По расходному кассовому ордеру из кассы делается выдача наличных денег. Он обладает информационной формой – форма № КО 2 . Выдача материальных средств через расходный кассовый ордер делается только после предъявления все необходимых удостоверяющих личность бумаг. Получатель должен написать расписку черной либо синей пастой в получении денег, и в ней точно указать сумму (прописью). В случае если в расходный кассовый ордер не вносится расписка, то выданная денежная сумма рассматривается как недостача.
Из-за важности документа, мы вам предоставляем пример заполнения кассового ордера.
Пример заполнения кассового ордера:
В строчке «Организация» необходимо указать наименование организации (в полной форме), которое занимается выдачей из кассы материальных средств и его под ОКПО. Если выдача средств происходит в структурном подразделении, тогда нужно заполнить соответствующее поле. В другом случае ставится прочерк.
Обладает строчками «Номер документа», «Дата составления» в них нужно указать номер расходного кассового ордера и дату выдачи наличных денег.
В графе кассового ордера бланка «Код структурного подразделения» вписываются обособленные подразделения организации согласно тем кодам, которые были им присвоены.
В строке расходного кассового ордера «Корреспондирующий счет» вносится счет в дебет которого относится деньги из кассы.
В строчке «Код аналитического учета» вписывается код системы аналитического учета.
В строке «кредит» кассового ордера бланка нужно указать счет пятьдесят (потому как сумма денег выдается из кассы).
В графе расходного кассового ордера «сумма» вписывается полная сумма выданных денег (цифрами).
Графа «Код целованного назначения» кассового ордера бланка заполняется только в том случае, когда сумма денег выдается в форме целевого финансирования.
В графе расходного кассового ордера «выдать» вписывается ФИО физического либо юридического лица, которому и производится выдача денег из кассы.
В строке кассового ордера бланка «основание» вписывается содержание проводимой операции по выдаче материальных средств, например: «выдано в подотчет», «выручка сдана в банк» и т.д.
В графе расходного кассового ордера «Сумма» указывается точная сумма выданных денег (указывается прописью, с заглавной буквы, копейки цифрами, пустое место прочеркивается).
В «приложении» кассового ордера бланка вписываются все реквизиты приложенных к нему бумаг (само наименование, номер, а также дата составления), далее на основе, которых и выдаются деньги, например: расчетно-платежная ведомость, заявление сотрудника и так далее.
В графе «получил» получатель вписывает получаемую сумму (прописью, пустое место прочеркивается).
В строке «По» указываются реквизиты бумаг, которые подтверждают личность.
Сама форма заполняется сотрудником бухгалтерии только в одном экземпляре, подписывается начальником предприятия, глав. бухгалтером, а также уполномоченным лицом. КО2 регистрируется в журнале КО3.
Рис. Пример РКО при выдаче денег на материальную помощь
Рис. Пример РКО для сдачи денег в банк
Рис. Пример РКО для выдачи аванса на командировочные расходы
Инструкция
В заголовке РКО указываются названия организации и структурного подразделения (при его наличии). Если структурное подразделение отсутствует, ставится прочерк.
"Коды" выбираются из справки Госкомстата. Код документа по ОКУД 0310002.
"Номер документа" указывается в соответствии с журналом регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).
Кассовые документы нумеруются по порядку с начала календарного года.
Расходный кассовый ордер составляется в день выдачи денег из кассы, следовательно, дата, указанная в нем, и является датой выдачи денег. В документе дата должна быть указана в соответствующей графе, арабскими цифрами в следующем формате: ДД.ММ.ГГГГ.
Графы "Дебет" и "Кредит" заполняются бухгалтером, который будет обрабатывать этот первичный документ.
Графа "Дебет, код структурного подразделения" заполняется в том случае, если выдача денег производится в структурном подразделении организации, например, отдел магазина, конкретная торговая точка. В противном случае графа прочеркивается. В противном случае графа прочеркивается.
Графа "Дебет, корреспондирующий счет, субсчет" должна содержать номер счета и, если необходимо, субсчета, по дебету которого отражается выбытие денежных средств из кассы организации.
Графа "Дебет, код аналитического учета" заполняется в том случае, если применение таких кодов предусмотрено в организации. В этом случае в графе указывается код аналитического учета по счету, указанному в предыдущей графе, иначе ставится прочерк.
В графе "Кредит" отображается номер счета, по кредиту которого выдаются денежные средства.
Дебет и кредит заполняют организации в соответствии с используемым планом счетов. Индивидуальные предприниматели эти графы могут не заполнять, т.к. они не ведут бух.учет.
В графе "Сумма, руб. коп." бухгалтер указывает цифрами денежную сумму, выдаваемую из кассы организации.
Графа "Код целевого назначения" заполняется, если организация применяет в своей деятельности соответствующую систему кодирования. В этом случае указывается код назначения использования выбывших средств.
В строке "Выдать" указываются в дательном падеже фамилия, имя и отчество лица, которому будут выданы из кассы деньги.
В строке "Основание" указывается содержание финансовой операции.
Строка "Сумма" заполняется по тому же принципу, что и в приходном ордере.
В строке "Приложение" указывают прилагаемые первичные и другие документы, на основании которых из кассы выдаются деньги. Если деньги выдаются сотруднику сторонней организации, то им обязательно должна быть представлена доверенность от своей организации на получение денег. Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному ордеру или ведомости.
Оформленный РКО обязательно регистрируется в журнале (форма № КО-3) и подписывается руководителем и главным бухгалтером организации (или лицом, уполномоченным на это письменным распоряжение руководителя). Стоит напомнить, что подпись руководителя на расходнике не обязательна в том случае, если его резолюция, разрешающая проведение операции, уже имеется на прилагаемых к расходному ордеру документах.
Строка "Получил" заполняется лицом, которому выдаются деньги из кассы. В ней он указывает получаемую денежную сумму (рубли - прописью, с заглавной буквы, с начала строки; копейки - цифрами). Ниже данной строки получатель расписывается и ставит дату получения денег.
При выдаче денег по РКО отдельному лицу кассир требует предъявить документ (паспорт или другой документ), удостоверяющий личность получателя. В следующей строке расходного ордера кассир записывает наименование и номер, дату и место выдачи документа. Это может быть любой официальный документ содержащий фотографию и подпись владельца.
Следует заметить, что документ указывается независимо от того, кем является получатель денег: представителем сторонней организации или своим сотрудником. Никаких исключений здесь не предусмотрено.
Строка "Выдал кассир" заполняется кассиром только после выдачи денег по расходному кассовому ордеру. В ней кассиру необходимо расписаться и указать свою фамилию и инициалы.
Документы, приложенные к расходнику, погашаются кассиром надписью "Оплачено" или штампом с указанием даты на них.
Для чего нужен
Расходный кассовый ордер(РКО,Расходник) первичный бухгалтерский документ для оформления выдачи денег из кассы ИП либо компании(ККМ и касса это не одно и тоже). Бланк расходника имеет унифицированную форму № КО-2 (Утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88). Выписывается в одном экземпляре. Необходимо помнить, что расходный кассовый ордер остается в кассе, и не выдается на руки лицам, получившим деньги!
РКО могут быть выписаны как от руки, так и с помощью ПК. В данных документах, при заполнении, не допускаются помарки или исправления. Поэтому если допущена ошибка, необходимо документ сделать заново.
Поступление денег в кассу оформляется с помощью приходных кассовых ордеров (ПКО) .
В октябре 2013 года разработали Универсальный передаточный документ (УПД) , который объединяет в одной форме счет-фактуру, товарную накладную ТОРГ-12 (ТН), накладную на отпуск материалов на сторону М-15, акт приемки-передачи основных средств ОС-1, товарно-транспортную накладную(ТТН).
Действующие положения нормативных актов определяют обязанность субъектов хозяйствования вести, в соответствии с утвержденным порядком, учет кассовых операций. Согласно данной инструкции, при приеме и выдаче наличности должны выписываться соответствующие документы. Остановимся подробнее на таком документе по оформлению выдачи денег, как расходный кассовый ордер (РКО).
Требования оформления расходных операций по выплате наличных денег из кассы устанавливают обязанность организации выписывать РКО. Этот момент закреплен в соответствующей инструкции, выпущенной ЦБ РФ.
Упрощенный порядок ведения и оформления операций по кассе доступен только для физлиц, вставших на учет в качестве ИП.
Можно выделить следующие операции по выплате денежных средств, которые должны сопровождаться выпиской расходника:
- Выплата денег из кассы хозяйствующего субъекта в подотчет лицам, которые имеют право получать данные средства в соответствии с распоряжением руководителя.
- Когда происходит инкассация наличности, находящейся в кассе, для внесения ее на счет организации.
- Когда осуществляется выплата сотрудникам зарплаты или аванса, в том числе по договорам на оказание услуг и выполнении работ, заключенным с физлицами.
- В иных случаях, определенных на уровне законодательства.
Порядок применения
Выплата денег из кассы должны сопровождаться выпиской специального бланка - расходника, для которого предусмотрена стандартизированная форма Росстата. Компания может применять ее, или же использовать разработанный на его основе документ.
Подготовка данного бланка входит в обязанность таких специалистов как бухгалтер, кассир или иного должностного лица, в обязанности которого входит данная функция. Выписку расходника может осуществлять главный бухгалтер или же руководитель компании.
Внимание: данная функция может быть передана внешнему специалисту, который осуществляет ее на основании заключенного договора. Однако, его полномочия ограничиваются.
Этот человек может выписать рко, но проставлять свои подписи он не имеет права. Поэтому визировать документы, при привлечении внешнего специалиста должен руководитель.
Издать приказ о назначении подотчетного лица
Основанием для осуществления расходования наличных средств из кассы является распоряжения руководителя, которое должно быть издано в письменной форме.
В приказе отражается подотчетное лицо, сумма денег, выдаваемая ему из кассы, цель осуществления данного расхода, а также срок в течении которого он должен представить авансовый отчет о произведенных затратах.
Приказ формируется на основании поступившего от работника заявления или записки, в которой указывается необходимость осуществления выплаты. Однако, заявление с 19 июля 2017 года больше не является обязательным документом при оформлении выплаты денежных средств.
Важно: составления приказа на выплату денег не нужно только в случае осуществления выдачи зарплаты сотрудникам.
Оформить приходный ордер по форме КО-2
Первоначально расходник составляется в бухгалтерии. Потом он передается в кассу, где кассир проверяет правильность оформления поступившего документа на расход, в том числе наличии разрешительных подписей руководства компании.
Если при заполнении допущена ошибка, документ должен быть перевыпущен, так как в кассовых бланках исправления не допускаются.
После этого кассиру необходимо вписать номер и дату бланка в журнал регистрации кассовых документов.
Перед тем, как выдать денежные средства на руки, кассир должен произвести проверку личности получателя. Для проведения данной процедуры нужно сверить сведения, проставленные в бланке, с предъявленным документом, удостоверяющим личность. Реквизиты этого документа кассир должен внести в бланк расходного ордера.
Далее сумма денежных средств, которая была проставлена в расходнике, передается вместе с документом получателю. Последний производит подсчет переданных средств, после чего от руки вписывает полученную сумму и ставит личную подпись.
Внимание: в качестве получателя средств может выступать доверенный представитель. В этом случае ему необходимо предъявить кассиру доверенность на выполнение данной операции. Этот документ после совершения выдачи прикрепляется к ордеру.
После того, как смена закончена, кассир оформляет и передает в бухгалтерию отчет. К этому документу должны быть приложены все оформленные за день кассовые документы, включая расходные ордера.
Расходный кассовый ордер бланк 2018 скачать бесплатно
Файлы для скачивания:
По форме КО-2.
Образец заполнения расходного кассового ордера в 2018 году по форме КО-2
Ниже на примере рассмотрим образец заполнения РКО.
Оформление документа начинается с проставления полного названия компании, а рядом в таблице - присвоенного ей .
Расходный ордер может быть оформлен в каком-либо отдельном подразделении. Тогда, его название заносится в отдельную графу «Структурное подразделение» в бланке. Иначе в данной графе необходимо проставить прочерк.
Рядом с наименованием бланка находится поле, в которое необходимо записать номер документа, а затем дату его составления. Дату нужно внести в формате ДД.ММ.ГГГГ.
Аналитический счет заносится в расходный ордер только в том случае, когда данные счета используются на предприятии. Иначе, заполнять его не нужно.
Завершающее поле в данной таблице – «Код целевого финансирования». Его необходимо заполнять только в том случае, когда данные коды разработаны и используются в компании.
В поле «Выдать» необходимо записать полные Ф.И.О. человека, которому выдаются денежные средства. Наименование компании-получателя сюда не записывается.
В поле «Основание» записывается причина, почему необходимо произвести выдачу средств из кассы. Например, здесь можно указать «Оплата материалов», «Оплата услуг», «В подотчет», «Выдача зарплаты» и т. д.
В поле «Сумма» необходимо продублировать сумму прописью, которая выдается из кассы.
В поле «Приложение» указываются данные о документе, на основании какого выполняется выдача. Например, здесь могут быть указаны реквизиты заявления работника, платежной ведомости, отгрузочных документов и т. д.
Важно: на заполненном документе должны поставить свои подписи руководитель и главный бухгалтер субъекта бизнеса. Данным действием они подтверждают, что документ составлен верно, а также дают разрешение на выполнение операции.
Ниже получатель средств без сокращений от руки вписывает сумму прописью. После этого ему необходимо проставить подпись.
Затем кассир вносит в бланк данные документа, который был предъявлен для определения личности. Обычно в качестве такого документа используется паспорт.
После указания всех этих данных заполненный расходник подписывает кассир.
Нюансы
По расходному ордеру может производиться выдача денежных средств юридическому лицу, к примеру, в качестве оплаты за услуги либо материалы. Однако в этом случае нельзя указывать название фирмы как получателя.
Для правильного оформления документа необходимо в графе «Выдать» указать Ф.И.О. работника, который получает оплату от лица организации.
Если же наименование фирмы необходимо обязательно указать, то лучше всего сделать надпись следующего рода: «ООО Компания через Иванова И. А.». В графе «Приложение» нужно отметить реквизиты доверенности на получение средств.
Расходный ордер может выписываться для сдачи денежных средств в банк. Во время этой операции нельзя в графе «Выдать» указывать слова «Выручка», «В банк» либо аналогичные фразы.
При сдаче наличности нужно в РКО записать Ф.И.О. работника, который выполняет данную операцию, а в качестве основания проставить данные об объявлении на внесение наличных.
Внимание: когда зарплата выдается по ведомости, то на нее может быт составлен единый расходный ордер. В графе «Выдать» в этом случае записывается «Работникам организации». А основанием в этом случае будут являться реквизиты платежной ведомости, по которой происходит выплата. При этом графы «По» «Получил» и «Подпись» заполнять не нужно - их требуется оставить пустыми.
Начиная с января 2012 года, проверку относительно соблюдения кассовой дисциплины осуществляют представители налоговой инспекции . Как показывает практика, наличие всей необходимой документации и их верное оформление является залогом успешной проверки .
Что это такое
Начиная с января 2017 года, оформлять бланки рассматриваемого ордера обязаны все без исключения юридически лица , включая и индивидуальных предпринимателей, если на них было открыто юр. лицо.
ИП, на которые не были открыты юр. лица, не обязаны заниматься формирование бланков РКО, и заниматься ведением кассовых книг (это допускается с 1 июня 2014 года ).
В свою очередь, РКО в действующем законодательстве именуется как «Унифицированная форма №КО-2», принятая и разработанная Постановлением Госкомстата РФ от августа 1998 года №88 .
Как заполнить
Как отмечалось ранее, данная документация позволяет в полной мере подтвердить предоставление финансовых средств из кассы. Допускается возможность формирования рассматриваемого документа собственноручно либо же с использованием компьютера (в печатном варианте), причем во втором случае необходимо обязательно распечатывать на бумажный носитель.
Работа с наличными средствами
На документе в обязательном порядке должны быть проставлены подписи трех рабочих
, а именно:
- непосредственного руководства компании;
- представителя бухгалтерии (часто им выступает главный бухгалтер);
- уполномоченного сотрудника, который выдает денежные средства из кассы.
Некоторые компании на сегодня совмещают должности , к примеру:
- непосредственное руководство может выступать и в роли главного бухгалтера:
- уполномоченный сотрудник бухгалтерии может замещать и того, в чьи полномочия входит выдача денежных средств из кассы.
Такая возможность не запрещается действующим законодательством РФ. Параллельно с этим, кассир в процессе выдачи финансовых средств из кассы, в обязательном порядке должен следовать четкой инструкции, причем обращая особое внимание на некоторые нюансы , а именно:
- категорически запрещается предоставление денежных средств без получения предварительного согласия непосредственного руководства;
- в обязательном порядке следует сверить подтверждающий личность документ с имеющимися сведениями в «расходнике»;
- обязательно следует проверить всю необходимую документацию, указанную в РКО;
- обязательно удостоверяется факт предоставления необходимой суммы получателю.
Только по завершению всего вышеизложенного кассир имеет право поставить свою роспись в рассматриваемом документе.
Если же финансовые средства предоставляются из кассы по предоставленной доверенности, то кассир в обязательном порядке должен приложить копию этого документа к РКО.
При этом ордер формируется бухгалтерией в единственном экземпляре, а его регистрация осуществляется в специальном журнале (по форме КО-3).
Необходимо помнить, что является обязательным для всех без исключения юридических лиц.
В тех ситуациях, когда на прилагаемой к РКО документации есть в наличии разрешительная подпись непосредственного руководства компании, то повторная ее простановка в РКО является не обязательной .
Ставить печать в РКО нет необходимости. Поля «Основание» и «Приложение» в составленном бланке по форме КО-2 подразумевает под собой наличие документации со всеми необходимыми печатями.
Исходя из этого, бланк РКО обладает юридической силой и без каких-либо проставленных печатей.
Алгоритм действий для бухгалтера
Рассмотрим процесс составления в таблице.
| Графа для заполнения | Что именно включает в себя |
|---|---|
| «Компания» | Наименование компании, которая составляет рассматриваемый документ. |
| «Нумерация документа» | Порядковый номер рассматриваемой документации. В процессе ведения рассматриваемого ордера в обязательном порядке обеспечивается непрерывная нумерация. |
| «Время формирования» | Когда именно был составлен документ |
| «Код структурного подразделения» | Отображается код структурного подразделения, из которого был израсходован финансовый капитал. Его имеет смысл заполнять только в том случае, если отображается непосредственно само структурное подразделение. |
| «Корреспондирующий счёт, субсчет» | Отображается дебетовый счет бухгалтерских операций, которые формируются на базе самого рассматриваемого документа. |
| «Кодовое значение аналитического учета» | Отображается объект аналитического учета непосредственно самого корреспондирующего счета. |
| «Кредит» | Отображает счет по кредиту различных бухгалтерских операций, которые формируются на базе ордера. Нередко в данной графе заполняют бухгалтерский счет 50 – «Касса». |
| «Денежная сумма, руб. и коп.» | Указывается из кассы размер денежных средств цифрами. |
| «Выдано» | Указываются полные инициалы рабочего, которому были выданы финансовые средства. |
| «На каком основании» | Отображается применение предоставляемых финансовых средств. |
| «Размер» | Отображается с начала строки, причем с заглавной буквы размер предоставленной денежной сумм (исключительно буквами). Что касается копеек, то они отображаются цифрами, а само слово «копейка» также не может быть сокращено. Если же размер израсходованных денежных средств номинирован в валюте «рубль», то оно может быть заменено на название валюты. |
| «Приложение» | В поле подлежит отображению перечень всей необходимой сопровождающей документации с обязательным указанием реквизитов. |
| «Оприходовал/принял» | Отображается размер предоставленных финансовых средств исключительно прописью. Графа подлежит заполнению лицом, которое получило деньги по рассматриваемому документу. Размер отображается исключительно с начала строки и с заглавной буквы. |
| «По» | Указывается название, порядковый номер, место и время предоставления удостоверяющего личность получателя денежных средств. |
Предоставление денежных средств под отчет
Предоставление финансовых средств под отчет из кассы с оформление рассматриваемого документа осуществляется на основании общепринятых правил , а именно:
- предоставлять денежные средства под отчет наемным сотрудникам (либо же иным лицам) можно исключительно в тех ситуациях, когда имеется полный отчет относительно ранее взятых из кассы финансов;
- в обязательном порядке необходимо иметь в наличии составленное соответствующее заявление относительно предоставления финансовых средств на различные неотъемлемые нужды, где размер должен быть отображен исключительно цифрами и прописью.
Более того, сформированное заявление в обязательном порядке прикладывается к рассматриваемому ордеру.
Выдача заработной платы наемным рабочим
В период предоставления заработной платы наемному штату сотрудников в обязательном порядке следует придерживаться определенной инструкции , а именно:
- Изначально следует предварительная подготовка всей необходимой суммы финансового капитала и расчетной ведомости.
- Прежде чем предоставить денежные средства, наемный рабочий в обязательном порядке должен расписаться в расчетной ведомости.
- Обязательно следует пересчитать денежные средства в присутствии наемного рабочего размера выдаваемой суммы.
- Выдача в полном объеме денежных средств наемному рабочему.
Основные нюансы заключаются в следующем:
- в обязательном порядке следует фиксировать в расчетной ведомости предоставленной и депонированной суммы денежных средств (исключительно при ее наличии);
- выданная зарплата наемному рабочему в обязательном порядке подлежит отображению в расчетном кассовом ордере (подлежит оформлению в единственном экземпляре на всю расчетную ведомость);
- вся имеющаяся кассовая документация подлежит скреплению и дальнейшему хранению совместно.
Дополнительно стоит обращать внимание на тот факт, что допускать какие-либо ошибки в РКО, впрочем, как и в остальной документации категорически запрещается.
Исправление допущенных ошибок допускается только в форме достоверно переделанного бланка по форме КО-2.
К примеру, если была обнаружена ошибка уже слишком поздно, то исправить ее будет просто невозможно (к примеру, если было месту недостоверное отображение номера РКО), и вся надежда остается исключительно на период исковой давности (его продолжительность составляет 3 года).
Возможность исправления данных
На сегодня основными нарушениями в процессе формирования расчетного кассового ордера принято считать:
- предоставление финансовых средств из кассы без наличия всех необходимых подписей в рассматриваемой документации (предусмотрен штраф в размере 3000 рублей за каждый обнаруженный факт);
- отсутствие нотариально заверенной доверенности либо же непосредственно сама копия является не заверенной (штраф предусматривается в размере не больше 3000 рублей, причем выписывается должностному лицу).
Дополнительно следует помнить, что согласно действующему законодательству, если обнаруженные ошибки смогли повлечь за собой существенное уменьшение налоговой базы, то штраф составляет порядка 10 тысяч рублей (на основании статьи 15.11 КоАП и статьи 120 Налогового кодекса РФ). Причем штраф накладывается на виновное должностное лицо, а не на саму компанию.
Исходя из всего вышесказанного, можно сделать вывод, что допускать какие-либо ошибки недопустимо, поскольку это влечет за собой административную ответственность.
Как заполнить РКО? Подробности — в данном видео.
Расходный кассовый ордер - это документ первичной учетной документации кассовых операций, по которому производится выдача наличных денежных средств из кассы организации.
Форма расходного кассового ордера
Для расходного кассового ордера установлена специальная форма (форма N КО-2), которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации".
В каких случаях заполняется форма расходного кассового ордера
Расходный кассовый ордер заполняется, когда выдаются на руки наличные денежные средства в следующих случаях:
когда сдается в банк денежная выручка для перечисления на расчетный счет, тогда в строке «Основание» прописывается: «Наличная выручка для перечисления на расчетный счет банка»;
при выдаче денег под отчет (подразумевается использование наличности для осуществления предпринимательской деятельности сотрудником компании в целях данного предприятия) денежные средства выдаются по письменному заявлению получателя (подотчетного лица), документ составляется в произвольной форме, в нем указывается сумма средств к выдаче и период, на который она выдается;
при выдаче наличных денежных средств сотруднику компании для личного использования, например, или материальная помощь. В этом случае в строке «Основание» допустима формулировка - «Для личных нужд»;
когда необходимы наличные средства для нужд предприятия. В этом случае в документе необходимо указать конкретную цель для выдачи денег. В строке «Основание» можно указать: «Выдача денег для оплаты услуг» или «Наличные средства на приобретение товара».
Оформление расходного кассового ордера
Расходный кассовый ордер оформляет:
бухгалтер или другой работник (в том числе кассир), определенный руководителем по согласованию с главным бухгалтером путем издания распорядительного документа;
руководитель (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).
При этом расходный кассовый ордер подписывает руководитель, а также главный бухгалтер или бухгалтер, а при их отсутствии - руководитель, кассир.
В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписываются руководителем.
Расходный кассовый ордер может оформляться на бумажном носителе или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение.
Если расходный кассовый ордер оформляется с применением технических средств, то его необходимо распечатать на бумажном носителе.
Расходный кассовый ордер оформляется всегда днем фактической выдачи денег.
Исправлений в расходном кассовом ордере не допускается.
Порядок заполнения расходного кассового ордера
Расходный кассовый ордер заполняется в единственном экземпляре.
При заполнении расходного кассового ордера следует учитывать следующие моменты:
- поле «Организация» должно содержать наименование субъекта хозяйственной деятельности, а графа «Структурное подразделение» - его подразделения, выдавшего ордер. Если такое структурное подразделение отсутствует, то в графе ставится прочерк;
- в строках «Номер документа» и «Дата составления» проставляется номер ордера согласно журналу регистрации по форме КО-3, а также дата его составления в формате ДД.ММ.ГГГГ. При ведении расходных кассовых ордеров должна обеспечиваться их непрерывная нумерация;
- графа «Дебет» содержит код структурного подразделения, в котором осуществляется выдача денежных средств (при отсутствии такового – ставится прочерк), номер корреспондирующего счета, субсчета, по дебету которого отображается расход средств из кассы, а также код аналитического учета по корреспондирующему счету (прочерк – если применение таких кодов в организации не осуществляется);
- строка «Кредит» отображает номер бухгалтерского счета, по кредиту которого осуществляется выдача денежных средств. Как правило, это счет 50 «Касса» ;
- в поле «Код целевого назначения» вносится код, который отображает цель использования выданных из кассы денежных средств. Если такие коды на предприятии не применяются – ставится прочерк;
- в поле «Сумма, руб. коп.» - указывается расходуемая из кассы сумма цифрами;
- строка «Выдать» содержит фамилию, имя, отчество лица, которому выдаются эти деньги;
- строка «Основание» отображает содержание хозяйственной операции. К примеру, аванс на командировочные расходы, выдача материальной помощи и т.п.;
- сумма выдаваемых средств отображается в строке «Сумма» и должна быть проставлена прописью. Сумма выдачи указывается прописью с начала строки с заглавной буквы в рублях, при этом слово «рубль» («рублей», «рубля») не сокращается, копейки указываются цифрами, слово «копейка» («копейки», «копеек») также не сокращается. Если после проставления в строке остается свободное место, следует поставить прочерк;
- поле «Приложение» отображает реквизиты первичных документов, служащих основанием для выдачи средств из кассы.
После заполнения вышеперечисленной информации проставляются подписи главного бухгалтера и руководителя предприятия с их расшифровками.
Затем следуют строки, заполняемые лицом, которое получает эти денежные средства.
В строке «Получил» прописью указывается сумма денежных средств, полученных из кассы, под ней проставляется дата получения и подпись этого лица.
После выдачи денег кассир предприятия, в отведенных для этого строках, указывает наименование, номер, дату, место выдачи документа, который удостоверяет личность лица, получившего деньги из кассы.
Ниже ставится подпись кассира с ее расшифровкой.
Кассир предприятия обязан проверить документ на правильность составления и погасить приложения к нему штампом «Оплачено» либо штампом предприятия с проставлением даты.
После погашения расходный кассовый ордер остается в кассе предприятия.
При этом вносится запись о выданных деньгах в кассовую книгу (форма N КО-4).
Заполнение расходного кассового ордера при выплате заработной платы
При выдаче зарплаты наличными по расчетно-платежной либо платежной ведомости также нужно составлять расходный кассовый ордер.
При этом следует придерживаться следующего порядка:
РКО ни на общую указанную в ведомости сумму, ни на суммы, уже выданные по ведомости с начала действия ее срока, не оформляется;
в кассовой книге не отражаются ни предназначенные для выдачи, ни уже выданные по ведомости работникам деньги.
На конец последнего дня срока действия ведомости кассир подписывает ведомость, помечает в ней депонированные суммы и передает ее в бухгалтерию.
Бухгалтер все проверяет и тоже ставит свою подпись.
И только после этого, но обязательно в тот же день, бухгалтер составляет РКО на общую фактически выданную работникам сумму, а его номер и дату указывает на последней странице ведомости. При этом датой составления РКО будет дата закрытия ведомости, то есть последний день выдачи зарплаты.
Затем кассир регистрирует РКО в кассовой книге.
Если зарплату в кассе получает только один работник или у в организации не много работников, то при выдаче зарплаты можно обойтись и без ведомости, то есть составить отдельный РКО на выдачу денег каждому работнику.
В этом случае расходный ордер нужно оформлять уже по общим правилам - с указанием Ф.И.О. и паспортных данных работника и получением его подписи.
Также такой РКО должен будет подписать директор, ведь в этом случае расходный ордер служит еще и письменным поручением руководителя выдать зарплату из кассы.
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов
Расходный кассовый ордер должен быть зарегистрирован в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).
Журнал регистрации кассовых документов КО-3 - предназначен для регистрации кассовых документов в ходе ведения кассовых операций и применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров.
Форма № КО-3 состоит из обложки и вкладного листа, по образцу которого происходит оформление, заполнение и печать всех страниц журнала.
Вкладной лист разделен на две части: одна предназначена для регистрации приходных кассовых документов (графа 1-4), другая - для расходных (графы 5-8).
Штрафные санкции
Отсутствие или ненадлежащее оформление первичных кассовых документов, к которым, в частности, и относится расходный кассовый ордер, может повлечь для налогоплательщика штрафные санкции в соответствии со ст. 120 Налогового кодекса Российской Федерации.
Так согласно этой статье грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, если эти деяния совершены в течение одного налогового периода, при отсутствии признаков налогового правонарушения, влечет взыскание штрафа в размере десяти тысяч рублей.
При этом под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается отсутствие первичных документов, в том числе первичных кассовых документов.
Также отсутствие первичных кассовых документов у организации может стать основанием в отказе налогового органа признать указанные расходы организации в целях налогообложения прибыли или единого налога в соответствии с упрощенной системой налогообложения ( - доходы, уменьшенные на величину произведенных расходов).
Сроки хранения расходных кассовых ордеров
Сроки хранения расходных кассовых ордеров составляют, как и для всех первичных документов, пять лет после отчетного года.
Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме .
Расходный кассовый ордер: подробности для бухгалтера
- Организация наличных расчетов в автономном учреждении
Производиться по каждому приходному и расходному кассовому ордеру. Согласно внесенным изменениям вести кассовую... выдача наличных денег производится по расходным кассовым ордерам. Выдача наличных для выплаты заработной... осуществляется по расходным кассовым ордерам, расчетно-платежным ведомостям, платежным ведомостям. При получении расходного кассового ордера (расчетно... при выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир подготавливает сумму наличных, подлежащую...
- Возврат денег покупателю при использовании онлайн-кассы
Услуг. Раньше возврат оформлялся по расходным кассовым ордерам (далее - РКО) и...). Что касается необходимости оформления расходного кассового ордера (форма КО-2 утверждена... формирования приходных кассовых ордеров и расходных кассовых ордеров) целесообразно обратиться в Банк... расходными кассовыми ордерами 0310002 (далее - кассовые документы). Приходный кассовый ордер 0310001, расходный кассовый ордер 0310002 ... содержания: "6.6. Расходный кассовый ордер 0310002 может оформляться по окончании...
- Изменен порядок оформления кассовых операций и выдачи средств под отчет
Приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001); расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002). Указанием № 4416- ... кассовому ордеру (ф. 0310001), расходному кассовому ордеру (ф. 0310002), оформленному на... 0310004) своей подписью. Приходные и расходные кассовые ордера (ф. 031001, 0310002), прилагаемые... форме. Аналогичная ситуация в отношении расходного кассового ордера (ф. 031002). Наличие подписи... с осуществлением деятельности юридическим лицом, расходный кассовый ордер (ф. 0310002) оформляется согласно: ...
- Внесены изменения в порядок ведения кассовых операций
Должны оформляться отдельными приходными и расходными кассовыми ордерами. Заметим, что в связи... производиться по каждому приходному и расходному кассовым ордерам. При этом в Указании... выдача наличных денег проводится по расходным кассовым ордерам. Выдача наличных для выплат... по расходным кассовым ордерам, расчетно-платежным ведомостям, платежным ведомостям. При получении расходного кассового ордера (расчетно... при выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир подготавливает сумму наличных, ...
- Новый порядок кассовых операций и выдачи денег под отчет
Кассовыми документами: приходные кассовые ордера, расходные кассовые ордера. С введением в силу поправок... кассовой книге. Оформление приходных и расходных кассовых ордеров Если кассир оформляет приходный кассовый... коснулись и расходных кассовых ордеров. Проверка кассиром наличие подписей уполномоченных лиц на расходном кассовом ордере, расчетно... , связанные с осуществлением деятельности компании, расходный кассовый ордер оформляется согласно распорядительному документу юридического...
- Новшества в части кассовых операций
Том, что приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, возможно, будут оформляться по окончании... такое предложение. В случае оформления расходного кассового ордера в электронном виде получателем наличных...
- Можно ли в расходнике напечатать сумму прописью в строке "Получил" или только собственноручно писать?
Расходному кассовому ордеру 0310002 кассир подготавливает сумму наличных денег, подлежащую выдаче, и передает расходный кассовый ордер... кассиром или выдача уже заполненного расходного кассового ордера, сформированного с использованием средств автоматизации... получателя денежных средств проставления в расходном кассовом ордере только личной подписи, положений, обязывающих... злоупотреблений, связанных с отражением в расходном кассовом ордере недостоверных данных. Каких-либо официальных...
- Разменный фонд в кассе организации: порядок и требования
... (центральной) кассы на основании расходного кассового ордера и ежедневный возврат остатка размена... обычном порядке - с оформлением расходного кассового ордера. Суды данный метод хранения... по каждому приходному кассовому ордеру (расходному кассовому ордеру), оформленному на полученные (выданные) ... качестве разменного фонда приходными и расходными кассовыми ордерами не оформлялись. Смотрите также... денежных средств кассиру подтверждается приказом, расходным кассовым ордером, вкладным листом кассовой книги. ...
Книгу, не оформлял приходные и расходные кассовые ордера (это допустимо согласно Указанию Банка...
- Возврат средств в доход бюджета
560 1 201 34 610 Расходный кассовый ордер Денежные средства оприходованы на лицевой...
- Как исправляется ошибка неверно указанного вида оплаты при использовании ККТ нового типа (онлайн-кассы)?
Был осуществляться кассиром на основании расходного кассового ордера (РКО) в соответствии с пп...
- Правильный бухучет канцтоваров
50 Выданы подотчетные суммы сотрудникам Расходный кассовый ордер 10.01 71 Канцтовары приняты...