Наличными с другими организациями и предпринимателями, закрепленные Банком России в Указании от 7 октября 2013 г. № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов». Этот документ заменил Указание Банка России от 20 июня 2007 г. № 1843-У.

В целом порядок расходования наличности из кассы теперь понятнее. Таблица поможет быстро определить, какие суммы разрешается выплачивать без соблюдения лимита и из выручки.

На что можно расходовать наличные

Выплата	Можно ли выдать (оплатить) из наличной выручки	Можно ли выдать (оплатить) больше 100 000 руб.
Расчеты с сотрудниками
Зарплата и пособия работникам
Выдача наличных денег под отчет
Расчеты с контрагентами
Оплата товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг
Выплата денег за возвращенный товар (невыполненную работу, неоказанную услугу), ранее оплаченный наличными
Выплата денег за возвращенный товар, ранее оплаченный по безналу
Займы, погашение займов и процентов по ним
Дивиденды
Платежи по недвижимости
Наличные предпринимателя
Деньги на личные цели, не связанные с ведением бизнеса

Рассмотрим основные правила расчетов наличными.

Правило № 1: лимит в 100 000 руб. обязателен для всех сторон договора

Лимит расчетов наличными — это 100 000 руб. по одному договору. В предельную сумму должна укладываться общая сумма наличного платежа по одной сделке. Даже если деньги одна сторона договора передает другой частями. Например, покупатель оплачивает товар в рассрочку.

В правиле о необходимости вести наличные расчеты в пределах лимита есть понятие «участники наличных расчетов». Ими считаются любые юридические лица и предприниматели. Все они имеют право рассчитываться наличкой в рамках одного договора только в пределах лимита (п. 6 Указания № 3073-У).

За превышение этого ограничения предусмотрен штраф в сумме до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ). Административная за сверхлимитные расчеты. Участниками наличных расчетов являются обе стороны договора. Так что налоговики вправе оштрафовать за превышение лимита и того, кто получил больше 100 000 руб., и того, кто выплатил лишнюю сумму.

С физическими лицами компании и предприниматели могут рассчитываться наличными без всяких ограничений по суммам. Например, любую наличную сумму можно заплатить частному подрядчику за работу или услугу или получить в качестве займа от работника или учредителя. Это прямо разрешает пункт 5 Указания № 3073-У.

Правило № 2: лимит 100 000 руб. действует независимо от срока договора

Платежи по одному договору - это расчеты по обязательствам, предусмотренным договором, которые исполняются как в период действия договора, так и после его окончания (п. 6 Указания № 3073-У). Таким образом, соблюдать лимит надо даже при передаче и получении наличных денег по контракту, срок действия которого истек.

Пример
Две компании оказания услуг сроком на два месяца (май—июнь). Цена договора — 150 000 руб. По условиям договора исполнитель выставляет акт на оказанные услуги и счет, который заказчик должен оплатить самое позднее 30 июня. Заказчик опоздал с оплатой: рассчитаться за услуги он смог только 10 июля. И хотя срок действия договора уже истек, заказчик вправе внести наличные только в сумме 100 000 руб. А 50 000 руб. надо перечислить по безналу. За нарушение налоговики могут оштрафовать не только заказчика, но и исполнителя.

Правило № 3: из выручки можно выдавать под отчет любые суммы

Из наличной выручки можно выдавать подотчет в любой сумме. Лимит в 100 000 руб. в таком случае не действует. Об этом теперь прямо сказано в пунктах 2 и 6 Указания № 3073-У.

Что касается соблюдения лимита в 100 000 руб., то Банк России ранее разъяснял следующее. Если работник тратит подотчетные в командировке, то придерживаться лимита при расчетах за жилье и проезд не нужно. Если же расходы подотчетника не связаны со служебной поездкой, например он покупает для компании оргтехнику, то по одному договору можно рассчитываться наличными только в пределах 100 000 руб. (письмо от 4 декабря 2007 г. № 190-Т).

В действующих правилах прямо не сказано, что командированный сотрудник имеет право тратить наличные без учета лимита. А письмо № 190-Т разъясняет нормы прежнего, а не нового Указания ЦБ РФ. Поэтому безопаснее, чтобы в служебной поездке сотрудник тоже рассчитывался по каждому такому договору только в пределах лимита. Иначе есть риск, что за сверхлимитные траты налоговики оштрафуют на сумму до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

Правило № 4: нельзя выдавать займы и платить за аренду из кассы

В пункте 4 Указания № 3073-У приведен перечень операций, расплатиться по которым компания и предприниматель могут исключительно с помощью наличных, снятых с расчетного счета. Использовать наличную выручку напрямую из кассы нельзя. В этот перечень входят расчеты по договорам аренды, займам, а также по организации и проведению азартных игр.

Данное ограничение касается не только расчетов между компаниями, предпринимателями или компанией и предпринимателем. Оно относится и к их расчетам с физлицами.

При этом лимит в 100 000 руб. надо соблюдать только по договорам, заключенным либо между двумя компаниями, либо между компанией и предпринимателем, либо между двумя предпринимателями. Если одна из сторон договора — физлицо, то лимит не применяется (п. 5 Указания № 3073-У). Рассмотрим подробнее правила по аренде и займам.

Аренда. Чтобы рассчитаться наличными за аренду недвижимого имущества, надо снять их со счета. Использовать выручку из кассы компания не вправе. Причем независимо от того, с кем заключен договор — с другой организацией, с предпринимателем или с частным лицом.

Данное правило компании и бизнесмены должны соблюдать независимо от того, оплачивают они наличкой именно аренду или, к примеру, погашают штрафы и неустойки либо вносят задаток. Кроме того, ограничение распространяется как на арендаторов, так и на арендодателей. В большинстве случаев наличными деньгами рассчитывается арендатор, когда вносит в кассу арендодателя платеж за использование недвижимости Но возможен и другой вариант. Например, арендодатель может вернуть арендатору переплату по договору. Для этого тоже нужно использовать наличность, снятую со счета. Ведь в Указании № 3073-У речь идет обо всех операциях по договору аренды.

В то же время на аренду данное ограничение не распространяется. Компания, которая арендует, например, автомобиль, имеет право погасить очередной платеж и из наличной выручки. Необязательно сначала вносить ее на счет, а потом снимать, чтобы рассчитаться.

Заем . Запрет на использование наличной выручки из кассы распространяется как на выдачу займов, так и на их возврат и погашение процентов. То есть касается обеих сторон договора — и заимодавца, и заемщика. Кроме того, запрет на расходование выручки распространяется не только на договоры, заключенные между двумя компаниями или компанией и предпринимателем, но и на контракты, подписанные с физлицом. Это может быть, например, учредитель, который дал своей компании взаймы. Или который, наоборот, получил от организации заем. Также не важно, какой заем получен или выдан — процентный или беспроцентный.

Правило № 5: ИП вправе забрать себе хоть всю выручку из кассы

У предпринимателей есть возможность без всякой опаски забирать выручку из кассы. Чтобы истратить вырученную наличку на свои личные цели, бизнесмену не надо сначала сдавать их в а потом снимать со счета. Выдача предпринимателю денег на личные нужды, не связанные с его деятельностью, теперь прямо поименована в перечне целей, на которые разрешается тратить выручку из кассы (п. 2 Указания № 3073-У).

Ограничений по сумме тоже нет — предприниматель вправе забрать из кассы всю накопившуюся наличную выручку. На эту операцию лимит в 100 000 руб. не распространяется.

Бизнесмен ничем не рискует, если по расходнику получит из кассы всю наличность, которая там есть, включая выручку за проданные товары. Главное написать в расходнике, что деньги выданы предпринимателю на личные нужды.

Содержание журнала № 13 за 2017 г.

Н.А. Мартынюк,
эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

В таблице, приведенной в статье, показано, какие деньги и на какие цели можно/ нельзя выдавать из кассы в соответствии с правилами наличных расчетов, утвержденными ЦБ. Важно помнить, что некоторые расходы из кассы организации могут привести к штрафу.

На что нельзя выдавать наличные из кассы

На какие расчеты наличные - только из банка

Это все те расчеты, которые названы в строке 2 нашей таблицып. 4 Указания ЦБ от 07.10.2013 № 3073-У (далее - Указание № 3073-У) .

№ строки	Направления расходования денег, имеющихся в кассе	Источник денег в кассе
		Наличная выручка (поступления от реализации товаров, работ, услуг)	Наличные, снятые с банковского счета	Все прочие поступления в кассу
1	Выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы. Выдача наличных денег работникам под отчет на любые цели (кроме расчетов, указанных в строке 2). Выплаты социального характера (включая пособия по обязательному соцстрахованию) работникам и иным физлицам. Оплата товаров (за исключением ценных бумаг), работ, услуг, в том числе по гражданско-правовым договорам с физлицами (кроме расчетов, указанных в строке 2). Возврат покупателям денег за оплаченные ими ранее наличными и возвращенные вам впоследствии товары, невыполненные работы, неоказанные услуги (кроме расчетов по договору аренды недвижимости). Выдача наличных при ведении операций банковским платежным агентом (субагентом)	Можно	Можно	Можно
2	Расчеты (включая и те, что проводит ваш подотчетник) с организацией, ИП, физлицом: по договорам аренды недвижимости; по операциям с ценными бумагами; по выдаче и/или возврату займов и процентов по ним	Нельзя	Можно	Нельзя
3	Все прочие расходы из кассы	Нельзя	Можно	Можно

Внимание

Помните, что лимит расчетов наличными между двумя организациями, а также между организацией и ИП составляет 100 тыс. руб. в рамках одного договора арендып. 6 Указания № 3073-У .

Это максимум не за месяц аренды, а за весь ее срок. И не только для арендной платы, а для всех платежей по договору аренды в совокупности.

При этом аренду движимого имущества можно оплачивать из любых денег, находящихся в кассе. Снимать деньги со счета обязательно только для расчетов по аренде недвижимости.

При этом учтите, что:

расчеты по договору аренды недвижимости включают любые платежи во исполнение такого договора. А это не только собственно арендная плата, но и договорная неустойка, компенсация неотделимых улучшений, плата в возмещение арендатором ущерба, нанесенного арендуемому имуществу, возврат арендатору неиспользованного депозита за последний месяц аренды и т. д.;

расчеты по операциям с ценными бумагами включают, помимо прочего, и оплату покупаемых вашей организацией векселей, и выплаты по выданным вашей организацией векселям.

Внимание

Учтите, что если наличную выручку получило ОП, а потом передало ее в кассу головного или другого подразделения, то статуса наличной выручки эти деньги не теряют. Их расходование ограничено списком из строки 1 нашей таблицы.

Формулировка цели, которую вы указываете при получении наличных в банке, неважна. Например, вы заранее сняли со счета деньги на выплату отпускных. Но они не пригодились, так как отпуск решено было перенести. Вы вправе пустить эти наличные на расчеты, указанные в строке 2 таблицы. И если их хватает, то снимать в банке еще одну сумму специально для этого не нужно.

Наличную выручку тратим строго по списку

Наличные поступления за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги (далее - наличная выручка) можно расходовать только на цели, указанные в строке 1 нашей таблицып. 2 Указания № 3073-У .

Формально к наличной выручке не относятся авансы, так как на момент их получения товары еще не проданы, работы не выполнены, услуги не оказаны. Но нельзя исключить, что налоговики при проверке приравняют авансы к выручке. Поэтому безопаснее их тоже тратить только по «целевому» перечню.

Пройдемся по тем расходам из строки 1, возможность оплаты которых из наличной выручки обычно вызывает вопросы.

Выплаты социального характера. Как определить, имеет ли та или иная выплата социальный характер? В самих правилах наличных расчетовУказание № 3073-У это понятие не раскрывается.

Можно сверяться со списками выплат, которые относятся и не относятся к социальным по правилам заполнения статистических формпп. 90 , 91 Порядка заполнения формы П-4, утв. Приказом Росстата от 26.10.2015 № 498 (далее - Порядок) . Но не обязательно ограничиваться только ими. Во-первых, правила наличных расчетов к этим спискам не отсылаютп. 2 Указания № 3073-У (в отличие от порядка ведения кассовых операцийабз. 8 п. 2 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У (далее - Указание № 3210-У) ). Во-вторых, росстатовский список соцвыплат не является закрытым.

Поэтому если выплата названа социальной в любом другом нормативно-правовом акте, то ее можно выдать из наличной выручки. Пример - пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком. По правилам заполнения статформ они не входят в состав выплат социального характерап. 90 , подп. «б», «в» п. 91 Порядка . Но по Закону они относятся к выплатам в рамках обязательного социального страхованияподп. 5- 8 п. 2 ст. 8 Закона от 16.07.99 № 165-ФЗ . Это позволяет считать, что выплата таких пособий имеет социальный характер.

Будьте внимательны с матпомощью. Так, один суд признал неправомерной выдачу из наличной выручки матпомощи ко дню рожденияПостановление 9 ААС от 23.03.2017 № 09АП-7557/2017-АК . Он решил, что она не является выплатой социального характера, поскольку «не направлена на удовлетворение потребностей работника в дополнительной социальной защите и не носит компенсационного характера». Поэтому безопаснее выдавать из наличной выручки только такую матпомощь, которая должна поддержать человека в трудной ситуацииподп. «у», «ч» п. 90 Порядка .

Часто выплачиваются вместе с зарплатой, но не относятся ни к ней, ни к социальным выплатам и поэтому не могут быть выданы из наличной выручки:

алименты;

компенсация работнику за использование им в работе своего имущества (она не является и оплатой услуг, на которую допускается тратить наличную выручку, так как выплачивается в соответствии с Трудовым кодексомст. 188 ТК РФ , а не с Гражданским кодексом).

В нашей таблице эти выплаты попадают в категорию «Все прочие расходы из кассы» (строка 3).

Командировочные. Прямо они не названы в перечне расходов, на которые разрешено тратить из кассы наличную выручку. Из-за этого один суд решил, что выдавать командировочные из наличной выручки нельзяПостановление 9 ААС от 25.10.2016 № 09АП-48317/2016 . Но это весьма спорный вывод. Выплата командировочных не названа отдельно потому, что попадает в категорию «выдача работникам под отчет», конечно, если деньги, как и положено, выдаются до начала командировкип. 10 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 . А наличные под отчет можно выдать и из выручки.

Возмещение сумм, потраченных в интересах фирмы. Это возмещение директору, другому работнику, учредителю:

перерасхода подотчетных сумм на основании утвержденного руководством авансового отчета;

сумм, потраченных ими в интересах организации, когда деньги под отчет не выдавались. Сюда же относится и возмещение командировочных расходов по окончании командировки, аванс на которую не был выдан.

Здесь ситуация такая же, как с командировочными.

С одной стороны, есть судебное решение о том, что возмещение перерасхода подотчетнику из наличной выручки неправомерноПостановление 9 ААС от 18.10.2016 № 09АП-46832/2016, 09АП-46905/2016 . Основывался суд лишь на том, что этот вид выплат прямо не указан в списке целей, на которые можно тратить выручку, и к выдаче под отчет не относится.

С другой стороны, такое возмещение относится к имеющейся в списке выдаче наличных на оплату фирмой необходимых ей товаров, работ, услуг. Директор, решив возместить работнику (иному физлицу) потраченные им в интересах организации личные деньги, тем самым одобряет сделку по приобретению товаров, работ, услуг от ее именип. 1 ст. 182 , пп. 1, 2 ст. 183 ГК РФ .

Особая ситуация: возмещение физлицу расходов, наличные на оплату которых следует снимать со счета в банке (строка 2 нашей таблицы). Если сделать это из наличной выручки или из иных (то есть не со счета) поступлений в кассу, инспекция наверняка расценит это как нарушение.

Дивиденды (в ООО). Они не подпадают ни под одно из направлений расходования в строке 1, относятся к группе «Все прочие поступления в кассу» (строка 3 таблицы). Выплачивать их из наличной выручки нельзяПостановление 3 ААС от 01.04.2016 № А33-27288/2015 . Нужно использовать иные поступления в кассу или снять деньги со счета.

Выплаты комитенту (принципалу). Посредник, который по поручению комитента (принципала) продает его товары, работы, услуги, может тратить вырученные за них наличные только на расходы из строки 1 нашей таблицы. И среди них нет такой статьи, как передача выручки комитенту (принципалу). То есть нужно сначала эти деньги сдать в банк и затем либо снять и выдать наличными, либо перечислить со счета. Причем независимо от того, чьи товары (работы, услуги) вы продаете - организации, ИП или физлица.

Будет ли штраф за нарушение этих ограничений

Ни нецелевое расходование выручки, ни оплата расходов не из тех, денег, что нужно, не перечислены в ч. 1 ст. 15.1 КоАП как образующие состав правонарушения. Но налоговики в таких случаях штрафуют за несоблюдение порядка хранения свободных денегч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ .

Напомним, свободные деньги - это сумма наличных на конец дня, превышающая лимит остатка кассы. Храниться они должны в банке на счете организацииабз. 7 п. 2 Указания № 3210-У . Но организация выдала их из кассы с нарушением правил. А деньги должны были остаться в кассе, и в конце дня их следовало сдать в банк как сверхлимитные. Поскольку в банк они не попали, порядок их хранения нарушен.

Внимание

Штраф за нарушение порядка хранения свободных наличных составляетч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ :

для организации - от 40 000 до 50 000 руб.;

для должностного лица - от 4000 до 5000 руб.

Штраф возможен, если налоговики обнаружат это нарушение не позже чем в течение 2 месяцев со дня его совершенияч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ .

Большинство судов поддерживают этот подходсм., например, Постановления 1 ААС от 11.12.2015 № А38-3850/2015 ; 3 ААС от 28.04.2016 № А33-26492/2015 ; 9 ААС от 31.03.2017 № 09АП-5877/2017 ; 13 ААС от 19.04.2017 № 13АП-4126/2017 ; 14 ААС от 16.01.2017 № А05-8178/2016 . Правда, если налоговики не докажут, что с учетом «неправильного» расхода лимит остатка кассы был бы превышен, то суд может и отменить штраф. Если организация пользуется этим правом, то свободных (то есть сверхлимитных) наличных у нее в принципе не бывает. И в случае неправильного расходования денег из кассы оштрафовать ее за нарушение порядка хранения свободных наличных, получается, нельзя. Но рассчитывать на это опасно. Один суд этот аргумент не принял, оставив постановление о штрафе в силеПостановления 17 ААС от 21.10.2016 № 17АП-11503/2016-АКУ , от 21.10.2016 № 17АП-11486/2016-АКу .

Все остальное тратим как хотим?

Все поступления в кассу, не являющиеся наличной выручкой, можно выдавать на что угодно (кроме, разумеется, расчетов из строки 2 нашей таблицы). Это, в частности, следующие поступления:

полученные и возвращенные займы, проценты по ним. Вопреки расхожему мнению, их не обязательно вносить на счет - можно расходовать из кассы сразу;

внесенные наличными оплата взноса в уставный капитал, вклад участника в имущество общества;

возврат авансов от покупателей и переплат от поставщиков;

возмещение работниками недостач и возвраты ошибочно выплаченных им сумм;

безвозмездно полученные деньги;

возврат подотчетниками неизрасходованных сумм. Однако это не означает, что можно выдать наличную выручку якобы под отчет, спустя время получить эти деньги обратно в кассу как неизрасходованные и тратить на запрещенные для наличной выручки цели. Инспекторы в случае проверки наверняка будут настаивать, что наличная выручка не перестала быть выручкой от того, что несколько дней хранилась не в кассе, а у работника.

Причем налоговикам уже удавалось добиться штрафа в аналогичной ситуации: «сверхлимит» остатка кассы был выдан якобы под отчет на хозрасходы, но работник эти деньги ни на что не потратил. Инспекторы расценили это как искусственное занижение остатка кассы для того, чтобы не сдавать сверхлимитную сумму в банк. И некоторые суды их поддержалиРешения Свердловского облсуда от 31.05.2016 № 72-733/2016 ; АС Свердловской области от 14.07.2015 № А60-27274/2015 . Правда, есть и такие, которые не увидели в этом оснований для штрафаПостановление 9 ААС от 27.07.2016 № 09АП-30308/2016 .

В обычной хозяйственной ситуации (когда работник получил деньги из наличной выручки под отчет, часть потратил, а не пригодившийся остаток вернул) к вам вряд ли будут претензии из-за расходования этого остатка на цели из строки 1 нашей таблицы.

Нередкая ситуация: покупатель расплатился картой, потом вернул товар и настаивает на том, чтобы деньги ему вернули наличными. Если необходимо пойти ему навстречу, то из наличной выручки в этом случае выдать деньги нельзяп. 2 Указания № 3073-У . Можно выдать их только из других сумм - поступивших с расчетного счета, полученных в виде займов и т. д.

Если же вернувший товар человек купил его у вас за наличные, а деньги просит перечислить ему на банковскую карту, это можно сделать - запрета нет.

Для того чтобы разобраться с понятием «кассовая дисциплина» сначала необходимо понять различие между терминами «Кассовый аппарат» и «Касса»:

Кассовый аппарат (ККМ, ККТ) – это устройство, необходимое для получения денежных средств от ваших клиентов. Таких устройств может быть сколько угодно и по каждому из них должны оформляться свои отчетные документы.

Касса предприятия (операционная касса) – это совокупность всех наличных операций (прием, хранение, выдача). В кассу поступает выручка, полученная, в том числе по кассовому аппарату. Из кассы осуществляются все наличные расходы, связанные с деятельностью предприятия и сдаются деньги инкассаторам для дальнейшей передачи в банк. Кассой может быть отдельное помещение, сейф в комнате или даже ящик в письменном столе.

Так вот, все операции по кассе должны сопровождаться оформлением кассовых документов, что обычно и подразумевается под соблюдением кассовой дисциплины.

Кассовая дисциплина – это набор правил, которые необходимо соблюдать при осуществлении операций, связанных с приемом, выдачей и хранением наличных денежных средств (кассовые операции).

Основными правилами кассовой дисциплины являются:

Кто должен соблюдать

Необходимость ведения кассовой дисциплины не зависит от наличия ККМ или выбранной системы налогообложения .

Как рассчитывается лимит остатка наличных денег по кассе

Порядок расчета лимита остатка по кассе представлен в приложении к Указанию Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Согласно нему в 2019 году лимит остатка по кассе можно рассчитать одним из двух способов:

Вариант 1. Расчет исходя из объема поступлений в кассу наличных денег

L = V / P x N c

L

V – объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях (вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем поступлений).

P – расчетный период, за который учитывается объем поступлений наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объёмы поступлений наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней

N c – период времени между днем, в котором были получены наличные деньги и днём сдачи этих денег в банк. Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например , если деньги сдаются в банк один раз в 3 рабочих дня, то N c = 3. При определении N c могут учитываться местонахождение, организационная структура, специфика деятельности (сезонность, режим рабочего времени и т.д.).

Пример расчета . ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2019 год, взяв за расчетный период – декабрь 2018 года. В декабре компания отработала 21 день и получила наличную выручку в размере 357 000 рублей. При этом кассир организации сдавал выручку в банк один раз в 2 дня. Лимит остатка по кассе в этом случае будет равен: 34 000 руб. (357 000 руб. / 21 дн. x 2 дн.).

Вариант 2. Расчет исходя из объема выдач наличных денег из кассы

Данный способ как правило используют ИП и организации, которые не получают наличные в процессе деятельности, но периодически снимают деньги в банке (например, для расчетов со своими поставщиками).

В этом случае применяется формула:

L = R / P x N n

L – лимит остатка наличных денег в рублях;

R – объем выдач наличных денег за расчетный период в рублях (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других перечислений работникам). Вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем выдач наличных денег;

P – расчетный период, за который учитывается объем выдач наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объёмы выдач наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней , при этом его минимальное значение может быть любым.

N n – период времени между днями получения денег в банке (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам). Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например, если деньги снимаются в банке один раз в 3 рабочих дня, то N n = 3.

Пример расчета . ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Наличную выручку общество не принимает, покупатели расплачиваются через банк. Однако периодически компания снимает наличные деньги в банке для расчетов с поставщиками. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2019 год, взяв за расчетный период – декабрь 2018 года.

В декабре компания отработала 21 день и получила в банке наличных денег в размере 455 700 рублей. При этом кассир организации получал наличные в банке один раз в 4 дня. Заработная плата из кассы не выдавалась. Лимит остатка в этом случае будет равен: 86 800 руб. (455 700 руб. / 21 дн. x 4 дн.).

Приказ для установления лимита по кассе

После того как вы рассчитаете лимит остатка наличных денег по кассе, необходимо издать внутренний приказ, утверждающий сумму лимита. В приказе можно указать срок действия лимита, например, – 2019 год (образец приказа).

Обязанность каждый год переустанавливать лимит законом не предусмотрена, поэтому если в приказе срок действия не указан, то установленные показатели можно применять как в 2019 году, так и далее до тех пор, пока вы не издадите новый приказ.

Упрощенный порядок

Начиная с 1 июня 2014 года – ИП и малые предприятия (количество работников не более 100 человек и выручка не более 800 млн. рублей в год) больше не обязаны устанавливать лимит остатка наличных денег по кассе.

Для того чтобы отменить лимит по кассе, необходимо издать специальный приказ. Он должен быть основан на Указании Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и обязательно содержать формулировку: «Хранить наличные денежные средства в кассе без установления лимита остатка в кассе» (образец приказа).

Выдача наличных денег подотчетным лицам

Подотчетные деньги – это деньги, которые выдаются подотчетным лицам (работникам) на командировки, представительские расходы и хозяйственные нужны.

Выдать деньги под отчет можно только на основании заявления от сотрудника . В нем он должен указать: сумму денег, цель их получения и срок, на который они берутся. Заявление пишется в произвольной форме и обязательно должно быть подписано руководителем (ИП).

Если сотрудник потратил свои личные деньги, то ему необходимо их компенсировать, в этом случае также пишется заявление, но с другой формулировкой (образцы заявлений).

Примечание : желательно, чтобы в заявлении была строчка: «У сотрудника отсутствует задолженность по ранее выданным авансам» (так как по закону нельзя выдавать деньги под отчет сотрудникам, которые не отчитались по предыдущим авансам).

В течение 3-х рабочих дней после окончании срока, на который были выданы денежные средства (или со дня выхода на работу), работник должен представить бухгалтеру (руководителю) авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих совершенные расходы (чеки ККМ, товарные чеки и т.д.).

Иначе денежные средства, выданные сотруднику, нельзя будет зачесть в расходы и соответственно уменьшить налог. Более того, если не будет подтверждающих документов, то с выданной суммы придётся удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы .

Ограничение наличных расчетов

Ещё одним важным правилом кассовой дисциплины является соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности (ИП и организации) в рамках одного договора суммой не более 100 тыс. рублей .

Многие бухгалтеры спрашивают, куда можно тратить кассовую выручку, на какие цели можно ее расходовать? Например, можно ли кассовую выручку тратить на оплату аренды или погашение арендной платы? В нашей статье мы рассказали, куда можно расходовать наличную выручку в 2019 году.

Указание Центробанка от 07.10.2013 № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов» устанавливает правила расходования наличных денег в Российской Федерации. Отметим, что кассовая выручка - это поступления от продажи товаров, работ и услуг, поступившие в кассу организации или предпринимателя, на их счета.

На какие цели можно / нельзя расходовать наличную выручку в 2019 году

Ниже представлена таблица, в которой перечислены цели, на которую можно и нельзя тратить наличные:

Цели	Правила расчета
Цели, на которые можно расходовать наличную выручку из кассы	Выдача зарплаты (иных выплат) Выплата стипендий Командировочные расходы Оплата товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг Перечисление страховых возмещений Выплата сумм за оплаченные ранее и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги Оплата личных (потребительских) нужд предпринимателя, не связанных с осуществлением им предпринимательской деятельности Выплата работникам денег под отчет Выдача наличности при осуществлении операций банковским платежным агентом
На что нельзя тратить наличные деньги из кассы	Аренда недвижимости Выдача и возврат займов (процентов по ним) Операции с ценными бумагами Организация и проведение азартных игр
Лимит расчетов наличными между ЮЛ и ЮЛ, ИП и ИП, ЮЛ и ИП	100 000 руб. - в отношении платежей по одному договору. Лимит в 100 000 руб. работает как в период действия договора, так и после того, как срок контракта закончится. Лимит не распространяется на выдачу сумм работникам под отчет, выплату зарплаты (иных выплат соцхарактера) и трату предпринимателями денег на личные (потребительские) нужды, также на расчеты ЮЛ и ИП с физлицами

Ограничения на трату наличной выручки

В 2019 году действуют ограничения на расход кассовой выручки. В частности, Указанием № 3073-У разъяснено, что на операции с ценными бумагами, выдачу и возврат займов (процентов по ним), оплату аренды недвижимости нельзя тратить кассовую выручку. Прежде необходимо снять деньги с расчетного счета.

Пример 1. Как отразить в учете выдачу и возврат займа, а также оплату аренды недвижимости наличными деньгами ООО «Успех» применяет УСН. В июне 2019 года были совершены следующие хозяйственные операции: Все средства предварительно снимались с расчетного счета. Посмотрим, как эти операции отражаются в бухучете: ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51 60 000 руб. - поступили в кассу деньги с расчетного счета на выплату арендной платы; ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 50 60 000 руб. - выдана представителю арендодателя сумма арендной платы из кассы; ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51 20 000 руб. - поступили в кассу средства с расчетного счета на выдачу займа работнику компании; ДЕБЕТ 73 субсчет «Расчеты по предоставленным займам» КРЕДИТ 50 20 000 руб. - предоставлен беспроцентный заем сотруднику А.Е. Ермолаеву; ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51 60 000 руб. - поступили в кассу суммы с расчетного счета для возврата займа, полученного от ООО «Рига»; ДЕБЕТ 66 КРЕДИТ 50 60 000 руб. - погашена задолженность по договору займа, заключенному с ООО «Рига».

Перечень целей, на которые можно выдавать деньги из кассы

Перечень целей, на которые можно тратить наличные деньги: выдача зарплаты и иных выплат работникам, стипендий, командировочных, страховых возмещений, оплата товаров, работ и услуг.

Помимо этого наличную выручку можно тратить на такие цели, как:

1. оплата личных нужд предпринимателя, не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности.
2. выдача сотрудникам денег под отчет.

Пример 2. Как предпринимателю потратить деньги из кассы на личные нужды Индивидуальный предприниматель Л.Д. Барсуков работает на «упрощенке». Бизнесмен решил купить автомобиль для личного пользования. Может ли он оплатить авто за счет кассовой выручки, полученной от деятельности на УСН? Да, коммерсант может потратить наличные деньги из кассы на собственные нужды, в том числе на покупку машины. Такое право гарантировано ему пунктом 1 статьи 861 ГК РФ, где сказано, что бизнесмены как собственники могут изымать денежные средства, в том числе кассовую выручку, на свои нужды без ограничений. Кроме того, такая возможность предусмотрена абзацем 6 пункта 6 Указания № 3073-У. При изъятии средств из кассы коммерсанту нужно оформить расходный кассовый ордер на себя. Формулировка может быть такой: «Передача предпринимателю дохода от текущей деятельности» или «Выдача средств предпринимателю на личные нужды». Поскольку это автомобиль не для бизнеса, отчитываться об истраченных суммах предпринимателю Л.Д. Барсукову не нужно. В налоговом учете при УСН стоимость машины также не отражается.

Лимиты расчетов наличными между юридическими лицами, а также между ИП

Максимальный размер расчетов наличными деньгами - 100 000 руб. по одному договору.

Этот лимит расчета наличными распространяется на расчеты между фирмами, организациями и индивидуальными предпринимателями, а также только между индивидуальными предпринимателями. Он будет действовать по одному договору и после того, как срок контракта закончится. Например, у фирмы-арендатора истек договор аренды, она освободила помещение, но у нее числится долг перед арендодателем. Так вот, даже после истечения срока этого договора погасить долг наличными деньгами компания сможет только в пределах 100 000 руб.

Кроме того, лимит в 100 000 руб. применять не нужно на выдачу средств работникам под отчет, выплату зарплаты и иных социальных выплат, а также на трату денег на личные (потребительские) нужды предпринимателями.

Пример 3. Как сотруднику тратить подотчетные суммы ООО «Вика» применяет УСН. В июне 2019 года фирма выдала сотруднику под отчет 300 000 руб. Нужно ли ему соблюдать лимит - 100 000 руб. при расходовании подотчетных средств? Ответ на вопрос зависит от того, на какие цели сотрудник будет тратить полученные деньги. Если за счет этих сумм он оплатит оказанные лично ему услуги (например, во время командировки), то ограничение в 100 000 руб. соблюдать не нужно. А если же работник рассчитается подотчетными суммами по договорам, заключенным от имени компании, с другими юрлицами или предпринимателями, то лимит - 100 000 руб. следует учитывать в пределах расчетов по одному контракту (письмо Банка России от 04.12.2007 № 190-Т).

Несмотря на то, что поступившая в кассу предприятия выручка является его собственностью, расходовать ее просто так нельзя!

Вернее сказать, такая выручка может быть потрачена на нужды только ограниченного числа платежей. И это условие утверждено законодательно.

Какие именно средства Банк России относит к наличной выручке?

В соответствии с Указанием Банка России №3073-У от 07.10.13 г. (п.2) под наличной выручкой для цели применения данного нормативного акта понимаются денежные средства, которые:

• выражены в валюте Российской Федерации – в рублях;

• поступили в кассу от физических лиц, предпринимателей и организаций;

• поступили в кассу в качестве оплаты за проданные товары, выполненные работы и оказанные услуги. При этом продаваемые товары должны принадлежать на праве собственности продавцу, а работы и услуги должны быть выполнены самим исполнителем. Иными словами, если оплату за указанные товары, работы и услуги принимает посредник, то эти деньги не являются выручкой посредника . В частности, это относится к такой категории посредников, как банковские платежные агенты (или субагенты) и платежные агенты. Средства, которые поступили в их распоряжение по договору в процессе выполнения ими операций по приему средств от населения, организаций и предпринимателей, не могут указанными агентами быть потрачены вообще, поскольку не являются их собственностью;

• или поступили в кассу в качестве страховых премий по договорам страхования.

Все эти условия должны соблюдаться единовременно. И тогда поступившая в кассу сумма денежных средств будет признана наличной выручкой для целей контроля ее расходования.

Что касается расходования этой выручки , то к данному процессу, в свою очередь, также предъявляются свои требования:

• Указанием №3073-У регламентирован закрытый перечень направлений, какие можно оплатить за счет наличной выручки;

• и дополнительно этим же актом установлен лимит наличных расчетов между юридическими лицами и ИП.

Но обо всем по порядку!

Видео — учет наличных средств (касса: лимит, расчеты):

На что можно расходовать наличную выручку?

Согласно Указанию №3073-У (п.2) организации и предприниматели не могут расходовать наличную выручку, которая поступила в их кассу, ни на какие цели.

Правда, есть исключения, которые утверждены этим же Указанием:

• можно потратить наличную выручку на оплату труда работникам . При этом данные вознаграждения должны быть включены в фонд заработной платы. Стоит отметить, что понятие «заработная плата» дается только в Трудовом Кодексе РФ (ст. 129) и распространяется лишь на тех сотрудников, с которыми заключен трудовой (!) договор. Но если такой сотрудник – нерезидент, то выплатить ему зарплату можно только через расчетный счет путем перевода средств, например, на зарплатную карту. Так велит федеральный закон №173-ФЗ от 10.12.03 г. «О валютном регулировании и валютном контроле»: на основании пп.б п.9 ч.1 статьи 1 этого закона операция по отчуждению валюты РФ резидентом (российской компанией или предпринимателем) в пользу нерезидента (иностранного сотрудника) на законных основаниях (трудовой договор, например) признается валютной операцией. А осуществление таких операций возможно только через банковские счета.

Очень важно при осуществлении выплат сотрудникам учесть, что учредитель, который исполняет по трудовому договору обязанности директора, вправе получить из наличной выручки зарплату. Но это не касается его дивидендов! Во-первых, они не относятся к фонду оплаты труда и к социальным выплатам; во-вторых, их выплата не идентифицируется и с гражданско-правовыми обязательствами. Дивиденды – это прибыль, полученная по результатам деятельности предприятия и исчисляемая с учетом доли учредителя в Уставном капитале. Более того, в Указании №3073-У нигде не предусмотрена возможность выплаты дивидендов вообще из кассы – ни за счет выручки, ни за счет денег, снятых с банковского счета. Правда, при этом запрета на выплату дивидендов за счет заемных средств, поступивших в кассу предприятия, нет!

• к выплатам, разрешенным из наличной выручки, относятся еще выплаты социального характера , например, материальная помощь и т.д. Эти расходы касаются не только тех, кто работает по трудовому договору. Но главное – нужно, чтобы производимые выплаты действительно признавались нормативными актами «социальными»;

• а как же те физические лица (не предприниматели), с кем заключен гражданско-правовой договор? С ними Указание №3073-У тоже разрешает производить расчеты из наличной выручки, позволяя ее расходовать на оплату приобретаемых товаров (исключение составляет покупка ценных бумаг), работ и (или) услуг . Стоит отметить, что указанные платежи могут быть реализованы и в отношении организаций и предпринимателей, которые выступают в качестве поставщиков и подрядчиков. В этом случае оплата из наличной выручки из кассы производится непосредственному представителю (сотруднику, например) указанных лиц, но при наличии у него доверенности на получение денег;

• разрешается из наличной кассовой выручки выдавать и под отчет работникам предприятия. Не стоит забывать, что к этой категории относятся любые сотрудники, работающие по трудовому или гражданско-правовому договору. В последнем случае важно, чтобы сотрудник не имел регистрации в качестве предпринимателя;

• можно выдать из наличной выручки деньги самому предпринимателю. Но при условии, что указанная сумма пойдет только на его личные нужды , а не на оплаты расходов его предпринимательской деятельности;

• наличную выручку можно потратить из кассы на оплату возвращаемого товара (не выполненных работ, не оказанных услуг) . Но при условии, что эти средства ранее были внесены в кассу в качестве оплаты поставки товаров, за выполнение работ, оказание услуг. Иными словами, если на эти цели аванс был получен на расчетный счет, то возврат таких средств в случае, если, например, работы не были выполнены, должен быть осуществлен тоже через расчетный счет. Кстати, если, например, товар был оплачен с банковской карты покупателя, то и возврат средств будет ему производиться в этом случае тоже на карту!

Кроме того, наличная выручка может быть потрачена из кассы:

• в виде выплат по страховым договорам, но тем физическим лицам, которые ранее внесли страховые премии наличными средствами;

• на операции, которые осуществляют банковские платежные агенты (субагенты) в соответствии со статьей 14 федерального закона №161-ФЗ от 27.06.11г. «О национальной платежной системе».

Исключая все вышеуказанные направления трат, наличная выручка не может быть больше никуда использована. Это закрытый перечень!

Что же тогда делать с оставшейся или не использованной наличной выручкой? Сдать в банк, например. Или, если позволяет лимит, хранить эти средства в кассе предприятия (предпринимателя).

Однако даже по тем направлениям, какие составляют исключения, свободно расходовать наличную выручку все равно нельзя, поскольку действуют дополнительные ограничения по ее использованию.

Лимит наличных расчетов

Прежде всего, лимит наличных расчетов между юридическими лицами и (или) предпринимателями , установленный ЦБ РФ в Указании №3073-У, распространяется не на все виды выплат :

1. Между организациями (либо предпринимателями) и физическими лицами (без регистрации в качестве предпринимателя) расчеты в наличной форме в валюте РФ и в иностранной валюте могут производиться без каких-либо ограничений по сумме (п.5 Указания №3073-У). Но в этом случае необходимо учитывать, например, требования закона №173-ФЗ от 10.12.03г. «О валютном регулировании и валютном контроле» в отношении реализации валютных операций между резидентами и нерезидентами. В частности, расчеты между компанией и физическим лицом в валюте РФ допускаются исключительно в безналичной форме, если один из участников расчета является нерезидентом, а другой – резидентом.

Кроме того, если предприниматель совершает за наличные средства покупку для личных целей (!), то на него также не распространяется ограничение по сумме наличных расчетов.

1. Без учета лимита наличных расчетов разрешается расходование наличной выручки, поступившей в кассу, на цели, которые предусмотрены п.2 Указания №3073-У (абз.4, п.6 Указания №3073-У). Правда, не все эти направления расходования оказались безлимитными, а только:

• зарплата работников и выплаты сумм социального характера;
• выплаты, которые идут исключительно на личные нужды предпринимателя, т.е. не связанные с его предпринимательской деятельностью;
• выдача денег под отчет.

Но при получении денег под отчет следует иметь в виду, что при последующем использовании данных средств придется соблюсти лимит наличных расчетов между юридическими лицами и (или) предпринимателями, установленный ЦБ РФ.

Указанный лимит наличных расчетов:

• распространяется на расчеты только между организациями и (или) предпринимателями;

• распространяется на расчеты, как в рублях, так и в иностранной валюте;

• не должен превышать 100 тысяч в рублях, а в иностранной валюте – сумму, которая эквивалентна 100 тысячам рублей. Чтобы выяснить лимит наличных расчетов в иностранной валюте, ее необходимо пересчитать по ее официальному курсу Банка РФ, действующему на дату проведения указанных расчетов. Официальный валютный курс Банком России устанавливается ежедневно и публикуется либо в издании «Вестник Банка России», либо перечень курсов можно найти на его сайте cbr.ru. И только! Во всех остальных источниках курс валют не признается официальным;

• действует только в отношении расчетов по заключенным между организациями и (или) предпринимателями гражданско-правовым договорам. При этом не имеет значения предмет договора, т.е. поставка товаров, или выполнение работы, или сдача недвижимости в аренду, и т.д.;

• распространяется на гражданско-правовые обязательства, которые подлежат исполнению как в период действия самого договора, так и за пределами того срока, на который указанный договор заключен. Иными словами, например, поставка товара по договору должна быть закончена 16 января 2017 года и до этого же срока должна быть внесена оплата за товар. Но оплата поступает уже 17 января 2017 года. Таким образом, и на эти деньги независимо от срока их поступления тоже распространяется требования о соблюдении лимита при наличных расчетах.

Кроме установленного лимита в отношении наличной формы расчетов между юридическими лицами и (или) предпринимателями есть еще ряд немаловажных ограничений:

1. Расчеты в рублях через кассу между компаниями и (или) предпринимателями, а также между указанными лицами и обычными гражданами, по операциям с ценными бумагами, по аренде недвижимости, по выдаче или возврату займов и процентов по ним, по азартным играм, допускаются только при условии, что деньги для оплаты указанных расходов сняты с банковского счета компании или предпринимателя и поступили в их кассу.

Этот перечень тоже закрыт! А это означает, что за пределами данного списка направлений по использованию наличных средств выплаты производить даже при помощи снятых с банковского счета денег нельзя. Но при этом данное ограничение не распространяется на те виды выплат, которые разрешается производить из наличной выручки, поступившей сразу в кассу (оплата труда, под отчет, и т.д.). Т.е. если наличной выручки не хватает на реализацию целей, поименованных в п.2 Указания №3073-У, то предприятие или предприниматель вправе снять с расчетного счета деньги в кассу и потратить их на эти самые цели;

1. Кроме того, указанные виды наличных расчетов (аренда недвижимости, азартные игры, и т.д.) между юридическими лицами и (или) предпринимателями (!) могут осуществляться только с соблюдением действующего лимита по наличным расчетам, установленного ЦБ РФ. Но если в этих расчетах участвует обычный гражданин, то лимит на данные расчеты не распространяется. Например, возврат учредителю — физическому лицу – займа наличными может превышать 100 тысяч рублей.

На кого не распространяются положения Указания №3073-У?

Прежде всего, положения Указания №3073-У не касаются наличных расчетов, производимых в рублях и (или) в иностранной валюте, между физическими лицами. Но при этом указанные лица не должны быть зарегистрированы в качестве предпринимателей. Таким образом, не имеет значение суть этих расчетов. Например, можно купить у физического лица за наличные средства квартиру или автомобиль, и т.д. Главное – чтобы у гражданина не было регистрации в статусе предпринимателя. Т.е. он должен совершать данную операцию, как обычное физическое лицо!

Кроме того, Указание №3073-У не регулирует:

• банковские операции, которые проводятся в соответствии с российским законодательством, включая и нормативно-правовые акты самого Банка России;

• платежи, которые осуществляются в соответствии с таможенным и налоговым законодательством РФ. Например, уплата госпошлины может производиться наличными средствами, а ее величина вполне может превышать установленный лимит в 100 000 рублей.

Какие штрафы могут наложить, если нарушен порядок использования наличной выручки?

Самое главное наказание – это штрафы, предусмотренные статьей 15.1 КоАП РФ, в частности:

• для организаций – до 50 тысяч рублей;
• для предпринимателей и должностных лиц – до 5 тысяч рублей.

Однако за что будут наказывать? За наличные расчеты с другими предприятиями сверх лимитов, которые установлены Указанием Банка №3073-У. Остальные основания для начисления штрафа согласно статье 15.1 КоАП РФ связаны с несоблюдением Указания Банка №3210-У. Но это не означает, что следует вольно распоряжаться выручкой, поступившей в кассу предприятия. Дело в том, что и сам банк, в котором открыт расчетный счет предприятия, может наложить штраф. Правда, при условии, что в договоре с ним на расчетно-кассовое обслуживание прописаны санкции за нецелевой расход выручки.

Видео — правила наличных расчетов, кассовая дисциплина: