Правильная справка 2 ндфл. Что писать в I разделе? Документ необходим физическому лицу для того, чтобы

Если суммовые показатели отсутствуют, в соответствующих графах проставьте нули.

Если делаете перерасчет налоговых обязательств сотрудника за предшествующий год, составьте корректирующую справку.

Если нужно аннулировать показатели в ранее представленной справке, составьте аннулирующую справку. При заполнении аннулирующей справки в разделах 1 и 2 продублируйте сведения из первоначальной справки. А разделы 3-5 не заполняйте.

Если в налоговом периоде сотруднику начисляли доходы, облагаемые по разным ставкам, разделы 3-5 заполните для каждой налоговой ставки.

Заголовок

В заголовке справки в поле «признак» укажите 1, если справка предоставляется в качестве ежегодной отчетности (п. 2 ст. 230 НК РФ). Если сообщаете в инспекцию о том, что невозможно удержать налог (например, при выдаче подарка), укажите «2» (п. 5 ст. 226 НК РФ).

В поле «Номер корректировки» укажите:

  • 00 - при составлении первичной справки;
  • значение на единицу большее, чем в предыдущей справке, - при составлении корректирующей справки. Например, при первоначальной корректировке - 01, при повторной - 02 и т. д.;
  • 99 - при составлении аннулирующей справки.

В поле «в ИФНС» проставьте четырехзначный код налоговой инспекции, где стоит на учете налоговый агент. Например: 7743, где 77 - код региона, 43 - номер инспекции.

Раздел 1

В разделе 1 укажите основную информацию о налоговом агенте: наименование, ИНН, КПП, контактный телефон. Организации берут ИНН и КПП из уведомления о постановке на учет организации.

Предприниматели указывают только ИНН. Посмотреть его можно в уведомлении о постановке на учет. В графе КПП поставьте прочерк.

В поле «Код по ОКТМО» укажите код территории, на которой зарегистрирован налоговый агент. Этот код определяйте по Общероссийскому классификатору, утвержденному приказом Росстандарта от 14 июня 2013 г. № 159-ст или с помощью сопоставительной таблицы по кодам ОКАТО и ОКТМО. Предприниматели (кроме плательщиков ЕНВД и работающих по патенту), нотариусы, адвокаты указывают ОКТМО по своему местожительству. Предприниматели на ЕНВД или патенте указывают ОКТМО по месту ведения деятельности на соответствующем спецрежиме.

Если доходы человеку выплатило головное отделение организации, то в справке по форме 2-НДФЛ укажите ИНН, КПП и ОКТМО по местонахождению именно этого отделения. Если организация является крупнейшим налогоплательщиком, укажите КПП, присвоенный межрегиональной (межрайонной) инспекцией ФНС России по крупнейшим налогоплательщикам.

Если же доходы выплатило обособленное подразделение организации, то в справке укажите КПП и ОКТМО по местонахождению этого подразделения.

Об этом сказано в письмах ФНС России от 8 августа 2012 г. № ЕД-4-3/13214 и от 7 февраля 2012 г. № ЕД-4-3/1838.

Если в течение календарного года гражданин получал доходы в различных обособленных подразделениях с разными кодами ОКТМО, по каждому из них придется составить отдельную справку. Правомерность такого требования подтверждена решением ВАС РФ от 30 марта 2011 г. № ВАС-1782/11.

В поле «Налоговый агент» укажите сокращенное наименование организации согласно учредительным документам. Если сокращенного наименования нет - укажите полное наименование. Если налоговый агент - физлицо, в данном поле укажите фамилию, имя, отчество (при наличии), которые указаны в документе, удостоверяющем личность. Двойные фамилии указывайте через дефис (например, Иванов-Юрьев).

Раздел 2

В разделе 2 укажите персональные данные сотрудника.

В поле «ИНН в Российской Федерации» проставьте ИНН сотрудника. Посмотрите его в свидетельстве о постановке на учет физического лица. Такой документ можно попросить при приеме на работу, хотя сотрудник не обязан его представлять.

Ситуация: должна ли налоговая инспекция принять справку 2-НДФЛ, в которой не указан ИНН сотрудника - гражданина России ?

Да, должна.

Если у сотрудника нет ИНН или если этот реквизит не известен налоговому агенту, поле «ИНН в Российской Федерации» раздела 2 формы 2-НДФЛ можно не заполнять. Ни в справках, которые организация подает на бумажных носителях, ни в электронных файлах. Это следует из положений раздела IV приложения 2 и таблицы 4.11 приложения 3 к приказу ФНС России от 30 октября 2015 г. № ММВ-7-11/485.

Поводом для сомнений послужило письмо ФНС России от 23 ноября 2015 г. № 11-2-06/0733. В нем говорилось о доработке программного обеспечения, с помощью которого налоговые инспекции будут принимать справки 2-НДФЛ. Из этого письма следовало, что при приеме справок программа будет контролировать:

  • достоверность самого ИНН. Справку не примут, если в этом поле указано неверное количество цифр, нарушено контрольное число ИНН или если поле заполнили произвольными цифрами: 0000000000, 1234567890 и т. п.

Сначала такие доработки действительно были внесены. Однако в конце января налоговая служба вновь скорректировала программное обеспечение и привела его в соответствие с положениями приказа ФНС России от 30 октября 2015 г. № ММВ-7-11/485. Теперь программа «пропускает» электронные файлы, в которых нет ИНН сотрудников - получателей доходов. То есть справка, в которой не указан ИНН сотрудника, пройдет форматно-логический контроль. Но на всякий случай инспекция направит налоговому агенту протокол приема сведений с предупреждением «Не заполнен ИНН для гражданина России» (письмо ФНС России от 27 января 2016 г. № БС-4-11/1068).

А что будет, если поле с ИНН заполнено неправильно? Тут возможны два варианта:

  • указан вымышленный ИНН;
  • указан реальный ИНН, присвоенный другому физлицу.

В первом случае справка не пройдет (письмо ФНС России от 23 ноября 2015 г. № 11-2-06/0733).

Во втором случае инспекция примет сведения, но, обнаружив ошибку, оштрафует налогового агента. Штраф в размере 500 руб. за каждую недостоверную справку предусмотрен пунктом 1 статьи 126.1 Налогового кодекса РФ. Такая ответственность применяется в отношении сведений, представленных после 31 декабря 2015 года.

Аналогичные разъяснения содержит письмо ФНС России от 11 февраля 2016 г. № БС-4-11/2224.

Штрафа не будет только в том случае, если налоговый агент сам обнаружит ошибку и своевременно (до того как ошибку найдет инспекция) уточнит сведения. Об этом сказано в пункте 2 статьи 126.1 Налогового кодекса РФ.

В поле «ИНН в стране проживания» укажите (при наличии такой информации) ИНН или его аналог в стране гражданства иностранного сотрудника.

Фамилию, имя, отчество укажите полностью, без сокращений, как в паспорте. Писать латинскими буквами допускается только для иностранцев. Отчество не заполняйте, только если его нет в паспорте.

В поле «Статус налогоплательщика» укажите:

  • 1 - для налоговых резидентов . Цифру 1 также укажите по сотрудникам из стран Евразийского экономического союза (Республики Беларусь, Казахстана, Армении и Киргизии), которые платят НДФЛ по ставке 13 процентов с первого дня их пребывания в России. При этом не важно, будут ли они признаны налоговыми резидентами по итогам года или нет;
  • 2 - для нерезидентов;
  • 3 - для нерезидентов - высококвалифицированных специалистов;
  • 4 - для сотрудников, которые являются участниками государственной программы добровольного переселения соотечественников, проживающих за рубежом;
  • 5 - для сотрудников-иностранцев, которые имеют статус беженца или получили временное убежище в России;
  • 6 - для сотрудников-иностранцев, которые работают на основании патента.

Налоговый статус иностранцев определяйте по общим правилам по состоянию на конец года. Страна гражданства при этом значения не имеет (письмо ФНС России от 16 марта 2016 г. № БС-3-11/1099).

В поле «Гражданство (код страны)» укажите код страны, постоянного проживания сотрудника. Например, код России - 643, Украины - 804. При заполнении справки для нерезидента используйте Общероссийский классификатор стран мира, утвержденный постановлением Госстандарта России от 14 декабря 2001 г. № 529-ст. Если гражданство отсутствует, в поле «Код страны» укажите код страны, которая выдала документ, удостоверяющий личность.

При заполнении поля «Код документа, удостоверяющего личность» используйте справочник «Коды документов», который является приложением 1 к приказу ФНС России от 30 октября 2015 г. № ММВ-7-11/485. Серию и номер паспорта укажите без знака «№».

В поле «Адрес места жительства в Российской Федерации» укажите полный адрес постоянного местожительства сотрудника. Возьмите его из паспорта или из другого документа, подтверждающего такой адрес. Для иностранных сотрудников укажите адреса, по которым они зарегистрированы в местах проживания или пребывания. При заполнении поля «Код субъекта» используйте справочник «Коды субъектов Российской Федерации и иных территорий», который является приложением 2 к приказу ФНС России от 30 октября 2015 г. № ММВ-7-11/485.

Если какой-либо элемент адреса отсутствует, например район, то отведенное для этого элемента поле не заполняйте.

В отношении нерезидентов и иностранных граждан можно не указывать адрес местожительства в России. В таком случае необходимо заполнить поля «Код страны проживания» и «Адрес». Об этом сказано в письме ФНС России от 6 апреля 2016 г. № БС-4-11/5909.

Ситуация: можно ли заполнить поле «Код документа, удостоверяющего личность» справки 2-НДФЛ на основании документа, удостоверяющего тождественность гражданина с лицом, изображенным на фотографии, заверенного нотариусом? Сотрудник отказывается использовать паспорт .

Нет, нельзя.

Перечень документов, которые подтверждают личность человека в целях заполнения справки по форме 2-НДФЛ, приведен в приложении 1 к форме 2-НДФЛ, утвержденной приказом ФНС России от 30 октября 2015 г. № ММВ-7-11/485. Документ, удостоверяющий тождественность гражданина с лицом, изображенным на фотографии, в этот перечень не входит. Поэтому заполнить поле «Код документа, удостоверяющего личность» раздела 2 справки по форме 2-НДФЛ на основании этого документа нельзя.

Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 5 июня 2007 г. № 04-1-02/000611. Несмотря на то что данное письмо разъясняло порядок заполнения старой формы справки, его можно применить и в отношении новой формы.

Эта статья посвящена новой 2-НДФЛ с 2018 года, о чём должны знать все налоговые агенты – организации, ИП и их бухгалтеры. Поможем скачать изменённую справку о доходах физических лиц за 2017 год, а также грамотно её заполнить с учётом требований закона и предписаний Налоговой службы России.

Утверждён новый бланк 2-НДФЛ с 2018 года

ФНС обновила справку о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ. Так, 30 января 2018 года Минюст России зарегистрировал приказ Налоговой службы от 17.01.2018 № ММВ-7-11/19 с изменениями в прежний бланк (далее – Приказ № ММВ-7-11/19).

Сама новая форма 2-НДФЛ с 2018 года, как и раньше, закреплена приказом ФНС России от 30 октября 2015 года № ММВ-7-11/485, но в новой редакции – от 17.01.2018.

В итоге, новые справки 2-НДФЛ с 2018 года выглядят следующим образом:

За какой период актуальна новая справка о доходах

В Приказе № ММВ-7-11/19 особо отмечено, что он начинает действовать с представления сведений о доходах физических лиц за налоговый период 2017 года.

Поэтому уже сейчас есть смысл скачать новую форму 2-НДФЛ 2018 года. Сделать это можно бесплатно с нашего сайта по прямой ссылке .

Пример заполнения

Теперь расскажем и покажем, как заполнить новую форму справки 2-НДФЛ в 2018 году на конкретном примере.

Ситуация

Широкова Елена Алексеевна работает по трудовому договору в ООО «Гуру». Она – российский налоговый резидент. Ежемесячный оклад составляет 40 000 рублей.

В феврале 2017 года она подала заявление на «детский» вычет на первого ребенка (1400 р. в месяц).

С 1 по 30 апреля Широкова была в отпуске. Отпускные в сумме 37 600 рублей выплачены ей 26.03.2017.

В августе Широкова болела, пособие по больничному выдано в размере 4500 рублей.

В сентябре ей перечислена материальная помощь в сумме 6000 рублей, а в декабре – премия по итогам работы за 2017 год – 20 500 рублей.

Подоходный налог со всех доходов ООО «Гуру» удержало и перечислило полностью.

Образец заполнения

С учётом приведённых условий итог заполнения новой формы 2-НДФЛ в 2018 году на Е.А. Широкову бухгалтерией ООО «Гуру» будет выглядеть следующим образом:

Пояснения к образцу

Для целей заполнения раздела 4 справки о доходах детский вычет положен, пока годовой доход не превысит 350 000 рублей (пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ). У Широковой это произошло с сентября 2017 года, поэтому есть право на вычет только за первые 8 месяцев 2017 года (1400 руб. × 8 = 11 200 руб.).

В разделе 5 справки 2-НДФЛ налоговая база – это все доходы за минусом вычетов. То есть в нашем случае:

503 700 руб. – (4000 руб. + 11 200 руб.) = 492 100 руб.

Что изменилось

На первый взгляд, изменения в новую форму бланка 2-НДФЛ 2018 года не сразу бросаются в глаза, однако они есть.

Реорганизация (ликвидация) и сдача правопреемником

Во-первых, в новой форме справки 2-НДФЛ с 2018 года появились поля на случай сдачи её правопреемником реорганизованного лица:

Новый п. 5 ст. 230 НК РФ уточняет: невзирая на вид реорганизации (ликвидации) – присоединение/разделение/преобразование/слияние/разделение – правопреемник обязан сдать за реорганизованную структуру в ИФНС по месту своего учёта формы 2-НДФЛ и 6-НДФЛ. При условии, что реорганизованная компания этого не сделала. Аналогичная обязанность и в отношении сдачи уточнённых сведений.

Согласно новой версии Приложения № 2 «Коды форм реорганизации и ликвидации организации (обособленного подразделения)» к правилам заполнения формы 2-НДФЛ, установлены следующие коды:

  • «0» – ликвидация;
  • «1» – преобразование;
  • «2» – слияние;
  • «3» – разделение;
  • «5» – присоединение;
  • «6» – разделение с одновременным присоединением.

По новым правилам правопреемник указывает код ОКТМО именно по месту нахождения реорганизованной структуры или её обособки. В строке «Налоговый агент» правопреемник тоже указывает название реорганизованной компании.

Адресных данных физлиц больше нет

Ещё форма 2-НДФЛ в 2018 году «похудела» на целый ряд. В итоге Раздел 2 справки стал меньше ровно вдвое:

Во-вторых, новая форма 2-НДФЛ утверждена в 2018 году без строк, где ранее нужно было указывать точный адрес каждого физлица – получателя дохода:

Предприятия и предприниматели, выступающие работодателями, а также источниками дохода физических лиц должны действовать как налоговый агент в соответствии с НК РФ. Они включают в себя расчет, удержание и перечисление НДФЛ, а также в установленные сроки предоставления такого отчета как справка 2 НДФЛ на каждого своего работника или получателя денег - физ. лица.

Агент по данному налогу, в основном, каждый месяц удерживает его и перечисляет в налоговую. А вот отчитываться он должен по документу 2-НДФЛ только один раз год, после конца налогового периода. При этом законодательство устанавливает два вида срока сдачи отчета форма 2-НДФЛ.

Для отправления обычных отчетов по удержанному налогу определен срок до 1 апреля последующего года. Этим документам присваивается статус «1» .

Но для НДФЛ, который не был удержан агент из дохода физ. лица, существует ограничение в представлении до 1 марта последующего года. Статус у таких документов 2-НДФЛ указывается «2» .

Внимание! Таким образом отправить отчет за 2016 год справки с признаком «1» нужно будет до 3-04-2017 года, а с признаком «2» – до 1-03-2017 года. Помимо ежегодной отчетности по форме 2-НДФЛ работодатели предоставляют ежеквартальную отчетность по форме , которая фактически повторяют сведения данной формы.

Эти документы просят выдать работники также для использования собственных нужд. Обычно данная справка выпускается в трехдневный срок с момента поступления от работника заявления на ее оформление.

Куда предоставлять отчетность

По общим правилам форма 2 НДФЛ отправляется в налоговые службы по месту нахождения компании и месту регистрации ИП. Но фирма может иметь обособленные подразделения, отдельно состоящие на учете.

В этом случае головная компания сдает отчет по месту ее нахождения, а филиалы по адресам регистрации. Эти же нормы действуют по сотрудникам, у которых есть доход и в основной фирме и ее подразделении. То есть, где доход возник, в ту инспекции и нужно отчитываться.

Однако из этого правила есть исключение. Большим налоговым агентам разрешается самостоятельно определять, куда отправится отчет - по адресу материнской компании или же по регистрации филиала. Это связано с тем, что по таким компаниям ИФНС делятся друг с другом информацией.

На территории крупных городов могут существовать несколько ИФНС и когда организация, имеющая филиалы, работает в пределах этого муниципалитета, то она имеет право подавать формы по месту регистрации основной компании.

Существует несколько способов отправления документов 2-НДФЛ. НК РФ устанавливает, что данные отчеты можно сдать:

  • на бумаге - существует ограничение по численности работников. Такой способ отправления могут выбрать только налоговые агенты с численностью получателей дохода до десяти человек;
  • электронно - предполагает предоставления данных сведений на электронном носителе, при этом существует требовании о включении в файл информацию не более чем о 3000 получателях дохода;
  • почтой с описью вложений ;
  • через интернет при наличии ЭЦП - в настоящее время является самым популярным способом отправления отчетов 2-НДФЛ.

2-НДФЛ новая форма 2018 образец заполнения

Рассмотрим справку 2-НДФЛ новая форма 2018 бланк образец заполнения. В отличие от документа предыдущего года, сюда добавлено несколько новых полей.

Заголовок

Заполнение справки нужно начинать с заголовка. В следующей строке после названия документа нужно проставить за какой год она составляется, ее порядковый номер, дату заполнения.

  • 1 - обычная справка об удержанных доходах работника.
  • 2 - налог было удержать невозможно.

К последним случаям относится выдача заработной платы в натуральном виде; выдача призов и подарков и т. д.

Поле «Номер корректировки» новое - оно появилось только в этом году. В него заносится:

  • 00 - если справка заполняется первый раз (первичная).
  • Цифры от 01 до 98 - номер корректирующей справки.
  • 99 - аннулирующая все ранее поданные сведения, справка.

Последним полем в этой же строке идет код налоговой, в которую отправляется документ.

Правильное заполнение можно посмотреть ниже в 2-НДФЛ образец.

Минюст России зарегистрировал приказ ФНС от 02.10.18 № ММВ-7-11/566@ , которым утверждена новая форма справки 2-НДФЛ , порядок ее заполнения и электронный формат данной справки. Впервые отчитаться по новой форме налоговым агентам предстоит по итогам 2018 года.

Справки 2-НДФЛ за 2018 год сдавайте в налоговую инспекцию по новой форме. В ней изменили структуру и удалили несколько полей. Сотрудникам предоставляйте информацию об их доходах на новом бланке «Справка о доходах и суммах налога физического лица». Эта форма в целом соответствует старой 2-НДФЛ. Чтобы разобраться, где какие сведения теперь надо указывать, ознакомьтесь с этой таблицей.


Сведения Раздел, где указывать сведения, и что в нем изменилось
Старая 2-НДФЛ из пяти разделов Новая 2-НДФЛ в ФНС
из трех разделов и приложения 		Новая Справка о доходах и суммах налога физического лица * из пяти разделов
Номер справки Заголовок в начале формы Реквизит отсутствует
Данные о налоговом агенте Раздел 1 Начало формы (ее общая часть) Раздел 1
Данные о физическом лице – получателе дохода Раздел 2 Раздел 1.

Раздел не включает поле «ИНН в стране гражданства»

Раздел 2.

Из раздела 2 удалили поле «ИНН в стране гражданства»
Сведения о доходах и вычетах по месяцам Раздел 3 Приложение к справке Раздел 3
Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты Раздел 4
Раздел 3.

Раздел не включает поля «Уведомление, подтверждающее право на имущественный налоговый вычет», «Уведомление, подтверждающее право на социальный налоговый вычет». Появилось новое поле «Код вида уведомления». В нем отражают код 1, 2 или 3

Раздел 4.

Поля для реквизитов уведомлений на имущественный и социальный налоговые вычеты отсутствуют
Общие суммы дохода и налога за налоговый период Раздел 5
Раздел 2.

Раздел не включает поле «Уведомление, подтверждающее право на уменьшение налога на фиксированные авансовые платежи». Реквизиты этого уведомления отражают в разделе 3

Раздел 5.

Поля для реквизитов уведомления, подтверждающего право уменьшить налог на авансовые платежи, отсутствуют

* Эту справку выдают налогоплательщикам по их заявлению в соответствии с пунктом 3 статьи 230 НК ( ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566).

Как заполнять и сдавать справки 2-НДФЛ за 2018 год

С 2019 года действуют две формы справок о доходах и суммах налога:

  1. Справка о доходах и суммах налога – для налоговой инспекции;
  2. Справка о доходах по форме 2-НДФЛ и суммах налога – для физлиц по их заявлению.

Для Вашего внимания предлагается информация о том, как правильно заполнить справки 2-НДФЛ за 2018 год без ошибок. Разбираются различные непонятные пункты в справке 2-НДФЛ. Потому что из-за некоторых важных ошибок инспекторы могут запросить пояснения. Скачать Порядок заполнения 2-НДФЛ


Новую 2-НДФЛ можно сформировать в обновленном «Налогоплательщике ЮЛ»

На сайте ГНИВЦ размещена версия 4.60 программы « ». В новой версии обеспечена возможность формирования 2НДФЛ и 3-НДФЛ по новой форме.

Доработано ПО формирования деклараций по ЕНВД, по налогу на имущество, а также РСВ.

На сайте ГНИВЦ также размещена новая версия 2.136 программы «Tester».


к меню

Сроки сдачи формы справка 2-НДФЛ, куда сдавать, способы сдачи, кто подписывает, наличие печати

Сроки сдачи

По окончании года налоговый агент обязан представить в инспекцию справку 2-НДФЛ в сроки.

  • не позднее 1 марта справку с признаком «2» . Она составляется по тем физлицам, с доходов которых НДФЛ удержать невозможно (например, при вручении гражданам, не являющимся работниками организации, подарков стоимостью больше 4 тыс. руб.;);
  • до 1 апреля с признаком «1» . В этом случае сообщается сумма всего дохода, полученного физлицом за прошедший год; налоговой базе, с которой исчислен НДФЛ.

Примечание :
Приведена таблица отчетности деклараций, кто и когда сдает отчетность и декларации только в электронном виде по интернет в 2019


Ответственности за то, что компания заполнила справку с ошибками, нет. Поэтому налоговики могут оштрафовать организацию, только если справки не сданы. По 200 руб. за каждый отсутствующий документ (п. 1 ). Они могут запросить пояснения, если увидят нестыковки и противоречия.


к меню

Куда сдавать справки 2-НДФЛ

В зависимости от того, где сотрудники или другие физические лица получают доход. По месту головного офиса или в обособленном подразделении.

Какие способы сдать справки 2-НДФЛ за 2018 год

  1. в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи;
  2. на бумаге (лично, через представителя или по почте с описью вложения), если число справок не больше 24 штук.

1 . На бумаге : сдается в налоговую лично или отсылается по почте заказным письмом. Такой способ подходят только тем компаниям. У которых в 2018 году количество человек, получивших доходы, менее 25 человек. К справкам нужно приложить реестр сведений о доходах в двух экземплярах. Один из которых останется в ИФНС.

Если вы подаете справки о выплаченных работникам доходах на бумажном носителе. То налоговики, проверив эти справки, должны составить "Протокол приема сведений о доходах физических лиц за 2018 год на бумажных носителях".

Данный Протокол оформляется в двух экземплярах и должен быть подписан. Как налоговиками, так и вами (если 2-НДФЛ вы представляете в ИФНС лично, а не по почте). Причем, печать организации брать с собой необязательно. Протокол будет считаться действительным и при наличии только подписи уполномоченного лица. (Письмо ФНС от 22.10.14 № БС-4-11/21887@).

Наличие протокола о сдаче формы 2-НДФЛ имеет очень важное значение. Потому что именно он подтверждает факт сдачи справок по форме 2-НДФЛ. А также то, что они прошли контроль заполнения. Поэтому не забудьте забрать из ИФНС свой экземпляр Протокола!

2 . Электронно : через Интернет (спецоператора, либо сайт ФНС России). Количество сведений, сгруппированных в один файл, не должно превышать 3000. В первом из этих вариантов к каждому файлу нужно приложить бумажный реестр сведений о доходах. Один из этих документов остается в ИФНС. А другой возвращается налоговому агенту. Получив справки через Интернет, инспекция на следующий день подтвердит дату получения электронных документов соответствующим извещением. Далее в течение 10 рабочих дней ИФНС направит файлы с реестром сведений о доходах и протоколом приема сведений о доходах.

Смотрите шпаргалку для представляющих справки 2-НДФЛ по телекоммуникационным каналам связи. В письме ФНС России от 28.01.2015 N БС-4-11/1208@ .

к меню

Кто подписывает 2-НДФЛ, печать на справке

С 2016 г. в правилах заполнения Справки прописано, что подписать ее может:

При этом в справке нужно поставить соответствующий код. Если Справку подает в ИФНС представитель, то нужно еще отразить наименование документа. Подтверждающего полномочия этого лица.

Печать на справке 2-НДФЛ не нужна

Справка образца 2015 г. требовала заверения круглой печатью. В новой Справке 2-НДФЛ 2019 место для печати не предусмотрено. Но при желании никто не запрещает вам поставить оттиск своей круглой печати при ее наличии.

Примечание : Письмо ФНС от 17.02.2016 № БС-4-11/2577

к меню

Бланки и Образец заполнения Справки о доходах

БЛАНК и ПРИМЕР справки 2-НДФЛ за 2018 год

Примечание : Бланк скачать:
1. Справка 2-НДФЛ 2018 пример заполнения PDF (325 кб)
2. Справка 2-НДФЛ 2018 пример заполнения Excel (112 кб)
3. Исходные данные для примера
4. Справка 2-НДФЛ 2018 для ФНС (пустой бланк, Excel 100 кб)
5. Справка 2-НДФЛ для работника (пустой бланк, Excel 100 кб)
6. Порядок заполнения 2-НДФЛ

БЛАНК и ПРИМЕР справки 2-НДФЛ за 2017 год (после 10 февраля 2018)

Примечание : Бланк скачать:
1. Справка 2-НДФЛ 2017 пример заполнения PDF (223 кб)
2. Справка 2-НДФЛ 2017 Excel (52 кб)
3. Справка 2-НДФЛ 2017.xls (пустой бланк, Excel 52 кб)

БЛАНК и ПРИМЕР справки 2-НДФЛ за 2017 год (до 10 февраля 2018)

При составлении справки о доходах для физлица по их заявлению по форме из приложения 5 к приказа ФНС можно руководствоваться старым Порядком. Утвержденным приказом ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485. Дело в том, что отдельных правил по составлению этой формы не утвердили. При этом сама форма и по структуре, и по реквизитам практически полностью соответствует старой форме 2-НДФЛ.

Показатели справок заполняйте на основании сведений, отраженных в регистрах налогового учета по НДФЛ.

В справке 2-НДФЛ приводятся данные о налоговом агенте.

  • в разделе 1 укажите сведения о физическом лице, в отношении которого заполняется справка,
  • в разделе 2 – информацию об общей сумме дохода, налоговой базе и НДФЛ,
  • в разделе 3 – предоставленные работнику вычеты,
  • в приложении – расшифровку доходов и вычетов по месяцам.

Если в налоговом периоде сотруднику начисляли доходы, облагаемые по разным ставкам, разделы 1, 2 и 3, а также приложение заполните для каждой налоговой ставки. (п. 1.19 Порядка, утв. приказом ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566).

Справку по форме 2-НДФЛ удобней заполнять в следующей последовательности. Общая часть; раздел 1; приложение; раздел 3; раздел 2.


Общая часть

В шапке общей части в полях «ИНН» и «КПП» укажите ИНН и КПП организации. Если справки представляете по месту нахождения обособленного подразделения. То в поле «КПП» укажите КПП обособленного подразделения, ИНН головной организации.

Если организация является крупнейшим налогоплательщиком. Укажите КПП по месту учета территориальных ИФНС.

Организации берут ИНН и КПП из уведомления о постановке на учет организации. Предприниматели указывают только ИНН. Посмотреть его можно в уведомлении о постановке на учет. В поле КПП поставьте прочерк.

После заголовка справки укажите в полях следующую информацию.

Поле Что указать
«Номер справки» Уникальный порядковый номер справки в отчетном налоговом периоде. Присвоенный налоговым агентом. При подаче корректирующей либо аннулирующей формы взамен ранее представленной. В данном поле укажите номер ранее представленной формы
«Отчетный год» Год, за который оформляете справку
«Признак» 1 , если справку предоставляет налоговый агент в качестве ежегодной отчетности (п. 2 ст. 230 НК);

2 , если налоговый агент сообщает в инспекцию о том, что невозможно удержать налог (п. 5 ст. 226 НК), например при выдаче подарка;

Важно! В справках 2-НДФЛ, которые надо сдать к 1 апреля. (т.е. когда был удержан НДФЛ с физического лица) , должен стоять признак 1 , а не 2 . Иначе налоговая может посчитать, что справки не сданы.

Примечание : Если вы сдавали справки с признаком 2, то безопаснее отчитаться по этим же доходам еще и к 1 апреля. Представив справку с признаком 1.


3, если справку предоставляет правопреемник налогового агента в качестве ежегодной отчетности (п. 2 ст. 230 НК);

4, если правопреемник налогового агента сообщает в инспекцию о невозможности удержать налог (п. 5 ст. 226 НК), например при выдаче подарка
«Номер корректировки» 00 – при составлении первичной справки;

значение на единицу большее, чем в предыдущей справке, – при составлении корректирующей справки. Например, при первоначальной корректировке – 01, при повторной – 02 и т. д.;

99 – при составлении аннулирующей справки
«Представляется в налоговый орган (код)» Четырехзначный код налоговой инспекции, где стоит на учете налоговый агент. Например: 7743, где 77 – код региона, 43 – номер инспекции
«Наименование налогового агента» Укажите сокращенное наименование организации согласно учредительным документам. Если сокращенного наименования нет – укажите полное наименование. Поступайте так же при представлении справок в налоговый орган по месту учета обособленного подразделения. (письмо ФНС от 15.08.2018 № ПА-4-11/15802)

Если налоговый агент – физлицо. В данном поле укажите фамилию, имя, отчество (при наличии), которые указаны в документе, удостоверяющем личность. Двойные фамилии указывайте через дефис (например, Иванов-Юрьев). Справку сдает правопреемник? В этом случае в поле указывают наименование реорганизованной организации. Либо обособленного подразделения реорганизованной организации
«Код по ОКТМО» Код территории, на которой зарегистрирован налоговый агент. Этот код определяйте по Общероссийскому классификатору, утвержденному приказом Росстандарта от 14.06.2013 № 159-ст или с помощью сопоставительной таблицы по кодам ОКАТО и ОКТМО. Предприниматели (кроме плательщиков ЕНВД и работающих по патенту), нотариусы, адвокаты указывают ОКТМО по своему местожительству. Предприниматели на ЕНВД или патенте указывают ОКТМО по месту ведения деятельности на соответствующем спецрежиме.

Если же доходы выплатило обособленное подразделение организации. То в справке укажите ОКТМО по местонахождению этого подразделения.

Если в течение календарного года гражданин получал доходы в различных обособленных подразделениях с разными кодами ОКТМО. По каждому из них придется составить отдельную справку. Правомерность такого требования подтверждена решением ВАС от 30.03.2011 № ВАС-1782/11.

Важно: если организация изменила местонахождение и встала на налоговый учет по новому адресу, учтите следующее. В налоговую инспекцию по новому месту учета подайте отдельные справки:

  • по старому коду ОКТМО – за период до постановки на учет по новому местонахождению;
  • по новому коду ОКТМО – за период после постановки на учет по новому местонахождению.
При этом ориентируйтесь на дату удержания налога, а не на дату возникновения дохода у сотрудника. Например, организация сменила адрес в апреле. После смены адреса она выплатила зарплату сотрудникам за март и уплатила НДФЛ. В этом случае налог перечислите по новому ОКТМО. Данные о мартовской зарплате укажите в справке 2-НДФЛ также с новым ОКТМО. КПП в справках со старым и новым ОКТМО всегда ставьте новый. Об этом сказано в письме ФНС от 27.12.2016 № БС-4-11/25114, которое довели до сведения всех инспекций. Сотрудники ФНС подтверждают это и в своих частных разъяснениях
«Форма реорганизации (ликвидации) (код)» и «ИНН/КПП реорганизованной организации» Заполняет только правопреемник, сдавая в налоговую инспекцию по месту учета справки за последний налоговый период и уточненные справки за реорганизованную организацию. Коды формы реорганизации (ликвидации) смотрите в приложении 2 к Порядку, утвержденному приказом ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566.

При этом правопреемник в справке указывает наименование реорганизованной организации и ее код по ОКТМО


Раздел 1

В разделе 1 укажите персональные данные сотрудника.

В поле «ИНН в Российской Федерации» проставьте ИНН сотрудника. Посмотрите его в свидетельстве о постановке на учет физического лица. Такой документ можно попросить при приеме на работу. Хотя сотрудник не обязан его представлять.

Примечание : Налоговая инспекция обязана принять справку по форме 2-НДФЛ. В которой не указан ИНН сотрудника – гражданина России. Это следует из раздела III Порядка, утвержденного приказом ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566, письма ФНС от 17.08.2018 № ПА-4-11/15942.

Фамилию, имя, отчество укажите полностью, без сокращений, как в паспорте. Писать латинскими буквами допускается только для иностранцев. Отчество не заполняйте. Только если его нет в паспорте. Для иностранных граждан фамилию, имя и отчество можно указать буквами латинского алфавита.

В поле «Статус налогоплательщика» укажите:

– 1 – для налоговых резидентов;
– 2 – для нерезидентов (в т. ч. для граждан государств ЕАЭС: Республики Беларусь, Казахстана, Армении и Киргизии);
– 3 – для нерезидентов – высококвалифицированных специалистов;
– 4 – для сотрудников, которые являются участниками государственной программы добровольного переселения соотечественников, проживающих за рубежом;
– 5 – для сотрудников-иностранцев, которые имеют статус беженца. Или получили временное убежище в России;
– 6 – для сотрудников-иностранцев, которые работают на основании патента.

Кроме того, за непредставление или несвоевременное представление справки 2-НДФЛ по заявлению налоговой инспекции суд может применить административную ответственность (ст. 15.6 КоАП) в виде штрафа в размере:

Если же организация ИНН физлица указала верно, но ошиблась в паспортных данных, штрафа не будет. Такой вывод ФНС сделала в решении от 22.12.2016 по жалобе № СА-4-9/24731@ . Решение опубликовано на официальном сайте налоговой службы 10 апреля 2017 года.

Решения по жалобам, которые ФНС публикует на официальном сайте, обязательны для исполнения налоговыми инспекторами. Если вас оштрафуют за неправильные персональные данные работника в справке, сошлитесь на решение № СА-4-9/24731@. Инспекторы должны снять штраф.

Штрафа не будет еще и в том случае, если налоговый агент сам обнаружит ошибку и своевременно (до того как ошибку найдет инспекция) уточнит сведения.

Причем досрочная подача справок от штрафа не спасет. Допустим, организация сдала формы 2-НДФЛ в феврале. В марте инспекция обнаружила неточности и известила об этом организацию. В такой ситуации, даже если до 1 апреля организация исправит все ошибки и сдаст уточненные справки, ее все равно оштрафуют. Такой порядок предусмотрен пунктом 1 статьи 126.1 НК. Аналогичные разъяснения есть в письме Минфина от 30.06.2016 № 03-04-06/38424 .


Для правильного заполнения справки 2-НДФЛ приведен справочник "Коды доходов". От правильного выбора дохода зависит многое.

  • Посмотрите эту таблицу, может Вам и не нужно сдавать справки 2-НДФЛ. Зачем выполнять лишнюю работу.

    • В данной статье вы узнаете, как заполнить справку 2-НДФЛ, также вы можете посмотреть заполненный образец данной формы, а в конце статье предложена ссылка, по которой вы можете скачать бланк 2-НДФЛ.

    Справка 2-НДФЛ заполняется на каждого работника, в ней отражена информация о доходах физического лица за отчетный период. Заполненный бланк формы 2-НДФЛ предоставляется в налоговую инспекцию раз в год, в срок до 1 апреля года, следующего за отчетным.

    Сведения по 2-НДФЛ подаются в электронном виде, если же предприятие небольшое и отчитывается за доходы до 10 человек, то можно заполнить справки 2-НДФЛ вручную.

    В справке 2-НДФЛ все суммы за исключением налогов указываются полностью вплоть до копеек. Налоги указываются в рублях.

    Если ранее для каждой налоговой ставки организация заполняла отдельную справку 2-НДФЛ, то теперь это можно оформить все в одном бланке, последовательно заполнив для каждой ставки пункты 3-5. К заполненным справкам оформляется .

    Как заполнить 2-НДФЛ?

    В шапке бланка указывается расчетный период (год), за который , а также номер справки и текущая дата.

    В поле «признак»:

    • цифра «1» означает, что справка предоставляется согласно ст.230 п.2 НК РФ, то есть при обычной сдаче НДФЛ.
    • Цифра «2» означает, что справка предоставляется согласно ст.226 п.5 НК РФ, если нет возможности удержать исчисленный НДФЛ с физического лица.

    В строке «ИФНС» пишется код налоговой, в которой налоговой агент стоит на учете.

    Справка 2-НДФЛ содержит 5 подразделов.

    Пункт 1 заполняется данными о налоговом агенте. Налоговым агентом будет выступать либо организация, которая уплачивает НДФЛ на своих сотрудников, либо сам человек, отчитывающийся за свои доходы.

    Указывается:

    • ИНН/КПП, если налоговый агент - предприятие,
    • ИНН, если физическое лицо самостоятельно отчитывается,
    • наименование предприятия или ФИО,
    • код ОКАТО по классификатору, на территории которого находится предприятие либо адрес проживания (для физического лица),
    • телефон для получения разъяснительной информации при необходимости.

    Пункт 2 заполняется данными о налогоплательщике, то есть о физическом лице, доходы которого облагаются НДФЛ.

    С первыми двумя подпунктами все понятно: ИНН и ФИО налогоплательщика.

    2.3 «Статус налогоплательщика»:

    • «1» – справка 2-НДФЛ заполняется на резидента РФ,
    • «2» – если справка заполняется на не резидента РФ,
    • «3» – на лицо, не являющееся резидентом РФ, но согласно Федеральному закону от 25.07.2002 №115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в РФ» признающееся высококвалифицированным специалистом.

    2.4 «Дата рождения» – заполняется день рождения, месяц и год цифрами.

    2.5 «Гражданство» – пишется код страны согласно ОКСМ, например, для российского гражданства - 643, для украинского - 804.

    2.6 «Код документа» – определяется по справочнику «Коды документов», для паспорта - 21.

    2.7 «Серия, номер документа» – пишется серия и номер паспорта.

    2.8 «Адрес» – заполняется адрес, по которому проживает налогоплательщик.

    2.9 «Адрес в стране проживания» – заполняется на не резидентов РФ и на иностранных граждан.

    В пункте 3 «Доходы» пишутся доходы работника, с которых следует удержать НДФЛ. Для каждой налоговой ставки НДФЛ пункты 3-5 заполняется отдельно.

    Таблица с перечнем доходов содержит несколько столбцов:

    • «месяц» (указываются только те месяцы, в которых налогоплательщик получал доход),
    • «код дохода» (некоторые распространенные коды дохода указаны ниже),
    • «сумма дохода» (без учета вычетов, вычеты выделяются в отдельный столбик),
    • «код вычета» (указываются коды профессиональных вычетах),
    • «сумма вычета» (для профессиональных вычетов).

    Самые распространенные коды дохода:

    • 2000 - заработная плата работника,
    • 2010 - доходы по гражданско-правовым договорам,
    • 2012 - отпускные (в том числе компенсация отпускных при увольнении),
    • 2300 - пособия по временной нетрудоспособности.

    В пункте 4 справки 2-НДФЛ «Налоговые вычеты» содержится информация о льготах, положенных налогоплательщику:

    4.1 «Суммы налоговых вычетов» – пишутся причитающиеся работнику социальные, стандартные и имущественные вычеты за отчетный год. В графах этого пункта необходимо вписать код вычета и итоговую величину вычета за год.

    • 104 - 500 руб.,
    • 105 - 3000 руб.,
    • 114 - на первого ребенка в размере 1400 руб.,
    • 115 - на второго ребенка в размере 1400 руб.,
    • 116 - на третьего и последующих детей в размере 3000 руб.

    4.2, 4.3 и 4.4 следует заполнять для тех налогоплательщиков, у которых были в отчетный период имущественные вычеты.

    Пункт 5 «Общие суммы дохода и налога по итогам года»:

    5.1 «Общая сумма дохода»: доход физического лица за год, вычеты не учитываются.

    5.2 «Налоговая база»: указывается доход за год, с которого начисляется НДФЛ, за минусом вычетов.

    5.3 «Сумма налога исчисленная»: пишется рассчитанная сумма налога с налоговой базы.

    5.4 «Сумма налога удержанная»: в соответствии с названием пишется налог, который удержан с физического лица.

    5.5 «Сумма налога перечисленного»: указывается величина перечисленного в бюджет налога (на доходы, полученные с 2011г.)

    5.6 «Сумма налога излишне удержанного»: заполняется в том случае, если удержана лишняя сумма налога.

    5.7 «Сумма налога не удержанная»: пишется сумма налога, которую налоговый агент не удержал с физического лица.

    Если же налог невозможно удержать, то есть в поле «Признак» указана цифра «2», то в п. 5.1 указывается сумма дохода, налог с которого не удержан, в п.5.3 указывается НДФЛ, который не удержан, а пункты 5.4-5.6 не заполняются.

    Скачать бланк 2-НДФЛ