Соблюдение правил кассовой дисциплины и ведение кассовой книги является обязательным для всех организаций и частных предпринимателей при любой системе налогообложения, если они оперируют наличными денежными средствами при ведении деятельности. Рассмотрим, как правильно вести кассовую книгу.
Порядок заполнения кассовой книги установлен Положением о ведении кассовых операций, утвержденным Центробанком 12.10.2011 года. Согласно Положению хозяйствующие субъекты при проведении операций с наличными денежными средствами обязаны вести кассовую книгу (форма КО-4). На каждый год оформляется новая кассовая книга. У предпринимателя или организации допускается одна кассовая книга.
На основании полученных приходных и расходных кассовых документов кассир заполняет соответствующие разделы книги. Каждому кассовому документу соответствует одна запись в кассовой книге. По завершении рабочего дня кассир сверяет данные кассовых ордеров с данными кассовой книги, выводит конечный остаток денежных средств и заверяет эту сумму своей подписью. Остаток денежных средств по кассовой книге сверяется с фактическим остатком наличности в кассе.
Главный бухгалтер проверяет правильность отражения приходных и расходных сумм и расчет остатка на конец дня, и подписывает листы кассовой книги и за проверяемую дату. Если в течение дня не проводилось операций по кассе, то остаток денежных средств в неизменной сумме переносится на следующий день. При заполнении кассовой книги не допускаются помарки, это считается нарушением кассовой дисциплины.
Если при заполнении кассовой книги была допущена ошибка, не влияющая на расчет остатка денежных средств, следует зачеркнуть одной чертой неверное значение, над ним или под ним написать верный вариант и заверить подписями кассира и главного бухгалтера. Если допущенная ошибка повлекла неправильное отражение остатков и оборотов за определенный период, то допускается одинарное перечеркивание ошибочных страниц с пометкой «Аннулировано» и составление новых кассовых листов с корректными данными.
При этом кассир должен составить рапорт на имя главного бухгалтера об обнаружении ошибки. Главный бухгалтер или директор назначает комиссию, ответственную за внесение корректировок в кассовую книгу. После внесения исправлений кассир составляет бухгалтерскую справку с описанием допущенной ошибки и внесенных исправлений.
Налоговая инспекция вправе проверять правильность ведения кассовой книги и штрафовать за нарушения кассовой дисциплины. Однако нужно учесть, что инспектор имеет право оштрафовать предприятие или предпринимателя за нарушение кассовой дисциплины, если нарушение выявлено менее, чем через 2 месяца с момента его совершения.
Титульный лист кассовой книги
На титульном листе кассовой книги пишется полное наименование организации или ФИО предпринимателя, а также год, за который ведется кассовая книга.
Вкладной лист кассовой книги
Страница кассовой книги состоит из двух одинаковых по заполнению частей — вкладного листа и отчета кассира. Заполнять кассовую книгу на бумажном носителе можно с помощью копировальной бумаги или без нее, дублируя записи вкладного листа в отчете кассира. Вкладной лист остается в кассовой книге, а отчет кассира прикладывается к кассовым документам за операционный день.
Образец заполнения кассовой книги
Рассмотрим правила, как правильно оформлять поля кассовой книги.
- В графе «Касса за» указывается дата проведения операций. В поле «Лист» указывается порядковый номер листа кассовой книги.
- В поле «Номер документа» указывается номер соответствующего приходного или расходного ордера.
- В графе «От кого получено или кому выдано» пишутся инициалы физического лица или наименование организации, вносящей или получающей денежные средства, а также характер операции.
- В графе «Номер корреспондирующего счета, субсчета» прописывается номер счета, корреспондирующего со счетом 50, указывающего на способ поступления или расходования средств. Предприниматели эту графу не заполняют.
- В строке «Приход» проставляется сумма полученных денежных средств по ПКО.
- В строке «Расход» указывается сумма выплаченных денежных средств по РКО.
- В графе «Итого за день» подсчитываются общие суммы поступления и выплаты денежных средств.
- В графе «Остаток денежных средств на конец дня» рассчитывается сумма остатка в кассе, полученная сложением остатка денежных средств на начало дня и поступлений за день за минусом суммы произведенных расходов.
Если в сумме денежных средств на конец дня есть средства для выдачи заработной платы, пособий, стипендий, следует указать их отдельной суммой. В конце страницы прописью указывается количество приходных и расходных ордеров.
Как сшивать кассовую книгу
Страницы кассовой книги нумеруются сквозным способом. Вся книга прошнуровывается и заверяется печатью и подписью директора и главного бухгалтера, чтобы не было возможности изъять листы из книги. На последнем листе кассовой книге указывается цифрами и прописью количество прошнурованных листов книги.
Ведение электронной кассовой книги
Возможно оформление кассовой книги в электронном виде. С помощью специальной программы листы кассовой книги распечатываются и сшиваются, а в конце года нумеруются и скрепляются печатью и подписями ответственных лиц. При оформлении кассовой книги в электронном виде титульный лист распечатывается в конце года и скрепляется с вкладными листами книги. При ведении кассового регистра в электронном виде допускается оформление кассовой книги поквартально, а не за год.Нужна ли кассовая книга для ИП?
До вступления в силу Порядка ведения кассовых операций законодательство не указывало прямо и однозначно на обязательное ведение предпринимателями кассовой книги. В Арбитражной практике также имелись решения судов в пользу предпринимателей, которые при совершении операций с наличными средствами не заполняли кассовую книгу.
Любая организация обязана вести кассовую книгу (форма N КО-4) , если получает или расходует наличные деньги. Кассовую книгу ведет кассир или другой работник, в должностные обязанности которого входит ведение кассовых операций. Контроль за ведением кассовой книги возложен на главного бухгалтера (при его отсутствии - на руководителя).
Оформление кассовой книги
Кассовая книга может вестись одним из трех способов: от руки, на компьютере либо в электронном виде.
Кассовая книга заполняется от руки
Перед началом работы с кассовой книгой ее листы надо пронумеровать и прошнуровать. Количество листов указывается на последней странице кассовой книги и заверяется подписями главного бухгалтера и руководителя организации и печатью организации.
Записи в книге надо делать чернилами или шариковой ручкой.
Каждый лист книги состоит из двух одинаковых частей (экземпляров):
первая всегда остается в книге;
вторая - отрывная.
Алгоритм заполнения кассовой книги следующий:
1. В начале смены кассир, то есть работник, в должностные обязанности которого входит ведение кассовых операций:
по пунктирной линии (линии отреза) подгибает отрывную часть листа под первую и вкладывает между ними копировальную бумагу;
указывает дату и сумму остатка наличных на начало дня, которая всегда равна остатку на конец предыдущего рабочего дня, в котором проводились кассовые операции.
2. В течение дня кассир построчно вносит в кассовую книгу записи о каждом приходно-расходном ордере (ПКО) и расходно-кассовом ордере (РКО), оформляемые на полученные и выданные наличные деньги соответственно.
Строка "Перенос" кассовой книги с общей суммой принятых и выданных к этому моменту наличных заполняется:
или в конце смены;
или когда одной страницы листа не хватило для записей за смену.
Если одного листа книги не хватило для всех записей за смену, записи вносятся в следующий лист, в котором в строке "Касса за" указывается та же дата.
3. В конце смены кассир:
подсчитывает и указывает в кассовой книге общую сумму полученных и выданных денег (обороты по кассе) и остаток наличных на конец дня. При этом сумму, предназначенную для выдачи зарплаты по платежной или расчетно-платежной ведомости, указывает дополнительно в строке "в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии";
ставит в кассовой книге свою подпись и указывает фамилию и инициалы.
4. После этого кассир передает кассовую книгу вместе с полученными за день ПКО и РКО бухгалтеру или главному бухгалтеру.
5. Бухгалтер, сверив записи в кассовой книге с данными ПКО и РКО:
указывает в кассовой книге прописью общее количество полученных ПКО и общее количество полученных РКО и расписывается;
возвращает книгу кассиру, оставляя себе ПКО, РКО и отрывную часть листа кассовой книги.
При этом, если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, записи в кассовую книгу не вносятся.
Кассовая книга заполняется на компьютере
В этом случае кассовую книгу можно вести в бухгалтерской программе (например, в 1С) или в другой удобной компьютерной программе.
Записи в такую кассовую книгу вносятся так же, как и при заполнении кассовой книги от руки.
В конце каждого рабочего дня кассир распечатывает и подписывает 2 экземпляра листа кассовой книги, которые относит бухгалтеру вместе с оформленными за день ПКО и РКО. Сверка данных кассовой книги с данными ПКО и РКО проходит так же, как и при заполнении кассовой книги от руки.
Минимум раз в год распечатанные листы кассовой книги надо прошить, указав на обороте последней страницы их общее количество. Затем на этой странице ставят свои подписи и руководитель организации и проставляется печать организации.
Кассовая книга ведется в электронном виде
В этом случае кассовая книга оформляется с применением технических средств, обеспечивающих ее защиту от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации, и подписывается электронными подписями.
Срок хранения кассовой книги
Кассовые документы и книги, журналы учета ПКО и РКО, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, авансовые отчеты, документы по ревизии кассы должны храниться в организации в течение пяти лет.
По истечении сроков хранения документации она подлежит уничтожению.
Административная ответственность
Если кассовая книга в организации не ведется или записи в нее не вносятся или вносятся несвоевременно, то будет наложен штраф:
- на ее руководителя в размере от 4000 до 5000 руб.
на организацию в размере от 40 000 до 50 000 руб.;
Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме .
Кассовая книга: подробности для бухгалтера
- Кассовая книга и журнал кассира-операциониста у ИП
Заполнять журнал кассира-операциониста? О кассовой книге Индивидуальный предприниматель, в том числе... общественного питания, может не вести кассовую книгу и документы, на основании... в этой книге. (Записи в кассовой книге (ф. 0310004) осуществляются кассиром... документы, а также не вести кассовую книгу. Добавим: то же самое... К сведению: освобождение от ведения кассовой книги не распространяется на ИП, являющегося... предприниматель однозначно может не вести кассовую книгу и документы, на основании...
- Организация наличных расчетов в автономном учреждении
До 50 000 руб. Ведение кассовой книги Поступающие в кассу и выдаваемые... наличные деньги должны учитываться в кассовой книге (ф. 0504514). Записи в ней... ордеру. Согласно внесенным изменениям вести кассовую книгу теперь может не только кассир... денег, отраженного в кассовой книге, и заверяет записи в кассовой книге подписью. Нельзя оставить...
- Упрощен порядок ведения кассовых операций
Оформления кассовых документов и ведения кассовой книги. Определены особенности оформления кассовых документов... оформления кассовых документов и ведения кассовой книги. Определены особенности оформления кассовых документов... основании фискальных документов. О ведении кассовой книги Согласно п. 4.6 Порядка... был сверить данные, содержащиеся в кассовой книге. А теперь он сверяет фактическую... остатка наличных денег, отраженного в кассовой книге. Уточнен порядок оформления электронных документов...
- Изменен порядок оформления кассовых операций и выдачи средств под отчет
Деньги юридическое лицо учитывает в кассовой книге (ф. 0310004) (п. 4.6 ... Указания № 3210-У). Записи в кассовой книге (ф. 0310004) осуществляются по каждому... чего следует, что записи в кассовую книгу (ф. 0310004) могут вноситься не... , отраженной в кассовой книге (ф. 0310004), и заверяет записи в кассовой книге (ф. 0310004 ... (ф. 031001, 0310002), прилагаемые к кассовой книге, должны отвечать требованиям, установленным законодательством...
- Внесены изменения в порядок ведения кассовых операций
Кассовых документов на бумажном носителе. Кассовая книга. Поступающие в кассу и выдаваемые... наличные деньги должны учитываться в кассовой книге (ф. 0310004). Записи в ней... Указании № 4416-У предусмотрено ведение кассовой книги не только кассиром, но и... , отраженного в кассовой книге (ф. 0310004), и заверяет записи в кассовой книге (ф. 0310004 ...
- Новый порядок кассовых операций и выдачи денег под отчет
Заверяться электронной подписью. Записи в кассовой книге в связи с поправками могут... . Ранее кассир сверял данные в кассовой книге с кассовыми документами, выводил сумму... и остатком денежных средств в кассовой книге. Оформление приходных и расходных кассовых...
- Возврат денег покупателю при использовании онлайн-кассы
Выданных наличных денежных средствах в кассовую книгу (п. 4.6 Указаний N ... покупателю) по РКО, учитывают в кассовой книге (п. 4.6 Указаний N ... денег, которые следует учесть в кассовой книге. То есть получается, что по...
Каждое предприятие в ходе ведения хозяйственной деятельности сталкивается с использованием наличных средств, будь то выплата заработной платы сотрудникам через кассу, выдача наличных под отчет или оплата за товары и услуги. В статье мы расскажем о тонкостях учета кассовых операций, а также рассмотрим типовые проводки по кассе.
Под кассовым операциями понимают операции, при которых организация выдает и принимает наличные денежные средства в виде банкнот или монет. Осуществлять выдачу и принятие средств организация может как юридическим, так и физическим лицам. Ведение кассовых операций регламентируется порядком, описанный Налоговым кодексом РФ.
К основным кассовым операциям относят прием и выдачу наличности, хранение денежных средств в кассе и передача их в банк. Все операции осуществляются при обязательном соблюдении лимита кассы, сумма которого определяется каждым предприятием индивидуально и фиксируется в соответствующих документах.
В кассу могут осуществляться следующие поступления:
- оплата покупателя (заказчика) за товары, услуги, работы;
- возврат средств подотчетным лицом, ранее выданных на хознужды или на ;
- выручка от продажи продукции в розничной торговой сети;
- расчеты по кредитам;
- внесение процентов по акциям;
- возврат средств поставщиком;
- поступление денежных средств, приобретенных организацией у банка.
Основанием для внесения наличности в кассу является приходный кассовый ордер.
Выдача средств из кассы может осуществляться на следующие цели:
- выплата вознаграждения сотрудниками (заработная плата, премия, бонусы и прочее);
- оплата товаров, работ, услуг (как в виде аванса, так и за фактически полученные товары);
- страховое возмещение, выплата которого предусмотрена договором страхования;
- (как на хознужды, так и на командировочные расходы).
Из кассы могут быть выданы только средства, полученный в качестве выручки от реализованных товаров (работ, услуг). Если организация является посредником или занимается комиссионной торговлей, то все средства, полученные для оплаты в пользу третьих лиц, должны быть переданы в банк.
Основанием для выдачи наличных средств из кассы является расходный кассовый ордер.
Все операции по кассе должны быть отражены в кассовой книге.
Проводки по основным кассовым операциям
Для учета наличности в кассе, а также для отражения оборотов денежных средств используют .
Основные проводки операций по кассе рассмотрим на примерах.
Поступления и списание наличных денежный средств
Выдача средств сотрудникам под отчет, а также выдача заработной платы являются наиболее распространенным основанием для поступления средств из банка для их последующего списания.
Поступление наличности в кассу может осуществляться подотчетным лицом при возврате остатка средств, которые не были использованы на хознужды или с период командировки.
Рассмотрим каждую их вышеописанных ситуаций на примерах.
ООО «Бонус» осуществляет выплату сотрудникам заработной платы через кассу. Сумма, подлежащая выдаче, составляет 964 000 руб.
В учете ООО «Бонус» будут сделаны такие проводки:
Рассмотрим еще один пример с выдачей и поступлением средств через кассу:
ООО «Меркурий 1» осуществило выдачу средств под отчет сотруднику Медведеву А.Г. в сумме 500 руб. Деньги были выданы с целью приобретения бумаги для нужд бухгалтерии. По факту покупки бумаги, Медведев предоставил авансовый отчет и квитанцию об оплате на сумму 9 840 руб., НДС 1501 руб. Остаток неиспользованных средств Медведев А.Г. внес в кассу.
В учете ООО «Меркурий 1» данные операции были отражены следующим образом:
| Дт | Кт | Описание | Сумма | Документ |
| 71 | Медведеву А.Г. выданы средства под отчет | 500 руб. | Расходный кассовый ордер | |
| 10 | 71 | К учету принята приобретенная бумага (9 840 руб. — 1 501 руб.) | 8 339 руб. | Авансовый отчет, квитанция об оплате |
| 19 | 71 | Выделена сумма НДС от стоимости приобретенной бумаги | 1 501 руб. | Квитанция об оплате |
| 19 | Сумма НДС принята к вычету | 1 501 руб. | Квитанция об оплате, счет-фактура | |
| 71 | Медведевым А.Г. возвращена сумма неиспользованных средств в кассу ( 500 руб. — 9 840 руб.) | 1 660 руб. | Приходный кассовый ордер |
Инкассация наличности
Допустим:
ООО «Магнит Плюс» была передана инкассатору наличная розничная выручка для доставки в банк и зачисления на расчетный счет в сумме 856 000 руб. Согласно договору, стоимость инкассаторских услуг составляет 0,15% от инкассируемой суммы.
В учете ООО «Магнит Плюс» были сделаны такие проводки:
Проводки по недостаче в кассе
Предположим, что при передаче средств в сумме 856 000 руб. была выявлена недостача (8 400 руб.)
В таком случае бухгалтер ООО «Магнит Плюс» отразит такие операции в учете:
| Дт | Кт | Описание | Сумма | Документ |
| 57 | Наличная выручка передана инкассатору для доставки в банк | 856 000 руб. | Расходный кассовый ордера, квитанция к инкассаторской сумке | |
| 57 | Денежные средства (за минусом недостачи) поступили в банк и зачислены на расчетный счет ООО «Магнит Плюс» (856 000 руб. — 8 400 руб.) | 847 600 руб. | Банковская выписка, акт пересчета | |
| 57 | Отражена сумма недостачи | 8 400 руб. | Акт пересчета | |
| 91/2 | Списана сумма инкассаторских услуг за прием и пересчет наличных средств (847 600 руб. * 0,15%) | 1 271 руб. | Банковская выписка |
Выплата денежных средств учредителям в виде дивидендов
Допустим:
ООО «Олимп» было принято решения о распределении прибыли, полученной по итогам 2015 года, между участниками общества — учредителем Петренко и директору Сидоренко. Доля учредителя Петренко, который не является сотрудником ООО «Олимп», составляет 465 000 руб., доля директора Сидоренко — 118 000 руб.
В учете ООО «Олимп» были сделаны такие проводки:
| Дт | Кт | Описание | Сумма | Документ |
| 84 | 75/2 | Начисление суммы распределенной прибыли (учредитель Петренко) | 456 000 руб. | Протокол решения правления |
| 75/2 | 68 НДФЛ | Удержание НДФЛ от суммы прибыли, распределенной в пользу учредителя Петренко (456 000 руб. * 13%) | 260 руб. | Протокол решения правления |
| 84 | Начисление суммы распределенной прибыли (директор Сидоренко) | 118 000 руб. | Протокол решения правления | |
| 68 НДФЛ | Удержание НДФЛ от суммы прибыли, распределенной в пользу директора Сидоренко (118 000 руб. * 13%) | 15 340 руб. | Протокол решения правления | |
| 75/2 | 50/1 | Выплата дохода учредителю Петренко | 396 740 руб. | Расходный кассовый ордер |
| 50/1 | Выплата дохода директору Сидоренко | 102 660 руб. | Расходный кассовый ордер |
Каждая организация, которая получает или расходует наличные деньги, обязана вести кассовую книгу. Вопреки распространенному заблуждению, это требование не относится к торговым организациям и не касается расчетов с клиентами. Ведение кассовой книги в 2019 году относится больше к внутренним операциям, таким как выдача денег под отчет или выплата заработной платы. Мы расскажем, как оформить этот важный документ без ошибок.
Кассовая книга (форма N КО-4) применяется всеми юридическими лицами для учета поступлений и выдачи наличных денег организации в кассе. Ее бланк утвержден постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 , однако его применение не является обязательным с 1 января 2013 года, как формы первичного учетного документа, содержащегося в альбомах унифицированных форм. Поэтому, каждый налогоплательщик может самостоятельно разработать и применять свой бланк такого документа, соблюдая при этом установленные требования к его заполнению. Мы расскажем о требованиях и бланке, которые разработаны для этих целей, поскольку их применение позволяет сделать учет наличных операций по кассе более простым и удобным.
Как правильно вести кассовую книгу в 2019 году
В каждой организации, приказом руководителя должен быть назначен человек, ответственный за кассу. Если штат позволяет, то это отдельный кассир, если нет, то, как правило, это главный бухгалтер. Именно это лицо должно вести учет всех операций и книгу. Контролирует процесс, в любом случае, главный бухгалтер. Сама кассовая книга представляет собой журнал, если ведется в бумажном виде, или отдельный раздел бухгалтерской программы, если ведется в электронном. И тот и другой способ разрешен, поэтому остановимся на каждом из них подробнее.
Для начала, рассмотрим обязанности кассира, поскольку они не зависят от способа ведения этого учетного документа и имеют определенный алгоритм, который выглядит так:
- В начале смены кассир должен открыть день, то есть внести запись с датой и суммой остатка средств в кассе. Эта сумма должна быть всегда равна остатку на конец предыдущего рабочего дня. Такие операции могут быть не ежедневными, поэтому открывать смену и делать запись необходимо только в тот день, когда происходило движение средств. В остальные дни остаток просто переносится.
- Каждая операция по выдаче или приему наличных средств должна быть оформлена приходным кассовым ордером (ПКО) или расходным кассовым ордером (РКО). Кассир оформляет эти документы, присваивает им номера и делает запись о каждом из них.
- В конце смены кассир подводит итоги дня по приходу и расходу, о чем делает соответствующие записи и выводит остаток. Записи, сделанные за день заверяет подписью исполнитель с расшифровкой фамилии, имени и отчества. После чего учетный документ передается на проверку и утверждение главному бухгалтеру.
Такой порядок действий предусмотрен для каждой смены. Это только общие требования к ведению документа, основной порядок работы несколько отличается, в зависимости от организации процесса.
Отдельно нужно отметить требования к хранению этого учетного документа. Все РКО, ПКО, отрывные листы, различные чеки и сам журнал должны храниться в организации 5 лет. После истечения этого срока документацию следует уничтожить в установленном порядке.
Как заполнять кассовую книгу: образец электронного бланка
Проще всего организовать ведение такого документа в бухгалтерской программе, в которой отражается весь учет в организации. Эта функция, например, есть в 1С и других программах. В этом случае бланк формируется и заполняется прямо на компьютере, порядок внесения записи при этом не меняется: необходимо вносить данные о каждом ПКО или РКО. В конце дня кассир должен подвести итог, вывести остаток и распечатать листы за день в двух экземплярах. Все документы обязательно поступают на проверку главного бухгалтера, который сверяет данные первичных документов с данными в регистрах и заверяет их своей подписью. Исправления и правки недопустимы.
Ежегодно, а если обороты по кассе в организации ежедневные, то и ежеквартально, распечатанные листы необходимо сформировать в журнал и прошить. На последнем листе должно быть указано общее количество листов и стоять подпись руководителя организации, главного бухгалтера и оттиск круглой печати фирмы, при ее наличии. Кроме того, можно вести кассовую книгу полностью в электронном виде. В этом случае все записи обязательно должны быть заверены электронными подписями уполномоченных лиц, а информация и ее редактирование должны быть защищены от несанкционированного доступа с помощью дополнительных технических средств.
Кассовая книга: образец заполнения вручную и требования к заполнению
Ведение кассовой книги в 2019 году начинается с нумерации и прошивки ее листов. Концы шнуровки сзади журнала нужно заклеить бумажной полосой, на которой нужно указать количество листов, дату начала ведения книги и дату ее окончания. Для заверения записи должны расписаться главный бухгалтер и руководитель организации, а также поставлена печать, при ее наличии. Выглядеть это должно так:
На титульном листе нужно указать наименование организации и период, на который открыт документ. Все записи нужно делать только синей или черной шариковой ручкой или чернилами.
Каждый лист делится на две части:
- одна остается в книге;
- вторая является отрывной и хранится вместе с реестрами РКО и ПКО.
Для заполнения листа кассир подкладывает копировальную бумагу таким образом, чтобы запись ручкой была на том листе, который остается в документе. Записи должны быть полностью идентичными, а вот подпись под копирку ставить нельзя. Поэтому расписаться в конце дня кассир должен на каждом экземпляре. Все записи о РКО и ПКО вносятся построчно, с указанием данных лица, которое внесло или получило деньги. Приход и расход проставляются в разных колонках. Если одного листа не хватает для отражения всех операций за один день, кассир должен заполнить строку "перенос", в которой записывается общая сумма прихода и расхода денег на этот момент. Следующий лист начинается с этих же сумм.
В конце дня следует подвести итоги и указать общий оборот по кассе за день и вывести остаток наличных средств на конец дня. Если в кассе фигурировали суммы, предназначенные для выдачи заработной платы или пособия по платежной или расчетно-платежной ведомости, кассир обязательно выделяет их в строке "в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии". После того, как все записи внесены, их сверяет с первичными документами и заверяет главный бухгалтер.
Правильно заполненный лист за день выглядит так:
Административная ответственность
Нарушение ведения кассовой книги или ее отсутствие является административным правонарушением, ответственность за него предусмотрена статьей 15.1 КоАП РФ, как за нарушение обращения с денежной наличностью. За такой проступок органы ФНС могут наложить административный штраф:
- в размере от 40 тысяч до 50 тысяч рублей на саму организацию;
- в размере от 4 тысяч до 5 тысяч рублей на руководителя или главного бухгалтера.
До недавнего времени абсолютно все юр. лица и индивидуальные предприниматели были обязаны четко следовать кассовой дисциплине, т.е. формировать кассовую книгу, составлять кассовые документы. С начала лета 2014 года индивидуальных предпринимателей освободили от ведения кассовой книги в соответствии с указанием Центрального Банка России.
Что такое кассовая книга?
Касса есть у всех юр. лиц и индивидуальных предпринимателей. Однако многие путают два понятия: контрольно-кассовый аппарат и касса.
Контрольно-кассовая машина (ККМ) - это аппарат, необходимый при приеме наличной оплаты, т.к. когда вы продаете что-то за наличные деньги, вы должны применять контрольно-кассовую машину. В некоторых случаях допускается выдача бланка строгой отчетности вместо кассового чека.
Касса - это совокупность всех наличных операций предпринимателя или организации. Т.е. по кассе отражаются и наличные доходы, и наличные расходы. Выручку наличными, которую вы получаете, в том числе через контрольно-кассовый аппарат, или при выдаче бланка строгой отчетности, нужно отразить по кассе. Если даже у вас нет ККМ, и вы не совершаете наличных операций, кассу все равно следует вести. Заполнение кассовой книги никак не связано с расчетом налогов. Например, по упрощенной системе налогообложения расходы не влияют на расчет налога. Точно также при уплате единого налога на вмененный доход.
Кто должен вести кассовую книгу?
По новому Указанию Центробанка от 11 марта 2014 года под номером 3211-У индивидуальные предприниматели могут не вести кассовые книги наравне с организациями. Индивидуальные предприниматели и малые предприятия должны только формировать расчетные и платежные ведомости, если они выплачивают заработную плату и другие вознаграждения наличными деньгами физическим лицам. А юридич. лица как и раньше должны вести и составлять кассовую документацию при работе с наличными деньгами.
Отмена кассовой дисциплины для ИП не означает, что они не имеют право составлять кассовые документы. Это означает, что государственные органы не вправе проверять и наказывать за отсутствие данной документации. Если с помощью кассовой книги индивидуальному предпринимателю удобно вести учет, то он вправе составлять документы и вести налоговый учет на их основе.
Как правильно оформить кассовую книгу?
Кассовая книга имеет стандартный вид, что упрощает ее заполнение. Но нужно соблюдать определённые требования к порядку оформления кассовой книги. Итак, как вести кассовую книгу?
- На титульном листе книги должны располагаться полные реквизиты юридического лицa или индивидуального предпринимателя, а также промежуток времени, в течение которого она будет вестись.
- Одну книгу можно использовать на протяжении лишь одного календарного года. Не допускается использование одной книги на протяжении нескольких лет.
- В книге все страницы должны быть пронумерованы и прошиты, а в конце обязательно указание количества страниц.
Инструкция по заполнению кассовой книги
В соответствии с новым Указанием, весь порядок ведения кассовой документации будет делиться на: обычный и упрощенный. По простому порядку документацию будут вести ИП и субъекты малого предпринимательства, а соблюдать обычный порядок должны все юридические лица, кроме банков.
Подписи в кассовой документации должны проставлять бухгалтер и кассир. Если на предприятии отсутствует бухгалтер, тогда подписи проставляет руководитель организации. А также, если кассовые операции осуществляет только предприниматель, то в документации достаточно его подписи.
С начала июня 2014 платежные агенты для учета денежных средств, которые были получены по средствам агентской деятельности, обязаны вести отдельную кассовую книгу. Также отдельными ордерами должны оформляться все операции по принятию и расходу денежных средств в рамках деятельности платежного агента.
Важно, что после нового Указа Центрального банка, все формы документов не претерпели изменений.
Требования к ведению кассовой книги включают в себя обязательное оформление данной операции на основании 6 документов:
- книга для учета выданных и принятых денег необходима для учета движения денежных средств в течение дня;
- приходный и расходный кассовые ордеры, предназначенные для оформления поступления и выдачи в кассу наличности;
- кассовая книга, необходимая для сбора информации обо всех операциях с наличными деньгами;
- платежная ведомость для учета выплаченной заработной платы;
- расчетно-платежная ведомость, предназначенная для учета рабочих часов, удержаний и выплат заработной платы работникам.
В бумажные кассовые документы, кроме приходного кассового ордера, можно вносить исправления. Они должны оформляться особенным образом. Рядом с каждой поправкой необходимо указать инициалы лиц, которые исправили данные, а также дату исправления.
Как заполняется кассовая книга в свете произошедших изменений?
1. Всю кассовую документацию разрешается вести в электронном формате. Исправления в данных документах недопустимы. Для подтверждения документов необходима электронная подпись.
2. Не требуется заполнение отчетов кассира (второго листа кассовой книги).
3. Единый приходный кассовый ордер теперь можно оформить не только на основании дневной контрольной ленты кассового аппарата, но и на основании БСО.
4. Получателю больше не нужно указывать сумму полученных наличных письменно в расчётном кассовом ордере.
5. Для выдачи денег в подотчет работнику необходимо оформить в произвольной форме заявление, в котором будет указана сумма наличных и срок, на который выдаются денежные средства, дата и подпись директора.
6. В ведомостях о выдаче заработной платы по-прежнему напротив фамилии работника указывается «депонировано», а вести реестр депонированных средств больше не требуется.
Образец оформления кассовой книги
Образец кассовой книги обязательно учитывает следующие правила:
- на титульном листе обязательно указание полных реквизитов юридического лица или индивидуального предпринимателя, а также временной промежуток, на который заводится книга;
- на бланке листов, сверху, указывается полная дата заполнения листа;
- в ячейке «остаток средств на начало рабочего дня» цифрами вносится сумма денежных средств, находящихся в кассе на начало дня. Эта цифра переносится из ячейки «остаток средств на конец дня» за предыдущий рабочий день;
- по данным расходного и приходного кассовых ордеров заполняются с 1 по 5 столбцы;
- в первом столбце указывается номер ордера;
- во второй столбец вносятся фамилия и инициалы лица, которое получило либо сдало деньги в кассу;
- третий столбец заполняется только организациями;
- суммы расхода и прихода вносятся в остальные два столбца;
- сумма всего расхода и прихода, указанных в предыдущих строках, вносится в поле «перенос»;
- на все незаполненные ячейки ставится прочерк;
- в ячейку «итого за день» цифрами вносятся отдельно суммы прихода и расхода за рабочий день;
- в ячейке «остаток на конец дня» указывается остаток наличных в кассе, который необходимо рассчитывать по формуле:
ОНД+СПД-СРД, где
ОНД - остаток наличных средств на начало дня,
СПД - сумма прихода за рабочий день;
СРД - сумма расхода за день.
- ниже расписывается кассир и бухгалтер (или руководитель предприятия);
- еще ниже указывается количество приходных и расходных кассовых ордеров.
Как сшивать кассовую книгу?
Вся книга должна содержать сквозную нумерацию всех листов. Книгу следует прошнуровывать или прошивать и заверять печатью и подписью бухгалтера (либо руководителя) и директора. В конце книги указывается общее количество листов книги цифрами и прописью.
Как же прошить кассовую книгу? Для этого необходимо:
Определить период, за который сшивается книга, проверить наличие и правильность всех страниц;
Пронумеровать все листы;
При помощи нитки с иголкой сшить книгу так, чтобы узелки на концах ниток находились сзади книги. На узелки ниток следует наклеить маленькие прямоугольники, вырезанные из чистой бумаги;
На книгу приклеивается бумага, в которой должны указываться цифрами и прописью, сколько пронумеровано и прошнуровано страниц, а также, сколько листов заверено печатью. На этой же бумаге расписывается директор и бухгалтер, ставится печать.
Сшивание книги не составляет большого труда.
Видео о том, как сшить кассовую книгу
Особенности кассовой книги для ИП и ООО
Как уже отмечалось ранее, с введением нового указа в начале лета 2014 года, индивидуальные предприниматели освобождаются от ведения кассовой книги. Однако любой желающий индивидуальный предприниматель может продолжать вести учет с помощью кассовой книги. Как и раньше третий столбик «номер корреспондирующего счета» по-прежнему заполняется только организациями.
Юридические лица обязаны указывать лимит остатка наличных средств, а индивидуальные предприниматели и малые предприятия с июня 2014 года освобождены от данной обязанности. Напомним, что малыми считаются предприятия с численностью сотрудников до 100 и выручкой не более 400 миллионов в год. Однако организациям позволено на время выплат заработных плат накопление сумм в кассе сверх обозначенного лимита. На ликвидацию суммы, которая превышает установленный лимит, организациям выделяется максимум пять дней.
Бухгалтеры организаций по-прежнему должны будут оформлять приходные и расходные кассовые ордера. Также юрлицу нужно будет учитывать в кассовой книге все поступающие и выдаваемые денежные средства. Банковские платежные агенты и платежные агенты июня 2014 обязаны оформлять две такие книги. Индивидуальные предприниматели же имеют право больше не оформлять приходные и расходные кассовые ордера и не заполнять кассовую книгу.
Как отмечалось ранее, многие путают понятия «касса» и «контрольно-кассовый аппарат». Касса есть абсолютно у всех участников торговли. Однако с начала лета 2014 индивидуальные предприниматели освобождены Центробанком от ведения книги наравне с организациями.
Некоторые нововведения Центрального банка России коснулись и упрощения ведения кассовых документов для юридических лиц. Отмена ведения отдельных документов для индивидуальных предпринимателей отнюдь не означает, что они не имеют право их вести. Если с помощью кассовой книги индивидуальному предпринимателю удобно вести учет, то он вправе составлять документы и осуществить регистрацию кассовой книги в налоговой на их основе.