Каждая организация, в которой есть сотрудники, обязана не реже двух раз в месяц выплачивать заработную плату. Документом, подтверждающим факт выдачи заработной платы, является платежка.
Платежная ведомость
Это первичный бухгалтерский документ, имеющий унифицированную форму, утвержденную постановлением Госкомстата в 2004 году. С помощью одной платежки можно выдать заработную плату, премии, пособия и другие выплаты как одному, так и нескольким сотрудникам сразу. Данный документ составляет отдел бухгалтерии, должен быть подписан руководителем организации или иным, уполномоченным на подпись данного документа, лицом. На основании ведомости в кассе организации работник может получить вознаграждение за труд. Ведомость чаще всего составляется за один календарный месяц.
Правила заполнения платежной ведомости
Как уже говорилось выше, платежная ведомость имеет строго определенную форму и должна быть заполнена по всем правилам делопроизводства и правилам, закрепленным в законодательстве.
Данные, обязательные для заполнения
полное название организации, перечисляющей заработную плату своему работнику;
код по классификатору предприятий и организаций, осуществляющих свою деятельность на территории Российской федерации;
Сумма, которую работник получает через кассу предприятия (указывается как в числовом выражении, так и прописью);
номер и дата составления данной платежки;
ФИО работника, получающего доход;
Период времени, за который работник получает выплату;
подпись работника, удостоверяющую факт получения им денежных средств;
фамилия, имя, отчество руководителя организации или лица, уполномоченного подписывать платежные ведомости и его подпись.
После составления бухгалтерией платежной ведомости, она направляется в кассу для проверки правильности заполнения реквизитов и той информации, которая была занесена в документ. В ведомости не допускается наличие грубых или незначительных ошибок, а также наличие исправлений. Если была допущена ошибка, то желательно зачеркнуть неверный символ, написать верную информацию и обозначить исправления фразой «исправленному с ___ на ______ верить», дата исправления и подпись лиц, ответственных за данную ведомость.
Кассир по истечении сроков, установленных ведомостью, обязан выдать все суммы и закрыть ее. Срок выдачи заработной платы устанавливается организацией, но не может превышать пяти рабочих дней. Все денежные средства, не полученные по данной ведомости сотрудниками, депонируются. Депонирование часто возникает, когда сотрудник получает денежные средства в кассе предприятия и, например, по болезни, ввиду отпуска или по другим причинам не смог их получить. В таких случаях денежные средства должны отправляться назад в банк.
Ниже расположен типовой образец и бланк платежной ведомости, вариант которого можно скачать бесплатно.
Некоторые предприниматели, которые используют для ведения своего дела нанятых работников, применяют для выплаты им заработной платы бланк расчетно-платежной ведомости. Но не всегда ее можно применять. В таких случаях Госкомcтатом были предвидены отдельно бланки платежной и расчетной ведомости по зарплате. Для этого используют форму Т-51 и Т-53. Они были введены в обиход в 2004 году.
Суть расчетной ведомости
Расчетная ведомость для выплаты заработной платы содержит информацию о всех сотрудниках и их начислениях, а также суммах удержаний из заработков каждого работника.
Образец данного документа представляет собой форму, которая состоит из двух частей, а именно:
- титульной страницы с основными реквизитами ИП;
- таблицы, которая составлена с данными всех сотрудников, которые работают на основе трудовых отношений с ИП.
- полное регистрационное название ИП;
- идентификационный код плательщика налогов;
- дата заполнения бланка;
- итоговая сумма выплачиваемых средств;
- период, за который проводится начисление оплаты.
Все они имеют определенное расположение в ведомости по зарплате, которое может отличаться в зависимости от сферы бизнеса ИП.
Детальные цифры по расчету оплаты труда сотрудникам расчетная ведомость содержит во второй своей части. Она представляет собой таблицу, которая может быть в несколько страниц. Каждая строка в ней отвечает отдельной штатной единице, а каждая графа указывает на начисление или удержание по данному ИНН. Нельзя забывать, что в случае, когда таблица очень длинная, каждый лист нумеруется, а информация об общем количестве указывается в специальном поле, когда проводится оформление платежной ведомости. Общее количество столбцов в форме Т-51 должно быть 18.
Форма Т-51 не утверждается руководствующим лицом, а лишь подписывается бухгалтером, который ее оформил. Это связано с тем, что расчетная ведомость по заработной плате не дает права выдачи средств, а лишь предполагает их будущее перечисление.
Платежная ведомость: назначение и применение
После того, как проведены все расчеты сумм, необходимо заполнить ведомость по зарплате, что даст право выплаты непосредственно работникам. Такой является форма .
Она представляет собой платежные ведомости, которые являются основой для формирования платежных поручений на перечисления сумм зарплаты через банки, а также расходно-кассовых ордеров для совершения выплат через кассу. Выбор формы получения денег выбирает сам работник согласно собственным пожеланиям и интересам.
Платежная ведомость состоит, как и расчетная, из двух частей:
- титульной;
- табличной.
На первом листе указываются основные регистрационные данные ИП. Отличительной особенностью титула этого документа является наличие на нем графы с информацией о сроке годности, который имеет эта платежная ведомость. Требования Указа Банка России указывают на то, что выплаты могут совершаться по форме Т-53 исключительно на протяжении 5 дней после визирования документа руководителем юридического лица.
Платежная ведомость во второй части – это таблица, что состоит из шести столбиков и строк в количестве работников ИП. Образец заполнения таблицы из этой формы предполагает внесение таких данных;
- номер по-порядку в таблице;
- номер из личного дела конкретного сотрудника;
- данные работника, а именно его ФИО;
- суммы к выплатам в разрезе по сотрудниках;
- подведенная к итогу сумма выдачи;
- подпись получателя денежных средств;
- подтверждающий документ для выдачи наличными.
Заполняется платежная ведомость на основе первичных документов. Что касается последнего столбика, то в тех случаях, когда расходные выплаты проводятся не через кассу, он зачеркивается прочерком.
Для совершения выплат согласно данным в форме Т-53 необходимо, чтобы документ завизировал руководитель и бухгалтер-исполнитель юридического лица.
По истечении расчетного периода срока действия ее необходимо закрыть. Это необходимо проделать даже, если не все успели получить денежные средства.
Процесс закрытия этой формы предполагает несколько действий:
- напротив тех ФИО сотрудников, которые не получили денежные средства проставить признак «депонировано»;
- подвести итог выплаченных и невыплаченных сумм;
- кассир подтверждает документ подписью;
- формируется общий РКО с суммой выданных денежных средств, а его номер прописывается в ведомости.
Преимущества расчетно-платежной ведомости
Но предпринимателям, у которых персонал готов получать зарплату наличными, удобнее будет формировать документ по образцу бланка Т-49. Это расчетно-платежная ведомость, которая соединяет в себе, как расчетную, так и платежную функции.
Она состоит из двух основных частей:
- титула, где также указываются основные данные ИП, расчетный период, срок действия ведомости, подписи ответственных лиц и предпринимателя;
- таблицы с начислениями, удержаниями и итоговыми размерами выплат.
Главным преимуществом, которым отличается расчетно-платежная ведомость можно выделить то, что она упрощает процесс ведения бухгалтерского учета ИП. Это связано с тем, что она допускает заполнение лишь одного образца бланка для выплаты заработной платы.
Но есть некоторые особенности использования бланка Т-49:
- он не может применяться в тех случаях, когда средства переводятся на банковские счета работников;
- когда заполняется расчетно-платежная ведомость, сразу же формируется расходно-кассовый ордер по форме КО-2;
- расчетно-платежная форма не может быть применена, когда ИП использует выплату наличным и безналичным путем одновременно.
Подтверждения выплат, которые предполагает расчетно-платежная ведомость, должны быть завизированы подписью кассира, который проводил непосредственную выплату. Невыплаченные суммы также обозначаются признаком «депонировано». Полностью заполненная расчетно-платежная ведомость передается обратно в бухгалтерию для сбережения на протяжении 5 лет.
На сегодняшний день форма Т-49 очень практична, но в период практически полных безналичных расчетов, она используется нечасто. Но в том случае, когда ИП имеет штат с небольшим количеством сотрудников, именно данный образец документа может стать наиболее удобным для выплаты зарплаты.
Похожие записи:
Похожие записи не найдены.
Расчетная ведомость по унифицированной форме Т-51 применяется для расчета заработной платы и иных выплат работникам. Унифицированная форма Т-51 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
Документ содержит информацию обо всех начислениях (заработной плате, премиях и т.д.) в пользу работников, а также о суммах, которые были удержаны из заработной платы . Вся перечисленная в бланке Т 51 информация должна быть указана отдельно по каждому работнику.
Все денежные начисления производятся на основании документов, которые содержат информацию о том, сколько времени отработал сотрудник (на предприятии фактически отработанное сотрудником время фиксируется в табеле рабочего времени). Премии и различные материальные поощрения производятся в соответствии с распорядительной документацией, принятой в организации (такой документацией является, например, приказ руководителя).
Суммы, которые были начислены и удержаны, а также сумма к выплате указываются в расчетной ведомости непосредственно в рублях и копейках.
Если работодатель использует для расчета зарплаты ведомость по унифицированной форме Т-51, то выплату стоит оформить ведомостью по форме Т-53 . Стоит учитывать, что если ваши работники получают зарплату перечислением на банковскую карту, то в таком случае составить необходимо только расчетную ведомость, а расчетно-платежную и платежную ведомости составлять не нужно.
Ведомость оформляется на нескольких страницах, их количество зависит от количества сотрудников компании.
Образец заполнения унифицированной формы Т-51
Ведомость составляется в одном экземпляре. Первый, титульный лист ведомости содержит реквизиты, обязательные для заполнения:
- название компании, структурное подразделение, реквизиты (ОКУД, ОКПО);
- название документа, его номер и дату, когда он был составлен;
- расчетный период.
На оборотной стороне ведомости содержится таблица для расчета, которая состоит из 18 граф:
1.Номер сотрудника по порядку;
9.Начисления сдельной оплаты;
10.Иные начисления;
11.Сведения о стоимости распределенных социальных и материальных благ;
12.Общая сумма начислений - итого предыдущих граф;
13.Сумма НДФЛ, которая была удержана из доходов работника в данном расчетном периоде;
14.Иные удержания из доходов работника (например, выплата алиментов, различные взносы в профсоюзный комитет и так далее);
15.Итоговая сумма всех произведенных удержаний (итого граф 13 и 14);
16.Долг работодателя перед работником по результатам расчетов за прошлые периоды;
17.Сведения о задолженности работника перед работодателем;
18.Сумма, которая подлежит выплате.
Обратите внимание, все графы и поля ведомости Т-51 должны быть обязательно заполнены. Если информация отсутствует, то в нужной графе или строке поставьте черточку (прочерк).
Ознакомьтесь с образцом заполнения формы Т-51, чтобы верно заполнить бланк и не допустить ошибок.
Процесс выплаты зарплаты сотрудникам является одним из самых ключевых в процессе функционирования любой организации. Именно вокруг него возникает наибольшее число споров и недопонимания между сотрудниками и работодателем. Именно здесь возникает огромное количество нарушений как трудового, так и налогового законодательства.
Поэтому очевидно, что выплата заработной платы должна быть очень строго регламентирована, а также предельно прозрачно отражена в бухгалтерских документах. Для этой цели Госкомстатом РФ утверждены формы ведомостей, заполнение которых упрощает и унифицирует расчет и выплату денежных средств сотрудникам.
Виды и основные отличия форм
Ведомости для выдачи зарплаты делятся на расчетные, платежные и расчетно-платежные.
Для каждой из них установлена специальная форма :
- Т-49 – расчетно-платежная;
- Т-51 – расчетная;
- Т-53 – платежная.
Разделение основано на заложенных в них функциях . Поскольку ведомость как документ предназначена для отражения выплат, производимых в пользу сотрудников, в ней должны быть отражены способы расчета и конкретные суммы зарплаты.
Назначение и основные функции
Трудовое законодательство обязывает работодателя рассчитывать и выплачивать таким способом, чтобы сотрудник понимал, каким образом получилась та сумма, которую он в итоге получил на руки.
Для наглядной демонстрации способа расчета всех начисленных и удержанных сумм используется расчетная ведомость.
Она должна отражать размер оклада, премиальные и прочие дополнительные выплаты, размер удержанного налога, другие виды удержаний из зарплаты.
Кроме способа расчета, необходимо также четко зафиксировать факт непосредственной выплаты
денежных средств и получить подтверждение его в виде подписи сотрудника. Эту функцию выполняет платежная ведомость. Она предоставляет возможность отразить факт получения зарплаты каждым конкретным сотрудником.
Соответственно расчетно-платежная ведомость объединяет в себе обе эти функции – и способ начисления, и отражение факта получения.
Дополнительно необходимо отметить, что платежная ведомость в чистом виде в настоящее время используется крайне редко . Во-первых, поскольку с развитием банковского обслуживания выплата зарплаты через кассу предприятия отошла на второй план и уступила место перечислению на пластиковые карты сотрудников. А во-вторых, необходимость получения подписи работника в момент выдачи денежных средств заставляет бухгалтера демонстрировать работникам не только сумму их зарплаты, но и зарплаты всех остальных сотрудников, указанных в ведомости. Это нарушает конфиденциальность информации о размерах зарплаты среди сотрудников и вызывает множество конфликтных ситуаций.
О нюансах расчета заработной платы сотрудников, а также о документальном ее оформлении можно узнать из следующего видеоролика:
Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего
это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:
Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.
Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь
, как это стало просто!
Порядок оформления документа
Процедуру заполнения ведомости можно условно разделить на три этапа .
Первым этапом
будет общее оформление документа, главным образом, его титульной части. Здесь нужно указать наименование предприятия, номер ведомости согласно журнала, дату составления, общую сумму, подлежащую выплате, а также период, за который произведен расчет заработной платы.
Отдельные строки оставлены для подписи руководителя предприятия и главного бухгалтера.
Второй этап – заполнение табличной части. Таблица отведена под разбивку общей суммы на отдельные выплаты каждому сотруднику. Количество колонок и их содержание будет варьироваться от конкретной формы ведомости и способа выплаты зарплаты.
Обязательные колонки: порядковый номер строки, табельный номер сотрудника, фамилия и инициалы (для предприятия с большим штатом удобнее писать также имя и отчество полностью во избежание путаницы среди родственников и однофамильцев), сумма к выплате.
Если ведомость расчетная, в ней дополнительно должен быть отражен способ расчета суммы к выплате.
Это достигается путем добавления в таблицу колонок с количеством отработанных дней за отчетный период, размером оклада, а также отражением всех дополнительных надбавок и премиальных выплат, суммы удержанных налогов и списаний (например, профсоюзные взносы, алименты и т.д.). То есть, смысл расширения таблицы сводится к максимально полному отражению того, каким образом была рассчитана та сумма, которую работник получит на руки.
Если ведомость платежная, таблица должна быть расширена таким образом, чтобы был отражен факт получения денег сотрудниками и вся сопутствующая информация. Для этого добавляются колонки «подпись» и «примечание». В последней, как правило, указывается документ, подтверждающий личность, который был предъявлен перед выплатой зарплаты, или доверенность, если осуществлялась выдача другому лицу.
При использовании для выплаты зарплаты платежной ведомости, в которой отсутствует подробная информация о способе расчета суммы выплаты, у работодателя вовсе не отпадает необходимость предоставить работнику подробный расчет. В этом случае обычно дополнительно предоставляется расчетный лист, подготовленный отдельно для каждого сотрудника.
Расчетно-платежная ведомость, соответственно, призвана объединить в себе оба вышеописанных варианта, поэтому должна отражать как способ расчета, так и факт выплаты.
И, наконец, третий этап
заполнения ведомости. Он осуществляется уже после выдачи денежных средств и заполнения всех пустых полей в таблице. Этот этап заключается в подведении итога и подписании документа. Под таблицей указывается общая сумма выплаченных денежных средств, а также общая сумма депонированных средств.
Сумма, обналиченная в банке для выплаты заработной платы согласно ведомости, выдается предприятию на определенный срок. Для этого в шапке ведомости указывается дата начала выплаты. Начиная с этого момента в течение пяти дней все полученные денежные средства должны быть выданы сотрудникам либо возвращены обратно в банк.
Как правило, возвращению подлежит та часть суммы, которая отражена в ведомости как депонированная. Это денежные средства, которые не были получены работниками из-за отсутствия на рабочем мечте по причине , командировки и т.д.
В таких случаях в течении допустимых пяти дней эти деньги хранятся в кассе предприятия, а если за это время они не будут получены, то возвращаются обратно в банк.
Если выплата производилась через , то кассир заверяет своей подписью правильность оформления ведомости и передает документ в бухгалтерию, где главный бухгалтер также его подписывает.
Ответственные за заполнение и ведение
Составление ведомости является обязанностью бухгалтера
. Именно на нем лежит ответственность за достоверность сведений, содержащихся в зарплатных ведомостях, а также за правильность оформления самого документа. Поэтому бухгалтер обязан поставить свою подпись на ведомости до выплаты зарплаты, перед тем, как ее утвердит руководитель. А также после произведения всех выплат и подсчета итоговой суммы, бухгалтер снова подписывает уже заполненную и оплаченную ведомость, подтверждая итоговую сумму. Затем документ на хранение.
Поскольку ведомости являются документами строгой отчетности и подлежат проверке, необходимо обеспечить их регистрацию и хранение. Это делается следующим образом. В начале каждого года для предприятия приказом руководителя утверждается учетная политика. Она должна предусматривать создание и ведение журнала ведомостей. Этот журнал также в начале каждого календарного года создается заново.
Для журнала ведомостей утверждена специальная форма ведения – Т-53а. В нем регистрируются все зарплатные ведомости, сформированные и оплаченные в течении года с указанием номера ведомости и даты создания.
После этого все ведомости подшиваются для хранения. Срок хранения для них предусмотрен в течении пяти лет.
Как правильно оформить в программе 1С 8.2 выплату заработной платы сотрудника смотрите в данном видеосюжете:
Внесение изменений
В случае возникновения необходимости внести какие-либо изменения в уже составленную ведомость, порядок исправления точно такой же, как и для прочих аналогичных документов. Необходимо аккуратно одной чертой зачеркнуть неверную информацию, сверху вписать исправление, а рядом проставить дату внесения изменений, фамилию и подпись исправителя.