12.02.2018, 17:02

В связи с производственной необходимостью принято решение об отправке одного из работников в командировку. Так как это первая служебная поездка за долгое время, у кадрового специалиста возник ряд вопросов, связанных с ее организацией и документальным оформлением в 2018 году. Например, когда выплачивать суточные при командировке? Специально для наших читателей мы подготовили ответ на этот вопрос.

Командировочные расходы нужно возместить

Любая командировка связана с расходами. Так как сотрудник направляется в служебную поездку по инициативе организации, то понесенные им расходы должны быть возмещены. В частности, нужно компенсировать:

• расходы на проезд;
• расходы по найму жилья;
• суточные – дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства;
• иные расходы, понесенные в командировке по согласованию с администрацией.

Суточные – это компенсационная выплата сотруднику, связанная с пребыванием вне места его постоянного жительства. В целом логично возместить работнику издержки, вызванные проживанием в непривычном месте в интересах работодателя. Например, затраты на организацию питания и удовлетворения других ежедневных нужд.

Напомним, что суточные в пределах 700 рублей/день при командировках по РФ и 2500 рублей/день при загранкомандировке не облагаются НДФЛ и страховыми взносами (абз. 10 п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ).

Суточные выплачивают авансом

Направляя сотрудника в служебную поездку в интересах работодателя, нельзя заставлять его тратить собственные деньги. Поэтому ответ на вопрос, когда выплатить суточные, до командировки или после, будет однозначным. Суточные нужно выплатить заранее! Таково требование трудового законодательства (п. 10 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749).

Таким образом, ответ на вопрос о выплате суточных до или после командировки имеет однозначный ответ. Деньги нужно выплатить заранее.

Нина Ковязина , заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

Размер суточных

Суточные платить обязательно. Порядок и размер возмещения командировочных расходов, в том числе и суточных, можно установить самостоятельно. Достаточно закрепить их приказом руководителя или указать в коллективном (трудовом) договоре. Это предусмотрено в части 4 статьи 168 Трудового кодекса РФ.

Пример оформления в коммерческой организации приказа об установлении норм суточных

В ООО «Альфа» приказом установлены нормы суточных по командировкам сотрудников по России и за границу.

НДФЛ

Суточные нормируются только при расчете НДФЛ. Так, не облагаются этим налогом суточные в пределах:

• 700 руб. в день – при командировке по России;
• 2500 руб. в день – при загранкомандировке.

Суточные сверх этой нормы облагаются НДФЛ. Такой порядок установлен в абзаце 10 пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ.

Период командировки

Суточные сотрудникам выплачивайте:

• за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и праздничные дни;
• за все дни нахождения в пути (включая дни отъезда и возвращения), в том числе за время вынужденной задержки.

Такой порядок предусмотрен пунктом 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, и подтвержден в письме Минтруда России от 5 сентября 2013 г. № 14-2/3044898-4415.

Чтобы правильно определить период командировки, учитывайте следующее. Днем отъезда в командировку будет дата отправления транспорта (поезда, самолета и т. д.) из населенного пункта, где обычно работает сотрудник, к месту, куда он направлен. И наоборот, днем возвращения командированного будет дата прибытия транспорта в населенный пункт, где он работает постоянно. При этом, если транспорт отправляется или прибывает до 24 часов включительно, считаются текущие сутки. Если же это происходит в 0 часов – следующие сутки.

За сутки, когда сотрудник отправляется в командировку или возвращается из нее, выплатите ему суточные в полном размере.

Пример начисления суточных в зависимости от времени отправления транспортного средства, на котором сотрудник отбывает в командировку

Сотрудник выезжает в служебную командировку на поезде. Железнодорожный вокзал находится в черте города. Время отправления поезда – 23 часа 56 минут 10 ноября.

Первым днем командировки считается 10 ноября. Суточные за этот день должны быть выплачены в полном размере.

Пример начисления суточных в зависимости от времени прибытия транспортного средства, на котором сотрудник возвращается из командировки

Сотрудник возвращается из служебной командировки на поезде. Железнодорожный вокзал находится в черте города. Время прибытия поезда – 0 часов 5 минут 11 ноября.

Последним днем командировки считается 11 ноября. Суточные за этот день должны быть выплачены в полном размере.

Для сотрудников, которые работают удаленно (на дому), пунктом отправления в командировку (возвращения из командировки) является их местожительство (письмо Минфина России от 2 июня 2011 г. № 03-03-06/1/322).

Обратите внимание, если до места отправления транспорта (вокзала, пристани, аэропорта и т. п.) командированный должен сначала добраться, то это время тоже необходимо учитывать.

Аналогично нужно поступить и при определении последнего дня командировки, когда сотрудник возвращается к месту постоянной работы. Вопрос о явке сотрудника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с администрацией организации.

Обо всем этом сказано в пункте 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Пример начисления суточных с учетом удаленности места выезда в командировку от места постоянной работы

Сотрудник вылетает в командировку на самолете. Аэропорт находится в 45 минутах езды от города, в котором работает сотрудник. Время вылета самолета – 0 часов 35 минут 20 февраля. Время прилета обратно – 23 часа 35 минут 23 февраля.

Согласно купленному билету регистрация пассажиров заканчивается за 40 минут до вылета самолета.

Таким образом, для того чтобы успеть на регистрацию, сотрудник должен выехать из города не позднее 23 часов 10 минут. В этом случае первым днем командировки, за который сотруднику положены суточные, следует считать 19 февраля.

Последним днем командировки является 24 февраля. Несмотря на то что самолет прибыл 23 февраля, при начислении суточных нужно учесть время, необходимое для проезда от аэропорта до города. Таким образом, сотрудник имеет право получить суточные за шесть дней.

Ситуация: в каком размере выплатить сотруднику суточные, если он вернулся из одной командировки и в тот же день его направили в следующую командировку

За этот день суточные начислите по каждой из командировок. Но, чтобы убедиться в том, что работодатель ничего при этом не нарушает, необходимо проанализировать, какие решения он при этом должен принять и какие документы оформить.

Итак, при направлении сотрудника в новую командировку следует:

• издать приказ с указанием срока командировок (день приезда из предыдущей будет совпадать с днем убытия в следующую);
• решить вопрос о явке сотрудника на работу в день приезда из командировки (нужно будет заранее об этом договориться);
• отразить в табеле учета рабочего времени, что сотрудник находится в командировке;
• начислить средний заработок за дни работы по графику (начисляется на основании приказов о направлении в командировку);
• выплатить суточные до направления в командировку;
• выдать денежный аванс перед направлением в командировку;
• получить от сотрудника авансовый отчет о предыдущей командировке в течение трех рабочих дней после возвращения из предыдущей командировки.

Только выполнив все эти требования, можно рассматривать вопрос о направлении сотрудника в очередную командировку в день его возвращения из предыдущей поездки. Если все формальные процедуры по документам и начислениям выполнены, суточные нужно выплатить дважды за один календарный день – то есть за две командировки.

Это следует из пунктов 4, 9, 10, 11 и 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Однодневная командировка по России

Иногда сотрудника направляют в местность, откуда он каждый день может возвращаться к своему постоянному местожительству.

Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения сотрудника решает руководитель организации. При этом он должен учесть:

• удаленность места командировки от местожительства сотрудника;
• условия транспортного сообщения;
• характер выполняемого задания;
• необходимость создания сотруднику условий для отдыха.

Обязанность работодателя оплачивать командированным дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), предусмотрена статьей 168 Трудового кодекса РФ. Однако при командировках по России в местность, откуда сотрудник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Это предусмотрено пунктом 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. Аналогичное правило содержит пункт 15 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62.

Таким образом, при однодневной командировке по России суточные сотруднику не положены.

В то же время статьей 168 Трудового кодекса РФ предусмотрено, что при направлении сотрудника в командировку работодатель обязан возмещать ему не только суточные, но и расходы на проезд, на наем жилого помещения, а также иные расходы, произведенные с разрешения или с ведома работодателя. Поэтому запрет на выплату суточных при однодневной командировке не мешает возместить сотруднику понесенные им иные расходы, связанные с выполнением трудовой функции (при условии что они подтверждены первичными документами). Главное, чтобы сотрудник получил разрешение работодателя на такие затраты, а порядок их возмещения был установлен коллективным договором или локальным нормативным актом.

Аналогичные выводы следуют из пункта 1 письма Минтруда России от 28 ноября 2013 г. № 14-2-242.

Зарубежная командировка

При зарубежных командировках суточные нужно выплатить, даже если сотрудник выехал из России и вернулся обратно в один и тот же день. Выплатить их надо в размере, составляющем 50 процентов от норм суточных, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для зарубежных командировок (п. 20 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Если перед тем, как выехать за границу, сотрудник перемещается по территории России, суточные выплачивайте по норме, установленной для внутренних командировок. Со дня пересечения границы при выезде из России действует норма, установленная для страны, в которую направляется сотрудник. А со дня пересечения границы при въезде в Россию вновь применяйте норму для командировок по России. Об этом сказано в пункте 18 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, и письме Минтруда России и Минфина России от 17 мая 1996 г. № 1037-ИХ.

Если за время командировки сотрудник посещает несколько стран, суточные за день пересечения границы между государствами выплатите по нормам той страны, в которую направлен сотрудник (п. 18 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

При этом местом пересечения границы считается пункт пропуска через государственную границу России. А именно территория (акватория), открытая для международных сообщений (международных полетов), в пределах:

• железнодорожной, автомобильной станции или вокзала;
• морского, речного порта;
• аэропорта;
• другого специально выделенного в непосредственной близости от государственной границы участка местности, где происходит пропуск людей через государственную границу.

Пример начисления суточных по нормам, установленным для внутренних и заграничных командировок

Организация, расположенная в г. Белгороде, направляет экономиста А.С. Кондратьева в служебную командировку в г. Мадрид (Испания). Время вылета из Москвы – 14 часов 25 минут 8 апреля. Чтобы успеть на этот рейс, сотрудник должен выехать в Москву на поезде, который отправляется из Белгорода 7 апреля в 1 час 35 минут.

Обратный самолет, на котором Кондратьев возвращается из Мадрида, прибывает в Москву в 22 часа 12 минут 13 апреля.

При вылете в Мадрид Кондратьев пересекает границу России 8 апреля. За этот день ему положены суточные в иностранной валюте по норме, установленной для командировок в Испанию.

При возвращении из командировки сотрудник пересекает границу России 13 апреля. За этот день ему должны быть выплачены суточные по нормам, установленным для командировок по России.

В Белгород Кондратьев прибывает 15 апреля в 8 часов 5 минут (время прибытия поезда). Следовательно, за 14 и 15 апреля ему положены суточные по норме, установленной для внутренних командировок.

Оплата питания

Ситуация: полагаются ли сотруднику суточные, если в счет гостиницы, где он остановился во время командировки, помимо стоимости проживания, включена стоимость питания в ресторане

Да, полагаются.

Суточные сотруднику выплачивайте в любом случае (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Расходы на выплату суточных могут подтвердить документы, оформляемые при направлении сотрудника в командировку. Представление чеков и квитанций, подтверждающих расходование сотрудником суточных, не требуется. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 24 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/770 и ФНС России от 3 декабря 2009 г. № 3-2-09/362.

Что же касается налогового учета расходов на питание, то он зависит от того, как гостиница оформила документы.

В состав командировочных расходов, которые уменьшают налогооблагаемую прибыль, входят и суточные, и затраты на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах. Однако стоимость обслуживания в номерах, барах и ресторанах в налоговую базу включить нельзя. Об этом сказано в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Поэтому, если в счете гостиницы расходы на питание указаны отдельной строкой, учесть их при расчете налога на прибыль нельзя. В расчет налога включите только стоимость проживания. Если же расходы на питание в счете не указаны и отдельной строкой не выделены, а включены в общий счет, то в уменьшение налоговой базы спишите всю заплаченную гостинице сумму (за вычетом НДС).

Однако если в счете гостиницы сделана запись «стоимость питания включена», но отдельной строкой эта стоимость не выделена, то при включении всей суммы счета в состав расходов появляется риск возникновения спора с проверяющими. Дело в том, что налоговая инспекция может не принять такие затраты в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, причем в полной сумме, поскольку расчетным путем выделить расходы на питание не представляется возможным. В такой ситуации, чтобы включить стоимость проживания в состав расходов в налоговом учете, нужно попросить гостиницу переоформить счет одним из следующих способов:
− не делать запись «стоимость питания включена»;
− при наличии такой записи выделить стоимость питания отдельной строкой.

Командировка к постоянному местожительству

Ситуация: положены ли суточные сотруднику, командированному в местность, где он имеет постоянную регистрацию (прописку). В местонахождении работодателя у сотрудника временная регистрация

Да, положены.

Командировкой признается служебная поездка сотрудника по распоряжению руководителя для выполнения какого-либо поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Работодатель обязан выплатить командированному сотруднику суточные (ст. 168 ТК РФ). Исключением является тот случай, когда сотрудник уезжает в командировку в местность, откуда у него есть возможность ежедневно возвращаться к постоянному местожительству (абз. 4 п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

В Трудовом кодексе РФ и Положении, утвержденном постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, суточные называются дополнительными расходами, связанными с проживанием вне постоянного местожительства (ст. 168 ТК РФ, п. 10 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Постоянным местожительством является место, где гражданин постоянно или преимущественно проживает и имеет постоянную регистрацию (п. 3, 16 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 17 июля 1995 г. № 713). Из буквального толкования этого определения можно сделать вывод – при командировании к месту постоянной регистрации суточные сотруднику не положены.

Однако такой порядок приведет к нарушению прав сотрудника. Необходимо учитывать невозможность командированного ежедневно возвращаться к постоянному местожительству (абз. 4 п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Таким местом, по мнению Минздравсоцразвития России, является местожительство в местности, где расположена организация, в которой работает сотрудник (т. е. место его временной регистрации). Место постоянной регистрации при этом неважно. Поэтому, если сотрудник отправляется в командировку в регион, в котором у него есть постоянная регистрация, но откуда он не сможет возвращаться ежедневно в место постоянного проживания, выплатите ему суточные. Подтверждает такой вывод Минздравсоцразвития России в письме от 30 марта 2009 г. № 22-2-1100.

Больничный в командировке

Если сотрудник в командировке заболел, то суточные за весь период болезни выплачивайте в полном объеме (п. 25 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Пример начисления суточных за период командировки, во время которой сотрудник заболел

Сотрудник был направлен в командировку с 9 по 21 марта (13 дней). Во время командировки он заболел и с 13 по 16 марта находился в стационаре (это подтверждено больничным листком). В связи с болезнью из командировки сотрудник вернулся 25 марта (позже на четыре дня).

Норма расхода суточных при командировках по России установлена организацией в коллективном договоре и составляет 100 руб. в день.

Период болезни в срок командировки не включается. Бухгалтер начислил сотруднику:

• суточные за период с 9 по 25 марта в размере 1700 руб. (100 руб./дн. × 17 дн.);
• больничное пособие за период с 13 по 16 марта;
• компенсацию расходов на наем жилья. Расходы за период с 13 по 16 марта не возмещаются.

Кроме того, за сотрудником сохраняется средний заработок за рабочие дни по графику организации в период с 9 по 12 и с 17 по 25 марта.

По материалам БСС «Система Главбух»

Аванс и оплата командировки: не пропустите все важное

Аванс и оплата командировки должны покрыть затраты на проезд, наем жилья и дополнительные расходы, связанные с проживанием (суточные). Такой порядок предусмотрен статьей 168 Трудового кодекса РФ.

При командировках по России аванс выдайте в рублях. На эти цели организация может использовать:

• деньги, полученные с ее счета;
• выручку, поступившую в кассу организации от реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг). Исключением является наличность, принятая от граждан в качестве платежей в пользу иных лиц (например, при комиссионной торговле, получении оплаты по договору поручения за услуги в пользу операторов мобильной связи). Такие средства в полной сумме нужно сдать в Это следует из положений пункта 2 Указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У.

При выдаче аванса нужно соблюсти следующие правила:

• деньги нельзя выдать, если сотрудник не отчитался по подотчетным суммам, полученным им ранее;
• сумма аванса должна быть выдана на основании заявления сотрудника.

В бухучете выдачу аванса отразите проводкой:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

Выданы под отчет деньги командированному сотруднику.

При выдаче наличных денег из кассы составьте расходный кассовый ордер по форме № КО-2.

Аванс выдается с учетом продолжительности командировки, места назначения, возможности дополнительных затрат (например, расходов) и т. п.

Пример

ООО «Альфа» направило менеджера Кондратьева А. С. в командировку в г. Новосибирск. Срок командировки - с 13 по 16 января 2015 года. Задолженности по ранее выданным авансам у Кондратьева нет.

Бухгалтер оформил эту операцию расходным кассовым ордером и сделал в учете проводку:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

15 000 руб. - выдан Кондратьеву аванс на оплату командировочных расходов.

Вместо наличных денег (или в дополнение к ним) командированному работнику можно выдать корпоративную пластиковую карту или дорожные чеки.

Дорожные чеки являются денежными документами. В бухучете их поступление отразите на субсчете 50-3 «Денежные документы» (Инструкция к Плану счетов). При покупке дорожных чеков в учете сделайте запись:

ДЕБЕТ 50-3 КРЕДИТ 76

Приобретены дорожные чеки для оплаты командировочных расходов.

Пример

Генеральный ООО «Альфа» Львов А. В. выезжает в командировку в г. Срок командировки - с 11 по 13 марта 2015 года. Для оплаты командировочных расходов Львова организация приобрела в банке дорожные чеки на сумму 20 000 руб.

Чеки оприходованы проводкой:

ДЕБЕТ 50-3 КРЕДИТ 76

20 000 руб. - приобретены дорожные чеки для оплаты командировочных расходов.

10 марта 2015 года Львов получил дорожные чеки. Бухгалтер «Альфы» сделал в учете такую запись:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50-3

20 000 руб. - выданы Львову дорожные чеки для оплаты командировочных расходов.

Оплата за время командировки

Если работник находится в командировке, выплачивать ему за эти дни обычную зарплату нельзя. На время командировки за работником сохраняется именно средний заработок.

Конечно, выплачивать работнику за время командировки обычную заработную плату проще. Не нужно делать сложных вычислений, которыми богат расчет среднего заработка. Однако в своем письме от 5 февраля 2007 г. № 275-6-0 специалисты Роструда, апеллируя к нормам трудового законодательства, однозначно выступили против оплаты времени командировки исходя из оклада.

Действительно, согласно статье 167 Трудового кодекса РФ, при направлении работника в командировку за ним сохраняется именно средний заработок. Поэтому «выплата работнику… заработной платы за дни нахождения в командировке будет противоречить положениям Трудового кодекса». Именно такой вывод сделали в Роструде.

Таким образом, просто выплачивать работнику оклад за тот месяц, когда он уезжал по служебным делам, нельзя. Впрочем, как правило, средний заработок несколько выше текущей заработной платы, поскольку включает в себя в том числе и премии, выплаченные работнику в расчетном периоде. Так что такой порядок даже работнику, который ездил в командировку.

Если же средний заработок, сохраняемый на время командировки, окажется ниже оклада сотрудника за этот период, организация вправе компенсировать эту разницу.

В статье 167 Трудового кодекса РФ сказано, что за время нахождения сотрудника в командировке за ним сохраняются место работы и средний заработок, а также ему возмещаются расходы, связанные со служебной поездкой.

То есть положения данной статьи гарантируют сотруднику минимальный размер выплат за дни его нахождения в командировке (средний заработок), но не устанавливают при этом верхнюю границу таких выплат.

Кроме того, Трудовой кодекс РФ запрещает ухудшать положение сотрудников по сравнению с действующим законодательством (ст. 8, 9 ТК РФ). А улучшать положение сотрудников организация вправе - на свое усмотрение.

Поэтому организация может компенсировать сотруднику разницу между средним заработком, сохраняемым на время командировки, и окладом за этот период. Главное предусмотреть такую доплату в коллективном (трудовом) договоре. Оформить ее можно, например, как материальное поощрение по итогам работы за месяц.

Ситуация: нужно ли рассчитывать средний заработок для оплаты труда во время однодневной командировки

Да, нужно. Никаких временных ограничений в отношении командировок Трудовой кодекс РФ не содержит. Не установлен минимальный срок командировки и в Положении, утвержденном постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. Более того, пункт 20 этого Положения допускает однодневную продолжительность командировки (при комментировании загранкомандировок).

На период командировки за сотрудником сохраняется средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Следовательно, за время пребывания в однодневной командировке зарплату сотруднику нужно рассчитать исходя из его среднего заработка за предыдущие 12 месяцев (ст. 139 ТК РФ). Подробно о расчете среднего заработка читайте в разделе «7.1. Когда работнику выплачивается средний заработок».

Средний заработок за время нахождения сотрудника в командировке (а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной задержки) нужно сохранить за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации (п. 9 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Ситуация: как оплатить день командировки, который сотрудник полностью отработал. Вечером отработанного дня (до 24 часов) сотрудник уехал в командировку. Эта дата отмечена в приказе руководителя

Днем отъезда считается день отправления транспортного средства, на котором сотрудник выезжает в командировку из населенного пункта, где находится место его постоянной работы. Если транспортное средство отправляется до 24 часов включительно, днем отъезда считаются текущие сутки. Если транспортное средство отправляется после 0 часов - следующие сутки.

Такой порядок следует из пункта 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Вопрос о явке сотрудника на работу в день отъезда в командировку решается по договоренности с администрацией организации (п. 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

В рассматриваемой ситуации сотрудник вечером отработанного дня (до 24 часов) отбывает в командировку. Эта дата отмечена в приказе То есть именно этот день считается днем отъезда.

Следовательно, зарплату за этот день нужно рассчитать исходя из среднего заработка. Кроме того, за день отъезда сотруднику полагаются суточные.

Вместе с тем не стоит забывать, что по решению руководства компании вы всегда можете начислить работнику доплату. Скажем, прописав в коллективном или ином локальном документе, что сотруднику, уезжающему в командировку с рабочего места (или приезжающему сразу на работу), полагается отдельная дополнительная выплата. Чтобы не возникло разногласий с проверяющими, для такого случая составьте бухгалтерскую справку. В ней разъясните, почему за день отъезда в командировку вы начислили сотруднику дополнительную выплату.

Если сотрудник в командировке заболел, средний заработок за дни болезни не сохраняйте. За этот период сотруднику нужно выплатить суточные и больничное пособие. Кроме того, сотруднику возмещаются расходы по найму жилья (кроме случаев, когда он находился на стационарном лечении). Такой порядок предусмотрен пунктом 25 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Если сотрудник заболел в загранкомандировке, он получит от зарубежных врачей документ, подтверждающий недуг и время лечения, на языке. Поэтому, вернувшись домой, работнику придется заменить иностранную бумагу на российский аналог. Такое правило установлено в пункте 7 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 624н.

Некоторые особенности имеет порядок оплаты труда совместителей, направленных в командировку.

Средний заработок совместителей определите в том же порядке, что и для основных сотрудников (п. 19 Порядка, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922).

Если в командировку направлен внутренний совместитель, то средний заработок ему сохраните как по основной, так и по совмещаемой должности. Если в командировку направлен внешний совместитель, ему также сохраните средний заработок (по совмещаемой должности). Причем по месту основной работы он должен быть освобожден от исполнения трудовых обязанностей (например, взять отпуск за свой счет). Если сотрудник направлен в командировку одновременно по основному и по совмещаемому месту работы, средний заработок за ним сохраняется по обеим должностям.

Все командировочные расходы (включая суточные) компенсируйте в одинарном размере. При совместном направлении в командировку эти расходы нужно распределить между двумя организациями по взаимному соглашению. Такие правила установлены в пункте 9 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

По распоряжению руководителя организации сотрудник может быть специально направлен в командировку для работы в выходной или праздничный день.

Сотрудник, работающий в выходной или праздничный день, вправе претендовать на отгул или дополнительную оплату труда.

Если сотруднику предоставлен отгул, работу в командировке в выходной день оплатите в одинарном размере. День отдыха не оплачивайте.

Если отгул не предоставлен, работу нужно оплатить:

• сотрудникам, которым установлена часовая ставка, - не менее чем по двойной часовой ставке;
• работникам-сдельщикам - не менее чем по двойной сдельной расценке;
• сотрудникам с постоянным окладом - в зависимости от выполнения месячной нормы труда. Если в выходной день сотрудник работал в пределах месячной нормы, ему нужно доплатить не менее одинарной дневной (часовой) ставки. Если он работал сверх месячной нормы, доплата должна составить не менее двойной дневной (часовой) ставки.

Ситуация: как оплатить командированному сотруднику день, который в России считается выходным или праздничным, а в той стране, куда был командирован сотрудник, этот день рабочий

Ответ на зависит от того, был ли в этот день командированный сотрудник привлечен к работе.

По общему правилу на время командировки за сотрудником сохраняется средний заработок за все дни работы по установленному ему графику. При этом если сотрудник привлечен к работе в праздничные дни, то оплата труда в командировке производится по нормам Трудового кодекса РФ. Об этом сказано в пунктах 5 и 9 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Без согласия сотрудника привлекать его к работе можно только в особых случаях, перечисленных в статье 113 Трудового кодекса РФ. Во всех иных ситуациях необходимо предварительное письменное согласие сотрудника.

Для того чтобы привлечь сотрудника к работе в праздничный день, руководитель организации издает отдельный приказ. Оплатить такой труд организация должна не менее чем в двойном размере. Однако если сотрудник, работавший в праздник, берет дополнительный выходной день, тогда праздничный день оплачивается в одинарном размере, а дополнительный выходной не оплачивается. Об этом сказано в статье 153 Трудового кодекса РФ.

Если командированный сотрудник во время командировки не привлекался к работе в праздничный день, то этот день ему не оплачивается.

Ситуация: как при расчете учесть средний заработок, сохраняемый на время командировки, если командировка началась в одном месяце, а закончилась в другом. Организация применяет метод начисления

При расчете налога на прибыль по методу начисления сумму сохраняемого среднего заработка включите в состав расходов пропорционально дням, приходящимся на каждый месяц в отдельности.

Средний заработок, сохраняемый на время командировки, относится к расходам на оплату труда (п. 6 ст. 255 НК РФ). Значит, к таким выплатам применяется общий принцип: они признаются в составе расходов в том отчетном (налоговом) периоде, к которому относятся, независимо от времени фактической выплаты. Такой вывод следует из пунктов 1 и 4 статьи 272 Налогового кодекса РФ.

Косвенно это подтверждает и в письмах от 28 марта 2008 г. № 03-03-06/1/212 и от 4 сентября 2007 г. № 03-03-06/1/641. И хотя письма Минфина России посвящены отпускным, подход в случае с командировками аналогичен.

Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль повышенную оплату за время командировки. Организация компенсирует работникам разницу между средним заработком, сохраняемым на время командировки, и окладом за этот период

Да, можно. При направлении сотрудника в служебную командировку ему гарантируется сохранение среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных с такой поездкой (ст. 167 ТК РФ).

В расходах по налогу на прибыль можно учесть выплаты в пользу сотрудников, установленные трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами (абз. 1 ст. 255 НК РФ). Системы оплаты труда, размеры ставок, окладов и различного вида выплат устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, внутренними документами организации, трудовыми договорами (ч. 2 ст. 135 ТК РФ).

Следовательно, если доплата за разницу между средним заработком, сохраняемым на время командировки, и окладом за этот период предусмотрена в коллективном (трудовом) договоре, то на ее сумму можно уменьшить налогооблагаемую прибыль.

Сотруднику, направленному в командировку, работодатель должен выдать денежные средства на проезд, на наем жилого помещения и суточные. А если ему поручено произвести иные расходы, деньги на эти цели также следует выдать. Рассмотрим, как определить сумму аванса, а также порядок возврата остатка. И подскажем, из каких средств и в какие сроки можно компенсировать перерасход.

Как определить сумму командировочного аванса

Нормативы расходов на служебные командировки необходимо установить коллективным договором или локальным нормативным актом (ч. 2 ст. 168 ТК РФ).

Сумму аванса организация определяет самостоятельно исходя из срока командировки, норм суточных расходов, норм расходов на наем жилого помещения, стоимости проезда к месту командировки и обратно. Она может быть увеличена, если работнику поручено осуществить дополнительные расходы.

Как выдать аванс на командировку

Порядок выдачи наличных денег из кассы, в том числе под отчет, установлен в пунктах 4.2 и 4.3 Положения о порядке ведения кассовых операций, утвержденного Банком России 12.10.2011 № 373-П (далее - Положение).

Аванс бухгалтер может выдать из денежных средств (п. 2 Указаний Банка России от 20.06.2007 № 1843-У):

• полученных с расчетного счета организации;
• поступивших в кассу организации от реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг).

Нельзя выдавать аванс из средств, принятых от граждан в качестве платежей в пользу других лиц (например, оплата по договору поручения за услуги в пользу операторов мобильной связи).

Напомним, что выдавать деньги под отчет на командировочные расходы можно только при условии, что подотчетное лицо полностью погасило задолженность по предыдущим подотчетным авансам (п. 4.4 Положения).

Командированному работнику наличные из кассы выдаются на основании следующих документов:

• приказа руководителя по форме № Т-9 (Т-9а). Приказ оформляется на основании служебного задания (форма № Т-10а), составленного начальником того отдела, где работает командируемый работник, или самим директором;

• заявления работника с визой руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдается аванс (п. 4.4 Положения ).

Наличные денежные средства под отчет выдаются работнику по расходному кассовому ордеру 0310002 (РКО), утвержденному постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88. Этот документ оформляется в одном экземпляре.

Порядок действий при выдаче денег по расходному кассовому ордеру установлен пунктами 4.2 и 4.3 Положения. Кассир должен выдавать наличные деньги получателю, указанному в РКО.

В «расходнике» сотрудник должен указать сумму полученных командировочных (рублей - прописью, копеек - цифрами), а затем подписать его. Причем при получении наличных денег работник должен пересчитать их поштучно под наблюдением кассира. В противном случае никакие претензии по сумме наличных денег работник предъявить не сможет.

После выдачи наличных денег по РКО кассир должен подписать его. Также на нем должны стоять подписи руководителя организации и главного бухгалтера (бухгалтера) (п. 2.2 Положения).

Кассир может выдать командировочные или лично командированному, или его доверенному лицу.

В первом случае командированный должен предъявить документ, удостоверяющий личность, например, паспорт.

Во втором случае доверенное лицо предъявляет доверенность и документ, удостоверяющий личность.

Если получатель денег имеет многоразовую доверенность, при каждом получении денег с нее делаются заверенные копии и прикладываются к расходным документам. Оригинал доверенности хранится у кассира.

Как отчитаться по командировочному авансу

Не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки работник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет по форме № АО-1 (п. 4.4 Положения).

В авансовом отчете сотрудник должен отразить все произведенные в командировке расходы.

Перечень подтверждающих расходы документов (командировочное удостоверение, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и т. п.) и суммы затрат по ним сотрудник указывает на оборотной стороне авансового отчета (абз. 4 Указаний по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет (форма № АО-1)», утвержденных постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55, далее - Указания).

Эти первичные документы нужно приложить к авансовому отчету. Как правило, «первичку» наклеивают на плотный лист картона, располагая бумаги в календарном порядке совершения операций таким образом, чтобы была видна сумма израсходованных денег и дата чека. Первичные документы нумеруют в соответствии с номерами записей в авансовом отчете.

Как вернуть остаток подотчетных сумм

Если сотрудник потратил не весь командировочный аванс, неизрасходованную часть он должен вернуть в кассу предприятия. Порядок приема наличных денег установлен в пунктах 3.1 и 3.2 Положения.

Деньги в кассу, выданные под отчет, кассир принимает по приходному кассовому ордеру 0310001 (ПКО) (п. 3.4 Положения). При оформлении ПКО кассир должен проверить наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере.

Принимать неизрасходованную сумму командировочного аванса кассир должен поштучным пересчетом монет и купюр. А подотчетник должен видеть действия кассира.

После приема наличных денег кассир сверяет сумму, указанную в ПКО, с суммой фактически принятых наличных денежных средств.

Если суммы одинаковы, кассир подписывает приходный кассовый ордер, квитанцию к нему и проставляет на квитанции печать, подтверждающую проведение кассовой операции. Это могут быть штампы «Оплачено», «Принято», «Выдано» с текущей датой. Подотчетному лицу кассир выдает квитанцию к приходному кассовому ордеру.

После этого руководитель организации утверждает авансовый отчет, а бухгалтер принимает его к учету и списывает на его основании подотчетные денежные суммы. Причем дата утверждения авансового отчета руководителем организации является датой признания расходов на командировки не только в бухгалтерском, но и в налоговом учете (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Если вносимая сумма меньше указанной в ПКО, работника нужно попросить довнести недостающую сумму. Если он отказывается, кассир:

• возвращает ему вносимую сумму наличных денег;
• приходный кассовый ордер перечеркивает и передает главному бухгалтеру (бухгалтеру, руководителю) для оформления ПКО на фактически вносимую сумму наличных.

Если сотрудник не вернул в срок сумму неизрасходованного командировочного аванса, работодатель вправе удержать эти деньги из его зарплаты.

Если работник согласился погасить долг и написал соответствующее заявление, ежемесячно удерживать из его зарплаты можно не более 20% начисленной суммы (ч. 2 ст. 137 и ч. 1 ст. 138 ТК РФ). Удержание производится на основании приказа руководителя, который должен быть издан не позднее одного месяца с того дня, как закончился срок, установленный для возврата неизрасходованной суммы командировочного аванса (ч. 1 ст. 248 ТК РФ).

Если же сотрудник отказывается добровольно вернуть неистраченную сумму аванса, взыскать задолженность работодатель может только через суд (ч. 2 ст. 248 ТК РФ). Срок исковой давности - три года (ст. 196 ГК РФ). Для этого он должен подать иск о возмещении работником ущерба. Присужденные судом суммы взыскиваются с сотрудника на основании исполнительных листов.

Как возместить перерасход

При проверке авансового отчета может выясниться, что работник, находясь в командировке, потратил больше, чем сумма выданного ему аванса. В этом случае организация должна возместить ему перерасход, если, конечно, он обоснован.

Чтобы выяснить это, бухгалтер должен проверить (абз. 5 Указаний):

• целевое расходование средств;
• наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы;
• правильность оформления документов и подсчета сумм.

Если какое-либо из условий не выполнено, авансовый отчет принят не будет и перерасход работнику не компенсируют.

Суммы, которые командированный сотрудник израсходовал сверх полученных под отчет, ему нужно выдать из кассы на основании расходного кассового ордера 0310002. Номер и дату «расходника» следует указать в строке авансового отчета «Перерасход выдан по ордеру».

Окончательный расчет по авансовому отчету производится в срок, установленный руководителем (п. 4.4 Положения). Очевидно, что этот срок должен быть разумным, ведь в противном случае работник может обратиться в суд с требованием к работодателю погасить долг и выплатить денежную компенсацию за задержку (ст. 395 ГК РФ).

Иногда из-за отсутствия в кассе свободных денежных средств работодатель не может вовремя возместить перерасход. Тогда стороны могут договориться об изменении порядка погашения задолженности, например организация может возмещать перерасход частями.