"Медтехника-1"
1. Общие положения
- Товарный чек (или счет-фактура с накладной)
· если в кассовом чеке отдельной строкой выделен НДС, вместо товарного чека предоставляется счет-фактура с накладной.
· если вместо товарного чека есть счет-фактура с выделенным НДС, а в кассовом чеке НДС не выделен – должна прилагаться квитанция к приходному ордеру с выделенным отдельной строкой суммой НДС.
После приобретения подотчетное лицо должно передать ТМЦ на склад для оприходования.
Если материалы были сразу израсходованы (например, канцтовары в небольшом количестве, бланки), то после оприходования их на склад подотчетное лицо должно расписаться в требовании на складе предприятия.
3. Командировочные расходы, оформление, списание, документы
Командировкой считается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.
Направление работников в командировку производится руководителем ОАО, оформляется командировочным удостоверением и служебным заданием на командировку, установленным определенными формами. По усмотрению руководителя предприятия направление работника в командировку, может оформляться приказом. Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник может возвращаться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. При командировках в такую местность, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются.
Вопрос о том, может ли работник возвращаться к месту своего постоянного жительства, в каждом конкретном случае решает руководитель ОАО, в соответствии с графиком поездок, дальности поездки и условий транспортного сообщения.
При командировании бригад, выполняющих работы по электрозамерам, поверке средств измерений, обслуживание систем медгазоснабжения необходимо учитывать графики поездок и задания на месяц. Суточные не выплачиваются, если эти бригады направляются в командировку на расстояние от Санкт-Петербурга до 60 км.
Приказом по фиксированное количество дней для бригад, осуществляющих техническое обслуживание ЛПУ согласно договоров.
Для направления в командировку оформляется задание. Задание оформляет начальник отдела или структурного подразделения. Командировочное удостоверение оформляется в том структурном подразделении, откуда командирован сотрудник и подписывается генеральным директором или главным инженером. Время убытия и прибытия из командировки оформляется начальником структурного подразделения (ст. мастером, начальником метрологической службы).
Командировочные удостоверения оформляются печатью для хозяйственной деятельности ОАО.
Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметка о дне прибытия и выбытия делается в каждом пункте.
Командированному работнику может выдаваться аванс на командировочные расходы. Командированному работнику возмещаются следующие расходы, связанные с его пребыванием в командировке:
Суточные за время пребывания в командировке, в том числе и за время нахождения в пути устанавливаются:
· с 01.01.2009г. в размере 100 рублей по территории Ленинградской области ;
· с 01.04.2009 – 300 рублей,
· при направлении в командировку за пределы г. СПб и ЛО индивидуально, согласно приказа на направление в командировку.
- расходы по проезду к месту командировки и обратно, в т. ч. и плата за пользование постельными принадлежностями;
- сборы за услуги аэропортов, вокзалов;
- различные страховые и комиссионные сборы;
- расходы по провозу багажа.
- расходы по найму жилого помещения
Остальные виды перечисленных выше расходов возмещаются в полном объеме согласно документам, подтверждающим оплату этих расходов. Все сверхнормативные или неподтвержденные суммы, выплачиваемые работнику в возмещение командировочных расходов, подлежат немедленному включению в его совокупный доход и обложению НДФЛ в установленном законом порядке.
Согласно действующему Порядку ведения кассовых операций в РФ лица, получившие деньги в подотчет обязаны не позднее трех рабочих дней со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Главный бухгалтер
1.1. Настоящее положение о расчетах с подотчетными лицами в [наименование организации] (далее - Положение, организация) устанавливает единый порядок выдачи наличных денежных средств из кассы организации.
1.2. Настоящее Положение регулирует отношения уполномоченных лиц организации по работе с денежной наличностью и работников (лиц, с которыми заключены трудовые договоры или договоры гражданско-правового характера), получающих наличные денежные средства под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности организации (далее - подотчетные лица).
1.3. Кассовые операции ведутся в кассе кассовым или иным работником, определенным руководителем организации из числа своих работников (далее - кассир), с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми кассир должен ознакомиться под роспись.
Кассовые операции могут проводиться руководителем.
2. Порядок выдачи наличных денежных средств под отчет
2.1. Выдача наличных денежных средств работникам из кассы организации под отчет производится на следующие цели: [вписать нужное].
2.2. Перечень лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет, устанавливается приказом руководителя организации.
2.3. Выдача наличных денежных средств под отчет производится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.
2.4. Выдача наличных денежных средств под отчет осуществляется по расходному кассовому ордеру 0310002, оформленному согласно письменному заявлению подотчетного лица.
Заявление подотчетного лица составляется в произвольной форме и должно содержать запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.
2.5. Работники, получившие денежные средства под отчет, обязаны в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который они выданы, или со дня выхода на работу, предъявить [главному бухгалтеру/бухгалтеру/при их отсутствии - руководителю организации] авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.
2.6. В авансовом отчете работник, получивший денежные средства под отчет, должен отразить все произведенные расходы.
2.7. Проверка авансового отчета [главным бухгалтером/бухгалтером/при их отсутствии - руководителем организации], его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются [срок, установленный руководителем].
2.8. При получении авансового отчета [главным бухгалтером/бухгалтером/при их отсутствии - руководителем организации] проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм.
2.9. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации и принимается к учету.
2.10. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке.
2.11. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.
2.12. На основании данных утвержденного авансового отчета производится списание подотчетных денежных сумм.
3. Порядок действий кассира при приеме и выдаче денежных средств под отчет
3.1. При получении расходного кассового ордера 0310002 кассир проверяет:
Наличие подписи [главного бухгалтера/бухгалтера/при их отсутствии - руководителя] и ее соответствие образцу;
Соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью;
Наличие подтверждающих документов, перечисленных в расходном кассовом ордере 0310002.
3.2. Кассир выдает наличные деньги после проведения идентификации получателя наличных денег по предъявленному им паспорту или другому документу, удостоверяющему личность в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации (далее - документ, удостоверяющий личность), либо по предъявленным получателем наличных денег доверенности и документу, удостоверяющему личность.
3.3. Выдача наличных денег осуществляется кассиром непосредственно получателю наличных денег, указанному в расходном кассовом ордере 0310002 или в доверенности.
3.4. При выдаче наличных денег по доверенности кассир проверяет соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег, указанных в расходном кассовом ордере 0310002, фамилии, имени, отчеству (при наличии) доверителя, указанным в доверенности; соответствие указанных в доверенности и расходном кассовом ордере 0310002 фамилии, имени, отчества (при наличии) доверенного лица, данных документа, удостоверяющего личность, данным предъявленного доверенным лицом документа, удостоверяющего личность.
3.5. В случае выдачи наличных денег по доверенности, оформленной на несколько выплат или на получение наличных денег у разных юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, делаются ее заверенные копии. Заверенная копия доверенности прилагается к расходному кассовому ордеру 0310002. Оригинал доверенности (при наличии) хранится у кассира и при последней выдаче наличных денег прилагается к расходному кассовому ордеру 0310002.
3.6. При выдаче наличных денег кассир подготавливает сумму наличных денег, подлежащую выдаче, и передает расходный кассовый ордер 0310002 получателю наличных денег для проставления подписи.
3.7. Кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму наличных денег таким образом, чтобы получатель наличных денег мог наблюдать за его действиями, и выдает получателю наличные деньги полистным, поштучным пересчетом в сумме, указанной в расходном кассовом ордере 0310002.
3.8. Кассир не принимает от получателя наличных денег претензии по сумме наличных денег, если получатель наличных денег не сверил в расходном кассовом ордере 0310002 соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью, и не пересчитал под наблюдением кассира полистно, поштучно полученные им наличные деньги.
3.9. После выдачи наличных денег по расходному кассовому ордеру 0310002 кассир подписывает его.
3.10. Прием остатка наличных денег, полученных под отчет, проводится кассиром по приходному кассовому ордеру 0310001.
3.11. При получении приходного кассового ордера 0310001 кассир проверяет:
Наличие подписи [главного бухгалтера/бухгалтера/при их отсутствии - руководителя организации] и ее соответствие образцу;
Соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью;
Наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере 0310001.
Примечание. В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, не оформляются.
3.12. Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом.
3.13. Наличные деньги принимаются кассиром таким образом, чтобы вноситель наличных денег мог наблюдать за действиями кассира.
3.14. После приема наличных денег кассир сверяет сумму, указанную в приходном кассовом ордере 0310001, с суммой фактически принятых наличных денег.
3.15. При соответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в приходном кассовом ордере 0310001, кассир подписывает приходный кассовый ордер 0310001, проставляет на квитанции к приходному кассовому ордеру 0310001, выдаваемой вносителю наличных денег, оттиск печати (штампа) и выдает ему указанную квитанцию к приходному кассовому ордеру 0310001.
3.16. При несоответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в приходном кассовом ордере 0310001, кассир предлагает вносителю наличных денег довнести недостающую сумму наличных денег или возвращает излишне вносимую сумму наличных денег. Если вноситель наличных денег отказался довнести недостающую сумму наличных денег, кассир возвращает ему вносимую сумму наличных денег. Приходный кассовый ордер 0310001 кассир перечеркивает и передает [главному бухгалтеру/бухгалтеру/при их отсутствии - руководителю] для переоформления приходного кассового ордера 0310001 на фактически вносимую сумму наличных денег.
Утверждено приказом руководителя
Положение о расчетах с подотчетными лицами
1. Общие положения
1.1. Данное Положение разработано для установления и применения в организации единого порядка по расчетам с подотчетными лицами, который позволит в полной мере контролировать движение выданных подотчет авансов , их целевое использование, а также правильно отражать в бухгалтерском учете хозяйственные операции, связанные с подотчетными суммами.
· Трудовой кодекс Российской Федерации.
1.3. Денежные средства, выдаваемые работникам на административно-хозяйственные, представительские, командировочные расходы, а также расходы, связанные с непосредственной деятельностью организации, называются подотчетными суммами.
1.4. Работники, получающие подотчетные суммы, являются подотчетными лицами.
· наименование должностей ответственных лиц и их подписи.
4.6. Ответственность за достоверность данных, содержащихся в первичных документах, несут лица, составлявшие и подписавшие эти документы.
4.7. Полученный авансовый отчет проверяется бухгалтером по содержанию, по цели использования, по итоговой сумме в течение 3 дней, затем подписывается главным бухгалтером в течение 2 дней и утверждается директором за 2 дня.
4.8. После утверждения авансовый отчет принимается к исполнению: перерасход по подотчетным суммам выдается подотчетному лицу в течение 3 дней, остаток вносится работником в течение 5 дней.
4.9. Если задолженность по подотчетным суммам вовремя не возвращается на предприятие, то в течение месяца принимается решение руководства об удержании долгаиз заработной платы работника и издается приказ.
4.10. В случае, когда подотчетные средства не были потрачены на указанные цели, работник в течение 3 дней после окончания срока аванса обязан вернуть полученный подотчет в полной сумме в кассу предприятия.
4.11. Аналитический учет подотчетных сумм ведется в разрезе подотчетных лиц с указанием фамилии, инициалов, сумм выдачи, произведенного расхода, возврата остатка или получения перерасхода.
4.12. Затраты, произведенные не по назначению, могут быть возмещены, по решению руководства, из чистой прибыли с оплатой всех необходимых налогов.
Утверждено Приказом руководителяООО «Восток» от 12.01.2016 № 14
Положение о расчетах с подотчетными лицами
Общие положения
Данное Положение разработано для установления и применения в организации единого порядка по расчетам с подотчетными лицами, который позволит в полной мере контролировать движение выданных подотчет авансов, их целевое использование, а также правильно отражать в бухгалтерском учете хозяйственные операции, связанные с подотчетными суммами.
Основными нормативными правовыми актами, регламентирующими порядок расчетов с подотчетными лицами, на основании которых разработан данный документ, являются:
Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
Указание Банка России от 11.03.2014-У «Опорядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»;
Инструкция по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации, утвержденная Приказом Минфина от 31.10.2000 №94н;
Трудовой кодекс Российской Федерации.
Денежные средства, выдаваемые работникам ООО «Восток» на административно-хозяйственные, представительские, командировочные расходы, а также расходы, связанные с непосредственной деятельностью организации, называются подотчетными суммами.
Работники, получающие подотчетные суммы, являются подотчетными лицами.
Порядок выдачи денежных средств под отчет
Выдача денежных средств под отчет на нужды организации производится работникам, должности (фамилии) которых приведены в списке должностей (фамилий), имеющих право получать подотчетные суммы, утвержденном Приказом руководителя от 07.01.2016 № 7 .
Подотчетные суммы на командировочные расходы имеют право получать все работники компании, с которыми у ООО «Восток» заключены трудовые отношения, на основании Приказа директора, который издается отдельно в каждом конкретном случае.
Авансы под отчет могут быть выданы:
наличными в кассе предприятия;
безналичным путем на корпоративную карту или зарплатную банковскую карту сотрудника.
Выдача подотчетных сумм происходит на основании заявления, написанного работником и утвержденного руководителем, в котором сотрудник указывает:
назначение аванса;
сумму с ее обоснованием (расчетом);
срок, на который ему необходимы запрашиваемые деньги;
данные банковской карты, в случае получения подотчета безналичным путем.
На заявлении работника бухгалтер делает отметку об отсутствии задолженности по ранее полученным подотчетным суммам, ставит дату и подпись. Если долг за работником существует, то его необходимо погасить и только потом оформлять новый запрос на подотчет.
Руководитель за 2 рабочих дня рассматривает заявление, делает отметку о размере аванса и срока, на который он будет выдан, ставит подпись и дату.
После утверждения директором заявления работник получает аванс на хозяйственные расходы в течение 2 рабочих дней.
Максимальная сумма денежных средств под отчет на определенные виды расходов установлена Приказом директораот 08.01.2016 № 9 . Подотчет, превышающий установленный лимит утверждается отдельным Приказом.
Предельный срок выдачи подотчетных сумм составляет 30 календарных дней.
Выдача денежных средств оформляется с указанием цели, на которую сотрудник имеет права тратить деньги. На иные цели расходование подотчетных сумм не допускается.
Передача денежных средств, полученных под отчет, другим лицам не разрешается.
Если работник в случае производственной необходимости и с устного согласия руководителя произвел оплату за счет собственных средств, возмещение производится по авансовому отчету работника, утвержденному директором в течение 3 дней.
Порядок выдачи и расходование подотчетных сумм на представительские расходы производится в соответствии с «Положением о расходовании денежных средств на представительские расходы», утвержденном Приказом директора от 04.01.2016 № 3 .
Порядок расчета и выдачи аванса на командировочные расходы происходит согласно «Положению о служебных командировках работников ООО «Восток» , утвержденном Приказом от 05.01.2016 № 5 .
Работник организации, получивший аванс на расходы в интересах предприятия, отчитывается о потраченных суммах в течение 3 дней после окончания срока, на который были выданы подотчетные суммы или не позднее 3 дней со дня приезда из командировки, предоставив в бухгалтерию авансовый отчет с приложенными к нему документами, подтверждающими факт расхода.
Форма авансового отчета утверждена Приказом директора от 05.12.2015 № 54 .
Работник производит оплату за товары и услуги от имени ООО «Восток» на основании доверенности, полученной в бухгалтерии организации.
Подотчетное лицо должно предоставить вместе с отчетом документы о произведенной оплате и о факте получения материальной ценности или услуги, то есть, кроме кассового чека и квитанции к приходному ордеру должны быть получены:
в розничной торговле – товарный чек с полной расшифровкой покупки;
в организациях оптовой торговли – накладная, счет-фактура или унифицированный передаточный документ;
при получении услуги – договор, акт прима-передачи, счет-фактура.
Первичные документы, должны содержать все необходимы реквизиты, предусмотренные законодательством, то есть:
наименование документа;
дату составления документа;
наименование организации, составлявшей документ;
содержание хозяйственной операции;
величину измерения в натуральных и денежных единицах;
наименование должностей ответственных лиц и их подписи.
Ответственность за достоверность данных, содержащихся в первичных документах несут лица, составлявшие и подписавшие эти документы.
Полученный авансовый отчет проверяется бухгалтером по содержанию, по цели использования, по итоговой сумме в течение 3 дней, затем подписывается главным бухгалтером в течение2 дней и утверждается директором за 2 дня.
После утверждения авансовый отчет принимается к исполнению: перерасход по подотчетным суммам выдается подотчетному лицу в течение 3 дней, остаток вносится работником в течение 5 дней.
Если задолженность по подотчетным суммам вовремя не возвращается на предприятие, то в течение месяца принимается решение руководства об удержании долгаиз заработной платы работника и издается приказ.
В случае, когда подотчетные средства не были потрачены на указанные цели, работник в течение 3 дней после окончания срока аванса обязан вернуть полученный подотчет в полной сумме в кассу предприятия.
Аналитический учет подотчетных сумм ведется в разрезе подотчетных лиц с указанием фамилии, инициалов, сумм выдачи, произведенного расхода, возврата остатка или получения перерасхода.
Затраты, произведенные не по назначению, могут быть возмещены, по решению руководства, из чистой прибыли с оплатой всех необходимых налогов.
Приказ
Об утверждении Положения о порядке расчетов с подотчетными лицами
[наименование государственного (муниципального) учреждения]
[число, месяц, год ] N [значение ] [место издания приказа ]
В целях установления порядка расчетов с подотчетными лицами приказываю:
1. Утвердить Положение о порядке расчетов с подотчетными лицами [наименование государственного (муниципального) учреждения ] согласно Приложению к настоящему приказу.
2. Приказ применяется, начиная с [число, месяц, год ]
3. Ознакомить с настоящим Приказом всех сотрудников учреждения, имеющих отношение к выдаче и получению денежных средств под отчет.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на [должность, фамилия и инициалы ответственного должностного лица ].
[наименование должности ] [подпись ] [Ф.И.О. ]
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.