Успешная работа предприятия складывается из суммарного воздействия различных факторов и грамотного выполнения ключевых функций. При этом стоит отметить, что правильный учет товара можно отнести к одному из основных условий стабильной работы компании.
Складской учет
Это понятие используется для определения постоянного количественного и сортового учета, осуществляемого на складе. Без учета трудно обеспечить их сохранность. Для такого процесса используется карточка складского учета материалов, которая является утвержденной законодательством формой для фиксации движения на складе материалов отдельного вида, размера и сорта. Заполняются они на каждый номенклатурный номер материала. Их ведением занимается материально ответственное лицо, например заведующий складом или кладовщик.
Перед тем как доверить кладовщику материальные запасы предприятия, с ним, как правило, заключается договор. В нем описываются виды работ, которые выполняет сотрудник, и степень ответственности в случае потери или повреждения продукции, хранящейся на складе.
Организация складского учета
Грамотно организованный процесс учета материалов, размещенных на территории склада, - это очень важный и нужный сегмент деятельности организации. Для эффективной работы склада используется две распространенные системы учета: партионная и сортовая. Но независимо от того факта, какой выбор будет сделан, материально ответственные работники будут вести учет продукции компании в натуральном выражении. Данная процедура осуществляется посредством использования приходных и расходных товарных ордеров.
Если брать во внимание информацию, которую содержат методички по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов компании, то можно сделать вывод, что ведение аналитического учета ТМЦ осуществляется посредством использования сальдового метода или оборотных накладных. При данных подходах проведение учета производится в разрезе каждого места хранения, а также внутри них с фиксацией номенклатурных номеров, различных товарных групп, синтетических и субсчетов.
Использование карточек
Складской учет материалов, основой для которого являются оборотные ведомости,в большинстве случаев подразумевает применение двух вышеупомянутых способов. Это позволяет оптимизировать работу склада и достичь более высокого уровня продуктивности.
При первом варианте используется карточка складского учета, которая открывается на каждый вид хранящейся на складе. В ней отображаются количественно-суммовые данные, что, по сути, есть движение материалов. Основанием для заполнения таких карточек являются первичные учетные документы.
Ведение складского учета при помощи карточек также подразумевает отображение остатков на первое число и расчет оборота за месяц. При помощи такой документации производится составление оборотных ведомостей по каждому складу отдельно. К тому же данные тех карточек, которые находятся в бухгалтерии, сверяются с документацией, находящейся на складе.
Возможен и такой вариант, при котором карточки учета не ведутся в бухгалтерии. В этом случае расходная и приходная документация группируется по номенклатурным номерам. После с помощью этих документов производится подсчет итогов за месяц, причем данные по расходам и приходам фиксируются отдельно. Далее эти сведения отображаются в оборотной ведомости. Те остатки, которые были выведены в этих ведомостях, сравниваются с остатками, зафиксированными в карточках учета на складе.
Сальдовый учет
Данная форма складского учета отличается от предыдущей. Ключевое отличие сводится к тому, что качественный и суммовой учет в разрезе ТМЦ в бухгалтерии не ведется. Оборотные ведомости, соответственно, также не составляются.
При данном виде организации работы склада производится в разрезе субсчетов, товарных групп и балансовых счетов, которые используются для учета товарно-материальных ценностей исключительно в денежном выражении. Учет производится материально ответственными лицами. Для данного процесса используется книга складского учета или соответствующий журнал.
Что касается бухгалтерии, то она занимается приемом первичной учетной документации от материально ответственных лиц и впоследствии проверяет полученные данные. Когда процесс сверки завершен, те остатки материалов, которые были зафиксированы на первое число, переносятся в сальдовую ведомость.
Партионный учет
Торговля и склад в данном случае организованы таким образом, что конкретная партия товара хранится отдельно. Причем на каждую из них кладовщик выписывает партионную карту в двух экземплярах. Для регистрации таких карт используется специальная книга. При этом именно номер принятой партии является номером регистрации в данной книге. После внесения нужной информации один экземпляр передается в бухгалтерию, а другой остается на складе и выполняет функцию регистра складского учета.
Стоит отметить тот факт, что в качестве партии определяется ТМЦ одного наименования. Данный товар при этом должен быть поставлен одним поставщиком. Что касается количества доставок, то их может быть несколько.
При заполнении партионной карты работник склада должен указать дату составления, ее номер, время заполнения акта о приеме товара, вид транспорта, реквизиты поставщика, номер и дату накладной, наименование продукции, место отправления, а также массу и сорт.
Складской учет материалов, в котором используется партионный метод, подразумевает отражение во время отпуска товара даты данного действия, номера расходного товарного документа, вида транспорта, наименования получателя, количества и сорта отпущенной продукции. В это же время в расходном документе указывается номер партионной карты.
Когда все запасы конкретной партии оказываются израсходованы, заведующий складом и товаровед ставят свои подписи на карте и передают ее в бухгалтерию, где она впоследствии будет проверена.
Возможно, что во время проверки будет выявлена недостача. В этом случае складской учет подразумевает следующие действия: бухгалтер до проведения следующей инвентаризации списывает недостачу на издержки обращения, но лишь при условии, что она была в пределах норм естественной убыли. Если же нормы были превышены, то недостача должна взыскиваться с тех лиц, которые несут материальную ответственность за продукцию, хранящуюся на складе.
Также стоит учитывать ту информацию, что партионная система складского учета включает на полностью израсходованную партию ТМЦ.
Как используются складские журналы при сортовом учете?
Если применяется такой способ ведения учета, то кладовщик открывает одну или несколько страниц в товарном журнале на каждый сорт и наименование продукции. Также может быть заведена отдельная карточка. Количество страниц зависит от объема операций, проводимых по приему и расходу.
В заголовке карточки или страницы журнала необходимо указать артикул, наименование, сорт и другие признаки, которые отличают конкретный товар. Оставшееся место на странице используется для отражения прихода, расхода и остатков продукции.
Наименование, цена, количество, единицы измерения ТМЦ;
Номер и дата документов, которые использовались во время выдачи и приема продукции;
Место хранения.
Для того чтобы товар был принят на хранение и впоследствии выдан, необходимо заверение соответствующей документации подписями кладовщика и заведующего складом.
Грамотно организовать складской учет количественного типа, при которомфиксируются движение и остатки продукции, помогут различные виды товарных журналов, при помощи которых ведется учет товарно-материальных ценностей в местах хранения, а также фиксация их расхода. Подобные сведения могут отображаться также в виде ведомостей.
Как проводится уценка ТМЦ?
Торговля и склад неизбежно сопряжены с таким явлениями, как устаревание товаров, а также снижение спроса на них или потеря качества. Эти проблемы нельзя игнорировать, и для их эффективного решения используется процесс уценки. Для ее оформления понадобится акт уценки материально-товарных ценностей.
Составлять и подписывать его нужно в двух экземплярах. Делают это ответственные лица, представляющие специальную комиссию. Одна копия остается у заведующего складом (ее нужно хранить), вторая отправляется в бухгалтерию. В некоторых ситуациях один экземпляр может быть прикреплен к товарной накладной. Делается это для последующей передачи данного документа организации, занимающейся продажей уцененного товара, или с целью возврата производителю.
Системы управления складом
Одной из ключевых задач любого бизнеса является автоматизация и оптимизация всех внутренних процессов предприятия. Это позволит сэкономить время и повысить качество обслуживания.
Склад не является исключением. Для того чтобы ускорить различные процессы, имеющие отношение к приему и расходу товара, используется программа складского учета. Она может иметь различный вид и структуру, но функции подобного программного обеспечения остаются неизменными.
Речь идет о следующих возможностях:
Распределение продукции на складе по ячейкам хранения, партиям и ответственным лицам;
Возможность динамического пересчета складских остатков;
Отслеживание грузов по маршрутам движения;
Использование различных способов формирования цены товара;
Инвентаризация и последующее формирование актуальной отчетности согласно ее итогам;
Формирование приходно-складских ордеров;
Переоценка товара по причине влияния различных факторов, формирующих его стоимость;
Управление складом.
Хорошо составленная программа складского учета позволяет наладить эффективную работу транзитного товарного склада, а также складских помещений, имеющих общее назначение. Также практикуется использование электронного аналога карточки складского учета, которая обладает всеми актуальными фильтрами. Речь идет об отслеживании информации по следующим направлениям:
Валюта, используемая для оплаты товара (по сличительной ведомости, акту об излишках и недостаче, ведомости фактического наличия и др.);
Партия продукции, сроки ее хранения, дата окончания действия сертификатов;
Различные виды операций с ТМЦ;
Целевое назначение;
Пересортица;
Материально ответственные лица;
Операции укомплектования и разукомплектования материальных ценностей на складе.
Как правило, такой автоматизированный складской учет дорабатывается разработчиком с учетом индивидуальных особенностей бизнеса конкретного клиента.
Актуальные программы
Для эффективной организации работы склада может использоваться различное программное обеспечение. Но одним из самых популярных вариантов является «1С Складской учет». Этот софт имеет определенные преимущества, которые и привлекают множество компаний, интегрирующих данную программу в работу своих складов.
Ключевые функции выглядят следующим образом:
Быстрый и своевременный учет материальных ценностей, их прихода и перемещения;
Точное ведение всей складской документации;
Своевременное и удобное ведение складского журнала (карточек);
Наличие всех необходимых инструментов для корректного проведения инвентаризации;
Представление и обработка системы складских помещений.
При помощи данного программного обеспечения можно качественно охватить несколько направлений хозяйственной деятельности предприятия. Речь идет об управлении правилами продаж, запасами, финансами, закупками и доставкой товаров. К основным преимуществам "1С" можно отнести простоту использования программы, возможность ее коррекции с учетом потребностей конкретной организации и полное соответствие нормам российского законодательства.
При желании можно воспользоваться и другими программами: «СуперСклад», «Товар-деньги-товар» и другими.
Заключение
Очевидно, что работа склада играет не последнюю роль в построении эффективной деятельности компании. Поэтому от уровня организации складских функций зависит качество сервиса, скорость доставки и состояние процесса продаж в целом. Таким образом, любая компания, заинтересованная в успешном построении цикла продаж и доставки продукции, должна качественно организовать учет товара.
Карточки складского учета
Карточка, в которой отражается учет движения и остатки материалов. На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку. Карточки открывают в бухгалтерии и записывают в ней номер склада, наименование материала, марку, сорт, профиль, размер, единицу измерения, номенклатурный номер, учетную цену и лимит. После этого карточки передают на склад и кладовщик заполняет колонки прихода, расхода и остатка материалов. Запись в карточках кладовщик делает на основании первичных документов (приходных ордеров, требований, накладных и т.п.) в день совершения операций. После каждой записи выводят остаток материалов.
КАРТОЧКА СКЛАДСКОГО УЧЕТА -- отпуск материалов со складов (кладовых) подразделения организации на производство может оформляться путем записи непосредственно в карточках складского учета. В этом случае расходные документы на отпуск материалов не оформляются. Материалы отпускаются на основании лимитно-заборных карт, выписываемых в одном экземпляре. Лимит отпуска можно указать и в самой карточке. Получатель расписывается в получении материалов непосредственно в карточке складского учета. Здесь же указывается шифр или наименование заказа (затрат). При этой системе отпуска материалов со склада карточка складского учета является регистром аналитического учета и одновременно выполняет функции первичного учетного документа. Перечень материалов, отпускаемых указанным способом, и подразделения организации, где он применяется, устанавливает руководитель организации. Карточки складского учета открываются на календарный год службой снабжения (снабженческо-сбытовой) организации. При этом заполняются реквизиты, предусмотренные в карточках, как то: номер склада, полное наименование материальных ценностей, сорт, артикул, марка, размер, номенклатурный номер, единица измерения, учетная цена, год и другие реквизиты. На каждый номенклатурный номер материала открывается отдельная карточка. Карточки складского учета регистрируются бухгалтерской службой организации в специальном реестре (книге), а при механизированной обработке -- на соответствующем машинном носителе. При регистрации на карточке ставится номер карточки и виза работника бухгалтерской службы или специалиста, осуществляющего бухгалтерскую функцию в организации. Карточки выдаются заведующему складом (кладовщику) под расписку в реестре. В полученных карточках складского учета заведующий складом (кладовщик) заполняет реквизиты, характеризующие места хранения материальных ценностей (стеллаж, полка, ячейка и т. п.).
Схема пассивных и активных счетов
Для отражения изменений в составе имущества, собственного капитала и обязательств используются счета бухгалтерского учета. В каждом счете на основании первичных документов отражаются лишь однородные хозяйственные операции, для которых этот счет предназначен. При этом эти операции увеличивают или уменьшают величину учитываемого показателя. Таким образом, счет бухгалтерского учета - это специальный способ группировки, текущего отражения и контроля изменений отдельных однородных объектов бухгалтерского учета.
Счета бухгалтерского учета отдельно отражают увеличение и уменьшение соответствующего показателя. Таким образом, счета имеют двусторонюю форму - имеют две части дебет и кредит. Таким образом, счет обычно имеет следующий вид:
Деление баланса на две части (актив и пассив) предопределяет одну из основных классификаций счетов. Для учета имущества, которое показывается в активной части баланса, используются активные счета. Для учета собственного капитала и обязательств предприятия используются пассивные счета. В каждой статье баланса указывается, какие данные из каких счетов формируют показатель данной статьи.
При открытии счета на конкретный временной период (месяц, квартал, год) в него сначала записывается остаток (сальдо) на начало этого периода. В случае активного счета его сальдо на начало периода записывается в дебет счета, в случае пассивного счета - в кредит счета. В дальнейшем записи увеличения соответствующего показателя производятся на той же стороне, что и сальдо счета, а уменьшение - на противоположной стороне. Таким образом, в активных счетах увеличение происходит по дебету, а уменьшение по кредиту, в пассивных счетах увеличение происходит по кредиту, а уменьшение по дебету счета. В конце периода вычисляются суммарные показатели увеличения и уменьшения средств по дебету и по кредиту. Эти суммарные показатели называют дебетовыми и кредитовыми оборотами счета. При подсчете оборотов во внимание не принимаются начальные сальдо по счетам, т.е. обороты определяют увеличение/уменьшение за тот период времени, на который был открыт счет. После завершения периода рассчитываются сальдо на конец периода, на базе которых строится бухгалтерский баланс на дату завершения отчетного периода.
Таким образом, схемы записей на счетах бухгалтерского учета выглядит так:
Для подсчета конечного сальдо применяются следующие формулы: для активных счетов
Скон = Снач + ОбД - ОбК
для пассивных счетов
Скон = Снач + ОбК - ОбД
Когда конечное сальдо по счету равно нулю, говорят, что счет закрывается.
Кроме активных и пассивных счетов применяются также активно пассивные счета, которые имеют признаки и активных, и пассивных счетов. Активно-пассивные счета, как правило, используются для учета различных расчетов. Например, расчеты с поставщиками за поставляемые материалы может иметь характер как кредиторской задолженности (материалы поставлены, но еще не оплачены), так и дебеторской задолженности (наше предприятие заплатило аванс в счет последующей поставки материалов). Таким образом, на этом счете отражаются и составляющие актива баланса, и составляющие пассива. Схема записей на таких счетах выглядит так:
Сальдо начальное и сальдо конечное в активно-пассивных счетах может быть как только дебетовым, так и только кредитовым, а также дебетовым и кредитовым одновременно.
Двойная запись
Каждая хозяйственная операция отражается на счетах бухгалтерского учета методом двойной записи, который заключается в том, что каждая операция записывается в одной и той же сумме дважды: по дебету одного счета и кредиту другого. Взаимосвязь дебета одного счта и кредита другого называют корреспонденцией счетов, а счета - корреспондирующими. Запись на корреспондирующих счетах называют бухгалтерской проводкой.
Соответственно четырем видам влияний операций на бухгалтерский баланс существуют четыре типа корреспонденций бухгалтерских счетов.
Изменения, приводящие к увеличению и актива, и пассива. Происходит запись по дебету активного счета (увеличение в активе баланса) и по кредиту пассивного счета (увеличение в пассиве баланса).
Изменения, приводящие к уменьшению и актива, и пассива. Происходит запись по дебету пассивного счета (уменьшение в пассиве баланса) и по кредиту активного счета (уменьшение в пассиве баланса).
Изменения, приводящие к перегруппировке средств внутри актива баланса. Происходит запись по дебету одного активного счета (увеличение по счету) и по кредиту другого активного счета (уменьшение по счету).
Изменения, приводящие к перегруппировке средств внутри пассива баланса. Происходит запись по дебету одного пассивного счета (уменьшение по счету) и по кредиту другого пассивного счета (увеличение по счету).
Таким образом, посредством метода двойной записи устанавливается взаимосвязь экономических явлений, что делает этот метод универсальным способом моделирования реальных процессов хозяйственной деятельности предприятия.
Государство обязывает организации проводить учет и отмечать расход материалов и средств в складских помещениях. Это необходимо для того, чтобы при проверках данной организации можно было выяснить реальный товарооборот. После чего проверяющим органам будет довольно просто выявить возможные нарушения в уплате налогов.
Карточка учета материалов форма м 17 – что это за документ?
На законодательном уровне регламентировано, что бухгалтерский учет должен проводить учет в хозяйственных операциях. Все операции должны быть отражены в документах, которые позднее будут использованы для составления месячных и годовых отчетов. Кроме того, без первичных документов доказать факт произведенных операций будет крайне сложно.
Карточка формой м17 является составной частью первичного учета документов. Что интересно, при этом постановление которое регламентирует ее действие было отменено. Однако, пока на законодательном уровне не была принята новая форма учета складских операций организации могут использовать данную карту. При этом государственные органы не обязывают, а рекомендуют ее использование.
Данная карточка хранится после своего заполнения в архиве предприятия на протяжении пяти лет. В ней будут отражены операции по приходу и расходу складских материалов.
На сегодняшний день ее используют практически все отраслевые предприятия, имеющие складские помещения. За долгое время использования, выработался единый способ заполнения.
Кто и когда её заполняет?
Данный документ заполняет уполномоченное ответственное лицо на складе, чаще всего им является кладовщик. В карточке это лицо на протяжении всего дня отмечает прибытие и отпуск груза, материала или товара, таким образом формируя под конец дня реальную картину положения дел. Заполняется карточка, как правило, во время отпуска или прима товара. Это необходимо для того, чтобы правильно отразить информацию о потребителе, или же для того, чтобы указать на действительно место хранения прибывшего материала.
При этом для каждого вида товара заводится новая карточка, после чего она нумеруется в соответствии с регламентом складской картотеки. После чего к ней прилагаются сопровождающие документы товаров.
Сама карточка может быть составлена как с помощью ручки, так и на компьютере. Заполняется она может также в любом виде, но при этом в ней обязательно должна присутствовать роспись ответственного лица. Печать организации напротив не обязательна, так как данная форма относится к внутренней документации фирмы.
Как правило, сдается карточка в конце календарного месяца для формирования в отделе бухгалтерии отчета. Однако, в некоторых организациях карточка сдается после своего фактического заполнения или же в день, утвержденный в графике, в котором прописаны положения по отчетности предприятия. Направляется она в бухгалтерский отдел где подшивается к остальным после чего направляется в архив.
На лицо, которое уполномочено вести записи в данной карточке накладывается ответственность за правильность отображения информации. В случае если в ней была совершенна ошибка, которая не была исправлена и впоследствии выявлена. То на этого человека будет наложен штраф, в размере понесенного ущерба предприятия в результате его ошибки. Поэтому отмечаем важность того, чтобы информация, занесенная в карту, была максимально четкой и правильной. Не лишним действием будет перепроверить документ на наличие недостоверной информации.
Порядок заполнения граф документа
К оформлению документа следует подходить со всей тщательностью. Так как он должен быть максимально чистым, без затертых мест или клякс на тексте. В случае допущения ошибки, ее разрешается исправлять. Для этого необходимо возле исправленной записи расписаться ответственному лицу по ведению карточки и работнику, принявшему товар.
В карточке должны быть отражены все разновидности товаров. Обычно кладовщик записывает в карточку эти данные опираясь на просмотренные им документы, в которых зафиксирован отправка и прибытие товара. Если приходят акты или же ордера вместе с товаром, тогда их данные должны быть отражены в карточке, а сами они приложены к ней в качестве доказательства.
Стоит отметить то, что для каждой разновидности товара (колеса, дерево, пластмасса) заводится отдельная карточка. После каждой зафиксированной операции ответственное лицо должно поставить роспись.
Кроме того, в записях карточки должны быть отражены не только приходные и расходные материалы и товары, а и перемещенное сырье. Это необходимость появляется из-за того, что в карте фиксируется и текущее местоположение материала. При заполнении карточки ее нужно пронумеровать и желательно подшить к предыдущим, так как это значительно облегчит учет и сократит время необходимое для поиска нужных данных. В архив они отправляются по происшествии времени установленном согласно правилам организации. Как правило, данный срок составляет 6 календарных месяцев.
При заполнении карточки ответственным лицом, необходимо в пункте «название организации» полностью переписать эти данные из учредительных документов. После чего нужно записать регистрационный номер в государственном реестре.
Последующее заполнение пунктов происходит при наличии необходимого материала. Если же их нет, то ставится прочерк, и идет переход к следующему пункту.
В первой таблице отображается следующие данные:
- Информация о структурном подразделении;
- Вид деятельности, код выбирается из общероссийского классификатора экономической деятельности;
Место хранения товара (указывается какой склад, полка или ячейка); - Далее следует три показателя: марка, сорт и профиль. Их данные берутся из сопроводительных документов;
- После чего должен быть указан размер и номенклатурный номер. Отметим важность того, чтобы размер товара был записан в соответствии с общепринятой метрической системой исчисления. А сам номенклатурный номер либо берется также из классификатора, либо в случае наличия собственной системы имеет свой номер;
- В пункте единицы измерения указывается количество товара;
- В графе «норма запаса» должно быть указанно значение, при котором обеспечивается нормальное функционирование организации;
- В пункте «Цена» указывается значение, взятое из сопроводительного документа;
- Последние два пункта указывают срок годности и наименование поставщика.
Кроме того, в первой таблице в случае если в приходящем товаре содержатся драгоценные материалы или камни заполняется специальная небольшая форма. В ней отображается:
- Название драгоценных товаров или материалов;
- Вид, к которому относится данная драгоценность;
- Паспортные данные изделия, берутся из сопроводительных документов.
После чего указывается код и количество этого материала.
Во второй таблице карточки будут отражаться данные о перемещении материала:
- В первом пункте записывается число, в котором произошла операция по отпуску или поступлению товара;
- Номер документа, являющегося основанием для передачи материала;
- Записывается название поставщика от которого прибыл товар, или потребителя, которому материал был передан;
- Далее отмечается единицы измерения, в которых измеряется данный товар;
- После чего записывается количество полученного, отправленного и оставшегося товара;
- В последнем столбце указывается дата совершенной операции и подпись ответственного лица.
В последней части карточки должна быть отображена должность, которую занимает уполномоченное лицо.
После чего следует его подпись и фамилия, имя и отчество. Ниже проставляется дата заполнения карты. Наличие карточки учета материалов при совершении складских операций является для современной организации просто обязательным. Безе нее в нынешнее время здорово нарушилась бы логистика предприятий. И хотя некоторые фирмы разрабатывают свои уникальные формы карт, ее концепция остается крайне важной для бюрократического учета совершенных операций.
В результате можно отметить, что ее использование не зря носит рекомендательный характер. Так как данная форма позволяет максимально оптимизировать составления отчетности в отделе бухгалтерии. Кроме того, ее использование позволяет быстро ориентироваться в складских помещениях и находить нужный товар.
Вконтакте
В отношении каждого отдельного вида материалов на складе ведется карточка учета типовой формы М-17. В данном бланке отражается приход и расход указанного наименования. Записи в складскую карточку выполняются работником склада на основании приходных и расходных документов.
Сведения о приходных операциях вносятся на основании приходного ордера М-4, о расходных операциях — на основании лимитно-заборной карты М-8, накладной М-15 или требования М-11.
Бланки и образец заполнения указанных форм можно скачать по ссылкам ниже.
Складская карточка учета материалов форма М-17 заполняется в одном экземпляре, ежемесячно передается в бухгалтерию.
|
|
В качестве примера ниже приведен образец заполнения карточки учета материалов по форме М-17. Ссылка на бесплатное скачивание находится внизу бланка.
Образец заполнения
Форма М-17 заполняется материально-ответственным лицом с обеих сторон. На лицевой стороне бланка карточки следует указать наименование материалов. В отношении каждого отдельного наименования, марки ценностей следует заполнять отдельную карточку. Вверху бланка следует указать, кто является владельцем указанного наименования, место, где ценности хранятся (название организации, структурного подразделения).
На лицевой стороне отражается общая информацию о материале:
- наименование,
- место хранения;
- основные характеристики (марка, сорт, профиль, размер, номер по складской картотеке);
- единица измерения указывается кодом и наименованием (берется из ОКЕИ);
- цена за единицу;
- норма запаса, если устанавливается — лимит, который должен всегда оставаться на складе;
- срок годности, если имеется;
- наименование организации поставщика;
- содержание драгоценных металлов, если есть.
После того, как основные сведения в карточке учета М-17 заполнены, в нее вносятся сведения о поступлении и списании данного наименование из места хранения. Каждая запись делается на основании соответствующего документа (приходного или расходного). Для каждого движения следует указать дату совершения операции, порядковые номер документа, наименование лица, от которого получены материалы, или кому отпущены (это может быть другое подразделение организации или другая организация).
При поступлении материалов делается отметка в графе «приход», при списании — в графе «расход». По итогам совершения приходной или расходной операции выводится остаток на складе. Ответственное лицо, которое внесло запись о приходе или расходе материальных ценностей, ставит свою подпись в последней графе таблицы.
В организациях различных сфер производственной деятельности бухучёт требует ведения учета товарно-материальных ценностей. В связи с этим компании вынуждены применять карточки учёта материалов. В данной статье расскажем о применении учётных карточек по форме М-17.
Обязанность по заполнению карточки М-17
Как уже было сказано ранее, предприятия вынуждены вести учёт ТМЦ, используя при этом такой документ, как карточка учёта материалов. До 2013 года ведение такого значимого для бухгалтерии документа было строго предусмотрено законодательством – применять для целей складского учета можно было только предусмотренные карточки по форме М-17. На сегодняшний день учетные карточки для ТМЦ могут быть разработаны своими силами. Однако, многие организации не спешат отказываться от традиционных карточек. Это обусловлено тем, что они достаточно удобные для учета и для их применения не требуется вновь придумывать колесо.
Ответственность за ведение карточек возлагается на материально-ответственных лиц, коими обычно являются заведующие складом. МОЛ должно вносить в неё записи каждый раз, когда поступает материал, а так же каждый раз при его потреблении.
Важно ! Возложить обязанность за ведение карточек М-17 можно и на кладовщиков или иных работников складка. Для этого заведующему складского хозяйство необходимо заручиться согласием главного бухгалтера.
Применение карточки учёта М-17 в организациях
Применение карточек учета М-17 необходимо в организациях, где большое количество материалов различающихся по наименованиям, артикулам, сортам, цветам, размерам и так далее. Это обусловлено тем, что применение таких карточек позволяет учитывать ТМЦ как раз по этим самым признакам.
Порядок ведения карточек по форме М-17
Жизненный цикл карточки учёта М-17 начинается с оформления таковой службой закупки и продолжается в течение года. В ней закупщик указывает следующие данные:
- Наименование ТМЦ;
- Склад-получатель;
- Отличительные признаки ТМЦ (размер, артикул и т.п.);
- Номенклатурный номер;
- Единицу измерения.
Все карточки регистрируются в специализированном реестре ответственным работником бухгалтерии. При этом он проставляет свою подпись на каждой из них. Далее все зарегистрированные и подписанные карточки М-17 выдаются заведующему складским хозяйством, который в свою очередь вносит в них информацию о том, где хранится ТМЦ.
Важно ! При этом каждая новая карточка заводится только в случае, если номенклатурный номер разный с уже существующими карточками.
Как было сказано ранее, во время поступление или убытия товарно-материальных ценностей ответственное лицо обязано делать записи в учётных карточках. По окончании каждого месяца проставляются итоги по операциям поступления и отгрузок, так же выводится остаток ТМЦ на складе. Тогда, когда карточка заполняется полностью, заводятся последующие листы (второй, третий и далее). Их так же заверяет главбух при очередной проверке. Все они должны быть пронумерованы и скреплены для удобства их использования и хранения.
В конце года в карточках указывают остаток ТМЦ на первый день нового года – 1 января, после чего заводят новую карточку и переносят эту цифру туда. По прошествии года карточки собирают, закрывают, подшивают в папку и сдают на хранение в архив.
Бланк и образец заполнения карточки учёта М-17
При ведении карточек М-17 в учётных системах, у сотрудников закупочной службы не возникает трудностей с их поиском, поскольку распечатать из можно прямо из системы. Люди же ведущие учёт по-старинке постоянно сталкиваются с необходимостью поиска бланка в интернете или покупкой его в специализированных магазинах. Именно поэтому мы разместили ссылку здесь, по которой можно сказать бланк учётной карточка учета по форме М-17 .
Правила заполнения карточки учёта
Работники склада должны помнить о необходимости соблюдения правил ведения учетных карточек М-17.
Таким образом, следует учитывать, что оформление карточек может осуществляться как вручную, так и с помощью оргтехники. При этом в учётных карточках должна присутствовать живая подпись материально-ответственного лица, отвечающего за сохранность ТМЦ. При ручном оформлении следует всегда пользоваться шариковой ручкой.
Если необходимо отпустить товар со склада в производство или на другие нужды, то в карточке делается запись о том, что товар отпущен с указанием даты отпуска и реквизитов получателей. На основании этого документа получателю могут выписывать лимитно-заборную ведомость, которая у него и остаётся. Так же допустимый лимит может быть указанная самой карточке. В этих случаях другие документы, подтверждающие движение не оформляются, а получатель проставляет подпись под операцией в карточке.
Записи в учётную карточку N М-17 вносятся на основании следующих документов:
- Приходных ордеров;
- Требований-накладных;
- Накладных Торг-12;
- ТТН и т.д.
При внесении записи об операции указываются следующие данные:
- Дата проведения оприходования и отгрузки со склада;
- Документ-основание для выполнения операции (реквизиты);
- Описание операции в краткой форме.
Оформленные вручную записи не должны содержать помарок. Исправления так же лучше не делать. Однако, если это произошло, то следует аккуратно перечеркнуть неверную информацию и написать вверху верные данные, заверив исправления подписью.
Срок хранения карточек учета М-17
Если говорить о том, сколько требуется хранить карточку учета ТМЦ по форме М-18, то однозначного ответа на этот вопрос нет. Все зависит от нормативных актов, принятых в организации. Тем не менее следует сказать, что в складском хозяйстве карточка заводится, как правило в начале года и используется в течение одного календарного года, собственно в этот период она там хранится. После того, как срок ее действия истёк, ее подшивают в папку с остальными карточками. Затем эту папку передают в архив. Срок хранения бухгалтерских документов в архиве не должен быть меньше 5 лет.
Ответы на часто задаваемые вопросы
Вопрос N1: Добрый день! Если учётная карточка М-17 оформляется в середине года, то когда ее необходимо переоформлять?
Ответ: Все карточки учёта ТМЦ независимо от даты их открытия подлежат закрытию в конце года. Следовательно карточки, открытые в середине года, переоформляются в общем порядке – в начале следующего года.