Книга складского учета материалов - форма М-17 является одним из основных учетных источников на складах. Где можно скачать образец книги складского учета материалов формы М-17 и в чем ее специфика, вы узнаете из нашей статьи.
В каких случаях применяется книга складского учета
Поступающие на склад материалы должны регистрироваться материально ответственным лицом (МОЛ) в книге либо карточке учета соответствующих материалов (п. 54 приказа Минфина РФ «Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов» от 28.12.2001 № 119н). При этом применение книг либо карточек учета материалов равнозначно (п. 274 приказа № 119н).
О том, какие еще функции входят в обязанности МОЛ, работающего на складе, читайте в статье .
Особенность книг складского учета - необходимость нумерации их листов и прошнуровывания. Документ должен быть опечатан и заверен главным бухгалтером либо иным компетентным лицом. Книга также подлежит регистрации в бухгалтерии.
Форма книги складского учета материалов, имевшая номер М-17 (как и карточка складского учета, введенная в применение постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а), была утверждена приказом Минфина РФ от 30.12.1999 № 107н, утратившим свою силу с 01.10.2005 (приказ Минфина РФ от 29.09.2004 № 87н).
Однако ничто не мешает использовать отмененную форму в работе. Следует только утвердить ее применение распоряжением руководителя или закрепить в учетной политике.
Скачать форму книги складского учета, приводившуюся в приказе Минфина РФ от 30.12.1999 № 107н, можно на нашем сайте.
А форму действующей карточки М-17 и правила ее оформления можно найти в статье .
Книга учета по отмененной форме М-17: структура документа
В книге, составленной по отмененной форме М-17, должны быть указаны:
- наименование владельца склада;
- название структурного подразделения, в котором размещаются материалы;
- Ф. И. О. материально ответственного лица, его персональный код по регистрам кадровой службы;
- координаты склада, стеллажа, ячейки, в которых размещаются материалы;
- наименование и код единицы измерения объема размещаемого материала;
- основные сведения о материале - его цена, марка, сорт, величина, профиль, а также норма запаса;
- название материала, его код в соответствии с используемым классификатором;
- дата, порядковый номер внесения записи в книгу;
- дата и номер первичного документа, на основе которого в книгу вносятся сведения;
- сведения о субъектах, являющихся получателями либо отправителями материала;
- показатели прихода и расхода.
Каждая запись в книге заверяется подписью МОЛ.
В структуре документа также присутствует блок, отражающий факт проверки сведений в книге. В нем указывается дата проведения контроля, его результаты, должность проверяющего лица. Каждая запись в данном блоке заверяется подписью проверяющего.
На последней странице книги фиксируется количество ее пронумерованных страниц. Документ должен быть заверен подписью главного бухгалтера, которая проставляется им вместе с датой начала ведения книги - также на ее последней странице.
Где можно скачать образец книги складского учета
Загрузить образец рассматриваемого документа, составленный по отмененной форме М-17, вы можете на нашем сайте.
Итоги
В целях оптимизации складского учета можно задействовать не карточки по действующей форме М-17, а книгу аналогичного назначения. В качестве бланка для ведения такой книги допустимо воспользоваться ныне отмененной формой с таким же номером, как у карточки. Вести книгу придется материально ответственному сотруднику, а заверяется и удостоверяется она бухгалтером компании.
За ведение учетной карточки по форме М-17 отвечает материально-ответственное лицо , управляющее движением товаров. Зачастую этим занимается кладовщик. Принимается и отпускается товар исключительно по приходно-расходной документации. Об этом в каждую учетную карточку вносится соответствующая пометка .
Поступление каждого товара для хранения на складе происходит совместно с получением сопроводительной документации. Вся информация из данных документов должна быть внесена в соответствующие графы учетной карточки. Сопроводительная документация зачастую состоит из такого перечня документов, как ордер прихода товара и приемный акт.
Заполненная учетная карта передается для хранения лицу, несущему материальную ответственность за сохранность товара, находящегося на складе.
Все приходные или расходные операции должны быть зафиксированы кладовщиком или другим человеком, на которого возложена материальная ответственность. Данные операции указываются в отдельной строчке учетной карточки с одновременным заверением личной подписью кладовщика.
Одновременно с этим кладовщик обязан каждый месяц передавать заполненные карточки в бухгалтерский отдел предприятия. Каждая карточка должна сопровождаться определенными документами, что будут выступать в качестве подтверждения проведения приходно-расходных операций.
График оборота документации конкретной организации определяет сроки и общие принципы сдачи учетных карточек в бухгалтерию.
Принцип оформления
Унифицированный формат бланка составляется в единичном экземпляре
и ежемесячно вместе с сопроводительной документацией перенаправляется в бухгалтерский отдел предприятия.
В первую таблицу бланка требуется внести такую информацию :
- название подразделения компании, где находятся на хранении материальные ценности;
- кодифицированное название деятельности такого подразделения;
- конкретное месторасположение хранимой продукции на складе;
- заполнение граф, что касаются марки, сорта, размера продукции, располагающейся на складе;
- номерные обозначения материальных ценностей, обозначенные согласно складской номенклатуре;
- буквенное и цифровое обозначение применяемых единиц измерения;
- стоимость одной единицы материальных ценностей;
- нормативное количество запасов, иначе говоря, минимальное количество товаров, что должно быть на складе для обеспечения нормальной работы организации;
- срок пригодности товаров для использования если он определен;
- название компании, что выступает в качестве поставщика продукции, хранящейся на складе.
Второй столбец учетной складской карточки М-17 должен содержать сведения о возможном наличии в составе хранящихся на складе материальных ценностей драгоценных веществ. В том случае если в составе нет никаких драгоценных металлов или камней, то данный столбец необходимо будет перечеркнуть.
Третий столбец бланка учетной карточки формата М-17 должен вмещать информацию о прибытии и уходе с места хранения на складе конкретного типа материальных запасов. Для этого достаточно заполнить 9 строчек:
- Строка «Дата записи» тут необходимо указать конкретный день проведения операции по поступлениям или уходу товара со склада.
- Строка «Номер документации» в ней требуется указать конкретный номер для определенного документа, который легитимизирует каждую операцию по поступлению или уходу товара со склада.
- В четвертой строке нужно отобразить название компании или какого-то отдельного подразделения организации, который передает или получает со склада материальные ценности.
- Пятая строка должна вмещать данные об учетной единице товара.
- В шестой и седьмой строке указывается общая численность полученных или отпущенных товаров.
- В восьмую строку вписывается остаточное количество материальных ценностей после завершения операций по их получению или отпуску.
- В последней девятой строке указывается дата составления учетной карточки, которая заверяется подписью материально ответственного лица.
Согласно действующим положениям российского законодательства сроки хранения данного учетного документа составляет 5 лет .
В чем заключается необходимость использования
Основной задачей составления карточки учета продукции на складе является контроль количества имеющихся у компании материальных ценностей, что хранятся на складах
. По существующему порядку обязательно к каждому номенклатурному номеру заводится отдельный учетный документ.
В такой карточке указывается вся необходимая информация, что относится к приходу или расходу продукции. Одновременно с этим стоит учитывать тот факт, что для заполнения требуется применять подтверждающую документацию, фигурирующей в общем обороте документов конкретной организации.
Использование учетной карты помогает контролировать имеющиеся запасы материальных ценностей на сладах, что дает возможность оперативно решать проблемы их недостачи или переизбытка. Благодаря такому методу существенно облегчается процесс управления организацией в сфере оборота материальных средств. Это помогает улучшить общие экономические показатели предприятия и оздоровить его финансовое положение.
Существующие требования
Существующая форма карточек учета продукции, расположенной на складах, заполняется на основе имеющейся первичной документации по приходу товаров для каждого отдельного номенклатурного номер в тот же день, когда была проведена подобная операция. Вся первичная документация , что касается прихода или расхода продукции со склада, должна быть приложена к учетной карточке .
Процесс учета движения материалов на складе происходит под контролем материально-ответственного лица, которое чаще всего занимает должность начальника склада или кладовщика. В некоторых достаточно редких ситуациях главный бухгалтер организации может дать разрешение на ведение учетных карточек операторами. Для этого потребуется получить разрешение от материально-ответственного лица, отвечающего за сохранность и движение всех материальных ценностей, хранящихся на складе.
Подпись главного бухгалтера в графе учетной карточки «Контроль» является подтверждением правильности ее заполнения.
После окончания календарного года в учетных карточках на 1 января следующего за отчетным годом выводится количество остатков продукции расположенной на складе. При этом все карточки по истекшему году должны быть закрыты. Все закрытые бланки учета должны быть брошюрованы и сданы для хранения в архив.
При наличии разрешения от главного бухгалтера предприятия и с указания непосредственного руководителя конкретного подразделения организации, что осуществляет функции снабжения и сбыта продукции ведение бланков учета может быть продолжено и в рамках следующего календарного года. Если возникнет реальная необходимость в открытии новых учетных бланков, то они могут открываться даже в середине года.
В том случае если на предприятии был налажен процесс автоматического учета, то вся первичная документация, а также все накопительные регистры учета оперативного характера могут быть перенесены на машинные информационные носители.
Если руководство компании приняло решение использовать программное обеспечение для учета, то оно должно обеспечивать в полной мере возможность получения данных на бумаге. Это касается даже той информации, что отображает показатели из регистра бухучета, внутреннюю отчетность компании, а также иные виды документов.
Стоит отметить тот факт, что необходимость применения бланков учета носит исключительно рекомендательный характер. Правда, нельзя отрицать то, что они существенно облегчают процесс формирования бухгалтерской отчетности. Это помогает улучшить способность сотрудников склада ориентироваться в том, где и какой именно товар хранится.
Складской учет для начинающих представлен в данном видео.
Заполните бланк без ошибок за 1 минуту!
Бесплатная программа для автоматического заполнения всех документов для торговли и склада.
Бизнес.Ру - быстрое и удобное заполнение всех первичных документов
Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру
Данная форма применяется для учета движения материалов, находящихся на хранении на складах организации и её подразделений, по каждому наименованию, сорту, артикулу, марке, размеру и другим отличительным признакам (сортовой учет).
(Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Класс365)
Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно
Посмотреть как работает Бизнес.Ру
Вход в демо-версию
Как правильно заполнить карточку М-17
Данная форма заполняется на основании первичных приходных документов для каждого номенклатурного номера материала в день совершения операции. Все первичные документы по приходу и расходу материалов прилагаются к карточке М-17. Учёт приходов, расходов и остатков материалов на складе ведётся заведующим складом или кладовщиком.
Кладовщик заполняет реквизиты места хранения материала на складе - стеллаж, ячейка.
В графе «Норма запаса» указывается количество материала, которое необходимо для бесперебойного производства. Это количество материала всегда должно присутствовать на складе.
Графа «Срок годности» заполняется для материалов, для которых важно учитывать этот такой срок, например для шпаклёвок, лаков и т.п. Для прочих материалов в этом поле ставится прочерк.
При приходе или расходе материалов в основной таблице карточки заполняется:
Дата записи - это дата совершения операции прихода или расхода;
Номер документа и номер по порядку - указывается номер документа, на основании которого был оприходован или отпущен материал, также указывается порядковый номер этого документа в карточке;
От кого получено или кому отпущено - в этой графе указываются наименования организаций или подразделений, от кого получены или кому отпущены материалы;
Учетная единица выпуска продукции (работ, услуг) - указывается наименование продукции, для производства которой отпускаются материалы, а также её учётная единица (штука, килограмм и т.д.);
Приход - указывается количество материалов, поступивших на склад;
Расход - указывается количество материалов, отпущенных со склада;
Остаток - в этой графе указывается остаток материала после совершения каждой операции - прихода или расхода;
Подпись, дата - в этой графе напротив каждой операции кладовщик ставит свою подпись и указывает дату подписания.
Согласно требованиям законодательства, любое предприятие должно вести учёт материалов и товаров, используемых в производстве. И любые хозяйственные операции требуют документального оформления. Для построения отчётности нужны первичные документы, без которых вообще невозможно организовать нормальную деятельность.
Карточка, для заполнения которой используют форму М-17 – часть первичной документации. Но некоторое время назад было отменено постановление Госкомстата, согласно которому документ вообще был введён.
Карточка нужна для учёта движений материальных ценностей внутри склада. Форму можно применять в любой экономической сфере деятельности. Ведь документ отличается межотраслевым характером.
Наконец, иногда возникает необходимость заполнить третью таблицу. Они нужны для отражения истории, связанной с перемещением ценностей.
Здесь содержится номер сопроводительного документа вместе с датой соответствующей записи. Лицо, заполняющее карточку, ставит подпись в каждой строчке третьей таблицы, после чего заверяет весь документ в полной форме. Под таблицей надо ставить время, когда документ передали в бухгалтерию.
Каких ещё правил стоит придерживаться?
Если в карточке заполняются все листы, то их обязательно надо пронумеровать, брошюровать. При использовании автоматических средств для заполнения допустимо представление информации на специальных магнитных носителях информации.
Что нужно для открытия прибыльного бизнеса и каким он может быть? Прочтите
Главное правило – каждую операцию, проводимую с материалами, нужно записывать отдельно.
Одна запись может быть сделана лишь в том случае, когда за один день совершается сразу несколько операций, разница между которыми отсутствует. В таком случае в соответствующей строке пишут номера всех первичных документов, либо составляют реестр.
Есть ли другие требования к ведению документации?
Итоги оборотов с приходом и расходом, остатками, выводятся в карточках учёта материалов ежемесячно.
Систематически работники бухгалтерии проводят проверку имеющихся по материалам документов. Минимум – один раз в месяц. Но у руководства в каждой организации есть право установить периодичность самостоятельно. Во время проверки обязательно присутствие заведующего складом.
Проверка проводится по нескольким признакам:
- Полнота и своевременность сдачи всех основных документов в службу бухгалтерии.
- Записи по операциям в конкретных карточках учёта.
- Своевременность, правильность заполнения информации.
Каждая из записей сверяется с данными, которые приводятся в первичной документации. Если ошибок нет, бухгалтер ставит свою подпись. Такие проверки используются и в тех случаях, когда на предприятии ведутся оборотные ведомости.
Что такое лицензия на алкоголь и как ее получить – узнайте
Заключение
Действия вроде уценки по причине морального старения и износа оформляются не в карточках, а специальными актами. Об этом говорят правила складского учёта на любых предприятиях. Такие акты подписываются и оформляются в количестве двух экземпляров.
При заполнении самих карточек недопустимо наличие исправлений. Неправильную запись просто зачёркивают, если произошла ошибка. Сверху пишут новую информацию, правильную. Далее ответственное за хранение лицо ставит свою подпись.
На предприятии такие документы хранятся максимум до 5 лет.
Для регистрации движения материальных ценностей так же можно использовать специальные книги. Их тоже часто заполняют по форме М-17. Но книги всегда нумеруются и шнуруются, вне зависимости от объёма заполняемых данных.
Хотите понять, что такое кассовый ордер? Статья вам поможет.
Документ опечатывается, заверяется главным бухгалтером. Либо другим лицом, у которого есть соответствующая компетенция. Книги тоже необходимо регистрировать в бухгалтерской службе, как и сами карточки.
Отдельно в карточках или книгах пишут о проверках, которые проведены успешно. Обязательно указать на должность лица, которое отвечало за процедуру. Количество пронумерованных страниц ставят на последней из них.
Главный бухгалтер заверяет такие документы своей подписью, пишет о времени, когда началось ведение. Для российских компаний такие формы – отличное решение, позволяющее оптимизировать складской учёт.
Как вести складской учет в 1С – узнайте в этом видео:
Все субъекты хозяйствования должны организовать у себя систематичный учет движения ТМЦ, проходящих через склад. Для этого они применяют карточку учета материалов формы М-17. Этот документ относят к разряду рекомендуемых шаблонов. Предприятия могут использовать его либо на базе этого образца создавать собственный бланк. Главное условие – должен быть обеспечен учет всех перемещений материальных активов и изменения их фактического местоположения.
Необходимость карточки учета материалов
Форма М-17 утверждена Госкомстатом в постановлении от 30.10.1997 № 71а. Сразу скажем, что бланк необязателен для применения в искомом виде. В его шаблон можно вносить корректировки. Но если предприятие решило разработать собственный образец, то необходимо ориентироваться на перечень обязательных реквизитов для подобных бланков. Он зафиксирован Законом о бухучете № 402-ФЗ в части регламентации содержания первичных документов (ст. 9).
Упоминания о том, как следует вести карточку учета материалов формы М-17, есть в приказе от 28.12.2001 № 119н авторства Минфина.
По сути, М-17 – карточка складского учета материалов. В ней отражают учетные данные о материальных запасах, сформировавшихся на объектах хранения фирмы. В расчет входят все активы, которые есть на предприятии и с учетом ресурсов его структурных подразделений.
Разделение ценностей в учете ведут с привязкой к отличительным признакам активов:
- название;
- марка качества;
- модель изделия;
- сортовые особенности;
- габариты;
- артикулы и т.п.
В карточках фиксируют не только фактическое наличие ТМЦ, но и их отпуск в производство.
Передача материальных ресурсов со складских помещений при условии, что составлена форма М-17, происходит на основе лимитно-заборной карты. Её выписывают в единственном экземпляре и оставляют на хранении у получателя соответствующих ценностей. Он ставит подпись в форме М-17, а должностное лицо, производящее отпуск ТМЦ, расписывается в бланке лимитно-заборной карты.
Бухгалтер при анализе данных карточки М-17 сверяет внесенные в нее сведения с данными первичной документации. При помощи бланка этой формы проверяют факт наличия ТМЦ и количества активов, значащихся по учету.
Задача бухгалтера – сверить все записи по операциям с материалами и произвести контрольный пересчет итоговых показателей. Если все данные были занесены правильно, то бухгалтерский работник заверяет бланк М-17.
С нашего сайта бесплатно скачать бланк карточки учета материалов формы М-17 можно по прямой ссылке ниже:
Особенности ведения карточек
Форма М-17 предназначена для заполнения в течение года. И на каждый новый отчетный интервал заводят её отдельные экземпляры.
Ответственность за открытие карточек возлагают на службу снабжения. По общему правилу карточка учета материалов формы М-17 должна содержать такие сведения:
- данные о складском объекте;
- название учитываемых материальных активов;
- перечень отличительных характеристик, номенклатурных номеров и единиц измерения;
- учетные цены по каждому активу.
Для разных номенклатурных кодов должны быть заведены отдельные карточки.
Оформляемые бланки М-17 бухгалтерская служба регистрирует в реестре с проставлением нумерации документов и визированием бухгалтером. Завскладом при получении экземпляра М-17 ставит подпись в реестре, после чего указывает детальную расшифровку местоположения ТМЦ (приводится номер складского помещения, стеллажа, полки, ящика и т. п.).
Если на странице карточки закончились свободные графы, а год еще не подошел к завершению, необходимо завести дополнительные листы к этому бланку. Каждая страница должна быть завизирована бухгалтером и пронумерована.
Документальными основаниями для обновления сведений в карточке выступают:
- приходные ордера;
- накладные;
Операции отображают в бланке М-17 обособленно. Исключение делают для однотипных действий с ТМЦ, совершенных в один день. Завскладом должен ежедневно заполнять форму М-17 и выводить остатки после произведенных операций. В последний день месяца выводят итоговые данные по приходным и расходным операциям.