Оформление документов первичного учета к отчету. Разделение документов по стадиям бизнеса. Бумаги по кассовым операциям

Ежедневно на предприятии совершается множество операций. Бухгалтеры выставляют контрагентам счета и отправляют им деньги, начисляют зарплату, пени, рассчитывают амортизацию, составляют отчетность и пр. Ежедневно оформляются десятки документов разной направленности: распорядительные, исполнительные, первичные. Последняя группа имеет огромное значение для деятельности предприятия.

Что такое "первичные документы"?

Каждое событие хозяйственной жизни организации должно подтверждаться бумагой. Она формируется в момент совершения операции либо непосредственно после ее завершения. Составление проводок, ведение отчетности осуществляется на основании сведений, указанных в первичных учетных документах бухгалтерского учета. Перечень их большой. Мы в статье рассмотрим основные, наиболее часто используемые документы.

Зачем нужна первичка?

Первичная документация - неотъемлемый элемент бухучета. Как выше говорилось, формируется она в момент совершения или непосредственно после окончания операции и является доказательством реальности того или иного факта хозяйственной жизни предприятия.

Перечень первичных учетных документов бухгалтерского учета при совершении одной сделки может включать в себя:

1. Договор.
2. Счет.
3. Кассовый чек или иной платежный документ.
4. Товарно-транспортная накладная.
5. Акт выполненных работ.

Обязательные реквизиты

В настоящее время существуют унифицированные формы первичных учетных документов бухгалтерского учета. Они используются для отражения сведений о разных операциях, соответственно, перечень граф в них различен. Между тем все первичные документы содержат единые обязательные реквизиты. В их числе:

1. Наименование предприятия.
2. Название документа (к
3. Дата формирования.
4. Содержание операции, по которой составлен документ. Например, при заполнении накладной в соответствующей графе может указываться "Передача материалов на переработку".
5. Денежные и натуральные показатели. Первые используются для отражения стоимости, вторые - количества, веса и пр.
6. Должности ответственных сотрудников ("гл. бухгалтер", "кладовщик" и пр.).
7. Подписи лиц, участвовавших в совершении операции.

Важный момент

Юридической силой обладает первичный документ, содержащий все обязательные реквизиты.

Обратите внимание, что правильно оформленные бумаги могут использоваться в судебных разбирательствах в качестве доказательства обоснованности (или необоснованности) претензий. Многие документы составляются контрагентами. Необходимо внимательно проверять правильность оформления и ни в коем случае не ставить подписи за поставщиков (подрядчиков и пр.), если они этого не сделали.

Необходимо бережно хранить первичную документацию.

Нужна ли печать на первичке?

На практике многие контрагенты предъявляют претензии по поводу ее отсутствия на бланке ТТН и некоторых других документах. Напомним, что с 2015 года большая часть организаций освобождена от обязанности иметь печать. Такие предприятия могут использовать ее по собственному усмотрению. Если же она есть, то информацию о ее наличии необходимо прописать в учетной политике.

В случае, когда контрагент настаивает на использовании печати при оформлении первички, а предприятие вправе ее не ставить на законных основаниях, контрагенту нужно направить соответствующее письменное уведомление со ссылками на нормативные акты, регламентирующие данный вопрос.

Договор

Если контрагент является давним партнером, то вполне можно заключить соглашение на несколько сделок. В этом случае важно четко прописать сроки выполнения обязательств, последовательность и порядок расчета, другие нюансы. Договор может составляться на продажу товаров, предоставление услуг или производство работ. Стоит сказать, что гражданское законодательство допускает и устное заключение соглашения. Однако в предпринимательской деятельности, как правило, используются письменные формы договоров.

Счет

В этом документе поставщик указывает сумму, которую нужно перечислить контрагенту за товар, услугу или работы. При совершении оплаты по умолчанию предполагается, что субъект дает согласие на совершение сделки.

В счете обязательно должны присутствовать:

1. Наименование документа.
2. Название услуг (товаров, работ), за которые производится оплата.
3. Стоимость.
4. Общая сумма.
5. Реквизиты для оплаты.

В настоящее время весь перечень учетных документов бухгалтерского учета содержится в программе "1С", поэтому оформление их осуществляется в автоматическом режиме.

Обратите внимание, что счет не имеет особой ценности для контролирующих органов. В нем продавец фиксирует установленную цену. С позиции бухгалтера счет - важнейший первичный документ, на основании которого формируются бухгалтерские проводки.

В качестве разновидности счета выступает счет-фактура. В этой бумаге присутствует специальная строка для указания сумм НДС.

Платежная документация

Подтвердить факт оплаты можно кассовым чеком или иным аналогичным документом. Платежка подтверждает факт оплаты поставки продукции, услуги, работы. Конкретный вид документа выбирается в зависимости от способа оплаты: наличными средствами или по безналичному расчету.

Одним из наиболее популярных расчетных документов считается платежное поручение. Оно представляет собой распоряжение владельца счета на совершение банком перевода средств на указанный счет. Документ можно использовать при расчетах за услуги, товары, для выплаты аванса, возврата займа и пр.

В случае совершения отчислений в бюджет заполняется поле 22 "Код". В платежном поручении в этой графе указывается УИН (уникальный идентификатор). Благодаря ему фискальный орган распознает плательщика.

Поле "Код" в платежном поручении может заполняться по-разному. Это зависит от того, как именно субъект исполняет обязанность перед бюджетом: добровольно или по требованию контролирующего органа.

Товарно-транспортная накладная

Бланк ТТН оформляется грузоотправителем. является основанием для передачи груза получателю. Составляется документ в 4 экземплярах. По ТТН продавец учитывает продажу, а покупатель - приходует поставку товара.

Обратите внимание, ТТН составляется при транспортировке груза собственными силами предприятия. Если перевозка осуществляется сторонней компанией, оформляется бланк 1-Т.

Еще один важный момент: сведения в ТТН должны совпадать с информацией в счете.

Акт выполненных работ

Этот документ оформляется между заказчиком и поставщиком. Акт является подтверждением выполнения работ, предоставления услуг по оговоренной стоимости в установленные соглашением сроки. Проще говоря, это отчет исполнителя перед заказчиком.

В настоящее время унифицированная форма акта не утверждена. Предприятие вправе разработать бланк самостоятельно и закрепить его в учетной политике.

Основными реквизитами акта являются:

1. Номер и дата регистрации в бухгалтерской документации.
2. Дата составления.
3. Реквизиты договора, в соответствии с которым формируется акт.
4. Срок, объем, стоимость работ.
5. Реквизиты счета, по которому будет производиться оплата.
6. Наименование заказчика и исполнителя.
7. Подписи участников сделки.

Акт всегда составляется в двух экземплярах.

Форма М-15

Эту аббревиатуру используют для обозначения накладной на отпуск материалов на сторону. Надо отметить, что этот документ не является обязательным, но достаточно часто используется предприятиями.

Накладная на отпуск материалов на сторону оформляется при необходимости передать ценности из основного (головного) офиса в удаленные подразделения или другим компаниям (при наличии специального договора).

Правила оформления ф. М-15

В первой части бумаги проставляется номер, в соответствии с документооборотом предприятия. Здесь же следует указать полное название компании и ОКПО.

В первой таблице отражается дата составления документа, код операции (если используется соответствующая система), наименование структурного подразделения, сфера деятельности предприятия, выписывающего накладную.

Аналогичным образом указываются сведения о получателе и лице, ответственном за поставку. Далее приводится ссылка на документ, в соответствии с которым выписывается накладная. Это может быть договор, приказ и пр.

В основной таблице в столбцах 1 и 2 указываются бухгалтерский субсчет и код аналитического учета всех материалов, подлежащих списанию.

• наименование материалов с указанием отдельных характеристик, марки, размера, сорта;
• номенклатурный номер (если его нет, ячейку не заполняют);
• код единицы измерения;
• наименование единицы измерения;
• количество передаваемого товара;
• сведения о фактических объектах, отпускаемых со склада (заполняет кладовщик);
• общая стоимость материалов;
• цена без НДС;
• сумма выделенного НДС;
• общая стоимость с НДС;
• инвентарный номер материалов;
• номер паспорта (при наличии);
• номер записи в соответствии с учетной карточкой.

Накладную подписывают бухгалтер, работник, ответственный за отпуск ценностей со склада, и получатель.

Авансовые отчеты в "1С"

Формирование отчетных документов - одно из самых распространенных действий бухгалтера. Многие расчеты, осуществляемые наличными средствами, оформляются авансовыми документами. В их числе командировочные затраты, хозяйственные закупки и пр.

Часто сотрудники предприятия получают средства из кассы на хозяйственные расходы. После приобретения нужных ценностей (к примеру, канцтоваров), работники отчитываются и предоставляют бухгалтерии подтверждающие документы.

Бухгалтер, в свою очередь, должен зафиксировать все расходы в системе учета. Открыть "Авансовые отчеты" в "1С" можно в разделе "Банк и касса", подразделе "Касса". Введение нового документа осуществляется кнопкой "Создать".

В верхней части бланка указываются:

1. Наименование предприятия.
2. Склад, на который будут оприходованы вновь поступившие ценности.
3. Сотрудник, отчитывающийся за средства, полученные под отчет.

В документе содержится 5 закладок. В разделе "Авансы" следует выбрать документ, по которому выданы средства:

1. Денежный документ.
2. Расходный кассовый ордер.
3. Списание со счета.

Если на выданные средства были куплены товары, их отражают на одноименной закладке. В разделе "Тара" указывают сведения о возвратной таре (к примеру, бутылки для воды). В закладке "Оплата" отражают информацию о наличности, уплаченной поставщикам за приобретение объекта или выданные в счет предстоящей поставки.

В разделе "Прочее" указываются данные о командировочных расходах: суточные, затраты на ГСМ, билеты и т. д.

"Универсальный" бланк

В перечне первичных учетных документов бухгалтерского учета есть одна бумага, которую можно использовать в самых разных ситуациях. Она применяется при формировании и бухгалтерской, и налоговой отчетности. Речь идет о бухгалтерской справке. Бланк требуется в случае необходимости исправить допущенную ошибку. Кроме этого, документ необходим при совершении операций, требующих пояснений, отражения расчета, подтверждения проводок, если другие бумаги отсутствуют.

Нюанс

Стоит сказать, что предприятие вправе подтверждать совершение операций, не требующих оформления стандартных (типовых, унифицированных) форм, не с помощью справки, а посредством самостоятельно разработанных первичных учетных документов бухгалтерского учета. Перечень их, однако, должен быть закреплен в финансовой политике компании.

Правила составления справки

Для этого документа не утверждена единая унифицированная форма. Соответственно, специалисты могут составлять ее в свободном виде либо использовать шаблоны, разработанные на предприятии. Среди обязательных сведений, которые должна содержать справка, следует отметить:

1. Информацию о предприятии.
2. Дату и причины составления.
3. Первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета, к которым прилагается справка.
4. Подпись ответственного работника.

Написать можно на обычном белом листе формата А4 или на фирменном бланке компании.

При составлении необходимо быть очень внимательным, не допускать ошибок. Чем подробнее справка, тем меньше дополнительных вопросов возникает у проверяющих.

В документе должны быть, разумеется, только достоверные сведения. Если же в ходе написания будут выявлены ошибки, целесообразнее составить справку заново.

Особенности хранения

Все, что относится к первичным документам бухгалтерского учета, должно храниться на предприятии не меньше 5 лет. Исчисление этого срока начинается с даты окончания отчетного периода, в который были оформлены бумаги.

Дополнительно

Первичку можно оформлять в бумажном или электронном виде. В последнее время все чаще предприятия отдают предпочтение электронному документообороту. Это вполне объяснимо: на оформление и отправку бумаг уходит намного меньше времени.

Электронные документы должны быть заверены цифровой подписью (усиленной или обычной - по договоренности между контрагентами).

Ответственность

Первичная документация - важнейший элемент хозяйственной жизни предприятия. При ее отсутствии компанию ожидают серьезные санкции со стороны контролирующих органов. Штрафы будут вменены и в случае выявления ошибок в первичной документации, недостоверных сведений.

Нарушение предписаний влечет наказание не только по НК, но и по КоАП. При наличии оснований виновные могут быть привлечены и к уголовной ответственности.

Заключение

В работе предприятия могут использоваться самые разные документы. При этом некоторые из них могут иметь унифицированную форму, а некоторые - разрабатываться самостоятельно компанией. Вне зависимости от этого, однако, в документах должны присутствовать все обязательные реквизиты.

Некоторые предприятия практикуют использование комбинированных документов. Речь идет об унифицированных формах, дополненных в соответствии со спецификой деятельности организации.

Важно выбранные виды первичной документации отразить в учетной политике предприятия. В процессе деятельности компании может возникнуть необходимость в новых документах. Если они будут разработаны предприятием, то о них следует сказать в учетной политике.

Обратите внимание, контрагент тоже может самостоятельно разработать те или иные формы бумаг. В финансовой политике необходимо указать, что предприятие принимает такие документы от контрагентов.

Для фиксации многих операций организации могут не использовать унифицированные формы первичной документации. Однако если речь о кассовых операциях, то они оформляются исключительно утвержденными ордерами и другими платежными документами.

Первичные документы – это обязательный элемент, необходимый для ведения бухгалтерского учета, составляются они в процессе проведения хозяйственных операций и являются подтверждением их завершения.

В процессе совершения сделки может быть задействовано разное количество первичных документов. И зависит количество от особенностей проведения сделки. Пакет необходимых документов подготавливает исполнитель или, другими словами, поставщик.

Перечень обязательных операций при совершении сделки:

1. Заключение договора с получателем (клиентом). В случае, когда клиент является постоянным, есть возможность подписать один договор сразу на несколько сделок вперед, но в таком случае нужно заранее обсудить все детали, такие как последовательность расчетов, выполнения работ, особенностей оказания услуг, отпуск товаров.
2. Выставление счета на оплату. Подает его получатель.
3. Оплата счета. Когда получатель оплачивает, он получает от исполнителя чек (может быть кассовый или товарный), в случаях, когда расчет наличными средствами. Если же безналичными средствами, клиент перечисляет денежные средства на основании платежек.
4. Передача накладной. В процессе отгрузки товара исполнитель должен выдать клиенту накладную и счет-фактуру.
5. Выдача акта оказания услуг. После того, как услуги исполнителем были оказаны, клиент должен выдать ему акт оказания услуг и счет-фактуру при наличии.

Виды первичных документов

Первичные документы с бухгалтерского учета – это важная составляющая в заключение сделки, которая требует особого внимания и некоторых навыков и знаний в процессе работы с ней. Существует шесть видов (наименований) основных первичных документов бухгалтерского учета – это договор, платежные документы, накладная (товарная), акт об оказании выполняемых работ или оказанных услуг и фактура. Не все эти первичные документы бухгалтерского учета обязательны при заключении сделки. Ниже приведен список первичных документов бухгалтерского учета и их подробное описание.

• Договор бухгалтерского учета. Договор закрепляет имеющиеся права и появившиеся обязанности производителя (поставщика) и клиента (получателя) сделки. В идеале, требуется, чтобы на каждую сделку был составлен отдельный договор (желательно, письменный). Он может быть на продажу товара или на оказание услуг.

  Можно использовать устную форму договора, ГК РФ это не запрещается, но помните, что только письменный образец может защитить обе стороны от возможных нарушений со стороны исполнителя или получателя. С помощью письменной формы намного легче в суде доказать свою правоту.

  Есть и такие сделки, где договор – это формальность, к примеру, разовый договор купли-продажи на незначительные суммы, чаще всего он вступает в силу уже с того этапа, когда покупатель получает товар, а владелец оплату.

  Договор о купли-продажи можно составить и в письменной форме, но делается это в случаях, когда у сторон появляются какие-то дополнительные требования, которые нужно дополнительно зафиксировать. Составляют его в двух экземплярах, на каждом из которых должна быть обязательно подпись и печать двух стороны (производителя и получателя).

• Счет-оферта бухгалтерского учета. Он является еще одной формой соглашения между сторонами, в нем указывается стоимость услуг или же работ (цена товара), которые должен оплатить клиент (получатель). Оплачивая данную сумму, клиент тем самым соглашается на выдвинутые условия исполнителя.

  Этот вид документов не имеет определенной формы. Производитель или его организация имеет право разработать свою форму, создать специальные бланки на оплату. Еще счет по необходимости может включать в себя некоторые дополнительные данные, например, некоторые условия (особенности) сделки, конечные сроки по оплате, способы оплаты, поставки и отправки товара (оказания услуг), а также уведомления, например, о предоплате и прочее. В бланке совершенно не обязательна подпись директора фирмы, или главного бухгалтера или какого-либо уполномоченного лица. Печать тоже не обязательна.

  Но опять же таки, для того, чтобы сохранить свои права и в случае каких-либо нарушений, намного легче будет доказать свою правоту, если в бланке будет стоять ваша подпись и печать. Для того, чтобы предъявить какие-либо требования, помимо бланка, нужно иметь другие формы. Сам по себе он не несет большую ценность, он лишь фиксирует цены, которые устанавливает производитель. Покупатель имеет право на возврат перечисленных средств, в случае каких-либо нарушений со стороны производителя.

• Платежные формы бухгалтерского учета. Они являются подтверждением того, что клиент оплатил выдвинутый счет производителя. Платежных образцов несколько видов: платежное требование, БСО (бланки строгой отчетности), платежное поручение и чеки (кассовые и товарные). Бланки строгой отчетности или чеки применяются при осуществлении расчетов в наличной форме.



• Товарная накладная бухгалтерского учета. Обычно используется форма ТОРГ – 12. Применяют ее тогда, когда нужно оформить продажу или покупку материальных ценностей (товаров). Подобно договору, товарную накладную нужно оформлять в двух экземплярах.

  Производителю она нужна для того, чтобы зафиксировать свою продажу, а покупателю для того, чтобы оприходовать получение товара. Обязательно, вся информация, которая имеется в товарной накладной, должна соответствовать счету-фактуре, если такой имеется. Лица, которые имеют право на продажу товаров, должны ставить соответствующие подписи в накладной.

  Товарная накладная обязательно должна быть заверена организацией, которая продает товар, и содержать печать. Таким же образом поступают и должностные лица получателя или сам получатель, который обязан расписаться в товарной накладной при получении товара и поставить печать, или вместо печати передать оформленную доверенность.

• Акт об оказании выполняемых работ (оказания услуг) бухгалтерского учета. Он является двусторонним. Акт подтверждает цену, время (сроки), а также сам факт выполненных работ или оказанных услуг, в соответствии со всеми прописанными условиями в договоре.
• Счет-фактура бухгалтерского учета. Имеет строгую форму, которую нельзя изменять. Она содержит в себе данные об использованных денежных средствах, в случаях составления счета-фактуры на аванс. Счет-фактура – это важный часть первичных документов, с помощью нее устанавливается «фундамент» для акцептования сумм НДС, которые были поданы к вычету.

  Если фирма является плательщиком НДС, то она обязана составлять счет-фактуру, как один из обязательных документов. К тому же, как такие документы, как счет и договор, счет-фактуру нужно делать в двух копиях. Счет-фактура обязательно должна быть подписана исполнителем (поставщиком) услуг (товаров).

  Первый экземпляр передается клиенту, а второй остается у исполнителя. Выписывается она не позже, чем через пять дней после того, как услуги (работы) были выполнены или товар отгружен.

  Не обязаны выдавать счет-фактуру фирмы и индивидуальные предприниматели, которые используют УСН и ЕНВД, и не являются плательщиками НДС.

В этой статье мы рассмотрели список документов, который считается первичным. Некоторые из этих документов являются обязательными, другие нет. Одни документы несут специальные требования и условия (формы), которые нельзя нарушать, в другие можно вносить изменения. Вышеперечисленные документы являются важной составляющей в ведении бухгалтерского учета. Каждый из этих документов требует индивидуального и внимательного подхода со стороны бухгалтера.

Первичной бухгалтерской документацией называют ту, которая подтверждает операции, которые компания проводит с денежными средствами. Эта документация имеет юридическую силу и в случае возникновения спорной ситуации, она может как помочь компании, так и навредить, в зависимости от ситуации.

Документация включает в себя:

• договора;
• счета;
• платежные документы;
• товарные накладные;
• счет-фактуру;
• товарные чеки и другие.

Определение и состав

Каждая форма «первички» унифицирована, и в случае необходимости в нее можно добавить нужные строки, но при этом должны быть оставлены основные. Исключением могут стать бланки, которые переназначены для проведения операций на кассе.

Любое внесенное изменение в документацию обязательно должно быть утверждено руководителем компании . В том случае, если в списке документов не окажется необходимого документа, то организация может своими силами разработать форму «первички».

Главным условием его создания является наличие таких реквизитов :

1. Название документа.
2. Дата составления.
3. Информация о компании или организации.
4. Описание хозяйственной операции, которая проводится.
5. Список лиц, которые отвечают за составление, обязательно должна быть подпись ответственного.

Первичная документация должна вовремя поступать в бухгалтерию, ведь одним из главных условий ведения бухгалтерского учета является хронология.

Существуют такие группы «первички»:

1. Организационно-распорядительные документы.
2. Оправдательные документы.
3. Документация бухгалтерского оформления.

Немаловажным является также график , согласно которому производится документооборот. Стоит отметить, что форма этого графика обязательно должна быть внесена в политику учета организации. Благодаря этому графику можно с легкостью контролировать все выданные документы. Только необходимо помнить о внесении необходимых записей.

Правила заполнения

Первое, на что нужно обратить внимание, это на проверку «первички» по следующим пунктам:

• заполненность всех строк и разделов;
• заполнение по всем правилам;
• математические сведения, сверка их с сопроводительными документами.

Если документация прошла проверку, то его необходимо внести в реестры бухучета.

Каждая запись, которая вносится в первичную документацию, имеет большой срок хранения. Можно хранить документы в бумажном и электронном виде (с цифровой подписью). Также документы обязательно должны иметь подтверждающую печать. Стоит отметить, что с 2015 года АО и ООО могут работать без круглой печати .

Помните об обязательном наличии подписи ответственного лица. В бухгалтерском учете основной денежной единицей является рубль, даже если по условиям договора речь идет об условных единицах. Можно добавить дополнительные графы и указать в них суммы валюты, но и нужно будет обязательно указать сумму в рублях.

Основной перечень

Договором называют соглашение, которое подразумевает начало или прекращение каких-либо прав и обязанностей между сторонами. С ним обязаны ознакомиться обе стороны, которые его заключают. Если всех устраивают условия договора, то он закрепляется подписями и печатями обоих сторон.

Договор обладает полной юридической силой, и каждая из сторон должны иметь по экземпляру. Спорные ситуации можно решить любо мирным путем, либо в судебном порядке. Стоит также сказать о том, что не в каждой ситуации нужно заключать договор. В случае покупки-продажи чек может выступать с такой же юридической силой, как и договор.

Счет, получаемый от продавца, за предоставленные услуги или товары также считается первичным бухгалтерским документом. В платежном документе должна быть ссылка на проводимую операцию (например, должна быть фраза «оплата по счету за 1 сентября 2017 года»). Человек, который приобрел какой-либо товар или услугу, вместе с чеком получает своеобразную гарантию.

Платежными документами являются чеки для оплаты товаров или услуг, поручения, требования. Если компания проводит расчет за предоставленный товар или услугу с помощью наличных средств через кассу, то чек необходимо предоставить в бухгалтерию.

Если в самом чеке не прописано, что оплата производится с помощью наличного расчета, то к кассовому чеку нужно предоставить товарный чек. В нем в обязательном порядке описывается, что, в каком количестве и за какую сумму было приобретено. Продавец должен обязательно поставить свою печать на чеке и подпись ответственного лица за его реализацию. Товарный чек без кассового может признаться первичным документом.

Если расчет за услуги или товары происходит между двумя юридическими лицами через расчетный счет, то оформляется товарная накладная . Каждая сторона заполняет все по образцу с обязательным подтверждением подписи и печати ответственных лиц. Суммы, которые указывают в такой накладной, обязательно должны совпадать со счет-фактурой.

Если оплата по счету за предоставленную услугу или товар происходит через расчетный счет, то необходимо оформить платежное поручение . Форма, которая будет подготовлена к оплате платежа, может передаваться в банк на бумажном носителе.

Перед тем как ее передавать, стоит обязательно проверить правильность реквизитов получателя для того, чтобы в будущем можно было избежать неприятных ситуаций. Сведения в платежном поручении необходимо заполнить внимательно и серьезно.

Платежное поручение является первичным документом, где кредитор требует возвращение долга от должника через банк. Но бывают случаи, когда деньги со счета должника могут списаться автоматически.

Бланк счет-фактуры применяют, если производится учет НДС. Их используют вместе с товарными накладными и актами. Если, например, по договору нужно выплатить аванс, то также есть повод для того, чтобы оформить счет-фактуру. Вычет НДС выполняется по накладным и счет-фактурам, которые прилагаются. Помните, что каждый плательщик НДС должен выписывать счет-фактуру .

Как вносить и выполнить изменение

Вносить какие-либо корректировки или изменения в первичную документацию нельзя, эти условия прописаны в законодательстве Российской Федерации и касаются только банковских и кассовых документов. В другой «первичке» внесение изменений возможно, но только если каждый из участников проводимой хозяйственной операции будет в курсе проводимых правок. Подтверждение об ознакомлении со внесенными правками происходит с помощью подтверждения подписями.

Тонкой линией необходимо зачеркнуть неправильные данные . Но то, что вы зачеркиваете, должно точно прочитываться. Над зачеркиванием или рядом необходимо внести правильные сведения. Рядом необходимо обязательно написать фразу «исправленному верить». В обязательном порядке указывается ФИО того, кто вносил правки и дату изменений, закрепляется все подписью.

Место хранения первичной документации – архив . Для того чтобы сдача документации происходила правильно, нужно выполнить следующие действия :

1. Отсортируйте их в хронологическом порядке.
2. Разгруппируйте их по видам.
3. Подшитые и переплетенные документы нужно сложить в папки.
4. Также обязательно нужно оформить сопроводительную справку.

Согласно законодательству Российской Федерации по поводу ведения и хранения первичной бухгалтерской документации, предусмотрен срок хранения – минимум 5 лет .

Отсчет срока начинается с 1 января года, следующего, после того, когда документ был помещен в архив.

Если компания или организация нарушает сроки хранения первичной бухгалтерской документации, то ответственные органы могут применить штрафные санкции. Сумма штрафа будет зависеть от степени совершенного нарушения (10000-40000 рублей ).

Стоит отметить, что в случае проверки от налоговой инспекции актуальными могут быть документы со сроком давности 3 года . Если у компании или организации нету первичной документации за более поздний период, то применить к ней штрафные санкции нельзя.

Бухгалтерия любой организации должна заботиться о правильном ведении первичной бухгалтерской документации и обеспечивать ее сохранность. Только при грамотном ведении и хранении документов претензии от налоговых служб будут неуместными.

Выводы

Первичная документация подтверждает проведенные бизнес-операции: продажу, покупку, предоставление разного рода услуг. Список документов большой и сфера их применения зависит от конкретного события (договор, чек, счет-фактура и прочее).

Наличие «первички» очень важно при проведении налоговой проверки . Обязательно необходимо придерживаться правил ведения, хранения, внесения изменений. Помните, что за несоблюдение сроков хранения к организации могут быть применены штрафные санкции.

Порядок оформления первичных учетных документов представлен в данном видео.

Первичные документы бухгалтерского учета важны и в вопросах ведения бухучета, и в определении объема налоговых обязательств. Ответственному за составление первичных документов бухгалтерского учета специалисту компании важно четко понимать содержание и формы таких документов, а также знать специфику ведения учетных регистров.

Роль первичного документа в бухгалтерском учете

Первичные документы — это документы, при помощи которых компания оформляет произошедшие на предприятии хозяйственные события (п. 1 ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Первое, что следует отчетливо понимать бухгалтерам любой организации: сегодня какого-либо определенного обязательного для всех перечня форм первичных документов бухгалтерского учета не существует. Любая фирма сама для себя определяет формы первичных документов в зависимости от цели их применения.

Однако для таких документов законодательно установлен перечень обязательных реквизитов (п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

ВАЖНО! Применяемые в бухучете формы должны быть обязательно закреплены в учетной политике организации (п. 4 ПБУ 21/2008, утвержденного приказом Минфина РФ от 06.10.2008 № 106н).

Перечень возможных первичных документов бухгалтерского учета

Перечень первичных документов бухгалтерского учета в 2018-2019 годах может быть таким:

1. Товарная накладная. Это документ, в котором отражается перечень передаваемых товарно-материальных ценностей. Накладная оформляется в 2 экземплярах и содержит сведения, которые впоследствии отражаются в счете-фактуре. Накладная подписывается представителями обеих сторон, участвующих в сделке, и заверяется печатью (если ее фирма использует в своей практике).

1. Акт сдачи-приемки. Он составляется по завершении выполнения определенных работ (услуг), чтобы подтвердить, что результат работ соответствует изначальным требованиям договора.

Образец такого акта смотрите .

1. Первичные документы расчета с персоналом по оплате труда (например, расчетно-платежные ведомости).

Подробнее об указанных ведомостях см. в статье «Образец заполнения расчетно-платежной ведомости Т 49» .

1. Документы, связанные с наличием объектов ОС, - здесь компания может оформлять такую документацию из перечня первичных учетных документов бухгалтерского учета:

• Акт приемки-передачи ОС по форме ОС-1 - при поступлении или выбытии объекта, не относящегося к зданиям или сооружениям.

Подробнее о данном акте см. в материале «Унифицированная форма № ОС-1 — Акт о приеме-передаче ОС» .

• Если объект ОС является зданием или сооружением, то его поступление или выбытие оформляется актом по форме ОС-1а.

Об этом подробнее см. в статье «Унифицированная форма № ОС-1а — бланк и образец» .

• Списание объекта ОС оформляется актом по форме ОС-4.

Подробнее см. в материале «Унифицированная форма № ОС-4 — Акт о списании объекта ОС» .

• Если требуется задокументировать факт проведенной инвентаризации, составляется инвентаризационная опись ОС по форме ИНВ-1.

Подробнее о таком первичном документе см. в статье «Унифицированная форма № ИНВ-1 — бланк и образец» .

• Если же инвентаризация проводилась в отношении НМА, то опись будет составляться уже по форме ИНВ-1а.

Об этом см. в материале «Унифицированная форма № ИНВ-1а — бланк и образец» .

1. Отдельной группой первичных документов являются кассовые документы. К ним относится, в частности, такой список первичных документов бухгалтерского учета 2018-2019 годов:

• Приходный кассовый ордер.

Подробнее о его составлении см. в статье «Как заполняется приходный кассовый ордер (ПКО)?» .

• Расходный кассовый ордер.

1. Платежное поручение.

О правилах оформления этого документа читайте .

1. Авансовый отчет.

1. Акт зачета взаимных требований.

Об особенностях применения этого документа читайте .

1. Бухгалтерская справка.

О принципах ее оформления см. материал «Бухгалтерская справка об исправлении ошибки - образец» .

Приведенный список не исчерпывает всего объема первичных документов, применяемых в бухучете, и может быть расширен в зависимости от особенностей учета, осуществляемого в каждой конкретной организации.

ВАЖНО! Не являются первичными документами бухгалтерского учета из перечня 2018-2019 - список был предложен выше:

• Договор . Это документ, в котором оговариваются права, обязанности и ответственность сторон, участвующих в сделке, сроки и порядок расчета, особые условия и т. д. Его данные задействуют при организации учета по аналитике расчетов с контрагентами, но сам он учетных операций не формирует.
• Счет. В этом документе отражается сумма, которую покупатель соглашается оплатить, принимая условия поставщика. В счете может присутствовать дополнительная информация об условиях сделки (сроки, порядок оплаты и поставки и т. д.), т. е. он дополняет договор.
• Счет-фактура. Этот документ составляется для налоговых целей, поскольку на его основании покупатели принимают к вычету суммы НДС, предъявленные поставщиками (п. 1 ст. 169 НК РФ). Таким образом, счетом-фактурой при отсутствии других документов, характеризующих определенную сделку, невозможно будет подтвердить расходы по данной сделке (письма Минфина РФ от 25.06.2007 № 03-03-06/1/392, ФНС от 31.03.2006 № 02-3-08/31, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 19.04.2006 № А78-4606/05-С2-20/317-Ф02-1135/06-С1).

Следует иметь в виду, что приведенные в перечне унифицированные формы первичных бухгалтерских документов не являются обязательными для применения, т. к. с 2013 года (после принятия закона № 402-ФЗ) бланки таких форм можно разрабатывать самостоятельно. Но в большинстве случаев они продолжают использоваться. Поэтому в 2018-2019 годах перечень унифицированных форм первичных бухгалтерских документов,содержащихся в постановлениях Госкомстата, продолжает оставаться актуальным.

Какие сведения должны содержать формы первичных документов

Несмотря на то что обязательных для всех форм первичных документов в настоящее время не существует, законодателем установлены требования к содержанию таких документов. Перечень обязательных реквизитов, которые должны содержаться в каждом первичном документе, приводится в п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Это, в частности:

• название документа;
• дата, когда такой документ был составлен;
• информация о составившем документ лице (наименование компании или ИП);
• суть факта хозяйственной жизни, который был оформлен данным документом;
• денежные, числовые характеристики, измерители произошедшего события (к примеру, в каком объеме, в каких единицах и на какую сумму товарная продукция была реализована покупателям);
• сведения об ответственных специалистах, которые оформляли свершившееся событие, а также подписи таких специалистов.

Первичные документы и регистры бухгалтерского учета

Как могут быть классифицированы первичные документы бухгалтерского учета?

Если первичный документ выпустила сама компания, то он может относиться либо к группе внутренних, либо к группе внешних. Документ, который составлен внутри фирмы и распространяет свое действие на компанию-составителя — это внутренний первичный документ. Если же документ был получен со стороны (или составлен фирмой и выдан на сторону), то это будет внешний первичный документ.

Внутренние документы фирмы подразделяются на следующие категории:

• Распорядительные первичные документы — такие, которыми фирма отдает распоряжение какой-либо своей структурной единице или сотруднику. К указанной категории относятся приказы компании, распоряжения и т. д.
• Исполнительные первичные документы. В них компания отражает факт того, что определенное хозяйственное событие свершилось.
• Документы бухгалтерского оформления. С их помощью компания систематизирует и обобщает сведения, содержащиеся в иных распорядительных и оправдательных документах.

После того как хозяйственное событие было оформлено первичным документом, далее требуется отразить произошедшее событие в учетных регистрах. Они, по сути, являются носителями упорядоченной информации, в них аккумулируются и распределяются признаки и показатели хозяйственных сделок.

По внешнему виду выделяют следующие регистры:

• книги;
• карточки;
• свободные листы.

Исходя из способа ведения регистра, выделяют следующие группы:

• Хронологические регистры. В них фиксируют произошедшие события последовательно — от первого по времени свершения к последнему.
• Систематические регистры. В них компания классифицирует свершившиеся сделки по экономическому содержанию (пример — кассовая книга).
• Комбинированные регистры.

По критерию содержания информации, отражаемой в регистрах, выделяются:

• синтетические регистры (к примеру, журнал-ордер);
• аналитические регистры (платежная ведомость);
• комбинированные регистры, в разрезе которых фирма осуществляет как синтетический, так и аналитический учет.

Подробнее о бухгалтерских регистрах см. в статье «Учетные регистры бухгалтерского учета (формы, образцы)» .

Итоги

Обязательных для всех форм и перечня первичных документов бухгалтерского учета в настоящее время не существует: любой хозсубъект вправе самостоятельно определить для себя формы первичных документов, которые он будет применять в своей деятельности.

Вместе с тем наиболее распространенными первичными документами бухгалтерского учета выступают имеющие аналоги среди унифицированных форм, утвержденных Госкомстатом.

После того как первичный документ оформлен, необходимо перенести информацию из него в учетный регистр.

В России законодательство накладывает на компании и предпринимателей обязательство оформления всех операций в первичной документации. В задачу таких документов входит подтверждение случившегося факта (прием продукции, отгрузка со склада, реализация и пр.) и юридическое оформление выполненной операции.

К основным требованиям при их оформлении относится внесение достоверной информации, составление при проведении операции или после ее окончания.

Для чего она нужна?

Первичные документы являются оправдательной документацией, которая подтверждает ведение предпринимателями и компаниями всех хозяйственных операций . Оформление осуществляется в последовательности выполнения операций. При неправильном их составлении организация не может сделать достоверный расчет налогооблагаемой базы, из-за чего появляются разногласия с налоговыми органами, и на предприятие могут накладываться штрафные санкции.

Данная документация принимается к учету, если составляется по форме, указанной в Положении по ведению бухучета и бухгалтерской отчетности в РФ.

В типовой бланк могут включаться дополнительные графы и строки с сохранением всех реквизитов, предусмотренных утвержденной формой. При внесении изменений должен составляться приказ или распоряжение. Нельзя изменять только бланки кассовых операций.

Первичные документы предоставляют информацию для формирования отчетной и учетной документации. Их можно составлять на компьютерной программе или рукописно, они создаются для учета расчетных, материальных или финансовых операций любого масштаба.

Ее разновидности

К первичным документам относятся и , счета, заборные листы, накладные и пр.

В бухгалтерии они подразделяются на несколько видов:

• внешние (выполненные за границами компании);
• внутренние (выполненные внутри фирмы).

Также документация бывает накопительной и разовой:

• Накопительные документы (наряды, лимитно-заборные карты) составляются долгое время и отражают одинаковые повторяющиеся операции.
• Разовые документы (кассовые ордера, и ) применяются для отчета по выполненной операции.

Организационно-распорядительной документацией считаются указания, приказы, доверенности и распоряжения. Они предоставляют разрешение на выполнение указанных операций. Их сведения не добавляются в учетные регистры.

В оправдательной документации (платежных требованиях, приходных ордерах, накладных и пр.) отражается проведение операции. Информация о них заносится в учетные регистры.

В некоторых документах сочетаются признаки оправдательного и разрешительного типа. Это могут быть кассовые ордера, платежные ведомости на зарплату.

Подробную информацию о всей этой отчетности вы можете почерпнуть из следующего видео:

Как правильно с ней работать?

Для соответствующего первичного учета согласуется график оборота документации с определением порядка и сроков ее движения в компании и отправки ее в бухгалтерию. Она должна проверяться по форме (на полноту и верность составления), содержанию (взаимосвязь показателей) и арифметически (суммированием значений).

Сначала следует определить, бухгалтерский ли это документ. В нем должна отражаться информация о выполненной хозяйственной операции. Так, в указывается перемещение товарно-материальных ценностей, в кассовом чеке – расход финансов.

К бухгалтерским документам не относятся черновики, записи, выписки из газет и документация, составленная не по правилам.

Далее определяется отношение документа к организации. Проверяются реквизиты компании или специалиста (название бумаги, срок ее составления, название фирмы, стоимостное и натуральное содержание хозяйственной операции, должности ответственных лиц, личные подписи). Все подписи должны быть подлинными. Также проверяется тип печати (в некоторых компаниях может быть несколько печатей – для документов и гербовая).

После принятия сведения заносятся в учетные регистры, и на форме делается отметка. Хозяйственные операции должны отражаться в последовательности, группироваться по определенным счетам. Учетные регистры по внешнему виду бывают карточками (для учета материалов и ), книгами (главной, ) или журналами. По типу записей регистры подразделяются на комбинированные (ордера), систематические (главная счетная книга) и хронологические (журнал регистрации).

По требованиям Госкомстата, первичные бухгалтерские документы должны оформляться следующим образом:

• заполняться шариковой ручкой, чернилами, на пишущей машине или компьютере;
• составляться аккуратно с четкими и разборчивыми цифрами;
• содержать все реквизиты;
• в финансовых бумагах все суммы прописываются и указываются цифрами;
• содержать личную подпись руководителя, главного бухгалтера или уполномоченных лиц;
• скрепляться печатью.

Уполномоченные лица ответственны за достоверное и своевременное составление документов для отражения имеющихся сведений в бухучете.

Исправление ошибок

Ниже представлен список наиболее часто допускаемых ошибок при составлении документов:

• применение форм, которые были сделаны в компании самостоятельно, без подтверждения приказом от руководителя и соответствующего оформления в учетном регистре;
• неправильное оформление руководителем перечня уполномоченных лиц для подписи;
• отсутствие реквизитов;
• наличие пропусков в составлении обязательных реквизитов, помарок или исправлений, нарушений правил;
• записи графитовым карандашом;
• корректировки кассовой документации;
• наличие арифметических ошибок;
• отсутствие прочерков у незаполненных строк.

При наличии каких-либо ошибок бухгалтерский документ не принимается проверяющими структурами или признается фальсифицированным.

Исправление кассовой и бухгалтерской документации выполняется по следующим правилам:

• не допускается использование корректора, помарок и корректировок документа (кассовых расходных и приходных ордеров, квитанций);
• при выявлении каких-либо ошибок бумаги следует аннулировать и составлять снова;
• испорченные или неправильно заполненные документы не уничтожаются, их перечеркивают и прикладывают к кассовой отчетности в день их выписки.

В остальные документы исправления заносятся после их согласования с контрагентами и подтверждения подписями.

При исправлении форм, составленных вручную, неправильные реквизиты или суммы следует зачеркнуть и сверху написать правильное значение. В полях строки указывается слово «Исправлено» и согласуется лицами, ранее подписавшими этот документ. Указывается дата корректировки. Не допускается применение корректора, помарок и вытираний.

При неправильно оформленных и заверенных исправлениях они будут считаться недействительными.

Восстановление документации

При порче, уничтожении и пропаже первичных документов (на основании инструкции №157 Н) руководителем назначается комиссия по анализу причин для их восстановления и обнаружения виновных лиц. Иногда руководитель сотрудничает со следственными органами, структурами пожарного надзора или охраны. Итоги работы оформляются актом, утверждаемым руководителем. Он подшивается к папке журнала по другим операциям.

Согласно инструкции №157 Н, первичные бумаги можно хранить как на бумажных, так и на машинных носителях (с применением электронно-цифровой подписи).

Срок хранения

Согласно ст. 17 ФЗ «О бухучете», в каждой компании должно быть организовано соответствующее хранение данной документации, бухгалтерских отчетов и учетных регистров согласно установленным срокам, но не менее 5 лет .

Хранение электронных документов производится по требованиям закона и при наличии машинных носителей. При этом обеспечивается защита от неправомерных корректировок, возлагаемая на руководителя фирмы.

Штрафные санкции

К финансовым потерям компании могут привести ошибки в первичных документах или их отсутствие. Согласно ст. 120 НК РФ, за грубые нарушения нормативов учета расходов и прибыли накладываются штрафные санкции:

• при нарушении во время одного налогового периода – до 10 тыс. рублей;
• при нарушении во время нескольких налоговых периодов – до 30 тыс. рублей;
• при снижении налоговых выплат – 20% от величины невыплаченных взносов, от 40 тыс. рублей.

К грубым нарушениям норм учета расходов, прибыли и налогооблагаемых объектов относится отсутствие , первичной документации и учетных регистров. Также к ним относят периодическое отражение в бухгалтерских счетах, учетных регистрах и отчетах хозяйственных операций, материальных ценностей, финансов и нематериальных активов.

При отсутствии этих документов фирма обязана переплачивать налоги. Их изъятие возможно по указанию соответствующих структур, полномочия которых соответствуют законодательным требованиям. При этом составляется реестр изымаемых документов.