Нормативным документом, отражающим структуру организации, ее штатный состав и численность, в соответствии с ее уставом является штатное расписание. Изменения штатного расписания могут быть осуществлены только на основании приказа о внесении изменений в штатное расписание.
Приказ о внесении изменений в штатное расписание
Решение о внесении изменений в штатное расписание принимается работодателем (руководителем организации или ИП). Данное решение должно быть закреплено . Унифицированной формы названного приказа законодательством не предусмотрено. Следовательно, у работодателя возникает право разработать ее самостоятельно. Подписание приказа об изменении штатного расписания производится руководителем или другим уполномоченным на это лицом организации.
Изменения могут касаться следующих положений штатного расписания:
- исключение вакантной должности или нескольких должностей, подразделений в связи с какими-либо организационными изменениями в работе работодателя;
- ввод новых должностей, если принято решение о расширении производства или увеличении объема оказываемых услуг либо выполняемых работ;
- сокращение штата работодателя;
- изменение размера окладов сотрудников;
- переименование подразделений и должностей.
Работодателем также может приниматься решение об иных основаниях изменения штатного расписания.
Обращаем внимание, что у работодателя есть обязанность ежемесячного предоставления сведений о наличии вакантных должностей (п. 3 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1). Такая информация предоставляется в органы службы занятости.
Приведенная ниже Таблица содержит информацию о возможных основаниях внесения изменений, а также основных этапах, которые необходимо пройти работодателю при принятии решения о внесении изменений в штатное расписание.
| Основания внесения изменений в штатное расписание | Порядок (процедура) внесения изменений в штатное расписание | Обязанность ознакомления работников организации или ИП с вносимыми изменениями в штатное расписание |
| 1. Дополнение штатного расписания путем введения новых должностей и структурных подразделений | Создание приказа (проекта приказа) о вводе новых штатных единиц, в котором прописана следующая информация:
| не предусмотрено |
| 2. Исключение вакантных должностей | Создание приказа (проекта приказа) об исключении штатных единиц, в котором прописана следующая информация:
| не предусмотрено, так как данные должности не заняты |
| 3. Сокращение штата |
| Письменное уведомление работников не менее чем за 2 месяца до даты вступления в действие нового штатного расписания/внесенных в него изменений (ч. 2 ст. 180 ТК РФ) и предложение вакантных должностей увольняемым работникам (ч. 3 ст. 81 , ст. 82 , и 180 ТК РФ (далее по тексту — ТК РФ)). Из приведенной нормы следует, что произведенные изменения не могут вступить в силу ранее чем через 2 месяца с момента уведомления. |
| 4. Изменение окладов работников | Изменение размеров окладов, прописанных в штатном расписании, ведет к изменению условий трудовых договоров в части установления размера оплаты труда (абз. 5 ч. 2 ст. 57 ТК РФ и абз. 3 раздела "Штатное расписание" Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). А такое изменение по инициативе работодателя возможно только в случае, если осуществилось изменение каких-либо организационных или технологических условий труда (ч. 1 ст. 74 ТК РФ). Перед внесением таких изменений работодатель обязан провести ряд мероприятий, а именно уведомить работников о:
| Срок уведомления — не позднее чем за 2 месяца до вводимых изменений. Если работник отказывается трудиться в измененных условиях, то трудовое законодательство предписывает работодателю обязанность предложить ему другую имеющуюся у него работу (ч. 3 ст. 74 ТК РФ). Причем сделать это необходимо в письменной форме. Если такой работы нет или работник не согласен с предложенными вариантами, то трудовой договор с работником расторгается (пп. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ). |
| 5. Переименование должностей и подразделений | Создание приказа (проекта приказа) о переименовании должностей и подразделений, в котором прописана следующая информация:
| Срок уведомления — не позднее 2-х месяцев до вводимых изменений. Форма уведомления - письменная. Если работник не согласен с предложенными условиями, то работодатель обязан предложить другую имеющуюся работу. Если такой работы нет или работник не согласен работать на предложенных условиях либо трудиться на имеющейся должности, то трудовой договор с работником расторгается ( |
Штатное расписание является основным документом любой организации, который определяет ее структурную составляющую, а также уровень заработка на каждой вакансии. Исправление данного норматива может осуществляться двумя путями:
- издание приказа с коррективами;
- составление новой редакции основного документа.
Последний способ актуален в тех случаях, когда вносимые правки носят масштабный характер. Законодательство при этом не ограничивает сроки, когда можно издавать новый норматив.
Уведомление об изменении штатного расписания
Уведомление о внесении изменений в штатное расписание направляется работникам в следующих случаях:
- при установлении нового размера заработной платы;
- для переименования должности или структурного подразделения, последнее актуально в том случае, если оно прописано в трудовом договоре;
- при переводе на другую вакансию;
- при сокращении штата.
Также возможны и другие случаи, когда коррективы необходимо внести по тем позициям, которые прописаны в трудовом договоре. Уведомление направляется тогда, когда исправления затрагивают сотрудников. Если таких нет, то никого уведомлять о внесении корректировок не требуется.
Нужно ли утверждать штатное расписание каждый год если нет изменений
Отдельным вопросом является частота внесения исправлений данного документа. Законодательство по этому поводу не предписывает каких-либо ограничений. То есть менять документ о структуре предприятия можно столько раз, сколько в данных действиях возникает необходимость. Главное условие — это соответствие оформления.
Чаще всего порядок составления основного документа предусматривает его утверждение на каждый год. Возникает вопрос, нужно ли его менять, если изменений никаких не имеется. Поскольку ежегодное переоформление документа является рекомендацией, то никаких постановлений об обязательности данной процедуры не имеется. То есть при отсутствии изменений составлять новую редакцию нет необходимости.
Приказ об изменении окладов в связи с изменением штатного расписания
Изменение заработной платы является актуальным вопросом, который имеет свою процедуру решения. Главным аспектом, на который необходимо обратить внимание, является наличие заинтересованных сотрудников. Если вакансия свободна, то для внесения правок необходимо лишь издать соответствующий акт с поправками.
В случае, если имеются занятые сотрудники, нужно согласовать вносимые коррективы с ними. указывает на то, что уведомление о внесении изменений в оклад необходимо направлять работнику не позднее, чем за два месяца до вступления исправлений в силу. Особенно если дело касается уменьшения заработка. Если сотрудник согласен с коррективами, составляется также дополнительное соглашение к трудовому договору.
Внесение исправлений в штатное расписание при индексации и увеличении зарплаты осуществляется по аналогичной процедуре. Для введения корректировок в силу после согласования с работниками издается соответствующий приказ. Он указывает на номер документа, а также те положения, которые необходимо изменить.
Приказ об изменении штатного расписания — введение новых должностей
Изменение штатного расписания в связи с введением новой должности также сопровождается документальным сопровождением. В зависимости от масштабности вносимых правок, это может быть или отдельный приказ, прилагающийся к основному документу, или новая редакция. Второй вариант актуален в ситуации, когда проводится масштабная реорганизация компании.
Важным моментом, на который нужно обратить внимание при составлении приказа — это обоснование вносимых корректировок. В данной роли может выступать одна из следующих причин:
- расширение компании, привлечение большего количества сотрудников и увеличение объемов деятельности;
- реструктуризация отдельного подразделения, службы или правка должностей;
- мероприятия по перераспределению функциональных обязанностей между вакансиями.
Часто такие коррективы затрагивают не только исправление структуры, но и оформление нового уровня заработной платы.
Внесение изменений в штатное расписание — добавление штатной единицы
Многие работодатели задаются вопросом, стоит ли оформлять отдельный акт в том случае, если исправить нужно только количество сотрудников, занятых в указанной должности. В решении данной задачи есть два варианта:
- если происходит уменьшение количества сотрудников, то такие действия являются сокращением штата и оформляются соответственно;
- если добавляются новые единицы, то оформляется данная процедура в соответствии с порядком добавления новой должности.
Второй вариант предполагает издание отдельного приказа с соответствующими правками. Составляется он по тому же образцу, что и аналогичный документ.
Изменение штатного расписания в связи с переименованием должности
Приказ о переименовании должности в штатном расписании составляется в том случае, если сотрудник, работающий в данной вакансии был уведомлен и согласен с внесением коррективов. Уведомление как и в случае с окладом, направляется за два месяца до вступления новой редакции в силу.
Важным моментом является необходимость оформления всей документации. предписывает, что наименование занимаемой должности должно быть обязательно указано в трудовом договоре. Соответственно смена названия должна сопровождаться составлением дополнительного соглашения к нему. Также в порядок должны быть приведены внутренние нормативы — личные карточки сотрудников, инструкции, положения.
Перевод на другую должность в связи с изменениями штатного расписания
Приказ об изменении должности в штатном расписании может повлечь за собой кадровые перестановки. К примеру создание нового отдела требует перевода части работников на новые вакансии. В данной ситуации процедура оформления будет схожей с переименованием.
Работнику направляется уведомление, в случае его согласия подготавливаются все необходимые документы. Основным является дополнительное соглашение к трудовому договору. Также необходимо внести сведения о переводе в личную карточку сотрудника, а также его трудовую книжку.
Приказ об изменении штатного расписания в связи с сокращением штата
Сокращение штата и внесение соответствующих сведений в штатное расписание осуществляется через отдельный приказ. Если в сокращаемой вакансии числятся сотрудники, то по статье 180 ТК РФ они должны быть уведомлены о таких действиях за два месяца.
Приказ о сокращении штата должен содержать в себе следующую информацию:
- в обязательном порядке указывается основание, из-за которого возникла необходимость в сокращении рабочих мест;
- указание вакансий, количества мест и структурных отделов, которые упраздняются;
- указываются даты, когда документ вступает в силу;
- предписывается приведение внутренней документации в соответствие с новыми положениями.
Такой документ должен быть подписан всеми лицами, которых он затрагивает. Отдельным приложением может быть составлен перечень сотрудников, которые сокращаются, с указанием на их ознакомление и согласие с проводимыми мерами.
Является кадровым документом, в котором отражены сведения о составе штата. Обычно его составляют в конце года на следующий календарный год. Но иногда возникает необходимость во внесении в него изменений. Вне зависимости от причин, главное – правильно оформить документ и не допустить ошибок при его утверждении.
Причины внесения изменений
Отмечают ряд причин, на основании которых можно корректировать штатное расписание:
- Изменение структуры предприятия.
- Реорганизация.
- Изменение объемов деятельности.
- Проведение работ для улучшения деятельности предприятия.
- Изменение законодательной базы.
- Экономические расчеты, связанные с производственной и трудовой сферами работы организации.
- Сокращение штата.
- Оптимизация работы предприятия.
- Исключение или введение новых вакантных мест и должностей.
- Изменение заработной платы.
- Переименование должностей.
Способы и особенности внесения изменений
Выделяют два варианта, которые позволяют внести изменения в документ с расписанием штата организации:
- Издание приказа о внесении изменений с перечислением изменений в тексте приказа. Применяется для мелких поправок.
- Составление нового расписания и его утверждение. Применяется в случае существенных изменений.
При внесении изменений стоит также учитывать некоторые особенности:
- Убрать из штатного расписания можно лишь вакантные должности, то есть те, которые не заняты человеком.
- Если удаление вакансии из штатного расписания предполагает увольнение, необходимо уведомить об этом работника за два месяца до вступления в силу приказа.
- Если изменение штатного расписания связано с изменениями условий труда, то работники, которых это касается, должны быть извещены за два месяца.
- Если внесение изменений касается изменения названия должности или отдела, то работники, которых это изменение касается, должны быть предупреждены. Кроме того, в трудовую должна быть внесена соответствующая запись.
- Если изменения касаются оплаты труда, то все изменения также дублируются в трудовом договоре и личной карточке Т-2.
В течение года можно вносить неограниченное количество изменений в штатное расписание. Главное – придерживаться законодательства и своевременно доносить сведения об изменениях трудовому коллективу.
Кто и как составляет приказ?
Приказ, на основании которого вносятся все необходимые изменения в штатное расписание, составляется в произвольной форме. Основные реквизиты документа:
- Название организации или филиала. Указывается полное название.
- Дата составления.
- Номер бумаги. Проставляется согласно принятой на предприятии системы приказов.
- Основания для изменений.
- Дата вступления изменений в силу.
- Перечисления изменений. При этом указывается:
- должность;
- оклад для конкретной должности;
- количество единиц штата, которые надлежит убрать или добавить.
- Подпись ответственного лица.
Составлением бумаги и последующей реализацией приказа занимается:
- Отдел кадров.
- Бухгалтерия.
- Планово-экономический отдел.
- Отдел труда и заработной платы.
Все зависит от размера предприятия и функций каждого из отделов.
Образцы приказа в зависимости от вида изменений
Предлагаем вам образцы типичных приказов о внесении изменений в расписание штата предприятия.
Появление новой должности
Отмечается дата введения новой должности в штат:
Сокращение штата
В документе отмечаются лица, для которых действует сокращение, и дата его вступления в силу:
Переименование должности
В этом случае отмечается наименование нового названия:
Важно уведомить работников об изменениях следующим документом:
Изменение оклада или тарифной ставки
В приказе отмечается, насколько и когда изменится тариф:
Ликвидация вакантных должностей
Перечисляются исключаемые штатные единицы:
Существенные изменения документа
Как уже говорилось, внесение существенных изменений желательно проводить в виде составления и утверждения нового документа. При этом номер расписания будет следующий за ранее принятым. Утверждение расписания происходит согласно принятому порядку на основании общего приказа.
Видео: Изменение штатного расписания в ЗУП 3.0
С помощью видеоурока вы сможете узнать, как правильно вносить изменения в штатное расписание в программе ЗУП 3.0:
Внесение изменений в штатное расписание проводится на основании соответствующего приказа, составленного в произвольной форме и содержащего информацию о причине изменений.
Изменение оклада в штатном расписании - как оформить?
В случае увеличения
Иногда в жизни трудящихся случается такой приятный момент, как повышение ставки. Это может быть в двух случаях:
если человека перевели на должность с большей зарплатой;
если начальство планово или внепланово решило поднять размер оплаты труда.
Рассмотрим подробнее, как правильно оформить изменение оклада в этих случаях.
Увеличение ставки в связи с повышением.
В этом случае процедура увеличения происходит параллельно с переводом на новую должность. Оформляется доп. соглашение с сотрудником, в котором указывается наименование новой специальности и размер вознаграждения за труд. На основании подписанного сторонами соглашения издается приказ о переводе на новую должность по установленной форме Т-5 или Т-5а. В нем следует указать размер увеличенной ставки. В трудовую книжку сотрудника кадровик вносит сведения о переводе.
Увеличение ставки на текущей должности
если нововведение касается должности, оформляется приказ о повышении окладов сотрудников и утверждении изменений штатного расписания. С помощью этого документа руководитель может одновременно увеличить размеры окладов работников и ввести в действие новое штатное расписание, в котором указываются актуальные сведения о зарплатах на предприятии. С работниками, которых коснулись приятные перемены, подписывается доп. соглашение.
Приказ на изменение штатного расписания, увеличение окладов, образец
если увеличивается ставка конкретного сотрудника, действия следующие: непосредственный руководитель работника составляет служебную записку, которую передает директору организации. В записке он обосновывает причину повышения (за добросовестный труд или увеличение обязанностей). Если директор принимает положительное решение, то либо издается приказ о перемещении сотрудника на другую должность с большей ставкой, либо вносятся правки в штатное расписание и делается приказ-перемещение в рамках одной должности. Также работником подписывается доп. соглашение к трудовому договору. Данное соглашение является основанием для приказа о перемещении.
В случае уменьшения
Если на предприятии меняются организационные или технологические условия труда, работодатель имеет право оформить изменение оклада в меньшую сторону. Главное, его размер должен быть не меньше МРОТа. Иначе работодатель рискует ухудшить положение трудящегося, что недопустимо, согласно .
Для осуществления этой процедуры работодателю желательно иметь документальное подтверждение необходимости внесения нововведений в рабочий процесс.
Действия работодателя должны быть следующими:
издается распоряжение о внесении правок в штатное расписание. Работников знакомят с приказом под подпись.
за два месяца до вступления нововведений в силу работникам вручают уведомления с указанием причины уменьшения оклада. Также следует сообщить о возможном увольнении, если сотрудники откажутся трудиться на новых условиях. Согласно статье 74 ТК РФ , если сотрудника не устроит размер оплаты за труд, директор должен будет предложить ему другую подходящую работу. В случае если работник откажется от предложенного варианта, трудовой договор с ним может быть расторгнут (п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ);
если трудящийся не хочет подписывать приказ или уведомление об изменении условий труда, то работодателю необходимо составить акт об отказе. Указанный документ составляется и в случае, если гражданин совсем отказывается выполнять работу в новых условиях
в случае согласия сотрудников оформляется доп. соглашение к контракту и распоряжение о понижении оклада.
Внесение изменений в штатное расписание, изменение оклада в любую сторону оформляется с помощью приказа, ознакомиться с которым вы можете ниже.
Составление приказа о внесении изменений в штатное расписание происходит тогда, когда в организации по каким-либо причинам корректируется действующий документ. При этом правки могу иметь самый разный характер: от изменения названий структурных подразделений и должностей, кадровых перестановок, повышения или понижения заработной платы работников до расширения или, напротив сокращения штата. Как правило, это бывает вызвано либо оптимизацией производственных процессов, либо открытием новых направлений, развитием бизнеса.
ФАЙЛЫ
Порядок внесения изменений
Внесение изменений в штатное расписание должно происходить по определенному алгоритму.
- Для начала на уровне руководства принимается решение о неизбежности подобных корректировок.
- После этого на предприятии издается специальный приказ, который утверждает необходимость изменений и содержит перечень позиций, нуждающихся во внесении правок.
- Далее эти самые правки вносятся в штатное расписание и обновленному документу присваивается очередной номер.
- Ранее действовавшее штатное расписание отправляется на хранение в архив предприятия.
Следует отметить один важный момент: если приказ касается сокращения сотрудников, перевода их на другую должность и тому подобных корректировок, влекущих за собой изменения в условиях работы и трудовых договорах, то с такими приказами работников необходимо знакомить под роспись. Более того: без получения согласия сотрудника на некоторые перемены (к примеру, перевод), они становятся невозможны.
Для достижения этой цели, администрация предприятия должна за 60 дней до намечающегося события любым удобным способом довести до сведения работников уведомления о грядущих изменениях.
Как часто можно вносить изменения в штатное расписание
Закон никоим образом не регламентирует частоту внесения правок в штатное расписание, поэтому здесь все зависит от руководства организации. В принципе при желании изменения можно вносить хоть каждый месяц (правда, такая активность может вызвать интерес со стороны трудовой инспекции), но обычно это происходит значительно реже, раз в год или по необходимости.
Редактировать штатное расписания уместно при незначительных изменениях общей деятельности предприятия.
А вот если речь идет о глобальной реорганизации компании, с полной «перетасовкой» структурных подразделений, штатных единиц и т.п., то лучше не ограничиваться изменениями штатного расписания, а составить новый документ.
Период вступления в действие измененного штатного расписания
Чаще всего отрезов времени между написанием приказа и внесением корректировок в штатное расписание с последующим вступлением его в законную силу ничем не ограничен, за исключением случаев, когда речь идет о сокращении штата.
В таких ситуациях между написанием приказа и вступлением в силу нового штатного расписания должно пройти не менее двух месяцев.
За это время попавшие под сокращение работники предприятия могут определиться с дальнейшими планами: либо перевестись на другую вакантную должность внутри компании (если таковая имеется) либо подыскать новое место работы.
Кто пишет приказ
Написанием приказа может заниматься любой сотрудник, имеющий нужные полномочия и обладающий навыками написания подобного рода документов. Обычно это либо юрисконсульт, специалист кадрового отдела, секретарь или сам руководитель организации. В любом случае, вне зависимости от непосредственного исполнителя, после составления документа, он должен быть передан на визирование директору компании.
Основание для приказа
В данном случае основанием является пояснение причин вносимых изменений. Обычно оно дается в начале документа после слов «В связи с…» и должно в точности отражать фактическое положение дел по кадровой части на предприятии. Однако, наиболее правильным будет наличие определенных документов. В роли таковых выступают со стороны руководителей структурных подразделений, которые ввиду определенных обстоятельств считают нужным расширить отдел или, наоборот сократить некоторые штатные единицы. В случае наличия такой записки, в приказе необходимо:
- дать не неё ссылку,
- указав ее номер,
- дату составления,
- автора (должность и ФИО сотрудника).
Чем более внимательно и точно отнесется работник, задействованный в составлении приказа к своим обязанностям, тем менее вероятными будут в будущем претензии со стороны контролирующих структур, например, трудовой инспекции.
Как правильно составить и оформить приказ
Приказ не имеет унифицированного образца, обязательного к применению, поэтому составлять его можно в произвольном виде или по шаблону, разработанному внутри предприятия и утвержденному в его учетной политике. Одновременно с этим, следует иметь в виду, что документ должен содержать некоторые необходимые сведения:
- наименование предприятия,
- номер и дату составления приказа,
- основание для него,
- полный список вносимых изменений.
Оформление приказа также может быть абсолютно любым: печатным или рукописным, на простом стандартном листе А4 формата или на фирменном бланке компании. Единственное непреложное условие – он должен быть удостоверен подлинным автографом руководителя организации или иного уполномоченного на подписание подобного рода бумаг сотрудника. Кроме того, под приказом должны поставить свои подписи лица, на которых возложена ответственность за его исполнение и те, кого они непосредственно касаются (правда только тогда, когда приказ влечет за собой изменения в их трудовых договорах).
Как правило, приказы составляются в единственном экземпляре и на протяжении периода действия содержатся в специальной папке вместе с другими действующими нормативно-правовыми актами, приказами и распоряжениями, а после утраты актуальности передаются на хранение а архив предприятия.