Дата написания: 2013-12-16
Понятие и значение подписи на документах
Как известно подписи на документах, в том числе на договорах, имеют первостепенное значение. Именно подпись придает документу необходимую юридическую силу. С одной стороны, подпись издревле является идентификатором лица проставляющего ее. С другой - она как бы служит гарантом согласия лица с текстом документа, который он заверяет своей подписью. Это двоякая функция подписи - идентификатора и гаранта одновременно, не утратила своей актуальности и сегодня - в век информационных технологий, когда на фоне всевозможных электронных подписей проставление рукописной подписи считается чуть ли не архаизмом. Но так ли это на самом деле? Давайте разберемся.
В свое время еще известный российский исследователь Волков А.Ф. определял подпись фамилии как наиболее существенную часть - "одна она дает непреложную уверенность в том, что письменное заявление исходит от лица, его подписавшего". Действительно, во все времена считалось, что подписание документов влечет серьезные правовые последствия. Российский исследователь полагал и небезосновательно, что подпись, прямо говоря, обязывает подписавшего, даже и в случае его заявления, что он даже мельком и не читал содержание подписанного им документа: "если обязывающийся не читал до того акта и подписал его, не ознакомившись с его содержанием, то его неосведомленность произошла по собственной вине и возлагать ее последствия на ни в чем неповинную и добросовестно поступившую сторону нет оснований". И это правильно. Внимательное отношение к подписываемым документам ведет к повышению ответственности, а следовательно к становлению более зрелого правого сознания. К аналогичным выводам приходит в последнее время и судебная практика.
В определении подписи сегодня существует два основных подхода (строго формальный и либеральный). Согласно первому из них в соответствии с п. 1 ст. 19 Гражданского кодекса РФ (Далее - ГК РФ):
Гражданин приобретает и осуществляет права и обязанности под своим именем, включающим фамилию и собственно имя, а также отчество, если иное не вытекает из закона или национального обычая
То есть, если говорить по простому, акт подписания документа предполагает собственноручное написание своего полного имени, а именно своей фамилии, имени и отчества. Следуя логике этого подхода, только это может быть признано подписью лица в точном правовом смысле этого слова.
Но существует и другая позиция, менее строгая и более либеральная, которая, кстати, главенствует и в зарубежных странах сегодня. В этом подходе одновременно указываются и ФИО лица и его подпись. Под подписью в данном случае понимается уникальная совокупность символов, написанных от руки, с применением определенных оформительных приёмов, служащая для идентификации человека. Обратите внимание данный подход широко применяется и в профессиональной среде. Например, в отечественной банковской практике и в нотариате используется именно этот подход. Если посмотреть внимательно на банковские документы (кредитные договора, банковские карточки и т.д.) или скажем нотариальные доверенности в них Ф.И.О. и подпись друг от друга довольно четко отделены, одно следует за другим, всегда вместе, но ни одно вместо другого. Там где требуется волеизъявление лица на документе, проставляется одновременно друг за другом его полное ФИО и подпись (в смысле совокупности символов, написанных с применением определенных оформительных приёмов). Данный подход я полагаю наиболее верным и оптимальным.
Виды подписей
Собственноручные подписи, или как их еще называют автографы, наиболее естественный и распространенный вид подписи. Кстати, слово автограф имеет греческое происхождение и переводится буквально как собственноручное письмо. Данный вид подписи на важных документах рекомендую проставлять аналогично подходу описанному выше.
Однако в последние десятилетия в мировой практике появились так называемые аналоги собственноручных подписей. Технологии не стоят на месте, есть спрос на правовые инструменты позволяющие обмениваться документами более оперативно, осуществлять сделки дистанционно в режиме реального времени. Проставление собственноручной подписи, в этих условиях порой крайне неудобно. Это стало тормозить стремительно развивающиеся рыночные отношения. В связи с этим были разработаны и введены в оборот всевозможные аналоги собственноручной подписи, которые способны решить поставленные перед ними современным глобальным рынком задачи - согласование воли сторон на расстоянии и мгновенный обмен документами. В отечественном законодательстве наибольшее распространение получили два аналога собственноручной подписи:
- Факсимиле
- Электронная подпись
Факсимиле термин латинского происхождения, в буквальном переводе означает - "сделай подобное" и представляет собой так называемую клише-печать, которая механически воспроизводит собственноручную подпись лица. К факсимиле также можно отнести в какой то степени и сканированное изображение подписи лица, которое затем вставляется в электронный текст документа.
Напротив, электронная подпись это совокупность данных, представляющих собой информацию в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.
Ввиду специфики вышеуказанных аналогов собственноручной подписи, как правило, факсимиле широко стало проставляться на бумажном носителе, а электронная подпись на электронном документе.
В части 4 ст. 11 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" указывается
В целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами
Законом, устанавливающим правовое положение электронной подписи на территории Российской Федерации и регулирующий отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий, является
Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи"
Данный закон реализовывает основные принципы международного права в области правового регулирования электронных подписей, одним из которых является "технологическая нейтральность" закона, а также правовое признание различных видов электронных подписей.
На международной арене аналогичные акты приняты уже давно, они вполне эффективно справляются со своими задачами. К таковым например можно отнести:
Директива 1999/93/EС Европейского Парламента и Совета от 13 декабря 1999 г. "О правовых основах регулирования электронных подписей в Сообществе"
Типовой закон ЮНСИТРАЛ "Об электронных подписях" 2001 г.
В отечественной практике использование электронной подписи при подписании документов, в особенности договоров, вопрос серьезный, влекущий определенные последствия. Стороны должны об этом договорится заранее, за исключением если такая возможность использования не вытекает напрямую из закона или иного правового акта. Об этом недвусмысленно говорится в п. 2 ст. 160 ГК РФ
Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Обычно в этом случае заключают дополнительно отдельное соглашение об использовании сторонами документов в электронном виде, в том числе с применением электронных подписей. В соглашении необходимо указать детальный порядок когда, в каких случаях и для каких целей используется электронная подпись, в том числе ее правовой статус и возможность использования таких документов в суде в качестве надлежащего доказательства. Довольно часто вместо отдельного соглашения стороны делают соответствующую оговорку об использовании электронных документов (электронных подписей) прямо в тексте заключаемого договора. Юридически это допустимо, однако следует помнить, что пока сам договор (с соответствующей оговоркой) не будет подписан сторонами собственноручно, ни о какой легитимности документов в электронном виде с применением электронных подписей не может быть и речи.
Аналогично этому обстоит дело и с печатью-клише. Если стороны желают проставлять на договорах и иных документах факсимиле, они также должны прийти к соглашению об этом (отдельно или в самом договоре), подписав заранее "соглашение" собственноручно.
Подведем итоги.
Подпись придает документу необходимую юридическую силу.
С одной стороны, она издревле являлась идентификатором лица проставляющего ее. С другой - она как бы служит гарантом согласия лица с текстом документа, который он заверяет своей подписью.
Существует два основных подхода в определении подписи
Согласно первому из них акт подписания документа предполагает собственноручное написание своего полного имени, а именно своей фамилии, имени и отчества.
Согласно второму, который является наиболее распространенным, при написании подписи одновременно указываются и ФИО лица и его "подпись". Под "подписью" в данном случае понимается уникальная совокупность символов, написанных от руки, с применением определенных оформительных приёмов, служащая для идентификации человека.
Все подписи условно можно поделить на две группы
- Собственноручные подписи (автографы)
- Аналоги собственноручных подписей
В отечественном законодательстве наибольшее распространение получили два аналога собственноручной подписи:
- Факсимиле
- Электронная подпись
Факсимиле представляет собой так называемую клише-печать, которая механически воспроизводит собственноручную подпись лица.
Электронная подпись это совокупность данных, представляющих собой информацию в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.
Возможность использования аналогов собственноручной подписи при совершении юридически значимых действий допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Практика показывает, что наиболее частые претензии налоговики предъявляют к подписи лица, проставленной на документе. При этом в законодательстве не содержится требований к личной подписи, например, о количестве символов, наличия инициалов и пр. На что обращают внимание налоговые инспекторы, проверяя документы? На нажим росчерка, а также насколько «уверенно» он проставлен.
Усомниться в подписи контролерам заставят «неуверенный» росчерк или найденные среди документации организации «тренировочные листы» - листы, на которых лицо, подделывающее подпись, тренируется проставить нужный росчерк.
Инспекторы обращают внимание на «нажим» росчерка. Если подделка подписи производится «через стекло», то бумага будет продавлена иначе. Это можно заметить невооруженным взглядом, однако установить факт компетентен только эксперт-почерковед. Именно экспертиза устанавливает, что документ подписан неустановленным или неуполномоченным лицом.
Из практики
В постановлении от 11.11.08 № 9299/08 Президиум ВАС РФ указал, что компания не вправе учесть расходы на основании первичного документа, который подписан неуполномоченным лицом . По мнению судов, компания не вправе заявить вычет НДС по счету-фактуре , подписанному неустановленным лицом (постановления ФАС Западно-Сибирского от 20.11.12 № А03-5023/2012, от 09.11.12 № А66-6034/2011, Волго-Вятского округа от 22.10.12 № А31-10097/2011, Восточно-Сибирского от 18.10.12 № А10-4600/2011, Московского от 27.03.12 № А40-44085/11-129-194 округов).Однако многие компании смогли доказать, что наличие в документе от контрагента подписи неустановленного лица еще не говорит о факте подделки бумаги, то есть не является причиной отказа в признании расходов и вычета НДС (постановления Президиума ВАС РФ от 08.06.10 № 17684/09, ФАС Центрального от 04.12.12 № А54-1087/2012, Уральского от 01.06.12 № Ф09-4042/12, Западно-Сибирского от 23.03.2012 № А 46-7027/2011, Северо-Кавказского от 15.03.12 № А32-25584/2010 округов).
А по мнению Минфина России компания и вовсе не обязана проводить почерковедческую экспертизу подписи контрагента, так как НК РФ не содержит такой обязанности (письмо от 23.04.10 № 03-02-07/1-187). С мнением финансового ведомства согласны и суды (постановление ФАС Московского округа от 16.07.12 № А40-121590/11-129-502).
Поддельная печать
Определение подделки налоговики проводят путем сравнения размеров ее оттисков и цвета чернил на разных документах компании.Распространенный способ изготовления печати в кустарных условиях хорошо известен налоговикам, вот примерная процедура:
- Бланк документа распечатывают на цветном принтере с уже проставленной на листе печатью;
- Проставляют оттиск печати с большим количеством чернил на прорезиненной поверхности, при этом в качестве такой поверхности иногда используют вареное яйцо;
- Заказывают изготовление поддельной печати в специализированной компании.
Подозрительным будет очевидное отличие между цветом чернил печатей. Таким образом, несмотря на то, что Федеральный закон от 08.08.01 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» не содержит особых требований к форме и цвету печати, проставление на разных документах одинаковых по содержанию и форме, но существенно различаемых по цвету или оттенку оттисков печати, вероятнее всего, вызовет вопросы контролеров.
Что делать, если размер и цвет чернил печатей отличается, потому что у компании их несколько? А еще компании используют отдельные штампы для отдела кадров, для бухгалтерии, для склада и т. п. Ведь тот факт, что компании проставляют на различных документах разные оттиски печати, не свидетельствует о фиктивности документов.
По общему правилу компании обязаны иметь печать (п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»). При этом законодательство не запрещает использовать дополнительные печати. Суды признают их наличие обычаями делового оборота (постановления ФАС Центрального округа от 07.09.10 № А23-2563/09А-13-48). Минфин России рекомендует компаниям разработать локальный акт, регламентирующий вопросы применения дополнительных печатей (письмо от 18.11.11 № 03-02-07/1-397). В таких ситуациях судьи отмечают, что дополнительные печати должны соответствовать требованиям, предъявляемым к основной печати и применяться только в соответствии с их назначением (постановления ФАС Западно-Сибирского от 11.11.10 № А70-4089/2010, Северо-Западного от 13.10.09 № А21-8887/2008 округов).
Определение подделки по бумаге
Налоговикам могут определить поддельный документ не по отдельным его реквизитам (подписи или печати), а по «сроку жизни» бумаги, на которой он оформлен. Такой метод позволяет выявить, не оформлен ли документ «задним числом».На практике такое оформление - распространенное явление. Так, компания хранит несколько пачек бумаги, приобретенных в разные периоды времени. Оформляя документ «задним числом», бухгалтер печатает его на листе из той пачки, которая была приобретена в соответствующем году. При проведении экспертизы многие эксперты ограничиваются выявлением давности изготовления листа бумаги, и не исследуют период времени, в котором на этот лист была нанесена печать текста.
Еще один способ подделки «первички», оформленной «задним числом» - искусственное «состаривание» листа бумаги.
Есть несколько методов «состаривания». Например, нужный документ выдерживают под прямыми лучами солнечного света или подвергают его воздействию высоких температур, например, нагревают над плитой или помещают на время в микроволновую печь. Другие способы заключаются в химическом воздействии на документ. В постановлении от 10.05.12 № А13-6927/2010 ФАС Северо-Западного округа отметил, что выявленные морфологические признаки - пятна, разная степень желтизны, неравномерное свечение поверхности бумаги при УФ облучении свидетельствуют о том, что исследуемые документы были подвергнуты обработке капельно-жидкими (аэрозольными) составами, а также подвергались интенсивному световому или тепловому воздействию.
Современная оргтехника также способствуют составлению поддельных документов. К примеру, в отличие от струйного принтера, техника нанесения тонера лазерным принтером дает эксперту меньше шансов установить время печати документа. При этом некоторые компании находят законный способ избежать экспертизы документа. Лист бумаги подвергается ламинированию. В этом случае провести экспертизу срока давности составления документа невозможно. При этом закон не запрещает ламинировать отдельные виды документов. Однако, если ламинирование доверенностей или аналогичных правоустанавливающих документов, в настоящее время широко распространено, то подобная обработка первичных документов (счетов-фактур, чеков), вероятнее всего, вызовет претензии контролеров.
Копии первичных документов
Слишком большое число копий первичных документов при отсутствии их подлинников наведет инспекторов на мысль о фальсификации бумаг.Заподозрить подделку документов налоговики могут в ситуации, когда компания большую часть операций подтверждает лишь копиями документов. Так, по мнению УФНС России по г. Москве, факсимильные, сканированные или сделанные иным способом копии первичных документов не являются оправдательными документами, достаточными для признания расходов в целях налогообложения прибыли (письмо от 25.01.08 № 20-12/05968). Однако такое мнение не бесспорно.
В частности, Минфин России в письме от 05.02.10 № 03-03-05/18 подтвердил правомерность учета в налоговых расходах стоимости проезда на основании копии экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации, осуществившей перевозку, или справки из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать маршрут проезда, стоимость билета и дату поездки. Суды также разрешают налогоплательщикам учесть расходы на основании копий первичных документов, восстановленных по архивным базам контрагентов (постановления ФАС Московского от 16.11.12 № А40-41130/11-91-180, от 19.01.12 № А40-33539/11-99-146, Северо-Кавказского от 03.03.11 № А32-22309/2007 (оставлено в силе определением ВАС РФ от 27.06.11 № ВАС-8176/11) округов). Таким образом, в случае если оригинал документа утерян, осуществление расходов компания может подтвердить соответствующе оформленной копией или дубликатом.
Как безопаснее оформить копию первичного документа?
Копия документа - это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или их часть. Юридическую силу копия документа приобретает в случае проставления на ней в соответствии с установленным порядком необходимых реквизитов (подп. 29, 30 п. 2.1 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.98 № 28).При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют:
- надпись «Верно»;
- должность лица, заверившего копию;
- личную подпись;
- расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
- дату заверения.
О факсимиле
Проставление факсимиле на документах с налоговой точки зрения рискованно. Иногда вместо подписи уполномоченного лица на документе проставлено факсимиле.Факсимиле (в переводе с латинского - сделай подобное) - клише , точное воспроизведение рукописи, документа, подписи средствами фотографии и печати (постановление Президиума ВАС РФ от 27.09.11 № 4134/11). Налоговики зачастую придерживаются мнения о том, что такой способ проставления документов свидетельствует о подделке документов.
По правилам пункта 2 статьи 160 ГК РФ стороны вправе при совершении сделок использовать факсимильное воспроизведение подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи. Вместе с тем законодательство о бухгалтерском и налоговом учете не предусматривает использования факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов, однако и не содержит прямого запрета на такое использование.
Ранее налоговики допускали использование факсимиле только при взаимном соглашении сторон. Кроме случаев составления доверенностей, платежных документов, а также других документов, имеющих финансовые последствия (письмо МНС России от 01.04.04 № 18-0-09/000042@). Но позднее мнение контролеров изменилось. По мнению Президиума ВАС РФ, счета-фактуры, в которых содержатся факсимиле, не являются основанием для принятия покупателем сумм «входного» НДС к вычету. По мнению Минфина России, счета-фактуры, подписанные посредством факсимиле, не являются основанием для принятия НДС к вычету. Ведь НК РФ прямо не предусматривает такой вариант проставления подписи (письма от 01.06.10 № 03-07-09/33, от 17.09.09 № 03-07-09/48). Аналогичной точки зрения придерживаются и налоговики (письма ФНС России от 19.10.05 № ММ-6-03/886@, УФНС России по г. Москве от 07.10.10 № 16-15/104968@, от 23.01.09 № 19-11/004827).
Судебная практика по этому вопросу складывалась неоднозначно: некоторые суды поддерживали налоговиков в необоснованности принятия НДС к вычету при использовании факсимильной подписи (постановления ФАС Волго-Вятского от 11.07.11 № А11-4080/2010, Восточно-Сибирского от 02.12.10 № А33-20240/2009 округов).
Другие суды, напротив, занимали сторону компаний и подтверждали, что использование факсимиле при подписании счета-фактуры правомерно, если это предусмотрено договором (постановления ФАС Западно-Сибирского от 03.12.10 № А45-16746/2009, Восточно-Сибирского от 03.12.09 № А33-989/2009 округов). Часть арбитров отмечали, что факсимильная подпись - это не копия подписи физического лица, а способ выполнения оригинальной личной подписи, и запрет на использование такой подписи счетов-фактур законом не установлен (постановления ФАС Московского от 07.03.12 № А40-128912/10-127-739, Поволжского от 17.05.11 № А55-17448/2010 округов).
Поставил точку в этом вопросе Президиум ВАС РФ , указав, что подписание счета-фактуры факсимильной подписью не предусмотрено НК РФ . Следовательно, ее наличие в счете-фактуре влечет отказ в вычете НДС (постановление от 27.09.11 № 4134/11). Принимая во внимание позицию ВАС РФ, нижестоящие суды в более поздних решениях поддерживают налоговиков (постановления ФАС Поволжского от 20.08.12 № А12-15297/2011, от 20.06.12 № А12-13422/2011, Западно-Сибирского от 19.07.12 № А27-5495/2011 округов).
Учитывать расходы, подтвержденные первичными документами с факсимильной подписью, рискованно. Официальные органы уже давно придерживаются мнения, что налоговое и бухгалтерское законодательство не предусматривает использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов (письмо Минфина России от 26.10.05 № 03-01-10/8-404, письмо УМНС РФ по г. Москве от 02.06.03 № 11-14/29297). Однако большинство судов приходит к выводу, что и запрета на использование такой подписи законы не содержат. Следовательно, компания вправе подтвердить расходы документами, подписанными при помощи факсимиле. В частности, товарные накладные или хозяйственные договоры (постановления ФАС Московского от 16.02.10 № КА-А41/338-10, Поволжского от 03.08.10 № А72-18254/2009, Волго-Вятского от 13.04.09 № А82-3115/2008-27 округов). Есть и судебные решения, в которых признана недопустимость использования факсимиле при воспроизведении подписи контрагента на первичных документах в случае, если договор с контрагентом не содержит условий о возможности использования факсимиле (определение ВАС РФ от 07.02.08 № 653/08, постановления ФАС Московского от 24.02.09 № КГ-А41/12655-08-П, Уральского от 01.07.09 № Ф09-4499/09-С3).
Договор
В соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Это означает, что договор может быть заверен факсимиле, если это предусмотрено законом или самим договором. Такой вывод подтверждается сложившейся судебной практикой (постановления ФАС Московского округа от 12.11.2003 N КГ-А40/8849-03, ФАС Уральского округа от 05.04.2006 N Ф09-2277/06-С6).
При отсутствии указания закона на возможность скрепления договоров факсимильными подписями его сторон этот порядок подписания правомерен лишь при наличии соответствующего соглашения участников сделки (письмо МНС РФ от 01.04.2004 N 18-0-09/000042 "Об использовании факсимиле подписи").
При отсутствии соглашения сторон о факсимильном подписании договора скрепленный таким образом договор может быть признан неподписанным и, следовательно, незаключенным (постановление ФАС Северо-Западного округа от 23.09.2003 N А56-30237/02).
В ст. 160 ГК РФ не конкретизируется, в какой момент должно быть достигнуто соглашение об использовании факсимильной подписи при заключении сделок. На практике предприниматели часто прописывают такой порядок подписания в специальном соглашении, предшествующем заключению конкретных сделок между ними. По нашему мнению, указание на подписание договора с помощью факсимиле может содержаться и в самом договоре. Аналогичная точка зрения изложена в статье: Плюсы и минусы факсимиле (А. Андрющенко, "Московский бухгалтер", N 7, июль 2005 г.).
Трудовой договор
В соответствии со ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами.
Отметим, что не только указанная статья ТК РФ не предусматривает возможность использования факсимиле при подписании трудового договора, но и вообще трудовое законодательство не содержит ни определения понятия "факсимиле", ни порядка применения его в документах, оформляющих трудовые отношения.
Большинство специалистов придерживается мнения, что использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении трудовых договоров недопустимо, ссылаясь при этом на ст. 67 ТК РФ, которая предусматривает именно подписание сторонами документа, т.е. проставление собственноручной подписи (смотрите, например, "Сделай подобное" (А. Будневич, "Расчет", N 7, июль 2008 г.); "Еще раз о трудовом договоре, но с точки зрения кадрового делопроизводства. Тематический обзор" ("Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 8, август 2007 г.); "Факсимиле - все в силе?" (И. Резепов, "Актуальная бухгалтерия", N 12, декабрь 2007 г.); Плюсы и минусы факсимиле (А. Андрющенко, "Московский бухгалтер", N 7, июль 2005 г.)).
Вместе с тем трудовое законодательство не содержит и прямого запрета на использование факсимиле при заключении трудового договора. В этой связи можно заключить, что специфический способ проставления подписи руководителя при помощи штампа или клише на трудовых договорах все-таки возможен. При этом возникает вопрос о необходимости закрепления соответствующих полномочий за лицом, которое проставляет подпись при помощи штампа, однако порядок предоставления права проставлять подпись руководителя (и вообще любую чужую подпись) на документах действующим трудовым законодательством не предусмотрен. Кроме этого, в случае использования факсимиле руководителя при оформлении трудового договора, по нашему мнению, достаточно сложным представляется учесть действительное волеизъявление работодателя относительно заключения трудового договора с каждым конкретным работником именно на таких условиях.
В то же время, если в нарушение требований ТК РФ работодатель ненадлежащим образом оформит трудовой договор с работником либо вообще не оформит его в письменной форме, трудовые отношения между работником и работодателем возникнут, если работник фактически был допущен и приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя, а трудовой договор в таком случае будет считаться заключенным (ст. 16 ТК РФ, часть вторая ст. 67 ТК РФ). Таким образом, на возникновение трудовых отношений факт ненадлежащего оформления трудового договора по существу не влияет. Такой вывод подтверждается судебной практикой (смотрите, например, решение Московского районного суда г. Твери от 02.06.2006 N 2-1186/06; решение Арбитражного суда Красноярского края от 18.04.2007 N А33-1212/2007; постановление ФАС Северо-Западного округа от 16.07.2004 N А52/4534/2003/2).
Следовательно, использование факсимиле при оформлении трудового договора не является основанием для признания такого договора недействительным. Однако, на наш взгляд, применение штампа вместо собственноручной подписи на трудовых договорах может повлечь определенный риск неблагоприятных последствий для работодателя, например, трудовая инспекция при проверке может признать такое оформление трудового договора ненадлежащим и расценить этот факт как нарушение трудового законодательства.
Счет-фактура
По вопросу возможности принятия к вычету по НДС счетов-фактур, выставленных с использованием факсимильных подписей руководителя и главного бухгалтера, в правоприменительной практике сложились две противоположные позиции.
Налоговые органы придерживаются позиции, согласно которой налогоплательщики не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы НДС, уплаченные поставщику, на основании счета-фактуры с факсимильной подписью. Это мнение основано на следующем.
Счет-фактура - документ, который служит основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом сумм налога к вычету или возмещению в порядке, предусмотренном главой 21 НК РФ (п. 1 ст. 169 НК РФ). Согласно п. 7, п. 14 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914, покупатели ведут книгу покупок, предназначенную для регистрации счетов-фактур, выставленных продавцами. Если счета-фактуры не соответствуют установленным нормам заполнения, то не могут регистрироваться в книге покупок.
Пунктом 2 ст. 169 НК РФ предусмотрено, что счета-фактуры являются основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету при выполнении требований, установленных п. 5, п. 5.1 и п. 6 ст. 169 НК РФ. Согласно п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными должностными лицами, уполномоченными на то приказом по организации или доверенностью от имени организации. Кроме того, с 2 сентября 2010 г. данный пункт дополнен положением, согласно которому счет-фактура, составленный в электронном виде, подписывается электронной цифровой подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, индивидуального предпринимателя.
При этом, по мнению налоговых органов, ст. 169 НК РФ не предоставляет возможности использования факсимильных подписей руководителя и главного бухгалтера организации. Таким образом, налогоплательщик (покупатель) согласно указанной норме НК РФ не вправе регистрировать в книге покупок выставленные продавцом счета-фактуры, не соответствующие установленным нормам их заполнения. В связи с изложенным он не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы НДС, уплаченные поставщику, на основании счета-фактуры, заверенного электронно-цифровой или факсимильной подписью руководителя и главного бухгалтера организации.
Таким образом, по мнению налоговых органов и финансового ведомства, налогоплательщики не вправе регистрировать в книге покупок выставленные продавцом счета-фактуры, не соответствующие установленным нормам их заполнения и, следовательно, не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы НДС, уплаченные поставщику, на основании факсимильного счета-фактуры.
Указанная позиция нашла свое отражение в письмах Минфина России от 01.06.2010 N 03-07-09/33, от 17.09.2009 N 03-07-09/48, от 17.06.2009 N 03-07-09/31, от 28.04.2009 N 03-07-09/24, от 22.01.2009 N 03-07-11/17, от 04.06.2008 N 03-07-11/214, ФНС России от 07.04.2005 N 03-1-03/557/11, от 14.02.2005 N 03-1-03/210/11, а также в судебной практике (постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 20.07.2005 N А19-2073/05-5, ФАС Дальневосточного округа от 02.02.2005 N Ф03-А51/04-2/3404, ФАС Северо-Западного округа от 24.01.2005 N А13-6464/04-19, от 27.09.2004 N А05-2381/04-13).
Вторая позиция, согласно которой налогоплательщики вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы НДС, уплаченные поставщику, на основании счета-фактуры с факсимильной подписью, находит свое подкрепление в судебной практике (постановления ФАС Уральского округа от 26.02.2008 N Ф09-625/08-С2, от 16.01.2008 N Ф09-11118/07-С2, от 19.04.2007 N Ф09-2754/07-С2, ФАС Московского округа от 28.05.2003 N КА-А40/2727-03, ФАС Западно-Сибирского округа от 01.06.2005 N Ф04-3163/2005).
При вынесении решений в пользу налогоплательщиков суды исходили из следующего.
Согласно п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами. При этом не конкретизировано, каким именно способом должны подписываться счета-фактуры.
Факсимильное воспроизведение подписи является аналогом собственноручной подписи. Если по счетам-фактурам, подписанным руководителем организации-поставщика способом проставления факсимиле и заверенным печатью этой организации, фактически произошло оприходование товара и оплата НДС, следовательно, у налогоплательщика в силу положений п. 2 ст. 171 и п. 1 ст. 172 НК РФ возникло право на вычет суммы налога.
Также рекомендуем ознакомиться с определением ВАС РФ от 19.02.2010 N ВАС-755/10, в котором указано, что факсимильная подпись не является копией подписи, а служит способом выполнения оригинальной личной подписи и что действующее налоговое законодательство не содержит норм, предусматривающих запрет на совершение подписи руководителя путем проставления штампа-факсимиле.
Кроме того, в соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Так, например, в случае если в условиях договора прямо предусмотрено, что в связи с какими-либо обстоятельствами подписать акты выполненных работ (оказанных услуг) или накладные и счета-фактуры директору (главному бухгалтеру) лично не представляется возможным в момент совершения сделки, то допускается факсимильное воспроизведение подписи с помощью средств механического или иного копирования, и организация имеет право предъявлять факсимильные счета-фактуры по этой сделке для вычета или возмещения сумм НДС.
Таким образом, можно придерживаться любого из приведенных выше юридических обоснований. Однако при выборе второй точки зрения высока вероятность налогового спора, в случае возникновения которого организации придется отстаивать свою позицию в суде.
Бухгалтерские документы (накладные, акты и т.п.)
Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон о бухгалтерском учете) устанавливает единые правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета в РФ. Согласно ст. 9 этого закона все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Напомним, что в соответствии с п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, в том числе личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.
К сожалению, понятие личной подписи в Законе о бухгалтерском учете не раскрыто. Вопрос об оценке использования факсимиле подписи в налоговых правоотношениях рассматривало МНС России. В письме от 01.04.2004 N 18-0-09/000042 МНС России подтвердил, что использование факсимиле допускается только при взаимном соглашении сторон, в то же время указал, что считает недопустимым его использование на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия. Аналогичная позиция изложена в письме Минфина России от 26.10.2005 N 03-01-10/8-404.
Арбитражная практика по этому вопросу противоречива.
Например, в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 27.09.2004 N А05-2381/04-13, поддерживая решение налогового органа, судьи исходили из ненадлежащего оформления первичных документов, выразившегося в том, что такие документы, как договор, дополнительное соглашение, акты выполненных работ, накладные и счета-фактуры, не содержат собственноручной подписи руководителя; на документах использовано факсимильное воспроизведение подписи с помощью клише.
Суд указал, что из п. 3 ст. 2 ГК РФ следует, что к имущественным отношениям, основанным на административном или ином властном подчинении одной стороны другой, в том числе к налоговым и другим финансовым и административным отношениям, гражданское законодательство не применяется, если иное не предусмотрено законодательством. То есть к рассматриваемым правоотношениям положение п. 2 ст. 160 ГК РФ о том, что использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается по соглашению сторон, неприменимо. В то же время законодательство о бухгалтерском учете, равно как и законодательство о налогах и сборах, не предусматривают использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении первичных документов.
Однако в постановлении ФАС Московского округа от 26.04.2005 N КА-А40/2975-05 судьи указали, что доводы налоговых органов о том, что договор, приемо-сдаточные акты не удовлетворяют критерию достоверности содержащихся в них сведений, так как подписаны факсимильным способом, не могут быть приняты вследствие того, что факсимильное воспроизведение подписи является аналогом собственноручной подписи.
Таким образом, использование факсимильного воспроизведения подписи на первичных учетных документах, кроме влекущих финансовые последствия, может быть обосновано письменным соглашением сторон.
Использование факсимильной подписи в иных случаях может повлечь предъявление претензий со стороны налоговых органов.
В заключение отметим, что если все-таки организация решится применять факсимильную подпись на соответствующих документах, то оформить это можно локальным актом организации, где будет прописан порядок использования такой подписи и поименованы документы, на которых может быть воспроизведена подпись с помощью факсимиле. Кроме того, рекомендуем назначить лицо, ответственное за хранение и использование факсимиле, и закрепить эту обязанность в его трудовом договоре или должностной инструкции.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Барсегян Артем
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги