Работники кадровой службы любого предприятия часто сталкиваются с вопросом о смене фамилии сотрудников после замужества. Изменение данных должно в обязательном порядке фиксироваться в документах компании. В первую очередь нужно грамотно оформить приказ о смене фамилии.
Приказ об изменении фамилии в связи со вступлением в брак составляется на основании заявления сотрудника. После замены старого паспорта работник должен сообщить о корректировке личных данных в отдел кадров.
Заявление подается в письменном виде. Форма написания свободная. На бланке необходимо указать:
- причину изменения сведений;
- прежние личные данные;
- новые данные;
- перечень документов-оснований.
Изменение личной информации должно быть обеспечено документами, удостоверяющими личность. При подаче заявления необходимо предоставить копии и оригиналы:
- свидетельство о регистрации брака;
- паспорт;
- СНИЛС (полученный на основании нового паспорта).
Положение о смене фамилии относится к обязательной группе приказов и положений по личному составу предприятия. Структура распоряжения на законодательном уровне не установлена. Документ может быть оформлен в программе 1С или на фирменном бланке предприятия:
- «Шапка» содержит полное наименование фирмы.
- Порядковый номер документа.
- Название распоряжения: «об изменении персональных данных».
- В преамбуле указываются фио сотрудника, должность. Старые и новые данные.
- В резолютивной части прописывается указание начальнику отдела кадров о внесении изменений в учетные положения личного состава организации.
- Перечень документов-оснований (заявление работника, номер и серия свидетельства о браке, данные паспорта).
- Подпись директора, исполнителя и сотрудника.
Дополнительные особенности:
- Датировка приказа должна соответствовать дате подачи сотрудником соответствующего заявления. Распоряжение оформляется не позднее трех дней с момента обращения работника. В данном случае ошибочно брать в расчет дату бракосочетания. Перемена личных данных возможна только после получения паспорта.
- По регламенту распоряжения фиксируются в Регистрационном журнале приказов.
- Распоряжение о перемене персональных данных должен быть доведен до сведения сотрудника, и бухгалтера (под роспись).
Дополнительные коррективы
При изменении личной информации после свадьбы, сотрудник обязан известить работодателя. Отдел кадров должен подготовить постановление и внести соответствующие корректировки в учетные документы:
- Трудовая книжка. На первой странице горизонтальной чертой перечеркивается старая фамилия. Сверху указывается новая. На внутренней стороне обложки фиксируется запись: «Фамилия изменена на _____, на основании свидетельства серия___№____.
- Журнал движения трудовых книжек.
- Форма т-2 личной карточки сотрудника.
- Личное дело. Ксерокопия брачного свидетельства и паспорта подшиваются к материалам дела.
- Трудовой договор. Необходимо составить дополнительное соглашение с указанием изменений и
- Пенсионное страховое свидетельство. Документ выдает Пенсионный фонд. Заказать СНИЛС может сам работник или сотрудник кадровой службы предприятия.
- Банковская карта сотрудника. Если зарплата перечисляется по безналичному расчету, бухгалтер должен получить обновленные реквизиты карты. Сотруднику необходимо обратится в отделение банка по месту открытия счета, и получить новую карту, с учетом новых паспортных данных.
Начальник отдела кадров должен знать, что прохождение одного сотрудника под разными фамилиями является нарушением. Если вовремя не поменять данные в учетной документации, сотрудник лишится больничных пособий, не сможет корректно оформить отпуск. Своевременный учет смены персональных данных прописан в должностных инструкциях отдела кадров.
Изменение фамилии сотрудника требует внесения корректировок в кадровые документы. Сделать это работодатель может после получения документа от работника об смене его персональных данных. На основании бумаг создается приказ, который служит основанием для смены фамилии.
Для оформления приказа нужно документальное обоснование. Работник пишет с просьбой поменять его фамилию и прикладывает к нему подтверждающие бумаги — например, свидетельство о браке при изменении в связи с бракосочетанием, паспорт, где указана новая фамилия.
Поменять реквизиты работника нужно в трудовой книжке, личной карточке, лицевом счете, журнале учета трудовых книжек и других кадровых документах, где фигурирует фамилия данного сотрудника.
Чтобы скорректировать реквизиты в свидетельство о постановке на налоговый учет и в СНИЛС, нужно отправляться в соответствующий орган. Работник должен самостоятельно провести процедуру замены документов в ФНС и ПФР.
Как составляется приказ при смене фамилии работника
Берется фирменный бланк с реквизитами организации. Прописываются стандартные реквизиты любого приказа — номер, дата, заголовок.
Поясняется причина оформления приказа — необходимость смены фамилии. Отдается распоряжение ответственному работнику провести изменяющие процедуры в отношении реквизитов сотрудника, поясняется, какие именно нужно внести корректировки — с какой на какую меняется фамилия.
Обозначается дата, с которой нужно внести изменения в кадровые документы. Назначается ответственный за исполнение сотрудник, например, специалист отдела кадров.
В приложении к приказу перечисляются данные документов, которые послужили основанием для оформления распоряжения о внесении изменений в реквизиты сотрудника.
Составленный образец утверждается директором. Ставить печать на подобных внутренних кадровых документах не нужно.
После регистрации распоряжения в журнале документ передается для ознакомления лицам, на которых возлагаются дополнительные обязанности данным приказом. Каждое упомянутое лицо ставит свою одобрительную визу в нижней части бланка. Обычно подпись проставляются после формулировки «с приказом ознакомлены».
Образец оформления
Образец приказа о смене фамилии работника в связи с вступлением в брак — .
Каждый человек в нашей стране, согласно законодательству, может воспользоваться своим правом и поменять фамилию или имя. Чаще всего это делают женщины, которые либо выходят замуж, либо расторгают брак. На фирме все персональные данные сотрудника отражаются во многих документах организации, которые в обязательном порядке необходимо, при предъявлении подтверждения, откорректировать.
Если работник внес изменения в свои персональные данные, он должен представить в отдел кадров заявление о смене фамилии, копию нового паспорта и подтверждающие документы, являющиеся основанием для изменения (например, свидетельство о браке). Заявление создается в свободной форме согласно установленным правилам, на бумаге от руки или в печатном варианте. Его можно написать до получения нового паспорта на основании подтверждающих документов, а позже представить его копию.
Чтобы оформить новые персональные данные в компании, руководителю нужно выпустить приказ об изменении фамилии . Его проект подготавливается работником кадровой службы и передается на утверждение директору организации. После этого приказ фиксируется в . С данным распоряжением необходимо ознакомить под роспись сотрудника. Приказ о смене фамилии копируется, и его экземпляры передаются всем должностным лицам, которым необходима данная информация.
Порядок внесения изменений в документы
На основании данного приказа инспектор по кадрам производит внесение изменений в документы компании. Прежде всего, это трудовая книжка работника, журнал учета трудовых книжек, или лицевой счет, . Смену фамилии необходимо отразить и в , для этого с сотрудником заключается дополнительное соглашение, в котором прописывается это изменение. Однако нужно помнить, что новое соглашение можно составить только на основании паспорта с уже измененными персональными данными.
Также корректировки вносятся в электронные базы по кадровому учету, начислению и выплате заработной платы. Конкретно что менять при смене фамилии, можно узнать, отследив, чем именно на предприятии занимается работник, посмотрев его должностную инструкцию (например, он может быть назначен ответственным за какой-то участок работы). Иногда данное событие требует изменение или издание , или, вообще, оформление нового распоряжения.
Помимо создаваемых документов в кадровом учете организации у него присутствуют и выданные отделением ФНС и ПФР, поэтому возникает вопрос: “Нужно ли менять ИНН при смене фамилии и номер СНИЛС?” . Многие сотрудники забывают об этом, и тогда проблемы возникают у предприятия в отчетный период при сдаче сведений, содержащих эти номера (2-НДФЛ, сведения на работников в ПФР). Отметим, что номера СНИЛС и ИНН при смене фамилии не изменяются, но в соответствующих органах нужно откорректировать персональные данные, чтобы они соответствовали друг другу.
Надо также напомнить сотруднику о получении новой банковской карты, если заработная плата перечисляется в безналичном порядке. Вносить изменения в аттестаты и дипломы о получении образования необязательно. Они действительны при предъявлении подтверждающих смену фамилии документов, например, свидетельства о браке.
Как правильно составить приказ о смене фамилии
Ниже заполняется заголовок распоряжения, который должен отражать суть данного события.
В преамбуле приказа желательно указывать основания для его издания.
В распорядительной части записываются должность и личные данные работника, сменившего фамилию, перечень документов, в которые нужно внести исправления. А также дата, до которой необходимо это сделать.
Здесь же должна быть предусмотрена запись об обязательном уведомлении работника о необходимости изменения ИНН, СНИЛС, банковской карточки.
В приказе нужно обозначить ответственное лицо, которое должно контролировать его исполнение.
Документ подписывается директором компании с расшифровкой его должности и личных данных. После ознакомления его визируют работник, сменивший фамилию, и ответственное лицо с указанием их должностей и Ф.И.О.
Фамилия — составная часть любого документа, где указывается личная информация. Граждане в силу тех или иных обстоятельств могут ее изменять, к примеру, в связи с замужеством, разводом, удочерением, усыновлением и прочее. Однако все эти изменения при наличии соответствующей подтверждающей информации необходимо фиксировать в кадровом учете и корректировать документацию. Руководитель организации может издать приказ об изменении фамилии, например, в связи с вступлением в брак, образец такого приказа можно скачать ниже.
Когда необходим приказ?
После смены фамилии работник обязан обратиться в отдел кадров со следующими документами:
- Заявлением, написанным или напечатанным в произвольной форме, его доступно составить и заранее, а документы донести потом — скачать образец заявления о смене фамилии;
- Копию нового удостоверения личности с изменениями;
- Копию подтверждающего документа, например, свидетельство из ЗАГСа.
Чтобы изменения были законными, издается приказ.
Составляет его работник отдела кадров, если данный сотрудник имеется на предприятии, или сам руководитель и заверяется директором.
Как правильно оформить приказ о смене фамилии
Приказ составляется на фирменном бланке организации. Он обязательно должен содержать:
- Реквизиты и наименование компании;
- Название документа;
- Порядковый номер;
- Дату и место составления;
- После чего указывается суть документа, в связи, с чем его составили — смена фамилии сотрудника;
- Основания;
- ФИО работника, чья фамилия меняется;
- Должность, подразделение;
- Список документации, подлежащие корректировке в связи со сменой фамилии;
- Дата, окончательного внесения изменений в отношении фамилии работника;
- Также в документе необходимо обозначить, что работник обязан заняться самостоятельно внесением новых данных в ИНН, СНИЛС, банковских реквизитах.
- Указывается сотрудник, который обязан контролировать весь процесс и ознакомить с приказом работника, сменившего фамилию.
- В конце подписывается руководитель;
- Сотрудник, сменивший фамилию;
- Сотрудник, обязанный вести контроль.
Если сменил фамилию работник, контактирующий с контрагентами, их необходимо об этом уведомить.
При смене фамилии руководителем или главным бухгалтером оповещаются налоговые органы для смены сведений в регистрационных данных.
Как вносятся изменения в документы?
После издания приказа сотрудник отдела кадров, в функции которого входят подобные обязанности вносит сведения по смене фамилии:
- В трудовую книжку;
- Журнал учета книжек;
- Личную карточку сотрудника;
- Лицевой счет;
- График отпусков;
- Трудовой контракт – для этого создается дополнительное соглашение, отражающее изменения в личной информации на основании нового удостоверения личности.
Также изменения вносятся во все документы, связанные с трудовой деятельностью работника и изданные ранее указы.
Важно: корректировка данных должна коснуться и в отношении таких документов, как ИНН И СНИЛС, номер при этом остается прежний.
Приказ об изменении фамилии составляется в стандартной форме с внесением конкретной по данному случаю информации.
Образец оформления
Образец приказа о смене фамилии в связи с вступлением в брак — скачать.
Как правильно оформить процедуру смены фамилии в учетных документах
«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2008, N 4
Вопрос: Сотрудница отдела логистики вышла замуж и сменила фамилию (была Астахова, стала Рычкова). Как правильно оформить процедуру смены фамилии в учетных документах?
Н.А.Поликутина, г. Кимры
Ответ: К сожалению, в законодательстве прописана только процедура внесения изменений в трудовую книжку и в личную карточку работника. А вот как оформить все остальное — нигде не сказано: ни в законах, ни в разъяснениях ведомств. Поэтому предложенная нами процедура оформления — не более чем рекомендация. Однако мы постараемся подкрепить наши доводы аргументами из практики и из законодательства.
Итак, при смене фамилии работника потребуется внести изменения:
— в трудовую книжку;
— в книгу учета движения трудовых книжек;
— в личную карточку работника (форма N Т-2);
— в лицевой счет (форма N Т-54);
— в трудовой договор.
Кроме того, нужно будет получить новое страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования.
Основаниями для внесения соответствующих изменений в перечисленные документы будут:
— свидетельство о заключении брака,
— паспорт с новыми данными.
Спор вызывает необходимость написания работником заявления об изменении фамилии в учетных документах и издания соответствующего приказа. В законе такого требования не содержится, однако многие специалисты рекомендуют все же оформить эти документы: и для удобства организации документооборота (особенно в крупных компаниях), и для сотрудников трудовой инспекции (как правило, при проверке они требуют эти документы). Мы придерживаемся данной точки зрения, поэтому ниже мы покажем, как можно оформить заявление и приказ. Повторяем, что утвержденной формы этих документов не существует, но общие правила их составления соблюдать нужно.
Начнем с заявления (см. пример 1).
Генеральному директору ООО «Ламбада»
начальника отдела логистики
Прошу изменить в учетных документах фамилию Астахова на Рычкову в связи со вступлением в брак. Копию свидетельства о браке С1 N Ва555 прилагаю.
Читайте также: Восстановление свидетельства о браке
24.03.2008 Астахова С.С. Астахова
Учтите: заявление необходимо подписывать прежней фамилией, поскольку работником организации является пока Астахова, а не Рычкова.
Далее на основании заявления работника, копии свидетельства о заключении брака и нового паспорта работника руководитель организации должен издать приказ об изменении фамилии сотрудника в учетных документах (см. пример 2).
Общество с ограниченной ответственностью «Ламбада»
Об изменении фамилии
В связи со сменой фамилии начальника отдела логистики Астаховой С.С.
Изменить в учетных документах организации и в трудовой книжке работника фамилию начальника отдела логистики Астаховой Светланы Сергеевны на фамилию Рычкова в связи со вступлением в брак.
Основание: заявление Астаховой С.С. от 24.03.2008; копия свидетельства С1 N Ва555, выданного 18.03.2008 Куровским ОЗАГС Орехово-Зуевского района Московской области; паспорт серии 4607 N 018888, выданный 04.04.2008 1 ГОМ УВД Москвы.
Генеральный директор Чижевский Л.Ю. Чижевский
С приказом ознакомлена: начальник отдела логистики Астахова С.С. Астахова
При составлении указанных документов может возникнуть вопрос: каким числом должен быть составлен приказ об изменении фамилии? Ведь свидетельство о заключении брака датировано днем свадьбы, а новый паспорт выдается как минимум через одну-две недели, и дата выдачи в нем стоит уже другая. К тому же работник может принести все эти документы гораздо позже даты их выдачи (например, только после длительного отпуска — медовый месяц, знаете ли).
По нашему мнению, приказ об изменении фамилии следует составить в день, когда работник получит новый паспорт. Поясним почему. В трудовую книжку можно вносить изменения на основании свидетельства о заключении брака (об этом сказано в п. 26 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Постановление N 225)), чего нельзя сказать о внесении изменений в учетные документы. Например, ту же личную карточку заполняют на основании документа, удостоверяющего личность работника, в частности паспорта (см. Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Поэтому, на наш взгляд, вносить изменения в этот и другие учетные документы следует именно на основании нового паспорта.
Теперь рассмотрим саму процедуру внесения правок в документы.
1. Как уже было сказано, изменение записей о фамилии работника в трудовую книжку нужно производить на основании паспорта либо свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов. Это должен сделать работодатель по последнему месту работы сотрудника. Об этом говорится в п. 26 Постановления N 225.
Пункт 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, разъясняет технологию внесения подобных изменений в трудовую книжку. На первой странице (титульном листе) трудовой книжки одной чертой зачеркивается прежняя фамилия и рядом разборчивым почерком вносятся новые данные. На внутренней стороне обложки (в любом свободном месте) делается следующая запись: «Фамилия Астахова изменена на фамилию Рычкова на основании свидетельства о заключении брака С1 N Ва555, выданного 18.03.2008 Куровским ОЗАГС Орехово-Зуевского района Московской области».
Ниже ставится подпись работодателя или специально уполномоченного им лица (в частности, кадрового работника), а также печать организации или кадровой службы.
2. Много споров вызывает вопрос о необходимости внесения изменений в трудовой договор и об оформлении этой процедуры. Одни специалисты считают, что следует заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, другие опровергают эту точку зрения, говоря, что фамилия (как это ни странно звучит) не является обязательным условием трудового договора, поэтому закон не требует заключения никакого дополнительного соглашения при ее изменении. Тем более о чем будут договариваться стороны в соглашении? Об изменении фамилии? Да, звучит нелепо, но тем не менее мы все же советуем внести изменения в трудовой договор. Свое мнение поясним на примере. Допустим, трудовой договор с работницей, поменявшей фамилию, не был изменен. Через некоторое время возникла необходимость в заключении дополнительного соглашения с работником (например, изменилось место работы). В дополнительном соглашении к трудовому договору с работником Астаховой уже будет указана новая фамилия (Рычкова). Получится путаница (прежде всего для самих кадровиков): трудовой договор заключен с Астаховой, а дополнительное соглашение к нему — уже с Рычковой.
Также можно провести аналогию с гражданским правом, где предусмотрено, что соглашение об изменении или о расторжении договора совершается в той же форме, что и договор (то есть в нашем случае — в письменной).
Поэтому ради удобства мы рекомендуем составить документ, который можно называть «Изменение к трудовому договору». Его следует составить на основании нового паспорта работника, поскольку внести изменения нужно будет и в паспортные данные работника. Также рекомендуем приложить к трудовому договору копии приказа, свидетельства о заключении брака и нового паспорта.
Образец оформления такого документа приведен ниже:
г. Москва 04.04.2008
Общество с ограниченной ответственностью «Ламбада», именуемое в дальнейшем Работодатель, в лице генерального директора Чижевского Леонида Юрьевича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и Астахова Светлана Сергеевна, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, пришли к следующему соглашению:
Читайте также: Развод с мужем, если есть несовершеннолетние дети
1. Изменить в трудовом договоре фамилию Астахова на фамилию Рычкова.
паспорт серии 4607 N 018888 выдан 04.04.2008 1 ГОМ УВД Москвы.
Генеральный директор Начальник
ООО «Ламбада» отдела логистики
Л.Ю. Чижевский Астахова С.С.
3. Процедура внесения изменений в личную карточку работника (форму Т-2) прописана в Постановлении Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Там сказано, что в документ вносятся новые данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы. Представляется, что внесение изменений в остальные документы следует производить аналогичным образом.
4. Не забудьте поменять страховое пенсионное свидетельство. Для этого необходимо заполнить заявление об обмене страхового свидетельства по форме АДВ-2, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 21.10.2002 N 122п «О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования и Инструкции по их заполнению». Образец заполнения указанного заявления см. в примере 4.
Форма АДВ-2 Код по ОКУД │ │
Заявление об обмене страхового свидетельства
Заполняется застрахованным лицом печатными буквами
│Ф.И.О. указанные в страховом свидетельстве │
Приказ о смене фамилии сотрудника
Каждый человек в нашей стране, согласно законодательству, может воспользоваться своим правом и поменять фамилию или имя. Чаще всего это делают женщины, которые либо выходят замуж, либо расторгают брак. На фирме все персональные данные сотрудника отражаются во многих документах организации, которые в обязательном порядке необходимо, при предъявлении подтверждения, откорректировать.
Порядок применения приказа
Если работник внес изменения в свои персональные данные, он должен представить в отдел кадров заявление о смене фамилии, копию нового паспорта и подтверждающие документы, являющиеся основанием для изменения (например, свидетельство о браке). Заявление создается в свободной форме согласно установленным правилам, на бумаге от руки или в печатном варианте. Его можно написать до получения нового паспорта на основании подтверждающих документов, а позже представить его копию.
Чтобы оформить новые персональные данные в компании, руководителю нужно выпустить приказ об изменении фамилии . Его проект подготавливается работником кадровой службы и передается на утверждение директору организации. После этого приказ фиксируется в книге регистрации приказов. С данным распоряжением необходимо ознакомить под роспись сотрудника. Приказ о смене фамилии копируется, и его экземпляры передаются всем должностным лицам, которым необходима данная информация.
Порядок внесения изменений в документы
На основании данного приказа инспектор по кадрам производит внесение изменений в документы компании. Прежде всего, это трудовая книжка работника, журнал учета трудовых книжек, личная карточка работника или лицевой счет, график отпусков. Смену фамилии необходимо отразить и в трудовом договоре. для этого с сотрудником заключается дополнительное соглашение, в котором прописывается это изменение. Однако нужно помнить, что новое соглашение можно составить только на основании паспорта с уже измененными персональными данными.
Также корректировки вносятся в электронные базы по кадровому учету, начислению и выплате заработной платы. Конкретно что менять при смене фамилии, можно узнать, отследив, чем именно на предприятии занимается работник, посмотрев его должностную инструкцию (например, он может быть назначен ответственным за какой-то участок работы). Иногда данное событие требует изменение штатного расписания или издание приказа о внесении изменений в ранее действующие приказы. или, вообще, оформление нового распоряжения.
Помимо создаваемых документов в кадровом учете организации у него присутствуют и выданные отделением ФНС и ПФР, поэтому возникает вопрос: «Нужно ли менять ИНН при смене фамилии и номер СНИЛС?» . Многие сотрудники забывают об этом, и тогда проблемы возникают у предприятия в отчетный период при сдаче сведений, содержащих эти номера (2-НДФЛ, сведения на работников в ПФР). Отметим, что номера СНИЛС и ИНН при смене фамилии не изменяются, но в соответствующих органах нужно откорректировать персональные данные, чтобы они соответствовали друг другу.
Надо также напомнить сотруднику о получении новой банковской карты, если заработная плата перечисляется в безналичном порядке. Вносить изменения в аттестаты и дипломы о получении образования необязательно. Они действительны при предъявлении подтверждающих смену фамилии документов, например, свидетельства о браке.
Как правильно составить приказ о смене фамилии
Приказ оформляется на фирменном бланке. который должен содержать название организации, ее адрес и реквизиты. Далее, указывается наименование документа, его номер по порядку, место оформления и дата составления.
Ниже заполняется заголовок распоряжения, который должен отражать суть данного события.
В преамбуле приказа желательно указывать основания для его издания.
В распорядительной части записываются должность и личные данные работника, сменившего фамилию, перечень документов, в которые нужно внести исправления. А также дата, до которой необходимо это сделать.
Здесь же должна быть предусмотрена запись об обязательном уведомлении работника о необходимости изменения ИНН, СНИЛС, банковской карточки.