Сдан отчет 6 ндфл. Памятка по операциям с ндфл. Порядок заполнения документа

С 1 января 2016 года для налоговых агентов введена новая ежеквартальная форма отчетности: Расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ) (утв. ). Рассмотрим порядок заполнения формы 6-НДФЛ в конкретных ситуациях.

От привычных справок 2-НДФЛ новую форму принципиально отличает то, что заполнять ее надо в целом по всем налогоплательщикам-физлицам, получившим доход от налогового агента ().

К сожалению, порядок заполнения Расчета по форме 6-НДФЛ ( к (далее – Порядок)) не содержит ответов на все вопросы, которые могут возникнуть при ее составлении. И несмотря на то, что некоторые из них ФНС России уже разъяснила в своих письмах ( , от , от , от ), "белые пятна" еще остаются.

Давайте посмотрим, какие особенности необходимо учесть при заполнении Расчета по форме 6-НДФЛ и на что следует обратить внимание при его составлении в различных ситуациях.

Основание для заполнения 6-НДФЛ

Расчет по форме 6-НДФЛ, как и 2-НДФЛ, заполняется на основании данных, содержащихся в регистрах налогового учета ( ; п. 1.1 Раздела I Порядка).

Можно разработать и специальный регистр (см. образец ниже), не забыв утвердить его форму в качестве приложения к учетной политике. При этом такой регистр должен содержать всю информацию, необходимую для заполнения 6-НДФЛ (о датах начисления, перечисления и удержания НДФЛ см. справочную таблицу).

Когда надо удержать и перечислить НДФЛ с разных видов дохода

Заполнение Раздела 1 формы 6-НДФЛ

Раздел 1 формы 6-НДФЛ "Обобщенные показатели" условно можно разделить на два блока.

Первый из них включает строки с 010 по 050. Этот блок заполняется отдельно для каждой из ставок налога. То есть если в организации трудятся как сотрудники-резиденты, так и нерезиденты, строки с 010 по 050 необходимо заполнить два раза: и по ставке 13 процентов, и по ставке 30 процентов. Указывается соответствующая налоговая ставка (13, 15, 30 или 35%) в строке 010.

По строке 020 отражается общая сумма доходов, облагаемых по налоговой ставке, указанной в строке 010.

В строке 030 указывается общая сумма налоговых вычетов, не только стандартных, но и социальных, имущественных, профессиональных. В этой же строке учитываются суммы доходов, не облагаемые НДФЛ в силу .

По строке 040 отражается сумма исчисленного налога:

Сумма исчисленного НДФЛ = (сумма начисленного дохода (строка 020) – сумма налоговых вычетов (строка 030)) х ставку налога (строка 010)

По строке 050 указывается сумма фиксированных авансовых платежей, принимаемая в уменьшение суммы исчисленного налога с начала налогового периода.

В строках 040 и 045 указывается сумма дивидендов и НДФЛ, исчисленного с этой суммы.

Строки с 060 по 090 представляют второй блок Раздела 1 и независимо от применяемых налоговых ставок заполняются только один раз, на первой его странице (п. 3.2 Порядка).

По строке 060 указывается общее количество физических лиц, получивших в налоговом периоде облагаемый налогом доход. В случае увольнения и приема на работу в течение одного налогового периода одного и того же физического лица количество физических лиц не корректируется (п. 3.3 Порядка). Если один человек получает доходы, облагаемые по разным налоговым ставкам, то в этом случае он учитывается как одно лицо.

ПРИМЕР При заполнении Расчета по форме 6-НДФЛ за I квартал по строке 060 были заявлены 5 человек. В мае 2 человека уволились, в июне были трудоустроены 3 человека, при этом один из них – из числа ранее уволившихся. Количество физлиц, получивших доход, которое необходимо отразить в форме 6-НДФЛ за полугодие по строке 060, составит 6 человек (5 – (2 – 1) + (3 – 1)). Уволившийся и вернувшийся сотрудник в движении не учитывается.

По строке 070 нужно указать общую сумму удержанного налога.

Сумма НДФЛ, которая была исчислена, но не удержана по каким-то причинам, указывается по строке 080.

По строке 090 необходимо отразить сумму налога, которая была возвращена налогоплательщикам в соответствии со .

Заполнение Раздела 2 формы 6-НДФЛ

В отличие от Раздела 1, который заполняется нарастающим итогом с начала года, в Раздел 2 формы 6-НДФЛ "Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц" включаются только те показатели, которые произведены за последние три месяца отчетного периода ().

Чтобы его правильно заполнить, необходимо учитывать следующие особенности:

строка 100 заполняется на основании (напомним, что с нового года и для зарплаты, и для командировочных это последний день месяца);
строка 110 заполняется с учетом положений и (дата, указываемая в этой строке, зависит от вида выплачиваемого дохода и должна соответствовать дню, когда следует удержать исчисленный налог ());
по строке 120 указывается дата в соответствии с положениями и , не позднее которой должна быть перечислена сумма НДФЛ (). То есть либо день, следующий за днем выплаты налогоплательщику дохода, либо последнее число месяца, в котором производились выплаты больничных и отпускных, а при выплатах по операциям с ценными бумагами – наиболее ранняя из следующих дат:

дата окончания соответствующего налогового периода;
дата истечения срока действия последнего по дате начала действия договора, на основании которого налоговый агент осуществляет выплату налогоплательщику дохода, в отношении которого он признается налоговым агентом;
дата выплаты денежных средств (передачи ценных бумаг).

Общая сумма доходов (без вычитания суммы удержанного НДФЛ) отражается по строке 130, а сумма удержанного с этого дохода налога – по строке 140.

Если в отношении разных видов доходов, имеющих одну дату фактического получения, будут различаться сроки перечисления налога, строки 100-140 должны заполняться по каждому сроку перечисления налога отдельно.

Заполнение Раздела 2 в случае, когда доход начислен в одном периоде, а выплачен в другом

По общему правилу налоговый агент обязан перечислить сумму налога не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода. Исключение сделано только для пособий по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребенком) и отпускных. НДФЛ, удержанный с этих выплат, должен быть перечислен не позднее последнего числа месяца, в котором они выплачены ().

Следовательно, если, например, зарплата за март 2016 года будет выплачена в апреле, соответственно, и НДФЛ будет удержан и перечислен в апреле. В связи с этим в Разделе 1 сумма начисленного дохода отразится в форме 6-НДФЛ за I квартал, а в Разделе 2 эта операция будет отражена только при непосредственной выплате заработной платы работникам, то есть в Расчете по форме 6-НДФЛ за полугодие 2016 года ().

Какие даты должны быть указаны в этом случае при заполнении 6-НДФЛ, рассмотрим на примере.

ПРИМЕР 1. Заработная плата за март выплачена работникам 5 апреля, а налог на доходы физических лиц перечислен 6 апреля. Операция отражается в разделе 1 Расчета по форме 6-НДФЛ за I квартал, при этом налоговый агент не отражает операцию в Разделе 2 за I квартал 2016 г. Эта операция будет отражена при непосредственной выплате заработной платы работникам, то есть в Расчете по форме 6-НДФЛ за полугодие 2016 г. следующим образом: – по строке 100 указывается дата 31.03.2016; – по строке 110 – 05.04.2016; – по строке 120 – 06.04.2016; – по строкам 130 и 140 – соответствующие суммовые показатели. 2. Больничный за март был оплачен 5 апреля. Операция в разделе 2 Расчета по форме 6-НДФЛ за полугодие 2016 г. будет отражена следующим образом: – по строке 100 указывается 05.04.2016; – по строке 110 – 05.04.2016; – по строке 120 – 30.04.2016; – по строкам 130 и 140 – соответствующие суммовые показатели.

Заполнение 6-НДФЛ в случае получения сотрудниками подарков и материальной помощи

Доходы, не превышающие 4000 рублей, полученные физическими лицами за налоговый период, например в виде подарков, материальной помощи (), НДФЛ не облагаются. У налогового агента в случае выплаты своим сотрудникам таких доходов в сумме, не превышающей установленный норматив, обязанности исчислить и удержать НДФЛ не возникает. Но данное обстоятельство не освобождает его от обязанности отразить указанные суммы не только в налоговом регистре, но и в 6-НДФЛ. Учитывая, что в течение года налоговый агент может неоднократно выплачивать своему работнику доходы, которые частично могут быть освобождены от налогообложения, такой учет позволит избежать ошибок при расчете суммы налога.

ПРИМЕР В феврале 2016 г. работнику была оказана материальная помощь в сумме 2000 руб. В мае 2016 г. этому же сотруднику вновь была оказана материальная помощь в сумме 10 000 руб. При заполнении Расчета по форме 6-НДФЛ за I квартал выплаченная материальная помощь будет отражена: – по строке 020 – 2000 руб.; – по строке 030 – 2000 руб. При заполнении Расчета по форме 6-НДФЛ за полугодие указанные выплаты будут отражены: – по строке 020 – 12 000 руб. (2000 + 10 000); – по строке 030 – 4000 руб.

При вручении подарков, стоимость которых превышает 4000 рублей, необходимо учитывать следующее.

При выплате налогоплательщику дохода в натуральной форме (а подарок относится к такого рода доходам) удержание налога производится за счет любых доходов, выплачиваемых налогоплательщику в денежной форме. При этом удерживаемая сумма налога не может превышать 50 процентов суммы выплачиваемого дохода в денежной форме ().

Учитывая подобного рода ограничения, на практике нередко бывает, что у бухгалтера нет возможности сразу в полном объеме удержать НДФЛ со стоимости подарка.

Следовательно, это нужно сделать при ближайшей денежной выплате. Если сумма налога так и не будет удержана в течение налогового периода (например, в случае увольнения работника), то в этом случае налоговый агент в срок не позднее 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом, обязан письменно сообщить об этом налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета, указав в уведомлении сумму дохода, с которого не удержан налог, и сумму неудержанного налога.

После подачи таких сведений обязанности организации как налогового агента закончатся. Обязанность по уплате налога в этом случае будет переложена на физическое лицо ( , ).

Елена Титова , эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, член Палаты налоговых консультантов

Этот отчет обязаны оформлять налоговые агенты по НДФЛ. Чаще всего под ними подразумеваются работодатели (п. 2 ст. 230 НК РФ), выплачивающие зарплату персоналу. Ими также могут быть заказчики — фирмы и ИП, выплатившие доходы исполнителям по договорам ГПХ (подряда , аренды и др.).

Подробнее о том, кому следует составлять отчет, читайте в статье «6-НДФЛ - кто сдает и когда?» .

А о тех, кто это делать не обязан, рассказано в материалах:

«Порядок сдачи 6-НДФЛ для ИП без работников» ;
«Если нет заработной платы - нужно ли сдавать отчет 6-НДФЛ» .

Крайний день, когда инспекторы ФНС примут отчет, — последнее число месяца, идущего за отчетным периодом (ст. 230 НК РФ). Срок сдачи годовой формы отличается от обычной и установлен на 01 апреля года, следующего за отчетным. Если же час икс оказывается выходным или праздником, отчет можно сдать в следующий за ним ближайший рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ). Что касается срока сдачи расчета за 2018 год, то он как раз не переносится, ведь 01.04.2019 — понедельник.

О том, как проверить 6-НДФЛ на ошибки, читайте .

Обновился ли бланк 6-НДФЛ

Этот вопрос неизбежно встает перед началом новой отчетной кампании, и сдача 6-НДФЛ не исключение. На этот раз, к счастью, обошлось без изменений. В последний раз форма редактировалась приказом ФНС от 17.01.2018 № ММВ-7-11/18@ и стала обязательной к применению с 26.03.2018. Ее и сдаем за 2018 год.

Если ваша компания является преемником реорганизованной фирмы, а предыдущий работодатель не сдал отчетность, вы обязаны отчитаться за перешедших «по наследству» сотрудников.

Как оформлять расчет 6-НДФЛ при реорганизации см. .

Общие правила оформления 6-НДФЛ

6-НДФЛ включает в себя титульный лист и 2 раздела. Отличительная особенность отчета (если сравнивать с 2-НДФЛ) состоит в том, что данные в нем представляют собой свод и не отражаются отдельно по каждому человеку.

Напомним основные правила формирования отчета:

Заполняем расчет по каждому ОКТМО .
Если заполняем от руки, используем только синюю, фиолетовую или черную ручку.
Если оформляем отчет на компьютере, выбираем шрифт Courier New высотой 16-18 п.
Клеточки заполняем слева направо, в пустых ставим прочерки.
Если каких-либо показателей нет, в соответствующем поле ставим 0.
Не используем двустороннюю печать, такой отчет инспекторы не примут.
Отчет заполняем нарастающим итогом .
Показатели берем из налогового регистра .

ВАЖНО! Если вы не ведете налоговые регистры, то очень рискуете. Их отсутствие НК РФ признает очень серьезным нарушением правил учета доходов и расходов, которое наказывается штрафом (ст. 120 НК РФ).

А теперь перейдем непосредственно к построчному заполнению 6-НДФЛ. Мы подготовили пример и , которые помогут вам справиться с этой задачей.

Разъяснения к разделу 1 отчета:

«Порядок заполнения строки 70 формы 6-НДФЛ» ;
«Порядок заполнения сроки 040 формы 6-НДФЛ» ;
«Порядок заполнения строки 020 формы 6-НДФЛ» ;
«Порядок заполнения строки 060 формы 6-НДФЛ» ;
«Порядок заполнения строки 090 формы 6-НДФЛ» ;
«Порядок заполнения строки 050 формы 6-НДФЛ» .

А вот статьи-помощники к разделу 2 отчета:

«Как отразить в форме 6-НДФЛ перерасчет отпускных?» ;
«Порядок заполнения строки 130 в форме 6-НДФЛ» ;
«Порядок заполнения строки 120 формы 6-НДФЛ» ;
«Порядок заполнения строки 100 формы 6-НДФЛ» ;
«Как правильно заполнить раздел 2 в расчете 6-НДФЛ?» ;
«Порядок заполнения строки 140 формы 6-НДФЛ» ;
«Порядок заполнения строки 110 формы 6-НДФЛ» .

На нашем сайте вы также найдете разъяснения экспертов о том, как отразить в 6-НДФЛ разовые премии , натуральный доход , больничные , отпускные и компенсации за неотгулянный отпуск , материальную выгоду , имущественный вычет , материальную помощь , дивиденды и другие обязательные сведения.

Воспользуйтесь нашим помощником по заполнению расчета 6-НДФЛ, и вы сможете выявить ошибки до отправки формуляра налоговикам.

Стоит ли сдавать нулевки

Ответ на этот вопрос не так однозначен, как может показаться. Если руководствоваться НК РФ, то по 6-НДФЛ «сдаются» только налоговые агенты. То есть, если нет начислений, вроде и отчет не нужен. А если начисления есть, то нулевки вообще не может быть. Об этом же говорят и сами налоговики .

Однако на практике встречаются различные ситуации, и все их в НК РФ предусмотреть невозможно. Так, неверное указание ОКТМО и КПП даже при наличии выплат физлицам может повлечь за собой необходимость сдачи нулевой 6-НДФЛ. Подробные разъяснения, а также образец нулевки вы найдете в этих материалах:

«Как правильно исправить ОКТМО в расчете 6-НДФЛ?» ;
«Порядок заполнения формы 6-НДФЛ с разными ОКТМО и КПП» .

Кроме того, сдавать нулевки можно по желанию. Это значит, что, если вы решили оформлять отчетность, даже не будучи налоговым агентом, работники ФНС не смогут отказать в ее принятии .

Автоматизируем работу по заполнению 6-НДФЛ

Отчетный период — горячая пора для бухгалтеров, и конечно, хочется использовать любую возможность, которая поможет сократить время на подготовку отчетности. Сегодня существует немало способов автоматизировать не только процесс оформления 6-НДФЛ, но и ее проверки и отправки. Подробности о коммерческих и бесплатных решениях ищите .

Если вы пользуетесь программными средствами «1С», не обойдите стороной , в которой раскрыты нюансы заполнения 6-НДФЛ в разных версиях данной бухгалтерской программы. Обратите внимание на то, что в старых версиях «1С» формирование 6-НДФЛ может быть проблематично. вы также найдете порядок заполнения расчета с помощью этой известной бухпрограммы.

Хотите заполнить 6-НДФЛ онлайн? Советуем прочесть эту публикацию . Из нее вы узнаете, какие преимущества дает онлайн-оформление расчета, как его осуществить и с какими трудностями можно столкнуться.

Сервис позволяет:

Оперативно подготовить отчетность
Грамотно сформировать итоговый файл
Осуществить качественную проверку на ошибки
Распечатать готовую, заполненную форму
Отправить электронную форму отчетности

Отличие 6-НДФЛ от 2-НДФЛ

Сразу отметим, помимо законодательного требования к налоговым агентам сдавать Расчёт 6-НДФЛ, они по-прежнему обязаны представлять в налоговую инспекцию Сведения о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ согласно п. 2 ст. 230 НК РФ.

6-НДФЛ и 2-НДФЛ - отчёты совершенно разного содержания.

Как сдавать 6-НДФЛ

Все налоговые агенты, штат работников которых составляет более 25 человек, обязаны представлять квартальные и годовые расчеты сумм НДФЛ исключительно в электронной форме с использованием телекоммуникационных каналов связи . Новый электронный вариант формы 6-НДФЛ можно подготовить на нашем сайте.

Индивидуальные предприниматели и компании, в которых трудится менее 25 человек, могут воспользоваться правом подачи расчетов в бумажном виде.

Кто и куда представляет отчет 6-НДФЛ:

Налоговые агенты - российские организации, которые имеют обособленные подразделения, направляют расчет сумм НДФЛ в отношении физических лиц, получивших доходы от таких обособленных подразделений, в налоговые органы по месту их нахождения ;
Налоговые агенты - организации, которые отнесены к категории крупнейших налогоплательщиков, представляют расчет сумм НДФЛ (в том числе в отношении физических лиц, получивших доходы от обособленных подразделений указанных организаций):
- В налоговый орган по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика.
- Или в налоговый орган по месту учета такого налогоплательщика по соответствующему обособленному подразделению (отдельно по каждому обособленному подразделению).
Налоговые агенты - индивидуальные предприниматели, которые состоят в налоговом органе на учете по месту осуществления деятельности в связи с применением системы налогообложения в виде ЕНВД и (или) ПСН, представляют расчет сумм НДФЛ в отношении наемных работников в налоговый орган по месту своего учета в связи с ведением такой деятельности ;
Остальные ИП с работниками представляют расчет 6-НДФЛ по месту своего жительства .

ОКТМО в 6-НДФЛ

В первых редакциях было принято, что налоговые агенты должны будут формировать отчетность 6-НДФЛ по всей организации в целом. В дальнейшем были внесены изменения, которые привели к тому, что код ОКТМО стал одним из существенных реквизитов отчета и стал указываться на титульном листе расчета. Таким образом, появилась обязанность составлять отчёт по каждому ОКТМО отдельно. Это же относится и к реквизиту КПП. То есть, налоговому агенту надо сформировать такое количество отчетов, какое количество сочетаний ОКТМО-КПП существует в организации.

Сроки подачи 6-НДФЛ за 2018 год

Расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом по форме 6-НДФЛ за отчетные периоды 2018 года подается так же, как и за периоды 2017 года. То есть ежеквартально, не позднее последнего числа месяца следующего за отчетным периодом:

6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года - до 3 мая 2018 года включительно;
6-НДФЛ за полугодие 2018 года - до 31 июля 2018 года включительно;
6-НДФЛ за 9 месяцев 2018 года - до 31 октября 2018 года включительно;
6-НДФЛ за год 2018 года - не позднее 1 апреля 2019 года.

Как заполнить 6-НДФЛ

Порядок заполнения Титульного листа

2.1. Титульный лист (Стр. 001) формы Расчета заполняется налоговым агентом, за исключением раздела "Заполняется работником налогового органа".

2.2. На титульном листе формы Расчета указываются:
по строкам "ИНН" и "КПП" - для налоговых агентов - организаций - идентификационный номер налогового агента (ИНН) и код причины постановки на учет (КПП) по месту нахождения организации указывается согласно Свидетельству о постановке на учет в налоговом органе, а для налоговых агентов - физических лиц указывается ИНН в соответствии со Свидетельством о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации.
В случае, если форма Расчета заполняется организацией, имеющей обособленные подразделения, в данном поле после ИНН указывается КПП по месту учета организации по месту нахождения ее обособленного подразделения;
по строке "Номер корректировки" - при представлении налоговым агентом в налоговый орган первичного Расчета проставляется "000", при представлении уточненного Расчета указывается номер корректировки ("001", "002" и так далее);
по строке "Период представления (код)" - код периода представления согласно приложению N 1 к настоящему Порядку.
По ликвидированным (реорганизованным) организациям по строке "Период представления (код)" проставляется код периода представления, соответствующий периоду времени от начала года, в котором произошла ликвидация (реорганизация), до дня завершения ликвидации (реорганизации). Например, при ликвидации (реорганизации) организации в сентябре соответствующего налогового периода в указанной строке проставляется код "53".
По строке "Налоговый период (год)" - четыре цифры, обозначающие соответствующий период (например, 2016);
по строке "Представляется в налоговый орган (код)" - код налогового органа, в который представляется Расчет (например, 5032, где 50 - код региона, 32 - код налогового органа);
по строке "По месту нахождения (учета) (код)" - код места представления Расчета налоговым агентом согласно приложению N 2 к настоящему Порядку;
по строке "(налоговый агент)" указывается сокращенное наименование (в случае отсутствия - полное наименование) организации согласно ее учредительным документам. Содержательная часть наименования (его аббревиатура или название, например, "Школа N 241" или "ОКБ "Вымпел") располагается с начала строки.
В отношении физического лица, признаваемого налоговым агентом, указывается полностью, без сокращений, фамилия, имя, отчество (отчество указывается при наличии) в соответствии с документом, удостоверяющим его личность. В случае двойной фамилии слова пишутся через дефис. Например, Иванов-Юрьев Алексей Михайлович;
по строке "Код по ОКТМО" - заполняется ОКТМО муниципального образования с учетом положений пункта 1.10 настоящего Порядка;
по строке "Номер контактного телефона" - телефонный код города и номер контактного телефона налогового агента, по которому, в случае необходимости, может быть получена справочная информация, касающаяся налогообложения доходов физических лиц, а также учетных данных этого налогового агента;
по строке "На ___ страницах с приложением подтверждающих документов или их копий на ___ листах" - количество страниц Расчета и количество листов документа, подтверждающего полномочия представителя, если он представляет или подписывает Расчет;
по строке "Достоверность и полноту сведений, указанных в настоящем расчете, подтверждаю" - в случае подтверждения достоверности и полноты сведений в форме Расчета налоговым агентом проставляется 1, в случае подтверждения достоверности и полноты сведений представителем налогового агента проставляется 2, а также указывается фамилия, имя, отчество лица, наименование организации - представителя налогового агента;
по строке "Подпись ________ Дата" - подпись, число, номер месяца, год подписания Расчета;
по строке "Наименование документа, подтверждающего полномочия представителя" - вид документа, подтверждающего полномочия представителя налогового агента.

2.3. Раздел титульного листа "Заполняется работником налогового органа" содержит сведения о способе представления Расчета в соответствии с приложением N 3 к настоящему Порядку, количестве страниц Расчета и количестве листов документа, подтверждающего полномочия представителя, если он представляет или подписывает Расчет, дате его представления (получения), номере, под которым зарегистрирован Расчет, фамилии и инициалах имени и отчества работника налогового органа, принявшего Расчет, его подпись.

Порядок заполнения Раздела 1 "Обобщенные показатели"

3.1. В Разделе 1 - указываются обобщенные по всем физическим лицам суммы начисленного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода по соответствующей налоговой ставке.

3.2. Если налоговый агент выплачивал физическим лицам в течение налогового периода (периода представления) доходы, облагаемые по разным ставкам, Раздел 1, за исключением строк 060 - 090, заполняется для каждой из ставок налога.
В случае если показатели соответствующих строк Раздела 1 не могут быть размещены на одной странице, то заполняется необходимое количество страниц.
Итоговые показатели по всем ставкам по строкам 060 - 090 заполняются на первой странице.

3.3. В Разделе 1 указывается:
по строке 010 - соответствующая ставка налога, с применением которой исчислены суммы налога;
по строке 020 - обобщенная по всем физическим лицам сумма начисленного дохода нарастающим итогом с начала налогового периода;
по строке 025 - обобщенная по всем физическим лицам сумма начисленного дохода в виде дивидендов нарастающим итогом с начала налогового периода;
по строке 030 - обобщенная по всем физическим лицам сумма налоговых вычетов, уменьшающих доход, подлежащий налогообложению, нарастающим итогом с начала налогового периода;
по строке 040 - обобщенная по всем физическим лицам сумма исчисленного налога нарастающим итогом с начала налогового периода;
по строке 045 - обобщенная по всем физическим лицам сумма исчисленного налога на доходы в виде дивидендов нарастающим итогом с начала налогового периода;
по строке 050 - обобщенная по всем физическим лицам сумма фиксированных авансовых платежей, принимаемая в уменьшение суммы исчисленного налога с начала налогового периода;
по строке 060 - общее количество физических лиц, получивших в налоговом периоде облагаемый налогом доход. В случае увольнения и приема на работу в течение одного налогового периода одного и того же физического лица, количество физических лиц не корректируется.
по строке 070 - общая сумма удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода;
по строке 080 - общая сумма налога, не удержанная налоговым агентом, нарастающим итогом с начала налогового периода;
по строке 090 - общая сумма налога, возвращенная налоговым агентом налогоплательщикам в соответствии со статьей 231 Налогового кодекса Российской Федерации, нарастающим итогом с начала налогового периода.

Порядок заполнения Раздела 2 "Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц"

4.1. В Разделе 2 указываются даты фактического получения физическими лицами дохода и удержания налога, сроки перечисления налога и обобщенные по всем физическим лицам суммы фактически полученного дохода и удержанного налога.

4.2. В Разделе 2 указывается:
по строке 100 - дата фактического получения доходов, отраженных по строке 130;
по строке 110 - дата удержания налога с суммы фактически полученных доходов, отраженных по строке 130;
по строке 120 - дата, не позднее которой должна быть перечислена сумма налога;
по строке 130 - обобщенная сумма фактически полученных доходов (без вычитания суммы удержанного налога) в указанную в строке 100 дату;
по строке 140 - обобщенная сумма удержанного налога в указанную в строке 110 дату.
Если в отношении различных видов доходов, имеющих одну дату их фактического получения, имеются различные сроки перечисления налога, то строки 100 - 140 заполняются по каждому сроку перечисления налога отдельно.

Штрафы

Установлены новые виды ответственности за несвоевременные, а так же неполные или недостоверные сведения. Для самых «забывчивых» предусмотрены штрафы.

Если организация или индивидуальный предприниматель не успеют предоставить расчет в десятидневный срок, налоговики могут приостановить операции по счетам опоздавших. Но и это еще не все. Просроченная отчетность 6-НДФЛ может стать причиной для привлечения работодателя к административной ответственности: штрафу в тысячу рублей за каждый полный и неполный месяц со дня, установленного для его представления.

Представление недостоверных Расчетов 6-НДФЛ и (или) сведений о доходах физлиц 2-НДФЛ влечет взыскание штрафа в размере 500 руб. за каждый представленный документ, содержащий недостоверные сведения.

При этом работодатель освобождается от ответственности, если им самостоятельно выявлены ошибки и представлены налоговому органу уточненные документы до момента, обнаружения недостоверности сведений налоговым органом.

Определение даты фактического получения дохода в целях исчисления НДФЛ

На основании п. 1 ст. 223 НК РФ в целях применения гл. 23 НК РФ дата фактического получения дохода определяется как день:

выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо (по его поручению) на счета третьих лиц, - при получении доходов в денежной форме;
передачи доходов в натуральной форме - при их получении в натуральной форме;
уплаты налогоплательщиком процентов по полученным заемным (кредитным) средствам, приобретения товаров (работ, услуг), ценных бумаг - при получении доходов в виде материальной выгоды.

Исключения из названного порядка определения даты фактического получения дохода содержатся в п. 2 - 5 ст. 223 НК РФ. В частности, при получении дохода в виде оплаты труда датой фактического получения налогоплательщиком такого дохода признается последний день месяца, за который ему был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (контрактом).

Федеральным законом № 113-ФЗ в п. 1 ст. 223 НК РФ введены новые положения, которые позволяют урегулировать вопросы с датой получения дохода, ранее контролирующие органы могли давать различные разъяснения, которые только запутывали налоговых агентов. Действующая законодательная база определяет дату получения дохода по полученным кредитным средствам, как дату уплаты процентов по кредиту (если заем процентный), или на дату возврата заемных средств (если заем беспроцентный). С 2016 года материальную выгоду нужно рассчитывать на последний день каждого месяца, в течение всего кредитного периода. Соответственно исчислять НДФЛ с материальной выгоды и перечисляться следует также ежемесячно - в последний день, независимо от того, процентный заем или беспроцентный. Также последний день месяца, в котором был утвержден соответствующий авансовый отчет, станет датой получения дохода по подотчетным суммам.

Сложные вопросы и особенности заполнения 6-НДФЛ

Необлагаемые доходы. Если на доходы физлица НДФЛ не начисляется, то данные о таком доходе в отчет 6-НДФЛ прописывать не нужно (например, пособия по беременности и родам).

Перенос срока для сдачи отчета . Если предельно допустимый срок сдачи новых расчетов 6-НДФЛ выпадет на праздник или выходной, тогда крайний срок будет автоматически перенесен на первый рабочий день, следующий за нерабочим.

Если НДФЛ удержать не получилось . Сообщение о невозможности удержать налог и сумме не удержанного налога направьте в налоговый орган до 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом. Поскольку после сообщения о невозможности удержания налога обязанность налогового агента по удержанию НДФЛ прекращается, утрачивает силу п. 2 ст. 231 НК РФ, предписывающий налоговым агентам производить взыскание задолженности с физических лиц до ее полного погашения.

Учет премий. Месячные премии и премии, выплачиваемые за иной период (квартал, год) учитывать в 6-НДФЛ нужно по-разному (подробнее об этом см. в письме ФНС РФ от 24.01.2017 № БС-4-11/1139@).

Выплата зарплаты в начале следующего отчетного периода . Как быть, в случае, когда работникам заработная плата за март 2018 года выплачена 11.04.2018, а налог на доходы физических лиц перечислен 12.04.2018? Отразите такую операцию в разделе 1 расчета по форме 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года. При этом вы вправе не отражать операцию в разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года. Так как эту операцию вы отразите при непосредственной выплате заработной платы работникам в Расчете 6-НДФЛ за полугодие 2018 года (см. письмо ФНС России от 15.03.2016 № БС-4-11/4222@).

Заполнение отдельных строк расчета 6-НДФЛ . Строка 100 раздела 2 «Дата фактического получения дохода» расчета по форме 6-НДФЛ заполняется с учетом положений статьи 223 НК РФ. Строка 110 раздела 2 «Дата удержания налога» заполняется с учетом положений пункта 4 статьи 226 и пункта 7 статьи 226.1 НК РФ. Строка 120 раздела 2 «Срок перечисления налога» заполняется с учетом положений пункта 6 статьи 226 и пункта 9 статьи 226.1 НК РФ (см. письмо Минфина России от 01.02.2017 № 03-04-06/5209).

Больничное пособие, начислено за декабрь 2017 года, но выплачено 19 января 2018 года . Такой доход отразите в разделах 1 и 2 Расчета 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года. В разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года эту операция пропишите так: по строке 100 укажите 19.01.2018, по строке 110 - 19.01.2018, по строке 120 - 31.01.2018, по строкам 130 и 140 - соответствующие суммовые показатели (см. письмо ФНС России от 25.01.2017 № БС-4-11/1249@).

Меньше месяца остается до окончания срока представления формы 6-НДФЛ за 2018 год. А значит, самое время освежить в памяти основные правила ее заполнения.

Порядок заполнения формы 6-НДФЛ

Форма 6-НДФЛ состоит из следующих разделов:

Титульный лист (Стр. 001);
Раздел 1 «Обобщенные показатели»;
Раздел 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц».

В соответствии с правилами заполнения формы 6-НДФЛ, Расчет составляется нарастающим итогом за 1-ый квартал, полугодие, 9 месяцев и календарный год.

Общие требования по заполнению 6-НДФЛ

Чтобы снизить вероятность ошибки при заполнении 6-НДФЛ, необходимо обратиться к Инструкции по заполнению формы 6-НДФЛ, которую можно найти в приказе ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@ . К общим требованиям по заполнению формы 6-НДФЛ, в частности, относятся:

заполнение текстовых и числовых полей Расчета слева направо, начиная с крайней левой ячейки;
проставление прочерков в незаполненных ячейках, при этом в незаполненных ячейках для суммовых показателей указывается ноль в крайней левой ячейке, остальные ячейки прочеркиваются;
запрет на двустороннюю печать Расчета на бумажном носителе;
использование чернил черного, фиолетового или синего цвета;
при подготовке Расчета на компьютере и последующей распечатке прочерки можно не ставить, при этом должен использоваться шрифт Courier New высотой 16 — 18 пунктов.

Как правильно заполнить форму 6-НДФЛ

Если заполнение титульного листа не вызывает особых трудностей, порядок заполнения Раздела 1 «Обобщенные показатели» может вызвать вопросы.

Если в течение года применялись разные налоговые ставки, то строки 010-050 заполняются отдельно для каждой налоговой ставки. При этом показатели приводятся суммарно по всем физическим лицам, к доходам которых применяется каждая конкретная ставка.

Строки 010-090 заполняются суммарно с начала года.

По строке 010 «Ставка налога, %» указывается применяемая в отчетном периоде ставка налога.

Строки 020-050 заполняются применительно к каждой конкретной ставке, указанной по строке 010.

По строке 020 «Сумма начисленного дохода» указывается сумма начисленного дохода нарастающим итогом с начала налогового периода.

Если в налоговом периоде начислялись дивиденды, то их сумму налоговый агент отражает еще раз по строке 025 «В том числе сумма начисленного дохода в виде дивидендов».

По строке 030 «Сумма налоговых вычетов» отражается сумма налоговых вычетов, которая уменьшает доход, подлежащий налогообложению. В этой строке отражаются, в частности, стандартные налоговые вычеты, предусмотренные ст. 218 НК РФ , а также вычеты в размерах, предусмотренных ст. 217 НК РФ (например, вычет из стоимости подарков или материальной помощи). Полный перечень вычетов можно найти в приказе ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@ .

Сумма исчисленного НДФЛ отражается по строке 040 «Сумма исчисленного налога».

В строке 045 «В том числе сумма исчисленного налога на доходы в виде дивидендов» нужно указать сумму НДФЛ с дивидендов, отраженных ранее по строке 025.

Если у организации или ИП трудится иностранец, который имеет патент и самостоятельно уплачивает НДФЛ, то налоговый агент может уменьшить исчисленный НДФЛ таких работников на сумму перечисленных ими фиксированных платежей по НДФЛ. Сумма, на которую налоговый агент уменьшает исчисленный НДФЛ, отражается по строке 050 «Сумма фиксированного авансового платежа».

По строке 060 «Количество физических лиц, получивших доход» налоговый агент должен указать общее количество физлиц, которые получили от него доход в налоговом периоде. Если в течение года одно и то же физическое лицо было уволено и вновь принято на работу, по строке 060 оно указывается только один раз.

По строке 070 «Сумма удержанного налога» отражается сумма НДФЛ, которая была удержана налоговым агентом.

По строке 080 «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» отражается та сумма НДФЛ, которую налоговый агент не смог удержать из доходов физлица.

По строке 090 «Сумма налога, возвращенная налоговым агентом» нужно показать сумму НДФЛ, которая была возвращена налоговым агентом в соответствии со ст. 231 НК РФ .

Строки 060-090 заполняются суммарно по всем налоговым ставкам и обязательно на первой странице Раздела 1.

Как заполнить Раздел 2 формы 6-НДФЛ, мы рассматривали .

Как проверить правильность заполнения формы 6-НДФЛ

Для проверки правильности заполнения Расчета можно воспользоваться Контрольными соотношениями, подготовленными ФНС для внутреннего пользования (письмо ФНС России от 10.03.2016 № БС-4-11/3852@ ).

Пример заполнения формы 6-НДФЛ

Несмотря на то что сама форма несколько изменилась (были внесены изменения в Титульный лист), общий принцип заполнения 6-НДФЛ остался прежним. Поэтому приведенный нами пример заполнения 6-НДФЛ в 2017 году актуален и сейчас.

Приведем пример заполнения Расчета по форме 6-НДФЛ за полугодие 2017 года. Данные для заполнения представим в таблице. Для упрощения предположим, что других начислений и выплат в 2017 г. не было. Все получатели дохода (15 человек) являются налоговыми резидентами РФ в целях НДФЛ.

Обращаем внимание, что сумма НДФЛ с заработной платы за июнь в размере 92 335 руб., которая будет удержана 05.07.2017 г., в Разделе 2 не отражается. Следовательно, между показателями строк 040 «Сумма исчисленного налога» и 070 «Сумма удержанного налога» Раздела 1 образуется разница в размере исчисленного, но неудержанного на 30.06.2017 НДФЛ.

Наша организация — крупнейший налогоплательщик с разветвленной филиальной сетью. Куда нам сдавать расчет в отношении сотрудников филиалов?

Налоговые агенты должны ежеквартально представлять расчет по форме 6-НДФЛ в налоговые органы по месту своего учета (Приказ ФНС ). При этом, как и в случае с формой 2-НДФЛ, для некоторых категорий налоговых агентов введены отдельные правила определения налоговой инспекции, в которую нужно представить расчет. Однако абз. 3 п. 2 ст. НК РФ, который посвящен крупнейшим налогоплательщикам, сформулирован крайне неоднозначно. Из него не ясно, в какой налоговый орган должны отчитываться по форме 6-НДФЛ представители данной категории.

Специалисты ФНС России указали в письмах и , что крупнейшие налогоплательщики могут сдавать все расчеты в налоговый орган по месту регистрации в качестве крупнейшего. А могут поступить и как обычные налоговые агенты — подать расчеты в отношении работников филиалов в инспекции по месту учета этих подразделений.

Я предприниматель, одновременно работаю на УСН и ЕНВД. Куда сдавать расчет в отношении наемных сотрудников?

Как и крупнейшие налогоплательщики, предприниматели, совмещающие ЕНВД или патентную систему с другими режимами обложения, стали заложниками толкования НК РФ. Так, согласно абз. 5 п. 2 ст. НК РФ налоговые агенты — индивидуальные предприниматели, которые состоят в налоговом органе на учете по месту осуществления деятельности в связи с применением ЕНВД и (или) патентной системы налогообложения, представляют расчет в отношении своих наемных работников в налоговый орган по месту своего учета в связи с осуществлением такой деятельности. И никакого уточнения о каких именно расчетах идет речь — только ли в отношении деятельности, переведенной на ЕНВД (ПСН), или в отношении всех выплачиваемых доходов — законодатели не сделали.

Буквальное толкование Кодекса приводит к выводу, что предприниматель должен представлять 6-НДФЛ в отношении всех наемных работников (занятых как в деятельности, облагаемой в рамках общего режима налогообложения либо УСН, так и в деятельности, облагаемой в рамках ЕНВД/патента) в налоговый орган по месту учета в качестве плательщика ЕНВД (ПСН). Однако Минфин России толкует эту норму иначе: по месту регистрации «вмененщика» подается только расчет в отношении выплат наемным работникам, нанятым в целях осуществления такой деятельности. А по отношению к выплатам работникам, нанятым в целях осуществления деятельности, облагаемой в рамках иных режимов налогообложения либо занятых в нескольких видах деятельности одновременно, действуют общие правила и расчет сдается по месту жительства предпринимателя (письмо Минфина ).

Однако из формулировки п. 2 ст. НК РФ такой вывод не следует, а п. 7 ст. Кодекса требует толковать противоречия и неясности Кодекса в пользу налогоплательщика. Так что, на наш взгляд, наказать предпринимателя, представившего 6-НДФЛ в отношении выплат всем сотрудникам в ИФНС по месту учета «вмененной» (патентной) деятельности, нельзя.

Выплаты в следующем отчетном периоде

Зарплата за июнь будет выплачиваться 5 июля. Как правильно заполнить расчет? Можно ли эти выплаты полностью отразить в расчете за полугодие?

Если зарплата за март 2016 года выплачивается в апреле, то данная операция отражается в разделе 1 расчета по форме 6-НДФЛ за первый квартал 2016 года (письмо ФНС России от 18.03.2016 ). Аналогичный подход применим и в отношении зарплаты за июнь, которая выплачивается в июле. Данная операция отражается в разделе 1 расчета за полугодие следующим образом:

по строке 020 — сумма начисленной зарплаты;
по строке 040 — сумма исчисленного налога по зарплате, при этом она не указывается по строке 070, так как удержать налог налоговый агент обязан при фактической выдаче (перечислении) денег налогоплательщику (согласно п. 4 ст. НК РФ).

Отражение суммы исчисленного НДФЛ по зарплате за июнь в строке 070 расчета за полугодие приведет к включению в него некорректных данных, что может повлечь штраф по ст. НК РФ. В рассматриваемой ситуации обязанность по удержанию налога по зарплате за июнь возникнет только 5 июля, это нужно будет отразить в разделе 1 расчета 6-НДФЛ за 9 месяцев по строке 070.

В строку 080 расчета за полугодие этот НДФЛ тоже не попадает. Поскольку включение в указанную строку сумм, которые удерживаются налоговым агентом в порядке, установленном НК РФ, противоречит п. 3.3 Порядка заполнения расчета. Это касается в том числе и НДФЛ, удержанного в июле за июнь.

Ситуация с заполнением раздела 2 аналогичная. В соответствии с Порядка заполнения расчета по строке 110 указывается дата удержания налога с суммы фактически полученных доходов, отраженных по строке 130. Соответственно, в июне корректно заполнить эту строку невозможно, так как налог не удержан. Данная операция будет отражена в разделе 2 расчета за 9 месяцев, то есть при непосредственной выплате зарплаты, следующим образом:

по строке 100 — 30.06.2016 (так как дата фактического получения дохода по зарплате определена п. 2 ст. НК РФ);
по строке 110 — 05.07.2016 (п. 4 ст. НК РФ);
по строке 120 — 06.07.2016 (п. 6 ст. НК РФ);
строка 130 — сумма зарплаты за июнь;
строка 140 — сумма удержанного с нее НДФЛ.

НДФЛ с аванса при выплате в последний день месяца

В организации установлены следующие дни выплаты зарплаты: 30 числа выплачивается аванс, а 15 — заработная плата. Как заполнить расчет и надо ли удерживать НДФЛ при выплате аванса в последний день месяца?

Налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода (п. 6 ст. НК РФ). Это положение применяется с учетом правил ст. НК РФ, устанавливающей даты фактического получения для отдельных видов доходов. В отношении зарплаты такой датой признается последний день месяца, за который был начислен доход. Именно эта норма дает возможность не удерживать НДФЛ при выплате денег за первую половину месяца (так называемого аванса).

Однако если «аванс» начисляется и выплачивается в последний день текущего месяца, то даты фактического получения дохода (п. 2 ст. НК РФ) и реальной выплаты дохода (п. 4 ст. НК РФ) совпадут. А значит, у организации возникнет обязанность исчислить сумму НДФЛ за прошедший месяц (то есть в рассматриваемом случае по выплатам 15 и 30 числа, если 30-е — последний день месяца). И если в этот же день производится выплата, то исчисленный налог подлежит удержанию из выплачиваемой суммы (определение Верховного Суда РФ ). В бюджет его необходимо перечислить на следующий рабочий день. Получается, что в рассматриваемой ситуации ответ на вопрос зависит от количества дней в месяце. И, например, в апреле и июне выплата аванса 30 числа приведет к обязанности исчислить и удержать НДФЛ, а в мае, июле или августе — нет.

Соответственно будет заполняться и расчет. В апреле 30.04.2016 будет и датой получения дохода, и датой его реальной выплаты. Поэтому она вносится в строки 100 и 110 раздела 2 формы 6-НДФЛ:

по строке 100 — 30.04.2016;
по строке 110 — 30.04.2016;
по строке 120 — 04.05.2016 (крайний срок перечисления налога в бюджет — следующий рабочий день после 30.04.2016).

А в мае 30 числа будет выплачен лишь аванс, и обязанность по исчислению и удержанию налога возникнет только при окончательном расчете 15 июня. Поэтому расчет будет заполнен иначе:

по строке 100 — 31.05.2016;
по строке 110 — 15.06.2016;
по строке 120 — 16.06.2016.

Зарплата и компенсация за отпуск при увольнении

Сотрудник увольняется 22.04.2016. В связи с увольнением ему начислена зарплата за апрель 2016 года и компенсация за неиспользованный отпуск. Обе суммы выплачены в последний день работы — 22 апреля. Как правильно заполнить расчет?

В данном случае нужно обратить внимание на то, что речь идет о двух выплатах: зарплата и компенсация. Если трудовые отношения прекращаются до истечения календарного месяца, датой фактического получения налогоплательщиком дохода в виде оплаты труда считается последний день работы, за который ему был начислен доход (абз. 2 п. 2 ст. НК РФ). В отношении компенсации за неиспользованный отпуск применяются общие правила определения даты возникновения дохода — день их выплаты.

Так как обе выплаты осуществляются одновременно, то у них в этом случае будет одна и та же дата возникновения дохода — 22 апреля. Дата удержания налога едина для всех типов денежных выплат — момент выплаты (п. 4 ст. НК РФ). Тогда в разделе 2 расчета 6-НДФЛ отражаем (по обоим начислениям):

по строке 100 — 22.04.2016 (дата возникновения дохода);
по строке 110 — также 22.04.2016 (дата удержания налога).

По перечислению налога особые правила установлены только для доходов в виде пособий по временной нетрудоспособности, включая пособие по уходу за больным ребенком, и в виде оплаты отпусков (абз. 2 п. 6 ст. НК РФ). В рассматриваемом случае оплачивается не отпуск (последняя часть ст. ТК РФ), а компенсация в порядке, предусмотренном ст. ТК РФ. Значит, действуют общие правила перечисления НДФЛ в бюджет — не позднее следующего рабочего дня (п. 6 ст. НК РФ). На основании изложенного указываем:

по строке 120 — 25.04.2016 (дата перечисления налога).

Как видим, все даты по обеим выплатам совпадают, значит, по строкам 130 и 140 они будут суммироваться (последний абзац Порядка заполнения расчета).

Перерасчет отпускных после выплаты годовой премии

Согласно «Положению об оплате труда» премия по итогам работы за прошедший год выплачивается в мае текущего года. Соответственно, после ее выплаты происходит перерасчет отпускных тех сотрудников, которые были в отпуске в период с января по май, так как в расчете их отпускных не была учтена «13-я зарплата». В этом году недостающие суммы были выплачены сотрудникам 15 мая. Надо ли их отражать в расчете?

Датой фактического получения дохода в виде отпускных признается день выплаты или перечисления данной суммы налогоплательщику или третьим лицам по его поручению (пп. 1 п. 1 ст. НК РФ). А суммы исчисленного и удержанного налога с такого дохода должны перечисляться в бюджет не позднее последнего числа месяца, в котором производились эти выплаты (п. 6 ст. НК РФ). Соответственно, суммы отпускных, которые фактически выплачены (доплачены) сотруднику в мае, будут доходом этого месяца и должны попасть в расчет 6-НДФЛ за полугодие 2016 года. Раздел 2 в этом случае будет заполняться следующим образом:

по строке 100 — 15.05.2016 (дата фактической выплаты данного дохода);
по строке 110 — 15.05.2016 (дата удержания НДФЛ);
по строке 120 — 31.05.2016 (последний день месяца, в котором выплачен доход, даже если НДФЛ фактически перечислен ранее, см. п. 6 ст. НК РФ).

Нулевые выплаты по зарплате

В мае при выплате зарплаты выяснилось, что сумма к выдаче сотруднику равна нулю. За ним еще осталась небольшая задолженность, поскольку он недавно вернулся из отпуска, а также у него были удержания по решению суда. Что вносить в 6-НДФЛ?

Датой фактического получения дохода по зарплате за май будет 31 число. На эту дату налоговый агент обязан исчислить НДФЛ по сумме начисленного дохода. А далее удержать исчисленную сумму при первой же фактической выплате дохода (п. 4 ст. НК РФ) и на следующий рабочий день перечислить ее в бюджет (п. 6 ст. , п. 7 ст. НК РФ). Соответственно, при заполнении расчета 6-НДФЛ в раздел 2 попадут следующие даты:

по строке 100 — 31.05.2016;
по строке 110 — дата первой после мая фактической выплаты любого дохода в денежной форме, в том числе аванса по зарплате;
по строке 120 — первый рабочий день после даты, указанной в строке 110;
по строке 130 — сумма начисленной зарплаты за май (до всех удержаний);
по строке 140 — сумма удержанного с зарплаты за май НДФЛ.

Аналогичным образом заполняется расчет и в ситуации, когда по каким-то причинам аванс оказался больше или равен заработной плате, а значит, по окончании месяца сотруднику никаких выплат не производится. При этом по строке 130 указывается сумма аванса, которая и является базой для расчета налога за этот месяц.

Досрочная выплата зарплаты

Денежные документы на выплату зарплаты в нашей организации подписывает только директор. Он должен был уехать в командировку с 27 мая по 15 июня. Поэтому было решено выплатить зарплату за май досрочно — 26 мая. Так, в мае сотрудники получили и аванс (20.05), и зарплату (26.05). Как отразить эту операцию в расчете и надо ли в мае удерживать НДФЛ?

По общему правилу расчет заполняется так (письмо ФНС России ):

строка 100 раздела 2 «Дата фактического получения дохода» расчета 6-НДФЛ (п. 2 ст. НК РФ);
строка 110 раздела 2 «Дата удержания налога» (п. 4 ст. 226 и п. 7 ст. НК РФ);
строка 120 раздела 2 «Срок перечисления налога» (п. 6 ст. 226 и п. 9 ст. НК РФ).

По этому подходу в строке 100 надо указать 31 мая. Ведь датой получения дохода по зарплате всегда признается последний день месяца, за который она начислена (ТК РФ, п. 2 ст. НК РФ). Это не зависит от реальной даты выплаты и от того, является ли этот день выходным или праздничным (письмо ФНС России ). Что касается заполнения строк 110 и 120, то здесь есть два варианта:

1. Поскольку все фактические выплаты производятся до даты возникновения соответствующего дохода, то налоговый агент получает право не удерживать НДФЛ при выплате зарплаты 26 мая. И если он этим правом воспользуется, то налог, исчисленный по состоянию на последнее число мая, надо будет удержать при первой выплате любого дохода, в том числе и аванса, в июне или последующих месяцах (п. 4 ст. НК РФ). Предположим, это произойдет в день выдачи аванса за июнь — 20-го числа. Тогда расчет будет заполнен так:

строка 100 — 31.05.2016;
строка 110 — 20.06.2016 (в этот день фактически удержан НДФЛ);
строка 120 — 21.06.2016.

2. В то же время НК РФ не запрещает нал оговому агенту удержать НДФЛ при выдаче зарплаты до окончания месяца, за который она начислена. Перечислить налог нужно будет также не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода. И его «досрочное» удержание не исключение (п. 6 ст. НК РФ). Поэтому если работодатель удержит НДФЛ при выплате зарплаты 26 мая, ситуация изменится. Организация обязана будет перечислить его в бюджет не позднее 27 мая. А расчет будет заполнен так:

100 — 31.05.2016;
строка 110 — 26.05.2016;
строка 120 — 27.05.2016.

Задолженность по зарплате и отпускным

Из-за нехватки денежных средств 20 мая 2016 года в организации была частично выплачена зарплата, начисленная за ноябрь 2015 и февраль 2016 года. Как отражать эти выплаты в расчете?

В этом случае при заполнении расчета нужно учитывать еще два письма налоговой службы:

В письме сказано, что в разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ за соответствующий отчетный период отражаются те операции, которые произведены за последние три месяца этого отчетного периода.
В письме — что правило п. 2 ст. НК РФ о дате фактического получения работником дохода в виде зарплаты не применяется в ситуации, когда она выплачивается с нарушением сроков, установленных ст. ТК РФ. В таком случае (в отношении задолженности) доход в виде заработной платы должен отражаться в отчетности в тех месяцах налогового периода, в которых он был фактически выплачен.

Соответственно, в рассматриваемой ситуации заработная плата за ноябрь 2015 года и февраль 2016 года, выплаченная в мае 2016 года, будет доходом именно мая 2016 года. Поэтому дата ее фактической выплаты должна попасть в строку 100 расчета:

по строке 100 — 20.05.2016;
по строке 110 — 20.05.2016 (дата удержания НДФЛ по данным выплатам, которая должна совпадать с днем выплаты, п. 4 ст. НК РФ);
по строке 120 — 23.05.2016 (следующий рабочий день после дня удержания НДФЛ, указанного по строке 110, п. 6 ст. НК РФ);
по строке 130 — общая сумма выплаченной в мае задолженности по заработной плате (без уменьшения на вычеты);
по строке 140 — общая сумма удержанного НДФЛ (с учетом примененных вычетов за январь — май 2016 года, если они ранее не применялись при выплате других доходов). Вычеты за 2015 год в этой ситуации работодатель применить уже, к сожалению, не сможет, так как вычеты уменьшают базу текущего года (п. 3 ст. НК РФ).

Из-за нехватки денег, отпускные сотрудникам, ушедшим в отпуск в апреле, выплатили только в мае по их выходе на работу. Как заполнить 6-НДФЛ?

Но удержать налог надо только при фактической выплате дохода (п. 4 ст. НК РФ). А п. 6 ст. НК РФ говорит, что перечислить этот налог в бюджет надо не позднее последнего дня месяца, в котором производилась оплата отпуска. Соответственно организация удержит налог при фактической выплате в мае и перечислит его в бюджет не позднее 31 мая. Указанные даты и должны быть внесены в раздел 2 расчета 6-НДФЛ:

по строке 100 — дата фактической выплаты отпускных (ст. НК РФ, письмо ФНС России );
по строке 110 — дата удержания налога, совпадающая с датой выплаты отпускных;
по строке 120 — 31.05.2016.

Арендная плата физлицу раз в квартал

Организация арендует помещение у физлица, которое не является ИП. Арендная плата начисляется каждый месяц, а выплачивается раз в квартал: за январь — март — 20 апреля, за апрель — июнь — 20 июля и т.д. Как заполнить расчет?

Дата фактического получения дохода в виде арендной платы — день выдачи (перечисления) денежных средств (п. 1 ст. НК РФ). Значит, данное начисление должно попадать в раздел 1 расчета в периоде, когда производится фактическая выплата денег. В рассматриваемом случае это апрель и июль 2016 года.

Соответственно, начисления за январь — март будут отражены в разделе 1 расчета за полугодие, а за апрель — июнь — за 9 месяцев. В разделе 2 данные начисления будут отражены также при непосредственной выплате дохода физлицу. В данном случае эта операция попадет в раздел 2 расчета за полугодие и за девять месяцев:

по строкам 100 и 110 — 20.04.2016 и 20.07.2016 (дата фактической выплаты арендной платы);
по строке 120 — 21.04.2016 и 21.07.2016 (следующий за датой выплаты рабочий день);
по строке 130 — сумма арендной платы за три месяца;
по строке 140 — сумма НДФЛ с арендной платы за три месяца.