Регламент работы с дебиторской задолженностью. Работа с дебиторской задолжностью. Инвентаризация дебиторской задолженности

Р егламент по управлению дебиторской задолженностью я разрабатывала для группы, в которую входили около 50 небольших и средних организаций, работавших по разным бизнес-направлениям: оказание услуг, оптовая и розничная торговля, несколько видов производства и спортивные комплексы. Вот задачи, которые нам необходимо было решить с помощью этого регламента:

внедрить единый подход к управлению задолженностью;
конкретизировать процессы и мероприятия по возврату дебиторки;
установить порядок взаимодействия сотрудников;
определить функционирование комиссии по работе с дебиторкой.

Четыре этапа управления

Процесс работы с дебиторкой разбили на четыре этапа. И алгоритм действий в рамках каждого из них четко прописали в регламенте. В документе закрепили ответственных сотрудников за результаты этапов и привели шаблоны документов, которые понадобятся им.

Этап 1. Анализ задолженности и прогноз ее возврата. Бухгалтерия сверяет расчеты с контрагентами и выявляет величину дебиторки. Задолженность конкретных дебиторов подразделяют на текущую, просроченную, исковую и т. д. Также выявляют мнимую дебиторку (когда услуги оплачены, но контрагент не представил первичные документы). Контролирует работу главный бухгалтер, который направляет отчет о структуре просроченной задолженности на начало месяца в комиссию по работе с дебиторкой за четыре дня до ее заседания согласно графику.

Этап 2. Внесудебные меры по возврату дебиторки. Задействованы в рамках этого этапа ответственные сотрудники по договорам, бухгалтеры, юристы. А контролирует процесс комиссия по работе с дебиторкой, которая и определяет методы взыскания задолженности на основе отчета главного бухгалтера. С этой целью она собирается каждые два месяца. В течение дня после заседания акт с рекомендациями по уменьшению дебиторки комиссия направляет руководителю компании (см. образец). На данном этапе используют разные способы возврата долга: от телефонных переговоров до претензий. Если глава компании решает прибегнуть к претензии, в тот же день передает акт комиссии ответственному юристу, который в течение двух дней после этого запрашивает необходимые документы в других отделах, на их сбор у них есть три дня. Спустя еще два дня юрист направляет претензию дебитору. Если тот откажется ее удовлетворять или не ответит на нее, то юрист сообщает об этом в течение трех дней руководителю компании, а в комиссию направляет отчет за день до ее нового заседания. Комиссия может инициировать погашение задолженности через зачетные схемы, ее уступку третьим лицам по договору цессии или факторинга. В случае просроченной дебиторки могут быть использованы и менее предпочтительные способы (например, оформление задолженности векселем). Также проводится наблюдение за возможностью взыскания реструктуризированной задолженности. И именно на этом этапе контрагента можно занести в «черный список».

oбразец. Aкт с рекомендациями комиссии по уменьшению дебиторской задолженности

Этап 3. Взыскание задолженности в судебном порядке. Данный этап включает исковое производство и ведение исполнительного производства. Инициирует их комиссия по работе с дебиторкой, а необходимые меры принимают юристы. Сроки и порядок действий по подготовке и подаче искового заявления и претензий схожи.

Этап 4. Списание дебиторки. После исчерпания методов взыскания задолженности бухгалтерия списывает ее на основании приказа руководителя, который издается в течение пяти дней после подписания акта инвентаризации дебиторки. А проводится инвентаризация до 20-го числа месяца, следующего за кварталом. Работы контролирует главный бухгалтер.

Как документ помог компании

После внедрения регламента его эффективность компании отслеживали по отдельности, затем формировался сводный отчет по группе. На адаптацию сотрудников к работе по регламенту ушло около пяти месяцев. К новым правилам быстрее подстроились небольшие компании с незначительным объемом задолженности, срок которой не превышал месяца.

Ощутимый результат по группе получили только спустя год:

отлажен весь процесс управления дебиторской задолженностью;
завершена и отлажена основная масса претензионно-исковой работы;
дебиторка в среднем по группе снизилась до 35 процентов (в том числе исковая задолженность - 3%, проблемная - 1,5% и «мертвая» - 0,3%);
повысился рейтинг деловой репутации группы;
стала прозрачнее работа с контрагентами;
повысилось качество взаимоотношений сотрудников внутри компаний и в целом по группе.

Об авторе

Татьяна Толстова

Опыт работы в сфере финансов - 14 лет. Ранее была финансовым директором в ООО «Ангара» и ОАО «Стерлитамакский завод строительных машин» и др. Реализовала проекты по внедрению системы бюджетирования на следующих предприятиях: ООО «СНХЗ-Инвест» - оптовая торговля; ООО «СНХЗ Финанс» - оптовая торговля и финансовая деятельность; ЗАО «СтерлитамакНефтеХимРемСтрой» - строительно-монтажная деятельность; ОАО «Стерлитамакский завод строительных машин» - тяжелое машиностроение.

Регламент по работе с дебиторской задолженностью необходим каждой компании, чтобы свести к минимуму просрочку платежей со стороны контрагентов, сохранить сроки оборачиваемости дебиторки на нормативном уровне, обеспечить платежеспособность компании. Предлагаем образец, который поможет регламентировать работу с дебиторской задолженностью.

В статье образец регламента по работе с дебиторской задолженностью от компании North Logistic. Основное направление деятельности компании – грузовые перевозки. Предприятию также принадлежит собственный автопарк, станция технического обслуживания, автостоянки, ремонтные боксы и мойка. Все они выделены в филиалы. Обслуживающие подразделения (финансовый департамент, коммерческий отдел, бухгалтерия) входят в управляющую компанию. Она оказывает услуги филиалам по ведению бухгалтерского и налогового учета, устанавливает порядок кредитования клиентов и правила работы с дебиторской задолженностью. В частности, чтобы держать долги подразделений под контролем и свести к минимуму риск возникновения кассовых разрывов, руководитель департамента финансов разработал положение по работе с дебиторской задолженностью.

Скачайте и возьмите в работу :

Основные фунции регламента по работе с дебиторской задолженностью

Согласно регламенту ответственность за выявление нарушений сроков платежей и контроль над поступлением денежных средств четко распределена между сотрудниками финансового департамента, коммерческим отделом и руководителями филиалов. Их вознаграждение зависит не только от полученной предприятием прибыли, но и удельного веса просроченной дебиторки в общей сумме задолженности.

Основная задача финансового директора – повседневный контроль над состоянием дебиторки. Ему также предоставлено право при необходимости приостанавливать поставки или оказание услуг должникам, нарушающим платежную дисциплину.

В конце каждого месяца в компании проводится инвентаризация дебиторской задолженности , по итогам которой для работы с проблемными должниками привлекаются юристы. В некоторых случаях долги контрагентов могут быть реструктурированы. При этом учитываются такие характеристики, как финансовое состояние, средневзвешенный период просрочки, объемы заказов.

Долги клиентов, от которых невозможно добиться перечисления денежных средств и судиться с которыми экономически нецелесообразно, по возможности списываются до истечения срока давности.

Внедрение такой системы работы с дебиторской задолженностью позволяет North Logistic контролировать рост дебиторской задолженность и следить за тем, чтобы сроки ее оборачиваемости в среднем не превышали 30 дней.

Регламент по работе с дебиторской задолженностью (извлечение)

Комментирует Наталья Кульбицкая, руководитель департамента финансов компании North Logistic

1. Общие положения

1.1. Целью настоящего положения является установление порядка организации работы с дебиторской задолженностью в компании North Logistic (далее – компания), направленного на своевременное выявление просроченной дебиторской задолженности и ее погашение.

1.2. Основной задачей работы с дебиторской задолженностью является эффективное правовое взаимодействие с предприятием-должником (далее – дебитором), не исполнившим или исполнившим ненадлежащим образом принятые на себя обязательства по договору об оказании услуг и работ или поставке товаров, с целью возмещения суммы долга.

1.3. В настоящем положении приняты следующие термины с соответствующими определениями.

Дебитор – предприятие, которому была отпущена продукция или оказаны услуги с отсрочкой платежа (см., верить ли покупателю, который просит отсрочку платежа ).

Дебиторская задолженность – задолженность перед компанией других предприятий по договору об оказании услуг и работ или поставке товаров.

Дата исчисления срока погашения дебиторской задолженности – это дата с момента выставления компанией счета-фактуры.

Срок погашения дебиторской задолженности – срок, установленный договором об оказании услуг и работ или поставке товаров, соглашением, служебной запиской, приказом.

Просроченная дебиторская задолженность – долг дебитора перед компанией, который не был погашен в предусмотренные договором об оказании услуг и работ или поставке товаров сроки.

Комментарий

К просроченной дебиторке относится также задолженность компании, с которой у North Logistic нет документально оформленного договора, если она не погашена в течение месяца с момента выставления счета-фактуры.

Безнадежная дебиторская задолженность – долг дебитора перед компанией, по которому истек установленный срок давности.

2. Формирование реестра дебиторской задолженности

2.1. В целях контроля над дебиторской задолженностью ответственный сотрудник организует ведение единого реестра дебиторской задолженности по филиалам в разрезе контрагентов, в котором указываются: полное наименование и реквизиты предприятия-должника; сумма задолженности; дата и основание возникновения задолженности; меры, предпринятые для погашения дебиторской задолженности, а также примечания.

Комментарий

В примечаниях, как правило, указываются ожидаемая дата поступления платежа, количество дней просрочки, на какой стадии переговоры по возврату долга, возможности взыскания долга (см., как противодействовать манипуляциям в переговорах ).

2.2. Ежемесячно ответственный сотрудник вносит в реестр дебиторской задолженности сведения в следующей последовательности.

В течение трех рабочих дней месяца, следующего за отчетным, финансовая служба на основании данных бухгалтерской отчетности вносит следующие сведения: полное наименование предприятия-должника, сумму задолженности, дату и основание возникновения задолженности. Основанием для включения в реестр является выставленная счет-фактура.

После заполнения указанных разделов реестр направляется по электронной почте на рассмотрение коммерческому директору для дальнейшего заполнения разделов реестра и служебной записки.

Комментарий

Служебная записка составляется в тех случаях, когда дебиторская задолженность фактически погашена, но из-за отсутствия первичных документов отражается в реестре. В ней также указывается дата, к которой все необходимые документы будут переданы в бухгалтерию.

В срок до трех рабочих дней с момента получения реестра дебиторской задолженности по филиалам дополненный документ передается на рассмотрение руководителю департамента финансов. Коммерческий директор либо менеджер по работе с клиентами обязан обосновывать реальность погашения дебиторской задолженности, сроки и указать, какие меры уже были предприняты для погашения дебиторской задолженности.

3. Контроль исполнения сроков погашения дебиторской задолженности и распределение ответственности.

3.1. Контроль за соблюдением сроков погашения дебиторской задолженности осуществляется в текущем режиме. Ответственность за него возложена на руководителя департамента финансов.

3.2. Руководитель департамента финансов информирует в письменной форме руководителя филиала, а также коммерческого директора компании о каждом случае нарушения сроков погашения дебиторской задолженности.

3.3. Ежемесячно на каждом филиале по состоянию на 30-е число составляется опись всех дебиторов, просрочивших платежи.

3.4. После получения реестра дебиторской задолженности по филиалам руководитель департамента финансов должен рассмотреть все случаи просроченной дебиторской задолженности и принять решение по каждому случаю, а также разработать мероприятия, направленные на погашение дебиторской задолженности.

3.5. При осуществлении мер, направленных на погашение просроченной дебиторской задолженности, используются следующие формы:

подготовка и направление письменных обращений к дебитору по вопросу погашения им в добровольном порядке дебиторской задолженности;

Комментарий

К письменному обращению также прикрепляется акт сверки, в котором указываются основание возникновения долга, сумма и дата его возникновения.

проведение переговоров с представителями дебитора с целью получения причитающегося по договору об оказании услуг и работ или поставке товаров вознаграждения во внесудебном порядке (уточнение сроков и порядка погашения и инвентаризации дебиторской задолженности);
подготовка и направление заказчику претензий и исковых заявлений в арбитражный суд о взыскании с заказчика вознаграждения за оказанные ему услуги, выполненные работы (см. пошаговую инструкцию по взысканию дебиторской задолженности ).

3.6. При непоступлении вознаграждения от заказчика по истечении:

30 дней с момента выставления счета-фактуры ответственный сотрудник звонит дебитору и напоминает о необходимости оплатить оказанные услуги и работы или отгруженную продукцию, либо руководитель филиала проводит переговоры с представителями дебитора так как должен быть составлен акт инвентаризации дебиторской задолженности с последующим погашением; См.

Если ваша дебиторская задолженность уже превратилась в безнадежную, значит, ее можно списать. Долг считается нереальным ко взысканию в следующих случаях (п. 2 ст. 266 НК РФ):

по нему истек срок исковой давности. Как правило, он составляет 3 года (ст. 196 ГК РФ);
организации-должника уже нет. То есть компания ликвидирована или исключена из ЕГРЮЛ, так как была признана недействующей (п. 2 ст. 64.2 ГК РФ);
судебный пристав-исполнитель подтвердил невозможность взыскания долга, поскольку не удается определить место нахождения должника, его имущества, получить сведения о принадлежащих ему денежных средствах и иных ценностях, либо поскольку у должника нет имущества, за счет которого можно было бы погасить долг. При таких обстоятельствах пристав выносит постановление об окончании исполнительного производства и возвращает взыскателю исполнительный документ.

Для списания дебиторской задолженности необходимо составить:

акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами по форме N ИНВ-17 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88);
приказ о списании безнадежной дебиторской задолженности.

Образец приказа о списании безнадежной дебиторской задолженности

Унифицированной формы приказа о списании дебиторской задолженности нет. Как правило, в нем указываются сведения о самой задолженности (сумма, реквизиты договора, в соответствии с которым она образовалась, и т.д.), сведения о должнике, основание для списания долга со ссылками на законодательство.

Подписывает приказ руководитель организации.

Приказ о списании дебиторской задолженности в связи с истечением срока исковой давности: образец 2017

Налоговый учет списанной дебиторки

Списание просроченной дебиторской задолженности для целей налогообложения прибыли учитывается так. При отсутствии резерва по сомнительным долгам сумма задолженности включается во внереализационные расходы (пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ), а при наличии резерва – задолженность списывается за счет него. Если же сумма долга окажется больше суммы резерва, то разница опять же может быть учтена во внереализационных расходах (

Утверждено Приказом руководителя Организации от "___"__________ ____ г. N ____

ПОЛОЖЕНИЕ об организации работы по взысканию дебиторской задолженности в ____________________________________ (наименование организации)

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок работы подразделений Организации по взысканию дебиторской задолженности.

1.2. Используемые в настоящем Положении понятия:

Должник, дебитор - одна из сторон гражданско-правового обязательства имущественной связи между двумя или более лицами;

Дебиторская задолженность - не исполненное в срок контрагентом обязательство о выплате денежных средств в пользу Организации в соответствии с законодательством Российской Федерации или договором, а также не исполненное в срок обязательство контрагента, задолженность по которому возникла в соответствии с предварительно уплаченной контрагенту суммой (авансом) по договору;

Срок погашения дебиторской задолженности - срок, установленный договором или законом;

Просроченная дебиторская задолженность - долг дебитора перед Организацией, который не был погашен в предусмотренные договором или законом сроки;

Подразделение-исполнитель - структурное подразделение Организации, инициировавшее заключение договора либо отвечающее за осуществление расчетов с контрагентами в соответствии со своей компетенцией.

1.3. Ответственность за своевременный и надлежащий учет исполнения обязательств перед Организацией, полноту и достоверность документов, подтверждающих дебиторскую задолженность, несет подразделение-исполнитель.

1.4. Бухгалтерское подразделение ведет учет и проводит инвентаризацию дебиторской задолженности.

1.5. Юридическое подразделение несет ответственность за правильность составления претензий и исков к контрагентам, представление в установленном порядке интересов Организации в уполномоченных органах при взыскании дебиторской задолженности, за соблюдение сроков и порядка обжалования судебных актов.

2. ДОСУДЕБНЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ ПО ВЗЫСКАНИЮ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ

2.1. Подразделение-исполнитель осуществляет следующие меры, направленные на погашение дебиторской задолженности:

Подготовка и направление письменных обращений к дебитору по вопросу погашения им в добровольном порядке дебиторской задолженности;

Проведение переговоров с представителями дебитора с целью получения причитающейся оплаты во внесудебном порядке (уточнение сроков и порядка погашения дебиторской задолженности).

2.2. В течение ________ дней с даты образования дебиторской задолженности подразделение-исполнитель направляет в юридическое подразделение служебную записку о необходимости предъявления претензии, к которой прилагаются следующие документы:

Копии документов, на основании которых возникла дебиторская задолженность, и документов, подтверждающих ее размер (договоры, акты передачи товарно-материальных ценностей, выполненных работ или оказанных услуг, акты сверок взаимных расчетов и т.д.);

Реквизиты контрагента (наименование и местонахождение контрагента, банковские реквизиты, ИНН и т.д.);

Расчет суммы требований (основного долга и начисленных штрафных сумм);

Копии писем по факту неисполнения или ненадлежащего исполнения контрагентом обязательства;

Копии иных документов, имеющих отношение к неисполнению контрагентом обязательства.

2.3. Юридическое подразделение в течение ___________ с момента получения служебной записки о наличии дебиторской задолженности предъявляет должнику претензию, которая передается ему под роспись или направляется заказной почтой с уведомлением о вручении.

2.4. Если оснований для предъявления претензии нет, юридическое подразделение письменно сообщает об этом подразделению-исполнителю.

2.5. О факте предъявления должнику претензии юридическое подразделение не позднее ____________ после ее предъявления информирует подразделение-исполнителя, а также направляет ему копию претензии.

2.6. Подразделение-исполнитель осуществляет контроль за исполнением контрагентом требований, содержащихся в претензии. О результатах рассмотрения претензии должником подразделение-исполнитель сообщает служебной запиской юридическому подразделению в течение __________ с даты получения ответа на претензию или истечения срока ответа на нее.

3. СУДЕБНЫЙ ПОРЯДОК ВЗЫСКАНИЯ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ

3.1. В случае если дебитор не исполнил заявленные в претензии требования в указанный в ней срок, дебиторская задолженность подлежит взысканию в судебном порядке.

3.2. Юридическое подразделение в течение _______ с даты получения служебной записки подразделения-исполнителя и оплаты госпошлины предъявляет исковое заявление в суд в соответствии с процессуальным законодательством Российской Федерации.

3.3. В случае если имеющаяся информация и документы не позволяют обосновать исковые требования, иск не предъявляется, о чем в письменном виде юридическое подразделение сообщает руководителю Организации и подразделению-исполнителю.

3.4. Передача в юридическое подразделение материалов и документов для ведения судебной работы в отношении должника не освобождает подразделение-исполнителя от обязанности контроля за исполнением контрагентом своих обязательств. В случае погашения контрагентом задолженности (полного или частичного), достижения договоренности об условиях мирового соглашения или иной договоренности о погашении долга подразделение-исполнитель незамедлительно направляет в юридическое подразделение письменное сообщение об этом.

3.5. При рассмотрении искового заявления о взыскании дебиторской задолженности подразделение-исполнитель обязано оказывать юридическому подразделению помощь в подготовке документов, а при необходимости - обеспечить присутствие на судебных заседаниях своих специалистов.

3.6. После выдачи судом исполнительного листа о взыскании просроченной дебиторской задолженности юридическое подразделение организует взаимодействие с подразделениями службы судебных приставов для взыскания дебиторской задолженности на основании выданного судом исполнительного листа.

3.7. Юридическое подразделение ежемесячно, до _________ числа, предоставляет в подразделение-исполнитель сведения о результатах проведенной судебной работы с указанием дебиторов, по которым были представлены документы для предъявления исков, и информацию о ходе взыскания по исполнительным листам.

4. ОСНОВАНИЯ СПИСАНИЯ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ

4.1. Основаниями для списания дебиторской задолженности являются 1:

Истечение срока исковой давности;

Невозможность исполнения, если она вызвана обстоятельством, за которое ни одна из сторон не отвечает;

Если в результате издания акта государственного органа исполнение обязательства становится невозможным полностью или частично;

Смерть должника;

С ликвидация должника - юридического лица.

1 Дебиторская задолженность, нереальная к взысканию (безнадежный долг), при определенных условиях может быть списана и учтена в составе внереализационных расходов для целей исчисления налога на прибыль на основании пп. 2 п. 2 ст. 265 Налогового кодекса Российской Федерации.

Похожие документы

от 04.09.2015 г. № 231 _

г. Нарьян-Мар
«Об утверждении Положения об организации работы

по взысканию дебиторской задолженности»
В целях уменьшения дебиторской задолженности Муниципального предприятия Заполярного района «Севержилкомсервис» и организации работы по её своевременному взысканию задолженности, приказываю :
1. Утвердить прилагаемое Положение об организации работы по взысканию дебиторской задолженности МП ЗР «Севержилкомсервис».
2. Секретарю МП ЗР «Севержилкомсервис» ознакомить под роспись ответственных работников МП ЗР «Севержилкомсервис».
3. Предупредить ответственных работников МП ЗР «Севержилкомсервис» о персональной ответственности.
4. Контроль за исполнениям приказа оставляю за собой.

Генеральный директор

МП ЗР «Севержилкомсервис» С.Л. Калашников

ПОЛОЖЕНИЕ

об организации работы по взысканию дебиторской задолженности

МП ЗР «Севержилкомсервис»
1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок работы структурных подразделений МП ЗР «Севержилкомсервис» (далее – Предприятие) и ответственных лиц по взысканию дебиторской задолженности.

1.2. Используемые в настоящем Положении понятия:

- контрагент – юридическое или физическое лицо, которому на основании заключенного договора, поданной заявки или иного документа Предприятием были оказаны услуги, выполнены работы или реализована продукция;

- дебитор (должник) – контрагент, который в установленные договором или законодательством Российской Федерации сроки не произвел оплату оказанных Предприятием услуги, выполненных работ или реализованной продукция;

- дебиторская задолженность - не исполненное в срок контрагентом обязательство о выплате денежных средств в пользу Предприятия в соответствии с законодательством Российской Федерации или договором, а также не исполненное в срок обязательство контрагента, задолженность по которому возникла в соответствии с предварительно уплаченной контрагенту суммой (авансом) по договору;

- срок погашения дебиторской задолженности - срок, установленный договором или законом, для исполнения обязательств по оплате выполненных работ (оказанных услуг);

- ответственный исполнитель – работник (и) Предприятия, на которого/которых в соответствии с должностной инструкцией или приказом (распоряжением) Руководителя Предприятия возложена обязанность по взысканию просроченной дебиторской задолженности.

1.3. Ответственность за своевременный и надлежащий учёт исполнения обязательств перед Предприятием, полноту и достоверность документов, подтверждающих дебиторскую задолженность, несёт бухгалтерия Предприятия (главный бухгалтер).

1.4. Бухгалтерия (главный бухгалтер) несёт ответственность за ведение учёта и проведение инвентаризации дебиторской задолженности Предприятия.

1.5. Главный юрисконсульт Предприятия несёт ответственность за правильность составления претензий и исков к контрагентам, представление в установленном порядке интересов Предприятия в судах, органах прокуратуры, внутренних дел и иных органах при взыскании дебиторской задолженности, соблюдение сроков и порядка обжалования судебных актов.

1.6. При наличии у контрагента неисполненного обязательства о выплате денежных средств в пользу Предприятия в соответствии с законодательством Российской Федерации или договором, срок образования задолженности по которому превышает 60 (шестьдесят) календарных дней, бухгалтерия (главный бухгалтер) Предприятия обязана предоставлять главному юрисконсульту данную информацию с целью не заключения (продления) договоров с таким контрагентом, а при непосредственном обращении контрагента к бухгалтерии отказывать ему в заключении (продлении) договора(ов), за исключением случаев, когда неисполнение обязательства связано с обстоятельствами непреодолимой силы либо когда обязанность заключить договор предусмотрена законодательством Российской Федерации.

1.7. Для контроля за состоянием дебиторской задолженности, бухгалтерия Предприятия ведет Реестр контрагентов, имеющих дебиторскую задолженность.
2. Досудебное урегулирование споров о взыскании дебиторской задолженности

2.1. Бухгалтерия осуществляет контроль за полным и своевременным погашением контрагентом дебиторской задолженности в соответствии с данным Положением.

2.2. В случае образования дебиторской задолженности в связи с неисполнением обязательства перед Предприятием контрагенту предъявляется претензия в порядке, предусмотренном договором или настоящим Положением.

2.3. Цель предъявления контрагенту претензии- доказательно убедить контрагента в том, что его действия не соответствуют условиям договора и невыгодны для него. Принимая меры досудебного разбирательства.

2.4. Предъявление контрагенту претензии не освобождает бухгалтерию Предприятия от осуществления таких направленных на погашение дебиторской задолженности мер, как направление писем, в т.ч. электронной форме, составление актов сверок и т.д.

2.5. При осуществлении мер, направленных на погашение дебиторской задолженности используются следующие форму:

Проведение переговоров с дебитором, его представителями с целью получения вознаграждения, причитающегося по договору во внесудебном порядке (уточнение сроков и порядка погашения дебиторской задолженности).

2.6. Бухгалтера по жилищно- коммунальным участкам Предприятия обязаны в срок не позднее 08 числа, месяца следующего за отчетным проводить следующую работу по анализу дебиторской задолженности:

Осуществлять сверку бухгалтерской отчётности с целью выявления контрагентов, имеющих дебиторскую задолженность сроком более 60 (шестьдесят) дней;

Проводить устные переговоры с контрагентами о возможных сроках погашения дебиторской задолженности;

Определять возможность предоставления рассрочки и запросить у дебиторов (должников) графики погашения дебиторской задолженности;

Направлять акты сверки расчетов дебиторам.

2.7. Результаты досудебных мероприятий, а также документы, представленные дебиторами (должниками) бухгалтера Предприятия обязаны предоставлять главному бухгалтеру Предприятия.

2.8. Главный бухгалтер Предприятия аккумулирует полученные сведения, документы и в срок до 30 числа каждого месяца докладывает руководителю Предприятия.

2.9. Главный бухгалтер ежемесячно не позднее 10 числа месяца следующего, за отчётным при установлении дебиторской задолженности обязан предоставлять главному юрисконсульту следующие документы:

Копии документов, на основании которых возникла дебиторская задолженность, и документов, подтверждающих её размер (договоры, акты передачи товарно- материальных ценностей, выполненных работ или оказанных услуг, акты передачи товарно- материальных ценностей, выполненных работ или оказанных услуг, акты сверок взаимных расчётов, платёжные поручения, акты взаимозачётов, подтверждающих частичную оплату и т.д.);

Реквизиты контрагента (наименование и местонахождение контрагента, банковские реквизиты, ИНН и т.д.);

Расчёт суммы требований (основного долга и начисленных штрафных сумм), который должен содержать следующие сведения: номер счёт- фактуры, дата составления документа, сумма, размер оплаты, дата оплаты, остаток задолженности и т.д.;

Копии писем по факту неисполнения или ненадлежащего исполнения контрагентом обязательства;

Копии приказов о тарифах, копии, утверждённых расчётов цен и калькуляций, подтверждающих обоснование выставления счёт- фактуры;

Копии иных документов, имеющих отношение к неисполнению контрагентом обязательства.

2.10. Главный юрисконсульт в течение 3 (трёх) рабочих дней с даты получения указанных документов обязан рассмотреть поступившие документы с целью определения правовых последствий для предъявления претензии предъявляет контрагенту претензию, а при необходимости запрашивает в соответствующих структурных подразделениях Предприятия недостающие документы, сведения.

2.11. Работники Предприятия несут персональную ответственность за достоверность предоставленной информации и документов.

2.12. Работники Предприятия обязаны оказывать помощь главному юрисконсульту Предприятия, в рамках своих полномочий, в получении необходимых документов, информации.

2.13. Претензия должна содержать следующие данные:

Наименование контрагента;

Обстоятельства, являющиеся основанием для предъявления претензии, со ссылками на соответствующие статьи договора;

Указание о предполагаемом способе исполнения обязательств;

Расчёт суммы требований по претензии и номер счёта, на который должны быть перечислены денежные средства;

Срок исполнения контрагентом обязательств и/или срок ответа на претензию, который не может превышать 30 (тридцать) дней с даты, когда обязательство контрагента должно быть исполнено, если иной срок не предусмотрен договором или законодательством Российской Федерации;

Информация о мерах, которые будут осуществлены в случае отклонения претензии (приостановка обязательств Предприятия, обращение в суд и т.д.);

Дата и регистрационный номер претензии;

Подпись уполномоченного лица.

2.14. Претензия направляется контрагенту заказным письмом или вручается лично под роспись (иным способом, позволяющим доказать факт направления претензии).

За своевременность направления претензии персональную ответственность несёт начальник канцелярии Предприятия.

2.15. Претензии должны предъявляться всем контрагентам без исключения, даже если направление претензий не предусмотрено условиями договора.

2.16. В случае если контрагент не исполнил заявленные в претензии требования в указанный в претензии срок, дебиторская задолженность подлежит взысканию в судебном порядке.

2.17. Не позднее 20 числа месяца следующего за отчетным на основании результатов досудебных переговоров с должниками бухгалтера по жилищно- коммунальным участкам обязаны предоставить ответственному исполнителю справку по неоплаченным и частично оплаченным счетам- фактурам с привязкой к договорам по форме, установленной Приложением № 1, либо иной форме, которая в любом случае отражает все данные, установленные Приложением № 1.

2.18. При наличии дебиторской задолженности более 60 (шестидесяти) дней по договорам, контрактам снабжения электрической энергией начальники жилищно- коммунальных участков совестно с бухгалтерами по жилищно- коммунальным участкам Предприятия обязаны докладывать об этом главному энергетику Предприятия, который совместно с руководителем Предприятия принимают следующие решения:

О направлении предупреждений об отключении;

Об отключении объектов, которые обеспечиваются электрической энергией.
3. Организация работы по взысканию дебиторской задолженности

в судебном порядке

3.1. При получении полного или частичного отказа контрагента от исполнения заявленных в претензии требований или не поступления ответа на претензию в указанный срок юрисконсульт Предприятия при наличии правовых оснований и документов в полном объёме в течение 5 (пяти) рабочих дней предъявляет исковое заявление в суд в соответствии с процессуальным законодательством Российской Федерации. Данные сроки не применяются, по согласованию с руководителем Предприятия, в случае если главному юрисконсульту в данный период поручена иная работа, предусмотренная должностными обязанностями и трудовым договором или он является представителем Предприятия в судах разных инстанций, а также выполняет срочную и/или безотлагательную работу по поручению руководителя Предприятия.

3.2 Бухгалтерия Предприятия обязана в течение 3 (трёх) рабочих дней по требованию юрисконсульта представить ему следующие документы:

Заверенные копии договоров, приложений, дополнительных соглашений и прочих документов в 2 (двух) экземплярах, на основании которых возникла дебиторская задолженность;

Расчёт суммы задолженности основного долга и пеней за весь период задолженности в 2 (двух) экземплярах;

Акты сверок в 2 (двух) экземплярах;

Заверенные копии переписок и прочих документов, составленных в рамках договорных отношений в 2 (двух) экземплярах;

Документ, подтверждающий уплату госпошлины;

Заверенные копии писем по факту неисполнения или ненадлежащего исполнения контрагентом обязательств;

Копии иных документов, имеющих отношение к неисполнению контрагентом обязательств.

3.3. После выдачи судом исполнительного листа о взыскании с контракта дебиторской задолженности главный юрисконсульт Предприятия в соответствии с законодательством Российской Федерации:

Направляет исполнительный лист в подразделения службы судебных приставов для взыскания дебиторской задолженности, на основании выданного судом исполнительного листа;

Обращается в суд с заявлением о признании должника несостоятельным (банкротом).
4. Порядок списания безнадёжной дебиторской задолженности

4.1. Списать с баланса можно только нереальную к взысканию дебиторскую задолженность неплатёжеспособных дебиторов.

4.2. Задолженность можно классифицировать, как нереальную к взысканию в случаях, если выполняется одно из следующих условий:

4.2.1. истёк срок исковой давности (ст.ст. 196-197 ГК РФ);

4.2.2. обязательство прекращено в связи с ликвидацией дебитора (ст. 419 ГК РФ);

4.2.3. обязательство прекращено из- за невозможности исполнения (ст. 416 ГК РФ);

4.2.4. обязательство прекращено на основании акта государственного органа (ст. 417 ГК РФ).

4.3. Списанию с учёта подлежит задолженность:

4.3.1. должность, ликвидированных в установленном законом порядке (кроме случаев, когда законом или иными правовыми актами исполнение ликвидированного должника возложено на другое лицо);

4.3.2. по обязательствам, прекратившимся по другим основаниям, установленным законом, иными правовыми актами или договором новацией, прощением долга, отступным, зачётом или исполнением;

4.3.3. по требованиям, которые в соответствии с законом считаются погашенными;

4.3.4. по обязательства (сделкам), признанным судом:

Недействительными;

Исполненными (погашенными);

Невозникшими (незаключёнными);

Оформленными поддельными (подложными, ложными, фальшивыми, фиктивными, сфабрикованными, сфальсифицированными) документами;

Совершёнными несуществовавшими на момент совершения сделки (в т.ч. вымышленными, мнимыми, фиктивными) лицами, подставными, неустановленными, неизвестными лицами, лицами, действовавшими от их имени, а также иными лицами, необладавшими на момент совершения сделки правоспособностью (полномочиями);

4.3.5. должников, исключённых из Единого государственного реестра юридических лиц в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации о государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

4.4. Основанием для списания безнадёжной дебиторской задолженности в связи с истечением срока исковой давности признаются документы:

Подтверждающие возникновение долга (договоры, контракты, платёжные поручения и т.п.);

Подтверждающие претензионную работу (почтовые квитанции, описи вложения к письмам и т.п.);

Подтверждающие прерывание срока исковой давности (акты сверок задолженности, частичное возмещение задолженности и т.п.);

Из которых следует, что срок исковой давности истёк (инвентаризационная опись расчётов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами);

Решение инвентаризационной комиссии, распоряжение руководителя Предприятия.

4.5. Основанием для списания безнадёжной дебиторской задолженности до истечения срока исковой давности признаются документы, подтверждающие прекращения обязательства:

Вследствие форс- мажорных обстоятельств;

На основании акта государственного органа, в результате чего исполнение обязательств становится невозможным;

Вследствие ликвидации юридического лица (выписки из Единого государственного реестра юридических лиц (индивидуальных предпринимателей), содержащих сведения в связи с его ликвидацией, справки налогового органа по месту нахождения дебитора о сумме задолженности, копии решения арбитражного суда о признании дебитора банкротом, решение суда или уведомление ликвидационной комиссии (конкурсного управляющего) о том, что требования кредитора не будут удовлетворены из- за недостаточности имущества;

Вследствие смерти физического лица (копии свидетельства о смерти физического лица или копии судебного решения об объявлении физического лица умершим и т.п.);

4.6. Списание суммы дебиторской задолженности отражаются на соответствующем забалансовом счёте и учитываются в течение 5 (пяти) лет с момента её подписания.

Приложение № 1

к Положению
Расшифровка

дебиторской задолженности __________________

по состоянию на «____» ___________ 20___ года

Составил:
Должность Ф.И.О. Подпись