За ведение учетной карточки по форме М-17 отвечает материально-ответственное лицо , управляющее движением товаров. Зачастую этим занимается кладовщик. Принимается и отпускается товар исключительно по приходно-расходной документации. Об этом в каждую учетную карточку вносится соответствующая пометка .
Поступление каждого товара для хранения на складе происходит совместно с получением сопроводительной документации. Вся информация из данных документов должна быть внесена в соответствующие графы учетной карточки. Сопроводительная документация зачастую состоит из такого перечня документов, как ордер прихода товара и приемный акт.
Заполненная учетная карта передается для хранения лицу, несущему материальную ответственность за сохранность товара, находящегося на складе.
Все приходные или расходные операции должны быть зафиксированы кладовщиком или другим человеком, на которого возложена материальная ответственность. Данные операции указываются в отдельной строчке учетной карточки с одновременным заверением личной подписью кладовщика.
Одновременно с этим кладовщик обязан каждый месяц передавать заполненные карточки в бухгалтерский отдел предприятия. Каждая карточка должна сопровождаться определенными документами, что будут выступать в качестве подтверждения проведения приходно-расходных операций.
График оборота документации конкретной организации определяет сроки и общие принципы сдачи учетных карточек в бухгалтерию.
Принцип оформления
Унифицированный формат бланка составляется в единичном экземпляре и ежемесячно вместе с сопроводительной документацией перенаправляется в бухгалтерский отдел предприятия.
В первую таблицу бланка требуется внести такую информацию :
- название подразделения компании, где находятся на хранении материальные ценности;
- кодифицированное название деятельности такого подразделения;
- конкретное месторасположение хранимой продукции на складе;
- заполнение граф, что касаются марки, сорта, размера продукции, располагающейся на складе;
- номерные обозначения материальных ценностей, обозначенные согласно складской номенклатуре;
- буквенное и цифровое обозначение применяемых единиц измерения;
- стоимость одной единицы материальных ценностей;
- нормативное количество запасов, иначе говоря, минимальное количество товаров, что должно быть на складе для обеспечения нормальной работы организации;
- срок пригодности товаров для использования если он определен;
- название компании, что выступает в качестве поставщика продукции, хранящейся на складе.
Второй столбец учетной складской карточки М-17 должен содержать сведения о возможном наличии в составе хранящихся на складе материальных ценностей драгоценных веществ. В том случае если в составе нет никаких драгоценных металлов или камней, то данный столбец необходимо будет перечеркнуть.
Третий столбец бланка учетной карточки формата М-17 должен вмещать информацию о прибытии и уходе с места хранения на складе конкретного типа материальных запасов. Для этого достаточно заполнить 9 строчек:
- Строка «Дата записи» тут необходимо указать конкретный день проведения операции по поступлениям или уходу товара со склада.
- Строка «Номер документации» в ней требуется указать конкретный номер для определенного документа, который легитимизирует каждую операцию по поступлению или уходу товара со склада.
- В четвертой строке нужно отобразить название компании или какого-то отдельного подразделения организации, который передает или получает со склада материальные ценности.
- Пятая строка должна вмещать данные об учетной единице товара.
- В шестой и седьмой строке указывается общая численность полученных или отпущенных товаров.
- В восьмую строку вписывается остаточное количество материальных ценностей после завершения операций по их получению или отпуску.
- В последней девятой строке указывается дата составления учетной карточки, которая заверяется подписью материально ответственного лица.
Согласно действующим положениям российского законодательства сроки хранения данного учетного документа составляет 5 лет .
В чем заключается необходимость использования
Основной задачей составления карточки учета продукции на складе является контроль количества имеющихся у компании материальных ценностей, что хранятся на складах
. По существующему порядку обязательно к каждому номенклатурному номеру заводится отдельный учетный документ.
В такой карточке указывается вся необходимая информация, что относится к приходу или расходу продукции. Одновременно с этим стоит учитывать тот факт, что для заполнения требуется применять подтверждающую документацию, фигурирующей в общем обороте документов конкретной организации.
Использование учетной карты помогает контролировать имеющиеся запасы материальных ценностей на сладах, что дает возможность оперативно решать проблемы их недостачи или переизбытка. Благодаря такому методу существенно облегчается процесс управления организацией в сфере оборота материальных средств. Это помогает улучшить общие экономические показатели предприятия и оздоровить его финансовое положение.
Существующие требования
Существующая форма карточек учета продукции, расположенной на складах, заполняется на основе имеющейся первичной документации по приходу товаров для каждого отдельного номенклатурного номер в тот же день, когда была проведена подобная операция. Вся первичная документация , что касается прихода или расхода продукции со склада, должна быть приложена к учетной карточке .
Процесс учета движения материалов на складе происходит под контролем материально-ответственного лица, которое чаще всего занимает должность начальника склада или кладовщика. В некоторых достаточно редких ситуациях главный бухгалтер организации может дать разрешение на ведение учетных карточек операторами. Для этого потребуется получить разрешение от материально-ответственного лица, отвечающего за сохранность и движение всех материальных ценностей, хранящихся на складе.
Подпись главного бухгалтера в графе учетной карточки «Контроль» является подтверждением правильности ее заполнения.
После окончания календарного года в учетных карточках на 1 января следующего за отчетным годом выводится количество остатков продукции расположенной на складе. При этом все карточки по истекшему году должны быть закрыты. Все закрытые бланки учета должны быть брошюрованы и сданы для хранения в архив.
При наличии разрешения от главного бухгалтера предприятия и с указания непосредственного руководителя конкретного подразделения организации, что осуществляет функции снабжения и сбыта продукции ведение бланков учета может быть продолжено и в рамках следующего календарного года. Если возникнет реальная необходимость в открытии новых учетных бланков, то они могут открываться даже в середине года.
В том случае если на предприятии был налажен процесс автоматического учета, то вся первичная документация, а также все накопительные регистры учета оперативного характера могут быть перенесены на машинные информационные носители.
Если руководство компании приняло решение использовать программное обеспечение для учета, то оно должно обеспечивать в полной мере возможность получения данных на бумаге. Это касается даже той информации, что отображает показатели из регистра бухучета, внутреннюю отчетность компании, а также иные виды документов.
Стоит отметить тот факт, что необходимость применения бланков учета носит исключительно рекомендательный характер. Правда, нельзя отрицать то, что они существенно облегчают процесс формирования бухгалтерской отчетности. Это помогает улучшить способность сотрудников склада ориентироваться в том, где и какой именно товар хранится.
Складской учет для начинающих представлен в данном видео.
Учет готовой продукции, находящейся на хранении в складах (кладовых) организации и подразделений ведется на карточках складского учета по каждому наименованию, сорту, артикулу, марке, размеру и другим отличительным признакам материальных ценностей (сортовой учет). При автоматизации учетных работ информация о готовой продукции формируется на магнитных (электронных) носителях средств вычислительной техники.
Карточки складского учета открываются на календарный год службой снабжения организации. При этом заполняются реквизиты, предусмотренные в карточках, -номер склада, полное наименование материальных ценностей, сорт, артикул, марка, размер, номенклатурный номер, единица измерения, учетная цена, год и другие реквизиты. На каждый номенклатурный номер продукции открывается отдельная карточка.
Карточки складского учета регистрируются бухгалтерской службой организации в специальном реестре (книге), а при механизированной обработке - на соответствующем машинном носителе. При регистрации на карточке ставится номер карточки и виза работника бухгалтерской службы или специалиста, осуществляющего бухгалтерскую функцию в организации. Карточки выдаются заведующему складом под расписку в реестре.
В полученных карточках складского учета заведующий складом (кладовщик) заполняет реквизиты, характеризующие места хранения материальных ценностей (стеллаж, полка, ячейка и т.п.), а также учетные цены продукции.
В случаях изменения учетных цен на карточках делаются дополнительные записи об этом, то есть указывается новая цена и с какого времени она действует. Если организация в качестве учетной цены применяет фактическую себестоимость продукции, то при каждом изменении цены открывается новая карточка складского учета, либо учет ведется на одной и той же карточке независимо от изменения цены. В этом случае в карточках по строке «цена» указывается «фактическая себестоимость», при этом новая цена записывается по каждой операции.
В том случае, когда в бухгалтерской службе учет готовой продукции ведется по сальдовому методу, карточки заполняются по форме оборотной ведомости, с указанием по каждой операции по приходу и расходу цены, количества и суммы, остатки выводятся соответственно по количеству и сумме. Записи сумм в карточках, как правило, производит работник бухгалтерской службы. Решением руководителя организации по представлению главного бухгалтера эта работа может быть возложена на лицо, ведущее учет на карточках складского учета.
Учет движения готовой продукции (приход, расход, остаток) на складе ведется непосредственно материально ответственным лицом (заведующим складом, кладовщиком и др.). В отдельных случаях допускается возлагать ведение карточек складского учета на операторов с разрешения главного бухгалтера и с согласия материально ответственного лица.
После полного заполнения карточки для последующих записей движения материальных запасов открывается второй лист той же карточки и последующие листы. Листы карточки нумеруются и брошюруются (скрепляются). Второй и последующие листы карточки визируются работником бухгалтерской службы при очередной проверке.
При автоматизации учета движения материальных запасов, формы учетной документации и накопительные регистры оперативного учета могут быть представлены на магнитных (электронных) носителях средств вычислительной техники.
На основании оформленных в установленном порядке и исполненных первичных документов (приходных ордеров, требований, накладных, товарно-транспортных накладных, других приходных и расходных документов) заведующий складом делает записи в карточках складского учета с указанием даты совершения операции, наименования и номера документа и краткого содержания операции (от кого получено, кому отпущено, для какой цели).
В карточках каждая операция, отраженная в том или ином первичном документе, записывается отдельно. При совершении в один день нескольких одинаковых (однородных) операций (по нескольким документам) может быть сделана одна запись с отражением общего количества по этим документам. В этом случае в содержании такой записи перечисляются номера всех таких документов или составляется их реестр.
Записи в карточках складского учета делаются в день совершения операций и ежедневно выводятся остатки (при наличии операций).
В конце месяца в карточках выводятся итоги оборотов по приходу и расходу и остаток.
Работники бухгалтерской службы организации, ведущие учет материальных запасов, обязаны систематически, в установленные организацией сроки, но не реже одного раза в месяц, осуществлять непосредственно на складах в присутствии заведующего складом проверку:
своевременности и правильности оформления первичных документов по складским операциям,
записей (разносок) операций в карточках складского учета,
полноты и своевременности сдачи исполненных документов в бухгалтерскую службу организации.
При ведении в бухгалтерской службе сальдового метода учета материалов работник бухгалтерской службы сверяет все записи в карточках складского учета с первичными документами и подтверждает своей подписью правильность выведения остатков в карточках. Сверка карточек с документами и подтверждение операций подписью проверяющего может производиться также в случаях, когда в бухгалтерской службе учет материалов ведется с использованием оборотных ведомостей.
При ведении карточек учета в бухгалтерской службе организации (первый вариант оборотного метода) сверяются карточки бухгалтерской службы со складскими карточками. Материально ответственные лица обязаны по требованию проверяющего работника бухгалтерской службы предъявлять для проверки наличия материальные ценности.
Унифицированная форма N° МХ-19
Утверждена Постановлением Госкомстата России от 09.08.99 № 66
Форма по ОКУД
по ОКПО
организация
__________________________________________________________
структурное подразделение
Вид деятельности по ОКДП
Номер склад
Вид операции
|
Отчетный период |
|
ВЕДОМОСТЬ
УЧЕТА ОСТАТКОВ ТОВАРНО-МАТЕРИАЛЬНЫХ
ЦЕННОСТЕЙ В МЕСТАХ ХРАНЕНИЯ
Материально ответственное лицо ________________ ________________________________________
должность фамилия, имя, отчество
По данному образцу печатать 1-ю страницу формы № МХ-19
|
Номер по порядку |
Товарно-материальные ценности |
Единица измерения |
Норма запаса |
Учетная цена, руб. коп. |
Остаток на « _ » __ ____ г. |
Остаток на « _ » __ ____ г. |
Остаток на « _ » __ ____ г |
|||||
|
Наиме-нова-ние |
на-име-нова-ние |
код по ОКЕ И |
коли-чество (масса) |
сумма, руб. коп. |
коли-чество (масса) |
коли-чество (масса) |
сумма, руб. коп. |
|||||
Материально ответственное лицо______________________________________________________
Проверил бухгалтер _________________ _________________________________
подпись расшифровка подписи
По данному образцу печатать 2-ю и 3-ю страницу формы № МХ-19
Ведомость учета остатков заполняется на основании данных карточек учета товарно-материальных ценностей, проверенных бухгалтерией. Правильность перенесения остатков в ведомость подтверждается подписью проверяющего.
Периодически в сроки, установленные в организации графиком документооборота, заведующие складами обязаны сдавать, а работники бухгалтерской службы или иного подразделения организации (например, вычислительного центра) - принимать от них все первичные учетные документы, прошедшие по складам за соответствующий период.
О результатах произведенных на складах проверок и выявленных недостатках и нарушениях, а также принятых мерах работники бухгалтерской службы, проводившие проверки, докладывают главному бухгалтеру организации.
Если при выборочной проверке склада были выявлены недостачи, порча, излишки, они оформляются актом, на основании которого излишки приходуются, а недостачи и потери от порчи списываются с одновременным учетом их стоимости по счету «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Главный бухгалтер организации по результатам проверок обязан информировать руководителя организации о выявленных недостатках и нарушениях.
По истечении календарного года на карточках складского учета выводятся остатки на 1 января следующего года, которые переносятся во вновь открытые карточки на следующий год, а карточки истекшего года закрываются (в них делаются отметки «остаток перенесен в карточку 200_ года № ...»), брошюруются (подшиваются) и сдаются в архив организации.
По указанию руководителя службы снабжения и разрешению главного бухгалтера карточки складского учета могут вестись (продолжаться) и в следующем календарном году. В необходимых случаях новые карточки могут закрываться и открываться в середине года.
Проведение учета материалов с фиксированием соответствующих данных проводится в специальной карточке формы М-17. Утвержденный бланк, а также инструкцию по оформлению этого документа вы найдете ниже.
Основное назначение документа состоит в том, что с помощью формы М-17 осуществляют учет материалов, т.е. в ней отмечают любые перемещения ценностей:
- при поступлении с другого территориального подразделения;
- при поступлении от поставщика;
- при обмене;
- в случае списания в связи с истечением срока годности, порчи и других причин.
Таким образом, основное назначение формы состоит в том, чтобы компания могла вовремя отследить реальные остатки товара на складе, а также их поступление и отпуск.
Документ относится к первичному учету, а сведения из него заносятся из других бланков:
- приходных ордеров;
- накладных;
- счетов-фактуры.
Ведение формы М-17 обязательно. Учет позволяет отследить актуальные остатки, увидеть движение всех ценностей, а также основания для такого движения. Поэтому правильный учет позволяет решить сразу несколько задач:
- корректно отчитаться перед проверяющими должностными лицами;
- совершить анализ эффективности использования складских помещений;
- оптимизировать логистические потоки (это особенно актуально для больших складских помещений);
- увидеть суммарный объем поступлений товаров и объем отпущенных ценностей за определенный период (день, месяц, квартал, год).
В случае с карточкой учета материалов М-17 организация вправе разработать и свой собственную форму, однако в большинстве случаев удобнее пользоваться утвержденным, единым шаблоном, бланк которого представлен далее.
Карточки заполняются работником склада – чаще всего его заведующим. Допускается также заполнение другим сотрудником (например, оператором склада), однако в этих случаях должно быть соответствующее распоряжение администрации.
Образец документа 2019 г.
Допускается разработка шаблона собственного вида, в соответствии с особенностями учета ТМЦ в конкретной компании. Учет всегда проводится по отличительным признакам ценностей:
- уникальное наименование;
- уникальный код или артикул – комбинация цифр и/или букв в соответствии с номенклатурной системой предприятия;
- марка;
- габариты;
- сорт и другие.
Образец, разработанный внутри компании, должен содержать все разделы, которые приведены в унифицированном шаблоне.
Инструкция по заполнению
Карточка состоит из шапки трех табличных частей:
- В шапке указываются сведения об организации:
- полное официальное название (например, Общество с ограниченной ответственностью «Винтаж»), однако допускается и сокращение ООО;
- код деятельности по ОКПО;
- дата – она должна точно соответствовать факту (т.е. именно в день проведения соответствующих приходных или расходных операций).
- Информация о складе как структурном подразделении компании, а также о самих ТМЦ:
- официальное наименование (в соответствии с принятой системой номенклатуры);
- название структурного подразделения (обычно «Склад»);
- параметры материальной ценности – марка, сорт, габариты, номер по номенклатуре, сроки годности и другие; в случае отсутствия описания по данному параметру проставляется прочерк.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. По драгоценным материалам, а также изделий из них заполняется отдельная таблица, в которой наряду с обычными параметрами указываются данные сопроводительного паспорта.
- Наконец, основная часть формы посвящена операциям, которые были проведены в этот день (приход или расход). В заключительной таблице содержатся сведения:
- о получателе или лице, отпустившем его;
- о количестве расхода или прихода;
- об остатке в результате каждой приходной или расходной операции.
Пример заполнения
Образец заполнения, на который можно ориентироваться при оформлении такого документа, представлен ниже.
Какие сведения отражаются
Таким образом, вне зависимости от образца (унифицированный или собственный) в нем должны отражаться следующие сведения:
- наименование склада и его владельца (т.е. ООО, ИП и т.п.);
- точные параметры, описывающие размещение продукции на складе;
- ФИО сотрудника, материально ответственно за приход и отпуск материалов, его подпись;
- ключевые характеристики, по которым его можно безошибочно определить среди множества других товаров и материалов (артикул, сорт, марка и т.п.);
- лица, отпустившие и принявшие товар;
- сведения о документе, на основе которого были зафиксированы записи в карточке учета (название, номер и дата составления документа).
Как ведутся карточки
Учет, а также хранение документов осуществляется по таким правилам:
- Все записи по передвижению ценностей проводятся только в день фактического совершения операций.
- Сотрудник склада фиксирует актуальные остатки каждый день.
- Ежемесячно сотрудник склада сдает итоговый отчет, в котором указываются актуальные остатки, а также все приходные и все расходные операции. Форма этого отчета произвольная, она разрабатывается внутри предприятия.
- В конце календарного года составляется годовой (итоговый) отчет, все актуальные остатки переносятся на дату 1 января. Все заполненные формы, подшиваются и переходят в архив.
- Действует принцип, согласно которому каждому номеру (по внутренней номенклатуре предприятия) должна соответствовать 1 карточка.
- Все карточки подлежат обязательному учету – сотрудники бухгалтерии заводят специальный реестр, где фиксируют документы по мере их поступления.
- Перед передачей документа сотруднику склада на нем обязательно ставится уникальный номер (в хронологическом порядке), а также ставится виза главного бухгалтера или замещающего его сотрудника.
- Ведение карточек проводится каждый год начиная с 1 января. Нумерация ведется по годам, т.е. с каждого нового года ставятся новые номера.
- Сотрудник склада обязательно указывает в документе исчерпывающие сведения о месте, где хранится товар или другая материальная ценность. Обычно на каждом предприятии предусмотрена собственная система обозначений, которая представляет собой комбинацию букв и цифр. Отражаются номер ряда, сторона (четная/нечетная), номер стеллажа и отметка о конкретном месте на полке.
- Каждый вид перемещения товара прописывается отдельно – т.е. отдельно приход и отпуск.
- Если же совершается несколько одинаковых передвижений, допустимо зафиксировать их в виде единой записи, но важно, чтобы все эти перемещения происходили в течение 1 рабочего дня.
- Наконец, в документе не допускаются помарки, нечитаемый текст, надрывы и т.п. Однако если сделано аккуратное исправление, которое возможно прочитать, оно должно быть завизировано главным бухгалтером или замещающим его лицом. Исправленная запись должна быть четкой и располагаться рядом с той, в которой была допущена ошибка или неточность.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В случае с небольшими предприятиями, когда нет необходимости создавать отдельную систему учета передвижения материалов, допустимо пользоваться обычными книгами складского учета, а также составлять ежемесячные отчеты в произвольной форме и направлять их в бухгалтерию.
Карточка учёта материалов по форме М-17 нужна для учёта движения ТМЦ и фиксации его местонахождения на складе предприятия.
Образец заполнения карточки учета материалов
Посмотреть образец заполнения карточки учета материалов: стр. 1 , стр 2
Бланк карточки учета материалов
Правила заполнения карточки учёта материалов по форме М-17
Форма М-17 заполняется на каждый вид, размер, сорт ТМЦ. Все движения по товару или материальной ценности (приемка, отгрузка, перемещение в пределах склада и прочее) отражаются в его карточке учёта.
Заполняет карту материально ответственное, уполномоченное для этого лицо (бухгалтер, кладовщик, зав.складом) на основе первичного приходного документа (форма М-4) в день оприходования ТМЦ.
Попробуйте программу для магазинов Бизнес.Ру, которая позволит вам заполнять бланки в пару кликов. Автоматизировать бухгалтерскую и налоговую отчетность, всегда быть в курсе всех взаиморасчетов с сотрудниками, контролировать денежные потоки в компании, а личный календарь вовремя напомнит о важных событиях.
Все расходные и приходные документы по данной ТМЦ фиксируются в бланке М-17, и при сдаче карточки учёта в бухгалтерию (при заполнении или по графику, но не чаще раза в месяц) прилагаются к ней.
В форме М-17 допускаются исправления. Они должны быть заверены ответственным лицом и тем, кому были отпущены ТМЦ. Бланки карточек хранят 5 лет.
Как правильно заполнить форму М-17
Бланк формы М-17 состоит из трёх таблиц. В «шапке» указывается номер карточки, наименование организации и структурного подразделения, где регистрируются ТМЦ, а также код организации по ОКПО.
В первой таблице содержатся сведения о структурном подразделении, принятом и учтённом им товаре/материальной ценности. Графы заполняются по необходимости.
Единица измерения ТМЦ указывается по ОКЕИ. В графу «Норма запаса» вписывается то количество материала, которое всегда должно быть на складе для бесперебойной работы предприятия.
Наименование материала указывается в отдельной одноимённой строке.
Вторая таблица заполняется в том случае, если в составе ТМЦ есть драгоценные металлы или камни; здесь обязательно указывается номер технического паспорта драгоценных материалов.
В третьей таблице отражают историю перемещений ТМЦ: дату записи, номер сопроводительного документа.
В графе «Учетная единица выпуска продукции» вписывается наименование готовой продукции, для производства которой был отпущен данный материал, и её учетную единицу (шт, кг, литр и т.д.).
Каждая запись в третьей таблице и целиком карточка должна быть подписана лицом, её заполняющим, с расшифровкой ФИО. Под таблицей ставится дата сдачи учётной карточки в бухгалтерию.
В организациях различных сфер производственной деятельности бухучёт требует ведения учета товарно-материальных ценностей. В связи с этим компании вынуждены применять карточки учёта материалов. В данной статье расскажем о применении учётных карточек по форме М-17.
Обязанность по заполнению карточки М-17
Как уже было сказано ранее, предприятия вынуждены вести учёт ТМЦ, используя при этом такой документ, как карточка учёта материалов. До 2013 года ведение такого значимого для бухгалтерии документа было строго предусмотрено законодательством – применять для целей складского учета можно было только предусмотренные карточки по форме М-17. На сегодняшний день учетные карточки для ТМЦ могут быть разработаны своими силами. Однако, многие организации не спешат отказываться от традиционных карточек. Это обусловлено тем, что они достаточно удобные для учета и для их применения не требуется вновь придумывать колесо.
Ответственность за ведение карточек возлагается на материально-ответственных лиц, коими обычно являются заведующие складом. МОЛ должно вносить в неё записи каждый раз, когда поступает материал, а так же каждый раз при его потреблении.
Важно ! Возложить обязанность за ведение карточек М-17 можно и на кладовщиков или иных работников складка. Для этого заведующему складского хозяйство необходимо заручиться согласием главного бухгалтера.
Применение карточки учёта М-17 в организациях
Применение карточек учета М-17 необходимо в организациях, где большое количество материалов различающихся по наименованиям, артикулам, сортам, цветам, размерам и так далее. Это обусловлено тем, что применение таких карточек позволяет учитывать ТМЦ как раз по этим самым признакам.
Порядок ведения карточек по форме М-17
Жизненный цикл карточки учёта М-17 начинается с оформления таковой службой закупки и продолжается в течение года. В ней закупщик указывает следующие данные:
- Наименование ТМЦ;
- Склад-получатель;
- Отличительные признаки ТМЦ (размер, артикул и т.п.);
- Номенклатурный номер;
- Единицу измерения.
Все карточки регистрируются в специализированном реестре ответственным работником бухгалтерии. При этом он проставляет свою подпись на каждой из них. Далее все зарегистрированные и подписанные карточки М-17 выдаются заведующему складским хозяйством, который в свою очередь вносит в них информацию о том, где хранится ТМЦ.
Важно ! При этом каждая новая карточка заводится только в случае, если номенклатурный номер разный с уже существующими карточками.
Как было сказано ранее, во время поступление или убытия товарно-материальных ценностей ответственное лицо обязано делать записи в учётных карточках. По окончании каждого месяца проставляются итоги по операциям поступления и отгрузок, так же выводится остаток ТМЦ на складе. Тогда, когда карточка заполняется полностью, заводятся последующие листы (второй, третий и далее). Их так же заверяет главбух при очередной проверке. Все они должны быть пронумерованы и скреплены для удобства их использования и хранения.
В конце года в карточках указывают остаток ТМЦ на первый день нового года – 1 января, после чего заводят новую карточку и переносят эту цифру туда. По прошествии года карточки собирают, закрывают, подшивают в папку и сдают на хранение в архив.
Бланк и образец заполнения карточки учёта М-17
При ведении карточек М-17 в учётных системах, у сотрудников закупочной службы не возникает трудностей с их поиском, поскольку распечатать из можно прямо из системы. Люди же ведущие учёт по-старинке постоянно сталкиваются с необходимостью поиска бланка в интернете или покупкой его в специализированных магазинах. Именно поэтому мы разместили ссылку здесь, по которой можно сказать бланк учётной карточка учета по форме М-17 .
Правила заполнения карточки учёта
Работники склада должны помнить о необходимости соблюдения правил ведения учетных карточек М-17.
Таким образом, следует учитывать, что оформление карточек может осуществляться как вручную, так и с помощью оргтехники. При этом в учётных карточках должна присутствовать живая подпись материально-ответственного лица, отвечающего за сохранность ТМЦ. При ручном оформлении следует всегда пользоваться шариковой ручкой.
Если необходимо отпустить товар со склада в производство или на другие нужды, то в карточке делается запись о том, что товар отпущен с указанием даты отпуска и реквизитов получателей. На основании этого документа получателю могут выписывать лимитно-заборную ведомость, которая у него и остаётся. Так же допустимый лимит может быть указанная самой карточке. В этих случаях другие документы, подтверждающие движение не оформляются, а получатель проставляет подпись под операцией в карточке.
Записи в учётную карточку N М-17 вносятся на основании следующих документов:
- Приходных ордеров;
- Требований-накладных;
- Накладных Торг-12;
- ТТН и т.д.
При внесении записи об операции указываются следующие данные:
- Дата проведения оприходования и отгрузки со склада;
- Документ-основание для выполнения операции (реквизиты);
- Описание операции в краткой форме.
Оформленные вручную записи не должны содержать помарок. Исправления так же лучше не делать. Однако, если это произошло, то следует аккуратно перечеркнуть неверную информацию и написать вверху верные данные, заверив исправления подписью.
Срок хранения карточек учета М-17
Если говорить о том, сколько требуется хранить карточку учета ТМЦ по форме М-18, то однозначного ответа на этот вопрос нет. Все зависит от нормативных актов, принятых в организации. Тем не менее следует сказать, что в складском хозяйстве карточка заводится, как правило в начале года и используется в течение одного календарного года, собственно в этот период она там хранится. После того, как срок ее действия истёк, ее подшивают в папку с остальными карточками. Затем эту папку передают в архив. Срок хранения бухгалтерских документов в архиве не должен быть меньше 5 лет.
Ответы на часто задаваемые вопросы
Вопрос N1: Добрый день! Если учётная карточка М-17 оформляется в середине года, то когда ее необходимо переоформлять?
Ответ: Все карточки учёта ТМЦ независимо от даты их открытия подлежат закрытию в конце года. Следовательно карточки, открытые в середине года, переоформляются в общем порядке – в начале следующего года.