Торговые орг-ии в обслуживающем банке утверждают график сдачи торговой выручки, представляют в банк заявку на установление лимита остатка кассы орг-ии и операционных касс торговых объектов, а также порядок и сроки сдачи выручки, затем оформляют разрешение на расходование наличных денег из выручки. В противном случае лимит остатка операционных касс считается нулевым. Сроки сдачи денег торговыми объектами считаются ежедневными, а несданные наличные деньги считаются сверхлимитными.
При сдаче выручки в банк через инкассаторов каждому торговому объекту обслуживающий банк выдаёт две инкассаторские сумки с учётом разграничения матер-ой ответств-ти работнику. К моменту инкассации выручки старший кассир оформляет под копирку препроводительную ведомость в 3-х экз-рах: 1-й экз-р + деньги, вкладываются в инкассаторскую сумку, которая пломбируется; 2-й экз-р вручается инкассатору вместе с инкассаторской сумкой в обмен на свободную сумку и под его роспись в третьем экземпляре; 3-й экз-р с подписью инкассатора и его личной печатью остаётся у кассира.
При сдаче выручки в банк оформляется объявление на взнос наличными, ордер и квитанция к нему. Сдатчику денег выдаётся квитанция, заверенная подписями кассира и штампом банка. При сдаче выручки в отделение связи продавцу выдают квитанцию на приём выручки.При сдаче выручки в кассу торговой орг-ии бухгалтер выписывает приходный ордер, который передаёт на подпись гл. бухгалтеру, а затем кассиру. На сумму, сданной выручки, кассир выдаёт продавцу квитанцию к приходному кассовому ордеру
53. . Документальное оформление поступления и порядок приемки товаров на предприятиях розничной торговли зависит от способов их доставки, вида использованного транспорта, применяемых форм расчётов состояния транспортной тары. От местных поставщиков товары поступают в порядке центральной поставки по предварительным заказам (заявкам). Для различного снабжения товарами розничные торговые орг-ии составляют графики и схемы завоза. От иногородних поставщиков товары могут поступать железнодорожным или автомоб-ым транспортом. Экспедиторы, получая ТМЦ, по доверенности проверяют их кол-во и кач-во.
Торговые работники от экспедиторов товары получают на основании товаросопроводительных док-тов поставщика. В случае при приёмке товара расхождений по кол-ву и кач-ву с данными сопроводительных док-тов поставщика создаётся комиссия, которая составляет акт в 3-х экз-рах. Фактически поступившие товары и тару приходуют по продажным ценам на основании ТТН, ТН к которым поставщик прикладывает док-ты, подтверждающие кач-во товара.
Если товары и тара поступили без сопровод-ных док-тов поставщика создаётся комиссия, которую назначает руков-ль орг-ии и которая составляет приёмный акт в 2-х экз-рах. На основании этого акта матер-но-ответств-ое лицо приходует фактически поступившие товары и тару на ответств-ое хранение.
Если поступила тара, не включённая в счёт поставщика, то её оценивают по ценам возможной реал-ии и на её оценку комиссия составляет отдельный акт.
Поступившие от поставщика колбасные изделия и другие мясопродукты на которые установлены нормы отходов при подготовке к продаже (шпагат, кишечная оболочка и другие), подлежащие очистки при продаже, матер-но-ответств-ые лица приходуют чистой массой за вычетом отходов по нормам. Расчёт кол-ва и ст-ти нормируемых отходов производят непосредственно в товарно-транспортных накладных или товарной накладной и спис-ют их на расходы по покупным ценам без НДС. Внутренний отпуск товара из одного магазина в другой или из одного отдела в другой производится по письменному распоряжению руков-ля орг-ии и оформляются ТТН.
При выездной торговле, ярмарках продавцы получают товар со склада или магазина по ТТН и приходуют себе под отчёт. По фактическому наличию и производят записи в товарно-денежном отчёте. Не реал-ые товары в конце дня возвращаются на склад или в магазин, что тоже оформляется товарно-транспортными накладными.
51.Синтетический учёт поступления товаров в оптовых организациях Синтетический учёт товаров на складах ведётся на активном сч.41 «Товары», 41/1 – «Товары на складах». Тара учитывается на активном сч.41 «Товары», 41/3 – «Тара под товаром и порожняя». Транспортные расходы взыскиваемые поставщиками учитываются на собирательно-распределительном субсчете 44/2 «Издержки обращения». Оплата за товары производится с р/счёта и специального ссудного счёта 66/1 «Расчеты по краткосрочным кредитам банка». Входной НДС на товары отражается на сч.18/4 «НДС по приобретённым товарам». Расчёты с поставщиками ведутся на А-П сч.60.
При приемке товаров может быть установлена недостача по вине поставщика трансп-ой орг-ии, по вине экспедитора и естественная убыль в пределах нормы. Недостача товаров по вине матер-но-ответств-ых лиц и в пределах норм естеств-ой убыли отражаются по покупным ценам без НДС на собирательно-распорядительном сч.94 «Недостачи и потери». Недостача товаров по вине поставщика и трансп-ой орг-ии с НДС относится в дебет сч.76/3 «Расчёты по претензиям».
Поступление товаров от поставщиков на основании сопроводительных документов делаются след. записи:
| Дебет | Кредит | Содержание |
| 41/1 | Оприх-ны товары, поступившие от поставщиков по свободным отпускным ценам | |
| 18/4 | Входной НДС на товары (10% или 20%) | |
| 41/3 | На ст-ть тары, указанной в счёте поставщика | |
| 18/3 | Входной НДС на тару | |
| 44/2 | На сумму трансп-ых расходов, указанных в счёте поставщика | |
| 18/3 | Входной НДС на трансп-ые расходы | |
| На сумму недостачи товаров в пределах норм естеств-ой убыли | ||
| 44/2 | Спис-ся недостача на издержки обращения | |
| 76/3 | Предъявлена претензия поставщику или трансп-ой орг-ии по их вине с НДС | |
| Отнесена недостача по вине экспедитора | ||
| 73/2 | Отнесена недостача на виновное лицо | |
| 73/2 | На сумму торговой надбавки | |
| 73/2 | Начислен НДС на торговую надбавку |
50. Учёт поступления и движения товаров на складах оптовой торговли
Учет товаров на складе ведёт бригадир-кладовщик, т.е. заведующий складом или другой работник по приказу или распоряжению руков-ля орг-ии.
Выбор вида учёта зависит от способов хранения товаров. Применяется 2 вида хранения товаров:
1) партионный: товары хранятся отдельно по партиям, а внутри – по видам;
2) сортовой: товары хранятся по сортам и наименованиям, и учитываются по свободным отпускным ценам без НДС или по свободным розничным ценам с НДС.
Независимо от вида хранения и учёта товаров складской учёт ведётся в натуральном выражении по наименованиям, сортам, кол-ву и цене. Каждому товару присваивается номенклатурный номер, который проставляется на первых док-тах, поступивших и выбывших товаров, в инвентарных описях и др. Присвоение номенклатурных номеров производится путём регистрации специальной книги (ф. №19).
При сортовом виде учёта на складе используются карточки количественного учёта и товарные книги, при партионном – партионные карты или товарные книги.
49 . 3. Документальное оформление реализации товаров в оптовых торговых организациях
Транспортировка товаров со складов оптовых орг-ях выполняется в основном автомоб-ным транспортом. Поэтому основным док-том на отгрузку товаров является ТТН1. Порядок выписки ТТН и отпуск товаров покуп-лю зависит от видов расчётов с покуп-ми (предварительная или последующая оплата).
При отгрузке товара со склада покуп-лю выпис-ся распоряжение в котором указываются наименование и кол-во товара подлежащего отпуску. На основании распоряжения выписывается ТТН в которой проставляют кол-во наименований, номер товара, свободно-отпускную цену без НДС, ставку и сумму НДС. Затем ТТН передаётся на подпись руков-лю и гл. бухгалтеру. Подписанные ТТН передаются заведующему складом, который отпускает товары и тару. Перед отпуском, представитель покуп-ля предъявляет доверенность на получение ТМЦ и паспорт.
Получив товар представитель покуп-ля ставит свою подпись в ТТН. ТТН выписывается в 4-х экз-рах: 1-й экз-р – матер-но-ответств-му лицу оптовой орг-ции; 2-й экз-р – остаётся в торговом отделе; 3-й экз-р – представителю покупателя; 4-й экз-р – прилагается к платежному требованию (при последующей оплате).
При предварительной оплате сначала выписывается счет-фактура на основании которой производится оплата за товары. Перечислив ден-ые ср-ва за товары покуп-ль предъявляет копию ПП главному бухгалтеру оптовой орг-ии, который на ТТН проставляет свою подпись, указывает номер и дату ПП, затем ТТН подписывает руков-ль оптовой орг-ии.
При внутреннем перемещении товаров выписывается товарная накладная (ТН).
48 . . Документальное оформление приемки товаров в оптовой торговле зависит от способа их доставки, вида используемого транспорта, места их приемки и форм расчетов.1) док-ты, составляемые поставщиками при отправке груза:а) товарные документы:ТТН1, ТН2, авианакладная и др.;б) док-ты, удостоверяющие кач-во товара:- сертификат кач-ва; - ветеринарное удостоверение и др.в) платёжные док-ты:- платежное требование; - платежное требование-поручение.2) док-ты, составляемые покуп-ем при получении груза:- доверенность на получение ТМЦ; - платежное поручение.3) док-ты, составляемые при участии третьих лиц (сторон):- железнодорожная накладная; - грузовая, таможенная декларация; - акт об установлении расхождений в кол-ве и кач-ве при приемке ТМЦ; - акт приёмки товаров, поступивших без счета поставщика.ТТН1, ТН2 – это бланки строгой отчетности.
При предварительной оплате поставщик выписывает на имя покуп-ля счет-фактуру в 2-х экз-рах:1-й экз. вручается покуп-лю на основании которого покуп-ль выписывает платёжное поручение на оплату. После получения оплаты поставщик выписывает ТН в 2-х экз-рах, платежное требование на оплату и отправляет груз.
Если груз на оптовую базу поставляет экспедитор, то с ним заключают договор по матер-ой ответств-ти. Экспедитору дают доверенность на получение ТМЦ, выдачу доверенностей регистрируют в журнале учёта выданных доверенностей. Если выявлена недостача товаров по вине трансп-ой орг-ции (например: железная дорога доставила груз в поврежденном вагоне), то составляется коммерческий акт в 3-х экз-рах: 1-й экз. – железной дороге; 2-й экз. – матер-но-ответств-му лицу, для оприходования товаров; 3-й экз. – в бухгалтерию для предъявления претензии.
Если при приемке товаров от поставщика выявлены расхождения по кол-ву и кач-ву, то комиссия в лице представителя оптовой комиссии поставщика и независимого лица составляет акт об установленном расхождении в кач-ве и кол-ве при приемке ТМЦ. На фактически, поступившие товары составляется ТТН1, ТН2. Если товары поступили без сопроводительных док-тов поставщика, то комиссия составляет акт на оприходование товаров, поступивших без счета поставщика. 1-й экз-р – высылается поставщику; 2-й экз-р – служит матер-но-ответств-му лицу основанием взять товары на ответственное хранение.
47 .Структура цены и её влияние на организацию учета товарных операций
Цена должна обеспечить работающим орг-ям возмещениетрат и образования прибыли, а также поступление в госуд-ый бюджет централизованного чистого дохода общества. Система цен на товары включает:
1) свободные цены: - договорные; - отпускные; - розничные; - закупочные.
Эти цены формируются под воздействием спроса и предложения, т.е. конкуренции.
2) регулируемые цены:
Фиксированные, розничные цены;
Предельные, отпускные цены;
Предельные торговые надбавки к ценам, установленные государством.
В основе форм-ия цены товаров лежит с/с товаров, которая включает затраты на изготовление и реал-цию товаров. Отпускная цена, цена которая применяется субъектами хозяйств-ия в расчетах за поставляемую прод-ию со всеми покуп-ми. В оптовой торговле применяют свободно-отпускные цены без НДС. Контрактные цены на товары иностранного произв-ва и фиксированные розничные цены.
Структура свободной отпускной цены оптовой организации:
1) свободно-отпускная цена предприятия изготовителя (без НДС) - 20.000 руб.
2) торговая надбавка 30% - 20.000*30%= 6000 руб.
3) НДС в цене товара 20% - (20.000 + 6.000) * 20% = 5200 руб.
Итого: свободная отпускная цена – 20.000 + 6.000 + 5200 = 31.200 руб.
26 . Порядок образования и использования резерва на покрытие расходов на ремонт АТС
Если в организации существует значительный автомобильный парк, требующий затрат на его ремонт или если оказываемые субъектом хозяйствования транспортные услуги носят сезонный характер в целях равномерного отнесения расходов на ремонт в затраты на производство может создаваться специальный ремонтный фонд. Он формируется за счет ежемесячных отчислений по нормативу, установленному самой организацией. При этом нормативы отчислений могут устанавливаться исходя из плановой сметы затрат на ремонт автотранспортных средств или их балансовой стоимости, а для организаций, занимающихся перевозкой пассажиров – исходя из балансовой стоимости транспорта с учетом его пробега.
Начисления в ремонтный фонд отражаются: по кредиту 96 «Резерв предстоящих расходов»и дебету счетов 25 «Вспомогательные производства», 26 «Общехозяйственные расходы».
При образовании ремонтного фонда прямое отнесение расходов на ремонт в затраты на производство не допускаются. Произведенные расходы при осуществлении ремонта отражаются проводками: 96 -10,70,69,76 Если организация имеет собственную ремонтную базу, то затраты связанные с ремонтом, предварительно собираются на счете 23 «Вспомогательные производства», с последующим отнесением в дебет счета 96 «Резерв предстоящих расходов» с кредита счета 23 «Вспомогательные производства». Если ремонтные работы выполнялись подрядным способом с привлечением специализированных ремонтных организаций и создавался ремонтный фонд, расходы по ремонту автомобильного парка относятся в дебет счета 96 «Резерв предстоящих расходов» с кредита счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»; на сумму НДС – дебет счета18/3 «НДС по приобретенным товарно-материальным ценностям, работам, услугам» кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
Вопросы образования ремонтного фонда должны оговариваться в приказе по учетной политике организации.
Центральным банком были установлены новые правила ведения кассовых операций. Их выполнение стало обязательным для всех, кто занимается коммерческой деятельностью.
Понятие кассовой операции
Кассовые операции включают в себя
- прием
- выдачу
- хранение
- пересчет денежной наличности,
- заполнение
- ведение
- прием
- выдачу документов, которые сопровождают денежные операции.
Любое перемещение или движение денежных средств должно отражаться при проведении кассовой операции. Существует определенный порядок, который неукоснительно следует соблюдать.
Теоретически, от обязанностей ведения кассы и проведения кассовых операций могут быть освобождены только те, кто не работают с наличностью. Соответственно, принимать деньги и производить оплату они могут только по безналичному расчету. В действительности такой вариант является исключением из правил.
В этом случае, налоговому инспектору при проверке сообщается в свободной форме, что проводятся только безналичные расчеты. Заявление должно быть документально подтверждено.
Бухгалтерская отчетность малого предприятия под лупой: зачем, когда и как.
Если есть сотрудницы в штате, то для Вас актуальна про декретный отпуск.
Новый порядок с 1 июня 2014 г.
С 1 июня 2014 года взамен утратившего силу Положения Центробанка (ЦБ) РФ от 12 октября 2011 года №373-П вступило в действие Указание ЦБ от 11 марта 2014 года №3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощённом порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства». Документ прошел государственную регистрацию в Минюсте РФ.
Теперь, согласно новому порядку, для индивидуальных предпринимателей (ИП) и субъектов малого бизнеса (малых предприятий — МП) снят лимит на сумму наличных денежных средств в кассе. Правило лимита осталось только для организаций, не относящихся к субъектам малого бизнеса.
Там формулы, по которым рассчитывается лимит кассы, остались прежними: или исходя из расходов наличных средств по факту, или исходя из объема выручки. Но послабление все-таки сделано. Теперь такие предприятия могут сами выбирать более выгодную им формулу расчета лимита кассы.
В частности, отменено жесткое правило для предприятий, не имеющих наличной выручки, устанавливать лимит кассы только по фактическим наличным расходам. То есть теперь такие предприятия могут изменить лимит в выгодную для себя сторону. Причем налоговая инспекция лишена права на перерасчет вновь установленного лимита и может лишь контролировать, соблюдается он или нет.
Однако, чтобы избежать конфликтов с налоговиками, владельцам (или исполнительным директорам) таких предприятий лучше все-таки подстраховаться — издать приказ со ссылкой на Указание ЦБ №3210-У о том, что с 1 июня 2014 года установлен новый порядок установления лимита.
Нововведения для ИП и малых предприятий
Они заключаются в следующем:
— индивидуальный предприниматель теперь не обязан вести как саму кассовую книгу, так и, соответственно, расходные и приходные кассовые ордера (правило ведения кассовых документов распространяется только на тех ИП, которые работают в специальных режимах налогообложения, указанных в налоговом законодательстве);
— еще одно послабление касается как ИП, так и малых предприятий: у них изъяли обязанность оформления реестра депонированных сумм (до вступления в силу Указания ЦБ №3210-У индивидуальный предприниматель или кассир МП были обязаны в последний день выдачи наличных средств внести в реестр неполученные по каким-либо причинам работниками суммы «налички»). По новому порядку ИП или кассир МП в последний день выдачи денег должны лишь записать в ведомости «депонировано» (напротив фамилии сотрудника) и скрепить запись печатью. Затем ИП выводит в ведомости сумму выданной «налички» по факту и сумму, подлежащую депонированию, и подписывает ведомость. На малом предприятии порядок действий тот же, только их проделывает кассир, после чего передает ведомость на подпись главбуху или иному уполномоченному на то лицу;
— новый порядок содержит еще одно послабление для ИП, работающих в специальных режимах налогообложения, и малых предприятий — ИП или кассир могут не вести кассовую книгу в те дни, когда не было расчетов наличными средствами;
— согласно Указанию ЦБ №3210-У кассиры МП могут вносить в кассовые документы изменения (но только не в приходные и расходные кассовые ордера!). Например, в кассовой книге можно зачеркнуть неверную запись, внести рядом правильную и скрепить исправление подписью кассира (но обязательно расшифровать суть исправлений — почему, в связи с чем).
Виды кассовых операций
По кассе проводятся приходные и расходные кассовые операции.
- Приходные кассовые операции – это поступление денег в кассу из любых источников.
- Расходными кассовыми операциями определяется действие, связанное с изъятием денежной наличности из кассы.
К расходным кассовым операциям относятся:
- выплата аванса и заработной платы сотрудникам
- выдача командировочных и представительских расходов
- выдача наличных средств на хозяйственные нужды
- передача денег в банк
- выплаты социального характера
Кто может вести кассовые операции
Кассовые операции имеет право вести кассир или другое лицо, которое наделяется данными полномочиями руководителем организации. В обоих случаях, необходимо издать соответствующий приказ.
Вероятней всего, что на предприятии малого бизнеса, исходя из норм загрузки, достаточно будет одного кассира. Но если их будет несколько, тогда по штатному расписанию вводится должность старшего кассира.
Если рассматривать ситуацию, когда сотрудников нет, то кассовые операции проводит индивидуальный предприниматель.
Положение о ведении кассовых операций
Порядок ведения операций по кассе определяется Положением ЦБ РФ. Согласно данному положению о кассовых операциях, индивидуальные предприниматели и предприятия малого бизнеса обязаны соблюдать определенный порядок учета кассовых операций. Ранее документ на эту категорию предпринимателей не распространялся.
Для регулирования порядка денежного обращения,все, кто использует наличные деньги, должны придерживаться кассовой дисциплины.
Документальное оформление кассовых операций
1. Для подтверждения движения денежных средств используют приходный (ПКО) и расходный (РКО) кассовый ордер. Они относятся к первичным документам по кассовым операциям и имеют общепринятую утвержденную форму.
Приходный ордер
В нем указывается источник поступления средств.
По правилам, должен заполняться бланк ордера и квитанция к этому ордеру. Но на практике есть случаи, когда ограничиваются заполнением только квитанции. Правила заполнения не допускают такого варианта. Сначала должен заполняться бланк ордера, а потом выписываться квитанция.
Когда прилагаются дополнительные документы, то их надо указывают в ордере. В качестве таких документов может служить акт выполненных работ или оказанных услуг.
Приходный кассовый ордер подписывается бухгалтером или другим уполномоченным лицом. Но эти полномочия должны быть подтверждены доверенностью.
В кассу деньги должны поступать в день составления приходного ордера. В противном случае, он является недействительным. Своевременное составление ордера – один из пунктов соблюдения кассовой дисциплины.
Расходный кассовый ордер используют для выдачи наличных из кассы.
Он заполняется непосредственно перед выдачей денежных средств. Сумма вписывается от руки самим получателем.
2. Вся информация заносится в кассовую книгу.
Она должна заполняться регулярно и своевременно. Это обязательный документ. Не играет никакой роли, применяется кассовый аппарат или нет.
Тщательное ведение кассовой книги – это, прежде всего, кассовая дисциплина, которая должна строго соблюдаться.
Основные требования по ее оформлению:
- на первом листе должны указываться все реквизиты
- кассовая книга предназначена для ведения только одного календарного года и не более
- обязательно нумеруются все страницы, затем прошиваются. Их общее количество указывается на последней странице
Кассовая книга заполняется на основании кассовых ордеров: приходного и расходного.
3. Если есть работники, то наличные выплаты оформляются расчётно-платёжной или платежной ведомостью.
Бухгалтерский учет кассовых операций
Учет кассовых операций заключается в контролировании за движением наличных средств.
Для проведения операций, связанных с наличностью, в бухгалтерском плане счетов применяется счет 50 «Касса».
Поступление средств учитывается по дебету, расход (выплата) — по кредиту. При необходимости, используются субсчета, такие как:
- учет поступления и расхода денег в национальной валюте
- перемещение средств по различным кассам, если их несколько
- перемещение денежных документов
По счету «Касса» проводится синтетический учет операций. Он позволяет отследить все движение наличных средств.
Аудиторская проверка кассовых операций
Проверку порядка кассовой дисциплины осуществляет налоговый инспектор. В ходе нее выясняется:
- каким образом осуществляется контроль за порядком кассы
- правильно ли ведется кассовая книга
- проверяется соответствие отчётов с первичной документацией
- насколько полно приходуется средства, которые были полученны в банке
- соответствие записей с данными банка
- использование по назначению денежных средств, полученные с расчетного счета
- проверяется контроль за соблюдением установленного лимита кассы
Во избежание наложения штрафных санкций, необходимо отслеживать, правильно ли заполняются и оформляются:
- кассовая книга
- отчёты по приходно-расходным ордерам
- подтверждающие документы, которые необходимы при проведении операций.
При соблюдении этих обязательных правил, организация ведения кассы будет считаться удовлетворительной и аудит учета кассовых операций закончится положительным результатом.
Правила ведения операций по кассе
В общий порядок операций по кассе входит:
- прием, сохранность и выдача денежных средств
- оформление прилагающихся документов
- ревизия кассы
- соблюдение кассовой дисциплины.
Исходя из этого, установлены правила ведения операций по кассе.
Представитель малого бизнеса, индивидуальный предприниматель должен в обязательном порядке устанавливать лимит кассы.
Для проведения операций по кассе в помещении отводится специальное место. К концу дня просчитывается и выводится остаток наличных денег. Это необходимо делать ежедневно.
Чтобы установить лимит, оформляется распорядительный документ. Он фиксируется распоряжением в произвольной форме. Ставить в известность никого не надо. Период, на который устанавливается лимит, также решается самостоятельно.
Индивидуальные предприниматели и предприятия малого бизнеса обязаны:
- определить лимит остатка денег, находящихся в кассе. Высвобожденные средства сверх установленного лимита должны должны храниться на банковских счетах
- все операции по кассе оформлять приходным (ПКО) и расходным (РКО) кассовым ордером. В наличии должны быть все необходимые кассовые документы
- ежедневно вести кассовую книгу. Вносить в нее все записи, т.е. производить полное оприходование денежной наличности в кассу
- руководитель организации (индивидуальный предприниматель) обязан обеспечить организацию полным ведением кассовых операций
- не допускается накопление наличных свыше установленного лимита. Исключением могут быть дни выплаты зарплаты и выходные (нерабочих праздничных дни), если велись кассовые операции.
Сохранность наличных средств обеспечивается своими силами. Руководитель предприятия (индивидуальный предприниматель) несет ответственность за своевременную передачу денег в банк и за лимит находящихся средств в кассе.
За ведение кассовых документов ответственность несет кассир, контроль за кассовыми операциями осуществляет руководитель и бухгалтер.
Ведение операций по кассе может осуществляться в бумажном виде или в электронном. Кассовые документы, которые ведутся на компьютере, должны распечатываться и раз в год брошюроваться в кассовую книгу.
Нарушения правил ведения кассовых операций
Ответственность за нарушение ведения кассовых операций предусматривает штрафные санкции. Для должностных лиц они составляют от 4000 руб. до 5000 руб., для предприятий – от 40000 руб. до 50000 руб.
Соблюдение основных положений при ведении кассовых операций гарантированно застрахует вас от ошибок, связанных с кассовой дисциплиной. Для этого необходимо соблюдать действующие правила и внимательно следить за предстоящими изменениями.
С 01 июня 2014 года вводится новый порядок ведения кассовых операций. Он значительно упростится.
- В кассовой книге уменьшится количество реквизитов. Не надо будет проставлять номера счетов.
- Заполнение формы приходного и расходного ордера станет более простой.
- Отменят лимит наличных.
- Отменят обязанность вести кассовую книгу.
Но пока еще действуют правила, когда при ведении кассовых операций необходимо заполнять кассовую книгу, отражать все наличные операции ИП (ООО), составлять кассовые документы: приходные кассовые ордеры (ПКО), расходные кассовые ордеры (РКО) и соблюдать лимит расчёта наличными средствами.
Кассовые операции на территории РФ подразумевают любое перемещение денежных средств (поступление денег, выплаты, хозяйственные расходы и так далее) юридического лица (индивидуального предпринимателя, руководителя общества с ограниченной ответственностью и так далее).
Кассовые операции у ИП – понятие, виды и документация
Если говорить языком учебников, то понятие кассовых операций включает совокупность материально-технических процедур по приему, хранению и выдаче наличных денег. Дело в том, что по законодательству юридические лица обязаны хранить свои средства в банках и осуществлять все платежи по безналичному расчету, но для осуществления выплат работникам и прочих текущих наличных расходов допускается хранение некоторой суммы в специально оборудованной кассе.
То есть осуществление наличного расчета и любых других операций с наличностью возможно только при наличии кассы, а касса на предприятии может существовать только при выполнении всех требований закона.
Нормативно правовое регулирование кассовых операций
Проведение кассовых операций регулируется Положением Центрального банка о «Порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой банка России на территории Российской Федерации» от 12 октября 2011 года № 373-П.
Закон о кассовых операциях вступил в силу первого января 2012 года. С этого периода ведение учета кассовых операций стало обязательным для всех предпринимателей.
Документация кассовых операций
Так что же такое кассовые операции на живом примере? Это все те выплаты и расходы, а также получения средств, которые предприниматель осуществляет наличными деньгами. Основные кассовые операции отражают в специальных документах:
- кассовой книге;
- приходных ордерах;
- расходных ордерах;
- книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (журнал кассовых операций);
- расчетно-платежной ведомости;
- платежной ведомости;
Бланки документов должны быть установленной формы (перед использованием необходимо проверить, не является ли эта форма устаревшей). Каждый документ должен быть заполнен разборчиво и без помарок (вручную или на компьютере), должен быть подписан уполномоченным лицом (перечень таких лиц устанавливает руководитель предприятия по согласованию с главным бухгалтером).
Положение о кассовых операциях предусматривает, что вести кассовые документы должен кассир, главный (старший) бухгалтер предприятия, руководитель или же любой другой работник, назначенный специальным приказом. Такой работник должен быть ознакомлен с положениями кассовой дисциплины и должен подписать договор о полной материальной ответственности. По желанию руководства такой договор можно и не подписывать, но лучше перестраховаться.
Виды и суть кассовых операций
Виды кассовых операций делятся на:
- приходные;
- расходные.
Рассмотрим несколько подробнее сущность кассовых операций. К ним относятся:
- прием наличных средств в кассу, выдача наличных из кассы и оформление вышеуказанных кассовых документов;
- оприходование наличных средств в кассу;
- хранение наличных средств и ценностей предприятия;
- порядок использования выручки, а также наличности, полученной из банка;
- соблюдение порядка и сроков сдачи наличных денег в банк.
Приходные и расходные кассовые операции
Как уж было сказано выше, любые поступления наличности и любая выдача наличности на предприятии являются кассовыми операциями. Оформляться они должны соответственно: с заполнением приходных и расходных ордеров и отметками в «Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов». При этом на всех ордерах должен проставляться штамп «Оплачено» (либо же эта надпись делается от руки) и стоять дата погашения ордера, а записи в реестре должны быть подтверждены подписью главного бухгалтера.
Приходные кассовые операции
Приходные кассовые операции – это поступление в кассу предприятия наличных средств.
Оформляются они приходным кассовым ордером (ПКО) по форме N КО-1. Такой ордер выписывается в единственном экземпляре, заверяется главным бухгалтером или заменяющим его лицом и содержит сведения о сути хозяйственной операции.
Как только в кассу поступают наличные средства, выписывается квитанция ПКО, фиксируется в журнале приходных и расходных кассовых документов. Квитанция передается лицу, предоставившему ордер, а сам ордер остается в кассе.
Расходные кассовые операции
p>Включают в себя выдачу наличных средств на хозяйственные нужды предприятия, передачу денег в банк, выплаты сотрудникам и так далее – любое действие по изъятию наличных денежных средств из кассы. Расходные кассовые операции оформляются в первую очередь расходным кассовым ордером (РКО) по форме N КО-2. Такой ордер также выписывается в единственном экземпляре, заверяется главным бухгалтером или заменяющим его лицом и фиксируется в журнале приходных и расходных кассовых документов. К расходному ордеру обязательно должен прилагаться сопроводительный документ: платежная ведомость, заявление, счет из банка и так далее. Иногда такой документ может заменять РКО. Если на сопроводительном документе уже стоит подпись руководителя или главного бухгалтера, то расписываться ещё и на ордере не требуется.
Журнал кассовых операций
Этот документ ведется по форме N КО-3, заполняется бухгалтером, а затем передается в кассу. В журнале регистрируются ПКО и РКО, а также заменяющие их документы: заявления, расчетно-платежные ведомости и так далее. На заменяющие документы все равно выписываются РКО, но только после выдачи платежей.
Кассовые операции в иностранной валюте
Часто предприятие сотрудничает с иностранными партнерами, поэтому возникает необходимость в ведении учета валютных операций (до передачи денежных средств в банк или партнеру). Валютные операции регламентируются Федеральным законом «О валютном регулировании и валютном контроле» от 10 декабря 2003 года № 173-ФЗ, порядок ведения кассовых операций с валютой определен Центральным банком. Согласно нормам все валютные операции должны быть отражены в эквиваленте национальной валюты. То есть, получив, например, 100 долларов, кассир должен уточнить курс валюты в Центральном банке на день совершения операции и перевести эту сумму в рубли (с учетом курсовой разницы).
В остальном документация по валютным поступлениям и расходам ведется так же, как и для наличности в рублях.
Регламент кассовых операций
Регламент (или порядок) кассовых операций включает в себя не только ведение документации и обучение кассира или лица, его заменяющего. Согласно Положению Центрального банка от 12 октября 2011 года № 373-П для кассы необязательно оборудовать отдельное помещение, но доступ к кассе посторонним лицам должен быть заблокирован. Также руководитель предприятия должен обеспечить безопасность кассы и хранящихся в ней средств и ценностей (меры должны быть прописаны в отдельном приказе или Положении).
Руководитель предприятия прописывает также порядок проведения проверок кассовых операций, самостоятельно устанавливает лимит денежных средств, который может храниться в кассе (банк об этом можно не извещать). Хранить в кассе средства сверх установленного лимита (например, для выдачи заработной платы) можно не более трех рабочих дней (то есть выходные и праздничные дни не учитываются). Все поступившие в кассу средства необходимо передавать в банк в течение недели.
Автоматизация кассовых операций
Сталкиваясь с проведением кассовых операций на предприятии, каждый тут же понимает, что большую часть времени отнимает заполнение различной документации (в которой к тому же, согласно Положению Центрального банка, не должно быть помарок и исправлений). Естественно, лучшим решением будет автоматизировать этот процесс на всех стадиях: начиная с выписки ордеров и заканчивая кассовой книгой.
На сегодняшний день существуют специальные программы, существенно облегчающие жизнь бухгалтерам и кассирам, например, 1С: бухгалтерия.
Анализ кассовых операций
Такой анализ проводится на основе данных ревизии кассовых операций и позволяет увидеть объективную картину: откуда поступает значительное количество средств, как и куда расходуется наличность, не превышается ли лимит по кассе (а также выяснить причины происходящего).
1. Сдача выручки в банк.
Выручка от продажи товаров ежедневно сдается аптекой для зачисления на расчетный счет непосредственно в банк или путем перевода через отделение связи или сберегательные кассы. Сдача денежной выручки в банк через инкассатора оформляется комплектом документов, состоящих из препроводительной ведомости, накладной и копии препроводительной ведомости по форме АП-37.
Инкассационное обслуживание осуществляется на основании договора с учреждениями банка. Денежная выручка сдается в специальных сумках, которые имеют номер и надпись «Банк РФ». Аптеки должны представить в банк в 2-х экземплярах образцы пломб или сургучных печатей с четким оттиском. Один экземпляр оттиска, заверенный банком, возвращается аптеке. Он предъявляется инкассатору при вручении сумки с выручкой.
Выручку к сдаче готовит старший кассир, кассир или другое ответственное лицо. В банк сдается вся выручка сверх лимита денег в кассе, разрешенного банком.
Деньги подбираются покупюрно в пачки и перевязываются. После вложения денег и сопроводительного документа сумка закрывается, пломбируется (опечатывается сургучной печатью). При явке за выручкой инкассатор должен предъявить удостоверение личности, доверенность банка на право инкассации выручки, явочную карточку, в которой отмечают время инкассации (если выручка не готова по каким-либо причинам, это указывается в карточке), порожнюю сумку с номером, закрепленным за аптекой, комплект документов по форме АП-27 заполняется под копирку, 1 экземпляр – «Препроводительная ведомость» вкладывается в специальный карман денежной сумки, 2 экземпляр – «Накладная» – выдается на руки инкассатору при вручении сумки, 3 экземпляр – «Копия препроводительной ведомости» остается в аптеке в качестве квитанции, на нем расписывается инкассатор в получении сумки, ставит штамп банка и дату. Также этот 3-й экземпляр служит основанием для списания в расход сданной выручки в Журнал кассира-операциониста, и в кассовом отчете. В конце месяца подводятся итоги, и общая сумма выручки за месяц отражается в месячном отчете в разделе о движении денежных средств.
При сдаче денег через отделение связи выписывается квитанция, в которой наряду с суммой перевода указывается стоимость перевода. Такая квитанция дважды расходный документ по кассе.
При сдаче выручки непосредственно в дневные или вечерние отделения банка, в сберегательные кассы выписывается приходный кассовый ордер, а аптеке выдается квитанция, которая прикладывается к отчету кассира.
2. Выдача заработной платы сотрудникам.
Выплата заработной платы производится кассиром по платежной ведомости без составления расходного ордера на каждого получателя. При получении суммы работник обязан расписаться в ведомости, которая служит подтверждением выдачи денег из кассы. Не выданная заработная плата по истечении 3-х дней сдается кассиром в банк для депонирования, а на общую сумму выплаченной заработной платы оформляется расходный кассовый ордер. Платежная ведомость вместе с расходным кассовым ордером прикладывается к отчету кассира. Суммы выданной заработной платы отражаются в Журнале кассира-операциониста и кассовом отчете. В конце месяца эти суммы указываются в месячном отчете (форма АП-72) в разделе «Расход» движение денежных средств. По приказу №330 расчетно-платежная ведомость может сама выполнять роль расходного кассового ордера. Для этого необходимо поставить на ведомости штамп «Расходный кассовый ордер» и затем списать фактически выданную сумму. Разовые выдачи денег на заработную плату (например, депонированную) отдельным лицам производится, как правило, по расходным кассовым ордерам.
3. Выдача денег под отчет на командировки и другие нужды.
Под отчет наличные деньги из кассы аптеки выдаются на:
· командировочные расходы в пределах сумм, необходимых для оплаты стоимости проезда, расходов по найму жилья и суточных;
· хозяйственные расходы, производимые по месту нахождения аптеки (оплата посуды, приобретение канцтоваров и т.д.);
· расходы, выполняемые вне места нахождения аптеки в размере не более 10 дневной потребности и на срок не более 15 дней. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного расчета по ранее выданным под отчет суммам.
Для получения денег работник пишет заявление на имя заведующего аптекой, указывает размер и цель аванса. Заведующий аптекой визирует заявление и передает бухгалтеру для оформления расходного кассового ордера, который затем оплачивается. Оплата ордера происходит в день его выписки, в нем работник расписывается и указывает сумму прописью.
4. Оплата лекарственного растительного сырья
Производится по заготовительным ценам на основании «Приемной квитанции» по форме АП-4, второй экземпляр которой является основанием для выдачи денег из кассы.
5. Оплата аптечной посуды
Оплата за принятую аптечную посуду, бывшую в употреблении, производится в соответствии с «Инструкцией о порядке приема использованной посуды», утвержденной приказом №690 от 01.07.80 г. Прием посуды оформляется в «Ведомости покупки аптечной посуды, бывшей в употреблении» формы АП-8 в 2-х экз. Оплата производится из денег, полученных материально-ответственными лицами под отчет из кассы. Стоимость скупленной посуды отражается в товарном отчете в розничных и закупочных ценах. Прием посуды от ЛПУ оформляется накладной формы М-15.
6. Оплата транспортных и других услуг
Производится на основании соответствующих документов, подтверждающих произведенные услуги и расходных кассовых ордеров, при этом на каждом документе (счете, товарном чеке и т.д.) отмечается, что ценности в аптеку поступили, а работа выполнена и принята. После их оплаты по расходным кассовым ордерам они погашаются кассиром штампом «Оплачено» с указанием даты (год, месяц, число).
Регистрация всех приходных и расходных кассовых ордеров и документов их замещающих (приемная квитанция, расчетно-платежная ведомость, счет за мелкие работы и т.д.) производится в аптеке с начала года раздельно в «Журнале регистрации приходных и расходных ордеров» по форме КО-3 кассиром или старшим кассиром.
Все поступления и выдачи наличных денег аптека учитывает в «Кассовом отчете» по форме АП-32.
Ежедневно в конце дня кассир подсчитывает итоги за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число, включает в отчет и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист с приходно-расходными кассовыми документами под расписку в кассовом отчете. Оставшиеся не сданные наличные деньги хранятся в специально выделенном сейфе или его отделениях.
Бланки строгой отчетности (квитанции, доверенности, чековые книжки, накладные) регистрируются в журнале учета их выдачи по форме АП-40. Он должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен печатью и подписью руководителя и главного бухгалтера.
Все оправдательные документы по приходу и расходу денежных средств вместе с выпиской из банка прикладывается к месячному отчету.
7. Расчеты наличными с юридическими лицами
При любых расчетах наличными деньгами с представителями юридических лиц обязательно выполнение определенных условий.
Первое условие: необходимо соблюдать предельный размер расчетов по одному платежу – 100 000 руб. (установленный указанием ЦБ РФ «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами»).
Под одним наличным платежом понимается платеж между одними и теми же юридическими лицами по одной сделке, совершенный в течение одного банковского дня, по одному или нескольким документам в сумме до 100 000 рублей. Платеж и сделка – понятия разные, поэтому в рамках одной сделки может быть произведено множество платежей, но в пределах 100 000 рублей каждый. Если сделка между юридическими лицами заключена на 360 000 рублей, а расчеты ведутся наличными деньгами в течение 4 дней по 100000 рублей первые три дня и 60 000 рублей в 4-й день, то нарушением это не является. В договоре должна быть указана форма оплаты – «наличные». Документом, подтверждающим обращение наличных денег, является расходный кассовый ордер. Рассчитываться наличными деньгами можно только через кассу.
Согласно действующим положениям выручка предприятий может использоваться только на выплату зарплаты, социальные выплаты, командировки, покупку канцтоваров, ГСМ и оплату срочных ремонтных работ. Закупка товара за наличный расчет может производиться только в том случае, если на эти цели деньги получены в банке.
Вторым условием при любых расчетах наличными с представителями юридических лиц является предоставление доверенности.
Для подтверждения факта наличных расчетов с уполномоченным представителем юридического лица необходимо оставлять доверенность, выданную юридическим лицом своему представителю на получение им денег за реализованные товары.
Тема: Учёт денежных средств в аптечном учреждении. Правила отпуска лекарственных средств.
Цель занятия: научиться работать с документами, регламентирующими порядок ведения кассовых операций и работу с денежной наличностью, приобрести практический опыт по отражению в бухгалтерском учете информации о движении денежных потоков.
Обучающийся должен знать:
Порядок ведения кассовых операций
Порядок оформления приходных и расходных кассовых ордеров
Порядок составления отчетности
Порядок сдачи денежной выручки
Ведения первичной учётной документации
Порядок отпуска лекарственных средств по рецептам, сроки действия рецептов и сроки хранения их в аптеке.
Обучающийся должен уметь
Оформлять приходные и расходные кассовые ордера
Оформлять кассовую книгу и книгу кассира-операциониста
Осуществлять отпуск лекарственных средств по рецептам.
Контрольные вопросы к практическому занятию:
- Обязанности кассира. Договор о материальной ответственности.
- Приходные кассовые операции, их оформление.
- Расходные кассовые операции, их оформление.
- Требования к книге кассира-операциониста и кассовой книге, оформление.
- Дальнейший документированный учет денежных средств.
- Требования к контрольно-кассовой технике.
- Санкции за нарушения ведения кассовых операций.
8. Нормативные документы, регламентирующие правила отпуска лекарственных средств по рецептам и без рецептов.
9. Какие аптечные организации имеют право осуществлять отпуск лекарственных средств по рецептам.
10. Правила отпуска наркотических, психотропных, ядовитых, сильнодействующих лекарственных средств
11. Действия фармацевта в случае завышения высшей разовой дозы лекарственных средств.
12. 5.Правила отпуска спирта.
- Сроки действия рецептов.
- Сроки хранения рецептов в аптеке.
- Правила отпуска лекарственных средств по рецептам сроком действия до 1 года.
- Правила отпуска ЛС по льготным и бесплатным рецептам.
- Правила отпуска транквилизаторов, антигистаминных, нейролептических лекарственных средств, спиртосодержащих промышленного производства, анаболических гормонов.
- Возможность деления упаковок при отпуске готовых лекарственных средств.
Самостоятельная работа обучающегося
Задание №1. Оформите конспект в тетрадь
Учет наличных денежных средств в аптеке
1. Расход товаров в аптеке складывается из реализации и прочего расхода. Основной вид расхода товаров – реализация за наличный расчет (розничный товарооборот).
2. Приходные кассовые операции оформляют приходными кассовыми ордерами (ф. КО-1), которые подписывает кассир, а при сдаче отчета в бухгал- терию – главный бухгалтер. Документы, приложенные к ордеру, погашаются штампом «Получено» с указанием даты. Лицу, сдавшему деньги, выдается кви- танция к приходному кассовому ордеру.
3. Выдача наличных денег из кассы производится по расходным кассо- вым ордерам (ф. КО-2) или надлежаще оформленным другим документам (пла- тежным ведомостям ф. Т-53, 49; приемным квитанциям ф. АП-4, счетам за мел- кие работы, услуги и др.) с наложением на эти документы штампа с реквизита- ми расходного кассового ордера.
4. Обязательство на принятие напрокат медицинских товаров (форма АП-6). Обязательство заполняется под копирку в 2-х экземплярах. Первый эк- земпляр остается в аптеке вместе с пробитым чеком, второй – передается боль- ному. О продлении срока проката на обязательстве делается разрешительная надпись.
5. Журнал выдачи медицинских товаров напрокат (форма АП-7). Журнал ведется руководителем (его заместителем) аптечного учреждения или руководителем бригады при коллективной (бригадной) материальной ответст- венности.
Записи в журнале производятся сразу по мере отпуска предметов напро- кат или их возврате. Продление проката записывается отдельной строкой.
6. Журнал кассира-операциониста (форма АП-28). Перед началом ра- бочего дня (смены) старший кассир, руководитель аптечного учреждения или уполномоченное им лицо проверяют по каждому аппарату показания денежных и контрольных счетчиков, сверяет их с данными на конец предыдущего дня (смены), записывает в журнале (графа 4) и подтверждает запись своей подпи- сью (графа 6). Одновременно эти же данные подтверждаются кассиром - операционистом, приступающим к работе (графа 5). Показания каждого денеж- ного счетчика многосчетчикового кассового аппарата записываются по отдель- ной строке. В последней строке приводятся данные итогового денежного счет- чика. Данные по графам 10-15 заполняются только по этой итоговой строке.
В конце дня (смены) показания денежных кассовых счетчиков записыва- ются по соответствующим строкам графы 7. Затем вычитанием показателей графы 4 из данных графы 7 определяется сумма выручки по каждому денежно- му счетчику (включая итоговый), которая записывается в графу 8.
Одновременно кассир сдает старшему кассиру (руководителю аптечного учреждения) наличные деньги, сумма которых указывается в графе 10 и опла- ченные документы (графы 11 и 12). На общую сумму, записываемую в графу 13, кассиру выдается квитанция приходного кассового ордера.
До начала записей в отдельной строке в графе 14 указывается принятый кассиром на начало дня (смены) остаток наличных денег в кассе, подтвержденный подписью в графе 16. В конце дня (смены) в графе 14 указывается остаток денег на конец рабочего дня.
Сумма денежной выручки (графа 13 плюс остаток денег в кассе на конец дня, указанный в графе 14, минус остаток наличных денег в кассе на начало дня – первая запись в графе 14) должна соответствовать сумме, исчисленной на основании показаний денежных счетчиков (графа 8). Расхождения фиксируются в графе 15.
При расхождении суммы денежной выручки с показаниями суммирующих денежных счетчиков руководитель аптечного учреждения или его заместитель устанавливает совместно с кассиром причину расхождений, для чего под- считывается сумма выручки по контрольной кассовой ленте и по кассовым чекам.
Если обнаружена разница между показаниями суммирующих денежных счетчиков и итогом, подсчитанным по контрольной ленте, то вызывается для проверки аппарата механик, который участвует в составлении акта, фиксирую- щего разницу. Для подтверждения выручки за основу принимаются данные контрольной кассовой ленты. Факт составления акта отмечается в Журнале кассира-операциониста.
Сдача кассиром наличных денег и оплаченных документов заверяется подписями должностных лиц в графах 16 и 17.
__________________________
(предприятие, организация)
кассира-операциониста
Кассовый аппарат N _________
начата __________________________ окончена ____________________________
По данному образцу печатать все страницы журнала:
| Дата | N счет- чика, секции | Показания | Про- чие пос- туп- ления | Сдано заведующему аптекой (ст. кассиру) | Денежный остаток на нача- ло и конец дня (смены) в кассе | Ре- зуль- тат про- верки | Подписи на конец дня (смены) | ||||||||||
| контроль- ного счетчика, регистри- рующего перевод сумм денежных счетчиков на нули | денежных счетчиков суммирующих | ||||||||||||||||
| налич- ными | оплачен- ными доку- ментами | все- го | кассира | зав. аптекой (ст. касси- ра) | |||||||||||||
| на начало дня (смены) | на конец рабо- чего дня (сме- ны) | Сумма вы- ручки за день (сме- ну) | |||||||||||||||
| недос- тача, излиш- ки (-, +) | |||||||||||||||||
| коли- чест- во | на сум- му | ||||||||||||||||
| сум- ма | подписи | ||||||||||||||||
| деньги и оплачен. док-ты сдал | показа- тели снимал, деньги, доку- менты принял | ||||||||||||||||
| кас- сира | зав. апте- кой (ст. кас- сира) | ||||||||||||||||
| сумма | |||||||||||||||||
Подпись руководителя