Документальное отражение денежных средств в кассе предприятия

Денежные средства предприятия, которые учитываются в кассе – являются наличными денежными средствами.

Определение 1

Наличные денежные средства – это банкноты и монеты, выпущенные центральным банком государства.

Вес операции с наличными денежными средствами в кассе организации должны оформляться первичными документами соответствующей, регламентированной формы.

Так, любое поступление денежных средств в кассу, оформляется приходным кассовым ордером (ПКО). В данном документе отражается:

1. От кого получены денежные средства.
2. Какая сумма поступивших денежных средств.
3. Основание поступления денежных средств (оплата покупателя, на выплату заработной платы, возврат неизрасходованных средств, выданный под отчет и т.д.).
4. Подписи ответственных лиц и печать организации.

ПКО имеет отрывную квитанцию, которая передается лицу, внесшему денежные средства в кассу предприятия.

При расходовании денежных средств, на каждую такую операцию составляется расходный кассовый ордер.

В данном документе отражается:

1. Кому выдаются денежные средства.
2. Основание для выдачи денежных средств (выплата заработной платы, выдача под отчет и на командировки и т.д.).
3. Какая сумма выданных денежных средств.
4. Подписи ответственных лиц и лиц, получивших денежные средства.

Все операции по приходу и расходованию денежных средств отражаются в кассовой книге, которая заполняется за каждый день, когда имели место кассовые операции в организации.

В данной книге указываются все данные по приходу и расходу денежных средств, а также корреспондирующие счета бухгалтерского учета.

Замечание 1

Особенность вышеуказанных кассовых документов состоит в их унифицированности. Если по остальным операциям в бухгалтерском учете можно применять, собственно разработанные первичные документы (с учетом соответствия их содержания действующему законодательству), то в данном случае применяются только регламентированные Центральным банком унифицированные формы.

Также документами для отражения операций с наличными денежными средства могут быть:

• платежные ведомости на выплату заработной платы;
• авансовые отчеты подотчетных лиц;
• отчеты кассиров и т.д.

Синтетический и аналитический учет денежных средств в кассе организации

Для учета денежных средств в кассе предприятия используется синтетический счет 50 «Касса». По его дебету отражаются все поступления, а по кредиту – выбытие денежных средств.

Данный счет является активным и может иметь остаток только по дебету счета. Если в организации несколько касс (например, сеть магазинов, складов или филиалов), то учет денежных средств ведется аналитически по каждой кассе организации.

Например:

• 50.01 Касса подразделения №1
• 50.02 Касса подразделения №2
• 50.03 Касса подразделения №3

Учет денежных средств ведется аналитически, но для бухгалтерской отчетности, данные по кассовым операциям группируются воедино по всем кассам предприятия.

Инвентаризация денежных средств в кассе предприятия

В каждой организации, где имеют место кассовые операции в обязательном порядке осуществляется инвентаризация денежных средств. Ее периодичность, порядок и сроки проведения должны быть отражены в учетной политике предприятия.

Кроме того, существуют случаи, когда инвентаризация обязательна на законодательном уровне:

• в конце отчетного года до составления годовой отчетности;
• если произошла смена материально-ответственного лица (кассира);
• в случаях хищения или злоупотребления служебными полномочиями материально-ответственных лиц.

Инвентаризация денежных средств может быть как запланированной, так и внезапной. Как правило, внезапные инвентаризации осуществляют в случае подозрения на злоупотребление служебными полномочиями кассиров или материально-ответственных лиц.

Замечание 2

Результаты таких проверок могут выявить,как недостачу, так и излишек денежных средств. Излишки должны быть оприходованы, а недостачи удержаны с виновных лиц.

Все без исключения российские компании должны держать деньги на счетах в обслуживающем банке и большую часть расчетов осуществлять посредством безналичных переводов вне зависимости от вида осуществляемой ими деятельности и организационно-правовой формы. Нередко на практике встречаются такие ситуации, когда для ведения хозяйственной деятельности компании прибегают к наличным взаиморасчётам. В этом случае организация обязана вести строгий учет денежных средств в кассе, поскольку за нарушение, установленного законом порядка, предусмотрены штрафы.

Задачи учета денежных средств в кассе организации

Учет денежных средств в кассе предприятия выполняет следующие задачи: правильное и достоверное оформление бухгалтерских кассовых документов; обеспечение в кассовом учете требований о своевременности, достоверности и полноте выполняемых расчетов по платежам и иным поступлениям; своевременное проведение инвентаризаций и оперативное выявление недостачи; сохранение банкнот, а также бесперебойное удовлетворение нужд предприятия необходимым количеством наличных денег; поиск направлений для рационального вложения высвобожденных средств в качестве инвестиций, которые будут приносить доход в будущем.

Лимит кассы

К обязанностям российских предприятий, которые осуществляют приходные и расходные операции, относится установление лимита кассы. Денежная сумма, превышающая установленный в расчете лимита уровень, должна ежедневно зачисляться на текущий банковский счет. Допустимо превышение денег в случае накопления наличности для выплаты заработной платы работникам предприятия, а также снятия со счёта для совершения расходных операций, которые будут исполнены в выходные или нерабочие праздничные дни. Важным условием при этом является то, что в это время компания будет производить расчет наличными.

Ограничение по лимиту наличных средств в кассе можно обойти, если образовавшийся излишек выдать в подотчет.

В соответствии с законодательно принятыми и установленными правилами учета денежных средств в кассе организации расчет лимита может осуществляться в двух вариантах – по выдаче средств и по наличной выручке. Безошибочный учет операций по кассе возможен только при использовании специальных формул, разработанных Центральным банком для исчисления лимита.

Субъекты малого предпринимательства, а также индивидуальные предприниматели, согласно нововведениям, имеют право не устанавливать лимит и хранить денежные средства без ограничения. Данное право рекомендуется подтвердить приказом руководителя.

Лимит на расчет наличными

Порядок учета кассовых операций предполагает наличие лимита, на который ориентируются организации при взаиморасчетах наличными деньгами. Он действует в отношении индивидуальных предпринимателей и юридических лиц. Лимит закреплен в нормативных документах и составляет 100 тысяч рублей в рамках одного договора. Если сумма, зафиксированная в договоре, превышает установленный лимит расчетов, то сумма превышения подлежит перечислению в безналичном порядке.

При этом в учете денежных средств и расчетных операций данный лимит не применяется при расчетах, которые осуществляются непосредственно между физическими лицами.

Учет кассовых операций

Действующий план счетов определяет для учета денежных средств в организации синтетический счет 50 «Касса». Он активный. В дебет счета заносят суммы поступивших денег и документов, а в кредит – их выбытие.

В зависимости от характера деятельности и учетных особенностей к счету 50 «Касса» предприятиями могут открываться субсчета:

• 50-1 – используется для учета наличных денег в рублях;
• 50-2 – его используют для учета денежной наличности билетные кассы, кассы отделений связи и др.;
• 50-3 – открывается для отражения фактических затрат на покупку денежных документов;
• 50-4 – данный субсчёт открывается для обособленного учета кассовых операций в иностранной валюте.

Организация бухгалтерского учета кассовых операций предполагает ведение седеющего перечня обязательных документов: РКО; ПКО; кассовая книга, а также расчетно платежная ведомость.

Проводимые операции по учету денежной наличности в кассе могут быть оформлены на бумажном носителе, либо на электронном носителе. Бумажный вариант документов визируются главным бухгалтером, кассиром или руководителем. Для подписи электронного документооборота используют электронно цифровую подпись.

Учет кассовых операций запрещает наличие ошибок, помарок и неточностей в таких документах.

Контроль кассовой дисциплины

Правильное ведение кассового учета и обеспечение сохранности денег контролируется кассиром, либо бухгалтером. При отсутствии в штате должности бухгалтер учет кассовых операций в организации осуществляется руководителем самостоятельно, либо лицом, назначенным руководителем.

Проверка правильности ведения учета кассовых операций и денежных документов начинается с инвентаризации кассы (плановой или внеплановой) с целью выявления хищений и недостачи денежных средств. Для этого у кассира истребуют последний кассовый отчет, а также текущие первичные документы за день. После обнаружения недостачи или излишков руководством компании проводятся мероприятия по установлению и выявлению возможных причин, а также меры по возмещению ущерба.

Ответственность за нарушение в сфере кассовых операций

За нарушения в сфере обращения денежной наличности в законодательных актах Российской Федерации предусмотрено административное наказание. В таком случае штраф зависит от вида совершенного нарушения. При этом к ответственности привлекается юридическое лицо и должностные лица. Кассир и продавец должностными лицами не являются, поэтому штрафы на них не распространяются.

В кассу организации наличные денежные знаки поступают с расчетного счета в банке, а также в виде платежей за материальные ценности и услуги, при возврате авансов и неиспользованных сумм и т.п.

Деньги с расчетного и валютного счетов получает кассир организации. Для получения денег со своего счета в банке организации выдается чековая книжка. На лицевой стороне чека на получение денег указывается требуемая сумма, на оборотной стороне - ее назначение (на оплату труда, хозяйственные расходы и т.п.). Отрывная часть чека остается в банке, корешок чека с указанием суммы остается у предприятия в чековой книжке.

Прием наличных денег оформляют приходным кассовым ордерами, подписанными главным бухгалтером или лицом, им уполномоченным.

Наличные деньги из кассы выдаются по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документом (платежные ведомости, счета, заявления на выдачу денег и др.). При этом предъявляется документ, удостоверяющий личность. Формы приходного и расходного ордеров (КО1 и КО2) утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 18.

Сдача наличных денег в банк совершается по объявлениям на взнос наличными.

Документы на выдачу денег выписывает бухгалтерия. Они должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером или лицами, ими уполномоченными.

Все кассовые ордера погашаются штампом «оплачено» или «получено» с указанием суммы.

Порядок проведения кассовых операций следующий:

• - оформление первичных документов по приходу и расходу (денежных средств);
• - регистрация первичных документов в журнале регистрации;
• - записи в кассовую книгу (под копирку в двух экземплярах), ежедневное подведение остатка по кассовой книге;
• - сдача в бухгалтерию отчета кассира (второй экземпляр кассовой книги) с приходными и расходными документами под расписку в кассовой книге.

Учет движения денег в кассе ведется кассиром в кассовой книге. С согласия кассира и при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом.

Учет денежных средств в кассе ведется на активном счете 50 «Касса».

Таблица 1 Счет 50 «Касса»

Дебет Кредит

В соответствии с законодательством РФ расчеты через кассу между юридическими лицами ограничены установленным минимальным лимитом. ЦБ РФ установил лимит расчета наличными 60 тыс. руб. (Указание Банка России от 14.11.2001 № 1050-У)

Если предприятие осуществляет продажу продукции, товаров населению, то оно использует контрольно-кассовые машины и ведет учет поступающей выручки за каждый день в книге кассира-операциониста. При этом организации обязаны в момент оплаты выдавать покупателям отпечатанные контрольно-кассовой техникой (ККТ) кассовые чеки. На выдаваемом покупателям чеке должны отражаться данные об организации, о ККТ, о времени и стоимости покупки. Выдаваемые покупателям счета, квитанции, товарные чеки не освобождают организации от применения ККТ, за исключением случаев, предусмотренных законом. При нарушении условий работы с денежной наличностью и контрольно-кассовыми машинами налоговые органы штрафуют предприятие (Федеральный закон «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» от 25.04.2003 № 54-ФЗ).

В сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассира производится ревизия кассы с полным полистным пересчетом денег и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Проверка осуществляется комиссией, назначенной по приказу. По результатам проверки составляется акт. Недостача денег взыскивается с кассира, а излишки приходуются в кассу с зачислением их в доход предприятия. При этом в бухгалтерском учете делаются записи:

На недостающую сумму-

Д-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

К-т сч. 50 «Касса»;

Д-т сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

К-т сч. 94 «Недостачи от потери и порчи ценностей»

На излишек денег-

Д-т сч. 50 «Касса»

К-т сч. 91 «Прочие доходы и расходы».

Для учета кассовых операций в бухгалтерии ведут специальные регистры: при учете на компьютере это журнал проводок по кассе и журнал-ордер № 1.

К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:

• 50-1 «Касса организации»,
• 50-2 «Операционная касса»,
• 50-3 «Денежные документы» и др.

На субсчете 50-1 «Касса организации» учитываются денежные средства в кассе организации. Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

На субсчете 50-2 «Операционная касса» учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней) вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т. п. Он открывается организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости.

На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты, оплаченные путевки в дома отдыха, акции АО). Учет денежных документов ведется на счете 50 «Касса», субсчет 3 «Денежные документы» или на счете 81 «Собственные акции (доли)» по стоимости их приобретения. Стоимость приобретенных документов отражается по дебету счета 50, субсчет 3 или 81 в корреспонденции со счетами учета денежных средств или расчетов (одновременно ведется учет документов на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности»). Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.

Таблица 2 Счет 50-3 «Денежные документы»

Дебет Кредит

После выдачи документов их стоимость списывается:

По выданным путевкам -

Д-т сч. 50 «Касса» или

• 70 «Расчеты по оплате труда»;
• - по использованным маркам -

К-т сч. 50 «Касса», субсчет 3 «Денежные документы»

Д-т сч. 26 «Общехозяйственные расходы»;

По аннулированным АО собственным акциям -

К-т сч. 81 «Собственные акции (доли)»

Д-т сч. 80 «Уставный капитал».

Подотчетным лицом торговой организации приобретены почтовые марки для оплаты почтовой рассылки писем организации ее клиентам (адресатам). Стоимость марок составляет 2000 руб. Все марки израсходованы менеджерами организации в отчетном месяце. Как отразить в бухгалтерском учете данные операции? Какими документами оформляется движение указанных денежных документов?

В данном случае почтовые марки приобретены подотчетным лицом организации. При выдаче под отчет денежных средств счет 71 дебетуется в корреспонденции с кредитом счета 50, субсчет 50-1 "Касса организации".

По истечении срока, на который выданы денежные средства для приобретения марок, работник обязан в трехдневный срок представить авансовый отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. На основании утвержденного руководителем авансового отчета на сумму подтвержденных расходов счет 71 кредитуют в данном случае в корреспонденции со счетом 50, субсчет 50-3. Сумма, израсходованная на приобретение почтовых марок, определяется номинальной стоимостью марок, указанной непосредственно на них. При принятии к учету почтовых марок делается соответствующая запись в журнале учета приема и выдачи денежных документов.

Выдача почтовых марок работникам для осуществления ими рассылки писем клиентам (адресатам) организации отражается по кредиту счета 50, субсчет 50-3, и дебету счета 71. Данная операция оформляется записью в журнале учета приема и выдачи денежных документов.

По израсходованным почтовым маркам работники представляют авансовый отчет с приложением копии списка почтовых отправлений с отметкой почтового отделения, принявшего данные письма по списку. На основании утвержденного авансового отчета стоимость израсходованных марок списывается с подотчета, что отражается по кредиту счета 71 в корреспонденции со счетом учета затрат. Согласно Инструкции по применению Плана счетов организациях, осуществляющих торговую деятельность, затраты на услуги почтовой связи отражаются на счете 44 "Расходы на продажу".

Таблица 3