AllMyNotes Organizer - унивирсальный организатор текстовой информации. Каждый из нас уникален, и зачастую невозможно вместить все свои документы в один список, а тем-более, в разбросаные файлы. Поддерживается мгновенный поиск по всем документам и доступ к документам по паролю 681
Программа для учета входящей, исходящей корреспонденции и внутренних документов (приказов, распоряжений итд.) организации. Возможность ведения нескольких организаций. Программа поддерживает режим работы на сети. 12823
Программа «Исполнительная документация» предназначена для заполнения основных журналов, необходимых при проведении строительных работ, реконструкции и капитального ремонта. 796
1С:Документооборот 8 ПРОФ через интернет - это доступ к программе 1С через интернет на условиях ежемесячной подписки. Решение предназначено для систематизации электронного документооборота. Первые 14 дней работы в программе бесплатны! 189
Веб-сервис docwebservice.ru - новое решение для автоматизации заполнения документов из единого центра с использованием хорошо всем знакомых Word и Excel. Сервис состоит из личного кабинета на сайте и устанавливаемой на компьютере пользователя программы клиента. Основной элемент системы это проект - группа документов и набор меток (полей ввода) для их заполнения. Вторым элементом системы является пользователь, который имеет настраиваемый доступ. 258
Программа представляет собой систему, предназначенную для автоматизации работы юридических и договорных отделов. Программа поддерживает режим работы на сети. 2122
Система слежения за исполнением документов («СИД») предназначена для контроля своевременной обработки документов пользователями программ «1С:Предприятие 8». Использование «СИД» позволит соблюдать сроки исполнения документов, определяемые внутренними регламентами предприятия или логикой бизнес-процессов. 960
Система документооборота, ориентированная на договорную работу: - контроль договорных обязательств - встраиваются любые шаблоны документов (договоры, акты и т.д.) - создание договора по шаблону - настройка в шаблоне вариантов формулировок - удобный поиск договоров - хранение файлов по договорам - согласование договоров 1295
DirectumRX – облачная система компании DIRECTUM для управления документами и взаимодействием сотрудников. Функциональность DirectumRX включает в себя все необходимые инструменты для реализации конкретных задач в рамках делового документооборота, а облачная архитектура обеспечивает простоту внедрения и использования системы. Система оптимальна для автоматизации процессов средних компаний или отдельных подразделений крупных предприятий с подключением 10-200 пользователей. 563
Aml Pages - это записная книжка, оперативный блокнот на все случаи жизни. Позволяет хранить самую различную информацию: личные записки, e-mails, картинки, фрагменты веб страниц, URL, пароли. Обладает текстовым редактором с поддержкой форматирования, вставкой таблиц и изображений, стилями форматирования и закладками на фрагменты текста. Хранимые данные могут быть защищены паролем пользователя. Также сохраняет в документах и веб страницы. 744
Недавно хорошие знакомые попросили помочь им выбрать систему документооборота со словами «ну ты же занимаешься этой всякой автоматизацией».
Я согласился, хотя и работаю в немного другом направлении и раньше вплотную не сталкивался с СЭД. То что я обнаружил в процессе изучения и сравнения разных решений мне настолько интересным, что я даже решился на небольшое расследование и теперь делюсь результатами.
Я обнаружил, что на рынке систем документооборота сложилась крайне странная ситуация. Такое ощущение, что производители как будто сговорились между собой и решили изо всех сил скрывать информацию о своих продуктах. Мне даже стало казаться, что они боятся, как бы я не увидел чего-то лишнего.
Получается, что я, как и другие покупатели, стараюсь узнать о функционале продукта, изучить и попробовать его перед покупкой, а разработчик делает всё, чтобы у меня ничего не вышло, зато щедро и многобуквенно рассказывает о достижении бизнес-целей, преимуществах, экономическом эффекте и прочих абстракциях, избегая показывать «товар лицом».
На первый взгляд странное поведение. Но вполне объяснимое, если копнуть глубже.
Этим мы сейчас и займёмся. Копнём на полную глубину и посмотрим, почему так происходит и как в таких условиях вести себя покупателю, чтобы таки увидеть то, что скрыто.
Обманутые ожидания
Давайте на секунду отойдем от темы электронного документооборота, чтобы никого не обидеть. Я просто предлагаю вам внимательно посмотреть на две картинки.Это Salesforce – одна из самых серьезных и авторитетных CRM-систем. На их сайте нужно пройти процедуру регистрации, в том числе указать название компании, количество сотрудников и свой телефон, чтобы просто посмотреть видеоролик о системе. Без этого Вы не увидите ни внятного описания функционала ни скриншотов, которые помогли бы составить впечатление о продукте.
А это Битрикс24 . У них достаточно просто ввести свой Email-адрес и через несколько секунд можно уже начать работу в системе, и через 15-20 минут вы на практике получите общее представление о возможностях предлагаемого решения.
Чувствуете разницу? Кто более открыт публике? У кого больше шансов «зацепить» клиента?
Так вот, ситуация на российском рынке систем электронного документооборота всё больше напоминает первую картинку. Почему? Потому что продавец (который делает сайт) и покупатель (который приходит на сайт) преследуют разные цели.
Позиция продавца - «Расскажи мне о своих проблемах, а я покажу, как мой продукт их решает» .
На что покупатель отвечает - «Лучше ты просто покажешь товар, а я уж сам разберусь, что мне подходит, а что нет» .
Только в условиях насыщенного рынка покупатель не очень-то стремится к диалогу, вот и получается, что клиент приходит на сайт с целью «примерить костюмчик», а вендор заколачивает витрины досками, и соглашается хоть что-то показать только, когда дверь за посетителем надёжно закроется.
Впрочем, такое парадоксальное поведение имеет простое объяснение - так исторически сложилось.
История вопроса
Давайте мысленно вернемся примерно в начало 2000-х и представим, что вы решили привнести в свой бизнес немного автоматизации. К примеру, организовать электронное согласование договоров или автоматизировать какие-нибудь заявки.Для этого вам без сомнения пришлось бы взяться за реализацию серьезного и масштабного ИТ-проекта как минимум на 6-12 месяцев и несколько миллионов рублей (в сегодняшних деньгах). Этот проект по большей части состоял бы из работ по обследованию, составлению ТЗ, моделированию бизнес-процессов, модификации, адаптации, конфигурированию, настройке и внедрению ПО.
Сейчас же достаточно вбить пару слов в Google и к вашим услугам будут десятки, если не сотни сайтов, предлагающих готовые решения по автоматизации практически любого процесса.
Другими словами, раньше функционал никого особо не интересовал, потому что на рынке господствовали тяжелые платформенные продукты, в которых для конечных пользователей не было ничего интересного. Прежде чем что-то потрогать - следовало бы несколько месяцев поработать.
Сейчас же настало время универсальных, гибких, многофункциональных и доступных по цене решений. И вот здесь уже покупатель может делать выбор, опираясь исключительно на функционал продукта.
Еще несколько лет назад ни руководители предприятий, ни их сотрудники не были в состоянии поддержать диалог на тему внедрения того же электронного документооборота. Не были редкостью топ-менеджеры, которые вообще не пользовались компьютером, и работали только с бумажными документами.
Раньше вендорам не было смысла акцентировать внимание на функциях продукта, потому что никто кроме ИТ-специалистов не смог бы этого понять, а тем более осмыслить. Сами клиенты охотнее велись на такие вещи как известность бренда, наличие известных клиентов и пр.
Но за последние годы всё изменилось. Но современный клиент – совсем другой человек. Сегодня менеджер среднего звена (например, начальник общего отдела) вполне может обсудить вопрос синхронизации справочников 1С с внедряемой системой.
Современный клиент технически более грамотен и занимает активную позицию - он хочет и может самостоятельно изучить продукт и сделать собственные выводы на основе собственного опыта.
Посмотрите на любой рынок, где господствуют молодые компании и вы увидите это. Увидите стремление продавцов как можно больше показать и рассказать о своём продукте. Дать попробовать, прежде чем купить.
До поставщиков СЭД это еще не дошло. Они по-прежнему думают, что их покупатель такой же, каким был 10 лет назад. Они по-прежнему считают, что продают не продукт, а свою многолетнюю репутацию. Они по-прежнему предпочитают показывать отзывы, а не саму систему.
Что же делать? Как же нам выбрать подходящее решение, если вендоры совсем не хотят идти нам навстречу? Надо собирать информацию по крупицам и читать между строк.
Вот прямо сейчас и попробуем.
Процесс выбора
Перейдем к главному. Давайте посмотрим на процесс выбора СЭД и отметим, какая информация нам потребуется и насколько легко её можно найти на сайтах ведущих российских поставщиков.Шаг 1. Изучаем списки функциональных возможностей
Как и любой потенциальный клиент, я прихожу на сайт уже с некоторым пониманием своих проблем и способов их решений. Я примерно представляю, какой функционал мне необходим, поэтому отправной точкой для меня будет перечень функциональных возможностей системы. На этом этапе меня не интересуют детали - мне важно, обладает ли в принципе система необходимыми функциями. Зачастую от ответа на этот вопрос будет зависеть – продолжу ли я изучение этого сайта или пойду на следующий.Пример: Организация ведет интенсивную официальную переписку со своими обособленными подразделениями и другими организациями. Поэтому для меня критична функция регистрации входящих писем от контрагентов и государственных органов.
Начать следует с таких разделов как «Описание решения», «Решаемые задачи», «Возможности» и пр. Постарайтесь найти список конкретных возможностей системы или решаемых задач. Обращайте внимание на уровень детализации, многие вендоры предпочитают общие формулировки типа «навести порядок в договорной работе» или акцентируют внимание на архитектуре, технологиях, поддержке разных СУБД и пр.
Если ничего более детального найти не удается - это сигнал о том, что возможно вендор пытается выдать своё решение за то, чем оно не является или надеется подогнать систему под ваши требования уже в ходе проекта.
Хороший пример:
ТЕЗИС . В разделе «Функциональность» находится простой и понятный перечень основных возможностей, разбитый по функциональным блокам. Позволяет сразу составить представление о системе.
Плохой пример:
DocsVision. Информация о функционале рассредоточена по описаниям платформы, модулей, бизнес-решений и доработок сторонних производителей. Разобраться в таком большом объёме данных непросто.
Шаг 2. Ищем релевантные примеры использования
Допустим, я нашел интересующий меня функционал. Теперь надо понять, как именно это реализовано. Мне мало обещаний в стиле «возможность согласования документов» - мне важно, как в рамках этой возможности будут выполняться нужные мне операции.Пример: Продолжая тему регистрации входящих, мне важно понимать, на каких стадиях обработки есть возможность приложения скан-копий, как обрабатывается невскрытая корреспонденция, как регистрируется получение ответа на исходящее и пр.
Для этого вам следует искать специальный раздел посвященный конкретной функции или модулю, либо дополнительные материалы. Зачастую на сайтах можно найти тематические презентации, посвященные конкретным процессам, например «Согласование договора в системе Х», «Автоматизация канцелярии» и тому подобное. Важно найти материалы, демонстрирующие решения проблем, максимально похожих на ваши.
Несмотря на очевидную необходимость примеров использования – очень немногие вендоры решаются на их публикацию. Частично это можно объяснить нежеланием поставщиков платформенных решений вписываться в рамки конкретных сценариев. Однако, на мой взгляд, даже в этом случае вполне возможно показать типовое решение, описав возможности его адаптации.
Хороший пример:
Verdox . В разделе «Виртуальный тур» представлено множество конкретных кейсов, каждый из которых – небольшая демонстрация соответствующего процесса с картинками и подробным описанием.
Плохой пример:
МОТИВ . Вместо описания возможностей и функций – статья о необходимости и актуальности документооборота. Даже в примерах подробно описаны проблемы, но непонятно какие решения предлагаются.
Шаг 3. Рассматриваем скриншоты
Как ни крути, а зачастую хороший скриншот может очень многое сказать о системе. Для меня изучение скриншотов – это обязательный этап выбора. И я - не исключение - современные покупатели зачастую обладают достаточным опытом, чтобы даже на основании снимка экрана сделать определённые выводы.К тому же скриншот это своего рода доказательство того, написанное на сайте - правда. Одно дело написать что-то в списке функций и совсем другое - показать соответствующий экран.
Пример: В списке возможностей Системы значится возможность вынесения резолюции по документу. При этом на скриншоте видно, что резолюции выносятся путём выбора готовых вариантов, а не произвольно, при этом можно прикладывать файлы. Таким образом, скриншот доносит гораздо больше информации, чем целый абзац текста.
В большинстве случаев, у вас не возникнет проблем с тем, чтобы посмотреть скриншоты. Даже если их нет на сайте, вы вероятно увидите их в презентационных материалах. Обращайте внимание на количество и качество снимков. Сайт, с большим количеством скриншотов, которые можно рассмотреть и осмыслить скорее всего показывает правду.
Если же скриншотов мало или на них не видно деталей, то возможно разработка не так хороша, как вам расписывают.
Хороший пример:
Optima Workflow . Полноразмерные скриншоты сопровождаются подробным описанием того, что на них изображено.
Плохой пример:
БОСС-Референт . Скриншотов нет вообще. Весь контент – текстовый. Для меня так и осталось загадкой – как же выглядит эта система. Впрочем, один скриншот на сайте найти удалось, правда он был настолько мелкий, что деталей не разобрать.
Шаг 4. Смотрим видеоролики
Настало время углубленного изучения систем, прошедших наш предварительный отбор. Лучше всего для этого подходят видеоролики - это самый простой способ посмотреть решение в действии, при этом особо не напрягаясь.Не нужно думать, что скриншоты и видеоролики – вещи взаимоисключающие. Скриншоты дают возможность самостоятельно выбирать, что смотреть и в каком порядке. Зато видео иллюстрирует работу системы гораздо более подробно.
Пример: Вендор обещает, что регистрация нового документа будет простым и быстрым процессом. Тем не менее, на видео видно, что на самом деле для этого надо заполнить огромную карточку из 20 полей, которые находятся на разных вкладках. Причем в некоторых случаях совсем не понятно, какие значения надо указывать.
Просматривая видео, можно поставить себя на место пользователя, увидеть и оценить вещи, которые никаким другим способом не обнаружить.
На сайтах можно найти видеоконтент трёх типов - короткие обзорные ролики, обучающие видео и записи вебинаров. Последние - не лучшее решение, зачастую на их просмотр может потребоваться не один час. К сожалению немногие вендоры выкладывают хорошие видео-ролики. В этом случае можно попробовать поискать видео за пределами официального сайта. Есть вероятность, что кто-нибудь записал его в рамках обзора системы, выступления на семинаре и пр.
Хороший пример:
Опять ТЕЗИС . В разделе «Видеоматериалы» представлено достаточное количество видеороликов. Сами ролики тоже очень хороши - оптимальная длина, закадровый голос и полноценная демонстрация работы.
Плохой пример:
DocLogix . На первом видео женщина рассказывает, как ей понравилась система, но саму систему не показывает. На других есть запись работы в системе, но отсутствуют какие-либо комментарии, так что совершенно непонятно, что на роликах изображено. Такие видео только запутывают.
5. Демо-версия
Завершающий этап отбора - испытание системы в условиях приближенных к реальным. Для этого нам потребуется демонстрационная версия или бесплатный пробный период.Пример: Допустим, мне необходимо автоматизировать процесс работы с корреспонденцией, когда сотрудник А регистрирует документ, сотрудник Б выносит резолюцию, сотрудник В её исполняет, а сотрудник Г контролирует работу. Убедиться, что это возможно и понять насколько удобно можно только в демо-версии. Ни скриншоты, ни ролики не дадут такой возможности.
И вот это самый редкий зверь. Очень немногие решаются предоставить демо-версию. На мой взгляд, причина проста – при работе с демо инициатива всегда на стороне клиента. Следовательно, все недостатки будут хорошо видны. Поэтому обычно демо-версии стараются не давать. Тем не менее, радостно видеть, что некоторые всё же набираются смелости и выкладывают демо в открытый доступ, как это уже давно принято у всех интернет-сервисов.
Хороший пример:
Опять Verdox . Одна из немногих систем, где демо-версия создаётся реально на лету без установки, разговоров с менеджером и прочего. Достаточно заполнить форму и подождать несколько минут.
Плохой пример:
Скриншот программы Система электронного документооборота FossDoc 6.5
Система электронного документооборота FossDoc - Система предназначена для автоматизации документооборота и делопроизводства, как в государственных, так и негосударственных предприятиях любых размеров и рода деятельности. Система позволит организовать электронный архив документов, упорядочить процессы работы с входящей/исходящей корреспонденцией, поддерживать внутреннюю документацию на предприятии, работать с обращениями граждан и решать другие задачи. Система может быть легко перенастроена для учета специфики работы каждого конкретного предприятия.- Электронный документооборот отличается следующими преимуществами:
- Удобством представления документов и доступа к ним.
В FossDoc любой физически существующий документ, равно как и любая другая информация (например, справочник), представляется пользователю как электронная карточка документа. С помощью карточки можно «присоединить» к данному документу другие документы или файлы. При этом физически документ находится в базе данных на сервере. Реализованы ссылочные связи между документами и связи по типу главный документ - подчиненный документ. - Эффективной системой контроля исполнения поручений и документов.
Вы всегда будете в курсе текущих дел сотрудников, сможете устанавливать и контролировать сроки исполнения документов и поручений. - Удобным и гибким механизмом согласования проектов документов.
Система предоставляет удобные средства автоматизации согласования проектов документов сотрудниками предприятия. Поддерживается версионность проектов. - Интеграцией с популярным офисным программным обеспечением.
Работа с документами FossDoc может выполняться с помощью популярных прикладных программ и офисных приложений (Microsoft Word, Microsoft Excel). Возможно создание документов в формате Word, используя шаблоны документов, а также заполнение их информацией из базы данных сервера документооборота. - Разграничением доступа пользователей.
В системе существуют гибкие и надежные средства разграничения полномочий и контроля над доступом к документам. - Мощным поисковым сервисом.
Программа поиска документов поможет Вам задавать условия поиска любой сложности с возможностью просмотра вложенных и связанных документов. - Доступом к базе данных через Web-интерфейс.
С помощью любого Web-браузера Вы сможете получить доступ к документам и справочникам предприятия. Находясь вне офиса, Вы будете в курсе текущих дел предприятия. (Поработать с системой через Web-интерфейс) - Поддержкой истории изменения документа.
Работа пользователей с документами может протоколироваться, так что Вы всегда будете в курсе, кто автор тех или иных решений или изменений по интересующему документу. - Механизмом мгновенных оповещений (Уведомитель).
В Системе реализован механизм мгновенных уведомлений, позволяющий в режиме реального времени информировать Вас о новых, пришедших к Вам документах, и других событиях. Вы можете настроить наиболее подходящий способ уведомления (звуковой сигнал, всплывающее окно, мигание иконки в системном трее). - "Видео-конференции"
- Конструктор новых типов документов "Библиотеки документов"
.
С помощью функционала "Библиотек документов" вы сможете редактировать существующие или создавать новые типы документов. Для работы с библиотеками достаточно квалификации опытного пользователя. Система позволяет добавлять/редактировать поля, импотировать/экспортировать библиотеки, создавать шаблоны печатных форм для новых типов документов. - Полноценный почтовый сервер
Позволяет работать как с внешними почтовыми аккаунтами, так и управлять почтовыми ящиками пользователей на вашем домене. АРМ пользователя системы - приложение FossDoc Client - приобрело все возможности почтовых клиентов (настройка подписей, отчеты о доставке, форматирование сообщений и т.д.). - Поддержка СУБД MSSQL, SQL Express, Oracle и MySQL.
- Полноценный Web-клиент.
Позволяет работать с системой с любого браузера, в т.ч. и с мобильных приложений. Для развертывания Web-сервера установка какого либо стороннего ПО или IIS не требуется. - Интеграцией с почтой НБУ (опция для банков).
При использовании FossDoc совместно с электронной почтой FossMail система FossDoc теперь автоматически распознает электронные письма НБУ и конвертирует их в документы вида "Входящее письмо" FossDoc. Данные документы затем направляются в канцелярию на регистрацию. FossDoc обрабатывает вложенные файлы, содержащиеся в почтовых сообщениях НБУ, при необходимости, автоматически распаковывает архивы, преобразовывает текстовые файлы в формат UTF-8, извлекает содержимое файлов в поле "Содержание" документа "Входящее письмо" FossDoc. - В карточке документа появились вычисляемые поля. Теперь вы сможете задавать значения полей как результат выполнения арифметических операций над другими полями документа. Для этих целей на форме поля документа появилась закладка "Вычисляемое значение". Вы можете использовать простые арифметические операции, скобки любой вложенности, а также функции возведения в степень, округления до целого, суммирования элементов множества и вычисления абсолютного значения. Аргументами формулы могут быть поля целого и денежного типов.
- Введена группа пользователей "Лицензированные пользователи ЭЦП". Если в вашей лицензии на продукт установлено ограничение на количество пользователей, которые могут подписывать документы с помощью ЭЦП, то в данную группу вы можете добавить тех пользователей, которым вы разрешите подписывать документы ЭЦП.
- Теперь вы можете сделать копию документа, воспользовавшись командой из меню "Файл" карточки документа. Предварительно можно настроить для каждого типа документа, значения каких полей будут переноситься из копируемого документа в новый.
- В коммерческих версиях продукта теперь доступен модуль "Интеграция с СЕВ ОВВ". Данный модуль обеспечивает обмен документами с сервисом "Держінформресурс", который, в свою очередь, передает и принимает документы от различных государственных органов Украины, подключенных к нему. Таким образом, СЭД FossDoc после соответствующей настройки сможет принимать сообщения от различных государственных учреждений и отправлять им ответы с отслеживанием их статуса в системе учреждения-адресата (доставлен, принят, зарегистрирован).
- Также в коммерческих версиях появился модуль "Интеграция с веб-порталом" (https://fossdoc.com/ru/webportal). Данный модуль предназначен для публикации документов из системы электронного документооборота FossDoc на web сайте заказчика (портале). Модуль разработан на базе бесплатной CRM системы "odoo". Вы можете ознакомиться с тестовым веб порталом по ссылке https://webportal.foss.ua
- К Системе подключен новый крипто-провайдер БІТІС разработки ООО НПЦ "Безопасность информационных технологий". С помощью средств данного криптопровайдера вы сможете использовать для подписей документов как ключи ЭЦП БІТІС, так и ключи ЭЦП аккредитованных в Украине центров сертификации ключей, например ключей Государственной фискальной службы Украины.
- Ранее для того, чтобы отправить вложения из какого-либо документа письмом, приходились создавать новое сообщение и вручную добавлять в него вложения, предварительно сохраненные на файловой системе. Теперь у вас есть возможность непосредственно из карточки документа создать исходящее письмо и добавить в него выбранные вложения из документа. Просто отметьте на закладке "Вложенные файлы" с помощью Shift интересующие файлы и выберите из контекстного меню пункт "Написать письмо".
- В предыдущих версиях системы для печати документа по нескольким шаблонам приходилось нажимать всякий раз кнопку "Печать" для выбора одного шаблона для печати. Теперь при печати документа из его карточки вы можете выбрать (с помощью Shift) сразу несколько шаблонов и, таким образом, сформировать несколько файлов для печати.
- Появилась возможность создания документа из контекстного меню папки. В клиентском приложении вы сможете увидеть в контекстном меню, вызванном на папке пользователя, пункт "Создать документ". Данный пункт будет доступен только на тех папках, которые предназначены для хранения документов, определенного типа.
- Быстрая вставка текста теперь доступна и в Web-клиенте. Ранее возможность создания типовых текстов и быстрой их вставки при заполнении документов была доступна только в Windows-приложении FossDoc Клиент. Теперь вы также можете воспользоваться данной функциональностью и в Web-приложении рабочего места пользователя.
- Добавлены новые иконки для библиотек документов.
- Появилась возможность создания MySQL-бэкапов БД системы с помощью командной строки.
- В системных задачах сервера добавлена новая задача, назначение которой раз в сутки проводить разблокировку всех заблокированных объектов (например, документов, взятых кем-либо на редактирование и оставленных в таком состоянии.
- В файле конфигурирования сервера app.config появилась новая секция для включения режима FileStream MSSQL.
- Теперь на закладке "ЭЦП" карточки документа вы можете увидеть дополнительную информацию о сертификате, которым подписан документ, если провайдер ЭЦП - Microsoft.
- Шаблоны печатных форм документов теперь сохраняются вместе с типами документов при выполнении операции экспорта библиотеки документов.
- Пользователь "Admin" более не присутствует в системе, остался один "Administrator" с функциями администрирования.
- Иерархия "Личные папки" теперь называется "Почтовые папки".
Если у вас возникнут какие-либо вопросы по работе с Системой, обращайтесь на наш форум технической поддержки (http://community.foss.kharkov.ua/forum/) .
- В новую версию Системы вошли следующие изменения:
В данный момент происходит активное развитие программных решений в области ИТ-технологий. Они используются в самых различных сферах деятельности человека и в производстве, и малом бизнесе, образовании и других не менее важных отраслях. Параллельно с этим повсеместно используется множество бумажной документации.
В наше время многие предприятия желают отказаться от бумажных документов и переводят свое предприятие на систему электронного документооборота. Это невероятно удобно и практично.
Разумеется, что с появлением необходимости переводить документацию в электронную систему появляются фирмы, которые занимаются разработкой программных продуктов в данном направлении. И порой эти самые продукты просто шокируют желающих приобрести их своей стоимостью. Тем не менее, благодаря некоторым людям, которые работают не ради корысти, можно найти программы для системы электронного документооборота бесплатно.
Сегодня можно выделить два таких продукта: Alfresco и NauDoc.
NauDoc представляет собой продукт, который предназначен для автоматизации делопроизводства, различных бизнес-процессов, документооборота. Данная программа была разработана компанией NAUMEN. Представленная программа дает возможность управлять процедурой обработки документов, а также осуществлять контроль дисциплины исполнения, вследствие получаемых результатов о выполнении поставленных заданий.
NauDoс позволяет организовать хранилище для документов с различными правами доступа на основании ролей. Это позволяет сотрудникам определенной компании просмотреть в любое время документацию, даже если в этот момент ответственный за нее человек отсутствует по каким-то причинам на рабочем месте.
Данная программа имеет журнал регистрации, где можно отследить все передвижения документов и их копий внутри предприятия.
Наличие возможности контроля в NauDoc позволяет давать задания своим сотрудникам прямо в системе, вести за их исполнением контроль, следить за сроками исполнения, отправлять документы на согласование, а после отправлять уже согласованные документы и другим пользователям системы. Программа позволяет настроить маршруты для определенного типа документов в автоматическом режиме.
Абсолютно все действия в системе проводятся посредствам web-интерфейса. Это дает возможность войти в систему в любом уголочке планеты. Таким образом, имеется единое информационное пространство внутри организации и не имеет значение, где находятся его представительства и филиалы.
Технологическими особенностями системы являются следующие:
— стопроцентный web-интерфейс открывает возможности для подключения к системе из любого места;
— в систему интегрировано программное обеспечение, предназначенное для сканирования, а также распознавания текста ABBYY Fine Reader Scripting Edition;
— система настроена таким образом, что авторизация и аутентификация пользователей может осуществляться во внешних службах каталогов;
— система имеет модуль работы с электронно-цифровой подписью. Пользователи могут использовать электронно-цифровую подпись любого криптопровайдера, который поддерживает интерфейс Microsoft CryptoAPI.
К возможностям системы NauDoc можно отнести:
— простоту работы с документами организационно-распорядительного направления. Все электронные документы создаются на основании определенных шаблонов. Пользователю лишь потребуется при создании документа указать значения реквизитов в карточке регистрации документа. Данные значения автоматически добавляются в текст документа. Если это необходимо, то пользователю можно разрешить изменение текста шаблона.
Каждому типу документов можно задать определенный набор реквизитов. Для этого пользователю необходимо иметь права «Технолога».
После создания документа, его отправляют на согласование тем сотрудникам, которые отвечают за данную функцию на предприятии. Процесс согласования полностью сохраняется в системе. Регламентные сроки контролируются автоматически, происходит уведомление нужных сотрудников, а также приходит оповещение о ходе согласования.
При работе с каждым документом система присваивает ему регистрационный номер автоматически.
- управление процессами. Система NauDoc дает возможность автоматизировать процесс документооборота, который связан с управленческими и производственными процессами предприятия. Каждый процесс можно настроить в системе отдельно, то есть для определенного процесса назначаются свое представление внутри системы, ответственные за него лица, а также регламентные сроки. Программа имеет средства формирования отчетов, которые позволяют контролировать каждый этап процесса и при возможном срыве регламентных сроков определить виновника данного происшествия. Собрав данные можно проанализировать процесс и внести необходимые изменения.
- процедуру визирования документов ответственными должностными лицами. После создания документа, он отправляется кругу лиц на визирование, в зависимости от принятого порядка внутри организации. В случае коллективной работы с документом все процедуры проводят за одним и тем же экземпляром документа. Ответственные за визирование лица получают доступ к документу. В любой момент можно создать отчет о согласовании, где проставляется имя и должность визирующего лица, тут же указывается точное время процедуры.
- наличие возможности регистрации бумажных и электронных документов в системе. Автоматическая регистрация в журнале происходит на определенном этапе работы. Специально для бумажных документов в системе предусмотрена электронная карточка, которая имеет возможность прикрепления графического образа документа, который можно получить, отсканировав документ.
- быстрый поиск документов по содержанию и реквизитам. Программа позволяет быстро найти необходимый документ по вводу реквизита, то есть по краткому описанию или регистрационному номеру. Система дает возможность вести поиск по содержанию вложенных файлов, а также самих документов.
- работу с корреспонденцией (входящей и выходящей). Система предоставляет возможность работать с корреспонденцией предприятия, пользуясь почтовым сервером компании. Любое письмо, проходящее через систему, обрабатывается как обычный документ.
Входящая корреспонденция поступает непосредственно к секретарю. Он регистрирует письма в журнале входящей корреспонденции. Документ автоматически получает регистрационный номер. Далее его отправляют к руководителю компании, и после ознакомления с ним отсылается сотрудникам на рассмотрение или же исполнение.
Исходящая документация создается на основе принятого в организации шаблона. Документ отправляется руководителю, который его согласовывает.
После процедуры согласования документ поступает к секретарю, который регистрирует его в соответствующем журнале. После это письмо отправляется секретарем по нужному электронному адресу. Вся корреспонденция автоматически сохраняется в системе и в любой момент каждый желающий может найти то, что ему нужно.
- возможность создания корпоративного веб-портала и интернет-сайта компании. Система NauDoc позволяет предприятию создавать сайты и размещать на них контент. В данном случае контентом выступают документы, изображения и любые другие объекты, создаваемые в NauDoc.
Система имеет встроенный WISYWIG-редактор, который позволяет редактировать страницы сайта и отличается удобством управления. Также здесь можно управлять публикацией новостей, голосований и анкет.
При необходимости можно изменять дизайн страниц. Доступ к различным разделам сайта позволяет согласовывать документы перед их публикацией на сайте. Сегодня существует две редакции NauDoc: Free и Enterprise.
Давайте рассмотрим вторую бесплатную систему электронного документооборота Alfresco. Эта система широко используется западными компаниями для ведения документации в электронном виде и управления различными проектами. Популярность данного сервиса можно объяснить открытостью кода (Open Source), при этом программа стабильно работает и может использоваться для проектов различных масштабов.
Ничего удивительного в стабильности работы представленной программы нет, поскольку основателем системы выступает Джон Ньютон, который известен тем, что руководит компанией Documentum.
Эта компания является лидером рынка систем электронного документооборота для крупных предприятий. Данной системой успешно пользуются многие корпорации. Система отличается тем, что работает на любых платформах и с разнообразными базами данных.
Alfresco легко справляется с любыми нагрузками хранимых документов при количестве пользователей, превышающих несколько десятков тысяч.
Представленная система мало известна в России, поскольку до недавнего времени никто не мог предоставить профессиональные услуги по организации поддержки и обучению пользования системой Alfresco.
К преимуществам Alfresco можно отнести web-доступность. Система не требует установки дополнительного программного обеспечения на компьютеры предприятий, следовательно, нет необходимости обновлять клиентское программное обеспечение. Работать в системе можно даже с мобильных устройств, находясь в любой точке планеты. Alfresco отличается наиболее передовым и современным web-интерфейсом.
Стоит сказать, что в последние годы как американские, так и европейские системы электронного документооборота перестали особое внимание уделять web-интерфейсу.
Поддержка осуществляется лишь для удаленного доступа к документации. Это стало следствием того, что люди привыкли редактировать документы с помощью офисных приложений.
Как же тогда решить проблему необходимости работы со стандартными папками и файлами, притом, что они не имеют маршрутизации, не поддерживают необходимую версию, отсутствует доступ и прочее?
Решение было разработано и давно уже используется в системах электронного документооборота.
Давайте представим свой рабочий стол. Здесь, например, находятся две папки. Одна называется «документы для рассмотрения», вторая – «корпоративные документы». Открываем первую и видим определенное количество документов. Документы в этой папке предназначены для рассмотрения и принятия решения. Открывается такой документ в обычном всем MS Word. Оказывается, что Вы имеете возможность не только читать документ, но открыть любую версию документа, прочитать комментарии, вынести решения по нему, отправить данный документ тому, кому необходимо, непосредственно совершая все вышеописанные действия прямо в Word или же другом офисном приложении.
Кроме того, здесь пользователь видит входящие и исходящие задачи.
Если Вам необходимо создать новый договор, а затем отправить его на согласование, нет проблем. Все это можно сделать в MS Word, создать документ и переслать его по указанному стандартному маршруту. Также Вы можете просто скопировать документ в папку «корпоративные документы», и он автоматически отправится по нужному маршруту.
Разумеется, что от web-интерфейса никто отказываться не собирается. Web-интерфейс позволяет совершать более широкий спектр заданий.
Такой способ удобен в поездках, командировках, имея быстрый доступ с мобильных устройств, а также возможность выполнять коллективные задачи с документами и отчетами.
Система Alfresco выпущена в двух основных версиях: Enterprise Edition и Community Edition. Версия Community доступна для бесплатного скачивания и может быть использована любым предприятием. Стоит отметить, что эта версия поддерживается исключительно за счет участников сообщества системы. Несмотря на это, Alfresco Community представляет собой наиболее распространенный вариант системы в европейских государствах.
Система может быть использована небольшим количеством участников, так же как и без труда позволяет обслуживать более десяти тысяч пользователей. Система работает со встроенными базами PostgreSQL и MySQL.