Для обеспечения достоверности предоставляемых данных по бухгалтерскому учету и отчетности каждым предприятием в обязательном порядке проводится инвентаризация кассы и имущества. Проведение ревизии направлено на проверку и контроль сохранности денежной наличности и прочих ценностей, находящихся в кассе.
Инвентаризация кассы может проводиться в соответствии с установленным графиком, то есть планово или внезапно (внепланово).
Обязательными случаями проведения контроля являются:
Перед сроком составления бухгалтерской ;
При ликвидации, реорганизации или преобразовании предприятия;
При смене кассового работника;
В случае обнаружения хищения или недостачи.
Инвентаризация кассы проводится согласно Положению о порядке ведения кассовых операций. Данным документом установлено, что, помимо ежегодной проверки, обязательны внезапные инвентаризации с пересчетом всей наличности и других ценностей. Количество ревизий не ограничено. Как правило, число их определяется соответствующей отметкой в
До 2012 года порядок кассовых операций определялся Методическими указаниями, установленными еще в далеком 1993 году. С 1 января прошлого года в силу вступило новое Положение о порядке ведения кассовых операций с монетой и банкнотами Банка России на территории России №373-П. Данное положение распространяется на ИП, организации, перешедшие на УСН и юридические лица, в обязательном порядке ведущие бухгалтерский учет. Определенные моменты установлены для получателей - средств. Устаревшие документы не упоминали способы ведения учета для индивидуальных предпринимателей, в связи с резким расширением сектора малого бизнеса, новое положение было просто необходимо.
Согласно новому положению, инвентаризация кассы, то есть порядок ее проведения, сроки и документальное обеспечение, не изменились. Однако касса предприятия (сама комната, в которой хранятся ценности и важная документация) теперь не оборудуется, как было установлено ранее, и штрафы за несоответствие отменили.
Перед проведением ревизии создается инвентаризационная комиссия, утверждаемая приказом руководителя организации. Как правило, сюда входят: главный бухгалтер предприятия, руководители отделов аудита, контроля и само руководство. В первую очередь проверяется остаток учетный, то есть тот, который отражен в текущем отчете кассира. Данную величину сравнивают с фактическим наличием денежных средств в кассе. Если фактический остаток превышает учетный, то это излишек денежных средств, который признается внереализационным доходом предприятия. В случае обнаружения недостачи, та величина, которой нет в наличии, подлежит взысканию с кассового работника.
Ценности, находящиеся в кассе, пересчитываются поштучно. Сюда могут входить путевки в санатории, ценные бумаги и бланки, билеты и прочее. Ценные бумаги, а также бланки документов строгой отчетности считают полистно (по видам, в соответствии с их начальными и конечными номерами).
В конце ревизии составляется Акт о где указывается наличие всех ценностей, их стоимость, а также порядковые номера последних расходных, В случае выявления несоответствия строку с объяснением возникновения недостач или излишков заполняет кассир.
Каждая отечественная организация в процессе своей хозяйственной деятельности сталкивается с необходимостью проведения инвентаризации. Указанное правило установлено Федеральным законом «О бухгалтерском учете» . Данной проверке подлежат активы предприятия и товарные запасы. Сверка может проводиться по отдельным структурным подразделениям компании (в том числе и кассы), результат инвентаризации оформляется бланком № ИНВ-15 .
Общие положения об инвентаризации
Минфин Российской Федерации своим Приказом от 13.06.1995 N 49 утвердил Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Пунктом 1.1 данного нормативного акта обязанность по проведению проверок возложена исключительно на российские юридические лица. Отечественные организации должны сверять не только имущество, но и проводить инвентаризацию наличных денежных средств. Акты, составляемые по результатам таких изучений, фактически заканчивают проверку.
Акты нормотворчества России предусматривают несколько случаев сверки фактических активов и обязательств с данными бухгалтерского учета:
- обстоятельства, перечисленные в п. 1.5 Методических указаний ;
- назначение проверки по инициативе руководства компании или согласно учетной политике.
Руководитель предприятия приказом назначает проведение проверки и определяет членов соответствующей комиссии, которые своими подписями удостоверяют акт ИНВ-15 инвентаризации наличных денежных средств и иные документы, оформляемые по итогам сверок.
Порядок проведения проверок наличности разработан Министерством финансов Российской Федерации в пунктах 3.39 - 3.43 Методических указаний. Согласно существующим правилам инвентаризация проводится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций. Однако существующий алгоритм оформления наличности ревизию денег не регламентирует. Бланк инвентаризации денежных средств в кассе является документом, оканчивающим проверку.
Оформление проверки кассы
Министерство финансов Российской Федерации в Методических указаниях, введенных в действие Приказом от 13.06.1995 N 49, разработало формуляры, составляемые по итогам проведенной проверки. Одним из таких документов является бланк акта инвентаризации денежных средств в кассе.
Но надо учитывать, что Госкомстат России своим Постановлением от 18.08.1998 N 88 утвердил новые формы, используемые при проведении и оформлении результатов проверок на предмет соответствия фактического состояния данным бухгалтерского учета.
Одним из таких вновь утвержденных документов является акт инвентаризации кассы.
бланк акта инвентаризации наличных денежных средств
Госкомстат РФ указал, что названный формуляр служит для отражения итогов проверки наличия денег и денежных документов в кассе предприятия. Все ценности в поименованном подразделении подлежат сплошному пересчету и сверке с данными бухучета. Формуляр заполняется на компьютере или от руки. Допускается использование чернил черного или синего цвета.
Однако, несмотря на важность этого документа, Госкомстат не утвердил образец заполнения бланка инвентаризации кассы ИНВ-15. В связи с этим сотрудник компании, заполняющий итоговый документ проверки, должен его оформлять аккуратно и безошибочно. Не допускается наличие в форме подчисток, подтирок или помарок. Итоговый акт составляется в двух экземплярах, подписывается комиссией в полном составе, а также материально ответственными лицами. Его содержимое сообщается руководству предприятия.
Акт должен содержать:
- наименование предприятия и его структурного подразделения;
- документ, явившийся основанием проверки;
- номер и дату формы, а также момент инвентаризации;
- расписку сотрудника, ответственного за сохранность имущества в кассе;
- фактическое наличие ценностей;
- пояснения по недостаче или избытку содержимого, а также решение директора по дальнейшим действиям.
Указание всей информации позволит говорить о надлежащем оформлении итогов инвентаризации.
Образец заполнения акта ИНВ-15
Фактический остаток наличных средств в организации проверяется посредством инвентаризации кассы. При этом проверяется не только количество денег, но и соблюдение определенных нормативов. Как в 2019 году инвентаризуется касса?
Инвентаризация кассы предприятия входит в состав плановых мероприятий. С ее помощью сверяются учетные показатели и фактические.
Для правильного осуществления процесса сверки важно знать основной порядок инвентаризации кассы. Как выглядит таковой в 2019 году?
Основные сведения
Само наличие кассы в организации предполагает обязательное проведение ее проверки. Такая ревизия может быть законодательным требованием или проводится по инициативе руководства.
Целесообразность частоты проведения инвентаризации, кроме обязательных случаев, определяется руководством организации. Руководитель вправе проверить кассу в любое время.
Причина проверки обосновывается в кассы, который становится основанием для начала процедуры.
Порядок проведения подобной инвентаризации, и то в какие сроки проводят ее, должно учреждаться руководителем и непременно отражаться в положениях учетной политики.
Материально-ответственным лицом за сохранение денежной наличности и иных документов в кассе выступает кассир.
Он также отвечает за правильность оформления всей сопутствующей кассовой документации. Инвентаризация исполняется при обязательном его участии в составе действующей инвентаризационной комиссии.
Что это такое
Инвентаризация предполагает сверку действительных показателей с данными, отображенными в учете организации. Инвентаризироваться могут любые активы и пассивы хозяйствующего субъекта.
Так одним из видов инвентаризуемого имущества выступают наличные средства, а также документы денежного характера, сохраняющиеся в организационной кассе.
Касса это отдельное подразделение, где происходит оборот денежных средств, а также осуществляется их сохранение. В кассе сохраняются объекты денежных наличных средств и объекты различных денежных документов.
При инвентаризации кассы действительный остаток хранящихся ценностей сопоставляется с данными, отображенными в учетной документации.
С какой целью проводится
Основной целью инвентаризационной проверки кассы выступает проверка корреспонденции истинного остатка с итогом по .
Также проверяются правила сохранения наличности и процессы оформления учетной документации.
При этом обследуется точность и достоверность текущего учета по кассовым операциям, выявляются ошибочные расчеты, проверяется следование принципам .
Инвентаризация кассы может быть плановой и внеплановой (внезапной). Плановый процесс осуществляется согласно случаям, определенным законодательными нормами.
Регламент и обстоятельства проведения соответствуют тезисам, отображенным в учетной политике организации и издаваемых распорядительных документах.
Так в соответствии с нормативным регулированием касса инвентаризуется при:
- передаче имущественных ценностей организации в , при их реализации или выкупе;
- любом преобразовании организации;
- подготовке бухгалтерской отчетности за год;
- замене материально-ответственного лица;
- обнаружении фактов расхищения, порчи ценностей или злоупотребления таковыми;
- форс-мажорных ситуаций.
Внеплановая инвентаризация кассы исполняется внезапно для ответственного сотрудника. Таким образом проверяется его компетентность.
Кроме прочего касса может инвентаризоваться для:
- усиления внутренней системы контроля в организации;
- раскрытия обнаруженной в учете ошибки;
- исполнения требований ревизующих, контрольных либо следственных органов.
Действующие нормативы
В 2019 году порядок относительно проверки кассы не изменился. Инвентаризация кассы проводится в соответствии с Приказом Минфина РФ №49 от 13.06.1995, ратифицирующим Методические указания по инвентаризации имущества и иных финансовых обязательств.
Порядок осуществления инвентаризационной проверки кассы определяется и , утверждающего Положение по ведению бухучета и бухгалтерской отчетности.
Акт составляется в двух одинаковых экземплярах, после чего его заверяют подписями все представители комиссии и само ответственное лицо.
Затем итоги обследования доводятся непосредственно до руководителя предприятия. Один бланк акта сохраняется у ответственного за сохранность ценностей работника, второй сдается в бухгалтерию.
Когда контроль выполняется по причине замены ответственного лица, то акт готовят в трех экземплярах, по одному для каждой стороны.
В ситуации проведения неожиданной проверки реального количества денег в кассе, создается документ «Акт о проверке наличных денежных средств кассы», по форме .
В случае несоответствия сумм наличности с итоговыми суммами по контрольной ленте определяется основание несоответствия. Обнаруженные избытки или нехватки отображаются в надлежащих графах журнала кассира.
В правильно составленном акте подробно отображается наличие или отсутствие расхождений по кассе. При заполнении документа указываются учетные данные и фактические показатели наличности, подсчитанной в процессе инвентаризации.
Акт ИНВ-15 составляется при любой плановой или внеплановой инвентаризации кассы. В том числе при смене кассира, организационных изменениях, обнаружении избытка или нехватки средств, окончании отчетного года.
Образец заполнения бланка ИНВ-15
При заполнении акта инвентаризации кассы не допускается наличие помарок, исправлений или подчисток в тексте документа. Любая подобная погрешность может сделать недействительными итоги инвентаризации.
Если исправление необходимо внести, то оное оговаривается предварительно и вносится с заверением всеми членами комиссии.
В случае выявления излишков или недостачи ответственное материально лицо обязано предоставить объяснение ситуации и указать причины расхождения. В акте обязательно указываются суммы несоответствий и обстоятельства их возникновения.
Обязательна ли такая инвентаризация
Инвентаризация денежной наличности кассы организации помогает решить такие задачи:
- предотвратить возможное похищение денег из кассы организации недобросовестными сотрудниками;
- обеспечить соответствие данных учета и реальных показателей;
- привести учет наличных денежных расчетов в соответствие с требованиями, какие законодательство предъявляет к проведению операций по кассе.
То есть инвентаризация кассы считается более чем просто обязательной. Закон не обязует руководителей и владельцев предприятий к обязательному проведению внеплановых проверок кассы.
Для соблюдения правовых норм организации достаточно проводить обязательную инвентаризацию по окончании отчетного года в преддверии составления годовой отчетности и в случае смены кассира.
Однако из экономических соображений более целесообразно дополнительное проведение промежуточных проверок. Частота их зависит от объема самой организации и интенсивности работы кассы.
Так можно проводить инвентаризацию по окончанию каждого месяца или каждой второй недели. Особенное внимание руководителям следует уделить внезапным инвентаризациям кассы.
Такие проверки дисциплинируют сотрудников и позволяют быстро выявить недостаточно компетентных сотрудников.
К тому же регулярные инвентаризационные проверки через непродолжительные интервалы времени не позволять накопиться большой сумме недостач.
Это важно, поскольку не всегда удается взыскать с виновного сотрудника большой объем недостачи и приходится списывать недостающие суммы в убытки предприятия.
Какой бы вид инвентаризации кассы не применялся, важно соблюдать порядок проведения проверки и документально оформлять каждое действие.
Своевременное проведение инвентаризации кассы является залогом сохранности денежных средств организации.
Угроза искажения бухгалтерской информации присутствует на протяжении всей деятельности предприятия.
Инвентаризация денежных средств в кассе является одним из эффективных способов учета и фактического контроля за сохранностью средств на предприятии, которая обеспечивает достоверность бухгалтерских данных.
Проведение инвентаризации регламентируется действующим законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете, о порядке ведения кассовых операций, даны методические указания Минфином по проведению инвентаризации имущества и финансовых обязательств. На предприятиях инвентаризации проводятся согласно Приказу, который является неотъемлемым документом учетной политики
Указанными нормативными документами оговариваются обязательные случаи проведения инвентаризации:
- сдача годовой отчетности
- смена кассиров — материально ответственных лиц
- установление фактов злоупотребления материально ответственным положением
- ликвидации или реорганизации
- особо чрезвычайные обстоятельства.
Вместе с тем, инвентаризация денежных средств может проводиться и в произвольном порядке по инициативе руководства предприятия или же по требованию контролирующих органов. Проведение внезапных инвентаризации на предприятии в кассе, сокращает число нарушений, которые смогут выявить проверяющие инстанции.
Процедура проведения инвентаризации предполагает несколько шагов: подготовка, проверка реального наличия средств и тождественность его с учетными бухгалтерскими данными, оформление акта инвентаризации и анализ полученных сведений.
На этапе подготовки руководителем предприятия формулируется приказ о проведении инвентаризации кассы, который определяет дату проведения инвентаризации, сроки предоставления материалов по результатам проверки и учреждается комиссия во главе с председателем и в количестве не меньше трех человек. Комиссия обеспечивает точность и полноту внесение информации, своевременность и обоснованность формирования материалов проверки. Важно отметить, что отсутствие даже одного члена комиссии, служит причиной для признания недействительными результатов проверки.
Непосредственно инвентаризация начинается с письменного подтверждения кассиром того, что все приходные и расходные кассовые документы, на основании которых осуществлялось движение денежных средств, учтены в отчете и переданы в бухгалтерию или предъявлены комиссии, а также все наличные поступления в кассу — оприходованы, а расходы — отражены по соответствующим статьям.
Эта мера заранее предотвращает возможные заявления материально ответственных лиц, после проверки кассы, о существовании документов, не учтенных в последнем кассовом отчете. Остаток по кассе, указанный в отчете является учетной величиной, с которой сличается фактический выведенный показатель.
Денежные купюры, ценные бумаги и другие денежные документы пересчитываются по факту наличия полистно. При наличии существенного объема денежных средств комиссией составляется инвентаризационная опись с указанием достоинства купюр, количества и суммы. Данные, полученные по факту, сличаются с данными учетных регистров.
В ходе документальной проверки комиссия удостоверяется:
- в следовании порядку кассовой дисциплины
- соблюдении правил порядка приема и выдачи наличных
- достоверности сведений по операциям с обслуживающим банком
- документальном подтверждении списания денежных средств
- наличии договора о материальной ответственности кассира
Особое внимание уделяется , которая требует дополнительного контроля следования правилам ведения:
- последовательность нумерации страниц
- книга должна быть прошнурована и опечатана
- записи в книги должны быть сделаны своевременно и документально подтверждены, подчистки и несогласованные исправления не допускаются
- должен соблюдаться правильный подсчет итоговых сумм и перенос записей остатков с одной страницы на другую.
В условиях автоматизации системы бухгалтерского учета при проверке кассовой книги производится установление правильности работы инструментов программного обеспечения для обработки кассовых документов.
Параллельно в ходе инвентаризации комиссией проверяются условия оснащения сохранности денежных средств:
- наличие в помещении кассы сейфов
- работающей сигнализации в кассе
- обеспечение пожарной безопасности
- условия сохранности при доставке с банка
Акт инвентаризации кассы
При добросовестном ведении учета кассовых операций и корректной работе кассира, сумма фактического остатка денежной наличности совпадает с учетным. Расхождения свидетельствуют об обнаружении недостачи либо излишка, что говорит об ошибках или злоупотреблении работниками. В этом случае ответственными лицами проводятся служебные расследования по выявлению причин их образования, наказанию виновных и предупреждению подобных ситуаций в дальнейшем.
Результаты инвентаризации (отклонения или полное соответствие) отражаются в сличительной ведомости.
Ведомость служит основанием для обобщения полученной информации в бланке акта инвентаризации кассы формы № ИНВ-15, в котором обязательно заполняется:
- полное название предприятия, структурного подразделения, вид деятельности.
- номер акта и дата его составления
- номер и дата приказа, на основании которого, проводилась инвентаризация
- подпись материально ответственного лица и расшифровка ФИО.
В графах табличной части отражаются:
- фактическое количество в кассе денежных средств, ценных бумаг и прочих денежных документов, и сумма по данным учета прописью
- результат сопоставления этих позиций (излишек или недостача)
- номера последних документов движения по кассе (приходных и расходных кассовых ордеров)
В специальном разделе акта кассир обязан письменно объяснить причины обнаруженных нарушений. Информация по акту доводится до сведения руководства предприятия, затем утверждаются дальнейших мероприятиях по итогам инвентаризации.
Составляется акт инвентаризации кассы в двух экземплярах, а в случае нового назначения кассира — в трех, подписывается материально ответственным лицом и всеми членами инвентаризационной комиссии. Оригинал акта сдается в бухгалтерию, копия остается у материально-ответственного лица.
Возможные нарушения в инвентаризации
Нарушения, выявляемые при проверке, могут возникать как в результате халатности и невнимательности материально-ответственного лица, так и преднамеренного искажения данных, а также как результат отсутствия на предприятии отлаженной системы проведения внезапных проверок.
На практике наиболее часто обнаруживаются:
- отсутствие первичных кассовых документов
- некорректное оформления кассовых документов
- математические ошибки при итоговых подсчетах
- излишнее списание денег с кассы, списание сумм без документальных оснований
- вторичное использование одних и тех же документов
- несвоевременное заполнение учетных регистров
- отсутствие печатей, подписей руководителя или главного бухгалтера
- списание сумм без оснований или использование в качестве учетных документов различного вида расписок
- отсутствие росписей на расходных кассовых документах получателей средств
- выполнение во время отсутствия кассира его обязанностей другим работником без документального оформления и др.
Таким образом, качественное и регулярное проведение инвентаризаций денежных средств в кассе обеспечивает соответствие между фактическими и учетными данными, предотвращает случаи растраты денежных средств и гарантирует надлежащее ведение учета согласно требованиям, предъявляемым кассовым операциям, что в целом способствует финансовой стабильности предприятия.
Для обеспечения достоверных данных бухгалтерии, повышения эффективности учёта и строгого контроля сбережения средств в компании проводится инвентаризация кассы.
Обязательное проведение инвентаризации кассы
Процесс инвентаризации осуществляется в соответствии с требованиями законодательства РФ «О бухгалтерском учёте» (ст.19), о проведении кассовых операций. Минфин РФ (приказ №49) регламентирует процесс инвентаризации и предлагает методические рекомендации. Основой для проведения инвентаризации является приказ руководителя, он является главным документом финансовой политики данного предприятия.
В нормативных документах фиксируется информация об обязательной инвентаризации с указанием причин, которые могут быть следующими:
Узнайте подробно, как проводится ревизия кассы и кассовых операций у ИП:
- Подготовка и сдача годового отчёта.
- Принятие на работу нового материально ответственного сотрудника на место прежнего.
- В случае допущения злоупотреблений лицами, использующих в своих целях должностное положение.
- Закрытие предприятия или его реорганизация.
- Непредвиденные обстоятельства, связанные с движением денег.
Подготовительный период включает в себя издание руководителем компании соответствующего приказа, в котором содержится информация о времени проведения проверки кассы, срок подачи сведений, полученных в ходе инвентаризации. В приказе также сообщается об образовании инвентаризационной комиссии с указанием ФИО её председателя. Все члены комиссии ответственны за достоверность данных, установленных в ходе проверки. Очень важен момент присутствия всех членов без исключения. Если будет отсутствовать хотя бы один из них, результаты могут быть признаны недействительными.
Извещение кассира в письменной форме о том, что вся приходно-расходная документация предприятия имеется в отчёте и передана в бухгалтерию, является стартом для проведения инвентаризационной проверки.
Вся денежная масса, обнаруженная в кассе, пересчитывается. При слишком большом объёме, банкноты сортируются по достоинству, и соответственно пересчитывается каждая часть с указанием количества купюр отдельного номинала и сумма, затем все суммируются. Окончательный результат сравнивается с данными отчёта и составляется соответствующий акт.
Инвентаризационная проверка позволяет определить:
- Придерживается ли кассир данного предприятия требованиям кассовой дисциплины, не нарушает ли правила приёма и выдачи наличных денег.
- Насколько достоверны сведения об отношениях с банком, который обслуживает данную компанию.
- Наличие договорных обязательств с материально ответственным лицом (кассиром).
Важным элементом проверки является наличие условий для хранения денежной массы (сигнализация, сейфы, пожарная безопасность, условия транспортировки).
Проверка правильности ведения кассовой книги также является важной составляющей инвентаризации, основные требования такие:
- Нумерация страниц.
- Заверенная печатью прошивка.
- Своевременность занесения записей в книгу с документальным подтверждением. Исправления, подтасовка данных строго воспрещается.
- Итоговые суммы должны быть безошибочными и соответствовать действительности. Переносить данные на следующую страницу следует производить по установленным требованиям.
Если в бухгалтерии ведётся автоматизированный учёт, осуществляется проверка работы программного обеспечения, предназначенного для обработки данных кассовых документов.
Оформление: документы и образцы
Как упоминалось выше, отправной документальной точкой для проведения инвентаризации является приказ по предприятию, который издаётся руководителем.
Образец приказа для проведения инвентаризации
Если кассир корректно проводит все денежные операции, фактическая сумма оставшейся в кассе наличности будет равна сумме, указанной в поданных заранее отчётах. Несоответствие сумм говорит либо о недостаче денег в кассе, либо об излишках, что в обоих случаях говорит о злоупотреблениях или ошибочных действиях кассира.
Для обобщения собранной информации составляется сличительная ведомость, которая является частью акта инвентаризации, она заполняется следующим образом:
- Наименование предприятия с указанием области деятельности.
- Номер и время (день, месяц, год) составления инвентаризационного акта.
- Номер приказа об инвентаризационной проверке и дата его издания.
- ФИО материально ответственного работника компании и его подпись.
В таблице заполняются следующие данные:
- Фактическое количество наличных денег и ценных бумаг и поданная в отчёте сумма.
- Разница между отчётными и фактическими данными.
- Номера последних приходно-расходных документов.
Кассир даёт объяснение допущенным нарушениям в отдельной колонке бланка акта. Далее эта информация используется при разработке мероприятий по устранению выявленных недостатков.
Инвентаризационный акт выдаётся в двух экземплярах, а если назначается на должность кассира новый работник, то в трёх. Документ заверяется подписями всех участников проверки. Оригинал подаётся в бухгалтерию, копия - кассовому работнику (материально ответственному).
Образец акта проверки
Образец акта проверки (чистый бланк ИНВ-15)
Выявление нарушений и их причины
Практически каждая проверка сопровождается обнаружением определённого количества нарушений. Они могут быть вызваны различными причинами:
- Недостаточный профессионализм.
- Элементарная невнимательность и непростительная халатность.
- Умышленное искажение данных ответственным лицом.
- Несовершенство системы контроля.
Типичные нарушения в большинстве предприятий:
- Частичное или полное отсутствие первичной приходно-расходной документации.
- Неправильное ведение документации.
- Безграмотность счетовода, допускающего ошибки при математических подсчётах.
- Необоснованное списание денежных средств (без подтверждающей документации).
- Одни и те же документы используются дважды.
- Учётные записи заполняются с нарушением сроков.
- Документы, не заверенные печатью предприятия и подписью руководителя.
- Использование расписок в качестве списания денежных сумм.
- Получатели средств не расписываются на расходных документах.
- Во время отсутствия кассира его обязанности выполняет другой сотрудник без надлежащего оформления.
Кто в ответе за выявленные недочёты
Если виновные в недостаче не выявлены, то практически за этот факт несёт ответственность руководитель. Он принимает решение о возможном списании недостающей суммы из кредита в дебет. Основой такого решения является ст.12 ФЗ «О бухгалтерском учёте».
О выявленных недостачах или излишках издаётся приказ и отправляется в бухгалтерию (ст.17 ФЗ «О бухгалтерском учёте»).
Если по результатам инвентаризационной проверки обнаружены нарушения и определены виновные в их совершении, к ним будут предъявлены меры по возмещению нанесённого материального ущерба компании.
Если материально ответственный сотрудник отказывается от предъявленных требований, руководитель вправе обратиться в судебные органы для разрешения конфликта.
Условия, при которых виновные обязаны возместить недостачу:
- Наличие официального документа, подтверждающего виновность конкретного должностного лица.
- Признание сотрудником собственной вины в письменной форме с указанием причины и мотивов совершенного нарушения.
- Постановление инвентаризационной комиссии о признании виновности сотрудника. Если он не согласен с таким решением, он должен подписать соответствующий документ, который может быть основанием для подачи руководителем иска в суд.
- Удержание суммы недостачи из зарплаты виновного работника.
Если сотруднику ошибочно предъявляют претензии о недостаче, он также может обратиться в судебные органы.
Излишки
Первым шагом после выявления излишков, они подлежат оприходованию. Бухгалтер делает соответствующие расчёты и составляет справку, содержащую следующую проводку:
Дебет счета учёта ТМЦ (для каждой категории товаров отдельный номер - 01, 07, 10, 41, 43) в Кредит счета 91.1 «Прочие доходы».
Обнаруженные и оприходованные излишки включаются в оборот предприятия. Если речь идёт о денежных средствах, они становятся внереализационными, ст.250 НК РФ запрещает использовать их. Они списываются в производство и фиксируются по дебету.
Как списать недостачу
Недостачу без определения виновных можно списать только в таких случаях и условиях:
- В течение того года, в который осуществлялась инвентаризационная проверка.
- Списанием может заниматься один, специально назначенный для этих целей сотрудник.
Процесс списания проводится в такой последовательности:
- Издание приказа руководителя компании.
- Списание с кредита в дебет на счёт 94.
- Списание расходов на осуществление инвентаризационной проверки.
- Бухгалтерия даёт данные о естественной убыли. Далее сравниваются суммы расходов с нормативными. Если результат меньше нормы, списание производится на расходы компании.
При наличии виновных сотрудников или если недостача больше естественной убыли, проводится списание следующим образом:
- Руководитель оформляет приказ о списании с кредита в дебет.
- Сверка данных в документах.
- Бухгалтерия высчитывает недостающую сумму.
- Руководство предприятия разрабатывает план мероприятий по недопущению впредь выявленных нарушений или идёт на крайние меры - подаёт иск в суд.
Если решением суда вина сотрудников не доказана, недостача списывается на основании судебного вердикта.
Если виновник скрылся, недостача списывается за счёт чистой прибыли.
Чтобы предотвратить конфликты, связанные с такими негативными явлениями в работе предприятия, как недостача, руководитель должен соблюдать последовательность действий. Каждый его шаг должен соответствовать букве закона. Например, действия по разделению суммы недостачи среди сотрудников и вычета этой цифры из их заработной платы - является противозаконным и может быть квалифицированно, как незаконная невыплата заработной платы.
Инвентаризация денежных средств в кассе может проводиться по разным причинам. Она бывает как плановая, так и внезапная. Главная цель её проведения - контроль потока наличных средств на предприятии и предотвращение воровства среди персонала.