Приходные накладные заводят на основании товарных накладных, счетов-фактур, закупочных актов и других первичных документов от поставщиков предприятия.
В результате сохранения приходной накладной, на склад - получатель приходуются товары, перечисленные на странице Товары .
На странице Оплаты приходной накладной, после ее сохранения, можно добавить платежный документ одного из следующих типов: расходный кассовый ордер, расходное платежное поручение, расходная платежная операция.
Цена товара в приходной накладной определяет себестоимость данного товара.
Приходная накладная Заголовок
Страница документа Заголовок содержит следующие поля, как показано на рисунке 39:
Поле Поставщик - в это поле введите поставщика товаров по заводимой приходной накладной. Поставщика выбирают из списка корреспондентов (корневая вершина Корреспонденты словаря Список корреспондентов ).
Получатель - в этом поле определяют склад-получатель по вводимой приходной накладной. Значение выбирают из списка складов Вашего предприятия (корневая вершина Склады словаря Список корреспондентов ).
Валюта - в этом поле по умолчанию установлена базовая валюта. Если суммы в накладной указаны не в базовой валюте, выберите нужную Вам валюту. В таком случае, в поля Курс и За введите курс валюты по отношению к базовой по документам поставщика.
Курс валюты, введенный на странице Заголовок накладной, может быть отличным от курса валюты на эту же дату в словаре История курсов валют. Данные словаря История курсов валюты используются для формирования отчетов в альтернативной валюте.
Принял - не обязательное для заполнения поле. В него можно ввести лицо, ответственное по данному документу. Значение выбирают из словаря Список корреспондентов - типа «физическое лицо».
Операция - в этом поле Вы можете назначить бухгалтерскую операцию заводимому документу. Значение выбирают из списка бухгалтерских операций.
Примечание - не обязательное для заполнения поле. В него можно ввести любые заметки относительно заводимого документа.
Флаг Активный документ .
Приходная накладная Товары
Страница Товары представлена на рисунке 40.
Чтобы добавить товар:
Нажмите клавишу «Insert», или «Стрелка вниз», или воспользуйтесь пунктом Добавить строку всплывающего меню;
Выберите из Словаря товаров добавляемый товар.
По умолчанию, в поле Ед. изм. стоит базовая единица измерения выбранного товара. Если Вы хотите воспользоваться другой единицей измерения приходуемого товара, выберите ее из списка;
В поле Кол-во поставьте количество приходуемого товара в выбранных единицах измерения;
В поле Дата курса выберите из календаря дату курса валюты;
Поле Остаток. Настройка значения в этом поле осуществляется в пункте главного меню Сервис Настройки склада… страница Накладны;
Заполнение полей Цена и Сумма б/н и Сумма в/н взаимосвязаны.
· Вы можете указать цену за выбранную Вамиединицу измерения в поле Цена приходуемого товара. В этом случае, после введения цены, суммы б/н и в/н будут рассчитаны автоматически.
· Можно ввести сумму б/н (без налогов) или в/н (включая налоги), тогда цена и вторая сумма будут рассчитаны автоматически.
vРасчет цены может быть произведен по сумме б/н или по сумме в/н, в зависимости от установки флага Вычислять цену по сумме без налогов в пункте Сервис Настройки склада главного меню. Установка флага выполняется в области вышеуказанных настроек Показывать закупочные суммы - для приходных накладных, в области Показывать отпускные цены - для расходных накладных, как представлено на рисунке 41.
Рис.39.Приходная накладная Заголовок
Рис.40.Приходная накладная Товары
Рис.41.Настройки склада
Приходная накладная представляет из себя сопроводительный документ, который следует с грузом, товаром или другими материальными ценностями. Согласно этой бумаге груз передается из одних рук в другие. ТОРГ-12 составляется при отпуске или продаже груза , тем самым фиксируя факт передачи.
Такой вид отчетности хранится на складе и используется для учета оставшихся изделий. С правовой точки зрения, накладная очень ценная бумага.
Для чего используется документ?
Главное предназначение бланка формы ТОРГ-12 заключается в том, чтобы документировать факт продажи товара другой организации. Благодаря наличию такой бумаги, продавец принимает в расчет оставшееся количество изделий на складе, а покупатель берет во внимание, в каком количестве груз поступил.
Правильно заполненные бланки ТОРГ-12 применяются при транспортировке различных изделий . Опираясь на них, со счета предприятия списываются отпущенные материальные ценности.
Приходная накладная – это документ, прилагающийся к транспортируемому грузу. На основании бланка совершается передача и поступление ценностей, а позже, оприходование товара — зачисление денежных средств. Это поступление должно подлежать регистрации. Процедура проводится совместно с оформлением первичной документации, таковым и приходится бланк ТОРГ-12.
Составляется бумага в момент покупки клиентом товара . На основании зафиксированной отчетности происходит оформление и доставка изделий покупателю.
По какой форме составляется?
Бланк накладной формируется на базе последующих форм:
- . Такая форма применяется при продаже товара другой организации.
- . Такая форма применяется при перемещении внутри организации.
- . Такая форма находит применение в мелкорозничной торговле. Составляется на такие изделия, на которые не оформляется товарный отчет.
Бланк формы ТОРГ-12 содержит в себе следующие реквизиты :
Эти сведения становятся опорой для фиксации прихода материальных ценностей в бухгалтерском учете. Из накладной в реестр переносятся показатели количества и стоимости груза.
Унифицированную форму приходной бумаги обязаны использовать предприятия любых экономических отраслей.
Справка! Законом разрешается использование бланков ТОРГ-12, которые были разработаны организацией.
Указанный вид отчетности должен содержать в себе следующие данные:
- Название документа.
- Название организации.
- Дата.
- Название товара.
- Стоимость товара.
- Количество товара.
- Название должности.
- Подписи лиц, отвечающих за отпуск и прием товара.
- Печать.
При соблюдении законных норм, созданная организацией приходная накладная может использоваться в качестве достоверного документа .
Порядок оформления
Составление ТОРГ-12 не занимает много времени. Главное оформить ее правильно и не допустить ошибок. Оформляет ТОРГ-12 материально-ответственный работник, который отпускает груз
.
Так как указанный вид отчетности формируется в двух экземплярах, то кладовщик или начальник склада, оформляющий бумагу, один экземпляр заполняет для себя, а второй для получателя изделий.
Приходная накладная состоит из двух частей: основной и табличной. Инструкция по заполнению:
- «Грузоотправитель» . Здесь следует указать наименование организации, которая осуществляет отпуск товара или груза.
- «Поставщик» . Здесь прописывается наименование организации, которая осуществляет поставку изделий. Информация может совпадать с грузоотправителем или быть другим юридическим лицом.
- «Плательщик» . В этой графе прописывается наименование организации, которая осуществила покупку груза.
- «Основание» . В этой строке указываются номер и дата договора поставки или продажи товара.
- Заполняется табличная часть бланка ТОРГ-12 . Здесь прописываются наименования изделий, количество, партия, сумма и итоговая стоимость.
Сотрудник, который отвечает за прием товара в организации, которая получает груз, подписывает первый экземпляр в графе «Груз принял» и ставит штамп организации-получателя.
Также должны быть проставлены подписи главного бухгалтера организации и начальника склада , производившие отпуск товара, и покупателя, принявшего груз. Расшифровка подписей административных лиц обязательна. Отсутствие подписи делает накладную не действительной и не подлежащей бухгалтерскому учету, который подразумевает внесение данных в реестр.
Затем, ставится квадратная печать организации, отпускающей товар, а внизу гербовая печать этого же предприятия. Важно отметить, что отпускающая груз организация, вправе не ставить печать. На действительность документа это не повлияет. Также, покупатель может ограничиться проставлением подписи с расшифровкой.
Важно! Внесение записей производится аккуратно. Буквы и цифры прописываются разборчиво. На месте не заполненной графы ставится прочерк.
Те сотрудники, которые подписывают бланк формы ТОРГ-12, являются ответственными за ту информацию, которую указали в документе.
Особенности учета
Первичные документы должны быть зарегистрированы в обязательном порядке
. Для фиксации используют сопроводительный реестр сдачи ценных бумажных отчетностей. Он имеет форму, которая называется ТОРГ-31. Этот документ составляется в двух экземплярах. Один остается у сотрудника, который является материально-ответственным, а второй бланк отправляется в бухгалтерию вместе с прикрепленными к нему отчетностями для последующего учета.
Так как приходные бумаги относятся к бухгалтерским и налоговым документам, то период хранения в организации, согласно ФЗ №402 «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 , составляет пять лет.
Важно соблюдать указанный срок хранения , чтобы не произошло налоговых и бухгалтерских нарушений. Бумаги хранятся в требуемых условиях и должны иметь подобающий внешний вид, который позволит изучить нужные данные, указанные в накладной в любое время. По истечению указанного времени, эти бланки нужно правильно утилизировать.
Отличия от других документов
Бланк ТОРГ-12 относится к разряду первичных документов и имеет ряд особенностей, отсутствующих у других бумаг.
От приходного ордера
Отличия между приходной товарной накладной и приходным ордером в следующем:
- Назначение . Бланк по форме ТОРГ-12 является первичным документом, так как подтверждает передачу товара и оформляется в момент совершения отпуска груза. Приходный ордер такими особенностями не обладает, для его составления необходима приходная бумага или другой соответствующий документ. Ордер подтверждает, что изделия поступили на склад в определенном количестве в соответствующий день.
- Форма . По структуре заполнения эти бумаги также отличаются. В ордере существуют такие графы, которые накладная не имеет. Например, номер склада, номер ордера, код счета и так далее.
Если присутствует ТОРГ-12, то в приходном ордере нет потребности. Так как в бумаге поставщика поставлена печать с такими же реквизитами организации, что и в ордере.
Таким образом, документ на поступившие изделия считается приходным в том случае, если содержит реквизиты и печать. И способен равноценно заменить ордер.
От счета-фактуры
Отличия указанных документов в следующих аспектах:
- Счет-фактура составляется на оплату товаров и услуг, а бланк ТОРГ-12 оформляется только при отпуске груза.
- Приходная бумага составляется в двух экземплярах, а счет-фактура в единичном.
- Счет-фактура не является документальным подтверждением факта передачи товара. Она представляет основание для учета НДС.
- На основании счет-фактуры нельзя предъявить претензии к поставщику изделий.
Указанные виды отчетности не являются взаимозаменяемыми. Они дополняют друг друга и оформляются одновременно при передаче товара.
Любую торговую процедуру, совершаемую предприятием, следует документально подтвердить — составить первичные документы для ведения бухгалтерского учета.
Основной первичной бумагой является приходная накладная. Без нее не производится ни одна сделка купле-продажи какого-либо товара, груза или материальной ценности. Важно правильно составлять подобные виды отчетности, бережно хранить бумаги и не совершать юридических ошибок.
Приходная накладная применяется для учета поступления материальных ценностей внутри организации.
Она хранится на складе и используется для складского учета.
Ее удобно оформлять при оприходовании на склад большого количества материальных ценностей.
Форма приходной накладной включает в себя необходимые показатели для складского учета: наименование организации, ее ИНН, наименование склада, а также наименование, единицы измерения, количество и сумму поступления каждого товара и ответственных его за передачу и хранение лиц.
Унифицированной формы приходной накладной нет. За образец можно взять один из типовых бланков: № ТОРГ-12, № ТОРГ-13 или № ТОРГ-14.
Как правило, приходная накладная состоит из 2 разделов:
основная часть;
табличная часть.
Основные реквизиты приходной накладной
Основными реквизитами приходной накладной являются следующие показатели:
«Организация» - собственная организация, на которую приходуются ТМЦ;
Поставщик - наименование поставщика;
Договор - договор поставки;
Куратор - сотрудник фирмы, ответственный за выполнение сделки, фиксируемой документом;
Дата поступления - дата прихода ТМЦ;
Срок оплаты - срок оплаты по накладной;
Склад - склад прихода ТМЦ;
Подразделение - подразделение, получающее ТМЦ;
Заказ - используется для связи товаров, приходуемых по накладной с определенным заказом;
Основание, По доверенности и Через кого - справочные реквизиты;
Лицензия - используется при приходовании товаров и услуг, которые подлежат лицензированию;
Реквизиты табличной части приходной накладной
Реквизитами табличной части приходной накладной являются следующие показатели:
-
«Количество» - количество поступившей номенклатурной позиции;
«Ед.» - единица измерения номенклатурной позиции;
«Цена» - цена поступившей номенклатурной позиции;
«Сумма» - стоимость поступившей номенклатуры;
«Ставка НДС» - ставка налога на добавленную стоимость;
«Сумма НДС» - сумма налога на добавленную стоимость;
«Всего» - итоговая суммарная стоимость поступивших запасов.
«Номенклатура»;
«Характеристика»;
Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме .
Приходная накладная: подробности для бухгалтера
- Новый год - новая база
Перечислений. Т.е. табличная часть приходной накладной в 1С это список элементов... новую чистую базу документа "Приходная накладная" необходимо предварительно как минимум... гораздо легче переноса 150 "Приходных накладных", поскольку во втором случае... при работе с программистом – за приходные накладные. Поэтому, имеет смысл, например, поручить... справочника "Номенклатура", а приходные накладные перенести вручную. Экономия в этом...
-
Кладовщик, принявший товар, передает копию приходной накладной и сопроводительные документы в бухгалтерию...
- Поступление материальных ценностей в организацию общественного питания
Кладовщик, принявший товар, передает копию приходной накладной и сопроводительные документы в бухгалтерию...
- Аудиторские процедуры оценки системы внутреннего контроля при инвентаризации материалов, переданных на переработку по договору переработки давальческого сырья
Стоимость стройматериалов, принятых на переработку Приходная накладная 003.02 003.01 Передача...
- Идеальный договор
Актов выполненных работ, расходных и приходных накладных и других первичных документов бухгалтерия...
- «Откройте склад! Это милиция!»
Успел занести в базу все приходные накладные за текущий месяц. – В конце...
- Внутреннее перемещение товаров
Движения товарно-материальных ценностей. Расходно – приходная накладная по форме №ТОРГ-14 оформляется...
- Розничная торговля книжной продукцией
Товар, передает в бухгалтерию копию приходной накладной и сопроводительные документы, выданные ему...
Чтобы зарегистрировать приход товара на склад:
- Нажмите кнопку Создать и выберите пункт Приходная накладная. Новая накладная может быть создана на основе одной из уже существующих, для этого предназначена кнопка Копия и пункт контекстного меню Скопировать.
- При необходимости отредактируйте сгенерированный автоматически учетный номер новой накладной, под которым она будет зарегистрирована в системе. Номер может отсутствовать, если шаблон нумерации настроен таким образом, что при создании документа ему не хватает данных для генерации. В этом случае номер будет предложено сгенерировать при сохранении документа.
- В поле Дата и время получения товара при необходимости измените дату и время, под которыми накладная должна быть проведена. По умолчанию берется значение, заданное в настройках торгового предприятия на закладке Настройки учета. Если там же установлена галочка Подставлять дату по последней накладной, то данное поле будет заполнено значением из последней зарегистрированной в системе накладной.
- Из списка Поставщик выберите наименование поставщика товара.
- Если все товары оприходованы на один склад, то поставьте галочку слева от поля Оприходовать на склад и выберите его из списка. Если же товары по накладной приходуются на разные склады, то эту галочку нужно снять, и для каждого товара нужно будет указать свой склад в поле Оприходовать на склад. Эта колонка появится в таблице после снятия галочки).
Склад может быть задан автоматически из последней зарегистрированной в системе накладной. Для этого в настройках предприятия установите галочку Подставлять склад по последней накладной.
- Расчет с поставщиком может проводить сотрудник, которому специально для этих целей были выданы денежные средства. В этом случае поставьте галочку слева от поля Зачесть сотруднику и выберите его из списка. После проведения накладной ее стоимость будет списана за счет данного сотрудника (по счету «Деньги, выданные под отчет»).
- Данные по приходам показываются в отчетах и могут быть отнесены к определенной концепции. Для этого выберите ее название в поле Концепция.
- При необходимости вы можете задать такие показатели, как номер данной накладной у поставщика (поле Вход. документ № ), номер и дата выставления счета-фактуры (поля Счет-фактура и От ), а также номер товарно-транспортной накладной (поле Товарно-транспортная накладная ). Вы можете настроить обязательный ввод номера счета-фактуры. Для этого в настройках торгового предприятия на закладке Настройки учета установите галочку Номер счет-фактуры обязателен.
- Заполните поля на закладке Доставка и оплата:
- В поле Срок оплаты показана расчетная дата оплаты накладной. К дате проведения накладной прибавляется количество дней отсрочки платежа, а также учитывается день платежа. Эти параметры заданы в карточке поставщика. Если в карточке поставщика не указана отсрочка платежа, то срок оплаты вы можете задать вручную.
- Укажите дату, когда была выполнена оплата накладной.
- Укажите, в срок ли была выполнена доставка и соответствует ли товар заказу на поставку. В текущей версии iiko эта информация может быть использована для выгрузки во внешние системы.
- Введите наименование приходуемого товара в поле Наименование товара у нас. Ввести товар, на который делается приход, также можно с помощью «товаров у поставщика», см. .
- Введите информацию о количестве поступившего товара в колонке В таре. При этом значение, которое указано в документах от поставщика, может отличаться от полученного по факту. Тогда его нужно будет указать в поле Фактическое количество. При изменении количества товара в таре автоматически изменяется его фактическое количество в накладной.
- Введите информацию о стоимости товара. При выборе товара автоматически заполняется его цена из последней приходной накладной (в поле Цена за ед. тары ). Для этого должна быть установлена галочка Подставлять цену по последнему приходу в настройках предприятия. Может быть настроена работа с поставщиком по прайс-листу.
- Укажите ставку НДС. Если в номенклатурной карточке данного товара задана ставка НДС, то она будет автоматически учтена, но при необходимости данное значение можно изменить или ввести вручную.
- Если склад прихода не является общим для всех товаров, выберите его в поле Оприходовать на склад.
- Для корректного формирования Алкогольной декларации для каждого товара, который является алкогольной продукцией, необходимо указать Номер таможенной декларации. Такой номер указан в выставляемом счете-фактуре. Необходимо также указать Номер товарно-транспортной накладной.
- Поле Код для АД для алкогольной продукции заполняется автоматически данными с закладки Дополнительная информация номенклатурной карточки товара.
- В поле Производитель/Импортер укажите производителя товара.
Исходя из данных нового поступления, может потребоваться изменение прейскуранта: добавление новых позиций или изменение отпускных цен. Для этого выделите необходимые позиции в приходной накладной и выберите Действия → Переоценка.
Сформируется приказ об изменении прейскуранта для этих позиций на дату, следующую за текущим днем. В нем вы можете применить механизмы автоматического расчета новых отпускных цен, см. Приказы об изменении прейскуранта .
В соответствии с нормами законодательства на все товары, закупаемые у поставщиков, должен быть в наличии соответствующий сертификат качества. Такие документы могут храниться в системе и вводятся при регистрации товара как элемента номенклатуры (на закладке Изображения ). Впоследствии документ, удостоверяющий качество приобретаемого у поставщика товара, может быть распечатан из формы накладной на данный товар. Для этого необходимо в окне накладной нажать кнопку Действия и выбрать пункт Сертификаты. Откроется окно, в котором необходимо задать номера сертификата соответствия и санитарно-эпидемиологического заключения и нажать кнопку Отчет. Из открывшегося окна предварительного просмотра сформированного сертификата качества может быть выполнена его печать.
Сохраненную приходную накладную вы можете оплатить. Для этого в меню Действия выберите пункт Оплатить. Далее следуйте инструкциям, описанным в статье Задолженность перед контрагентами .
Из приходной накладной могут быть также распечатаны Товарная накладная по форме ТОРГ-12, упрощенная форма товарной накладной и Приходный ордер по форме М-4. Для этого следует нажать кнопку Действия и выбрать соответственно пункт Печать (ТОРГ-12), Печать или Печать (М-4).
Также может быть распечатана Товарная накладная с названиями товаров у поставщика. Документ будет распечатан корректно только в том случае, если при его формировании позиции были найдены по коду или наименованию товара у поставщика. Для печати накладной нажмите кнопку Действия и выберите пункт Печать (по товарам поставщика).
Если в настройках корпорации не установлена галочка Использовать товары у поставщика, печать накладной с названиями товаров у поставщика будет недоступна.
Вы можете распечатать Товарные накладные сразу по нескольким приходным накладным. Для этого выделите их в списке при нажатой клавише Ctrl или Shift и выберите пункт контекстного меню Отчеты/Печать – Приходная накладная (упрощенная форма товарной накладной) или ТОРГ-12.
При выборе пункта контекстного меню Отчеты открывается окно предварительного просмотра отчета, откуда может быть выполнена его печать; Печать – открывается стандартное окно вывода на принтер.
Из контекстного меню накладной могут быть получены отчеты «Движение товара», а также «Отчет о вхождении товара в блюдо». Движение товара показано только по тем складам, которые были указаны в исходном документе.
Расхождение по количеству
Количество товара, указанное в документах от поставщика, может отличаться от полученного по факту. Если нет возможности отрегулировать расхождения в момент приема, к учету принимаются данные согласно оригиналу документа. Но отклонения по количеству, договорной цене и несоответствию позиций (привезли другой товар) необходимо зафиксировать в системе с целью последующего разрешения спорных вопросов.
Именно для таких случаев предназначены две колонки для ввода количества: В таре и Фактическое количество. Если значения в этих колонках не равны, то они будут выделены розовым цветом, а при наведении на них указателя мыши будет выводиться подсказка с указанием разницы в количестве.
После проведения документа к учету будет принято количество, указанное в колонке В таре, но документ, в котором зафиксировано расхождение, будет отмечен значком в общем списке документов. В дальнейшем на разницу по количеству могут быть зарегистрированы акты списания или возвратные накладные.
Если в накладной фактическое количество больше количества товара в таре, то такие позиции также выделяются цветом. В предупреждающем сообщении такие расхождения показаны со знаком «минус».
Таким же значком отмечаются и расходные накладные, являющиеся частью внутреннего перемещения, в случае если в соответствующей приходной накладной было зарегистрировано расхождение по количеству. В документе показывается информация о количестве товара, принятого по факту.
Ввод товара по его названию (коду) у поставщика
Ввести наименование приходуемого товара можно двумя способами: по тому названию, под которым товар зарегистрирован в справочнике номенклатуры (в колонке Наименование товара у нас) или по тому названию, под которым товар проходит по документам поставщика (в колонке ).
Поля Код у поставщика и Наименование товара у поставщика доступны, если на закладке Настройки учета в настройках корпорации установлена галочка Использовать товары у поставщика.
Возможность оприходования товара по его наименованию у поставщика достигается заданием четкого соответствия между названиями «у поставщика – у нас». Настройка этого соответствия может быть произведена заблаговременно в номенклатурной карточке товара на закладке Товары поставщиков, в прайс-листе поставщика или же выполнена непосредственно при вводе накладной.
Если такое соответствие задано, то в поле Наименование товара у поставщика для выбора доступны не только товары и заготовки, зарегистрированные в справочнике номенклатуры, но и «внешние товары». Это товары поставщика, которого вы указали в накладной (в поле Поставщик ).
При выборе «внешнего товара» автоматически выбирается элемент номенклатуры, на который регистрируется приход (в поле Наименование товара у нас ).
При необходимости вы можете принимать товар по его наименованию у поставщика, и при этом не контролировать цены. Для этого в прайс-листе нужно установить соответствие «товар у нас» – «товар у поставщика» и выбрать действие «Не предупреждать».
Включение услуги в цену товара
В зависимости от учетной политики предприятия расходы на доставку товаров и другие дополнительные услуги учитываются на отдельной статье расходов или включаются в стоимость приобретаемых продуктов.
Стоимость услуги распределяется пропорционально по товарам накладной и рассчитывается исходя из стоимости или количества товаров. В результате в колонке Доп. расходы напротив каждого товара появляется сумма, на которую увеличится их себестоимость при формировании проводки прихода на склад, а общая сумма накладной остается прежней.
Если на предприятии НДС выделяется на отдельном счете, то распределение услуг рассчитывается по стоимости товаров без НДС и отдельно по сумме самого НДС.
Чтобы включить стоимость услуг в себестоимость товаров:
Рассмотрим примеры включения стоимости услуги в цену товаров накладной в обоих случаях. Добавим в накладную несколько товаров и услугу доставки от поставщика. В настройках услуги включена настройка Не участвует в движении по складу.
Распределение по сумме. Выберем в меню Действия пункт Распределить стоимость услуг по сумме.
| № п/п | Наименование | Цена, руб. | Кол-во | Сумма, руб. | Коэффициент | Доп.расходы, руб. |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Картофель | 20 | 10 | 200 | 0,3448 = 500 / 1450 | 68,96 = 0,3448 * 200 |
| 2 | Морковь | 20 | 5 | 100 | 34,48 = 0,3448 * 100 | |
| 3 | Капуста | 50 | 11 | 550 | 189,66 = 0,3448 * 550 | |
| 4 | Томат | 200 | 3 | 600 | 206,90 = 0,3448 * 600 | |
| 5 | Доставка | 500 | 1 | 500 | - | - |
| Итого (без учета услуги) | 29 | 1450 | ||||
Распределение по количеству. Выберем в меню Действия пункт Распределить стоимость услуг по количеству. Расчет распределения приведен в таблице:
| № п/п | Наименование | Цена, руб. | Кол-во | Сумма, руб. | Коэффициент | Доп.расходы, руб. |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Картофель | 20 | 10 | 200 | 17,2414 = 500 / 29 | 172,41 = 17,2414 * 10 |
| 2 | Морковь | 20 | 5 | 100 | 86,21 = 17,2414 * 5 | |
| 3 | Капуста | 50 | 11 | 550 | 189,66 = 17,2414 * 11 | |
| 4 | Томат | 200 | 3 | 600 | 51,72 = 17,2414 * 3 | |
| 5 | Доставка | 500 | 1 | 500 | - | - |
| Итого (без учета услуги) | 29 | 1450 | ||||
В накладной результат выглядит следующим образом:
Контроль цен в приходной накладной
В случае, если для данного поставщика настроен прайс-лист на закупаемые у него товары, то стоимость единицы данного товара подставляется автоматически.
Если же в результате ввода данных новой поставки цена изменяется и выйдет из допустимых границ, заданных в прайс-листе, то ячейка будет подсвечена розовым цветом, а при наведении на нее указателя мыши будет выведена подсказка с описанием причины.
В случае, если запрещено проводить такие накладные, и у вас нет специального права, то документ с приходом товаров по недопустимым ценам сохранить с проведением будет невозможно.
Накладные, в которых есть расхождения с прайс-листом, отмечены значком в списке накладных.
При необходимости вы можете контролировать цены, и при этом не вести справочник «внешних товаров». Для этого в прайс-листе нужно задать соответствие «товар у нас» – «товар у нас» и выбрать действие «Предупреждать» или «Запрещать проведение».
Формирование акта списания или возвратной накладной на разницу по количеству
На основании накладной, в которой зафиксированы расхождения по факту приема товара, вы можете сформировать акт списания или возвратную накладную на выявленную разницу. Для этого откройте документ со значком , нажмите кнопку Действия и выберите нужный пункт. В него попадут все позиции накладной с расхождениями.
В накладной позиции с расхождениями выделены розовым цветом (поля с количеством), а при наведении на них указателя мыши выводится подсказка с указанием разницы в количестве. Количество со знаком «минус» означает расхождение в большую сторону (фактическое количество больше количества товара в таре). По таким расхождениям акты списания и возвратные накладные не формируются.
Накладные используются для оформления операций, которые влияют на движение товара и взаиморасчеты с контрагентом.
Для работы с накладными перейдите к блоку «Документы» - «Накладные»
и выберите необходимый тип накладной. Подробнее о навигации по списку первичных документов см. раздел .
Состояния и признаки накладных
В колонках списка счетов любого типа, помимо информации о счете, зарегистрированной во время создания (например, дата регистрации счета, его сумма и пр.) выводятся колонки дополнительных признаков и состояний.
Все входящие накладные (приходные накладные, накладные возврата от поставщиков, акты принятия товара на реализацию) имеют следующие признаки/состояния:
Все исходящие накладные (расходные накладные, отчеты реализаторов и пр.) имеют следующие состояния:
Общие признаки входящих и исходящих накладных:
Приходные и расходные накладные
Приходные накладные отражают поступление/прием товаров от поставщиков. Расходные накладные отражают отгрузку/передачу товаров оптовым и мелкооптовым покупателям.
Оформление прихода/отгрузки товара при помощи накладной
Чтобы оформить приход товара при помощи накладной, выполните следующие действия:
Для приходной накладной:
- ОЖПР – «ожидание прихода». Устанавливается про умолчанию после создания приходной накладной. Увеличивает количество выбранного в спецификацию накладной товара в колонках «Ож. приход» в списках товаров в информационных карточках и справочнике «Номенклатура».
- ОПР – «товар оприходован». Установите это состояние, чтобы оприходовать товар. Подробнее см. «Результаты операции» - «Движение товара» .
- ПГТ – «подготовка». Установите это состояние, чтобы не учитывать информацию о выбранных в спецификацию документа товарах (количество товара, указанное в спецификации не будет влиять на остатки товара, а сумма документа не будет фигурировать в финансовых отчетах). Для расходной накладной:
- РЕЗ – «резерв». Устанавливается про умолчанию после создания расходной накладной. Увеличивает количество выбранного в спецификацию накладной товара в колонках «Резерв» в списках товаров в информационных карточках и справочнике «Номенклатура».
- ОТГ – «отгружен». Установите это состояние, чтобы отгрузить товар со склада. Подробнее см. Результаты операции, Движение товара.
- ПГТ – «подготовка». Установите это состояние, чтобы не учитывать информацию о выбранных в спецификацию документа товарах (количество товара, указанное в спецификации, не будет влиять на остатки товара, а сумма документа не будет фигурировать в финасовых отчетах).
Выберите необходимое состояние и нажмите «ОК» - накладная появится в списке накладных.
Результаты операции:
Движение товара
Приходная накладная: после установки состояния «Оприходован»
товар будет оприходован, что вызовет увеличение количества товара, указанного в спецификации, на выбранном складе.
Расходная накладная: после установки состояния «Отгружен»
товар будет отгружен, что вызовет уменьшение количества товара, указанного в спецификации, на выбранном складе.
Вы можете проверить движение товара по складам следующим способом:
Взаиморасчеты с контрагентом
Приходные/расходные накладные отражаются в отчете «Взаиморасчеты»
после установки состояния «оприходован»
(для приходных накладных) и «отгружен»
(для расходных накладных).
Подробнее об отчете см. раздел [«Отчеты», «Взаиморасчеты»].
Примечание:
описанные выше настройки возможных состояний товара установлены по умолчанию. Вы можете изменить настройки состояний или создать новые в разделе [«Настройки»] (Настройки - Настройки документов - Приходная (расходная) накладная - Свойства документа - Состояния
).
Создание накладной на основании счета
Вы можете создать накладную на основе существующего в системе счета. Это позволит полностью или частично связать сумму счета с приходованием/отгрузкой товара. Для создания накладной по счету выполните следующие действия:
Создание накладной на основании нескольких счетов
Имеется возможность создать накладную по нескольким счетам, оформленным на одного и того же контрагента. Для этого необходимо промаркировать соответствующие счета (см. раздел ) и выполнить действия, описанные в разделе .
Создание нескольких накладных по одному счету
Чтобы создать несколько накладных по одному счету, выполните следующие действия:
- Повторите шаги 1-2, описанные в разделе .
- Для выборочного ввода позиций из счета дважды щелкните мышью на выбранном в верхней части окна товаре, затем укажите количество в стандартном окне «Ввод товара» и нажмите кнопку «OК» .
Указанное количество товара появится в спецификации накладной.
Чтобы создать еще одну накладную на основе того же счета, повторите описанные выше действия.
Каждый раз при создании зависимого документа на основании счета количество товара, доступного для выбора в спецификацию, будет уменьшаться на то количество, которое уже было ранее прикреплено к другим зависимым документам.
Распределение товаров накладной по заказам клиентов
Воспользуйтесь данной функцией для автоматического распределения товаров ПРИХОДНЫХ накладных по заказам клиентов. Для того, чтобы воспользоваться функцией, перейдите к списку приходных накладных, щелкните правой кнопкой в области списка и выберите «Распределение поставок по заказам клиентов» в контекстном меню:
Установите параметры распределения товаров накладных по заказам в открывшемся окне:
- Распределить
- Все подходящие поступления – по заказам клиентов будут распределены товары всех приходных документов, не привязанные к заказам клиентов.
- Выбранные документы – по заказам клиентов будут распределены товары только выбранных приходных накладных (предварительно промаркированные приходные накладные или накладная, на которой был установлен курсов во время вызова функции). - Только поступления периода – установите флаг, чтобы выбрать период
- Только поступления от поставщика – для распределения будут отобраны только приходные накладные с выбранной организацией-поставщиком.
- Только на заказы клиента – отобранные товары будут распределены только по заказам выбранного клиента.
- Только для торгующей организации -
- Учитывать заказы поставщику
- Если флаг не установлен, товары приходных накладных будут распределены в хронологическом порядке, т. е. товары будут распределяться в первую очередь на заказы клиентов, зарегистрированные на более раннюю дату.
- Если флаг установлен, товары приходных накладных будут распределены в первую очередь по тем заказам клиентов, на основе которых были созданы заказы поставщикам.
После того, как все параметры будут установлены, нажмите кнопку «ОК» в нижней части окна и дождитесь окончания операции.
Вы можете просмотреть результаты операции в разделе «Контроль заказов клиентов»
. В результате операции изменения произойдут в колонках «Принято под заказ»
, «Распределено под заказ»
, «Резерв»
. Подробнее см. «Контроль заказов клиентов».
По результатам операции будут автоматически созданы документы резерва.
Возвраты поставщикам/возвраты покупателей
Документы данного типа используются для оформления возвратов поставщикам и возвратов от покупателей.
Вы можете создать независимый документ возврата, а также создать документ возврата на основе накладной.
Создание новой накладной возврата
Чтобы создать документ возврата поставщику/возврата покупателя, выполните следующие действия:
Создание документа возврата на основе накладной
Вы можете создать накладную возврата на основании как расходной, так и приходной накладной.
- Возврат поставщику – на основании приходной накладной.
- Возврат от покупателя – на основании расходной накладной.
Чтобы создать документ возврата на основании накладной, выполните следующие действия:
- Перейдите к списку приходных/расходных накладных как описано в разделе .
- Найдите нужную накладную в журнале накладных и выберите «Создать зависимый документ» - «Накладная возврата от покупателя» (для расходной накладной) или «Накладная возврата поставщику» (для приходной накладной).
- На вкладке «Товары» (см. «Ввод товаров в спецификацию документа») появится дополнительное представление товаров: по документу-основанию. На вкладке «Максим.» отображается количество товара, который был оприходован/списан при создании документа-основания (приходной или расходной накладной). В колонке «Доступно» отображается доступное количество товара, рассчитанное по алгоритму склада или документа возврата. Подробнее о расчете алгоритма см. .
- Перенесите необходимые товары в спецификацию, как описано в разделе , и нажмите «ОК» в окне создания документа возврата – новый документ возврата появится в списке.
При попытке списать количество товара, превышающее количество, указанное в колонке «Максим.»
, программа выдаст ошибку.
Результаты операции:
По движению товара и взаиморасчетам контрагентами документы возврата функционируют аналогично накладным.
Возврат от покупателя работает так же, как расходная накладная. Подробнее о работе с расходными накладными см. раздел .
Возврат поставщику работает так же, как приходная накладная. Подробнее о работе с приходными накладными см. раздел .
Продажи через кассу/возвраты по кассе
Документы данного типа формируются АВТОМАТИЧЕСКИ
при оформлении продаж/возвратов через кассовую программу «Фрегат POS»
.
Документы типа «Продажи через кассу»
являются аналогом расходной накладной и влияют таким же образом на движение товара и взаиморасчеты с контрагентом. Подробнее о работе с расходными накладными см. раздел .
Документы типа «Возвраты по кассе»
являются аналогом приходной накладной и влияют таким же образом на движение товара и взаиморасчеты с контрагентом. Подробнее о работе с приходными накладными см. раздел .
Акты принятия на реализацию
Акты принятия на реализацию используются для принятия товара на реализацию от партнеров.
Чтобы создать акт принятия на реализацию, выполните следующие действия:
Результаты операции:
В результате создания акта принятия на реализацию товар будет оприходован на выбранный склад, но при этом не возникнет взаиморасчетов с контрагентом, как при создании обычной приходной накладной.
Чтобы зарегистрировать взаиморасчеты с контрагентом-реализатором, выполните следующие действия:
- Создайте расходную накладную, как описано в разделе . При создании расходной накладной обратите внимание на то, что товар должен быть выбран из приходов, зарегистрированных в системе в результате создания актов принятия на реализацию. Подробнее выборе товара по приходам см. раздел [«»]
- Создайте отчет реализаторов, как описано в разделе [«Отчеты реализаторов»].
В результате описанных действий в списке документов «Отчеты реализаторов»
будут созданы документы: отчеты комиссионера, отчеты реализатора, отчеты агента – в зависимости от документа-основания. Суммы этих документов будут учитываться во взаиморасчетах. Подробнее о работе с отчетом по взаиморасчетам с контрагентами см. раздел [«»]
Отчеты реализаторов
Отчеты реализаторов генерируются автоматически на основе расходных накладных, в спецификацию которых попали товары из приходов, зарегистрированных при помощи актов принятия на реализацию. Чтобы сгенерировать отчет, выполните следующие действия:
В результате в списке документов «Отчеты реализаторов»
будут созданы документы «Отчет комиссионера»
, «Отчет реализатора»
, «Отчет агента»
- в зависимости от документа-основания, на основе которого они были сформированы.
Акты передачи на реализацию
Акты передачи на реализацию используются для контроля количества товара, передаваемого на реализацию партнерам.
Чтобы создать акт передачи на реализацию, выполните следующие действия:
Выполните шаги 1-3 создания документа, как описано в разделе .
На вкладке «Реквизиты»
в поле «Покупатель»
выберите контрагента, являющегося реализатором. Подробнее о создании организаций-реализаторов см. .
Установка состояния акта передачи на реализацию
При необходимости вы можете установить состояния акта принятия на реализацию при помощи функции «Установить состояние»
. Подробнее об установке состояния документов см. раздел .
Возможные состояния актов принятия на реализацию совпадают с состояниями накладных перемещения. Подробнее о состоянии накладных перемещения см. раздел .
Результаты операции:
В результате создания акта передачи на реализацию товар, выбранный в спецификацию документа, будет оприходован на склад реализатора и списан со склада своей организации. При этом не возникнет никаких взаиморасчетов с реализатором.
Чтобы зарегистрировать продажу товара, указанного в акте передачи на реализацию, выполните следующие действия:
- Создайте расходную накладную, как описано в разделе .
- На вкладке «Реквизиты»
:
- в поле «Продавец» выберите организацию-реализатора, указанную в акте передачи на реализацию.
- в поле «Со склада» укажите склад реализатора (имеет то же название, что и организация-реализатор).
В результате описанных действий будет создана расходная накладная, сумма которой будет учитываться во взаиморасчетах с контрагентом-реализатором. Количество товара, введенное в спецификацию расходной накладной, будет списано со склада организации-реализатора.
Поставки/Отгрузки
Документы типа «Поставки» и «Отгрузки» используются для установки взаимосвязи между несколькими накладными и сопутствующими затратами.
- Используйте документ «Поставки» ПРИХОДНЫМИ
- Используйте документ «Отгрузки» для установления связи между несколькими РАСХОДНЫМИ накладными и единой затратой.
Чтобы создать документ «Поставки» или «Отгрузки» , выполните следующие действия:
Результаты операции
В результате описанных действий к списку затрат всех накладных, выбранных в документ поставки/отгрузки, будет добавлена дополнительная затрата. Данная затрата будет недоступна для редактирования в списке затрат каждой из накладных: