В соответствии с п. 2 указания Центробанка РФ «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У, юридические лица обязаны установить лимит наличных денежных средств, которые могут храниться в кассе организации. Накопление средств, размер которых превышает указанную сумму, допустимо лишь в дни выдачи зарплаты, пособий, стипендий и некоторых других видов выплат. Если по какой-либо причине (например, в случае временной нетрудоспособности, нахождения в отпуске без сохранения заработной платы, выполнения государственных обязанностей и т. п.) работник не смог своевременно получить заработную плату, излишки средств отправляются обратно в банк, а зарплатная ведомость закрывается.
Очевидно, что депонированную заработную плату выплачивают лишь в том случае, если денежные средства выдаются работникам наличностью через кассу. Если же деньги перечисляются на банковские счета работников, необходимость в учете депонированной зарплаты отпадает.
Как производится выплата депонированной заработной платы?
Точный порядок и сроки выплаты депонированной зарплаты должны быть установлены положениями локальных нормативных актов, действующих на предприятии.
Как правило, депонированная зарплата выплачивается:
- в следующий установленный на предприятии день выдачи заработной платы или аванса;
- в определенный день, отведенный для выдачи депонированной заработной платы.
В некоторых случаях (например, когда установленный для организации лимит наличности, которая может храниться в кассе, позволяет держать в ней некоторое количество свободных средств) работник может получить зарплату непосредственно в день обращения к работодателю с соответствующим требованием.
Если же денег в кассе нет, а дожидаться установленного дня работник не хочет, он может обратиться в бухгалтерию предприятия с соответствующим заявлением, указав в нем желаемую дату выдачи денежных средств. Работодатель не имеет права отказать работнику в удовлетворении его волеизъявления и обязан запросить средства в банке сразу же после получения требования. Отказ в выдаче заработной платы является нарушением положений ст. 136 Трудового кодекса РФ и может быть оспорен посредством обращения в трудовую инспекцию или суд.
В течение какого времени может быть выдана не полученная в срок заработная плата?
Согласно разъяснениям, которые были даны в письме ФНС РФ «О сроке исковой давности в отношении задолженности…» от 6.10.2009 № 3-2-06/109, срок исковой давности по депонированной заработной плате составляет 3 года с того дня, когда она должна была быть выплачена работнику. В том случае если по истечении указанного срока работник так и не обратился к работодателю с требованием о выплате денежных средств, задолженность может быть списана.
Если работнику за 3 года не была выплачена депонированная заработная плата - проводка по ее списанию составляется следующим образом:
К какой задолженности относят расчеты по не выданной в срок заработной плате? Невыплаченная заработная плата: порядок депонирования
Расчеты по депонированной заработной плате относят к кредиторской задолженности предприятия. Их учет должен вестись отдельно для каждого работника предприятия с использованием Книги аналитического учета депонированной заработной платы, денежного довольствия и стипендий, утвержденной приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н.
П. 6.5 указания Центробанка РФ «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У установлен порядок, в котором должна быть депонирована невыданная заработная плата:
- в последний день, установленный для выдачи зарплаты, кассир проставляет в ведомости оттиск штампа или вручную пишет слово «депонировано» напротив фамилий работников, которые не получили причитающиеся им средства;
- производится расчет итоговой суммы выданной и депонированной зарплаты и их сверка с суммой, указанной в расчетной ведомости;
- ведомость визируется кассиром и передается на подпись главному бухгалтеру предприятия;
- депонированные средства сдаются в банк.
Налогообложение депонированной зарплаты и уплата страховых взносов
В соответствии с п. 3 ст. 226 Налогового кодекса РФ, обязанность работодателя по уплате налога с дохода работника возникает в день фактической выплаты ему денежных средств, а не в день получения этих средств из банка. Это значит, что депонирование заработной платы является прямым основанием для увеличения срока, в течение которого НДФЛ перечисляется в бюджет. В этом случае работодатель должен уплатить налог не позднее дня, следующего за днем выплаты зарплаты.
А вот уплатить страховые взносы в установленные сроки работодателю придется даже в том случае, если заработная плата была депонирована. В соответствии с положениями п. 1 ст. 424 Налогового кодекса РФ, датой осуществления выплат работнику является дата начисления заработной платы, а не ее фактической выдачи. П. 3 ст. 431 Налогового кодекса РФ устанавливает срок, в течение которого необходимо произвести уплату взносов — это нужно сделать не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.
Как депонирование заработной платы отражается в бухгалтерском учете: составляем проводки
Если депонирована невыданная зарплата - проводка должна найти свое отражение в соответствующих финансовых документах. Как правило, при депонировании наличности составляется не одна, а несколько проводок, которые фиксируют не только перевод средств в разряд депонированных, но и их дальнейшее движение на расчетный банковский счет и обратно в кассу с целью последующей выдачи работникам.
Учет депонированной заработной платы на предприятиях выполняется в следующем порядке:
1. Депонирована невыплаченная заработная плата - проводка выглядит следующим образом:
2. Перечисление депонированных средств на расчетный банковский счет компании. Составляется следующая проводка:
3. Получение в банке наличности для выплаты депонированной зарплаты с составлением следующей проводки:
4. Выдача депонированной заработной платы - проводка имеет следующий вид:
Указанные проводки депонированной заработной платы обязательны к составлению во всех случаях, когда на предприятии возникает необходимость в депонировании наличности, подлежащей выдаче работникам в качестве зарплаты.
Итак, под депонированной заработной платой понимаются наличные средства, которые должны были быть выплачены работнику (или работникам) предприятия, но по какой-либо причине не были получены им и остались в кассе. Такие средства должны быть перечислены на расчетный счет организации, а затем вновь получены наличностью для выплаты работникам.
Каждая операция в ходе движения депонированных денежных средств должна найти свое отражение в виде соответствующей проводки. Если депонирована не полученная в срок заработная плата - проводка состоит из двух счетов и составляется предельно просто. Всего при депонировании зарплаты потребуется составить четыре проводки.
Таким образом, само по себе возникновение депонированной заработной платы не является нарушением действующего законодательства, однако несвоевременная выплата депонированных средств работнику может повлечь за собой трудовой спор.
Если вы выдаете заработную плату сотрудникам наличными из кассы, то наша статья для вас. Ведь вполне возможно, что когда-нибудь кто-нибудь из ваших работников не сможет вовремя получить зарплату, например по причине болезни. Мы расскажем, что делать с невостребованными деньгами.
Депонируем зарплату
Держать в кассе деньги, полученные в банке на выдачу зарплаты, можно максимум 5 рабочих дней, включая день получения дене гп. 4.6 Положения ЦБ от 12.10.2011 № 373-П (далее - Положение № 373-П) . Если сотрудник не получил зарплату в этот срок, вам нужно депонировать невостребованную сумму. То есть сдать обратно в банк. Для этого нужно в последний день выдачи зарплаты в расчетно-платежной или платежной ведомостях (формы № Т-49 и № Т-53утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 ) сделать запись «Депонировано» напротив фамилий сотрудников, не получивших зарплату.
Внимание
Депонирование зарплаты не является нарушением срока ее выдач ист. 236 ТК РФ , ведь сотрудник не получил зарплату по причинам, не зависящим от работодателя.
Далее эти данные вы переносите в реестр депонированных сумм и отражаете в специальной книге учета таких сумм. Формы реестра и книги вы можете разработать самостоятельно, а можете воспользоваться теми, которые утверждены для бюджетных организаций (форма по ОКУД 0504047, форма по ОКУД 050404 8утв. Приказом Минфина от 15.12.2010 № 173н ).
В бухучете депонированные суммы вы отражаете по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по депонированным суммам».
Случается, что у бухгалтеров возникает путаница с датой перечисления в бюджет НДФЛ по депонированной зарплате. На самом деле все просто - налог, удержанный со всей начисленной зарплаты (включая ту, которая впоследствии будет депонирована), вы перечисляете в бюджет в общие сроки (то есть то, что вы потом сдаете часть денег обратно в банк, ничего не меняет)п. 6 ст. 226 НК РФ :
- <если> деньги на зарплату получены из банка - в день их получения в кассу;
- <если> зарплата выплачивается из наличной выручки - на следующий день после выплаты зарплаты.
Страховые взносы во внебюджетные фонды со всей начисленной зарплаты (включая ту, которая будет депонирована) перечисляются в обычном порядке.
Выдаем депонированную зарплату
Когда работник придет к вам за зарплатой, которую он не смог получить вовремя, вы должны будете ее выдать. Причем свое желание получить депонированную зарплату сотрудник может озвучить устно. Срок для выдачи такой зарплаты не установлен. Но лучше сделать это как можно скорее, например:
- <или> в день обращения сотрудника, если необходимая сумма есть в кассе;
- <или> в день получения денег из банка, если их необходимо заказывать.
РАССКАЗЫВАЕМ РАБОТНИКУ
Зарплату работника может получить и его доверенное лицо при наличии соответствующей доверенности, удостоверенной либо нотариусом, либо руководителем организаци ип. 4.2 Положения № 373-П ; пп. 1, 4 ст. 185 ГК РФ .
Депонированную ранее зарплату вы выдаете по расходно-кассовому ордер уутв. Постановлением Госкомстата от 18.08.98 № 88 ; п. 4.1 Положения № 373-П . И данные о выдаче заносите в ту же книгу, в которой были отражены данные о депонировании.
Если депонированную зарплату получает доверенное лицо вашего работника, то вы выдаете деньги также по РКО, в котором указываете ф. и. о. доверителя-работника, а также ф. и. о. и паспортные данные доверенного лица. И всю эту информацию опять отражаете в книге учета депонированных сумм.
Выдачу депонированной зарплаты в бухучете отражаете по дебету счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по депонированным суммам», и кредиту счета 50 «Касса».
За зарплатой так никто и не пришел
Если ни сам работник, ни его доверенное лицо не обратились за депонированной зарплатой в течение 3 лет с даты, установленной для выдачи зарплаты, для целей налогообложения ее нужно учесть в составе внереализационных доходо вп. 18 ст. 250 НК РФ ; ст. 196 , п. 2 ст. 200 ГК РФ ; Письмо Минфина от 22.03.2010 № 03-03-06/1/161 .
В бухучете списание задолженности отражается по дебету счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по депонированным суммам», и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие доходы».
Чтобы не добавлять себе работы, связанной с депонированием зарплаты и дальнейшей выдачей этих денег, советуем вам перейти на безналичное перечисление денег сотрудникам. И самым удобным вариантом является зарплатный проект.
О.А. Курбангалеева, журнал «Зарплата » №8, 2009
Практически в каждой организации есть работники, которые по каким-либо причинам не могут получить заработную плату вовремя. В этом случае ее депонируют. Как данная ситуация отразится на расчете налогов и какие документы нужно оформить, рассказывается в статье.
Порядок, место и сроки выплаты заработной платы установлены в статье 136 Трудового кодекса. Работодатель обязан выплачивать заработную плату не реже чем каждые полмесяца. Конкретные дни выплаты должны быть установлены правилами внутреннего трудового распорядка, положениями коллективного или трудовых договоров (ч. 6 ст. 136 ТК РФ). Если дата выдачи заработной платы совпадает с праздничным днем, выплата производится накануне. Об этом говорится в части 8 статьи 136 Трудового кодекса.
Общие правила выплаты заработной платы
Согласно норме части 3 статьи 136 Трудового кодекса работодатель может выплачивать заработную плату в денежной форме двумя способами:
Безналично, перечисляя деньги на счета работников в банке (при условии, что работники согласны получать зарплату на карточку);
Наличными из кассы организации. В этом случае зарплата выдается сотрудникам в месте выполнения работы (предполагается, что сотрудники не должны тратить свободное время на поездки для получения заработной платы).
Особенности выплаты зарплаты наличными
На выдачу зарплаты из кассы работодатель может использовать:
Денежные средства, снятые с расчетного счета компании в банке. Средства на выплату зарплаты (пособий по социальному страхованию и стипендий) могут находиться в кассе в течение трех рабочих дней, включая день их получения в банке. Такое правило установлено в пункте 9 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета директоров Банка России от 22.09.93 № 40 (далее - Порядок ведения кассовых операций).
Исключение сделано для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. Им разрешено хранить наличные денежные средства в кассе на выплату зарплаты до пяти дней;
Наличную выручку (п. 2 Указания Банка России от 20.06.2007 № 1843-У). Правда, такой порядок расчетов следует согласовать с обслуживающим банком (ч. 1 п. 7 Порядка ведения кассовых операций). Условие об использовании наличной выручки от реализации товаров, работ, услуг для выдачи заработной платы и пособий можно прописать в договоре на расчетно-кассовое обслуживание или в документе на установление лимита денежных средств в кассе (п. 12 письма Банка России от 16.03.95 № 14-4/95).
Обратите внимание: на выплату заработной платы нельзя направить наличные средства, принятые от граждан в качестве платежей в пользу третьих лиц (например, при получении в кассу предприятия оплаты по договору за услуги мобильной связи, которая впоследствии перечисляется на счет оператора мобильной связи). Такие средства в полной сумме нужно сдать в банк (ч. 2 п. 2 Указания Банка России от 20.06.2007 № 1843-У).
Лимит кассового остатка
Компания может хранить деньги в кассе только в пределах лимита, который установил ей банк. Лимит согласовывается с банком в начале каждого календарного года, но в течение года его величину можно пересмотреть (абз. 12 п. 2.5 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 05.01.98 № 14-П, утвержденного Банком России, далее - Положение № 14-П) .
Оставлять в кассе наличные денежные средства сверх лимита в счет будущих расходов, в том числе и на оплату труда, организации права не имеют. Это касается как денег, снятых с расчетного счета, так и денежной выручки, поступившей в кассу (абз. 2 п. 2.7 Положения № 14-П и абз. 2 п. 7 Порядка ведения кассовых операций).
Как мы уже говорили, исключение составляют средства на выдачу зарплаты, пособий по социальному страхованию и стипендий, полученные в банке. Данные средства являются целевыми. Их сумма известна заранее, и она может превышать установленный лимит кассового остатка в течение трех (пяти) рабочих дней (абз. 2 п. 2.6 Положения № 14-П). По истечении этого срока сверхлимитные наличные денежные средства нужно сдать в банк (абз. 1 п. 2.6 Положения № 14-П).
Напомним, что за нарушение кассовой дисциплины предусмотрена административная ответственность. Размер штрафа для руководителя составляет от 4000 до 5000 руб., для организации - от 40 000 до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ). Но оштрафовать компанию можно только по результатам проверки банка, который зафиксирует факт нарушения в справке по форме № 0408026 и передаст ее в налоговую инспекцию для принятия решения (ст. 23.5 КоАП РФ).
Срок и порядок депонирования заработной платы
Наличными деньгами заработная плата выдается по платежной (форма № Т-53) или по расчетно-платежной ведомости (форма № Т-49). Унифицированные формы этих документов утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Срок выплаты зарплаты указывается на титульном листе ведомости.
Заработную плату выплачивают в течение трех дней начиная с установленной даты ее выдачи. Если за это время кто-то из сотрудников не получил заработную плату, неполученную сумму депонируют, а ведомость закрывают.
После окончания срока выплаты зарплаты кассир должен (п. 18 Порядка ведения кассовых операций):
Напротив фамилий тех, кто не получил зарплату, в графе «Деньги получил» формы № Т-49 или в графе «Подпись в получении денег» формы № Т-53 поставить штамп или написать «депонировано», указать в конце ведомости суммы выплаченной и депонированной заработной платы, сверить эти суммы с общим итогом по платежной ведомости и расписаться. Если деньги выдавал не кассир, а другое лицо, на ведомости дополнительно делается запись: «Деньги по ведомости выдавал (подпись)»;
Составить реестр депонированных сумм;
Оформить расходный кассовый ордер на сумму фактически выплаченной зарплаты, указать его номер и дату заполнения на платежной ведомости. Реквизиты расходного кассового ордера и сумму выплаченной зарплаты записывают в кассовой книге.
Напомним, что расходный кассовый ордер составляют по форме № КО-2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88.
Неполученную работниками зарплату сдают в банк на следующий день после истечения срока ее хранения. При внесении денег на расчетный счет необходимо составить объявление на взнос наличными (форма № 0402001 утверждена в приложении 6 к Положению Банка России от 24.04.2008 № 318-П). На сданные суммы в обязательном порядке составляется один расходный кассовый ордер (абз. 7 п. 18 Порядка ведения кассовых операций).
Реестр и книга депонированной зарплаты
Согласно абзацу 7 пункта 18 Порядка ведения кассовых операций суммы депонированной зарплаты нужно отразить в реестре. Этот документ составляет кассир (подп. «б» п. 18 Порядка ведения кассовых операций).
Реестр. Унифицированной формы реестра нет, поэтому можно воспользоваться формой (код 0504047), которая приведена в приказе Минфина России от 23.09.2005 № 123н (далее - приказ № 123н). В реестре указывают табельный номер работника, его фамилию, имя и отчество, а также депонированную сумму.
Реестр составляется после каждой выдачи зарплаты, если кто-то из работников ее не получил. Напомним, что зарплату следует выдавать не реже чем через каждые полмесяца. Это требование установлено в статье 136 ТК РФ.
Книга учета депонентов. В реестре, форма которого приведена в приказе № 123н, нет графы для указания номера расходного кассового ордера, который оформляют при выдаче депонированной ранее зарплаты. Такая графа есть в книге аналитического учета депонированной заработной платы, денежного довольствия и стипендий, форма (код 0504048) которой также утверждена приказом № 123н.
В книге приводят данные о депонированной зарплате за год. Для отметок о выдаче депонированных сумм предусмотрено 12 граф - по количеству месяцев. В каком месяце была произведена выплата депонированной зарплаты, в той графе и ставится отметка. Если к концу года в книге продолжают числиться невыданные суммы, эти сведения переносят в новую книгу.
ПРИМЕР 1. В ОАО «Авангард» была начислена за февраль 2009 года. Суммы, причитающиеся к выплате, выдавались сотрудникам из кассы в период с 4 по 6 марта 2009 года по платежной ведомости от 04.03.2009 № 180.
Когда срок выдачи зарплаты истек, выяснилось, что деньги не получили два работника - А.Ю. Таложенский (таб. № 123) в размере 13 871 руб. и Е.Л. Целиковский (таб. № 245) в размере 17 400 руб. Депонированная заработная плата была выдана 25 марта 2009 года А.Ю. Таложенскому (расходный ордер № 187) и 31 марта - Е.Л. Целиковскому (расходный ордер № 219). Как оформить книгу учета депонентов?
РЕШЕНИЕ . Кассир 6 марта 2009 года сформировал реестр депонированных сумм. На основании формы 0504048 в ОАО «Авангард» разработана книга аналитического учета заработной платы. Образец заполнения книги
аналитического учета заработной платы по суммам депонентов, начисленных и выданных в марте 2009 года, приведен в приложении к статье.
Напомним, что книгу учета депонентов нужно хранить в организации пять лет. Это установлено в подпункте «н» пункта 193 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденного Росархивом 06.10.2000. Течение срока хранения книги начинается с 1 января года, следующего за годом ее составления.
Бухучет депонированных сумм
Учитываем депонированную зарплату
В бухгалтерском учете заработная плата учитывается в расходах того месяца, за который она была начислена, независимо от того, обратился работник за ее получением или нет (п. 5 ПБУ 1/2008):
ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44) КРЕДИТ 70
Начислена заработная плата; ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50 (51)
Выдана заработная плата.
Для учета депонированных сумм предусмотрен счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчет 4 «Расчеты по депонированным суммам»:
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 76-4
Депонирована сумма заработной платы, не полученной работником в установленные дни выдачи.
Выдаем зарплату с депонента
При выплате депонированных сумм делается запись по дебету счета 76-4 и кредиту счетов учета денежных средств:
Напомним, что указанные формы бухгалтерской отчетности утверждены приказом Минфина России от 22.07.2003 № 67н.
Налоговый учет депонированной зарплаты
Налог на прибыль
В налоговом учете депонированная зарплата включается в состав расходов:
В том месяце, в котором она была начислена, - если фирма применяет метод начисления (п. 1 и 4 ст. 272 НК РФ). В этом случае разницы между бухгалтерским и налоговым учетом не возникает;
В момент ее выплаты работнику - если организация применяет кассовый метод (п. 3 ст. 273 НК РФ). Так как в бухгалтерском учете сумма депонированной зарплаты включена в состав расходов, а в налоговом учете нет, то в месяце, когда зарплата была начислена, возникает вычитаемая временная разница. Она приводит к образованию отложенного налогового актива (ОНА):
ДЕБЕТ 09 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
Отложенный налоговый актив списывается после того, как заработная плата будет выдана, и отражается следующей проводкой: ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» КРЕДИТ 09
Погашен отложенный налоговый актив.
Единый социальный налог. Сроки уплаты авансовых платежей по единому социальному налогу не связаны с датой выплаты заработной платы. Их нужно перечислить не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем начисления зарплаты (п. 3 ст. 243 НК РФ).
Взносы на обязательное пенсионное страхование. Уплата авансовых платежей по пенсионным взносам производится ежемесячно. Ее следует произвести в срок или установленный для получения в банке средств на оплату труда за истекший месяц, или в день перечисления денежных средств на оплату труда со счетов страхователя на счета работников, но не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, за который начисляется авансовый платеж. Об этом говорится в пункте 2 статьи 24 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации».
Взносы на страхование от несчастных случаев. Такие взносы необходимо перечислять в день:
Установленный для получения в банке средств на выплату заработной платы за истекший месяц - если оплата производится по трудовым договорам;
Установленный страховщиком - если оплата производится по гражданско-правовым договорам.
Об этом говорится в пункте 4 статьи 22 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».
Таким образом, законодательством не предусмотрено смещение сроков уплаты единого социального налога, пенсионных взносов и взносов на страхование от несчастных случаев в случае депонирования зарплаты.
НДФЛ
Порядок уплаты НДФЛ с депонированной зарплаты зависит от источника ее выплаты.
Деньги на зарплату получены в банке. В этом случае фирма должна перечислить НДФЛ в день получения в банке денежных средств на выплату дохода (ч. 1 п. 6 ст. 226 НК РФ), то есть до фактической выплаты денег работникам. Как видим, депонирование в данной ситуации на сроки перечисления налога не влияет.
ПРИМЕР 3 . За июль 2009 года сотруднику ООО «ИмпортТрейд» была начислена заработная плата в размере 50 000 руб. НДФЛ с указанной суммы составил 6500 руб., ЕСН (в том числе взносы на обязательное пенсионное страхование) - 13 000 руб., взносы на страхование от несчастных случаев - 200 руб.
Срок, установленный для выплаты зарплаты, - 5-е число следующего месяца. 3 августа сотрудник заболел и получил заработную плату только 12 августа.
Средства на зарплату были получены из банка. Какие проводки должен сделать бухгалтер?
РЕШЕНИЕ. В бухгалтерском учете организации должны быть сделаны следующие записи:
50 000 руб. - начислена заработная плата работнику;
6500 руб. - удержана сумма НДФЛ; ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69
13 000 руб. - начислен ЕСН;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ
ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» КРЕДИТ 51
6500 руб. - перечислен НДФЛ в бюджет; ДЕБЕТ 69 КРЕДИТ 51
13 000 руб. - перечислен ЕСН за июль;
ДЕБЕТ 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на травматизм» КРЕДИТ 51
200 руб. - перечислены взносы на страхование от несчастных случаев;
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51
43 500 руб. (50 000 руб. - 6500 руб.) - получены с расчетного счета в кассу деньги на выплату зарплаты сотруднику;
43 500 руб. - выдана работнику депонированная зарплата.
Зарплата выдается из наличной выручки. В этом случае организация должна перечислить НДФЛ на следующий день после того, как сотрудник получит депонированную зарплату (п. 4 ст. 226 НК РФ). Следовательно, к моменту депонирования налог с доходов работника уплачен не будет, поскольку выплаты не было.
ПРИМЕР 4 . Изменим условия предыдущего примера. Предположим, заработная плата в ООО «ИмпортТрейд» выплачивается из выручки, которая поступает ежедневно. Какие проводки необходимо сделать?
РЕШЕНИЕ . В бухгалтерском учете должны быть сделаны следующие записи:
50 000 руб. - работнику начислена заработная плата; ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
6500 руб. - удержана сумма НДФЛ; ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69
13 000 руб. - начислен ЕСН с заработной платы сотрудника;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на травматизм»
200 руб. - начислены взносы на страхование от несчастных случаев;
150 000 руб. - поступила в кассу выручка;
ДЕБЕТ 69 КРЕДИТ 51
200 руб. - перечислены взносы на травматизм;
43 500 руб. - депонирована зарплата, не полученная работником; ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 50
43 500 руб. - сдана в банк не полученная работником зарплата;
200 000 руб. - поступила в кассу выручка; ДЕБЕТ 76-4 КРЕДИТ 50
43 500 руб. - выдана сотруднику депонированная зарплата за вычетом НДФЛ;
ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» КРЕДИТ 51
6500 руб. - перечислен в бюджет НДФЛ с зарплаты сотрудника;
13 000 руб. - перечислен ЕСН за июль.
Как списать невостребованную зарплату
Работник может получить депонированную заработную плату в течение трех лет с момента ее начисления. Это обусловлено общим сроком исковой давности, установленным в статье 196 Гражданского кодекса.
Если в течение трех лет работник не обратился за получением зарплаты, ее сумму списывают на основании пункта 78 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н. В нем сказано, что суммы кредиторской и депонентской задолженности, по которым срок исковой давности истек, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся:
На финансовые результаты - у коммерческой организации;
Увеличение доходов - у некоммерческой организации. Таким образом, для списания задолженности требуется составление нескольких документов.
Акт инвентаризации. Порядок проведения инвентаризации предусмотрен Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.95 № 49. По ее итогам составляют акт по форме № ИНВ-17, утвержденной постановлением Гомкомстата России от 18.01.98 № 88. Фрагмент акта инвентаризации смотрите ниже.
Бухгалтерская справка. В этом документе можно указать время и причину образования задолженности, а также отметить, что срок исковой давности истек. Образец составления бухгалтерской справки приведен ниже.
Приказ руководителя. На основании акта инвентаризации и бухгалтерской справки руководитель издает приказ о списании задолженности по заработной плате.
Образец приказа о списании депонированной заработной платы смотрите в приложении к статье.
Если названные документы не оформлены, основания для списания задолженности отсутствуют, а внереализационный доход не образуется. К такому выводу пришел Президиум ВАС РФ в постановлении от 15.07.2008 № 3596/08.
Налоговый учет
В налоговом учете сумма кредиторской задолженности включается во внереализационные доходы на основании пункта 18 статьи 250 Налогового кодекса (п. 2 письма Минфина России от 26.08.2002 № 04-02-06/3/61). Сделать это нужно в последний день того отчетного периода, в котором истек срок исковой давности (п. 1 письма Минфина России от 27.12.2007 № 03-03-06/1/894).
Представители финансового ведомства высказали иную точку зрения в отношении сроков списания кредиторской задолженности по заработной плате. По их мнению, срок исковой давности по обязательству в виде депонированной зарплаты должен составлять три месяца (письмо Минфина России от 02.04.2009 № 03-03-06/1/211). Они сослались на статьи 392 Трудового кодекса и 197 Гражданского кодекса. В статье 392 ТК РФ сказано, что работник имеет право обратиться в суд за разрешением индивидуального трудового спора в течение трех месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права. В статье 197 ГК РФ говорится, что для отдельных видов обязательств законодательством могут быть установлены специальные сроки исковой давности - сокращенные или более длительные по сравнению с общим сроком.
Подобная позиция, по мнению автора, является спорной, поскольку статья 392 Трудового кодекса устанавливает сроки обращения в суд, а не к работодателю. В случае, когда сотрудник хочет получить депонированную заработную плату, а работодатель готов ее выплатить, никакого ущемления прав работника (индивидуального трудового спора) не возникает. Поэтому положения статьи 392 ТК РФ к списанию депонированной заработной платы отношения не имеют.
Образец бухгалтерской справки
Образец приказа о списании депонированной заработной платы
Бухучет
Если депонированная заработная плата не была востребована работником в течение трех лет, она включается в состав прочих доходов (п. 10.4 ПБУ 9/99), что отражается в бухгалтерском учете следующей записью:
ДЕБЕТ 76-4 КРЕДИТ 91-1
Списана депонированная заработная плата по истечении срока исковой давности.
Для установления лимита остатка наличных денег в кассе организация должна представить в банк, осуществляющий ее расчетно-кассовое обслуживание, сведения по форме № 0408020 «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу» (приложение № 1 к Положению № 14-П).
Вопрос выплаты заработной платы возникает в правоотношениях, возникающих между сотрудником и работодателем. Она может выплачиваться на расчетный счет работника либо перечисляться в безналичной форме, данный порядок устанавливается по соглашению между сторонами.
Какой бы порядок ни определили для себя стороны, невыплата зарплаты чревата для сотрудника ответственностью . Данная ответственность предусмотрена законодательно в целях защиты персонала.
Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.
Это быстро и бесплатно !
Однако, в некоторых ситуациях невыплата в установленный срок не влечет никаких последствий для работодателя. Что это за ситуации?
Иногда в силу некоторых обстоятельств работник не может вовремя реализовать свое право на её получение, тогда ответственность работодателя не наступает.
В результате возникновения таких ситуаций возникает понятие “депонированная заработная плата”.
Определение и понятие
Депонированная заработная плата – это сумма, заработанная сотрудником, но невыплаченная ему в силу каких-либо обстоятельств.
К примеру, дата её получения – 05 число каждого месяца, в этот день определенному сотруднику данные денежные средства не могут быть выданы на руки в силу сложившихся обстоятельств. Та сумма, которая начислена, но не выдана и будет являться депонированной зарплатой. При этом депонированной сумма станет только после возврата ее на банковский счет юридического лица. Там она будет храниться до выдачи работнику.
Необходимо понимать, что в случае, если заработная плата не перечисляется по вине работодателя, говорить о депонированной зарплате нельзя.
Данная сумма может быть не выплачена только при определенных случаях, как правило, это ситуации независящие от действия сторон.
Кроме того, депонировать её можно только в том случае, если она выдается из кассы. При перечислении зарплаты в безналичной форме депонировать сумму нельзя, поскольку причин для невыплаты не возникает.
Причины возникновения
Перечень причин для возникновения достаточно четко изложен и ограничен законодательно.
- Командировка. Данное явление подразумевает, что сотрудник находится за пределами юридического лица, в котором он выполняет свою трудовую функцию. Соответственно в день выплаты данный сотрудник лишен возможности получить начисленную ему сумму. Вопрос о выплате будет актуален после возвращения данного сотрудника в пределы юридического лица, являющегося работодателем. Потому, если на момент командировки выпадает дата выплаты зарплаты, без депонирования данной суммы обойтись не получится.
- Отпуск. Период основного или подразумевает, что лицо в нем находящиеся, временно отсутствует на рабочем месте. В принципе, никто не может запретить данному лицу, находящемуся в отпуске прийти в день выплаты заработной платы и получить начисленную сумму. Однако, многие работники в период своего отпуска уезжают из города, данный факт, естественно, помешает сотруднику вовремя получить зарплату. Данная сумма также будет депонирована и выплачена ему после выхода из отпуска.
- Больничный. Сотрудник, находящийся на больничном в день её выдачи, скорее всего, получить ее не сможет, если она не перечисляется на расчетный счет.
- Гибель работника и прочее. В случае гибели возникает отдельная ситуация по выплате. Поскольку в случае смерти её выплата невозможна ни в наличной, ни в безналичной форме. Однако, сумма в любом случае будет начислена, данные денежные средства будут являться депонированной заработной платой. Право на ее получении перейдет к родственникам умершего.
Таким образом, вне зависимости от того присутствует ли сотрудник на рабочем месте на дату выдачи заработной платы, она обязательно должна быть начислена, соответственно со счета в банке она попадет в кассу организации.
Сроки хранения
Денежные средства в кассу попадают с банковского счета. Если в течение трех дней деньги не перечислены работнику по какому-либо основанию, не позволяющему ее перечислить, то она должна быть депонирована, и возвращена в банк с соответствующей отметкой в течение трех дней.
Больше указанного срока хранить денежные средства в кассе нельзя, данное действие наказуемо. Более того, в случае задержки невыплаченной суммы в кассе будет превышен лимит кассы.
Когда можно её получить
Итак, если возникла ситуация, препятствующая получению работником своей зарплаты, и она была депонирована работодателем, как в этом случае получить заработанные средства? Вариантов может быть несколько.
- Со следующей заработной платой. Данная ситуация применяется, если в учреждении не предусмотрен специальный порядок выплаты депонированной заработной платы. А также, если работнику не должен быть выплачен аванс. К примеру, если он долгое время находился на больничном, и данный больничный лист не учтен к моменту выплаты авансовых платежей по заработной плате. В этом случае сумма невыплаченной зарплаты и денежные средства суммируются и выплачиваются единовременно.
- С авансом. Такой вариант развития событий наиболее вероятен. Если к моменту выплаты аванса работник уже вернулся на рабочее место, и причины, препятствующие выплате зарплаты, устранены, невыплаченная денежная сумма подлежит выдаче работнику вместе с авансом.
- Если на предприятии установлен день выплаты депонированных средств, то именно в этот день. Как правило, данная ситуация возможна на крупных предприятиях с большим штатом сотрудников. В этом случае устанавливаются даты выплаты депонированной заработной платы. Если такая дата установлена на предприятии, работник должен написать заявление о выдаче ему соответствующей суммы в указанную дату.
Вне зависимости от того, какой порядок предусмотрен в каждом конкретном учреждении, данный факт должен быть закреплен либо в локальных актах, либо непосредственно в тексте трудового договора.
Это не позволит работодателю устанавливать сроки выплаты причитающейся суммы на свое усмотрение, тем самым ущемив права работников юридического лица.
Порядок получения
Схема выглядит следующим образом:
- Кассир заказывает определенную сумму денежных средств с банковского счета организации для выдачи заработной платы.
- В случае если кто-то из работников не может в силу обстоятельств получить зарплату в установленный срок, ведомость закрывается с соответствующими отметками.
- В течение трех банковских дней с даты выплаты зарплаты, депонированная сумма возвращается в банк.
- После того как сотрудник вернулся на свое рабочее место, он должен обратиться в бухгалтерию с вопросом выплаты начисленной суммы.
- Бухгалтер делает запрос в банк на необходимые для выплаты денежные средства.
- Данные средства подлежат выплате сотруднику.
Чем чревата депонированная заработная плата для работодателя. В случае ее возникновения у работодателя появляется задолженность перед работником, данная задолженность классифицируется как кредиторская. По истечении трех лет данные средства подлежат обращению в пользу данного юридического лица, если сотрудник не обратится за выплатой.
Примером того может послужить смерть работника, если никто из родственников не заявит свои права на получение суммы.
Налогообложение
Данный вопрос вполне логичен в данной ситуации, поскольку на работодателя возложена обязанность по уплате налога на доходы физических лиц с заработной платы сотрудника. Когда нужно уплатить данный налог, при первом перечислении денежных средств в кассу или в момент фактической уплаты сотруднику?
Отчисления налога происходит при , и в тот момент, когда работник ее получает на руки, как правило, налог уже перечислен. Потому депонирование суммы не влияет на налоговую обязанность, НДФЛ должен быть перечислен в установленный законом срок. Повторного налогообложения при фактической возникнуть не может.
Ответственность работодателя
Законодательством нашего государства предусмотрена ответственность работодателя за невыплату заработной платы. Депонированная заработная плата не стала исключением, невыплата ее в установленный срок грозит наложением административной ответственности на работодателя. При этом установленным сроком будет тот, который определен в локальных нормативных актах организации.
Кроме того, за каждый день невыплаты данная сумма подлежит индексации в соответствии с нормами Гражданского кодекса Российской Федерации (статья 395).
Таким образом, актуальные вопросы по выплате депонированной заработной платы были рассмотрены в материале. Данная информация будет полезной и как для работника, так и для работодателя.
В случае с работником, ему необходимо знать свои законные права, а также порядок их реализации. Работодателю же необходимо понимать обоснованность своих действий с целью исключить возможные нарушения. В случаях же, касающихся выплаты заработной платы обеим сторонам трудовых отношений, следует быть предельно внимательными.
Если предприятие выдает сотрудникам зарплату наличными средствами через кассу, то порой оно сталкивается с депонированием заработной платы. Что это такое, как оформлять и куда отправлять такие средства?
Что такое депонирование зарплаты?
Трудовой кодекс требует выдавать сотрудникам зарплату два раза в месяц. Сроки выплат устанавливаются руководителем и отражаются во внутренних документах компании. Перед выплатой зарплаты предприятие получает необходимую сумму из банка и составляет расходную ведомость, куда бухгалтер по зарплате вносит данные по каждому сотруднику: имя, начисленную сумму. Период выплаты зарплаты продолжается не больше пяти дней (включая день получения средств со счета в банке), и это единственное время, когда в кассе компании можно держать средства сверх кассового лимита.
Если кто-то из сотрудников не успел получить свою зарплату в отведенный срок, то эти средства придется депонировать — т.е., вернуть в банк. Это обязанность компании, по требованию ЦБ РФ (Указание от 11.03.2014 №3210-У). На какие бухгалтерские счета нужно внести средства при возвращении в банк, как признать суммы при расчете налога на прибыль, надо ли начислять с них страховые взносы и удерживать НДФЛ? - читайте далее.
Как депонировать зарплату: пошаговый алгоритм
Когда закончится срок, установленный для выплаты зарплаты, кассир должен проверить зарплатную ведомость, пересчитать выплаченные суммы и выяснить величину остатка. В графе 23 напротив фамилий сотрудников, которые не успели получить деньги, делается запись “Депонировано” или проставляется такой же штамп. В конце ведомости прописываются суммы. Важно: итоги выплаченных и подлежащих депонированию сумм должны быть равны окончательной сумме в ведомости.
Зарплату, которая подлежит депонированию, нужно сдать в банк на следующий день после завершения срока выплаты зарплаты. Депонирование отразите в реестре. Унифицированной формы реестра депонентов не существует, составить его можно в свободной форме. В реестре обязательно должны присутствовать такие реквизиты:
- название компании или ФИО ИП;
- дата оформления реестра;
- период возникновения депонированных средств;
- номер платежной ведомости;
- ФИО и табельный номер (если есть) работника, который не получил деньги;
- сумма невыплаченной з/п;
- итоговая сумма по невыплаченной з/п;
- подпись кассира с расшифровкой.
В реестр можно включить и другие реквизиты, которые важны компании. Из реестра данные перенесите в книгу учета депонированных сумм. Форму книги тоже можно сформировать самостоятельно или взять за основу формы для бюджетных организаций. Бухучет операции по депонированию з/п оформите проводкой:
Дт 70 Кт 76-4 — депонированная з/п, не полученная сотрудниками;
Дт 51 Кт 50-1 — депонированная з/п, внесенная на расчетный счет.
Когда работник, не получивший зарплату, обратится за ней, сумму нужно будет выдать по первому требованию, письменному или устному. Срока для выдачи депонированной з/п нет. Нужно получить из банка сумму зарплаты, составить расходный кассовый ордер на имя сотрудника, дату и номер ордера отразить в книге учета депонированных сумм.
Выдачу з/п надо зафиксировать в реестре депонированных сумм, проставить напротив фамилии сотрудника отметку о полученных суммах и указать дату. Хранить реестры о депонировании з/п нужно пять лет. Бухучет операции по выдаче депонированной з/п оформите проводкой:
Дт 50-1 Кт 51 — получены из банка деньги на выплату депонированной з/п;
Дт 76-4 Кт 50-1 — работнику выдана депонированная з/п.
Что делать с невостребованной зарплатой?
У сотрудника есть три года, чтобы получить свою депонированную зарплату. Отсчет начинается со следующего дня после той даты, когда предприятие должно было выдать з/п. Если работник или его представитель не обратились за депонированной з/п в течение трех лет, нужно совершить следующие действия.
В бухучете спишите сумму на прочие доходы. Для расчета налога внесите ее в состав внереализационных доходов. Подготовьте акт инвентаризации, бухгалтерскую справку и приказ руководителя организации о списании кредиторской задолженности.
Как удержать НДФЛ?
НДФЛ с зарплаты удерживается в момент выплаты денег сотруднику. Перечислить налог нужно в день выплаты или на следующий день. Поэтому с депонированной з/п налог удержать невозможно.
Как перечислить страховые взносы?
Со страховыми взносами все тоже однозначно. Поскольку страховые взносы платятся с начисленной зарплаты и не зависят от факта ее уплаты, с суммы депонированной з/п нужно перечислять взносы во внебюджетные фонды не позднее 15 числа следующего месяца.
Как сформировать налог на прибыль?
Порядок списания сумм депонированной з/п в налоговом учете зависит от метода, по которому предприятие рассчитывает налог на прибыль.
- При методе начисления депонированную з/п включают в расходы в том же месяце, когда она была начислена.
- При кассовам методе сумму депонированной з/п включают в расходы только в момент ее выплаты. Тогда в месяце начисления з/п возникает вычитаемая временная разница и создается отложенный налоговый актив, который спишется после выдачи з/п.
Сегодня большинство компаний имеют с банками договоры зарплатного проекта с перечислением денег на карты сотрудников, и операции по депонированию з/п случаются редко.
Контур.Бухгалтерия — веб-сервис, в котором вы можете легко вести бухучет, начислять зарплату (и оформлять депонирование зарплаты), сдавать отчетность. Познакомьтесь с возможностями сервиса бесплатно в течение 14 дней!