Учетные регистры - это счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источниках его образования. Они служат для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.
Все имеющиеся регистры можно подразделить по трем признакам: назначение, обобщение данных, внешний вид.
По назначению
Хронологические - регистры, в которых запись фактов хозяйственной жизни выполняется по мере их возникновения без иной систематизации (журналы регистрации, реестры и т.д.).
Систематические - регистры, в которых запись выполняется в разрезе группировочных признаков - счетов.
Записи в хронологических и систематических регистрах должны дополнять друг друга, вследствие чего сумма оборотов хронологических регистров всегда равна сумме дебетовых или кредитовых оборотов систематических регистров.
Комбинированные (синхронистические) - регистры, в которых выполняется как хронологическая, так и систематическая запись.
По обобщению данных
Интегрированный
Дифференцированный
Каждый регистр может рассматриваться индуктивно - от частного к общему, т.е. от первичных документов до отчетности, и/или дедуктивно - от общего к частному, т.е. от отчетности до первичных документов. В первом случае имеет место интеграция данных, во втором - их дифференциация.
По внешнему виду
Книга - разграфленный определенным образом учетный регистр, переплетенный, прошнурованный и подписанный главным бухгалтером.
Карточка - бланк, отпечатанный в виде таблицы.
Свободный лист - те же карточки, но отпечатанные на тонкой бумаге, их размер больше размера карточек. Если карточки хранятся в картотеках, то свободные листы хранятся и брошюруются в папках. Свободные листы являются компромиссом между книгами и карточками
Для карточек и свободных листов необходимо вести реестры (перечни открытых карточек и свободных листов). Основной смысл реестра в том, что их наличие не позволяет подменить карточки, а в случае утери какой-либо из них всегда легко установить, какой карточки не хватает.
Наиболее распространены три вида: контокоррентные, инвентарные и многоколончатые.
Контокоррентные - имеют одностороннюю форму, так как колонки «Дебет» и «Кредит» помещены рядом, наличие двух параллельных колонок позволяет четко видеть состояние расчетов предприятия.
Инвентарные - для учета материальных ценностей. В каждом счете присутствуют три графы: приход, расход и остаток. Каждая графа делится на две колонки: количество, сумма.
Многоколончатые - предназначены для учета фактов хозяйственной жизни с выделением в колонках их составляющих, например оплата различных расходов предприятия.
Машинные носители - отличаются технически и размещают данные не на бумажном, а, как правило, на магнитном носителе, его особенности диктуют и порядок расположения бухгалтерской информации.
Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.
При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления в соответствии со ст. 10 Федерального закона «О бухгалтерском учете».
16. Формы бухгалтерского учета .
Форма бухучета - процесс обработки учетной информации при различном сочетании регистров аналитического и синтетического учета, их взаимосвязь и последовательность записи в них.
Отличие форм БУ :
Набор учетных регистров
Система взаимодействия учетных регистров
Объединение форм БУ :
Подтверждение хозяйственных операций первичными учетными документами
Отражаются методом двойной записи на счетах бухгалтерского учёта в соответствии с планом счетов.
Выбор формы бухгалтерского учета должен быть закреплен в приказе по учетной политике предприятия.
Различают следующие формы бухгалтерского учета:
- Журнал-главная
Эта форма находит применение на предприятиях с небольшой численностью работающих и с небольшим количеством операций. Книгу может вести один бухгалтер.
Схема учета по форме Журнал-главная:
- Мемориально-ордерную
Возникла в 1928-1930 годах. Основана на раздельном ведении хронологических и систематических записей. Оформление бухгалтерских проводок производится специальными документами – мемориальными ордерами, которые составляются на основе первичных документов. Мемориальные ордера регистрируются в специальном журнале (хронологическая запись) и на их основе производятся записи на счетах главной книги (систематическая запись). За каждым мемориальным ордером закрепляют постоянный номер, что дает возможность составлять на каждую группу однородных операций лишь один ордер в месяц. По операциям, не поддающимся систематизации, и по сторнировочным операциям составляются мемориальные ордера, которые нумеруются за каждый месяц в отдельности.
Достоинства мемориально-ордерной формы:
Не ограничивает числа учитываемых операций;
Конкретизирует изменения в средствах на счетах;
Расширяет возможности разделения труда между работниками бухгалтерии и автоматизации учета;
Строгая последовательность учетного процесса;
Простота и доступность учетной техники;
Широкое использование стандартных форм аналитических регистров;
Возможность разделения учетной работы между квалифицированными и менее квалифицированными работниками.
Недостатки мемориально-ордерной формы:
Многократность записей и трудоемкость учета;
Отрыв аналитического учета от синтетического;
Сложность приемов выявления ошибочных записей.
Схема мемориально-ордерной формы учета:
- Журнально-ордерную
Основана на использовании шахматного принципа регистрации операций и их накапливании за каждый месяц.
Схема: «документ – регистр – форма отчетности».
Журналы-ордера строятся по кредитовому признаку, т.е. записи операций производятся по кредиту конкретного счета в корреспонденции с дебетом разных счетов.
Журналы-ордера:
В основу построения единой журнально-ордерной формы положены следующие принципы:
Записи в журналах-ордерах производятся в порядке регистрации операций только по кредиту счета в корреспонденции с дебетом счетов;
Совмещение в единой системе записей синтетического и аналитического учета;
Отражение в учете хозяйственных операций в разрезе показателей, необходимых для контроля и составления периодической и годовой отчетности;
Применение журналов-ордеров по сетам, связанных друг с другом экономически;
Применение регистров с заранее указанной корреспонденцией счетов, номенклатурой статей аналитического учета, показателями, необходимыми для составления отчетности;
Журнально-ордерная форма учета не имеет перспектив, так как в основном рассчитана на ручной труд.
- Упрощенную
Используется для субъектов малого предпринимательства.
Предусматривающая две формы учета:
Простая форма
Применяется в том случае, когда на малом предприятии совершается незначительное количество хозяйственных операций и содержанием хозяйственной деятельности не является сфера материального производства. Способ двойной записи не применяется, ведется книга учета доходов и расходов.
Упрощенная форма
Предусматривает использование ведомостей для учета имущества предприятия. Каждая ведомость применяется для учета операций по одному из используемых счетов.
Схема упрощенной формы учета:
- Автоматизированную
Форма бухгалтерского учета предусматривающая применение электронно-вычислительных машин.
Автоматизированная форма учета позволяет проводить большое число различных операции, в частности начисление амортизации, заработной платы, отчислений на социальные нужды, распределение затрат, закрытие месяца и другие операции.
Основные достоинства данной формы учета:
Однократное введение первичной информации;
Быстрота обеспечения пользователей необходимой информацией.
Применение вычислительной техники для сбора, регистрации и обработки информации;
Возможность диалогового режима работы с ЭВМ;
Возможность выдачи информации по запросу;
Освобождение времени учетного персонала для контрольно-аналитических функций.
Основными принципами автоматизированной формы бухгалтерского учета являются:
Однократный ввод учетных данных;
Автоматическое создание регистров аналитического и синтетического учета;
Автоматическое поучение информации об отклонениях от установленных нормативов и норм;
Автоматическое формирование всех учетных регистров и форм бухгалтерской и налоговой отчетности.
Первичная документация, поступившая в бухгалтерию, обязательно подвергается проверке и по форме, и по содержанию. Оцениваются правильность и полнота оформления, наличие обязательных реквизитов, законность зафиксированных операций, логическая связь показателей. После этого проводится регистрация и группировка данных. Сведения фиксируются в системе аналитических и синтетических счетов. Для этой цели предусмотрены учетные регистры: формы бухгалтерского учета. Рассмотрим далее, какими они могут быть.
Общие сведения
Регистры бухгалтерского учета - это специальные счетные таблицы. Они формируются согласно экономической группировке сведений об имуществе и источниках. Формы регистров бухгалтерского учета необходимы для отражения проводимых хозяйственных операций на соответствующих счетах.
Классификация
Существующие виды регистров бухгалтерского учета подразделяются по назначению, внешнему виду и способу обобщения данных. По первому критерию выделяют документы:
- Систематические.
- Хронологические.
- Комбинированные синхронистические.
Хронологические регистры бухгалтерского учета - это документы, в которых записи о фактах хозяйственной деятельности вносятся по мере их осуществления, без прочей систематизации. К ним, например, относят реестры. В систематические таблицы записи вносят по группировочным признакам - счетам. Сведения из этих двух видов регистров должны друг друга дополнять. Поэтому сумма оборотов по хронологическим документам всегда равна сумме кредитовых/дебетовых показателей из систематических таблиц. Когда в один регистр заносят и хронологические, и систематические записи, то он считается комбинированным (синхронистическим).
Обобщение сведений
По этому признаку регистры бухгалтерского учета подразделяются на дифференцированные и интегрированные. Рассмотрение данных может осуществляться индуктивно, то есть к общему от частного. В этом случае имеет место интеграция информации. Также обобщение может проводиться дедуктивно: к частному от общего (от отчетности к первичной документации). В этом случае имеет место дифференциация сведений.
Внешний вид
По этому критерию выделяют следующие регистры бухгалтерского учета:
- Книги. Они представляют собой разграфленный особым образом документ, прошнурованный, переплетенный и подписанный ответственным лицом (гл. бухгалтером).
- Карточки. В качестве них выступают бланки, отпечатанные как таблицы.
- Свободные листы. Такие регистры бухгалтерского учета представляют собой таблицы, размещенные на бланках, подлежащих брошюровке. Такие листы считаются альтернативным вариантом книгам и карточкам. Эти бумаги хранятся в папках. Для них, как и для карточек, должны вестись реестры.
- Машинные носители. Эти регистры бухгалтерского учета имеют технические особенности. Данные размещаются в этом случае не на бумаге, а на электронном носителе (накопителе).
Рассмотрим основные регистры бухгалтерского учета отдельно.
Книги
В этих регистрах содержится информация о фактах хозяйственной деятельности (операциях). Она распределяется в соответствии со спецификой объектов. Книги должны быть оформлены согласно требованиям правил. Кроме того что они должны быть переплетены, прошнурованы и пронумерованы, на обратной стороне последнего листа должно указываться количество страниц. Под указанным числом проставляются подписи руководителя предприятия и гл. бухгалтера, ставится печать. Обычно книги применяются в тех случаях, когда объекты наблюдения находятся в незначительном количестве. Но по ряду категорий (к примеру, по кассовым операциям) предприятия ведут учет в кассовой книге, куда заносят все события. В главной книге осуществляется обобщение всех объектов.
Карточки
Это достаточно удобная форма регистров. Их можно сортировать, они отличаются наглядностью и доступностью при обращении. Внешне карточки могут быть разными. К наиболее распространенным видам относят: контокоррентные, многоколончатые и инвентарные. Первые заполняются с одной стороны, поскольку колонки по дебету и кредиту располагаются рядом. Наличие параллельных столбцов позволяет увидеть состояние расчетных операций предприятия. Материальные ценности учитываются в инвентарных карточках. В них вводится графа "Остаток". В ней отражены объемы средств, оставшиеся после регистрации хозяйственной операции. Поэтому в каждом счете есть графы для поступлений, расхода и остатка. В заголовке проставляется норматив (лимит) по запасу. Его наличие позволяет без труда определить, не присутствуют ли на предприятии данные средства в большем количестве, чем полагается. Если выясняется, что их меньше, то устанавливается разница с лимитом. В многоколончатых карточках учитываются операции хозяйственной жизни фирмы с выделением составляющих в колонках. Это, например, актуально для случаев, когда какой-либо факт фиксируется комплексными суммами, то есть отражается оплата разных расходов компании.
Свободные листы
Они отличаются большим, чем карточки, размером. Соответственно, увеличивается и объем сведений, которые в них отражаются. В практике бухучета свободные листы представляют собой разные ведомости. Они применяются для обобщения однородных данных. К примеру, в них отражается амортизационное начисление по основным средствам, отпуск (отгрузка) товара и так далее.
Машинные носители
В качестве них могут выступать дискеты, диски и проч. При использовании таких регистров предприятие должно изготавливать бумажные копии документов. Это делается в том числе и по требованию инстанций, уполномоченных на осуществление контроля, а также суда и прокуратуры. Особенности носителей определяют порядок расположения информации. Их применение обуславливается массовостью проводимых операций, спецификой и объемом объектов учета и прочими факторами.
Заключение
Правильность фиксации хозяйственных операций в учетных регистрах обеспечивается лицами, их составившими и подписавшими. В процессе хранения такой документации необходимо обеспечить защиту информации от несанкционированного исправления. Корректировки ошибок в регистрах бухучета должны быть обоснованы и подтверждены подписью служащего, который внес изменения. При этом обязательно указывается дата исправления. В соответствии с ФЗ "О бухучете", сведения, содержащиеся в регистрах, относятся к коммерческой тайне. Лица, получившие доступ к такой документации, обязаны ее сохранить. За разглашение сведений нарушители несут ответственность в соответствии с нормами отечественного законодательства.
Понятие учетных регистров
Определение 1
Запись операции на счетах – это отражение ее содержания в бухгалтерских книгах, карточках или сводных ведомостях, которые являются учетными регистрами. Регистры - специально разграфленные листы, которые предназначенные для регистрации хозяйственных операций. Учетные регистры строятся в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источнике его образования. Процесс записи хозяйственных операций в учетные регистры называется учетной регистрацией.
Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их. Информация из регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной. Лица, получившие доступ к данным, содержащимся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, должны хранить коммерческую тайну. За разглашение коммерческой тайны предусмотрена ответственность, которая установлена законодательством Российской Федерации.
Классификация учетных регистров
Регистры подразделяются на:
карточки,
свободные листы.
Книги состоят из листов, сброшюрованных в одно целое. Сшивание листов в книгу обеспечивает сохранность информации, но ограничивает единовременную доступность регистра. В бухгалтерском учете ведутся следующие книги: кассовая книга, книга регистрации приходных и расходных ордеров, книга учета доверенностей, книга учета депонентских сумм, главная книга и др.
Карточки представляют собой свободные листы, они предназначены для ведения аналитического учета по счетам. Хранятся карточки в специальной картотеке по группам и наименованиям средств. В бухгалтерском учете ведут карточки складского учета материалов, инвентарные карточки учета основных средств и другие.
К свободным листам относятся журналы-ордера, ведомости, разработочные таблицы.
В бухгалтерском учете существуют следующие записи в учетных регистрах:
хронологическая – запись, производимая по мере совершения операций в определенной последовательности;
линейная запись – запись в регистре, производимая на основании документа в одну линию.
шахматная запись предполагает, что сумма в основном документе записывается в регистр, после чего в одну рабочую запись выводится проверка.
По видам бухгалтерских записей регистры подразделяются на:
хронологические, в которых данные первичных документов регистрируют в порядке их поступления в бухгалтерию;
систематические, в которых хозяйственные операции группируютя по однородным признакам.
По объему и содержанию регистры бывают:
регистры синтетического учёта, в них операции отражаются только в деньгах и в обобщённом виде по синтетическим счетам;
регистры аналитического учёта, в них операции фиксируются подробно, как в денежном, так и в натуральном измерении;
комбинированные регистры - объединяют в себе синтетический и аналитический учёт.
Рисунок 1.
Порядок и техника записей в учетные регистры
Учетные записи в бухгалтерском учете должны отвечать требованиям :
документальности;
своевременности;
краткости;
точности;
На основании данных требований сформулированы основные правила ведения записей в учетных регистрах:
- записи в учетные регистры производятся на основании оформленных и проверенных документов;
- каждая хозяйственная операция, оформленная первичным документом, должна обязательно найти отражение в учетном регистре;
- записи в учетные регистры ведутся в следующем порядке:
- по единичным документам запись хозяйственных операций производится непосредственно в журналы-ордера;
- по массовым документам хозяйственные операции изначально группируются в различных ведомостях, а затем переносятся в журналы-ордера;
- по окончании записей на каждом документе проставляется номер учетного регистра, в котором этот документ отражен для предотвращения дублирования записей;
- все записи в учетные регистры производятся своевременно;
- возможно применение записи однородных операций итогом за месяц по совокупности документов;
- содержание записей в учетных регистрах определяется типом и назначением самого учетного регистра, но существуют обязательные элементы записей:
- дата записей;
- номер и дата документа;
- краткое содержание записи;
- номер счетов и позиций аналитического учета;
- сумма.
Замечание 1
Основное правило подсчета записей учетного регистра – все документы отчетного периода уже отражены в учетных регистрах и сделаны необходимые переносы сумм между регистрами. Сумма итогов подсчитывается по каждой графе и записывается в специально предусмотренных для этого строках и графах регистров.
В бухгалтерском учете всегда требуется контроль над правильностью счетных записей, в том числе и в учетных регистрах. Существует несколько способов такого контроля:
взаимосверка итоговых сумм между регистрами;
взаимосверка данных аналитического и синтетического учета.
Способы исправления ошибок в учетных регистрах
Ошибки в учете случаются часто и надо обязательно знать способы их исправления.
Корректурный применяется, если ошибка заключается не в корреспонденции счетов и не влияет на итоги учетных записей. В таком случае ошибочный текст или сумма зачеркиваются тонкой чертой, сохраняя читабельность ранее написанного, и над зачеркнутым пишут правильный текст или сумму. Исправление ошибки визируется подписями лиц, составивших документ, а в учетных документах – подписями сотрудников, производящих исправление. На полях или в конце страницы пишется слово «исправлено», правильный текст или сумму и дату исправления.
Способ дополнительной проводки используется, если корреспонденция счетов правильная, но сумму необходимо увеличить. Для исправления необходимо убедиться, что ошибка повторена в регистрах синтетического и аналитического учета. Ошибка исправляется дополнительной проводкой.
Замечание 2
Способ «красное сторно» представляет собой аннулирование записи и используется при исправлении ошибок в корреспонденции счетов. Этот способ используется так же когда сумма операции меньше, отраженной в учете.
При создании любой документации обязательно требуется тщательный контроль и проверка специалистом отдела бухгалтерии. От правильности их оформления и содержания зависит качество заполнения строк бухучета, а именно учетных регистров. При совершении каких — либо операций с имуществом или финансовыми средствами организации требуется воспользоваться именно ими.
Учетные регистры в бухучете: что это такое
Учетный регистр — документ, сведения в котором приведены в виде таблицы официально закрепленной формы.
Она составляется таким образом, чтобы все данные о объектах собственности предприятия, его финансах и источниках их возникновения были подробными и полноценными. Такой вид документации требуется для прописания действий в бухучете.
Все сведения поступают из первичной и сводной документации. Такой работой занимается специалист отдела бухгалтерии .
Он проводит учет документации, а также контролирует деятельность предприятия. Итоги ведения деятельности после прописываются в отчете, являющимся результатом работы за определенный отчетный период.
Регистры бухучета регулируются ФЗ №402. В нем закреплены все их разновидности. Стоит отметить, что не каждый из них является обязательным для использования в профессиональной деятельности. При этом есть исключения в виде таких документов, которые необходимо иметь по установлению различных ведомств.
Каждый регистр необходимо согласовывать с руководством организации. Всем разновидности р егистров, которые используются сотрудниками компании, прописываются в учетной политике.
Критерии разделения регистров бухучета
По мнению экспертов, регистры бухучета делятся на несколько критериев:
По предназначению выделяют:
- Хронологические. К ним причисляют расчетные таблицы для различных операций хозяйственной деятельности. При этом учёт проводится на момент их появления. По этой причине они не требуют дополнительной систематизации. Также это могут быть реестры, журналы регистрации и так далее;
- Систематические. В них учет данных проводится в разрезе группировочных знаков. В систематических регистрах любые сведения должны быть подробными и точными. Таким образом, сумма оборотов в хронологических регистрах не должна отличаться от оборотов в систематических;
- Комбинированные или синхронистические. Информация прописывается в хронологическом порядке, а после, по распоряжению руководства, систематизируется.
По обобщению данных специалисты выделяют:
- Интегрированные. Так, первую очередь бухгалтер рассматривает первичные документы, а затем отчетность по ним;
- Дифференцированные. Первичные документы рассматриваются после отчётности, то есть от общего к частному.
Внешний вид также является особо важным критерием при разделении регистров. Они рассматриваются в виде определенной формы, например:
- Книга. Регистр представляет собой документ, который имеет графы. Также он должен быть обязательно переплетен или прошнурован. Данный документ должен содержать подпись главбуха;
- Карточка. Бланк, который оформляется бухгалтером в виде таблицы;
- Свободный лист. Это определенное количество таблиц, заполняемых в бланках. Основным его отличием от карточки является то, что после описания всех требующихся сведений, свободные листы после всех приготовления передаются для переплета или брошюровки;
- Машинные носители. Такие документы представляют собой не бумажный, а электронный вариант. Они необходимы для того, чтобы составить порядок расположения различной информации.
Стоит отметить, что необходимо вводить реестры. Они представляют собой полный и подробный список карточек и свободных листов. Так, при потере одной из карточек по ним можно было найди отсутствующую.
Также многие опытные бухгалтера акцентируют внимание на внешнем виде карточек:
- Контокоррентные. Подобный документ имеет только главную сторону. У него колонки «Дебет» и «Кредит» расположены рядом. Таким образом, любой специалист может легко проследить состояние хозяйственных расчетов организации;
- Инвентарные. Подобный тип карточек необходим для проведения учета материальных ценностей фирмы. Поэтому специалисты обязаны ввести в него графу «Остаток», в нем необходимо отражать остаточные средства какого-либо имущество. Помимо данной графы существует еще две: «Приход» и «Расход». Каждую из них нужно разделить на две колонки, а именно: «Количество» и «Сумма». Заголовок карточки представляет собой норматив запаса, чтобы специалист мог понять, сколько средств у предприятия;
- Многоколончатые. Такие карточки необходимы для регистрации хозяйственных операций, которые проводятся на предприятии.
- Синтетические. В них прописываются все операции в денежном эквиваленте. Примером такого документа может быть главная книга;
- Аналитические. Такие регистры более подробно раскрывают информацию из синтетических регистров. В них используются другие виды измерителей;
- Комплексные. Они совмещают синтетический и аналитический учет, а также представляют собой совокупность хронологической и систематической информации. Примером такой документации являются журналы.
Утверждение регистров: приказ
Прежде чем заводить регистр бухгалтерского учёта, нужно его утвердить. Для этого на предприятии составляется приказ.
Для того чтобы его оформить:
- В первую очередь главному бухгалтеру требуется разработать формы регистров бухгалтерского учета;
- После этого документы нужно предъявить руководителю организации, чтобы он смог их утвердить;
- Затем главный бухгалтер разрабатывает приказ в виде таблицы, где прописываются основные необходимые данные:
- Номер счёта;
- Его наименование;
- Основные параметры детализации: синтетический и аналитический учет;
- Формирование регистров бухгалтерского учета: анализ счёта, ОСВ, карточка счёта по кредиту счёта, карточка счёта;
- ФИО ответственного специалиста за ведение регистра.
Приказ о ведении регистра бухгалтерского учёта необходим, так как его могут потребовать сотрудники Налоговой Службы при проведении проверки.
Регистры бухгалтерского учета
- Карточки учета основных средств или группового учета основных средств;
- Ведомости могут быть оборотными, по оборотам нефинансовых активов, накопительными, по приходу и расходу продуктов питания;
- Главная книга, книга учета различного имущества предприятия;
- Журнал операции по определённому счёту, с финансовыми средствами, расчётами с подотчётными лицами или другими видами деятельности на предприятии;
- Различные реестры.
Регистры бухгалтерского учета можно оформлять на бумаге или в электронном варианте. При этом на нём обязательно должна быть цифровая подпись руководителя и главного бухгалтера.
Для начала, давайте рассмотрим бухгалтерские регистры и сопоставим его с законом о бухгалтерском учете № 402-ФЗ. Любая хозяйственная операция должна быть зарегистрирована с использованием принципа двойной записи (с помощью бухгалтерской проводки). Первичные документы служат основанием для регистрации хозяйственной операции. Информацию, которая накоплена на счетах учета, необходимо отразить в учетных регистрах.
Учетные регистры это такие таблицы, в которых группируется учетная информация об имуществе и обязательствах организации. Она может отражаться в хронологическом или в каком-либо другом систематизированном порядке.
Главное - не путать учетные регистры с объектами платформы «1С:Предприятие 8» -регистрами бухгалтерии, накопления, сведений, расчетов. Объекты платформы используются программистами для реализации алгоритмов. А учетные регистры – это отчетная форма бухгалтерского учета, которая содержит информацию о хозяйственной деятельности организации.
В существуют различные виды учетных регистров. Некоторые из них приведены на рисунке. Также каждая организация может разрабатывать и свои учетные регистры. Если учетные регистры разрабатываются самостоятельно, они должны быть утверждены руководителем.
Итак, в учетных регистрах определенным образом группируется информация о хозяйственных операциях на основании принципа двойной записи. Затем, на основании данных регистров, формируется отчетность, которую можно предоставить в контролирующий орган. Контролирующий орган может запросить какие-либо пояснения по отчетности, а организация, в свою очередь, должна предоставить учетные регистры по запрашиваемой информации. Учетные регистры могут храниться в бумажном виде и в электронном виде. Если учетные регистры хранятся в электронном виде, они должны быть подписаны электронно-цифровой подписью. Если необходимо будет предоставить такие учетные регистры в контролирующий орган, то следует приложить и бумажные копии этих электронных регистров.
Закон № 402-ФЗ устанавливает обязательные реквизиты регистров бухгалтерского учета (ч.4, статья 10):
● название регистра, например, Оборотно-сальдовая ведомость или «Анализ счета»
● название экономического субъекта, составившего регистр, например, название организации
● дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр
● хронологическая или систематическая группировка объектов бухгалтерского учета (например, информация может быть представлена по счетам учета)
● величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения
● название должностей лиц, ответственных за ведение регистра
● подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов, либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
В учетном регистре исправления могут вноситься только лицами, ответственными за ведение данных регистров. Если вносится исправление, необходимо указать дату исправления и поставить подпись и инициалы ответственного лица.
Нами наглядно был рассмотрен «ручной» способ ведения бухгалтерского учета. В реализован автоматизированный способ ведения учета. Задача пользователя – корректно внести первичные документы, а учетные регистры сформируются автоматически. А на основании данных учетных регистров сформируется отчетность. При использовании автоматизированного способа ведения учета не важно, в какой последовательности будут заполнены учетные регистры.