"Кадровый вопрос", 2012, N 7
ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Основное назначение распорядительных документов заключается в регулировании и координации деятельности, позволяющих органу управления обеспечить реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности.
Фиксируемые в распорядительных документах решения могут касаться совершенствования организационной структуры учреждения, определения или корректировки средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности, обеспечения организации финансовыми, трудовыми и иными ресурсами.
С учетом сферы деятельности распорядительные документы можно разделить на следующие уровни:
Правовые акты федерального уровня (указы Президента РФ, постановления Правительства РФ и т. д.);
Правовые акты на уровне субъектов РФ (правовые акты, издаваемые областным, краевым, городским законодательством);
Правовые акты организаций, учреждений, предприятий (приказы, указания, распоряжения).
Сама процедура издания распорядительных документов включает следующие этапы:
1) инициирование решения, или обоснованность необходимости издания распорядительного документа;
2) сбор и анализ информации по вопросу;
3) подготовка проекта распорядительного документа;
4) согласование проекта документа;
5) доработка проекта распорядительного документа;
6) принятие решения или подписание документа;
7) доведение распорядительного документа до исполнения.
Общие требования к оформлению распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
Приказ - это правовой акт руководителя органа власти управления, учреждения, организации, предприятия в целом в целях разрешения организационных, финансовых, кадровых или иных вопросов их деятельности. Приказы издаются по вопросам основной деятельности и по личному составу.
Разработка проекта приказа осуществляется по указанию работодателя (руководителя организации) руководителями подразделений с привлечением специалистов. Составление проекта предполагает сбор и тщательное изучение необходимых по существу вопроса информационно-справочных материалов (отчетов, докладных записок, решений, и т. п.), нормативно-правовых актов, правительственных постановлений, изданных ранее распорядительных документов организации и т. д.
Приказы руководителя по основной деятельности могут издаваться совместно с руководством других организаций, учреждений, предприятий.
К составлению текста приказа следует приступить только после получения полной ясности по существу вопроса, четкого определения цели и задачи издания приказа. Текст вначале пишется на чистом листе бумаги, редактируется, предварительно согласовывается с соответствующими должностными лицами и основными исполнителями. Возникающие при этом противоречия по срокам исполнения, по обеспечению предусматриваемых приказом мероприятий материально-техническими средствами решаются на уровне руководителя организации.
Ответственность за качество подготовки проектов приказов несут руководители подразделений, которые эти проекты разрабатывают.
Содержащиеся в проекте приказа поручения должны быть увязаны с ранее изданными распорядительными документами: иметь ссылку на них, отменять их или оговаривать корректировку. Упоминания в тексте наименований органов власти и управления, организаций, фирм, структурных подразделений должны записываться в полном соответствии с юридически установленным их написанием. Повторные приказы по одному и тому же вопросу допускаются как исключение с соответствующими организационными и административными выводами.
Приказы оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты:
Государственный герб РФ - изображается только в том случае, если в соответствии с действующим законодательством организации это право предоставлено. Гербы изображаются на бланках органов власти и управления и организаций в их подчинении.
Эмблема - товарный знак или знак обслуживания;
Наименование организации;
Название вида документа - приказ;
Дата и номер документа;
Место издания;
Заголовок к тексту;
Подпись;
Заголовок является обязательным реквизитом приказа, поэтому он должен быть сформулирован четко, кратко, выражая основное содержание документа. Заголовок приказа должен отвечать на вопрос "О чем?". Например:
"О проведении ремонтных работ";
"О повышении качества продукции".
Приказ состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части дается обоснование распорядительных действий. В качестве обоснования действия может выступать:
Формулировка целей и задач, стоящих перед организацией, описание фактов или событий, послуживших причиной издания приказа.
Распорядительная часть документа может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
Распорядительная часть документа начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки от абзаца. Распорядительная часть содержит поручения, каждое из которых выделяется в самостоятельный пункт. Каждый пункт распорядительной части включает:
Наименование должности, фамилию, инициалы исполнителя или исполнителей;
Поручение;
Срок выполнения поручения.
Распространенными вариантами констатирующей части приказа по организации могут быть следующие:
1) когда основанием для издания приказа является законодательный, нормативный или правовой акт вышестоящего органа власти и управления;
2) когда приказ издается в дополнение или во изменение ранее изданного приказа. В этом случае в констатирующей части приводятся дата и номер, заголовок соответствующего документа;
3) когда приказ готовится в инициативном порядке в целях выполнения текущих задач организации.
При составлении приказа необходимо:
Увязывать содержащиеся в нем предложения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений или противоречий;
Излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская возможности другого толкования;
Указывать конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений;
Обеспечивать юридически правильное написание упоминаемых в нем наименований ведомств, предприятий, организаций и учреждений;
Указывать структурные подразделения и должностных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением приказ;
Соблюдать сроки подготовки приказов, установленные руководством организации;
Указывать акты, подлежащие отмене или утратившие силу.
Текст приказа должен быть написан ясно, доходчиво, с соблюдением всех грамматических правил. Специальные (технические) термины нужно употреблять в пределах необходимости и только общепринятые. В тексте нельзя употреблять произвольные сокращения и сокращенные наименования организаций, структурных подразделений, должностей. Недопустимо применение разных терминов для обозначения одного и того же понятия. Неуместно употреблять в приказе всякого рода пожелания.
Поскольку приказ зачастую предусматривает несколько действий, то его распорядительная часть делится на пункты, а иногда на подпункты. Каждый пункт начинается с указания в дательном падеже ответственного должностного лица, структурного подразделения или организации, затем в сжатой повелительной форме излагаются предписываемые действия и указываются сроки исполнения мероприятий.
При значительном объеме текста в проекте приказа излагаются лишь основные вопросы, остальной текст помещается в приложение к приказу. При наличии приложений в виде графиков, схем, таблиц в тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части дается ссылка на приложении. Соответственно, приложения должны быть подписаны и пронумерованы в верхнем правом углу.
Таким образом, приложение является неотъемлемой частью приказа. Издание вместе с приказом приложений, не упомянутых в приказе, не допускается.
В процессе разработки приказа составляется список рассылки, в котором указываются подразделения, должностные лица, которых касается приказ. Канцелярия (секретарь руководителя) после издания приказа организует ознакомление сотрудников организации с его содержанием. При необходимости приказ ксерокопируется, заверяется простой печатью и раздается исполнителям. Ответственному исполнителю не всегда для выполнения работы требуется полный текст приказа. В этом случае делается выписка из приказа. По составу реквизитов и оформлению выписка практически не отличается от самого приказа. В выписке лишь уточняется название документа - Выписка из приказа. Вместо полного текста печатается та часть приказа, которая непосредственно касается ответственного исполнителя. Выписка из приказа может быть напечатана на чистом листе бумаги формата А4, А5 в угловом варианте расположения постоянных реквизитов флаговым способом. Выписка заверяется секретарем и выдается ответственному исполнителю.
Открытое акционерное общество
"ГРОСМАРТ"
01.04.2011 N 15-ОД
г. Москва
О запрете курения
табачных изделий
В целях снижения пожароопасной ситуации и вредного воздействия табачного дыма на здоровье граждан
ПРИКАЗЫВАЮ:
2. За нарушение данного приказа наложить штраф в размере 500 руб.
3. Руководителям структурных подразделений ознакомить с настоящим приказом сотрудников под роспись.
4. Контроль за исполнением данного приказа возложить на ведущего инженера по технике безопасности П. Н. Мохнатого
Директор организации В. П. Петров
Распоряжение
Распоряжение - правовой акт, издаваемый руководителем учреждения, организации, предприятия, действующим единолично. Распоряжение носит характер обязательного поручения работодателя (руководителя) о необходимости совершения подчиненными организациями, структурными подразделениями и рядовыми исполнителями определенных действий в указанный в распоряжении срок. Правом издавать распоряжение могут быть наделены заместители руководителя организации по вопросам их компетенции, руководители самостоятельных структурных подразделений, а также главные специалисты организации.
Право издания распоряжений руководителем организации закрепляется в учредительных документах организации (уставе, положении), право издания распоряжений другими должностными лицами закрепляется в организационно-правовых документах, а также распорядительных документах (положениях о подразделениях, должностных инструкциях). Таким образом, распоряжение представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц. В отдельных случаях на уровне управления федеральными органами власти распоряжения могут издаваться на длительный срок действия.
Оформление распоряжения осуществляется по тем же правилам, что и приказы. Распоряжения оформляются на специальном бланке. К реквизитам распоряжения относят:
Государственный герб РФ, субъекта РФ, логотип, товарный знак организации;
Наименование организации;
Наименование вида документа;
Дату документа;
Регистрационный номер документа;
Место составления или издания документа;
Заголовок к тексту;
Текст документа;
Отметку о наличии приложения;
Подпись;
Гриф согласования документа;
Визы согласования документа;
Отметку об исполнителе;
Отметку об исполнении документа и направлении его в дело;
Идентификатор электронной копии документа.
Распоряжение зачастую не содержит констатирующей части. В том случае, если распоряжение содержит констатирующую часть, текст начинается с ключевого слова: Предлагаю или Обязываю.
Пример распоряжений см. ниже.
Открытое акционерное общество
"ГРОСМАРТ"
РАСПОРЯЖЕНИЕ
г. Москва
О дисциплине
В целях усиления безопасности производственного процесса и укрепления дисциплины
ПРЕДЛАГАЮ:
1. С 01.04.2011 вход на территорию организации в течение дня разрешить только при наличии пропуска.
3. Руководителей структурных подразделений ознакомить сотрудников с данным распоряжением.
Директор В. П. Петров
Постановление
Постановление - это правовой акт, принимаемый вышестоящими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.
Подготовка постановлений и других нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти регламентируется требованиями к подготовке нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти. Подготовка, оформление и издание постановлений глав субъектов РФ, глав городов и районов определяются соответствующими регламентами работы аппаратов администраций субъектов РФ, городов и районов.
Проект постановления должен отвечать следующим требованиям:
Соответствовать действующему федеральному и областному законодательству, уставу области, договору о разграничении предметов ведения и полномочий между органами государственной власти соответствующей области, ранее принятым постановлениям и распоряжениям главы администрации области;
Быть отредактирован, иметь краткое и ясное изложение сущности вопроса, с обоснованными и сформулированными целями и задачами;
Постановление не должно превышать трех листов по объему, а приложение к постановлению - пяти.
Решение - правовой акт коллегиального или совещательного органа федеральных структур исполнительной власти, властных органов субъектов РФ, общественных организаций, ученых советов НИИ, вузов, а также совета директоров предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. По форме и структуре решение оформляется аналогично постановлению.
К решению можно также отнести совместные распорядительные документы, принимаемые двумя или несколькими коллегиальными органами или организациями, фирмами.
Постановления и решения оформляются на бланках и имеют следующие реквизиты:
Государственный герб РФ - если организация имеет право на гербовый знак;
Наименование вышестоящего органа;
Название вида документа;
Дата и номер документа;
Место издания;
Заголовок к тексту;
Подпись руководителя коллегиального органа.
Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
При необходимости констатирующая часть может содержать ссылки на законы, ранее изданные постановления и другие нормативные акты.
Эксперт журнала
Подписано в печать
Организационно-распорядительные документы являются совокупностью актов, используемых в управленческой сфере. Они разделяются на три группы. Рассмотрим их подробнее.
Организационно-распорядительные документы: классификация
Предприятие использует в своей деятельности различные локальные акты. Система организационно-распорядительных документов включает в себя:
- Информационно-справочные материалы. К ним относят корреспонденцию (телеграммы, письма и пр.), объяснительные и докладные записки, акты, договоры, обзоры, заключения, справки и так далее.
- Организационные документы. Они определяют правовой статус и ключевые направления деятельности предприятия, учреждения, а также структурных подразделений. К ним относят правила, уставы, штатные расписания, инструкции, положения и пр.
- Распорядительные документы организации. Ими оформляются разнообразные поручения коллегиальных органов и должностных лиц. Вместе с этим данные акты выступают в качестве средств передачи письменных распоряжений конкретным лицам и подчиненным. К ним относят решения, постановления, приказы, указы и так далее.
Приведенный перечень не считается исчерпывающим. Организационно-распорядительными являются также документы по личному составу. К ним относят карточки, справки, заявления, характеристики. Отдельно выделяют протокол. Он сочетает в себе признаки справочно-информационного и распорядительного документа. 
Общая характеристика
Каждый из указанных выше актов выступает как носитель конкретной информации. В соответствии с этим он содержит совокупность компонентов, целевое назначение которых нельзя назвать однозначным. Некоторые элементы включают в себя сведения, отражающие явления, в подтверждение которых составляются документы. Другие компоненты несут информацию о самом акте, выступая в качестве его обязательных атрибутов. На каждом конкретном предприятии порядок, в соответствии с которым осуществляется оформление организационно-распорядительных документов, определяется в инструкции по делопроизводству. Она разрабатывается компанией самостоятельно с учетом предписаний законодательства.
Система распорядительных документов
С помощью таких актов решаются ключевые административные вопросы. Распорядительный документ обеспечивает регулирование и координацию деятельности предприятия, способствует реализации задач, поставленных перед органами управления. Издавать такие акты имеют право руководители любой компании вне зависимости от ее правового статуса, содержания и характера деятельности, компетенции, структуры и так далее. Распорядительный документ содержит решение, идущее сверху: от управляющего органа к подчиненному, от директора предприятия к подразделениям и их работникам. Посредством таких актов реализуется функция администрирования по вертикали.
Типы актов
Согласно действующему законодательству, выделяются следующие виды распорядительных документов:
Специфика
Постановления, решения, приказы принимаются во всех случаях, касающихся необходимости вынести индивидуальный либо нормативный акт по ключевым вопросам компетенции предприятия. Указания, распоряжения издаются по оперативным задачам. Они также необходимы для обеспечения исполнения решений, приказов и распоряжений. В юридическом смысле все виды распорядительных документов считаются правовыми актами. В них отражаются конкретные властные предписания, поступающие от субъектов управления. Определенность их состоит в том, что посредством распорядительных документов решаются вопросы и проблемы, возникшие в сфере администрирования. В качестве адресатов выступают конкретные учреждения, должностные лица, структурные подразделения, рядовые работники. Распорядительный документ является юридическим фактом, обуславливающим возникновение конкретных отношений административно-правового характера.
Основания
Распорядительный документ принимается в случае возникновения необходимости:
Подготовка актов
Существуют определенные нормативные требования к распорядительным документам. Выделяют три стадии их подготовки:
- Изучение вопроса и разработка проекта.
- Согласование.
- Подписание.
Структура
В тексте документа, как правило, выделяется две взаимозависимые части: констатирующая и распорядительная. Первая выступает в качестве введения в суть рассматриваемого вопроса. Она необходима для обоснования причин составления документа. К примеру, здесь могут перечисляться события, факты, может пересказываться приказ вышестоящей структуры, для реализации которого утверждается данный акт. При этом могут указываться ссылочные (поисковые) данные. Констатирующая часть не считается обязательной, если отсутствует необходимость разъяснять основания принятия акта. Основная смысловая нагрузка лежит на распорядительной части. Она излагается в форме повествования.
Особенности составления
В зависимости от типа документа распорядительная часть может начинаться по-разному. В коллегиальном постановлении, например, начало может быть: "Постановляет". В распоряжении – "Предлагаю", а в приказе, соответственно, - "Приказываю". Эти слова печатаются прописными буквами либо строчными вразрядку. Так они зрительно отделяют констатирующую и распорядительную части. Эти слова располагают в отдельной строке с левой границы. Содержание распорядительной части начинается с новой строчки. В случае если текст предполагает указание на нескольких исполнителей либо разные по своему характеру действия, в нем используют нумерованные списки. В каждом пункте прописывается ответственное лицо, задача и срок ее реализации. В приказах в последнем разделе указывается служащий, на которого возлагается контроль исполнения документа. Распоряжения и приказы должны подписываться руководителем либо заместителем директора. Акт вступает в действие с момента его удостоверения либо доведения до сведения исполнителей. В некоторых случаях срок указывается в самом документе. 
Дополнительно
Совместные однородные документы распорядительного характера нескольких организаций издаются в соответствующей форме. Например, это могут быть приказы или постановления. Совместные распорядительные акты органов, обладающих полномочиями на принятие разных по форме документов, утверждаются в виде общего решения. Оно обладает таким же юридическим действием, как и единоличное. Автор акта устанавливает форму, в которой содержание будет доведено до структурных подразделений, подведомственных предприятий и пр. При отсутствии указаний на это, организация решает данный вопрос самостоятельно.
Важный момент
Распорядительный документ может отменяться или изменяться. Для этого должен быть принят акт самим предприятием либо вышестоящей структурой. Этот документ также является распорядительным. Действие акта может быть приостановлено уполномоченными органами. Если проект документа касается интересов других компаний, то он должен быть с ними согласован. При наличии разногласий к нему прикладываются замечания или сопроводительное письмо, в котором они излагаются. 
Унификация
Одной из ключевых задач делопроизводства считается упрощение работы с документацией, ускорение их оформления и составления. Решению этого вопроса в значительной степени способствует формирование стандартов. Ключевые требования к составлению документации основываются в первую очередь на предписаниях ГОСТов. В стандартах предусматриваются общие правила для структуры актов, их обязательных реквизитов. Единообразию при составлении документов способствует максимальная трафаретизация и типизация текстов. Как правило, в актах обязательные реквизиты располагаются справа вертикально. Предприятие может использовать и продольный вариант их указания. Унифицированная система организационно-распорядительной документации обладает межведомственным характером.
Заключение
Организационно-распорядительная документация, таким образом, представляет собой совокупность актов, фиксирующих решения административных, управленческих вопросов, реализацию взаимодействия, регулирования и обеспечения работы властных структур, должностных лиц, предприятий, учреждений. Внутри комплекса выделяется три категории бумаг. Среди наиболее распространенных организационно-распорядительных документов выделяют штатные расписания, правила, приказы, указы, распоряжения, решения, постановления, договоры. К ним также относят объяснительные и докладные записки, заключения и прочие. Каждый документ, используемый в организационно-распорядительной системе, является носителем определенной информации. Они включают в себя разные элементы, отличающие их друг от друга. Как правило, предприятие при составлении актов руководствуется государственными стандартами, правительственными постановлениями, методическими рекомендациями и отраслевыми инструкциями. При этом организация может разработать собственный порядок, в соответствии с которым будет осуществляться оформление распорядительных документов с учетом существующих предписаний. 
Состав реквизитов, используемых при подготовке и последующем составлении актов, установлен в ГОСТ Р 6.30-2003. Этот стандарт регламентирует унифицированную систему, определяет порядок оформления документации. Вместе с этим указанный ГОСТ устанавливает правила написания реквизитов, схемы их расположения, отдельно указывает на те элементы, которые должны быть использованы при изготовлении унифицированных бланков.
Среди множества документов, циркулирующих в каждой организации, особое место занимают организационно-распорядительные, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, организаций, юридических и физических лиц независимо от форм собственности.
Организационно-распорядительная документация включает организационную, распорядительную, информационно-справочную документацию, документацию коллегиальных органов, документы по личному составу. Из всего этого перечня нас будет интересовать только одна группа организационно-расспорядительной документации - распорядительные документы. В данной статье мы попробуем разобраться, какие документы входят в состав распорядительной документации, чем они отличаются друг от друга, в каких ситуациях надо подготовить приказ или распоряжение, а в каких, например, указание.
Юридическими основаниями для создания распорядительных документов в деятельности организации являются:
- нормативно-правовые акты, в том числе постановления Правительства РФ, решения органов власти;
- конкретные поручения вышестоящих органов;
- осуществление исполнительной и распорядительной деятельности в целях выполнения организацией возложенных на нее задач в соответствии с ее компетенцией;
- потребность правового регулирования работы аппарата управления.
Состав распорядительной документации
К распорядительной документации относятся:
- постановления;
- решения;
- приказы;
- распоряжения;
- указания.
Постановление - правовой акт, принимаемый высшим и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач , стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил поведения .
Решение - правовой акт коллегиального или совещательного органа министерств, ведомств, комитетов, общественных организаций, ученых советов НИИ, вузов, а также cоветов директоров предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.
Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач , стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.
Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций, должностных лиц и граждан.
Указание - правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера , а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.
Проанализировав функциональные особенности каждого документа, входящего в комплекс распорядительной документации, можно заметить, что главные их различия касаются:
1) порядка разрешения рассматриваемых в них вопросов;
2) перечня рассматриваемых в них вопросов.
Рассмотрим эти отличия более подробно.
■ Отличия распорядительных документов, касающиеся порядка разрешения рассматриваемых в них вопросов (на основе коллегиальности или единоначалия). Поясним, что представляет интересы организации и действует от ее имени в отношениях с другими предприятиями, а также государственными учреждениями исполнительный орган. Он воплощает волю учредителей (участников), руководит текущей деятельностью юридического лица. При этом он может быть:
- единоличным, при котором во главе органа управления (предприятия, учреждения или организации) стоит одно лицо, правомочное принимать юридически обязательные решения (например, генеральный директор);
- коллегиальным, при котором руководство осуществляется группой лиц, обладающих равными обязанностями и правами в решении вопросов, отнесенных к компетенции данного органа (например, правление (дирекция)).
В учредительных документах организации фиксируется, какими правами наделен генеральный директор (директор) или правление (дирекция), там же указывается порядок утверждения (подписи) документов, которые относятся к компетенции соответствующего исполнительного органа. Поэтому чтобы разобраться с правом подписи приказов на предприятии, необходимо внимательно ознакомиться с учредительными документами. Для примера приведем следующую формулировку из Устава:
8.5. Генеральный директор Общества:
издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками Общества…
Кроме того, право подписи организационно-распорядительных документов, изданных единоличным исполнительным органом, находит отражение и в законах о соответствующих организационно-правовых формах юридических лиц.
Извлечение
из Федерального закона от 26.12.2005 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»
(в ред. от 28.12.2010)
Статья 69. Руководитель акционерного общества
2. […] Единоличный исполнительный орган общества (директор, генеральный директор) без доверенности действует от имени общества, в том числе представляет его интересы, совершает сделки от имени общества, утверждает штаты, издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками общества.
Извлечение
из Федерального закона от 14.11.2002 № 161-ФЗ
«О государственных и муниципальных унитарных предприятиях»
(в ред. от 02.07.2010)
Статья 21. Руководитель унитарного предприятия
1. Руководитель унитарного предприятия (директор, генеральный директор) является единоличным исполнительным органом унитарного предприятия. […]
Руководитель унитарного предприятия действует от имени унитарного предприятия без доверенности, в том числе представляет его интересы, совершает в установленном порядке сделки от имени унитарного предприятия, утверждает структуру и штаты унитарного предприятия, осуществляет прием на работу работников такого предприятия, заключает с ними, изменяет и прекращает трудовые договоры, издает приказы, выдает доверенности в порядке, установленном законодательством. […]
Общая схема классификации распорядительных документов в зависимости от порядка разрешения рассматриваемых в них вопросов.
■ Отличия распорядительных документов, касающиеся перечня рассматриваемых в них вопросов.
Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации (п. 2.1.4 ГСДОУ). К основным вопросам компетенции организации относятся вопросы, связанные с основным направлением деятельности, будь то производство или продажи, инвестирование или строительство, страхование или оказание иных услуг, вопросы, связанные с финансированием, подготовкой отчетности предприятия, реализацией функции планирования, управления персоналом, развитием научно-технической базы.
Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов (п. 2.1.4 ГСДОУ). К оперативным вопросам относятся вопросы управления текущими событиями, а именно: оперативное планирование, оперативный учет, оперативный контроль, координация.
Как же обстоят дела с распорядительными документами на практике?
В деятельности коммерческих организаций применяются распорядительные документы, принимаемые единоличным исполнительным органом: приказы, распоряжения, указания (как правило, указания издаются органами государственного управления, но руководители предприятий также имеют право на издание такого рода документа). Иногда, хотя и очень редко, издается такой распорядительный документ, как решение, принимаемое коллегиальным исполнительным органом. Постановление как акт управления, издаваемый высшими исполнительными и распорядительными органами государственной власти, интереса для коммерческих организаций не представляет. Несмотря на это следует учитывать, что постановления могут приниматься не только на государственном уровне, но и руководителями коллегиальных органов общественных организаций по основным вопросам их деятельности.
Когда издается приказ?
Если президент компании, генеральный директор, директор предприятия или иной единоличный исполнительный орган организации решит издать правовой акт по основному направлению деятельности, то в этом случае необходимо будет подготовить приказ. В приказе отражаются наиболее важные вопросы, связанные с основной деятельностью организации. Цель издания приказа - решение конкретной задачи, стоящей перед организацией.
Приказом утверждаются локальные нормативные акты, номенклатуры, перечни (например, перечень лиц, имеющих право пользоваться мобильной связью, с указанием лимитов для каждой должности), планы развития производства, планы ввода в действие различных объектов, прайс-листы, отчеты, организационные структуры и штатные расписания, учетная политика предприятия, типовые формы документов.
Следует помнить, что документ может утверждаться не только приказом, но и должностным лицом (т.е. единоличным исполнительным органом), правлением, дирекцией (коллегиальным исполнительным органом). Иногда способ утверждения документа (коллегиальным исполнительным органом или единоличным исполнительным органом) может определяться законодательством. Например, Федеральным законом «Об акционерных обществах» предусмотрено утверждение общим собранием акционеров внутренних документов, регулирующих деятельность органов общества, годовых отчетов, годовой бухгалтерской отчетности, в том числе отчетов о прибылях и об убытках (счетов прибылей и убытков) общества, а также распределение прибыли (включая выплату (объявление) дивидендов, за исключением прибыли, распределенной в качестве дивидендов по результатам первого квартала, полугодия, девяти месяцев финансового года) и убытков общества по результатам финансового года.
В практической деятельности имеют место два вида утверждения (приказом и исполнительными органами), но чаще используется утверждение приказом, так как он позволяет не только утвердить какой-либо документ, но и указать, когда этот документ вводится в действие .
Приказом утверждается состав различных комиссий (для проведения инвентаризации, уничтожения печати, списания основных средств и др.), рабочих группы (например, по разработке основных направлений стратегического развития предприятия).
Приказом предоставляется право подписи каких-либо документов, отменяются (отзываются) доверенности, прекращается (приостанавливается) производство каких-либо видов продукции, оборудования, вводятся новые виды продукции, определяются проведение мероприятий, связанных с гражданской обороной (например, проведение штабной тренировки по гражданской обороне), проведение различных проверок (включая филиалы), изготовление печатей, проведение годового аудита предприятия, переход на централизованные закупки и поставки отдельных видов сырья и материалов, меры противопожарной безопасности и усиления охраны в праздничные дни, подготовка планов и др. (Примеры 1, 2).
Когда издается распоряжение?
Если руководитель предприятия решит издать правовой акт по оперативным и текущим вопросам деятельности организации, то необходимо будет подготовить распоряжение. Распоряжение, в отличие от приказа, издается с целью решения отдельных (узких, конкретных) вопросов, которые необходимы для претворения в жизнь определенных задач предприятия. Так, если приказом был утвержден план ремонта производственных цехов предприятия (т.е. определены основные этапы, сроки процесса модернизации производственных мощностей предприятия) (см. Пример 2), то в распоряжении решается вопрос о подготовке цеха № 2 к проведению ремонта (Пример 3), т.е. это отдельный вопрос в рамках общей задачи модернизации производственных мощностей предприятия.
Распоряжение, как правило, касается узкого круга работников и не является документом длительного действия.
Распоряжение может издаваться по таким вопросам, как предоставление копий документов (например, договоров, счетов-фактур, товарных накладных и др.), предоставление и согласование графика отпусков, отчетных материалов и т.д.
Распоряжение может быть подготовлено также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.
Когда нужно подготовить указание?
Указания обычно издаются органами государственного управления, но руководитель коммерческой организации также может издать такой распорядительный документ. Указания могут быть изданы по вопросам оперативного, информационно-методического, административного характера или по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, поручений. Если организация примет решение использовать указание, то в инструкции по делопроизводству следует четко разграничить назначение приказов, распоряжений и указаний.
Особенностью оформления такого распорядительного документа, как указание, является то, что вместо слова «ПРИКАЗЫВАЮ» используются слова «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» (Пример 4).
Когда используется решение?
При необходимости издания решения коллегиального органа (правления, дирекции, совета директоров) используется такой документ, как решение (Пример 5). Решение касается основного вопроса деятельности предприятия, в нашем примере - выпуска оборудования.
Необходимо учитывать следующую особенность оформления решения: текст решения, также как и других распорядительных документов, состоит из констатирующей и распорядительной частей. В распорядительной части указывают наименование коллегиального органа, принимающего решение, затем слово «РЕШИЛ» прописными буквами на отдельной строке.
Обратите внимание
На практике в организациях обычно используются два вида распорядительных документов: приказ и распоряжение. Причем нормативных актов, регулирующих использование того или иного вида распорядительной документации в коммерческих организациях, нет. Поэтому использование любого распорядительного документа должно быть предусмотрено в инструкции по делопроизводству организации, но при этом следует учесть требования, закрепленные в учредительных документах вашей организации.
Например, мэр Москвы не может издавать приказы, а только указы и распоряжения.
Извлечение
из Регламента Правительства Москвы
3.1.2. Указы и распоряжения Мэра Москвы
Мэр Москвы по вопросам, отнесенным к его компетенции, издает указы и распоряжения, которые обязательны для исполнения на всей территории города Москвы. […]
В свою очередь, приказы могут издавать руководитель Аппарата Мэра и Правительства Москвы, министры Правительства Москвы (п. 3.1.1 Регламента Правительства Москвы).
Особенности подготовки и оформления распорядительных документов
■ Право подписи распорядительных документов имеет единоличный исполнительный орган - генеральный директор (директор, президент) в соответствии с учредительными документами. В некоторых случаях в учредительных документах могут быть указаны должности руководителей, которые могут подписывать приказы наряду с единоличным исполнительным органом. Однако на практике такое бывает редко. Чаще всего право подписи приказов по основной деятельности делегируется на основании приказа о предоставлении права подписи конкретному должностному лицу или фиксируется в приказе о распределении обязанностей, в котором указываются не только полномочия отдельных руководителей, но и те документы, которые они могут подписывать в пределах своих полномочий (Пример 6).
Обратите внимание: подготовка доверенности связана только с теми документами, которые будут направляться в сторонние организации, на подписание внутренних документы доверенность не выдается. Так, в нашем примере доверенность будет подготовлена на заместителя генерального директора по общим вопросам Петрова С.К. с правом подписи договоров, связанных с хозяйственным обеспечением общества. Распорядительный документ коллегиального органа власти - решение - подписывает председатель и секретарь коллегиального органа.
■ Распорядительные документы могут быть совместными , т.е. подготовленными организациями, издающими одинаковые по форме документы для решения каких-либо вопросов совместной деятельности.
■ Распорядительный документ состоит из констатирующей и распорядительной частей , последнюю можно делить на пункты, в которой указывают, кто делает, что делает и в какой срок, например:
3. Коммерческому директору Абрамову П.Е. подготовить план продаж на 2012 год и представить на рассмотрение Совета директоров к 01 октября 2011 года.
4. Заместителю коммерческого директора Епифанову А.К. подготовить отчет о реализации продукции по заключенным государственным контрактам в III квартале 2011 года и представить генеральному директору к 15 октября 2011 года.
5. Заместителю генерального директора по экономике и финансам Прошкину В.В. предоставить отчет о дебиторской задолженности по договорам поставки продукции предприятия, заключенным в период с 11.01.2011 по 30.06.2011, в срок до 1 октября 2011 года.
■ Распорядительный документ вступает в действие с даты подписания или даты, указанной непосредственно в самом документе. Например, приказ об утверждении регламента по списанию дебиторской задолженности может содержать следующую формулировку:
2.1. Утвердить Регламент по списанию дебиторской задолженности в ОАО «Синтез» и ввести его в действие с 1 июля 2011 года.
Сам приказ будет датирован 20 июня 2011 года, он вступит в действие с этой даты, а вот регламент, утверждаемый данным приказом, вступит в действие только 1 июля 2011 года.
■ Распорядительный документ может быть длительного действия или носить характер разового поручения, т.е. касаться исполнения отдельных вопросов.
■ Распорядительный документ должен содержать пункт о доведении данного документа до исполнителей, т.е. кто и в какой срок и до кого должен довести распорядительный документ.Например, что касается распорядительных документов длительного действия, то основная проблема доведения их до исполнителей заключается в том, что распорядительный документ может действовать в течение нескольких лет (например, приказ о создании комиссии по списанию основных средств), а порядок доведения приказа до вновь принимаемых сотрудников не прописан должным образом. Вот и получается иногда так, что сотрудник является членом комиссии, подписывает документы, а с приказом не ознакомлен, так как был принят на работу через год после подписания приказа.
6. Начальнику службы делопроизводства Авдеевой А.К. довести данный приказ до всех членов комиссии в течение трех рабочих дней с даты его подписания и доводить данный приказ до сведения вновь принимаемых сотрудников, которые являются членами комиссии по списанию основных средств, в течение трех рабочих дней с даты приема их на работу.
Обычно в организации формируется отдельная папка с распорядительными документами длительного действия, с которыми должны быть ознакомлены вновь принимаемые сотрудники. Кроме того, в приказах длительного действия можно рекомендовать указывать только должности сотрудников без указания фамилии, имени, отчества. Если распорядительный документ доводится до ограниченного круга сотрудников, то их можно приводить непосредственно в самом приказе; если же перечень включает много сотрудников, то можно рекомендовать составлять реестр рассылки, причем на предприятии они могут быть стандартными (например, реестр рассылки для руководителей структурных подразделений, директоров филиалов и т.д.) или индивидуальными (составляться отдельно для каждого распорядительного документа).
■ Срок исполнения распорядительного документа (отдельных его пунктов) может быть указан периодом времени в обычных календарных днях, в рабочих днях или такой документ может иметь конкретную дату исполнения. Это правило не распространяется на документы длительного действия. Возможны следующие формулировки:
3. Начальнику юридической службы подготовить доверенность на заместителя генерального директора Иванова А.В. в срок до 1 августа 2011 года.
Такая формулировка не вызывает вопросов по сроку исполнения.
4. Начальнику отдела делопроизводства Пенкиной А.Д. довести данный приказ до сведения всех работников Общества в течение трех рабочих дней с даты подписания приказа.
Если приказ подписан 17 июня 2011 года, то довести его до исполнителей необходимо по 21 июня 2011 года, т.е. в течение трех рабочих дней, исключив из срока выходные дни - 18 и 19 июня.
5. Начальнику отдела делопроизводства Пенкиной А.Д. довести данный приказ до сведения всех работников Общества в течение трех дней с даты подписания приказа.
Если приказ подписан 17 июня 2011 года, довести его до исполнителей необходимо с 17 июня по 19 июня 2011 года, т.е. в течение трех календарных дней, но учитывая, что 18 и 19 июня - выходные дни, приказ должен быть доведен до исполнителей в течение одного дня - 17 июня 2011 года.
■ Распорядительный документ может быть отменен (изменен ) другим распорядительным документом организации. Например, внесение изменений в приказ осуществляется путем подготовки соответствующего приказа о внесении изменений в ранее изданный приказ. Если отменяется действие какого-либо приказа, то в соответствующем приказе об отмене ранее действующего приказа необходимо указать, с какой даты действие приказа отменяется, а также указать его номер, дату, наименование, например:
1. Отменить приказ ОАО «Синтез» «О создании комиссии по списанию основных средств» от 20 июня 2010 года № 365 с 1 июля 2011 года.
Следует учитывать, что действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами.
■ Для учета и четкой организации работы с распорядительными документами их необходимо регистрировать. Регистрационным номером является порядковый номер, присвоенный в пределах календарного года, который иногда может быть дополнен буквенными или цифровыми обозначениями. Так, приказы разделяются на две группы: по основной деятельности и по личному составу. Для каждой группы могут использоваться свои буквенные обозначения: номер приказа по личному составу - № 267 л/с, по основной деятельности - № 534 о/д.
Здесь и далее за основу взяты определения из «Краткого словаря видов и разновидностей документов» (Главное архивное управление при Совете министров СССР, Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, Центральный государственный архив древних актов. М., 1974).
Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена Коллегией Главархива СССР 27.04.1988; приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33).
Документ, утверждаемый единоличным исполнительным органом, вводится в действие с даты его утверждения. Но если организация достаточно большая, с сетью филиалов, то потребуется время, чтобы довести данный документ до исполнителей. Кроме того, исполнителям потребуется время для ознакомления с данным документом, а если этот документ касается какого-либо направления деятельности, то еще потребуется время и для перестройки работы. Время на ознакомление с документом появится, если его утвердить приказом, так как именно в приказе можно указать дату ввода документа в действие, которая будет отличаться от даты приказа. Кроме того, приказ об утверждении документа позволит назначить ответственного за доведение приказа до исполнителей, указать, в какой срок это необходимо сделать.
Для осуществления управленческой деятельности предприятие, в соответствии с Устава, издает распоряжения и принимает постановления, которые обязательны к исполнению во всех подразделениях, а так же всеми должностными лицами.
В соответствии с Регламентом работы компании правом представления Генеральному директору Управляющей компании (далее УК) постановлений и распоряжений обладают директора обособленных подразделений. Подготовка проектов постановлений и распоряжений директора обособленных подразделений (далее ОП), а также иных распорядительных документов (приказы, указания, поручения, инструкции) может быть поручена руководителям структурных подразделений ОП, а также осуществлена ими самостоятельно по собственной инициативе. Постановления издаются по вопросам нормативного характера и вопросам, рассчитанным на постоянное и многократное действие, назначения и освобождения от должности заместителей директоров структурных подразделений.
Распоряжения издаются по всем остальным вопросам, в том числе оперативным, организационным и кадровым.
При оформлении и составлении распорядительных и иных служебных документов должны соблюдаться требования, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники.
Распорядительные документы администрации города: постановления, распоряжения, приказы и служебные письма оформляются на бланках, соответствующих ГОСТу Р.6.30-2003.
Бланки указанных документов изготавливаются типографским способом на бумаге белого цвета высшего качества форматов А4 (210 х 297 мм) или А5 (210 х 148 мм) в соответствии с ГОСТом Р.6.30-2003.
Основные требования к составлению организационно-распорядительных документов
Название документа должно присутствовать на любом документе, кроме письма; оно определяется составителем документа, исходя из назначения и содержания последнего, и должно соответствовать виду данного документа (постановление, распоряжение, приказ, акт, инструкция и т.д.). В зависимости от названия документа выбирается нужная форма изложения текста, определяются характер и степень обязательности реализации его содержания.
Название документа служит целям удобства классификации, контроля и хранения документов. Исходя из названия документа, устанавливается и перечень необходимых для его оформления других реквизитов.
Заголовок документа составляется к любому документу формата А4 (210 х 297 мм), независимо от его назначения. Заголовок отражает содержание документа и должен быть максимально точным, согласовываться с видом документа. Раскрывающий содержание документа заголовок позволяет экономить время при его рассмотрении, а главное - устраняет возможность ошибки или вариантности его толкования при вводе сведений о документах в информационно - поисковую систему, облегчает поиск и прохождение документов.
Заголовок к текстам постановлений, распоряжений, приказов, положений, актов, справок, отчетов и др. строится на основе существительного в форме предложного падежа, например:
«О поощрении…»,
«О выплате…»,
Правила, Устав, список, реестр и другие документы требуют родительного падежа стержневого существительного в заголовке к тексту, например:
Правила «оформления документов»
(с ответом на вопрос «чего?»)
Заголовок к тексту Инструкции формируется на основе существительного в дательном падеже, например:
Инструкция «по эксплуатации…»
«О мерах…»,
в этом случае наряду с заголовком
составляются подзаголовки. Их пишут
в левой части листа, не прерывая текста.
Датирование документа обязательно для придания ему юридической силы. Датой документа является дата его подписания или утверждения:
Датой издания (принятия) постановления, распоряжения, приказа является дата их подписания Главой города, руководителем структурного подразделения;
Датой протокола является дата заседания (принятие решения);
Датой акта - дата события;
Датой отчета, плана и других требующих утверждения - дата их утверждения;
Датой вступления в силу распорядительного документа считается дата его подписания, если иное не указано в самом документе.
В состав даты входит указание числа, месяца, года.
например:
Все служебные отметки на документе, связанные с его созданием, прохождением и исполнением (визирование, согласование, регистрация) и т.д. в обязательном порядке датируются.
Дата должна проставляться лицом, подписывающим или утверждающим документ. На документах, составленных совместно несколькими организациями или юридическими лицами, проставляется единая дата подписания. Место размещения даты зависит от вида документа и определено в форме бланков.
Индекс придает документу юридическую силу, подтверждая факт составления и отправки документа, и предназначен для учета, контроля за своевременным исполнением и организации системы поиска поступающих или создаваемых документов. Индекс документа должен состоять из порядкового номера, который при необходимости дополняется буквенными обозначениями, индексом по номенклатуре дел или другому классификатору - названий документов, вопросов деятельности, корреспондентов, исполнителей и др. Составные части индексов отделяются косой чертой, например:
где: 148 - порядковый номер корреспонденции,
Текстом документа является выраженное средствами делового языка содержание каких-либо действий или событий. Его содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами и отражать точное и правильное освещение событий. Текст документа составляется на основе унифицированных форм, унифицированных сборников текстов, типовых нормативных документов, определяющих содержание конкретных документов. Тексты документов оформляются в виде связного текста, анкеты, таблицы или соединения этих форм.
Рекомендуется разделять тексты на две основные части. В первой части указывается основание составления документа. Во второй части излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы. Если документ состоит из одной фразы, то в первой части также рекомендуется сообщать основания или причины создания документа, а во второй - решение, распоряжение, просьбу.
При подготовке распорядительных документов нормативно - правового характера (положений, правил, порядка, инструкций) руководствоваться следующими требованиями в структурном оформлении текста данных документов.
Структурное оформление текста положений, порядка, правил, инструкций
Наименование (положения, порядка, правил, инструкций)
1. Общие положения
1.1. Нормативно-правовое обеспечение, дающее основание для принятия данного документа.
1.2. Цели и задачи документа.
1.3. Основные понятия (термины), используемые в документе.
2.1. Разделы по направлениям с четким изложением.
2.2. Пункты, подпункты в разделах.
3. Приложение
3.1. В приложения выносить договоры, акты, справки, таблицы и т.п.
3.2. К нормативному документу прилагается краткая пояснительная записка, отражающая краткий обзор или разъяснение существующего положения, по которому разрабатывается документ. Характеристика проблем.
Структура текста постановлений (распоряжений) нормативно-правового документа.
1. Точное, юридически правильное название документа.
2. Краткая преамбула, при необходимости со ссылкой на нормативно-правовые акты.
3. Определение конкретной цели принимаемого документа.
4. При необходимости указывать признание утративших силу ранее принятых по этому вопросу документов.
5. Если в документе содержатся указания о выделении финансовых средств - источник финансирования.
7. Определение должностных лиц, органов, на которых возложен контроль за исполнением, и сроки исполнения.
Примечание. В отдельных случаях текст документа может содержать одну заключительную часть: распоряжения, приказы - распорядительную часть без преамбулы, письма - без пояснений и т.д.
В распорядительных документах, действующих на принципах единоначалия или адресованных руководству или органам власти, суда и прокуратуры, используются формы изложения текста от первого лица единственного числа, например:
«Постановляю», «предлагаю»,
«прошу», «обязываю».
В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности, форма изложения текста от третьего лица единственного числа, например:
«постановляет», «решил».
В совместных документах используется форма изложения текста от первого лица множественного числа, например:
«предлагаем», «решили» и т.д.
Документы, содержащие информацию по различным вопросам деятельности учреждений, организаций и в ней несколько решений, выводов (в докладах, положениях, обзорах), делятся на разделы, главы, пункты, подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами. Разделы должны иметь заголовки, выражающие существо содержания документа.
Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа, например:
«Слушали», «Выступили»,
«Постановили».
В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, должностные обязанности, инструкция), а также содержащих описание или оценку фактов (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа, например:
«отдел осуществляет функции»,
«в состав объединения входят»,
«комиссия установила».
Документы - приложения могут быть трех видов:
Утверждаемые или вводимые в действие соответствующим документом (приложение к правовым актам);
Поясняющие содержание другого документа;
Направляемые с сопроводительным документом адресату.
В организационно-распорядительных документах, содержание которых дополняется или поясняется приложениями, сведения о наличии приложений указываются в тексте, например:
«Утвердить инструкцию по учету
и хранению документов
(приложение №1)
либо (согласно приложению)»
На самом документе - приложении должна быть сделана отметка, соединяющая его с основным документом и придающая ему юридическую силу. Размещается отметка в правом верхнем углу первого листа приложения и включает наименование нормативного акта (постановления, распоряжения и т.д.), его дату и номер, например:
Приложение №1
к постановлению Главы города
В приложениях должны быть все необходимые для документа элементы: наименование, заголовок, подпись управляющего делами администрации города. Если документ имеет приложения, названные в тексте, после текста делается отметка, которая включает в себя сведения о количестве листов приложения и количестве прилагаемых экземпляров. Если в документе приложения информационно - справочного характера не названы, то их наименования необходимо перечислить после текста с указанием количества листов каждого приложения и количества экземпляров. При наличии нескольких приложений к распорядительному документу, на них проставляется порядковый номер.
Согласование является способом предварительного рассмотрения и оценки проекта документа. Согласование проектов документов проводится при необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам. Согласование может проводиться как в УК, ее структурных подразделениях, так и вне ее с подведомственными и неподведомственными организациями, учреждениями.
Внутреннее согласование проектов распорядительных документов называется визированием.
Визирование производится в следующей последовательности:
С функциональными подразделениями;
С совещательными органами;
С общественными организациями;
С юридической службой;
С финансовой службой;
С заместителями Главы города, ведающими вопросами, содержащимися в проекте документа.
Первым проект документа визирует его исполнитель в подтверждение того, что он несет ответственность за его качество. Виза включает в себя личную подпись визирующего и дату согласования. При необходимости могут быть указаны должность визирующего, дата и расшифровка его подписи (инициалы и фамилия) и располагается слева направо во всю ширину листа. Виза проставляется на первом экземпляре и располагается на последнем листе подлинника распорядительного документа ниже реквизита «подпись». Отказ должностного лица от визирования не допускается. При наличии разногласий точка зрения визирующего излагается перед визой или на отдельном листе с указанием об этом в форме: «замечания прилагаются».
Внешнее согласование можно оформлять грифом согласования, справкой согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа.
Гриф согласования включает в себя следующие элементы:
Слово Согласовано (печатается прописными буквами);
Полное наименование должности и название учреждения;
Личную подпись;
Инициалы и фамилию лица, с которым документ согласовывается;
Дату согласования.
Гриф согласования располагают ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, то согласование может быть на отдельном «листе согласования». На документе делается запись «Лист согласования прилагается». При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:
«Замечания прилагаются»
(личная подпись) С.И. Иванов
Удостоверение документов является формой выражения ответственности за их содержание и законность. Основными способами удостоверения документов являются подписание, утверждение и проставление печати. Подпись - обязательный реквизит документа. В состав подписи входит: наименование должности подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка. Подлинники постановлений и распоряжений подписывает генеральным директором УК (директором ОП), а в его отсутствие - должностное лицо, исполняющее его обязанности. Документы, направляемые в вышестоящие законодательные и исполнительные органы власти и управления, подписывает только генеральным директором УК, в его отсутствие - или его первый заместитель, или исполняющий его обязанности. Подписывается, как правило, один первый экземпляр документа.
Утверждение документа - особый способ удостоверения документа после его подписания, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг учреждений, должностных лиц и граждан. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения. Документы утверждаются органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в документе.
Утверждение производится двумя способами:
Грифом утверждения и утверждается либо генеральным директором, либо должностными лицами, в компетенцию которых входят решение вопросов, изложенных в документах;
Утверждается изданием соответствующего распорядительного документа (постановления, распоряжения, приказа).
Оба способа имеют одинаковую юридическую силу.
Утверждаются следующие документы: положения, правила, порядок, Уставы структурных подразделений, отчеты, планы, штаты и штатные расписания, акты приема и передачи дел и контрольно - ревизионного порядка, акты приема в эксплуатацию законченных строительством или реконструкцией зданий и сооружений, отдельные разновидности протоколов и т.д.
Печать заверяет подлинность подписи должного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. Простые круглые печати (без изображения государственной символики) с наименованием структурных подразделений администрации города изготавливаются также в одном экземпляре, хранятся у руководителей соответствующих подразделений администрации города. Простая печать ставится на документах структурных подразделений, требующих подтверждения подлинности факта трудовой деятельности, копиях документов и т.д.
Оттиск печати должен проставляться так, чтобы им были захвачены части наименования должности подписавшего документ лица и часть его личной подписи.
Особое место в каждой организации занимает организационные распорядительные документы , они фиксируют решение организационных и административных вопросов, в данной статье мы разберемся, какие документы, являются распорядительной документацией, чем они друг от друга отличаться, а так же как оформить распорядительные документы .
Юридическим основанием для оформление организационно-распорядительных документов, является:
Нормативно – правовые акты;
Определенные поручения вышестоящих органов;
Осуществление исполнительной деятельности для выполнения поставленных задач;
Надобность правового регулирования всей работы аппарата управления.
К распорядительным документам входят:
Решения
– правовой акт, совещательного или коллегиального органа министров, комитетов, ведомств, в целях разрешения самых основных вопросов их трудовой деятельности;
Постановления
– правовой акт, который принимают центральны органы управления, для того, чтобы разрешить принципиальные задачи, которые стоят перед данными органами и установление правил поведения;
Указания
– правовой акт, издается органами государственного управления для решения вопросов методического и информационного характера;
Приказы
– правовой акт, который издается руководителями органов государственного управления, в целях разрешения оперативных и основных задач, которые стоят перед данными органами;
Распоряжения
– правовой акт, который издается единолично руководителем, для решения оперативных задач.
Различие данных распорядительных документов состоит из:
1. Порядка разрешения поставленных вопросов;
2. Список рассматриваемых вопросов в них.
Классификация распорядительных документов зависит от порядка их разрешения в рассматриваемом вопросе:
1. Издаваемые единоличным органом:
o Распоряжение;
o Указания;
o Приказы.
2. Издаваемые коллегиальными органами:
o Решение;
o Постановления.
Оформление распорядительных документов на практике
В трудовой деятельности коммерческих организаций распорядительные документы применяются в единоличных исполнительных органах: распоряжения, приказы, которые издаются как государственными органами управления так и руководителями предприятий. Приказ издается если, президент компании или гендиректор предприятия, примет решение издать правовой акт основанный на направленную деятельность, то в данном случае нужно подготовить приказ. Приказ должен в себе отражать самые важные вопросы, которые связанны с деятельностью предприятия. Цель данного приказа – это решение четких задач, которые стоят перед организацией. Приказ утверждает нормативные акты, перечни, номенклатуру, отчеты, прайс – листы, штатное расписание, а так же типовые формы документов. Необходимо знать, что документ могут утверждать так же должностные лица.
В практике имеются 2 вида утверждения:
Приказ
Исполнительными органами
Намного чаще утверждение используется приказом, так как он разрешает не только утверждать документ, но и указывать, когда вводится в действие данный документ. Приказом может предоставляться право подписи различных документов, а так же отмена доверенностей и прекращение производства различных видов продукции.
Когда издается распоряжение
Если руководитель организации примет решение издать правовой акт по текущим и оперативным вопросам трудовой деятельности организации, в данном случае необходимо подготовить распоряжение, которое издаться с определенной целью направленной на решения конкретных вопросов. Как правило распоряжение касается только узкого круга сотрудников, так же она не имеет длительный срок действия.
Когда подготавливается указание
В основном указание издается государственными органами управления, однако и руководитель так же вправе издать данный вид документа. Данные указания могут издаваться по вопросам информационного, административного или оперативного характера,
Подготовка решения
Издания решения касается только основного вопроса организации. Во время оформления решения следует брать во внимание текст решения, который состоит из распорядительной и констатирующей части. Распорядительная часть включает в себя, название коллегиального органа, которое должно принять необходимое решение.
Особенности оформления распорядительных документов
Право подписи имеет единоличный исполнительный орган (директор, гендиректор, президент);
Распорядительные документы
бывают совместными;
Распорядительный документ состоит из 2 частей: констатирующей и распорядительной;
Данный документ вступает в действие с момента даты подписания;
Распорядительный документ
имеет длительное действие, а так же может носить разовый характер;
Каждый распорядительный документ обязан содержать в себе пункт, о доведении этого документа до исполнителя;
Срок исполнения данного документа указывается в виде периодов времени в календарных днях, так же этот документ может иметь четкую дату исполнения;
Распределительный документ
возможно изменить или отменить другим распорядительным документом;
Оформленные распорядительные документы необходимо регистрировать.