Выдано в подотчет на командировочные расходы - проводка по такой операции зависит от способа выдачи денежных средств: наличными, безналичным расчетом, перечислением на карту или выдачей денежных документов. Рассмотрим каждый из этих способов подробнее.
Выдача в подотчет из кассы
Наиболее распространенный в недалеком прошлом способ выдачи денег командированному лицу — выдача наличных денежных средств из кассы. Деньги выдаются путем составления расходного кассового ордера на основании сотрудника, утвержденного руководителем.
ВНИМАНИЕ! Нельзя выдавать подотчетные суммы сотруднику, который не отчитался по предыдущим суммам (п. 6.3 указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Данное указание действует только на наличные расчеты, соответственно его требования не распространяются на перечисление безналичных средств на карту.
В кассовом ордере будет отражена корреспонденция бухгалтерских счетов:
Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (71-1, 71-2) Кт 50 «Касса» (50-1).
Использование субсчетов зависит от принятого рабочего плана счетов (п. 4 ПБУ 1/2008).
Для сообщности работы бухгалтера и используемых компьютерных бухгалтерских программ желательно утвердить субсчета, рекомендованные разработчиками. Например, целесообразно к сч. 71 использовать субсчета:
- 71-1 — для расчетов в рублях;
- 71-2 — в валютах.
К счету 50 можно открыть субсчета:
- 50-1 «Касса организации»;
- 50-2 «Операционная касса»;
- 50-3 «Денежные документы».
При выдаче денег из кассы проводка будет выглядеть так: Дт 71-1 Кт 50-1.
При загранкомандировках разрешена выдача денег в иностранных валютах. Поступление денег в кассу с валютного счета отразите проводкой Дт 50 Кт 52.
При этом к счету 50 целесообразно завести отдельный субсчет для каждого вида валюты. Выдачу из кассы в валюте на зарубежную командировку отразите проводкой Дт 71-2 Кт 50 (соответствующий валюте субсчет).
Если средства на командировку выданы в валюте, то появляются курсовые разницы. Курсовая разница возникнет, если дата получения валюты в кассу и дата ее выдачи не совпадают. Нужно определить разницу между суммами, пересчитанными по официальному курсу на каждую дату — дату оприходования денег в кассу и дату их выдачи.
Положительную курсовую разницу отразите в учете путем отнесения в прочие доходы организации: Дт 50 (соответствующий субсчет) Кт 91-1.
Отрицательную разницу — в расходы организации: Дт 91-2 Кт 50 (соответствующий субсчет).
Перечислены командировочные на личную карту
В настоящее время широкую распространенность приобретают безналичные расчеты с использованием банковских карт. Выдача командировочных не является исключением. На зарплатную карту сотрудника разрешается перечислить и подотчетные суммы (письмо Минфина РФ, Казначейства РФ от 10.09.2013 № 02-03-10/37209, № 42-7.4-05/5.2-554).
В бухучете перечисление командировочных следует отразить проводкой Дт 71-1 Кт 51 — перечисление денег под отчет.
Использование специального карточного счета
Командированному сотруднику можно выдать открытую на его имя корпоративную банковскую карту — дебетовую или кредитную.
Дт 55 «Специальный счет в банке» Кт 51 — перечисление средств с расчетного на специальный счет.
Если карточный счет открыт в валюте, то перечисление происходит с валютного счета: Дт 55 Кт 52.
По мере расходования средств по дебетовой карте следует отразить движение денег проводкой Дт 71 Кт 55 — использованы (сняты) деньги на командировочные расходы.
Если используется кредитная карта, открытая на основании банковского кредитного договора, то зачисление денег согласно кредитной линии на карточный счет отражаем так: Дт 55 Кт 66 (67)
Также по мере того, как расходуются средства с кредитной карты, делаем бухгалтерскую проводку Дт 71 Кт 55.
Начисленные банком проценты за использование кредитных средств отражаем записью Дт 91-2 Кт 66 (67)
Выданы командировочные денежными документами
Командированному сотруднику могут выдаваться дорожные чеки. Дорожный чек — это обязательство эмитента по выплате суммы чека его владельцу. Учет дорожных чеков ведется на счете 50-3 «Денежные документы». В бухучете необходимо сделать следующие записи:
- Дт 50-3 Кт 60 (76) — приобретение дорожных чеков;
- Дт 71 Кт 50-3 — выданы дорожные чеки.
К сожалению, на территории РФ использование дорожных чеков не распространено. Их можно лишь обменять на деньги, но и то не во всех финансовых учреждениях. Поэтому такой вид финансового документа удобнее всего использовать при поездках в зарубежные командировки. Применение дорожных чеков в качестве средства платежа имеет свои преимущества — как в простоте, так и в безопасности их использования.
Организация может приобрести и выдать командированному сотруднику проездные документы. Учет проездных документов ведется аналогично учету денежных чеков на счете 50-3.
Как списание командировочных расходов с подотчетных лиц учитывается на счетах
После окончания командировки сотрудник отчитывается за полученные подотчетные суммы. Для этого он составляет авансовый отчет либо другой документ, самостоятельно доработанный и утвержденный в учетной политике.
При наличии неиспользованного остатка командировочных сумм остаток следует вернуть в кассу и отразить записью Дт 50 Кт 71.
Неизрасходованный остаток можно перевести с карты сотрудника на расчетный счет организации: Дт 51 Кт 71.
Возврат остатка на специальный карточный счет отражается проводкой Дт 55 Кт 71.
Списание командировочных расходов может происходить следующим образом:
- Дт 08 (10, 41…) Кт 71 — приобретены внеоборотные средства, ТМЦ;
- Дт 19 Кт 71 — отражена сумма входного НДС;
- Дт 20 (23, 26…) Кт 71 — расходы отнесены на себестоимость продукции (услуг, работ);
- Дт 44 Кт 71 — расходы признаны коммерческими расходами или расходами по основной деятельности торговой организации;
- Дт 91 Кт 71 — утверждены и списаны непроизводственные расходы.
Итоги
Проводка при выдаче денег в подотчет на командировочные расходы будет зависеть от источника выдачи — будь то наличные деньги, безналичные деньги, карты или денежные документы.
Примеры проводок по расчетам с подотчетными лицами приведены в статье .
За время нахождения штатного сотрудника в командировке за ним сохраняется средний заработок (ст.167 ТК РФ)
19.06.2012начисление зарплаты в размере среднего заработка сотруднику за время командировки отражается проводкой:
Дебет 20 (08, 10, 25, 26, 28, 44, 91) Кредит 70 - начислена зарплата в размере среднего заработка за время командировки.
Помимо среднего заработка, организация компенсирует сотруднику командировочные расходы (суточные, расходы на проживание, стоимость проезда и т.д.) (ст.168 ТК РФ). Порядок отражения в бухучете командировочных расходов зависит от цели командировки. Цель командировки определяется по служебному заданию. С учетом особенностей служебного задания сумму расходов, указанных в утвержденном авансовом отчете, следует отразить проводкой:
Дебет 08 (10) Кредит 71 - если командировка была связана с приобретением внеоборотных активов или материально-производственных запасов;
Дебет 20 (25, 26) Кредит 71 - если командировка была связана с основной деятельностью производственной организации;
Дебет 44 Кредит 71 - если командировка была связана со сбытом готовой продукции или основной деятельностью торговой организации;
Дебет 28 Кредит 71 - если командировка была связана с возвратом и транспортировкой бракованной продукции;
Дебет 91-2 Кредит 71 - если командировка была связана с получением прочих доходов (носила непроизводственный характер).
При оплате командировочных расходов организацией, а не сотрудником (например, безналичная оплата услуг гостиницы, проездных билетов и т.д.) в бухучете делается проводка:
Дебет 76 (60) Кредит 51 - оплачены услуги гостиницы, проездные билеты и т.д. для сотрудника, направленного в командировку.
После утверждения авансового отчета сотрудника расходы на командировку списываются проводкой:
Дебет 26 (20, 25, 44) Кредит 76 (60) - списаны расходы на командировку.
Если организация приобретает для командированного сотрудника проездные билеты, то учесть их нужно на субсчете 50-3 «Денежные документы» (Инструкция к плану счетов):
Дебет 50-3 Кредит 76 (60) - приобретен проездной билет сотруднику, направленному в командировку;
Дебет 71 Кредит 50-3 - выдан проездной билет сотруднику, направленному в командировку.
После утверждения авансового отчета сотрудника стоимость использованного проездного билета списывается на расходы:
Дебет 26 (20, 25, 44) Кредит 71 - списана на расходы стоимость проездного билета, использованного сотрудником в командировке.
Такой порядок отражения командировочных расходов основан на положениях п. 5 и 7 ПБУ 10/99, а также Инструкции к плану счетов (счета 71, 50-3).
На практике возникает вопрос, как отразить в бухучете приобретение командированному сотруднику электронного билета к месту командировки (обратно), если компания не получает маршрут/квитанцию, оформленную на бланке строгой отчетности.
В целом электронный билет представляет собой документ, используемый для удостоверения договора перевозки пассажира и багажа, в котором информация о перевозке представлена в электронно-цифровой форме. Такое определение содержится в приказах Минтранса России от 8 ноября 2006 г. № 134 и от 23 июля 2007 г. № 102. Таким образом, электронный билет не является бумажным документом. Поэтому в отличие от билетов в бумажной форме учесть его в кассе организации в составе денежных документов невозможно (Инструкция к плану счетов).
Покупку электронного билета следует отразить в бухучете как обычную оплату услуг сторонней организации (например, авиакомпании):
Дебет 76 (60) Кредит 51 - оплачен электронный билет, приобретенный для сотрудника, направленного в командировку (на основании платежного поручения).
После того как сотрудник предъявит документы, подтверждающие поездку (например, распечатку электронного билета, посадочный талон, маршрут /квитанцию), следует списать стоимость электронного билета на затраты (п. 5 и 7 ПБУ 10/99). В бухучете это отражается проводкой:
Дебет 26 (20, 25, 44) Кредит 76 (60) - отнесена стоимость проездного билета на расходы организации.
На практике также возникает вопрос, как отразить в бухучете командировочные расходы (в т.ч. оплату времени нахождения в командировке по среднему заработку) сотрудника, выполнявшего задание по заключению договоров на будущий год
Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит. С одной стороны, если сотрудник отправлен в командировку для заключения договора, это обычные командировочные расходы организации (расходы по обычным видам деятельности) (п. 5 и 7 ПБУ 10/99). Сотрудник выполняет свои обязанности, определенные его служебным заданием. Расходы относятся к периоду, в котором состоялась командировка, т.е. условие списания затрат в бухучете соблюдено (п.18 ПБУ 10/99). Поэтому правомерны такие проводки:
Дебет 20 (44, 25, 26) Кредит 71 (76, 60) - учтены командировочные расходы сотрудника;
Дебет 20 (44, 25, 26) Кредит 70 - начислена зарплата в размере среднего заработка сотруднику за время командировки.
Подтверждает изложенный подход письмо УМНС России по г. Москве от 27 февраля 2001 г. №03-12/9748. Однако с другой стороны, порядок отражения в бухучете командировочных расходов зависит от цели командировки. Поскольку цель командировки - заключение договора на будущий год, то командировочные расходы относятся к будущим отчетным периодам. Поэтому они должны отражаться на счете 97 «Расходы будущих периодов» (Инструкция к плану счетов). Начать списывать их на себестоимость можно с момента вступления в силу заключенного договора равномерно в течение срока его действия (п. 65 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности). Так полностью соблюдается условие о соответствии понесенных расходов полученным доходам (п. 19 ПБУ 10/99). В бухучете это отражается так:
Дебет 97 Кредит 71 (76, 60), 70 - учтены в составе расходов будущих периодов командировочные расходы сотрудника, средний заработок за время командировки;
Дебет 20 (44, 25, 26) Кредит 97 - списана часть затрат на текущие расходы (с момента начала действия договора).
Таким образом, оба подхода соответствуют законодательству, и организация может выбрать один из них.
Далее отметим, что суммы НДС по командировочным расходам должны быть выделены в счетах-фактурах, бланках строгой отчетности и проездных документах (п. 10 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. №914). Если командировочные расходы уменьшат налогооблагаемую прибыль, то НДС списывается проводками:
Дебет 19 Кредит 71 (76, 60) - учтен НДС по командировочным расходам;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19 - принят к вычету НДС по командировочным расходам.
Сумму НДС по расходам, которые не уменьшают налогооблагаемую прибыль, принять к вычету нельзя (п. 7 ст. 171 НК РФ), ее следует списать проводкой:
Дебет 91-2 Кредит 19 - списан НДС по расходам непроизводственного характера.
Рассмотрим пример отражения в бухучете командировочных расходов. Так в период с 17 по 19 марта 2010 г. начальник отдела снабжения ООО «Вега» был в служебной командировке в г. Москве. Цель командировки - заключение договоров на поставку материалов. 20 марта 2010 г. руководитель организации утвердил авансовый отчет, представленный начальником отдела снабжения.
К авансовому отчету приложены:
Счет гостиницы на сумму 9440 руб. (в счете указано, что стоимость услуг включает в себя НДС, но сумма налога не выделена);
Два авиабилета на общую сумму 11800 руб. (в билетах сумма НДС - 1800 руб. - выделена отдельной строкой).
За время нахождения в командировке сотруднику положены суточные в размере 700 руб. в сутки (согласно приказу руководителя компании).
В результате в бухучете ООО «Вега» сделаны следующие записи:
Дебет 26 Кредит 71 - 2100 руб. (700 руб. х 3 дня) - отражены суточные;
Дебет 26 Кредит 71 - 8000 руб. (9440 руб. - (9440 руб. × 18/118)) - включена в расходы стоимость проживания сотрудника в гостинице;
Дебет 19 Кредит 71 - 1440 руб. (9440 руб. - 8000 руб.) - выделен расчетным путем НДС со стоимости услуг по проживанию в гостинице;
Дебет 91-2 Кредит 19 - 1440 руб. - списана сумма НДС по командировочным расходам, не подтвержденная документально;
Дебет 26 Кредит 71 - 10000 руб. - отнесена на расходы стоимость проезда;
Чтобы направить сотрудника в командировку, в первую очередь необходимо оформить соответствующий приказ. Для этого лучше использовать унифицированную форму № Т-9. Составление приказа в свободной форме тоже возможно (по этому поводу см. письма Роструда от 23.01.2013 № ПГ/10659-6-1, от 14.02.2013 ), но на практике может вызвать вопросы проверяющих.
А вот командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении с 08.01.2015 не являются обязательными. Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ (далее — Положение № 749), более не содержит указаний на обязательность оформления этих документов. Разберемся, можно ли полностью отказаться от них.
Даже если компания оформит командировочное удостоверение, лицо, к которому командирован сотрудник, отметку в удостоверении может не поставить, поскольку такой обязанности тоже больше нет. Единственная цель командировочного удостоверения — подтверждение того, что сотрудник действительно был там, куда его направили. Но это можно подтвердить и непосредственно документами, свидетельствующими о выполнении цели командировки. Например, если инженера направили к клиенту починить оборудование, то он должен привезти акт выполненных работ, подписанный клиентом. Если на семинар — материалы этого семинара. Получается, что командировочное удостоверение в большинстве ситуаций не содержит ценных данных и его можно не оформлять.
То же можно сказать о служебном задании и отчете о его выполнении. Ведь непосредственно цель поездки отражается в приказе о направлении работника в командировку, а выполнение задания также можно подтвердить другими документами. Да и руководитель не утвердит авансовый отчет, если задание не выполнено.
Таким образом, представляется, что от обоих документов можно вполне безопасно отказаться. В этом случае нужно внести изменения в положение о командировках или иной локальный нормативный акт, который определяет порядок направления работников в командировки. Поскольку формы первичных учетных документов утверждаются одновременно с учетной политикой ( «Учетная политика организации»), нужно также внести изменения в утвержденный перечень форм и исключить из него командировочное удостоверение и служебное задание.
Если организация не отказывается от оформления командировочного удостоверения и служебного задания, обязательность их оформления также нужно закрепить в локальном нормативном акте. Поскольку раньше они оформлялись в силу прямого указания в , а сейчас такого указания нет.
Напомним, по возвращении из командировки работник обязан представить авансовый отчет и произвести окончательный расчет по выданному ему авансу на командировочные расходы ( Положения № 749).
Вычет НДС по командировочным расходам
Налог принимается к вычету после использования билета и утверждения авансового отчета, в котором этот билет будет отражен. До этого момента нельзя подтвердить, что услуги по перевозке действительно оказаны и приняты к учету. Ну а НДС в отношении услуг посредника принимается к вычету в общем порядке: по счету-фактуре, после принятия этих услуг к учету.
Билеты: как их отразить в учете
Чтобы выполнить задание работодателя, сотрудник должен доехать до места командировки и вернуться из нее. Расходы на проезд работодатель должен либо компенсировать сотруднику, либо оплатить сам.
Для бухгалтера проще всего, когда работник приобретает билеты самостоятельно. Тогда они указываются в авансовом отчете, а их стоимость после утверждения авансового отчета относится на командировочные расходы. В бухгалтерском учете в этом случае отражаются лишь расходы на основании авансового отчета.
Однако если работники ездят в командировки регулярно, для компании дешевле приобретать билеты от своего имени. Порядок учета в этой ситуации меняется. Приобретенный билет — это денежный документ, который уже в момент получения необходимо отразить в учете организации. При этом сразу отнести его стоимость на расходы нельзя: оплата билета — это фактически предоплата перевозчику за поездку в будущем.
Для осуществления поездки билет выдается сотруднику. В учете в этот момент стоимость билета нужно отнести на расчеты с сотрудником как с подотчетным лицом, так как билет также выдается работнику под отчет, а после возвращения из командировки включается в авансовый отчет. Расходы в этом случае признаются на дату утверждения авансового учета (в том числе в налоговом учете).
Данная схема применима и в отношении электронных билетов. Ведь это тоже документы, подтверждающие право пассажира на проезд. Более того, маршрут-квитанция и контрольный купон являются бланками строгой отчетности ( приложения к Приказу Минтранса России от 08.11.2006 № 134; п. 2 Приказа Минтранса России ).
Изменится ли что-то, если билет приобретается через посредника? В этом случае отражение в учете самого билета остается таким, как описано выше. А вот расходы на оплату комиссии посредника, если они оплачиваются отдельно от стоимости билета, можно списать сразу после получения от посредника соответствующих документов.
Поскольку стоимость билета — это оплата по договору перевозки, она не может включаться в расходы раньше, чем перевозка состоялась. А услуги агента, через которого приобретен билет, будут считаться полностью оказанными уже в момент получения билета, значит, его вознаграждение можно сразу включить в состав расходов как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.
Рассмотрим пример.
Работник направлен в командировку в период с 6 по 9 апреля. Для этого работодатель (торговая организация) приобрел через посредника электронные авиабилеты стоимостью 11 800 руб. (в том числе НДС 1 800 руб.), которые получил 30 марта и в тот же день передал работнику. Вознаграждение агента составило 590 руб. (в том числе НДС 90 руб.), отчет агента утвержден одновременно с получением билетов. НДС выделен в маршрут-квитанции каждого билета отдельной строкой, от агента получен счет-фактура на его вознаграждение. Авансовый отчет утвержден 10 апреля.
Как отразить ситуацию в бухучете, смотрите в таблице. В налоговом учете расходы на проезд признаются 10 апреля (на дату утверждения авансового учета), а расходы в виде вознаграждения агента — 30 марта (на дату оказания его услуг).
Работник отдыхает в месте проведения командировки
Допустим, работник проводит некоторое время в месте командировки, используя его для отдыха: остается для проведения отпуска после командировки или, наоборот, сначала использует отпуск, а потом в этом же месте выполняет служебное задание. Можно ли в данном случае признать в налоговом учете расходы на проезд сотрудника и нужно ли удержать НДФЛ с суммы таких расходов?
Учет командировочных расходов в 2018-2019 годах имеет свои особенности. Рассмотрим, какими документами должен руководствоваться бухгалтер, чтобы правильно рассчитать и учесть расходы на командировку.
Учет командировочных расходов: расчет и оформление
Многие компании и ИП в процессе своей деятельности сталкиваются с необходимостью отправить сотрудников в поездку вне места постоянной работы с целью выполнения определенных поручений. Такая поездка называется командировкой (ст. 161 ТК РФ). При этом работодатель обязан сохранить за командированным работником его трудовое место, средний заработок, а также возместить понесенные им издержки, перечень которых установлен законодательством.
Чтобы правильно и обоснованно учитывать командировочные расходы, бухгалтер должен иметь надлежащим образом оформленные документы, подтверждающие факт хозяйственной операции.
Учет командировочных расходов можно разделить на 2 основных этапа:
- предварительный расчет и выдача денег под отчет командированному лицу;
- утверждение авансового отчета сотрудника о потраченных суммах.
Для того чтобы выплатить аванс работнику на расходы для командировки, бухгалтеру нужно рассчитать его на основании 2 внутренних документов:
- приказа или распоряжения руководителя о направлении работника компании в служебную командировку, в котором указываются Ф. И. О. сотрудника, срок и назначение поездки (для выполнения служебного задания);
- письменного решения руководителя о поездке сотрудника в командировку на служебном или личном транспорте (если таковое принято).
Исходя из того, что написано в этих двух локальных документах, а также положения о командировках, разработанного и принятого в компании, бухгалтер рассчитывает денежный аванс, в который входят:
- стоимость билетов за проезд до места командировки и обратно;
- оплата за проживание в гостинице;
- суточные на каждый день нахождения в командировке;
О том, платить ли работнику суточные за дни в пути, если билетом предусмотрено питание, читайте в материале «Билетом в командировку предусмотрено питание - платить ли работнику суточные за дни в пути?» .
- другие траты, разрешенные руководством.
Размер суточных не зависит от затрат на проезд и жилье. Эта отдельная статья расходов определяется как денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания во время командировки (на питание).
Суточные не ограничены законодательством, и каждая коммерческая организация вправе установить их размер внутренним актом. При этом нужно помнить, что существует лимит, свыше которого необходимо рассчитывать НДФЛ и удерживать его с работника, а также начислять страховые взносы. В 2018-2019 годах этот лимит равен 700 руб. в сутки для командировок по России и 2 500 руб. — для загранкомандировок.
Выплачиваются суточные за все дни в командировке, в том числе за выходные и нерабочие праздничные, а также дни в пути и вынужденные остановки (п. 11 положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Отчитываться за использование суточных работнику не нужно.
Другими расходами могут быть траты на мобильную связь, интернет, оплата товаров и услуг, необходимых для работы.
Работник получает аванс в кассе организации или безналичным перечислением на карту и до окончания 3 дней после возвращения на постоянное место работы отчитывается в бухгалтерии за полученные деньги.
ВАЖНО! Для бухгалтерского учета командировочных расходов в 2018-2019 годах нет необходимости в оформлении командировочного удостоверения и служебного задания (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595). Утверждение отчета о потраченных деньгах нужно будет производить на основании тех документов, которые предоставит работник, и в соответствии с положением о командировках, принятом в организации.
Однако многие компании с целью минимизировать риски возникновения спорных с налоговиками ситуаций все еще продолжают использовать прежние правила оформления командировочных расходов. Поскольку, например, в случае использования работником собственного автотранспорта и невозможности подтверждения даты отправки и прибытия проездными документами, служебная записка, по мнению Минфина, не будет являться документом, подтверждающим сроки пребывания в командировке (письмо Минфина от 20.04.2015 № 03-03-06/22368). Следовательно, у проверяющих могут возникнуть вопросы, связанные с размером суточных. А если будет оформлено командировочное удостоверение с отметками о прибытии/выбытии, то споров удастся избежать.
Учет расходов по загранкомандировкам
Командировка за границу оформляется так же, как и по России, только имеет некоторые особенности:
- Добавляются дополнительные траты на оформление визы, заграничного паспорта, консульские и другие сборы, необходимые для выезда за границу (подп. 12 ст. 264 НК).
- Лимит суточных, необлагаемых НДФЛ и взносами при командировке в другую страну, равен 2 500 руб.
- При поездке за границу время для расчета суточных определяется по проездным документам, а в случае их отсутствия по проездным документам или по подтверждающим документам принимающей стороны (п.7 положения о командировках №749).
- Первичные документы, оформленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский (п. 9 Положения по бухучету, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).
Если работник самостоятельно покупал валюту, то при составлении отчета ему необходимо приложить справки о ее покупке. Если такой справки не будет, то расходы будут пересчитаны по курсу Центробанка на момент получения подотчетных денег (пп. 5, 6, 7 ПБУ 3/2006).
После утверждения отчета:
- остаток аванса, возвращенный в валюте, приходуется в кассу с пересчетом в рубли по официальному курсу на дату поступления денег;
- перерасход, произведенный в валюте, выдается сотруднику в рублях с пересчетом по курсу на день утверждения авансового отчета.
По суточным в валюте та их часть, которая облагается НДФЛ, должна быть пересчитана в рубли по курсу на последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет (письмо Минфина от 01.11.2016 № 03-04-06/64006).
ВАЖНО! Если в локальном нормативном акте компании указать размер суточных в иностранной валюте, а выплатить сотруднику в рублях, то перерасчет делать не нужно (письмо Минфина от 22.04.2016 № 03-04-06/23252).
Командировочные расходы при УСН «доходы минус расходы»
При направлении работника в служебную командировку организация на УСН рассчитывает командировочные расходы так же, как при ОСНО. Возместив сотруднику все предусмотренные законом командировочные расходы, предприятие вправе уменьшить на них свои доходы в целях налогообложения при условии документального подтверждения и экономического обоснования произведенных затрат (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Отличительной особенностью является дата включения командировочных издержек в расходы. Поскольку учет расходов на УСН ведется кассовым методом, датой признания расходов считается дата утверждения авансового отчета. Однако в случае если работник израсходовал собственные средства и компания их ему возмещает, включить возмещаемые выплаты в книгу учета доходов и расходов следует в момент выдачи денег из кассы (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Еще один нюанс. По мнению Минфина, ИП без работников на упрощенке не может учитывать расходы на собственные поездки. Аргументирует такую позицию ведомство следующим образом: командировка — это поездка сотрудника по распоряжению работодателя. А у ИП работодатель отсутствует, равно как и он сам не может являться своим сотрудником (письма Минфина от 26.02.2018 № 03-11-11/11722 , от 05.07.2013 № 03-11-11/166). Суды же с такими выводами, как правило, не согласны (постановление ФАС ДВО от 22.08.2011 № Ф03-3248/2011).
Подробнее о признании расходов при УСН читайте в материале «Принимаемые расходы при УСН в 2018 - 2019 годах» .
Отражение командировочных расходов в бухгалтерском учете
Утвержденный авансовый отчет — по форме АО-1 или самостоятельно разработанной форме — с приложенными к нему документами, подтверждающими произведенные в интересах фирмы расходы, будут служить основанием для отражения этих трат в бухгалтерском учете.
Корректировочный расчет суточных (в случае, если командировка была короче или продолжительнее, чем было запланировано) бухгалтер при проверке авансового отчета проводит на основании билетов на проезд, из которых он берет дату отъезда и дату возвращения. Днем выезда считается текущий день, если время отправления в билетах — до 24:00 включительно, и следующий — с 00:00.
НАПОМИНАЕМ! Если поездка была совершена на личном транспорте, то суточные считаются по путевому листу и счетам за проживание, по которым бухгалтер может отследить дату приезда и выезда для расчета суток в командировке.
Если нет никаких проездных документов, а также бумаг, подтверждающих факт проживания в месте командировки, работником предоставляется служебная записка о фактическом сроке пребывания в командировке, подтвержденная записью принимающей стороны. Ответственное лицо организации, в которую был командирован сотрудник, должно поставить отметку о дате прибытия и выбытия (п. 7 Положения о служебных командировках от 13.10.2008 № 749).
Если работник воспользовался служебным или личным транспортом, и ему необходима компенсация за его использование и бензин, то он должен представить служебную записку, путевой лист, по которому рассчитывается пройденный километраж, приложить счета и чеки за покупку топлива. Возможность возмещения таких трат должна быть предусмотрена в учетной политике.
Также должны быть проверены документы по найму жилья, подтверждающие оплату: чеки, квитанции, договор найма, расписка хозяина дома или квартиры. При проверке учитывается и утверждается фактически оплаченная и подтвержденная сумма.
Бухгалтерские проводки по командировочным расходам
Рассмотрим, какие проводки в 2018-2019 годах по учету командировочных расходов предусматривает План счетов.
В день выдачи работнику аванса на командировку делается проводка:
Дт 71 Кт 50, 51 — выплачены деньги на командировочные расходы.
После утверждения авансового отчета будут сделаны проводки в соответствии с распределением потраченных сумм по их назначению:
Дт 20, 23…44 Кт 71 — суточные, билеты на проезд (без НДС), счет в гостинице (без НДС);
Дт 19 Кт 71 — отражен НДС за проезд и жилье;
Дт 68 Кт 19 — принят к вычету НДС за транспорт и проживание;
Дт 20, 44, 91-2, 08, 10... Кт 71 — учтены другие расходы;
Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу организации остатка аванса;
Дт 71 Кт 50 — возмещение перерасхода.
В конце месяца возможна следующая проводка:
Дт 70 Кт 68 — удержан НДФЛ с превышающих лимит суточных.
Какие проводки и в каких случаях нужно делать при выдаче аванса на командировки, читайте в статье «Выдано в подотчет на командировочные расходы — проводка» .
Итоги
Траты организации — на проезд, жилье, суточные и другие, утвержденные руководством, — компания имеет право отнести на расходы и уменьшить налогооблагаемую базу. Бухгалтеру следует ответственно отнестись к проверке отчета, чтобы у проверяющих органов не возникло никаких сомнений и вопросов.
Операции по учету командировочных расходов и взаиморасчетов с подотчетными лицами обычно включают в себя:
- учет командировочных расходов;
- учет расходов на проезд;
- учет расходов на проживание;
- выдачу денежных средств под отчет, проведение взаиморасчетов с подотчетным лицом, возврат неиспользованного остатка подотчетных сумм и т.д.
Условие задачи по расчету командировочных расходов и взаиморасчетов с подотчетными лицами
Из кассы выданы в подотчет денежные средства на командировочные расходы сотруднику предприятия в размере 10 000 руб.
Продолжительность командировки 5 дней.
Продолжительность проживания в гостинице 5 дней. Стоимость проживания в гостинице 3 540 руб. в сутки в т.ч. НДС.
Расходы на проезд в обе стороны 5 900 руб. в т.ч. НДС.
Сотрудником по окончании командировки представлен авансовый отчет за командировку в связи с общехозяйственными целями.
Решение задачи по расчету командировочных расходов и взаиморасчетов с подотчетными лицами
Оплата суточных
За каждый день нахождения в командировке (в том числе и за время нахождения в пути) сотруднику выплачиваются суточные. Днем начала командировки считаются полные календарные сутки (до 24 часов включительно), в течение которых отправляется поезд, самолет, автобус или другой транспорт из места постоянной работы командированного, а днем приезда - календарные сутки (также от 0 до 24 часов включительно), в течение которых транспортное средство прибывает назад. Если командировка длится один день, суточные не выплачиваются. Такой же порядок применяется, если командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства.
Выплата суточных освобождена и от обложения налогом на доходы физических лиц - НДФЛ в пределах нормативов: 700 рублей за каждый день нахождения в командировке внутри страны и 2500 рублей - за пределами страны. Если организация установила размер суточных свыше этих сумм, то с превышения сотруднику необходимо уплачивать НДФЛ.
Таким образом, суточные по командировке составят 5 х 700 = 3 500 руб.
Расходы на проживание в командировке
Расходы по найму жилого помещения оплачиваются сотруднику в полном размере при наличии подтверждающих документов. Суммы расходов на проживание не относятся к доходам сотрудника, поэтому налог на доходы НДФЛ с них не начисляется. С этих выплат не начисляются страховые взносы (в Пенсионный фонд, ФСС, ФОМС).
Если по каким-то причинам сотрудник не смог документально подтвердить свои расходы на проживание, тогда они возмещаются ему по нормативам. В этом случае нормативные значения также не облагаются налогом.
Расходы на проживании в гостинице по условию задачи составят 5 х 3 540 = 17 700 руб. В том числе НДС 2 700 руб.
Транспортные расходы
Расходы на проезд к месту командировки и обратно возмещаются сотруднику работнику в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным, автомобильным транспортом общего назначения (кроме такси), включая страховые платежи, по государственному обязательному страхованию пассажиров, услуги предварительного бронирования, оплату постельных принадлежностей.
В случае утери проездных документов расходы возмещаются работнику по минимальной стоимости.
Транспортные расходы по условию задачи составляют 5 900 руб., в том числе НДС 900 руб.
Авансовый отчёт
При помощи авансового отчета подотчетные лица подтверждают для бухгалтерии израсходованные суммы, выданные им ранее авансом.
Бланк авансового отчета представляет собой двухстороннюю унифицированную форму № АО-1 и подлежит заполнению в одном экземпляре, как подотчетным лицом, так и работником бухгалтерии. Заполненный сотрудником авансовый отчет вместе с подтверждающими документами (билетами, чеками, документами из гостиницы и т.д.) сдается в бухгалтерию. Бухгалтер, после проверки правильности оформления документов заполняет на оборотной стороне суммы расходов, принятых к учету с указанием бухгалтерских счетов, которые дебетуются на суммы расходов.
После утверждения документа бухгалтерия формирует проводки по списанию подотчетных средств и проводит окончательный расчет с подотчетным лицом. Если аванс, полученный сотрудником, использован не полностью, то остаток сдается им в кассу предприятия. И, наоборот, перерасходованная сумма должна быть выплачена сотруднику бухгалтерией.
Итоговый расчет по расходам на командировку приведен в таблице ниже.
| Вид расхода | Расходы, руб. в сутки | Cутки | Расходы, руб. |
| Суточные | 700 | 5 | 3 500 |
| Проживание в гостинице | 3 540 | 5 | 17 700 в т.ч. НДС 2 700 |
| Проезд | 5 900 в т. ч. НДС 900 |
||
| ИТОГО | 27 100 |
Проводки по расчету командировочных расходов и взаиморасчетов с подотчетными лицами
Бухгалтерская проводка: из кассы выданы в подотчет денежные средства на командировочные расходы сотруднику предприятия в размере 10 000 руб.
Дт 71 "Расчеты с подотчетными лицами" 10 000 руб.
Кт 50 "Касса" 10 000 руб.
Бухгалтерская проводка: по авансовому отчету начислены суточные.
Дт 26 "Общехозяйственные расходы" 3 500 руб.
Кт 71 "Расчеты с подотчетными лицами" 3 500 руб.
Бухгалтерская проводка: по авансовому отчету учтены расходы на проживание.
Дт 26 "Общехозяйственные расходы" 15 000 руб.
Дт 19 "НДС к возмещению по приобретенным ценностям" 2 700 руб.
Кт 71 "Расчеты с подотчетными лицами" 17 700 руб.
Бухгалтерская проводка: по авансовому отчету учтены транспортные расходы.
Дт 26 "Общехозяйственные расходы" 5 000 руб.
Дт 19 "НДС к возмещению по приобретенным ценностям" 900 руб.
Кт 71 "Расчеты с подотчетными лицами" 5 900 руб.
Произведен расчет с подотчетным лицом
Как вы уже знаете, для учета расчетов с подотчетными лицами используется бухгалтерский счет учета 71 "Расчеты с подотчетными лицами". После выполнения приведенных выше бухгалтерских проводок данные по этому счету выглядят следующим образом.
| 10 000 | |
| 3 500 | |
| 17 700 | |
| 5 900 | |
| 10 000 | 27 100 |
| 17 100 | |
Как видно из рисунка по счету 71, сотрудник потратил и отчитался за большую сумму, чем ему было выдано. Бухгалтерская проводка по расчетам с подотчетным лицом в этом случае будет выглядеть следующим образом:
Дт 71 "Расчеты с подотчетными лицами" 17 100 руб.
Кт 50 "Касса" 17 100 руб.
Если расчет произведен полностью, то остатка по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" быть не должно.
| 71 "Расчеты с подотчетными лицами" | |
| 10 000 | |
| 3 500 | |
| 17 700 | |
| 5 900 | |
| 17 100 | |
| 27 100 | 27 100 |
| 0 | |