Каждый работающий гражданин РФ не понаслышке знаком с понятием НДФЛ (налог на доходы физических лиц или же подоходный налог ), который ежемесячно сотрудниками бухгалтерии высчитывается с его заработной платы , премиальных вознаграждений и других доходов в пользу бюджета . За высчитанные с зарплат работников деньги бухгалтер несет ответственность и отчитывается перед налоговыми инспекторами . Для этих целей существует установленная форма 2 –НДФЛ . Наша инструкция поможет вам правильно заполнить эту справку и расскажет некоторые нюансы процесса .
2 –НДФЛ заполняют один раз в год для каждого работника индивидуально . В ней отображаются все налоговые вычеты с доходов работающих граждан за предыдущий год . К этим доходам относятся не только зарплаты и премии , но и выигрыши , подарки , материальная помощь , доходы от продажи имущества или сдачи его в аренду на договорной основе и т .п . Более подробно ознакомиться со всеми доходами , облагаемыми и не облагаемыми подоходным налогом , вы можете в статье 217 НК РФ .
Минюст России зарегистрировал приказ ФНС от 02.10.18 № ММВ-7-11/566@ , которым утверждена новая форма справки 2-НДФЛ , порядок ее заполнения и электронный формат данной справки. Впервые отчитаться по новой форме налоговым агентам предстоит по итогам 2018 года.
Справки 2-НДФЛ за 2018 год сдавайте в налоговую инспекцию по новой форме. В ней изменили структуру и удалили несколько полей. Сотрудникам предоставляйте информацию об их доходах на новом бланке «Справка о доходах и суммах налога физического лица». Эта форма в целом соответствует старой 2-НДФЛ. Чтобы разобраться, где какие сведения теперь надо указывать, ознакомьтесь с этой таблицей.
| Сведения | Раздел, где указывать сведения, и что в нем изменилось |
||
|---|---|---|---|
| Старая 2-НДФЛ из пяти разделов | Новая 2-НДФЛ в ФНС
из трех разделов и приложения | Новая Справка о доходах и суммах налога физического лица *
из пяти разделов |
|
| Номер справки | Заголовок в начале формы | Реквизит отсутствует |
|
| Данные о налоговом агенте | Раздел 1 | Начало формы (ее общая часть) | Раздел 1 |
| Данные о физическом лице – получателе дохода | Раздел 2 | Раздел 1. Раздел не включает поле «ИНН в стране гражданства» | Раздел 2. Из раздела 2 удалили поле «ИНН в стране гражданства» |
| Сведения о доходах и вычетах по месяцам | Раздел 3 | Приложение к справке | Раздел 3 |
| Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты | Раздел 4 | Раздел 3. Раздел не включает поля «Уведомление, подтверждающее право на имущественный налоговый вычет», «Уведомление, подтверждающее право на социальный налоговый вычет». Появилось новое поле «Код вида уведомления». В нем отражают код 1, 2 или 3 | Раздел 4. Поля для реквизитов уведомлений на имущественный и социальный налоговые вычеты отсутствуют |
| Общие суммы дохода и налога за налоговый период | Раздел 5 | Раздел 2. Раздел не включает поле «Уведомление, подтверждающее право на уменьшение налога на фиксированные авансовые платежи». Реквизиты этого уведомления отражают в разделе 3 | Раздел 5. Поля для реквизитов уведомления, подтверждающего право уменьшить налог на авансовые платежи, отсутствуют |
* Эту справку выдают налогоплательщикам по их заявлению в соответствии с пунктом 3 статьи 230 НК ( ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566).
Как заполнять и сдавать справки 2-НДФЛ за 2018 год
С 2019 года действуют две формы справок о доходах и суммах налога:
- Справка о доходах и суммах налога – для налоговой инспекции;
- Справка о доходах по форме 2-НДФЛ и суммах налога – для физлиц по их заявлению.
Для Вашего внимания предлагается информация о том, как правильно заполнить справки 2-НДФЛ за 2018 год без ошибок. Разбираются различные непонятные пункты в справке 2-НДФЛ. Потому что из-за некоторых важных ошибок инспекторы могут запросить пояснения. Скачать Порядок заполнения 2-НДФЛ
Новую 2-НДФЛ можно сформировать в обновленном «Налогоплательщике ЮЛ»
На сайте ГНИВЦ размещена версия 4.60 программы « ». В новой версии обеспечена возможность формирования 2НДФЛ и 3-НДФЛ по новой форме.
Доработано ПО формирования деклараций по ЕНВД, по налогу на имущество, а также РСВ.
На сайте ГНИВЦ также размещена новая версия 2.136 программы «Tester».
к меню
Сроки сдачи формы справка 2-НДФЛ, куда сдавать, способы сдачи, кто подписывает, наличие печати
Сроки сдачи
По окончании года налоговый агент обязан представить в инспекцию справку 2-НДФЛ в сроки.
- не позднее 1 марта справку с признаком «2» . Она составляется по тем физлицам, с доходов которых НДФЛ удержать невозможно (например, при вручении гражданам, не являющимся работниками организации, подарков стоимостью больше 4 тыс. руб.;);
- до 1 апреля с признаком «1» . В этом случае сообщается сумма всего дохода, полученного физлицом за прошедший год; налоговой базе, с которой исчислен НДФЛ.
Примечание
:
Приведена таблица отчетности деклараций, кто и когда сдает отчетность и декларации только в электронном виде по интернет в 2019
Ответственности за то, что компания заполнила справку с ошибками, нет. Поэтому налоговики могут оштрафовать организацию, только если справки не сданы. По 200 руб. за каждый отсутствующий документ (п. 1 ). Они могут запросить пояснения, если увидят нестыковки и противоречия.
к меню
Куда сдавать справки 2-НДФЛ
В зависимости от того, где сотрудники или другие физические лица получают доход. По месту головного офиса или в обособленном подразделении.
Какие способы сдать справки 2-НДФЛ за 2018 год
- в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи;
- на бумаге (лично, через представителя или по почте с описью вложения), если число справок не больше 24 штук.
1 . На бумаге : сдается в налоговую лично или отсылается по почте заказным письмом. Такой способ подходят только тем компаниям. У которых в 2018 году количество человек, получивших доходы, менее 25 человек. К справкам нужно приложить реестр сведений о доходах в двух экземплярах. Один из которых останется в ИФНС.
Если вы подаете справки о выплаченных работникам доходах на бумажном носителе. То налоговики, проверив эти справки, должны составить "Протокол приема сведений о доходах физических лиц за 2018 год на бумажных носителях".
Данный Протокол оформляется в двух экземплярах и должен быть подписан. Как налоговиками, так и вами (если 2-НДФЛ вы представляете в ИФНС лично, а не по почте). Причем, печать организации брать с собой необязательно. Протокол будет считаться действительным и при наличии только подписи уполномоченного лица. (Письмо ФНС от 22.10.14 № БС-4-11/21887@).
Наличие протокола о сдаче формы 2-НДФЛ имеет очень важное значение. Потому что именно он подтверждает факт сдачи справок по форме 2-НДФЛ. А также то, что они прошли контроль заполнения. Поэтому не забудьте забрать из ИФНС свой экземпляр Протокола!
2 . Электронно : через Интернет (спецоператора, либо сайт ФНС России). Количество сведений, сгруппированных в один файл, не должно превышать 3000. В первом из этих вариантов к каждому файлу нужно приложить бумажный реестр сведений о доходах. Один из этих документов остается в ИФНС. А другой возвращается налоговому агенту. Получив справки через Интернет, инспекция на следующий день подтвердит дату получения электронных документов соответствующим извещением. Далее в течение 10 рабочих дней ИФНС направит файлы с реестром сведений о доходах и протоколом приема сведений о доходах.
Смотрите шпаргалку для представляющих справки 2-НДФЛ по телекоммуникационным каналам связи. В письме ФНС России от 28.01.2015 N БС-4-11/1208@ .
к меню
Кто подписывает 2-НДФЛ, печать на справке
С 2016 г. в правилах заполнения Справки прописано, что подписать ее может:
- сам налоговый агент (Код 1)
- его уполномоченный представитель (код 2).
При этом в справке нужно поставить соответствующий код. Если Справку подает в ИФНС представитель, то нужно еще отразить наименование документа. Подтверждающего полномочия этого лица.
Печать на справке 2-НДФЛ не нужна
Справка образца 2015 г. требовала заверения круглой печатью. В новой Справке 2-НДФЛ 2019 место для печати не предусмотрено. Но при желании никто не запрещает вам поставить оттиск своей круглой печати при ее наличии.
Примечание : Письмо ФНС от 17.02.2016 № БС-4-11/2577
к меню
Бланки и Образец заполнения Справки о доходах
БЛАНК и ПРИМЕР справки 2-НДФЛ за 2018 год
Примечание
: Бланк скачать:
1. Справка 2-НДФЛ 2018 пример заполнения PDF (325 кб)
2. Справка 2-НДФЛ 2018 пример заполнения Excel (112 кб)
3. Исходные данные для примера
4. Справка 2-НДФЛ 2018 для ФНС (пустой бланк, Excel 100 кб)
5. Справка 2-НДФЛ для работника (пустой бланк, Excel 100 кб)
6. Порядок заполнения 2-НДФЛ
БЛАНК и ПРИМЕР справки 2-НДФЛ за 2017 год (после 10 февраля 2018)
Примечание
: Бланк скачать:
1. Справка 2-НДФЛ 2017 пример заполнения PDF (223 кб)
2. Справка 2-НДФЛ 2017 Excel (52 кб)
3. Справка 2-НДФЛ 2017.xls (пустой бланк, Excel 52 кб)
БЛАНК и ПРИМЕР справки 2-НДФЛ за 2017 год (до 10 февраля 2018)
При составлении справки о доходах для физлица по их заявлению по форме из приложения 5 к приказа ФНС можно руководствоваться старым Порядком. Утвержденным приказом ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485. Дело в том, что отдельных правил по составлению этой формы не утвердили. При этом сама форма и по структуре, и по реквизитам практически полностью соответствует старой форме 2-НДФЛ.
Показатели справок заполняйте на основании сведений, отраженных в регистрах налогового учета по НДФЛ.
В справке 2-НДФЛ приводятся данные о налоговом агенте.
- в разделе 1 укажите сведения о физическом лице, в отношении которого заполняется справка,
- в разделе 2 – информацию об общей сумме дохода, налоговой базе и НДФЛ,
- в разделе 3 – предоставленные работнику вычеты,
- в приложении – расшифровку доходов и вычетов по месяцам.
Если в налоговом периоде сотруднику начисляли доходы, облагаемые по разным ставкам, разделы 1, 2 и 3, а также приложение заполните для каждой налоговой ставки. (п. 1.19 Порядка, утв. приказом ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566).
Справку по форме 2-НДФЛ удобней заполнять в следующей последовательности. Общая часть; раздел 1; приложение; раздел 3; раздел 2.
Общая часть
В шапке общей части в полях «ИНН» и «КПП» укажите ИНН и КПП организации. Если справки представляете по месту нахождения обособленного подразделения. То в поле «КПП» укажите КПП обособленного подразделения, ИНН головной организации.
Если организация является крупнейшим налогоплательщиком. Укажите КПП по месту учета территориальных ИФНС.
Организации берут ИНН и КПП из уведомления о постановке на учет организации. Предприниматели указывают только ИНН. Посмотреть его можно в уведомлении о постановке на учет. В поле КПП поставьте прочерк.
После заголовка справки укажите в полях следующую информацию.
| Поле | Что указать |
|---|---|
| «Номер справки» | Уникальный порядковый номер справки в отчетном налоговом периоде. Присвоенный налоговым агентом. При подаче корректирующей либо аннулирующей формы взамен ранее представленной. В данном поле укажите номер ранее представленной формы |
| «Отчетный год» | Год, за который оформляете справку |
| «Признак» | 1
, если справку предоставляет налоговый агент в качестве ежегодной отчетности (п. 2 ст. 230 НК); 2
, если налоговый агент сообщает в инспекцию о том, что невозможно удержать налог (п. 5 ст. 226 НК), например при выдаче подарка; Важно!
В справках 2-НДФЛ, которые надо сдать к 1 апреля. (т.е. когда был удержан НДФЛ с физического лица)
, должен стоять признак 1
, а не 2
. Иначе налоговая может посчитать, что справки не сданы. Примечание : Если вы сдавали справки с признаком 2, то безопаснее отчитаться по этим же доходам еще и к 1 апреля. Представив справку с признаком 1. 3, если справку предоставляет правопреемник налогового агента в качестве ежегодной отчетности (п. 2 ст. 230 НК); 4, если правопреемник налогового агента сообщает в инспекцию о невозможности удержать налог (п. 5 ст. 226 НК), например при выдаче подарка |
| «Номер корректировки» | 00 – при составлении первичной справки; значение на единицу большее, чем в предыдущей справке, – при составлении корректирующей справки. Например, при первоначальной корректировке – 01, при повторной – 02 и т. д.; 99 – при составлении аннулирующей справки |
| «Представляется в налоговый орган (код)» | Четырехзначный код налоговой инспекции, где стоит на учете налоговый агент. Например: 7743, где 77 – код региона, 43 – номер инспекции |
| «Наименование налогового агента» | Укажите сокращенное наименование организации согласно учредительным документам. Если сокращенного наименования нет – укажите полное наименование. Поступайте так же при представлении справок в налоговый орган по месту учета обособленного подразделения. (письмо ФНС от 15.08.2018 № ПА-4-11/15802) Если налоговый агент – физлицо. В данном поле укажите фамилию, имя, отчество (при наличии), которые указаны в документе, удостоверяющем личность. Двойные фамилии указывайте через дефис (например, Иванов-Юрьев). Справку сдает правопреемник? В этом случае в поле указывают наименование реорганизованной организации. Либо обособленного подразделения реорганизованной организации |
| «Код по ОКТМО» | Код территории, на которой зарегистрирован налоговый агент. Этот код определяйте по Общероссийскому классификатору, утвержденному приказом Росстандарта от 14.06.2013 № 159-ст или с помощью сопоставительной таблицы по кодам ОКАТО и ОКТМО. Предприниматели (кроме плательщиков ЕНВД и работающих по патенту), нотариусы, адвокаты указывают ОКТМО по своему местожительству. Предприниматели на ЕНВД или патенте указывают ОКТМО по месту ведения деятельности на соответствующем спецрежиме. Если же доходы выплатило обособленное подразделение организации. То в справке укажите ОКТМО по местонахождению этого подразделения. Если в течение календарного года гражданин получал доходы в различных обособленных подразделениях с разными кодами ОКТМО. По каждому из них придется составить отдельную справку. Правомерность такого требования подтверждена решением ВАС от 30.03.2011 № ВАС-1782/11. Важно: если организация изменила местонахождение и встала на налоговый учет по новому адресу, учтите следующее. В налоговую инспекцию по новому месту учета подайте отдельные справки:
|
| «Форма реорганизации (ликвидации) (код)» и «ИНН/КПП реорганизованной организации» | Заполняет только правопреемник, сдавая в налоговую инспекцию по месту учета справки за последний налоговый период и уточненные справки за реорганизованную организацию. Коды формы реорганизации (ликвидации) смотрите в приложении 2 к Порядку, утвержденному приказом ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566. При этом правопреемник в справке указывает наименование реорганизованной организации и ее код по ОКТМО |
Раздел 1
В разделе 1 укажите персональные данные сотрудника.
В поле «ИНН в Российской Федерации» проставьте ИНН сотрудника. Посмотрите его в свидетельстве о постановке на учет физического лица. Такой документ можно попросить при приеме на работу. Хотя сотрудник не обязан его представлять.
Примечание : Налоговая инспекция обязана принять справку по форме 2-НДФЛ. В которой не указан ИНН сотрудника – гражданина России. Это следует из раздела III Порядка, утвержденного приказом ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566, письма ФНС от 17.08.2018 № ПА-4-11/15942.
Фамилию, имя, отчество укажите полностью, без сокращений, как в паспорте. Писать латинскими буквами допускается только для иностранцев. Отчество не заполняйте. Только если его нет в паспорте. Для иностранных граждан фамилию, имя и отчество можно указать буквами латинского алфавита.
В поле «Статус налогоплательщика» укажите:
– 1 – для налоговых резидентов;
– 2 – для нерезидентов (в т. ч. для граждан государств ЕАЭС: Республики Беларусь, Казахстана, Армении и Киргизии);
– 3 – для нерезидентов – высококвалифицированных специалистов;
– 4 – для сотрудников, которые являются участниками государственной программы добровольного переселения соотечественников, проживающих за рубежом;
– 5 – для сотрудников-иностранцев, которые имеют статус беженца. Или получили временное убежище в России;
– 6 – для сотрудников-иностранцев, которые работают на основании патента.
Кроме того, за непредставление или несвоевременное представление справки 2-НДФЛ по заявлению налоговой инспекции суд может применить административную ответственность (ст. 15.6 КоАП) в виде штрафа в размере:
- для граждан – от 100 до 300 руб.;
- для должностных лиц – от 300 до 500 руб.
Если же организация ИНН физлица указала верно, но ошиблась в паспортных данных, штрафа не будет. Такой вывод ФНС сделала в решении от 22.12.2016 по жалобе № СА-4-9/24731@ . Решение опубликовано на официальном сайте налоговой службы 10 апреля 2017 года.
Решения по жалобам, которые ФНС публикует на официальном сайте, обязательны для исполнения налоговыми инспекторами. Если вас оштрафуют за неправильные персональные данные работника в справке, сошлитесь на решение № СА-4-9/24731@. Инспекторы должны снять штраф.
Штрафа не будет еще и в том случае, если налоговый агент сам обнаружит ошибку и своевременно (до того как ошибку найдет инспекция) уточнит сведения.
Причем досрочная подача справок от штрафа не спасет. Допустим, организация сдала формы 2-НДФЛ в феврале. В марте инспекция обнаружила неточности и известила об этом организацию. В такой ситуации, даже если до 1 апреля организация исправит все ошибки и сдаст уточненные справки, ее все равно оштрафуют. Такой порядок предусмотрен пунктом 1 статьи 126.1 НК. Аналогичные разъяснения есть в письме Минфина от 30.06.2016 № 03-04-06/38424 .
Для правильного заполнения справки 2-НДФЛ приведен справочник "Коды доходов". От правильного выбора дохода зависит многое.
Посмотрите эту таблицу, может Вам и не нужно сдавать справки 2-НДФЛ. Зачем выполнять лишнюю работу.
2-НДФЛ - справка о доходах физического лица, которая применяется как для налоговой отчетности, так и для личных целей налогоплательщиков. В ней отражается величина доходов и сумма удержанного НДФЛ за отчетный период. В ИФНС эту форму подают организации и предприниматели, выплачивающие доходы физическим лицам. Справка заполняется по каждому человеку отдельно. Форма справки и порядок её заполнения утвержден Приказом ФНС от 30.11.2015 г. № ММВ-7-11/485@ (последняя редакция по ).
Когда нужна форма 2-НДФЛ
Основное назначение 2-НДФЛ - отчетность в ИФНС . Она нужна инспекторам, чтобы проверить, правильно ли налоговый агент (чаще всего работодатель) рассчитал сумму НДФЛ.
Справка подается налоговым агентом в таких случаях:
- Если он выплачивал доход, подлежащий обложению НДФЛ.
- Если он выплачивал доход, с которого невозможно удержать НДФЛ. В этом случае в течение двух месяцев после конца налогового периода об этом нужно сообщить в ИФНС и по итогам налогового периода подать рассматриваемую справку.
Другое назначение 2-НДФЛ - выдача физическим лицам , которым производились выплаты доходов, по их заявлению. Обычно это требуется:
- для заполнения декларации 3-НДФЛ (нужны сведения из 2-НДФЛ);
- для оформления кредита;
- для предоставления на новое место работы с целью получить налоговый вычет (при этом учитываются доходы с начала года, в том числе с прежнего места работы, если оно менялось);
- для других целей.
Работник не обязан указывать в заявлении, зачем ему понадобилась 2-НДФЛ. В любом случае налоговый агент обязан эту справку выдать.
Форма отчета 2-НДФЛ изменена приказом от 17.01.2018 № ММВ-7-11/19@. В нашей статье мы даем пример заполнения новой формы.
На кого составляется справка
2-НДФЛ должна быть составлена на каждое физическое лицо , которому в отчетном периоде налоговый агент производил выплату дохода. Но есть исключения :
- лица, которым выплачивались доходы по договорам купли-продажи ;
- предприниматели , с которыми заключались договоры гражданско-правового характера;
- лица, которым выплачивались дивиденды (если налоговый агент - акционерное общество).
Сроки подачи
Все что касается порядка заполнения формы, прописано в приказе ФНС от 30.10.2015 № ММВ‑7–11/485@. Также этим документом утвержден формат для направления 2-НДФЛ в электронном виде.
Подписывается справка непосредственно руководителем организации (ИП) либо лицом, которое уполномочено ставить подпись приказом или иным внутренним документом. Таким образом, 2-НДФЛ может подписать главбух или его зам, бухгалтер, ответственный за расчет заработной платы, и так далее.
Сроки подачи справки в общем случае такие:
- 2-НДФЛ с признаком 1 - не позднее 1 апреля,
- 2-НДФЛ с признаком 2 - не позднее 1 марта .
Справка 2-НДФЛ за 2017 год с признаком 1 подается до 2 апреля 2018 года , поскольку 1 апреля приходится на воскресенье.
Порядок заполнения формы 2-НДФЛ
Справка состоит из заголовка и пяти разделов:
- Заголовок
- Раздела 1 «Данные о налоговом агенте»
- Раздела 2 «Данные о физическом лице — получателе дохода»
- Раздела 3 «Доходы, облагаемые по ставке __%»
- Раздела 4 «Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты»
- Раздела 5 «Общие суммы дохода и налога»
Заголовок
Пример заполнения заголовка
В заголовке указываются:
Год за которые подается справка, например 2017.
Номер справки — нумерация сквозная и последовательная, без разрывов и повторений. Номера начинаются с 1 и далее в пределах отчетного года. Со следующего года нумерация снова с 1. Для корректирующей или аннулирующей справки ставится номер первичной справки (то есть ранее представленной).
От — дата справки в формате ДД.ММ.ГГГГ, например 09.02.2018. Для корректирующей или аннулирующей справки также текущая дата.
Признак проставляется код:
- Справка представляется в отношении лиц за которых удержан НДФЛ полностью, в том числе по просьбе физлица
- Справка представляется в отношении лиц за которых НДФЛ не удержан
- Справка представляется в отношении лиц за которых удержан НДФЛ полностью правопреемником налогового агента
- Справка представляется в отношении лиц за которых НДФЛ не удержан правопреемником налогового агента
Чаще всего используется код 1 .
Номер корректировки — указывается 00 для первичной справки, 01 и т.д. — для корректирующей, 99 — для аннулирующей.
в ИФНС — код налоговой инспекции по учету.
Раздел 1. Данные о налоговом агенте
Код по ОКТМО — указываются параметры того подразделения, которое выплачивало доходы (если головное - коды головного, если обособленное - коды обособленного подразделения) согласно Общероссийскому классификатору территорий муниципальных образований ОК 033-2013, утв. приказом Росстандарта от 14.06.13 № 159-ст. Поле состоит из 11 знакомест. Если код имеет 8 знаков, справа никакие символы не проставляются.
Если в течение отчетного года сотрудник работал в нескольких подразделениях, расположенных на территориях с разными кодами ОКТМО, то по каждому подразделению нужно оформить свою справку и указать в ней свой код.
Предприниматели на ЕНВД или ПСН ставят код по месту осуществления деятельности.
ИП на других системах налогообложения, а также нотариусы, адвокаты и прочие ставят код по месту жительства.
Правопреемник налогового агента указывает код по ОКТМО по месту нахождения реорганизованной организации или обособленного подразделения реорганизованной организации.
ИНН — 10 знаков для юрлиц, 12 знаков для ИП.
КПП — заполняют только юрлица. Если у организации есть обособленное подразделение, ставится КПП по месту нахождения обособленного подразделения.
Если в течение отчетного года сотрудник работал в нескольких подразделениях, то по каждому подразделению нужно оформить свою справку и указать в ней свой КПП.
Налоговый агент — указывается сокращенное наименование (в случае отсутствия — полное) организации согласно ее учредительным документам. При этом содержательная часть (аббревиатура или название) располагается в начале строки. Примеры: «школа № 25», «ОКБ «Вымпел».
В случае представления Справки правопреемником реорганизованной организации указывается наименование реорганизованной организации либо обособленного подразделения реорганизованной организации.
Предприниматели вписывают фамилию, имя, отчество согласно документу, удостоверяющему личность. Сокращения не допускаются. Двойная фамилия пишется через дефис. Пример: Немирович-Данченко Владимир Иванович.
Форма реорганизации (ликвидации) указывается код:
- Ликвидация
- Преобразование
- Слияние
- Разделение
- Присоединение
- Разделение с одновременным присоединением
Если организация не ликвидируется, не преобразуется и т.п., то поле остается пустым.
Поля «Форма реорганизации (ликвидации) (код)» и «ИНН/КПП реорганизованной организации» обязательны для заполнения при заполнении поля «Признак» значением «3» или «4»
ИНН/КПП реорганизованной организации — указывается для реорганизованной организации или обособленного подразделения реорганизованной организации.
Раздел 2. Данные о физическом лице-получателе дохода
ИНН в Российской Федерации - ИНН физического лица, подтверждающий постановку на учет в ИФНС. При отсутствии ИНН данное поле не заполняется.
ИНН в стране гражданства — указывается при наличии ИНН или его аналог у иностранца. Для граждан РФ поле не заполняется.
Фамилия, Имя, Отчество — указывается согласно документу удостоверяющего личность, указанному ниже. Отчество при наличии. Не допускается сокращений. Для указания ФИО иностранцев можно использовать латинский алфавит.
Статус налогоплательщика - указывается код:
- для резидента РФ
- для нерезидента РФ
- для нерезидента РФ, признаваемого высококвалифицированным специалистом
- для участников Государственной программы по оказанию содействия добровольному переселению в Россию соотечественников, проживающих за рубежом, не являющихся резидентами РФ
- для беженцев и лиц, получивших временное убежище на территории России, не являющихся резидентами РФ
- для иностранных граждан, работающих в России по найму на основании патента
Если в течение года физическое лицо меняло гражданство и в определенный период являлось резидентом РФ — ставится 1. Для иностранцев, работающих на основании патента в любом случае ставится 6.
Дата рождения - дата в формате ДД.ММ.ГГГГ, например 01.04.1992.
Гражданство - указывается код по Общероссийскому классификатору стран мира (ОКСМ). Для граждан России - код 643 . При отсутствии у физического лица гражданства ставится код страны, выдавшей документ, удостоверяющий личность.
Код документа, удостоверяющего личность - указывается согласно справочнику «Коды видов документов, удостоверяющих личность налогоплательщика» приложения 1 Приказа ФНС № ММВ-7-11/485@. Пример: 21 — паспорт РФ, 07 — военный билет.
Серия и номер - указываются реквизиты документа: серия и номер документа, знак «№» не ставится.
Адрес места жительства, индекс, район, город и т.д. - заполнение всех полей адреса отменено приказом ФНС от 17.01.2018 № ММВ-7-11/19@.
Раздел 3. Доходы, облагаемые по ставке __%
В разделе 3 указываются сведения о доходах, начисленных и фактически полученных физическим лицом в денежной или натуральной форме, а также в виде материальной выгоды, по месяцам налогового периода и соответствующих профессиональных вычетов.
Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты отражаются в разделе 4.
Доходы за предыдущий год, выплаченные в следующем году, отражаются в справке за предыдущий год. Если доходы выплачены после представления справки за предыдущий год (например, в апреле следующего года), необходимо оформить корректирующую справку.
При оформлении справки с признаком 1 и 3 в данном разделе указываются все доходы: как те, с которых НДФЛ удержан, так и те, с которых НДФЛ не удержан.
При оформлении справки с признаком 2 и 4 в данном разделе указываются доходы, с которых налоговый агент не удержал НДФЛ.
При составлении аннулирующей справки раздел 3 не заполняется.
В заголовке указывается по какой ставке __% исчислены суммы налога. Если в течение отчетного года физическому лицу выплачивались доходы по разным ставкам, данный раздел заполняется для каждой из ставок.
Какие могут быть ставки НДФЛ :
- 13% — основная ставка для налоговым резидентом РФ. По этой ставке облагаются: заработная плата, вознаграждения по гражданско-правовым договорам, доходы от продажи имущества, дивиденды и т.п. В некоторых случаях по ставке 13% облагаются доходы нерезидентов: от осуществления трудовой деятельности; от осуществления трудовой деятельности в качестве высококвалифицированного специалиста; от осуществления трудовой деятельности участниками Госпрограммы содействия добровольному переселению в РФ соотечественников, проживающих за рубежом; от исполнения трудовых обязанностей членами экипажей судов, плавающих под Российским флагом
- 15% — ставка для нерезидентов РФ получающих дивиденды от российских организаций
- 30% — ставка для прочих доходов физических лиц-нерезидентов
- 35% — ставка налогообложения доходов от выигрышей, призов, процентных доходов по вкладам и в некоторых других случаях
Месяц — указывается в хронологическом порядке номер месяца за который был начислен доход.
Код дохода - указывается соответствующий код доходов, выбираемый из « ».
Сумма дохода — по указанному коду дохода отражается сумма начисленного и фактически полученного дохода.
При оформлении справки с признаком 2 или 4 указывается сумма дохода, с которой не был удержан НДФЛ.
Код вычета — напротив тех видов доходов, в отношении которых предусмотрены соответствующие вычеты, или которые подлежат налогообложению не в полном размере указывается соответствующий код вычета, выбираемый из « ».
По доходам, о которых говорится в статьях 214.1, 214.2 и 214.3 НК РФ (доходы по ценным бумагам, вкладам, РЕПО), для одного кода дохода может быть указано несколько кодов вычета. Тогда первый код отражается напротив кода дохода, а остальные - строками ниже без заполнения полей «Месяц», «Код дохода» и «Сумма дохода».
Сумма вычета — заполняется только для доходов, в отношении которых предусмотрены профессиональные вычеты, и в отношении доходов, которые облагаются НДФЛ не в полном размере согласно статье 217 НК РФ. Сумма вычета не должна превышать сумму дохода.
Раздел 4. Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты
Указанные вычеты предоставляются только с доходов, облагаемых НДФЛ по ставке 13%, и только резидентам России. При составлении аннулирующей справки раздел 4 не заполняется.
Код вычета - указывается соответствующий код стандартного вычета из справочника «Коды видов вычетов налогоплательщика» (приложение № 2 к приказу ФНС России от 10.09.15 № ММВ-7-11/387@). Если вид вычета в справочнике отсутствует, следует указывать код 620 (письмо ФНС России от 11.02.14 № БС-4-11/2189).
Сумма вычета — по указанному коду.
Уведомление, подтверждающее право на социальный налоговый вычет; Уведомление, подтверждающее право на имущественный налоговый вычет - заполняется в случае предоставления социального/имущественного вычета. Указывается номер и дата уведомления, а также код налогового органа, выдавшего уведомление. При наличии нескольких уведомлений, заполняется несколько строк для отражения реквизитов всех уведомлений.
Раздел 5. Общие суммы дохода и налога
В разделе 5 отражаются суммы начисленного и фактически полученного дохода, а также суммы начисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ по ставке, указанной в разделе 3.
Если в течение отчетного года физическому лицу выплачивались доходы по разным ставкам, данный раздел заполняется для каждой из ставок.
Данные о начисленных суммах НДФЛ нужно округлять до полных рублей согласно пункту 6 статьи 52 Кодекса — сумма налога менее 50 копеек отбрасывается, а сумма налога 50 копеек и более округляется до полного рубля...
При составлении аннулирующей справки раздел 5 не заполняется.
Общая сумма дохода - сумма начисленного и фактически полученного дохода без учета вычетов, отраженных в разделах 3 и 4.
При оформлении справки с признаком 2 и 4 в данном пункте указывается общая сумма доходов, с которых налоговый агент не удержал НДФЛ и которые отражены в разделе 3 справки.
Налоговая база - база, с которой был начислен НДФЛ. Равняется разнице между «Общей суммой дохода», и общей суммы вычетов, отраженных в разделах 3 и 4 справки.
Сумма налога исчисленная - Общая сумма начисленного НДФЛ.
Сумма фиксированных авансовых платежей - на эту сумму уменьшается начисленный НДФЛ.
Сумма налога удержанная — общая сумма удержанного НДФЛ. Для справки с признаком 2 или 4 ставится ноль.
Сумма налога перечисленная — общая сумма перечисленного НДФЛ. Для справки с признаком 2 или 4 ставится ноль.
Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом — не возвращенная налоговым агентом излишне удержанная сумма НДФЛ, а также сумма переплаты по налогу, образовавшаяся из-за того, что налоговый статус физического лица в отчетном году изменился. Для справки с признаком 2 или 4 ставится ноль.
Сумма налога, не удержанная налоговым агентом — сумма начисленного НДФЛ, которую налоговый агент не удержал в отчетном периоде.
Уведомление, подтверждающее право на уменьшение налога на фиксированные авансовые платежи — заполняется при наличии соответствующего уведомления. Указываются номер и дата уведомления, а также код налогового органа, выдавшего уведомление.
Заключительная часть
Налоговый агент — указывается код:
- если Справку представляет налоговый агент (правопреемник налогового агента)
- если Справку представляет представитель налогового агента (правопреемника налогового агента)
ФИО — указывается полностью фамилия, имя, отчество (при наличии) лица, представившего справку.
Наименование документа, подтверждающего полномочия представителя — указывается в случае, когда справку сдает представитель.
Образец заполнения справки 2-НДФЛ в 2018 году
2-НДФЛ — новая форма с 17.01.2018 года
Скачать бланк и пример заполнения 2-НДФЛ
Коды доходов и коды вычетов
В прошлом году в коды доходов были внесены изменения . Некоторые из них были уточнены, а также исчезли старые коды (например, 1543 и 2791).
Популярные коды доходов для 2-НДФЛ
В конце декабря 2016 года список кодов вычетов изменился . В частности, ранее существовали общие коды для родителей, в том числе приемных, а также опекунов, усыновителей и попечителей. Поскольку для разных категорий были установлены новые суммы вычетов, эти коды разделили.
Наиболее популярные коды вычетов - в следующей таблице.
Популярные коды вычетов для 2-НДФЛ
|
Описание |
|
|---|---|
|
стандартный вычет на первого ребенка родителю (в одинарном размере) — 1400 р. |
|
|
стандартный вычет на второго ребенка родителю (в одинарном размере) — 1400 р. |
|
|
стандартный вычет на третьего и следующего ребенка родителю (в одинарном размере) |
|
|
имущественный вычет в размере суммы, потраченной на приобретение (строительство) жилья |
|
|
социальный вычет по расходам работника на негосударственное пенсионное обеспечение, добровольное пенсионное страхование, добровольное страхование жизни |
|
|
профессиональный вычет по ГПД на выполнение работ (оказание услуг) |
|
|
вычет из стоимости подарков (до 4000 руб. в год) |
|
|
вычет из суммы матпомощи (до 4000 руб. в год). |
Штрафные санкции
За несвоевременную подачу 2-НДФЛ применяются такие штрафы:
- штраф для организации по пункту 1 статьи 126 Налогового кодекса - 200 рублей за каждую неподанную вовремя справку ;
- штраф для должностного лица по части 1 статьи 15.6 КоАП РФ - 300-500 рублей .
За недостоверную информацию, содержащуюся в 2-НДФЛ, например, за указание ИНН другого лица, полагается штраф в размере 500 рублей за каждую ошибочную справку .
Избежать санкций за недостоверные сведения можно стандартным способом: если ошибка выявлена самостоятельно, то до того, как ее обнаружит ИФНС, нужно успеть подать уточненную форму 2-НДФЛ.
Стоит ли подать справку заранее, чтобы осталось время на исправление? Из письма Минфина от 30.06.2016 № 03-04-06/38424 следует, что это не имеет смысла.
Пояснение . Организация подала 2-НДФЛ досрочно, например, в начале февраля. Налоговый орган при проверке формы нашел ошибки. Бухгалтер все исправил и представил уточненную справку до конца срока, но на организацию все равно наложили штраф, поскольку ошибки были обнаружены налоговым органом .
Нормативно-правовые акты
- Приказ ФНС РФ от 30.10.2015 N ММВ-7-11/485@ «Об утверждении формы сведений о доходах физического лица, порядка заполнения и формата ее представления в электронной форме»
- Приказ ФНС РФ от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@ «Об утверждении кодов видов доходов и вычетов»
- Приказ ФНС РФ от 17.01.2018 N ММВ-7-11/19@ «О внесении изменений в приложения к приказу Федеральной налоговой службы от 30.10.2015 N ММВ-7-11/485@»
- Письмо ФНС РФ от 11.02.2014 N БС-4-11/2189@ «О заполнении 2-НДФЛ»
Справка о доходах 2-НДФЛ - один из самых востребованных документов. Она нужна как налоговым органам, так и работникам. Мы расскажем, в каких случаях бухгалтеру нужно оформлять такую справку и как это правильно сделать.
Кому нужна справка 2-НДФЛ
Обязанность представления сведений о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ лежит на налоговых агентах. Налоговыми агентами признаются лица, на которых в соответствии с Налоговым кодексом РФ возложены обязанности по исчислению, удержанию у налогоплательщика и перечислению налогов в бюджетную систему Российской Федерации (п. 1 ст. 24 НК РФ).
Обратите внимание! Налоговая инспекция не вправе доначислять налог на доходы физических лиц по результатам камеральной проверки .
В части НДФЛ налоговыми агентами являются российские организации, индивидуальные предприниматели, нотариусы, занимающиеся частной практикой, адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты, а также обособленные подразделения иностранных организаций в Российской Федерации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы, за исключением доходов, в отношении которых исчисление и уплата налога осуществляются в соответствии со ст. ст. 214.1, 214.3, 214.4, 214.5, 227, 227.1 и 228 НК РФ (п. п. 1, 2 ст. 226 НК РФ). Как правило, налоговыми агентами являются работодатели налогоплательщиков. Сумма полученного дохода подтверждается справкой о доходах по форме 2-НДФЛ (см. табл. 1), выданной налогоплательщику налоговым агентом.
Таблица 1
Представление справки о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ
|
Куда (кому) |
В налоговую инспекцию по месту учета |
Работнику, |
|
|
По каждому |
По каждому |
По требованию |
|
|
Основание |
Законодательное |
Законодательное |
Письменное |
|
Количество |
Один экземпляр |
Один экземпляр |
Любое количество |
|
Вид оформления |
Подлинный экземпляр |
Подлинные |
Подлинные |
|
Представление копий формы 2-НДФЛ налоговым |
|||
|
Код, указываемый |
Признак 1 |
Признак 2 |
Код признака |
|
Сроки |
Не позднее 1 апреля |
Не позднее одного |
Не позднее трех |
|
Способ и условия |
Представляются |
Либо передается |
Либо передается |
|
Ответственность |
За налоговое |
Ответственность |
Административная |
|
Справка о доходах не является |
|||
Форма справки о доходах физического лица по форме N 2-НДФЛ утверждена Приказом ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@ (в ред. от 06.12.2011 N ММВ-7-3/909@). Справка представляется организацией - налоговым агентом в следующих случаях:
- в налоговую инспекцию (не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом) - по каждому физическому лицу, которому был выплачен доход за истекший налоговый период (п. 2 ст. 230 НК РФ);
- в налоговую инспекцию (не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода, в котором возникли соответствующие обстоятельства) - по каждому физическому лицу, у которого организация не смогла удержать (п. 5 ст. 226 НК РФ);
- работнику (в т.ч. бывшему) по его письменному заявлению (п. 3 ст. 230 НК РФ, ст. 62 ТК РФ) - в срок не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления.
Пример. В ходе камеральной проверки инспекторы ИФНС сравнили сумму удержанного налога на доходы физических лиц по справкам о доходах 2-НДФЛ и перечисленный налог. Оказалось, что компания перечислила меньше. Тогда проверяющие доначислили НДФЛ, пени и штраф более чем на 1,6 млн руб. Компания не согласилась с доначислениями и обратилась в суд. Основной довод компании заключался в том, что справка 2-НДФЛ не содержит даты выплаты доходов сотрудникам и сведений о фактически перечисленных в бюджет суммах. И поэтому не может являться основанием для расчета и уплаты НДФЛ в бюджет. Судьи пришли к выводу, что налоговый орган не вправе выставить налоговому агенту требование на перечисление в бюджет удержанного НДС на основании камеральной проверки представленных налоговым агентом справок по форме 2-НДФЛ. Это связано с тем, что такие справки не являются расчетами или налоговыми декларациями и поэтому не могут быть предметом камеральной проверки (п. 1 ст. 88 НК РФ). Помимо этого, как указали судьи, справки 2-НДФЛ не содержат всех необходимых данных для определения суммы НДФЛ, удержанной, но не перечисленной налоговым агентом. Поэтому выявить неполное перечисление по этому налогу инспекция может только в ходе выездной проверки налогового агента (ст. 89 НК РФ, Постановления ФАС Уральского округа от 13.09.2010 N Ф09-6098/10-С2 по делу N А76-686/2010-37-216, от 15.10.2009 N Ф09-8601/08-С3 по делу N А71-2776/2008-А19).
Отличия в содержании справок 2-НДФЛ, представляемых в ИФНС и работнику
Во всех перечисленных выше случаях при заполнении справок о доходах по форме 2-НДФЛ налоговые агенты должны руководствоваться Порядком представления в налоговые органы сведений о доходах физических лиц и сообщений о невозможности удержания налога и сумме налога на доходы физических лиц, утв. Приказом ФНС России от 16.09.2011 N ММВ-7-3/576@.
Справки о доходах по форме 2-НДФЛ представляются в налоговый орган только в отношении доходов, которые учитываются при определении налоговой базы и суммы налога на доходы физических лиц у источника их выплаты. В сведениях о доходах отражаются все доходы, полученные налогоплательщиком от налогового агента как в денежной, так и в натуральной формах, а также доходы в виде материальной выгоды. В соответствующих разд. 3 и 5 одной справки о доходах по форме 2-НДФЛ указываются по каждому физическому лицу, получившему доходы, доходы облагаемые по каждой ставке налога - 9, 13, 15, 30, 35%, и соответствующие им суммы налога. О доходах, не подлежащих обложению НДФЛ у источника выплаты, компании не обязаны отчитываться по указанной форме, поскольку исчисление и уплата налога с них осуществляются налогоплательщиками самостоятельно (например, индивидуальными предпринимателями, нотариусами и адвокатами, учредившими адвокатские кабинеты, занимающимися частной практикой, и т.д.) (п. 2 ст. 226 НК РФ, Письма Минфина России от 01.02.2011 N 03-04-06/3-14, от 29.12.2010 N 03-04-06/6-321). Кроме того, доходы, полностью не подлежащие налогообложению, независимо от их суммы в сведениях по форме 2-НДФЛ также не отражаются. Имейте в виду: при отсутствии в компании каких-либо выплат физическим лицам нулевые справки о доходах по форме 2-НДФЛ в ИФНС подавать не нужно. В этом случае понадобится письмо, подтверждающее отсутствие деятельности, начислений и выплат сотрудникам, а также справка из банка об отсутствии перечислений по заработной плате.
Содержание справок, выдаваемых по п. 2 ст. 230 НК РФ, п. 5 ст. 226 НК РФ, а также по п. 3 ст. 230 НК РФ, ст. 62 ТК РФ, различается (см. табл. 2).
Таблица 2
Основания выдачи справки о доходах 2-НДФЛ
|
Основание |
Подается согласно |
Подается согласно |
Выдается работнику |
|
Код |
Признак 1 |
Признак 2 |
Без указания кода |
|
Сумма |
Указываются все |
Указывается только |
Указываются все суммы |
В заголовке справки, представляемой в соответствии с п. 2 ст. 230 НК РФ, указывается признак 1; в заголовке справки, представляемой по п. 5 ст. 226 НК РФ, - признак 2, а в заголовке справки, подаваемой по п. 3 ст. 230 НК РФ, ст. 62 ТК РФ, код признака вообще не указывается. Налоговым органам и работникам всегда представляются (п. 2 ст. 230, п. 3 ст. 230, п. 5 ст. 226 НК РФ, ст. 62 ТК РФ) подлинные экземпляры справок о доходах по форме 2-НДФЛ. Представление копий формы 2-НДФЛ налоговым законодательством не предусмотрено.
Пример. Если размер доходов сотрудника компании, которые освобождены от НДФЛ в пределах суммы 4000 руб., за год не превысил эту сумму, то компания - налоговый агент вправе не сдавать по таким выплатам справку о доходах 2-НДФЛ (Письмо ФНС России от 08.11.2010 N ШС-37-3/14851). Напомним, что согласно п. 28 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению доходы, не превышающие 4000 руб., полученные за налоговый период по каждому из предусмотренных в указанном пункте оснований.
В справке 2-НДФЛ (с признаком 1), подаваемой ежегодно в целом по организации по п. 2 ст. 230 НК РФ, отражаются все доходы, облагаемые по разным ставкам, предоставленные стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты и суммы налогов отдельно по каждой ставке. Для этого заполняется несколько разд. 3 и 5 этого документа. Если справка не помещается на одной странице, то заполняется необходимое количество страниц. Тогда на второй и последующих страницах вверху указывается номер страницы, а также повторяется заголовок "Справка о доходах физического лица за 20__ год", номер справки и ее дата. Имейте в виду: в справке 2-НДФЛ с признаком 1 указываются общие суммы доходов и исчисленного налога, включающие доходы и исчисленную сумму налога, отраженную в справке 2-НДФЛ с признаком 2, суммы удержанного и перечисленного налога, а также сумма налога, не удержанная налоговым агентом, которая ранее была отражена в справке 2-НДФЛ с признаком 2 (Письмо Минфина России от 27.10.2011 N 03-04-06/8-290).
В справке 2-НДФЛ (с признаком 2), выдаваемой по п. 5 ст. 226 НК РФ, показывается только сумма дохода, с которой налог на доходы физических лиц не удержан, и сумма неудержанного НДФЛ. Документ предоставляется физическому лицу не позднее 1 месяца с даты окончания календарного года (не позднее 31 января следующего года). По сути такая справка - это сообщение о невозможности удержать налог на доходы физических лиц. Она необходима работнику, поскольку ему самому придется платить неудержанный налог. Другими словами, после окончания налогового периода и письменного сообщения о невозможности удержать налог обязанность налогового агента по удержанию соответствующих сумм НДФЛ прекращается и возлагается на самого налогоплательщика. Для этого работнику надо заполнить налоговую декларацию по НДФЛ и показать сумму полученного дохода и неудержанного налога (пп. 4 п. 1 ст. 228, п. п. 1, 4 ст. 229 НК РФ). Уплатить налог работнику нужно в срок не позднее 15 июля года, следующего за истекшим налоговым периодом (п. 4 ст. 228 НК РФ).
Обратите внимание! Если компания представляла по итогам года справку 2-НДФЛ с признаком 2 об отсутствии возможности удержать налог, то ей также необходимо представить справку и с признаком 1 (см. Письмо Минфина России от 27.10.2011 N 03-04-06/8-290).
В справке 2-НДФЛ (без указания признака), выдаваемой по п. 3 ст. 230 НК РФ, ст. 62 ТК РФ, перечисляются все суммы дохода (с расшифровкой по их видам) и НДФЛ отдельно по каждой ставке, а также суммы предоставленных стандартных, социальных и имущественных налоговых вычетов. Справка о доходах без кода признака выдается работнику в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления (ст. 62 ТК РФ). В этом случае гл. 23 "Налог на доходы физических лиц" НК РФ не ограничивает количество выдаваемых налогоплательщику справок по форме 2-НДФЛ.
Пример.
Работнику может понадобиться сразу несколько оригиналов справки о доходах физического лица (форма 2-НДФЛ):
- если он претендует на получение по новому месту работы стандартных налоговых вычетов по налогу на доходы физических лиц (ст. 218 НК РФ);
- для рассмотрения заявления физического лица о предоставлении ему кредита;
- для предоставления в посольства или консульства иностранных государств в целях получения визы;
- для подтверждения факта получения (неполучения) материальной помощи одним из родителей в связи с предоставлением другому материальной помощи в сумме 50 000 руб., выплачиваемой при рождении (усыновлении, удочерении) ребенка в течение первого года после рождения (усыновления, удочерения) и освобождаемой от обложения НДФЛ (абз. 7 п. 8 ст. 217 НК РФ, Письмо Минфина России от 25.01.2012 N 03-04-05/8-67).
Организация - налоговый агент не вправе отказать налогоплательщику (работнику) в выдаче такой справки. При этом сроки по выдаче налоговым агентом справки по форме 2-НДФЛ налогоплательщику, а также ответственность за отказ в ее выдаче Налоговым кодексом РФ не установлены (п. 3 ст. 230 НК РФ, Письмо УФНС России по г. Москве от 24.02.2011 N 20-14/3/16873). Срок выдачи запрашиваемого документа установлен ст. 62 ТК РФ - три рабочих дня со дня подачи заявления, а административная ответственность за непредставление работнику справки о доходах предусмотрена ст. ст. 5.27 и 5.39 КоАП РФ.
Таким образом, в справке о доходах с признаком 1 (п. 2 ст. 230 НК РФ) и без кода признака (п. 3 ст. 230 НК РФ, ст. 62 ТК РФ) указывается большее количество информации, по сравнению со справкой о доходах с признаком 2 (п. 5 ст. 226 НК РФ). В них перечисляются все суммы дохода и налога, в т.ч. те, которые уже были отражены в справке с признаком 2.
За несвоевременное представление сведений о доходах работников в ИФНС возможен штраф по п. 1 ст. 126 НК РФ в размере 200 руб. за каждую несданную справку 2-НДФЛ. Кроме того, руководителя компании или ее главного бухгалтера могут оштрафовать на сумму от 300 до 500 руб. за несвоевременное представление или отказ от представления в ИФНС справок о доходах (ст. 15.6 КоАП РФ).
Работник, которому работодатель отказал в выдаче справок о доходах 2-НДФЛ либо выдал их с опозданием или за плату, может обратиться в трудовую инспекцию с жалобой. По жалобе может быть проведена документальная проверка или проверка в рамках административного производства. Как следствие, работодателю в этом случае грозит административный штраф:
1) либо по ч. 1 ст. 5.27, ст. 23.12 КоАП РФ:
- на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.;
- на организацию - от 30 000 руб. до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
2) либо по ст. 5.39 КоАП РФ - на должностных лиц в размере от 1000 до 3000 руб.
Имейте в виду:
1. Нельзя штрафовать компанию за представление справки о доходах 2-НДФЛ с ошибками. Это означает, что если в такой справке компания допустила ошибки, то привлечь ее к ответственности налоговые инспекторы не могут, т.к. в НК РФ штраф предусмотрен только за несвоевременное представление такого документа, а не за недочеты в его содержании (п. 1 ст. 126 НК РФ). Кроме того, приостановить операции по счетам в банке из-за неправильных данных в справке 2-НДФЛ у проверяющих тоже нет оснований (см. Постановление ФАС Московского округа от 14.02.2008 N КА-А40/235-08 по делу N А40-28497/07-118-155).
Операции по счетам налоговики вправе заблокировать только в двух случаях: если компания не выполнила требования об уплате налога, пеней или штрафа, а также если не представила налоговую декларацию в течение 10 дней по истечении установленного срока ее сдачи (ст. 76 НК РФ), а сведения о доходах, выплаченных физическим лицам, декларацией не являются.
2. Если компания реорганизована, компания-правопреемник не обязана сдавать справки 2-НДФЛ по доходам работников, полученным от ее предшественника. Применить к правопреемнику штрафные санкции налоговая инспекция не вправе, поскольку Налоговый кодекс РФ предусматривает правопреемство только в части исполнения обязанности по уплате налогов, а порядок перехода прав в отношении представления сведений о доходах работников законодательством не установлен (см. Письмо ФНС России от 13.08.2009 N 3-5-04/1257@).
Зачем налоговикам справки 2-НДФЛ
Справки о доходах 2-НДФЛ нужны налоговым органам:
- в целях налогового администрирования налога на доходы физических лиц;
- для мониторинга полученных от компаний сведений о доходах сотрудников с целью выявления с помощью компьютерной программы признаков трех основных нарушений (неперечисления удержанных сумм НДФЛ в бюджет, применения неправильных ставок налога, неполноты представленных компанией сведений о доходах работников, неуплаты налога и т.д.) и последующего включения потенциальных нарушителей в план выездных налоговых проверок.
Зачем работнику справка 2-НДФЛ
На практике необходимость в получении от работодателя справки о доходах 2-НДФЛ у работников возникает очень часто.
Помимо необходимости уплатить не удержанный налоговым агентом НДФЛ (п. 5 ст. 226, пп. 4 п. 1, п. 4 ст. 228 НК РФ), эта справка также нужна работникам при устройстве на новую работу, для получения стандартных налоговых вычетов по НДФЛ и освобождения некоторых выплат от обложения этим налогом, получения различного рода денежных выплат, назначения пенсии, получения кредита, оформления визы, усыновления ребенка, участия в трудовом споре в качестве его стороны или в гражданском процессе в качестве истца, ответчика или заявителя и во многих других случаях.
Рассмотрим самые распространенные ситуации.
Получение стандартных налоговых вычетов на детей
Согласно абз. 2 п. 3 ст. 218 НК РФ в случае начала работы налогоплательщика не с первого месяца налогового периода налоговые вычеты, предусмотренные пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ, предоставляются по этому месту работы с учетом дохода, полученного с начала налогового периода по другому месту работы, в котором налогоплательщику предоставлялись налоговые вычеты. Сумма полученного дохода подтверждается справкой о полученных налогоплательщиком доходах, выданной налоговым агентом в соответствии с п. 3 ст. 230 НК РФ.
Поэтому без справки о доходах 2-НДФЛ с прежнего места работы бухгалтер на новом месте не сможет предоставить работнику вычеты на детей.
Никакие другие справки (составленные в произвольной форме или справка о зарплате для расчета пособий по социальному страхованию согласно п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством", Приложение N 1 к Приказу Минздравсоцразвития России от 17.01.2011 N 4н) для целей получения налоговых вычетов по НДФЛ не подходят.
Неудержание НДФЛ с матпомощи при рождении ребенка
В соответствии с абз. 7 п. 8 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц суммы единовременных выплат (в т.ч. в виде материальной помощи), осуществляемых работодателями работникам (родителям, усыновителям, опекунам) при рождении (усыновлении (удочерении)) ребенка, выплачиваемых в течение первого года после рождения (усыновления, удочерения), но не более 50 000 руб. на каждого ребенка.
Таким образом, не подлежит обложению НДФЛ единовременная материальная помощь при рождении ребенка, если она выплачивается в течение первого года после усыновления (удочерения) ребенка и ее размер не превышает 50 000 руб. в расчете на каждого ребенка.
Пример.
Работник ООО "Альфа" обратился в бухгалтерию с заявлением о выплате ему материальной помощи в связи с рождением ребенка.
Бухгалтер потребовал, чтобы этот работник представил справку по форме 2-НДФЛ в отношении второго родителя ребенка, обосновав свое требование тем, что сумма материальной помощи не облагается НДФЛ в пределах 50 000 руб. Следовательно, чтобы правильно рассчитать НДФЛ, необходимо документально подтвердить, получал ли второй родитель материальную помощь по своему месту работы и в какой сумме.
Законодательством РФ не предусмотрено, что работодатель в целях определения налогооблагаемой базы по НДФЛ должен требовать от работника такую справку. Обязанность работника представить такую справку законодательством РФ также не установлена.
По мнению Минфина России (Письмо Минфина России от 25.01.2012 N 03-04-05/8-67), работодатель вправе требовать от работника представления указанной справки. Во избежание налоговых рисков, если работник не возражает, такую справку лучше представить.
Если отец и мать ребенка работают в одной организации, не подлежит обложению НДФЛ единовременная материальная помощь при рождении ребенка, предоставляемая в сумме, не превышающей 50 000 руб., одному из родителей по их выбору либо двум родителям исходя из расчета общей суммы 50 000 руб. (Письмо Минфина России от 21.02.2011 N 03-04-06/9-36).
Поскольку размер единовременной материальной помощи, выплачиваемой работодателями работникам (родителям, усыновителям, опекунам) при рождении ребенка, ограничен суммой, не превышающей 50 000 руб. одному из родителей по их выбору либо двум родителям исходя из расчета общей суммы, то для подтверждения факта получения (неполучения) такой помощи одним из родителей нужно представить сведения о доходах по форме 2-НДФЛ.
Такая справка должна подтвердить факт получения (неполучения) материальной помощи вторым родителем и ее размер (Письмо Минфина России от 25.01.2012 N 03-04-05/8-67).
Оформление визы для отдыха за границей
Многие работники любят отдыхать за границей. И для оформления визы посольства требуют сведения о доходах физического лица за последние пять лет.
Если работник не менял место работы за этот период, то получить такую справку от своего работодателя не составит труда. Сделать это можно на основании п. 3 ст. 230 НК РФ, ст. 62 ТК РФ, написав письменное заявление работодателю.
Сложности могут возникнуть в ситуации, если за требуемый период подтверждения сведений о доходах у работника сменилось несколько работодателей, часть из которых работник не может найти.
Как поступить в этом случае? Ведь справки о доходах 2-НДФЛ выдают только налоговые агенты, т.е. компании.
В таком случае работник может получить сведения о своих доходах за прежние годы в налоговой инспекции по месту жительства, написав соответствующее заявление в произвольной форме (см. Письмо УФНС России по г. Москве от 09.09.2011 N 20-14/4/087759@).
Получение кредита
Для предоставления работникам кредита банки запрашивают от заемщиков сведения об их доходах за определенный период (за последние шесть месяцев, год, полтора года и т.д.).
И при этом банки считают действительной справку 2-НДФЛ всего несколько дней, вынуждая заемщиков снова обращаться к своим работодателям за такими сведениями и рассчитывая получить все более актуальную информацию. Но такие действия банков идут вразрез с действующим законодательством.
На самом деле срок действия справок о доходах 2-НДФЛ не ограничен. Положения гл. 23 НК РФ не ограничивают срока действия такой справки.
Поэтому она бессрочна.
В то же время компания не вправе отказать работнику в повторной выдаче справки о доходах:
- во-первых, потому что она относится к документам, связанным с работой (ст. 62 ТК РФ);
- во-вторых, гл. 23 НК РФ не ограничивает количество обращений работника за такой справкой (п. 3 ст. 230 НК РФ).
Подтверждение доходов иностранным гражданином
Для избежания двойного налогообложения (как в России, так и в своей стране) иностранным гражданам нужно подтверждать полученные в России доходы, а также уплаченные с них налоги.
Законодательство РФ о налогах и сборах не содержит специальной нормы, предусматривающей подтверждение сведений о полученных физическими лицами доходах от источников в России и уплаченного с них налога на доходы физических лиц налоговыми органами РФ для целей представления в налоговые органы иностранных государств. Вместе с тем с целью получения подтверждения таких сведений налогоплательщик может обратиться в налоговый орган по месту постановки на учет организации, выплатившей доход.
Другими словами, подтвердить доходы, полученные в России, должен сам иностранный гражданин.
По его письменному запросу и копии документа, удостоверяющего его личность (паспорта или документа, его заменяющего), налоговый орган РФ сопоставит сведения налогового агента из справки с собственной информацией.
В случае их идентичности ИФНС подтверждает справку формы 2-НДФЛ, выданную налоговым агентом, подписью руководителя налогового органа или его заместителя и оттиском гербовой печати.
Заверенная справка на бланке налогового органа РФ представляется иностранным гражданином в налоговый орган государства, резидентом которого он является (Письма ФНС России N КБ-6-26/566@ "По вопросу подтверждения сведений о полученных иностранными гражданами доходах и уплаченного с них налога", УФНС России по г. Москве от 26.08.2011 N 20-14/3/082895@).
Кроме того, налоговые инспекторы также должны сделать специальное приложение с расшифровкой кодов доходов, упомянутых в справке, выданной иностранному гражданину.
Порядок выдачи справки 2-НДФЛ по заявлению работника
Согласно ст. 62 ТК РФ справку о заработной плате (терминология Трудового кодекса РФ) работодатель обязан выдать безвозмездно в течение трех рабочих дней со дня подачи работником письменного заявления.
Из указанной нормы следует, что по письменному требованию работника работодатель обязан выдать ему справку о доходах 2-НДФЛ.
Такое же требование предусмотрено в п. 3 ст. 230 НК РФ.
Причем в этом случае права бывших и работающих сотрудников на получение справок о доходах равны. Ведь в Трудовом кодексе РФ понятие "работник" применяется в отношении лиц, которые как состоят в трудовых отношениях с работодателем, так и прекратили их (ч. 6 ст. 84.1, ч. 2 ст. 391, ст. 392 ТК РФ, Определения Санкт-Петербургского городского суда от 27.09.2010 N 33-13272/2010, Московского городского суда от 26.08.2010 по делу N 33-27002, Московского областного суда от 25.05.2010 по делу N 33-9988).
Ни трудовое, ни налоговое законодательство не ограничивает любого работника в количестве обращений за справками о доходах. По общему правилу запрашиваемые работником документы работодатель может как выдать самому работнику, так и отправить по почте ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении в качестве доказательства отправки (см. Определение Липецкого областного суда от 18.04.2011 по делу N 33-1070/2011).
Чтобы избежать возможных трудовых споров, представить запрошенные работником справки о доходах 2-НДФЛ безопаснее тем способом, который упомянут в заявлении.
Иначе говоря, если бывший сотрудник написал в заявлении, что запрошенные документы просит переслать по почте по месту его жительства, то лучше так и поступить. Иначе бывший сотрудник вправе обратиться в суд (см. Письмо УФНС России по г. Москве от 10.06.2009 N 20-14/3/059433@).
Памятка для работодателя для оформления справок о доходах 2-НДФЛ при обращении работников (в т.ч. бывших) представлена в табл. 3.
Памятка для работодателя при оформлении справок о доходах 2-НДФЛ по письменным заявлениям работников
|
Наличие письменного |
В заявлении должна быть следующая информация: |
|
|
Выдача справок о доходах 2-НДФЛ производится всем заинтересованным |
||
|
Предоставление подлинных экземпляров справок о доходах 2-НДФЛ |
||
|
Безвозмездность предоставления справок о доходах 2-НДФЛ в любом |
||
|
Срок предоставления справок о доходах 2-НДФЛ - в течение трех рабочих |
||
|
Порядок предоставления работникам документов, связанных с работой, |
||
Образцы оформления документов, необходимых для предоставления справок о доходах 2-НДФЛ работникам, приведены на рисунках.
Генеральному директору ООО "Альфа"
В.В. Рычкову
от бухгалтера О.Н. Платоновой
25.06.2012 вх. N 34/12
Начальнику отдела кадров И.М. Зотовой
Выдать запрашиваемые документы работнику
в срок до 28.06.2012.
Рычков
25.06.2012
ЗАЯВЛЕНИЕ (ЗАПРОС)
о выдаче документов, связанных с работой
На основании ст. 62 ТК РФ и п. 3 ст. 230 НК РФ прошу Вас предоставить мне заверенные надлежащим образом копии следующих документов, связанных с работой, в связи с моим увольнением:
- приказа о прекращении трудового договора;
- трудового договора.
Также прошу выдать мне справку о доходах физического лица 2-НДФЛ в двух экземплярах.
О.Н. Платонова
25.06.2012
В дело N 05-07/12
Серова
25.06.2012
Утверждено
Приказом по ООО "Альфа"
от 10.01.2012 N 3
Положение
"Выдача документов (их копий),
связанных с работой, работникам Компании"
I. Общие положения
1.1. Настоящее Положение устанавливает общие требования к процедуре выдачи документов (их копий), связанных с работой, работникам Компании.
1.2. Настоящее Положение распространяется на работников Компании, работающих по трудовым и гражданско-правовым договорам, а также на бывших работников Компании (уволенных или вышедших на пенсию), обратившихся к работодателю с письменным запросом о предоставлении документов, связанных с работой.
В связи с этим далее по тексту Положения понятие "работник-заявитель" применяется в отношении как бывших, так и работающих сотрудников Компании.
1.3. Интересы работников-заявителей вправе представлять их полномочные представители, действующие на основании простой письменной доверенности, выданной работником (п. 1 ст. 185 ГК РФ), и при предъявлении ими письменного заявления от работника-заявителя и паспорта представителя.
1.4. Настоящее Положение обязательно для всех структурных подразделений Компании.
II. Порядок выдачи документов (их копий), связанных с работой
2.1. Предоставление работникам-заявителям (их представителям) документов (копий документов), связанных с работой, осуществляется работодателем в соответствии с действующим законодательством, в том числе нормами:
- ст. 62, ч. 1 ст. 67, ч. 2 ст. 68, ч. 5 ст. 80, ч. 4 ст. 84.1, ч. 2 ст. 84.1, ст. 89, ч. 1 ст. 136 Трудового кодекса РФ;
- п. 2 ст. 3 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 "О занятости населения в Российской Федерации";
- п. 3 ст. 230, п. 5 ст. 226 Налогового кодекса РФ;
- п. 3 ч. 2 ст. 4.1, п. 2 ч. 1 ст. 4.3 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством";
- п. 8 ст. 9 Федерального закона от 30.04.2008 N 56-ФЗ "О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений";
- п. 4 ст. 11, ч. 1 ст. 15 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования").
2.2. Основанием для выдачи документов (их копий), связанных с работой, является письменное заявление работника-заявителя о запросе документов, составленное в свободной форме и содержащее следующую обязательную информацию:
- фамилию, имя, отчество работника-заявителя;
- должность работника-заявителя (для работающих сотрудников);
- место регистрации работника-заявителя, с указанием почтового индекса, и его контактный телефон (для бывших работников);
- место жительства работника-заявителя, с указанием почтового индекса, и его контактный телефон (если бывший работник проживает не по месту регистрации);
- перечень видов запрашиваемых документов (их копий);
- количество экземпляров оригиналов или копий в разрезе запрашиваемых документов (при необходимости);
- ссылку на ст. 62 ТК РФ;
- подпись и расшифровку подписи работника;
- дату составления заявления работника.
При написании заявления работник не обязан пояснять в тексте этого документа цели получения запрашиваемых документов.
Шаблон заявления работника-заявителя о запросе документов, связанных с работой, приведен в Приложении N 1 к настоящему Положению.
Поданное работодателю заявление возврату работнику-заявителю не подлежит.
Устное личное обращение работника-заявителя (его полномочного представителя) с просьбой о выдаче документов (их копий), связанных с работой, не является основанием для выдачи работодателем затребованных документов.
2.3. Заявление работника-заявителя может быть подано его полномочным представителем при соблюдении требований, установленных п. 1.3 настоящего Положения. В этом случае при подаче заявления представитель работника-заявителя предъявляет работодателю:
- оригинал простой письменной доверенности от работника-заявителя, подтверждающей его полномочия на получение запрашиваемых документов (их копий);
- свой паспорт, который после сличения личности представителя с фотографией возвращается представителю;
- письменное заявление работника-заявителя, оформленное в соответствии с требованиями, указанными в п. 2.2 настоящего Положения.
Текст заявления должен быть четким и разборчивым, позволяющим с определенностью установить его содержание, исключающим неясности и противоречия, не содержащим опечаток, описок.
Предъявляемое работодателю заявление не должно иметь повреждений, исключающих или существенно затрудняющих установление его содержания.
2.4. При получении заявления работодатель не вправе требовать от работника-заявителя (его полномочного представителя) представления других документов (помимо самого заявления), обосновывающих необходимость получения документов, связанных с работой (в т.ч. ходатайств, запросов, требований третьих лиц (в т.ч. государственных и муниципальных органов) о выдаче копий соответствующих документов).
2.5. Поданное работником-заявителем (его полномочным представителем) заявление регистрируется кадровой службой в порядке, установленном в Положении о документообороте Компании. Регистрация полученного заявления должна быть осуществлена в день получения этого документа.
2.6. Зарегистрированное заявление принимается в работу соответствующими работниками бухгалтерской или кадровой службы Компании (в пределах их компетенции и в соответствии с резолюцией руководителя Компании на заявлении) для подготовки и выдачи под роспись оригиналов или копий запрашиваемых документов в течение 3-х рабочих дней со дня регистрации заявления (ст. 62 ТК РФ), если иные сроки не установлены другими отраслями права. Сроки выдачи документов (их копий) приведены в Приложении N 2 к настоящему Положению. Такие действия совершаются указанными работниками при отсутствии оснований для отказа в выдаче документов согласно п. 3.1 настоящего Положения.
2.7. Копии документов заверяются основной печатью Компании.
2.8. Не допускается заверение копий с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.
2.9. Письменные запросы работников-заявителей считаются разрешенными, если всеми задействованными службами Компании (в пределах своей компетенции) выданы все запрашиваемые документы (их копии), связанные с работой, в затребованном количестве экземпляров.
III. Отказ в выдаче документов (их копий)
3.1. Основанием для отказа работнику-заявителю (его полномочному представителю) в предоставлении документов (их копий), связанных с работой, являются:
3.1.1. Непредставление работником-заявителем (его полномочным представителем) оригинала надлежаще оформленного письменного заявления работника-заявителя, соответствующего требованиям, изложенным в п. 2.2 настоящего Положения.
3.1.2. Представление заявления, подписанного полномочным представителем, а не работником-заявителем.
3.1.3. Отсутствие у физического лица, представившего заявление на запрос документов (их копий), полномочий на представление интересов работника-заявителя (отсутствие простой письменной доверенности от работника-заявителя).
3.1.4. Непредставление полномочным представителем своего паспорта, удостоверяющего личность представителя.
3.1.5. Запрашиваемые документы связаны с исполнением обязанностей другими работниками Компании, а не с работой работника-заявителя у работодателя.
3.1.6. Отсутствие запрашиваемых документов у работодателя (в т.ч. вследствие чрезвычайных обстоятельств), вследствие чего он не имеет реальной возможности выдать их копии работнику-заявителю (его полномочному представителю).
3.1.7. Выемка запрашиваемых документов у работодателя правоохранительными и налоговыми органами на основании соответствующих актов и решений.
3.2. В случае наличия оснований для отказа в выдаче документов (их копий), связанных с работой, перечисленных в п. 3.1 настоящего Положения, работник-заявитель (его полномочный представитель) незамедлительно уведомляется об этом лично либо по телефону. Также ему в течение 3 рабочих дней со дня регистрации заявления направляется письменное мотивированное уведомление об отказе в предоставлении запрашиваемых документов, с указанием выявленных причин.
IV. Выдача документов (их копий)
4.1. Предоставление работодателем работнику-заявителю (его полномочному представителю) документов (копий документов), связанных с работой и предусмотренных трудовым законодательством, в любом указанном в заявлении количестве экземпляров осуществляется в течение трех рабочих дней со дня регистрации заявления.
4.2. Выдача (направление по почте) работнику-заявителю (его полномочному представителю) документов (копий документов), связанных с работой и предусмотренных трудовым законодательством, осуществляется в течение трех рабочих дней со дня регистрации заявления.
Выдача (направление по почте) работнику-заявителю (его полномочному представителю) документов (копий документов), связанных с работой и предусмотренных другими отраслями права, осуществляется в сроки, приведенные в Приложении N 2 к настоящему Положению.
4.3. Выдача работнику-заявителю (его полномочному представителю) документов (копий документов), связанных с работой, в любом указанном в заявлении количестве экземпляров осуществляется без взимания платы. За взимание платы в любом размере (в т.ч. в размере затрат на изготовление копий документов) соответствующие должностные лица бухгалтерской и кадровой службы Компании несут ответственность в соответствии с законодательством РФ.
Исключение составляют копии документов, связанных с деятельностью Компании и выдаваемых работникам - участникам ООО "Альфа" на возмездной основе в размере затрат на изготовление копий документов согласно смете, приведенной в Приложении N 3 к настоящему Положению.
4.4. В сроки, указанные в п. 2.6 и в Приложении N 2 к настоящему Положению, оригиналы запрашиваемых документов или их копии вручаются работнику-заявителю (его полномочному представителю) под расписку в Журнале регистрации выдачи документов, копий, выписок из документов, справок, оформляемом в соответствии с Положением о документообороте Компании.
При передаче в день увольнения или в день прекращения договора гражданско-правового характера работнику-заявителю сведений индивидуального персонифицированного учета, предусмотренных нормами п. п. 2, 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования", обязательно получение письменного подтверждения от работника-заявителя передачи ему таких сведений. Форма подтверждения приведена в Приложении N 4 к настоящему Положению.
4.5. Блок-схема прохождения процедур при предоставлении документов, связанных с работой.
V. Форма контроля за выдачей запрашиваемых документов
5.1. Должностные лица бухгалтерской и кадровой службы Компании, уполномоченные подготавливать и оформлять выдачу запрашиваемых работником-заявителем (его полномочным представителем) документов (их копий), несут персональную ответственность за соблюдение установленных сроков подготовки и выдачи таких документов, а также за полноту и достоверность сведений в запрашиваемых документах.
5.2. Текущий контроль за соблюдением должностными лицами Компании требований настоящего Положения осуществляет служба внутреннего аудита Компании.
Проверки могут быть плановыми (на основании годовых планов работы службы внутреннего аудита) и внеплановыми (по конкретным обращениям работников-заявителей). По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав работников-заявителей осуществляется привлечение виновных должностных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Сентябрь 2012 г.
Таблицу раздела 3 заполняйте помесячно. В заголовке укажите налоговую ставку, по которой облагаются доходы, отраженные в этом разделе. Если в течение года один и тот же человек получал доходы, облагаемые НДФЛ по разным ставкам, раздел 3 заполняйте отдельно для каждой налоговой ставки.
При заполнении таблицы раздела 3 используйте приложения 1 «Коды доходов» и 2 «Коды вычетов» к приказу ФНС России от 10 сентября 2015 г. № ММВ-7-11/387. Каждому виду доходов и каждому виду налоговых вычетов присвоены индивидуальные коды. Например, доходам в виде зарплаты соответствует код 2000. В отношении доходов от сдачи в аренду транспортных средств применяется код 2400, в отношении доходов от сдачи в аренду другого имущества - код 1400. При выплате вознаграждений по другим гражданско-правовым договорам (кроме авторских вознаграждений) используйте код 2010, при выплате пособий по временной нетрудоспособности - код 2300.
Перечень вычетов, уменьшающих налоговую базу по НДФЛ, приведен в таблице .
В разделе 3 показывайте профессиональные налоговые вычеты (ст. 221 НК РФ), вычеты в размерах, предусмотренных статьей 217 Налогового кодекса РФ, а также суммы, уменьшающие налоговую базу в соответствии со статьями 213.1, 214, 214.1 Налогового кодекса РФ. Отражайте эту информацию напротив тех доходов, в отношении которых должны быть применены вычеты.
Ситуация: как отразить в справке по форме 2-НДФЛ сумму отпускных, если отпуск начинается в одном месяце, а заканчивается в другом?
В справке по форме 2-НДФЛ сумму отпускных отразите в том месяце, в котором их выплатили сотруднику. И вот тому объяснение.
В разделе 3 справки доходы отражают на дату их фактического получения. При определении этой даты нужно руководствоваться положениями статьи 223 Налогового кодекса РФ.
Во время отпуска сотрудник свободен от исполнения трудовых обязанностей, следовательно, к доходам в виде оплаты труда сумма отпускных не относится. Для расчета НДФЛ датой фактического получения дохода в виде отпускных является день их выплаты (день перечисления на расчетный счет сотрудника в банке) (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Поэтому в справке по форме 2-НДФЛ сумму отпускных отражайте в том месяце, в котором они были выплачены сотруднику. Так следует поступать и в тех случаях, когда отпуск сотрудника начинается в одном месяце (году), а заканчивается в другом. Например, всю сумму отпускных, выплаченных в декабре 2015 года, за отпуск, который заканчивается в январе 2016 года, нужно отразить в справке по форме 2-НДФЛ за 2015 год.
Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 6 марта 2008 г. № 03-04-06-01/49 и ФНС России от 9 апреля 2012 г. № ЕД-4-3/5888.
Пример отражения отпускных в справке по форме 2-НДФЛ. Отпуск сотрудника начинается в одном месяце, а заканчивается в другом
Экономисту организации А.С. Кондратьеву предоставлен основной оплачиваемый отпуск с 26 декабря 2015 года по 15 января 2016 года. Сумма начисленных отпускных составляет 10 000 руб. Детей у Кондратьева нет.
Сумма НДФЛ с отпускных составила 1300 руб. (10 000 руб. × 13%).
19 декабря 2015 года Кондратьев получил в кассе организации отпускные в сумме:
10 000 руб. - 1300 руб. = 8700 руб.
Несмотря на то что отпуск сотрудника заканчивается в 2016 году, сумму начисленных отпускных бухгалтер организации включил в его налогооблагаемый доход за 2015 год.
В разделе 3 справки по форме 2-НДФЛ за 2015 год бухгалтер указал:
- в графе «Месяц» - 12 (порядковый номер месяца);
- в графе «Код дохода» - 2012 (на основании приложения 1 к приказу ФНС России от 10 сентября 2015 г. № ММВ-7-11/387);
- в графе «Сумма дохода» - 10 000 руб.
Ситуация: какой код нужно указать в поле «Код дохода» справки по форме 2-НДФЛ для премии, выплаченной за добросовестное отношение к работе, качественное исполнение трудовых обязанностей и высокую дисциплину? Премию приурочили к отраслевому профессиональному празднику.
В этом случае следует указать код дохода 2000 «Вознаграждение, получаемое налогоплательщиком за выполнение трудовых или иных обязанностей».
Поле «Код дохода» справки по форме 2-НДФЛ заполняется на основании приложения 1 к приказу ФНС России от 10 сентября 2015 г. № ММВ-7-11/387. Для отражения вознаграждений за выполнение трудовых обязанностей установлен код - 2000. С таким кодом можно включать в ставку и суммы премий за добросовестное отношение к работе, качественное исполнение трудовых обязанностей и высокую дисциплину. То, что выплата премии приурочена к профессиональному празднику, значения не имеет.
Ситуация: какой код нужно указать в поле «Код дохода» справки 2-НДФЛ для выплаченной компенсации за неиспользованный отпуск?
В этом случае надо указать код 4800 «Иные доходы».
Поле «Код дохода» в справке по форме 2-НДФЛ заполняют на основании приложения 1 к приказу ФНС России от 10 сентября 2015 г. № ММВ-7-11/387. В этом приложении нет специального кода для доходов в виде компенсации за неиспользованный отпуск. По мнению налогового ведомства, при отражении в справке компенсации за неиспользованный отпуск нужно указать код 4800 «Иные доходы» (письмо ФНС России от 8 августа 2008 г. № 3-5-04/380).
Ситуация: как в справке 2-НДФЛ отражать доходы, которые не облагаются налогом в пределах установленных нормативов (например, матпомощь, выходное пособие и т. п.)?
Доходы отражайте полностью, а не облагаемую налогом часть указывайте в графе «Сумма вычета».
Порядок заполнения справки 2-НДФЛ, утвержденный приказом ФНС России от 30 октября 2015 г. № ММВ-7-11/485, не обязывает указывать в справке доходы, которые налогом не облагаются. Отсутствие таких требований позволяет сделать вывод, что в справке достаточно отразить только сумму доходов, которая превышает норматив. Например, организация выплатила сотруднику матпомощь в размере 5000 руб. Из этой суммы 4000 руб. не облагается налогом (п. 28 ст. 217 НК РФ). В такой ситуации в разделе 3 формы 2-НДФЛ в графе «Сумма дохода» можно отразить только 1000 руб., а в графе «Сумма вычета» не указывать ничего. Формально заполненная таким образом справка не искажает налоговую базу по НДФЛ, и санкции налоговому агенту в этом случае не грозят. Однако такой подход все же нежелателен, и вот почему.
Помимо налоговой инспекции, справка 2-НДФЛ выдается на руки сотруднику, в отношении которого она заполнена, по его запросу (п. 3 ст. 230 НК РФ). А он может использовать ее в различных целях. Например, на основании сведений из справки заполняется декларация по форме 3-НДФЛ. Справка может понадобиться для подтверждения доходов при получении кредита в банке или визы при выезде за границу. С этой точки зрения указание в справке 2-НДФЛ только облагаемых выплат не будет отражать реальную сумму доходов, полученных сотрудником. Более того, вполне вероятна ситуация, когда в течение года человек получит матпомощь сначала у одного работодателя (например, 5000 руб.), а затем - у другого. При увольнении ему выдадут справку 2-НДФЛ, в которой будет указана матпомощь в размере 1000 руб. (5000 руб. - 4000 руб.). Устроившись на другую работу, он может получить матпомощь повторно. Предположим, снова в размере 5000 руб. По закону в такой ситуации сотрудник должен уплатить НДФЛ с дохода 6000 руб. (5000 руб. + 5000 руб. - 4000 руб.). Однако из-за отсутствия полной информации в справке 2-НДФЛ от предыдущего работодателя бухгалтер на новом месте работы сотрудника снова не включит в расчет дохода 4000 руб. и удержит НДФЛ только с 1000 руб. В результате налоговая база по НДФЛ будет занижена, и если при проведении выездной проверки этот факт вскроется, организации грозит не только доначисление налога, но также пени и штраф по статье 123 Налогового кодекса РФ.
Чтобы избежать возможных конфликтов, сведения о выплате нормируемых доходов в справке 2-НДФЛ лучше указывать в двух графах:
- в графе «Сумма дохода» - общую сумму выплаты, включая необлагаемую величину;
- - в графе «Сумма вычета» - сумму необлагаемого дохода.
Кроме того, если организация выплачивает нормируемые доходы сотруднику, который устроился в организацию в середине года, с него стоит взять заявление. В нем сотрудник должен указать, что подобных доходов в текущем году он нигде не получал. А если получал - то в какой сумме. При наличии такого заявления можно не облагать НДФЛ льготируемые выплаты в пределах 4000 руб. Ответственность за достоверность сведений о доходе, указанных в этом заявлении, будет нести сам сотрудник.
Пример отражения в справке по форме 2-НДФЛ доходов, которые освобождаются от налогообложения в пределах установленных нормативов
А.С. Кондратьев в марте получил от своей организации материальную помощь в сумме 10 000 руб. Такие доходы не облагаются НДФЛ в пределах 4000 руб. (п. 28 ст. 217 НК РФ). В июле Кондратьев уволился, при этом получив компенсацию в размере 8000 руб. Так как сумма компенсации не превышает трехкратный размер среднего месячного заработка Кондратьева, то НДФЛ такая выплата также не облагается (абз. 8 п. 3 ст. 217 НК РФ). На руки Кондратьев получил справку 2-НДФЛ, в разделе 3 которой бухгалтер указал:
Ситуация: как в справке 2-НДФЛ отразить доходы, выплаченные учредителю при выкупе его доли в уставном капитале в связи с выходом из общества?
Доходы отразите полностью, указав для них код 1540. Заполнить справку надо даже в том случае, если удержать НДФЛ с выплаты бывшему учредителю организация не может.
Вообще, заполняя раздел 3 формы 2-НДФЛ, доход всегда следует указывать в полной сумме. Даже если человеку положен тот или иной вычет. Это прописано в Порядке заполнения справки, утвержденном приказом ФНС России от 30 октября 2015 г. № ММВ-7-11/485.
Доход при выкупе доли в уставном капитале может быть выплачен в натуральной форме. Однако это не повод для того, чтобы не указывать такой доход в разделе 3 формы 2-НДФЛ. Например, если с участником расплатятся автомобилем, удержать налог можно будет только при наличии других денежных выплат. Если же их нет, то налоговый агент обязан в установленные сроки уведомить налоговую инспекцию о невозможности удержать и заплатить НДФЛ . По доходам, полученным в 2015 году, сообщить о невозможности удержания нужно до 1 марта 2016 года (Закон от 2 мая 2015 г. № 113-ФЗ, письмо ФНС России от 19 октября 2015 г. № БС-4-11/18217). При этом по окончании года форму 2-НДФЛ в отношении этого человека нужно будет сдать повторно.
Код доходов, полученных от реализации долей в уставных капиталах, - 1540 (приложение 1 к приказу ФНС России от 10 сентября 2015 г. № ММВ-7-11/387). Этот же код нужно использовать для обозначения доходов, полученных учредителем при выходе из общества.
Раздел 4
В разделе 4 укажите стандартные налоговые вычеты (ст. 218 НК РФ), социальные (ст. 219 НК РФ), инвестиционные, а также имущественные вычеты на приобретение (строительство) жилья (подп. 2 п. 1 ст. 220 НК РФ).
Код, который надо проставить в графе «Код вычета», можно определить по приложению 2 к приказу ФНС России от 10 сентября 2015 г. № ММВ-7-11/387. В графе «Сумма вычета» впишите сумму вычета, соответствующую указанному коду.
Отражая в форме 2-НДФЛ стандартные налоговые вычеты, применяйте коды 104-105, 114-125 (приложение 2 к приказу ФНС России от 10 сентября 2015 г. № ММВ-7-11/387).
В отношении вычетов, которые не указаны в приложении 2 к приказу ФНС России от 10 сентября 2015 г. № ММВ-7-11/387, указывайте код 620 «Иные суммы, уменьшающие налоговую базу в соответствии с положениями главы 23 «Налог на доходы физических лиц». Об этом сказано в письме ФНС России от 11 февраля 2014 г. № БС-4-11/2189.
В строках «Уведомление, подтверждающее право на социальный налоговый вычет» и «Уведомление, подтверждающее право на имущественный налоговый вычет» укажите номер и дату соответствующего уведомления и код инспекции, которая выдала такой документ.