе не получится. Учитывайте особенности восстановления трудовой книжки при утере, если работник трудился в другой фирме, которую ликвидировали. Процесс не сильно отличается, но могут возникнуть сложности с поиском архивов, в которых хранятся документы. Вы должны оказать содействие, что следует из пункта 32 Правил №225, пункта 11 Правил № 1015, пункта 7.2 Инструкции № 69.
Наверняка многие теряли или слышали от знакомых об утере паспорта гражданина нашей страны. Конечно ситуация не из приятных, но согласитесь, паспорт можно восстановить так как вся информация содержащаяся в нем хранится в отделении УФМС.
По-другому же обстоит вопрос с восстановлением трудовых книжек . Если потерял трудовую книжку, как завести новую и какие записи делать? Как правильно заполнить новую трудовую книжку если старая утеряна?
Зачастую, информация из трудовой не содержится нигде кроме как в самом бланке трудовой.
Это значит, что при ее утере практически невозможно должным образом восстановить всю содержащуюся в них информацию. Как бы это ни было печально, но такие ситуации случаются достаточно часто.
Кто-то теряет трудовую самостоятельно, у кого-то она пропадает в архиве организации.
Так или иначе, но если подобная ситуация произошла, в срочном порядке необходима новая трудовая книжка взамен утерянной.
Так же часто возникает вопрос, если закончилась трудовая книжка, как начать новую? Попытаемся ответить на эти вопросы в нашей статье. Итак, как правильно оформить новую трудовую книжку?
Можно ли завести новую, если потерял старую?
Как завести новую трудовую книжку? Если вы потеряли трудовую книжку то, конечно же, встает вопрос как оформить дубликат трудовой книжки после её утери?
К сожалению, осуществлять трудовую официальную деятельность в нашей стране имеют право только граждане, которые имеют трудовую книжку .
Поэтому вам необходимо получить, но не трудовую книжку, а ее дубликат .
Часто бывает так, что трудовая книжка становится объектом потери, но по закону у работника может быть лишь один трудовой документ . Это значит, что работник получает на руки не трудовую книжку, а ее дубликат.
Законодатель разрешает получить дубликат трудовой книжки при утере, но предупреждает, что его выдачей также должен заниматься именно работодатель , а не работник. Поэтому оформление новой трудовой книжки (образец мы приводим ниже) лежит на плечах работников отдела кадров предприятия.
Как выглядит дубликат трудовой книжки (фото):
Когда выдается дубликат?
Попробуем разобраться, в каких случаях выдается, и где взять дубликат трудовой книжки.
При утере
Если утеряна трудовая книжка, могут ли выписать новую? Потеря трудовой книжки конечно печальное событие. Заполнение дубликата трудовой книжки при утере осложняется тем, что вы не видите перед собой даже кусочка старой трудовой, а значит, не можете восстановить хотя бы частично все ваши записи.
Так или иначе, но поскольку при утере трудовой книжки выдается дубликат, настоятельно требуйте при приеме на работу, чтобы каждый работодатель снимал с нее ксерокопии , а уже потом отправлял все документы вместе в личное дело.
Как оформить дубликат трудовой книжки после её утери (пример):
При порче
Если трудовая книжка испорчена, при этом совсем неважно, каким образом это произошло, если записи нечитаемы, то работник также должен задуматься о получении дубликата .
Испорченная трудовая книжка равносильно утерянной , ведь информация с нее становится также недоступной для людей.
При массовой утрате работодателем
Если по каким-то причинам трудовые книжки были утрачены и не по вине работника, а по вине непосредственного работодателя– это знак того, что на плечи работодателя
ложится ответственность за их восстановление. Утрата книжек может произойти как по вине работодателя, так и по вине обстоятельств от него не зависящих.
Как поменять трудовую, если она закончилась?
Если закончилась трудовая книжка, что делать и как начать новую? В этом случае нет нужды в том чтобы заводить дубликат.
Если нет места в трудовой книжке, достаточно попросить отдел кадров о том, чтобы вставить лишний бланк и на нем писать следующие записи.
Другие случаи
Если в трудовую книжку некорректно внесли записи о работнике, а также в ней появились записи не имеющие отношения к трудовой – происходит замена трудовой книжки .
Ее следует менять на дубликат. Тоже самое касается порчи трудовой в виде неправильной постановки печати . Оформление дубликата трудовой книжки происходит по последнему месту работы .
Порядок выдачи дубликата трудовой книжки
Выдача дубликата трудовой книжки при утере происходит на основании заявления
.
Образец заявления на восстановление трудовой книжки вы найдете в нашей статье.
Заявление на дубликат трудовой книжки подается от имени работника на имя работодателя или непосредственно организации.
В заявлении в первую очередь указывается основание , по которому была утрачена трудовая, а потом излагается просьба. Ставится непосредственная дата написания заявления и подпись работника. Можно печатать на компьютере или написать от руки понятным почерком.
Кому писать заявление?
Заявление пишется на имя работодателя или на имя самой организации. Но в написании заявления нельзя обращаться к сотрудникам отдела кадров. Как правило, в шапке пишется информация о работодателе, а именно его фамилия имя и отчество, а также название организации и ее непосредственные контакты.
Как правильно написать?
Правильно написанное заявление о выдаче новой трудовой книжки содержит в себе контактную информацию, причину утери, подпись и просьбу о выдаче дубликата. Если в организации есть специальный бланк для этого – воспользуйтесь им.
Заявление должно быть написано максимально грамотно . Практически недопустимо оставление ошибок в заявлении. Также нежелательно наличие в заявлении зачеркиваний.
Написано заявление, как и любой другой документ, может быть от руки или же напечатано на компьютере, однако печать и подпись должны быть проставлены индивидуально на каждом заявлении самим работодателем.
Текст заявления должен быть максимально кратким и четким. Не допускается наличие так называемой воды в описании ситуации.
Требуется четкое изложение фактов.
Образец заявления на дубликат трудовой книжки:
Приказ о выдаче дубликата
Если работодатель согласен с заявлением, он готовит выдачу дубликата. Для этого по организации издается соответствующий приказ , согласно которому работнику разрешают выдачу дубликата. Приказ обязателен для издания и предоставляется на ознакомление не только работникам отдела кадров, но и всем работникам организации.
Приказ имеет свой четный номер. Номер ставится в зависимости от количества опубликованных приказов в этом году.
Также не стоит забывать, что приказ может быть написан только на компьютере. Рукописное издание приказа не допускается.
Приказ должен содержать основные тезисы, которые бы закрепляли возможность выдачи дубликата трудовой книжки.
Приказ должен висеть на самом видном месте
организации, где каждый может иметь возможность для ознакомления. Если же такое место отсутствует, то приказ просто на просто подается каждому гражданину для прочтения. Если не делать подобных действий выдача приказа является недействительной от начала до конца.
Срок выдачи
Дубликат трудовой книжки выдается в ближайшие дни после подачи и принятия заявления, но по факту срок выдачи дубликата трудовой книжки согласно законодательству — пятнадцать календарных дней . В этот срок необходимо уложится в вопросе выдачи дубликата.
Сотрудники отдела кадров знают как оформить дубликат трудовой книжки, образец мы приводим ниже.
Заполнение новой трудовой
Как заполнить дубликат трудовой книжки? Правила заполнения дубликата трудовой книжки прописаны в разделе 7. .
Рассмотрим подробнее как правильно оформить дубликат трудовой книжки.
Как оформляется?
Итак, как сделать дубликат трудовой книжки?
Оформление дубликата происходит точно также как и трудовой .
Ставятся инициалы работника, ставятся печати организации и пишется вся необходимая информация.
По возможности попытайтесь восстановить все записи которые были в трудовой.
Какие записи необходимо сделать?
В трудовой книжке по возможности нужно восстановить все записи . Для этого необходимо обратиться ко всем бывшим работодателям. В противном случае, если восстановление невозможно – сами не думайте писать записи о своей прошлой работе.
Дубликат трудовой книжки должен оформляться с такой же аккуратностью, что и трудовая книжка. Если быть точными, то все правила, характерные для заполнения трудовой, то есть аккуратность, грамотность и последовательность также характерны и для заполнения дубликата.
Оформление дубликата трудовой книжки (образец):
Какая вноситься запись выдаче дубликата?
Однако дубликат должен быть подписан как дубликат, чтобы ни у кого не возникло путаницы из-за мыслей, что это оригинал. На титульном листе сотрудником отдела кадров большими буквами пишется слово «Дубликат».
Образец трудовой книжки (дубликата):
Запись в дубликат трудовой книжки должна быть выполнена соответствующим образом, однако практика насчитывает разные способы написания подобной фразы. Можно поставить слово дубликат и указать дату его выдачи, а можно написать фразу «дубликат выдан такого то числа» и это также будет считаться верной записью.
Дубликат трудовой книжки (образец заполнения):
Что делать, если старая трудовая закончилась?
Можно ли завести новую трудовую книжку, если старая закончилась? В этом случае в старую трудовую книжку сотрудник отдела кадров вставляет новые бланки на которых продолжают осуществляться записи.
Если нет возможности вставить бланк в трудовую, то нужно заменить трудовую книжку . Для этого все данные с титульного листа и все данные из трудового бланка переносятся в новый документ.
Если нет возможности восстановить все записи – сделайте их ксерокопии.
Они понадобятся во время обращения в пенсионный фонд.
Если трудовая книжка была закончена, то в новой трудовой пишется фраза: «трудовая книжка выдана в замен утраченной» и ставится соответствующая дата. Также ставит запись сотрудник отдела кадров.
Можно ли избавиться от трудовой?
У некоторых возникает вопрос: «Можно ли выкинуть трудовую книжку и завести новую?» Если потерял трудовую книжку и завел новую — это стандартная ситуация. Но вот выкидывать трудовую книжку нельзя. То что вы сами стали причиной утраты документа тем более умышленно ведет к наложению на вас административного наказания в виде штрафа .
Полезное видео
Как завести новую трудовую книжку при утере, смотрите в видео ниже.
Заключение
Трудовая книжка – это очень важный и нужный документ. Оформление дубликата трудовой книжки при утере зачастую может быть невозможным, если не удастся восстановить информацию из нее.
Поэтому, даже зная как сделать новую трудовую книжку, необходимо следить за самим документом, ведь всякое может происходить, но именно ваша трудовая является абсолютным гарантом выплаты вашей будущей пенсии. Поэтому берегите свой стаж и документ, в котором он заключен.