Наиболее активное движение финансовых потоков организации происходит при взаиморасчетах с предприятиями-контрагентами. Скорость оборота денежных средств, существующие показатели задолженности, наличие штрафных санкций являются критериями оценки платежеспособности компании. Все указанные позиции оцениваются потенциальными партнерами перед заключением договоров.
План счетов, используемых для бухгалтерского учета
Для корректной работы бухгалтерии организаций, ведущих бухгалтерский и налоговый учет, создан единый стандартный план счетов. Все используемые отражаются на соответствующей позиции. Для повышения эффективности применения они разделены на группы по назначению. Раздел для взаимодействия с контрагентами предприятия начинается с цифры 6, расчеты с поставщиками - 60 счет, с покупателями - 62 и т. д. Описываемая группа состоит из пассивных и активно-пассивных счетов, которые отражают движение финансовых потоков по заключенным хозяйственным договорам.
Задачи, стоящие перед системой учета расчетов с контрагентами
Анализ экономической деятельности предприятия, эффективность и рентабельность его работы оценивается по многим критериям. В их число входит отслеживание финансовых потоков при расчетах с поставщиками. Бухгалтерский счет 60 позволяет получить информацию, которая дает возможность выполнять следующие задачи:
- Контроль за состоянием сумм задолженности перед подрядными организациями и поставщиками товаров и материалов (информация актуальна как для собственников, так и для предоставления достоверной отчетности).
- Формирование информационной базы. На основе ее происходит отслеживание скорости оборота. Применяется при формировании управленческих отчетов.
- Контроль за соблюдением договорных обязательств, сроков, объемов поставок и оплаты по ним.
- Составление плана платежей поставщикам при распределении финансовых ресурсов.
- Исключение возможности нарушения законодательства и отслеживание просроченных платежей.
Счет номер 60
60 счет используется предприятиями в качестве балансового, пассивного независимо от выбранной системы учета, от организационно-правовой формы деятельности. Он предназначен для отражения информации по каждому из поставщиков и подрядных организаций. Основанием для начала учета являются:
- заключение договора на поставку ТМЦ, основных внеоборотных активов, нематериальных активов;
- оказание услуг различного характера (коммунальные, ремонт и содержание зданий, сооружений, машин и оборудования);
- транспортировка грузов;
- выполнение работ подряда и т. д.
В стандартизированном плане счетов бухгалтерского учета 60 счет называется «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Синтетический обобщенный учет ведется по всем организациям. Для аналитики создаются субсчета. В балансе счет 60 отражается в накопительном виде и показывает сумму задолженности предприятия по всем поставщикам и подрядчикам. Аналитический учет для получения достоверной и объективной информации должен вестись по отдельному контрагенту или договору.
Документооборот по 60 счету
Для формирования движения расчетов с контрагентами предприятия используется 60 счет. Движение по нему происходит за счет поступления следующих документов:
При поставках товара без документа факт поступления также отражается по регистрам. В момент предъявления товарных накладных 60 счет корректируется на разницу между учетными ценами и стоимостью товара по представленным документам.
Операции по К счета 60
Балансовый, пассивный 60 счет бухгалтерского учета показывает возникающую у предприятия сумму задолженности перед контрагентами. Сальдо на начало и конец периода, как правило, отражается по кредиту. По отдельным поставщикам сальдо может быть дебетовым в случае предоплаты согласно условиям договора. В корреспонденции с 60 счетом по кредиту дебет может быть следующих счетов:
- 07, 08 - покупка, модернизация, оприходование внеоборотных активов;
- 10, 15 - материалы, товары, полученные от поставщика;
- 19 - сумма НДС, отраженная в товарно-транспортных документах;
- 20, 23, 25, 26 - работы, выполненные сторонними организациями, отнесены на увеличение стоимости основного, вспомогательного производства, общехозяйственные или ;
- 41 - приобретены товары;
- 43, 44 - увеличение торговых издержек за счет оказания услуг подрядными организациями;
- 50, 51, 52, 55 - возврат денежных наличных или безналичных средств от поставщика (излишне уплаченные суммы, внесение части аванса вследствие невозможности поставки оговоренной партии товара или ее отправки партнеру по качественным или иным причинам, расчеты по выставленным претензиям);
- 60 - зачет ранее оплаченных в качестве аванса сумм;
- 66 - гашение части краткосрочного займа (ссуды) за счет договора цессии;
- 76 - сумма претензий, предъявленных покупателю;
- 79 - головная организация оплатила поставленные филиалу или ТМЦ;
- 91.2 - курсовая (отрицательная) разница по расчетам с использованием валюты списана как прочие расходы.
Операции по Д счета 60
По дебету счета находят отражение операции, связанные с погашением кредиторской задолженности по конкретному контрагенту. Счет 60 проводки по дебету в корреспонденции со следующими позициями:
Практические все фирмы осуществляют расчеты с поставщиками и подрядчиками. Эти расчеты нужно правильно организовывать и учитывать.
Понятие расчетов с поставщиками и подрядчиками
Поставщики и подрядчики – это субъекты, обычно занимающиеся следующими направлениями деятельности:
- Поставка сырья.
- Оказание услуг.
- Ремонт и строительство.
Сделки с рассматриваемыми субъектами подразделяются на два типа:
- Покупка прав или имущества. К примеру, это может быть акт купли-продажи, соглашение о поставке.
- Расчеты с подрядчиками. К примеру, это соглашение о подряде, оказании услуг.
Все расчеты осуществляются на основании соглашений между обеими сторонами. Производятся они после получения товаров или услуг. Расчеты выполняются на основании счета-фактуры. Бумага эта должна быть зарегистрирована в Журнале учета. Для учета расчетов используют счет 60 с одноименным названием. Здесь производится учет по этим направлениям:
- По расчетным бумагам, по которым осуществляется оплата.
- По расчетам, выполняемым в ходе плановых платежей.
- По расчетным бумагам, на которые отсутствуют счета-фактуры.
- По излишкам ценностей, обнаруженных при приемке.
- По выплаченным авансам.
Рассмотрим базовые задачи учета расчетов с контрагентами:
- Создание информационной системы о состоянии расчетов, которой будут пользоваться руководители, учредители, инвесторы.
- Сбор документальных подтверждений соответствия деятельности фирмы законным актам.
- Обеспечение соблюдения установленных форм расчетов.
- Отслеживание статуса дебиторских и кредиторских долгов.
- Предупреждение возникновения просроченных долгов.
- Контроль над исполнением плана поставки.
- Контроль над исполнением пунктов договоров.
- Обеспечение своевременного оприходования ценностей.
Учетными сведениями пользуются как внешние, так и внутренние пользователи. Внешними пользователями могут быть как инвесторы, так и контролирующие органы.
Нормативная база
Все операции, выполняемые бухгалтером, должны соответствовать нормативным актам. Эти акты представляют собой документы, устанавливающие методологию, порядок ведения бухучета. Бухучет компании должен соответствовать Международным стандартам учета. Рассмотрим все прочие нормативные акты, регулирующие расчеты:
- ФЗ «О бухучете» №402. В законе содержатся правила регулирования бухучета, его ведения. В акте указано, что все положения учета должны соответствовать нормативным документам.
- НК РФ. На основании кодекса дебиторский долг, исполнение которого невозможно, относится к .
- ГК РФ. Утверждает необходимость осуществления любых операций с контрагентами на основании ранее заключенного соглашения. Устанавливает также срок взыскания дебиторских долгов.
- Приказ Минфина от 27.04.2012. Также регулирует дебиторский долг.
- План счетов бухучета и инструкция по его использованию. Устанавливает необходимость включения дебиторского долга в состав прочих расходов.
Расчеты с подрядчиками и поставщиками также регулируются локальными актами самой фирмы. Эти акты не должны противоречить законодательству.
Порядок организации бухучета расчетов
Рассмотрим основные этапы организации расчетов:
- Подготовка документов. Все операции должны подтверждаться расчетной документацией, соглашениями. Главный первичный документ – это соглашение с контрагентом. Это может быть договор купли-продажи, поставки, подряда. Иногда имущество приобретается только на основании счета-фактуры, доверенности на приобретение объектов.
- Синтетический учет. Операции с контрагентами фиксируются на синтетическом счете 60. Отражение производится на основании сведений, указанных в соглашении, расчетных документах. Счет 60 считается в большинстве случаев пассивным. В дебете фиксируется возникновение кредиторского долга, а в кредите – ее выплата. Активным счет 60 будет только тогда, когда поставщику выплачивается аванс.
- Аналитический учет. Счет 60 формируется на основании расчетных бумаг от поставщика. Если одна из сторон сделки не исполнила свои финансовые обязательства, образуется дебиторская задолженность. Она может предъявляться поставщикам за неисполнение условий соглашения, подрядчикам – за простои и имеющийся брак, банковским учреждениям – за сумму, списанную со счета фирмы по ошибке.
- Инвентаризация расчетов. Инвентаризация нужна для подтверждения правильности сведений, указанных в бухучете и отчетности. Существуют ситуации, в которых проведение инвентаризации является обязательной мерой. Перечень подобных ситуаций оговорен в ФЗ №402. В частности, инвентаризация проводится перед формированием годовой отчетности. Проверка правильности расчетов проводится по аналогии с инвентаризацией материальных ценностей. Для исполнения процедуры требуется созвать инвентаризационную комиссию. Результат ее работы документируется с помощью акта. В ходе процедуры выполняется проверка сумм, находящихся на счете 60. Для решения этой задачи формируются акты сверки расчетов. В ходе инвентаризации проверяется верность сумм дебиторских и кредиторских долгов, тождественность остатков, обоснованность начисленной задолженности, верность расчетов с финансовыми учреждениями. Проверка предполагает формирование актов сверок.
Важно! Составленный в ходе инвентаризации акт нужно хранить на протяжении 5 лет. В документе должна быть отражена вся требуемая информация: название фирмы, счета бухучета, суммы долгов и прочее.
Базовые правила применения счета 60
Все сведения вносятся на счет 60 на основании товарной накладной, получаемой при приобретении товаров, акта исполненных работ при получении услуг. Рассматриваемые документы, на основании пункта 4 статьи 9 ФЗ №402, могут заполняться как по унифицированным, так и по собственным формам.
Бухгалтерские проводки
Расчеты с поставщиками и подрядчиками предполагают использование следующих проводок:
- ДТ60.2 КТ51. Перечисление аванса поставщику.
- ДТ10.1 КТ60.1. Принятие к вычету заказанной продукции.
- ДТ19 КТ60.1. Отражение НДС по купленной продукции.
- ДТ76 КТ60.1. Выставление претензии по недостаче продукции.
- ДТ60.1 КТ60.2. Зачет аванса.
- ДТ10.1 КТ76. Допоставка продукции.
- ДТ19 КТ76. Отражение НДС по допоставке.
- ДТ68 КТ76. Использование права на поставку НДС с аванса к вычету. Основанием процедуры является счет-фактура.
- ДТ08 КТ60.1. Принятие к учету оказанной услуги.
- ДТ19 КТ60.1. Отражение НДС по оказываемым услугам.
- ДТ60.1 КТ51. Оплата остатка суммы по услугам.
- КТ76 КТ68. Восстановление НДС с аванса.
В рамках расчетов с контрагентами возможен взаимозачет однородных требований. Это одна из форм погашения обязательств. Зачет встречного аналогичного требования регулируется статьей 410 ГК РФ. Если оба участника соглашений имеют долг перед друг другом, обязательства могут быть уменьшены на размер меньшей задолженности. Взаимозачет не проводится в случаях, оговоренных в статье 411 ГК РФ. К примеру, это долг по алиментам, компенсации за ущерб здоровью. Взаимозачет отражается этой проводкой: ДТ19 КТ60.1.
К поставщикам и подрядчикам относят организации, поставляющие сырье и другие товарно-материальные ценности, а также оказывающие различные виды услуг и выполняющие различные работы.
Поступление материальных ценностей от поставщиков, выполнение работ и оказание услуг подрядчиками производятся на основании заключенных организацией договоров. В договорах содержатся вид поставляемых товаров, выполняемых работ или оказываемых услуг, условия поставки, сроки отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг, порядок расчетов (условия платежей).
Если же поставщики или подрядчики – иностранные фирмы, то организации должны рассчитываться с ними в соответствии с международными правилами, которые были обобщены Международной торговой палатой в Унифицированные правила по инкассо (в ред. 1978 г., публикация МТП № 322) и в Унифицированные правила и обычаи для документарных аккредитивов (в ред. 1983 г., публикация МТП № 400).
В настоящее время организации сами выбирают форму расчетов за поставленную продукцию или оказанные услуги.
Все сделки с поставщиками и подрядчиками можно разделить на две группы в зависимости от предмета и сущности договоров. Предмет договоров первой группы – приобретение любых товаров и имущественных прав. Формы договоров: купли-продажи, поставки, энергоснабжения, мены. Во вторую группу входят расчеты с подрядчиками. Основные формы договоров: подряда, возмездного оказания услуг, на выполнение НИОКР.
Расчеты с поставщиками и подрядчиками осуществляются после отгрузки ими товарно-материальных ценностей, выполнения работ и оказания услуг либо одновременно с ними с соглашения организации или по ее поручению.
Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками ведется на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Авансы выданные также учитываются на счете 60.
На счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» ведется учет расчетов:
По расчетным документам, которые акцептованы и подлежат оплате;
По расчетам, осуществляемым в порядке плановых платежей;
По расчетным документам, по которым не поступили счета-фактуры (неотфактурованные поставки);
По излишкам товарно-материальных ценностей, выявленным при их приемке.
По кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в корреспонденции со счетами учета производственных запасов (10, 15, 16), товаров (41, 45), затрат на производство (20–29) отражается задолженность организации поставщикам и подрядчикам:
За фактически поступившие товарно-материальные ценности, принятые работы и оказанные услуги;
За услуги по доставке товарно-материальных ценностей;
За услуги по переработке материалов организации сторонними организациями.
В задолженность поставщикам и подрядчикам входит также и налог на добавленную стоимость. Сумма НДС включается поставщиками и подрядчиками в счета на оплату и отражается у покупателя по дебету счет 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» и кредиту счета 60. Погашение задолженности перед поставщиками записывается по дебету счета 60 и кредиту счетов учета денежных средств (51, 52, 55) или кредитов банка (66, 67). При этом суммы выданных авансов и предварительной оплаты учитываются обособленно (табл. 9.1).
Таблица
9.1Типовые корреспонденции по учету
расчетов с поставщиками и подрядчиками
При неотфактурованных поставках счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» кредитуется на стоимость поступивших ценностей, определенную исходя из цены и условий, предусмотренных в договорах.
При учете расчетов по импорту к счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» открывается субсчет «Импортные поставки». По кредиту этого субсчета записываются суммы расчетных документов иностранного поставщика. Расчеты ведутся в валюте контракта. Курсовая разница, возникающая между курсом дня акцепта и курсом дня оплаты, списывается на счет 91 «Прочие доходы и расходы».
Аналитический учет по счету 60 ведется по каждому предъявленному счету, а расчеты в порядке плановых платежей – по каждому поставщику и подрядчику. При этом построение аналитического учета должно обеспечить возможность получения необходимых данных по поставщикам:
По не оплаченным в срок расчетным документам;
По неотфактурованным поставкам; авансам выданным;
По выданным векселям, срок оплаты которых не наступил;
По акцептованным и другим расчетным документам, срок оплаты которых не наступил;
По просроченным оплатой векселям;
По полученному коммерческому кредиту и др.
Независимо от оценки товарно-материальных ценностей в аналитическом учете счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» кредитуется согласно расчетным документам поставщика. В случае если счет поставщика был акцептован и оплачен до поступления груза, а при приемке на склад поступивших товарно-материальных ценностей обнаружилась их недостача сверх предусмотренных в договоре величин против отфактурованного количества, а также если при проверке счета поставщика или подрядчика (после того как счет был акцептован) были обнаружены несоответствие цен, обусловленных договором, а также арифметические ошибки, счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» кредитуется на соответствующую сумму в корреспонденции со счетом 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 2 «Расчеты по претензиям». В данном случае в учете фиксируется дебиторская задолженность, явившаяся следствием невыполнения своих обязательств одной из сторон – участников договора. Такие неисполненные обязательства могут предъявляться:
Поставщикам, транспортным и другим организациям по выставленным им счетам (при акцепте их покупателями и заказчиками) – в связи с невыполнением отдельных условий по договору, а также возникновением недостач груза в пути, возмещением в связи с этим штрафов, пеней, неустоек или выявлением арифметических ошибок в счетах;
Поставщикам или организациям, перерабатывающим материалы заказчика, – за выявленные отклонения по качеству против нормативов, ГОСТ или технических условий;
Поставщикам и подрядчикам – за простои и допущенный брак. Размер этих потерь принимается к учету в суммах, признанных виновной стороной или присужденных арбитражным судом;
Банкам – по суммам, ошибочно списанным по счетам организации.
В аналитическом учете информация по субсчету 2 «Расчеты по претензиям» осуществляется по каждому дебитору в разрезе отдельных видов претензий. Удовлетворение их отражается в бухгалтерском учете записью по дебету счетов 50, 51 и других счетов денежных средств и кредиту счета 76-2.
Если в организации практикуется проведение расчетов за поставленные ценности, то в учете должны соблюдаться следующие моменты:
Аналитический учет по счету 60 должен обеспечить возможность получения данных в разрезе поставщиков по выданным векселям, срок оплаты которых не наступил, и по просроченным векселям (отдельный субсчет «Векселя выданные»);
По векселям, просроченным с оплатой, с истекшим сроком исковой давности необходимо своевременно списать кредиторскую задолженность на прочие доходы организации;
Если по выданному векселю предусмотрено начисление процентов (или дисконт), то эти проценты должны своевременно увеличивать кредиторскую задолженность организации и отражаться на счетах учета прочих доходов и расходов (по дебету счета 91).
Размер начисленных по долговому обязательству процентов согласно ст. 269 НК РФ не должен существенно (более чем на 20 % в ту или иную сторону) отклоняться от среднего уровня процентов, взимаемых по долговым обязательствам, выданным в том же отчетном периоде на сопоставимых условиях. Если же долговые обязательства, выданные в том же отчетном периоде на сопоставимых условиях, отсутствуют, то предельная величина процентов, признаваемых расходом, принимается равной ставке рефинансирования Банка России, увеличенной на 10 % (если обязательство – в рублях) и увеличенной на 15 % (если обязательство – в валюте).
В налоговом учете проценты по заемным средствам, связанным с приобретением материальных ценностей, отражаются в составе внереализационных расходов, тогда как в бухгалтерском учете эти проценты включаются в состав прочих расходов только после принятия ценностей к учету. До этого момента проценты по заемным средствам включаются в стоимость приобретаемых материальных ценностей.
Основным документом по расчетным взаимоотношениям с поставщиками и подрядчиками является счет-фактура установленной формы, которую выписывает поставщик или подрядчик. В счете-фактуре заполняются следующие реквизиты: наименование поставщика, его адрес, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), грузополучатель, грузоотправитель, покупатель, его адрес, ИНН.
В счет-фактуре указывают сведения о поставленных товарах или дают описание выполненных работ, оказанных услуг по их видам, приводят единицу измерения, количество (объем), цену; стоимость за все количество товаров (выполненных работ, оказанных услуг) без налога на добавленную стоимость. В документе обязательно указывают налоговые ставки и суммы налога на добавленную стоимость.
В условиях применения журнально-ордерной формы учета расчеты с поставщиками отражаются в журнале-ордере № 6. В нем ведутся записи по каждому поставщику и подрядчику с подробной расшифровкой в хронологической последовательности. В конце месяца в журнале № 6 выводят итоги: по дебету отражают суммы, оплаченные поставщикам; по кредиту – суммы, причитающиеся к оплате поставщикам; данные в журнале-ордере № 6 сверяют с оборотами корреспондирующих счетов, отраженными в других журналах-ордерах, после чего итоги за месяц по кредиту счета 60 из журнала-ордера переносят в Главную книгу.
Счет 60 используется в бухгалтерском учете организации для отражения сведений о произведенных расчетах с поставщиками и подрядчиками по полученным товарно-материальным ценностям, а также выполненным работам и оказанным услугам, об их излишках, о полученных услугах по перевозкам и другие.
Кредитуется счет на стоимость принятых к бухгалтерскому учету товаров (выполненных работ, оказанных услуг) и корреспондирует со счетами по их учету. В синтетическом учете счет кредитуется на основании расчетных документов поставщика, вне зависимости от оценки ценностей в аналитическом учете.
Дебетуется счет на суммы исполнения обязательств, включая авансы и предоплату (они учитываются обособленно) и корреспондирует со счетами, на которых учитываются денежные средства.
Аналитический учет по бухгалтерскому счету 60 ведется отдельно, в разрезе каждого предъявленного счета. Вместе с тем, необходимо организовать этот учет так, чтобы обеспечить получение необходимой информации по поставщикам по расчетным документам, с еще не наступившим сроком оплаты, по поставщикам по неоплаченным в установленный срок расчетным документам, по поставщикам по выданным векселям, с не наступившим сроком оплаты, по поставщикам по полученному кредиту и другие.
Среди субсчетов в бухгалтерском учете на 60 счете обычно выделяют следующие:
- — служит непосредственно для отражения взаиморасчетов с кредиторами;
- — на нем отражаются авансовые платежи поставщикам;
- — специальный субсчет для отражения ценных бумаг;
А также счета для учета взаиморасчетов в у.е. и валюте:
- — аналог для валютного учета;
- — аналог для расчетов в условных единицах;
- — аналог для расчетов в условных единицах.
Активный или пассивный 60 счет?
Так как на этом счете учета может находится как , так и дебиторская задолженность, 60 счет принято считать активно-пассивный. То есть в бухгалтерском балансе предприятия он может относится и к активу, и к пассиву.
Пример оборотно-сальдовой ведомости по 60 счету
Приведем пример оборотно-сальдовой ведомости по 60 счету из популярной программы 1С с полной детализацией по субсчетам и аналитике:
Например, из ОСВ видно, что за прошедший год мы заплатили контрагенту «Поставщик ООО» 13’681 рублей, а получили товаров или услуг на сумму 154’727 рублей. А общая задолженность по конечному сальдо кредита равняется 141’046, то есть наша задолженность.
Основные бухгалтерские проводки по счету 60 с субчетами
По дебету счета:
| Счет Дт | Счет Кт | Содержание операции |
| 60 | Погашение задолженности перед поставщиком из кассы | |
| 60 | Погашение перед поставщиком задолженности в безналичной форме | |
| 60 | Погашение перед поставщиком задолженности в иностранной валюте | |
| 60 | Списание суммы использованного аккредитива на расчеты с поставщиком | |
| 60 | Отражен зачет встречных однородных требований | |
| 60 | 66 | Переоформление долга перед поставщиком в краткосрочный заем |
| 60 | 67 | Переоформление долга перед поставщиком в долгосрочный заем |
| 60 | Удержание суммы признанной претензии из средств, подлежащих уплате поставщику | |
| 60 | Непогашенная кредиторская задолженность, включенная в состав прочих доходов, в связи истечением срока исковой давности | |
| 60 | по дебиторской задолженности в иностранной валюте, включенная в состав прочих доходов |
По кредиту счета:
| Счет Дт | Счет Кт | Содержание операции |
| 60 | Оприходовано оборудование, требующее монтажа | |
| 08 | 60 | Счета поставщиков, принятые к оплате за приобретенные внеоборотные активы |
| 10 | 60 | |
| 15 | 60 | Учтена покупная стоимость запасов, по которым расчетные документы от поставщиков не поступили |
| 15 | 60 | Учтены расходы, связанные с заготовкой запасов |
| 19 | 60 | НДС по оприходованным материальным ценностям |
| 20 | 60 | Учтена в затратах стоимость выполненных подрядчиками работ (услуг) |
| 60 | В составе общепроизводственных расходов учтена стоимость выполненных подрядчиками работ (услуг) | |
Поставщиками принято называть организации, у которых мы приобретаем разного рода товары. Подрядчики - это, обычно, те организации, которые выполняют для нас какие-то работы, оказывают услуги. Нередко и тех и других просто называют поставщиками - порядок учета и юридического регулирования и с теми и с другими практически не отличается. Отличия наблюдаются лишь на уровне первичных документов и порядка заключения сделок. В учете же и поставщики, и подрядчики выглядят схожим образом.
Договор и счет
Прежде чем в организацию поступят какие-либо товары, прежде чем ей будут оказаны услуги, с поставщиком или подрядчиком должен быть заключен договор. Только после того, как договор будет заключен - начинаются действия по поставке продукции, начинаются работы и так далее. Договор - не единственная форма юридического обоснования отношений с поставщиками и подрядчиками. Закон будет соблюден и в том случае, если, например, вы не заключали договора с организацией-поставщиком, на основании выставленного вам счета.
Как правило, крупные, важные сделки оформляются с помощью договоров. Причем, обычно в организации есть юрист, который занимается составлением и проверкой этих договоров. Дело в том, что ошибка или неточность в договоре может очень дорого стоить и привести к весьма нежелательным последствиям. Обычно в договоре находят отражение вид обязательства, например - поставка товара, сроки исполнения договора, порядок приемки и оплаты, ответственность сторон. В соответствии со ст. 432 ГК РФ, договор заключается посредством направления оферты (предложения заключить договор) одной из сторон и ее акцепта (принятия предложения) другой стороной. Договор считается акцептованным, то есть принятым, если он подписан руководителями организаций или уполномоченными лицами, скреплен печатями сторон-участниц договора. Если требования, указанные в договоре, выполнены, а сам договор не подписан - считается, что договор акцептован.
Если условия договора изменились, к нему может быть заключен дополнительный договор. Обычно дополнительный договор ссылается на определенные пункты исходного договора, изменяя их значение .
Основания для бухгалтерских записей по тому или иному договору - это документы, подтверждающие его выполнение. Например, это могут быть акты приемки товаров или работ , накладные.
Как мы уже говорили, отношения с поставщиком можно оформить не только с помощью договора. Нередко поставщик просто выставляет покупателю счет. Покупатель принимает продукцию поставщика, оплачивает счет и сделка считается состоявшейся.
Порядок учета расчетов с поставщиками и подрядчиками
Для учета взаимоотношений с поставщиками и подрядчиками предусмотрен счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками". Это активно- пассивный счет , по дебету которого отражаются суммы, выплаченные поставщикам, а по кредиту - товары и услуги, принятые от поставщиков. Остаток по кредиту этого счета является кредиторской задолженностью организации - он показывает количество оприходованных, но неоплаченных ценностей. Остаток по дебету счета - это дебиторская задолженность организации, которая возникает, например, при уплате аванса за товары или услуги.
План счетов и Инструкция по его применению дают такую характеристику объектов, учитываемых на счете 60:
Счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" предназначен для обобщения информации о расчетах с поставщиками и подрядчиками за:
- полученные товарно-материальные ценности, принятые выполненные работы и потребленные услуги, включая предоставление электроэнергии, газа, пара, воды и т.п., а также по доставке или переработке материальных ценностей, расчетные документы на которые акцептованы и подлежат оплате через банк;
- товарно-материальные ценности, работы и услуги, на которые расчетные документы от поставщиков или подрядчиков не поступили (так называемые неотфактурованные поставки);
- излишки товарно-материальных ценностей, выявленные при их приемке;
- полученные услуги по перевозкам, в том числе расчеты по недоборам и переборам тарифа (фрахта), а также за все виды услуг связи и др.
При приеме товаров и услуг на основании накладных, актов, счетов, договоров, делаются следующие записи по кредиту счета 60:
Д10 К60 - приняты к учету материалы Д41 К60 - приняты к учету товары Д08 К60 - приняты к учету объекты основных средств, НМА, полученные от поставщика Д20 К60 - приняты к учету и включены в себестоимость продукции товары или услуги, полученные от поставщика или подрядчика
Обычно этим записям сопутствует проводка, касающаяся учета входящего НДС :
Д19 К60 - на сумму НДС в соответствии со счетом-фактурой поставщика
Оплата товаров и услуг отражается следующими записями:
Д60 К51 - оплачены товары или услуги с расчетного счета Д60 К50 - оплачены товары или услуги из кассы
Выше мы говорили о том, что счет 60 может иметь дебетовый остаток , который отражает сумму аванса поставщику, фактически, до поступления товаров или услуг, это - сумма его задолженности нашей организации. Выдача аванса оформляется следующей записью:
Д60-А К51 - поставщику выдан аванс с расчетного счета
В данном случае субсчет Д60-А служит для учета авансов, выданных поставщикам.
После того, как поступят, например, товары, под которые был выдан аванс, они приходуются обычным способом:
Д41 К60 - оприходованы товары в счет аванса
А сам аванс закрывается такой записью:
Д60 К60-А - учтен аванс, ранее выданный поставщику.
Во взаимоотношениях с поставщиками и подрядчиками возможны различные ситуации. Некоторые из них мы рассматривали в лекции, посвященной учету материалов. Там от поставщика поступали некачественные товары, которые мы, до выяснения обстоятельств, учитывали на счете 76 ( субсчет "Расчеты по претензиям") такой записью:
Д76 К60 - учтены поступившие материалы, качество которых не соответствует заявленному.
Данные материалы учитываются на счете 76 до тех пор, пока стороны не решат вопрос о том, как поступить с ними.
Возможна и такая ситуация, когда работы или услуги поступили, но наша организация по каким-либо причинам не оплатила счет. Например, при поступлении материалов была сделана запись :
Подобная ситуация возникает не только в том случае, если организация- покупатель не желает или не может оплатить счет поставщика. Возможно, что покупатель готов оплатить счет, но организации-поставщика уже нет. Например, организация обанкротилась или прекратила свое существование. В таком случае платить будет уже некому и задолженность так же можно будет списать на доходы организации-покупателя.
Можно подумать, что достаточно не оплачивать счета поставщиков в течение трех лет и эти счета автоматически аннулируются. Но не все так просто. В частности, ГК РФ предусматривает множество оснований для приостановки или прерывания течения срока исковой давности . Так, если поставщик решит подать иск до истечения этого срока, течение срока прерывается. Ну а если поставщик решит подать исковое заявление по истечении указанного срока - то есть трех лет - у суда будут все основания для отказа - в соответствии со ст. 199 ГК РФ, которая говорит о том, что истечение срока исковой давности , о применении которой заявлено стороной в споре, является основанием к вынесению судом решения об отказе в иске. Однако, и здесь не всё так просто - в том же ГК РФ есть положения, которые, при умелом их применении юристами поставщика позволят взыскать долг практически в любом случае. Отсюда можно сделать простой вывод : если у организации есть возможность оплатить счета поставщиков - лучше сделать это до того, как поставщик подаст в суд.