Нюансы в оформлении командировочных. Перечисляем денежные средства на «зарплатные» карточки сотрудников

Можно ли деньги на командировку переводить на зарплатную карту сотрудника

Из этой статьи вы узнаете:

1. Можно ли деньги на командировку перечислять на зарплатные карты работников.
2. Какие документы оформить, чтобы можно было свободно перечислять деньги на карточку.
3. Как подтвердить, что сотрудник потратил командировочные деньги по назначению.

Если у вас "упрощенка" с объектом "доходы".

Страница не найдена

Данная статья будет интересна всем работодателям, отправляющим своих сотрудников в командировку, в том числе и вам.

Чаще всего работодатели, отправляя своих сотрудников в командировку, выдают им наличные деньги на питание, проживание и прочие расходы. При этом оформляется расходный кассовый ордер на определенную сумму. Однако не всем это удобно. Сейчас все больше фирм, перечисляющих зарплату на карточки. И денег в кассе может просто не быть, потому что многие работают по безналичному расчету. Можно ли в таких случаях перечислять командировочные так же — непосредственно на зарплатную карту сотрудника? Ответ на этот вопрос долго был не ясен. Потому как однозначного запрета на подобные действия в нормативных документах нет, но и разрешений тоже. В такой ситуации бухгалтеры были вынуждены самостоятельно решать, как им быть, перечисляя деньги на зарплатную карту на свой страх и риск.

Важное обстоятельство. Перечислять командировочные на зарплатные карты сотрудников можно после того, как такая процедура будет закреплена внутренним документом. Например , об учетной политике.

Однако буквально на днях Минфин России совместно с Федеральным казначейством выработали однозначную позицию: перечислять командировочные на зарплатную карту можно, главное, чтобы порядок таких расчетов был должным образом оформлен (Письмо Минфина России N 02-03-10/37209, Федерального казначейства N 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013). Сразу отметим: несмотря на то, что это Письмо адресовано бюджетным учреждениям, его положения вполне можно распространить и на коммерческие фирмы. И мы предлагаем вам комментарий к этим разъяснениям.

Как оформить выдачу командировочных

Перечислять командировочные деньги на зарплатные карты сотрудников можно, только если такая возможность предусмотрена условиями договора, заключенного с банком. Например , там может быть прописано, что подотчетные средства, в том числе командировочные, перечисляются на зарплатную карту (п. 2.5 Положения, утвержденного Банком России от 24.12.2004 N 266-П). А если условиями договора с банком предусмотрено только перечисление зарплаты на карту, то перевод туда других сумм будет противоречить правилам ее использования. И может быть расценен как заработная плата. Тогда потребуется уплата НДФЛ, или же банк вовсе не пропустит подобный платеж.

Кроме того, возможность безналичных расчетов по командировкам вам следует закрепить во внутреннем документе фирмы (ст. 168 ТК РФ). Например , в учетной политике. Там можно прописать, что зарплатная карта может быть использована для оплаты командировочных расходов, если сотрудник получил аванс на командировку заблаговременно, до начала служебной поездки (Письмо Минфина России от 29.12.2011 N 14-01-07/1396-1966).

Не помешает и распоряжение руководителя о перечислении работнику аванса на командировку на его личную карту. Необходимость этого документа подтверждена судом (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2008 по делу N А52-174/2007). Ну и, конечно, у вас в наличии должны быть все документы, обосновывающие назначение платежа: приказ о направлении работника в командировку, командировочное удостоверение, документы о найме жилого помещения и пр. А чтобы налоговики и сотрудники внебюджетных фондов не расценили перечисленные на карту работника деньги как зарплату, всегда указывайте в назначении платежа "на командировочные расходы". Такое же основание поможет банку пропустить платеж.

На заметку. Чтобы банк пропустил платежку с суммой командировочных на зарплатную карту сотрудника, не забудьте указать в назначении платежа "на командировочные расходы".

Подтверждением тому, что работник не потратил деньги на личные нужды, будет его авансовый отчет с приложенными к нему подтверждающими документами. Для удобства можно разработать свою форму авансового отчета, предусмотрев в ней иные способы выдачи денег, а не только наличными.

Нюансы, требующие особого внимания. Аванс на командировку можно перечислять на зарплатную карту сотрудника. Главное, чтобы такая возможность была предусмотрена договором банка, а сам порядок был закреплен внутренним документом. Например , учетной политикой.

В платежке банка на перечисление аванса нужно указать назначение платежа "на командировочные расходы".

Н.Н.Титова

Эксперт журнала "Упрощенка"

Почти все о служебных командировках. оплата командировочных расходов на карточный счет работника. часть 7

В прошлых номерах мы подробно рассмотрели порядок бюджетного учета командировочных расходов как при командировках по России, так и при заграничных командировках.

Однако мы намеренно не затрагивали вопрос об оплате командировочных расходов с помощью банковских (пластиковых) карт, хотя в последнее время на практике такая схема получает все большее распространение, особенно при заграничных командировках. Ведь гораздо удобнее не выдавать подотчетные суммы наличными деньгами (в том числе и в наличной иностранной валюте), а перечислять необходимые суммы на карточные банковские счета работников.

Этому вопросу будет посвящена наша сегодняшняя статья.

О возможности применения такого варианта

Возможность возмещения расходов, связанных со служебными командировками, путем перечисления денежных средств на банковские счета работников — физических лиц, открытые для совершения операций с использованием банковских карт, подтверждается, в частности, Письмом Центрального банка РФ от 24.12.2008 N 14-27/513.

Конечно, во избежание возможных спорных ситуаций — например, чтобы ревизоры и налоговые инспекторы не посчитали, что перечисленная на счет работника сумма является заработной платой (подлежащей обложению НДФЛ и страховыми взносами), а не возмещением командировочных расходов — учреждению следует прописать возможность выдачи денег под отчет в безналичном порядке (с использованием банковских карт сотрудников) во внутренних документах (в локальных нормативных актах), например в Положении о командировках, или в Положении о расчетах с подотчетными лицами, или в коллективном договоре.

Кстати, в том же Письме Центрального банка РФ подчеркивается, что если организация коллективным договором или своим локальным нормативным актом предусмотрела возможность перевода денег на командировочные расходы на банковские карты сотрудников, у банка нет оснований не пропускать такой платеж.

Да и судьи тоже подтверждают возможность использования личных счетов работников. Например , в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2008 по делу N А52-174/2007 судьи не согласились с налоговыми инспекторами, решившими, что, раз денежные средства перечислялись на "зарплатную" банковскую карту работника организации и снимались с нее, данные выплаты надо считать заработной платой, и, соответственно, доначислившими ЕСН, НДФЛ, взносы на ОПС, пени и штрафы. Поскольку организация представила авансовые отчеты на часть данных выплат и приходный кассовый ордер на возврат части неизрасходованного аванса, а также приказ директора, разрешающий выдачу денег под отчет из кассы и с расчетного счета на банковскую карту подотчетного лица, и, кроме того, так как платежные поручения на перечисление денежных сумм не содержали указания на то, что это заработная плата, суд пришел к выводу об отсутствии у налогового органа достаточных оснований для признания сумм, выданных обществом работнику, заработной платой работника.

Бюджетный учет

Конечно, применение подобной схемы приведет к тому, что записи в бюджетном учете будут отличаться от тех, которые составляются при выплате аванса на командировочные расходы наличными деньгами.

Если выдается аванс на командировку

В соответствии с п. 166 Инструкции по бюджетному учету, утвержденной Приказом Минфина России от 30.12.2008 N 148н, авансы под отчет должны выдаваться по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается. На этом заявлении работник бухгалтерии должен проставить соответствующий счет аналитического учета счета КРБ 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" и сделать отметку об отсутствии за данным подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам.

Этот порядок применим и в случае, когда аванс выплачивается наличными деньгами, и в ситуации, когда выплата аванса на командировочные расходы производится путем безналичного перевода средств на банковский карточный счет работника (например, на его зарплатную карту).

Значит, для получения аванса работник должен написать заявление на имя руководителя бюджетного учреждения, который в свою очередь санкционирует выдачу аванса путем перечисления денег на карточку, что и исполняет бухгалтерия.

Перечисление аванса на командировочные расходы на карточный банковский счет работника (в безналичном порядке) при подобной схеме расчетов отражается следующими записями:

операции	Бухгалтерская запись
	по бюджетной деятельности	по приносящей доход деятельности
Выплачен в безналичном порядке (путем перечисления на карточный банковский счет работника) аванс на командировку в части суточных	Дебет КРБ 120802560 "Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по прочим выплатам" Кредит КРБ 130405212 "Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами по прочим выплатам"	Дебет КРБ 220802560 "Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по прочим выплатам" Кредит КИФ 220101610 "Выбытия денежных средств учреждения со счетов". Одновременно отражается увеличение забалансового счета 18 "Выбытия денежных средств со счетов учреждений" по подстатье 212 КОСГУ
Выплачен в безналичном порядке (путем перечисления на карточный банковский счет работника) аванс на командировку в части оплаты расходов на проезд	Дебет КРБ 120805560 "Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных Кредит КРБ 130405222 "Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами по оплате транспортных услуг"	Дебет КРБ 120805560 "Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных услуг" Кредит КИФ 220101610 "Выбытия денежных средств учреждения со счетов". Одновременно отражается увеличение забалансового счета 18 "Выбытия денежных средств со счетов учреждений" по подстатье 222 КОСГУ
Выплачен в безналичном порядке (путем перечисления на карточный банковский счет работника) аванс на командировку в части оплаты расходов по найму жилого помещения	Дебет КРБ 120809560 "Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих работ, Кредит КРБ 130405226 "Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами по оплате прочих работ, услуг"	Дебет КРБ 220809560 "Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих работ, услуг" Кредит КИФ 220101610 "Выбытия денежных средств учреждения со счетов". Перечисление командировочных на зарплатную карту. Необходимые условия Одновременно отражается увеличение забалансового счета 18 "Выбытия денежных средств со счетов учреждений" по подстатье 226 КОСГУ

В подтверждение расходов, оплаченных при помощи банковской карты, работники должны представлять не только "стандартные" документы: проездные билеты, квитанции из гостиниц, накладные при покупке материальных ценностей и т.д., но и специальные документы (слипы), подтверждающие факт применения карты в расчетах (как правило, слипы распечатываются при совершении операции с картой в гостинице, торговой организации и т.д. в подтверждение совершенной операции), а также выписки банка по счету, подтверждающие факт списания денежных средств со счета в оплату тех или иных услуг и товаров.

Порядок представления документов при использовании банковских карт рекомендуется отразить в учетной политике или в ином локальном акте учреждения.

Списание произведенных командировочных расходов в случае, если они оплачены с использованием банковских карт работников, производится точно так же, как и при выплате аванса на командировочные расходы наличными деньгами.

Пример 1 . Работник учреждения направлен в служебную командировку. Расходы на командировку финансируются за счет средств бюджета.

Ему выплачивается аванс на командировочные расходы в сумме 6900 руб., в том числе:

• суточные — 800 руб.;
• средства на приобретение проездных билетов — 5000 руб.;
• средства на оплату расходов по найму жилого помещения — 1100 руб. Выплата аванса в соответствии с внутренними положениями учреждения производится путем перечисления средств на банковский карточный счет работника.

В соответствии с утвержденным руководителем учреждения авансовым отчетом работника и приложенными к нему документами фактические расходы на командировку составили:

• суточные — 800 руб.;
• стоимость проездных билетов — 4860 руб. (приложены билеты, оплаченные наличными деньгами, которые работник снял с карты в банкомате);
• плата за предоставление постельных принадлежностей — 140 руб. (приложена квитанция об оплате наличными);
• стоимость проживания в гостинице — 1100 руб. (оплачено при помощи карты, приложена квитанция из гостиницы, слип, выписка банка по счету работника о списании денежных средств в пользу гостиницы).

Расчеты с командированным работником бухгалтер отразил так:

		Корреспонденция счетов
Переведены денежные средства работника в части суточных		КРБ 120802560	КРБ 130405212
Переведены денежные средства с лицевого счета на банковский счет работника в части средств на приобретение проездных билетов		КРБ 120805560	КРБ 130405222
Переведены денежные средства с лицевого счета на банковский счет работника в части средств на оплату расходов по найму жилого помещения		КРБ 120809560	КРБ 130405226
Списаны суточные		КРБ 140101212	КРБ 120802660
Списаны фактические расходы на (4860 руб. + 140 руб.)		КРБ 140101222	КРБ 120805660
Списаны расходы по найму жилого помещения		КРБ 140101226	КРБ 120809660

В случае если фактические расходы отличаются от суммы выплаченного аванса (имеются экономия или перерасход), урегулирование разницы производится по согласованию между работником и руководителем учреждения.

Например , если имеется перерасход, он может быть возмещен наличными из кассы или путем перечисления разницы на тот же банковский счет работника. А если у работника осталась неиспользованная сумма, можно предусмотреть, чтобы он внес ее наличными в кассу учреждения, либо удержать ее из заработной платы работника.

Если расходы возмещаются постфактум

Действующее законодательство предусматривает обязанность работодателя выдавать работнику при его направлении в командировку денежный аванс на оплату расходов, связанных со служебной командировкой. В частности, такое требование содержится в п. 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.

Однако иногда на практике складываются такие ситуации, когда командированный работник тратит свои личные средства, то есть, строго говоря, кредитует учреждение. При этом его нельзя считать поставщиком (кредитором) и Инструкцией по бюджетному учету не предусмотрено иных счетов для учета расчетов с подотчетными лицами, кроме счета КРБ 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами". Значит, именно этот счет должен использоваться для отражения операций вне зависимости от того, выдавался командированному работнику аванс или нет.

Основанием для возмещения расходов помимо утверждаемого руководителем авансового отчета с приложенными к нему оправдательными документами будет заявление работника на выплату ему возмещения (в том числе и на его карточный счет). Кроме того, целесообразно прописать возможность и случаи возмещения командировочных расходов, производимых работником за счет собственных средств, в коллективном договоре или других локальных нормативных актах.

Пример 2 . Изменим условия примера 1 и предположим, что командировка была срочной и работник оплатил расходы за счет собственных средств. Руководителем учреждения принято решение о возмещении работнику расходов путем перечисления соответствующих сумм на его зарплатную карту. Работник написал соответствующее заявление на имя руководителя учреждения.

В этом случае операции отразятся так:

		Корреспонденция счетов
Начислены суточные		КРБ 140101212	КРБ 120802660
Отражены фактические расходы на проезд — стоимость проездных билетов и плата за постельные принадлежности (4860 руб. + 140 руб.)		КРБ 140101222	КРБ 120805660
Отражены расходы по найму жилого помещения		КРБ 140101226	КРБ 120809660
Переведены денежные средства с лицевого счета на банковский счет на командировку в части суточных		КРБ 120802560	КРБ 130405212
Переведены денежные средства с лицевого счета на банковский счет работника в возмещение расходов на проезд		КРБ 120805560	КРБ 130405222
Переведены денежные средства с лицевого счета на банковский счет работника в возмещение расходов по найму жилого помещения		КРБ 120809560	КРБ 130405226

На заметку. Разъяснения по командировкам

Нередко командированный работник за свой счет хочет остаться в месте командировки после ее окончания еще несколько дней (например, на выходные), в связи с чем дата окончания командировки не совпадает с датой, указанной в обратном билете. Командирование работника экономически обоснованно и документально подтверждено.

В Письме от 16.08.2010 N 03-03-06/1/545 Минфин России дал развернутый, но не совсем однозначный ответ по данному запросу. Неоднозначность касается главным образом налогообложения НДФЛ сумм, израсходованных на билеты.

В Письме от 06.09.2010 N 03-04-06/6-205 разъяснено, как рассчитать НДФЛ с суточных за последний день загранкомандировки. В целях определения суммы суточных, освобождаемых от налогообложения, суточные за последний день командировки принимаются в размере 700 руб. Очередные разъяснения по электронным билетам даны в Письме Минфина России от 16.08.2010 N 03-03-07/27.

Н.Н.Шишкоедова

Консультант-эксперт

Издательского Дома "Советник бухгалтера"

Инициатива поездки работника в командировку всегда исходит от работодателя, ведь в ее процессе будут решаться рабочие вопросы (исходя из определения служебной командировки в ст.166 ТК). Поэтому организация должна обеспечить сотрудника всем необходимым для поездки, прежде всего – денежными средствами. Права работников защищает Трудовой кодекс, где в ст.168 говорится, что командированному лицу должна быть произведена выдача денег на командировку — на проезд, наем жилья и суточные. Сколько выплатить – зависит от предполагаемых расходов и длительности поездки.

Командировкам также посвящено Постановление Правительства от 13.10.2008г. №749, где в п.10 прямо предусматривается, что выдача аванса на командировку обязательна. Т.е. за свой счет сотрудник отправляться не должен.

Конкретная выдаваемая сумма должна исходить из предварительной оценки расходов на билеты и проживание, а также из величины суточных, установленной локальным нормативным актом организации.

1. Заявление на выдачу аванса на командировочные расходы

2. Заявление на выдачу подотчета от директора

3. Заявление на выдачу аванса на карту

4. Выдача командировочных расходов из кассы

5. Проводки по авансу на командировочные расходы

6. Командировка без аванса

Итак, идем по порядку. Если у вас нет времени читать длинную статью, посмотрите короткое видео ниже, из которого вы узнаете все самое важное по теме статьи.

(если видео видно нечетко, внизу видео есть шестеренка, нажмите ее и выберите Качество 720р)

Более подробно, чем в видео, разберем тему аванса на командировку далее в статье.

1. Заявление на выдачу аванса на командировочные расходы

Итак, если работник собрался в командировку, то ему необходимо выдать денежные средства. Но просто так взять деньги и отдать их работнику не получится.

Первый шаг, который нужно сделать, и о котором нам говорит п.6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014г. №3210-У, это написание заявления . Поскольку выдача денег на командировку производится с составлением расходного кассового ордера (РКО), а он оформляется только согласно заявлению, на его основании.

Типовой формы такого заявления нет, Указание лишь сообщает нам о том, что в нем обязательно должно присутствовать :

• сумма наличных денег;
• срок выдачи наличных денег;
• подпись руководителя;
• дата.

Заявление пишется как обычно, на имя директора или лица, которому делегировано принимать решения на выдачу денежных средств под отчет. Также в заявлении обязательно указывается, на какие цели деньги должны быть выданы. Для обоснования суммы могут приводиться и расчеты.

Как может быть заполнено заявление на выдачу аванса на командировочные расходы, можно видеть на примере ниже.

Директору ООО «Альбатрос»

Ястребову Я.Я.

от инженера Орлова О.О.

Прошу выдать под отчет наличные денежные средства в размере 10 000 (десять тысяч) рублей на командировочные расходы на срок 7 (семь) календарных дней.

27.06.2016 Орлов Орлов О.О.

Бухгалтер Карасева Карасева К.К.

Выдачу разрешаю:

Директор Ястребов Ястребов Я.Я.

Перед тем как руководитель подпишет заявление, надо определиться, существует ли за работником задолженность по предыдущим подотчетным суммам. Если да, то заявление принимать нельзя. Прежде работник должен погасить задолженность по предыдущему авансу.

В связи с этим на листке с заявлением уместно предусмотреть визу работника бухгалтерии, который поставит отметку о наличии или отсутствии задолженности работника по предыдущим авансам.

После того как заявление получило визу от бухгалтерии, руководитель может его подписать.

2. Выплата аванса на командировку директору — нужно заявление?

В командировки ездят не только рядовые работники организации, но и сам директор. Никаких исключений для него Указание не делает, из чего можно сделать вывод, что и для него написание заявления – процедура обязательная.

Тогда получается, что он сам пишет и сам подписывает? Потому что в Указании также сказано, что в заявлении подпись руководителя должна быть. В таких ситуациях было бы логичнее составить приказ, но его составление Указанием не предусмотрено, а написано прямо – заявление.

Поэтому заявление на выдачу подотчета от директора необходимо, он его и пишет, и подписывает. Может это и выглядит странно, но ошибкой точно не является. И к тому же формулировки в заявлении можно немного подправить и оно уже будет выглядеть гораздо логичнее. Пример ниже.

В ООО «Альбатрос»

от директора Ястребова Я.Я.

Заявление о выдаче денег под отчет

Необходимо выдать под отчет наличные денежные средства в размере 10 000 (десять тысяч) рублей на командировочные расходы на срок 7 (семь) календарных дней.

директор Орлов Орлов О.О.

Состояние расчетов с работником по ранее выданным суммам:

Задолженность работника по ранее выданным подотчетным суммам отсутствует.

Бухгалтер Карасева Карасева К.К.

Проще обстоят дела в крупных компаниях, где сам генеральный директор заявление на подотчет не подписывает, а полномочия по этому вопросу делегированы другому сотруднику, например, финансовому директору. Поэтому в такой ситуации гендиректор будет заявление писать, а финдиректор подписывать.

Помните, что заявление – обязательный документ. Если происходит выдача денег на командировку без него, то существует риск назначения штрафа до 50 тыс. руб. по ст. 15.1 КоАП.

3. Заявление на выдачу аванса на карту

В некоторых случаях работнику удобнее получить подотчетные деньги не наличными, а на пластиковую карту. Возникает вопрос, нужно ли для этого писать заявление? Если буквально следовать Указанию, то заявление обязательно, только если деньги выдают наличными (п.6.3 Указания).

Но Минфин в своих разъяснениях (письмо от 25.08.14 № 03-11-11/42288) придерживается другого мнения и уточняет, что нужно взять письменное заявление даже в том случае, если деньги будут перечислены на карту. Хотя бы потому, что в нем будут указаны реквизиты для перечисления.

Директору ООО «Альбатрос»

Ястребову Я.Я.

от инженера Чайкина А.А.

Заявление о выдаче денег под отчет

Прошу перевести на мою банковскую карту денежные средства под отчет в размере 10 000 (десять тысяч) рублей на командировочные расходы на срок 7 (семь) календарных дней.

Реквизиты банковской карты:

Название банка: ПАО «Промсвязьбанк»

БИК: 045402790

Кор/счет: 30101810800000000790

Номер лицевого счета: 40817840500409007051

27.06.2016 Чайкин Чайкин А.А.

Состояние расчетов с работником по ранее выданным суммам:

Задолженность работника по ранее выданным подотчетным суммам отсутствует.

Бухгалтер Карасева Карасева К.К.

Перечисление разрешаю:

Директор Ястребов Ястребов Я.Я.

К тому же такое заявление подтвердит, что на карту перечислены именно подотчетные деньги , а не иные доходы. А с доходов нужно удерживать НДФЛ. Также не забудьте при перечислении в назначении платежа указать, что это подотчетные деньги.

Если у вас есть Положение о выдаче денежных средств под отчет, то пропишите в нем, что денежные средства сотрудникам могут выдаваться как наличными, так и на карты. Пример формулировок ниже.

Денежные средства под отчет на командировки и хозяйственные расходы выдаются наличными из кассы или перечисляются на банковские карты сотрудников.

Способ выдачи средств регулирует директор в каждом конкретном случае.

Независимо от способа получения денег (наличными или на карту) неизрасходованные суммы сотрудники возвращают наличными в кассу компании.

4. Выдача командировочных расходов из кассы

Итак, заявление вы составили. Следующий шаг – непосредственно выдача денег на командировку из кассы. На основании заявления бухгалтер оформляет и подписывает расходный кассовый ордер по форме КО-2 (утверждена постановлением Госкомстата от 18.08.98г. №88).

В РКО также есть поле для подписи руководителя. Но если на заявлении руководитель уже расписался и выдача разрешена, то на РКО его подпись не обязательна. Но для порядка можно поставить и ее.

Порядок действий при выдаче детально прописан в п.6.1-6.3 Указания.

Денежные средства выдаются или лично командированному работнику, или другому лицу по доверенности, по предъявлению паспорта. Доверенность на разовую выдачу прикладывается к РКО. Доверенность на несколько выдач, то к РКО прикладывается заверенная копия, а оригинал хранится у кассира.

Данные паспорта лица, получившего деньги указываются в РКО. Даже если получатель – сам работник, данные паспорта все равно должны быть указаны.

После того как получатель идентифицирован, порядок действий следующий:

1. Кассир готовит нужную сумму денег.
2. Получатель расписывается в РКО и указывает сумму прописью, если она не напечатана.
3. Кассир пересчитывает деньги еще раз на виду у получателя и передает их.
4. При необходимости получатель сам на виду у кассира пересчитывает деньги
5. Кассир подписывает РКО.

Командировочные из кассы организации могут быть выданы из денежных средств:

• полученных с расчетного счета организации
• поступивших в кассу от продажи товаров, работ, услуг.

Выдавать аванс на командировку из средств, которые приняты от граждан в качестве платежей в пользу других лиц, нельзя.

Перечисление подотчетных денег на карту производится путем отправки в банк платежного поручения, в котором указаны реквизиты получателя, отраженные в заявлении работника, и в назначении определен этот платеж как подотчетная сумма.

5. Проводки по авансу на командировочные расходы

Теперь давайте посмотрим, как отражается выдача денег на командировку в бухгалтерском учете. Проводки по авансу на командировочные расходы будут очень простыми:

1. Деньги выдаются из кассы:

Дебет 71 – Кредит 50

1. Деньги перечисляются на карту:

Дебет 71 – Кредит 51

Пример

Заместителю директора ООО «Альбатрос» Филинову С.С. 27 июня выданы денежные средства из кассы под отчет на командировку на основании приказа на командировку и заявления.

Обратите внимание, что кроме обычных банковских карт (в основном это зарплатные карты) сотрудников для выдачи под отчет могут использоваться и корпоративные карты. Деньги на нее перечисляются с расчетного счета и учитываются на отдельном спецсчете:

Дебет 55 – Кредит 51

В этом случае в момент выдачи работнику карты проводка по выдаче под отчет не делается. И только когда работник что-либо этой картой оплатит или снимет с нее деньги, появится проводка по выдаче денег под отчет:

Дебет 71 – Кредит 55

Порядок работы с корпоративными картами прописывается в локальном нормативном акте организации.

Пример

Начальнику службы снабжения ООО «Альбатрос» Перепелкину П.П. 27 июня выдали корпоративную карту для оплаты командировочных расходов. 28 июня он снял с карты наличные в сумме 2000 руб. 29 июня картой оплачена гостиница 5000 руб. Выписка банка подтверждает списание средств с карты.

Сделаны бухгалтерские проводки:

6. Командировка без аванса

Однако выдача денег на командировку не всегда проходит идеально гладко. Подпортить дело могут такие ситуации:

1. У организации нет в кассе наличных денег для выдачи по причине:

• временных финансовых трудностей
• экстренного характера командировки, когда снять наличные со счета уже нет времени.

1. Деньги в кассе есть, но директору нужно было срочно уехать в командировку, и решать вопрос с выдачей аванса было некогда.

При этом получается, что сотруднику аванс из кассы не выдается и он едет за свой счет, т.е. это командировка без аванса. Впоследствии по приезду расходы будут компенсированы. Является ли это нарушением?

Да, это нарушение ст.168 ТК, поскольку выдавать аванс на командировочные расходы перед поездкой обязательно. За командировку без аванса грозит ответственность за нарушение законодательства о труде (ст.5.27 КоАП):

— административный штраф на должностное лицо или ИП: в сумме 1000-5000 руб.;

— административный штраф на юрлицо: в сумме: 30000-50000 руб.

Как выдать деньги из кассы на командировку в программе 1С: Бухгалтерия 8 ред. 3.0 смотрите в видеоуроке:

А как выдаются деньги на командировку в вашей организации — наличными или на карту? Сталкивались ли вы со сложностями в оформлении выдачи? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!

Выдача денег на командировку наличными и на карту

Подотчет на карту сотрудника с расчетного счета можно перечислять только после надлежащего оформления документации. О подробностях читайте далее.

Можно ли осуществлять выдачу подотчета на карту сотрудника?

В законодательстве РФ нет отдельного нормативного документа, устанавливающего порядок выдачи подотчетных средств на карту сотрудника. Известное бухгалтерам указание Банка России «О порядке ведения кассовых операций ЮЛ и ИП» от 11.03.2014 № 3210-У регулирует выдачу подотчета только в наличной форме.

Но опираясь на положение ЦБ РФ «Об эмиссии платежных карт» от 24.12.2004 № 266-П, можно сделать вывод: организации и ИП вправе оплачивать свои расходы через карту, оформленную на уполномоченное ими физлицо (пп. 1.5, 2.5). Эта позиция подтверждается официальными разъяснениями Минфина РФ:

• письмом от 21.07.2017 № 09-01-07/46781;
• письмом от 25.08.2014 № 03-11-11/42288;
• письмом от 05.10.2012 № 14-03-03/728.

В положении ЦБ от 24.12.2004 № 266-П также представлен список расходов, которые организациям и ИП разрешено оплачивать через карту уполномоченного физлица (см. п. 2.5):

• оплата расходов, связанных с деятельностью организации (ИП) на территории РФ;
• оплата командировочных и представительских расходов на территории РФ и за ее пределами;
• проведение иных операций, не запрещенных законодательством РФ.

Документальное оформление выдачи денег в подотчет на карточку сотрудника

Перечисленные на карту сотрудника подотчетные денежные средства проверяющие инспекторы из ФНС, ПФР и ФСС могут легко отнести к его заработной плате. Итогом станет доначисление зарплатных налогов, страховых сборов и штрафных санкций. Чтобы избежать этих неприятностей, необходимо изначально зафиксировать в документальной форме обоснованность выдачи подотчета на карту сотрудника.

В первую очередь в учетную политику или в инструкцию по использованию подотчетных сумм надо внести следующие положения:

«Выдача денежных средств под отчет может производиться как в наличной, так и в безналичной форме.

При безналичной форме расчетов с подотчетными лицами денежные средства перечисляются на их зарплатные или личные карты с расчетного счета организации.

Возврат неиспользованных подотчетных средств может быть осуществлен в безналичной форме — в виде перевода с карты подотчетного лица на расчетный счет организации — или в наличной форме — в виде передачи наличных денежных средств в кассу организации».

Затем нужно ввести в действие приказ о подотчетных лицах и зафиксировать в нем список должностных лиц, которые могут получить денежные средства в подотчет. При небольшом рабочем штате удобнее будет указать просто перечень должностей без личных данных сотрудников. В таком случае не придется переделывать приказ при смене сотрудников.

С образцом приказа можно ознакомиться в нашей статье «Составляем приказ о подотчетных лицах - образец 2018-2019» .

Следующим документальным обоснованием предоставления подотчетных средств на карту будет личное заявление сотрудника или приказ руководителя о выдаче денежных средств под отчет. Законодательство разрешает оформлять только один из этих документов.

Подробнее о действующих правилах выдачи денег под отчет читайте .

К обязательным реквизитам заявления (приказа) о выдаче подотчета на карту относятся:

• цель получения подотчетных денег;
• сумма запрашиваемого подотчета;
• банковские реквизиты карты, на которую производится выдача подотчета;
• период, на который предоставляются подотчетные деньги;
• разрешительная подпись руководителя (или лица, которое может подписывать подобные документы по доверенности от руководителя);
• подпись подотчетного лица;
• дата составления.

Ниже представлены готовые образцы заявления и приказа на выдачу подотчета на карту.

Срок представления авансового отчета по подотчету, выданному на карту сотрудника, в отличие от подотчета, выданного наличными, законодательством РФ не установлен. Чтобы сотрудники, получившие безналичный подотчет, своевременно сдавали авансовые отчеты, в приказе на выдачу подотчета или инструкции для подотчетных лиц добавьте положение:

«По денежным средствам, полученным под отчет безналичным способом, авансовый отчет предоставляется в срок не позднее 3 рабочих дней после окончания периода, на который выданы подотчетные средства».

Для доказательства того, что произведенные расходы были оплачены за счет полученных на карту подотчетных сумм, к авансовому отчету нужно приложить чеки с информацией по карте. Это могут быть как чеки, выданные продавцом при оплате картой товаров или услуг, так и чеки, распечатанные банкоматом при получении с карты наличных денег.

С порядком составления авансового отчета ознакомьтесь в этой статье .

Что указывать в назначении платежа при выдаче подотчета на карту сотрудника?

При перечислении подотчетных денег на карту сотрудника в поле (24) платежного поручения наиболее емко указывайте их назначение. Тогда при получении налоговых запросов будет легче найти все подтверждающие документы (заявления, приказы, авансовые отчеты). К примеру:

«Выдача под отчет на покупку проездных билетов по заявлению от 28.02.2019 № 124».

Все остальные реквизиты заполняются в обычном порядке.

С правилами и образцом заполнения платежных поручений ознакомьтесь в этой статье .

Проводки по перечислению денежных средств на карту сотрудника в подотчет

Выдача подотчетных средств на карту сотрудника в бухучете фиксируется следующей проводкой:

Дт 71 Кт 51 (52).

При возврате неиспользованных подотчетных средств наличными через кассу делается запись:

Дт 50 Кт 71.

При перечислении неиспользованного подотчета безналичным способом — с карты сотрудника на расчетный счет фирмы — вносится запись:

Дт 51 (52) Кт 71.

Полный перечень проводок при выдаче подотчетных сумм, в том числе если они требуются для командировки, читайте в этом материале .

Итоги

В законодательстве РФ нет ни запретов, ни четких инструкций по предоставлению подотчета на карту сотрудника. Поэтому организации и ИП должны сами определять порядок выдачи подотчета на карту. Основная цель этого порядка — документальное подтверждение правомерности выдачи и надлежащего использования подотчетных сумм. Иначе выданный на карту подотчет будет отнесен проверяющими органами к налогооблагаемому доходу сотрудника.

Денежные средства, выдаваемые , можно перечислять на «зарплатную» карту.

Примечание : Письмо Минфина России и Федерального казначейства от 10.09.13 № 02-03-10/37209 и № 42-7.4-05/5.2-554

Положением об эмиссии банковских карт, утвержденным Банком России от 24.12.04 № 266-П регулируется перечень операций, которые физические и юридические лица могут проводить по банковским картам. Там сказано, что уполномоченный работник может оплачивать банковской картой организации хозяйственные расходы (в том числе затраты по поставке товаров, выполнению работ, оказанию услуг, командировочные расходы).

Но в такой ситуации перечисление подотчетных сумм на карту организации создает некоторые неудобства. Поскольку при оплате командировочных расходов потребуется открывать корпоративные карточные счета для каждого из подотчетных лиц, направляемых в командировку. Кроме того, чтобы компенсировать сотрудникам документально подтвержденные расходы - для этого понадобится получать наличные с использованием карты организации с последующей выдачей наличных денег сотруднику из кассы организации.

В связи с этим возникает вопрос:

можно ли перечислять указанные подотчетные суммы на командировку и компенсации подтвержденных расходов не на корпоративные карты, а на «зарплатные» карты работников?

Примечание : Зарплатная карта работника - это платиковая карта, на которую бухгалтерия перечисляет зарплату работника. Это удобно, потому что наличие зарплатной карты экономит время бухгалтерии и деньги на обналичивание

Это можно делать, и в Минфине и Федеральном казначействе не видят препятствий для этого. «В целях минимизации наличного денежного обращения », а также принимая во внимание нецелесообразность выдачи карт организации каждому командированному сотруднику и специфику осуществления расходов, связанных с компенсацией подтвержденных расходов, указанные авторы письма считают возможным перечислять указанные выше подотчетные средства на карты работников.

Примечание : Главное, чтобы порядок выплаты подотчетных средств был закреплен в учетной политике организации.

Зарплатная карта - это карта для получения зарплаты

Зарплатная карта - банковская пластиковая карта, которая используется для выплаты заработной платы и других денежных начислений (премий, командировочных, материальной помощи и т.д.) сотруднику организацией, заключившей договор на обслуживание с банком в рамках зарплатного проекта.

Обычно, для зачисления заработной платы выпускаются дебетовые карты, но зачастую банки устанавливают к таким карточкам лимит овердрафта в размере от двух и более зарплат.

Используя зарплатную карту работник организации также может получить доступ к системе интернет-банк, которая позволяет отслеживать состояние зарплатной карты и делать разные платежи в любое время через интернет.

Функциональные возможности зарплатных карт такие же, как и у обычных дебетовых или дебетовых с разрешенным овердрафтом. Каких-либо ограничений при использовании зарплатных банковских карт не устанавливается.

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ССЫЛКИ по теме

1. 
   Руководитель вправе установить любой срок, в течение которого деньги могут находиться у подотчетника. Но пока сотрудник не отчитается по полученным средствам, выдавать ему следующий аванс нельзя.

Организация заключила с банком «договор по эмиссии, выдаче и обслуживанию расчетных (дебетовых) банковских карт работников организации», именуемый кратко «договором зарплатного проекта». Банк выдает работникам банковские карты Visa Classic и открывает специальные карточные счета для перечисления заработной платы работникам. Можно ли на эти карты перечислять работникам не только зарплату, но и суммы займов, командировочные и подотчетные суммы?

Цель зарплатных проектов - чисто экономическая. За счет выпуска больших партий карт, организации порядка документооборота при перечислении зарплат, переложения большей части расходов по обслуживанию карт с физических лиц на их работодателей банк снижает свои издержки. Организация-работодатель снижает издержки за счет уменьшения количества наличных расчетов. При этом, выдавая карточку зарплатного проекта физическому лицу, банк все равно заключает с ним договор банковского счета.

В силу п. 3 ст. 845 ГК РФ банк не вправе определять и контролировать направления использования денежных средств клиента и устанавливать другие не предусмотренные законом или договором банковского счета ограничения его права распоряжаться денежными средствами по своему усмотрению. Причем банк обязан совершать для клиента операции, предусмотренные для счетов конкретного вида законом, установленными в соответствии с ним банковскими правилами и применяемыми в банковской практике обычаями делового оборота, если договором банковского счета не предусмотрено иное (ст. 848 ГК РФ).

Обращение банковских карт в России регулируется Положением об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденным Банком России от 24.12.2004 № 266-П (далее - Положение). Согласно данному документу физическое лицо вправе осуществлять по своему банковскому карточному счету рублевые операции, в отношении которых законодательством не установлен запрет (ограничение) на их совершение.

Порядок деятельности банка при осуществлении расчетов с использованием платежных карт определяется, кроме того, внутрибанковскими правилами (п. 1.11 Положения). Как раз на основании таких правил банк, в частности, и заключает договоры зарплатных проектов. Поэтому в данном договоре может устанавливаться (или, наоборот, ограничиваться) и право организации зачислять на счета карт зарплатного проекта какие-либо «незарплатные» суммы.

Согласно ст. 168 ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. При этом унифицированная форма авансового отчета № АО-1, утвержденная постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55, предусматривает выдачу денег в подотчет лишь наличными. Однако организация может разработать свою форму авансового отчета с учетом иных способов получения и возврата подотчетных сумм (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Соответственно, в учетную политику организации целесообразно включить порядок расчетов с использованием банковских карт с работниками, в том числе и в случаях выдачи подотчетных сумм, командировочных и займов (ч. 2 ст. 8 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 4 ПБУ 1/2008).

Исходя из приведенных норм, а также с учетом позиции контролирующих органов и арбитражной практики (см. письма Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42288 , от 29.12.2011 № 14-01-07/1396-1966, Казначейства России от 26.07.2011 № 42-7.4-05/5.2-500, Минфина России № 02-03-10/37209 и Казначейства России № /42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013, ЦБ РФ от 24.12.2008 № 14-27/513, постановления Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 05.04.2011 № А05-11476/2010, ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2008 № А52-174/2007) можно сделать следующий вывод.

Организация вправе перечислять командировочные, другие подотчетные суммы, а также суммы займов работникам на их зарплатные карты:

Если это не запрещено договором зарплатного проекта;

Если это согласуется с положениями учетной политики организации о порядке документооборота при расчетах с работниками;

Если это не противоречит положениям коллективного договора или локальному нормативному акту организации о порядке возмещения командировочных расходов.

Причем, по мнению Минфина, в платежных поручениях на перечисление подотчетных средств нужно указывать, что они являются подотчетными. Кроме того, организации необходимо получить от сотрудника письменное заявление о перечислении подотчетных сумм на его личную банковскую карту с указанием реквизитов, а сотруднику к авансовому отчету необходимо приложить документы, подтверждающие оплату банковской картой.

Все подобные «перестраховочные» действия помогут в случае необходимости доказать проверяющим из ИФНС и внебюджетных фондов, что перечисленные на зарплатную карточку деньги не являются зарплатой, с которой ошибочно не был удержан НДФЛ и на которую не были начислены страховые взносы.